OC Broeder Ebergiste Leenstraat 31-35 9890 VURSTE - GAVERE www.ebergiste.be Het OC behoort tot de vzw Provincialaat der Broeders van Liefde.
JAARVERSLAG 2012
Er waren eens 5 kerncompetenties...
VOORWOORD
2012 was voor OC Broeder Ebergiste het jaar waarin we van start gingen met ons competentiebeleid. Stap 1 in het traject, dat de komende jaren verder zal uitgewerkt worden, was het komen tot 5 kerncompetenties die gelden voor elke medewerker van onze organisatie. Deze 5 kerncompetenties vinden we zo belangrijk dat ze in woord en beeld meteen de rode draad mogen zijn van ons jaarverslag. 2012 betekende ook een wissel van algemeen directeur. Na 15 jaar gedreven leiderschap door Patrick Penders mocht ik vanaf 1 juli de fakkel van hem overnemen. Dit nadat we beiden, samen met alle medewerkers, de identi-trein lieten voorbij rijden om onze identiteitsverklaring officieel bekend te maken.
Met onze identiteitsverklaring en onze 5 kerncompetenties hebben we 2 belangrijke troeven in handen om ons denken, ons handelen en onze manier van zijn richting te geven. Maar meer nog dan deze 2 blijft onze belangrijkste troef in 2012 dat zoveel medewerkers elke dag opnieuw in vele kleine en dagdagelijkse dingen van grote betekenis waren voor bewoners, deelnemers en hun netwerk. Dit realiseren was en is maar mogelijk door de zichtbare -en nog vaker onzichtbare- inzet van velen waarvoor ik dan ook heel dankbaar ben. An Schoors Algemeen directeur
INHOUDSTAFEL pagina
3
CLIËNTGERICHT WERKEN
Zorgregie en opnames Sociaal - emotionele ontwikkeling Week van de beweging Nieuw Protocol, Charter en Beleidsnota Perspectief 2020
5
PROFESSIONEEL HANDELEN
Personeelsgegevens Nieuwe identiteitsverklaring. Welkom op de Identi-trein. Vormingen rond psychiatrische ziektebeelden
6
DOELGERICHT SAMENWERKEN
Time4Society Kleine brand in wasplaats Warande Valpreventie Classics for Specials
7
ADEQUAAT OMGAAN MET VERANDERINGEN
Implicaties n.a.v. het nieuwe kwaliteitsdecreet Informatisering Visualisatieboek dagbesteding
8
ACTIEF ONTWIKKELEN
Kengetallen Vorming Competentiecafés Traject leidinggevenden
9
KUNSTVLINDER
10
WELZIJN
3 Zorgregie en opnames Aantal personen die we opvolgen op de Centrale Registratie Zorgvragen 2008
2009 2010
2011
2012
Contactpersoon (CP)voor interne zorgvragers (bewoner/deelnemer)
79
118
123
123
123
Contactpersoon voor externe zorgvragers
44
25
24
24
30*
Totaal 123 (* 30 waarvan 22 als hoofdCP en 8 als nevenCP)
143
147
147
153
Tien zorgvragers zien in 2012 hun vragen opgelost. Bij vijf personen is dit een migratievraag naar een andere voorziening of naar een zorgstelsel met minder ondersteuning. Daarnaast hebben ook drie personen met een prioritair te bemiddelen dossier een oplossing. Bij één van die drie personen gaat het om een reguliere opname, de andere twee hebben een oplossing met hun langlopende convenant nursing. Ook één persoon met een
vraag naar PAB (Persoonlijk AssistentieBudget) kan de middelen voor een persoonlijk assistent inzetten en één persoon heeft een nieuwe verblijfplaats in een RVT. Voor vier andere personen is er een transfer naar een andere contactpersoon gerealiseerd.
Opgeloste vragen Centrale Registratie Zorgregie
Transfer CP Migratievragen PTB PAB Regulier
CLIËNTGERICHT WERKEN Vraaggeoriënteerd werken in functie van een optimale kwaliteit van leven voor de cliënt, met openheid voor inspraak van en samenwerking met het netwerk.
