Jaarverslag secretaris PV over het jaar 2014

Inhoud Jaarverslag secretaris PV over het jaar 2014 ..................................................................................... 2 Jaarverslag KLOMP (Kring Leidse Oud Medewerkers en Partners) 2014 ........................................ 3 Bijeenkomsten van de Klomp in 2014 ................................................................................................. 3 Samenstelling bestuur op 31-12-2014: ................................................................................................ 3 Activiteiten in 2014 ............................................................................................................................... 3 Jaarverslagen vakantiehuizen 2014 ................................................................................................... 5 Budel ................................................................................................................................................... 5 Meppen .............................................................................................................................................. 6 Ecuras .................................................................................................................................................. 6 Dinant .................................................................................................................................................. 8 Jaarverslag Activiteitencommissie over het jaar 2014 ..................................................................... 9 Culturele activiteiten ......................................................................................................................... 9 Creatieve activiteiten ....................................................................................................................... 9 Kinderactiviteiten ............................................................................................................................... 9 Sportieve activiteiten ...................................................................................................................... 10 Dagtochten ...................................................................................................................................... 10 Jaarlijkse- en niet-jaarlijks terugkerende activiteiten .................................................................. 10 Notulen Algemene Ledenvergadering PV Stad Leiden 2014 ....................................................... 11

1

Jaarverslag secretaris PV over het jaar 2014 In het verenigingsjaar 2014 werd door het bestuur 12 keer vergaderd, waarvan 1 met bestuur KLOMP en 1 voorafgaand aan de ALV. Het ledenaantal van PV Stad Leiden bedroeg in 2014 in totaal 623. De verdeling van de leden in actieve dienst bij verschillende organisaties die onder de PV Stad Leiden vallen is als volgt: de gemeente Leiden (431), De Zijl Bedrijven (4), de Brandweer (5), de Belasting Samenwerking Gouwe Rijnland (7) en het Servicepunt71 (26). Ook zijn er 150 leden niet langer in actieve dienst bij een van bovengenoemde organisaties maar verbonden aan de Kring Leidse Oud Medewerkers met Partners (KLOMP). In de samenstelling van het Bestuur heeft in 2014 een aantal veranderingen plaatsgevonden. Het voorstel om Daisy Sierat aan te stellen als opvolgster voor het Bestuurslid Communicatie werd met algemene stemmen enthousiast aangenomen. Ingrid Mazurel trad bij de Algemene Leden Vergadering op 25 maart 2014 af als Bestuurlijk Secretaris. Walter Wiekhart werd herbenoemd als Penningmeester met de volledige instemming van de ALV op 25 maart 2014. Het Bestuur van de Personeelsvereniging “Stad Leiden” bestond op 1 januari 2014 uit: Voorzitter: Maaike Valkenburg Secretaris: Ingrid Mazurel Penningmeester: Walter Wiekhart Bestuursleden: Twan Klinkenberg (Coördinator Activiteiten) Daisy Sierat (Bestuurslid Communicatie) Mieke Postma (Secretaris Bestuur KLOMP) Bestuursadviseurs:

Karel Caron (Bestuursadviseur en Coördinator onderhoud Huisjes) Hans van Gerven (Financieel Bestuursadviseur)

Tijdens de Algemene Leden Vergadering van 25 maart 2014 werd ingestemd met de oprichting van de Commissie van Financieel Adviseurs bestaande uit 4 leden: H. Smit, K. Caron, S.Koot en J. Kamer. Deze Commissie van Financieel Adviseurs is ingesteld voor de financiële doorrekening van de meerjarenbegroting van de 4 huisjes. De kascommissie voor de controle van 2013, bestond uit J. Kamer en T. Daey Ouwens.

2

Jaarverslag KLOMP (Kring Leidse Oud Medewerkers en Partners) 2014 Eind 2014 telde de Klomp 149 leden. Leden van de Klomp betalen € 18,= per jaar. Zij kunnen eveneens deelnemen aan de activiteiten van PV stad Leiden. De contributies komen ten gunste van de PV stad Leiden. Het bestuur van de Klomp krijgt voor de eigen activiteiten een budget. PV stad Leiden verzorgt de incasso van de contributies. Aan de overige leden wordt in mei door de penningmeester van de Klomp een factuur gezonden.

Bijeenkomsten van de Klomp in 2014 Door het bestuur is 7 x vergaderd. Op 4 november 2014 vond een gemeenschappelijke vergadering plaats met het bestuur van PV stad Leiden.

Samenstelling bestuur op 31-12-2014: Voorzitter Secretaris Penningmeester Leden

Jan Duivesteijn Mieke Postma Kees van der Moolen Betty Groenendijk Ingrid Moerman Jan Leupe Wim van Stigt

