Pertanyaan/Jawaban 1)
2)
Apa yang ada di Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk) L’ORÉAL Bergantung pada syarat yang dikemukakan di pertanyaan 2 di bawah, maka Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk) L’ORÉAL memungkinkan Anda mengajukan masalah mengenai pelanggaran berat terkait dengan area berikut: -
Catatan keuangan dan bisnis
-
Perdagangan orang dalam
-
Pajak
-
Penyuapan dan “kemudahan pembayaran”
-
Hadiah dan hiburan
-
Kesehatan, keamanan dan keselamatan
-
Pelecehan dan gangguan
-
Pelecehan seks
-
Keamanan dan mutu produk
-
Penyimpangan dan/atau menyalahgunakan aset Perusahaan
-
Informasi konfidensial/Informasi hak milik/Keselamatan komputer
-
Perbedaan/Diskriminasi
-
Pelanggaran privasi dan perlindungan data pribadi
-
Pertentangan kepentingan
-
Mengurus lingkungan
-
Memasang iklan dan memasarkan
-
Pemilihan pemasok dan memperlakukan pemasok secara adil
-
Membiasakan diri tidak bersaing
-
Pelanggaran Hak Azasi Manusia
Jika saya ada masalah, apakah saya harus menggunakan Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk) L’ORÉAL?
1
Tidak, hal itu bukan merupakan yang utama. Disamping itu, prosedur ini sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan berikut: Anda telah menggunakan saluran komunikasi biasa yang ada di Negara Anda (manajer Anda, Direktur Sumber Daya Manusia, ahli fungsional, Koresponden Etika, Manajer Negara dan/atau perwakilan staf) dan Anda menganggap saluran komunikasi tersebut tidak berfungsi dengan benar, atau keputusan yang diambil benar-benar salah, atau Anda menganggap saluran komunikasi biasa tidak tepat. DAN masalah Anda berkaitan dengan pelanggaran berat yang ada di dalam Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk) L’ORÉAL (lihat Pertanyaan 1 pada Pertanyaan/Jawaban) Tidak ada yang salah apabila seorang Karyawan tidak menggunakan situs ini. 3)
Siapa yang dapat menggunakan Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk) L’ORÉAL? Situs ini disediakan untuk untuk orang-orang yang bekerja atau sebagai Karyawan perusahaan Grup L'ORÉAL.
4)
Apakah Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk) L’ORÉAL disetujui oleh French Data Protection Agency (CNIL)? Ya.
5)
Mengapa Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk) L’ORÉAL harus dijalankan? Pada umumnya masalah ditangani oleh saluran komunikasi biasa yang ada di Negara Anda (manajer Anda, Direktur Sumber Daya Manusia, ahli fungsional, Koresponden Etika, Manajer Negara dan/atau perwakilan staf) Akan tetapi, L’ORÉAL ingin melindungi semua masalah yang akan disampaikan dan makanya ditetapkan untuk membangun saluran komunikasi langsung pelengkap menggunakan SVP & Pejabat Petugas Etika. Situs ini dengan cukup mudah punya cara teknis untuk menghubungi Pejabat Petugas Etika. Pejabat tersebut dapat dihubungi melalui pos (Mr. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L’ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France) atau melalui surel (
[email protected] – harap beri tanda di surel Anda “Private”).
6)
Bagaimana kerahasiaannya dapat terjamin? Ada banyak orang yang sangat terbatas punya akses pada informasi yang diberikan di Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk) L’ORÉAL. Semua orang yang diberi wewenang harus menaati kewajiban yang sangat rahasia.
2
Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk)L’ORÉAL diselenggarakan oleh penyedia layanan luar, yang bukan sistem komputer L’ORÉAL. Penyedia layanan luar ini juga memegang teguh kewajiban yang sangat rahasia dan harus memusnahkan semua data yang dikumpulkan melalui situs ini dalam waktu dua jam setelah konfirmasi yang laporannya diterima oleh orang yang berwenang. Jika suatu penyelidikan dianggap perlu, maka informasi yang akan diberikan hanya bagi orang yang punya kebutuhan yang sah untuk mengetahuinya dan sebaliknya akan menaati kewajiban yang sangat rahasia. Janji secara rahasia kemungkinan tidak diperlukan, akan tetapi dapat dijamin berkaitan dengan pihak ketiga tertentu, khususnya mengenai pengatur dan wewenang peradilan, kecuali bila hal ini bertentangan dengan ketertiban umum. 7)
Berapa lama informasi tersebut disimpan? Informasi tertentu dianggap menurun nilainya bila bukan berada di Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk) L’ORÉAL yang akan segera dimusnahkan atau dimasukkan kedalam arsip. Perlu dicatat bahwa data yang dikumpulkan oleh penyedia layanan luar harus dimusnahkan dalam waktu dua jam setelah konfirmasi yang laporannya diterima oleh orang yang berwenang. Semua informasi yang bergantung pada verifikasi akan dimusnahkan atau dimasukkan kedalam arsip dalam waktu dua bulan setelah akhir berlakunya verifikasi (kalau tidak maka informasi tersebut dapat menimbulkan tindakan disiplin atau peradilan). Dalam perkara tindakan disiplin atau hukum terhadap seseorang atau terhadap seseorang yang ditetapkan dengan tuduhan yang salah, maka informasi ini kemungkinan tetap dipertahankan sampai berakhirnya prosedur tersebut. Informasi di dalam arsip disimpan pada sistem informasi akses terbatas untuk suatu periode yang tidak akan melewati waktu tindakan peradilan.
