ITEM-C advies en interim management. de digitale factuur. van semi digitaal tot echt digitaal. Auteur white paper: Harrie Gooskens

ITEM-C advies en interim management

de digitale factuur van “semi”digitaal tot “echt” digitaal Auteur white paper: Harrie Gooskens

2012

INHOUD Inleiding ...................................................................................................................................................................................... 3 1.0

Wat is een factuur? ...................................................................................................................................................... 4

1.1

Kosten van het opmaken van een factuur. ............................................................................................................. 4

1.2

Geautomatiseerd opmaken van een factuur. ......................................................................................................... 4

1.3

Kosten van factuurontvangst en beoordeling. ........................................................................................................ 4

1.4

Kosten van factuur inboeken. ................................................................................................................................. 5

1.5

De handmatige variant is kostbaar. ........................................................................................................................ 5

2.0

De “semi”digitale factuur............................................................................................................................................. 6

2.1

Scanning binnengekomen facturen. ....................................................................................................................... 6

2.2

Codering binnengekomen factuur. ......................................................................................................................... 6

2.3

Herkenning binnengekomen factuur. ..................................................................................................................... 6

2.4

Accordering binnengekomen factuur. .................................................................................................................... 7

2.5

De “semi” digitale factuur is ook kostbaar. ............................................................................................................. 7

3.0

Wat is een “echte” digitale factuur? ............................................................................................................................ 8

3.1

Waarom zijn er nog weinig “echte” digitale facturen? ........................................................................................... 8

3.2

Wat is een XML bericht? ......................................................................................................................................... 8

3.3

Open standaarden voor XML facturen. ................................................................................................................... 9

3.4

De UBL standaard.................................................................................................................................................. 10

3.5

Voorbeeld gebruik UBL standaard. ....................................................................................................................... 10

3.5

Beperkingen UBL deel 1. ....................................................................................................................................... 11

3.6

Softwarepakketten met UBL voorzieningen. ........................................................................................................ 11

3.7

Beperkingen UBL deel 2. ....................................................................................................................................... 12

3.8

Tussenpersonen (Invoice Clearing Houses, consolidators of brokers). ................................................................. 13

3.9

De “echte” digitaal factuur kan ook duur zijn, maar dat hoeft niet. ..................................................................... 13

4.0

De toekomst van digitaal factureren. ........................................................................................................................ 14

4.1

Nieuwe standaarden met meer functionaliteit ..................................................................................................... 14

4.2

Één specifiek verzenden ontvangst formaat (digitale verpakking). .................................................................... 15

4.3

Directe communicatie tussen bedrijfssoftware. ................................................................................................... 15

4.4

De digitale factuur in de cloud. ............................................................................................................................. 15

4.5

Innovatie via koepels en de overheid. .................................................................................................................. 15

5.0

Epiloog ....................................................................................................................................................................... 16

ITEM-C advies en interim management | white paper over de digitale factuur

2

INLEIDING Op 2 maart 2012 publiceerden wij op onze website in de rubriek actueel een item over de digitale factuur in Nederland. Een Nederlands softwarebedrijf (DDi) onderzoekt deze markt al gedurende een reeks van jaren onder 200 organisaties. Als u hier op nieuwsitem klikt verschijnt het betreffende artikel.

DIGITALE FACTURERING IN NEDERLAND BRON: DDI DOCUMENT SOFTWARE

33%

reeds in gebruik

47%

gepland in 2012 10%

gepland in 2013 gepland na 2013 geen plannen

4% 7%

DDi kwam tot de conclusie dat de indrukwekkende voornemens op het gebied van de digitale factuur in 2011 niet waren gerealiseerd. De digitale factuur had in 2011 een pas op de plaats gemaakt. Nauwelijks groei waardoor slechts 33% gebruik maakt van het fenomeen “digitale factuur”. Gelijktijdig constateerde DDi dat uitstel geen afstel hoeft te betekenen, omdat maar liefst 47% van de respondenten aangeeft dat de plannen in 2012 zullen worden gerealiseerd. Als het aan de onderzoekspopulatie van DDi ligt wordt 2012 het jaar van de doorbraak van de digitale factuur, want 33% + 47% levert het gebruik van de digitale factuur bij maar liefst 80% van alle Nederlandse bedrijven en instellingen. Dat is een zeer hoopvolle bevinding.

DIGITALE FACTUUR IN GEBRUIK BRON: DDI DOCUMENT SOFTWARE 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Wij willen die hoop niet de grond inboren. Toch vrezen wij dat het volgende rapport begin 2013 sterk zal lijken op het 2012 rapport, waaraan wij nu refereren. Die vrees wordt volgens ons veroorzaakt door het gebrek aan duidelijkheid rond de digitale factuur. Daarom zetten wij in dit white paper alles op een rij. Hopelijk resulteert dat in zodanige duidelijkheid onder onze relaties dat de digitale factuur geen geheimen meer heeft en de DDi voorspelling toch wordt gerealiseerd. Harrie Gooskens, Breda 7 maart 2012 ITEM-C advies en interim management | white paper over de digitale factuur

3

1.0

WAT IS EEN FACTUUR?

Een factuur is niets meer of minder dan de mededeling van een leverancier aan zijn klant dat overeengekomen prestaties zijn geleverd, waarbij de leverancier inzage verschaft in welke prestaties dat betreft (aantallen, uren) refererend naar de overeengekomen leveringsopdracht (tarieven, kortingen, prijsstaffels etc.). Dat resulteert in een netto factuurbedrag, een of meer BTW bedragen en het bruto factuurbedrag dat de klant (binnen de overeengekomen termijn) behoort te betalen aan de leverancier.