Activiteiten in 2014 Op 17 april 2014 vanaf 19.30 uur werden in de kantine aan de Kenauweg foto’s van o.a. de geslaagde dagexcursie naar de" Historische driehoek" in Noord Holland vertoond door Jaap Neuteboom. Voorafgaand aan de presentatie vond een wijnproeverij van alcoholvrije wijnen plaats. Een medewerker van wijnkoperij Henri Bloem gaf tekst en uitleg. Deze activiteit werd georganiseerd door Wim van Stigt en Jan Leupe. Aantal deelnemers: 20. Kosten: € 2.50 p.p. [incl. koffie, thee en hapjes]. Op 23 mei 2014 organiseerde de Klomp een fietstocht van Leiden naar Katwijk via de Wassenaarseslag. Start- en eindpunt: gemeentelijk onderkomen aan de Kenauweg 4. Vertrek - en aankomsttijden: 11.00 uur-17.00 uur. Onderdeel van de tocht was o.a. een bezoek aan het Katwijks museum. Tijdens de tocht zou men een lunchpakket ontvangen. Aantal deelnemers: 0. Kosten: € 10.00 (inclusief lunchpakket, hapje en afscheidsdrankje). Deze excursie werd georganiseerd door Wim van Stigt. Wegens gebrek aan belangstelling moest de excursie worden geannuleerd. Op 17 juni 2014 vond 's middags een excursie plaats naar de Vlindertuin in Leidschendam aan de Veurseweg 195b. Tussen tropische planten kon men genieten van ruim duizend grote en kleine vlinders in de ongeveer 800m2 grote "Jungle". Door een van de medewerkers werd een duidelijke inleiding gegeven. Deze excursie werd georganiseerd door Wim van Stigt. Aantal deelnemers: 16. Kosten: € 5,00 p.p. Op 12 september 2014 vond de dagtocht plaats naar “Friesland-Waterland”. Ook deze activiteit werd georganiseerd door Wim van Stigt. Vanaf de 3 Oktoberhal vertrok men om 9.00 uur met een luxe touringcar van Theo’s busreizen via de Afsluitdijk richting Friesland. 3

In Koudum lag de salonboot "De Klifrak" op de deelnemers te wachten. Men voer via een prachtige route over de Friese meren. Ondertussen kon men genieten van een heerlijke lunch op de boot. Vervolgens ging de tocht per bus naar Hindeloopen. Hier kon men een bezoek aan het museum brengen of gezellig winkelen in de sfeervolle straatjes. De dagtocht werd afgesloten met een uitgebreid drie-gangendiner in restaurant "De Vriendschap". Om ongeveer 21.00 uur was men weer terug in Leiden. Aantal deelnemers: 60. Kosten: € 50,= p.p. Op 18 november 2014 werden in de “De Waterkeet”,, gelegen naast zwembad De Zijl, onder leiding van Maria van Dijk kerstkaarten gemaakt. De organisatie was in handen van Betty Groenendijk en Jan Leupe. Er werden diverse hapjes en drankjes geserveerd. Ook was er gelegenheid om te kaarten en te sjoelen. Aantal deelnemers: 11. Kosten: € 2,50 p.p. Op 25 november 2014 vond de excursie en het eindejaars etentje plaats in het hypermoderne ROC-gebouw Level, achter het Centraal Station, Bargelaan 180. Vanaf 15.30 uur was men welkom in restaurant Second Level op de 2e verdieping. Vervolgens werd een korte inleiding gehouden. De deelnemers werden in twee groepen gesplitst voor de rondleiding. Na de rondleiding kon men gaan genieten van een hapje en een drankje. Vanaf 18.00 uur vond het driegangendiner plaats in de Mensa van de kantine van het ROC. Het diner werd uitgeserveerd door studenten van de Horeca-opleiding. De organisatie lag in handen van Ingrid Moerman. Aantal deelnemers: 55. Kosten: € 25,= p.p. Secretaris Klomp Mieke Postma

4

Jaarverslagen vakantiehuizen 2014

Budel Deze “Parel” van Personeelsvereniging moet je gezien hebben om tot dit oordeel te komen. De bungalow ligt midden in de bossen op zo’n 5500 meter eigen grond. Binnen no-time wandel of fiets je op de heide. België ligt op luttele kilometers van de bungalow vandaan. Tegenwoordig heeft het naburige dorp Hamont een treinstation met een rechtstreekse verbinding naar het centrum van Antwerpen. Voor de prijs hoeft u het niet te laten! De bungalow is het hele jaar goed verhuurd geweest. We zien wel steeds meer lastminuteboekingen. Dit is een landelijke tendens. Wij proberen 2 x per jaar op inspectie te gaan. Het verbaastons toch regelmatig dat wij zoveel mankementen aantreffen. Lieve mensen geef a.u.b. bij het inleveren van de sleutels door als er iets mankeert aan de bungalow. Wij proberen dan snel naar een oplossing te zoeken. Zo ging dit jaar een aantal keren de cv op storing na hevige regenval. Erg ongemakkelijk als je dat als huurder treft. Het euvel is verholpen met het plaatsen van een nieuwe printplaat in de cv en later bleek ook een nieuw expansievat nodig te zijn. Inde zomer zijn de dak afvoerpijpen verlengd en nieuwe roosters op het dak geplaatst. De rookmelders gingen een aantal keer om onduidelijke reden af. Er zijn nu nieuwe rookmelders geplaatst en tot nu toe zijn er geen storingen meer geweest. Mocht er tijdens uw verblijf iets breken of kapot gaan wat u zelf kunt vervangen dan hierbij ons verzoek dit ook te doen. De nota kunt u indienen bij het inleveren van de sleutels. Van de zomer is er een bomeninspectie rondom het huis uitgevoerd door onze bomenspecialist Gerpieter Wilbrink. Dit heeft ertoe geleid dat er in januari 2015 een grote onderhoudsbeurt zal plaatsvinden. Inmiddels is dit gebeurd. Dit leverde 50 kub groen afval op! Geen overbodige actie dus. Tja, het afval blijft een punt van zorg. Er wordt maar 1 x per 4 weken restafval opgehaald. De Gemeente Budel gaat niet overstag om ons 2 bakken te leveren. Zij scheiden nu al het afval en wij vragen u daaraan mee te werken. Een afvalkalender ligt in de bungalow. Tot slot: Bedenk dat u als lid van onze PV mede-eigenaar bent. Ga er dus als een goed huisman/-vrouw mee om. De beheerders, Jan en Jeannette Hendriks

