JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ DIVADELNÍ FAKULTA Ateliér divadelního manažerství a jevištní technologie
Dokumentace absolventského výkonu sekce Fundraising pro 22. ročník Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012
vypracovala: Vendula Svobodová vedoucí práce: MgA. Blanka Chládková oponent práce: MgA. Hanka Krejčí, Ph.D.
Brno 2014
Bibliografický záznam SVOBODOVÁ, Vendula. Dokumentace absolventského výkonu sekce Fundraising pro 22.ročník Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER Brno: Janáčkova akademie múzických umění v Brně, Divadelní Fakulta, Ateliér Divadelního manažerství a jevištní technologie, 2014 s.[33] Vedoucí diplomové práce MgA Blanka Chládková.
Anotace Projektová dokumentace absolventského výkonu pojednává o záměrech a dosažených cílech divadelního festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER. Práce je rozdělena do dvou hlavních částí, projektového záměru a závěrečné zprávy. Na úplném začátku dokumentace je popsán festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER a jeho aktuální 22. ročník. Projektový záměr stanovuje projektové cíle, aktivity a výstupy sekce Fundraising. Závěrečná zpráva hodnotí dosažené cíle a porovnává plán stanovený v záměru s dosaženou realitou projektu. Na závěr uvádí doporučení pro další festivalové ročníky.
Annotation Project documentation of the graduate´s performance deals with the intents and achieved goals of the SETKANI / ENCOUNTER festival. The work is divided into two main parts, the project plan (intent) and final report. At the very beginning of documentation the SETKANI / ENCOUNTER festival is described in the current 22nd course. The project plan sets out the project objectives, activities and outputs of the Fundraising section. The final report evaluates achieved goals and compares the aims set out in the project plan with the project reality. In the conclusion presents recommendations for the next festival courses.
Klíčová slova firemní fundraising, divadelní festival, SETKÁNÍ/ENCOUNTER, projekt, vícezdrojové financování Keywords enterprise´s fundraising, theatre festival, SETKANI / ENCOUNTER, project, multi-source financing
Použité zkratky IVF – International Visegrad Fund JAMU – Janáčkova akademie Múzických umění MFR - Malá festivalová rada MPP - Meeting point party ND Brno – Národní divadlo Brno SWOT – Strengths, weaknesses, opportunuties, threaths VFR – Velká festivalová rada WBS – Work breakdown structure
Obsah
Úvod ................................................................................................................................ 1 Mezinárodní festival divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER ................................. 2 22. ročník festivalu .......................................................................................................... 3 Velká festivalová rada .................................................................................................... 4 Organizační tým 2012..................................................................................................... 4 MuseYou o. s. .................................................................................................................. 5 A) Projektový záměr sekce Fundraising ........................................................................ 6 1 Vícezdrojové financování ............................................................................................. 6 2 SWOT analýza .............................................................................................................. 7 2.1 Vnitřní prostředí – silné a slabé stránky sekce Fundraising .............................. 8 2.2 Vnější prostředí – příležitosti a hrozby pro sekci Fundraising .......................... 8 2.3 Vyhodnocení ..................................................................................................... 9 3 Cíle sekce .................................................................................................................... 10 3.1 Nástroje k dosažení cílů ................................................................................... 11 3.2 Taktika dosažení cílů – koho oslovit ................................................................ 12 4 Lidské zdroje .............................................................................................................. 13 5 Výstupy sekce ............................................................................................................. 14 5.1 Harmonogram ................................................................................................... 14 5.2 Portfolio ............................................................................................................ 15 5.3 Společenský večírek ........................................................................................ 16 5.4 Sponzorský večírek .......................................................................................... 16 6 Ekonomická stránka sekce .......................................................................................... 17 7 Smluvní spolupráce .................................................................................................... 17 7.1 Darovací smlouva ............................................................................................. 17 7.2 Smlouva o reklamě a propagaci ...................................................................... 18 8 Hodnocení .................................................................................................................. 18 8.1 Hodnocení procesů – hodnocení práce členů sekce ......................................... 18
8.2 Hodnocení cílů ................................................................................................. 19 9 Průběžné hodnocení práce sekce do konce roku 2011 .............................................. 19 B) Závěrečná zpráva ...................................................................................................... 21 1Vícezdrojové financování festivalu ............................................................................. 21 1.1 Celkový účet ..................................................................................................... 21 1.2 Firemní fundraising ......................................................................................... 22 1.2.1 Darovací smlouva .................................................................................. 22 1.2.2 Smlouva o spolupráci ............................................................................. 23 1.2.3 Smlouva o reklamě a propagaci ............................................................. 23 2 Zhodnocení splnění cílů .............................................................................................. 23 2.1 Spolupráce sekcí Fundraising a Offprogram .................................................... 24 3Aktivity a výstupy vzhledem k harmonogramu .......................................................... 25 3.1 Patron festivalu ................................................................................................. 25 3.2 Oslovené subjekty a průběh jednání ............................................................... 26 3.3 Portfolio ........................................................................................................... 27 3.4 Sponzorský večírek........................................................................................... 27 3.5 Festival a postprodukce .................................................................................... 28 4 Hodnocení lidských zdrojů ........................................................................................ 28 5 Hodnocení vedení a řízení sekce dle Jo Owena.......................................................... 30 5.1 IQ ..................................................................................................................... 30 5.2 EQ ..................................................................................................................... 31 6 Doporučení pro další ročníky .................................................................................... 32 Závěr .............................................................................................................................. 33 4
Úvod Dokument je rozdělen do dvou částí: Projektový záměr a Závěrečná zpráva. Projektový záměr byl vypracován v projektové fázi, tedy v období, kdy se již celý festivalový realizační tým věnoval organizaci projektu. Tato část zahrnuje uvedení do problematiky, stručný popis, co je festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER a jaké změny přinesl 22. ročník, na to navazuje stěžejní část dokumentu sekce Fundraising. Fundraising se podílí na vícezdrojovém financování festivalu. Jedná se o plán práce sekce, který zahrnuje řízení sekce, ekonomickou stránku, lidské zdroje, stanovené cíle, výstupy a kritéria, podle kterých bude činnost fundraisingu hodnocena. Závěrečná zpráva byla zhotovena v postprodukční fázi projektu, tedy po skončení festivalu. Reflektuje původní záměr s realitou, hodnotí práci všech členů a dosažených výsledků vzhledem k cílům, které byly na začátku stanoveny vedoucím sekce, a také doporučení pro vedoucí sekce příštího ročníku festivalu. Dokumentace může sloužit jako nástroj vedení sekce a pomůže tak následujícím ročníkům v lepším plánování a rozhodování.
1
Mezinárodní festival divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER Festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER je mezinárodní festival divadelních škol, který již 22 let pořádá Divadelní fakulta Janáčkovy akademie múzických umění v Brně. Smyslem festivalu je setkávání studentů divadelních škol a profesionálů z divadelní oblasti, vzájemná inspirace a výměna zkušeností, ale také aplikace teoretických znalostí v praxi. Festival má tedy hlavně vzdělávací význam. Přehlídka představení trvá pět dnů a na závěrečném ceremoniálu jsou udělovány ceny Marta, o jejichž udělení rozhoduje porota vybraná z tuzemských i zahraničních divadelních odborníků. SETKÁNÍ/ENCOUNTER vznikl původně jako festival tří spřátelených divadelních škol: JAMU, DAMU a slovenské VŠMU, poté se rozrostl a počet zúčastněných škol se dnes pohybuje kolem dvanácti. Každoročně na festival zavítají země z Visegrádské čtyřky – Slovenska, Maďarska a Polska – a dalších evropských států. V roce 2011 se organizátorům podařilo přivést na festival asijské státy – Jižní Koreu, Írán a Filipíny. Za dobu své existence si SETKÁNÍ/ENCOUNTER vybudoval důležité postavení mezi evropskými festivaly svého druhu (například srbský FIST, chorvatský TEST, zejména slovenský projekt Istropolitana) a bývá zaštítěn Českou komisí
pro
UNESCO,
Ministerstvem
kultury České
republiky,
hejtmanem
Jihomoravského kraje, primátorem Statutárního města Brna, rektorem Janáčkovy akademie múzických umění v Brně a v roce 2012 získal záštitu mezinárodní neziskové organizace pro kulturní management ENCATC. Realizátory jsou studenti bakalářského stupně ateliéru Divadelního manažerství a jevištní technologie (dále jen ADMaJT), kteří mají organizaci festivalu ve studijních osnovách, vedeni studentskou koordinátorkou a pod dohledem pedagogické supervize. Na festivalu také participují studenti ostatních ateliérů divadelní fakulty, zejména studenti
režie,
dramaturgie,
scénografie.
Spolupořadatelem
je
Centrum
experimentálního divadla, na jehož třech scénách se festival odehrává (sklepní a hlavní scéna Divadla Husa na provázku a HaDivadlo). Dalším divadlem, kde se pravidelně 2
uvádějí soutěžní představení, je Divadelní studio Marta a doposud jím bylo i Divadlo Bolka Polívky, které bude v letošním roce vyměněno za jiný prostor 1, jelikož jeho kapacita je příliš velká a sál také nemá dobrou elevaci a technické vybavení. Orgány festivalu jsou ředitel festivalu – Petr Oslzlý, Velká festivalová rada (dále jen VFR) a koordinátorka, která vede tým studentů – organizátorů festivalu. Celý organizační tým je rozdělen do sekcí podle typu činnosti a pravidelně, jednou týdně, se schází na radě, které se říká Malá festivalová rada (dále jen MFR), nejedná se však o oficiální orgán festivalu. VFR je nepravidelná rada složená ze studentů 3. ročníku bakalářského stupně, pedagogů a zástupců vedení školy. Pravomoci a odpovědnosti všech zúčastněných vycházejí se statutu festivalu.2
22. ročník festivalu 22. ročník se bude konat v termínu 10. - 14. 4. 2012. Pro každý rok je zvoleno jiné téma, které navrhuje režisér a dramaturg festivalu. Letošní téma vychází z projevu, známého pod heslem „I have a dream“, amerického kazatele Martina Luthera Kinga a dotýká se otázky, zda nás v dnešní době ještě spojuje nějaký společný sen. 3 Důležitou změnou, která je v plánu oproti předchozím rokům by mělo být, jak již bylo zmíněno, přerušení spolupráce s Divadlem Bolka Polívky a navázání spolupráce s Divadlem Reduta, které je jednou ze scén Národního divadla Brno nebo s multikulturním centrem Stadion. Reduta je pro organizační tým lákavějším prostorem, sál je dobře technicky vybaven a budova je reprezentativní, má ve městě Brně své jméno. Nacházejí se zde i vhodné prostory pro uspořádání tiskové konference. Stadion byl zvolen jako náhradní prostor, pokud by jednání s Národním divadlem Brno nevyšlo. Další plánovanou novinkou a posunem by mělo být získání
1
Pátou scénou stalo Divadlo Reduta (součást ND Brno)
2
Viz Příloha A – Statut festivalu
3
Více viz příloha B – Koncept 22. ročníku
3
patrona pro 22. ročník, kterým by měl být absolvent JAMU a známá česká herecká osobnost – Pavel Zedníček. Patron je speciální host, měl by se účastnit všech důležitých událostí spojených s festivalem, společenského a sponzorského večírku, tiskové konference a zejména samotného festivalu, měl by figurovat v závěrečném a zahajovacím ceremoniálu. V době příprav společenského večírku ještě nebyla patronace festivalu ze strany pana Zedníčka potvrzena, proto mu nemohl být termín večírku přizpůsoben, z časových důvodů se této akce nezúčastnil. Při výběru data sponzorského večírku, bude přihlédnuto zejména k časovým možnostem pana Zedníčka, to by také mohlo pomoci vyřešit problém malé účasti sponzorů na večírcích. Pro fundraising je splnění tohoto cíle důležité také v tom smyslu, že známá tvář může pomoci získat potenciální partnery.
Velká festivalová rada •
vedoucí všech sekcí – studenti 3. ročníku bakalářského stupně Divadelního manažertství,
•
MgA Blanka Chládková – pedagogická supervize,
•
BcA Alena Hájková – ekonomická supervize,
•
prof. Mgr. Petr Oslzlý – ředitel festivalu,
•
doc. MgA. Ph.D. Zbyněk Srba – děkan divadelní fakulty,
•
MgA. Ondřej Vodička – tajemník divadelní fakulty
•
doc. Mgr. Jan Kolegar – pedagogická supervize
Organizační tým 2012 Koordinátor a ekonom v hierarchii organizačního týmu stojí nad ostatními vedoucími sekcí, kontrolováni supervizí. V hierarchii celého festivalového týmu jsou na stejné úrovni jako umělecká část.
Koordinátor – Alexandra Anna Pátková
Ekonom – Michaela Rašovská Vedoucími sekcí jsou: 4
Fundraising – Vendula Svobodová
Média – Hanka Hřebačková
Propagace – Barbora Pokorná
Offprogram – Veronika Dobešová
Soubory – Klára Chotěnovská
Hosté – Gabriela Ševčíková
Ceremoniály- Petra Šigutová
Logistika – Vítězslav Charvát
MuseYou o. s. Vzhledem k celkově špatné ekonomické situaci, jejímž důsledkem je také stále se snižující finanční podpora z většiny výše zmiňovaných zdrojů, a také proto, že finanční možnosti divadelní fakulty nestačí na pokrytí nákladů veškerých studentských projektů, bylo v červnu tohoto roku studenty 3. ročníku bakalářského stupně ADMaJT založeno občanské sdružení MuseYou o. s. Jeho posláním je podporovat vzdělávání studentů ADMaJT, uplatnění teoretických znalostí v praxi, rozvoj jejich kreativity a celkově vést tyto studenty k větší uplatnitelnosti na trhu práce, tím také podporovat projekty,
na
kterých
participují,
tedy
i
udržení
úrovně
festivalu
SETKÁNÍ/ENCOUNTER. Založením MuseYou o. s. přibyl další způsob získávání finančních a jiných prostředků ze zdrojů, které primárně nepřispívají státním institucím, ale zaměřují se na neziskový sektor. Na podporu festivalu byla prostřednictvím sdružení podána žádost na Nadaci Vodafone na program V pohybu. Tento program se zaměřuje na rozvoj schopností a dovedností mladých lidí. Požádáno bylo o 306 tisíc korun, festivalový tým o tuto částku zažádal s cílem použít ji na využití nových, kreativních marketingových metod. Výsledky měly být známy do konce roku 2011, momentálně nebyl projekt doporučen, ale konečné rozhodnutí občanské sdružení zatím nedostalo. V plánu je dále podání
5
žádostí na nadace – RWE, OKD, Niké a VIA. Základní informace o fungování sdružení, jeho cílech a organizačním uspořádání popisují stanovy sdružení.4
A) Projektový záměr sekce Fundraising Posláním sekce Fundraising je podílet se na udržení prestiže a úrovně festivalu SETKÁNÍ /ENCOUNTER, a to zejména zajištěním dostatečných finančních
prostředků
a
věcných
darů,
ve
spolupráci
s
ekonomem
a koordinátorem, a také dobré reprezentaci festivalu při kontaktu s veřejností – potenciálními a stálými partnery. Sekce Fundraising se podílí na vícezdrojovém financování festivalu. Z oblastí fundraisingu se zabývá firemním a individuálním fundraisingem, její hlavní náplní práce je komunikace s vnějším prostředím, částečně se tedy stará o PR 5 festivalu, uzavírání smluvní spolupráce se sponzory a dárci a dohled na plnění závazků plynoucích z této spolupráce. Ve školním roce 2010/2011 byla tato sekce součástí jedné velké ekonomické sekce, ale v předešlých letech i v letošním roce je to samostatně fungující jednotka, která úzce spolupracuje zejména s ekonomem festivalu a sekcí Offprogram. Konkrétní podoba spolupráce je popsána v dalších kapitolách níže. Pro činnost fundraisingu jsou důležité aktivity sekce Propagace a Média, které se starají o marketing celého festivalu. Jejich výstupy jsou součástí nabídky, kterou fundraising poskytuje svým partnerům.
4
Stanovy viz příloha C
5
Public relations = vztahy s veřejností
6
1 Vícezdrojové financování Z důvodu velkého množství projektů, které jsou pořádány pod Divadelní fakultou JAMU, a také vzhledem k tomu, že SETKÁNÍ/ENCOUNTER se za dobu své dvaadvacetileté existence stal jedním z nejnákladnějších výstupů školy, nestačí finanční možnosti fakulty na pokrytí všech jeho výdajů, musí organizátoři čerpat prostředky z různých zdrojů, aby si festival udržel své renomé a aby se mohl dále vyvíjet. O podání žádostí a vyúčtování získaných peněz se stará organizační tým festivalu, konkrétně ekonom a koordinátor pod dohledem pedagogické a ekonomické supervize. Celkový rozpočet festivalu se každoročně pohybuje kolem dvou milionu korun – v roce 2011 finální účet činil 1 658 816,40 Kč. Výdaje jsou financovány z více zdrojů: z grantů, nadací, sponzoringu a také z výnosů představení. Největší finanční podporu získává festival od Statutárního města Brna – kolem 250 tisíc korun - a Mezinárodního visegrádského fondu (dále jen IVF) – od něj bylo v roce 2012 festivalu přiděleno 168 250 korun, což je vyšší suma než v předchozím roce. Další podpora přichází od Ministerstva kultury České republiky -v loňském roce 50 tisíc korun - a nepravidelně od Jihomoravského kraje a některých nadací, například Nadace Život umělce. Finančně se na festivalu také podílí Divadelní fakulta JAMU, která částí peněz udělených z Rozvojového programu Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR financuje mezioborovou spolupráci ateliérů školy, podílejících se na festivalu – v loňském roce částkou 86 423 korun. Fakulta také hradí veškeré provozní náklady Divadelního studia Marta po dobu konání festivalu. Hodnota financí a věcných darů získaných sekcí Fundraising z darovacích smluv a smluv o reklamě a propagaci, se pohybuje od 10 do 15 %, v loňském roce to byla částka 202 813 korun (z darovacích smluv - 73 592 Kč, ze smluv o reklamě – 129 221 Kč), což činilo přesně 12,23 % z celkového rozpočtu.
7
2 SWOT analýza SWOT analýza (S – strengths -silné stránky, W -weaknesses – slabé stránky, O – opportunuties -příležitosti, T – threaths -hrozby) je vstupní analýza pro práci sekce, byla zhotovena v před-projektové fázi. Mapuje vnitřní a vnější prostředí festivalu. Ve vnitřním prostředí -silné a slabé stránky sekce v rámci festivalu celkově, ve vnějším prostředí - příležitosti a hrozby, které práci fundraisingu ovlivňují. Jejím smyslem je poznat rizika činností, na co si dát v průběhu projektu pozor, ale také na co se zaměřit, jaký potenciál využít. Kompletní SWOT analýza pro fundraising 2012 je přiložena v příloze E.
2.1 Vnitřní prostředí – silné a slabé stránky sekce Fundraising Výhodou pro práci členů je, že festival má určitou tradici. Má za sebou zkušenosti v této oblasti, nová vedoucí a noví členové mohou čerpat z vyzkoušených metod a z práce předešlých ročníků. Bohužel dokumentace každého roku není vždy dokonalá, často chybí finální informace ohledně činnosti a předání všech zkušeností vedoucího sekce nastupujícímu vedoucímu také nelze zajistit stoprocentně tak, aby se neopakovaly některé chyby. Nejslabší stránkou jsou tedy malé zkušenosti nově příchozích členů
2.2 Vnější prostředí – příležitosti a hrozby pro sekci Fundraising Největší hrozbou pro práci sekce je stále trvající dluhová krize v Evropské unii, která má za důsledek nejasné ekonomické vyhlídky pro rok 2012, většina firem se snaží spíše šetřit a nechtějí „plýtvat“ penězi na investice nebo dobročinné účely, které jim nepřinášejí zisky. Špatná ekonomická situace také může negativně ovlivnit rozhodování partnerů festivalu z předešlých let. Pokud se přece jen rozhodnou věnovat finance veřejně prospěšným projektům nebo celkově neziskovému sektoru, přispívají spíše na charitu a projekty podporující děti, dlouhodobě nemocné a podobně. Rozsah 8
propagace, který festival firmám nabízí, nemusí být pro větší společnosti, které peníze na tyto účely mají, zajímavý a dostatečný. Problémem je také zkontaktovat kompetentní osobu, která o sponzorství v dané společnosti rozhoduje. Za velké pozitivum lze považovat, že minulý organizační tým získal pro festival partnery, kteří festival již znají a se spoluprací byli spokojeni. Po této pozitivní zkušenosti bude pro nový
tým
snazší
opět
navázat
spolupráci
s
nimi,
než
představovat
SETKÁNÍ/ENCOUNTER novým firmám. Fundraisingu nahrává velikost města, ve kterém se festival pořádá. Brno jako druhé největší město je sice město zejména studentské, ale i tak se zde koncentruje velké množství firem a společností ze široké škály odvětví disponujících finančními prostředky pro sponzoring a dárcovství. Příležitostí pro získání financí byla povinnost loterijních společností věnovat 20 % zisku na veřejně prospěšné účely, se změnou zákona se tato povinnost změnila na rozpětí 6 -20 %. Od roku 2012 budou loterijní společnosti rozhodovat pouze o 1/3 z této částky, proto by se sekce měla zaměřit na získání peněz z tohoto zdroje do konce roku 2011. Velké riziko pro kvalitní práci je v tom, že se každý rok organizační struktura mění, přicházejí noví nezkušení členové, kteří nemohou reflektovat a poučit se ze své předešlé práce v sekci. Tento fakt změnit nelze, jelikož festival je vzdělávacím projektem a jeho účelem je právě nabytí oněch zkušeností. Práci sekce také komplikuje fakt, že přes dlouholetou tradici není festival známý mezi širokou veřejností. Přestože každoročně sekce Marketing6 zařazuje do svých cílů ideu rozšířit povědomí o festivalu mezi brněnskou veřejnost, není návštěvnost této skupiny pro festival relevantní. Není tedy ze strany sponzorů příliš velký zájem být spojován s touto značkou.
2.3 Vyhodnocení Z analýzy celkově vyplývá, že aby se omezila největší hrozba – špatná ekonomická situace a nezajímavá nabídka pro potenciální sponzory – bude pro práci 6
V letošním roce je sekce Marketing rozdělena na Propagaci a Média
9
v sekci podstatné vhodně zvolit oblast podnikatelského prostředí, kterou členové osloví a využít potenciálu uměleckého prostředí a mezinárodního přesahu akce. Sekce by se měla zaměřit na menší podnikatele, pro které bude zajímavý způsob a rozsah propagace, který festival nabízí. V tomto ohledu je sekce do jisté míry závislá na partnerství získaných sekcí Propagace a Média. Dále by fundraisingovým aktivitám při získávání společností s větším obratem pomohlo spojení se známou/mými tváří/tvářemi, například zprostředkovat setkání s touto/těmito osobností/tmi. V tom by Fundraisingu měla být nápomocná sekce Offprogram a Hosté. Tím se zmírní jedno z rizik festivalu – malé povědomí o něm. Ve spojení se známou osobností se může festival stát pro firmy atraktivnějším. Dále by se sekce mohla zaměřit na společnosti, které vyrábějí regionální nebo tradiční české produkty a které se takto mohou na festivalu mezi zahraničními účastníky prezentovat. Fundraising by se měl v novém roce držet ověřené dlouhodobé strategie sekce, a to oslovovat firmy s podobnou cílovou skupinou – mládež, studenty, firmy spojené s divadlem, společnosti, které podporují kulturní dění ve městě Brně a mohly by mít zájem na spolupráci s mezinárodním festivalem. Velmi důležité je pro sekci dobře navázat na předchozí ročník festivalu, to znamená zhodnotit s vedoucím Fundraisingu pro 21. ročník a členy sekce průběh práce, chyby, které vznikly, stanovit, jak jim předejít a osvědčené taktiky, kterých se držet. Nakonec ze zkušeností vhodně zvolit cíle – reálné, dosažitelné. Po vyhodnocení loňského roku, je pro letošní rok klíčové zaměřit se na lepší komunikaci se sekcí Offprogram, která organizačně zajišťuje akce pro sekci Fundraising. Také lépe kontrolovat splnění všech závazků vůči sponzorům, které plynou ze smluv i ústních dohod mezi oběma stranami Následujícím postupem v projektové fázi bylo vytvoření logického rámce pro Fundraising 2012, který pomůže definovat účel celé sekce, její cíle a aktivity.7
7
Viz Příloha - E
10
3 Cíle sekce Hlavním cílem sekce je podílet se na vícezdrojovém financování festivalu prostřednictvím firemního fundraisingu. Níže jsou uvedeny dílčí cíle, kterých chce sekce dosáhnout. •
Aktivně spolupracovat se sekcí Offprogram, v průběhu projektové fáze na způsobu organizace, konceptu a termínu konání akcí, které Offprogram pro Fundraising organizačně zajišťuje, tedy společenského a sponzorského večírku.
