KOTA BLITAR
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR Jl. Veteran No. 75 Blitar
Page 1
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan berkah, rahmat, taufik dan hidayah–NYA, sehingga
Perubahan
Rencana Kerja (P-RENJA) Kantor Karsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 dapat disusun dan diselesaikan dengan baik. Perubahan Rencana Kerja ini diharapkan dapat dijadikan arah dan pedoman umum bagi penyelenggaraan tugas–tugas Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar selama kurun waktu 1 (satu) Tahun. Sebagai
suatu
instrument
kebijakan
daerah,
Perubahan
Rencana Kerja memiliki fungsi dan manfaat yang sangat penting bagi keberhasilan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kantor Kearsipan Dan Perpustakaan Kota Blitar, karena selain dapat memberikan arah dalam pelaksanaan kerja, sekaligus berperan sebagai alat pengukur atau standart yang dapat digunakan untuk mengevaluasi hasil pelaksanaan kerja itu sendiri. Selain itu Perubahan Rencana Kerja adalah sebagai acuan awal sekaligus pedoman dalam melaksanakan seluruh program dan kegiatan di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar selama kurun waktu 1 (satu) Tahun. Adapun tujuan dari penyusunan Perubahan
Rencana Kerja (P-RENJA) adalah untuk
menentukan skala kebutuhan yang diproyeksikan secara bertahap setiap tahunnya yang dilaksanakan pada masa sekarang maupun mendatang. Demikian, semoga Perubahan Rencana Kerja (P-RENJA) Tahun 2016
Kantor
Kearsipan
Dan
Perpustakaan
Kota
Blitar
dapat
bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Blitar, September 2016 KEPALA KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR
MUH. HADI MASKUN, SE. Pembina Tk. I NIP. 19640617 199003 1 010 Page 2
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I
BAB II
PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang
1.2.
Landasan Hukum
1.3.
Maksud dan Tujuan
1.4.
Sistematika Penulisan
EVALUASI PELAKSANAAN P-RENJA SKPD TAHUN LALU 2.1.
Evaluasi Pelaksanaan P-RENJA SKPD Tahun Lalu dan Capaian Renstra SKPD
2.2.
Analisis Kinerja Pelayanan SKPD
2.3.
Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi SKPD
2.4.
Review terhadap Rancangan Awal RKPD
2.5.
Penelaahan
Usulan
Program
dan
Kegiatan
Masyarakat BAB III
BAB IV
TUJUAN , SASARAN DAN KEGIATAN 3.1.
Telaahan terhadap Kebijakan Nasional
3.2.
Tujuan dan Sasaran P-RENJA SKPD
3.3.
Program dan Kegiatan
PENUTUP
Lampiran : *
Rumusan Rencana Program dan Kegiatan
Kantor Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 dan Prakiraan Maju Tahun 2017.
Page 3
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Mengacu pada Undang – Undang Nomor 25 Tahun 2005 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional pasal 2 ayat (2), diamanatkan bahwa setiap daerah harus menyusun rencana pembangunan
daerah
secara
sistematis,
terarah,
terpadu,
menyeluruh dan tanggap terhadap perubahan dengan jenjang perencanaan yaitu perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka menengah dan perencanaan tahunan. Sejalan dengan ketentuan
dimaksud,
sebagai
petunjuk
operasionalnya
diterbitkan Peraturan Pemerintah nomor 8 tahun 2008 yang dijabarkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah nomor 8 tahun
2008
tentang
Tahapan
Tata
cara
Penyusunan,
Pengendalian, dan Evaluasi Rencana Pembangunan Daerah, dimana dalam Pasal 137 dijelaskan bahwa SKPD menyusun PRENJA SKPD. Sebagai dokumen perencanaan SKPD, maka P-RENJA Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar
2016
mengacu pada
RKPD Kota Blitar Tahun 2016, Renstra Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Tahun 2016 - 2021, hasil evaluasi pelaksanaan progam
dan
kegiatan
periode
sebelumnya,
masalah
yang
dihadapi, dan usulan program serta kegiatan yang berasal dari masyarakat. Dengan demikian, P-RENJA mempunyai fungsi sebagai berikut : 1. menjabarkan
rencana
strategis
ke
dalam
rencana
capaian
tujuan
operasional 2. memelihara
konsistensi
antara
perencanaan strategis jangka menengah dengan tujuan perencanaan dan penganggaran tahunan pembangunan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar 3. instrumen
bagi
pemerintah
daerah
untuk
mengukur
Kinerja Penyelenggaraan Fungsi dan Urusan Wajib Daerah
Page 4
4. instrumen
bagi
pemerintah
daerah
sebagai
acuan
penyusunan LPPD kepada Pemerintah, LKPJ kepada DPRD dan ILPPD kepada masyarakat. 1.2 Landasan Hukum P-RENJA Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar tahun 2016 berdasarkan pada : 1. Undang – Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 2. Undang – Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional Republik Indonesia
(Lembaran Negara
Nomor 104Tahun 2004, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421); 3. Undang
–
Undang
Nomor
23
Tahun
2014
tentang
Pemerintahan Daerah ; 4. Undang
–
Perimbangan
Undang
Nomor
Keuangan
33
antara
Tahun
2004
Pemerintah
tentang
Pusat
dan
Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2004
Nomor
126,
Tambahan
Lembaran
Negara
Republik Indonesia Nomor 4438); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2007
tentang
Pengelolaan Keuangan Negara / Daerah; 6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksana Rencana Pembangunan Daerah; 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana dirubah dalam Peraturan Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007 tentang Perubahan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan daerah dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor
13
Tahun
2006
tentang
Keuangan Daerah ;
Page 5
Pedoman
Pengelolaan
8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Penjabaran Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; 9. Peraturan Daerah Kota Blitar Nomor 04 Tahun 2013 tentang Organisasi Perangkat Daerah; 10.Peraturan Daerah Blitar Nomor 2 tahun 2016 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Blitar Tahun 2016 – 2020 ; 11. Peraturan Walikota Blitar Nomor 43 Tahun 2014 tentang Tata Kerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar ; 12. Peraturan Walikota Blitar Nomor
tahun 2016 tentang
Perubahan Rencana Kerja Pembangunan Daerah Kota Blitar Tahun 2016. 1.3 Maksud dan Tujuan Disusunnya Perubahan dan Perpustakaan perubahan
struktur
Rencana Kerja Kantor Kearsipan
dimaksudkan sebagai penyesuaian atas organisasi
dan
tugas
pokok
fungsi
sebagaimana telah ditetapkan dalam Peraturan Daerah Kota Blitar nomor 4 Tahun 2013 tentang Organisasi Perangkat Daerah dan Peraturan Walikota Blitar nomor 43 tahun 2014 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar. Tujuan disusunnya Perubahan Rencana Kerja adalah sebagai berikut:
Merumuskan program dan kegiatan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar yang dianggarkan melalui Angaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) tahun 2016;
Agar program dan kegiatan yang disusun terfokus dan tepat sasaran;
Sebagai bahan masukan/landasan guna menyusun kegiatan Perubahan Rencana Kerja tahun anggaran 2016.