5

Meppen De bezetting in 2014 was weer goed te noemen. Buitenkant: dit jaar is het verfwerk aan de buitenzijde afgerond. In de tuin is een robuuste picknicktafel geplaatst. Ook is er een wip-kip neergezet en zijn de schommels en het touwladder van het speeltoestel vernieuwd. Binnenkant: de relaxfauteuils zijn, vanwege het loskomen van vele veren, vervangen door stoelen met voetenbankjes. De tijdelijke salontafel is vervangen door een zelf ontworpen eiken salontafel. De tegelvloeren in de gang en de badkamer zijn voorzien van nieuwe tegels. Begin januari 2015 zijn alle oude radiatoren vernieuwd; het huisje is nu sneller aangenaam verwarmd. Het werk is nooit af maar we zijn best trots op het gerenoveerde huisje. Hebt u het nog niet gezien? Kom (weer) eens kijken en geniet van de rust en ruimte in Meppen! Niet alleen een uitstekende vakantieplek voor fiets- en wandeltochten, zelfs direct vanuit het huisje, maar ook voor cultuuruitstapjes naar Emmen, Coevorden of Orvelte. De beheerder, Maria van Dijk

Ecuras Het park algemeen. In het jaarverslag van 2013 is melding gemaakt van de nodige bestuurlijke en juridische problemen. Naar aanleiding hiervan zijn er de nodige bijeenkomsten met de leden gehouden. Dit heeft een aantal voorstellen opgeleverd. Met de vaststelling van deze voorstellen hopen de leden van de vereniging dat de rust op het park zal zijn weergekeerd. Door deze perikelen is het nog niet gelukt met het nieuwe beheer van het park af te stemmen wie voor de huurder het aanspreekpunt is in het geval van een calamiteit. Het huis. Voor het doen van inspectie, onderhoud, het aanschaffen van vervangingen en het bijwonen van een bijzondere algemene ledenvergadering van de VvE werd in de periodes 23 februari tot 5 maart en 5 november tot 10 november het huisje in Ecuras bezocht. De bijzondere ALV ging uitsluitend over de hierboven genoemde zaken. Voor het onderhoud in de eerste periode waren, naar aanleiding van opmerkingen door huurders in het seizoen 2013 en van de bevindingen in de november inspectie van 2013 op voorhand de nodige werkzaamheden gepland. De buiten activiteiten vielen letterlijk en figuurlijk in het water. De gehele periode mochten wij van Pluvius, met uitzondering van een driekwart dag, de nodige cadeautjes in ontvangst nemen. Regen en hagel werden ons deel. Toch zijn de nodige werkzaamheden gedaan: Begin van het verslagjaar zijn de struiken op de scheiding met de buurpanden en de laurieren in de voortuin door de tuinman tot de gebruikelijke hoogte gesnoeid. Regelmatig is het gras gedurende het daarvoor nodige periodedoor de tuinman gemaaid. Van het feit dat de toiletpot door mankementen los op de vloer was komen te staan is gebruikgemaakt om deze te vervangen door een inbouw hangend toilet. Mankementen aan de tegelvloer zijn hersteld. In de slaapkamers 2 en 3 zijn de oude laminaatvloeren vervangen.

6

-

De problemen aan de voordeur als gevolg van schade en het niet meer goed functionerende cilinder zijn verholpen. De deur van de koelkast is opnieuw gesteld. De woonkamer is voorzien van nieuwe verlichtingarmaturen. De kapotte lichtschakelaar in slaapkamer 1 is vervangen. Gemeld was dat afwasmachine niet meer werkte. Probleem is opgelost. Een nieuw modem voor de tv ontvangst is geïnstalleerd en afgesteld. Alle zenders zijn weer te ontvangen. De kapotte gootsteenkraan is vervangen.

Verhuur De verhuur van het huis is enigszins hersteld van de dip in 2013. Maar nog altijd minder dan voorheen gebruikelijk was. Ik hoop dat dit, met het langzaam uit het dal klimmende economie, zich spoedig zal herstellen. Niet alle huurders houden zich helaas aan de park- en huisregels. Daarom nogmaals aandacht voor het volgende. Het huis is geschikt voor maximaal 6 personen. Het meenemen van 1 huisdier is toegestaan. Honden dienen op het gehele park te zijn aangelijnd. Er geldt voor het hele park een opruimplicht. Doordat niet alle huurders zich aan de hierboven gestelde regels hebben gehouden, heb ik klachten ontvangen van de buren, de beheerder van het park en van opvolgende huurder(s). Ik spreek de hoop uit dat we in het vervolg hiervan worden gevrijwaard. Als het goed is krijgt men bij het afhalen van de sleutel de hiervoor nodige informatie verstrekt. Tot slot. Ieder jaar wordt er links en rechts de opmerking gemaakt over de hoogte van de prijzen die door de PV worden gehanteerd ten opzichte van de prijzen die door de diverse reisorganisaties of door het verhuurbureau van de S.A.R.L. Le Chat worden gehanteerd. Ik heb eens gekeken naar de prijzen die zij in rekening brengen. Voor een vergelijkbaar huis (maar dan ingericht voor max. 5 personen) werden in 2014 de volgende prijzen gehanteerd: 1. Periode 01-01 tot 24-05 per week € 427,00 2. Periode 24-05 tot 05-07 per week € 553,00 3. Periode 05-07 tot 30-08 per week € 812,00 4. Periode 30-08 tot 27-09 per week € 553,00 5. Periode 27-09 tot 31-12 per week € 427,00 De bijkomende kosten (verplicht) bedragen: Schoonmaak per gehuurde periode € 60,00 Toeristen belasting per persoon per dag € 0,20 Verblijf van een huisdier (max. 1) per week € 12,00 Rekenvoorbeeld: 2 weken vakantieverblijf voor gezin van 4 personen en 1 huisdier 1. periodes 1 en 6 € 949,20 2. periodes 2 en 4 € 1.201,20 3. periode 3 € 1.719,20 Niet bekend zijn de eventuele bemiddelingskosten. Verder is een waarborgsom van € 150,00 verplicht. Vergelijk deze prijzen eens met de prijzen die de PV u voor een verblijf van twee weken op Le Chat in rekening brengt en trek uw conclusies. Met vriendelijke groet, Henk Deurhof

