Jaarrekening 2014 Streekarchief Langstraat Heusden Altena
J
A
A
R
R
E
K
E
N
I
N
G
1e concept-versie (voor accountantscontrole) d.d. 24-03-2015
2 0 1
4
Jaarrekening 2014 Streekarchief Langstraat Heusden Altena
Inhoudsopgave Controleverklaring Balans per 31 december 2014 Exploitatierekening over 2014 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Toelichting balans per 31 december 2014 Toelichting exploitatierekening over 2014 Analyse exploitatieresultaat over 2014 Paragrafen Staat van materiële vaste activa Staat van reserves en voorzieningen
CM lū O O 1 - CD 'vř r ; (ö CO W Ö CD ^ lO (O
O CM CM lO O O ^ CO CO cò co *Ť
O)
CL
.E co
íľ
(II
3
0
0)
0)
CD CD S Ĉ CD CD
C
Ľ
C
'c 0)
en to Q)
Ui
<
3 UI X
cc
I-
m
C5 z <
I ü cc
co CO CL
O
Ž
co
:
E t g ïï
<
UI O
cc
0)
C
z
4
E
UI co
O
C
E E E E E E E E CD CO B CD C BO C CD D VíC CD D ~ ~ ~ ~ Ví w to CD CD CD CDC O CO co co
O I-
UI ü
UI O cc
UI O.
•o
co z
ĩō
< <
UI UI cc
I¬ to
I- 'Ñ
co CD t . Oï CO C JÉ UI CO
<
Ş co
i-
I O
3
.
E O
ij -o
"O O
I
co co *r
ai
N W W CM" CM" CM
15
co iCM
m c\j m co 1-
O O O O O O O O ö
o
h-
co co cd
co co. cd
cq cd
Oļ LO
O)
q
^"
o o
O
o
O
o
LO
LO
O
o
ö" ö" O) Q T
*f
c
O
ţ2
Q)
CD
i-
tû CO
Ę
.Ē CU 0)
| 8 g
S- S 2 Ŝ
V. E CU TJ C CO > C CU CO
> Û
Q)
CU
O
ai (D ; co cn co ca
~
n X) pi s
CL Q. Cü CD O O > cû
E O
CL
0) Ç CU CU T3 C CU Cf)
çö çū "O "O
Ũ.
O O tû
ċü ċū O
< z T-
CM icd
1Ľ
O O O O
i— CO CD CO CO CO CO dc cd cd c d
Oï co cd cd
D
Uì ui
1 t
"*
CO CD LO CO CÖ" CD
O N
CC > 1- O
C
O
I
O
C
D
L
O
O
O
O
O
I
O
oiococo^oooco o" co" I - " O " CD" O o" ö" CM" S
Oï
-t
CO
CO
ř
ld
N
W O TĴ- h -
LO
CO CO
Tt-
CO
t— T-"
CM CM T— LO
Ifi CD Tf¬ LO l O C D CM
co" co" r*-~ co" co" co" co CM co co co
in
O)
CM CM
T - ' CM
-sŕ CO C D h - CO CO T— ^
'îř
CM CM
CO LO Tf" CM -r- CM T ŕ CO
o" co" to" co"
CD CM CM Tf O I - LO LO Ò ^ CO CM s
aŞ 2
ŝ
< -i U. Ui
z m *Ĺ Ui
—
oc
o o o o o o o o o P P . P P o. o. P o co" o o" o" o o o" in" T~ LO cd CD ń
O CD
Ol
C O CM C O
t
W
N
O
O
TT
O
O
CM
O Cl CD CO ~ , c c 05
*
S 9
0)
O
O
CD
o" d ö" o" ö" o o o o o co CM p p p cd T— cd cd
lO N •d-" i—
o
CO " t O h - LO i f i N i í ) O OJ (O -rf-" CD" CO" CD CO" CM
CM
i - CO •*ŕ
^ co in
T -
S O) CÖ CM
O O O O O O O O ie" o" o" o" CM CO
LO O O I -- L O L O
CM
co
S
O
O
(1)
o «J c cū CU 0)
O O O O ^
i-
i— CM CO CO ^
>
O
.S3 g ŭ) Ç į CO
«
ŵ
IliJŜŨ
O
O) '
U
X
O O O O
-«t LO CD O ) CM CM CM T f T f Tř •*
-5 0)
LO
CO 00 CO CO l O N LO l O LO i - co i n q CM -it CM CO
CM" CM"
< <
O O O O O O O CD CD CM co LO cō CO co co co co •ĩŕ **
LO
O
CM T f O oi i-" o
'5 2
o
o Ē
2
E f s - c 8 e .e o ^ c a) 0) .Q :Q CÖ ^ CU 13 "O K CÙ *Ĺ O t-
O CO •*f
cö
Į3 cn CD S İ cö •*
Ō ^
<
^
a.