•
Získat uzavřením smluvní spolupráce (smlouva o reklamě a propagaci nebo darovací smlouva) s podnikatelskými subjekty nebo individuálními dárci finanční nebo věcné plnění, jehož celková hodnota pokryje minimálně 10 % nákladů z celkového finálního rozpočtu festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012.
•
Uzavřít
smluvní
spolupráci
se
sponzory
a
dárci,
kteří
podpořili
SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2011, minimálně ve stejné výši jako v předchozím roce •
Uzavřít smluvní spolupráci se sponzorem Meeting point party8, který zafinancuje minimálně 50 % nákladů vynaložených na tuto akci - pronájem + zaplacení vystupujících umělců.
3.1 Nástroje k dosažení cílů •
všichni členové budou na 1. schůzce seznámeni s fundraisingem a s plánem na celý rok
•
vedoucí sekce všem členům bude pravidelně zadávat úkoly, ◦ každý člen bude mít na starosti určitý okruh potenciálních sponzorů, se kterými se bude snažit uzavřít spolupráci,
•
vedoucí sekce vytvoří pro členy manuál9
Zajišťuje organizačně Offprogram, tradičně se koná v klubu Fléda ve čtvrtek v týdnu konání festivalu, je to hlavní festivalová párty 8
11
•
všichni členové obdrží materiály, které by jim měly pomoci při komunikaci s potenciálním sponzorem, a které budou vypracovány vedoucím sekce, popřípadě ve spolupráci s ostatními členy organizačního týmu, ◦ portfolio – pro věcné plnění i finanční podporu 10 ◦ vyčíslení hodnoty plnění, které sponzorům nabízíme 11 ◦ graf – procentuální zobrazení, z jakých zdrojů čerpáme peníze a na jaké náklady jsou peníze vynaloženy,
•
jednou týdně proběhne informační schůzka a jednou týdně si budou všichni členové posílat informační e-mail – ohledně průběhu činnosti,
•
na konci každého semestru a po důležitých událostech pro sekci proběhne hodnotící schůzka
Pro lepší spolupráci Offprogramu a Fundraisingu byl, jako novinka v letošním roce, určen jeden společný člen koordinovaný vedoucími obou sekcí, který má na starosti přípravu obou večírků – musí probíhat úzká spolupráce vedoucích obou sekcí, aby nedocházelo ke zdvojování informací a zadaných úkolů, musí být předem nastaveny kompetence obou vedoucích při společné práci.
3.2 Taktika dosažení cílů – koho oslovit Ze SWOT analýzy vyplývá, že pro úspěšnost Fundraisingu je zásadní vhodně zvolený okruh oslovených potenciálních partnerů. Vedoucím sekce byla vytvořena databáze, která se skládá z různých oblastí podnikatelského prostředí . Oblasti jsou následující: 1. sponzoři a dárci, kteří podpořili SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2011 – budou osloveni již v září a říjnu 2011, 2. společnosti vyrábějící regionální – jihomoravské a tradiční české výrobky, 9
Viz příloha F
10
Viz příloha G
11
Viz příloha H
12
3. velké/stabilní brněnské společnosti, kterých se příliš nedotkne/la ekonomická krize a které dlouhodobě působí na místním trhu – teplárny, vodárny, velké stavební firmy, realitní, personální agentury a pod. 4. společnosti a firmy, jejichž cílová skupina má blízko nebo je shodná s cílovou skupinou festivalu – studenti, mladí lidé, divadlo, 5. společnosti, které již podporují kulturní dění v městě Brně, 6. restaurace, vinařství a květinářství – mohou festivalu poskytnout své produkty pro účely Fundraisingu, za propagaci jejich značky na akcích pořádaných Fundraisingem a Offprogramem, 7. společnosti, ve kterých mají členové sekce osobní kontakty, které mohou využít pro fundraising festivalu, 8.
společnosti, které by mohla zajímat podpora Meeting Point Party v klubu Fléda - partneři klubu Fléda, společnosti, které by mohly prodávat své zboží na místě, nebo hudební časopisy
4 Lidské zdroje Výše zmíněné cíle se budou snažit dosáhnout členové sekce Fundraising, ta má celkem 5 členů: Vendula Svobodová – vedoucí sekce •
má na starosti rozdělování a zadávání úkolů a kontrolu plnění těchto úkolů,
•
komunikace s vedoucími ostatních sekcí a koordinace komunikace členů fundraisingu a ostatních sekcí,
•
koordinace všech činností v sekci,
•
rozhodování o všech postupech při dosahování cílů,
•
zajištění nebo vytvoření všech dokumentů potřebných pro práci členů v sekci,
•
oslovování potenciálních partnerů a uzavírání spolupráce – stejná činnost jako ostatní členové (pojišťovny, personální agentury, energetika, realitní agentury)
•
komunikace se sponzory a dárci 21. ročníku 13
Michaela Tučková – zástupce vedoucího •
zastoupení vedoucí v její nepřítomnosti,
•
pracovala ve fundraisingu v loňském roce – jako zkušený člen je také konzultantem,
•
komunikace se sponzory a dárci 21. ročníku,
•
oslovování nových sponzorů (okruh: stavební firmy, jazykové firmy, výrobce textilu),
Šárka Mikesková – společný člen Fundraisingu a Offprogramu, •
organizace společenského a sponzorského večírku
•
oslovování nových sponzorů – restaurace, vinařství
•
fundraising pro Offprogram – získání partnera Meeting Point Party
Marie Rotnáglová •
oslovování nových sponzorů (potravinářství, IT, hudební nástroje, cestovní kanceláře, divadelní technologie),
•
reklamní předměty a offprogramové pásky,
Markéta Zástěrová •
oslovování nových sponzorů (elektro, nakladatelství, knihkupectví, hračky, nákupní centra),
•
oslovování květinářství a velkoobchodů s květinami. Rozdělení činností a okruhů podnikatelských subjektů je také orientační. Nelze
se tohoto rozdělení striktně držet vzhledem k tomu, aby byla práce všech členů rovnoměrná, také vzhledem k osobním kontaktům a k momentální vytíženosti všech členů.
14
5 Výstupy sekce Výstupy sekce jsou celkem čtyři, harmonogram, portfolio, společenský večírek, sponzorský večírek.
5.1 Harmonogram Podrobný plán činností sekce je rozpracován v příloze J – ve Work Break Down Structure – WBS, která podrobně rozebírá jednotlivé kroky vedoucí ke splnění cílů sekce. Deadlines základních činností jsou uvedeny v harmonogramu. V obou dokumentech jsou zohledněny termíny všech sekcí, zejména sekce Offprogram, Propagace, Média. Činnosti jsou rozděleny na 3 samostatné fáze projektu, předprojektovou, projektovou a post-projektovou. V předprojektové fázi došlo k předání veškerých informací od vedoucí sekce Fundraising 2011 a následně byly novou vedoucí vyhotoveny vstupní analýzy pro následující ročník. Tyto analýzy byly již popsány na začátku práce. Projektová fáze zahrnuje tyto hlavní oblasti činností: Oslovování potenciálních partnerů, jednání o spolupráci, uzavírání smluv, samotný festival a poděkování. Důležitými milníky jsou oba večírky, sponzorský i společenský. Po společenském večírku by mělo dojít k vyjednávání spolupráce a těsně před sponzorským by měly být uzavřeny veškeré smlouvy. Po festivalu, stále ještě v rámci projektové fáze, dojde k vyhodnocení celkové práce všemi organizátory a supervizí a bude osobně i elektronicky poděkováno sponzorům. V nejlepším případě by mohlo být se sponzory zahájeno jednání ohledně spolupráce s dalším ročníkem. Projektová fáze končí
zhruba
koncem
května.
V post-projektové
fázi
bude
zkompletována
dokumentace práce obou semestrů na festivalu. Tato dokumentace bude předána vedoucí následujícího ročníku koncem letního semestru.
5.2 Portfolio V září 2012 byly vedoucím sekce vytvořeny dvě verze portfolia pro festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012 pro věcné plnění – určeno potenciálním sponzorům, 15
od kterých se sekce snaží získat jejich výrobky pro účely festivalu a pro získání finanční podpory. Portfolio obsahuje základní informace o festivalu, o jeho historii, současnosti a orientační shrnutí toho, co festival může nabídnout. Obě verze slouží všem sekcím, které mají ve své náplni uzavření partnerské smlouvy a jsou vytvořeny na základě spolupráce se sekcí Propagace a Média. Jak již bylo zmíněno, v portfoliu je pouze orientační shrnutí nabídky, není zde uvedeno vše, jelikož vzniklo v samotných začátcích projektové fáze a nabídka se může v průběhu roku měnit. Mělo by být použito pouze při osobních schůzkách, kde se od fundraisera oslovený dozví doplňující informace. Plnění, které partnerům festivalu za podporu organizační tým nabízí, bylo rozděleno do tří kategorií podle hodnoty daru nebo výše darované částky na – sponzor (do 50 tisíc Kč), hlavní sponzor (50 – 100 tisíc Kč) a generální sponzor (nad 100 tisíc Kč). Toto vymezení není neporušitelné, konkrétní plnění bude stanoveno na základě jednání obou stran. Některé nabídky nejsou uvedeny v portfoliu také proto, že mohou sloužit jako argument při vyjednávání. Záleží na druhé straně, která konkrétní forma propagace bude sponzora zajímat. Pro sponzora Meeting Point Party je také připravena speciální nabídka – propagace firmy v rámci této akce.12
5.3 Společenský večírek Sekce Fundraising se po pozitivní zkušenosti z loňského roku rozhodla pro použití stejné taktiky v navázání nové spolupráce – uspořádání společenského večírku. Večírek organizačně zajišťuje sekce Offprogram a je určen pro nově oslovené subjekty všech sekcí, kteří festival neznají. Smysl této akce spočívá v představení festivalu, jeho organizátorů, ředitele festivalu, stálých partnerů a sponzorů, kteří jsou na večírek také pozváni a navázání osobnějšího kontaktu s oslovenými. Účel večírku je lépe poznat potenciálního sponzora – zájmy, potřeby, domluvit se na osobní schůzce, kde bude nabídnuta spolupráce. Bude snaha na večírek pozvat vždy jednoho představitele – Veškerá nabídka pro potenciální sponzory je uvedena i s vyčíslením této hodnoty plnění v příloze H 12
16
firmu z každého osloveného komerčního odvětví, aby byla zachována určitá prestiž akce a hosté tak mohli získat pocit exklusivity. Určení data, místa a vypracování finálního konceptu je plánováno do konce listopadu, na těchto aktivitách se podílí vedoucí sekce Fundraising, vedoucí sekce Offprogram a Šárka Mikesková. V rámci října by mělo proběhnout obstarání občerstvení (rautu a víno) jako sponzorského daru, tuto aktivitu zajišťuje vedoucí sekce spolu se Šárkou Mikeskovou. Říjen je také vyhrazen pro telefonické oslovení firem, zajišťuje celá sekce Fundraising.
5.4 Sponzorský večírek Dalším plánovaným výstupem je sponzorský večírek, ten by se měl konat v únoru nebo březnu 2012 před zahájením festivalu, již po uzavření smluv se sponzory a dárci. V plánu zachovat místo konání, jaké tradičně bývá – Divadelní studio Marta. Večírek slouží jako poděkování za spolupráci těsně před festivalem. Opět jeho organizaci má na starosti sekce Offprogram a zajištění pozvaných hostů sekce Fundraising. Na jeho koncepci se podílí obě sekce dohromady spolu s režisérem festivalu.
6 Ekonomická stránka sekce Fundraising je sekce, u které z důvodu podstaty její činnosti budou výnosy převyšovat náklady. Největší položka, kterou je možné vydat na potřeby fundraisingu, jsou náklady na reprezentaci – občerstvení na oba večírky. V případě obou večírku je v plánu získat raut i víno sponzorsky. V současné době není s žádnou partnerskou restaurací nebo vinařstvím uzavřena smlouva proto jsou pro jistotu náklady na večírky uvedeny v rozpočtu sekce jako reálné. V krizové situaci bude vše zajištěno z vlastních prostředků organizačního týmu. Fundraising se také stará o zajištění některých reklamních předmětů, které se částečně hradí – kondomy a krabičky na kondomy. Kromě reklamních předmětů je jediná reálná položka, kterou není možné zajistit věcným plněním, stipendium pro členy sekce. Toto stipendium zatím nebylo využito, 17
ale hradilo by cestovné členů za mimo-brněnskými partnery. Výnosy jsou tvořeny zejména příjmy sekce, které plynou z uzavřené spolupráce.
7 Smluvní spolupráce Sekce Fundraising uzavírá dva typy smluv:
7.1 Darovací smlouva (DLE OBČANSKÉHO ZÁKONÍKU) Darovací smlouvou dárce bezplatně přenechává nebo slibuje obdarovanému (festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER nebo MuseYou o. s.) dar, neočekává za to odměnu. Výhody uzavření této smlouvy jsou následující: Fyzická osoba si může odečíst od základu daně (základ daně = zisk) hodnotu daru, která v úhrnné hodnotě ve zdaňovacím období přesáhne dvě procenta ze základu daně, nebo hodnotu daru, která činí alespoň tisíc korun. V úhrnu si mohou odečíst nejvýše deset procent ze základu daně. Právnická osoba zřízená za účelem podnikání si může odečíst hodnotu poskytnutého daru, která činí alespoň 2 tisíce korun. V úhrnu lze odečíst nejvýše 5 % ze základu daně.
7.2 Smlouva o reklamě a propagaci (DLE § 269 ODST. 2 OBCHODNÍHO ZÁKONÍKU) U tohoto typu smlouvy, zjednodušeně řečeno, si jedna strana (sponzor) objednává za úplatu propagaci své značky, kterou mu poskytne strana druhá (v tomto případě Divadelní fakulta JAMU). Sumu určenou na tyto účely si sponzor zahrne do svých nákladů, neodvádí z této částky tedy daň z příjmu.
18
Sekce Fundraising se při jednání s partnery snaží upřednostnit uzavření darovací smlouvy, neplatí z darované částky DPH, kdežto u smlouvy o reklamě a propagaci daní částku 20% sazbou. Z darovací smlouvy také neplynou pro festival žádné závazky, i když dárce je v rámci SETKÁNÍ/ENCOUNTER propagován ve stejném rozsahu jako sponzor. Vzory obou smluv jsou uvedeny v příloze – K
8 Hodnocení Hodnocení proběhne dle záznamů ze schůzek a pravidelných informačních e-mailů a průběžně aktualizované databáze potenciálních sponzorů.
8.1 Hodnocení procesů – hodnocení práce členů sekce • účast na schůzkách sekce, • plnění zadaných úkolů včas a podle zadání, • podle proaktivity - počet nápadů, • dle ochoty spolupráce s ostatními členy týmu, • dle proaktivního způsobu řešení problémů, • počet pozvaných hostů na večírek – bude přihlédnuto, • počet domluvených schůzek s potenciálními sponzory – bude přihlédnuto, • počet uzavřených partnerství – bude k tomu přihlédnuto, • dle schopnosti závěrečné sebereflexe.
8.2 Hodnocení cílů Hodnocení splnění cílů je hodnocení týmové práce sekce. Bude stanoveno, do jaké míry se sekci jako celku podařilo stanovené cíle splnit – procentuálně.
19
9 Průběžné hodnocení práce sekce do konce roku 2011 Pozvání na večírek proběhlo nejprve telefonicky a poté byla zaslána elektronická pozvánka, vytvořená sekcí Propagace, příslušné osobě na e-mail a nakonec byla potvrzena účast telefonicky nebo elektronicky. Večírek proběhl 8. 12. 2011 v Domě umění v Brně, sekce Offprogram a Fundraising vytvořily prováděcí dokument, který také obsahuje zhodnocení celé akce.13 Organizačně byla akce zvládnuta dobře. Restaurace Leporelo+ poskytla sponzorsky občerstvení v hodnotě 36 000 Kč. Nevznikly tedy žádné reálné náklady. Bohužel pravděpodobně díky špatně zvolenému datu – prosinec nebyla účast hostů na večírku taková, jaká se očekávala – přišla necelá 1/3 pozvaných. Sekce fundraising rozeslala všem pozvaným elektronický pozdrav od patrona festivalu a PF 2012. Zúčastnění obdrželi děkovný dopis podepsaný patronem a aktuálně se domlouvají osobní schůzky, kde budou dohodnuty podmínky, za kterých obě strany mohou uzavřít spolupráci.
Nejbližší úkol na leden 2012 pro členy sekce je domluvit si osobní
schůzku a představit festival a jeho nabídku v sídle firmy osloveného sponzora, který se na večírek nedostavil. Po domluvené spolupráci bude pro sponzory a partnery uspořádán děkovný večírek – sponzorský večírek - na kterém by opět měly participovat obě sekce. Měl by se tradičně konat v Divadelním studiu Marta v průběhu března, popřípadě koncem února. Navrženy jsou zatím tyto termíny: 28. - 29. 2., 1. 3., 20. - 22. 3. Datum ovlivňují možnosti divadla – ve kterých dnech se bude hrát vhodné představení, časové možnosti patrona festivalu, který by se měl akce zúčastnit a další projekty pořádané divadelní fakultou v měsíci březnu ( ples, Salon původní tvorby, a pod.) Ke konci roku zatím nebyla podepsána žádná smlouva, ale týmu se podařilo domluvit spolupráci se třemi partnery loňského festivalu, kteří přislíbili plnění ve stejné výši jako pro festival 2011. Partneři, kteří přispěli finančně, jsou firma INT, s.r.o. a pan JUDr. Pavel Muller a společnost FordCARent, a.s., která opět festivalu půjčí tři vozy na dobu jednoho týdne. Ve spolupráci odmítly pokračovat Teplárny Brno, a s. a momentálně probíhá jednání se společností Vema, a.s. Jsou domluvené cca 4 schůzky s novými partnery, 13
Viz Příloha I
20
jedná se o sponzorství Meeting Point Party s frmou CompuGroup Medical Česká republika s.r.o., kterou na spolupráci láká spojení jejich značky se známou českou kapelou Tatabojs. Společenský večírek bohužel pro sekci Fundraising plně nedosáhl svého cíle, celý tým se bude snažit v první polovině ledna představit pozvaným hostům festival a jeho nabídku a do konce ledna by měla být dohodnuta spolupráce. Od konce tohoto roku se začíná plánovat – zatím termínově druhý večírek, který se bude organizačně zajišťovat v únoru a měl by proběhnout na přelomu února a března. Zatím se čeká na vyjádření patrona – Pavla Zedníčka. Dalším úspěchem Fundraisingu je navázání kontaktů s restaurací Leporelo +, která připravila na večírek raut a má zájem na další kooperaci. Co se týká celkového rozpočtu festivalu, ke konci prosince roku 2011 získal SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012 příspěvek zatím pouze od IVF. Vzhledem k rozdílným termínům podání žádostí o udělení grantu, bude rozhodnutí grantových řízení dalších institucí známo později. Velkým úspěchem sekce Hosté, který je zároveň příležitostí pro
fundraising,
je
získání
herce
SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012.
21
Pavla
Zedníčka,
jako
patrona
B) Závěrečná zpráva V závěrečné zprávě festivalu jsou uvedeny finální ekonomické výsledky festivalu. Jsou zde zhodnocena splnění stanovených cílů, aktivit a lidských zdrojů. Na závěr je zhodnoceno vedení a řízení sekce na základě poznatků z knihy J Owena Tři pilíře úspěšného manažera.
1 Vícezdrojové financování festivalu 1.1 Celkový účet Výše celkových nákladů (včetně věcného plnění) 22. ročník projektu byla 2 061 989 Kč. Tato suma byla pokryta z několika zdrojů. Níže v tabulce jsou všechny zdroje krytí uvedeny s příslušnou částkou a procentuálním poměrem z celkového rozpočtu. Jsou to granty a dotace, provozní náklady financované Divadelní fakultou JAMU, výnosy ze smluv o reklamě a spolupráci, dary, výnosy ze vstupenek a prodeje reklamních předmětů. granty a dotace
794 750,- Kč
38,54%
provozní náklady
534 718,- Kč
25,93%
reklama a spolupráce
485 290,- Kč
23,54%
dary
175 746,- Kč
8,52%
71 485,-, Kč
3,47%
vstupenky a rekl. předměty Celkem
2 061 989,- Kč
Granty a dotace činily největší podíl v krytí nákladů. Byly uděleny následujícími institucemi:
22
Statutární město Brno
260 000,- Kč
Mezinárodní visegrádský fond
168 250,- Kč
Nadace život umělce
15 000,- Kč
Rozvojový program
293 000,- Kč
Divadelní svět Brno
25 000,- Kč
Specifického výzkumu
33 500,- Kč
Celkem
794 750,- Kč
Festival byl soběstačný z 27 %, do soběstačnosti se počítají výnosy ze vstupenek a prodeje reklamních předmětů, jako hlavní příjmová činnost a výnosy ze smluv o reklamě a spolupráci, jako vedlejší příjmová činnost. Žádostem podaným občanským sdružením MuseYou, o. s. nebylo vyhověno.
1.2 Firemní fundraising Činností firemního fundraisingu se podařilo pokrýt kolem 13 % z celkových nákladů na projekt, celkovou částkou 274 883 Kč, je to součet všech příjmů festivalu získaných od dárců a sponzorů včetně DPH. Nakonec byly uzavřeny tři typy smluv. Finance i věcné plnění bylo poskytnuto prostřednictvím smlouvy darovací a smlouvy o reklamě a propagaci. Rauty festival obdržel prostřednictvím smlouvy o spolupráci. Finální účet sekce je v příloze - L
Finance
122 000,- Kč
Věcné plnění
152 883,- Kč
Celkem
274 883,- Kč
23
1.2.1 Darovací smlouva Finanční dary byly celkem 50 000,- Kč. Festivalu takto pomohly tři podnikatelské subjekty: Kavárna Rotor Bar ve výši 30 000 Kč, společnost INT, s.r.o. ve výši 10 000,- Kč a akademické nakladatelství CERM, s.r.o. částkou 10 000,- Kč. Kavárna RotorBar i společnost INT, s.r.o. patří příznivce festivalu, kteří jej podpořili již v loňském roce, CERM, s.r.o. je novým partnerem. Darovací smlouva byla také uzavřena s pěti společnostmi, které festivalu poskytly věcné dary. Celková hodnota věcných darů byla 12 483,- Kč. Společnost F.I.Z. spol. s r.o. věnovala 800 ks identifikačních náramků v hodnotě 3 546,- Kč. Ing. Vladimír Fiala a společnost BACHL, spol. s.r.o. darovali materiál na průvod v hodnotě 557,- Kč a 2 200,- Kč. Všechny výše zmiňované subjekty spolupracovaly s festivalem poprvé. Dalšími dárci, kteří se řadí mezi dlouhodobé, jsou ROSANA, spol. s r.o., která poskytla barely s vodou a aquabary pro Infocentrum v celkové hodnotě 3 180,- Kč. Květinářství Květiny Ája věnovalo festivalu květiny na závěrečný ceremoniál v hodnotě 3 000,- Kč.
1.2.2 Smlouva o spolupráci Smlouva o spolupráci byla uzavřena se společností NTERNI, s.r.o., která provozuje restaurací Leporelo +. Festival zajistil restauraci propagační služby, za které byly poskytnuty tři rauty v celkové hodnotě 80 000,- Kč bez DPH, přičemž JAMU uhradila 20 000,- Kč restauraci za nákup surovin na přípravu. Dva menší rauty proběhly na společenském a sponzorském večírku (v hodnotách 30 tis. a 20 tis. Kč bez DPH). Třetí, největší raut byl určen na závěrečný ceremoniál a jeho hodnota byla vyčíslena na 50 000,- Kč bez DPH.