7

Dinant Het is alweer twee jaar geleden dat wij het beheer van het vakantiehuis in Dinant overnamen. En wat hebben we hard ons best gedaan om het verblijf van onze gasten zo plezierig mogelijk te maken, dit alles met heel veel plezier. De reacties van de huurders daarop naar ons toe zijn echt zeer positief, bijna overweldigend, waarvoor onze dank. Het e.e.a. vertaalde zich in het jaar 2014 naar een stijging in de verhuur en daar doen we het natuurlijk voor. Begin 2014 werden we geconfronteerd met het bericht dat onze trouwe contactpersoon de heer R. Walhain stopte met het onderhoud van het grasveld, het werd hem allemaal teveel gezien zijn leeftijd. Wel blijft hij als steunpunt voor ons en de huurders bij calamiteiten. Met andere woorden we moesten op zoek naar een andere tuinman, aangezien het geen optie voor ons is om iedere 2 weken naar Dinant te gaan om het gras te maaien. En die hebben we gevonden. Het is de heer P. Naméche, eigenaar van een tuincentrum in Dinant. Het gras wordt keurig onderhouden en tevens heeft hij de heg (coniferen) rondom het huis geschoren en geknipt. Als groot-onderhoud in 2014 stond op onze planning de renovatie van de houten vlonder. Al de houten vlonderdelen zijn er uit geweest, we hebben 75 nieuwe paaltjes de grond in geslagen om meer stabiliteit te krijgen, daarop gronddoek gespannen en de houten vloerdelen dichter bij elkaar gelegd, zodat er weinig meer tussen kon vallen. Omdat de verrotte vloerdelen vervangen moesten worden, is aan de zijkant van het huis een geheel nieuw stuk vlonder neergelegd. Tevens hebben we onder de vlonder elektriciteit aangebracht voor het oplaadpunt voor de elektrische fietsen en een draad doorgetrokken naar de blokhut. Tijdens één van de weekenden dat we naar Dinant gingen om zelf (zonder werkzaamheden) eens van de omgeving te genieten, werden we verrast door kortsluiting in de meterkast. Het euvel zat hem in de boiler die op zolder precies boven de meterkast, door het plafond heen was gaan lekken. Geschrokken van de steekvlam, maar zo blij dat wij dit zelf meemaakten en niet één van de huurders, hebben we met behulp van een elektrici”en en de aankoop van een nieuwe boiler ook dit probleem voor de komende jaren opgelost en tevens hebben we in december 2014 het douchescherm vervangen. Het huis in heeft geen interieurverzorgster. Daarom gaan wij buiten onze voor- en najaarsinspectie nog een aantal keren tussendoor naar Dinant om er goed de bezem door te halen. Wij zijn van mening dat de huurders het huis netjes en schoon achterlaten. Een aandachtspunt is wel de huurder die in het bezit is van een hond. Honden zijn absoluut welkom, maar wij willen er nogmaals op attenderen dat een keer extra zuigen echt van groot belang is, zodat de volgende huurder hier geen overlast van ondervind. Met al deze verbeteringen hopen we dat vele huurders ook in 2015 de weg naar dit bijzonder mooie huis in België weer weten te vinden. De beheerders, Jan en Yvonne Heinrichs

8

Jaarverslag Activiteitencommissie over het jaar 2014 De Activiteitencommissie heeft in 2014 11 maal vergaderd om een mooi activiteitenprogramma voor 2014 samen te stellen. Zoals elk jaar is ook in 2014 geprobeerd de activiteiten in het teken van cultuur, educatie en sport te laten staan. Een buitenlandse reis stond opnieuw op het verlanglijstje. Met het bedenken en organiseren weet de commissie niet of een activiteit genoeg belangstelling zal trekken. Zeker is dat een aantal jaarlijks terugkerende activiteiten kan rekenen op een groot aantal deelnemers. Ook in 2014 is er voor gekozen om enkele activiteiten die niet helemaal volgeboekt waren door te laten gaan, de PV is er tenslotte voor álle leden en wil voor “elk wat wils” bieden.

Culturele activiteiten De eerste culturele activiteit van 2014 was een bezoek aan het muzikale spektakel De vrienden van Amstel Live. Nadat we vorig jaar achter het net visten, hebben we nu 50 kaarten kunnen bemachtigen. Het heeft even geduurd voordat er bij de heropende Sterrenwacht weer rondleidingen konden worden gereserveerd, de belangstelling vanuit de PV-leden was bijzonder groot. 60 Mensen hadden zich aangemeld die, verdeeld over 3 avonden, de Sterrenwacht bezochten. Na het succes van Soldaat van Oranje is opnieuw gekozen voor een Nederlandse musical. ‘Hij gelooft in mij’, over het werk en leven van André Hazes, werd in het Nieuwe de La Mar theater gezien door 77 personen. De 4-daagse stedenreis naar Madrid van 2 t/m 5 mei was mede door het mooie weer een succes waar 50 PV-leden van hebben genoten.