1.1

KOSTEN VAN HET OPMAKEN VAN EEN FACTUUR.

Het op maken van een factuur is doorgaans geen kostbare aangelegenheid, tenzij er complexe structuren tussen klant en leverancier zijn overeengekomen aangaande staffels (aantallen, tarieven en kortingen), of als er meerdere BTW percentages van toepassing zijn op het geleverde. Kleine ondernemingen als ITEM-C maken dergelijke facturen handmatig op. Ze nemen het contract en de geleverde prestaties erbij. Vervolgens wordt de factuur met de tekstverwerker opgemaakt of in een eigen spreadsheet sjabloon ingetypt en daarna opgemaakt, afgedrukt, in een enveloppe verpakt, voorzien van een postzegel en via het postbodenetwerk verstuurd naar de klant. Daar arriveert de factuur een of twee werkdagen later.

1.2

GEAUTOMATISEERD OPMAKEN VAN EEN FACTUUR.

Grotere organisaties beschikken doorgaans over bedrijfssoftware waarmee de factuur wordt aangemaakt. Zij hoeven de factuur niet met de hand of met behulp van een Excel sjabloon te maken. Hun bedrijfssoftware houdt rekening met vastgelegde afspraken op het gebied van korting en BTW en vertaalt de data over de levering in een “spik en span” factuurafdruk die eerst richting postkamer en vervolgens via het postbode netwerk richting klant gaat. Kleine organisaties maken hun factuur op met de tekstverwerker of de spreadsheet (zoals wij). Dat vergt meer arbeid, maar resulteert uiteindelijk in een vergelijkbare factuur afdruk die ook in een enveloppe naar het postbodenetwerk gaat. Na de afdruk verloopt het proces nagenoeg identiek, ongeacht de omvang van de leverancier.

1.3

KOSTEN VAN FACTUURONTVANGST EN BEOORDELING.

Bij de klant wordt de geënveloppeerde factuur bezorgd door de postbode of belandt in de postbus. 

Vervolgens gaat de enveloppe (inclusief) factuur naar de postkamer waar medewerkers de factuur beoordelen en (fysiek) intern doorsturen naar de functionaris die de factuur moet beoordelen.



De administratief medewerker in kwestie beoordeelt de factuur in relatie tot het contract, voegt zijn bevindingen toe en stuurt de factuur (inclusief bevindingen) intern door naar de verantwoordelijke budgethouder die de controle moet bevestigen en de betaling moet accorderen.



De meeste budgethouders zijn niet volledig bevoegd of niet gedetailleerd op de hoogte van de afspraken met de leverancier. Daarom delegeren zij een deel van de controle accordering aan een of meerdere lagere management lagen. De stempel op de factuur voorziet daarom doorgaans in meerdere paraaf vakjes. De fysiek binnengekomen factuur gaat doorgaans naar de functionaris in de volgende hiërarchie laag en als deze functionaris niet over de contractdetails beschikt naar een volgende “laag”. Uiteindelijk komt de fysieke factuur terug bij de eindverantwoordelijke budgethouder, helemaal voorzien van parafen die duidelijk maken dat de factuur is geaccordeerd door de betrokken functionarissen “dieper” in de organisatie.


4

1.4

KOSTEN VAN FACTUUR INBOEKEN.

Ergens in het ontvangstproces wordt de ontvangen factuur definitief “ingeboekt” in de geautomatiseerde financiële administratie. Daarbij worden de factuurgegevens aangevuld met interne codes (overeenkomstig de ingevulde stempelvakjes), waardoor een journaalpost ontstaat met de juiste codering, die vervolgens de financiële administratie ingaat opdat de juiste kostenplaatsen en kostendragers worden belast. De voltooiing van een zeer arbeidsintensief bedrijfsproces. Het op deze wijze inboeken en accorderen van de binnengekomen factuur is niet alleen zeer arbeidsintensief, maar ook zeer tijdrovend. Hoewel de leverancier op de factuur duidelijk vermeldt dat de factuur binnen 14 of 30 dagen moet worden betaald, slagen de meeste klanten niet in het nakomen van deze overeenkomst omdat de stappen in het proces rond de factuurstempel meer doorlooptijd vergen. Dat veroorzaakt extra rentekosten of een beperking van het betalingskrediet (korting bij betaling voor vervaldatum).

1.5

DE HANDMATIGE VARIANT IS KOSTBAAR.

Het geschetste handmatige proces is zeer kostbaar vanwege: 

De behandelkosten aan leverancierzijde (crediteur), zoals afdrukken, inboeken, verzendklaar maken, verpakken (enveloppe) en frankeren.



De behandelkosten aan klantzijde (debiteur), zoals postkamerbehandeling, aanvullende distributie codering, detailbehandeling (i.r.t. contract), verzending naar budgethouder, accordering door budgethouder en zijn “ondergeschikten”, alsmede aanvullende journaalpost codering.



Verlies factuur tijdens accorderingsproces



Verplaatsingskosten bij meerdere locaties voor accordering.



Gemiste kredietkorting of extra rentelasten vanwege niet tijdige betaling.

5


2.0

DE “SEMI”DIGITALE FACTUUR.