1.2.3 Smlouva o reklamě a propagaci Smlouva o reklamě a propagaci byla uzavřena se třemi subjekty. Společnost Vema, a.s., která spolupracovala s festivalem již v roce 2011 ve stejné výši, věnovala částku 10 000,- Kč bez DPH. Stejně tak společnost CARent, a. s. zapůjčila již druhým rokem tři předváděcí vozy (dva osobní a jeden tranzit) na sedm dní. Vozy byly 24
převzaty i vráceny s plnou nádrží. Nový subjekt, se kterým festival navázal spolupráci, byla společnost CompuGroup Medical Česká republika s.r.o. Tato softwarová společnost přispěla částkou 50 000,- Kč bez DPH. Jednání o spolupráci bylo zahájeno na společenském večírku.
2 Zhodnocení splnění cílů Hlavní cíl sekce byl spolufinancovat festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012. Jak již bylo zmíněno, procentuálně se činností firemního fundraisingu povedlo pokrýt 13 % celkového rozpočtu. Podařilo se tak udržet si úroveň nastavenou z předešlých ročníků. V záměru byl stanoven cíl pokrytí alespoň 10 % nákladů na projekt, tento cíl byl tedy splněn. Pro srovnání, podpora předešlého ročníku byla 202 813,- Kč a pokryla rovněž 12 % celkového rozpočtu. Je zde tedy vidět mírný progres o jedno procento a částku 72 070,-
Kč.
Fundraisingový tým
21.
ročníku
uzavřel
smlouvy
se
šesti
podnikatelskými subjekty. Letošnímu týmu se podařilo udržet spolupráci s polovinou z nich alespoň ve stejné výši jako v předešlých letech. Společnosti, které ukončily spolupráci, podporovaly festival hlavně věcnými dary, popřípadě drobnějšími finančními částkami do 5 000,- Kč. Ve spolupráci odmítl pokračovat také hlavní sponzor festivalu Teplárny Brno, a.s. Tato společnost si v loňském roce objednala reklamu ve výši 50 000,- Kč a byla s ní navázána komunikace hlavně díky osobním kontaktům jednoho ze členů týmu. V roce 2012 bylo uzavřeno celkem 12 smluv. Fundraisingu se nepodařilo zajistit sponzora Meetingpoint party, což byl jeden z jeho cílů. V jednání byla spolupráce se společností CompuGroup Medical Česká republika s.r.o., která zvažovala účast na zaplacení kapely Tatabojs. Vedení společnosti se nakonec rozhodlo festival finančně podpořit, ale nespojovat své jméno s touto offprogramovou akcí. Návštěvníci Meetingpoint party (dále jen MPP) nejsou jejich cílová skupina a pro klienty společnosti by tyto kroky působily nejasně. Při zvažování dalších potenciálních partnerů MPP se tým snažil zaměřit na partnery klubu Fléda, ve kterém se akce koná, nebo firmy, které se zaměřují na mladé lidi a mohly by se na této akci prezentovat. Proběhla jednání se společností Nugget s.r.o., která prodává 25
sportovní oblečení, ta z finančních důvodů neměla o spolupráci zájem. Z důvodu velké vytíženosti členů týmu jinými úkoly nebyl osloven další potenciální sponzor.
2.1 Spolupráce sekcí Fundraising a Offprogram Spolupráce obou sekcí proběhla v rámci organizace večírků. Hodnocení společenského večírku včetně kooperace obou vedoucích sekce a společného člena – Šárky Mikesková - byla uvedena již v kapitole Průběžné hodnocení práce sekce. Největším problémem v rámci kooperace bylo zdvojování informací a tím nastával zmatek, který komplikoval práci společného člena. Této skutečnosti se obě vedoucí již vyvarovaly při organizace sponzorského večírku, díky přesnému vymezení kompetencí a posílení vzájemné důvěry, která nastala díky předešlé dobré zkušenosti. Je potřeba zdůraznit, že kvalitní spolupráce je podmíněna dohodnutím jejích přesných podmínek obou vedoucích v před-projektové fázi a dostatečným počtem schůzek všech tří zúčastněných v projektové fázi. Pozice společného člena obou sekcí se ukázala jako funkční, v rámci fundraisingové činnosti je s tímto členem vhodná individuální domluva, kolik práce navíc (k zajišťování večírků) ještě zvládne.
3 Aktivity a výstupy vzhledem k harmonogramu Na začátku byla vedoucí sekce vyhotovena SWOT analýza, která mapovala silné a slabé stránky sekce a příležitosti a hrozby zvenčí. Podle výsledků této analýzy byla vytvořena strategie sekce Fundraising, v jaké oblasti a jakým způsobem navazovat spolupráci, které atributy využít a s jakými slabými stránkami počítat. Jako jedna ze slabých stránek se nakonec ukázala spíše nezkušenost vedoucí, než nově příchozích členů. V první polovině projektové fáze, tedy zhruba do konce roku a do prvního milníku – společenského večírku, byl špatně nastaven časový plán, stále se oddalovalo rozhodnutí o datu a místu konání, to mělo za následek málo příchozích hostů, večírek se konal až v prosinci. Také z důvodu špatně nastaveného časového plánu, který způsobil, že se aktivity nestíhaly v termínech, nezbyla týmu kapacita na využití příležitosti získání podpory od loterijních společností. Potvrdila se výhoda 26
dlouholetých silných partnerů z předchozího roku. Odstoupení od spolupráce některých z nich však nenastalo z důvodu finanční krize, ale v důsledku personální výměny v organizačním týmu (příklad Teplárny, a.s.).
3.1 Patron festivalu Patron festivalu, Pavel Zedníček, se účastnil pouze sponzorského večírku. Jeho patronace byla dohodnuta těsně před společenským večírkem, kterého se nemohl zúčastnit osobně, proto proběhlo alespoň pozdravení hostů z předtočeného videa. Větší využít patrona je složitější, jelikož je naprosto závislé na jeho časových možnostech. Patron se nakonec osobně se sponzory a dárci setkal až na sponzorském večírku. To může pomoci spíše dalším ročníkům v utužení spolupráce, potvrzením zvyšující se prestiže festivalu. Příležitost k nalákání nových partnerů bohužel pomocí patronace festivalu známou osobností, tak nebyla využita.
3.2 Oslovené subjekty a průběh jednání Sponzoři a dárci festivalu 2011 byli podle plánu osloveni již na podzim (říjen, listopad) a spolupráce s většinou byla přislíbena. Záběr oslovených firem byl široký, jednalo se o firmy stavební se sídlem ve městě Brně, jazykové školy, lokální maloobchody (např.síť Brněnka), menší a střední firmy s tradičními regionálními produkty (limonáda ZON, sýry Gran Moravia) a velké tradiční, české společnosti (např. BOHEMIA SEKT, a.s., Kofola holding, Rudolf Jelínek, a. s. atd.).V praxi se ukázalo, že ve větších společnostech, které by měly finance na podporu festivalu, je těžké sehnat kompetentní osobu, mnohdy chybí jakýkoli kontakt na webových stránkách. U menších společností, které by o spolupráci měly zájem (firmy jako ZON s.r.o., Knedlíky Svoboda s.r.o.) se zase ukázal opačný problém nedostatku financí, v tomto případě je lepší zvolit nejprve nabídku podpory v rámci věcného plnění, pokud se spolupráce uzavře a osvědčí, zkusit jednat o finanční podpoře pro další rok. Ve výsledku byla většina smluv uzavřena s partnery loňského roku, nově vzniklé 27
spolupráce byly podmíněny osobními kontakty v dané společnosti (CompuGroup Medical Česká republika s.r.o ) nebo se jednalo o nový podnik, který potřeboval propagaci (restaurace Leporelo+). Jednání s potenciálními sponzory bylo zahájeno až v lednu 2012, s tím, že na domlouvání podmínek spolupráce měl tým dva měsíce tak, aby začátkem března byly podepsány všechny smlouvy. V průběhu jednání se sponzory byly využity poskytované materiály, jako portfolio či graf čerpání peněz. Bohužel z důvodu nedůslednosti nebyly členy sekce vyplněny nachystané formuláře o průběhu jednání, které by posloužily k finálnímu hodnocení a doporučení do dalších let. Celkově došlo k méně osobním schůzkám, než bylo plánováno, odhadem 10 % oslovených potenciálních partnerů souhlasilo s osobním setkáním. Jednání probíhalo podle časového plánu, během ledna a února 2012. Uzavření smluv bylo původně naplánováno do konce února 2012, reálně došlo k podepsání všech smluv začátkem března.
3.3 Portfolio Portfolio bylo předkládáno na všech osobních jednáních. Pro příští rok by bylo lepší zvýšit jeho hodnotu a věrohodnost nějakým větším „lákadlem“, například vyjádřením stálých sponzorů nebo případného patrona.
3.4 Sponzorský večírek Začátkem února se také začalo plánovat datum a koncept sponzorského večírku. Sponzorský večírek proběhl, jak bylo v plánu, v březnu, konkrétně 20. 3. 2012 v Divadelním studiu Marta. Večírek organizačně opět zajišťovala sekce Offprogram ve spolupráci se sekcí Fundraising, která měla na starosti seznam a zajištění hostů, sponzorů, partnerů a dárců celého festivalu (ne pouze těch, se kterými Fundraising komunikuje). Pozvání proběhlo formou e-mailu začátkem března. Raut zajišťoval partner festivalu restaurace Leporelo+ a víno Vinařství ve sklepě, na programu bylo představení Mrzák inishmaanský. Akce proběhla hladce, bez komplikací. Jediným 28
možným nedostatkem byla délka představení, které trvalo téměř 3 hodiny, proto se většina sponzorů po představení déle nezdržela. Z důvodu této délky byla část rautu podávána již o přestávce. Na rozdíl od společenského večírku byla sponzorská účast hojná, dorazilo celkem 18 sponzorů (nikoli osob). Sponzorů sekce Fundraising, kteří přišli, bylo celkem osm. Večírek byl také důležitý nejen jako forma poděkování za spolupráci, ale jako místo setkání partnerů s některými členy sekce, kteří s nimi komunikovali pouze prostřednictvím telefonu nebo e-mailu. Osobní setkání podporují pokračování kontaktů do dalších festivalových let. Patron festivalu se sice zdržel pouze na představení, ale před jeho začátkem pronesl pár slov. Do budoucna stojí za úvahu více využít sponzorský večírek k seznámení partnerů, obzvláště těch dlouhodobých. Podrobný koncept a zhodnocení večírku je v příloze - M
3.5 Festival a postprodukce Těsně před festivalem členové sekce rozeslali svým sponzorům program představení s pozvánkou na závěrečný a zahajovací ceremoniál. V průběhu festivalu 10. - 14. 4. 2012 se členové sekce Fundraising věnovali sponzorům, kteří navštívili představení nebo ceremoniály, a dohlíželi na plnění všech závazků vůči sponzorům, vyplývajících ze smluv, zejména rozmístění reklamních bannerů do divadel. Sekce fundraising měla v průběhu festivalu rozmístěno v divadlech celkem 6 bannerů. Po skončení festivalu došlo k poslednímu osobnímu setkání členů sekce s kontaktní osobou v jednotlivých společnostech. Byl předán drobný dárek – Víno, Bulletin, plakát aktuálního ročníku, vráceny zapůjčené bannery a pronajatá auta společnosti FordCARent. Vše proběhlo v souladu s harmonogramem, tedy do konce května. Nepodařilo se domluvit post-festivalovou schůzku s majitelem a PR manažerkou restaurace Leporelo +, jelikož majitel restaurace, pan Klimus se nachází většinu času v zahraničí a PR manažerka nechtěla bez jeho účasti učinit rozhodnutí o další kooperaci. Na této schůzce měla být zhodnocena spolupráce, zejména ze strany restaurace a mělo být navrženo její pokračování ze strany Fundraisingu. V průběhu
29
června bylo vedení sekce předáno dalšímu ročníku. Kompletní harmonogram a podrobný plán aktivit – WBS je v příloze - J
4 Hodnocení lidských zdrojů Marie Rotnáglová (1. ročník) Marie plnila zadané úkoly vždy svědomitě, včas. Ze všech členů vykazovala největší důslednost a včasné plnění úkolů. Mája si je v porovnání s ostatními členy v některých věcech a postupech méně jistá. Častěji se ptá a radí s vedoucím o zadaném úkolu a postupu. Sama vyžaduje větší kontrolu ze strany vedoucího a ujištění se, že práci dělá správně. Což není na škodu, je to adekvátní studentce prvního ročníku. Naopak po vyjasnění všech podrobností prokázala také velkou míru samostatnosti. Uzavřená spolupráce s těmito firmami: F.I.Z. spol. s r.o., BACHL, spol. s.r.o., ROSANA, spol. s r.o., Vladimír Fiala – FIMA Brno Šárka Mikesková (1. ročník) Šárka je aktivní a velmi. Náročný úkol, který měla jako studentka prvního ročníku, zvládla dobře a velmi samostatně. Oba večírky byly organizačně včas a dobře zajištěné. Bohužel, pravděpodobně díky Šárčině velké zaneprázdněnosti, stále nedošlo k finální schůzce s Leporelem. Nicméně vzhledem k náročnosti úkolu a požadavkům, které byly na Šárku v průběhu kladeny, hodnotím práci členky velmi kladně. Měla na starosti: organizaci společenského a sponzorského večírku - školní rok, komunikaci s restaurací Leporelo+ Uzavřené spolupráce: restaurace Leporelo + Markéta Zástěrová (2. ročník) Nejméně zodpovědný člen. Plnila úkoly až po několikerém upozornění ze strany vedoucí. Velmi nestabilní výkon. Vyvine větší úsilí, až když je vyzývána 30
k činnosti. Některé úkoly jí musely být odebrány vzhledem k časové tísni. Bohužel komunikace s některými potenciálními partnery, která díky její snaze vypadala nadějně, nedopadla /nikoliv její vinou/. Uzavřené spolupráce: žádná Michaela Tučková (2. ročník) V letním semestru neměla Míša adekvátní množství náročnějších úkolů, což je spíše chyba vedoucí a špatně rozdělené práce. /Někteří členové měli rozsáhlejší zadání – Šárka Mikesková./ Na druhou stranu bylo možné vyvinout větší iniciativu ze strany člena. Přidělený úkol – oslovení hotelů pro VIP hosty nebyl sice nakonec potřeba, ale také nebyla zde ani snaha k aktivitě ze strany člena. Ani po diskusi a upravení podmínek úkolu – který hotel a jak jej oslovit. Nicméně nemůžu hodnotit Míšu hůře jen díky tomu, že měla málo zadaných úkolů z mé strany, popřípadě nevyhovující úkoly. Uzavřené spolupráce: Rotor Bar, INT, s.r.o., Květiny Ája Vendula Svobodová -vedoucí sekce (3. ročník) Snažila se věnovat vedení sekce a jejím členkám tak, aby měly dostatek informací a podkladů ke splnění práce. Ke každé bylo potřeba přistupovat individuálně a umožnit jim, aby mohly v pohodě práci zvládnout. Pak už snaha pokulhávala v kontrole přidělených úkolů a plnění harmonogramu. Celkově se více věnovala vedení členů než řízení sekce – celého týmu a plánování činností. Důsledkem toho bylo nedodržení harmonogramu. Problém je také v tom, že měla jako vedoucí příliš fundraisingové práce, kterou mohla předat některému ze členů. Podařilo se jí udržet spolupráci se sponzory loňského ročníku. Uzavřené spolupráce: CERM, s.r.o., CompuGroup Medical Česká republika s.r.o., Ford CARent, Vema, a. s.
31
5 Hodnocení vedení a řízení sekce dle Jo Owena Vedení a řízení sekce Fundrasing je zhodnoceno na základě některých poznatků z teorie Jo Owena o inteligenčním a emočním kvocientu, představeném v knize Tři pilíře úspěšného manažera.
5.1 IQ Inteligenční kvocient měří, jak umíme zacházet s problémy, úkoly a penězi. Jo Owen říká, že začínat se má od konce, tedy nejprve se zaměřit na výsledky. Podle toho bylo postupováno, nejprve byly stanoveny hlavní cíle, kterých chceme jako tým dosáhnout. Cíl by měl být reálný. Ten reálně stanoven byl – udržení úrovně z předešlého ročníku festivalu. Poté byly naplánovány potřebné kroky k dosažení těchto cílů, byl zpracován harmonogram,WBS (podrobný plán všech aktivit) a navržen počáteční rozpočet (tedy odhad), který odrážel stanovené cíle. V rámci těchto kroků mohlo dojít k větší kooperaci s ekonomem festivalu, byl s ním konzultován pouze rozpočet. Například by bylo bývalo vhodné se s ním na začátku poradit, jakou má on o výsledcích fundraisingové činnosti představu. Je také vhodné pozvat ekonoma na schůzku s partnerem. Může, zejména ve větších firmách, představit celkovou finanční situaci festivalu a z jakých dalších zdrojů se čerpá. Potenciální sponzoři tak mohou názorně vidět potřebnost firemního sponzoringu pro festival. V procesu rozhodování Owen říká, že lepší jsou praktická řešení než perfektní řešení. Rozhodování bylo pro vedoucí nejtěžším úkolem, což se nejvíce projevilo v souvislosti se společenským večírkem. Z důvodu čekání na ideální prostor – Dům umění, byl den konání akce posunut na tak pozdě, že akce pozbyla svůj smysl. Přitom společenský večírek je v rámci fundraisingové strategie naprosto klíčový a veškeré jednání a domlouvání spolupráce se odvíjí od něj. V procesu řešení problému Owen navrhuje použít metodu brainstormingu. Vedoucí využila brainstormingu při rozhodování o potenciálně oslovených firmách, kladla důraz na využití všech osobních kontaktů členů a neotřelých nápadů. Dalším způsobem řešení problému je analýza působících sil, kdy se zváží všechna pro a proti. Tento postup byl využit při rozhodování o datu a místu 32
společenském večírku. Zda čekat na lepší v prostor v nejistotě, nebo využít horší prostor s jistotou. Chyba byla v tom, že určitá proti (malá účast hostů vs. méně atraktivní prostory) mají větší váhu než jiná a na to nebyl brán zřetel. Také v tom, jak říká Owen, že ač byl termín večírku konzultován, není možné se schovávat za posvěcení rozhodnutí druhých, odpovědnost a důsledky za něj nese vždy vedoucí.
5.2 EQ Emoční kvocient měří schopnost zacházení s ostatními lidmi i se sebou samými. Při motivování lidí se vedoucí podle Owena držela zásadou individuálního přístupu i vytváření příjemné atmosféry v týmu. Při náročnějších úkolech aktivně povzbuzovala členy. Při nezdaru hledala pozitiva, například po neúspěšném jednání studentky prvního ročníku vedoucí zdůraznila, že i samotná zkušenost s jednáním je pro členku a další práci hodnotná. V rámci ovlivňování sponzorů byla navržena taktika začít hovor neformálně, nevnucovat se, ale být si vědom, že jednání řídím já -fundraiser, tedy po osobní schůzce byl dán čas na rozmyšlenou, ale pak se ozve vždy první fundraiser sponzorovi. Vedoucí také v rámci motivace zapojovala členy sekce do rozhodnutí tím, že je nechala debatovat, ale konečné rozhodnutí bylo na vedoucí, např. při sestavování databáze potenciálních sponzorů, konceptu večírků. Slabá stránka byla v koučování lidí, vedoucí sekce jim mohla nechat větší prostor při řešení problémů – aby nejprve zaujali vlastní postoj, pak teprve poskytnout radu. Další slabou stránkou bylo delegování. V druhém semestru došlo k nerovnoměrnému rozdělení práce, byly více vytíženy studentky prvních ročníků. K tomuto zjištění došlo až po skončení festivalu. Stejně tak vedoucí převzala příliš mnoho fundraisingových aktivit, které mohla přenechat některé kolegyni druhého ročníku a věnovat se více řízení sekce. Práce členů byla také málo kontrolována z pozice vedoucí. Owen radí, že aby byl efektivně využit čas, tak každým rozhodnutím by se měl člověk zabývat jen jednou. Vedoucí sekce občas vytvářela chaos v rozhodování o delegování činností. Celkově shrnuto se vedoucí dařilo: zachovat si pozitivní přístup i v kritických situacích, orientovat se na jednotlivé členy, méně se už věnovala týmu jako celku. Nepodařilo se 33
odhalit příčinu konfliktů se členkou sekce, která v druhém semestru nepracovala, a vykonávat důležitá rozhodnutí bez otálení.
6 Doporučení pro další ročníky Na závěr autorka uvádí rady pro následující vedoucí sekce. Nejdůležitější doporučení pro příští ročníky je hlavně v případě organizování společenského večírku, věnovat dostatek času jeho přípravě. Společenský večírek je klíčová událost Fundraisingu, od které se všechny následující aktivity odvíjejí. Vhodné je i zlepšení spolupráce s ekonomem festivalu, například již při přípravě portfolia, plánu fundraisingové strategie a samotných jednáních s potenciálními partnery. Celkově se doporučuje intenzivněji spolupracovat se všemi sekcemi. Například zapojit do vytváření konceptu večírků i sekce Media a Propagace, pro jejichž partnery jsou akce také určeny. U práce vedoucího, je dobré, dát si pozor na rovnoměrné rozdělení aktivit: řízení sekce, vedení lidí, samotnou fundraisingovou činnost.
Závěr Absolventský
projekt
zdokumentoval
celoroční
práci
na
festivalu
SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012. Projektový záměr byl napsán v již průběhu projektu. Závěrečná zpráva popsala a zhodnotila reálný průběh druhé části projektu, tedy od začátku roku 2012 vzhledem k nastaveným aktivitám a harmonogramu, zhodnotila splnění nastavených cílů sekce. Závěrečná zpráva byla sestavena po skončení celého projektu. Celoroční práce sekce Fundraising je hodnocena jako úspěšná. Hlavní cíl byl splněn, sekce se podílela na vícezdrojovém financování festivalu celkově 13 % a podařilo se jí udržet pro festival většinu dlouhodobých partnerů.
34
Seznam Příloh Příloha A – Statut festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER Příloha B – Koncept 22. ročníku Příloha C – Stanovy MuseYou o. s. Příloha D – SWOT analýza pro Fundraising 2012 Příloha E – Logický rámec pro Fundraising 2012 Příloha F – Manuál sekce Fundraising Příloha G -Portfolio -věcné plnění, finanční podpora Příloha H - Vyčíslení hodnoty plnění, které sponzorům nabízíme Příloha I - Společenský večírek – koncept a zhodnocení Příloha J – WBS a Harmonogram Příloha K – Vzory smluv Příloha L – Výsledovka sekce Fundraising Příloha M - Koncept sponzorského večírku
35
Příloha A
Statut festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER Poslání festivalu 1) Posláním festivalu je vyvářet prostor pro vzájemné setkávání a poznávání vysokých divadelních škol. 2) Festival je součástí výuky studijních oborů na DIFA JAMU.
Pořadatel a spolupořadatelé festivalu 1) Pořadatelem festivalu je DIFA JAMU. 2) Na organizaci festivalu se mohou podílet další subjekty. Obsah a formu spolupráce upravuje smlouva o spolupráci, případně jiný typ smlouvy.
Projekt festivalu 1) Konkrétní ročník festivalu je realizován na základě projektu festivalu. 2) Návrhy projektů vznikají v rámci výuky, jsou projednány festivalovou radou a schváleny kolegiem děkana. 3) Projekt upravuje zejména: a) Konkrétní organizační, technické a finanční podmínky zajištění konkrétního ročníku. b) Způsob zapojení studentů ateliéru ADM. c) Složení Festivalové rady (při dodržení podmínek uvedených v tomto statutu). 4) Projekt by měl dále upravovat základní dramaturgické a výtvarné řešení konkrétního ročníku festivalu. Tyto náležitosti mohou být upraveny v samostatných (dílčích) projektech. 5) Pokud projekt nevznikne do konce akademického roku, postupuje se podle posledního realizovaného projektu.
Termín a místo konání festivalu 1) Festival probíhá v Brně, zpravidla v 4 dny v průběhu měsíce dubna. Bližší podrobnosti upravuje projekt festivalu. 2) Termín festivalu je součástí Časového plánu akademického roku DIFA JAMU.
Orgány 1) Ředitel festivalu Ředitele festivalu jmenuje umělecká rada DIFA JAMU.
