Jaarverslag 2011 Bestuur Stichting Eigen Bouw. De stichting wordt vanaf 1-1-2010 bestuurd door een directeur-bestuurder. De directeur-bestuurder is belast met het besturen van de stichting, wat ondermeer inhoudt dat de bestuurder verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en resultaatontwikkeling van de stichting. In de akte van statuten wijziging Stichting Eigen Bouw d.d. 31-12-2009 en het directiestatuut d.d. januari 2010 zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeurbestuurder nader vastgelegd. De Raad van Toezicht heeft, conform de wet en de Governance Code Woningcorporaties, tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de Stichting Eigen Bouw. Jaarlijks beoordeelt de Raad van Toezicht het functioneren van de directeur-bestuurder. De directeur-bestuurder nam in 2011 acht maal deel aan een vergadering met de Raad van Toezicht. Tevens was er zestien maal een voor- of werkoverleg respectievelijk met de voorzitter of één van de andere leden van de raad. Zowel met de huurdersvereniging Eigen Bouw als met de ondernemingsraad voerde de directeur-bestuurder twee maal een regulier overleg. Ook werden in diverse individuele gesprekken de contacten met de overige belanghouders onderhouden. Daarnaast heeft de directeur-bestuurder aan enkele bijeenkomsten deelgenomen die door Aedes of de Gemeente Deventer werden uitgeschreven. Conform de statuten van Stichting Eigen Bouw vindt er één maal per jaar een gezamenlijke vergadering plaats waarbij de directeur-bestuurder, de Raad van Toezicht, de klachtencommissie en het bestuur van Huurdersvereniging Eigen Bouw aanwezig zijn. In deze vergadering worden de jaarverslagen van de verschillende gremia besproken.
Ondernemingsplan 2007-2012 Ook voor het jaar 2011 waren weer diverse speerpunten aangewezen. Hierna komen de voornaamste onderwerpen aan de orde. 1. Versterken uitdragen imago Dit is een blijvend proces waarin wij trachten het huidige gunstige imago en de naamsbekendheid van onze stichting verder te verbeteren. Door middel van het bewonersblad en de website trachten wij de huurders en belanghouders te informeren over ontwikkelingen bij SEB. Een aantal maal in 2011 is in diverse media over activiteiten of projecten van SEB gepubliceerd, zoals het nieuwbouwproject, de ondertekening van het hennepprotocol en over gedane donaties; Diverse doelen in het kader van het Deventer jeugdvoetbal werden gesponsord. Bij sponsoring wordt een tegenprestatie gevraagd in de vorm van een naamsvermelding o.d.. Daarnaast werden donaties gedaan aan de huurdersvereniging en de vier bewonerscommissies. Stichting Present en de Deventer Bomenstichting kregen een eenmalige schenking. Ook werden een aantal wensen van bewonersgroepen op het gebied van leefbaarheid gehonoreerd. Voor een donatie vraagt SEB geen tegenprestatie.
Een groep bewoners uit de IJsselflat, de Rembrandtflat, de P. Bothstraat en De Kogge hebben in 2011 de gelegenheid gehad om op kosten van SEB een (herhalings)cursus tot AED-bediener te volgen. Dit geldt eveneens voor het personeel, het bestuur en de Raad van Toezicht van SEB. Verbeteringen in de dienstverlening werden doorgevoerd naar aanleiding van de resultaten van de in 2011 door het KWH verrichtte meting. “Een 7,9” was de totaalscore van schriftelijke enquêtes onder de huurders, het onderzoek naar de telefonische bereikbaarheid, vragen en bezoeken van mysterie klanten en de beoordeling van ons schriftelijk informatiemateriaal, onder andere op de website. Aan Ecorys Nederland b.v. werd opdracht verstrekt voor het uitvoeren van een visitatie met als doel het verkrijgen van een gestructureerd oordeel over het volkshuisvestelijk en maatschappelijk presteren van Stichting Eigen Bouw. Naast de beoordeling van een groot aantal beleidsdocumenten en verslagen werden de directeur-bestuurder, de Raad van Toezicht, een afvaardiging van Huurdersvereriging Eigen Bouw en wethouder Swart van de gemeente Deventer door de visitatiecommissie ondervraagd. Het geïntegreerde eindoordeel van de visitatie was “een 7,0” hetgeen gelijk is aan de norm.
2. Samenwerking zorgaanbieder / inrichten zorgloket Met de Stichting Ludgerus uit Deventer zijn de gesprekken voortgezet over de mogelijkheden van samenwerking en het realiseren van zorg en welzijnsfaciliteiten voor de bewoners van de Rembrandtkade. Naar aanleiding van deze besprekingen is de notitie “Woonconcept voor de nieuwe senior” opgesteld. Besluitvorming hieromtrent zal binnenkort plaatsvinden. Vanaf 1 november 2010 is de openstelling van het Serviceloket “Samen met U!” uitgebreid van één naar twee dagdelen per week. Om een verdere invulling te geven aan de samenwerking is er voor gekozen om het Serviceloket vanaf dat moment te laten bemensen door één medewerker van Ludgerus. Aan de P. Bothstraat 112 beschikt het serviceloket over een faciliteit met een receptie/balie voor de disciplines wonen en zorg en een bijeenkomstfunctie voor het organiseren van welzijnsactiviteiten en/of overleg met huurdersorganisaties.
