Jaarverslag SPAA 2011

Jaarverslag SPAA 2011

Stichting Promotie Activiteiten Appingedam april 2012

Inhoudsopgave bladzijde De organisatie Bestuurlijk Financieel Administratief De werkwijze Criteria Communicatie Overig Slotwoord en toekomst Bijlage 1 Financieel jaarverslag 2011 Bijlage 2 Overzicht aanvragen en toekenningen 2011 Bijlage 3 Criteria en spelregels

2 Jaarverslag 2011 SPAA [email protected] Rabobank 11 32 25 652 - KvK 01175059

3 3 4 4 4 6 6 7 8 9

JAARVERSLAG SPAA 2011 In het evaluatierapport van november 2010 zijn onder punt 2, Convenant met de Gemeente Appingedam, een aantal voornemens genoemd die in de jaren 2010-2011 zouden moeten worden geconcretiseerd: - de organisatie (bestuurlijk, financieel en administratief) neerzetten; - een passende werkwijze (o.a. beoordelingscriteria, verantwoording- en overlegstructuur gekoppeld aan interne en externe communicatie) hebben ontwikkeld.

De organisatie Bestuurlijk. Het bestuur heeft in 2011 tien keer vergaderd. Daarnaast zijn in een commissie van bestuursleden de evaluaties na afloop van de georganiseerde evenementen, beoordeeld en de resterende bedragen toegekend. Zie verder het overzicht van de toegekende subsidies, bijlage 2. In juli werd ter vervanging van interim voorzitter Auke Oosterhoff, een nieuwe voorzitter geïnstalleerd, Pieter Schreurs. Deze voorzitter vertegenwoordigt geen directe achterban zoals de overige bestuursleden die voortkomen uit de Horecavereniging (Eltje Bos, penningmeester), de NAHV (Jan Pieter Olinga, secretaris), het OKA (Dries Jongsma, lid) en de VVV (- lid). Door herstructurering van de VVV naar de Regio VVV is er een tijdelijke vacature ontstaan, die in de loop van 2012 zal worden ingevuld. Rond de jaarwisseling 2011/2012 zijn er contacten gelegd met het Cultureel Platform Appingedam en begin 2012 heeft Maarten Burggraaff, de voorzitter van het CPA, als lid plaatsgenomen in het bestuur van SPAA. Financieel. Over de besteding van de reclamebelastinginkomsten 2010 en de subsidietoekenning in 2011, is op een voorjaarsbijeenkomst met de ondernemers en de organisatoren van de evenementen gesproken. Uit de opbrengst van de reclamebelasting 2011 kon een groot aantal (nieuwe en bestaande) evenementen worden gesubsidieerd. Zie het financieel overzicht, bijlage 1, en het overzicht van de toegekende subsidies, bijlage 2.


Een regelmatig gesignaleerd probleem blijft, dat de organisatoren van de verschillende evenementen nu wat moeilijker andere bronnen kunnen aanboren voor hun activiteiten. Administratief. Zonder ambtelijke ondersteuning door de gemeente was het voor het bestuur van SPAA onmogelijk geweest om alle correspondentie rond te krijgen. Men denke onder andere aan agenda en verslagen van bestuursvergaderingen, het op tijd versturen van aanvraagformulieren, het binnenhalen van evaluatieformulieren. Er is veel tijd in gestoken om de organisatoren van de verschillende evenementen te stimuleren om de geharmoniseerde aanvraag- en evaluatieformulieren (inclusief financiële verantwoording) te gebruiken en vooral om deze op tijd en volledig in te leveren.

