Jaarverslag 2013 Bestuur Stichting Eigen Bouw. De stichting wordt vanaf 1-1-2010 bestuurd door een directeur-bestuurder. De directeur-bestuurder is belast met het besturen van de stichting, wat ondermeer inhoudt dat de bestuurder verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en resultaatontwikkeling van de stichting. In de akte van statutenwijziging Stichting Eigen Bouw d.d. 31-12-2009 en het directiestatuut d.d. januari 2010 zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeurbestuurder nader vastgelegd. De Raad van Toezicht heeft, conform de wet en de Governance Code Woningcorporaties 2011, tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de Stichting Eigen Bouw. Jaarlijks beoordeelt de Raad van Toezicht het functioneren van de directeur-bestuurder. De directeur-bestuurder nam in 2013 zeven keer deel aan een vergadering met de Raad van Toezicht. Tevens was er veertien keer een voor- of werkoverleg respectievelijk met de voorzitter of één van de andere leden van de raad. Met de (initiatiefgroep “nieuwe”) huurdersvereniging Eigen Bouw voerde de directeurbestuurder driemaal een overleg en met de ondernemingsraad twee keer. Ook werden in diverse individuele gesprekken de contacten met de overige belanghouders onderhouden. Daarnaast heeft de directeur-bestuurder aan enkele bijeenkomsten deelgenomen die door Aedes of de Gemeente Deventer werden uitgeschreven. Conform de statuten van Stichting Eigen Bouw vindt er één keer per jaar een gezamenlijke vergadering plaats waarbij de directeur-bestuurder, de Raad van Toezicht, de klachtencommissie en het bestuur van Huurdersvereniging Eigen Bouw aanwezig zijn. In deze vergadering worden de jaarverslagen van de verschillende gremia besproken.
Speerpunten van beleid Voor het jaar 2013 waren diverse speerpunten aangewezen. Hierna komen de voornaamste onderwerpen aan de orde. 1. Versterken uitdragen imago Dit is een blijvend proces waarin wij trachten het huidige gunstige imago en de naamsbekendheid van onze stichting verder te verbeteren. Door middel van het bewonersblad en de website trachten wij de huurders en belanghouders te informeren over ontwikkelingen bij SEB. In 2013 is een aantal keer in diverse media over activiteiten of projecten van SEB gepubliceerd, zoals het ‘open huis’ luxe huurappartementen de Kogge, Pikeurshof en Keizerstaete, de brochure “Wonen zonder Zorgen” alsmede de persberichten met als titel “Uitstel sloop huizen Eigen Bouw” en “Eigen Bouw blijft betaalbare woningen aanbieden aan middeninkomens”.
Diverse doelen in het kader van het Deventer jeugdvoetbal werden gesponsord. Bij sponsoring wordt een tegenprestatie gevraagd in de vorm van een naamsvermelding o.d.. Daarnaast werden donaties gedaan aan de vier bewonerscommissies. Stichting Present, Het
1
project “Beter klimaat in een Kleine Straat”, Stichting Alpe d’HuZes en de Stichting Voedselbank Deventer e.o. Ook werden een aantal wensen van bewonersgroepen op het gebied van leefbaarheid gehonoreerd. Voor een donatie vraagt SEB geen tegenprestatie. Een groep bewoners uit de IJsselflat, de Rembrandtflat, Uiterwaerde en De Kogge hebben in 2013 de gelegenheid gehad om op kosten van SEB een (herhalings)cursus tot AED-bediener te volgen. Dit geldt eveneens voor het personeel en het bestuur van SEB. 2. Verhuur en Beheer De omvang van ons woningbezit bedraagt ultimo 2013; 811 woningen. Ook in 2013 werd Eigen Bouw, als gevolg van stagnerende doorstroming vanuit de koopsector, geconfronteerd met langdurige leegstand in het geliberaliseerde bezit. Door extra te investeren in brochures, promotiemateriaal, advertenties en het organiseren van kijkdagen in ingerichte (model)woningen zijn de appartementen bij woningzoekenden onder de aandacht gebracht en is getracht de huurderving te beperken. Door de aanhoudende economische crisis is de huurachterstand na de forse daling van 2012 in 2013 licht gestegen. Ondanks een strak incassobeleid en de doorvoering van sociale incasso heeft het bestuur in 2013 drie keer een besluit moeten nemen om een huurder te dagvaarden waarvan één keer met het besluit om de ontruiming van de woning aan te zeggen (2012: 2). In het verslagjaar zal waarschijnlijk één huisuitzetting te betreuren zijn. Ultimo 2013 staan er drie commerciële ruimten leeg aan het Koggeschip ondanks de huurprijsaanpassingen die zijn doorgevoerd. De verhuur van deze bedrijfsruimten blijft ons zorgen baren en is onverminderd punt van aandacht. In 2013 stonden aan de van Lithstraat en de Coudewijnstraat in totaal drie eengezins-woningen te koop die allen werden verkocht. In het afgelopen jaar is het planmatig onderhoud grotendeels conform planning uitgevoerd. Een uitzondering hierop vormen de complexen gelegen aan de Van Vlotenlaan en Const. Huygensstraat waar asbest in de dakbedekking is aangetroffen en nog aanvullend onderzoek wordt uitgevoerd naar passende saneringsmogelijkheden.
