Jaarverslag april Stichting Cerato

Jaarverslag 2013 12 april 2014

Jaarverslag 2013 Stichting Cerato

1


Inhoudsopgave Inhoudsopgave

………………………………………….

2

Inleiding

………………………………………….

3

Akkoordverklaring

………………………………………….

4

1. Uitgangspunten verslaglegging

………………………………………….

5

2. Profiel van de organisatie

………………………………………….

6

3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering

………………………………………….

9

4. Beleid, inspanningen en prestaties

………………………………………….

11

2


Inleiding In het jaarverslag 2013 wordt aandacht besteed aan die zaken waarmee de Stichting zich het afgelopen jaar heeft beziggehouden. In het jaarverslag blikken wij terug op de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de plannen zoals weergegeven in de verslagen van de vergaderingen met de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht, evaluatiedoelen in 2013 en de plannen voor 2014. In de komende jaren zal de awbz veranderen. De uitvoering van deze wet komt te liggen bij de gemeenten en de inkoop zal ook met de gemeenten plaatsvinden. Het feit dat de gemeente een bepalende rol zal gaan spelen in de allocatie van middelen schept onduidelijkheid in de wijze waarop de Stichting haar zorg kan inrichten. De Stichting ziet voor haar een specifieke rol weggelegd in de samenleving wat betreft de betaalbaarheid van de zorg en groei in zelfredzaamheid van haar doelgroep. Het beleid is erop gericht de jongeren te leren zich te blijven ontwikkelen zodat zij, ondanks hun beperkingen, hun eigen plaats in de maatschappij kunnen bewerkstelligen. Vraaggerichte zorg van en voor de cliënt past hierbij. De professionele zorgverleners en vrijwilligers werken samen om recht te doen aan het uitgangspunt dat jongeren zorg en ondersteuning ontvangen die aansluit bij hun ontwikkeling om te leren zelfredzaam te zijn in de maatschappij. Ik heb vertrouwen in de toekomst van Stichting Cerato en haar medewerkers, waaraan ik toevoeg dat de inzet en steun van vrijwilligers onmisbaar is.

Sophia van Daalen Algemeen directeur /Bestuurder

3


Akkoordverklaring: Raad van Toezicht/Bestuur

De heer W. Job Voorzitter

Mevrouw T. Smedema Secretaris

Mevrouw S. van Daalen Directeur/bestuurder

4


1. Uitgangspunten van de verslaglegging

Hoewel er geen wettelijke verplichting is tot het opstellen van een jaarverslag, hechten het bestuur en de Raad van Toezicht er aan, in het kader van transparantie en vanuit maatschappelijke betrokkenheid, verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid. 

Het verslag is een verantwoording aan de Raad van Toezicht.



Het verslag voldoet aan de wens om een platte en transparante organisatie te zijn.



Het verslag geeft informatie over de twee bedrijfssegmenten te weten: -begeleiding -naschoolse- en vakantieopvang.



De plannen voor 2014,

5


2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene gegevens Stichting Cerato Adres

Oosterstraat 24

Postcode

9203 BB

Plaats

Drachten

Telefoonnummer

0512-541444

Identificatienummer Kamer van Koophandel

01133908

E-mailadres

[email protected]

Website

www.stichtingcerato.nl

2.2 Structuur De juridische structuur van de organisatie is een stichtingsvorm. Gedurende het jaar 2013 werd de stichting bestuurd volgens het Raad van Toezichtmodel. Dit betekent dat de Raad van Bestuur de stichting bestuurt en dat de Raad van Toezicht integraal toezicht houdt op het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de stichting. De cliëntenraad was verantwoordelijk voor de zeggenschap door en belangenbehartiging van alle cliënten. Gezien het geringe aantal medewerkers is er geen medezeggenschapsraad ingesteld. De cliëntenraad had advies- , initiatief, informatie- en/of instemmingsrecht over onderwerpen die voor hen en hun achterban van belang zijn. Zij communiceren via overlegvergaderingen met het bestuur. De organische structuur gedurende het jaar 2013 kan als volgt worden weergegeven:

Raad van Toezicht

→

Raad van Bestuur Cliëntenraad Directeur

Mentoren en Begeleiders

Vrijwilligers 6


November 2013 heeft de cliëntenraad zichzelf opgeheven. Zij zag geen noodzaak vanwege de directe communicatielijnen binnen de stichting waarin voldoende overleg en inbreng aanwezig was. Daarnaast waren de meeste cliënten te zeer bezig met hun persoonlijke ontwikkeling en het overwinnen van hun beperkingen (ADHD, ODD, Asperger etc.). Het bestuur heeft besloten om over te gaan tot een klanttevredenheidsonderzoek. Er is voor onze vorm van zorgverlening nog geen enquête ontwikkeld. We zullen dit in de loop van 2014 zelf (laten) ontwikkelen. Niet alleen voor de cliënten, maar ook voor de ouders/verzorgers. We zullen elk jaar in november dit onderzoek uitvoeren zodat de uitkomsten verwerkt kunnen worden in het jaarverslag en verbeterpunten kunnen worden aangegeven voor het komende jaar.

2.3 Kerngegevens 2.3.1 Cliënten, capaciteit, productie, personeel, opbrengsten

Cliënten

Per december 2013

Aantal Cliënten dagbegeleiding

12

Aantal Cliënten naschoolse- en vakantiebegeleiding

2

Capaciteit Dagdelen/uren beschikbaar dagbegeleiding Dagdelen beschikbaar naschoolse begeleiding /wk. Dagen beschikbaar vakantiebegeleiding /wk.

120 dagdelen van 3 uur (12 cliënten/dagdeel x 10 dagdelen/wk.) 30 (6 cliënten/dag x 5 dgn./wk.) 30 (6 cliënten/dg.x 5 dgn./wk.)

Productie Aantal dagdelen dagbegeleiding Aantal dagen naschoolse begeleiding Aantal dagen vakantiebegeleiding

Effectief 39,5 3 0

Personeel Aantal medewerkers in loondienst 2013

12

Aantal FTE 2013

1,2

Vrijwilligers

2

Bedrijfsopbrengsten Opbrengsten

€ 142.454,-

7


2.3.2 Kernactiviteiten De stichting biedt twee soorten begeleiding gefinancierd door de AWBZ . Dagbegeleiding tijdens schooltijden en begeleiding na school en in vakanties. De Raad van Bestuur wil het aanbod gaan uitbreiden met behandeling. Dit maakt dagbehandeling mogelijk dat gefinancierd wordt uit de Zvw en waarin ook begeleiding opgenomen kan worden. Bovendien verdwijnt daarmee het spanningsveld voor de cliënten met de leerplicht, zij zijn in dagbehandeling. In 2014 zal deze mogelijkheid verder worden onderzocht.

2.4 Werkgebied Het werkgebied van de stichting wat betreft de AWBZ omvat de provincies Friesland, Groningen, Drenthe en Overijssel. Dit valt dus derhalve onder de zorgkantoren van Friesland, Groningen, Drenthe en Overijssel.

2.5 Samenwerkingsrelaties De stichting kent samenwerkingsrelaties op individueel cliëntniveau. De cliënt kiest of heeft gekozen haar/zijn eigen begeleider, behandelaar, onderwijsinstelling met daaraan verbonden onderwijsondersteunende functionarissen alsmede de groep onderwijsconsulenten. Er is tot nu toe samengewerkt met : Kinik Leeuwarden; ATN Drachten; Mentaal Beter Leeuwarden; praktijkvoerende psychologen, psychiaters en orthopedagogen in diverse gemeenten; RENN4 Friesland en Groningen; onderwijsconsulenten van Friesland, Groningen en Drenthe; leerplichtambtenaren van Smallingerland, Opsterland, Oost-Stellingwerf, Leeuwarden, Deventer, diverse gemeenten; Frieslandcollege afdeling VAVO; CSG Liudger Drachten.

8


3. Bestuur, Toezicht en bedrijfsvoering 3.1.1 Normen voor goed bestuur. Stichting Cerato is een transparante en platte organisatie. De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht hebben te allen tijde inzicht in de wijze waarop het beleid wordt vorm gegeven. In de vergaderingen met de Raden wordt daar ook uitvoerig over gesproken.