O O O O
CM ^J-
•*
Ċfl
ü
OE
5 "o S ra ůľ
J 0 .ţļĵ (U CO CU Ž
tvĵ a: o
O
O ) (5
1
E O
O
o in L D r-r-- CM cò T—
8
~
2
O O O O O O O O
"ĉi i?. .E CO CU c
O
*
^ cû O
O o
o o O
LO h Tř Tř TŤ
O lO LO Tf
CM LO Tř'
o o
CO Tř
aí q
ai LO
o o cd p
~
O tû LO O
TÍ" CM
CO LO
to
O co"
LO
LO
co" co p id co
co" co o id co
CO LO O CO
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Streekarchief Langstraat Heusden Altena Algemeen De grondslagen die worden toegepast voor de waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op het BBV. De activa en passiva worden, zover niet anders is vermeld, gewaardeerd op nominale waarde. De opbrengsten en kosten worden toegerekend aan de periode waarop zij betrekking hebben. Waardering Materiële vaste activa Onder materiële vaste activa vallen alle materiële vaste activa die bestemd zijn om de uitoefening van de werkzaamheden te dienen. De materiële vaste activa worden gewaardeerd op hun aanschaffingswaarde. Afschrijving vindt plaats in jaarlijkse gelijke termijnen over de geschatte gebruiksduur. In het jaar van ingebruikname worden de afschrijvingen tijdsevenredig bepaald. Vlottende activa De vorderingen worden gewaardeerd op de nominale waarde onder aftrek van een voorziening van oninbaarheid. Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit een bestemmingsreserve en wordt gewaardeerd op nominale waarde. Kortlopende schulden De schulden worden gewaardeerd op nominale waarde. Resultaatbepaling Het Streekarchief hanteert een bestendige gedragslijn als het gaat om de grondslagen voor resultaatbepaling. De lasten en baten worden daarbij toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. De afschrijvingen vinden plaats in overeenstemming met de economische levensduur. Resultaatbestemming De mutaties in reserves waartoe het bestuur heeft besloten, worden pas verantwoord nadat het bruto resultaat volgens de rekening van baten en lasten is bepaald. Het resultaat volgens de rekening van baten en lasten leidt, samen met de mutaties in de reserves waartoe het bestuur al besloten heeft, t o t een nog te bestemmen nettoresultaat. Het nettoresultaat is als afzonderlijke post opgenomen op de balans.
(bedragen in euro)
Jaarrekening 2014 Streekarchief Langstraat Heusden Altena
TOELICHTING BALANS P E R 31 D E C E M B E R 2014
31 dec 2014
31 dec 2013
118.839,19
111.961,08
53,54
8.506,10
113.914,46
178.751,25
23.314,82
8.176,05
47,17
4.886,69
12.140,00
5.705,00
268.309,18
317.986,17
ACTIVA
Materiële vaste activa Investeringen economisch nut: Readers Audiovisuele apparatuur/Led KTV-DVD Tekeningladenkast Inrichting nieuwe huisvesting Inrichting nieuwe huisvesting (dekkingsreserve) Automatisering Kantoormeubilair Ontwikkeling website Totaal
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar: Debiteuren Totaal
Liquide middelen Dit betreft het saldo per 31 december 2014 : Rabo Rek.Courant 36.87.06.575 BNG Rek.Courant 28.50.85.816 Kas Totaal
0,00 0,00 5.828,55 41.089,04 41.470,00 4.859,36 4.524,24 21.068,00
53,54
3.054,09 110.529,87 330,50
Overlopende activa: Vooruitbetaalde bedragen KPN, abonnement telefoon-ISDN jan/febr 2015 B+B Vakmedianet, IWA-base [internet], jan. t/m nov. 2015 Picturae, Storage en hosting 2015 Ambitions, domeinregistratie jan. t/m sept. 2015 Totaal Nog te ontvangen bedragen BitPub B.V., militieregister 4e kwartaal 2014 Picturae, webwinkel 4e kwartaal 2014
169,18 59,35 23.012,04 74,25
29,17 18,00
Nog te ontvangen btw 2014 Belastingdienst nog te ontvangen omzetbelasting nov. ėn dec. 2014