Page 6
1.4 Sistematika Penulisan Sistematika pembahasan Perubahan
Rencana Kerja Kantor
Kearsipan dan Perpustakaan sebagai berikut : BAB I
Pendahuluan, menguraikan tentang latar belakang, maksud dan tujuan, landasan hukum, hukuman dengan
dokumen
perencanaan
lainnya
serta
sistematika. BAB II
Evaluasi Pelaksanaan P-RENJA Kantor Kearsipan dan Perpustakaan
Tahun
pelaksanaan
P-RENJA
lalu,
berisikan
Kantor
evaluasi
Kearsipan
dan
Perpustakaan Tahun lalu dan capaian Renstra Kantor Kearsipan
dan
Perpustakaan
,
Analisis
Kinerja
Pelayanan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan , Isuisu penting penyelenggaraan tugas dan fungsi Kantor Kearsipan
dan
Perpustakaan
,
review
terhadap
rancangan awal Kantor Kearsipan dan Perpustakaan , dan penelaahan usulan program masyarakat. BAB III
Tujuan, Sasaran dan Kegiatan, menguraikan mengenai telaah
terhadap
kebijakan
nasional,
tujuan
dan
sasaran P-RENJA Kantor Kearsipan dan Perpustakaan , program dan kegiatan dari Kantor Kearsipan dan Perpustakaan. BAB IV
Penutup, menguraikan kaidah – kaidah pelaksanaan dan rencana tindak lanjut penyusunan Perubahan Rencana Kerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan tahun 2016
Page 7
BAB II EVALUASI PELAKSANAAN P-RENJA KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN TAHUN 2015 2.1.Evaluasi
Pelaksanaan
P-RENJA
Kantor
Kearsipan
dan
Perpustakaan Tahun 2015 Dan Capaian Renstra Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Tercapai tidaknya pelaksanaan kegiatan – kegiatan atau program yang telah disusun dapat dilihat berdasarkan Laporan Kinerja dan Laporan Keuangan.Laporan kinerja adalah ikhtisar yang menjelaskan secara ringkas dan lengkap tentang capaian kinerja yang disusun berdasarkan Perubahan Rencana Kerja yang ditetapkan
dalam
rangka
pelaksanaan
APBD.Kinerja
sendiri
merupakan keluaran/hasil dari kegiatan/program yang hendak atau telah dicapai sehubungan dengan penggunaan anggaran dengan kuantitas dan kualitas terukur. Pengukuran
laporan
Kinerja
dilakukan
dengan
menggunakan konsep Value for Money. Penggunaan konsep dimaksud memerlukan indikator-indikator sebagai berikut : -
Indikator sumberdaya
Masukan(Input), seperti
anggaran
untuk
mengukur
(dana),
SDM,
jumlah
peralatan,
material, dan masukan lainnya untuk melakukan suatu kegiatan. Dengan meninjau distribusi sumberdaya dapat di analisis apakah alokasi sumberdaya yang dimiliki telah sesuai dengan rencana strategis yang ditetapkan. - Indikator Keluaran (output), merupakan indikator yang diharapkan langsung dicapai dari suatu kegiatan, baik berupa fisik maupun berupa non fisik. - Indikator Hasil (Outcome), merupakan indikator yang menunjukkan telah dicapainya maksud dan tujuan dari kegiatan – kegiatan yang telah selesai dilaksanakan atau indikator yang mencerminan berfungsinya keluaran pada jangka menengah. Sedangkan
laporan
Keuangan
merupakan
laporan
pertanggung jawaban keuangan yang berbentuk laporan realisasi anggaran,neraca, laporan arus kas dan catatan atas laporan Page 8
keuangan. Ketentuan mengenai bentuk laporan keuangan tersebut telah diatur dalam PP No.24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan.
Page 9
Tabel. 2.1. Rekapitulasi Hasil Evaluasi Pelaksanaan P-RENJA Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar sampai dengan Tahun 2016
Urusan/Bida ng Urusan Pemerintaha n Daerah Dan Program/Ke giatan
1 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
Penyediaan Jasa Surat Menyurat
Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air Dan Listrik Penyediaan Alat Tulis Kantor Penyediaan Barang Cetakan Dan Penggandaan Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penera ngan Bangunan Kantor Penyediaan Peralatan Rumah Tangga
Indikator Kinerja Program (outcome)/ Kegiatan (output)
2 Prosentase Tercukupinya Kebutuhan Administrasi Perkantoran Selama 12 Bulan (%) Terlaksananya Belanja Dan Tersedianya Materai, Perangko Dan Perangko Kilat Terlaksananya Pembayaran Rekening Telepon, Air, Listrik Dan Internet Terlaksananya Belanja Dan Tersedianya Alat Tulis Kantor Terlaksananya Belanja Dan Tersedianya Barang Cetakan Dan Pengadaan Terlakasananya Belanja Dan Tersedianya Komponen Instalasi Listrik
Target Renstra SKPD pada s/d Tahun 2021
Realisasi Capaian Kinerja PRENJA SKPD sampai dengan PRENJA SKPD Tahun lalu
Target Kinerja dan Anggaran P-RENJA SKPD Tahun Berjalan (Tahun 2016)
Realisasi Capaian Kinerja dan Anggaran PRENJA SKPD yang Dievaluasi
Realisasi Kinerja Pada Triwulan (Tahun 2016)
I
II
III
IV 18=16+14+12+10
Tingkat Capaian Kinerja dan Realisasi Anggaran P-RENJA yang dievaluasi (%) 12 = 11/6x 100
Realisasi Kinerja dan Anggaran Renstra SKPD s/d Tahun 2016
13 = 5 + 11
Tingkat Capaian Kinerja dan Realisasi Anggaran Renstra SKPD s/d Tahun 2016 (%) 14 = 13/4 x 100%
K
Rp.
K
Rp.
K
Rp.
K
Rp.
K
Rp
K
Rp.
K
Rp
K
Rp.
K
Rp.
K
Rp.
K
Rp.
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
100
26765662 08
12
11261745
1670 000
6200 00
0
620000
37
620000
6
12
60151519 5
8959 6700
1749 6513
2043 0015
379265 28
42
37926528
6
12
21645405 0
3223 1500
7395 700
7661 450
150571 50
47
15057150
7
Terlaksananya Belanja Dan Tersedianya
Page 10
Penyediaan Bahan Bacaan Dan Peraturan PerundangUndangan Penyediaan Makanan Dan Minuman
Rapat-Rapat Koordinasi Dan Konsultasi Dalam Dan Luar Daerah Progr.am Peningkatan Sarana Dan Prasana Aparatur Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasi onal Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan Gedung Kantor Rehabilitasi Sedang/Berat Gedung Kantor Pemeliharaan Rutin Berkala Perlengkapan Kantor Program Peningkatan Pengembanga n Sistem Pelaporan Capaian Kinerja Dan Keuangan
Peralatan Rumah Tangga Terlaksananya Belanja Dan Tersedianya Bahan Bacaan Dan Perundang Undangan / Surat Kabar Terlaksananya Belanja Dan Tersedianya Makan Dan Minum Rapat Dan Tamu (Nasi Kotak Dan Snack) Terlaksananya Pembayaran Perjalanan Dinas Eselon Iii, Eselon Iv, Staf Dan Tenaga Outsourcing Prosentase Sarana Dan Prasarana Dalam Kondisi Baik Terlaksananya Pemeliharaan Rutin Berkala Gedung Kantor Terlaksananya Pemeliharaan Rutin Kendaraandinas /Operasional Kantor Terlaksananya Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan Gedung Kantor Terlaksananya Jasa Konsultansi Perencanaan Depo Arsip Terlaksananya Pemeliharaan Ac Dan Peralatan Dapur/Rumah Tangga Prosentase Dokumen Perencanaan Dan Pelaporan Skpd Yang Tersusun
12
99405285
1480 2140
5208 750
0
520875 0
35
5208750
5
12
9498003
1414 300
0
6680 00
668000
47
668000
7
12
84446300
1257 4675
0
2528 050
252805 0
20
2528050
3
12
36425275
5424 000
0
2055 000
205500 0
38
2055000
6
12
61884250
9125 000
0
8250 00
825000
9
825000
1
12
15754169 00
2345 9030 0
1887 1670
5114 0976
700126 46
30
70012646
4
85
97566390 0
1
3249496 50
4838 7240
0
0
0
0
0
