Jaarverslag 2015 en Jaarplan 2016 Cliëntenraad van de locaties Eldenstaete en Tertzio
April 2016
Inhoudsopgave 1. Inleiding
3
2. Samenstelling en werkwijze cliëntenraad
3
3. Korte terugblik 2015
4
4. Speerpunten 2016
6
1.
Inleiding
Stichting Pleyade is een overkoepelende organisatie voor wonen, zorg en welzijn in Arnhem. Pleyade bestaat uit 7 locaties waaronder Eldenstaete en Tertzio. Pleyade heeft ook een onderdeel Revalidatie en een onderdeel Thuiszorg. In Eldenstaete wordt verpleeghuiszorg geboden in de vorm van kleinschalig wonen voor ouderen met dementie en andere psychogeriatrische problemen. Eldenstaete bestaat uit 3 woongebouwen met in totaal 29 groepswoningen. Iedere groepswoning biedt plaats aan in principe 6 tot 8 bewoners, die samen een huishouding vormen. Naast de gezamenlijke woonkamer, beschikken de bewoners over een eigen zit/slaapkamer. Op deze locatie bevinden zich ook 41 Verzorgd wonen appartementen die verhuurd worden door woningcorporatie Vivare en waarbij de zorg geleverd wordt door Pleyade. De locatie Tertzio is een complex met aanleunwoningen, verzorgingshuisplaatsen en verpleeghuisplaatsen onder één dak. De verpleegunit biedt plaats aan 30 cliënten in een kleinschalig opgezet huis en is bestemd voor mensen met een lichamelijke beperking die hier langere tijd zullen wonen. De visie en missie van Pleyade is: ‘De cliënt staat centraal’. De cliënten moeten kunnen leven in een door hun zelf gekozen sociale omgeving en bepalen zo hun eigen kwaliteit van leven. Zij willen daar zelf zoveel mogelijk regie over hebben en houden. 2.
Samenstelling en werkwijze cliëntenraad
Doordat de cliënten van Eldenstaete in principe niet meer in staat zijn de eigen belangen te behartigen hebben familieleden van de cliënten zitting in de cliëntenraad. Van Tertzio kunnen cliënten zelf zitting hebben in de cliëntenraad. Vrijwilligers die nauw en intensief betrokken zijn bij Eldenstaete of Tertzio kunnen ook als lid van de cliëntenraad benoemd worden. Op dit moment is de bezetting van de cliëntenraad niet volledig: wij streven naar een evenredige verdeling van de leden over de gebouwen van Eldenstaete en Tertzio. Op basis van deze verdeling zitten er voor Eldenstaete 5 vertegenwoordigers in de cliëntenraad en voor Tertzio 2. De cliëntenraad bestond in 2015 uit een voorzitter en 6 leden. Helaas is Tertzio nog steeds niet vertegenwoordigd in de cliëntenraad. Het is niet eenvoudig gebleken om nieuwe kandidaten te vinden indien leden vertrekken bijvoorbeeld door het overlijden van hun familielid. Ook de functie van voorzitter is nog steeds vacant. Het aanmelden van de functie bij de vrijwilligerscentrale en het benaderen van potentiële kandidaten heeft nog geen resultaat gehad. In 2016 wordt onderzocht of het mogelijk is een voorzitter te vinden in een geheel andere ‘vijver’: wellicht kan het voorzitterschap als een soort stageplek worden aangeboden. Relevante scholen of opleidingsinstituten worden hierover benaderd.
