Jaarverslag 2005 Algemeen Het is voor de eerste keer dat er een jaarrekening ten behoeve van de Stichting Openbaar Primair Onderwijs Zuid-Kennemerland(STOPOZ) kan worden gepresenteerd. Dit betekent, dat er geen vergelijkende cijfers van een voorgaande bestuursjaarrekening kunnen worden opgenomen. Wel zijn de begrotingscijfers 2005 als vergelijking opgenomen en op de balans de cijfers uit de verschillende overdrachtsbalansen (saldi). Bij het presenteren van de begroting 2005 is reeds aangegeven, dat de financiële positie van de stichting in zijn algemeenheid als sober kon worden aangemerkt. Aangezien niet alle gegevens op het moment van het opstellen van de begroting beschikbaar waren, moesten de begrotingscijfers met de nodige voorzichtigheid worden gehanteerd. Een belangrijk punt was toen het ontbreken van de overdrachtsbalansen van de verschillende gemeenten. Voorts bestond tijdens het opstellen van de begroting nog onvoldoende zicht op de onderhoudssituatie van de schoolgebouwen. Inmiddels is dit zicht er wel en zal hierna op het onderhoud uitvoerig worden ingegaan. Ook waren er geen meerjarenramingen voor onderwijsleerpakket, meubilair en ict. Inmiddels zijn deze in overleg met de directies van de scholen opgesteld. Ook als punt van aandacht werd het energieverbruik genoemd. Deze analyse van de jaarrekening zal op al deze punten ingaan. Gelet op het feit, dat bij het samenstelling van de begroting nog niet over alle gegevens kon worden beschikt, wordt in deze analyse geen vergelijking gemaakt tussen de begrotings- en rekeningscijfers 2005 . Financiële positie en financiële risico’s Bestuurskosten De vergoedingen die STOPOZ ontvangt om te kunnen besturen kunnen worden onderscheiden in: 1. Vergoeding Administratie, beheer en bestuur 2. Vergoeding Bestuur en Management 3. Bruidsschat 4. Rentebaten Naast voornoemde bedragen heeft STOPOZ ook nog de beschikking over de uit het verleden opgebouwde reserve ”bestuurlijke schaalvergroting” ad € 208.779,--. Gesteld kan worden, dat in 2005 alle vergoedingen zijn besteed met uitzondering van de rentebaten. Van de rentebaten ad € 29.313,-- resteert een bedrag van € 12.363,--. Dit bedrag is toegevoegd aan de algemene reserve. In 2005 behoefde dan ook geen beroep gedaan te worden op de reserve ”bestuurlijke schaalvergroting” zodat die als financiële buffer voor de komende jaren kan worden gebruikt.
Ten aanzien van de besteding van de bruidsschat dient het volgende te worden opgemerkt. De bestedingsvrijheid van de bruidsschat is beperkt. Het betrokken geld kan uitsluitend worden uitgegeven aan uitgaven, die vallen binnen de termen van het begrip kosten voor administratie, beheer en bestuur. De wet schrijft voor dat een schoolbestuur jaarlijks zowel aan het gemeentebestuur als aan de overige schoolbesturen die gelijksoortige scholen in de gemeente instandhouden, een verklaring van de accountant overhandigt. Uit de toegevoegde accountantsverklaring blijkt dat zowel de bruidsschat van 2005 als de voor dat jaar ontvangen reguliere rijksvergoeding voor abb besteed is aan uitgaven voor administratie, beheer en bestuur. Eigen vermogen In de eerste plaats bestaat het eigen vermogen tot een bedrag van € 208.779,-- uit de ”reserve bestuurlijke krachtenbundeling”. Deze reserve is noodzakelijk om tezamen met de bruidsschat het tekort van STOPOZ in de komende jaren (t/m 2009) te kunnen afdekken. Voorts bestaat het eigen vermogen uit ondermeer de volgende reserves: • Onderwijsleerpakket € 290.102,-• Meubilair € 235.835,-• ICT € 107.767,-Totaal € 633.704,-Op basis van gemaakte afspraken zijn deze reserves geoormerkt. Uit de opgestelde meerjarenramingen blijkt dat voornoemde bedragen noodzakelijk zijn om de noodzakelijke investeringen voor onderwijsleerpakket, meubiliar en ict te kunnen bekostigen. Als laatste reserve kan worden genoemd de reserve