Innovatief aanbesteden Jaarcongres Pianoo
Jordie van Berkel-Schoonen Inkoopmanager ICT Essent
Inhoudsopgave § Welkom en voorstellen § Wat is innovatief aanbesteden? § I-model § Wat is nu (juni 2009) innovatief? § 7 tips voor innovatief aanbesteden § Enkele resultaten § Vragen & Discussie
2
Welkom en voorstellen
Bedrijf: Essent - energiemarkt Aanbestedingsplichtig onder BASS Totaal inkoopvolume 1,7 miljard
Functie: Inkoopmanager ICT 200 mio euro spend Alleen HBO+/WO MSU 4,7 Inkoopvolwassenheid 4
Achtergrond: Ervaring in inkoop generieke diensten (facilitair + ICT) Beroepsofficier Koninklijke Landmacht Nevi-3 Master Supply Chain Management Winnaar Dutch Sourcing Award 2008 ‘Innovation’ 3
Wat is innovatief aanbesteden?
Innovatief aanbesteden is niets meer of minder dan:
Binnen het regime van de aanbestedingsregels samen actief op zoek gaan naar verbeteringen voor de organisatie en de markt
4
Innovatie-model
Procurement
Innovatie
Wat is nu (juni 2009) innovatief?
Algemeen: - E-procurement - Duurzaam inkopen (verder dan Senter Novem…) - Accent op bonussen - Competitie in contractperiode
Dienstspecifiek: - Outputgerichte contracten (zowel proces als mens) - Belevingsconcepten
6
7 tips voor innovatief aanbesteden
Van huidige innovaties naar …… ……. het verankeren van een werkwijze……
Aan de hand van 7 tips voor innovatief aanbesteden
7
Tip 1 – Claim meer tijd dan strikt genomen noodzakelijk
- Innovatief aanbesteden kost meer tijd dan ‘ouderwets’ aanbesteden
- Breng dit onder de aandacht bij de leiding - Weerstand? Vraag om een pilot en begin met een niet te grote aanbesteding. Ga desnoods de belofte aan dat deze investering ruimschoots terugverdiend zal worden. - Nog steeds weerstand? Leg eerst je aandacht op het creëren van een cultuur waarin ‘out-of-the-box’-denken gestimuleerd wordt. Zonder deze cultuur heeft verder doorgaan geen enkele zin. 8
Tip 2 – Maak het jezelf in het begin niet te makkelijk
- Neem uitgebreid de tijd voor je interne en externe analyse - Trap niet in de valkuil om te snel een RFI op de markt te willen zetten - Tijd die je ‘verliest’ in het voortraject, verdien je later ruimschoots terug
9
Tip 3 – Kom als inkoper uit je ivoren toren
- Multifunctionele teams zijn noodzakelijk!!! - Innovatie brengt verandering met zich mee. Verandering begint met het creëren van breed draagvlak binnen de organisatie - Ontdek welke mee- en tegenstanders er zijn per discipline en luister vooral ook goed naar de argumenten van de tegenstanders
10
Tip 4 – Daag de organisatie uit! - Ga actief op zoek naar zinloze processen. Hier ligt bijna altijd een enorm verbeterpotentieel
- Zorg dat je weet waar je over praat, zoek dingen uit als: wat is de baseline, hoeveel contracten zijn er nu, hoeveel facturen gaan er jaarlijks doorheen, welke afdelingen hebben te maken met dit contract, wat wil je klant, is er beleid, relatie met organisatiebeleid, hoe ver kunnen we forecasten, zijn er combinaties mogelijk, vallen er zaken tussen wal en schip, wat voor klachten zijn er, op welke locaties heeft het betrekking, etc etc….. 11
Tip 5 – Daag de markt uit!
- Ga in dialoog met de markt in het voortraject. Terughoudendheid is nergens voor nodig! - Stel vragen als: waar willen jullie over een paar jaar staan, wat frustreert je in huidige aanbestedingen, waar zou je geprikkeld van raken, waar zien jullie kansen, waar zit jullie onderscheidend vermogen, wat is belangrijk voor jullie, wat bepaalt voor jou of je wel of niet inschrijft, etc etc
12
Tip 6 – Bedenk waarom iets wel kan
- Ben eindeloos creatief met het combineren van de informatie die je verzameld hebt! Combineer de behoeften van de interne organisatie met de mogelijkheden van de markt - Verschuil je niet achter allerlei argumenten waarom iets niet kan, ga –samen met je team- echt actief op zoek naar verbeteringen - Gebruik als het nodig is groeimodellen, ga uit van aannamen en forecasts - Hou rekening met intensieve implementatie-trajecten en eventueel organisatieveranderingen 13
Tip 7 – Durf risico’s te nemen
- Durf af te wijken van gebaande paden, echter…. - Neem altijd de principes van het aanbestedingsrecht in acht: transparantie, non-discriminatie en objectiviteit - Communiceer!!!!!! Vertel binnen de organisatie en aan inschrijvers wat je doet, waarom je dat doet en hoe je dat denkt te bereiken. Benoem de mogelijkheid tot procederen. Blijf open staan voor feedback en neem dat mee als dat mogelijk is en leidt tot een beter eindresultaat.
14
Enkele resultaten Twee voorbeelden van innovatieve aanbestedingen diensten: Kantoormeubilair:
Schoonmaak:
Introductie reversed logistics concept
Introductie sfeerbeelden
Opheffen externe opslag
Introductie klantbelevingsmethodiek
Actieve herinzet meubilair
Introductie volledig outputgericht
Vooruitstrevend concept duurzaamheid
Onderscheid op duurzaamheid
Bijzondere bonus/malus constructie
Meer dan 100 verschillende contracten en/ of prijsafspraken bij >21 leveranciers, teruggebracht naar 1 strategische partner
Pilot E-procurement 40% baseline-besparing
43% baseline-besparing
- Totstandkoming zeer vooruitstrevend MVI-beleid Essent - Eerste ontwikkelingen samenwerking inkoop-verkoop
15
Vragen en discussie
16