De cliëntenraad vergadert in principe iedere maand op de laatste woensdag van de maand. De cliëntenraad maakt bij de werkzaamheden gebruik van de (extern) adviseur cliëntenraden Pleyade. Eén van de teamhoofden zorg is het eerste deel (voor de pauze) van de vergadering aanwezig. Voor belangstellenden is het mogelijk een vergadering bij te wonen. Het directe contact met cliënt en/of familie op het niveau van de huiskamer of afdeling is de belangrijkste vorm van cliëntinspraak. Hier komen in een kleine setting de onderwerpen aan bod die direct van belang zijn voor het welbevinden van de cliënt. Hier kan het gaan over het eten, is het schoon in de huiskamer/ afdeling, is het aanbod aan activiteiten voldoende etc. Tijdens dit overleg komen ook algemene zaken aan bod zoals uitleg over dementie, voortgang en inrichting ECD (elektronisch cliënten dossier). Dit is geen geformaliseerde vorm van inspraak maar wel zeer belangrijk: het raakt het dagelijkse leven van de cliënt. De feitelijke uitvoering van het beleid en de resultaten daarvan in termen van dagelijkse zorg worden besproken in de vergadering van de cliëntenraad. Indien er zaken uit de huiskamergesprekken naar voren komen die acties noodzakelijk maken zal de cliëntenraad bewaken dat deze daadwerkelijk plaatsvinden. In de vergadering van de cliëntenraad is dit een terugkerend onderwerp voor het overleg met het management. De Pleyade brede beleidsstukken worden niet in de cliëntenraad van de locatie behandeld; advisering vindt plaats in de centrale cliëntenraad (CCR). De CCR bestaat uit leden die ook zitting hebben in de locatieraden. Dit is noodzakelijk om verbonden te blijven met de basis van cliëntinspraak: optimale zorg verlenen aan de cliënt. 3.
Korte terugblik 2015
De cliëntenraad heeft in 2015 nagenoeg iedere maand een vergadering gehouden. De vergadering kent een vaste opbouw: voor de pauze worden de onderwerpen besproken waarop een directe reactie van het management gewenst is. Na de pauze worden de overige onderwerpen behandeld alsmede de eigen waarnemingen van de leden van de raad. Dit zijn zaken die zijn opgevallen bij het bezoek aan de familie; hiervan wordt vastgesteld of het een incident betreft of dat nadere actie gewenst is. Hieronder wordt kort ingegaan op de zaken die voor 2015 als speerpunt zijn benoemd. De cliënt heeft de regie’ in de praktijk Goede zorg voor kwetsbare mensen vereist een samenspel tussen professionele medewerkers en cliënten en familieleden. De noodzakelijke verandering is dat het gaat om een voortdurend gesprek tussen professional en cliënt. Wanneer de cliënt verminderde regie heeft gaat dit gesprek over het ondersteunen in het voeren van deze regie en niet over het overnemen hiervan.
De cliëntenraad is voorstander van de aanwezigheid van de contactpersoon bij het multidisciplinair overleg (MDO). Hieruit blijkt dat de mening van de familie serieus genomen wordt. In 2015 is in gebouw A een pilot gestart met het uitnodigen van de contactpersoon voor het MDO. Deze pilot is op zich goed verlopen. De meerwaarde van de aanwezigheid van de contactpersoon wordt onderkend. Het is gebleken dat dit overleg niet altijd in aanwezigheid van alle disciplines hoeft te zijn. Individueel overleg tussen de diverse disciplines en contactpersoon kan ook toereikend zijn. In 2016 wordt onderzocht wat een optimale setting is. Basis op orde: inzicht in de geleverde kwaliteit Verantwoorde zorg is dikwijls een subjectief begrip. Vaak gaan gesprekken over de kwaliteit van zorg over het wel of niet voldoen aan een theoretisch kader. De cliëntenraad heeft hier ook mee te maken. In hoeverre geconstateerde tekortkomingen vallen in de categorie incidenteel of toch structureel is lastig te bepalen. Het door Pleyade gehanteerde dashboard was een stap in de goede richting: simpel kon worden weergegeven (rood, oranje of groen) of werd voldaan aan de voorwaarden voor verantwoorde zorg. De cliëntenraad heeft behoefte aan eenduidige en objectieve informatie over de kwaliteit van de dagelijkse zorg. Als in rapportages tekortkomingen gesignaleerd worden vindt de cliëntenraad het haar taak om verbeteracties te beoordelen maar ook te monitoren. De cliëntenraad wil structureel gebruik maken van periodieke informatiestromen over de kwaliteit van de geleverde zorg. Dit laatste is nog in onvoldoende mate gelukt. De cliëntenraad vindt het belangrijk om de kwaliteit van de zorg te bespreken aan de hand van objectieve informatie. De beschikbaarheid hiervan is een probleem gebleken. De informatie over de geleverde zorg moet eenvoudig, eenduidig en helder gecommuniceerd worden met de leden van de cliëntenraad. 4.