12.140,00
Totaal Activa
(bedragen in euro)
Jaarrekening 2014 Streekarchief Langstraat Heusden Altena PASSIVA
Reserve exoloitatiesaldi Saldo per 01 januari 2014 mutaties 2014
31 dec 2014
31 dec 2013
104.672,21
173.349,94
-25.471,90
-28.677,73
13.432,38
30.108,81
6.612,96
6.612,96
4.395,86
4.395,86
41.470,00
45.240,00
40.000,00
0,00
83.197,67
86.956,33
0,00
0,00
268.309,18
317.986,17
144.672,21 -40.000,00
Saldo per 31 december 2014 Exploitatieresultaat 2014 Bestemmínqsreserve conservering/restauratie Saldo per 01 januari 2014 mutaties 2014 t.b.v. herverpakking moderne gemeentearchieven Saldo per 31 december 2014
30.108,81 -16.676,43
Bestemmingsreserve onderhoud gebouw Saldo per 01 januari 2014 mutaties 2014 Saldo per 31 december 2014
6.612,96 0,00
Bestemmingsreserve digitalisering Saldo per 01 januari 2014 mutaties 2014 Saldo per 31 december 2014
-
4.395,86 0,00
Bestemminqsreserve nieuwe huisvesting Saldo per 01 januari 2014 Beschikking inzake afschrijving 2014 Saldo per 31 december 2014
45.240,00 -3.770,00
Bestemmingsreserve ontwikkeling e-depot Saldo per 01 januari 2014 mutaties 2014 Saldo per 31 december 2014
0,00 40.000,00
Schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of minder: Crediteuren Saldo rek.nr.1400 per 31 dec.2014
39.521,43
Balanscrediteuren rek.1490 saldo per 31 dec. 2014 Totaal Crediteuren
43.676,24
Specificatie Balanscrediteuren Rek. 1490 : Rabobank, kosten rekening courant 4e kwartaal 2014 Gemeente Heusden, adm. ondersteuning 2014 Gemeente Heusden, afrek. automatiseringskosten 2014 ABAB raming controlekosten jaarrekening 2014
37,71 16.841,49 21.237,79 5.559,25 43.676,24
vooruitontvangen bedragen
0,00
Totaal overlopende passiva
43.676,24
Totaal Passiva
Niet in de balans opgenomen verplichtingen Het Streekarchief heeft een aantal langlopende huurcontracten Omschrijving
Bedrag
Pelsestraat 17
e 191.390 per jaar'
1 augustus 2025
Demer 30A
6 33.910 per jaar
30 juni 2023
1
Afloopdatum 1
De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd volgens CPI van het CBS
Jaarrekening 2014 Streekarchief Langstraat Heusden Altena
(bedragen in euro)
TOELICHTING OP DE EXPLOITATIEREKENING OVER 2014
Bestuursorganen Bestuurskosten Representatiekosten 2.925,83
Totaal bestuurskosten Apparaatskosten Salarissen en sociale lasten/rek.4100 t/m 41Q4 Salarissen en sociale lasten Met betrekking tot de WNT zijn geen overschrijdingen geconstateerd.
Reis- en verblijfkosten Reis- en verblijfkosten dienstreizen
Overige personeelslasten Vergoeding onkoslen vrijwilligers Studiekosten en kosten opleidingen en congressen Kerstpakket Overige kosten
1.260,00 8.703,95 408,00 3.604,60
Totaal apparaatskosten
Huisvesting Huisvesting Huur gebouw 2014 Servicekosten 2014
4.210-3.4
Energiekosten
4.220-3.4
Waterkosten
4.230/31-3.4
Onderhoud gebouw/inventaris
4.240-3.4
Belastingen en verzekeringen Premie brand- en reconstructieverzekering
4.250-3.4
Beveiliging
146.524,84 44.865,24 191.390,08 5.346,55 77,86 1.127,35
0,00
450,00
Abonnement alarmcentrale 2014 Veiligheidszorg Diverse artikelen inzake calamiteitenplan en brandoefeningen Huur archiefruimte Demer 30a Heusden BHIC, huur Ie kwartaal 240m', 2e t/m 4e kwartaal 42m' archiefruimte a e 36,24 Brabants Historisch Informatie Centrum, huur 831m archiefruimte a ê 36,24 1
0,00
33.910,02 3.315,19 30.107,14 67.332,35
265.724,19
Totaal huisvesting
Bureaukosten Abonnementen en lidmaatschappen Wegens abonnementen op diverse vaktijdschriften en contributie lidmaatschappen van vakorganisaties e.d.