De werkwijze Criteria. De beoordelingscriteria zijn opnieuw kritisch bekeken en – waar nodig aangepast. De criteria en spelregels zijn nog eens als bijlage bijgevoegd, zie bijlage 3.Over een van de criteria – het imago van Appingedam – is apart overleg geweest een vertegenwoordiging van het gemeentebestuur. Een van de uitkomsten is geweest om een DNA-profiel van de stad nader uit te werken. Dat profiel legt voor de toekomst een toetsingskader neer dat vanuit een gezamenlijke visie tot stand is gekomen. Het DNA-profiel wordt, in opdracht van de gemeente, beschreven in een notitie Toerisme en Cultuur door Bureau Elles Bulder. Het bestuur heeft voorafgaand aan de definitieve subsidietoekenning voor 2012 een interne ”oefen”avond gehouden, waarna de laatste bijstellingen hebben plaatsgevonden. De spelregels en de criteria zijn vervolgens bij iedere subsidieaanvraag voor 2012 meegestuurd. Communicatie. Vanwege snelheid en kostenbesparing communiceert SPAA digitaal via een apart e-mailadres. Vanaf dat e-mailadres worden de aanvraagformulieren, spelregels en criteria verzonden en komen de aanvragen binnen. In het kader van de marketing en herkenbaarheid van SPAA is een logo ontworpen. Voor citymarketing en bedrijfsleven zijn de kleuren groen en blauw gekozen. Dat logo gebruikt SPAA dan ook op al haar correspondentie.


Dit zelfde logo is in andere kleuren voor andere doeleinden beschikbaar. De logo’s worden via de gemeente gratis beschikbaar gesteld aan organisaties en zijn bedoeld om te gebruiken op posters en andere aankondigingen van evenementen en activiteiten. De logo’s zijn en blijven eigendom van de gemeente Appingedam.

Er wordt daarnaast zoveel mogelijk aandacht besteed aan het begeleiden van de organisaties bij het invullen en indienen aanvragen. Overigens is door de oprichting van SASA een verbetering merkbaar in de ingediende aanvragen en de bijbehorende begrotingen. Het bestuur heeft de voorzitter als vast aanspreekpunt aangewezen. Op verzoek gaat (een delegatie van) het bestuur met een organisatie om tafel. Met organisaties wordt, door tussenkomst van de stadsmanager en soms ook SASA, gesproken over eventuele dubbelingen in het jaarprogramma en over samenwerking tussen organisaties ter versterking van de evenementenkalender. In 2011 zijn geen nieuwsbrieven uitgegaan. De organisaties zijn via de email op de hoogte gehouden van ontwikkelingen. Daarnaast heeft SPAA twee keer een bijdrage geleverd aan de Nieuwsbrief voor ondernemers die vanuit de Stuurgroep Centrumaanpak wordt verzonden. Wel is het initiatief genomen om aan te haken bij een website die vanuit de organisatie van de Stuurgroep Centrumaanpak en Werkgroep Winkelstructuur aan de website van de gemeente Appingedam wordt gelinkt. Als de subwebsite is ontwikkeld, is het de bedoeling dat informatie en formulieren via de website beschikbaar worden gesteld.


Overig. Door verandering van de doelstelling van de NAHV is de Dijkstraatvereniging opgehouden te bestaan. Een consequentie daarvan was dat het eigendom van een stroomkast in de Dijkstraat en de bijbehorende kosten van levering van energie moesten worden overgeheveld. De stroomkast wordt gebruikt voor de feestelijke verlichting in de periode van Sinterklaas en Kerst en incidenteel voor andere evenementen, zoals De Vliegende Hollander en de Gondelvaart. In overleg heeft de gemeente besloten de stroomkast in eigendom over te nemen maar de stroomkosten en het vastrecht, jaarlijks ongeveer € 2.000,00 worden in mindering gebracht op het budget dat SPAA uit de reclamebelasting krijgt. In 2011 heeft SPAA eenmalig mede de evenementenkalender opgesteld. Deze taak hoort nu (opnieuw) bij de VVV.

Slotwoord en toekomst. Het bestuur van SPAA is, na de aanloopfase, in dit jaar gegroeid in haar rol. Daarmee heeft de stichting zich een herkenbare positie verworven in het totale activiteitenprogramma van de stad. Er is een transparante verantwoording over de inkomsten van de reclamebelasting in deze rapportage gegeven. In 2012 (het derde jaar van SPAA) wordt het convenant met de gemeente geëvalueerd. Onderwerpen zullen onder andere zijn de inningkosten van reclamebelasting en de ambtelijke ondersteuning. Verder de al genoemde inbedding van de website en de vertegenwoordiging vanuit de VVV.

