JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 3 NO. 1 MARET 2011
ISSN : 2086 - 4981
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN KOTA PADANG (STUDI KASUS : KECAMATAN NANGGALO) Indra Warman1 Wiliandri2
ABSTRACT A lot of data that controlled and the need forwarding of Information which fastest in service civil administration service activity cause information technology as a medium that believed (as) able and reliable to help in data management and Information placement which fast, easy and accurate Keywords: Information Technology, Civil, PHP, MySql and Civil Information System. INTISARI Banyaknya data yang dikelola dan perlunya penyampaian Informasi yang cepat dalam kegiatan pelayanan administrasi kependudukan menjadikan teknologi Informasi sebagai media yang dianggap mampu dan handal untuk membantu dalam pengelolaan data dan penyajian Informasi yang cepat, mudah dan akurat. Kata Kunci : Teknologi Informasi, Kependudukan, PHP, Mysql dan Sistem Informasi Kependudukan.
1 2
Dosen Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri Institut Teknologi Padang Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri Institut Teknologi Padang
31
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 3 NO. 1 MARET 2011 PENDAHULUAN
ISSN : 2086 - 4981
pelaksanaannya diawali dari desa/kelurahan selaku ujung tombak pendaftaran penduduk. Dalam pelayanan tersebut perlu dilakukan dengan benar dan cepat agar penduduk sebagai pelanggan merasa mendapat pelayanan yang memuaskan. Pada pendataan biodata penduduk yang masuk Dinas Kependudukan Kota Padang memiliki permasalahan, sulitnya mencari arsip/berkas data-data penduduk. Hal ini akan mengakibatkan terlambatnya mendata penduduk yang seharusnya sudah masuk ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Padang. Sistem informasi administrasi kependudukan di kota Padang studi kasus di kecamatan Nanggalo masih menggunakan formulir dalam pengisian datanya. Penduduk yang ingin membuat administrasi kependudukan mengisi formulir datanya di kelurahan, setelah datanya diisi di kelurahan dengan surat permohonan yang disetujui dari ketua RT dan ketua RW penduduk tersebut. Setelah itu formulir pengisian dari penduduk di periksa di bagian catatan kependudukan kelurahan dan ditandatangani oleh kepala kelurahan. Kemudian bagian catatan kependudukan membuat rekapan data menggunakan excell dan formulir pengisian data penduduk yang diperiksa dan disetujui kepala kelurahan tersebut dikirim ke kecamatan dan diterima oleh bagian catatan kependudukan kecamatan. Dalam pemrosesan menggunakan excell ini terjadinya permasalahan–permasalahan yang timbul yaitu terjadinya duplikasi data, tercecernya data dan tidak terintegrasinya data secara menyeluruh. Sehingga sulit sekali mendapatkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan sub sistem dari sistem administrasi negara, yang mempunyai peranan penting dalam pemerintahan dan pembangunan penyelenggaran administrasi kependudukan diarahkan pada pemenuhan hak azasi setiap orang di bidang pelayanan administrasi kependudukan, peningkatan kesadaran penduduk dan kewajibannya untuk berperan serta dalam pelaksanaan administrasi kependudukan, pemenuhan data statistik kependudukan dan statistik peristiwa kependudukan, dukungan terhadap perencanaan pembangunan kependudukan secara nasional, regional dan lokal, dan dukungan terhadap pembangunan sistem administrasi kependudukan guna meningkatkan pemberian pelayanan publik tanpa diskriminasi. Sejalan dengan arah penyelenggaraan administrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub-sistem pilar dari administrasi kependudukan perlu ditata dengan sebaikbaiknya agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan. Perolehan data kependudukan di Indonesia masih tergantung pada data hasil sensus dan survei atau data administratif yang diperoleh secara periodik dan masih bersifat agregat (makro). Kebutuhan data mikro penduduk untuk identifikasi calon pemilih pemilu, penyaluran dana jaring pengaman sosial, bantuan untuk penduduk miskin, beasiswa untuk wajib belajar dan kegiatan perencanaan pembangunan dirasakan masih belum akurat karena tidak diperoleh dengan cara registrasi. Atas dasar pertimbangan tersebut maka diperlukan petunjuk pencatatan dan pemutakhiran biodata penduduk. Pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota, dimana dalam
PENDEKATAN PEMECAHAN MASALAH Konsep Dasar Sistem Informasi Sebelum membahas mengenai konsep dasar sistem informasi, terlebih dahulu kita melihat pengertian dari perancangan. Perancangan atau yang lebih dikenal dengan kata desain merupakan suatu bentuk pemecahan
32
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 3 NO. 1 MARET 2011
ISSN : 2086 - 4981
SQL (Structure Query Language) SQL merupakan bahasa standar yang digunakan untuk memanipulasi data dan memeperoleh data dari database relasional. SQL memungkinkan seorang pengguna untuk mengakses informasi tanpa mengetahui bagaimana informasi tersebut disusun. SQL dilengkapi dengan sejumlah perintah untuk melakukan manipulasi data. Perintah-perintah tersebut antara lain : "Select", "Insert", "Update", "Delete", "Create", dan "Drop", yang dapat digunakan untuk mengerjakan hampir semua kebutuhan untuk memanipulasi sebuah database.