2) Festivalová rada a) Festivalová rada je hlavním řídícím orgánem festivalu. b) Festivalová rada je tvořena studenty a pedagogy tak, aby byla zajištěna rovnost hlasů. c) Pokud na festivalové radě nedojde ke konsenzu, rozhoduje ředitel festivalu. 3) Studentský koordinátor. Autor festivalového projektu je zpravidla studentským koordinátorem festivalu. Koordinátora na návrh vedoucího ADM jmenuje děkan DIFA JAMU.
Financování festivalu 1) Příprava a organizace festivalu je součástí výuky, případně samostatné tvůrčí činnosti na DIFA JAMU a je takto financována. 2) K zajištění průběhu festivalu lze získávat další prostředky. Návrh hospodaření festivalu (rozpočet) je součástí projektu. O nakládání s finančními prostředky festivalu rozhoduje Festivalová rada.
Účastníci festivalu 1) Festivalu se účastní zejména vysoké divadelní školy, případně obdobné národní instituce. Účastníkům festivalu jsou hrazeny pobytové náklady. 2) Hosté festivalu Hosty festivalu schvaluje festivalová rada. Hostům festivalu jsou hrazeny pobytové náklady a mají umožněn vstup zdarma na festivalová představení. 3) Ostatní účastníci (samoplátci, novináři, studenti jiných škol…) 4) Pedagogové a studenti JAMU.
Ocenění a porota 1) Během festivalu mohou být oceněny mimořádné studentské výkony. • Bližší podrobnosti upravuje projekt.
Příloha B
Encounter/ Setkání 2012 – Nástin konceptu „I have a dream“ M. Luther King …/ Do I have a dream? Před více než čtyřiceti lety pronesl Martin Luther King ve svém klíčovém projevu větu „I have a dream“. Přes zájmeno „já“ však jeho sen však nebyl snem individuálním; souvisel se snem značné části společnosti o důstojném životě bez diskriminace a rasismu, o společnosti svobody. V letech šedesátých, v nichž svou zásadní větu M. L. King pronesl, spojoval sen o svobodě (rasové, politické, vyjadřovací, ale i třeba sexuální a nespočtech dalších) mezi sebou národy i celé kontinenty. Všechny spojoval jeden sen. Sen o svobodné společnosti došel v zásadě svého naplnění. Před více než dvaceti lety se v naší republice probudila k životu vytoužená svoboda a jako samozřejmý dar byla předána i naší generaci. Před 22 lety se v tomto celospolečenském kontextu zrodil ještě jeden sen, sen o festivalu divadelních škol, který by spojoval více států, více divadelních tradic. Po dvaadvaceti letech byl tento sen doveden téměř k dokonalosti – v Brně se na festivalu Setkání potkávají zástupci všech kontinentů, aby hráli divadlo, mluvili o něm, navzájem se inspirovali a rozšiřovali své obzory. Festival Setkání by neexistoval bez možnosti rozvoje ve svobodné, otevřené společnosti. Ve chvíli, kdy si většina z nás nedovede představit život v nesvobodě, se zamýšlíme nad otázkami: Spojuje nás ještě nějaký sen, vize? Nerozpadly se velké sny, které provázely dosavadní historii lidstva, do snů malých, individuálních, atomizovaných? Když už „nemusíme za nic bojovat“, co vlastně spojuje naše sny? Festival Setkání/ Encounter je každoroční oslavou svobody, možnosti se setkávat a nebýt uzavřen hranicemi států a světadílů. Letošní ročník chce být také oslavou, mimo jiné oslavou fenoménu, který nese festival ve svém názvu – tedy oslavou setkávání. Chce znovu připomínat svou původní myšlenku a podporovat dialog studentů divadelních škol prostřednictvím divadelních představení, ale i na plánovaných diskusích a reflexích. Chce také iniciovat dialog o tom, zdali v době neomezených možností ještě máme nějaké společné sny.
Klíčová slova: Setkání, svoboda, sen, festival, studenti, divadelníci, divadlo, omezené/ otevřené možnosti, společný sen/ individuální sen, mezinárodnost, Brno, „I have a dream“
Příloha C
Stanovy MuseYou o.s.
Příloha D
SWOT ANALÝZA SEKCE FUNDRAISING Výčet faktorů ovlivňující projekt: VNĚJŠÍ PROSTŘEDÍ
VNITŘNÍ PROSTŘEDÍ
PŘÍLEŽITOSTI
HROZBY
SILNÉ STRÁNKY
SLABÉ STRÁNKY
- velikost města Brna - možnost spolupráce se stálými partnery - (firmy vyvážející do zemí a firmy s původem ze zemí, které se festivalu účastní) - zprostředkovat styk mezi sponzory k jejich možnému prospěchu - atraktivní propagace sponzorských firem ( závísí na sekci propagace) - navázání spolupráce se společnostmi vyrábějícími typické české výrobky (využít jako prezentaci Čr na mezinárodním festivalu) - s tím souvisí: Lihovary jako sponzoři offprogramových akcí - oslovení sázkařských společností a kasin (povinná částka, kterou musí odvádět na neziskovou činnost z tržby)
- nezájem nově oslovených sponzorů (obecně: sponzoring je dost o kontaktech fundraisera a také schopnosti si kontakty získat, další důvody viz níže) - doznívající ekonomická krize - sponzoři přispívají spíše na charitativní účely než na umění - protiplnění není pro ně natolik lákavé, aby festival podpořili - partneři z letošního roku a těch dřívějších let ztratí zájem (nemají peníze,nebyli spokojeni se spoluprací, protiplnění a výhody plynoucí ze spolupráce nejsou dostatečně atraktivní) - malá účast na sponzorských večírcích (je to hrozba protože: sponzorský večírek je možnost lepšího seznámení se sponzory, osobnější vztahy, s. získají lepší představu o festivalu a o „nás“, může je zaujmout program nebo ovlivnit atmosféra) - špatné načasování oslovování sponzorů - nemožnost dostat se k osobě v dané firmě
- zkušenosti z předchozích let (část týmu zůstává, dokumentace, informace od předešlého vedoucího) - stálí partneři festivalu - tradice a „profesionalita“ festivalu - atraktivní umělecké prostředí - vypracované portfolio (také jako známka určité profesionality, jasné představy o partnerství pro obě strany a jaké reklamní plnění jim můžeme nabídnout, nástroj, který může ovlivnit rozhodnutí pot. sponzora) - mezinárodní přesah festivalu (zvyšuje atraktivitu festivalu) - propracovaná fund. strategie (vychází ze zkušeností z předešlých let, zamezí plýtvání energie na neefektivní činnost, souvisí s f. argumentací – víme proč oslavujeme právě určité sponzory, víme, proč by pro ně ENC mohl být zajímavý) - kvalitní tým a dobře nastavená komunikace uvnitř sekce - nové kontakty pro členy sekce - příležitost pro sebezdokonalení členů
- nezkušenost některých členů týmu s tímto typem činnosti v rámci ENCOUNTERU (např. špatné načasování oslovení, málo zkušeností vedoucího s vedením a řízením lidí, nezkušené jednání se sponzory – špatná, málo přesvědčivá argumentace, počáteční nejistota nových členů z nepopulární činnosti) - riziko selhání některých článků v týmu (např. kvůli zaneprázdněnosti, noví členové – mohou mít jiné představy a očekávání, jsme jen lidi, možná ztráta počáteční energie týmu po prvních neúspěších) - ENCOUNTER je málo známý mezi širokou veřejností - špatná mezi-sekční komunikace a selhání komunikace uvnitř sekce - málo kontaktů členů sekce na potenciální sponzory
Matice příležitostí: Atraktivita
Pravděpodobnost úspěchu
- možnost spolupráce se stálými - firmy vyvážející do zemí a firmy s partnery původem ze zemí, které se festivalu účastní - atraktivní propagace sponzorských firem - navázání spolupráce se společnostmi vyrábějícími typické české výrobky - Lihovary jako sponzoři offprogramových akcí - oslovení sázkařských společností a kasin - zprostředkovat styk mezi sponzory k jejich možnému prospěchu - velikost města Brna
Vyhodnocení: Nových atraktivních příležitostí pro sekci fundraising je pro rok 2012 hodně. Bohužel úspěch při oslovování nových sponzorů je menší než navázání spolupráce se stálými sponzory, kteří festival již znají, vědí, co od něj mají čekat. Pokud u nich nenastane větší finanční krize, výrazná změna ve vedení firmy (výměna kompetentních lidí) nebo díky chybě ze strany organizačního týmu neztratí zájem spolupracovat, tak můžeme z jejich strany očekávat podporu. Nové potenciální firmy by mohly zaujmout důvody – argumentace – proč oslovujeme zrovna je. Z toho plyne, že musíme oslovovat cíleně, mít jasnou představu proč je spolupráce pro danou společnost výhodná. To také vyžaduje kreativní přístup k práci od členů sekce. Zajímavou příležitostí pro firmy by mohlo být zprostředkování styku pot. sponzorů mezi sebou, což by bylo možné uskutečnit na sponzorských večírcích.
Matice rizik: Váha
Pravděpodobnost události
- doznívající ekonomická krize - partneři z letošního roku a těch dřívějších - nezájem nově oslovených let ztratí zájem sponzorů - špatné načasování oslovování sponzorů - sponzoři přispívají spíše na charitativní účely než na umění - protiplnění není pro ně natolik lákavé aby festival podpořili - nemožnost dostat se ke kompetentní osobě v dané firmě - malá účast na sponzorských večírcích - špatné načasování oslovování sponzorů
Vyhodnocení: Největší riziko neúspěchu je v oslovování nových firem. V obecném nezájmu firem podporovat typ umění, které není v povědomí široké veřejnosti a z jeho podpory neplynou takové výhody jako ze sponzoringu známějších projektů. Nejdůležitější bude zaměřit se na udržení stálých partnerů, být s nimi v kontaktu, zvát je na akce pořádané JAMU, aby neztratili o festival zájem. Ze zkušeností z minulých let se předpokládá, že větší úspěch budeme mít v získávání věcného plnění než ve finančních darech. Další rizika, která organizační tým neovlivní a zároveň důvody neúspěchu je stále trvající ekonomická krize a nemožnost zkontaktovat a domluvit si schůzku s kompetentní osobou v dané společnosti, která má na udílení sponzorských darů vliv. Opět zkušenosti říkají, že velkou roli hrají osobní kontakty členů sekce. V tomto smyslu bude důležitá vzájemná spolupráce nejen členů sekce, ale celého organizačního týmu.
Matice intenzity vlivu a důležitosti silných a slabých stránek: Důležitost Intenzita vlivu
Vysoká
Střední
Rozhodující
- zkušenosti z předchozích let - propracovaná fund. strategie - stálí partneři festivalu - kvalitní tým a dobře nastavená komunikace uvnitř sekce - nové kontakty pro členy sekce - příležitost pro sebezdokonalení členů - selhání komunikace uvnitř sekce a málo kontaktů členů sekce na potenciální sponzory
- tradice a „profesionalita“ festivalu - mezinárodní přesah festivalu - nezkušenost některých členů týmu s tímto typem činnosti v rámci ENCOUNTERU - riziko selhání některých článků v týmu - vypracované portfolio - špatná mezi-sekční komunikace
Okrajová
- ENCOUNTER je málo známý mezi širokou veřejnost
- atraktivní umělecké prostředí - nové kontakty pro členy sekce - příležitost pro sebezdokonalení členů
Nízká
Vyhodnocení: Z matice vyplývá důležitost dobrého navázání na rok 2011. Poučit se z chyb a využít strategii – cílené oslovování sponzorů – která se letos osvědčila. Zaměřit se na práci uvnitř sekce a hlavně pravidelnou komunikaci a schůzky s vedoucími ostatních sekcí.
Závěr: Vnější činnost sekce fundraising bude v příštím roce zaměřena hlavně na strategické hledání nových sponzorů, které by kromě podpory umělecké studentské činnosti a propagace své firmy mohla zaujmout možnost propagovat svůj výrobek / službu jako národní produkt a částečnou reprezentaci České republiky mezi zahraničními účastníky. Dále se fundraising bude snažit utužit dobré vztahy s trvalými sponzory a získat trvalou podporu od letošních partnerů. Vnitřní záměr sekce je zdokonalení spolupráce uvnitř sekce, zlepšení argumentačních a komunikačních schopností členů sekce a nakonec mezisekční spolupráci zejména s off-programem, ekonomem a propagační sekcí marketingu. Hlavním cílem sekce spolu s ekonomem a koordinátorem udržet úroveň festivalu a finanční prostředky na minimálně na hranici z roku 2011. Sekce fundraising může těžit ze zkušeností z předchozích let a užitečných informací předaných z loňského roku, také z toho, že má již stálé partnery. Důležité je v tomto ohledu dobře navázat na 21. ročník festivalu, zachováním profesionálního přístupu, ponaučením se z chyb a převzetím a udržením kontaktu s partnery festivalu. Dobré navázání na letošní ročník je důležité taky proto, aby se omezila jedna ze slabých stránek sekce a to nezkušenost některých členů sekce s tímto typem činnosti. Největší riziko je pro sekci v tom, že SETKÁNÍ/ENCOUNTER není mezi širokou veřejností příliš znám, což by mohlo ohrozit případné sponzory a situaci jí zhoršuje fakt, že umělecká činnost je oblast, na kterou se nejméně sponzorsky přispívá. Naopak výhodou, která by riziko mohla snížit je mezinárodní přesah festivalu a již zmíněný profesionální přístup.
Příloha E
Logický rámec pro Fundraising 2012 Popis projektu
Objektivně ověřitelné ukazatele
Prostředky ověření
Cíl sekce:
Úspěšný průběh 22. ročníku festivalu v termínu 10. 14. 4. 2012 a zahájení příprav 23. ročníku. Zájem zúčastnit se festivalu jako divák – ze strany partnerů. Kladné hodnocení spolupráce – ze strany partnerů.
Rezervace míst na představení popř. ceremoniál. Domluvené schůzky ohledně další spolupráce – po festivalu. Kladné ohlasy ze strany partnerů – ústní, email, dopis.
1. Z uzavřením smluvní spolupráce s partnery festivalu, do konce března 2012, se pokryje min. 10 % výdajů z celkového rozpočtu festivalu. Zájem sponzorů a dárců o spolupráci 23. ročníkem festivalu. 2. Závěrenčné zhodnocení práce na festivalu s koordinátorem a supervizí.
1. Uzavřené smlouvy, finální rozpočet festivalu. 2. Závěrečná zpráva o činnosti sekce a dokumentace.
-získání financí z dalších zdrojů (IVF, MKČR, JMK, dotace získané museyou, atd …) - dobrá supervize festivalu - zájem města Brna na uskutečnění festivalu - zájem účastníků přijet na festival
1. portfolio 2. společenský večírek 3. sponzorský večírek 4. uzavřená spolupráce 6. dokumentace
1. vydáním obou verzí portfolia – věcné plnění a finanční dary, cca 60 ks 2. realizací večírku do konce roku 2011 3. realizací večírku v března 2012 4. podepsáním smluv – do konce března 2012 , propagací partnera v r. 2012, obdržením věcného daru nebo financí ve výši uvedené ve smlouvě, 5. napsáním závěrečné a průběžných zpráv – po festivalu
- včasná a rychlá reakce/kuminkace se sponzory - bezproblémová komunikace se sponzory - splnění všech závazků ze strany sponzorů a dárců
Činnosti:
Vstupy a zdroje:
1.1 navrhnout a schválit obsah, 1.2 sladit s vizuálem festivalu, 1.3 vytisknout ( v.p. - 30x. f.p. - 30x), 2.1 stanovit datum, čas, zajistit prostor 2.3 zajistit občerstvení, 2.4 pozvat hosty – potenciální sponzory (1.telefonické, 2. zaslání pozvánky emailem) 2.5 podílet se na konceptu a scénáři, který má na starosti sekce Offprogram
a) lidské zdroje: 5 členů v sekci, členové a vedoucí ostatních sekcí, zejména offprogram, propagace a media, JevTech, muzikanti, hosté – poten. partneři, členové VFR, b) finanční zdroje: pokud možno nulové, minimálně stipendia (cestovné) pro členy sekce c) materiální zdroje: kancelářské potřeby,občerstvení, loga sponzorů, technika,
1. vytištěná portfolia 2 a 3. pozvánka, guestlist, foto z večírku, newsletters, databáze, záznam o jednání 4. smlouvy, výpis z účtu, uveřejněná loga partnerů -web, plakáty, bannery, tv spot, aspod.. 5 a 6.. uveřejněná závěrečná zpráva sekce a obhajoba absolventského výkonu dokumentace projektu: WBS, harmonogram, záměr, rozpočet, databáze sponzorů, gustlist, portfolio, smlouvy, PF 2011, pozvánky na večírky, plakáty, bulletin, webové stránky encounteru, televizní spot, meeting point, závěrečná zpráva atd.
Spolu s celým týmem udržet prestiž a úroveň festivalu SETKÁNÍ /ENCOUNTER a naučit se aplikovat teoretické znalosti studentů divadelního managementu v praxi. Účel sekce: 1. Získání financí a věcných darů, prostřednictvím firemního fundraisingu, na festival SETKÁNÍ / ENCOUNTER 2012, jejichž celková hodnota pokryje minimálně 10 % rozpočtu festivalu. Reprezentace festivalu ve vnějším prostředí – součást PR festivalu. 2. Zlepšení schopností a dovedností studentů DM . Výstupy:
Předpoklady
1. - včas vytvořený a odsouhlasený vizuál festivalu - domluva se sekcí propagace a média na tom co můžeme sponzorům nabídnout
3.1 viz výstup č. 2, 4.1 vytvořit databázi potenciálních sponzorů, 4.2 rozhodnout taktiku oslovování (večírek) 4.3 pozvání na společenský večírek, 4.4 domluvit schůzku se všemi oslovenými, 4.5 navrhnout spolupráci, 4.6 uzavřít spolupráci, 4.7 splnit povinnosti plynoucí ze spolupráce, 5.1 průběžně hodnotit práci ze strany vedoucího i členů sekce, pravidelně se informovat o činnosti členů 5.2 sledovat harmonogram 6.1 průběžně doplňovat dokumenty
d ) čas: 7 měsíců příprava, 5 dní festivalu, max. 1 měsíc postprodukce
2,3,4.. - schůzka a společná domluva o představě večírků s Off-programem a režisérem, - zodpovědná organizace večírků ze strany Offprogramu - vhodně zvolený program večírku ze strany Offprogramu a režiséra -ochota vnějšího prostředí (restaurace, vinařství) poskytnout nám jejich produkty zdarma - ochota (potenciálních) sponzorů přijít na večírky - dobrá ekonomická situace v Čr a EU .
Příloha F
Manuál sekce Fundraising 1. Lidské zdroje: (pozice, co mají v rámci sekce na starosti)
Vendula Svobodová – vedoucí sekce
Michaela Tučková – zástupce vedoucího, finanční podpora
Markéta Zástěrová – členka, finance, spolupráce se soubory
Marie Rotnáglová - členka, finance, reklamní předměty
Šárka Mikesková – členka a zároveň členka offprogramu,věcné plnění a fundraising pro Meeting Point Party, organizace večírků
2. Organizační pokyny:
pravidelná sekční schůzka: každé úterý po MFR,
účast na MFR je povinná, při neúčasti je nutná omluva vedoucímu sekce,
pravidelný informační mail od členů sekce vedoucímu: každá neděle – poslat všem v sekci,
na emaily od vedoucí sekce vždy odpovídat – minimálně potvrdit přečtení každého mailu,
ukládání dokumentů týkajících se festivalu: ENC12_fundraising_nazev_RRMMDD (př: ENC12_fundraising_portfolio_111710),
pro komunikaci se sponzory používat vždy: studentský „jamu“ email, (
[email protected])
k dispozici je také společná mailová schránka:
[email protected],
všechny dokumenty v digitální formě a jiné tištěné dokumenty posílat na hlavičkovém papíře festivalu a vždy nejprve vedoucímu sekce,
na ateliéru je v šanonu fundraising12 k dispozici mobil NOKIA (taková ta srandovní cihla) pro členy sekce, tel.: 733127611,
3. Objednávky a nákupy: a) pokud budete něco kupovat/objednávat, vždy to nejprve zkonzultovat s vedoucí! b) nejprve vyplnit formulář pro objednávky a poslat vedoucímu c) nákupy (odsouhlasené) pouze do 2 000 Kč, můžete platit hotově, prvotní doklad musí být opatřen datem nákupu, razítkem a podpisem prodávajícího, každý doklad je třeba ze zadní strany opatřit popisem účelu nákupu (např. galanterie/materiál na kostým – Závěrečný večer, festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012), a podpisem osoby, která nákup uskutečnila •
na dokladech se nesmí vyskytnout položky CIGARETY A ALKOHOL.
•
při nákupech v hodnotě nad 2000 Kč je potřeba udělat objednávku a platit fakturou- opět
vše vyřizovat nejprve přes vedoucí sekce!!! •
splatnost faktur domlouvat minimálně na 14 denní lhůtu
•
nikdy neplatit kartou!
4. Společenský večírek: a) organizačně … •
raut – pro cca 40/50 lidí - sponzorsky
•
víno – cca 15-20 l na jeden večírek - sponzorsky
•
dárek - muži, ženy – cca 40 květin
•
argumenty: hosté večírku budou ředitelé a manažeři brněnských i mimobrněnských firem, restaurace/vinařství si tak může rozšířit klientelu
b) pozvání ZÁSADA: Vždy vědět komu volám, podívat se na jméno a činnost firmy - databáze nebo webové stránky telefonické: 1. Dovolala jsem se k sekretářce nebo na centrálu: Dobrý den, jmenuji se ….. a jsem studentka Divadelní fakulty JAMU. Mohla bych mluvit s panem ředitelem/jednatelem … Ráda bych ho/ji pozvala na večírek … 2. Dovolala jsem se kompetentní osobě: Dobrý den, jmenuji se ….. a jsem studentka Divadelní fakulty Janáčkovy akademie múzických umění v Brně. Mohl/a byste mi věnovat 5 minut? 2.1 Ne nemohl/a: Můžu zavolat později? … Domluvit přesně kdy! 2.2 Ano: Jménem Divadelní fakulty Janáčkovy akademie múzických umění v Brně bych Vás ráda pozvala na společenský večírek k příležitosti pořádání 22. ročníku mezinárodního festivalu vysokých divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012. Večírek se bude konat 8. 12. v 19.30 v Domě umění v Brně. (adresa: Malinovského náměstí 2, 602 00, Brno) Na večírku bychom Vám rádi představili festival a možnosti spolupráce s námi. Bude pro Vás také připraven hudební a degustační program. (Gentel Irony Trio - celkově 45 minut - podkres, Leporelo + - raut, RAJHRADSKÉ KLÁŠTERNÍ s.r.o. - degustace vína se someliérem, živé sochy - muzikálisti od Janěkové - také něco zapějí, jedná se o: hudební vystoupení: Vitáska) Mohla bych Vám poslat pozvánku na email? Můžete mi dát Váš email? V nejbližších dnech můžete očekávat naši pozvánku. Můžeme s Vámi předběžně počítat (ptát se až mi dá mail!!)? Děkuji za Váš čas ! 2.3 Pokud se bude vyptávat, říci: - Na večírku Vás bude čekat degustační a hudební program - Vstupné je zdarma (platí se až při odchodu ☺) 2.4 Proč mám chodit? Co po mně chcete? - Na večírku bychom Vám chtěli představit festival a pobavit se o možné spolupráci. Účast na večírku je samozřejmě nezávazná. - Ráda bych Vám sdělila podrobnosti až na místě/na večírku - Můžeme s Vámi předběžně počítat? - V nejbližších dnech můžete očekávat naši pozvánku, děkuji za Váš čas!
- Nemluvit o penězích, ani sponzoringu, ale o večírku!!! 2.5 Asi nepřijdu/musím si to rozmyslet: Můžu Vám zavolat později? Za týden?.. Domluvit přesně kdy ! 2.6 Mimobrněnská firma chce vědět proč má přijet do Brna ? - Oslovujeme firmy vyrábějící regionální/české produkty … (mezinárodní potenciál festivalu) - Určitě jste nebyl/a dlouho v Brně ...☺ - Nemůžete přijet, můžeme Vás navštívit my ? Kdy ? •
vést rozhovor podle toho, jak se bude odvíjet a podle nálady toho, komu voláme, nenechat se odbýt!
•
snažit se argumenty přemluvit k účasti, nebo ať si to aspoň promyslí, zavoláte zpět ..
•
rozhovor vždy ukončit s jasným závěrem !!!!! (ano přijdu/pošlete pozvánku/zavolejte příští středu,/apod ..)
