Jsou opravdu Finance a Logistika jiné světy?
Markéta Tůmová Tomáš Seitl
Agenda prezentace • Co nás k tomuto zamyšlení vede • Jak složité je "pouze" doimplementovat finance • Příklady z naší praxe • Bez spolehlivých dat není strategické rozhodování
Proč si nerozumí?
Minulost
Budoucnost
Logistika vs. Finance •
Logistici nemají rádi finance, protože je pořád nutí něco opravovat / přenastavovat.
•
Finančáci nemají rádi logistiky, protože nic neudělají pořádně a je jim jedno, jak to zpracují (DPH, opravy stavu zásob, ...)
•
Prodejní prezentace - finančáky nezajímá logistika a naopak.
Logistika vs. Finance - možnosti Finance
Interface
Logistika
Externí SW + Externí firma
nic
ERP
Externí SW + vlastní pracovníci
Nic/částečně
ERP
ERP + externí firma
Jeden sw
ERP
ERP + vlastní pracovníci
Jeden sw
ERP
Proč se vůbec implementuje ERP bez financí? Kde přesně končí logistika a začínají finance?
Logistika vs. Finance – postupy implementace
Různé požadavky na postup implementace (implementovat zvlášť finance a logistiku – 2 fáze v obou možných pořadích, implementace jen jednoho a druhý zůstane ve starém systému nebo zajistí externí dodavatel, ...) Finance
Fáze
Logistika
Ano
Obě najednou
Ano
1. Fáze
Postupně
2. Fáze
2. Fáze
Postupně
1. Fáze
Doimplementace Financí Obvyklé chyby •
90% - 95% času vyhrazeno čistě pro Finance (logistika přece funguje ☺)
•
Neřešení nastavení/optimalizace procesů ve vazbě na Finance
•
Nikdo nezvažuje založení nového podniku (nevhodné nastavení, co s existujícími otevřenými položkami, …)
•
Chybí opětovné proškolení logistiky s vazbou na finance a kázeň v odvádění logistických dat (uvědomění si důsledků)
Příklad 1
BUSCH Výroba CZ, s.r.o.
BUSCH Výroba CZ, s.r.o. Původní stav • • • • •
• • •
V 1. fázi implementace jen Logistiky. Účetnictví a daně vede externí firma – způsob „B“ Žádný interface, vše se kompletně zpracovává 2x faktury (v LN jen kdo stíhá) ERP nikdo nekontroluje, nerozumí mu Jediná kontrola jsou stavy skladů – to se měsíčně přepisuje do externího sw – ceny jsou částečně aktualizovány ERP „obtěžuje“ – moc složitý systém Nakonec spousta věcí v excelovských tabulkách Je nutno udělat v LN prodejní fakturu
BUSCH Výroba CZ, s.r.o. Po třech letech „pouhá“ doimplementace financí Nutná rozhodnutí •
Starý podnik „vyčistit“ a v něm pokračovat X
založit nový podnik •
Účetnictví a daně dále zpracuje externí firma X přijmout vlastní zaměstnance
BUSCH Výroba CZ, s.r.o. •
Založení nového podniku a převod statických dat logistiky (vyčištění, kategorizace, sazby, …)
•
Definice chybějících logistických dat
•
Proškolení logistických uživatelů a tlak na jejich zodpovědnost
•
Logistici zvládají zpracovat i finanční data
•
Proškolení externí firmy pro finance – vzdálená obsluha Infor LN
BUSCH Výroba CZ, s.r.o. Dnes •
Všechna data na jednom místě
•
Aktuální pohled do saldokont
•
Snadnější nalezení chyb – finance na chyby včas upozorní
•
Procesy dotaženy do správného konce
•
Možná mírná komplikace manipulace mezi sklady, nutno dodržovat stanovená pravidla
•
Uživatelé se pomalu smiřují s tím, že jejich zásahy mají přímý dopad do Financí. Už jsou zodpovědní oni a ne Finance.
BUSCH Výroba CZ, s.r.o. Definice dimenzí •
Dimenze 1 = kód IFRS výkazu (středisko) - Výnosy - COGS -…
•
Dimenze 2 = Výrobek
•
Dimenze 3 = OP
•
Atd…
Příklad 2
Daido Industrial Bearings Ltd
Daido Industrial Bearings Ltd Původní stav • •
• •
• •
Předchozí ERP systém nebyl plně integrovaný s finančním systémem Výroba si vybrala systém, který nejvíce vyhovoval jim, bez ohledu na propojení s ostatními agendami firmy. Některá data se přenášela dávkově, jiná ručně (dvojí vkládání). Výroba předávala náklady do financí ručně. Logistika nijak neřešila finanční dopady jak na sklady (FIFO ocenění), tak i na sazby DPH, atd. Toto řešilo plně finanční oddělení (ruční opravy na faktuře/ve financích, nikoliv v systému, ocenění zásob, opakování chyb, …) COGS jen za období => nemožnost prokázání průměrné nákladové ceny na položku Data byla ve špatném stavu (duplicity, chyby, nekonzistence, …). Neexistovala žádná kontrola ani zpětná vazba.
Daido Industrial Bearings Ltd •
Implementace Infor ERP LN (doporučení centrály). Byl opět tlak na výběr lokálního systému, který by nejvíce vyhovoval výrobě (ostatní agendy by se měli přizpůsobit, když jde o výrobní továrnu)
•
Statická data navedena ručně. Původní data byla v takovém stavu, že nešla vůbec použít. Převáděli se pouze objednávky a stavy zásob. Převáděli se otevřené položky a stavy účtů.
• •
•
Finance měli strach, co se stane, až jim začnou přicházet data, která nemůžou ovlivnit.
Daido Industrial Bearings Ltd Dnes •
Paralelní běh starého a nového systému (náběh duben 2014). •
Porovnáváním obou systémů se také odhalují chyby a nepřesnosti
•
Uživatelé se pomalu smiřují s tím, že jejich zásahy mají přímý dopad do Financí. Už jsou zodpovědní oni a ne Finance.
•
Logistické procesy se musí dodržet, jinak problém ve financích. Data jsou věrohodnější, existuje zpětná vazba.
Závěr
Bez spolehlivě z integrovaných financí a logistiky není spolehlivé BI (Business Inteligence – Infor PM) a obecně jakékoliv strategické rozhodování.
Děkujeme za pozornost
