Jaarverslag 2004 1. Positie en beleid 1.1 Positionering UKB is het samenwerkingsverband van de dertien Nederlandse universiteitsbibliotheken, de Koninklijke Bibliotheek en de bibliotheek van het NIWI-KNAW. Het samenwerkingsverband is in 1976 opgericht als een overleg van bibliothecarissen. Sinds 2001 is de Open Universiteit Nederland geassocieerd lid. Het doel van de organisatie is de wetenschappelijke informatievoorziening in Nederland te bevorderen. Het verslagjaar was het eerste jaar van het nieuwe UKB beleidsplan 2004-2006. De kernpunten uit het beleidsplan zijn: 1. Licentiebeleid: UKB streeft er in de komende beleidsperiode naar de licentieovereenkomsten met uitgevers te vernieuwen en uit te breiden. 2. Toegang tot wetenschappelijke informatie: UKB streeft naar laagdrempelige toegang tot wetenschappelijke informatie voor zowel de academische gemeenschap als voor individuele burgers. 3. Publiceren en beheren wetenschappelijke informatie: UKB maakt afspraken over collectievorming en collectiebeheer en werkt samen bij de beschikbaarstelling van de output van Nederlands onderzoek in digitale wetenschappelijke archieven van de verschillende universiteiten (digital institutional repositories). 4. Digitale leeromgeving: UKB streeft naar integratie van de informatievoorziening in het onderwijsproces en ondersteunt daartoe de ontwikkeling van de digitale leeromgeving. 5. Landelijke infrastructuur: UKB streeft naar een betrouwbare technische infrastructuur, die bibliotheken in staat stelt de landelijke wetenschappelijke collectie in gedrukte of in digitale vorm duurzaam beschikbaar te stellen, uit te bouwen en te beheren. 1.2 Nationale samenwerking Jaarlijks overlegt UKB met de directie Onderzoek en Wetenschapsbeoefening van het Ministerie van OCW, die verantwoordelijk is voor het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening. In 2004 nam UKB deel aan een werkgroep van OCW die moet leiden tot een kamernota over de wetenschappelijke informatievoorziening in Nederland. Voorts onderhoudt UKB nauwe contacten met SURF, de samenwerkingsorganisatie van het hoger onderwijs en onderzoek op het gebied van netwerkdienstverlening en ict. De voorzitter van UKB heeft zitting in het Algemeen Bestuur van de Stichting SURF. Daarnaast is UKB als adviseur vertegenwoordigd bij het SURF Platform ICT en Onderzoek. In het verslagjaar kreeg de samenwerking tussen UKB en het Samenwerkingsverband voor Hogeschoolbibliotheken (SHB) verder vorm. De beide besturen overleggen regelmatig en op licentiegebied wordt steeds nauwer samengewerkt. Tot slot participeert UKB met drie bestuursleden in de Federatie van Organisaties Bibliotheek- Informatie- en Documentatiewezen (FOBID).
1.3 Internationale samenwerking In internationaal verband onderhoudt UKB contacten met de zusterorganisaties in de buurlanden. Na een werkconferentie in 2003 met universiteitsbibliotheken in Nordrhein Westfalen, was UKB in 2004 te gast in Leuven. Met het Vlaams Overlegorgaan inzake het Wetenschappelijk Bibliotheekwerk (VOWB) en het Bibliothèque interuniversitaire de la Communauté française de Belgique (BICfB) werd overlegd over licentiebeleid,
elektronisch publiceren en alumnibeleid. Bij het afsluiten van licenties wordt vaak samengewerkt met de Vlaamse collega's. In oktober ging een proef van start waarbij dertig Vlaamse bibliotheken deelnemen aan het Nederlandse systeem voor documentleverantie. Ook is UKB een van de founding fathers van de International Coalition of Library Consortia (ICOLC) en was UKB betrokken bij de oprichting van SPARC Europe. Doel is om steun te geven aan e-publishing initiatieven die rekening houden met de belangen van de academische gemeenschap. N. Verhagen is een van de leden van de (informele) Programmagroep van de Europese tak van ICOLC. In die hoedanigheid nam hij (samen met vertegenwoordigers van het UKB Licentiebureau) deel aan de conferentie in Barcelona; hij bezocht ook de door ICOLC-USA georganiseerde bijeenkomst in New Orleans. B. Savenije is voorzitter van SPARC Europe. In het verslagjaar ondersteunde SPARC de ontwikkeling van Institutional Repositories en werden verklaringen over Open Access zoals het Budapest initiative en de Berlin declaration actief onder de aandacht gebracht. Het aantal leden van deze jonge organisatie werd uitgebreid. Tot slot is UKB lid van de International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) en een groot aantal leden is actief in IFLA's standing committees.
