TESIS – MM
PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA DI DINAS PEKERJAAN UMUM DAERAH KOTA BLITAR DENGAN METODE BALANCED SCORECARD DAN ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS (AHP) JAMHARI KASA TARUNA NRP 9106 201 307 DOSEN PEMBIMBING Prof. Dr.Ir. Udisubakti Ciptomulyono, M.Eng.SC PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN INDUSTRI PROGRAM PASCASARJANA INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2011
PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA PADA DINAS PEKERJAAN UMUM DAERAH KOTA BLITAR DENGAN METODE BALANCED SCORECARD DAN ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS Nama Mahasiswa NRP Pembimbing
: Jamhari Kasa Taruna : 9106201307 : Prof. Dr.Ir. Udisubakti C., M.Eng.SC
ABSTRAK Sebagai instansi pemerintah dengan penggunaan anggaran terbesar di lingkungan Pemerintah Kota Blitar, Dinas Pekerjaan Umum Daerah (DPUD) Kota Blitar dituntut untuk menunjukan kinerjanya dengan optimal dalam memenuhi kebutuhan masyarakatnya di bidang pekerjaan umum. Salah satu upaya untuk memantau kinerja dan menjaga konsistensinya dalam menjalankan tugas adalah dengan melakukan pengukuran kinerja. Metode Balanced Scorecard (BSC) dan Analytical Hierarchy Process (AHP) digunakan pada penelitian ini untuk merancang sistem pengukuran kinerja guna menentukan indikator-indikator kinerja yang sesuai dengan visi dan misi organisasi. Penentuan indikator-indikator kinerja (KPI) dilakukan dengan cara berdiskusi bersama pimpinan-pimpinan selaku penentu kebijakan dan dianggap ahli dalam bidangnya. Pembobotan untuk masing – masing Key Performance Indicator (KPI) dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process (AHP) dengan menggunakan sofware. Hasilnya bobot untuk masing-masing perspektif standar BSC adalah : Perspektif Pelanggan (59,4%), Perspektif Proses Internal (17,9%), Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran (14,3%) dan Perspektif Finansial (8,4%). Setelah pembobotan selesai maka dilakukan skoring dari pencapaian target yang diperoleh. Untuk lebih mudah memahami hasil pengukuran kinerja yang sudah dilaksanakan, maka dibuatkan raport dengan metode Traffict Light System. Kata kunci : DPUD Kota Blitar, BSC, KPI, AHP, Traffict Light System.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan tuntutan masyarakat yang terus meningkat untuk memenuhi kebutuhan hidupnya, maka pembangunan di berbagai bidang pun semakin giat dilakukan oleh pemerintah. Pembangunan daerah bertujuan meningkatkan taraf hidup dan kesejahteraan rakyat di daerah melalui pembangunan yang serasi dan terpadu baik antar sektor maupun antara antara pembangunan sektoral dengan perencanaan pembangunan daerah yang efisien dan efektif menuju tercapainya kemandirian daerah dan kemajuan yang merata di seluruh pelosok tanah air. Dinas Pekerjaan Umum Daerah (DPUD) Kota Blitar dalam mengemban tugas pokok dan fungsinya diharapkan dapat melaksanakan setiap kegiatannya sesuai dengan yang direncanakan sebagai perwujudan kewajiban untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan ataupun kegagalan dari pelaksanaan visi, misi dan strategi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam menjawab kebutuhan masyarakat pada kurun waktu tersebut. Perancangan sistem pengukuran kinerja ini menggunakan metode Balanced Scorecard sebagai kerangkanya dalam mengimplementasikan Rencana Strategi (Renstra) DPUD Kota Blitar yang telah dibuat dan metode Analytical Hierarchy Process (AHP) untuk menentukan prioritas dari indikator kinerja yang akan digunakan. Penggunaan metode BSC pada organisasi pemerintahan merupakan sebagai alat manajemen strategi yang menerjemahkan visi, misi, dan strategi yang tertuang dalam Renstra ke dalam suatu Peta Strategi (Strategy Map), selain itu BSC dapat digunakan sebagai alat yang menghasilkan umpan balik untuk merevisi Renstra. 