8)
Apakah saya punya hak mengakses data pribadi saya? Orang yang menggunakan prosedur ini dan juga saksi mata kejadian serta orang yang memberikan keluhan punya hak mengakses dan memperbaiki data data dirinya jika data tersebut tidak akurat, tidak lengkap, meragukan, atau sudah berakhir waktunya, berdasarkan Pasal 39 dan 40 undang-undang Computerised Information and Liberties (France). Satu permintaan harus diajukan melalui pos kepada Pejabat Petugas Etika (Mr. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L’ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France). Hak ini tidak memungkinkan orang yang bersangkutan mendapatkan identitas orang yang berkomunikasi masalahnya dengan dia, maupun identitas orang yang terkait dengan penyelidikan.
9)
Apakah saya terlindung terhadap pembalasan? 3
Masalah apa pun yang dilaporkan dengan maksud baik, walaupun informasi tersebut kemudian didapati tidak akurat, maka tidak akan membiarkan seorang Karyawan terhadap sanksi apa pun, termasuk tindakan disiplin. Lagi pula, Karyawan yang mendapatkan pembalasan akibat menggunakan situs ini dengan maksud baik diharuskan melaporkan hal ini. 10) Bisakah saya tetap tanpa nama? Hal ini bergantung pada undang-undang yang berlaku bagi Anda. Jika Anda seorang warga negara Prancis atau Spanyol dan/atau jika Anda bekerja di Prancis atau Spanyol dan/atau jika Anda seorang karyawan Prancis atau Spanyol di anak perusahaan Grup L’ORÉAL, perlu dicatat bahwa kami berkewajiban menurut undang-undang menanyakan tentang identitas Anda dan Pejabat Petugas Etika tidak dapat memproses laporan Anda kalau tidak dilakukan yang demikian. Mengenai Karyawan lainnya, penyebutan tanpa nama tidak diperbolehkan, namun kami tidak merekomendasikan hal seperti ini. Kami yakin dapat memberikan jaminan yang cukup untuk seorang karyawan yang ingin memberikan informasi kepada kami masalahnya dengan maksud baik dengan cara demikian tanpa harus menyembunyikan identitasnya. Lagi pula, akan sulit untuk melaksanakan penyelidikan menyeluruh pada suatu keadaan jika ada suatu masalah dilaporkan tanpa nama. 11) Apakah orang yang saya laporkan akan diperiksa? Prinsip untuk diproses dan menganggap tidak ada kesalahan harus dihargai dan oleh karena itu orang tersebut akan dilaporkan. Meskipun demikian, mereka semua tidak dengan segera dapat dilaporkan, sebagai contoh, amat perlu untuk dibuktikan kebenaran kejadian dan bukti yang lebih menegaskan. Oleh karena itu mereka akan dilaporkan setelah tindakannya diterima. 12) Apakah saya akan dilaporkan setelah hasil pemeriksaan? Setiap kasus berbeda dan sebelumnya tidak mungkin menjawab pertanyaan ini. Secara umum, Pejabat Petugas Etika akan melindungi sejumlah tanggapan yang tepat lalu memberikan informasi tersebut dapat disiarkan tanpa melanggar undang-undang atau kewajiban konfidensial lainnya. 13) Apa yang akan terjadi bila ada tuduhan yang tidak benar? Seseorang yang menggunakan Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk) L’ORÉAL untuk maksud yang tidak baik yang membuat pernyataan tidak benar akan terkena tindakan disiplin dan/atau hukum. 14) Apa yang terjadi jika saya laporkan Anda suatu masalah dengan maksud yang baik namun kemudian ternyata saya membuat kesalahan? Jika saat itu Anda memberikan informasi yang Anda pikir informasi tersebut tulus dan akurat, maka tidak akan ada dampak negatifnya. Jika Anda sadari setelah melaporkan kepada kami tentang masalah yang Anda rasa ada kesalahan, Anda sebaiknya segera memberitahukan kepada Pejabat Petugas Etika. 15) Apa yang terjadi jika saya menghubungi nomor telepon darurat +44 1249 661689?
4
Anda dapat membubuhi catatan dengan menghubungi penyedia layanan luar di Kerajaan Inggris. Penyedia layanan luar ini akan menuliskan catatan untuk menghubungi seorang penterjermah agar dapat memperhatikan masalah Anda, yang akan dibahas sesuai dengan peraturan dan persyaratan yang sama seolah-olah masalahnya telah dikirimkan kepada kami melalui situs ini. 16) Apakah badan perwakilan staf telah dilaporkan dan diminta pendapatnya mengenai prosedur ini? Ya, prosedur ini telah dilaporkan dan diminta pendapatnya kepada badan perwakilan staf L’ORÉAL dimana hal ini amat perlu, dan terutama untuk badan usaha L’ORÉAL di Prancis. 17) Apakah laporan tersebut diproses di Situs Web Diskusi Etika Terbuka (Ethics Open Talk) L’ORÉAL? Hanya jenis data berikut yang dapat diproses: -
Identitas, fungsi dan informasi kontak orang yang mengajukan masalah Identitas, fungsi dan informasi kontak orang yang dituduhkan dan saksi mata yang benar-benar menyaksikan kejadiannya Kejadiannya diperlukan untuk dapat mengerti masalah yang akan diajukan
Hanya fakta yang dijelaskan secara obyektif, dengan kemungkinan menunjukkan tanggalnya dan orang terkait, yang secara langsung berhubungan dengan masalah Anda sangat diperlukan untuk memverifikasi masalah yang akan dipertimbangkan dengan sungguh-sungguh. Jika Anda merasa ragu tentang fakta yang dijelaskan, tetapkan bahwa merekalah terduga.
5
