JUSTIFIKASI TEKNIS PENAMBAHAN TENAGA ASISTEN MANAJEMEN DATA DI KMW DAN KOORDINATOR KOTA UPP2-2
A.
LATAR BELAKANG
Proyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan (P2KP) I tahap I telah dilaksanakan sejak Tahun Anggaran 1999 hingga 2002, yang mencakup 5 Propinsi di Pulau Jawa yaitu DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, D.I Yogyakarya, dan Jawa Timur, meliputi 58 Kabupaten/Kota diwilayah Pesisir pantai utara Jawa ditambah Kabupaten di D.I Yogyakarta, Kabupaten Malang dan Kota/Kabupaten Bandung dengan jumlah kelurahan sebanyak 1.298 kelurahan. Mulai 2002. P2KP I tahap II telah kembali dilaksanakan pada 5 Propinsi di pulau jawa yaitu Banten, Jawa Barat, Jawa Tengah, D.I Yogyakarta dan Jawa Timur, dengan jumlah Kabupaten sebanyak 61 Kabupaten, dan mencakup kurang lebih 1.325 kelurahan. Sejak Oktober 2003 telah dilaksanakan P2KP II tahap 1 dengan cakupan meliputi 1210 kelurahan yang tersebar di propinsi Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah, Kalimantan Selatan, Sulawesi Utara dan Gorontalo, Sulawesi Tengah, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, dan NTB. Tidak lama lagi akan segera menyusul P2KP II Tahap 2 yang meliputi Jawa Selatan. SIM P2KP yang berjalan saat ini masih bersifat offline. Dalam pada itu, persoalan-persoalan vailiditas dan kelancaran pengiriman data masih kerapkali terjadi, yang membawa implikasi kepada output yang tidak mudah dianalisis. Selain itu, output SIM yang berupa informasi hasil kegiatan pemberdayaan di lapangan menjadi sulit diakses via web P2KP. Berbagai persoalan tipikal – akan segera diatasi dengan membangun SIM P2KP online. Dengan SIM online ini diharapkan berbagan segera teratasi. SIM sebagai suatu upaya di dalam mengelola data dan informasi harus mampu memberikan kebutuhan dari para pelaku P2KP. Peran KMW seperti dijelaskan pada Pedoman Umum P2KP UPP2 adalah: •
Sebagai pelaksana lapangan proyek P2KP di wilayah kerja masing-masing;
•
Menjamin realisasi pemberdayaan masyarakatdilakukan manajemen dan fasililtas yang benar kepada tim fasilitator
•
Menjamin berfungsinya Sistem Informasi Manajemen (SIM) P2KP, melalui pengelolaan dan penyediaan input data yang akurat.
secara
tepat
melalui
Berbagai persoalan tersebut akan diatasi dengan membentuk Tim Pusinfo, yang merupakan satu tim kerja bidang SIM, WEB dan Berita yang akan bertanggungjawab kepada KMP, dengan tugas meliputi seluruh UPP (multi UPP) dan masyarakat. Sebagai mitra kerja fungsional pengelolaan data, di KMW diperlukan seorang tenaga subprofesional/asisten bidang Manajemen Data. Demikian juga di setiap Korkot pada masing-masing KMW.
Sebagai konsekuensi, maka di KMW P2KP II Tahap 2 diperlukan penambahan tenaga Asisten Manajemen Data sejumlah satu orang di setiap KMW maupun Koordinator Kota (korkot). C:\Documents and Settings\Nita\My Documents\Kerangka Acuan Asmandat P2KP-2 Thp 2 agreed.doc Page 1 of 5
B.
DASAR PEMIKIRAN
Saat ini Tim SIM – Pusinfo P2KP II sedang menyelesaikan pengembangan aplikasi SIM berbasis web, yang utamanya akan digunakan oleh Faskel untuk melakukan input data tingkat kelurahan. SIM online berbasis web ini dimaksudkan untuk menghindari munculnya data-data SIM yang irasional, sebagaimana yang terjadi pada mekanisme entri data pada P2KP I tahap 2 yang dilakukan oleh Operator di STL (Korkot) dan KMW. Namun demikian, SIM online ini hanya dirancang untuk menangani data yang bersifat dinamis (terus bergerak sejalan dengan pelaksanaan kegiatan lapang). Sedangkan data yang bersifat statis atau data yang relatif tetap atau yang perubahannya sangat lambat, tetap akan dientri melalui aplikasi off-line, yang selanjutnya dikirim ke SIM KMP melalui e-mail. Mengingat volume data statis yang akan dientri melalui aplikasi off-line cukup besar, baik di tingkat Korkot maupun KMW maka diperlukan adanya petugas yang bertanggung jawab untuk meng-entri data tersebut. Tugas tersebut diusulkan agar dilaksanakan oleh Asisten Manajemen Data (Asmandat) di tingkat KMW dan Korkot.