0
Page 11
Penyusunan Laporan Capaian Kinerja Dan Ikhtisar Realisasi Kinerja Skpd Penyusunan Perencanaan Kegiatan Dan Anggaran Program Pengembangan Budaya Baca Dan Pembinaan Perpustakaan Pemasyarakata n Minat Dan Kebiasaan Membaca Untuk Mendorong Terwujudnya Masyarakat Pembelajar Pengembangan Minat Dan Budaya Baca Supervisi, Pembinaan Dan Stimulasi Pada Perpustakaan Umum, Perpustakaan Khusus, Perpustakaan Sekolah Dan Perpustakaan Masyarakat Pelaksanaan Koordinasi Pengembangan Perpustakaan Penyelenggara an Koordinasi Pengembangan Budaya Baca Publikasi Dan Sosialisasi Minat Dan Budaya Baca Penyediaan Bahan Pustaka
Terlaksananya Lembur Penyusunan Lppd/Lkpj, Lakip, Sop, Spp Dan Ikm Terlaksananya Lembur Penyusunan Rka, Dpa, Prka, Pdppa Dan PRENJA Jumlah Pengunjung Perpustakaan Daerah Per Tahun Fasilitas Pemasyarakatan Minat Dan Kebiasaan Membaca Untuk Mendorong Terwujudnya Masyarakat Pembelajaran Terlaksananya Lomba Pengembangan Minat Dan Budaya Baca Terlaksananya Pembinaan Perpustakaan Sekolah (Workshop/Sosia lisasi) Dan Pembina Perpustakaan Kelurahan
Fasilitasi Orientasi Dan Koordinasi Pengembangan Perpustakaan Terlaksananya Koordinasi Pengembangan Perpustakaan Terlaksananya Publikasi Dan Sosialisasi Minat Dan Budaya Baca Terlaksananya Pengadaan
4
46256450 0
6887 9000
6775 800
1014 5000
169200 0
2
1692000
0
10
13377220 0
1991 9600
1425 000
1950 000
337500 0
17
3375000
3
1
0
5069 0000
0
0
0
0
0
0
9
40351400
6008 600
0
3276 000
327600 0
55
3276000
8
100
23634157 5
4
10900905 0
1623 2200
0
0
0
0
0
0
5
12985842 5
1933 6800
0
0
0
0
0
0
0
16310658 14
Page 12
Perpustakaan Monitoring, Evaluasi Dan Pelaporan Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan Pembangunan Database Informasi Kearsipan Kajian Sistem Administrasi Kearsipan
Sinkronisasi Implementasi Manajemen Kearsipan Program Penyelamatan Dan Pelestarian Dokumen/Ars ip Daerah Pendataan Dan Penataan Dokumen/Arsi p Daerah
Penduplikasia n Dokumen/Arsi p Daerah Dalam Bentuk Informatika Pembangunan Sistem Keamanan
Bahan Pustaka Perpustakaan Terlaksananya Monitoring Dan Evaluasi Keperpustakaan Sekolah Dasar Prosentase Sistem Administrasi Kearsipan Yang Sesuai Nspk Kearsipan Fasilitasi Kegiatan Pengembangan Aplikasi Kearsipan Terlaksananya Penyusunan Produk Hukum Kearsipan Dan Tersedianya Produk Hukum Kearsipan Terlaksananya Orientasi Dan Peningkatan Kapasitas Sdm Kerasipan Prosentase Dokumen Atau Arsip Daerah Yang Telah Dilakukan Penyelamatan Dan Dikelola Dengan Tertib Terlaksananya Pendataan Dan Penataan Arsip Daerah, Tersedianya Data Arsip Daerah Serta Terlaksananya Peunjukan, Pembinaan Dan Peningkatan Kompetensi Tenaga Kearsipan Skpd Terlaksananya Penyelamatan Arsip Melelui Pendulikasian Dalam Bentuk Informatika Terlaksananya Pembangunan Dan Tersedianya
2
78096439
3904 0910 0
2088 000
8320 00
292000 0
5
91509005 0
1362 6315 0
1523 7400
4537 3405
156108 05
3
65550550
1129 8100
0
0
0
2
29259550
5043 100
0
0
2
10744387 5
1851 8700
0
1
19504890
5255 9600
1,500
32072277 5
50
90912500
0
15801764 25
Page 13
1
2920000
4
15610805
2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1244 600
0
124460 0
2
1244600
6
5527 8800
4507 5000
1050 000
461250 00
83
46125000
14
1566 9400
0
0
0
0
0
0
Penyimpanan Data Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana Dan Prasarana Kearsipan Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Sosialisasi/Pen yusunan Kearsipan Dilingkungan Instansi Pemerintah/S wasta Program Peningkatan Kapasitas Satuan Kerja Perangkat Daerah Fasilitasi Keperansertaa n Pada Event Daerah Dan Hari Besar Nasional
Penyebarluasa n Informasi Program / Kegiatan Skpd
Depo Arsip Pemerintah Kota Blitar Prosentase Sarana/Arsip Daerah Yang Terpelihara
1
30525500 0
0
0
0
0
Terlaksananya Pemeliharan Arsip Daerah Prosentase Skpd Memperoleh Sosialisasi Kearsipan Terlaksananya Sosialisasi Kearsipan
2
43599477 5
6499 2600
2017 7600
0
201776 00
2
10073415 00
0
0
0
0
0
3,417,860 ,675
Prosentase Keikutsertaan Sdm Aparatur Dalam Event Daerah
2
14203766 00
2115 0374 1
2052 550
3480 0000
1
14276675
2125 900
0
0
Terlaksananya Peran Serta Dalam Hari Jadi Kota Blitar, Hari Lahirnya Pancasila, Haul Bung Karno, Hut Ri Serta Hari Besar Nasional Lainnya Terlaksananya Dan Tersedianya Publikasi Kegiatan Kearsipan Dan Perpustakaan
0
0
20177600
5
0
0
0
368525 50
17
36852550
3
0
0
0
0
Rata - rata capaian kinerja (%) Predikat kinerja
Page 14
o
3%
18,49%
2.2. Analisis Kinerja Pelayanan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Ada
beberapa
faktor
yang
merupakan
pendorong
keberhasilan dan beberapa faktor penghambat / kendala dalam pelaksanaan atau perwujudan dari misi organisasi. Faktor – faktor dimaksud antara lain sebagai berikut : 1. Faktor Internal : a) Terbatasnya SDM yang profesional di bidang kearsipan dan perpustakaan b) Belum tersedianya personil yang mahir IT di bidang kearsipan dan perpustakaan c) Kurangnya sarana dan prasarana yang standar sesuai kebutuhan Perpustakaan d) Kurangnya
jumlah
dan
keberagaman
koleksi
buku
perpustakaan e) Belum tersedianya ruang transit arsip, Depo Arsip dan ruang pengolah bahan pustaka. f)
Layanan
Perpustakaan
keliling
belum
menjangkau
keseluruh wilayah Kota Blitar; g) Kurang
tersedianya
alat
bantu
pelayanan
untuk
meminimalisir kehilangan koleksi perpustakaan dan arsip. h) Belum adanya sarana bagi komunitas baca ( ruang untuk berbagi ilmu dan keterampilan tertentu) 2. Faktor Eksternal : a) Kurangnya komitmen dari Kepala Sekolah dan Lurah terhadap
eksisitensi
perpustakaan
sekolah
dan
perpustakaan Kelurahan; b) Perpustakaan binaan belum memenuhi standart Nasional Perpustakaan; c) Belum
terdapatnya
produk
perpustakaan Page 15
hukum
daerah
tentang
d) Rendahnya minat baca pada masyarakat dan belum terbentuknya Budaya Baca; e) Kurangnya dukungan stake holder (Masyarakat dan aparat pemerintah) untuk Kearsipan dan Perpustakaan di SKPD; f) Rendahnya
pemberdayaan/pendayaagunaan
arsip
dan
perpustakaan oleh masyarakat. Dari
analisis
diatas,
dapat
dilihat
bahwa
secara
keseluruhan keterkaitan dalam pencapaian kinerja kegiatan dengan program dan kebijakan dalam mewujudkan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam Perubahan Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (P-RENJA SKPD) tahun 2016 dapat dikatakan sangat berhasil walaupun masih banyak dijumpai hambatan dalam pelaksanaannya. Akan tetapi
dalam
pelaksanaannya
dimasa
mendatang
perlu
ditingkatkan lagi sehingga dapat diperoleh hasil yang lebih baik. Hal tersebut dapat dijelaskan secara lebih rinci dalam tabel 2.2.sebagai berikut :
Page 16
Tabel. 2.2. Pencapaian Pelayanan Kinerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar NO
Indikator
IKK
1 1.
2 Prosentase Pengunjung yang puas
3
atas layanan perpustakaan 2.
Jumlah Pemustaka
3.