4.311- 3.4
Bibliotheek Voor de aanschaf van boeken en overige historische werken ten behoeve van de bibliotheek. Aanschaf boeken archîefwinkeï
464,32 1.028,80
4.320- 3.4 4.321-3.4
Kantoorbehoeften Algemene schrijf- en bureaubehoeften Kantoorbehoeften aanvullingen
2.839,52 0,00
4.330-3.4 4.335- 3.4 4.336- 3.4
Overige bureaukosten Portokosten Kosten betalingsverkeer Kasverschìllen
4.310- 3.4
1.493,12
2.839,52
362,1 a 206,87 58,50
Telecommunicatie Abonnement en gesprekskosten, inclusief aansluiting Internet
4.390- 3.4 4.391- 3.4
Automatisering Voor automatisering wordt geparticipeerd bij de gemeente Heusden. DE R E E archiefsystemen, opslag, support en overige Telapas, SISIS januari tot en met april 2014 Gemeente Heusden, automatiseringskosten 2014 Overige diverse kosten
20.398,61 453,33 21.237,79 2.799,94
Administratie Gemeente Heusden/administratieve ondersteuning 2014 ABAB, meerkosten conlrolekosten jaarrekening 2013 ABAB, raming controlekosten jaarrekening 2014
16.841,49 203,75 5.843,00
Totaal bureaukosten
76.728,79
Jaarrekening 2014 Streekarchief Langstraat Heusden Altena
(bedragen in euro)
Archieven
Archieven Archiefverzorgingsmaterīaten Belrelt de aanschaf van zuurvrij papier en omslagvellen, insteekmappen t.b.v. archivering.
Microverfilming GMS, digitaliseren diversen
Publicatie en voorlichting (waaronder website) X-Cago, digitaliseren historische weekbladen I e en 2e kwartaal Ambitions, domeinregistratie en licentiekosten dynaweb 2014 Picturae, storage and hosting 2014 Picturae, integratie militieregister DEVENTit BV, hosting en onderhoud MijnAdres Uitgaven promotie Streekarchief
3.438,00 1.133,25 20.002,24 1.800,00 1.591,00 1.560,95
12.546,92
Conservering en restauratie
4.450-3.4 4.470-3.4
Overige kosten Kosten cursus streekgeschiedenis Kosten educatie voor derden
0,00 314,40 314,40
58.073,17
Totaal archieven
Kapitaallasten Voor de investeringen wordt de lineaire afschrijvingsmethodiek toegepast. Afschrijving S"Zo Inrichting nieuwe huisvesting 2005/2006 Afschrijving 5 /.» Tekening ladenkast 2008 Afschrijving 5"Zo Inrichting nieuwe huisv.dekkingsreserve Afschrijving 20 A Investeringen website 2013/2014 Afschrijving 20 ,ĥ Investeringen automatisering 2014 Afschrijving 1 Cŕ/o kantoormeubilair 2013 0
o
o
3.735,37 448,35 3.770,00 5.267,00 1.214,84 565,53
Totaal kapitaallasten
Belastingdienst afwikkeling btw Belastingdienst, afdracht verschil omzetbelasting 2014 -4,89 4.520-3.4
Oninbare debiteuren
4.900-3.4
Onvoorziene uitgaven X-Cago, opzegging contract Gemeente Heusden, aansluiting 2 Wifi punten
Totaal Kosten
90,58
1.935,00 780,00
1.069.776,07
Jaarrekening 2014 Streekarchief Langstraat Heusden Altena
(bedragen in euro)
BATEN 8.121-3.4
Bijdrage cursus genealogie
330,56
8.310-3.4
Opbrengst verkoop boeken
2.132,78
Ontvangsten ter zake van verstrekte inlichtingen Voor het verstrekken van schriftelijke inlichtingen en de vergoeding voor kopieerkosten inzake bovengenoemde inlichtingen
3.410- 3.4 3.411- 3.4
Opbrengsten archiefmateriaal S voorlichtingsmateriaal Opbrengst DVD hist, film fragmenten Opbrengst beeld en geluid
Bijdrage publicatie/voorlichtingsmateriaal Gemeente Heusden, boekproject Oudheusden Overige opbrengst
92,56 60,45
10.050,00 11,72
3.460-3.4 3.470-3.4 3.490-3.4
Bijdrage cursussen/educatie voor derden/deelname workshop Bijdrage cursus streekgeschiedenis Bijdrage introductiecursus Opbrengsten Laurentiusviering
3.900-2.0 3.360-3.4
Rente Ontvangen rente rekening-courant Betalingsverschiüen debiteuren
0,00 82,64 200,00 282,64
0,00 0,00
Bijdrage derden Bijdrage voor het bewaren en beheren van 188m archief 2014 cf. dienstverleningovereenkomst met Waterschap Rivierenland Het Gouverneurshuis, servicekosten Demer 30a 2014 1