Hoofdstuk 1 heeft geleerd dat de behandelkosten van een factuur aan de klantzijde (debiteur) aanzienlijk hoger zijn dan aan de leverancierzijde (crediteur). Daarom is sinds 2005 een markt ontstaan voor de “semi” digitale factuur. Met de “semi” digitale factuur bedoelen wij een factuur die door de leverancier “normaal” op papier, in een enveloppe met postzegel wordt verstuurd en vervolgens bij de ontvangende klant wordt gedigitaliseerd. Steeds meer leveranciers van boekhoudsoftware hebben sinds 2005 samenwerking gezocht met een of meerdere leveranciers op het gebied van Document Management en Scanning. Dat resulteerde in software voor het volgende verwerkingsproces.

2.1

SCANNING BINNENGEKOMEN FACTUREN.

De binnengekomen facturen worden gescand. Bij kleine bedrijven een voor een, met een zogenaamde flatbad scanner die er een pdf of jpg van maakt. Bij grotere bedrijven met een meer professionele scanner waar een stapel facturen ingaat.

2.2

CODERING BINNENGEKOMEN FACTUUR.

Tal van financiële pakketten zijn sinds 2005 uitgebreid met de mogelijkheid om de binnengekomen factuur (in jpg of pdf formaat) op het beeldscherm te tonen tijdens de boeking en codering. In plaats van een voorafgaande handmatige codering, via een uitgebreid stempelvlak op de fysieke factuur, voert de functionaris de gegevens in vanaf de digitaal weergegeven factuur. Bij voorkeur met twee beeldschermen zodat niet voortdurend hoeft te worden “geswitcht” op één beeldscherm.

2.3

HERKENNING BINNENGEKOMEN FACTUUR.

Nog steeds aardig bewerkelijk en daarom hebben veel leveranciers van scanningsoftware (zoals als ScanSys en Cofax) hun software uitgebreid met digitale herkenning van gegevens. Daardoor kunnen de herkende gegevens door de boekhoudleverancier als data worden geïmporteerd in de rubrieken op het beeldscherm van de functionaris belast met factuurinvoer en codering. Omdat de facturen van verschillende leveranciers qua lay-out meestal niet erg op elkaar lijken, is de kans van misinterpretatie door de software erg groot. Bij de een staat het debiteurnummer ergens onderaan, bij de ander bovenaan. Bij de een staat het factuurnummer voor het debiteurnummer, bij de ander erachter. Dat probleem is door de betere leveranciers van scanningsoftware opgelost met een tweetal voorzieningen: 

Enerzijds het scannen van de factuur op voorafgaande termen. Bijvoorbeeld het zoeken naar de termen “debiteur”, “debiteur nummer”, “debiteur nr.” of “klantnummer”, om vervolgens het daarna volgende nummer als debiteur nummer te herkennen en door te geven aan de boekhoudsoftware.



Anderzijds door de scanningsoftware steeds “slimmer” te maken, waarbij de match tussen het vakje op een factuur en het boekingsveld in het boekhoudscherm wordt onthouden voor een volgende keer. Na enkele duizenden boekingen wordt een nagenoeg foutloze relatie gelegd tussen de fysieke plaats van een rubriek op een willekeurige factuur en het invoerveld in het boekingscherm van de financiële administratie. Hoe “slimmer” de software hoe sneller het aantal boekingshandelingen afneemt.

6


2.4

ACCORDERING BINNENGEKOMEN FACTUUR.

Ongeacht de “slimheid” van de scanning software wordt bij de “semi” digitale factuur de gescande afbeelding door menig boekhoudpakket gekoppeld aan de handmatig ingevoerde boekingsgegevens. Vervolgens doorlopen de boeking en het digitale document een vooraf ingestelde workflow die er voor zorgt dat de juiste personen in de juiste volgorde hun bijdrage leveren aan de accordering van de factuur.

2.5

DE “SEMI” DIGITALE FACTUUR IS OOK KOSTBAAR.

De hier geschetste “digitale” factuur is weliswaar gericht op efficiencyverbetering en kostenbesparing t.o.v. de handmatige variant, maar is doorgaans kostbaar vanwege de benodigde technische voorzieningen en het beheer daarvan zoals: 

Een scanner (eenvoudig of met uitgebreide gemaksvoorzieningen).



Scanning en mogelijk ook herkenningssoftware.



Uitbreiding van het boekhoudpakket met een of meerdere aanvullende modules of zelfs maatwerksoftware.

7


3.0

WAT IS EEN “ECHTE” DIGITALE FACTUUR?

Nu we weten wat een “semi” digitale factuur is, kunnen we ons buigen over de vraag wat een “echte” digitale factuur is. Idealiter is het een factuur die: 

bij de leverancier gelijktijdig met de papieren afdruk elektronisch wordt “uitgespuugd” in de vorm van een bestandje (digitale data) door de bedrijfssoftware die de bedrijfsvoering ondersteunt op gebieden als inhuur, inkoop, wederverkoop en levering aan klanten en



door de klant “digitaal” kan worden opgepakt en via de boekhoudsoftware wordt aangeboden op de juiste werkplekken en daar wordt aangevuld met codering die er voor zorgt dat de digitale factuur op de juiste “bestemmingen” arriveert en betaalbaar wordt gesteld (de workflow).

3.1

WAAROM ZIJN ER NOG WEINIG “ECHTE” DIGITALE FACTUREN?

Dat “uitspugen” van die factuur door de bedrijfssoftware van de leverancier is meestal geen probleem, maar het “digitaal” oppakken van de factuur door de boekhoudsoftware van de klant is vaak niet mogelijk. 