•
pokud se napoprvé nedovolám, zkoušet znovu !!!
c) „Jak si říct o peníze“: (fundraisingový argument a komunikace se sponzory) •činnost v zimním semestru: brainstorming nápadů » telefonické pozvání na společenský večírek » elektronická pozvánka » večírek » osobní schůzky » další domluva popř. uzavření smlouvy •při hledání a oslovováni sponzorů: •zamyslet se nad tím co nás spojuje – sponzora a festival, podle toho vytvořit konkrétní fundraisingový argument pro daného sponzora •být o potenciálním sponzorovi co nejvíce informován/a •Na koho a co se firma zaměřuje? •Do čeho firma dlouhodobě investuje? •Koho firma podporuje? •Jaké jsou zájmy jejich představitelů (nejlépe osobní zájmy)? •fundraisingový argument = předem připravené odpovědi na otázky, na které se sponzor může zeptat: •PROČ festival existuje? •KDO festival pořádá a organizuje? •KOMU slouží, jaká je jeho cílová skupina? •CO si klade za cíl, čeho konkrétně chce festival dosáhnout? •JAK hodlá stanoveného cíle dosáhnout? •KOLIK to bude stát? •PROČ by měl někdo k naplnění cíle přispět? Neboli proč bych na to měl/a dát peníze? •KDO další nám přispívá? •KDO jsou naši konkurenti?
•NA co sponzorovi peníze/služby/produkt použijeme/můžeme použít? •rozhoduje i naše charisma, slušné vystupování, upravené nehty a vhodné oblečení ☺ •1. osobní schůzka •mít sebou portfolio a vizitku, které si sponzor odnese •návrh smlouvy •rozhodnout se zda sponzorovi nabídnout smluvní spolupráci s Museyou o.s. nebo JAMU •znalosti o rozpočtu a dalších finančních zdrojích festivalu – připraví vedoucí •popř. jiné materiály pro lepší představu o festivalu (př.: bulletin, meeting point, …) •musí vždy vyústit v jasný výsledek: nedám, zjistit proč!/ano, dám, podepsání smlouvy/ zavolejte za týden v pondělí v 15 hod, musím to probrat se šéfem/ … •po každé schůzce vyplnit formulář o jednání (dostanete od vedoucí) a odevzdat vedoucí sekce •na schůzku jít s pocitem: nabízíme spolupráci, nikoli žebráme o peníze☺ •říci: 1. něco na „odlehčení situace“ » 2. kdo jsem a co chci » 3. vzbudit zájem » 4. nechat sponzorovi prostor pro otázky, tím můžeme poodkrýt jeho zájmy » 5. nechat sponzorovi prostor pro jeho návrhy a představu o spolupráci » čím víc se zajímá a ptá, tím spíš dá peníze » nebát se mluvit o penězích nechodit kolem toho jako kolem horké kaše » jasně a přesvědčivě říci „proč jsem tady“ •nakonec poděkovat za čas, zájem, popř. peníze •po uzavření smlouvy • být v kontaktu, informovat ho o činnosti, zvát na akce pořádané festivalem nebo JAMU
d)Smlouvy: •
postup: na schůzky domluvené po večírku nosit oba typy smluv - námi připravené mustry, každé jednání i co se týká smluv je individuální, sponzor Vám řekne své požadavky, ty se přesně zkonzultují s ekonomickou supervizí •
•
informovat sponzora, že podpis smlouvy řeší přes mail naše ekonomická supervize, originál smlouvy se posílají poštou, podepisuje je tajemník fakulty
darovací smlouva (DLE § 628 A NÁSLEDUJÍCÍCH OBČANSKÉHO ZÁKONÍKU) •
dárce (sponzor) bezplatně přenechává nebo slibuje obdarovanému (festivalu) dar, neočekává za to odměnu
•
tento typ smlouvy nejprve podepisuje (odsouhlasí) dárce
•
my domlouváme pouze návrh, pokud partner s návrhem souhlasí o podpis obou stran se stará Alena (posílá poštou návrh smlouvy ve 4 vyhotoveních)
•
tato smlouva je pro nás výhodnější – neplatíme z darované částky daň,
•
fyzická osoba: si může odečíst od základu daně (základ daně = zisk) hodnotu daru, která v úhrnné hodnotě ve zdaňovacím období přesáhne dvě procenta ze základu daně, nebo hodnotu daru, která činí alespoň tisíc korun. V úhrnu si mohou odečíst nejvýše deset procent ze základu daně
•
právnická osoba zřízená za účelem podnikání: si může odečíst hodnotu poskytnutého daru, která činí alespoň 2 tisíce korun. V úhrnu lze odečíst nejvýše 5 % ze základu daně.
•
smlouva o reklamě a propagaci (DLE § 269 ODST. 2 OBCHODNÍHO ZÁKONÍKU)
•
tento typ smlouvy nejprve podepisujeme (odsouhlasí) jamu (tajemník)
•
my jednáme se sponzorem o návrhu smlouvy, jakmile je návrh sponzorem i ekonomickou supervizí odsouhlasený, předá se přes vedoucího sekce! Aleně, ta se postará o podpis tajemníka, následně bude podepsaná smlouva ve čtyřech vyhotoveních s razítkem (tajemník) předána vedoucímu sekce a ten předá členovi, který se postará o podpis smlouvy partnerem, který pošle dvě vyhotovení na jméno Aleny •
u tohoto typu smlouvy peněžní částku daníme - DPH ve výši 20%, částka, za kterou si sponzor platí propagaci a která se uvádí ve smlouvě, je tedy o 20% větší než kolik reálně v příjmech festivalu
•
při schůzce se sponzorem je dobré mít pro případ úspěšného jednání návrh smlouvy s sebou
•
Hlavička smlouvy – fakturační údaje
Název: Janáčkova akademie múzických umění v Brně Právní forma: veřejná vysoká škola dle zákona č. 11/1998 Sb., o vysokých školách Adresa: sídlo: Beethovenova 2, 662 15 Brno IČO: 62156462 DIČ: CZ62156462 Bankovní spojení: Komerční banka, a.s., pobočka Brno, nám. Svobody 21 Číslo účtu: 27-0493900217/0100 Telefon: 542591302 Fax: 542591352 Zastoupená: MgA. Ondřejem Vodičkou, tajemníkem DIFA JAMU (na základě plné moci doc. MgA. Zbyněk Srba, Ph.D.) Dále jen JAMU
Příloha G
Portfólio – věcné plnění, finanční podpora
Příloha H
Vyčíslení hodnoty plnění, které sponzorům nabízíme Věcné plnění – část Leskovjanová Pozn.: ceny zdroj Snip&Co jsou uvedeny v Kč bez DPH 1. Plakáty A3 v tramvaji cca 300 ks/měsíc kalkulace: pronájem: 42000,- (zdroj: ceník Snip&Co, á 140,-) instalace, deinstalace: 2400,- (zdroj: ceník Snip&Co, á 8,-) tisk: 3 850,- (zdroj: ceník Creatiq, odhad Pavla Křepely: 4500,-) grafika: 1 500,- (zdroj: odhad Pavla Křepely) CELKEM cena s grafikou: 49 750,- zaok. 50 000,CELKEM cena bez grafiky: 48 250,- zaok. 48 000,2. Logo na banneru na zastávkách MHD 3 ks kalkulace: pronájem na 3 měsíce: 10500,- (zdroj: ceník Snip&Co, na netu není cena za měsíc, jen za tři) montáž a demontáž: 3000,- (zdroj: ceník Snip&Co) správní poplatek: 3000,- (zdroj: ceník Snip&Co) údržba / 3 měsíec: 1620,- (zdroj: ceník Snip&Co, cena za jeden měsíc: 60,-) výroba: 7800,- (zdroj: ceník Snip&Co) grafika: 1500,- (zdroj: odhad Pavla Křepely) CELKEM s grafikou: 27 420,- zaok. 27 000,CELKEM cena bez grafiky: 25 920,- zaok. 26 000,3. Reklamní fólie na tramvaji 10 ks kalkulace (pozor – záleží na rozměru - kalkulace pro rozměr 220x60): pronájem / měsíc: 20000,- (zdroj: ceník Snip&Co) instalace, deinstalace: 8000,- (zdroj: ceník Snip&Co) výroba: 20000,- (zdroj: ceník Snip&Co) grafika: 1500,- (zdroj: odhad Pavla Křepely) CELKEM s grafikou: 49 500,- zaok. 50 000,CELKEM cena bez grafiky: 48 000,- zaok. 48 000,4. Festivalový informační bulletin 530 ks – logo na obálce kalkulace: tisk: 3950,- (zdroj: ceník Creatiq) grafické práce: 3000,- (zdroj: odhad Pavla Křepely) CELKEM s grafikou: 6 950,- zaok. 7 000,CELKEM cena bez grafiky: 3 950,- zaok. 4 000,5. Festivalový informační bulletin 530 ks – medailonek uvnitř kalkulace: tisk: 237,- (zdroj: ceník Oldprint) grafické práce: 5000,- (zdroj: odhad Pavla Křepely) počet stran: 60 CELKEM s grafiou: 5 237,- zaok. 5 000,CELKEM bez grafiky: 237,- zaok. 500,6. Časopis Meeting point 1200 ks – logo na obálce kalkulace:
tisk: 4 010,- (zdroj: můj odhad na základě ceníku Creatiq) grafické práce: 2 000,- (zdroj: odhad Pavla Křepely) CELKEM s grafikou: 6 010,- zaok. 6 000,CELKEM bez grafiky: 4 010,- zaok. 4 000,7. Časopis Meeting point 1200 ks – medailonek uvnitř kalkulace: tisk: 388,- (zdroj: můj odhad na základě ceníku Creatiq) grafické práce: 2 000,- (zdroj: odhad Pavla Křepely) počet stran: 36 CELKEM s grafikou: 2 388,- zaok. 2 000,CELKEM bez grafiky: 388,- zaok. 500,8. Závěrečná zpráva festivalu 60 ks – logo na obálce kalkulace: tisk: 740,- (zdroj: ceník Creatiq) grafické práce: 2500,- (zdroj: odhad Pavla Křepely) počet stran: 20 CELKEM s grafikou: 3 240,- zaok. 3 000,CELKEM bez grafiky: 740,- zaok. 1 000,9. Logo na budově Divadelní fakulty kalkulace: výroba: 2600,- (zdroj: odvozeno z ceníku Snip&Co) pronájem/měsíc: 1200,- (můj odhad na základě ceníku Snip&Co) instalace, deinstalace: 800,- (zdroj: odvozeno z ceníku Snip&Co) grafika: 1500,- (zdroj: odhad Pavla Křepely) CELKEM s grafikou: 6 100,- zaok. 6 000,CELKEM cena bez grafiky: 4 600,- zaok. 5 000,10. Plakáty A2 270 ks (v rozpočtu je 330?) kalkulace: tisk: 5100,- (zdroj: ceník Creatiq) pronájem ploch (bude se nějaký počítat, když jsou zadarmo?) grafika: 1500,- (zdroj: odhad Pavla Křepely) CELKEM bez grafiky: 5 100,- zaok. 5 000,CELKEM s grafikou: 6 600,- zaok. 7 000,11. Letáčky 6 000 ks tisk: 2550,- (zdroj: ceník Repropress) grafika: 1500,CELKEM s grafikou: 4 050,- zaok. 4 000,CELKEM bez grafiky: 2 550,- zaok. 3 000,12. City lights Výroba 50 CL – 34 200 Kč + výlep EuroAWK 20 ks – 182 000 Kč CELKEM 216 200 bez grafiky a bez ocenění samostatného výlepu
Příloha I
Společenský večírek – koncept a zhodnocení
22. Mezinárodní festival divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER Sekce OFFPROGRAM a FUNDRAISING
Společenský večírek 8.12.2011, Dům umění Koncept, scénář, hodnocení, přílohy
Autoři:
Veronika Dobešová, Šárka Mikesková, Vendula Svobodová Brno 2011
Obsah14 Úvod ...........................................................................................................................................……….3 1. Spolupráce Offprogramu a Fundraisingu ...............................................................................……….4 2. Stanovení prostoru a data ........................................................................................................……….5 3. Program...................................................................................................................................……….5 3.1 Uvítání.................................................................................................................................. 6 3.2 Živé sochy ............................................................................................................................ 6 3.3 Ansámblové vystoupení živých soch ................................................................................... 7 3.4 Pozdrav patrona festivalu ..................................................................................................... 7 3.5 Proslovy ............................................................................................................................... 7 3.6 Představení sponzorů a hostů ............................................................................................... 7 3.7 Vystoupení hosta ................................................................................................................. 7 3.8 Gentle Irony Trio.................................................................................................................. 8 3.9 Tombola ............................................................................................................................... 8 4. Technické požadavky ..............................................................................................................………9 5. Materiály .................................................................................................................................……..10 6. Interiérové uspořádání ............................................................................................................……..11 7. Občerstvení .............................................................................................................................……...12 7.1 Raut ...................................................................................................................................... 12 7.2 Víno...................................................................................................................................... 12 8. Lidské zdroje ..........................................................................................................................………12 Závěr ...........................................................................................................................................………13 Seznam příloh............................................................................................................................……….14
14
Číslování stránek v tomto případě neplatí, je přizpůsobeno číslování příloh celého dokumentu
Úvod Jedním z cílů sekcí Offprogram a Fundraising je letos vytvoření konceptu pro lepší organizaci a přípravu Společenského večírku, který proběhne v rámci 22. Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012. Dokument může sloužit také jako prováděcí dokument při přípravě v příštích letech. Na vytvoření konceptu se podílela zejména sekce Offprogram, která celý večírek organizačně zajišťuje, ale také sekce Fundraising, na jejíž objednávku je akce pořádána. Dalšími důležitými články pro přípravy večírku jsou režisér festivalu, dramaturgové a jevištní technologové – sekce logistika. Organizace Společenského večírku je součástí taktiky při získávání sponzorů sekcí Fundraising. Akce je určena zejména potenciálním sponzorům a dárcům festivalu z podnikatelského prostředí, ale také novinářům a potenciálním partnerům sekce Propagace a Média. Účelem večírku je představit festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012 v příjemné atmosféře. Využít potenciál JAMU – uměleckého prostředí a představit hostům co jim fakulta, respektive festival, může nabídnout. Smyslem večera je také seznámit případné partnery festivalu s jeho organizátory, ředitelem a představiteli Divadelní fakulty a představit hostům stálé partnery festivalu. Akce by měla na hosty zapůsobit, měli by získat reálnější představu o festivalu. Organizační tým se s nimi také lépe seznámí, spolupráce získá osobnější ráz. Důležité bude zjistit potřeby případných sponzorů a podle nich jim nabídnout spolupráci. Na večírku by tedy mělo dojít k neformálnímu setkání a sjednání schůzky, na které se budou řešit podmínky případné spolupráce. Za sekci Fundraising jsou zváni hosté z různých odvětví podnikatelského prostředí, podle následujících kritérií (více viz databáze potenciálních sponzorů): a) stabilní firmy, kterých se příliš nedotkla momentální ekonomická krize v České republice a v Evropě, c) vyrábějící nebo poskytující typický český produkt nebo jihomoravský produkt, d) firma, jejíž cílová skupina je podobná s cílovou skupinou festivalu – studenti, mladí lidé, umění, divadlo e) významné brněnské firmy f) firmy vyrábějící produkty, pro které má festival potenciál – propagace, prodej apod.. g) v minulých letech festival již podpořili
1. Spolupráce Fundraisingu a Offprogramu Na Společenském večírku společně participuje jak sekce Offprogram, tak také Fundraising. Společenský večírek je událostí/místem, kde se členové Fundraisingu většinou poprvé setkávají s potenciálními sponzory. Proto je důležité vytvořit Fundraisingu vhodnou půdu pro příjemné setkání s nimi. Letošní rok byla spolupráce v rámci sekcí Fundraising a Offprogram nastavená tak, že byl zvolen jeden společný člen, který je v obou sekcích. Jeho činností je mimo jiné také příprava Společenského večírku jako akce, na které naše dvě sekce pracují společně. Tímto společným členem je Šárka Mikesková, která zajišťuje přípravu Společenského večírku, ale za koordinaci akce na místě odpovídá vedoucí sekce Offprogram Zodpovědnost za jednotlivé činnosti jsme si nastavili takto:
OFFPROGRAM Program Výstupy Lidské zdroje Technické zajištění Koordinace večírku Koncept večírku FUNDRAISING Výběr prostoru a data Zajištění občerstvení Guest list členky sekcí, kteří se starají o hosty Účast VFR
Stanovení prostoru a data
Datum i prostor byl zvolen Fundraisingem. Mezi možnými prostory byl zvažován také Mozartův sál v Redutě, aulu DIFA JAMU a foyer Domu umění. Nakonec byl vybrán Dům umění, který nám poskytl vstupní halu na celý večer zdarma a výhodná byla také blízkost restaurace Leporelo+, která poskytla na večírek raut zdarma, restaurace sídlí v suterénu Domu umění. Jednání s Divadlem Reduta bylo již zdlouhavé a pronájem sálu by musel organizační tým zaplatit, aula na Divadelní fakultě byla pouze poslední záchranná možnost. Přes komplikace s výběrem termínu v Domě umění jsme stanovili datum večírku na čtvrtek 8.12.2011.
Program
Za programové výstupy zodpovídá sekce Offprogram, ale samozřejmě je nutná konzultace s Fundraisingem a režisérem festivalu. Důležité je zvolit adekvátní program do prostoru, který je akusticky pro takovouto akci trochu neobvyklý. Snahou organizátorů je do konceptu Společenského večírku dostat téma letošního festivalu, a tím potenciálním sponzorům přiblížit atmosféru, která na festivalu vznikne. Line-up 19:30 začátek večírku (živé sochy) 20:00 oficiální začátek (znělka festivalu), úvodní slovo moderátora 20:05 ansámblové vystoupení 3. ročníku muzikálového herectví v podobě živých soch 20:15 pokračování úvodního slova moderátora 20:20 pozdrav patrona festivalu Pavla Zedníčka 20:25 prezentace festivalu – proslovy ředitele festivalu a děkana (projekce slidu do 21.00) 20:35 představení sponzorů z min. let, představení hostů a poděkování (koordinátorka) 20:45 vystoupení hosta Dušana Vitázka 21:00 pozvání na raut a degustaci vína (projekce plakátu + fotografií z loňských let) 21:00 Gentle Irony Trio 21:20 tombola (losuje moderátor) 21:30 Gentle Irony Trio 22:00 pozvolný konec večírku a průběžné předání balíčků hostům (hraje reprodukovaná hudba) Jednotlivé výstupy uvádí moderátor.
Uvítání Moderátorem se stal Martin Veselý, student 3.ročníku činoherního herectví. Moderátor všechny uvítá a nastíní téma festivalu a seznámí s line-upem.
Živé sochy Právě k navození atmosféry by mělo přispět 10 živých soch + 1 pierot, které ztvární 3. ročník muzikálového herectví. Živé sochy budou v 5 olympijských barvách, tzn. žlutá, červená, zelená, modrá, černá. Budou uzavřeny v netkané textilii viz. obrázek. Tento koncept byl vytvořen studenty prvního ročníku scénografie. Sochy budou rozestavěny dle návrhu v prostoru foyer Domu umění a budou nasvíceny. Sponzoři jim pak pomohou dostat se z netkané textilie ven, a pomohou nám tak „splnit náš společný sen”. V přílohách se nachází rozpočet (Příloha A – rozpočet). Na sochy jsme koupili barvy a spreje na obličej a tělo, také jsme se snažili najít levnou variantu, proto byla zvolena netkaná textilie.
Ansámblové vystoupení živých soch Studenti 3. ročníku muzikálového herectví zazpívají (v podobě živých soch) píseň Šaty dělají člověka a Java Jive.
Pozdrav patrona festivalu Z důvodu, že patron festivalu – Pavel Zedníček se nemůže Společenského večírku z časových důvodů zúčastnit bude pořízena nahrávka jeho pozdravu na schůzce 7.12.2011 s koordinátorkou a vedoucí sekce Hosté, porota, workshopy. Fundraising využije podpisu patrona k vytvoření dopisu, který po večírku mohou odesílat.
Proslovy Proslov bude mít ředitel festivalu Prof. Petr Oslzlý a děkan Divadelní fakulty JAMU doc. Zbyněk Srba. Po celou dobu proslovů (je možné už i od začátku večera) bude projektován plakát festivalu či logo vytvořené A. Stránskou (propagace).
Představení sponzorů a hostů Moderátor vyzve na pódium studentskou koordinátorku festivalu Alexandru Pátkovou, která poděkuje sponzorům, kteří už s námi v minulosti spolupracovali, nebo už přispěli i letošní rok, za to, že přišli, uvede je (jménem a firmou – viz. Příloha B – Guest list ), a dá jim slovo. Poté představí studentská koordinátorka také další hosty (potenciální sponzory) a poděkuje jim za to, že přišli a následně na ně gestem upozorní. Chceme se také tímto způsobem pokusit o síťování firem, což znamená být zprostředkovatelem kontaktů pro tyto firmy. Aby mohli využít i pro své potřeby osoby – zástupce firem, kteří na večírku budou. Samozřejmě představování sponzorů a hostů proběhne také prostřednictvím osobní komunikace v průběhu večírku.
Vystoupení hosta Jako host na Společenském večírku vystoupí Dušan Vitázek a zazpívá jednu píseň. Dušan Vitázek je slovenský divadelní herec, vystudoval JAMU a od roku 2005 je členem souboru Městského divadla Brno. Za svůj výkon v muzikálu Hair dostal v roce 2004 Cenu Thálie.
Gentle Irony Trio Na večírku vystoupí kapela Gentle Irony Trio. Gentle Irony Trio je kapela s kořeny na Divadelní fakultě JAMU. Základ kapely tvoří autorská tvorba Tomáše Davida (vítěz Czechtalent Zlín 2010) s hudbou na hranici stylů jazz, pop i funky. Kapela se z původního tria rozrostla do šestičlenné skupiny (zpěv/kytara: Tomáš David, bicí: Jakub Vašica, basa: Adam Černoch, vokalistky: Veronika Lazorčáková, Lucie Schneiderová, Zuzana Němečková, saxofony: Hana Kovaříková, Lucie Schneiderová).
Tombola Tombola vznikla z iniciativy pana Majerčíka z optiky Sagitta, která nám daruje do tomboly 3 sluneční brýle. Losovat bude moderátor z kartiček sponzorů a hostů, kteří na večírek přišli. Na kartičkách bude jméno a firma. Budou předtištěny dle guest listu a poté je pouze osoby, které se budou starat o guest list na místě zkontrolují a dají do slosování. Moderátor poděkuje panu Majerčíkovi, který představí svou firmu a řekne pár slov o spolupráci s festivalem.
Technické požadavky
Následující seznam techniky dodán sekcí Logistika po konzultaci programu.
Zvuk - rack z Auly (mixážní pult, CD přehrávač, přijímače pro AKG bezdrát. mikrofony) - 4x bezdrát. mikrofon AKG - reproduktorová soustava Power Works z učebny č. 013, 017? (subwoofer, 2 satelity) - 2x dynamický mikrofon Shure SM58 - 3x mikrofon AKG C1000S - stojany na mikrofony (pan Hegner?) - Gafa páska - XLR kabely - Jack kabely - D.I. box - 2x Speakon kabel - 2 reproduktorové stojany - redukce Jack 6,5/3,5 - 1x aktivní reprobox DB Technologies Opera - 2x napájecí Eurokabel - hodně prodlužek Světla - 4x FHR 500W - 4x stojan - 4x T nádstavec - filtry, klapky, rámečky - dost prodlužek Projekce - projektor - dlouhý VGA kabel - notebook - prodlužovací kabely Další technické požadavky zapůjčené Domem umění: 8 kulatých stolů, 1 větší hranatý, 40 židlí
-
Materiály
Materiály, které je pro Společenský večírek ještě nutné zajistit (většinou se jedná o festivalové materiály): -
Scénář Společenského večírku (Příloha C - Scénář)
-
Hudba na začátek a konec večera (→ vedoucí sekce Offprogram, Šárka) Festivalová znělka – kratší verze (→ vedoucí sekce Offprogram) Nahrávka patrona festivalu (→ vedoucí sekce Hosté, 7.12.) Podklad pro hosta (→ Míša) Materiály k projekci – plakát + fotografie z minulých ročníků (→ síť nebo vedoucí sekcí) Projekce – slide vytvořený A. Stránskou (→ vedoucí sekce Offprogram) Propagační materiály z minulého roku (plakáty apod.) (→ kumbál) Propagační předměty (→ kumbál) Bulletiny, Meetingpointy (→ kumbál) Dárková taška pro sponzory – co všechno v ní? (→ vedoucí sekce Fundraising) Něco na losování tomboly (→ Dům umění) Kartičky se jmény sponzorů ke slosování do tomboly (dopředu vytisknuté – dle guest listu) (→ vedoucí sekce Fundraising) Nůžky! (→ Šárka)
Interiérové uspořádání V prostoru před vytvořeným pódiem budou umístěny menší stoly a židle. U každého by měly být tak 2-4 židle. Očekávaný počet sponzorů je kolem 20 a budeme počítat s nějakou rezervou. Na stolech budou připraveny propagační materiály festivalu. Použijeme stoly a židle, které má k dispozici Dům umění (viz. technické požadavky).
pódium
kavárna
vstup
Občerstvení
Občerstvení na Společenský večírek zajišťuje sponzorsky sekce Fundraising.