masalah sesuai dengan objek permasalahan. Dalam sistem komputer desain biasanya dimulai dari menetapkan output yang dikehendaki kemudian baru ditentukan input-input apa saja yang perlu disediakan serta mendefinisikan output yang dikehendaki. Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe David sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan [1].
Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian perancangan, yaitu Untuk merancang sebuah “Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Kota Padang Studi Kasus Kecamatan Nanggalo”. Penulis berharap penelitian ini bermanfaat untuk mengatasi permasalahan-permasalahan dalam pengolahan data kependudukan, baik secara system, pihak pelaksana dan segala sesuatu yang terlibat dalam sistem tersebut. Alat dan Bahan Alat dan Bahan yang digunakan untuk membuat Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sebagai berikut : a. Perangkat Keras (hardware) :Komputer PC, AMD Athlon 64 Processor 3000+, 1.8 Ghz, Mainboard ECS 761GX-M754, Harddisk 20 GB, Memori 2 GB DDR 1, Monitor Optiquest 17 inch, Keyboard dan Mouse K-one b. Perangkat Lunak (software) Sistem Operasi Windows XP, Ms FrontPage 2003, Dreamweaver MX 2004, PHP Coder R2 Beta, Adobe Photoshop 7.0, SQL Yog Community Edition Mysql GUI V5.21, ApacheFriends XAMPP (Basispaket) version 1.6.8 :, Apache MySQL 5.0.67 (Community Server), phpMyAdmin 2.11.9.2.
Konsep Dasar Database Pengertian database menurut Bambang Hariyanto (2004)[2] adalah :”kumpulan data (elementer) yang secara logic berkaitan dalam mempresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi dalam sistem tertentu”. Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa database adalah kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, yang kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar jenjang data di bawah ini:
Database File Record Field data/Item Characters Gambar 1. Jenjang Data
33
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 3 NO. 1 MARET 2011
ISSN : 2086 - 4981
Metode Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data yang cukup jelas dan akurat maka penulis mengadakan penelitian terhadap objek masalah. Metode penelitian yang dipilih oleh penulis antara lain : a. Penelitian Kepustakaan (Library Research) b. Penelitian Lapangan (Field Research) Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui secara jelas tentang proses pengolahan data serta untuk mengevaluasi kendala atau permasalahan-permasalahan dan kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem yang sedang berjalan, baik dari cara kerja sistem, pihak pelaksana dan segala sesuatu yang terlibat didalam sistem tersebut. Desain Rancangan Sistem Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai gambaran yang jelas tentang rancangan sistem yang akan dibuat. Untuk menggambarkan alur kerja sistem secara menyeluruh dapat diimplementasikan melalui Context Diagram dan Entity Relational Diagram.
Gambar 2 Context Diagram 2. Entity Relationship Diagram (ERD) Penjelasan yang menghubungkan antar tabel sebagai berikut : a. Relasi R1 Kardinalitas dari relasi ini adalah oneto-many karena relasi ini menghubungkan tabel KK dengan tabel KTP. Keterangan dari kardinalitas relasi ini adalah bahwa satu nomor KK dimiliki oleh lebih dari satu anggota keluarga pada tabel anggota keluarga dan nomor NIK dimiliki satu orang pada tabel KTP. b. Relasi R2 Kardinalitas dari relasi ini adalah oneto-many karena relasi ini menghubungkan tabel KK dengan tabel Akta. Keterangan dari kardinalitas relasi ini adalah bahwa satu nomor KK dimiliki oleh lebih dari satu anggota keluarga pada tabel Akta.
1.
Context Diagram Dari gambar 2 dapat dilihat bahwa administrator memberikan data penduduk, seperti data kartu keluarga, data kartu tanda penduduk dan data akta kelahiran. lahir, yang selanjutnya akan diproses oleh sistem informasi administrasi kependudukan yang hasilnya berupa laporan.