Bijdrage deej nemers De bijdrage van de deelnemers ís berekend conform de begroting 2014 op ë6,31 per inwoner: Aantal inwoners per 1-1-2013 Gemeente Aalburg Gemeente Heusden Gemeente Waalwijk Gemeente Werkendam Gemeente Woudrichem Waterschap Alm en Bîesbosch (5 ha = 1 inwoner) Totaal deelnemersbijdrage
12.779 43.283 46.438 26.407 14.449 0
25.506,52 420,74
Bijdrage
80.635,00 273.116,00 293.024,00 166.628,00 91.173,00
904.576,00
143.356
Extra bijdrage gemeente Waalwijk, periode januari tot en met december 2014
76.629,00
1.023.857,74
-45.918,33
Saldo van Baten en Lasten voor bestemming
Mutaties reserves exploitatie 2014 Beschikking bestemmingsreserve conservering/restauratie: Vergoeding onkosten t.b.v. herverpakkīng moderne gemeentearchieven Veha Barneveld BV, diverse archiefmaterialen DiscountOffice.nl, diverse archiefmaterialen Beschikking bestemmingsreserve huisvesting inzake afschrijving Beschikking reserve expioitatiesaldi Vormen bestemmingsreserve ontwikkeling e-depot vanuit reserve expioitatiesaldi
Exploitatie-Resultaat 2014 (resultaat na bestemming)
12.828,00 1.914,30 1.934,13 3.770,00 25.471,90 40.000,00 -40.000,00
Jaarrekening 2014 Streekarchief Langstraat Heusden Altena
(bedragen in euro)
Analyse beg roti ngs afwijking en en begrotingsrechtmatigheid conform art.28 Bbv Volgnr. Omschrijving
Waarvan Onrechtmatig
Begroting 2014
Rekening 2014
Afwijkingen (- nadelig)
Waarvan rechtmatig
3.000,00
2.925,83
74,17
74,17
0,00
4.000
Bestuursorganen Besíuurskosten
4.100 4.110 4.120
Bestuursapparaat Salarissen en sociale lasten Reis- en verblijfkosten Overige personeelslasten
647.376,00 8.100,00 16.500,00
629.598,82 4.946,94 13.976,55
17.777,18 3.153,06 2.523,45
17.777,18 3.153,06 2.523,45
0,00 0,00 0,00
4.200 4.210 4.220 4.230 4.231 4.240 4.250 4.260 4.290
Huisvesting Huur gebouwen Energiekosten Waterkosten Onderhoud gebouw/inventaris Kantoorinrichting Belastingen/verzekeringen Beveiliging Veiligheidszorg Huur archiefruimte
193.776,00 0,00 0,00 4.500,00 0,00 1.000,00 0,00 500,00 71.865,00
191.390,08 5.346,55 77,86 420,95 706,40 0,00 450,00 0,00 67.332,35
2.385,92 -5.346,55 -77,86 4.079,05 -706,40 1.000,00 -450,00 500,00 4.532,65
2.385,92 -5.346,55 2) -77,86 4.079,05 -706,40 1.000,00 -450,00 500,00 4.532,65
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
4.300 4.310 4.320 4.330 4.350 4.360 4.390
Bureaukosten Abonnementen en lidmaatschappen Bibliotheek Kantoorbehoeften Overige bureaukosten Telecommunicatie Automatisering Administratie/accountantskosten
3.750,00 1.275,00 3.600,00 1.200,00 3.000,00 34.000,00 23.000,00
2.251,13 1.493,12 2.839,52 627,55 1.739,56 44.889,67 22.888,24
1.498,87 -218,12 760,48 572,45 1.260,44 -10.889,67 111,76
1.498,87 -218,12 760,48 572,45 1.260,44 -10.889,67 2) 111,76
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 o.oŭ 0,00
8.310 8.330 8.340 8.360
Opbrengst verkoop boeken Opbrengst adm.- S portokosten Vergoedingen verstrekte inlichtingen Betalingsverschillen debiteuren
0,00 0,00 -12.500,00 0,00
-2.132,78 -212,53 -3.552,24 0,00
2.132,78 212,53 -8.947,76 0,00
2.132,78 212,53 -8.947,76 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00
4.400 4.410 4.420 4.430 4.450 4.470
Archieven Archiefverzorging Microverfilming archieven Pubiicatie en voorlichting Conservering en restauratie Overige kosten cursussen Kosten educatie voor derden
2.925,00 3.750,00 28.500,00 7.500,00 0,00 0,00
10.960,16 4.726,25 29.525,44 12.546,92 0,00 314,40
-8.035,16 -976,25 -1.025,44 -5.046,92 0,00 -314,40
-8.035,16 2) -976,25 -1.025,44 -5.046,92 0,00 -314,40
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
8.410 8.411 8.420
Opbrengst DVD hist.filmfragmenten Opbrengst Beeld en Geluid Bijdrage publicatie/voorlichtingsmat.