Speerpunten 2016
Ieder jaar formuleert de cliëntenraad een thema of een aantal speerpunten. In 2016 wil de cliëntenraad extra aandacht besteden aan de hieronder toegelichte onderwerpen. De wensen van de cliënt zijn leidend, niet het zorgproces Pleyade stelt de cliënt centraal. Dat is eenvoudig opgeschreven in een visie maar lastig te realiseren binnen het complexe zorgproces. Pleyade heeft aangegeven dat men in 2016 wil toegroeien naar een organisatie waarbij dit in alle geledingen het uitgangspunt vormt. Dat begint bij het vastleggen van de wensen van de cliënt in het zorgdossier. Ook als het gaat om zaken die vooralsnog niet te realiseren zijn in de huidige praktijk van alledag wil men deze wensen toch vastleggen en als doelstelling vasthouden en bespreken met cliënt en/of contactpersoon. De cliëntenraad volgt dit proces nauwlettend en staat vierkant achter deze ambitie. De cliëntenraad wil graag meegenomen worden in het realiseren van deze doelstelling en zal
successen en valkuilen steeds agenderen voor het overleg met het verantwoordelijk management. Besteding van (een deel van) de innovatiegelden De Raad van Bestuur van Pleyade heeft besloten dat de besteding van een deel van het innovatiebudget 2016 zal plaatsvinden op voordracht van de CCR. De lokale cliëntenraden kunnen bij de CCR plannen indienen voor de besteding van dit geld. De cliëntenraad van Eldenstaete / Tertzio heeft de teamhoofden zorg gevraagd voor 15 maart 2016 innovatieve plannen bij hen in te dienen die rechtstreeks ten goede komen aan de cliënten. De cliëntenraad beoordeelt deze plannen en zal proberen de plannen die in de visie van de cliëntenraad het meeste opleveren voor de cliënten te (laten) realiseren. Huiskamergesprekken Om goed te weten wat er leeft bij de bewoners en/of familieleden is het zaak regelmatig te vragen naar de ervaringen. Het gaat hier over een informeel overleg in een, bij de huiskamer passende, setting. Bij dit overleg is geen sprake van een agenda maar relevante zaken worden wel vastgelegd en ingebracht bij de cliëntenraad. In 2015 is structureel houden van huiskamergesprekken verder ingevoerd. De cliëntenraad ontvangt per halfjaar de planning van deze huiskamergesprekken en wil bij zoveel mogelijk van deze gesprekken aanwezig zijn. Dit is voor een cliëntenraad namelijk belangrijke informatie over hoe cliënten en/of contactpersonen de dagelijkse zorg ervaren De uitkomsten worden zoals eerder aangegeven in het overleg met de teamhoofden zorg besproken.