34
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 3 NO. 1 MARET 2011 c. Relasi R3 Kardinalitas dari relasi ini adalah oneto-one karena relasi ini menghubungkan tabel KTP dengan tabel Akta. Keterangan dari kardinalitas relasi ini adalah bahwa satu nomor
ISSN : 2086 - 4981
KTP hanya dimiliki oleh satu nomor Akta. d. Relasi R4 Kardinalitas dari relasi ini adalah oneto-one karena relasi ini menghubungkan tabel KK, tabel KTP dan tabel Akta dengan table referensi.
Gambar 3 ERD (Entity Relationship Diagram) b. Tabel Kartu Keluarga Tabel Kartu Keluarga digunakan untuk menyimpan data kepala keluarga. 3.
Desain Rancangan Basis Data a. Tabel Admin Tabel Admin digunakan untuk mengontrol informasi database. Tabel 1 Tabel Admin
35
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 3 NO. 1 MARET 2011
ISSN : 2086 - 4981
e. Tabel Referensi Agama Tabel Referensi Agama digunakan untuk menambah data Agama yang seandainya sewaktu-waktu jumlah Agama bertambah.
Tabel 2 Tabel Kartu Keluarga
Tabel 5 Tabel Referensi Agama
f. Tabel KTP Tabel KTP digunakan untuk menyimpan data KTP. c. Tabel Anggota Keluarga Tabel Anggota Keluarga digunakan untuk menyimpan data anggota keluarga.
Tabel 6 Tabel KTP
Tabel 3 Tabel Anggota Keluarga
g. Tabel Referensi Kelurahan Tabel Referensi Kelurahan digunakan untuk menambah data Kelurahan yang seandainya sewaktu-waktu jumlah Kelurahan bertambah. Tabel 7 Tabel Referensi Kelurahan
d. Tabel Referensi Kecamatan Tabel Referensi Kecamatan digunakan untuk menambah data kecamatan yang seandainya sewaktu-waktu jumlah kecamatan bertambah.
h. Tabel Referensi Pendidikan Tabel Referensi Pendidikan digunakan untuk menambah data Pendidikan yang seandainya sewaktu-waktu jumlah Pendidikan bertambah.
Tabel 4 Tabel Referensi Kecamatan
Tabel 8 Tabel Referensi Pendidikan
36
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 3 NO. 1 MARET 2011
ISSN : 2086 - 4981
i. Tabel Referensi Pekerjaan Tabel Referensi Pekerjaan digunakan untuk menambah data Pekerjaan yang seandainya sewaktu-waktu jumlah Pekerjaan bertambah.. Tabel 9 Tabel Referensi Pekerjaan
j.Tabel Akta Tabel Akta digunakan untuk menyimpan data Akta.
Gambar 4 Struktur Program PEMBAHASAN Membangun sebuah sistem informasi administrasi kependudukan kota Padang studi kasus kecamatan Nanggalo diperlukan beberapa proses. Proses tersebut memerlukan beberapa tahapan dalam membangun sistem informasi administrasi kependudukan kota Padang studi kasus kecamatan Nanggalo, adalah sebagai berikut : Membangun Server Web HTTP menjadi protokol yang paling banyak digunakan di internet. Setiap browser Web dan server saling berhubungan dan bertukar informasi menggunakan protokol ini. Salah satu program yang dapat digunakan XAMPP[3]. Persiapan Database Agar dapat membangun sebuah database dibutuhkan SQL, dalam hal ini yang dipakai adalah MySql. Untuk pembuatannya dapat dilakukan dengan mengaktifkan salah satu browser yaitu internet explorer dengan mengisi alamat localhost/phpmyadmin pada URL Maka akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini:
Tabel 10 Tabel Akta
4.
Desain Rancangan Web Struktur Program Struktur program adalah gambaran dari seluruh rangkaian modul-modul program yang saling terkait satu sama lain yang terlibat dalam proses pengolahan data. Adapun struktur program :
37
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 3 NO. 1 MARET 2011
ISSN : 2086 - 4981
Entry Kepala Keluarga Menu ini berfungsi untuk menginputkan data kepala keluarga, pada menu entri data kepala keluarga ini tabel yang terkait adalah tabel kartu keluarga, lihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 5 Create new database Untuk membuat database baru masukkan nama tabel pada kolom ”ciptakan database baru”, nama databasenya yaitu “dbsak”. Analisis Program Halaman Utama ( Index ) Halaman ini merupakan halaman pembuka pada program sistem informasi administrasi kependudukan. Pada halaman ini terdapat form login yang berfungsi untuk administrator sesuai hak akses nya, yang mana administrator diberikan hak akses penuh. Untuk mengakses halaman ini seorang admin harus melakukan otentikasi pada menu login dengan mengisikan user name dan password. Sedangkan halaman Administrator level kecamatan dapat meubah data kartu keluarga dan untuk administrator level kelurahan dapat menambah pemohon data KTP baru ataupun memperpanjang KTP.