Jumlah
Judul
Koleksi
Perpustakaan 4.
Target Renstra Kantor Kearsipan dan Perpustakaan 2016 2016 2018 2019 4 5 6 7
Realisasi 2016 8
Proyeksi 2016 9
2018 10
40%
45%
50%
55%
100%
100%
10990
11540
12117
12723
100%
100%
5185
5985
6785
7585
100%
100%
0
100
200
300
100%
100%
28,57%
42,86%
57,14%
71,43 %
100%
100%
82,61%
86,09%
89,56%
93,04 %
100%
100%
82,61%
86,09%
89,56%
93,04 %
100%
100%
29,57%
43,66%
57,74%
71,83 %
100%
100%
Jumlah SDM Perpustakaan yang mengikuti
peningkatan
kompetensi perpustakaan sesuai tipologi standart 5.
Prosentase
Jumlah
Rumusan
kebijakan yang menjadi Kebijakan 6.
Prosentase
Arsip
Daerah
yang
telah dilakukan penyelamatan 7.
Prosentase sarana dan prasarana kearsipan dalam kondisi baik
8.
Prosentase
Peningkatan
Pengelola Kearsipan
SDM
Page 17
Cata tan 11
2.3. Isu-Isu Penting Penyelenggaraan Tugas Dan Fungsi Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Dalam
pelaksanaan
tugas
dan
fungsinya,
Kantor
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar tidak dapat terlepas dari isu – isu strategis yang melingkupinya.Isu – isu strategis dimaksud antara lain: 1. Jumlah arsip dalam wujud digitalisasi/aplikasi teknologi informasi masih sedikit dan belum optimal. Kebijakan pengelolaan arsip secara digital (electronic arsip) harus mulai dikembangkan sesuai dengan sasaran reformasi birokrasi
pemerintah
pusat
yang
ditetapkan
dalam
Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokarasi Nomor 11 Tahun 2016 yang mana JIKN dan SIKD kearsipan (e-Archive) menjadi salah satu prioritas program unggulan Pemerintah Pusat dalam membangun sistim tata laksana yang akuntabel dan efisien. 2. Pengelolaan/manajemen
perpustakaan,
layanan
perpustakaan daerah dan perpustakaan yang dimiliki oleh lembaga pendidikan di Kota Blitar belum optimal. Belum dibangun interkoneksi dengan perpustakaan lain baik didalam maupun luar negeri. Selain itu masih rendahnya kunjungan dan pemahan tentang artinya perpustakaan bagi masyarakat. Pengembangan perpustakaan juga perlu memperoleh perhatian serius dalam rangka meningkatkan akses pengetahuan masyarakat. 2.4. Review terhadap Rancangan Awal Perubahan Rencana Kerja Pemerintah Daerah Tahun 2016 Perubahan Rencana Kerja Pemerintah Daerah Tahun 2016 telah menentukan 13 (tiga belas) Prioritas Pembangunan Daerah, yaitu:
Page 18
1. Meningkatkan wawasan kebangsaan dalam mewujudkan penguatan jati diri dan identitas Kota Blitar, peningkatan pemahaman dan pengamalan wawasan kebangsaan, nilai – nilai sejarah, budaya serta kearifan local dalam kehidupan sehari – hari; 2. Peningkatan pemahaman dan pengamalan nilai – nilai keagamaan melalui peningkatan fasilitasi saran ibadah dan kegiatan keagamaan; 3. Memantapkan penyediaan layanan pendidikan berkualitas dan daya saing lulusan , peningkatan aksesibilitas wajar 12 tahun yang disertai perwujudan lingkungan berwawasan pendidikan; 4. Meningkatnya
tingkat
ketersediaan
pendidikan
sumber
daya
masyarakat
manusia
untuk
berkualitas
dan
kompetensi
dan
berkompetensi tinggi; 5. Memantapkan
Layanan
kesehatan,
profesionalisme tenaga kesehatan serta peningkatan kualitas sarana
dan
peningkatan
prasarana gizi
kesehatan
masyarakat
dan
dasar
dan
sanitasi
lanjutan,
sehat
kota,
penerapan pola hidup bersih dan sehat serta pelestarian lingkungan; 6. Pemberdayaan
ekonomi
untuk
peningkatan
pendapatan
masyarakat; 7. Perluasan akses ekonomi dan fasilitasi permodalan untuk pengembangan sector koperasi, UKM serta pelaku usaha informal; 8. Mendukung penguatan lumbung pangan nasional dalam mencapai
kedaulatan
pangan
melalui
pengembangan
infrastruktur jaringan irigasi, pengendalian banjir, bantaran sungai,
jaringan
jalan,
embung,pengendalian
tata
ruang,sarana dan prasarana lingkungan untuk tumbuh dan berkembangnya lingkungan yang kondusif;
Page 19
9. Mengembangkan ekosistem yang mendukung bagi daya dukung pengetahuan, perkembangan kreativitas-keinovasian dan daya saing melalui pengembangan klaster unggulan ekonomi daerah, dan penguatan pengembangan ekonomi kreatif berbasis pengembangan industry pariwisata dan pendayagunaan
teknologi
informasidan
komunikasi,
transportasi; 10. Peningkatan
kualitas
hidup
masyarakat
miskin
dan
pemerataan layanan serta bantuan dasar bagi penyandang masalah kesejahteraan social; 11. Peningkatan peran masyarakat dalam pembangunan; 12. Mengembangkan birokrasi pemerintahan yang berkompetensi tinggi, transparansi dan menjamin kepastian hukum; 13. Peningkatan
kualitas
pemberdayaan
masyarakat
dan
peningkatan pengarusutamaan gender dalam pembangunan. Sehubungan meningkatkan
dengan
kualitas
hal
dimaksud,
perencanaan
dalam
rangka
pembangunan
daerah,
program dan kegiatan pada Kantor Kearsipan dan Perpustakaan dilaksanakan penyesuaian sebagaimana dalam tabel dibawah :
Page 20
Tabel 2.3. Review terhadap Perubahan Rencana Kerja dar Rancangan Awal RKPD tahun 2016 Kota Blitar Rancangan Awal RKPD No
1
1
Program/ Kegiatan 2 PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Penyediaan Jasa Surat Menyurat
Penyediaan Alat Tulis Kantor
Penyediaan Barang Cetakan Dan Penggandaan
Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/peneranga n Bangunan kantor
Lokasi
Indikator kinerja
3
4
Hasil Analisis Kebutuhan Target capaian
Pagu indikatif
5
6
-
(Rp.000)
401.491.615,00
Terlaksananya belanja dan tersedianya materai, perangko dan perangko kilat Terlaksananya belanja dan tersedianya alat tulis kantor
Terlaksananya belanja dan tersedianya barang cetakan dan pengadaan
Terlakasananya belanja dan tersedianya komponen instalasi listrik
Page 21
Program/ Kegiatan 7 PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Penyediaan Jasa Surat Menyurat
12
12
1,670,000.00
Penyediaan Alat Tulis Kantor
32,231,500.00 Penyediaan Barang Cetakan Dan Penggandaan
12
14,802,140.00 Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/penerangan Bangunan kantor
12
1,414,300.00
Lokasi
Indikator kinerja
Kebutuhan Dana (Rp.000)
8
9
-
Terlaksananya belanja dan tersedianya materai, perangko dan perangko kilat
11
204.518.415,00
1,670,000.00
Terlaksananya belanja dan tersedianya alat tulis kantor
32,231,500.00
Terlaksananya belanja dan tersedianya barang cetakan dan pengadaan
14,802,140.00
Terlakasananya belanja dan tersedianya komponen instalasi listrik
1,414,300.00
Cat Penting 12
Penyediaan Peralatan Rumah Tangga
Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundangundangan
Penyediaan Makanan dan Minuman
Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi Dalam dan Luar Daerah
Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik
Terlaksananya belanja dan tersedianya peralatan rumah tangga
Terlaksananya belanja dan tersedianya bahan bacaan dan perundang undangan / surat kabar
Terlaksananya belanja dan tersedianya makan dan minum rapat dan tamu (nasi kotak dan snack)
Terlaksananya pembayaran perjalanan dinas eselon III, eselon IV, staf dan tenaga outsourcing
Terlaksananya pembayaran rekening telepon, air, listrik dan internet
Page 22
Penyediaan Peralatan Rumah Tangga
12
12
12
12,574,675.00
5,424,000.00
Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundangundangan
Penyediaan Makanan dan Minuman
9,215,000.00 Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi Dalam dan Luar Daerah
12
12
234,590,300.00
89,569,700.00
Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik
Terlaksananya belanja dan tersedianya peralatan rumah tangga
24,391,875.00
Terlaksananya belanja dan tersedianya bahan bacaan dan perundang undangan / surat kabar
5,784,000.00
Terlaksananya belanja dan tersedianya makan dan minum rapat dan tamu (nasi kotak dan snack)
2,915,000.00
Terlaksananya pembayaran perjalanan dinas eselon III, eselon IV, staf dan tenaga outsourcing
Terlaksananya pembayaran rekening telepon, air, listrik dan internet
127,103,900.00
84,205,700.00
2
PROGRAM PENINGKATAN SARANA DAN PRASANA APARATUR Pengadaan Meubelair
Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
Pemeliharaan Rutin/Berkala kendaraan Dinas/Operasiona l
Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan Gedung Kantor
Pemeliharaan Rutin Berkala Perlengkapan Kantor
Rehabilitasi Sedang/Berat Gedung Kantor
-
193.884.440,00
Terlaksananya pengadaan dan tersedianya meubelair
Terlaksananya Pemeliharaan rutin berkala gedung kantor
4
1
0.00
PROGRAM PENINGKATAN SARANA DAN PRASANA APARATUR Pengadaan Meubelair
Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
48,387,240.00
Terlaksananya pengadaan dan tersedianya meubelair
Terlaksananya pemeliharaan rutin/berkala peralatan gedung kantor
Terlaksananya pemeliharaan AC dan peralatan dapur/rumah tangga
Terlaksananya Jasa Konsultansi Perencanaan depo arsip
Page 23
4
10
9
1
68,879,000.00
19,919,600.00
6,008,600.00
50,690,000.00
Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan Gedung Kantor
Pemeliharaan Rutin Berkala Perlengkapan Kantor
Rehabilitasi Sedang/Berat Gedung Kantor
0.00
Terlaksananya Pemeliharaan rutin berkala gedung kantor
Pemeliharaan Rutin/Berkala kendaraan Dinas/Operasional Terlaksananya pemeliharaan rutin kendaraandinas/op erasional kantor
362.226.535,00
77,559,335.00
\ Terlaksananya pemeliharaan rutin kendaraandinas/op erasional kantor
58,199,000.00
Terlaksananya pemeliharaan rutin/berkala peralatan gedung kantor
19,919,600.00
Terlaksananya pemeliharaan AC dan peralatan dapur/rumah tangga
6,008,600.00
Terlaksananya Jasa Konsultansi Perencanaan depo arsip
200,640,000.00
3
PROGRAM PENINGKATAN PENGEMBANGAN SISTEM PELAPORAN CAPAIAN KINERJA DAN KEUANGAN
Prosentase dokumen perencanaan dan pelaporan SKPD yang tersusun
35.569.000,00
Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD
Penyusunan Perencanaan Kegiatan dan Anggaran
4
PROGRAM PENINGKATAN KAPASITAS SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH Fasilitasi Keperansertaan pada event daerah dan hari besar Nasional
Penyebarluasan informasi program / kegiatan SKPD
PROGRAM PENINGKATAN PENGEMBANGAN SISTEM PELAPORAN CAPAIAN KINERJA DAN KEUANGAN
Prosentase dokumen perencanaan dan pelaporan SKPD yang tersusun
26.443.000,00
Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD Terlaksananya lembur penyusunan LPPD/LKPJ, LAKIP, SOP, SPP dan IKM
Terlaksananya lembur penyusunan RKA, DPA, PRKA, PDPPA dan P-RENJA
4
5
Prosentase keikutsertaan SDM aparatur dalam event daerah
Terlaksananya peran serta dalam hari jadi kota Blitar, hari lahirnya Pancasila, Haul Bung Karno, HUT RI serta hari besar nasional lainnya
Page 24
16,232,200.00
19,336,800.00
125.835.000,00
5
86,010,000.00
Penyusunan Perencanaan Kegiatan dan Anggaran
PROGRAM PENINGKATAN KAPASITAS SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH Fasilitasi Keperansertaan pada event daerah dan hari besar Nasional
Penyebarluasan informasi program / kegiatan SKPD
Terlaksananya lembur penyusunan LPPD/LKPJ, LAKIP, SOP, SPP dan IKM
7,106,200.00
Terlaksananya lembur penyusunan RKA, DPA, PRKA, PDPPA dan P-RENJA
19,336,800.00
Prosentase keikutsertaan SDM aparatur dalam event daerah
Terlaksananya peran serta dalam hari jadi kota Blitar, hari lahirnya Pancasila, Haul Bung Karno, HUT RI serta hari besar nasional lainnya
121.890.000,00
80,840,000.00
5
PROGRAM PENGEMBANGAN BUDAYA BACA DAN PEMBINAAN PERPUSTAKAAN Pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajar
Monitoring, evaluasi dan pelaporan
Pengembangan minat dan budaya baca
Supervisi, pembinaan dan stimulasi pada perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah dan
Terlaksananya dan tersedianya publikasi kegiatan kearsipan dan perpustakaan
4
Jumlah pengunjung perpustakaan daerah per tahun
Fasilitas pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajaran
Terlaksananya monitoring dan evaluasi keperpustakaan sekolah dasar
Terlaksananya lomba pengembangan minat dan budaya baca
Page 25
40,825,000.00
685.039.950,00
1
50
390,409,100.00
PROGRAM PENGEMBANGAN BUDAYA BACA DAN PEMBINAAN PERPUSTAKAAN Pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajar
Monitoring, evaluasi dan pelaporan
15,669,400.00 Pengembangan minat dan budaya baca
5
136,263,150.00
Supervisi, pembinaan dan stimulasi pada perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah dan
Terlaksananya dan tersedianya publikasi kegiatan kearsipan dan perpustakaan Jumlah pengunjung perpustakaan daerah per tahun
41,050,000.00
571.156.655,00
Fasilitas pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajaran
254,557,100.00
Terlaksananya monitoring dan evaluasi keperpustakaan sekolah dasar
22,128,800.00
Terlaksananya lomba pengembangan minat dan budaya baca
90,047,555.00
perpustakaan masyarakat
Pelaksanaan Koordinasi pengembangan perpustakaan
Penyelenggaraan koordinasi pengembangan budaya baca
Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca
Penyediaan bahan pustaka perpustakaan
6
PROGRAM PERBAIKAN SISTEM ADMINISTRASI KEARSIPAN Pembangunan database informasi kearsipan
Terlaksananya pembinaan perpustakaan sekolah (workshop/sosialisa si) dan pembina perpustakaan kelurahan