voor het schoolbudget. Deze reserve bedraagt in totaal € 791.995,--. Van dit bedrag kan € 66.085,-- als bovenschools worden aangemerkt en de het resterende gedeelte ad € 725.910,-- is op schoolniveau verantwoord. Op grond van de gemaakte afspraken is ook deze reserve geoormerkt en derhalve alleen besteedbaar door de desbetreffende school. Bedacht moet worden, dat uit de reserve schoolbudget een voorziening gevormd dient te worden ten behoeve van de flex-bapo. Hierbij moet minimaal gedacht worden aan een bedrag van € 100.000,--. Uit het vorenstaande kan worden geconcludeerd, dat het eigen vermogen voornamelijk is opgebouwd uit geoormerkte bestemmingsreserves en dat er niet of nauwelijks sprake is van een vrij besteedbare financiële ruimte. Hierbij wordt ook nog verwezen naar het gestelde onder het hoofdstuk ”weerstandsvermogen”. Tenslotte wordt hierbij nog opgemerkt, dat de op 1-1-2005 overgedragen reserve onderhoud ad € 12.575,-- naar de onderhoudsvoorziening is overgebracht. Voorzieningen Op de balans is een voorziening opgenomen voor onderhoud. Deze voorziening wordt getroffen omdat er een meerjarenonderhoudsplan aan ten grondslag ligt. De voorziening bedraagt in totaliteit € 138.130,--. Ten laste van de reserve schoolbudget is een bedrag van € 100.000,-- gedoteerd aan de voorziening flex-bapo.
Gebouwen algemeen Als gevolg van achterblijvende rijksvergoedingen voor het gebouw is het onmogelijk om hiermee uit te komen. De rijksvergoeding houdt geen enkele rekening met de aard of leeftijd van het gebouw en of er al dan niet sprake is van meerdere vestigingen (dislocaties). Ook de kosten van een eventuele leegstand komen volledig voor rekening van het schoolbestuur. Het gebouwenbestand van het STOPOZ is relatief oud en ligt duidelijk boven de leeftijd waarop de genormeerde rijksvergoeding is vastgesteld. De afgelopen decennia zijn deze gebouwen niet of nauwelijks gerenoveerd of aangepast aan de eisen die het onderwijs momenteel aan gebouwen stelt. Voorts zijn er ook nog de gymnastieklokalen, waarvoor de gemeentelijke vergoedingen niet altijd toereikend zijn. Dit heeft tot gevolg, dat de onderhoud- en de energieoverschrijdingen ten opzichte van de rijksvergoeding enorm zijn. Aan de hand van de jaarrekening komt dit beeld er nog niet goed naar voren, aangezien er in 2005 slechts op zeer beperkte schaal onderhoud werd uitgevoerd. Ook het feit, dat nog niet alle energiekosten over 2005 zijn afgerekend, geeft een vertekend beeld. Door de invoering van de lumpsumfinanciering per 1 augustus 2006 wordt de mogelijkheid geopend om personele budgetten aan te wenden om materiële kosten te dekken. Als gevolg van de risico’s die schoolbesturen op het personele vlak lopen en waarvoor financiële buffers (weerstandsvermogen) noodzakelijk zijn, is dat maar beperkt mogelijk en bovendien ongewenst. Geconstateerd kan worden, dat de achterblijvende vergoedingen voor het gebouw van invloed is op de financiële positie van STOPOZ.. Onderhoud In 2003 heeft een quick scan naar de onderhoudstoestand van de gebouwen plaatsgevonden. Als gevolg hiervan werd voor de overdracht aan de stichting aan sommige gebouwen extra onderhoud uitgevoerd. Niettemin bestond de angst, dat de financiële risico’s op het gebied van onderhoud voor het bestuur aanzienlijk konden zijn. In het jaar 2005 is door het externe adviesbureau BBA, in opdracht van STOPOZ, een meerjarenplanning voor het onderhoud opgesteld. Die opname heeft geresulteerd in een zeer gedetailleerd overzicht van alle uitgaven, die per schoolgebouw gedaan moeten worden. Inmiddels wordt ten behoeve van STOPOZ gewerkt aan een gedetailleerde notitie waarin de gehele onderhoudsproblematiek wordt belicht. Deze notitie verschijnt in het voorjaar van 2007. In deze notitie kan reeds worden aangegeven, dat er tot en met 2015 een tekort op het onderhoud wordt