Pieter Schreurs, voorzitter SPAA


Bijlage 1

Financieel jaarverslag 2011 (per 31-12-2011) Activiteit St. Back in Town CPA Kunstroute Bie Daip Venezia del Nord Coopluydenmarkt Gondelvaart Klinkeren Ondern. Centrum Hippiemarkt Oranjevereniging Stadsloop Appingedam Stichting Damsterdag Kunst & Kerstmarkt NAHV - intocht Sinterklaas NAHV – Het grote sinterklaasfeest Garantstelling schaatsmarathon

toegekend € 2500,00 € 4500,00 € 8000,00 € 7000,00 € 4500,00 € 3500,00 € 1500,00 € 4000,00 € 1500,00 € 2500,00 € 3500,00 € 4000,00 € 5500,00 € 2000,00 € 3000,00 € 57500,00

ontvangen gemeente Appingedam ontvangen gemeente Appingedam afrekening reclameheffing 2010

€ 50000,00 € 10000,00 € 7450,00 € 67450,00

Bankkosten Kamer van Koophandel TNT postbus Vergaderkosten WvL Bijdrage EHBO-dozen Gem. Appingedam (SPAA logo)

€ 115,91 € 26,64 € 154,70 € 513,50 € 467,24 € 1350,00 € 2627,99

Saldo bankrekening 01-01-2011 Ontvangen gemeente Appingedam

Nog uit te betalen posten 2010 Activiteiten 2011 Kosten 2011

uitbetaald € 2500,00 € 3600,00 € 8000,00 € 7000,00 € 4500,00 € 3500,00 € 1500,00 € 4000,00 € 1500,00 € 2500,00 € 3500,00 € 3200,00 € 4400,00 € 1600,00 0 € 51300,00

€ 8361,83 € 67450,00 € 75811,83 € 7760,00 € 51300,00 € 2627,99 € 61687,99

Saldo bankrekening 01-01-2012

€ 14123,84


Bijlage 2

Overzicht aanvragen en toekenningen 2011

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

aanvrager Stichting Klinkeren Coopluydenmarkt Oranjevereniging Stichting Bie Daip i.o. Stichting Stadsloop Appingedam Stichting Gondelvaart Stichting BIT Stichting Venezia del Nord Stichting Damsterdag Kunstmarkt Ap'dam NAHV/Sintcie NAHV/Sintcie CPA Ondernemers centrum Appingedam OBS Jan Ligthart corsoteam IJsclub Fivelgo Stichting App Bronsmotoren Museum PSV De Fivelruiters totaal

activiteit Koninginnedag 2010 Coopluydenmarkt Koninginnedag 2010 Bie Daip Festival Stadsloop gondelvaart Custom Chopper Dag Venezia del Nord papiercorso kunstmarkt intocht Sint Sinterklaasfeest Kunstroute Hippiesmarkt corsowagen Schaatsmarathon Hippisch concours


aangevraagd € 4.000,00 € 6.964,00 € 5.000,00 € 15.000,00 € 7.500,00 € 7.700,00 € 9.500,00 € 13.626,00 € 5.463,00 € 5.000,00 € 7.500,00 € 2.385,00 € 9.000,00 € 4.850,00 € 50,00 € 5.000,00 € 0,00 € 1.000,00 € 109.538,00

toegekend € 1.500,00 € 4.500,00 € 1.500,00 € 8.000,00 € 2.500,00 € 3.500,00 € 2.500,00 € 7.000,00 € 3.500,00 € 4.000,00 € 5.500,00 € 2.000,00 € 4.500,00 € 4.000,00 € 0,00 € 3.000,00 € 0,00 € 0,00 € 57.500,00