Open plaatsen en opnames in 2012 Open plaats
Locatie
Aantal kandidaten
TNW/BH
Waterkant
23
TNW/BH
Zevenhuizen
104
Dagcentrum (eigen atelier)
CvD Ter Linde
15
TW
Jaspisstraat
6
TW
Kikvorsstraat
14
Er worden ons zorgvragen gesteld, zowel door deelnemers/bewoners die reeds een beroep doen op onze dienstverlening, als door externen. Waar mogelijk bieden we ondersteuning op maat onder diverse stelsels: • alle toegekende logeerdagen zijn opgebruikt, • drie observatiebedden kennen een permanente bezetting, • opnames via (persoonsvolgende) convenant, • één persoon is deeltijds opgenomen in tehuis, • kortverblijven, • migratie
Als een bewoner nood heeft aan een andere omkadering, wordt bekeken of een interne verhuis aangewezen is. Zo migreren enkele bewoners van woongroep/campus binnen onze voorziening. We realiseren ook migratie naar een andere voorziening die dichter bij huis is of meer op maat. Voor de eerste keer is er in 2012 één persoon gemigreerd naar een rust- en verzorgingstehuis.
4 Nieuw Protocol en Charter, Beleidsnota perspectief 2020
Sociaal-emotionele ontwikkeling Één van de valkuilen in het werken met onze bewoners/deelnemers, is de kans om hen te overvragen. Het is belangrijk rekening te houden met hun draagkracht. Een goede dienstverlening betekent dan ook dat we de ondersteuning gaan aanpassen aan het niveau van functioneren van de cliënt. Hierbij is het noodzakelijk een onderscheid te maken tussen wat een bewoner/ deelnemer zou kunnen (cognitief) en wat hij aankan (sociaal-emotio1. 2. 3. 4. 5.
neel). Om dit voor elke bewonen/ deelnemer in kaart te brengen, baseren we ons op het model van de sociaal-emotionele ontwikkeling. Binnen onze voorziening werd dit jaar extra ingezet op het kenbaar maken van het model van de sociaal-emotionele ontwikkeling volgens Anton Došen. In zijn ontwikkelingsmodel worden volgende 5 fasen omschreven:
Eerste adaptatiefase Eerste socialisatiefase Eerste individuatiefase Eerste identificatie Fase van realiteitsbewustwording
Om een inschatting te kunnen maken van het emotionele ontwikkelingsniveau kunnen we gebruik maken van de ‘Schaal voor de Emotionele Ontwikkeling’ (SEO).
0 – 6 maanden 6 – 18 maanden 18 – 36 maanden 3 – 7 jaar 7 – 12 jaar
Aan de hand van deze vragenlijst krijgen we zicht op de emotionele ontwikkeling van de persoon en kunnen we de begeleiding hierop gaan afstemmen.
Week van de beweging De eerste week van mei staan alle activiteiten in het teken van bewegen! Snoezelzwemmen, 20 km fietsen over de vlaamse wegen, swingen, stappen… noem maar op. En net zoals bij elk groot sportevenement,
lassen we tussendoor ook een rustdag in. We ontspannen een uurtje in de fitness en sluiten af met een relaxerende massage. Elke bewoner krijgt een passend programma!
Om bewoners en hun netwerken goed te informeren, plaatsen we “Beleidsnota perspectief 2020” van Minister Vandeurzen als agendapunt op de gebruikersraad en op de oudercomités van onze diverse campussen. Met de nodige toelichting, kan iedereen mee instappen in het nieuwe gedachtengoed dat het beleid de komende jaren zal sturen. Naar aanleiding van het nieuwe kwaliteitsdecreet en “Nota 2020” is het protocol van verblijf hertaald
dit nieuwe ideeënkader. Het reglement van orde is in eenzelfde beweging omgedoopt tot “Charter”. Alle netwerken ontvangen beide documenten ter ondertekening met gepaste toelichting. Eveneens organiseren we diverse infosessies waarin de wijzigingen in gedachtengoed, gekoppeld aan de beleidsnota, nog eens worden toegelicht. De interactie met de aanwezigen levert een leerrijk moment op.
5
PROFESSIONEEL HANDELEN In alle (voorziene en onvoorziene) omstandigheden actief inspelen op de situatie en dit op een verantwoorde en adequate manier.
Personeelsgegevens man (120)
vrouw (251)
18j-30j 31j-40j 41j-50j 51j-65j
In het werkjaar 2012, hebben we een personeelsformatie van 371 medewerkers.
Hiervan is ongeveer één derde man en twee derden vrouw. Een derde van de medewerkers werkt deeltijds.
