PROSES MANAJEMEN ASISTEN SIASISTEN (Sistem Informasi Asisten) URL : https://apps.cs.ui.ac.id
PENGANTAR: SIASISTEN (Sistem Informasi Asisten) adalah aplikasi online terkait dengan managemen asisten dosen. Dengan sistem ini, akan diotomasi proses-proses berikut ini: pembukaan lowongan, penerimaan, pencatatan log, persetujuan log, dan evaluasi asisten dosen. Bila sebelumnya pengumuman lowongan dan penerimaan dilakukan lewat forum Scele dan email maka saat ini dapat dilakukan terpusat melalui aplikasi. Demikian juga dengan pencatatan log dan evaluasi asisten. Penggunaan sistem ini mutlak diperlukan agar log asisten tercatat dan honor asisten dosen dapat dibayarkan. Untuk penerapan sistem ini, diperlukan penyesuaian prosedur. Rangkuman prosedur untuk dosen dan mahasiswa diuraikan di halaman 2. Untuk ketertiban pelaksanaan pembayaran honor, diharapkan kerjasama asisten maupun dosen untuk mengikuti tanggal-tanggal yang ditetapkan.
LAYANAN INFORMASI: Untuk pertanyaan, laporan permasalahan ataupun usulan dapat menghubungi: •
Ade Azurat ; email:
[email protected] ; ext. 2101
•
Wida Sari ; email :
[email protected] ; ext. 3305
TANGGAL-TANGGAL PENTING BULAN KE-N •
Tanggal 1 bulan ke-n hingga tanggal 5 bulan ke n+1: Pengisian log
•
Tanggal 1 bulan ke-n hingga tanggal 10 bulan ke n+1: Dosen penyetujui log
•
Tanggal 10 bulan n+1 hingga tanggal 15 bulan ke n+1: Evaluasi total jam oleh manager akademik. Untuk satu asisten dosen total maksimum per bulan 20 jam. Bila ternyata lebih, dibutuhkan konfirmasi dosen dan bila perlu rekomendasi dari PA asisten dosen tersebut.
•
Tanggal 5 bulan ke n+1 hingga tanggal 20 bulan ke n+1: Revisi dan persetujuan kembali oleh dosen. (tidak ada penambahan entry log)
•
Tanggal 23 Bulan ke n+1: proses administrasi pembayaran
•
Sebelum tanggal 1 bulan n+2, honor bulan ke n sudah dibayarkan dan diterima asisten.
•
Tanggal 1 bulan ke n+2 hingga tanggal 10 bulan ke n+2: rentang waktu pelaporan bila honor yang diterima tidak sesuai.
RANGKUMAN PROSEDUR
UNTUK
DOSEN:
1. Dosen membuka lowongan asisten kuliah. Untuk kuliah paralel diharapkan perkuliahan dan penugasan serta evaluasi asisten dapat dikoordinasikan bersama. 2. Setelah mahasiswa melamar untuk lowongan tersebut. Dosen dapat memilih atau menolak lamaran. 3. Bila jumlah asisten yang dibutuhkan sudah terpenuhi, dosen harus menutup lowongan tersebut. 4. Dosen memantau log asisten secara rutin. Dosen dapat menyetujui atau menolak (dengan memberikan pesan) untuk tiap log bulan ke-n yang dituliskan asisten paling lambat tanggal 10 bulan ke-n+1. Log yang tidak disetujui sebelum tanggal 10 tersebut tidak dapat diproses (tidak dapat dibayarkan). 5. Untuk kasus tertentu, dosen dapat meminta asisten dosen merevisi log-nya. Revisi log bulan ke-n harus dilakukan oleh asisten dan disetujui dosen kembali paling lambat tanggal 20 bulan ke-n+1. 6. Pada akhir semester, dosen diminta memberikan catatan penilaian kerja dari tiap asisten. Catatan penilaian kerja ini akan menjadi acuan seleksi asisten dosen pada semester selanjutnya.