Creatieve activiteiten In januari werd het creatieve jaar begonnen met een workshop Boetseren met klei. Leden, voornamelijk dames, zijn 3 avonden in de weer geweest met klei en verf.

12

De ons bekende Ruth Maneschijn heeft in februari 2 maal een workshop Borden versieren gegeven, hiervoor waren 25 belangstellenden. In maart werd bij Passion Food in de Herenstraat, onder leiding van Macha Smit, 3 avonden Italiaans gekookt door in totaal 60 mensen. Door verscheiden leden was gevraagd om herhaling van de workshop Paaschocolade van een aantal jaren geleden. De 40 deelnemers die deze keer deelnamen waren toch wat teleurgesteld omdat het niet zo creatief was als de vorige keer. Dit is door de organisator opgenomen met DZB. Emilia Hendriks gaf in juni een workshop Cocktail shaken waar 28 deelnemers aan deelnamen.

Kinderactiviteiten Van Duinrell zijn 60 kaarten in consignatie genomen, deze waren aan het eind van het seizoen allemaal op.

9

Een familiedagtocht aan het begin van de herfstvakantie naar het Aviodrome in Lelystad werd afgelast wegens te weinig belangstelling

Sportieve activiteiten In mei fietsten 24 PV-leden van Leiden naar Katwijk, Noordwijk en via Oegstgeest weer terug naar Leiden. Zij deden zich onderweg tegoed aan allerlei lekkere gerechten bij diverse uitspanningen bij de activiteit Happen en trappen. De PV heeft het inschrijfgeld betaald voor het 2-daagse ambtenarenvoetbaltoernooi wat in 2014 gespeeld werd in Ulft.20 Mannelijke collega’s deden hieraan mee. Schaatsen op Noren trok begin oktober 13 deelnemers die mee konden doen aan de door het Sportbedrijf georganiseerde lessen. Een aantal van hen moest wegens blessures voortijdig afhaken en een aantal was zó enthousiast dat ze lid zijn geworden van een schaatsvereniging. De in oktober geplande Salsa-lessen werden afgelast wegens te geringe belangstelling. Het hele jaar door wordt door Wout Duindam looptrainingen gegeven in de Leidse Hout.

Dagtochten Een bezoek aan Breda en de Trappistenbrouwerij in Moergestel werd afgesloten met een diner in Molenhoek. De jaarlijkse kerstactiviteit was dit jaar een bezoek aan de kerstmarkt in Wezup (Drenthe). Op de terugweg werd gedineerd in Haarzuilens.

Jaarlijkse- en niet-jaarlijks terugkerende activiteiten     

Sjoel- en klaverjastoernooi met Pasen en Kerstmis Paas- en kerstukjes maken Loopactiviteiten: NK veldloop voor ambtenaren en de Leidse marathon Bowlingtoernooi Mosselen eten

Dankzij de vele enthousiaste vrijwilligers kunnen de activiteiten doorgang vinden, naast de leden van de activiteitencommissie en het bestuur zijn dit in willekeurige volgorde:  Jan en Emilia Hendriks, paas-, en kerststukjes  Hans van Gerven, ondersteuning bij paas- en kerststukjes  Rob Snik, bowlingtoernooi  Jan van de Velde, bowlingtoernooi  Eef Plugge, hardloopactiviteiten  Arie en Betsie Hofman, sjoelclub  Lenie Boom, kaartclub  Henny de Haas, sjoelclub  Ria Neuteboom  Jaap Neuteboom, fotograaf, steun en toeverlaat van de activiteitencommissie.

10

Notulen Algemene Ledenvergadering PV Stad Leiden 2014 Geanonimiseerd Conceptverslag van de Algemene Ledenvergadering PV Stad Leiden Dinsdag 25 maart 2014, 16.00 – 18.00 uur, Denksportcentrum Leiden Aanwezig Bestuur M.G. Valkenburg (dagelijks bestuurslid en Voorzitter), I. Mazurel (dagelijks bestuurslid en Secretaris), W. Wiekhart (dagelijks bestuurslid en Penningmeester), M.A.A.C. Klinkenberg (algemeen bestuurslid en Coördinator Activiteiten, M.C. Postma (bestuurslid KLOMP), D.E. Sierat (dagelijks bestuurslid, Communicatiemedewerker) Aanwezige leden A. Hofman, B. Hofman, J. de Haas, H. de Haas, W. van Rossen, A. van Rossen, J. Neuteboom, J. Hendriks-Onderwater, Y. Heinrichs, J. Duivesteijn, J. Segijn, T.C. Daey Ouwens, J.H.M. Kamer, R.J. Dijk, H. Lodder, J.T.A. van Gerven, J.E. Kersten-Jolink Afwezig met bericht M. Aartman, S. Anes, J. Augustinus, W. Deelen, E. Dijkstra, H. Deurhof, R. Jansen, J. Noort, F. van Oosten, O. Scheepbouwer 1.

Opening Na een kort technisch oponthoud heet de voorzitter de genodigden van harte welkom en opent de vergadering. Zij staat stil bij het afgelopen jaar en vraagt een moment van stilte om diegenen die ons ontvallen zijn te gedenken.

2.

Mededelingen Maaike geeft aan dat we deze ALV zullen toelichten aan de hand van een PowerPointpresentatie, voor het kort en bondig weergeven van de belangrijkste punten.

3. 