Bijlage 3 Spelregels en criteria SPAA

Spelregels Wie kan aanvragen en waarvoor? Een aanvraag voor een financiële ondersteuning kan worden gedaan door verenigingen, stichtingen of organisaties die een activiteit ontwikkelen of uitvoeren waardoor Appingedam wordt gepromoot. Als vertrekpunt wordt hiervoor de huidige activiteitenkalender van Appingedam gehanteerd. Waar kan de aanvraag worden ingediend Postbus 192 is opgezegd wordt niet meer gebruikt. De aanvraag kan worden ingediend bij het secretariaat van SPAA, per email aan [email protected]. Waar moet de aanvraag aan voldoen? In de aanvraag moet de visie of doelstelling van de aanvrager worden verwoord. Tevens moet een sluitende begroting worden meegezonden. Houdt u er in de begroting rekening mee dat SPAA niet 100% van de begrote kosten voor haar rekening neemt. Wanneer moet de aanvraag worden ingediend? De aanvraag moet voor 1 november van het voorafgaande jaar worden ingediend. Hoe loopt de beslissing op de aanvraag? Het bestuur beslist over de ingediende voorstellen. Uiterlijk voor 1 januari van ieder jaar laat het bestuur weten of er een (voorlopige) subsidie beschikbaar wordt gesteld, welk bedrag beschikbaar wordt gesteld en onder welke (aanvullende) voorwaarden. Per activiteit kan maximaal € 10.000,00 worden uitgekeerd. Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen kan het bestuur besluiten hiervan af te wijken, mits het voltallige bestuur het unaniem eens is met deze beslissing. Voorafgaand aan het evenement kan maximaal 80% van het toegekende bedrag worden aangevraagd als voorschot.


Moet er een verslag van de activiteiten worden op gemaakt? Binnen 3 maanden na afloop van de activiteit moet er schriftelijk verantwoording van het evenement worden afgelegd. Deze verantwoording moet ten minste de volgende gegevens bevatten: - een kort inhoudelijk verslag met daarin in ieder geval een schatting van het aantal bezoekers; - eindafrekening van alle kosten en baten; - voorbeelden van publiciteit. Wanneer aan alle vereisten is voldaan, wordt de subsidie pas definitief vastgesteld.

Criteria 1 -

Zijn alle benodigde stukken ontvangen? projectplan begroting van kosten en baten (hierin moet zijn opgenomen bij welke andere partijen subsidie/sponsoring is aangevraagd en wat de status van die aanvraag is) ingevuld aanvraagformulier

Toelichting: Als nog niet alle stukken in goede orde zijn ontvangen, krijgt de inzender nog tijd om dit aan te vullen. Zijn alle stukken niet ontvangen voor de deadline (2 weken voor de behandeling) dan kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen. 2

Hoe groot is de kans op succes?

Toelichting: Dit is mede afhankelijk van het dekkingsplan, het draagvlak in de samenleving, de voorgeschiedenis van het project, de te realiseren bemensing, et cetera. 3

Past het project in het programma van het jaar waarvoor wordt aangevraagd?

Toelichting: Dit is een sturingsmechanisme richting de activiteiten(agenda). Door op deze wijze te werken, verbind je de activiteiten, maak je de kans groter dat elders subsidie geworven kan worden, vergroot je de nieuwswaarde van de activiteiten en vergroot je de kans dat zij elders aan kunnen haken bij een PR-campagne. 4

Past het project bij het imago dat de stad Appingedam uit wil stralen?

Toelichting: Dit is een sturingsmechanisme richting de activiteiten(agenda). 5

Is het project in staat een nieuw publiek naar de stad Appingedam te trekken?

Toelichting: Een activiteit is waardevol wanneer het een inmiddels bestaand (trouw) publiek weet aan te spreken. Het is echter nog waardevoller wanneer het een nieuw publiek / nieuwe doelgroep weet aan te spreken.


6

Is het project belangrijk voor de binding van het publiek dat de stad Appingedam trekt?

Toelichting: Zoals hierboven gezegd: Een activiteit is waardevol wanneer het een inmiddels bestaand (trouw) publiek weet aan te spreken. 7

Geeft het project commerciële winstkansen?

Toelichting: Zorgt het project voor (extra) inkomsten voor de ondernemers in Appingedam (de binnenstad) ? De ondernemers financieren indirect de projecten door het betalen van reclamebelasting. De reclamebelasting is het geld dat SPAA kan uitgeven voor het financieel ondersteunen van projecten. Voor het kunnen innen van de reclamebelasting en het draagvlak van SPAA (en daarmee de financiering van projecten) is dus belangrijk dat ondernemers merken dat een project publiek oplevert dat bijdraagt aan de (extra) inkomsten van de ondernemers. Het project vergroot de commerciële winstkansen.


Jaarverslag SPAA 2011

Recommend Documents