C.
LINGKUP TUGAS KMW DALAM FUNGSI PENGELOLAAN DATA
Sebagai mitra kerja fungsional pengelolaan data, tugas-tugas KMW akan meliputi: •
Menyelenggarakan Pelatihan Pengoperasian SIM dan Web kepada Tim Fasilitator
•
Mengimplementasi SOP Pengelolaan Data kepada setiap Tim Fasilitator sedemikian sehingga semua Tim Fasilitator menjiwai operasional Pengelolaan Data P2KP. Yang disebut Pengelolaan Data P2KP di tingkat STL adalah: pengumpulan data lapangan, perekaman data ke komputer dan verifikasi data setelah entry. Verifikasi wajib dilakukan, dan menjadi tanggungjawab STL/Koordinator Kota
•
Kegiatan entry data dapat dilakukan oleh, dan menjadi kewajiban bagi STL/Korkot dalam menyediakan prasarana dan sarana pelaksanaan kegiatan entry data.
•
Dalam rangka pengamanan data bulanan perlu dikembangkan pengamanan data dalam media CD.
•
Hasil verifikasi data memerlukan proses validasi dan harus dilakukan oleh KMW untuk memastikan kebenaran data yang direkam. Validasi wajib dilakukan, dan menjadi tanggungjawab TL KMW.
•
KMW wajib mengirimkan data yang telah divalidasi ke KMP setiap bulan, selambatlambatnya tanggal 5 (tidak terkecuali hari libur)
D.
TUJUAN PENYEDIAAN ASISTEN MANAJEMEN DATA
Lingkup tugas Pusinfo merupakan lingkup tugas ‘peleburan’ antara SIM, WEB dan BERITA, yang ada di KMP. Berkenaan dengan operasional penyediaan data, diperlukan penambahan tenaga asisten manajemen data: satu orang di KMW, dan satu orang di Koordinator Kota. Sesuai dengan bagan arus informasi SIM P2KP, data-data hasil kegiatan dilapangan tersebut akan dientri ke dalam SIM oleh tim fasilitator melalui komputer-komputer yang tersedia pada masing-masing Koordinator Kota/ Sub tim Leader atau bagi KMW yang tidak memiliki Koordinator Kota/ Sub tim Leader maka proses entri data dilakukan di kantor KMW.
C:\Documents and Settings\Nita\My Documents\Kerangka Acuan Asmandat P2KP-2 Thp 2 agreed.doc Page 2 of 5
Koordinator Kota/ Sub Team Leader merupakan pintu gerbang utama bagi masuknya data SIM P2KP dari lapangan, oleh karena itu perlu dipikirkan bagaimana agar proses aliran data dari lapangan ke dalam SIM P2KP dapat lancar, tepat waktu, lengkap, dan akurat. Akurasi data menjadi sangat penting dan harus selesai permasalahannya sebelum data tersebut digunakan sebagai dasar dalam analisis ditingkat berikutnya, oleh karena itu KMW wajib melakukan verifikasi dan validasi data SIM yang terentri oleh tim fasilitator. Agar proses pengumpulan data, entri data ke dalam aplikasi SIM, verifikasi data dan validasi data dapat berjalan dengan lancar dan terencana maka di tingkat Koordinator Kota maupun KMW dibutuhkan seorang tenaga Asisten Database Manajemen Data (AsMandat) masing-masing satu orang di Korkot dan satu orang di KMW yang bertugas sebagai tenaga yang khusus menangani SIM di Korkot maupun di KMW. Tujuan dari penyediaan tenaga Asisten Manajemen Data di KMW dan Koordinator Kota (Korkot) secara garis besar adalah untuk melancarkan proses perekaman, verifikasi, validasi dan klarifikasi data hingga terkirimnya dengan lancar data P2KP dari KMW ke KMP, sesuai dengan salah satu peran KMW, yaitu menjamin berfungsinya SIM P2KP melalui pengelolaan dan penyediaan input data yang akurat. Dengan jabaran tujuan tersebut, sasaran yang ingin dicapai adalah meningkatnya kapasitas pengelolaan data di tingkat Korkot hingga KMW, sesuai dengan Standar Operasi dan Prosedur Pengelolaan Data P2KP.