1.2 Perumusan Masalah Dari pengamatan sementara ini di DPUD Kota Blitar, maka sangat perlu untuk dilakukan perancangan suatu sistem pengukuran kinerja yang bisa mencakup seluruh aktivitas dan kegiatan yang ada. Permasalahanpermasalahan yang dapat teridentifikasi dalam perumusan masalah pada penelitian ini adalah : a. Bagaimana merancang suatu sistem pengukuran kinerja dengan metode BSC di DPUD Kota Blitar dalam implementasi visi dan misi yang telah ditetapkan? b. Rekomendasi apa yang dapat diberikan untuk meningkatkan kinerja DPUD Kota Blitar? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan Penilitian ini adalah sebagai alternatif pengukuran kinerja yang lebih menyeluruh di internal DPUD Kota Blitar dengan metode pengukuran BSC (melengkapi pengukuran kinerja yang telah dibuat menggunakan model LAKIP selama ini) sebagai pertimbangan untuk perbaikan kinerjakinerja berikutnya. Secara khusus tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah: a. Untuk menentukan Key Performance Indikator (KPI) yang dapat digunakan dalam menentukan langkah-langkah strategis;
b. Merancang suatu sistem pengukuran kinerja dengan metode BSC yang sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan; c. Melakukan pengukuran menggunakan hasil rancangan sistem pengukuran kinerja dengan metode BSC yang sudah dibuat unttuk DPUD Kota Blitar. 1.4 Manfaat Penelitian Manfaat yang bisa diperoleh dari penelitian ini, antara lain : a. Menjadi masukan pada DPUD Kota Blitar sehingga dapat terjadi peningkatan kinerja yang berkelanjutan. b. Memberi kontribusi berupa rancangan pengukuran kinerja yang lebih spesifik bagi DPUD Kota Blitar, sehingga dapat mempermudah pimpinan dalam mengambil kebijakan dan mengkontrol organisasi. 1.5 Batasan dan Asumsi Batasan masalah yang digunakan dalam penyelesaian tesis ini adalah sebagai berikut : a. Visi, misi dan strategi yang telah ditetapkan adalah sudah benar dan menjadi titik acuan awal penelitian dan tidak dibahas lagi. b. Fokus kajian penelitian lebih ditekankan kepada identifikasi dan perumusan indikator kinerja, tahap implementasi sistem pengukuran kinerja dilakukan hanya pada tahap uji coba saja. c. Data internal yang digunakan untuk dicoba diukur adalah data kegiatan – kegiatan tahun anggaran 2010 di lingkungan DPUD Kota Blitar sesuai LAKIP yang telah dilaporkan. Sedangkan asumsi yang digunakan adalah : a. Data keterangan dari hasil kuesioner maupun wawancara kepada pihakpihak terkait yang berkompeten dibidangnya pada internal DPUD Kota Blitar adalah valid.
2. TEORI Beberapa landasan teori yang digunakan untuk mendukung penelitian ini adalah sebagai berikut: 2.1 Pengukuran Kinerja Kinerja adalah suatu tampilan keadaan secara utuh atas perusahaan selama periode waktu tertentu, merupakan hasil atau prestasi yang dipengaruhi oleh kegiatan operasional perusahaan dalam memanfaatkan seluruh sumber daya yang dimiliki (Helfert, 1996). Dalam pengertian yang lain disebutkan bahwa kinerja adalah gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan atau program atau kebijaksanaan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, visi dan misi organisasi yang tertuan dalam perumusan skema strategis (strategic planning) dari suatu organisasi (Bastian, 2001).