2. Licentiebeleid Beleidsdoel: UKB streeft er in de komende beleidsperiode naar de licentieovereenkomsten met uitgevers te vernieuwen en uit te breiden. 2.1 Licentieovereenkomsten Het licentiebeleid maakt de meerwaarde van samenwerking in UKB-verband goed zichtbaar. Door de krachten te bundelen weet UKB een aantrekkelijk informatieaanbod te scheppen tegen een redelijke prijs. Het verslagjaar stond in het teken van de vernieuwing van de licenties bij enkele grote uitgevers: Elsevier, Wiley en Kluwer/Springer. Hiervoor is een onderhandelingsteam geformeerd met deelnemers uit UKB, SURF, Surfdiensten en de KNAW. Eind 2004 lagen er overeenkomsten op hoofdlijnen met alle drie de uitgevers. Met Wiley en Springer heeft dit geleid tot een definitieve overeenkomst die aantrekkelijk is voor beide partijen. Met Elsevier is het vooralsnog niet gelukt een akkoord te bereiken en de gesprekken zullen in 2005 worden voortgezet. Wel werden licenties gesloten Voor SciFinder (Chemical Abstracts Society), reference works van Oxford University Press, het Etymologisch woordenboek bij Amsterdam University Press en e-journals van S. Karger. 2.2 Licentiebureau De universiteitsbibliotheken treden steeds meer op als 'repositories' voor de wetenschappelijke output van de eigen academische gemeenschap. De samenwerking op dit gebied krijgt vorm in het programma Digital Academic Repositories (DARE), dat in 2003 van start ging. In dit eerste jaar werd bij elke universiteitsbibliotheek een repository opgezet; dit netwerk (DAREnet) werd in januari 2004 gelanceerd. In de DARE tender Dienstenprojecten 2003 werden zeven projecten gestart waarbij UKB-leden zijn betrokken. Een aantal Nederlandse universiteitsbibliotheken nam deel aan het door de EU gefinancierde FIGARO project, dat beoogde in Europees verband een voor wetenschappers aantrekkelijke omgeving te scheppen voor e-publishing. Nadat de Universiteit Utrecht zich had teruggetrokken als projectleider, is dit project helaas afgebroken. 2.3 Onderzoek UKB / SURF /Uitgevers In 2000 hebben de Nederlandse universiteiten verenigd in de VSNU een contract getekend over de levering van digitale tijdschriften met de uitgevers Elsevier Science en
Kluwer Academic. Als onderdeel van dat contract is afgesproken dat de betrokken partijen geld zouden reserveren voor het doen uitvoeren van onderzoek, dat bijdraagt aan de ontwikkeling van nieuwe business models voor de samenwerking tussen uitgevers en universiteiten op het gebied van wetenschappelijke informatie. Eind 2004 kwam dit onderzoek gereed; het heeft bijgedragen aan de gedachtevorming op dit gebied, waarbij met name aandacht is besteed aan de gebruikers van de informatie.