0,00 0,00 0,00
-92,56 -60,45 -10.061,72
92,56 60,45 10.061,72
92,56 60,45 10.061,72
0,00 0,00 0,00
8.121 8.460 8.470 8.490
Bijdrage cursus genealogie Bijdrage cursus streekgeschiedenis Bijdrage introductiecursus Opbrengsten Laurentiusviering
0,00 0,00 0,00 0,00
-330,56 0,00 -82,64 -200,00
330,56 0,00 82,64 200,00
330,56 0,00 82,64 200,00
0,00 0,00 0,00 0,00
4.500 4.510 4.520
Kapitaallasten Afschrijving Belastingdienst afwikkeling btw Oninbare debiteuren
16.505,00 0,00 0,00
15.001,09 -4,89 90,58
1.503,91 4,89 -90,58
1.503,91 4,89 -90,58
0,00 0,00 0,00
4.900
Onvoorziene uitgaven Onvoorziene uitgaven
2.850,00
2.715,00
135,00
135,00
0,00
8.900 8.940 8.950
Overige inkomsten Rente Bijdragen van derden Bijdrage deelnemers
-330,00 -25.382,00 -981.205,00
0,00 -25.927,26 -981.205,00
-330,00 545,26 0,00
-330,00 545,26 0,00
0,00 0,00 0,00
9.800
Storting/beschikking reserve
-59.054,00
-45.918,33
-13.135,67
-13.135,67
0.00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Totalen
Jaarrekening 2014 Streekarchief Langstraat Heusden Altena Bij elke post aangegeven welke soort begrotingoverschrijding het betreft volgens de kadernota rechtmatigheid. rechtmatig 1)
2)
3)
4)
5)
6)
Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet.
X
Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd. Bijvoorbeeld vanwege een open einde (subsidie)regeling. Vaak blijken dergelijke zaken pas in het kader van het opmaken van de jaarrekening.
X
Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarvan de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kosten overschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend.
X
Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan ín regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd.
onrechtmatig
X
Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente ervoor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. 5a) geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar 5b) geconstateerd na verantwoordingsjaar
X
Kostenoverschrijdingen op geactiveerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. 6a) jaar van investeren 6b) afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren
X
X
X
Jaarrekening 2014 Streekarchief Langstraat Heusden Altena Toelichting op verschillen
Bestuursapparaat De lager uitgevallen salarislasten houden verband met het vertrek van twee medewerkers, wier functies korte tijd vacant zijn geweest. Huisvesting Met de energiekosten voor het eind 2013 in gebruik genomen archiefdepot aan de Demer is in de begroting voor 2014 geen rekening gehouden. Ten tijde van het opstellen van de begroting was deze informatie nog niet voorhanden. Bureaukosten De kostenoverschrijding met betrekking tot automatisering is deels het gevolg van een te lage raming van de structurele kosten van het nieuwe archiefbeheersysteem, en werd verder veroorzaakt door incidenteel benodigde ondersteuning, training en conversie in verband met dit nieuwe systeem. De inkomsten voor 'Vergoedingen verstrekte inlichtingen' zijn e 8.948 lager dan begroot, maar hier staan inkomsten tegenover van 6 10.062 die geboekt zijn onder de post 'Bijdrage publicatie/voorlichtingsmateriaal' Archieven De overschrijding van deze post is toe te schrijven aan de geïntensiveerde aanpak van de herverpakking van het archief van de Burgerlijke Stand en de fotocollectie. Conform bestuursbesluit van 18 november 2013 wordt een bedrag van C 3.218,43 gedekt uit de bestemmingsreserve 'conservering en restauratie'. Overige inkomsten Er is C 25.471.90 onttrokken aan de exploîtatiereserve. In de begroting 2014 was rekening gehouden met een onttrekking uit de exploitatiereserve van C 55.284.