2.2 Balanced Scorecard (BSC) Konsep BSC dikembangkan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton yang berawal dari studi tentang pengukuran kinerja di sektor bisnis pada tahun 1990. Balanced Scorecard terdiri dari dua kata: (1) kartu skor (scorecard) dan (2) berimbang (balanced). Kartu skor adalah kartu yang digunakan untuk mencatat skor hasil kinerja suatu organisasi atau skor individu. Kartu skor juga dapat digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan di masa depan. Melalui kartu skor, skor yang hendak diwujudkan organisasi/individu di masa depan dibandingkan dengan hasil kinerja sesungguhnya. Hasil perbandingan ini digunakan untuk melakukan evaluasi atas kinerja organisasi/individu yang bersangkutan. Kata berimbang dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa kinerja organisasi/individu diukur secara berimbang dari dua aspek: keuangan dan non keuangan, jangka pendek dan jangka panjang, internal dan eksternal. Dalam setiap perkembangan konsep BSC yang dijelaskan, Kaplan dan Norton selalu menggunakan empat standar perspektif BSC, yaitu financial, customer, internal business process, dan learning and growth. Dari keempat perspektif tersebut dapat dilihat bahwa BSC mencoba untuk menciptakan suatu gabungan pengukuran strategis, pengukuran finansial dan non finansial serta pengukuran ekstern dan intern. 2.3 Analytical Hierarchy Process (AHP) Analitic Hierarchy Process (AHP) merupakan suatu model pengambilan keputusan yang memberi kesempatan pada perorangan atau kelompok untuk membangun gagasan-gagasan dan mendefinisikan persoalan dengan cara membuat asumsi dan memperoleh pemecahan yang diinginkan darinya (Saaty, 1993). AHP merupakan proses yang ampuh untuk menanggulangi berbagai persoalan yang kompleks. Apapun prosesnya akan menghadapi satu proses pengambilan keputusan. Karena menggunakan input persepsi manusia. Model ini dapat mengolah data kuantitatif maupun kualitatif. Jadi kompleksitas permasalahan dapat didekati melalui AHP. Dalam model ini, proses analisis terhadap suatu masalah dilakukan berjenjang dan terstruktur. Adapun bangun dasar konsep matematis yang digunakan adalah matriks (matrix). 3. METODOLOGI PENELITIAN Fokus penelitian ini adalah merancang sistem pengukuran kinerja pada Dinas Pekerjaan Umum Daerah Kota Blitar (DPUD Kota Blitar) dengan menggunakan metode Balanced Scorecard, khususnya dititik beratkan pada perspektif non-finansial, yaitu perspektif pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan pada DPUD Kota Blitar sebagai sebuah institusi sektor publik yang berorientasi kepada
pelayanan masyarakat dan bukan sebagai perusahaan yang berorientasi kepada keuntungan semata. Adapun proses urutan kerjanya dijelaskan pada bagan dibawah ini :
Bagan Metodologi Penelitian
4. PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA 4.1 Perancangan BSC Dari studi lapangan yang telah dilakukan dan didukung dengan studi literatur, berikutnya adalah melakukan identifikasi Sasaran Strategi dan Key Performance Indicator (KPI) dari perspektif-perspektif yang digunakan dalam merancang sistem pengukuran kinerja DPUD Kota Blitar. Berikut dijelaskan Sasaran Strategi dan KPI dalam Peta Strategi (Strategy Map) dan Relationship Chart :
4.2 Pembobotan Perspektif dan KPI
Setelah Rancangan BSC selesai, tahap berikutnya dalam perancangan sistem pengukuran kinerja pada penelitian ini adalah melakukan pembobotan pada 4 (empat) perspektif yang digunakan, sasaran strategi dan indikator-indikator kinerja (KPI) yang telah ditetapkan oleh pihak-pihak yang dianggap ahli (expert) dan penentu kebijakan di lingkungan DPUD Kota Blitar. Pada penelitian ini, pembobotan dilakukan dengan menggunakan bantuan perangkat lunak (software) untuk memudahkan perhitungan dan menemukan indeks konsistensi.