3.1.2 Raad van Bestuur/directie De Raad van Bestuur heeft de algemene leiding over de stichting. De dagelijkse leiding ligt bij de algemeen directeur. De Raad van Bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht conform de statuten. Samenstelling Raad van Bestuur: De heer M. Koedijk De heer B. Brugman, MA De heer mr. D. Brandenburg, jurist

Voorzitter Secretaris Penningmeester

In 2014 zullen we onderzoeken of modernisering van de Stichtingsstructuur raadzaam is.

3.2. Raad van Toezicht In 2012 zijn in het kader van de WTZI verklaring de statuten aangepast waardoor de Raad van Toezicht werd geformeerd. De Raad van Toezicht heeft als taak het toezicht houden op het besturen door de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken in de zorgorganisatie als maatschappelijke onderneming. De Raad van Toezicht staat de Raad van Bestuur met raad terzijde en vervult daarbij een klankbordfunctie. Verder is de Raad van Toezicht ondermeer verantwoordelijk voor de benoeming en het ontslag van de bestuursleden en de leden van de Raad van Toezicht. De heer Theo Scheper Mevrouw Titia Smedema De heer Wilbert Job

Voorzitter Secretaris Penningmeester

In augustus 2013 heeft de heer Scheper zich wegens persoonlijke redenen teruggetrokken. Sindsdien is de heer Job de huidige voorzitter. De Raad van Toezicht zal worden aangevuld.

3.3 Vergaderschema en activiteiten De Raad van Bestuur heeft 4 keer per jaar vergaderd en daar tussendoor onderling telefonisch contact met elkaar gehad. Op 30 november was er een gemeenschappelijke vergadering van de Raad van Bestuur met de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft daarnaast nog twee keer vergaderd.

9


Punten die o.a. op de agenda stonden: Het vinden van sponsors, beveiliging computers, huur en contract nieuw pand, ontwikkelen functieschema en personeelsplan, evaluatie doelen 2012,plannen 2013, jaarrekening 2012 en begroting 2014.

3.4 Honorering en onkostenvergoedingen De honorering bedraagt € 75,- per vergadering voor de bestuursleden van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. Daarnaast is er sprake van reiskostenvergoedingen.

3.5 Bedrijfsvoering Samengesteld plan doelen 2013 en plannen 2014. Dit stuk is van belang voor een evaluatie over de doelen van 2013 en de koers op toekomstige ontwikkelingen in de zorg. Zij zijn tevens van belang voor de kaders waarbinnen de medewerkers van Stichting Cerato hun werk kunnen doen. Om koers te kunnen bepalen is het noodzakelijk een visie te hebben op toekomstige ontwikkelingen in de zorg; zowel wat betreft de inhoud van de zorg als de condities zoals kwaliteit, betaalbaarheid, personeel en huisvesting. De kern van de strategie is het leveren van goede kwaliteit met een pakket aan mogelijkheden voor onze cliënten dat hen in staat stelt zelfredzamer te zijn. In het licht van de ontwikkelingen is het van belang over een heldere bedrijfsvoering te beschikken. Vraagstukken op het gebied van bedrijfsvoering, sturing op prestaties, kwaliteit en blijvende beschikbaarheid van medewerkers zijn de grote uitdagingen voor Stichting Cerato in de komende jaren. Een belangrijk hulpmiddel is het kwaliteitsproces dat ingericht en getoetst wordt op basis van de HKZ-normen. De normering stimuleert een blijvende ontwikkeling van de lerende organisatie die Stichting Cerato beoogt te willen zijn. Hierop zal vol worden ingezet in 2014. In verband met de kleinschaligheid zijn er wat betreft de continuïteit risico’s verbonden aan de bedrijfsvoering van Stichting Cerato. Anderzijds zit hierin ook de kracht vanwege de korte en heldere lijnen. 3.6 Cliëntenraad De Stichting hecht veel waarde aan het oordeel van haar cliënten wanneer er beslissingen worden genomen die direct of indirect voor hen van belang zijn. De cliëntenraad is in 2012 tot stand gekomen toen de Stichting een WTZI verklaring ontving. Ondanks pogingen van de Raad van Toezicht en de directeur om te zorgen dat de cliëntenraad een actieve rol ging spelen, is de cliëntenraad wegens onvoldoende belangstelling ontbonden. Besproken is om een cliënttevredenheidsonderzoek te ontwikkelen en tenminste één keer per jaar te laten plaatsvinden.