Paragrafen Inleiding Volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording moeten in de begroting en jaarrekening afzonderlijke paragrafen worden opgenomen met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten.
Weerstandsvermogen De paragraaf weerstandsvermogen geeft een indicatie in welke mate het vermogen van de gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena toereikend is om financiële tegenvallers op te vangen zonder dat de begroting en het beleid aangepast hoeven te worden. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit (de middelen waarover de organisatie beschikt/kan beschikken om niet begrote kosten te dekken) en de risico's waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen of verzekeringen zijn afgesloten. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover het Streekarchief beschikt om nietbegrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken. Onderscheid wordt gemaakt in incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Onder incidentele weerstandscapaciteit kan worden verstaan de capaciteit die het Streekarchief heeft om eenmalige tegenvallers op te vangen. Hiervoor kan worden aangewend het vrij besteedbaar deel van de exploitatiereserve. Het saldo van deze reserve is per 31 december 2014 ë 79.200. De bandbreedte voor de exploitatiereserve is minimaal f 75.000 en maximaal ë 150.000. Verder kunnen eenmalige tegenvallers worden gedekt door een extra bijdrage van de deelnemers. Met de structurele weerstandscapaciteit worden de middelen bedoeld die permanent ingezet kunnen worden om tegenvallers in de lopende exploitatie op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken. Tegenvallers in de lopende exploitatie worden opgevangen door bijdragen van de deelnemers.
Financiering De paragraaf financiering bevat de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsfunctie. Volgens de wet financiering decentrale overheden (Fido) is een treasury paragraaf samen met een treasurystatuut verplicht. De doelstellingen van de wet Fido zijn ondermeer: het bevorderen en transparant maken van het financierings- en treasurybeleid; het verbeteren van de besluitvorming daarover; het beter mogelijk maken van een goede beoordeling daarvan door de toezichthouder. Doelstelling van het treasurybeleid is om de (rentekosten/opbrengsten die samenhangen met het financieren zo laag mogelijk te houden c.q. zo hoog mogelijk te doen zijn en tegelijkertijd zo weinig mogelijk risico's te lopen. Voor wat betreft het treasurybeleid wordt aangesloten bij het treasurystatuut van de Gemeente Heusden.
Relatiebeheer Voor een goede beheersing van de liquide middelen worden de transacties zoveel mogelijk via één relatie afgewikkeld. Het Streekarchief heeft een hoofdrekening bij de Bank Nederlandse Gemeenten (NL68BNGH0285085816). Het saldo per 31-12-2014 bedraagt ë 110.530. Daarnaast wordt voor contante stortingen en kleinschalige mutaties een bankrekening aangehouden bij de Rabobank (NL10RABO0368706575). Het saldo per 31-12-2014 bedraagt E 3.054.
Reserves De volgende reserves zijn aanwezig: reserve expioitatiesaldi; bestemmingsreserve microverfilming; bestemmingsreserve conservering en restauratie; bestemmingsreserve digitalisering; bestemmingsreserve onderhoud gebouw; bestemmingsreserve nieuwe huisvesting; bestemmingsreserve ontwikkeling e-depot. De reserve expioitatiesaldi is een vrij aanwendbare reserve. Hierop wordt het jaarlijkse exploitatieresultaat gemuteerd. Bestaand beleid is dat op de bestemmingsreserves microverfilming respectievelijk conservering en restauratie de jaarlijkse verschillen ten opzichte van de raming binnen de exploitatie worden gemuteerd. De bestemmingreserve nieuwe huisvesting is een dekkingsreserve in verband met bruto activering.
Onderhoud kapitaalgoederen De boekwaarde van de investeringen bedraagt per 31-12-2014 E 118.839. De omvangrijkste investering betreft de inrichting van de nieuwe huisvesting met een boekwaarde per 31-12-2014 van E 82.559. Deze wordt voor ë 41.470 gefinancierd middels een dekkingsreserve.