Communicatie met de achterban De cliëntenraad gaf in het verleden periodiek een nieuwsbrief uit. In deze nieuwsbrief werd verslag gedaan van de besproken onderwerpen en de laatste ontwikkelingen. Op verzoek van de gebiedsmanager van Pleyade is besloten geen nieuwsbrief meer te versturen. Pleyade streeft naar een uniforme informatievoorziening: vanuit Pleyade als zorgaanbieder maar ook vanuit de cliëntenraden van Pleyade. Eind 2015 is een cliënttevredenheidsonderzoek (CTO) uitgevoerd waarbij ook enkele vragen over het functioneren van de cliëntenraad zijn gesteld. De uitkomsten van dit onderzoek gaven een divers beeld:
Bent u bekend met de cliëntenraad? Cliënten
Aantal % ja
% nee
Contactpersonen Aantal
% ja
% nee
Tertzio
10
50%
50%
Eldenstaete A Eldenstaete B Eldenstaete D
20 20 10
80% 55% 60%
20% 45% 40%
Pleyade totaal
99
55%
45%
Pleyade totaal
101
72%
28%
Wordt u voldoende op de hoogte gehouden van de activiteiten van de cliëntenraad? Cliënten
Aantal % ja
% nee
Contactpersonen Aantal
% ja
% nee
Tertzio
10
40%
60%
Eldenstaete A Eldenstaete B Eldenstaete D
17 14 4
65% 36% 50%
35% 64% 50%
Pleyade totaal
86
34%
66%
Pleyade totaal
65
62%
38%
Welk cijfer geeft u de cliëntenraad? Cliënten
Aantal Cijfer
Contactpersonen Aantal
Cijfer
Tertzio
10
5,9
Eldenstaete A Eldenstaete B Eldenstaete D
14 9 6
6,4 6,9 6,8
Pleyade totaal
63
5,4
Pleyade totaal
58
6,9
Deze resultaten zijn slechts indicatief maar geven wel aan dat het noodzakelijk is het bestaan en de werkzaamheden van de cliëntenraad voortdurend onder de aandacht te brengen.
Een goede start is in dit verband gemaakt: in de periodieke uitgave van Pleyade (Pleyn) zal in ieder nummer aandacht zijn voor de cliëntenraden van Pleyade. Ook zal een student van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen een onderzoek doen naar de positionering van de cliëntenraden van Pleyade. Dit onderzoek zal ook resulteren in het doen van aanbevelingen over de communicatie met de cliënten en contactpersonen. Samenvattend geldt ook voor 2016 het volgende: • Het gezamenlijke doel staat voorop. Alles is gericht op het realiseren van verantwoorde zorg voor cliënten en streven naar een optimale kwaliteit van leven. Uiteraard is er hierbij sprake van verschillende verantwoordelijkheden. Pleyade is primair verantwoordelijk voor de kwaliteit van de zorg en de cliëntenraad is slechts de spreekbuis van de cliënt en zijn of haar familie. De cliëntenraad neemt daarbij een positief kritische houding aan om eerder genoemd gemeenschappelijk doel te realiseren. • Het goede behouden: in 2015 is het gelukt om structureel huiskamergesprekken te houden. De uitkomsten hiervan zijn positief en verdienen een continuering in 2016. Structurele vastlegging van de uitkomsten is belangrijke input voor de cliëntenraad. Nut en noodzaak van familiebijeenkomsten met een algemeen thema moet in gezamenlijk overleg bepaald worden. De doelgroep voor deze bijeenkomsten moet, afhankelijk van het onderwerp, ook breder worden. Algemene voorlichting over dementie moet ook toegankelijk zijn voor bewoners van de wijk. Dit is zeker in lijn met de nieuwe koers van Pleyade. • Transparantie en openheid: het management (teamhoofden zorg) neemt de cliëntenraad mee in het besluitvormingsproces t.a.v. zorggerelateerde onderwerpen. Het tijdig informeren van de cliëntenraad heeft een positief effect op de besluitvorming. Transparantie over inzet van personeel of het besteden van de beschikbare middelen kan veel onrust en onduidelijkheid wegnemen. In 2016 zal bij wijze van proef in Eldenstaete een bijeenkomst georganiseerd worden waarbij familieleden helder wordt uitgelegd hoe de inzet van personeel en de besteding van gelden is georganiseerd.