Gambar 8 View Kepala Keluarga Entry Anggota Keluarga Menu ini berfungsi untuk menginputkan data keluarga, pada menu entri data kartu keluarga ini tabel yang terkait adalah tabel kartu keluarga, lihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 9 Entry Anggota Keluarga
Gambar 7 Entry Kepala Keluarga
38
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 3 NO. 1 MARET 2011
ISSN : 2086 - 4981
Gambar 13 View KTP Diproses Gambar 10 View Anggota Keluarga Entry KTP Menu ini berfungsi untuk menginputkan data ktp setelah data diinputkan maka data-data tersebut disimpan pada tabel ktp, lihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 14 View KTP yang telah diproses
Gambar 15 View KTP yang masih proses Entry Akta Kelahiran Menu ini berfungsi untuk menginputkan data akta kelahiran, lihat gambar dibawah ini:
Gambar 11 Entry KTP Jika Data KTP < 17 ataupun tidak ada data didalam tabel keluarga maka akan ada pemberitahuan seperti gambar dibawah ini: Gambar 16 Entry Akta Kelahiran
Gambar 17 View Akta Kelahiran Gambar 12 Pemberitahuan NIK
39
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 3 NO. 1 MARET 2011
ISSN : 2086 - 4981
Laporan Penduduk
Gambar 18 Laporan Penduduk
Analisa Kerja Pada Sistem Pengolahan Data Penduduk Yang Lama dan Yang Baru Analisa merupakan suatu kegiatan yang bertujuan mempelajari serta mengevaluasi bentuk permasalahan yang ada pada sistem. Dalam analisa sistem akan ditemukan masalah yang mungkin mempengaruhi sistem. Agar sistem yang dirancang dapat berjalan sebagaimana mestinya, perlu dilakukan analisa kinerja sistem yang bertujuan untuk perkembangan sistem. Pada tahap ini pengumpulan data langsung ke Dinas Kependudukan Sipil Kota Padang, Kecamatan Nanggalo dan Kelurahan yang ada di Kecamatan Nanggalo. Sistem pengolahan data Penduduk yang selama ini digunakan pada bagian administrasi Kecamatan ataupun Kelurahan telah memanfaatkan media komputer, namun pemanfaatannya belum maksimal. Dalam pengolahan data kependudukan belum memakai program khusus dan hanya sebatas excell, itupun diterapkan hanya sebatas penyimpanan data penduduk per kelurahan saja. Sedangkan untuk pengolahan laporan masih menggunakan sistem manual. Dalam pengolahan penduduk, data penduduk diserahkan ke kantor kelurahan, sebelum mengantarkannya ke kecamatan dan dinas catatan sipil kependudukan, kelurahan membuat salinan data tersebut khusus ke excell, untuk dijadikan arsip untuk kelurahan dan kecamatan. Bila sewaktu-waktu data itu dibutuhkan kembali
maka akan diambil dari arsip tersebut. Mengingat jumlah penduduk yang setiap tahun terus bertambah bahkan tentu saja sistem seperti ini tidak lagi efektif dan efisien. Karena adanya data yang tercecer, data termanipulasi dan banyaknya duplikasi data, maka dibutuhkanlah suatu sistem khusus untuk pengolahan data kependudukan yang lebih efektif . Adapun perbedaan kerja sistem yang lama dengan yang baru: Tabel 11 Perbedaan sistem yang lama
dengan yang baru
Berdasarkan tabel diatas, dalam hal pembuatan laporan, proses pencarian data penduduk dan keamanan data, maka sistem yang baru jauh lebih baik jika dibandingkan dengan sistem yang lama.
40
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 3 NO. 1 MARET 2011 KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan yang dilakukan dalam penelitian, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Kota Padang mampu menghasilkan suatu informasi tentang pendataan penduduk dan outputnya dapat berupa grafik yang berguna untuk pengambilan kebijakan oleh Dinas Kependudukan dalam membuat suatu keputusan. DAFTAR PUSTAKA [1] Jogiyanto. 1989. Analisa Dan Disain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek. Penerbit Andi Offset. Yogyakarta. [2] Adi Nugroho. 2004. Konsep Pengembangan Basis Data, Penerbit Informatika, Bandung. [3] Didik Dwi Prasetyo. 2007. 101 Tip dan Trik Pemrograman PHP Buku Kedua, Penerbit Elek Media, Kelompok Gramedia, Jakarta.
41
ISSN : 2086 - 4981