Wijziging bestuur Aftreden Secretaris: Maaike geeft aan dat Ingrid Mazurel zal aftreden en schetst in het kort hoe het bestuur de inzet van Ingrid gewaardeerd heeft. Ingrid is vol overtuigingskracht en enthousiasme, denkt mee en zit vol plannen. Ze is altijd bereid zich in te zetten, en erg attent en mensgericht. Al deze zaken gaan we erg missen. We hebben nog geen definitieve kandidaat voor deze functie, maar er hebben zich al wel belangstellenden gemeld. Ingrid geeft aan dat ze de vanwege fysieke redenen keuzes moest maken. De extra energie en tijd die ze voor de PV moest vrij maken, zijn niet meer goed op te brengen. Ze draagt de PV een warm hart toe en hoopt dat iedereen zich erg blijft inzetten voor de PV. Het bestuur zal op een later tijdstip, tijdens een etentje, afscheid nemen van Ingrid. Walter Wiekhart is in de functie van Penningmeester aftredend. Het bestuur van de PV heeft voorgesteld hem opnieuw als Penningmeester te benoemen voor een periode van 4 jaar. Walter Wiekhart wordt herbenoemd als Penningmeester met de volledige instemming van de ALV. Daisy Sierat ondersteunt de PV al enige tijd als Communicatiemedewerker. Het bestuur stelt voor Daisy Sierat te benoemen als lid van het dagelijks bestuur in de functie van Communicatiemedewerker. Daisy Sierat wordt benoemd als Communicatiemedewerker met de volledige instemming van de ALV Deborah Lucassen ondersteunt sinds september 2013 het secretariaat van de PV. Ze doet dit voor 8 uur in de week. 11

4.

Notulen ALV over het jaar 2012, gehouden op 26 maart 2013 Over dit verslag zijn geen aanvullende opmerkingen binnengekomen. De notulen van de ALV over 2012 worden ongewijzigd vastgesteld.

5.

Jaarverslagen 2013 

Jaarverslag Secretaris Ingrid neemt het woord. Het bestuur heeft 8 x vergaderd. Het ledenaantal is wat teruggelopen. We zijn druk bezig nieuwe leden te werven. Bestuurswisselingen: Joka Kersten-Jolink is opgestapt en Mieke Postma is aangeschoven als vertegenwoordiging van de KLOMP. Amba Helder is afgetreden als bestuurslid Communicatie en Daisy Sierat is zojuist officieel aangetreden als bestuurslid Communicatie. Ingrid doet een oproep: we hebben leden nodig die deel willen nemen aan de Financiële Commissie. Hier zal later in de vergadering nog op teruggekomen worden. Ingrid geeft het woord aan Mieke om het verslag van de KLOMP toe te lichten.



Jaarverslag KLOMP De KLOMP heeft onlangs een nieuw bestuurslid verwelkomt: Nico Kettenis. Helaas is Nico na korte tijd ook weer gestopt. Een aantal KLOMP-activiteiten zijn niet doorgegaan, zoals de fietstocht naar Katwijk en de wandeling. Dit i.v.m. de slechte weersomstandigheden. Daarentegen was het uitje naar West-Friesland een groot succes. De rest van het verslag spreek voor zichzelf. Mieke geeft aan dat ze heeft begrepen dat een aantal leden ontevreden is over het uitje naar Sijfhoff. Ze zou graag willen dat leden dit direct bij de betrokken organisator aangeven, dan valt er misschien nog iets aan te doen of te regelen. En kunnen we er wellicht lering uit trekken voor een volgende activiteit.



Jaarverslag vakantiehuisjes o Budel: Een van de aanwezige leden geeft aan dat hij een heerlijke week in Budel heeft gehad. Wellicht kunnen we in onze berichtgeving aan de leden aangeven dat voor de herdenking van de 1e Wereldoorlog, Budel een mooie uitvalsbasis is. Er is dit jaar erg veel te doen op dit gebied. o Meppen: Walter Wiekhart geeft aan dat de renovatie is afgerond; 2 radiatoren vervangen, beglazing vervangen. Na de storm in oktober extra onkosten van € 4.000 i.v.m. een omgewaaide boom. De schade is hersteld, en het bestuur probeert deze kosten vergoed te krijgen. o Ecuras: Walter Wiekhart geeft aan dat er in 2013 dubbelglas geplaatst is in de ramen en in de schuifpui; er is een nieuwe vaatwasser en nieuwe keuken geplaatst. Het ziet er nu weer fantastisch uit. Begin dit jaar ontstond er helaas een lekkage vanwege vorstschade. Dit is ondertussen opgelost en we hopen dat het daarbij blijft. Mocht dit niet zo zijn, dan zal er op termijn een nieuw pannendak moeten komen, ook is er een nieuwe boiler geplaatst. o Dinant: Yvonne en Jan Heinrichs zijn nu ruim een jaar beheerders; ze hebben hard gewerkt. Er ligt nog 1 klus: bestrating ophogen. 3 Uur rijden en je zit in een fantastisch huis en omgeving. Het is ongeveer net zo ver als naar Meppen. Yvonne en Jan geven aan nog steeds heel enthousiast te zijn!

12

6.

Jaarrekening 2013 Walter Wiekhart neemt het woord. Dit jaar hebben we een wat eenvoudigere en daardoor toegankelijkere presentatie van de cijfers. 

Jaarbeeld o De vereniging sluit met een positief saldo. Dit is een gemengd resultaat. We hebben de huisjes en we hebben de Vereniging. De eindstand op de Huisjes is ruim € 600,- positief. Dit komt doordat we het Groot Onderhoud anders hebben ingeboekt. In de oorspronkelijke berekening zouden we op € 12.000,negatief uitkomen. De kosten gaan voor de baat uit. o Op het vlak van de activiteiten hebben we winst gemaakt. o Positief om te melden is dat we, in opdracht van Gemeentesecretaris, al begonnen zijn met bezuinigen. Het voornamelijk via internet benaderen van de leden, drukt de porto- en drukkosten. Hierdoor kunnen we het geld anders besteden. 2013 Laat zien dat we al goed op weg zijn met de bezuinigingen.