Nieuwe identiteitsverklaring Welkom op de Identi-trein! Binnen onze organisatie Broeders Van Liefde is ‘de missie’ al jaren een begrip. De missie geldt als basistekst en wordt gebruikt als toetssteen bij sollicitatiegesprekken, als leidraad bij het nemen van beslissingen, als richtinggever bij het schrijven van visieteksten,… Maar organisaties evolueren en tijden veranderen. Zo kreeg elke organisatie, school, ziekenhuis,… van de Broeders van Liefde de opdracht om, in dialoog met die algemene missie, tot een eigen plaatselijke identiteitsverklaring te komen.
werkers na te denken en uit te wisselen rond de identiteit van onze voorziening, nu en in de komende jaren en vanuit die dialoog tot een gezamenlijke tekst komen: onze identiteitsverklaring. We zijn in verschillende gespreksronden op zoek gegaan naar: Wie willen we zijn? Voor wie? Op welke manier? Met welk uiteindelijk doel? Vanuit welke waarden en inspiratiebronnen?
Eind 2009 begonnen we ook binnen O.C. Broeder Ebergiste aan deze uitdaging: een project opzetten om met zoveel mogelijk mede-
Het werd een intensief maar zinvol proces met een mooi eindresultaat, gelanceerd in 2012, waar we fier op zijn.
Vormingen rond psychiatrische ziektebeelden Het jaar 2012 betekent de start naar een meer uitgebreide samenwerking met psychiater dokter Baudewijns. De ortho-agogen hadden reeds regelmatige contacten met dokter Baudewijns door onder meer de consultaties rond individuele bewoners/deelnemers en intervisie. Aan de hand van verschillende vormingen, deelt zij nu ook haar ken-
nis en deskundigheid over bepaalde stoornissen en probleemgedrag en ook de aanpak/behandeling met ons. Deze vormingsdagen staan open voor de verpleegkundigen, ortho-agogen en een basismedewerker uit de woongroepen.
6 Time4Society Drie bedrijven komen in OC Broeder Ebergiste, in kader van een sociale teambuildingactiviteit, hun handen uit de mouwen steken. We heten heel wat enthousiaste medewerkers welkom! Dankzij hun inzet, bereidwilligheid en het respect die ze hebben voor bewoners/deelnemers en medewerkers, werden mooie zaken gerealiseerd:
• de leefruimte van de hulst in Ter Linde krijgt een fris nieuw kleedje, • de rolwagens van Bosdreef krijgen een flinke wasbeurt, • de picknickbanken van de dagbesteding in Vurste krijgen een nieuwe olielaag en kunnen er weer enkele jaartjes tegen. Als kers op de taart, staat er nog een wandeling langs de Schelde met de bewoners van Groenhove op de agenda. Een mooi voorbeeld van inclusief doelgericht samenwerken.
Gevolg: Binnenplein van Warande is niet meer bruikbaar, was moeten we uitbesteden, extra materiaal aankopen, inventaris opmaken voor de verzekering… een grondige poetsbeurt door een gespecialiseerde firma.
Deelnemen aan overleg en door een open communicatie tot constructieve afspraken komen. Elkaar ondersteunen bij het uitvoeren van het werk.
Valpreventie Voldoende bewegen helpt om valincidenten te beperken! In juni geven we de aanzet tot een grootscheepse actie omtrent valpreventie. Elke woongroep krijgt een checklist om in te vullen. Deze wordt besproken in elk overleg. Kiné, huishoudelijke dienst, medische dienst, technische dienst slaan
Kleine brand in wasplaats Warande 25/09/12: voor velen niets speciaals, voor ons een datum die toch wat blijft hangen. Brand!
DOELGERICHT SAMENWERKEN
VOOR
NA
Na 2 maanden draait alles terug op volle toeren, het waslokaal kreeg een ware make-over, het wasgebeuren werd nog eens opgefrist! Dit kon alleen maar verwezenlijkt worden door het doelgericht samenwerken van vele helpende handen en denkende breinen.
daarvoor de handen in elkaar. Dat heet dan doelgericht samenwerken! Onder dit logo verschijnt er wekelijks informatie over de items die aan bod kwamen in de rondgang.