Fasilitasi orientasi dan koordinasi pengembangan perpustakaan
Terlaksananya koordinasi pengembangan perpustakaan
Terlaksananya publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca
Terlaksananya pengadaan bahan pustaka perpustakaan Prosentase Sistem Administrasi Kearsipan yang sesuai NSPK Kearsipan
Fasilitasi Kegiatan pengembangan
Page 26
perpustakaan masyarakat
3
2
2
11,298,100.00
5,043,100.00
Pelaksanaan Koordinasi pengembangan perpustakaan
Penyelenggaraan koordinasi pengembangan budaya baca
18,518,700.00 Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca
1
52,559,600.00 Penyediaan bahan pustaka perpustakaan
1500
55,278,800.00
64.922.600,00
PROGRAM PERBAIKAN SISTEM ADMINISTRASI KEARSIPAN Pembangunan database informasi kearsipan
0
0.00
Terlaksananya pembinaan perpustakaan sekolah (workshop/sosialisa si) dan pembina perpustakaan kelurahan
Fasilitasi orientasi dan koordinasi pengembangan perpustakaan
18,345,800.00
5,743,100.00
Terlaksananya koordinasi pengembangan perpustakaan
27,213,900.00
Terlaksananya publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca
53,899,600.00
Terlaksananya pengadaan bahan pustaka perpustakaan Prosentase Sistem Administrasi Kearsipan yang sesuai NSPK Kearsipan
Fasilitasi Kegiatan pengembangan
99,220,800.00
94.889.100,00
0.00
aplikasi kearsipan Kajian sistem administrasi kearsipan
Sinkronisasi Implementasi Manajemen Kearsipan
7
PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN/ARSI P DAERAH Pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah
Penduplikasian dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika
Terlaksananya penyusunan produk hukum kearsipan dan tersedianya produk hukum kearsipan
Terlaksananya orientasi dan peningkatan kapasitas SDM kerasipan Prosentase dokumen atau arsip daerah yang telah dilakukan penyelamatan dan dikelola dengan tertib
Terlaksananya pendataan dan penataan arsip daerah, tersedianya data arsip daerah serta terlaksananya peunjukan, pembinaan dan peningkatan kompetensi tenaga kearsipan SKPD
Terlaksananya penyelamatan arsip melelui pendulikasian dalam bentuk
Page 27
aplikasi kearsipan Kajian sistem administrasi kearsipan
2
0
64,922,600.00
Sinkronisasi Implementasi Manajemen Kearsipan
0.00
213.629.641,00
PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN/ARSIP DAERAH Pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah
2
211,503,741.00 Penduplikasian dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika
1
2,125,900.00
Terlaksananya penyusunan produk hukum kearsipan dan tersedianya produk hukum kearsipan
Terlaksananya orientasi dan peningkatan kapasitas SDM kerasipan Prosentase dokumen atau arsip daerah yang telah dilakukan penyelamatan dan dikelola dengan tertib
94,889,100.00
0
237.889.541,00
Terlaksananya pendataan dan penataan arsip daerah, tersedianya data arsip daerah serta terlaksananya peunjukan, pembinaan dan peningkatan kompetensi tenaga kearsipan SKPD
235,644,541.00
Terlaksananya penyelamatan arsip melelui pendulikasian dalam bentuk
2,245,000.00
informatika
Pembangunan sistem keamanan penyimpanan data
8
9
PROGRAM PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN Pemeliharaan rutin/berkala arsip daerah
PROGRAM PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI Sosialisasi/penyus unan kearsipan dilingkungan instansi pemerintah/swast a
Terlaksananya pembangunan dan tersedianya depo arsip pemerintah Kota Blitar
informatika
Pembangunan sistem keamanan penyimpanan data
1
Prosentase sarana/arsip daerah yang terpelihara
Terlaksananya pemeliharan arsip daerah
0.00
48.325.000,00
1
Prosentase SKPD memperoleh sosialisasi kearsipan
48,325,000.00
34.757.200,00
PROGRAM PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN Pemeliharaan rutin/berkala arsip daerah
PROGRAM PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI
Terlaksananya perencanaan depo arsip pemerintah Kota Blitar Prosentase sarana/arsip daerah yang terpelihara
Terlaksananya pemeliharan arsip daerah Prosentase SKPD memperoleh sosialisasi kearsipan
0.00
48.257.500,00
48,257,500.00
47.083.700,00
Sosialisasi/penyus unan kearsipan dilingkungan instansi pemerintah/swasta Terlaksananya sosialisasi kearsipan
1
34,757,200.00 1,804,454,446.00
Page 28
Terlaksananya sosialisasi kearsipan
47,083,700.00 1,804,454,446.00
2.5 Penelaahan Usulan Program dan Kegiatan Masyarakat. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi Informasi dan Komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Orpol, Ormas dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat
berbangsa
dan
bernegara.
Oleh
karena itu Arsip sangat penting sebagai bukti penyelenggaraan pemerintahan, berbangsa dan bernegara. Sehingga perlu adanya pengelolaan arsip secara prosedural efisien dan efektif. Begitu pula dengan Perpustakaan perlu dilakukan pengelolaan dengan baik guna meningkatkan minat baca. Oleh karena itu perlu dijabarkan dalam Perubahan Rencana Kerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Tahun 2016 untuk mendukung terwujudnya Visi dan Misi Kantor Kearsipan Dan Perpustakaan Kota Blitar.
Page 29
BAB III TUJUAN, SASARAN DAN KEGIATAN 3.1. TELAAHAN TERHADAP KEBIJAKAN NASIONAL Sebagaimana Perubahan Rencana Kerja Pemerintah tahun 2016,
telah
disebutkan
pembangunan
di
bahwa
prioritaskan
kebijakan
pada
perencanaan
mewujudkan
proses
perencanaan pembangunan nasional yang berkualitas baik jangka
menengah
maupun
tahunan.
Dengan
peningkatan
kualitas proses perencanaan tersebut, maka diharapkan rencana pembangunan yang dihasilkan lebih baik atau lebih berkualitas dalam arti lebih jelas dan terukur dari tahun ke tahun, terdapat keterpaduan dan sinkronisasi yang lebih baik antar bidang, dan antara rencana pusat dengan rencana daerah. Sehubungan dengan hal dimaksud, arah kebijakan yang dilaksanakan sebagai berikut : 1. Peningkatan minat baca masyarakat 2. Peningkatan administrasi kearsipan secara profesional 3.2.TUJUAN DAN SASARAN P-RENJA KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN Perencanaan
kinerja
merupakan
proses
penyusunan
rencana kinerja sebagai penjabaran dari sasaran dan program yang telah ditetapkan dalam rencana strategik, yang akan dilaksanakan oleh Kantor Kearsipan dan Perpustakaan melalui berbagai kegiatan tahunan. Di dalam rencana kinerja ditetapkan rencana capaian kinerja tahunan untuk seluruh indikator kinerja
yang
ada
pada
tingkat
sasaran
dan
kegiatan.