Enerzijds omdat de meeste leveranciers niet digitaal factureren of de digitale factuur beperken tot een pdf-bijlage in een e-mail aan de klant. Een extra bijlage in de vorm van een gestandaardiseerd XML bericht met de factuurinhoud, wordt meestal nog niet bijgesloten.



Anderzijds omdat de klanten geen gestandaardiseerd XML bericht met de factuurinhoud ontvangen van de leverancier, of (als dat wel het geval is) niet beschikken over bedrijfssoftware die het meegestuurde XML bericht kan lezen.

Deze beperkingen verklaren de populariteit van de “semi” digitale factuur (scanning, herkenning, codering) aan de klantzijde (debiteur). Het kan echter ook anders omdat de IT-sector het XML bericht heeft uitgevonden.

3.2

WAT IS EEN XML BERICHT?

XML staat voor eXtend Markup Language en is ontstaan omdat de HTML internettaal prima geschikt is om ongestructureerde data op een website weer te geven, maar niet echt geschikt is om gegevens leesbaar te maken voor een andere computerprogramma dan een webbrowser. XML lijkt op HTML maar herbergt ook uiterst nuttige structuurkenmerken, die ook voor de mens nog steeds leesbaar zijn, zoals navolgend voorbeeld van een playlist onder de titel “favoriete songs” duidelijk maakt. <song> Bohemian Rapsody <artist>Queen <song> Hotel California <artist>the Eagles

8


<song> Stairway to Heaven <artist>Led Zeppelin <song> Avonden <artist>Boudewijn de Groot <song> Child in Time <artist>Deep Purple De verschillende kleuren zijn niet relevant voor XML, wij hebben die toegevoegd zodat de lezer de structuur wat makkelijker kan doorgronden. Het kost daardoor waarschijnlijk weinig moeite om te doorgronden dat een computerprogramma dit XML bericht eenvoudig kan omzetten in de eerste vijf nummers van de TOP2000: Playlist: favoriete songs title artist Bohemian Rapsody Queen Hotel California the Eagles Stairway to Heaven Led Zeppelin Avonden Boudewijn de Groot Child in Time Deep Purple Wij willen van u geen XML programmeur maken, maar wij willen hiermee wel duidelijk maken dat die XML berichten kinderlijk eenvoudig zijn; dus ook voor uw eigen programmeurs of de programmeurs van de leverancier van uw bedrijfssoftware.

3.3

OPEN STANDAARDEN VOOR XML FACTUREN.

XML is zelf een open standaard die voor alle vormen van gestructureerde berichtuitwisseling kan worden gebruikt. Maar dat is niet genoeg . Stel dat in ons Playlist voorbeeld de lezende software de termen artist en title verwacht, dan is het niet de bedoeling dat de verzendende software daar de Nederlandstalige woorden artiest en titel voor gebruikt, want die woorden worden niet herkend door de ontvangende software. Dit voorbeeld maakt duidelijk dat op dit gebied aanvullende XML afspraken nodig zijn tussen verzender en ontvanger. Dat kan één op één gebeuren tussen een leverancier en een klant. Dat werkt perfect. Maar het is niet handig omdat het ondoenlijk is voor een leverancier om met al zijn klanten afzonderlijke afspraken te maken. Voor de klant is het onwerkbaar als elke leverancier zijn eigen termen hanteert. Daarom zijn door standaardisatiecommissies standaarden voor XML facturen in het leven geroepen, waarvan UBL, eFactura, SETU en fInvoice de bekendste zijn. Op zich zou het handiger zijn als er maar één standaard was. De ene standaard past echter beter bij een sector dan de andere en daarom kiest niet iedereen voor dezelfde standaard. In Nederland is UBL de meest populaire omdat elke Rijksoverheidsinstantie verplicht is tot het accepteren van digitale facturen overeenkomstig de UBL standaard. In de uitzendwereld is SETU de populairste standaard.


9

Ontvangende software kan overigens zonder veel moeite worden uitgebreid met een extra standaard, tenzij die standaarden dezelfde woorden gebruiken voor verschillende begrippen, want dan ontstaat er binnen de XML standaard een Babylonische spraakverwarring. Het zou beter zijn als er één wereldwijde standaard komt die alle specifieke sectorbehoeften ondersteunt met unieke woorden voor alles wat sectorspecifiek is. De EDIfact standaard heeft in het pré XML tijdperk bewezen dat dit mogelijk is. Een mooie taak voor de Verenigde Naties. Die standaard is in ontwikkeling en heet UN/CEFAC. Daarbij werkt de VN samen met OASIS, het wereldwijde consortium dat al menig standaard heeft ontwikkeld en beheert, waaronder UBL (Universal Business Language).

3.4

DE UBL STANDAARD.

Wij beperken ons in deze nieuwsbrief tot de UBL standaard die is omarmd door de Nederlandse overheid. Een redelijk eenvoudige standaard waarmee zelfs een ZZP leverancier een XML bericht kan maken, dat naast de pdf als bijlage kan worden opgenomen in het e-mail bericht dat naar de klant wordt gestuurd.

3.5

VOORBEELD GEBRUIK UBL STANDAARD.