Raut Raut bude zajištěn restaurací Leporelo+ sídlící v Domě umění. Raut bude v hodnotě 25 – 30.000 Kč. Přesná kalkulace (Příloha D – Kalkulace rautu) bude dodána po skončení akce. Nabídka menu na Společenském večírku (Příloha E – Jídelní lístek) je zahrnuta do příloh. Náhradní variantou je výroba vlastního rautu v rámci organizačního týmu.
Víno Víno bude zajištěno Vinnými sklepy – RAJHRADSKÉ KLÁŠTERNÍ s.r.o. Bude přivezeno hodinu před akcí jednatelem společnosti panem Ruibarem. V jakém množství neuvedeno. Je potřeba zajistit skleničky na víno (zkusit Leporelo+ - restauraci nebo kavárnu) Náhradní variantou je koupě vína v kavárně Leporelo+ nebo ve vinárně v centru města.
Lidské zdroje
Lidské zdroje potřebné při realizaci Společenského večírku:
u guestlistu u vchodu – 2 osoby – Tereza Koudelová, Andrea Kseničová
šatna – 1 osoba – Kateřina Puczoková
výpomoc Fundraising – min 3 osoby, M. Rašovská, P. Šigutová, G. Ševčíková
moderátor – Martin Veselý
živé sochy a pierot – 11 studentů 3. roč. Muzikálového herectví
technologové – 3 osoby – L. Nábělek, V. Olšar, P. Konvicová
obsluha rautu – 2 osoby – H. Horáková, Lída Havelková
fotograf – Václav Mach
Závěr Koordinaci Společenského večírku bude mít na starosti vedoucí sekce Offprogram – Veronika Dobešová, zejména kvůli tomu, že společný člen – Šárka Mikesková působí v obou sekcích a na večírku se bude starat o své hosty z řad sponzorů. Koncept bude průběžně aktualizován. Tato verze tedy ještě není finální, ale i tato pracovní verze nám slouží k lepší přípravě. Po večírku bude do konceptu doplněno hodnocení večírku členy sekce Fundraising, popřípadě všemi zúčastněnými. Koncept by měl sloužit pro potřeby dalších ročníků festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER.
Příloha I -Společenský večírek – koncept a zhodnocení
Seznam příloh Příloha A – Rozpočet Příloha B – Guest list Příloha C – Scénář Příloha D – Návrh rautu Příloha E – Emailové pozvání hostů Příloha F – Zhodnocení večírku
Příloha I -Společenský večírek – koncept a zhodnocení
Příloha A – Rozpočet Offprogram - Rozpočet Společenský večírek k 10.12.2011 POLOŽKA NÁKLADY REÁLNÉ NÁKLADYPLNĚNÍ/ČERPÁNÍ občerstvení 25 000 Kč 0 Kč plnění víno 3 000 Kč 0 Kč plnění květiny 1 000 Kč 0 Kč plnění barvy na tělo 4 518 Kč 4 518 Kč R netkaná textilie 700 Kč 700 Kč R nůžky 140 Kč 140 Kč R sponky-scénografky 152 Kč 152 Kč R CELKEM 34 510 Kč 5 510 Kč
Leporelo+ Rajhradské Klášterní, s.r.o. Agro Brno-Tuřany DIFA - jiné výnosy DIFA - jiné výnosy ? ?
VÝNOSY PŘEDPOKLAD REÁLNÉ PŘÍJMYPLNĚNÍ Leporelo+ 25 000 Kč 0 Kč sponzor Rajhradské Klášterní, s.r.o. 3 000 Kč 0 Kč sponzor Agro Brno-Tuřany 1 000 Kč 0 Kč sponzor DIFA - jiné výnosy 5 510 Kč 4 518 Kč DIFA JAMU
34 510 Kč
4 518 Kč
Přesná kalkulace rautu od restaurace Leporelo+ bude doplněna do smlouvy. Jednání ohledně další spolupráce by mělo proběhnout v lednu 2012. Se sponzorem vína Rajhradskými klášterními sklepy s. r. o. neplánuje organizační tým další spolupráci.
Příloha B – Guest list společnost
obor
osoba
sekce
člen sekce
CompuGroup Medical Česká republika s.r.o.
nemocniční informační systémy
Vladimír Přikryl
fundraising
Vendula Svobodová
ZON, spol. s r.o.
výroba nealko nápojů a sirupů
p. Cejpek
fundraising
Šárka Mikesková
Míša R.
X
LIVINGSTONE, s.r.o.
cestovní kancelář
MgA Darja M|ilošová
fundraising
Marie Rotnáglová
Míša T./Klára Ch.
X
OKAY s.r.o.
síť prodejen elektro
Luděk Kováč
fundraising
Markéta Zástěrová
Gabča Š./ Peťa Š.
X
ČT studio Brno
veřejnoprávní televize
Hana Orošová
media
Marktéta Indráčková
Kam v Brně
internetový portál
Eva Karpíšková
media
Tereza Řezníková
možná nepřijde
X
I Love Brno (firma Vertigo)
internetový portál
media
Hančí Hřebačková/Tereza Řezníčková
nevím skdo přijde
ano
CAT CUT s. r. o.
velkoplošná tiskárna
Ing. Josef Blahůšek
propagace
Barbora Pokorná
ano (ne od začátku)
CAT CUT s. r. o.
velkoplošná tiskárna
Ing. Michal Lazor
propagace
Barbora Pokorná
ano (ne od začátku)
RAILREKLAM, spol. s r. o.
poskytovatel venkovní reklamy
Jana Baborová
propagace
Barbora Leskovjanová
X
NO STRESS
klub
Richard Bureš
offprogram
Michaela Šebestová
X
Trojka
kavárna
Pavel Baďura
offprogram
Daniela Zárodňanská
přijde později
X
bagety
FIlip Šťastný
fundraising
Šárka Mikesková
Míša R.
ano
Ing. Pavel Holík
fundraising
Marie Rotnáglová
Míša T./Klára Ch.
X
Gabča Š./ Peťa Š.
X
Subway (Brno, Campus Bohunice)
poznámka/pomocnice
zúčastnili se ano
X
D.S. LEASING a.s.
leasing
GiTy,a.s.
správa komuniukačních sítí
Ing. Radek Křivánek
fundraising
Markéta Zástěrová
Sagitta Ltd., spol. s r. o.
velkoobchod s optickým zbožím
Ing. Jaroslav Majerčík
propagace
Barbora Pokorná
HyperCube, a.s.
poskytovatel velkoplošné reklamní plochy
Eva Boukalová
propagace
Veronika Bošelová
LIVEBOX, a.s.
poskytovatel video řešení a streamingu
Balga Bořivoj
fundraising
Marie Rotnáglová
Míša T./Klára Ch.
X
Knihkupectví Academia
knihkupectví
Milan Krček
fundraising
Markéta Zástěrová
Gabča Š./ Peťa Š.
X
X
ano ano
sponzor festivalu 2011 i 2012 Ford CARent, a.s.
prodej a půjčovna vozů Ford
Tereza Sigmundová
fundraising
Vendula Svobodová
INT, s.r.o.
IT, webové stránky
PhDr. Milan Tříska
fundraising
Míša Tučková
přijde později řekne pár slov o spolupráci a o publikaci o Martě
ano
sponzor večírku Agro Brno-Tuřany, a. s.
velkoobchod květin
Ing. Pavel Soukop
fundraising
Markéta Zástěrová
na večírek poskytl květiny, pomocnice: Gabča Š./ Peťa Š. X
RAJHRADSKÉ KLÁŠTERNÍ s.r.o.
vinné sklepy
Jiří Ruibar
fundraising
Vendula Svobodová/Šárka Mikesková
přijde v 18.30, poskytl víno na večírek
pouze sommeliér
Šárka Mikesková
raut, poděkovat šéfkuchaři: p. Dvořáček, Klimus majitel – host, pomocnice: MíšaR.
pouze šéfkuchař
Leporelo+
reataurace
Petr Klimus
fundraising
Příloha C – Scénář Společenský večírek Scénář Společenský večírek (SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012) Ještě před příchodem prvních hostů do sálu se rozmístí živé sochy, hraje reprodukovaná hudba, na plátno je promítán slide SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012, Do I have a dream?. 19:30 přicházejí první hosté, jsou přivítáni Pierotem, odškrtnuti u guest listu a každého se ujme některá z průvodkyň večera. Následuje nějaká akce živých soch nebo jen jejich statická role? Asi ne, protože se hosté teprve scházejí. Plká se a klábosí. 20:00 zazní znělka festivalu. Pierot dovede na pódium Moderátora. Pierot si ťukáním třeba (lžičkou o skleničku) vezme pozornost hostů, pak klaunským gestem ukáže na Moderátora. Moderátor mu gestem poděkuje, jemně jej odežene z pódia a ujme se slova. MODERÁTOR: Dobrý večer dámy a pánové, vítám vás na dnešním Společenském večírku, který pořádá Divadelní fakulta Janáčkova akademie múzických umění v Brně, při příležitosti festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012. Festival je určen hlavně k tomu, aby se setkávali studenti zahraničních škol a vyměňovali si své zkušenosti. Právě svobodné setkávání lidí kolem divadla a vzájemné předávání zkušeností bylo, řekl bych, takovým společným snem těch, kteří festival před dvaadvaceti lety zakládali. No a právě společný sen je tím, co nás v letošním ročníku zajímá nejvíc. Máme ještě nějaký společný sen poté, co se podařilo zrealizovat ten o svobodě? Existuje ještě něco takového? Pro náš festival je společným snem, dámy a pánové, mít možnost se podívat na divadelní práci studentů ze zahraničních škol, navázat nové kontakty a diskutovat o názorech na různá naše představení. Pierot se hlásí a ukazuje Moderátorovi gestem ruky nůžky. MODERÁTOR: Jo. Asi vás zajímá, proč jste dostali při vstupu ty nůžky. Tak – pomocí těch nůžek bych byl rád, abyste Pierotovi pomohli osvobodit naše múzy představující náš sen o dalším Setkání. Hosté společně s Pierotem stříhají plátno a z něj lezou živé sochy. Poté probíhá jejich hudební vystoupení. Na pódium vstoupí Pierot a zašeptá Moderátorovi něco do ucha. MODERÁTOR: Aha, jistě, dámy a pánové dovolte mi, abych Vám představil patrona letošního ročníku SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012, kterým se stala významná herecká osobnost a absolvent Divadelní fakulty JAMU – pan Pavel Zedníček, který se tímto moc omlouvá, že tady s námi dnes nemůže být, protože se právě zamilovává v Českém Krumlově. Moderátor si uvědomí, co řekl, podívá se zmateně na Pierota, ten mu opět něco zašeptá do ucha.
MODERÁTOR: Cože? Aha, jo. (pauza) Tak, abych to uvedl na pravou míru – pan Zedníček tu nemůže být, protože právě hraje v představení „Zamilovat se..‟ v Českém Krumlově. Posílá Vám tedy alespoň tento pozdrav. Pustí se nahrávka pozdravu patrona ročníku festivalu. MODERÁTOR: Tak, děkujeme panu Zedníčkovi za pozdrav i za to, že převzal patronát nad festivalem a budeme se těšit na jeho přítomnost na festivalu. Teď už ale předávám slovo řediteli festivalu panu profesoru Petru Oslzlému. Na pódium přijde Petr Oslzlý. PETR OSLZLÝ: „proslov …“ MODERÁTOR: Děkuji a teď ještě poprosím o pár slov za studenty koordinátorku festivalu Sašu Pátkovou. Na pódium přijde Saša. A postupně uvede jednotlivé hosty. (Pierot by potom už mohl být třeba nervózní, znuděný, neposedný, jako dítě, kterému je dlouhá chvíle, když se baví dospělí. Moderátor by jej nějak uklidnil, že mu zazpívají písničku.) MODERÁTOR: Ještě jednou děkujeme, že jste přišli a teď už poprosím o vystoupení našeho dalšího hosta – pana Dušana Vitázka – slovenského divadelního herce, absolventa JAMU, člena souboru Městského divadla Brno a držitele Ceny Thálie za muzikál Hair. Zpívá Dušan Vitázek. MODERÁTOR: Děkuji a teď bych si vás všechny dovolil pozvat na raut, který připravila restaurace Leporelo plus a my bychom jím tímto chtěli poděkovat a také bych Vás rád pozval na degustaci vína od Vinných sklepů RAJHRADSKÉ KLÁŠTERNÍ. Také děkujeme. O atmosféru se postará jazz-popová kapela Gentle Irony Trio – kapela s kořeny na Divadelní fakultě s frontmanem Tomášem Davidem – vítězem pěvecké soutěže Czechtalent Zlín 2010. Skupina vystoupí v akustickém provedení. Probíhá raut a degustace, klábosí se a plká, do toho hraje Gentle Irony Trio. Projekce fotografií z loňského ročníku + plakát festivalu. MODERÁTOR: Nyní poprosím na okamžik o vaši pozornost, dámy a pánové, teď budu losovat vítěze naší tomboly, do které věnovala ceny společnost Sagitta, která patří v nejvýznamnějším velkoobchodům s oční optikou a je dlouholetým sponzorem festivalu Encounter JAMU Brno. Ceny přijde předat jednatel společnosti Sagitta pan Mejrčík – jsou to sluneční brýle značky Jaguar, Davidoff a His a Morgan. Losuje spolu s Pierotem tombolu, můžou improvizovat. Pierot může být smutný, že nic nedostal, tak mu dá Moderátor něco z náprsní kapsy, třeba papírový brýle nebo nevím.
MODERÁTOR: Děkuji za pozornost, gratuluji vítězům a přeji příjemný zbytek večera. Děkujeme, že jste si udělali čas a máte chuť sdílet náš společný sen! Děkujeme. Dál probíhá raut a degustace, klábosí se a plká, do toho hraje Gentle Irony Trio. Ve 22:00 končí hrát Gentle Irony Trio a případně se pouští reprodukovaná hudba jako podkres k debatě.
Příloha D – Návrh rautu Společenský večírek – návrh rautu 8.12.2011 Studený raut - Míchaný salát se sýrem feta - Paštika z drůbežích jater v zábalu z pražených dýňových semínek - Sýrová pěna se sušenou švestkou - Rybí terinka se špenátem - Variace sýrů a masových nářezů - Zeleninová Tortilla pečená v troubě na špízu - Crostini s červenou cibulkou a jablky - Crostini s olivovou tapenádou - Těstovinová terinka se zeleninou - Zeleninový salát s těstovinou a jogurtem - Rajčátka s mozzarellou - Cheese cake s bílou čokoládou - Pečivo Teplý bufet -
Jemné drůbeží Frikassé s vykostěných bio stehen s jemnou jasmínovou rýží
Nápoje -
Voda perlivá + neperlivá + Džus
Příloha E – Emailové pozvání hostů na večírek Dobrý den / Vážená paní/ Vážený pane, na základě našeho telefonátu Vám zasílám pozvánku na společenský večírek ku příležitosti 22. ročníku mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012. Festival pořádá Divadelní fakulta Janáčkovy akademie múzických umění v Brně v termínu 10. - 14. 4. 2012. Na večírku bychom Vám rádi představili festival a možnosti reklamní spolupráce. Bude pro Vás připravena degustace vína doporučeného sommeliérem z Rajhradských vinných sklepů a raut připravený šéfkuchařem restaurace Leporelo+. O hudební program se postará kapela složená z absolventů DIFA JAMU - Gentle Irony Trio a studenti muzikálového herectví na JAMU. Akce se koná 8.12. 2011 od 19:30 hod v Domě Umění v Brně. Na adrese Malinovského náměstí 2, 602 00, Brno Účast na večírku je nezávazná. Prosím o potvrzení účasti. V případě jakýchkoli dotazů mne prosím kontaktujte. Na setkání s Vámi se těší, Vendula Svobodová studentka manažerství DIFA JAMU + 420724304065
[email protected]
Příloha F – Zhodnocení večírku Přípravná fáze večírku – pro příště by mělo být stanoveno datum a prostor konání dříve, nemělo by se dlouho čekat na rozhodnutí druhé strany – která nám prostor poskytuje. Pozvání hostů a organizační zajištění programu potřebuje také dostatečný časový prostor a při dlouhém rozhodování se možné termíny konání akce posunují blíže konci roku. Celý proces oslovování potenciálních sponzorů se tak komplikuje, doba na jednání se zkracuje. Spolupráce Fundraisingu a Offprogramu proběhla v pořádku, obě strany se po společných konzultacích shodly na zásadních bodech (termín, prostor, program, průběh večera, rozdělení kompetencí). Docházelo pouze k drobným nedorozuměním při komunikaci se společným členem – Šárkou Mikeskovou. Pro práci na dalším večírku bude potřeba dostatečně dopředu písemně sepsat požadavky na tohoto člena. Organizačně byl večírek zvládnut dobře, předání prostoru nebylo stoprocentně zvládnuté, prostor nebyl uklizen, tak jak bylo dohodnuto. Jediným větším problémem, na který si hosté stěžovali byla hlasitá hudba, při které se diskutující neslyšeli. Tato hlasitost byla způsobena prostorem, nebylo možné hudbu více ztišit. Pro příště zapřemýšlet o jiné podkresové muzice vhodné do daného prostoru. Ze strany Fundraisingu na večírek přišlo málo pozvaných hostů, kteří však účast přislíbili. Důvod je pravděpodobně špatně zvolené datum – v prosinci, kdy se blíží Vánoční svátky a konají se firemní večírky. Pro příště se doporučuje dodržet plán – uspořádání večírku do konce listopadu i za cenu volby náhradního méně atraktivního prostoru – v letošním roce bylo alternativní místo akce – aula na Divadelní fakultě. V případě, že by se večírek někdy opět konal v rizikovém termínu, doporučuje se poslat v den konání akce pozvaným hostům připomenutí – např. email s novinkou, „na co se můžete dnes večer těšit“ nechat si nějaký trumf na konec, který může mít případně vliv na váhavé hosty. Potenciální sponzoři raději svolí k návštěvě fundraisera ve své firmě než k účasti na akci pořádané fundraiserem. Klíčový je tedy program večírku, měl by být natolik atraktivní aby hosty nalákal – například účast známé osobnosti. V letošním roce se patron festivalu večírku zúčastnit nemohl a vystupující známá brněnská tvář – Dušan Vitázek potvrdil účast až po rozeslání elektronické pozvánky. Takže o jeho vystoupení nemohlo být pozvaným dáno vědět dopředu.
Příloha J
WBS a Harmonogram SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012 10. - 14. 4. 2012 HARMONOGRAM SEKCE FUNDRAISING činnost
začátek činnosti
deadline
zodpovědná ososba / SPOLUPRÁCE s
reálné splnění
Před festivalem záměr a harmonogram sekce vytvoření týmu sekce rozdělení úloh v sekci aktualizace databáze sponzorů dohodnutí se na spolupráci se sekcí marketing a offprogram vyhledávání firem příprava nabídky spolupráce, fund. strategie kontaktovat sponzory z minulých let Portfolio – příprava Portfolio – finál vytvoření manuálu oslovování sponzorů vizitky pro tým příprava společenského večírku koncept stanovení data stanovení prostoru zajištění techniky (prohlídka prostoru technikem, zamluvení techniky ve škole) zajištění rautu
1.5.2011 1.5.2011 5.10.2011 1.7.2011 1.10.2011 1.7.2011 1.7.2011 1.9.2011 10.10.2011 25.10.2011 1.9.2011 20.10.2011 10.10.2011 10.10.2011 18.10.2011 18.10.2011 1.11.2011 25.10.2011
do konce r. 2011 5.10.2011 18.10.2011 30.4.2012 30.10.2011 do konce r. 2011 30.10.2011 30.10.2011 25.10.2011 10.11.2011 30.10.2011 20.11.2011 8.12.2011 18.11.2011 7.11.2011 7.11.2011 25.11.2011 18.11.2011
25.10.2011
18.11.2011
outdoor
PROPAGACE, OFFPROGRAM OFFPROGRAM PROPAGACE, PROPAGACE,
probíhá splněno splněno splněno splněno probíhá probíhá splněno splněno včas splněno včas příště dříve splněno
režisér stanoveno na 8. 12. 2011 stanoveno na Dům umění zajištěn zdarma
restaurace/catering, domluvené podmínky, popř. smlouva, kompletní jídelníček, vyčíslení hodnoty rautu, nealko ?
zajištění vína
zajištěno zdarma
smlouva ano/ne,degustace, kolik L?, dodání, domluvené podmínky, vyčíslená hodnota daru
zajištěný program
18.11.2011
Šárka + Vendula
splněno
Markéta Vendula + Anička Stránská
splněno zajištěn zdarma splněno splněno
domluvený hudební program, moderátor, patron, VFR
zajištění lidských zdrojů zajištění drobného dárku (včetně dodání) výroba pozvánek pozvání na večírek
guestlist pozvání na večírek – 2. tel 1.společenský večírek oslovování sponzorů - pozváni na společenský večírek oslovování nových sponzorů s žádostí o podporu hodnocení večírku vytváření smluv a korekce příprava PF 2011 odesílání PF 2011 Kondomy – fakturace Kondomy – výroba
7.11.2011 25.11.2011 1.11.2011 2.12.2011 24.10.2011 13.10.2011 14.11.2011 2.12.2011 14.11.2011 22.11.2011 18. 11. v 16 hod v Rotoru 22.11.2011 25.11.2011 28.11.2011 2.12.2011 2.11.2011 5.11.2011 11.8.2011 15/11/2011 20.11.2011 8.12.2011 8.12.2011 do konce r. 2011 leden leden 9.12.2011 13.12.2012 1.11.2011 31.3.2012 15.11.2011 30.11.2011 16.12.2011 21.12.2011 listopad Do 16. 12. 2011 leden leden
návrhy i s cenou/zadara
10.11.2011
15.11.2011
dodat všechny loga v křivkách propagaci semetrální hodnocení Příprava 2. sponzorského večírku 2. sponzorský večírek uzavření smluv
leden leden únor/březen 30.11.2011
31.1.2012 únor březen únor/březen do konce března
aktivní kom. se sponzorem, lístky a účast na festivalu zajištění bannerů a dalších věcí od sponzorů (dle smlouvy) kontrola užití bannerů
26.3.2012 26.3.2012 26.3.2012
zajištění a kontrola vrácení poděkování sponzorům případné schůzky se sponzory (představení 23. ročníku) zhodnocení spolupráce se sponzor, závěrečné hodnocení předání příštímu ročníku závěrečná zpráva – zaslání sponzorům odevzdání dokumentace obhajoba absolventského výkonu
16.4.2012 15.4.2012 20.4.2012 15.4.2012 30.4.2012 15.4.2012
1. telef onát + zaslání el. Pozvánky – 1. várka schůzka 1. telef onát + zaslání el. Pozvánky – 2. várka 2. telef onát
OFFPROGRAM + JEVTECH
splněno splněno příště v listopadu !!!