3. Effectueren maatregelen Strategisch Voorraadbeleid 2012-2016 Het Strategisch VoorraadBeleid van Eigen Bouw wordt één keer per vijf jaar geactualiseerd. Dat wil zeggen dat het woningbezit in portefeuille getoetst wordt aan de beleidsdoelstellingen uit het ondernemingsplan en de heersende marktsituatie. Het beleid wordt indien noodzakelijk bijgesteld voor de komende jaren. Een belangrijk gegeven is dat het woningbezit van Eigen Bouw voor een groot deel bestaat uit woningen die circa 50 jaar oud zijn en zich aan het einde van de exploitatietijd bevinden. Ook spelen trends in de woningmarkt een rol, zoals welvaartsstijging, vergrijzing en stelselherziening. De doelstelling die SEB zich in het ondernemingsplan heeft gesteld richt zich op het bieden van goede comfortabele en onderscheidende huisvesting in het stedelijk gebied, met name voor de doelgroep 55-plus. Om deze doelstelling te kunnen realiseren is het noodzakelijk om het woningbezit te transformeren en in nieuwbouw te investeren.
2
De mogelijkheden om nieuwe woningen te bouwen zijn echter sterk afhankelijk van de financiële situatie van SEB . Om financieel gezond te blijven dient het eigen vermogen te worden vergroot door verkoop van onroerend goed. De gemaakte keuzes zijn uitwerkt in beheer- en verkoopplannen voor de nabije toekomst en ontwikkelplannen voor de lange termijn. De eindrapportage van het Strategisch Voorraadbeleid is begin 2013 door de Raad van Toezicht goedgekeurd, waarna een aanvang is gemaakt met de uitvoering van het beleid. 4. Energiebesparing In het antwoord aan de Samenleving hebben de bij Aedes aangesloten corporaties een toezegging gedaan om in een periode van tien jaar een gasbesparing van 20% in hun woningbezit te realiseren. Door de plannen voor energiebesparing te combineren met de uitvoering van (groot)onderhoud blijven de meerkosten van deze ingrepen beperkt. Zodoende kan voor een kleine huurverhoging direct een verlaging van de energierekening en in de toekomst slechts een beperkte stijging van de woonlasten worden bewerkstelligt. Na het in 2012 uitgevoerde pilotproject bij de portiekflat Ceintuurbaan 363-393 startte Eigen Bouw begin 2013 met de voorbereiding van een (groot)onderhoud en energie-besparingsproject bij 81 galerij-appartementen in de Rembrandtflat. De plannen worden door een extern adviseur in nauwe samenwerking met de medewerkers van SEB, de Stichting Ludgerus en de bewonerscommissie Rembrandtflat uitgewerkt. Door onvoorziene omstandigheden heeft de planvoorbereiding enige vertraging opgelopen. Nadat de uitvoerende partijen zijn geselecteerd en hun aanbiedingen beoordeeld zullen de werkzaamheden in het 1e kwartaal van 2014 worden opgedragen.
5. Implementatie verkoopplan In het Strategisch voorraadbeleidsplan heeft Stichting Eigen Bouw bepaald dat zij woningen wil verkopen. Vooruitlopend op de juridische levering van de woningen aan een koper zal SEB eerst een verbeterplan (dak- en gevelonderhoud) bij deze woningen uitvoeren. Voordat de woningen te koop worden aangeboden dient het verbeterplan in detail uitgewerkt te zijn zodat het tijdens het verkooptraject duidelijk is welke kwaliteit de koper geleverd krijgt. Deze werkzaamheden zijn grotendeels in 2013 uitgevoerd. In 2014 zullen de huurders worden geïnformeerd, dient de verkoopdocumentatie opgesteld te worden en worden de woningen daadwerkelijk te koop aangeboden.
6. Automatisering Het geautomatiseerde systeem (hard/software) wordt periodiek vernieuwd. In 2013 zijn de lokale werkstations vervangen is een hogere windows-versie geïnstalleerd. Tevens is het geautomatiseerde systeem SEPA-proof gemaakt en is het financiële pakket geüpdate. Ook werd in 2013 gewerkt aan fase 2 van de vernieuwing van de website van Eigen Bouw. Fase 2 omvat het toevoegen van een interactief deel aan de website waar individuele klanten 24-uur per dag en zeven dagen in de week administratieve handelingen met SEB kunnen verrichten alsmede het toevoegen van een belanghebbenden archief waarin documenten geraadpleegd kunnen worden. Het regelen van zaken met Eigen Bouw via de computer wordt hierdoor in het eerste kwartaal van 2014 mogelijk.