In deze paragraaf schetsen wij de acties die een ZZP’er moet ondernemen om een overheidsklant te voorzien van een XML factuur in UBL formaat. Vervolgens ook de acties die de klant moet ondernemen. Als de klant (debiteur) echter niet beschikt over een boekhoudpakket dat import digitale XML facturen mogelijk maakt, hebben de processtappen weinig zin. Als dat het geval is helpt het lezen alleen maar ter bevordering van uw eigen bewustzijn van waaruit u eisen kunt stellen aan de leverancier van uw financiële pakket. Ons voorbeeld bestaat uit zes stappen aan de kant van de leverancier en twee aan de kant van de klant. De stappen 2 t/m 6 moeten door de leverancier (crediteur) bij elke factuur worden herhaald en dat geldt ook voor de stappen 7 en 8 bij de klant (debiteur). In de tekst ziet u donkerblauwe buttons. Dat zijn hyperlinks naar onze website waarmee u de verschillende voorbeelden kunt downloaden en bekijken. Voor de leesbaarheid adviseren wij u om de pdf viewer in te stellen op 100% beeld. Stap 1 Download UBL factuur formaat (leverancier). Dit is eenmalige actie. U hoeft niet te zoeken op een Europese website want dat hebben wij al voor u gedaan. Klik op deze download UBL factuur button waarmee u een download maakt van de standaard factuur die u op uw hard disc opslaat onder de naam “factuur-formulier-ubl”, zodat u deze voor elke nieuwe factuur kunt gebruiken. De rest van dit voorbeeld handelt over een fictieve factuur die wij vanuit ITEM-C advies en interim management hebben opgemaakt voor de gemeente Tilwijk, gevestigd in Waalburg. Wij hebben daar onze dienst “ontwikkeling BYOD beleid” uitgevoerd voor de vaste prijs van € 2.900,- exclusief BTW. Daarnaast hebben wij op verzoek van de opdrachtgever P. J. Personeel het ontwikkelde BYOD beleid gepresenteerd aan de ondernemingsraad van de gemeente Tilwijk en hebben wij bovenop de twee ingebonden beleidsnotities op verzoek vijf extra exemplaren opgemaakt en ingebonden. Stap 2 Maak een factuur zoals gebruikelijk (leverancier). Wij hebben deze factuur als te doen gebruikelijk vervaardigd met Microsoft excel en vervolgens als pdf opgeslagen onder de naam “VoorbeeldPDFfactuur”. Klik op deze download voorbeeld factuur button waarmee u een download maakt van de factuur in de print lay out zoals wij die per post versturen. Stap 3 Type de factuur over in het UBL factuur formaat (leverancier). Vervolgens hebben wij de download van het UBL factuur formaat “factuur-formulier-ubl” (in stap 1 op onze hard disc geplaatst) geopend en daarin de gegevens van de factuur (uit stap 2) via copy/paste overgenomen in de betreffende vakjes.


10

Stap 4 Druk op de bewaren button -linksonder- (leverancier). Na voltooiing van deze UBL factuur hebben wij linksonder op de Bewaren button geklikt en de factuur op de hard disc opgeslagen onder de naam “VoorbeeldUBLfactuur”. Klik op deze download Voorbeeld UBL factuur button waarmee u een download maakt van deze variant van onze voorbeeldfactuur. Deze stap is niet per sé nodig omdat u het ingevulde formulier waarschijnlijk niet per e-mail meestuurt naar uw klant, maar het kan wel handig zijn om nog eens na te kijken bij het opbouwen van ervaring. Stap 5 Druk op de Export Data button -rechtsonder- (leverancier). Vervolgens klikt u rechtsonder in het pdf scherm van de “VoorbeeldUBLfactuur” op de Export Data button, waarmee u een download maakt van de factuur in XML formaat. Wij hebben dat al voor u gedaan, dus u kunt volstaan met deze download VoorbeeldUBLfactuurXMLgegevens button. Als u vervolgens de inhoud van dit XML bericht in UBL formaat bestudeert zult u zien dat het lijkt op ons Playlist voorbeeld en dat u de factuurgegevens uit ons voorbeeld herkent. Waarschijnlijk bent u, net als wij, onder de indruk van de hoeveelheid XML regels die één enkele eenvoudige factuur oplevert. Maar daar hoeft u zich geen zorgen over te maken want de computer leest zo’n uitgebreid bericht razendsnel. Stap 6 Verstuur de resultaten van stap 2, 3 en 5 naar uw klant (leverancier). Bij elke volgende factuur hoeft u alleen maar stap 2, 3 en 5 te herhalen en de daaruit voortkomende bestanden als bijlage naar uw klant te sturen. Een kind kan de was doen. Stap 7 Stel e-mail in op ontvangst digitale factuur (klant/debiteur). Het is niet handig als de via e-mail binnenkomende facturen in dezelfde mailbox belanden als aanvragen voor brochures, offertes e.d. Maak daarom een aparte mailbox aan voor het account [email protected] en verlang van uw leveranciers dat dit e-mail adres alleen wordt gebruikt voor digitale facturen. Stap 8 Laat uw financiële software uw digitale facturen mailbox lezen (klant/debiteur). Alle voorgaande stappen zijn zinloos als uw boekhoudprogramma niet voorziet in de mogelijkheid tot inlezen van digitale facturen in XML formaat.

3.5

BEPERKINGEN UBL DEEL 1.

In het voorbeeld zien we dat op onze factuur ook de datums zijn vermeld waarop de betreffende activiteit (factuuregel) is uitgevoerd. Die kunnen we helaas niet kwijt in de pdf waarin we de factuur overtypen. Omgekeerd is het zo dat wij normaliter het opdrachtnummer niet op onze factuur vermelden, terwijl de UBL factuur daar wel een vakje voor heeft. In ons voorbeeld hebben wij dat gegeven opgezocht in onze contractadministratie en vervolgens overgetypt in de UBL factuur, waardoor de ontvangende software die informatie kan overnemen in de boekhouding. De grootste beperking van UBL is echter dat je er als ontvangende klant niets aan hebt als het in gebruik zijnde financiële softwarepakket (boekhouding) geen voorzieningen heeft tot het inlezen van een XML factuur in UBL formaat.