verwacht van circa € 436.000,--. Het betreft dan uitsluitend het onderhoud waar de gemeente verantwoordelijk voor is. Voornoemd bedrag is opgebouwd uit tekorten bij een 6-tal scholen voor in totaal € 517.475,-- en een overschot bij een 2-tal scholen ad € 81.592,--. In het kader van de bestuursoverdracht is met de desbetreffende gemeenten afgesproken, dat binnen 2 jaar na de formele overdracht door STOPOZ overleg wordt gevoerd over een eventuele aanvullende bijdrage voor onderhoud. Het bovenstaande geeft hier alle aanleiding toe. Energie Het energieverbruik van de onder STOPOZ vallende scholen heeft het afgelopen jaar de aandacht getrokken. Uit de jaarrekening komt naar voren, dat er een negatieve egalisatierekening is ontstaan van € 21.737,--. Bij het opstellen van de jaarrekening 2005 is deze ”egalisatierekening energie” gecreëerd om alle onder- en overschrijdingen van het
energieverbruik op te kunnen boeken. Dit neemt niet weg, dat STOPOZ een uitspraak zal moeten doen over de wijze waarop met deze egalisatierekening moet worden omgegaan. Dit betekent, dat voor deze overschrijding een oplossing gevonden dient te worden op schoolniveau dan wel op bestuursniveau. Opgemerkt moet worden dat met de gemeente Bloemendaal wordt onderhandeld over een energienota van € 27.000,-- inzake energielevering aan de Julianaschool. Als gevolg van het niet periodiek opnemen van de meterstanden zijn er jarenlang te lage energiekosten door ENECO in rekening gebracht. De gemeente Bloemendaal stelt zich op het standpunt dat STOPOZ deze kosten dient te betalen. Overigens zijn deze kosten nog niet in de jaarrekening opgenomen omdat onzerzijds vanuit wordt uitgegaan, dat de gemeente Bloemendaal deze dient te betalen. Het lijkt zinvol om via het inhuren van een extern bureau (wellicht via no cure no pay) te laten beoordelen of het energieverbruik van de scholen kan worden teruggebracht. In vergelijkbare situaties hebben deze bureaus aanzienlijke successen weten te boeken door voorlichting, aanpassing van het energiegedrag, verbeterde afstelling van apparatuur en slechts in beperkte mate aan energiebeperkende bouwkundige voorzieningen. Leerling-afhankelijke kosten Onderwijsleerpakket,meubilair en ict Mede ten behoeve van de invoering van de lumpsum financiering zijn onlangs meerjarenbegrotingen opgesteld voor deze onderdelen. Deze meerjarenramingen laten zien, dat redelijk kan worden uitgekomen met de desbetreffende vergoedingen. Wel dient te worden opgemerkt, dat binnen deze vergoedingen geen ruimte is om de overschrijdingen op andere onderdelen zoals bijvoorbeeld energie af te dekken. Overige (materiële) vergoeding De overige (materiële) vergoedingen geven geen aanleiding tot het maken van opmerkingen. Personele kosten Zoals bekend treedt per 1 augustus 2006 de lumpsum financiering in werking. Dit nieuwe financieringsstelsel heeft als kenmerk dat de vrijheid voor de besturen wordt vergroot met als gevolg dat ook de financiële risico’s groter zullen worden. Zoals hiervoor onder eigen vermogen staat aangegeven, is er op dit moment een personele reserves (schoolbudget) van € 791.995,--. Van dit bedrag kan € 66.085,-- als bovenschools worden aangemerkt. Deze bovenschoolse reserve is enerzijds ontstaan door de afroming van de via de overdrachtsbalans aan de scholen toegekende middelen alsmede met het voor 2005/2006 vastgestelde afromingspercentage van 30 procent. Uiteraard zijn hierop de desbetreffende uitgaven in mindering gebracht. Op zich lijkt deze reservering aanzienlijk. Bedacht moet echter worden, dat de personele risico’s ook groot zijn. Als belangrijke risicopost kan worden genoemd de zogenaamde flex bapo. Flexibele BAPO geeft de mogelijkheid om het BAPO-verlof geheel of gedeeltelijk op een ander tijdstip op te nemen dan in het jaar waarin men recht op BAPO-verlof heeft. Het niet gebruikte