Huisjes o De post Huisjes sluit met € 690,- voordeel als gevolg van een verschuiving in de boekhouding. De bezetting over 2013 is minder dan 2012, dit geldt voor alle huisjes. o Vorig jaar was geen bijster goed jaar wat bezetting betreft. Dit hebben we vorig jaar al gemeld tijdens ALV. Het grootste struikelblok zijn eerste drie maanden. De nieuwe mooie folder lijkt wel verschil te maken. Als we nu naar de eerste maanden van 2014 kijken, zit het eerste half jaar veel voller dan vorig jaar. Voor Ecuras moet het seizoen nog beginnen (wintersluiting). Dit is wel een punt van zorg. De zomervakantie, vroeger een periode waar het dringen was, is nu nog steeds rustig. De vakantiebehoefte lijkt veranderd, maar ook leggen mensen niet meer lang van tevoren iets vast. Een van de leden geeft aan dat voor Ecuras juist de zomerperiode nu al goed volloopt, vooral voor de wat langere periodes. o We gaan weer een nieuwe (algemene) mailing verzenden en ook in de nieuwsbrief van 1 april a.s. worden de huisjes expliciet genoemd en ieder afzonderlijk onder de aandacht gebracht. Van de Gemeentesecretaris heeft de PV toestemming gekregen om 2x per jaar een algemene mailing naar alle medewerkers van de Gemeente Leiden te versturen om de PV onder de aandacht te brengen (en zo ook de huisjes). o Een van de aanwezige leden vraagt zich af hoe het zit met de categorie vrienden van/familie van. Indien leden garant staan, mogen vrienden van/familieleden ook gebruik maken van de huisjes, tegen een hoger tarief (een toeslag van 50%). Dit is al geregeld, maar er wordt niet (veel) gebruik van gemaakt. Het staat ook op de website van de PV (3 verschillende tarieven). o Verdeling van de bezetting van de huisjes: 2/3 door actieve gemeenteambtenaren, 1/3 KLOMP. o Een van de leden stelt voor een soort ‘last-minuteregeling’ in te stellen voor de verhuur van de huisjes. Dit naast de gebruikelijke loting. Dit voorstel zal in een later stadium dit jaar verder worden bekeken.



KLOMP o Er is te veel uitgegeven. Uiteindelijk resultaat is 2 euro positief (geen reserve). o Bestuur PV heeft dit besproken met het bestuur van de KLOMP.

13



Balans 2013: positief o Geen debiteuren vakantiehuisjes, mede dankzij de inspanning van Hans van Gerven, hij neemt Walter Wiekhart veel werk uit handen. o We hebben aan onze aflossingen van de hypotheken kunnen voldoen. Bank wilde (voor het eerst) de jaarstukken hebben. o Reserve Instandhouden Vakantiehuisjes: loopt terug; er is nog € 3.000,- in kas, wel is er veel groot onderhoud gepleegd. o Netto financiële schuld: stabiel t.o.v. vorig jaar, de solvabiliteit groeit (aflossingen zijn op peil, de hypotheekschuld is lager, dus zijn we meer waard geworden)



Financiële Commissie o De Financiële Commissie (T. Daey Ouwens en de heer J. Kamer) heeft alle stukken gecontroleerd. o De Commissie heeft als punt van zorg de bezettingsgraad van de huisjes, deze moet omhoog. o Advies van de Financiële Commissie richting het bestuur van de KLOMP is dat ze de uitgaven dient te beperken tot wat beschikbaar is. o Conclusie is dat de gegevens op de juiste wijze zijn weergegeven. De Financiële Commissie stelt voor het bestuur decharche te verlenen. o De ALV verleent het bestuur decharche.



Aanvullende vragen/opmerkingen over de Jaarrekening 2013 o Een van de aanwezige leden vraagt naar de meerjarenplanning van alle huisjes, deze zou al gereed moeten zijn. Walter Wiekhart geeft aan dat vanwege technische problemen dit wat vertraging heeft opgelopen. Hij gaat ervan uit dat hij de cijfers binnen een aantal maanden gereed zal hebben. o Een van de aanwezige leden geeft aan dat investeringen, zoals het plaatsen van dubbel glas, niet ten koste van het groot onderhoud moeten komen. Walter Wiekhart geeft aan dat je verschillende systemen kunt hanteren; hij wil heel graag met een aantal van onze leden, in de hoedanigheid van een Commissie van Financieel Adviseurs, naar deze zaken kijken. Hierop komen we later deze vergadering terug.

7.