3.6

SOFTWAREPAKKETTEN MET UBL VOORZIENINGEN.

Gelukkig voorzien steeds meer standaard softwarepakketten voor de financiële administratie in de mogelijkheid tot UBL import, want daar zit de grootste winst. Voor de leverancier heeft de UBL factuur ook voordelen maar die beperken zich tot de besparing op papier, inkt/toner,papier, enveloppe, postzegel en de verzending. De toegevoegde waarde voor de ontvangende klant zijn veel groter omdat daar vooral op arbeid wordt bespaard. In de postkamer en bij de boekhouding omdat de factuurgegevens niet meer hoeven te worden overgetypt in het boekhoudpakket.


11

Menig leverancier van standaard software heeft inmiddels voorzieningen ingebouwd voor het digitaal factureren. Wij nemen als voorbeeld Exact. Op deze webpagina licht Exact de werkwijze toe. In Exact Globe, Grote Beer voor Windows en Exact Compact, kan de leverancier bij het versturen van facturen via e-mail de optie ‘eFactuur als bijlage’ aanvinken. Wanneer deze optie wordt aangevinkt wordt de bijlage meegestuurd met de e-mail. Dit betreft een XML bestand dat (afhankelijk van het land van de debiteur) is opgemaakt overeenkomstig het UBL, fInvoice of eFactura formaat. Dat zijn bestanden die informatie over de factuur bevatten en die de debiteur (klant) kan gebruiken om de gegevens in zijn of haar administratie te importeren. Wanneer de leverancier een factuur per e-mail en met een eFactuur als bijlage heeft gestuurd, kan deze door de klant in zijn/haar administratie worden geïmporteerd via de knop ‘eFactuur’ in het selectiescherm van de inkoopboekingen. Om de digitale e-facturen te importeren dient de klant het per e-mail ontvangen XML bestand op te slaan in een map op de harde schijf. Indien er bij de e-mail naast het XML bestand tevens een PDF bestand als bijlage is toegevoegd kan deze ook in dezelfde map worden opslagen. Vervolgens kan via menupad [Financieel, Invoer, Inkoop] met de knop ‘eFactuur’ het importscherm worden geopend.

3.7

BEPERKINGEN UBL DEEL 2.

Ons voorbeeld maakt duidelijk dat het maken van een digitale factuur, die overeenkomstig een standaard leesbaar is voor de bedrijfssoftware van de klant (zoals bij Exact), weinig kunst- en vliegwerk vereist. Het voorbeeld betreft een ZZP’er die een klant digitaal factureert in de veronderstelling dat de klant beschikt over software die het “inlezen” in UBL formaat mogelijk maakt. Zonder die inleesvoorziening is de “echte” digitale factuur voor de klant (debiteur) zinloos, want dan is de UBL bijlage van het e-mailtje nagenoeg nutteloos. Als de klant over “semi” digitale factuur voorzieningen beschikt en de leverancier (naast de UBL bijlage) ook een pdf of jpg heeft gestuurd, kan daarmee de scanning van de factuur worden voorkomen. Dat is dan het enige voordeel van de digitaal ontvangen factuur. Het voorbeeld heeft echter ook duidelijk gemaakt dat UBL een eenvoudig formaat is waarin de ZZP’er weliswaar niet alle relevante informatie kwijt kan (bijvoorbeeld de datum waarop de dienst is gerealiseerd), of vraagt om gegevens die de ZZP’er doorgaans niet op zijn factuur vermeldt. Dat maakt UBL niet minder aantrekkelijk voor die ZZP’er want het is voor de klant met XML/UBL inleesmogelijkheden een aantrekkelijke service en versterkt derhalve de klanttevredenheid. In de relatie tussen grote bedrijven en grotere leveranciers blijkt UBL ook veel waarde toe te voegen, maar nog steeds te weinig. Met name de factuurregels in dergelijke relaties (zeker als er een verplichtingen of bestellingenadministratie wordt gevoerd) bevatten doorgaans veel meer informatie zoals:  Hoeveelheden per eenheid (bijvoorbeeld confectie per maat en per kleur). 

Kwaliteitgegevens per eenheid.



Kortinggegevens (kwantum gerelateerd, actie gerelateerd en concern gerelateerd).



Transportvormen die aangeven op welke wijze de goederen zijn afgeleverd.

Dit betekent dat een automatisch geïmporteerde UBL factuur nog veel aanvullend “handwerk” vereist alvorens alle coderingen zijn aangevuld met de “meta-data” die noodzakelijk zijn voor de factuurverwerking door grote complexe organisaties.

12


3.8

TUSSENPERSONEN (INVOICE CLEARING HOUSES, CONSOLIDATORS OF BROKERS).