Penyusunan rencana kinerja dilakukan seiring dengan agenda penyusunan
dan
kebijakan
anggaran,
serta
merupakan
komitmen bagi SKPD untuk mencapai dan melaksanakannya Page 30
dalam tahun tertentu.Sehingga ditentukan indikator Kinerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar berdasarkan kelompok sasaran sebagai berikut : Tabel 3.1. Indikator Tujuan dan Formula Perhitungan INDIKATOR Prosetase Peningkatan pemustaka Prosentase Arsip Daerah yang telah dilakukan penyelamatan
FORMULA PERHITUNGAN Jumlah pengunjung perpustakaan tahun n- tahun(n-1) ------------------------------------------- X 100% Jumlah pengunjung perpustakaan tahun (n-1) Jumlah arsip yang telah diselamatkan -------------------------------------------- X 100% Jumlah arsip yang harus diselamatkan
Page 31
Tabel. 3.2. Sasaran, Program dan Kegiatan Perubahan Rencana Kerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Tahun 2016 No. 1
1
Sasaran 2
Meningkatnya Minat Baca Masyarakat
Indikator Kinerja
Target
3
4
Prosentase Pengunjung Yang Puas Atas Layanan Perpustakaan Jumlah Pemustaka Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan Jumlah SDM Perpustakaan Yang Mengikuti Peningkatan Kompetensi Perpustakaan Sesuai Tipologi Standart
45%
11540
Strategi Dan Kebijakan 5
Peningkatan Minat Baca Masyarakat
Program
Kegiatan
Rp
6
7
8
PROGRAM PENGEMBANGAN BUDAYA BACA DAN PEMBINAAN PERPUSTAKAAN Pemasyarakatan Minat Dan Kebiasaan Membaca Untuk Mendorong Terwujudnya Masyarakat Pembelajar
5985 Monitoring, Evaluasi Dan Pelaporan
100
Pengembangan Minat Dan Budaya Baca Supervisi, Pembinaan Dan Stimulasi Pada Perpustakaan Umum, Perpustakaan Khusus, Perpustakaan Sekolah Dan Perpustakaan Masyarakat
Pelaksanaan Koordinasi Pengembangan Perpustakaan Penyelenggaraan Koordinasi Pengembangan Budaya Baca Publikasi Dan Sosialisasi Minat Dan Budaya Baca Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan
Page 32
Jumlah Pengunjung Perpustakaan Daerah Per Tahun
Fasilitas Pemasyarakatan Minat Dan Kebiasaan Membaca Untuk Mendorong Terwujudnya Masyarakat Pembelajaran
29.070.000,00
Monitoring Dan Evaluasi Keperpustakaan Sekolah Dasar
16.750.000,00
Lomba Pengembangan Minat Dan Budaya Baca
156.230.150,00
Pembinaan Perpustakaan Sekolah (Workshop/Sosialisasi) Dan Pembina Perpustakaan Kelurahan
22.730.400,00
Fasilitasi Orientasi Dan Koordinasi Pengembangan Perpustakaan
77.833.500,00
Koordinasi Pengembangan Perpustakaan
74.627.000,00
Publikasi Dan Sosialisasi Minat Dan Budaya Baca
22.962.700,00
Pengadaan Bahan Pustaka Perpustakaan
73.274.300,00
1 2
2 Meningkatnya Tata Kearsipan Pemerintah Daerah
3
Prosentase Jumlah Rumusan Kebijakan Yang Menjadi Kebijakan
4
42,86%
5 Peningkatan Administrasi Kearsipan Secara Profesional
6 PROGRAM PERBAIKAN SISTEM ADMINISTRASI KEARSIPAN Pembangunan Database Informasi Kearsipan Kajian Sistem Administrasi Kearsipan Sinkronisasi Implementasi Manajemen Kearsipan PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN/ARSIP DAERAH Pendataan Dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah
Prosentase Arsip Daerah Yang Telah Dilakukan Penyelamatan
86,09%
Penduplikasian Dokumen/Arsip Daerah Dalam Bentuk Informatika Pembangunan Sistem Keamanan Penyimpanan Data
Prosentase Sarana Dan Prasarana Kearsipan Dalam Kondisi Baik
Prosentase Peningkatan SDM Pengelola Kearsipan
86,09%
PROGRAM PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah
7
Fasilitasi Kegiatan Pengembangan Aplikasi Kearsipan
128,467,200.00
Penyusunan Produk Hukum Kearsipan Dan Tersedianya Produk Hukum Kearsipan
109,956,000.00
Orientasi Dan Peningkatan Kapasitas SDM Kerasipan Prosentase Dokumen Atau Arsip Daerah Yang Telah Dilakukan Penyelamatan Dan Dikelola Dengan Tertib Pendataan Dan Penataan Arsip Daerah, Tersedianya Data Arsip Daerah Serta Peunjukan, Pembinaan Dan Peningkatan Kompetensi Tenaga Kearsipan SKPD
43,66%
307,491,500.00
50,000,000.00
Pembangunan Dan Tersedianya Depo Arsip Pemerintah Kota Blitar
53,143,700.00
Prosentase Sarana/Arsip Daerah Yang Terpelihara
49,225,000.00
Prosentase SKPD Memperoleh Sosialisasi Kearsipan
Sosialisasi Kearsipan
Page 33
0.00
Penyelamatan Arsip Melelui Pendulikasian Dalam Bentuk Informatika
Pemeliharan Arsip Daerah PROGRAM PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI Sosialisasi/Penyusunan Kearsipan Dilingkungan Instansi Pemerintah/Swasta
8
Prosentase Sistem Administrasi Kearsipan Yang Sesuai NSPK Kearsipan
121,601,700.00
3.3. PROGRAM DAN KEGIATAN Untuk
mengetahui tingkat keberhasilan sasaran dan
tujuan yang hendak dicapai, maka ditentukan Indikator kinerja. Indikator kinerja dimaksud harus spesifik dan jelas untuk menghindari perubahan,
terjadinya dapat
mis-interpretasi,
diukur
baik
secara
fleksibel
terhadap
kualitatif
maupun
kuantitatif dan mengandung aspek – aspek yang relevan. Selanjutnya, program dan kegiatan – kegiatan
diatas
diuraikan beserta kerangka pendanaan sebagaimana tabel 3.3 berikut :
Page 34
Tabel. 3.3. Rumusan Rencana Program dan Kegiatan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Tahun 2016 Dan Prakiraan Maju Tahun 2017
PROGRAM DAN KEGIATAN KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN TAHUN 2016 Rencana Tahun 2017 Kode
1 1
0 2.18.01
1
1
0 2.18.01
1
Program dan Kegiatan
Indikator Kinerja Program (Outcome) dan Kegiatan (Output)
2
3
PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
1
0 2.18.01
1 10 Penyediaan Alat Tulis Kantor
1
0 2.18.01
1 11 Penyediaan Barang Cetakan Dan Penggandaan
0 2.18.01
Penyediaan Komponen Instalasi 1 12 Listrik/penerangan Bangunan kantor
1
1
1
1
0 2.18.01
1 14 Penyediaan Peralatan Rumah Tangga
0 2.18.01
Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan 1 15 Perundang-undangan
0 2.18.01
1 17 Penyediaan Makanan dan Minuman
Target Capaian Kinerja
Kebutuhan Dana/Pagu Indikatif (Rp)
Target Capaian Kinerja
Kebutuhan Dana/Pagu Indikatif (Rp)
4
5
6
7
-
1 Penyediaan Jasa Surat Menyurat
Perkiraan Maju Rencana Tahun 2018
472,771,835.00
485,804,810.00
Terlaksananya belanja dan tersedianya materai, perangko dan perangko kilat
12
1,850,000.00
12
2,020,700.00
Terlaksananya belanja dan tersedianya alat tulis kantor
12
35,449,700.00
12
39,000,100.00
Terlaksananya belanja dan tersedianya barang cetakan dan pengadaan
12
16,168,610.00
12
17,910,585.00
Terlakasananya belanja dan tersedianya komponen instalasi listrik
12
1,799,100.00
12
1,711,325.00
Terlaksananya belanja dan tersedianya peralatan rumah tangga
12
17,462,325.00
12
15,215,350.00
Terlaksananya belanja dan tersedianya bahan bacaan dan perundang undangan / surat kabar
12
6,000,000.00
12
6,563,000.00
Page 35
1
1
0 2.18.01
Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi Dalam 1 18 dan Luar Daerah
Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air 2 dan Listrik
0 2.18.01
1
1 1
0 2.18.01 0 2.18.01
PROGRAM PENINGKATAN SARANA DAN 2 PRASANA APARATUR 2 10 Pengadaan Meubelair
1
0 2.18.01
2 22 Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
0 2.18.01
Pemeliharaan Rutin/Berkala kendaraan 2 24 Dinas/Operasional
0 2.18.01
Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan Gedung 2 28 Kantor
1
0 2.18.01
Pemeliharaan Rutin Berkala Perlengkapan 2 30 Kantor
1
0 2.18.01
2 42 Rehabilitasi Sedang/Berat Gedung Kantor
1
0 2.18.01
2
9 Pengadaan Peralatan Gedung Kantor
1
0 2.18.01
2
7 Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor
1
1
1
0 2.18.01
6
Terlaksananya belanja dan tersedianya makan dan minum rapat dan tamu (nasi kotak dan snack)
12
5,152,500.00
12
11,150,150.00
Terlaksananya pembayaran perjalanan dinas eselon III, eselon IV, staf dan tenaga outsourcing