3. Verhuur en Beheer De omvang van ons woningbezit bedraagt ultimo 2011; 814 woningen. Eigen Bouw werd in 2011, als gevolg van stagnerende doorstroming vanuit de koopsector, voor het eerst sinds jaren geconfronteerd met leegstand in het geliberaliseerde bezit. Om de negatieve gevolgen van langdurige leegstand te beperken wordt extra geïnvesteerd in promotiemateriaal, advertenties en het organiseren van kijkdagen in een (model)woning. Ondanks de economische crisis is de huurachterstand in 2011 gedaald ten opzichte van het voorgaande jaar. Door een strak incassobeleid is van de in totaal tien (2010: 13) door het bestuur genomen besluiten tot dagvaardiging en vervolgens aanzeggingen tot ontruiming uiteindelijk slechts één woninguitzetting geëffectueerd. In februari 2011 ontvingen wij van de gemeente Deventer bericht dat de bestemming van de bedrijfsruimten aan het Koggeschip is verruimd met detailhandel. Dit heeft er toe geleid dat een tweetal leegstaande bedrijfsruimten aan detaillisten zijn verhuurd. De verhuur van het -2-
nog niet verhuurde vloeroppervlak blijft ons zorgen baren en is onverminderd punt van aandacht. Aan de van Lithstraat en het Treurwilgpad zijn na het vertrek van de zittende huurders, drie eengezinswoningen vrijgekomen voor verkoop. Van de in totaal vier woningen die in 2011 te koop stonden werd alleen de woning Weg door den Waterpot 55 verkocht. In het afgelopen jaar is het planmatig onderhoud conform planning uitgevoerd. Een uitzondering hierop vormen de complexen waar planmatig onderhoud in combinatie met de uitvoering van energiebesparende maatregelen is gepland. Het Strategisch VoorraadBeleid van Eigen Bouw wordt één keer per vijf jaar geactualiseerd. Dat wil zeggen dat het woningbezit in portefeuille getoetst wordt aan de beleidsdoelstellingen uit het ondernemingsplan en de heersende marktsituatie. Het beleid wordt indien noodzakelijk bijgesteld voor de komende jaren. Een belangrijk gegeven is dat het woningbezit van Eigen Bouw voor een groot deel bestaat uit woningen die circa 50 jaar oud zijn en zich aan het einde van de exploitatietijd bevinden. Ook spelen trends in de woningmarkt een rol, zoals de welvaartsstijging, vergrijzing en de stelselherziening. De doelstelling die SEB zich in het ondernemingsplan heeft gesteld richt zich op het bieden van goede comfortabele en onderscheidende huisvesting in het stedelijk gebied, met name voor de doelgroep 55-plus. Om deze doelstelling te kunnen realiseren is het noodzakelijk om het woning bezit te transformeren en in nieuwbouw te investeren. De mogelijkheden om nieuwe woningen te bouwen is echter sterk afhankelijk van de financiële situatie van SEB . De solvabiliteit is thans nog gezond maar vertoont een dalende trend als gevolg van de voorgenomen investeringen. Om financieel gezond te blijven dient het eigen vermogen te worden vergroot door verkoop van onroerend goed. De gemaakte keuzes worden thans verwerkt in beheer- en verkoopplannen voor de nabije toekomst en ontwikkelplannen voor de lange termijn. Vervolgens zal besluitvorming plaatsvinden. Hierbij wordt te zijner tijd ook advies bij de Huurdersvereniging ingewonnen.