10


4. Beleid , inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Voor de jaren 2012 – 2014 ligt er een meerjarenbeleidsplan met onderliggend de jaarplannen en – verslagen. De voorgaande jaren waren vooral gericht op de ontwikkeling van adequate en effectieve zorg op maat in samenwerking met onze cliënten en hun ouders/verzorgers.

4.2 Inspanningen en prestaties In 2012 is begonnen met het professionaliseren van organisatie. Er werd een bedrijfsplan gemaakt, de boekhoudkundige problemen werden opgelost waardoor meer inzicht kwam in de financiële huishouding, het gezicht (website en huisstijl) en de telefonische bereikbaarheid van Stichting Cerato werden verbeterd en er werd naarstig en succesvol gezocht naar een beter passend gebouw . In 2013 vond de verhuizing plaats; de brandveiligheid van het nieuwe pand werd deels geïmplementeerd; de vindbaarheid van de stichting werd verder verbeterd; de uitstraling door middel van huisstijl, visitekaartjes en folder werden verbeterd of opnieuw vorm gegeven; er kwam meer lijn in de personeelsstructuur; zorgovereenkomsten en declaraties werden afgestemd op de eisen van het zorgkantoor; zorgplannen en evaluaties met de vormgeving van de zorgstructuur werd flink verbeterd en aangepast; de maatschappelijke en politieke ontwikkelingen op awbz-zorg werden nauwlettend gevolgd en er werd beleid op gemaakt. In 2014 wordt gestreefd naar een optimale zorgstructuur in de uitvoering; het mogelijk maken van het volgen van agressietraining door mentoren en directeur; optimalisatie van de brandbeveiliging; optimalisatie van de personeelsstructuur; optimalisatie vindbaarheid; naamsbekendheid; HKZcertificering; vergroting van ons netwerk; aansluiting bij een koepel om ZIN-financiering mogelijk te maken; inzicht en achtergronden van behandeling; organisatie van symposia.

4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid De stichting streeft ernaar om in de loop van 2014 te werken met een kwaliteitsmanagementsysteem. De intentie is de kwaliteitsmetingen met een vooraf vastgestelde frequentie te analyseren en te bespreken met het management van de organisatie. Naar aanleiding van de resultaten wordt het beleid bijgesteld/geborgd. Kwaliteitsvisie Kwaliteit wordt gezien als het voldoen aan de eisen en/of verwachtingen van de cliënt. Dit betekent dat Stichting Cerato streeft naar het leveren van diensten zoals is afgesproken met de cliënt. Binnen de visie op kwaliteit is het van belang om alle activiteiten die leiden tot de uiteindelijke dienst aan de klant:  te beheersen;  te toetsen;  te optimaliseren. 11


Kwaliteitsbeleid is gericht op het inzichtelijk maken van het totale zorgproces en de ondersteunende processen. De interacties tussen de processen onderling worden hierbij beschreven: - inzicht in de realisatieprocessen (besturend proces, ondersteunende processen en het primaire proces); - inzicht in de interactie tussen de processen; - benoemen van kritieke punten en aandachtspunten in de keten van acties; - beheersing van kritieke punten en aandachtspunten in de keten van acties; - benoemen meetpunten, meetmethoden en indicatoren om de processen te optimaliseren. Het kwaliteitsbeleid is gericht op: - beheersing van de kwaliteitsdocumenten; - het betrekken van alle medewerkers bij de kwaliteitszorg; - het voldoen aan weten regelgeving; - een georganiseerd kwaliteitssysteem; - het aanvragen van het HKZ-certificaat; - het continu verbeteren en behalen van in het beleid geformuleerde doelstellingen. - Een jaarlijkse organisatiebeoordeling die plaatsvindt aan de hand van resultaten die voortkomen uit de metingen en normen uit het kwaliteitsmanagementsysteem. In 2013 heeft de nadruk gelegen op: - verdere implementatie van beheersmaatregelen. - het creëren van draagvlak en het overdragen van kennis binnen de organisatie.