Omdat UBL en soortgelijke standaarden (nog) niet voorzien in deze benodige “meta-data”, spelen slimme ICT bedrijven hier handig op in met eigen XML formaten (soms FTP) die perfect aansluiten bij de behoefte van de klant en de mogelijkheden van de leverancier. Zij ontwikkelen in samenspraak met leveranciers en klanten aanzienlijk “rijkere” XML formaten met “meta data” die de klant vereist om de elektronische boeking nog minder arbeidsintensief te maken. Het ERP systeem van de klant wenst factuurregels met hoeveelheden per eenheid, kwaliteitsinformatie, gedetailleerde kortinggegevens en informatie over het transport. Dus spreken zij samen met de klant een standaard af waaraan de leverancier zich vervolgens conformeert. Dergelijke functioneel rijke digitale XML facturen passen niet bij een e-mail verwerkingsmethode, want die is te arbeidsintensief aan de klantzijde. De klant wil zonder al die e-mail handelingen facturen kunnen verwerken op een wijze die geen of nauwelijks handmatig werk vereist. Ook op die behoefte spelen genoemde ICT bedrijven handig in. Zij positioneren zich als tussenpersoon met een technische broker functie (consolidator of clearing house), waar de bedrijfssoftware van de leverancier zijn factuurgegevens kwijt kan in de formaten die worden ondersteund door de bedrijfssoftware van de leverancier. Rechtstreeks via een digitaal bericht zonder menselijke tussenkomst zoals bij een e-mail bericht. Hun software is in staat om de aangeleverde gegevens te converteren naar het formaat dat de klant nodig heeft en verstuurt die geconverteerde gegevens rechtstreeks naar de bedrijfssoftware van de klant, zonder menselijke tussenkomst. Er zijn zelfs voorbeelden met zeer uitgebreide functionaliteit zoals webservices die aan de verzendende partij laten weten hoe ver het controle en fiattering proces bij de klant is gevorderd. Het nadeel van het verzenden en ontvangen van digitale facturen via zo’n tussenpersoon is gelegen in de kosten. Dat geldt niet voor het overheidsinitiatief Digipoort. Daar kunnen bedrijven hun facturen in UBL 2.0 formaat gratis indienen. Ontvangende overheidsinstanties betalen € 0,59 per via Digipoort ontvangen factuur.

3.9

DE “ECHTE” DIGITAAL FACTUUR KAN OOK DUUR ZIJN, MAAR DAT HOEFT NIET.

De kosten van de “echte” digitale factuur kunnen bestaan uit: 

Het abonnement bij een tussenpersoon (als u daarvoor kiest).



Uitbreiding van de bedrijfssoftware aan leverancierzijde, zodat deze naast de papieren factuur ook een UBL variant kan vervaardigen.



Uitbreiding van de boekhoudsoftware aan klantzijde waarmee de UBL factuur kan worden ingelezen uit het e-mail postvak.

Deze kosten zijn echter niet aan de orde als U: 

Kiest voor de rechtstreekse variant zonder tussenpersoon.



Een kleine leverancier bent en uw klanten een plezier doet met een UBL bestand dat u eenvoudig kunt aanmaken op de hier beschreven wijze.



Als leverancier (crediteur) bedrijfssoftware gebruikt die standaard al voorziet in de vervaardiging van een UBL factuur, zoals in ons Exact voorbeeld.



Als klant (debiteur) een boekhoudpakket gebruikt dat standaard voorziet in de mogelijkheid tot inlezen van een UBL factuur, zoals in ons Exact voorbeeld.


13

4.0

DE TOEKOMST VAN DIGITAAL FACTUREREN.

Zodra het aantal facturen in de leverancier/klant-relatie de 100 en/of het totaal ontvangen aantal digitale facturen per maand de 1.000 overstijgt, is het verzenden van XML/UBL bijlagen per e-mail niet meer goed beheersbaar voor de klant, de ontvanger. De kans dat af en toe een dubbele boeking wordt gemaakt of een factuur per ongeluk wordt overgeslagen, neemt dan immers sterk toe. In dergelijke situaties bieden de tussenpersonen soelaas. Maar de kosten nemen dan ook sterk toe omdat: 

De facturering software van de leverancier moet worden aangepast op de formaten van de tussenpersoon.



De financiële software van de klant een soortgelijke aanpassing moet ondergaan.



Het clearing house een bedrag per factuur in rekening brengt bij de leverancier en of de klant.

Voorlopig is dit echter het enige goed werkbare alternatief bij grote aantallen. Wij gebruiken de term “voorlopig” omdat wij ons niet kunnen voorstellen dat het hierbij blijft. Zo biedt bijvoorbeeld Exact Online al een “digitale brievenbus”, maar die kan nog niet door een niet Exact gebruiker worden gevuld.

4.1

NIEUWE STANDAARDEN MET MEER FUNCTIONALITEIT

Voor bedrijven en instellingen is het prettig te weten dat de digitale factuur veel meer mogelijkheden biedt dan door UBL wordt gefaciliteerd. Het bewijs daarvoor wordt immers geleverd door de clearing houses. UBL2.0 is een eenvoudige standaard die in Nederland snel is opgepakt. Eigenlijk met te weinig functionaliteit, maar dat wordt veroorzaakt door de grote druk die: 

enerzijds werd gelegd door instanties als de KvK, VNO/NCW, MKB Nederland om tot een snel implementeerbare standaard te komen, en



anderzijds ontstond toen de Rijksoverheid zich als debiteur wilde committeren aan het concept van de digitale factuur.