OFFPROGRAM EKONOM PROPAGACE,
splněno dostatečně včas
Mája Mája
OFFPROGRAM OFFPROGRAM
20. března 2012 proběhlo do zač. festivalu
Festival 10. - 14. 4. 2012 9.4.2012 9.4.2012 9.4.2012
PROPAGACE, Infocentrum p. Klouda, Burian LOGISTIKA, PROPAGACE
22.4.2012 30.4.2012 do konce června 30.5.2012 do konce června do konce června do 25. 5. 2012 15.6.2012
p.Klouda, Burian
Po festivalu
11.6.2012
do konce května EKONOM, KOORDINÁTOR
SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012 10. - 14. 4. 2012 (předběžný !) Harmonogram schůzek sekce fundraising do konce roku 2011 říjen so, 1. X 11 ne, 2. X 11 po, 3. X 11 út, 4. X 11 st, 5. X 11 čt, 6. X 11 pá, 7. X 11 so, 8. X 11 ne, 9. X 11 po, 10. X 11 út, 11. X 11 st, 12. X 11 čt, 13. X 11 pá, 14. X 11 so, 15. X 11 ne, 16. X 11 po, 17. X 11 út, 18. X 11 st, 19. X 11 čt, 20. X 11 pá, 21. X 11 so, 22. X 11 ne, 23. X 11 po, 24. X 11 út, 25. X 11 st, 26. X 11 čt, 27. X 11 pá, 28. X 11 so, 29. X 11 ne, 30. X 11 po, 31. X 11
kdo m á na starosti MFR, sekční schůzka
první informačně organizační schůzka
brainstorming sponzorů,
brainstorming nápadů, rozdělení sponzorů, jak telefonovat se sponzorem stanovení data společenského večírku
Vysvětlivky: červené pozadí – pravidelné sekční schůzky modré pozadí – nepravidelné schůzky červené písmo – důležité termíny
listopad út, 1. XI 11 st, 2. XI 11 čt, 3. XI 11 pá, 4. XI 11 so, 5. XI 11 ne, 6. XI 11 po, 7. XI 11 út, 8. XI 11 st, 9. XI 11 čt, 10. XI 11 pá, 11. XI 11 so, 12. XI 11 ne, 13. XI 11 po, 14. XI 11 út, 15. XI 11 st, 16. XI 11 čt, 17. XI 11 pá, 18. XI 11 so, 19. XI 11 ne, 20. XI 11 po, 21. XI 11 út, 22. XI 11 st, 23. XI 11 čt, 24. XI 11 pá, 25. XI 11 so, 26. XI 11 ne, 27. XI 11 po, 28. XI 11 út, 29. XI 11 st, 30. XI 11
kdo m á na starosti MFR, sekční schůzka
prosinec čt, 1. XII 11 raut, víno, dárky, květiny pá, 2. XII 11 so, 3. XII 11 ne, 4. XII 11 po, 5. XII 11 út, 6. XII 11 PORTFOLIO st, 7. XII 11 rada:ŠÁRKA, jak komunikovat se sponzorem, fund. argumentace, pozvání na večírek čt, 8. XII 11 pá, 9. XII 11 so, 10. XII 11 ne, 11. XII 11 po, 12. XII 11 út, 13. XII 11 začátek telefonických pozvánek na večírek st, 14. XII 11 rada: VENDULA, konzultace- proběhnutých 1. telefonátů, sekční aktuality čt, 15. XII 11 pá, 16. XII 11 so, 17. XII 11 telefonáty sponzorům ne, 18. XII 11 po, 19. XII 11 út, 20. XII 11 st, 21. XII 11 rada: MÍŠA, půběžné hodnocení čt, 22. XII 11 pá, 23. XII 11 so, 24. XII 11 ne, 25. XII 11 po, 26. XII 11 út, 27. XII 11 st, 28. XII 11 rada: rada: vedoucí sekce – prezentace večírku, schůzka zrušena ! čt, 29. XII 11 pá, 30. XII 11 so, 31. XII 11
kdo m á na starosti MFR, sekční schůzka
rada: MÁJA,rauty a vinařství, večírek – šárka představí koncept, nápady, portfolio
rada: vedoucí sekce – prezentace v., Večírek – finální schůzka společenský večírek
rada: MARKÉTA, hodnocení večírku, práce do konce r. 2011
PF 2011
rada: VENDULA, zhodnocení práce, plán na leden
VÁNOCE
SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012 10. - 14. 4. 2012 WBS SEKCE FUNDRAISING ČINNOST
PLÁNOVANÁ DÉLKA TRVÁNÍ
KDO
PLÁNOVANÉ ZDROJE
PLÁNOVANÉ NÁKLADY
PŘEDPROJEKTOVÁ FÁZE 1. PŘEDÁNÍ SEKCE LOŇSKÝM ROČNÍKEM 1.1 schůzka s vedoucí a členy sekce- enc11 1.2 projít dokumentaci loňského a předešlých ročníků 1.3 dohled na plněním závazků z festivalu 2011 2. PŘÍPRAVNÁ FÁZE - PŘED ZAČÁTKEM ŠKOLNÍHO ROKU 2.1 SWOT analýza sekce 2.2 stanovení taktiky pro festival 2012 a cílové podnikatelské skupiny 2.3 oslovení sponzorů a dárců festivalu 2011 2.4 sestavení týmu sekce 2.5 rozdělení práce v týmu 2.6 nastavení spolupráce fundraising – offprogram 2.7 domluva s ostatními sekcemi – co sponzorům nabídnout 2.8 začátek práce na záměru sekce a harmonogramu 2.9 vytvoření manuálu pro členy sekce 2.10 první návrh rozpočtu
Květen-červen 2011 Léto 2011 Září-konec roku 2011
Fundraising 2011 vedoucí sekce vedoucí sekce + Anička Formánková
min. 4 osoby 1 osoba 2 osoby
0 Kč 0 Kč 0 Kč
Červen 2011 léto- září 2011 Září 2011 outdoor začátek října začátek října začátek října – konec roku 2011 září/říjen 2011 začátek října 2011 říjen
vedoucí sekce vedoucí sekce + Míša Tučková vedoucí všech sekcí vedoucí sekce vedoucí sekce + Verča Dobešová vedoucí sekce vedoucí sekce +Verča D., Barbora P. vedoucí sekce říjen
1 osoba 2 osoby 7 osob 1 osoba 2 osoby Cca 7 osob 3 osoby 1 osoba 1 osoba
0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč
PROJEKTOVÁ FÁZE 1. OSLOVENÍ PARTNERŮ (sponzorů a dárců) 1.1 portfolio - Září – 10. 11. 2011 1.1.1 návrh září Míša Tučková, supervize 1.1.2 schválení finální verze říjen supervize 1.1.3 finální podoba – vizuál Říjen – 6. 11. 2011 Anna Stránská, popř. Scénografka 1.1.4 tisk - cca 100 ks 5. - 10. 11. 2011 vedoucí sekce 1.2 vytvoření databáze – Září – konec r. 2011 1.2.1 projít loňskou databázi Léto – Září 2011 vedoucí sekce 1.2.2 projít si kdo podpořil enc v předešlých letech – viz intra síť Léto – Září 2011 vedoucí sekce 1.2.3 - nápady členů sekce Září – listopad celá sekce fundraising 1.2.4 - kdo podporuje divadlo a kulturu v jihomorav. Kraji Září – listopad celá sekce fundraising 1.2.5 - „národní produkty“, „regionální produkty“ Září – listopad celá sekce fundraising 1.2.6 - začínající brněnské firmy, které potřebují propagaci Září – listopad celá sekce fundraising 1.2.7 – cílová skupina jsou: studenti, mládež, kulturní oblast Září – listopad celá sekce fundraising 1.2.8 -loterijní společnosti Září – konec r. 2011 celá sekce fundraising 1.2.9 – sponzor MMP Září – listopad vedoucí sekce + Šárka Mikesková + Offprogram 1.2.10 formulování návrhu spolupráce u každého partnera do večírku – nejpozději !!! celá sekce fundraising 1.3 oslovení / pozvání partnerů na večírek - Září – listopad 1.3.1 oslovení partnerů 21. ročníku Září 2011 Míša Tučková, vedoucí sekce 1.3.2 pozvání na večírek jako „sponzora festivalu“ + říci pár slov o spolupráci listopad Míša Tučková 1.3.3 uzavření spolupráce s partnerem 21. ročníku Říjen – konec března 2012 Míša Tučková, vedoucí sekce 1.3.4.a) rozdělení databáze mezi členy sekce začátek listopadu vedoucí sekce 1.3.4.b) databázi rozdělit na 1. várku a 2. várku !! začátek listopadu vedoucí sekce 1.3.4.c) harmonogram telefonování začátek listopadu vedoucí sekce 1.3.5 seznam - potenciální sponzor MPP do konce listopadu vedoucí sekce 1.3.6 formulování pozvání + zkouška na nečisto začátek listopadu celá sekce fundraising 1.3.7 pozvání – telefonicky 14. - 25. 11. 2011 celá sekce fundraising 1.3.8 vytvoření elektronické pozvánky 7. - 12. 11. 2011 Anna Stránská, popř. Scénografka 1.3.9 zaslání pozvánky na email 14. - 25. 11. 2011 celá sekce fundraising, média, propagace 1.3.10 potvrzení účasti na večírku – telefonicky 28. 11. - 2. 11. 2011 celá sekce fundraising, média, propagace 1.3.11 vytvoření guestlistu 2. 12. - 5. 12. 2011 vedoucí sekce 1.4 společenský večírk – organizace - listopad – zajišťuje společný člen offprogramu a fundraisingu – Šárka Mikesková 1.4.1 stanovení data a prostoru do 7. 11. 2011 !!!!!!!!!! vedoucí sekce 1.4.2 rezervace popř. smlouva s majitelem prostoru 7.11.2011 vedoucí sekce 1.4.3 zjištění technických možností prostoru 1. 11. - 25. 11. 2011 Šárka, Víťa » Lukáš Nábělek 1.4.4 koncept – návrh programu a průběhu večírku 7. - 25. 11. 2011 Šárka, Lukáš – režisér, popř. dramaturg 1.4.5 zajištění (definitivní ano) programu – hudba (popř. další?) 7. - 13 11. 2011 Šárka 1.4.6 zajištění (kolik, co, v jaké hodnotě) a dodání rautu (dodání v den večírku) 7. - 18. 11. 2011 Šárka 1.4.7 zajištění a dodání vína (kolik, v jaké hodnotě) – zdarma 7. - 18. 11. 2011 Šárka 1.4.8 zajištění techniky (sehnání,rezervace) 7. - 25. 11. 2011 Lukáš Nábělek 1.4.9 zajištění dárku pro sponzora (květiny) 7. - 2. 12. 2011 Markéta Zástěrová 1.4.10 vizitky sekce – vytištěné cca 5x30 ks Do 10. 11. 2011 Anna Stránská 1.4.11 nachystání balíčku pro hosty (květiny + info + portfolio + vizitky) 7.- 2.12. 2011 Šárka 1.4.12 zajištění lidí – hostů, org. Týmu, techniků, popř. personálu, VFR 7.- 25. 11. 2011 Šárka 1.4.13 ke guestlistu přiřadit – kdo se stará … 2. 12. - 5. 12. 2011 vedoucí sekce 1.4.14 připravit podklady pro lidi co se starají o hosty 2. 12. - 5. 12. 2011 vedoucí sekce 1.4.15 schůzka před večírkem 6.12.2011 vedoucí sekce + další 1.4.16 realizace večírku 28. 11. - 8. 12. 2011 ADMAJT 1.4.17 předání prostoru majiteli 28. 11. - 8 12. 2011 Šárka 1.4.18 odeslání děkovného dopisu hostům 8. -13. 12. 2011 1.4.19 zhodnocení večírku 29. 11. - 13. 12. 2011 celá sekce fundraising, popř.další
2 osoby 0 Kč 1 osoba 0 Kč 1 / 2 osoby 0 Kč barevná laser tiskárna, kroužková vazba vlastní náklady 5 5 5 5 5 5 5 5 3 5
osob osob osob osob osob osob osob osob osoby osob
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč
2 osoby 2 osoby 2 osoby 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 5 osob 5 osob 1 osoba Cca 7 osob Cca 7 osob 1 osoba
0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč provozní náklady – Difa 0 Kč 0 Kč provozní náklady – Difa 0 Kč
1 osoba 1 osoba 1 osoba (3) 2 (4) osoby 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 + ..... ADMAJT 1 osoba
0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč provozní náklady – Difa provozní náklady – Difa 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč ? 0 Kč provozní náklady – Difa 0 Kč
5 osob (popř. další)
2. JEDNÁNÍ O SPOLUPRÁCI – po večírku 2.1 osobní schůzky – prosinec 2011/leden 2012 2.1.1 domluvení schůzky společenský večírek celá sekce fundraising 2.1.2 vytvoření podkladů pro schůzku (rozpočet, hodnota plnění) listopad 2011 vedoucí sekcí + ekonom 2.1.3 školení členů sekce – smlouvy, rozpočet, portfolio listopad/prosinec 2011 vedoucí sekce 2.1.4 rozeslání emailu pozvaným hostům- nepřišli na večírek 12.12.2011 celá sekce fundraising 2.1.5 telefonát, schůzky – již oslovení, ale neúčastnili se večírku do konce roku 2011 celá sekce fundraising 2.1.6 jednání se sponzory večírku (víno, raut, popř. květiny) do konce roku 2011 celá sekce fundraising 2.2 PF – prosinec 2011 2.2.1 návrh propagace listopad sekce Propagace 2.2.2 rozeslání emailem – sponzorům, se kterými jednáme 16. - 21. 12. celá sekce fundraising 3. OSLOVOVÁNÍ – 2. KOLO A JEDNÁNÍ O SPOLUPRÁCI – r. 2012 3.1 oslovení potenciálních sponzorů – nebyli pozváni na večírek - 1. polovina ledna 3.1.1 aktualizace databáze do konce r. 2011 vedoucí sekce + členové 3.1.2 rozdělení databáze a úkolů do konce r. 2011 vedoucí sekce 3.1.3 telefonické oslovení a domluvení schůzek 1. polovina ledna 2012 celá sekce fundraising 3.1.4 dodání loga generálního partnera do spotu pro ČT Do 5.1. 2012 vedoucí sekce 3.2 dohodnutí podmínek spolupráce - 2. polovina ledna 3.2.1 návrh ze strany fundraisera 1. polovina ledna 2012 celá sekce fundraising 3.2.2 návrh dárce/sponzora 1. polovina ledna 2012 celá sekce fundraising 3.2.3 schválení supervizí a finální podoba smlouvy 1. polovina ledna 2012 supervize 3.3 získání log od sponzorů a dárců Do 30. 1. 2012 celá sekce fundraising 3.4 uzavření smluv prosinec 2011 – konec února 2012 celá sekce fundraising 3.5 sponzorský večírek – únor/březen – spolupráce s Offprogrmem – organizačně zajišťuje- Šárka Mikesková 3.5.1 zjistit časové a programové možnosti v Martě konec r. 2011/zač. 2012 vedoucí sekce + vedoucí sekce offprogram 3.5.2 zjitit časové možnosti patrona festivalu do konce roku 2011/zač. 2012 Gabča Ševčíková 3.5.3 stanovení data večírku do konce r. 2011 (popř. 1. týden 2012) vedoucí sekce + vedoucí sekce offprogram 3.5.4 koncept do konce února 2012 vedoucí sekce + vedoucí sekce offprogram 3.5.5 pozvánka do konce února 2012 propagace 3.5.5 zajištění programu do konce února 2012 zajišťuje Offprogram 3.5.7 zajištění prezentace festivalu do konce února 2012 zajišťuje Offprogram 3.5.8 požadavky na techniku do konce února 2012 zajišťuje Offprogram 3.5.9 zajištění občerstvení do konce února 2012 sekce Fundraising 3.5.10 scénář do konce února 2012 zajišťuje Offprogram 3.5.11 lidské zdroje do konce února 2012 zajišťuje Offprogram 3.5.12 zajištění hostů 21 – 14 dní před večírkem celá sekce fundraising 3.5.13 dohled nad plněním závazků (plynoucích z dohody a portfolia) únor – září 2012 vedoucí sekce + veoudí následujícího ročníku
5 osob 8 osob 1 osoba 5 osob 5 osob 5 osob
0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč
1 osoba 5 osob
0 Kč 0 Kč
5 osob 1 osoba 5 osob 1 osoba
0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč
5 osob 5 osob 3 osoby 5 osob 5 osob
0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč
2 osoby 1 osoba 2 osoby 2 osoby 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 1 osoba 5 osob 1 osoba
0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 20 000 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč
5. FESTIVAL – 10. - 14. 2012 5.1 pozvání partnerů na festival – ceremoniály a představení 5.2 rezervace vstupenek 5.3 zajištění bannerů a propagace partnerů v průběhu festivalu 5.4 vrácení bannerů 6. POSTPRODUKCE 6.1 poděkování sponzorům – duben/květen 2012 6.1.1 poděkování 6.1.2 neformální setkání se sponzory 6.1.3 zaslání závěrečné zprávy a dokumentace pro sponzory 6.1.4 případné jednání ohledně další spolupráce 6.2 závěrečné zhodnocení 6.3 návrhy na změny 6.4 dokumentace projektu a vyúčtování
26. 26. 26. 16.
3. - 2. 4. 2012 3. - 9. 4. 2012 3. - 9. 4. 2012 - 22. 4. 2012
16. - 22. 4. 2012 do konce května do konce června do konce června do konce května do konce května Do 25. 5. 2012
celá celá celá celá
sekce sekce sekce sekce
fundraising fundraising + Terka Koudelová fundraising fundraising
celá sekce fundraising celá sekce fundraising + koor., popř. další celá sekce fundraising + vedoucí sekcí celá sekce fundraising celá sekce + koo + supervize + ekonom celá sekce fundraising vedoucí sekce
POST-PROJEKTOVÁ FÁZE 1. PŘEDÁNÍ SEKCE NÁSLEDUJÍCÍMU ROČNÍKU – do konce června 2012 2. ODEVZDÁNÍ DOKUMENTACE – do 25. 5. 2012 3. OBHAJOBA ABSOLVENTSKÉHO VÝKONU – 11. - 15. 6. 2012
5 osob 6 + 1 osoba 5 osob 5 osob
5 osob 5 + další osoby 5 + další osoby 5 osob 9 osob 5 osob 1 osoba
0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč
provozní náklady – Difa 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč
Příloha K
Vzory smluv DAROVACÍ SMLOUVA ( DLE § 628 A NÁSLEDUJÍCÍCH OBČANSKÉHO ZÁKONÍKU) 1. Obch. firma; jm. a příjm.: Zapsaná v např. obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 50486 Sídlo (bydliště): IČ: DIČ: Bankovní spojení: Číslo účtu: Telefon: Fax: Jednající: dále jen dárce a 2.
Název: Právní forma: Sídlem: IČ:
Janáčkova akademie múzických umění v Brně veřejná vysoká škola Beethovenova 650/2, 662 15 Brno 621 564 62 DIČ: CZ621 564 62
Bankovní spojení: Číslo účtu: Telefon:
Komerční banka, a.s., pobočka Brno, nám. Svobody 21 27-0493900217/0100 542591302 Fax: 542591352
Jednající:
MgA. Ondřej Vodička, tajemník DIFA JAMU (na základě plné moci děkana DIFA JAMU)
dále jen obdarovaný
uzavírají následující smlouvu: I. Předmět smlouvy Předmětem smlouvy je darování finanční částky ve výši ………………………. Kč (slovy..), kterou dárce převede na účet obdarovaného do ………….. dnů od podpisu smlouvy. Obdarovaný se zavazuje dar přijmout. II. Účel smlouvy Dar podle čl. I této smlouvy je určen k pokrytí nákladů spojených s realizací8 Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2011, jehož je obdarovaný pořadatelem a který proběhne ve dnech 5. 4. - 9. 4. 2011.
1. 2. 3. 4.
5. 6.
III. Ostatní ujednání Obdarovaný se zavazuje použít dar pouze pro účel uvedený ve čl. II této smlouvy, není-li dohodnuto jinak. Dárce má právo kontrolovat způsob užití daru, zejména to, zda odpovídá účelu smlouvy. Dárce má právo požadovat vrácení daru v případě, že jej obdarovaný použil v rozporu s ustanovením čl. II. této smlouvy. Obdarovaný umožní dárci zkontrolovat použití daru a na vyžádání mu předloží kopie příslušných účetních a jiných souvisejících dokladů. Tato smlouva je sepsána ve čtyřech vyhotoveních, z nichž každá strana obdrží dva stejnopisy. Dárce i obdarovaný prohlašují, že si smlouvu důkladně přečetli, souhlasí s jejím obsahem a jsou si vědomi povinností jim z této smlouvy plynoucích. Dále prohlašují, že tato smlouva zachycuje jejich skutečnou, svobodnou a vážnou vůli, že byla uzavřena nikoliv v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek a na důkaz toho pod ni připojují své podpisy.
7. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu oběma stranami.
V Brně dne ………………………………..
V Brně dne ………...............................
Dárce:
Obdarovaný:
jméno funkce ( podpis a razítko )
MgA. Ondřej Vodička Tajemník DIFA JAMU ( podpis a razítko )
DAROVACÍ SMLOUVA ( DLE § 628 A NÁSLEDUJÍCÍCH OBČANSKÉHO ZÁKONÍKU) 1.
Obch. firma; jm. a příjm.: Zapsaná v
např. obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 50486
Sídlo (bydliště): IČ: Bankovní spojení: Číslo účtu: Telefon: Jednající: dále jen dárce
DIČ:
Fax:
a 2.
Název: Právní forma: Sídlem: IČ:
Janáčkova akademie múzických umění v Brně veřejná vysoká škola Beethovenova 650/2, 662 15 Brno 621 564 62 DIČ: CZ62156462
Bankovní spojení: Číslo účtu: Telefon:
Komerční banka, a.s., pobočka Brno, nám. Svobody 21 27-0493900217/0100 542591302 Fax: 542591352
Jednající:
MgA. Ondřej Vodička, tajemník DIFA JAMU (na základě plné mociprof. PhDr. Josefa Kovalčuka, děkana DIFA JAMU děkana DIFA JAMU)
dále jen obdarovaný uzavírají následující smlouvu: I. Předmět smlouvy Předmětem smlouvy je darování XY v celkové výši XX (slovy..). Dárce prohlašuje, že si není vědom vad darovaných věcí. Obdarovaný prohlašuje, že byl seznámen se stavem daru a dar přijímá. II. Účel smlouvy Dar podle čl. II této smlouvy je určen k realizaci Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2011, jehož je obdarovaný pořadatelem a který proběhne ve dnech 5. 4. - 9. 4. 2011. Dárce zajistí dodání a instalaci daru.
III. Ostatní ujednání 1. Obdarovaný se zavazuje použít dar pouze pro účel uvedený ve čl. II této smlouvy, není-li dohodnuto jinak. 2. Dárce má právo kontrolovat způsob užití daru, zejména to, zda odpovídá účelu smlouvy. 3. Dárce má právo požadovat vrácení daru v případě, že jej obdarovaný použil v rozporu s ustanovením čl. II. této smlouvy. 4. Obdarovaný umožní dárci zkontrolovat použití daru a na vyžádání mu předloží kopie příslušných účetních a jiných souvisejících dokladů. 5. Tato smlouva je sepsána ve čtyřech vyhotoveních, z nichž každá strana obdrží dva stejnopisy. 6. Dárce i obdarovaný prohlašují, že si smlouvu důkladně přečetli, souhlasí s jejím obsahem a jsou si vědomi povinností jim z této smlouvy plynoucích. Dále prohlašují, že tato smlouva zachycuje jejich skutečnou, svobodnou a vážnou vůli, že byla uzavřena nikoliv v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek a na důkaz toho pod ni připojují své podpisy. 7. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu oběma stranami.
V Brně dne ………………………………..
V Brně dne…………………………....…
Dárce:
Obdarovaný:
jméno funkce ( podpis a razítko )
MgA. Ondřej Vodička Tajemník DIFA JAMU ( podpis a razítko )
SMLOUVA O REKLAMĚ A PROPAGACI ( DLE § 269 ODST. 2 OBCHODNÍHO ZÁKONÍKU) 1.
Obch. firma; jm. a příjm.: Zapsaná v
např. obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 50486
Sídlo (bydliště): IČ: Bankovní spojení: Číslo účtu: Telefon: Jednající: dále jen objednatel
DIČ:
Fax:
a
2.