3. Toegang tot wetenschappelijke informatie Beleidsdoel: UKB streeft naar laagdrempelige toegang tot wetenschappelijke informatie voor zowel de academische gemeenschap als voor individuele burgers. 3.1 Open Access UKB onderschrijft de principes van Open Access: wetenschappelijke informatie wordt zoveel mogelijk zonder kosten voor de gebruiker wereldwijd beschikbaar gesteld. UKB draagt zelf bij aan de Open Access beweging door haar inzet voor DARE. Voorts ondersteunt UKB Open Access door het lidmaatschap van de International Coalition of Library Consortia (ICOLC) en de Scholarly Publishing and Academic Resources Coalition (SPARC). UKB bracht buitenlandse initiatieven op het gebied van Open Access in Nederland onder de aandacht en participeerde in een KNAW-werkgroep over Open Access. In Duitsland (Max Planckinstituut) en Engeland (Wellcome Trust) worden onderzoekers actief gestimuleerd om via Open Access te publiceren. In Nederland nemen de KNAW en NWO in dit opzicht nog een afwachtende positie in. 3.2 Digital rights management Op 1 september 2004 werd de nieuwe auteurswet van kracht. De FOBID Juridische Commissie heeft zich sterk ingezet om de belangen van bibliotheken te waarborgen in deze nieuwe wet. Daarbij is regelmatig overlegd met het Ministerie van Justitie. De voorzitter van UKB zit de vergaderingen van de commissie voor. Voorts participeert UKB in het European Bureau of Library, Information and Documentation Associations (EBLIDA) en in SURF-initiatieven op het gebied van auteursrecht, zoals het drukbezochte seminar 'De nieuwe Auteurswet en de Bibliotheken' op 22 april.
4. Publiceren en beheren van wetenschappelijke informatie Beleidsdoel: UKB maakt afspraken over collectievorming en collectiebeheer en werkt samen bij de beschikbaarstelling van de output van Nederlands onderzoek in digitale wetenschappelijke archieven van de verschillende universiteiten (digital institutional repositories). 4.1 Digital Academic Repositories (DARE) De universiteitsbibliotheken treden steeds meer op als beheerder van 'digital repositories' voor de wetenschappelijke output van de eigen academische gemeenschap. De functie van zo'n digitaal archief is tweeledig: enerzijds stelt het de wetenschappelijke informatie veilig voor de lange termijn, anderzijds kan het dienen het als platform voor digitaal publiceren, als mogelijk alternatief voor traditionele manieren van openbaar maken en verspreiden van wetenschappelijke informatie. De samenwerking op dit gebied krijgt vorm in het programma Digital Academic Repositories (DARE), dat in 2003 van start ging. In dit eerste jaar werd bij elke universiteitsbibliotheek een repository opgezet; dit netwerk (DAREnet) werd in januari 2004 gelanceerd. In het voorjaar honoreerde SURF
zestien projectaanvragen om diensten in te richten op basis van de ontwikkelde infrastructuur. Een interessant voorbeeld hiervan is het project 'Keur der Wetenschap': elke universiteit plaatst artikelen van vooraanstaande onderzoekers in het eigen repository, waardoor er een etalage ontstaat van het toponderzoek in Nederland. De lokaal opgeslagen data kunnen via zogenaamde harvesters wereldwijd gevonden en gebruikt worden. 4.2 Deselectie tijdschriftcollecties De lasten voor opslag en onderhoud van de gedrukte collecties vormen een belangrijke kostenpost voor bibliotheken. In 2004 werden afspraken gemaakt om op gecoördineerde wijze collecties van gedrukte tijdschriften af te stoten. Samenwerken loont: het verdelen van de bewaarlast is aanmerkelijk goedkoper dan het bouwen van centrale depots, zoals in het buitenland gebeurt. Uitgangspunt is wel dat van elke publicatie minimaal één exemplaar wordt bewaard, waardoor de informatie in Nederland beschikbaar blijft. Aan het eind van 2004 heeft UKB overlegd met NIWI over de afstoting van hun omvangrijke biomedische collectie (NIWI wordt in 2008 opgeheven). NIWI heeft geregeld dat de bestaande documentleverantie kan worden voortgezet, door gebruik te maken van de collectie van de Deutsche Zentralbibliothek für Medizin (Keulen). UKB spant zich in om voor Nederland unieke informatiebronnen te behouden. 4.3 Bibliotheekvoorziening Geesteswetenschappen In het programma Bibliotheekvoorziening Geesteswetenschappen (BGW) werken zeven UKB bibliotheken samen om de verschraling van de Geesteswetenschappelijke collecties tegen te gaan. Dankzij de royale steun van NWO konden de bibliotheken van 1998 tot 2004 bijna € 5 miljoen extra besteden, op voorwaarde dat de instellingen zelf € 700.000 bijlegden bovenop hun bestaande collectiebudget. Het verslagjaar was het laatste jaar van het programma en de resultaten zijn uitgebreid geëvalueerd. De collecties zijn in 5 jaar tijd met meer dan 20% gegroeid en omvatten nu ook licenties op digitale publicaties. Uit de evaluatie bleek dat onderzoekers dit zeer waarderen en graag zouden zien dat het programma wordt voortgezet. Begin 2005 besloot NWO een derde tranche toe te kennen, waarbij de bibliotheken bereid zijn hiervoor hun eigen bijdrage te verhogen. Deze derde tranche betreft de jaren 2005 en 2006. De universiteiten en hun bibliotheken hebben zich verplicht om het programma daarna nog minstens twee jaar voor eigen rekening te continueren.