Jaarverslag activiteiten over het jaar 2013 o Twan Klinkenberg neemt het woord. De reis naar Praag was een van de hoogtepunten van vorig jaar. Er waren echter te veel deelnemers, hier hebben we lering uit getrokken. Andere zeer succesvolle activiteiten waren o.a. Soldaat van Oranje en de Kleur- en visagieworkshops. De deelnemers waren hierover zeer enthousiast. De activiteitencommissie heeft afgelopen jaar voor het eerst afgezien van de Sinterklaasviering. Hierop zijn 8 reacties binnengekomen. Conclusie is dat er al te veel op dit vlak wordt georganiseerd en het de moeite niet loont. Er lijkt een afnemende belangstelling voor sporten in teamverband. Het Volleybal gaat niet door, het bowlingtoernooi nog wel. Twan roept iedereen op om mee te doen! Giethoorn was een dagtocht met maar heel weinig aanmeldingen. Na verlaging van de eigen bijdrage kwamen er wat meer aanmeldingen binnen; we hebben besloten het door te laten gaan, maar het was eigenlijk een tegenvaller. De dagtocht naar Lille was wél zeer geslaagd. o Een van de aanwezige leden vraagt of activiteiten die heel succesvol zijn, zoals de dagtocht naar Lille, niet gewoon herhaald kunnen worden. Twan geeft aan dat een aantal activiteiten jaarlijks worden herhaald, zoals de paasstukjes, het sjoelen en het klaverjassen. Maar er moeten keuzes worden gemaakt.

14

8.

Tussentijdse beschouwing activiteiten van 1 januari t/m 30 juni 2014 o De activiteiten in de Nieuwsbrief van november 2013 leverden veel meer en veel snellere reacties op dan verwacht. Veel activiteiten uit deze Nieuwsbrief waren binnen een paar dagen (meer dan) volgeboekt. Dit brengt heel veel werk met zich mee en zorgt ook voor teleurstelling bij diegenen die niet mee kunnen doen. Gelukkig konden we het maximum aantal deelnemers voor een aantal activiteiten na overleg uitbreiden:  Hij gelooft in mij: 2x het oorspronkelijke aantal kaarten  Sterrewacht: uiteindelijk 4 rondleidingen  Kookworkshop: uiteindelijk 3 sessies  Paaschocolade: 2x het oorspronkelijke aantal kaarten o De volgende Nieuwsbrief komt rond 1 april uit, met activiteiten van mei tot september. In tegenstelling tot voorgaande jaren zal de najaarsnieuwsbrief rond 1 september uitkomen (en niet rond 1 augustus). Hiermee trekken we het over de zomervakantie heen. Activiteiten in de planning: cursus Salsa, schaatsen op Noren, kerstreis, kerststukjes en volgend voorjaar een busreis naar Trier. Voor ideeën houdt Twan zich aanbevolen.

9.

Begroting 2015



Vakantiehuisjes Begroting is sluitend. De extra storting Voorziening Groot Onderhoud is mogelijk omdat we minder rente hoeven te betalen. Voor 2015 is het nog nodig de huurprijs met 2% te verhogen. De ALV stemt in met een verhoging van de huurprijs met 2% vanaf het jaar 2015. Een van de aanwezige leden merkt op dat de schoonmaakkosten voor de korte verhuur vrij hoog zijn. Er lijkt niet direct een oplossing te zijn voor dit probleem, wel zal het bestuur er verder over gaan nadenken.



Instelling Commissie van Financieel Adviseurs Voor het overdenken van de opties die we hebben en het doorrekenen van de meerjarenbegroting stelt Walter Wiekhart voor een Commissie van Financieel Adviseurs in te stellen. De heren S. Koot, H. Smit en K. Caron hebben zich bereid verklaard zitting te nemen in deze commissie. De vraag van het bestuur aan de ALV is of er onder de aanwezigen leden zijn die ook in deze commissie zitting willen nemen. De heer Kamer geeft aan hiervoor belangstelling te hebben. en dit wordt door de ALV geaccepteerd. De ALV stemt in met de oprichting van een Commissie van Financieel Adviseurs bestaand uit S. Koot, H. Smit, K. Caron en J. Kamer.



Activiteiten Op deze post mogen we een bedrag inleveren en dus meer uitgeven dan er binnenkomt.



KLOMP Voorstel Bestuur PV: verhogen van het budget van de KLOMP met € 200,-; van € 1.400,- naar € 1.600,- per jaar. De besparing op porto- en drukwerkkosten geldt ook voor de leden van de KLOMP, dus een deel van deze besparing mag ook ten goede komen aan de KLOMP. De ALV stemt in met de verhoging van het budget van de KLOMP naar € 1.600,- per jaar, voor het jaar 2015.



Contributie Het bestuur stelt voor de contributie voor 2015 gelijk te houden. 15

De ALV stemt in met het ongewijzigd blijven van de contributie over het jaar 2015 voor leden van de PV en leden van de KLOMP. 10.

Benoeming Financiële Commissie 2014 Voorstel van het bestuur is Jan van Rossen en Ton Daey Ouwens in te stellen als leden van de Financiële Commissie 2014. Aan de ALV wordt gevraagd wie belangstelling heeft als reservelid toe te treden tot deze commissie. Henny de Haas is hiertoe bereid; dit onder luid applaus van de ALV. De ALV stemt in met de benoeming van de Financiële Commissie 2014, bestaand uit Jan van Rossen, Ton Daey Ouwens en als reservelid Henny de Haas.

11.

Rondvraag en sluiting o Een van de aanwezige leden merkt op dat de informatie over de KLOMP op de website verouderd is. Dit zal zo spoedig mogelijk worden aangepast. o Er wordt ook aangegeven dat de activiteiten van de KLOMP ook zullen worden meegezonden met de Nieuwsbrief van 1 april a.s. o Walter Wiekhart vraagt de aanwezigen hoe de ALV in deze nieuwe opzet bevalt: over het algemeen wordt het positief ontvangen, wél mogen de cijfers wat groter en zou een hand-out prettig werken. Dit nemen we mee voor de volgende ALV.

Maaike Valkenburg dankt iedereen hartelijk voor de aandacht en de bijdrages. Ze sluit de vergadering en nodigt alle aanwezigen uit voor een hapje en een drankje aan de bar.

16