Berikut hasil pembobotan pada keempat perspektif dan KPI pada DPUD Kota Blitar: Tabel Pembobotan Keempat Perspektif Perspektif Bobot Pelanggan 59,4% Proses Internal 17,9% Pertumbuhan dan Pembelajaran 14,3% Finansial 8,4% Tabel Pembobotan SS Perspektif Pelanggan dan KPInya Kode SS
SSP1 SSP2 SSP3
Kode KPI KPI-SSP1a KPI-SSP1b KPI-SSP1c KPI-SSP1d
Bobot
38,4% 37,0% 24,6% Bobot 15,9% 40,3% 27,1% 16,7%
Kode KPI KPI-SSP2a KPI-SSP2b KPI-SSP3a
Bobot 37,6% 62,4% 100,00%
Tabel Pembobotan KPI Perspektif Proses Internal Kode KPI KPI-PI1 KPI-PI2 KPI-PI3 KPI-PI4 KPI-PI5
Bobot 10,4% 12,6% 37,3% 28,6% 11,2%
Tabel Pembobotan KPI Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Kode KPI Bobot KPI-PP1 33,7% KPI-PP2 53,5% KPI-PP3 12,8% Tabel Pembobotan KPI Perspektif Finansial Kode KPI Bobot KPI-F1 59,2% KPI-F2 11,9% KPI-F3 28,9% 4.3 Scoring Tahap terakhir dari perancangan sistem pengukuran kinerja ini adalah membuat scoring masing-masing KPI. Scoring tersebut digunakan sebagai
standar penilaian untuk menyatukan pengukuran kinerja yang beragam satuannya menjadi ukuran kinerja tunggal. Pada penelitian ini, scoring juga dilakukan dengan bantuan perangkat lunak komputer untuk memudahkan penghitungan. 4.4 Implementasi Hasil Rancangan Setelah sistem pengukuran dibuat, maka langkah selanjutnya adalah implementasi sistem pengukuran tersebut dengan pencapaian target yang sudah dilakukan. Berikut Kinerja DPUD Kota Blitar Tahun 2010 dari empat perspektif yang digunakan : Perbandingan Nilai Performa Perspektif
12 10 8 Nilai Bobot
6
11 10 10 9
9 8 8 Pelanggan
6
Proses Internal
4
P&P Finansial
2 0 Semester 1
Semester 2
Semester
5. KESIMPULAN Dari hasil penilaian secara keseluruhan tampak bahwa kinerja secara keseluruhan memperoleh nilai yang baik pada masing-masing perspektif di akhir tahun anggaran. Kinerja yang baik tersebut sesuai dengan harapan dari konsep metode Balanced Scorecard yang digunakan pada perancangan sistem pengukuran kinerja ini , yaitu menjaga keseimbangan antara Perspektif Finansial dan Perspektif Non Finansial (Perspektif Pelanggan, Perspektif Proses Internal, dan Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan), dan keseimbangan antara faktor Eksternal (Perspektif Pelanggan dan Perspektif Finansial) dengan Perspektif Internal (Perspektif Proses Internal dan Perspektif Pertumbuhan). Sedangkan untuk keseimbangan antara jangka panjang dan jangka pendek, perlu dilakukan pengukuran pada kurun waktu sesuai Rencana Strategi yang telah ditetapkan, yaitu selama 5 (lima tahun).
DAFTAR PUSTAKA Dally, D. (2010), Balanced Scorecard Suatu Pendekatan dalam Implementasi Manajemen Berbasis Sekolah, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung. Gaspersz, V. (2002), Sistem Manajemen Kinerja Terintegrasi Balanced Scored dengan Six Sigma untuk Organisasi Bisnis dan Pemerintahan, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Kaplan, R.S. dan Norton, D.P. (2000), Balanced Scorecard: Menerapkan Strategi Menjadi Aksi, Erlangga, Jakarta. Langkuti, F. (2011), SWOT Balanced Scorecard Teknik Menyusun Strategi Korporat yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja dan Resiko, PT. Gramedia Pustaka Tama, Jakarta. Lembaga Administrasi Negara RI. (2010), Modul 3 Diklat Kepemimpinan Tingkat II: Kajian Manajemen Strategik, Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta. Saaty, T.L. (1993), Pengambilan Keputusan Bagi Para Pemimpin, PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta. Yuwono, S., Sukarno, E., dan Ichsan, M. (2002), Petunjuk Praktis Penyusunan Balanced Scorecard Menuju Organisasi yang Berfokus Pada Strategi, PT. Gramedia Pustaka Tama, Jakarta. Basri, S., (2004), Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja di Baitul Maal Ponpes Hidayatullah Surabaya, Tesis Magister, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Judul : Panduan Pengelolaan Kinerja Berbasis Balanced Scorecard Di Lingkungan Kementerian Keuangan. Pengarang : Pusat Analisis dan Harmonisasi Kebijakan Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan. Tahun : 2010. Jakarta. Judul : Panduan Penilaian Kinerja Pemerintah Daerah Bidang Pekerjaan Umum Tahun 2010 – 2014. Tahun : 2011. `