E.
LINGKUP TUGAS TENAGA ASISTEN MANAJEMEN DATA DI KMW
Jabaran lingkup tugas Tenaga Asisten Manajemen Data (Asmandat) KMW adalah: •
Sebagai Pelatih Pengoperasian SIM dan Web kepada Tim Fasilitator, dengan dibantu Asisten Manajemen Data Korkot
•
Mengimplementasi SOP Pengelolaan Data kepada setiap Tim Fasilitator sedemikian sehingga semua Tim Fasilitator menjiwai operasional Pengelolaan Data P2KP. Yang disebut Pengelolaan Data P2KP di tingkat Korkot adalah: pengumpulan data lapangan, perekaman data ke komputer dan verifikasi data setelah entry. Verifikasi wajib dilakukan, dan menjadi tanggungjawab Koordinator Kota.
•
Sebagai supervisi atas pelaksana entry data yang dilakukan oleh Tim Fasilitator. Entry data yang bersifat on-line akan mencakup data yang sifatnya dinamis, khusus, dan penting/pokok (seperti data proses RKM, FGD/RK, proses Pembentukan BKM dan KSM, dan lainnya), sedangkan metode off-line akan meliputi data yang bersifat statis dan umum (seperti statistik Kelurahan, data PS, data PJM, KBP, dan PAPG).
•
Kegiatan entry data dapat dilakukan oleh, dan menjadi kewajiban bagi Korkot dalam menyediakan prasarana dan sarana pelaksanaan kegiatan entry data.
•
Pengamanan data bulanan ke dalam media CD.
•
Melakukan verifikasi data (Asmandat Korkot) dan validasi data (Asmandat KMW) untuk memastikan kebenaran data – khususnya jenis data yang dikirim secara offline. Validasi wajib dilakukan, dan menjadi tanggungjawab TL KMW sebelum data dikirim ke KMP.
C:\Documents and Settings\Nita\My Documents\Kerangka Acuan Asmandat P2KP-2 Thp 2 agreed.doc Page 3 of 5
F.
STRUKTUR ORGANISASI KMW
Dengan adanya penambahan Asisten Manajemen Data di KMW maupun Korkot, maka terdapat perubahan struktur organisasi di KMW dan Korkot, menjadi sebagai berikut: Struktur Organisasi KMW: Error!
Pimpinan Tim
TA. Monev Asisten Mandat
TA Sosialisasi
TA Pelatihan
TA Kredit Mikro
Struktur Organisasi Korkot:
Koordinator Kota
Asisten Mandat
….
G.
….
…..
MEKANISME PENGELOLAAN DATA DI KMP, KMW DAN KORKOT Analisis Data
TA. KMP
Konsolidasi Nasional
SIM KMP
Konsolidasi & Validasi KMW
Ass Mandat KMW
Konsolidasi & Validasi Lanjut
Ass Mandat Korkot
Perekaman, Verifikasi & Validasi Pengumpulan Data
Tim Fasilitator di Korkot
Tim Fasilitator di Kelurahan
C:\Documents and Settings\Nita\My Documents\Kerangka Acuan Asmandat P2KP-2 Thp 2 agreed.doc Page 4 of 5
H.
KUALIFIKASI ASS MANDAT KMW DAN KORKOT
Kualifikasi Tenaga Asisten Manajemen Data di KMW maupun Korkot yang diperlukan adalah sarjana infomatika atau bidang enginering lain yang sesuai, dengan pengalaman profesional minimal 4 tahun, atau Sarjana Muda (D3) Teknik Komputer dengan pengalaman (sub) profesional 7 tahun. Secara teknis yang bersangkutan dipersyaratkan mampu melakukan: •
Instalasi sistem operasi berjaringan (LAN) - berbasis Microsoft maupun Linux.
•
Terbiasa bekerja menggunakan perangkat Database SQL, ataupun Microsoft Access.
•
Terbiasa menggunakan internet dan mampu melakukan instalasi internet.
•
Waktu Penugasan sesuali dengan masa tugas KMW II-2.
C:\Documents and Settings\Nita\My Documents\Kerangka Acuan Asmandat P2KP-2 Thp 2 agreed.doc Page 5 of 5