verlof in een schooljaar kan worden toegevoegd aan een ander schooljaar. Tot de invoering van de lumpsum konden alle hieruit voortvloeiende kosten bij het ministerie worden gedeclareerd, Vanaf 1 augustus 2006 moeten echter alle kosten door het bestuur worden opgebracht. Getracht is om de hieruit vloeiende financiële risico’s in beeld te brengen. Er zijn echter nog veel onzekerheden. Zo vormt de Flex-Bapo onderdeel van de lopende CAO onderhandelingen. Het is derhalve nog niet mogelijk om een reële berekening/inschatting te maken van het werkelijke risico. Dat zal afhangen van de mate waarin het personeel hiervan
gebruik wil gaan maken en de uitkomsten van de nieuwe CAO. Dit is overigens een landelijk probleem. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen (bufferfunctie van het eigen vermogen) is bedoeld voor het opvangen van risico’s. Dit betekent, dat deze buffer dient te worden aangehouden in de vorm van liquide middelen of in een vorm die eenvoudig en snel in liquide middelen is om te zetten. De vraag doet zich daarbij voor hoe groot deze financiële buffer voor STOPOZ dient te zijn Het gaat daarbij niet om alle risico’s die een bestuur loopt, maar uitsluitend om de risico’s die niet gemakkelijk te verzekeren zijn en die evenmin zijn af te dekken via een voorziening op de balans. Accountantskantoor Ernst & Young heeft onderzoek gedaan naar de hoogte van het weerstandsvermogen. In haar brief aan het projectbureau lumpsum van 16 juli 2004 geeft zij aan, dat “Een eenduidige norm voor een gemiddeld noodzakelijk weerstandsvermogen niet is te geven. Wij zijn van mening dat een weerstandsvermogen noodzakelijk is van minimaal 5%, uitgaande van een adequate risicobeheersing.” Dit weerstandsvermogen is door Ernst & Young uitgedrukt in een percentage van de jaarlijkse rijksbijdragen, omdat bij een goede kostenbeheersing met name het wegvallen van een deel van de rijksbijdrage met het weerstandsvermogen moet kunnen worden opgevangen. De totale rijksbijdrage op basis van de lumpsumsystematiek wordt geraamd op € 8,5 miljoen. Het weerstandsvermogen zou op basis hiervan derhalve minimaal € 425.000,-- dienen te bedragen. Uitgaande van de voorlopige jaarrekening 2005 is de hoogte van de (geoormerkte) reserves voldoende om aan de eis van de accountant te kunnen voldoen. Hierbij dient echter de volgende kanttekening te worden gemaakt. Het vrijmaken van bestemmingsreserves om risico’s te kunnen opvangen, zal in veel gevallen aanzienlijke consequenties hebben voor de voortgang van het onderwijs. De meeste reserves zijn op schoolniveau gevormd en zijn veelal via meerjarenbegrotingen bestemd. Op bestuursniveau zijn de volgende reserves beschikbaar: • Algemene reserve € 12.020,-• Bestuurlijke schaalvergroting € 208.779,-• Schoolbudget € 66.085,-Het lijkt zinvol om in de komende jaren door afroming van de schoolbudgetten een algemene reserve (derhalve niet bestemd) op te bouwen om hiermee in de toekomst onvoorziene risico’s te kunnen afdekken. Conclusie Uit het vorenstaande kan de conclusie worden getrokken, dat de financiële positie van STOPOZ in 2005 redelijk gunstig is, maar als gevolg van een aantal oorzaken onder druk staat. Het gaat daarbij met name om ontoereikende rijksvergoedingen voor onderhoud van de oudere schoolgebouwen en exorbitant gestegen kosten van energie. Voorts brengt de invoering van lumpsumbekostiging en aantal risico’s met zich mee waardoor de vermogenspositie zou kunnen verslechteren. De resultaten van de gesprekken met de
gemeenten worden belangrijk omdat de geprognosticeerde onderhoudsuitgaven binnen de begroting van de stichting niet te dragen zijn. Geëindigd kan worden met de conclusie die ook bij de begroting 2005 naar voren kwam namelijk dat de financiële positie van STOPOZ als sober moet worden aangemerkt. Algemeen directeur STOPOZ Rob Petersen