4. Herstructurering Rembrandtkade Medio januari werden de laatste 19 sleutels uitgegeven van de vrije sector appartementen Ruysdaelstraat 117 – 622. Op 25 maart jl. werd de bouwperiode afgesloten en het nieuwbouwcomplex officieel in gebruikgenomen. Tijdens een feestelijke bijeenkomst in de stallingsgarage onder het wooncomplex, waarbij circa 180 bewoners en genodigden aanwezig waren, werden onder het genot van een hapje en drankje diverse toespraken gehouden en cadeau’s aangeboden. Ook werd de naam van het wooncomplex “Uiterwaerde” onthuld. Voor de bewoners van de Rubbensstraat en Nic. Maesstraat werd met ingang van 1 juli 2009 het sociaalplan Herstructurering Rembrandtkade, deelplan 2 van kracht. Het sociaalplan omvat een bundeling van regelingen en afspraken, die gelden voor de huurders met een huurovereenkomst voor onbepaalde tijd, waarvan de woning gesloopt gaat worden. Het gaat in grote lijnen over de rechten en plichten van huurder en verhuurder bij het vinden van vervangende woonruimte en de gemaakte afspraken over het beheer van de woning tot aan de sloopdatum. Inmiddels hebben 33 van de 36 huishoudens (92%) gebruik gemaakt van de regelingen uit het sociaalplan. Twaalf huishoudens zijn verhuisd naar een sociale huurwoning in de nieuwbouw P. Bothstraat/ Ruysdaelstraat, zes huishoudens naar een andere woning van Eigen Bouw en vijftien huishoudens hebben elders een passende woning kunnen vinden. De vrijkomende woningen worden tot aan de sloop tijdelijk verhuurd. -3-
5. Energiebesparing In het antwoord aan de Samenleving hebben de bij Aedes aangesloten corporaties een toezegging gedaan om in een periode van tien jaar een gasbesparing van 20% in hun woningbezit te realiseren. Door de plannen voor energiebesparing te combineren met de uitvoering van (groot)onderhoud blijven de meerkosten van deze ingrepen beperkt. Zodoende kan voor een kleine huurverhoging direct een verlaging van de energierekening en in de toekomst slechts een beperkte stijging van de woonlasten worden bewerkstelligt. Om praktijkervaring op te doen is Eigen Bouw in het najaar van 2010 gestart met de voorbereiding van een energiebesparingproject bij de flatwoningen Ceintuurbaan 363 t/m 393. Naar verwachting zal in het voorjaar van 2012 met de uitvoering van werkzaamheden worden gestart.
6. Automatisering Om onze klanten optimaal te blijven bedienen en de bedrijfsprocessen soepel te laten verlopen moet het automatiseringssysteem up to date gehouden worden. In 2011 is daarom de software voor het vastgoedbeheer vernieuwd. Het automatiseringssysteem biedt ons tevens de mogelijkheid om de bedrijfsprocessen beter te beheersen en te sturen. In het afgelopen jaar is verder gewerkt aan het ontsluiten van de informatie die in het systeem wordt opgeslagen en het bouwen van een kwaliteitsmodel om de prestaties en bedrijfsrisico’s van SEB te meten, te rapporteren en bij te sturen. Ook werd in 2011 gestart met fase 2 van de vernieuwing van de website van Eigen Bouw. Fase 2 omvat het toevoegen van een interactief deel aan de website waar individuele klanten 24-uur per dag en zeven dagen in de week administratieve handelingen met SEB kunnen verrichten alsmede het toevoegen van een belanghebbenden archief waarin documenten geraadpleegd kunnen worden. Het regelen van zaken met Eigen Bouw achter de computer wordt hierdoor in 2012 mogelijk.
7. Beschrijven (actualiseren) bedrijfsprocessen Om de onderneming eenduidig en efficiënt te kunnen (be)sturen dienen de activiteiten en werkprocessen van de onderneming, voor alle medewerkers, inzichtelijk te zijn en in een document te worden vastgelegd. De werkprocessen van SEB zijn voor het laatst in 2004 beschreven. Sindsdien zijn er diverse wijzigingen in de organisatie doorgevoerd en is de kantoorautomatisering volledig vernieuwd. Met de noodzakelijke actualisatie van de procesbeschrijvingen is dit najaar is een aanvang.
8. Opstellen ondernemingsplan 2012 - 2017 Stichting Eigen Bouw actualiseert eenmaal in de vijf jaar haar ondernemingsplan. Het ondernemingsplan is gericht op de ontwikkeling van de onderneming en vooral bedoeld om de onderneming beter te laten functioneren. Onderwerpen die o.a. in het ondernemingsplan worden uitgewerkt zijn: het strategisch beleid, het operationeel beleid en het beleid m.b.t. management&control. Eind 2011 is een start gemaakt met het schrijven van het nieuwe ondernemingsplan dat in de loop van 2012 zal worden gepresenteerd.
-4-
Tenslotte Het bestuur heeft in dit jaarverslag getracht u een beeld te schetsen van de belangrijkste zaken die zich in 2011 hebben voorgedaan of in gang zijn gezet. Ook voor het jaar 2012 liggen nieuwe uitdagingen in het verschiet. Hierbij valt o.a. te denken aan: Effectueren maatregelen strategisch voorraadbeleidsplan 2011 - 2015 Actualiseren huurbeleidsplan Actualiseren toewijzingsbeleid Actualiseren ZAV-beleid Vormgeven risicomanagement etc. Tot slot wil ik namens Stichting Eigen Bouw een ieder die in 2011 een bijdrage heeft geleverd aan het realiseren van onze ondernemingsdoelstellingen hiervoor vanaf deze plaats hartelijk bedanken en fijne feestdagen maar vooral een voorspoedig en gezond 2012 toewensen.
Deventer, 12 december 2011
Ing. A.B.A.M. Nijland directeur-bestuurder Stichting Eigen Bouw
-5-