Classics for Specials Iedereen klassiek, dus ook onze voorziening gaat ervoor! Een pluim voor de muzikanten en koorleden van de muziekacademie van Deinze die een klassiek concert gaven voor onze bewoners/deelnemers. Zoiets moois verbindt duidelijk iedereen!
Opnieuw een staaltje inclusief samenwerken.
ADEQUAAT OMGAAN MET VERANDERINGEN Effectief en efficiënt aanpakken van wisselende omstandigheden. Rekening houden met eigen draagkracht, organisatorische en maatschappelijke ontwikkelingen.
Implicaties n.a.v. het nieuw kwaliteitsdecreet Het nieuwe kwaliteitsdecreet beklemtoont een nieuwe focus op kwaliteitsdenken. Kwaliteit is van iedereen, zowel van de organisatie en haar medewerkers, als van de cliënt en zijn netwerk. Deze focus nemen we mee in het herschrijven van ons kwaliteitshandboek.
verkoop kasteel
Procedures worden herschreven vanuit het oog op betrokkenheid en dialoog. Zelfevaluatie vormt een nieuw hoofdstuk in het kwaliteitshandboek, aan ons de uitdaging om ons kwaliteitssysteem te onderwerpen aan een goed systeem van zelfevaluatie. We hechten bij dit proces veel belang aan een duidelijke communicatie naar medewerkers, cliënten en hun netwerk.
7 Informatisering Informatiseren krijgt een steeds grotere rol voor alle diensten. Medewerkers op buitenlocaties versturen vragen aan de coördinator via mail, woongroepen sturen bestelbonnen via mail, de verantwoordelijke van het magazijn registreert de verbruiken in een excel bestand. In 2012 organiseren we een opleiding ‘basispakket informatica’, op maat verzorgd, voor de begeleiders met een deelverantwoordelijkheid informatica. Op deze manier willen we ervoor waken dat iedereen mee de stap kan zetten richting informatisering en digitalisering. In fasen en met vallen en opstaan schakelen we om naar het elektronisch tikken! Vanaf 2013 gebeurt de koppeling naar verloning.
Visualisatieboek dagbesteding Kies Keurig, het visualisatieboek van de dagbesteding! Dit boek schetst een overzicht van de activiteiten binnen de verschillende centra voor dagbesteding. Een extra troef is dat dit overzicht gepaard gaat met duidelijke sprekende foto’s en een korte beschrijvende tekst. Bewoners/deelnemers en begeleiders kunnen op die manier samen kennis maken
met de verschillende activiteiten en ateliers om zo een geïnformeerde keuze te maken over hun dagbestedingsprogramma. Het visualisatieboek (ook digitaal te bekijken) is er dus zowel voor bewoners/deelnemers als voor begeleiding.
8 Kengetallen Vorming Dat OC Broeder Ebergiste investeert in de ontwikkeling van de competenties van haar medewer-
kers is wel duidelijk. Het aantal uren vorming neemt jaarlijks toe.
VTE
totaal aantal uren VTO
aantal uren VTO/VTE
2011
262,34
5220:00:00
19:53:52
2012
262,515
7453:30:00
28:23:34
Vanaf 2013 willen we de registratie van de kengetallen nog nauwgezetter doen, met duidelijk onderscheid tussen interne en externe vorming. Hiervoor ontwikkelen we een nieuw registratiesysteem in excel. Naast het voordeel van nauwkeurig regis-
treren, betekent dit nieuw systeem een administratieve ontlasting voor de verantwoordelijken en een vereenvoudigde rapportage voor de VTO-coördinator. Actief ontwikkelen is win-win voor iedereen!
Competentiecafés In 2012 lanceren we niet enkel een nieuwe identiteitsverklaring, maar 2012 is tevens het startjaar van de kerncompetenties. Het einddoel is de ontwikkeling van een competentieprofiel per functie. Na een intensief constructieproject, zijn er vijf kerncompetenties gewikt en gewogen en unaniem goedgekeurd.
Om de 5 kerncompetenties voor te stellen, hebben we alle medewerkers uitgenodigd op een interactief vormingsmoment ‘de competentiecafés’.
ACTIEF ONTWIKKELEN Bereid zijn om kennis, vaardigheden en inzichten te verwerven om zich als persoon te kunnen ontplooien in functie van team en/of organisatie.