Bedrijfsvoering Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena bestaat uit de volgende leden: de heer A. Noordergraaf mevrouw S. Haasjes-Van den Berg de heer drs. J. Hamming de heer J.H.H. Heuverling de heer A.M.T. Naterop (voorzitter) Ambtelijk secretaris is de heer dr. H . van Engen. De gemeenschappelijke regeling voor het Streekarchief is per 1 juli 2013 vervangen door de 'Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena 2013'. De gemeente Heusden is belast met de bij wet voorgeschreven uitvoering van die regeling. Dit komt met name tot uitdrukking in het voeren van de financiële, personeels- en salarisadministratie. Het Streekarchief Langstraat Heusden Altena is gehuisvest in het Bezoekerscentrum aan de Pelsestraat 17 te Heusden en op de nevenlocatie Demer 30a, eveneens in Heusden. Beide locaties beschikken over een archiefbewaarplaats. Beide onderkomens worden gehuurd van de gemeente Heusden. De huurovereenkomst voor de huisvesting aan de Pelsestraat is aangegaan voor een periode van twintig jaar, ingaande 1 augustus 2005. Daarnaast is er met de gemeente Heusden een overeenkomst met betrekking tot de servicekosten. De huisvesting aan de Demer wordt gehuurd voor een periode van tien jaar, ingaande 1 juli 2013. Ook voor wat betreft de automatisering wordt gebruik gemaakt van diensten en apparatuur van de gemeente Heusden. Gewerkt wordt volgens een vastgesteld bedrijfsplan. Het huidige bedrijfsplan is getiteld Wettelijke taak en publieke zaak en beslaat de periode 2010-2013. Een nieuw bedrijfsplan wordt in de loop van 2015 vastgesteld.
Ttt
8-
n
' t co
i-
t
O
O (D t O in O CO CM O co Ö " O İ CO" W W (O co co N co m o o
5
oí
w
I
į
0)
t¬
o
co
GŰ
o O
1 S ? İS
o i o
O l~
Ç W Ol
to co O
o O
W r - C Û r - O l O j T - W
o i ^ c o c o r i ^ ^ i o '
o co •2 E
o o N W O ^ f r o o c o c o o c o o o" in co d O -í N iN t N N
o o m o in
N
(D lO UI
N
o o i - o o o r - o O O ^ O I O O N O o " o " ^t" co" o " O o i o " CM N CO CO
"O O. O
O
Ē0
c CO in CO (M
(O C M o to ( Û CO Cf) co 1 - CO ( O T-
Oİ
oS oi ó
o co tr
c
m m o o o u o O L o O I CM O J T-
•ā 3 * S
1
3
(0
O '
9)
E
O
O
O
O
O
O
O
O
CO
O
(Ũ
Nh
OJ
T -
h~
o
o
m
lO O m co CO LO
m
CO (O O CD CM
o
O)
o
o
o
o
o
2 co
TO Qĵ "3 >
03
H ü < UJ H co < > ui -i :UJ CC Ui
ü
ř 0)
í/ï
E
o
TÍ
m z < >
,
0)
E O
.2 .ffi c ní c ra cn m r a w S ffl P 'ř s « T J .9 .c: m x:
.4Ü w
« I I o 3 ra en d) į í E cp S O Ž ~ toO-^to
i - I M C O \ ř i f l C O N C O
O O)
S2 a o o «
C M"r-~ r-~
5 00
to
•*f
•t o
lO CŅ
o O O O O ö
O O)
E
a) Ē
CM T-
5
1-
5
l"~
ui OJ
O o O o o" c f
o co CD o co a i o " cvĩ C\î co vr CD có CD
co O CCļ O Lf) o " 0) co •«ţ
^
O co O O O O O o " cd o " o " c~ co cd
O O o" O O O ^r
co
O o O O O O O o O O O O o" o" o" o" o" o " O
O O O O O ö •3-
O
Q.
ö
O ^ T-
9
o 04 o o" r^ CD
CM"
1
co
O O O O o" o" r-~ t"~ co'
o
O 73 ñ
in
T-
CD O O co O) o " co" O 1— co ò cd co
co O O co O O o" o"
IO CM"O)
co OJ
•îf
4
ro co"
O ui ca
co cn CM q m CM
CM
z UJ O
z z
O)
UJ N
CO
rr o o > z
Ŝ
O)
o ~a 0) (U
Q)
0)
0) co w
CO
CO
CD
CO
c
c
c
E E co to co cn
Ë E co co co
E E B w co CDco
E E S "ĩo co co
E
ç
CD
UJ CO UJ
> rr
UJ cn
m cc z < > CO
CD
-S
s 1 co õ
CL
Cű
E E
c
E E co w oî co co cû cũ 0)
iS
O I-