RANGKUMAN PROSEDUR
UNTUK
MAHASISWA:
1. Mahasiswa melihat lowongan asisten di sistem. 2. Mahasiwa melamar pada lowongan asisten yang diminati dan sesuai dengan syarat yang ditetapkan dosen. 3. Bila Mahasiswa disetujui menjadi asisten, maka asisten harus mengisi datadatanya termasuk data rekening bank atas namanya sendiri dengan benar. Kesalahan pengisian nomor rekening dapat berakibat honor asisten tidak dapat dibayarkan. 4. Asisten mulai bekerja dan mengisi log setiap menyelesaikan tugas dari dosen kuliah. Log aktifitas harus diisi pada bulan yang sama hingga tanggal 5 pada bulan selanjutnya. Harap perhatikan batas waktu. Lewat batas waktu tidak diperkenankan lagi penambahan entry log. 5. Log yang tidak disetujui dosen tidak akan diproses dan dianggap ditolak. Mahasiswa perlu memantau sendiri status log-nya untuk melihat apakah ada revisi yang harus dilakukan atau tidak. 6. Bila ada permintaan revisi penulisan log dari dosen, asisten diberikan kesempatan untuk memperbaiki dan mendapat persetujuan lagi dari dosen paling lambat tanggal 20 bulan selanjutnya. Pada revisi tidak diperkenankan penambahan log. Hanya dapat menghapus atau mengedit log yang perlu diperbaiki.
DIAGRAM ALIR
PENJELASAN PROSES (LIHAT DIAGRAM ALIR) PADA
SETIAP AWAL PERIODE AKADEMIK
Dosen yang memerlukan asisten dalam pelaksanaan kuliah pada semester yang akan datang, menambah lowongan asisten baru dengan menspesifik-kan mata kuliah, jumlah yang dibutuhkan, syarat IPK dan nilai yang harus dimiliki untuk mata kuliah prasyarat. Jika mata kuliah yang mau ditambah lowongannya belum ada dalam daftar pilihan, dosen harus menghubungi administrator aplikasi untuk menambah mata kuliah yang belum ada tersebut. Lowongan yang dibuat dosen akan dapat dilihat dan dapat dilamar oleh seluruh mahasiswa. Calon asisten dosen (mahasiswa yang berminat) dapat melamar melalui sistem. Lamaran-lamaran calon asisten akan dapat dilihat oleh dosen yang bersangkutan sehingga dosen dapat memilih calon-calon asisten yang memenuhi syarat dan menolak calon-calon asisten yang tidak memenuhi syarat atau tercatat mendapat evaluasi yang kurang baik dari dosen lain. Jika jumlah asisten yang dibutuhkan sudah cukup, dosen harus menutup lowongan, agar lowongan tidak lagi dapat dilihat mahasiswa, sehingga tidak perlu lagi ada lamaran yang masuk. Setelah penerimaan, manajer akademik menentukan honor tiap asisten yang diterima untuk periode akademik yang berjalan.
SELAMA
PERIODE AKADEMIK
Setelah penerimaan, asisten melakukan kegiatan sesuai tugas dari dosen dan mencatat log kerja sehingga dapat dilihat oleh dosen penanggung jawab mata kuliah. Pelaporan log asistensi untuk suatu bulan harus dilakukan dalam selang waktu tanggal 1 bulan tersebut sampai tanggal 5 bulan selanjutnya. Pencatatan log kerja diluar batas waktu tersebut tidak dapat diterima. Dosen evaluasi log asisten yang masuk dan memberikan persetujuan atau tidak untuk setiap log. Untuk log yang tidak setujui dosen diharapkan memberikan pesan kepada asisten. Proses penyetujuan log asisten pada suatu bulan, dilakukan oleh dosen dari tanggal 1 bulan tersebut sampai tanggal 10 bulan selanjutnya. Manajer akademik memeriksa total jam log asistensi tiap asisten untuk suatu bulan, pada tanggal 10 sampai tanggal 15 bulan selanjutnya. Jika total jam log tersebut melewati acuan standar, manajer akademik akan meminta konfirmasi dosen terlebih dahulu dan bila perlu pembimbing akademik dari asisten. Saat ini acuan standar beban maksimum asisten dosen dengan sks lebih besar dari 15 sks adalah 20 jam/bulan. Bagi asisten diberikan kesempatan memperbaiki dan mendapat persetujuan dari dosen paling lambat tanggal 20. Sekretariat akademik akan membuat rekap pembayaran bulanan untuk log asisten yang sudah disetujui manajer akademik paling lambat tanggal 23.
PADA
AKHIR PERIODE AKADEMIK
Dosen dan manajer akademik memberikan evaluasi bagi masing-masing asisten dosen, sebagai masukan bagi dosen jika asisten dosen tersebut melamar menjadi asisten lagi pada periode akademik selanjutnya.
Last update: 23 Agustus 2010