Název: Právní forma: Sídlem: IČ:
Janáčkova akademie múzických umění v Brně veřejná vysoká škola Beethovenova 650/2, 662 15 Brno 621 564 62 DIČ: CZ621 564 62
Bankovní spojení: Číslo účtu: Telefon:
Komerční banka, a.s., pobočka Brno, nám. Svobody 21 27-0493900217/0100 542591302 Fax: 542591352
Jednající:
MgA. Ondřej Vodička, tajemník DIFA JAMU (na základě plné moci děkana DIFA JAMU)
dále jen dodavatel I. Předmět smlouvy Předmětem této smlouvy je reklama a propagace objednatele a jeho firemní značky v rámci Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2011 pořádaného dodavatelem, který se uskuteční v době 5. 4. - 9. 4. 2011 (dále jen festival). II. Povinnosti smluvních stran 1. Dodavatel se zavazuje vykonávat pro objednatele služby uvedené v kategorii GENERÁLNÍ PARTNER/HLAVNÍ PARTNER/PARTNER v listu reklamních a propagačních aktivit festivalu, který je nedílnou součástí této smlouvy (příloha č. 1) 2. Dodavatel se zavazuje poskytnout objednateli přehled veškerých informačních a propagačních materiálů vztahující se ke konání akce, včetně fotografické dokumentace a přehledu tisku, ve kterém se bude psát o této akci. 3. Objednatel se zavazuje dodat dodavateli veškeré propagační materiály určené pro distribuci účastníkům, hostům festivalu a novinářům nejpozději do ……………………. 4. Objednatel se zavazuje dodat dodavateli vzor firemního loga v elektronické podobě, ve formátu …........, v barevné i černobílé verzi nejpozději do …………………… Dodavatel použije vzorové firemní logo na propagačních materiálech festivalu v rozsahu, jak je uvedeno v příloze č. 1. 5. Objednatel se zavazuje dodat dodavateli poutače (pevná loga) v počtu ………………… kusů. Poutače dodavatel vystaví tak, jak je popsáno v příloze č. 1 této smlouvy, tj. v listu reklamních a propagačních aktivit xx. ročníku Mezinárodního festivalu vysokých divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER xxxx, v kategorii GENERÁLNÍ PARTNER/HLAVNÍ PARTNER. III. Platební podmínky 1. Celková cena (včetně DPH ve výši 20 %) za reklamu a propagaci je dohodnuta na částku ……………………………Kč, slovy ………………………………... 2. Dodavatel zašle nejpozději do 14 dní od podpisu této smlouvy objednateli fakturu, která bude mít všechny náležitosti daňového dokladu.
3. Objednatel se zavazuje na základě faktury vydané dodavatelem uhradit dohodnutou cenu na účet dodavatele u Komerční banky, pobočka Brno, číslo účtu: 27-0493900217/0100, a to do 14 dní od jejího doručení. IV. Ostatní ujednání 1. Tato smlouva je sepsána ve čtyřech vyhotoveních, z nichž každá strana obdrží dva stejnopisy. 2. Smlouva může být smluvními stranami měněna pouze písemnými dodatky. 3. Objednatel a dodavatel prohlašují, že si smlouvu důkladně přečetli, souhlasí s jejím obsahem a jsou si vědomi povinností jim z této smlouvy plynoucích. Dále prohlašují, že tato smlouva zachycuje jejich skutečnou, svobodnou a vážnou vůli, že byla uzavřena nikoliv v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek a na důkaz toho pod ni připojují své podpisy. 4. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti okamžikem podpisu oběma smluvními stranami.
V Brně dne ………………………………..
V Brně dne ………………………………………
Za objednatele:
Za dodavatele:
jméno funkce (podpis a razítko)
MgA. Ondřej Vodička Tajemník DIFA JAMU (podpis a razítko)
SMLOUVA O SPOLUPRÁCI ( DLE § 269 ODST. 2 OBCHODNÍHO ZÁKONÍKU) 1.
Obch. firma; jm. a příjm.: Zapsaná v Sídlo (bydliště): IČ: Bankovní spojení: Číslo účtu: Telefon: Zastoupená: dále jen divadlo
DIČ:
Fax:
a 2.
Název: Právní forma: Sídlem: IČ:
Janáčkova akademie múzických umění v Brně veřejná vysoká škola Beethovenova 650/2, 662 15 Brno 621 564 62 DIČ: CZ62156462
Bankovní spojení: Číslo účtu: Telefon:
Komerční banka, a.s., pobočka Brno, nám. Svobody 21 27-0493900217/0100 542591302 Fax: 542591352
Jednající
MgA. Ondřej Vodička, tajemník DIFA JAMU (na základě plné moci děkana DIFA JAMU)
dále jen pořadatel
uzavírají následující smlouvu o spolupráci při pořádání Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2011. I. Předmět smlouvy Pořadatel a divadlo se dohodli, že za účelem pořádání Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2011, který se uskuteční ve dnech 5. 4. - 9. 4. 2011 (dále jen festival) následujícím způsobem upraví vzájemné vztahy při pořádání festivalu. Festival se bude částečně odehrávat v prostorech Centra experimentálního divadla – (Divadlo Husa na provázku, Zelný trh 9, Brno 602 00 a prostoru HaDivadla, Poštovská 8D, Brno 602 00¨), a to v rozsahu xxxx až xxxx v Divadle Husa na provázku a xxxx až xxxx v HaDivadle. Prostor bude poskytnut pořadateli nepřetržitě na uvedenou dobu (dle § 56 zákona 235/2004 Sb.)
II. Podíl pořadatele 1. Pořadatel složí za účelem shora uvedeným vklad ve výši ….,-- Kč (slovy....) + příslušná sazba DPH - CELKEM včetně DPH jako část úhrady provozních nákladů nutných k pořádání části festivalu v divadle. Vklad bude divadlu poukázán na základě jím vystavené faktury do 14 dnů od jejího doručení pořadateli. Divadlo fakturu doručí pořadateli do čtrnácti dnů po podepsání smlouvy. 2. Pořadatel je povinen poskytnout informace o časovém harmonogramu, technickém zabezpečení, případně další informace o festivalu a jednotlivých představeních, jsou-li potřebné k zdárnému průběhu festivalu. 3. Pořadatel je povinen zabezpečit propagaci představení a distribuci vstupenek na jednotlivá představení. 4. Pořadatel se dále zavazuje zajistit účast dohodnutých umělců. 5. Pořadatel jmenuje svého zástupce, který jej bude zastupovat při přípravě festivalu.
III. Podíl divadla 1. Divadlo se zavazuje při přípravě a organizaci představení, případně dalších akcí, které proběhnou v rámci festivalu v jeho prostorách, spolupracovat s pořadatelem. 2. Divadlo pro řádný průběh festivalu a jednotlivých představení: - poskytne účinkujícím uzamykatelnou hereckou šatnu, uzamykatelné prostory pro odložení osobních věcí, - zajistí osvětlovače a zvukaře dle dohody s technickým personálem pořadatele, - umožní účastníkům divadelního festivalu a organizátorům pořadatele přístup na scénu v době potřebné pro přípravu a průběh představení dle dohody s technickým personálem pořadatele, - pomůže zajistit uvaděčskou službu půl hodiny před zahájením představení, 3. zajistí požární dozor při představení, 4. zajistí pokladní, který/á vždy půl hodiny před každým představením přebere od pořadatele na základě předávacího protokolu vstupenky na dané představení, zajistí jejich prodej a po jeho ukončení provede vyúčtování. 5. Divadlo připraví scénu dle vzájemné dohody v průběhu festivalu a to v souladu s předmětem smlouvy. 6. Divadlo zahrne festival do své měsíční inzerce. 7. Divadlo zajistí dodržování právních předpisů a zejména předpisů o BOZP v rámci části festivalu, který se koná v jeho prostorách. 8. Divadlo jmenuje svého zástupce, který jej bude zastupovat při organizování a během průběhu festivalu. IV. 8.4. Zvláštní ujednání 1. Příjmy z představení náleží pořadateli. 2. Pořadatel je povinen v rámci části festivalu, který se koná v prostorách divadla dodržovat všechny předpisy včetně BOZP dle instrukcí zástupce divadla a dbát, aby nedocházelo k porušení veřejného pořádku nebo rušení nočního klidu. 3. Pořadatel zajistí další technický a pořadatelský personál dle dohody s technickým personálem divadla.
1. 2. 3.
4.
5.
V. 8.5. Závěrečná ustanovení Vztahy touto smlouvou neupravené se řídí zejména občanským zákoníkem a autorským zákonem. Tato smlouva může být měněna a doplňována pouze formou písemných číslovaných dodatků podepsaných oběma smluvními stranami. Tato smlouva je vyhotovena ve čtyřech stejnopisech, z nichž všechny jsou v jazyce českém. Každá smluvní strana obdrží po dvou oběma smluvními stranami podepsaném vyhotovení této smlouvy. Pořadatel a divadlo prohlašují, že si smlouvu důkladně přečetli, souhlasí s jejím obsahem a jsou si vědomi povinností jim z této smlouvy plynoucích. Dále prohlašují, že tato smlouva zachycuje jejich skutečnou, svobodnou a vážnou vůli, že byla uzavřena nikoliv v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek a na důkaz toho pod ni připojují své podpisy. Smlouva nabývá účinnosti dnem podpisu oběma stranami.
V Brně dne ………………………………..
V Brně dne ………………………………………
Divadlo:
Pořadatel: jméno funkce ( podpis a razítko )
MgA. Ondřej Vodička tajemník DIFA JAMU ( podpis a razítko )
Příloha L
Rozpočet Fundraisingu - výsledovka SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012
10. - 14. 4. 2012 VÝSLEDOVKA SEKCE FUNDRAISING
NÁKLADY
STIPENDIA náklady na telefony SLUŽBY tiskařské služby portfolio náklady na reprezentaci společenský večírek sponzorský večírek – občerstvení MATERIÁL kondomy offprogramové pásky propisky NÁKLADY JINÝCH SEKCÍ
CELKEM Pozn.: částky jsou včetně DPH 20 %
SKUTEČNÉ NÁKLADY NÁKLADY (musí být v pravé části CELKOVÉ I S kryté VĚCNÝM PLNĚNÍM sponzorem/dárcem/difo u) 2 500 Kč 2 500 Kč 60 000 Kč 0 Kč 0 Kč 60 000 Kč 36 000 Kč 24 000 Kč 16 546 Kč 12 000 Kč 3 546 Kč 1 000 Kč 211 337 Kč
290 383 Kč
2 500 Kč 2 500 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 0 Kč 211 337 Kč
213 837 Kč
DRUH NÁKLADU
ČERPÁNÍ
R
DIFA JAMU - stipendia
R
x
věcné plnění věcné plnění
Leporelo+ Leporelo+
R věcné plnění R R
DIFA – výnosy z min. Roku F.I.Z. spol. s r.o. DIFA – výnosy z min. Roku příjmy od dárců a sponzorů
VÝNOSY
PŘÍJMY OD DÁRCŮ A SPONZORŮ smlouva darovací – finance INT, s.r.o. Rotor bar CERM, s.r.o. smlouva o spolupráci Leporelo+ smlouva darovací – věcné plnění F.I.Z. spol. s r.o. ROSANA, spol. s r.o. Vladimír Fiala – FIMA Brno Květiny Ája BACHL, spol. s.r.o. smlouva o reklamě a propagaci CompuGroup Medical Česká republika s.r.o Ford CARent Vema, a. s. DIFA JAMU Stipendia Jiné výnosy Kancelářské potřeby CELKEM
274 883 Kč 50 000 Kč 10 000 Kč 30 000 Kč 10 000 Kč 97 200 Kč 97 200,00 Kč 12 483 Kč 3 546 Kč 3 180 Kč 557 Kč 3 000 Kč 2 200 Kč 115 200 Kč 60 000 Kč 43 200 Kč 12 000 Kč 15 500 Kč 2 500 Kč 12 000 Kč 1 000 Kč
290 383 Kč
Příloha M
Koncept sponzorského večírku
22. Mezinárodní festival divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER Sekce OFFPROGRAM a FUNDRAISING Sponzorský večírek
Koncept sponzorského večírku 20.3.2012, Divadelní studio Marta
Vypracovala:
Šárka Mikesková
Upravila: Vendula Svobodová, Veronika Dobešová
Brno 2012
Obsah
Úvod
3
1. Stanovení prostoru a data
4
2. Program
4
2.1 Welcome drink
4
2.2 Uvítání
4
2.3 Inscenace Mrzák inishmaanský
4
2.4 Raut a degustace vína
4
3. Občerstvení
5
3.1 Raut
5
3.2 Víno
5
3.3 Bar
5
3.4 Nádobí, stoly
5
4. Technické zajištění
5
5. Lidské zdroje
5
6. Fotografové
5
Závěr
6
Seznam příloh
7
Úvod Akce je určena festivalovým sponzorům, dárcům a partnerům. Účelem večírku je poděkovat za spolupodílení se na festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2012 v uvolněné atmosféře, vytvořené v Divadelním studiu Marta. Hostům večera představíme jeden z absolventských projektů studentů Divadelní fakulty JAMU, představení Mrzák inishmaanský. Smyslem večera je vytvoření příjemné atmosféry pro naše partnery a zároveň prostor pro osobní setkání a navázání pevnějšího vztahu. Na večírku by tedy mělo dojít k neformálnímu setkání mezi organizátory a partnery festivalu a večírek je zároveň formou poděkování sponzorům. Koncept byl vypracován v průběhu příprav večírku, kdy byl již zvolen jeho termín a místo konání.
1. Stanovení prostoru a data: Datum večírku jsme stanovili na úterý 20.3.2012 a jako prostor jsme tradičně zvolili Divadelní studio Marta. Vycházeli jsme z volného termínu patrona, který by měl být na večírku přítomen, repertoáru v Martě a také volného březnového termínu.
2. Program Za programové výstupy zodpovídá sekce Offprogram, ale samozřejmě je nutné konzultovat s Fundraisingem. Předběžný line-up: 18:30 začátek večírku (welcome drink + 1.část rautu - pouze drobné občerstvení) 19:20 oficiální začátek, úvodní proslovy (děkan a p. Oslzlý) 19:30 začátek inscenace Mrzák inishmaanský 22:00 konec inscenace Mrzák inishmaanský 22:05 poděkování koordinátorky festivalu A.A.Pátkové a proslov patrona festivalu Pavla Zedníčka 22:10 pozvání na raut a degustaci vína 23:00 pozvolný konec večírku
2.1. Welcome drink Na uvítanou bude podáván welcome drink, který zajistíme od restaurace Leporelo +. Celkem 10 lahví sektu na fakturu v hodnotě 130,- Kč / ks.
2.2. Uvítání O uvítání večera se postará děkan divadelní fakulty pan doc. Zbyněk Srba, poté prof. Petr Oslzlý. Uvítání proběhne ve foyer.
2.3. Inscenace Mrzák inishmaanský Jako poděkování pro sponzory jsme zvolili představení absolventského ročníku činoherního herectví „Mrzák inishmaanský“ v režii doc. Mgr. Ivo Krobota (příloha C – anotace inscenace) v závislosti na termínu konání večírku. Anotace představení bude zasílána sponzorům společně s pozvánkou na sponzorský večírek.
2.4. Poděkování koordinátorky festivalu a proslov patrona festivalu Po skončení představení bude mít slovo koordinátorka festivalu Alexandra Anna Pátková, studentka 3.ročníku divadelního manažerství, která poděkuje všem sponzorům za spolupráci. Poté bude mít proslov patron festivalu Pavel Zedníček.
2.5. Raut a degustace vína Po předstvení bude probíhat degustace vína a podáván raut - viz. sekce občerstvení.
3. Občerstvení Občerstvení na večírek zajišťuje sponzorsky sekce Fundraising.
3.1. Raut Raut bude zajištěn restaurací Leporelo+ sídlící v Domě umění. Raut pro 30 osob bude v hodnotě 24.000,- Kč. Přesná kalkulace (Příloha D – Kalkulace rautu) bude dodána po skončení akce. Nabídka menu na večírku (Příloha E – Jídelní lístek) je zahrnuta do příloh.
3.2. Víno Víno
bude
zajištěno
vinařstvím
Ve
sklepě
v
rozsahu
48
lahví.
3.3. Bar Bar bude v průběhu večírku otevřen, tzn. 18.30 - 23.00.
3.4. Nádobí, stoly Nádobí a skleničky na sekt zajistí Leporelo+, ubrusy a sklenice na víno budou zapůjčeny ze školy.
4. Technické zajištění Technické zajištění potřebné při realizaci sponzorského večírku po konzultaci se sekcí Logistika nebude potřeba.
5. Lidské zdroje Lidské zdroje potřebné při realizaci večírku: -
1 osoba na guestlistu 2 osoby u vchodu do sálu (welcome drink + raut) 1 osoba u degustace 1 osoba (runner) 1 osoba do šatny
O sponzory a partnery se dále budou starat jednotliví členové sekcí.
6. Fotografové Fotografy zajišťuje sekce propagace a budou to Václav Mach, Magdaléna Fiurásková a Pavel Nesvadba.
Seznam příloh: Příloha A – Rozpočet Příloha B – Guest list Příloha C – Anotace inscenace Příloha D – Návrh rautu Příloha E – Zhodnocení večírku
Příloha A – Rozpočet Položka
Hodnota (v Kč)
reálná hodnota (v Kč)
sekce
raut
24.000,-
0
fundraising
víno
7.200,-
0
fundraising
sekt
1.300,-
1.300,-
fundraising
32.500,-
1.300,-
celkem
Příloha B – Guest list společnost Real Media F.I.Z. spol. s r.o. CERM Akademické nakladatelství Subway Brno Campus Ford CARent, a.s. ROSANA, spol. s r. o. Fima Brno CompuGroup Medical, s.r.o Sagitta Ltd., s . r. o. Česká televize hotel Slovan patron HyperCube Metropolis Ve Sklepě I Love Brno WIPreklama Leporelo +
jméno 2x pí Kurečková 2x p Libor Zourek PhDr. Tomáš Čermák Filip Šťastný Tereza Sigmundová 2 x p Jan Redek 2x p Vladimír Fiala p Vladimír Přikryl Ing. Jaroslav Majerčík Hana Orošová 2x p Skalický Zedníček Eva Boukalová 4 osoby Pavel Krýsa + 1 Zdeněk Filipec + 1 Kateřina Remundová + 1 Petr Klimus
sekce Propagace Fundraising Fundraising Fundraising Fundraising Fundraising Fundraising Fundraising Propagace Média Fundraising Hosté a porota Propagace Média Ekonom Média Propagace Fundraising
má na starosti Anna Stránská / Veronika Bošelová Marie Rotnáglová Vendula Svobodová Vendula / Verča D. / Alena H. Vendula S. Vendula S. Marie Rotnáglová Vendula S. Anna Stránská / Barbora Pokorná Markéta Indráčková Míša T. / Hanka S. Gabča, Saša Veronika Bošelová Dorotka Voráčová Míša Rašovská Terka Řezníková Barbora Pokorná Šárka Mikesková
Příloha C – Anotace inscenace MRZÁK INISHMAANSKÝ – ANOTACE pro účastníky sponzorského večírku Chudý ostrůvek u Irska v roce 1930. Skalnaté pobřeží, divoké mořské vlny, pastviny v bezpočtu sytě zelených odstínů, prastaré kamenné zídky a několik domků, jejichž obyvatelé o sobě vědí takřka všechno. Ocitáme se doslova na konci světa, tam, kde by život – navzdory své surovosti a těžkosti – mohl ubíhat zcela poklidně. Jenže to byste se nemohli narodit s tělesným postižením a mít o svém osudu jiné představy, než jaké může toto polozapomenuté místo svým obyvatelům nabídnout. To by vaši rodiče nesměli za podivných okolností utonout na moři a zanechat tak celému Inishmaanu příběh opředený tajemstvím a záhadami. Sedmnáctiletý Billy Claven má tu smůlu, že je mrzák. A taky sirotek. Ne že by jím ostrované pohrdali, naopak, patří plně do zdejší společnosti - stejně jako jeho dvě bláznivé tety, podivín Johnny Pateena Mika a jeho věčně opilá stará máti, stejně jako zamlklý násilník Bobby, sebevědomá krasavice Helena a její zvídavý bratr Bartley, jako zkrachovalý doktor a další jedinečné charakterové figurky. Lidé tu mají dobrá srdce, ale taky silné pěsti a pro ostrá slova rozhodně nechodí daleko. Billyho tu všechno svazuje – neustále stejný denní koloběh událostí, chudoba, neměnné tradice, nemožnost poznat cokoliv nového, nemožnost vydat se se svými berlemi dál než k pobřeží. Když už se Billymu zdá, že jej doma nečeká nic, co by jej mohlo vytrhnout z tíživé rutiny, roznese se náhle po vsi šokující zpráva – na vedlejším ostrově se usadili američtí filmaři a mezi místními obyvateli hledají amatérské herce a herečky pro svůj chystaný film! Každého, kdo je zaujme, čeká cesta do Hollywoodu a tam sladký život filmových hvězd. Jako by Bůh seslal Billymu jedinečnou příležitost... Hra Mrzák inishmaanský pochází z pera jednoho z nejslavnějších současných irských dramatiků Martina McDonagha (narozen 1970). Příběhu nechybí napětí, humor, dojetí, hluboce propracované charaktery postav a od začátku do konce je protknut tajemstvím hned v několika rovinách. Minulost se střetává se současností a nic nemusí být takové, jak se dosud zdálo... Režie, scénografie, dramaturgie i herectví neusilují o realistické vystižení prostředí, naopak hledají přesahy příběhu z chudého ostrova třicátých let až k naší době a k nám samotným. Vždyť v každém z nás se může zrodit touha opustit omezenost domova, který jako by nám už nemohl nabídnout příležitost k dalšímu lidskému či uměleckému rozvoji. Každý z nás může zatoužit dostat se do „velkého světa“ a tam uplatnit svůj talent. Často i dnes volíme pro splnění svých snů a přání prostředky, které dalším lidem ubližují. Krutost a násilí se i v naší době často stávají vnějším projevem vnitřního zoufalství, touhy po změně, která někdy není možná. Režisér využívá kromě samotného McDonaghova textu úryvky ze starých irských přísloví, z Nového zákona, jenž připomíná silné katolické kořeny Irska, a hudebními a tanečními předěly vyvolává představy starodávné, mystické podstaty irského národa. Hudba Zdeňka Kluky a choreografie Davida Strnada citlivě doplňují činoherní inscenaci, která je postavena na uceleně budovaných hereckých výkonech.
Helena Michková
Příloha D – Návrh rautu Studený raut -
Míchaný salát se sýrem feta – 2 kg Paštika z drůbežích jater v slaninovém kabátku – 2 kg Rybí terinka se špenátem – 1 kg Variace sýrů a uzenin – 2 kg Kuřecí placičky s cibulkou a zeleninou – 2 kg Crostini se pěnou z modrého sýru – 50 ks Crostini s červenou cibulkou a jablky – 50 ks Crostini s olivovou tapenádou – 50 ks Těstovinová terinka s barvenou zeleninou – 1 kg Kuskusový salát s olivami - 1 kg Flamen quines se šunkou a sýrem – 30 ks Cheese cake s bílou čokoládou – 25 ks Pečivo
Nápoje -
Voda perlivá + neperlivá + Džus
Příloha E – Zhodnocení večírku Z pohledu organizačního proběhl večírek dobře. Osvědčilo se využít větší počet lidských zdrojů, které neměly na starosti hosty, ale pomáhaly s organizací v průběhu (u guestlistu, šatny, rautu, apod .) Na představení bylo zarezervováno celkem 50 míst pro potřeby festivalu, pro příště stačí cca 35-40 míst. Představení bylo dostupné také veřejnosti, což se ukázalo, že nijak nenarušuje program. Hosté byli pozváni hodinu před začátkem představení, takže organizátoři měli možnost je v klidu přivítat. Také rozlišit kdo patří do pozvaných a kdo je z řad veřejnosti. Někteří z pozvaných přišli ještě před půl sedmou, s tím je potřeba počítat a mělo by být vše nachystané cca již 15 minut před začátkem akce. Patron, pan Pavel Zedníček, bohužel musel z rodinných důvodů odejít dříve, hned po představení. Takže nebyl prostor ke konverzaci s hosty, nicméně již jeho přítomnost na večírku dodala akci lepší statut.
Ze strany fundraisingu večírek splnil svůj účel, došlo k lepšímu seznámení se se sponzory. S některými stálými partnery sekce komunikovala pouze přes telefon a e-mail, na večírku bylo možné se potkat osobně. Osobní kontakt a ukázka práce studentů, představení patrona a představitelů školy by mělo pomoci k upevnění vazeb a budoucí spolupráci na dalších ročnících festivalu.