Traject leidinggevenden OC Broeder Ebergiste draagt het coachen en ondersteunen van het personeel hoog in het vaandel. Wie de stap zet naar een leidinggevende functie, krijgt de nodige ondersteuning via een competentiegericht opleidingstraject.
betreffende leiderschap, management, coaching, communicatie en teamwerking.
Dit vormingsinitiatief heeft als doel de ontwikkeling en ondersteuning van leiderschap-, coachingen managementcompetenties te ondersteunen. Met dit traject willen we de woonverantwoordelijken intrinsiek sterker maken in hun leidinggevende opdracht. Door een gevarieerd thematisch aanbod, dat in de komende jaren nog aangevuld kan worden, zullen woonverantwoordelijken zich verder kunnen bekwamen in visie en methodieken
Daarnaast is dit traject een ideaal forum voor de woonverantwoordelijken om elkaar te ontmoeten en onderling ervaringen uit te wisselen. Zo worden zij een specifieke ‘groep leidinggevenden’.
9 Creadagen Vurste
KUNSTVLINDER Wist je dat... verschillende bewoners/deelnemers via Kunstvlinder 2012 deelnemen aan verschillende projecten? Een greep uit de activiteiten:
In juni 2012 organiseerde Kunstvlinder een heuse kunstenaarsdag voor alle bewoners/deelnemers die hieraan wensen deel te nemen. Het kasteel was het onderwerp deze dag. Alle deelnemers verzamelen zich binnen en buiten, net zoals op Montmartre, om het kasteel kunstig te kunnen vastleggen.
Toon je talent!
Bird Art In de zomermaanden van 2012 kregen wij een oproep van Kunstig Gavere om samen met hen en verschillende andere kunstenaars deel te nemen aan een uniek project van kunstenaar Ed Hanssen. Kunstenaars van over de hele wereld kunnen hieraan deelnemen. De bedoeling is om een vogel(s) te maken en deze daarna te fotograferen en door te sturen naar Ed Hanssen. Enkele deelnemers van CvD Het Veer en bewoners van Gaverland nemen hieraan deel. Op zondag 7 oktober 2012 werd met al deze vogels een installatie gemaakt op diverse locaties. Die dag staat nu bekend als “World Bird Art Installation Day”. Het gehele project werd gedocumenteerd, de installaties werden wereldwijd op video vastgelegd waarna deze op Youtube werden geupload. Kunstig Gavere maakte voor hun installatie gebruik van het domein Borgwal.
Wist je dat Kunstvlinder eveneens deelnam aan een groepstentoonstelling met wedstrijd en kunstveiling? De leden van Kunstvlinder merkten een toffe wedstrijd op: ‘Toon je talent!’ georganiseerd door de Kiwanis van Roeselare. Een 10-tal werken werden via Kunstvlinder ingeschreven.
Samenwerking Kunsttentoonstelling en kaartjesbeurs Om de jaarlijkse kunsttentoonstelling op het Ebergistefeest eens in een ander kleedje te steken, laceren we dit jaar een oproep tot samenwerking aan alle geïntegreerde ergo’s en begeleiders van de dagbesteding. Dit jaar is er zowel een tentoonstelling als een kaartjesbeurs. Kaartjes in alle kleuren,
voor elke gelegenheid gemaakt door de bewoners en deelnemers van het OC en kunstwerken van de bewoners/deelnemers waren te bewonderen of aan te kopen in de vergaderzalen.
10
WELZIJN 2012 kan voor de sector personen met een beperking gerust het jaar van de vele veranderingen genoemd worden. De diensten ondersteuningsplan (die de gebruikers helpen om hun zorgvraag te verduidelijken) zagen het licht, 12 minderjarigenvoorzieningen – waarvan 3 van de organisatie Broeders van Liefde – werden ten experimentele titel, omgebouwd tot Multi-functionele Centra (MFC’s) waardoor de zorg meer vraaggestuurd, meer op maat van de jongere kan worden georganiseerd, er werd hard gewerkt aan een decreet rechtstreeks toegan-
kelijke hulp, het zorg-zwaarte-instument voor volwassenen werd ontwikkeld en is voor minderjarigen in ontwikkeling, dergelijk instrument zal gebruikt worden voor de ontwikkeling van persoonsvolgende financiering, er kwamen nieuwe uitvoeringsrichtlijnen voor de zorgregie en we ronden af met de vermelding van het ontwerpdecreet integrale jeugdhulp dat in juni 2012 werd goedgekeurd.