5. Digitale leeromgeving Beleidsdoel: UKB streeft naar integratie van de informatievoorziening in het onderwijsproces en ondersteunt daartoe de ontwikkeling van de digitale leeromgeving. 5.1 Ondersteuning Digitale leeromgeving In het beleidsplan nam UKB zich voor nader te onderzoeken, hoe zowel de integratie van informatiebronnen in het curriculum, als de ondersteuning aan studenten en docenten het beste vorm kan krijgen. Hiertoe werd de werkgroep Digitale leeromgeving opgericht. In het verslagjaar bereidde de werkgroep een white paper voor over e-learning. Deze komt begin 2005 gereed. 5.2 De bibliotheek als fysieke werkomgeving Studenten (en anderen) benaderen de digitale leeromgeving niet alleen vanuit hun werkplek thuis of elders, maar vaak ook via de studiecentra en de bibliotheken van de instellingen. De bibliotheek als plaats om te werken en te studeren heeft met de opkomst van de digitale media niet aan belang ingeboet. Wel moet die bibliotheek aan andere eisen voldoen dan in het verleden. Veel universiteiten investeren dan ook in vernieuwing van hun bibliotheekvoorzieningen. Werd enkele jaren geleden bij de TU Delft een
gloednieuwe bibliotheek in gebruik genomen, in 2003 was dat het geval in de Universiteit van Maastricht en in 2004 opende de Universiteit van Tilburg een nieuw Learning Centre. Ook in 2004 werd de nieuwe UB Utrecht in gebruik genomen. Voorts lopen er nieuwbouwprojecten voor bibliotheekfaciliteiten in Wageningen en Amsterdam.
6. Landelijke infrastructuur Beleidsdoel: UKB streeft naar een betrouwbare technische infrastructuur, die bibliotheken in staat stelt de landelijke wetenschappelijke collectie in gedrukte of in digitale vorm duurzaam beschikbaar te stellen, uit te bouwen en te beheren. 6.1 Landelijke centrale bibliotheeksystemen Een belangrijke speler in het Nederlandse informatielandschap is OCLC PICA. OCLC PICA is eigenaar en beheerder van de nationale catalogus en leverancier van daarmee verbonden diensten; OCLC PICA levert daarnaast ook een lokaal bibliotheeksysteem aan een aantal UKB-deelnemers. Voor advisering aan het bestuur van Pica B.V. over de nationale catalogus (GGC en NCC/IBL) is een adviesraad Landelijke Informatie Infrastructuur (LIIS) ingesteld. Hier ontmoeten wetenschappelijke, openbare en bedrijfsbibliotheken elkaar. In het verslagjaar heeft UKB aangedrongen op een verbetering van de beheerstool voor elektronische tijdschriften. Over de implementatie wordt overlegd met OCLC PICA, de beheerder van het systeem. 6.2 Interbibliothecair leenverkeer Nederland heeft een efficiënt systeem voor interbibliothecaire documentleverantie (IBL); de ruggengraat voor IBL is de Nederlandse Centrale Catalogus. Naar aanleiding van onderzoek in 2003 werden in het verslagjaar de tarieven aangepast en gedifferentieerd naar for-profit en not-for-profit instellingen. Andere geplande verbeteringen voor het beheer van digitale bronnen werden nog niet gerealiseerd; hiervoor is UKB afhankelijk van OCLC PICA. UKB bracht vakgenoten op de hoogte over de veranderingen via een bericht in Informatie Professional en de website. Daarnaast berichtte elke instelling haar klanten ook individueel. Via aanvragen in de Nederlandse Centrale Catalogus (NCC) leverden bibliotheken binnen UKB elkaar 159.000 artikelen en werden ook nog 130.000 artikelen geleverd aan klanten buiten het consortium. Het aantal leveringen van buiten het consortium aan UKB was daarvan echter een fractie: 5.000 artikelen. Hiernaast levert UKB - met name de zwaartepuntbibliotheken van de TU Delft, Wageningen Universiteit en Research Centrum en het NIWI - bijna 300.000 artikelen aan derden buiten de NCC om. Dit is ongeveer evenveel als in UKB binnen het NCC omgaat. 