4.4. Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten 4.4.1 Kwaliteit van zorg In 2013 is, naast enkele (kwaliteits)projecten zoals BHV, veel aandacht gegeven aan het zorgplan. In het zorgplan wordt gestreefd naar een klantgerichte benadering en begeleiding: mogelijkheden, wensen en behoeften van de cliënt vormen te allen tijde het uitgangspunt. In samenspraak met de cliënt met de ouders/verzorgers worden afspraken gemaakt die worden vastgelegd in het zorgplan. Maandelijks wordt daarop gereflecteerd door cliënt met de mentor. Driemaandelijks evalueert de mentor het zorgplan aan de hand van de reflectieverslagen en de observatie en eigen bevindingen. De mentor bespreekt de reflecties en evaluaties met de locatiedirecteur die dit weer bespreekt met de ouders. Elk jaar in januari wordt een nieuw zorgplan gemaakt. In 2014 gaat volgens deze structuur gewerkt worden. In de loop van 2013 zijn de mentoren binnen stichting Cerato hierover uitvoering geïnformeerd. De volgende punten zijn toegelicht: - vraaggericht werken met aandacht voor het centraal stellen van de cliënt, - het achterhalen van haar/zijn wensen en behoeften; - methodisch werken aan de hand van het zorgplan; - het SMART dan wel RUMBA formuleren van (zorg)doelen en rapporteren volgens SOAPmethodiek; 12


4.4.2 Klachten Overeenkomstig de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector, is bij stichting Cerato een klachtenregeling van toepassing. In deze regeling is vastgelegd wat cliënten kunnen doen wanneer zij ontevreden zijn over de zorgen dienstverlening. Om de drempel voor het indienen van klachten te verlagen is een onafhankelijke klachtenfunctionaris/vertrouwenspersoon benoemd. Bij deze onafhankelijke klachtenfunctionaris zijn geen klachten binnen gekomen. 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.5.1 Personeelsbeleid Om medewerkers te ondersteunen en te behouden is een goed personeelsbeleid van groot belang. Wij zien het als een belangrijke taak als werkgever een plezierige, veilige en inspirerende werkplek te bieden, waarin medewerkers kunnen leren, zich ontplooien en waar, vanuit de werkgever, oog is voor het welbevinden van medewerkers en vrijwilligers. Zij zijn immers het kapitaal van de stichting. In december 2014 wordt een medewerkertevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Kengetallen In 2013 bestond de formatie, gemeten over het gehele jaar, uit 1,2 Fte. Per 31 december 2013 waren in totaal 5 personen in dienst, inclusief oproepkrachten. Van deze 1,2 Fte (3 vrouwen en 2 mannen) hebben 2 personen een regulier parttime dienstverband, 3 personen hebben een contract op oproepbasis. De gemiddelde leeftijd van het personeel, gemeten over het totaal aantal medewerkers bedraagt 38 jaar. Het aantal personeelsleden met een leeftijd van 55 jaar of ouder bedraagt 2. Het ziekteverzuim in 2013 bedraagt 0% (incl. zwangerschap). Deze verzuimcijfers zijn identiek aan het voorgaande jaar. De oproepkrachten blijven in een vervangingspool. 4.5.2 Kwaliteit van het werk Scholing Zoals eerder beschreven zijn de mentoren intern opgeleid in het hanteren van het zorgplan en de evaluaties daarop. Omdat de stichting een specifieke doelgroep heeft, vereist dit een specifieke aanpak van de medewerkers. Zij worden intern opgeleid in de stichting door de mentoren en de directeur. Van de medewerkers wordt wel een hoge vooropleiding vereist. Dit staat beschreven in het handboek personeel. 4.6 Samenleving Eén van de speerpunten van stichting Cerato is zelfredzaamheid en een passende ontwikkeling binnen een sociale context. Op school of op de werkplek worden onze clënten vaak niet begrepen. Hiervoor biedt de stichting begeleiding die passend is voor de cliënt. Ons doel daarbij is dat door passende begeleiding de cliënt kan participeren en integreren en zich verantwoordelijk voelt voor zijn eigen school- en/of werkomgeving. Stichting Cerato wil een actieve bijdrage leveren en een centrale rol spelen in het ontwikkelen daarvan. 13

Jaarverslag april Stichting Cerato

Recommend Documents