3
7. Opstellen ondernemingsplan 2012 - 2017 Een ondernemingsplan is gericht op de ontwikkeling van de onderneming en vooral bedoeld om de onderneming beter te laten functioneren. De houdbaarheidsdatum van het huidige ondernemingsplan 2007 – 2012 van Stichting Eigen Bouw is inmiddels ruimschoots verstreken. In de afgelopen twee jaar is het door de vele onduidelijkheden in het rijksbeleid met betrekking tot de woningmarkt en in het bijzonder de huursector (verhuurdersheffing, wijziging WWS, woningwet, splitsing DAEB/niet DAEB) onmogelijk gebleken een heldere koers voor de onderneming uit te zetten. Nu de contouren van het rijksbeleid en de consequenties daarvan voor Stichting Eigen Bouw duidelijker worden is het zinvol om in 2014 te starten met het opstellen van een nieuw ondernemingsplan dat op de ontwikkelingen anticipeert.
8. Actualiseren huurbeleidsplan In het huurbeleidsplan stelt Stichting Eigen Bouw het huurbeleid vast voor haar sociale huurwoningen, de geliberaliseerde huurwoningen, stallingsruimten en commerciële ruimten. Het huurbeleid van SEB was voor het laatst in 2006 vastgesteld. Sindsdien zijn er door de rijksoverheid diverse aanpassingen doorgevoerd in het huurbeleid en is een verhuurders-heffing geïntroduceerd. Door deze greep van de Rijksoverheid in onze kas heeft Eigen Bouw in 2013 alle zeilen moeten bijzetten. Helaas hebben wij daarom bij de voorbereidingen voor de jaarlijkse huurverhoging moeten besluiten dat wij een deel van deze forse lasten-verzwaring in de komende jaren aan onze huurders gaan doorberekenen. Het deel dat niet vanuit de huur gecompenseerd kan worden zal door bezuiniging in de bedrijfsvoering, het efficiënter omgaan met de onderhoudsbudgetten en woningverkopen moeten worden opgebracht.
9. Beschrijven (actualiseren) bedrijfsprocessen Om de onderneming eenduidig en efficiënt te kunnen (be)sturen dienen de activiteiten en werkprocessen van de onderneming, voor alle medewerkers, inzichtelijk te zijn en in een document te worden vastgelegd. De werkprocessen van SEB zijn voor het laatst in 2004 beschreven. Sindsdien zijn er diverse wijzigingen in de organisatie doorgevoerd en is de kantoorautomatisering volledig vernieuwd. Nadat eind 2011 hiervoor software is aangeschaft en de medewerkers zijn opgeleid, is in 2012 een aanvang gemaakt met de noodzakelijke actualisatie van de procesbeschrijvingen. De processchema's van de primaire processen zijn inmiddels allen uitgetekend. Momenteel worden de beschrijvingen van de laatste primaire processen aangepast en geïmplementeerd.
Tenslotte Het bestuur heeft in dit jaarverslag getracht u een beeld te schetsen van de belangrijkste zaken die zich in 2013 hebben voorgedaan of in gang zijn gezet. Ook voor het jaar 2014 liggen nieuwe uitdagingen in het verschiet. Hierbij valt o.a. te denken aan: Schrijven ondernemingsplan 2014-2018 Actualiseren huurbeleidsplan Schrijven beleidsnota bereikbaarheid en beschikbaarheid dienstverlening SEB Vormgeven risicomanagement Voorbereiding gevelonderhoud / CO-2 reductie & energiebesparing IJsselflat Voorbereiding sloop Rubensstraat / Nicolaas Maesstraat etc.
4
2014 wordt voor Eigen Bouw een bijzonder jaar. Wij zien er naar uit om volgend jaar ons 100-jarig bestaan te mogen vieren en willen deze mijlpaal niet ongemerkt voorbij laten gaan. Alhoewel het in deze dynamische tijdspanne onmogelijk is om ver in de toekomst te kijken hopen wij natuurlijk dat we ons nog lang kunnen inspannen voor het woongenot van onze huurders. Tot slot wil ik namens Stichting Eigen Bouw een ieder, die in 2013 een bijdrage heeft geleverd aan het realiseren van onze ondernemingsdoelstellingen hiervoor hartelijk bedanken en fijne feestdagen maar vooral een voorspoedig en gezond 2014 toewensen.
Deventer, 9 december 2013 Ing. A.B.A.M. Nijland directeur-bestuurder Stichting Eigen Bouw
5