7. Bestuur en organisatie 7.1 Bestuur UKB wordt bestuurd door de vijftien leden gezamenlijk, die vijf keer per jaar vergaderen. De voorzitter, vice-voorzitter en secretaris-penningmeester vormen het Dagelijks Bestuur, dat de vergaderingen voorbereidt en instaat voor de uitvoering van de genomen besluiten. In 2004 bestond het Dagelijks Bestuur van UKB uit Nol Verhagen (UvA, voorzitter), Maria Heijne (TUD, vice-voorzitter) en Paul Soetaert (EUR, secretarispenningmeester). Voorts heeft UKB enkele stafmedewerkers die werkzaam zijn als secretariaats-, respectievelijk beleidsmedewerker, onder andere op het gebied van licenties. Het secretariaat berust bij de Erasmus Universiteit Rotterdam. De beleidsmedewerkers zijn afkomstig van de Universiteit Maastricht en de Koninklijke Bibliotheek.
7.2 Benchmarking Al jaren vergelijken de UKB-leden hun resultaten op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering via benchmarking. Op basis van een evaluatie heeft UKB in 2004 het instrument aangepast. Het aantal vragen op het formulier is teruggebracht en vereenvoudigd. Dit heeft direct resultaat gehad. De gegevens werden veel sneller aangeleverd, waardoor in september de eerste resultaten beschikbaar waren. Het instrument sluit nu beter aan bij de huidige praktijk waardoor de bestuurlijke bruikbaarheid wordt verhoogd. In een volgende stap wordt ook de presentatie van de gegevens aangepakt. 7.3 Website Sinds 2002 onderhoudt UKB een eigen website: www.ukb.nl. Via de website worden informatieprofessionals, beleidsmakers op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening en andere belangstellenden geïnformeerd over de activiteiten van UKB en van de individuele leden. Voorts bevat de site een besloten gedeelte voor leden, met daarop de vergaderstukken, agenda's en verslagen.
Bijlage 1: Samenstelling commissies en werkgroepen (per 31 december 2004) Vaste commissies CAMBIN Contactpersoon: J. Gilbert Universiteit Maastricht (Voorzitterschap rouleert) Catalogusoverleg Contactpersoon: C. Klijs Technische Universiteit Eindhoven (Voorzitterschap rouleert) Convent Hoofden Uitleenbureaus (CHUB) P. Koffijberg, voorzitter Vrije Universiteit, Amsterdam Collectiemanagement A. Klugkist, voorzitter Rijksuniversiteit Groningen Stuurgroep GOO A Klugkist (RUG), voorzitter Rijksuniversiteit Groningen Commissie Gedrukte Werken Gerda Huisman, voorzitter Universiteit Groningen Commissie Handschriften Contact: Jos Biemans Universiteit van Amsterdam Commissie Kaartbeheer drs. J. Werner, voorzitter Universiteitsbibliotheek UvA, Amsterdam
Werkgroepen Werkgroep Uitgeversrelaties A. Verhagen, voorzitter Universiteit van Amsterdam Werkgroep Elektronisch publiceren J. Savenije, voorzitter Universiteit Utrecht Werkgroep Integratie en linking M. Heijne, voorzitter Technische Universiteit Delft Werkgroep Digitale Leeromgeving T. Kaandorp, voorzitter Wageningen Universiteit & Researchcentrum