12
267,725,600.00
12
283,854,250.00
Terlaksananya pembayaran rekening telepon, air, listrik dan internet
12
121,164,000.00
12
108,379,350.00
-
345,126,385.00
173,265,250.00
Terlaksananya pengadaan dan tersedianya meubelair
80%
80,024,505.00
0
0
Terlaksananya Pemeliharaan rutin berkala gedung kantor
25%
50,395,280.00
1
58,548,550.00
Terlaksananya pemeliharaan rutin kendaraandinas/operasional kantor
45%
78,452,000.00
4
83,343,600.00
Terlaksananya pemeliharaan rutin/berkala peralatan gedung kantor
80%
21,308,000.00
10
24,102,700.00
Terlaksananya pemeliharaan AC dan peralatan dapur/rumah tangga
80%
5,996,000.00
9
7,270,400.00
Terlaksananya Pengadaan Peralatan Gedung kantor
80%
53,546,600.00
0
Terlaksananya Pengadaan Pengadaan Gedung Kantor
80%
55,404,000.00
0
36,590,600.00
43,038,475.00
Terlaksananya Jasa Konsultansi Perencanaan depo arsip
PROGRAM PENINGKATAN PENGEMBANGAN SISTEM PELAPORAN CAPAIAN KINERJA DAN Prosentase dokumen perencanaan dan KEUANGAN pelaporan SKPD yang tersusun
Page 36
1
1
1 1
1
0 2.18.01
0 2.18.01
6
Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan 1 Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD
6
Penyusunan Perencanaan Kegiatan dan 5 Anggaran
PROGRAM PENINGKATAN KAPASITAS 0 2.18.01 7.1 SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH Fasilitasi Keperansertaan pada event daerah 0 2.18.01 7.1 11 dan hari besar Nasional
0 2.18.01
Penyebarluasan informasi program / kegiatan 7.1 12 SKPD PROGRAM PENGEMBANGAN BUDAYA BACA DAN PEMBINAAN PERPUSTAKAAN Pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat 1 pembelajar
2
17 2.18.01
15
2
17 2.18.01
15
2
17 2.18.01
15 10 Monitoring, evaluasi dan pelaporan
2
17 2.18.01
15
2 Pengembangan minat dan budaya baca
15
Supervisi, pembinaan dan stimulasi pada perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah dan perpustakaan 3 masyarakat
15
Pelaksanaan Koordinasi pengembangan 4 perpustakaan
2
2
17 2.18.01
17 2.18.01
Terlaksananya lembur penyusunan LPPD/LKPJ, LAKIP, SOP, SPP dan IKM Terlaksananya lembur penyusunan RKA, DPA, PRKA, PDPPA dan P-RENJA Prosentase keikutsertaan SDM aparatur dalam event daerah Terlaksananya peran serta dalam hari jadi kota Blitar, hari lahirnya Pancasila, Haul Bung Karno, HUT RI serta hari besar nasional lainnya Terlaksananya dan tersedianya publikasi kegiatan kearsipan dan perpustakaan Jumlah pengunjung perpustakaan daerah per tahun
Fasilitas pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajaran
20%
16,793,800.00
4
19,640,950.00
20%
19,796,800.00
5
23,397,525.00
204,940,000.00
153,470,350.00
10%
163,565,000.00
5
104,072,100.00
25%
41,375,000.00
4
49,398,250.00
473,478,050.00
299,309,375.00
2
29,070,000.00
1
14,071,200.00
50
16,750,000.00
50
17,275,500.00
Terlaksananya lomba pengembangan minat dan budaya baca
5
156,230,150.00
5
164,878,400.00
Terlaksananya pembinaan perpustakaan sekolah (workshop/sosialisasi) dan pembina perpustakaan kelurahan
1
22,730,400.00
3
12,456,150.00
Fasilitasi orientasi dan koordinasi pengembangan perpustakaan
2
77,833,500.00
2
5,560,000.00
Terlaksananya monitoring dan evaluasi keperpustakaan sekolah dasar
Page 37
2
17 2.18.01
15
Penyelenggaraan koordinasi pengembangan 6 budaya baca
2
17 2.18.01
15
Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya 8 baca
2
17 2.18.01
15
9 Penyediaan bahan pustaka perpustakaan
2 2
18 2.18.01 18 2.18.01
15 15
PROGRAM PERBAIKAN SISTEM ADMINISTRASI KEARSIPAN 1 Pembangunan database informasi kearsipan
2
18 2.18.01
15
6 Kajian sistem administrasi kearsipan
15
Sinkronisasi Implementasi Manajemen 8 Kearsipan
2
18 2.18.01
2
18 2.18.01
16
2
18 2.18.01
16
PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN/ARSIP DAERAH Pendataan dan penataan dokumen/arsip 2 daerah
16
Penduplikasian dokumen/arsip daerah dalam 3 bentuk informatika
16
Pembangunan sistem keamanan penyimpanan 4 data
2
2
2
18 2.18.01
18 2.18.01
18 2.18.01
17
Terlaksananya koordinasi pengembangan perpustakaan
4
74,627,000.00
2
20,416,850.00
Terlaksananya publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca
2
22,962,700.00
1
3,706,400.00
275
73,274,300.00
1500
60,944,875.00
Terlaksananya pengadaan bahan pustaka perpustakaan Prosentase Sistem Administrasi Kearsipan yang sesuai NSPK Kearsipan
238,423,200.00
315,056,350.00
Fasilitasi Kegiatan pengembangan aplikasi kearsipan
2
128,467,200.00
1
55,000,000.00
Terlaksananya penyusunan produk hukum kearsipan dan tersedianya produk hukum kearsipan
2
109,956,000.00
2
78,556,350.00
0
0.00
2
181,500,000.00
Terlaksananya orientasi dan peningkatan kapasitas SDM kerasipan Prosentase dokumen atau arsip daerah yang telah dilakukan penyelamatan dan dikelola dengan tertib
410,635,200.00
258,491,850.00
Terlaksananya pendataan dan penataan arsip daerah, tersedianya data arsip daerah serta terlaksananya peunjukan, pembinaan dan peningkatan kompetensi tenaga kearsipan SKPD
2
307,491,500.00
2
255,919,500.00
Terlaksananya penyelamatan arsip melelui pendulikasian dalam bentuk informatika
1
50,000,000.00
1
2,572,350.00
1
53,143,700.00
0
0
Terlaksanakanya pembangunan sistem penyimpanan keamanan data PROGRAM PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA Prosentase sarana/arsip daerah yang SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN terpelihara
Page 38
49,225,000.00
58,473,250.00
2
18 2.18.01
17
2
18 2.18.01
18
2
18 2.18.01
18
2 Pemeliharaan rutin/berkala arsip daerah
Terlaksananya pemeliharan arsip daerah PROGRAM PENINGKATAN KUALITAS Prosentase SKPD memperoleh sosialisasi PELAYANAN INFORMASI kearsipan Sosialisasi/penyusunan kearsipan dilingkungan 3 instansi pemerintah/swasta Terlaksananya sosialisasi kearsipan Total
Page 39
1
49,225,000.00
1
121,601,700.00 1
121,601,700.00 2,352,791,970.00
58,473,250.00 42,056,200.00
1
42,056,200.00 1,828,965,910.00
BAB IV PENUTUP Perubahan Perpustakaan pelaksanaan Perpustakaan
Rencana Kerja (P-RENJA) Kantor Kearsipan dan
Kota tugas
Blitar pokok
memberikan dan
fungsi
gambaran
Kantor
tentang
Kearsipan
dan
tahun 2016 sebagai penjabaran Renstra Kantor
Kearsipan dan Perpustakaan dan mengacu pada Perubahan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) Kota Blitar 2016. Rencana ini disusun setelah mempertimbangkan dengan seksama hasil evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan tahun 2016. Dalam mengantisipasi adanya perubahan lingkungan yang sangat kompleks, pesat dan tidak menentu, maka selama kurun waktu berlakunya P-RENJA tahun 2016 ini, dapat dilakukan upaya kajian dan bila perlu dilakukan penyesuaian-penyesuaian seperlunya. Perubahan
Rencana Kerja tahun 2016 ini selanjutnya
digunakan sebagai dasar dalam penyusunan dokumen Perubahan Rencana Kerja Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran tahun 2016 pada Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar. Akhirnya, P-RENJA ini diharapkan dipergunakan sebagai acuan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar tahun 2016.
Perubahan
Rencana Kerja (P-RENJA) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar
ini dapat tercapai bila dilaksanakan dengan penuh dedikasi
dan kerja keras, oleh sumber daya di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar, sehingga hasilnya diharapkan mampu memberikan kontribusi positif bagi upaya Pemerintah Kota Blitar dalam rangka mewujudkan good governance melalui perencanaan pembangunan
yang
mengedepankan
peningkatan
kesejahteraan
masyarakat. KEPALA KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR
MUH. HADI MASKUN, SE. Pembina Tk. I NIP. 19640617 199003 1 010 Page 40