Als u de inhoud van hoofdstuk 3 een beetje heeft doorgrond dan zult u met ons tot de conclusie komen dat het ontwikkelen van een functioneel rijkere standaard technisch geen probleem kan zijn. Functioneel is het een beetje lastiger omdat je voor elk denkbaar factuurelement een unieke naam met kenmerkspecificatie moet opnemen in de standaard. Maar als een aantal vertegenwoordigers van verschillende bedrijven in verschillende sectoren worden ingeschakeld is ook deze horde makkelijk te nemen. Het echte probleem bij de ontwikkeling van zo’n nieuwe standaard is van organisatorische aard. Wie neemt het initiatief, wie werkt mee en wie werkt tegen of wacht op een ander initiatief. Zoals we in hoofdstuk 3.3 hebben toegelicht is er een wereldwijde UN/CEFAC standaard in ontwikkeling. Maar wij vrezen dat het nog wel even zal duren alvorens die het levenslicht ziet en succesvol is beproefd.

14


4.2

ÉÉN SPECIFIEK VERZEND- EN ONTVANGST FORMAAT (DIGITALE VERPAKKING).

Naast een rijkere UBL standaard is de digitale factuur ook gebaat bij een ander verzenden ontvangst formaat dan het e-mail bericht. E-mail is ontwikkeld als digitale verpakking voor tekst en bijlagen ten dienste van intermenselijke communicatie. De digitale factuur komt als bijlage (attachment) via e-mail berichten terecht in de inbox structuur van de mailserver en met goede afspraken over de benaming van mappen kan de factuur daar worden opgepakt door het boekhoudpakket. Voorlopig moeten we het hier mee doen, maar ideaal is het niet. Daarom denken wij dat er voor digitale facturen een ander verpakkingsformaat zal ontstaan, dat overigens ook bruikbaar zal zijn voor andere vormen van elektronische gegevensuitwisseling. Een verpakkingsformaat dat volledig is toegesneden op gegevensoverdracht tussen computersystemen zonder menselijke interventie. De mens hoeft pas in actie te komen als het boekhoudpakket digitale facturen uit die verpakking heeft gehaald.

4.3

DIRECTE COMMUNICATIE TUSSEN BEDRIJFSSOFTWARE.

Zodra een dergelijk verpakkingsformaat beschikbaar is, zal er veel meer directe communicatie gaan ontstaan tussen bedrijfssoftware dan alleen de digitale factuur in UBL formaat. De combinatie van een verrijkt UBL formaat en een nieuwe verpakkingsvorm maken de tussenpersonen met hun clearing houses, brokers en consolidators overbodig, omdat de door hen geboden toegevoegde waarde dan rechtreeks wordt gerealiseerd in het samenspel tussen de bedrijfssoftware van de leverancier en de bedrijfssoftware van de klant.

4.4

DE DIGITALE FACTUUR IN DE CLOUD.

Op zich staat de digitale factuur los van cloud computing want het maakt niet uit of de digitale factuur op een server in de cloud of een lokale server terecht komt. Toch zijn wij van mening dat de digitale factuur bijdraagt aan verbetering van het cloud concept omdat de cloud gebaat is bij verdere standaardisatie van gegevensdefinitie en elektronische gegevensuitwisseling. We willen immers in de cloud profiteren van meer keuzevrijheid op het gebied van bedrijfssoftware dan vandaag mogelijk is.

4.5

INNOVATIE VIA KOEPELS EN DE OVERHEID.

Het is eigenlijk zonde dat we in Nederland wachten op verrijking van de UBL standaard via de VN en OASIS. We zouden in Nederland het voortouw kunnen nemen door instanties als VNO/NCW, MKB Nederland en ICT~office onder aanvoering van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie bijeen te brengen met de opdracht UBL2.0 uit te bouwen tot een functioneel rijkere Nederlandse standaard. Uiteraard met handhaving van alle UBL 2.0 specificaties en de opdracht ook nieuwe UBL versies in deze standaard te verwerken. Ergens in de tijd wordt zo’n Nederlandse standaard achterhaald door een nieuwe UBL versie die voortkomt uit de samenwerking tussen UN/CEFAC en OASIS. Maar dat gaat waarschijnlijk nog vele jaren duren. Als het zover is kan de Nederlandse commissie aan haar laatste opdracht beginnen; het gelijk schakelen van de Nederlandse standaard aan deze wereldstandaard. Die laatste opdracht behelst niets meer of minder dan het vervagen van Nederlandse termen en hun specificatie door de internationale equivalent. Met andere woorden een trefzekere aanpak, waarbij we in Nederland in de pas blijven lopen met de internationale ontwikkeling en ook nog steeds kunnen deelnemen aan het internationale digitale factureren. We lopen alleen voorop in de verrijking van UBL, zodat zowel de Nederlandse private als publieke sector versneld en aanzienlijk meer kunnen besparen met de digitale factuur dan nu mogelijk is met UBL. Het woordje Innovatie in de naam van ons ministerie gaat nog meer schitteren als ELI dit initiatief oppakt. Het ligt in het verlengde van de “ambassadeur e-facturering” (Marco Pastors) die in 2008 is aangesteld om het gebruik van de digitale factuur in Nederland te stimuleren. Daarin is hij aardig geslaagd, maar nog niet op het ambitieniveau dat de toenmalige staatssecretaris (Frank Heemskerk) formuleerde. Verrijking van het UBL formaat maakt de digitale factuur aantrekkelijker en beter betaalbaar voor veel meer organisaties.


15

5.0

EPILOOG

De digitale factuur helpt onze economie omdat de kosten rond de factuur worden teruggedrongen voor zowel de leverancier als de klant. De digitale factuur draagt ook bij aan verbetering van de relatie tussen klant en leverancier. In de praktijk blijkt immers dat digitale facturen sneller worden betaald dan papieren facturen. Dat heeft alles te maken met efficiency die bij de digitale factuur veel hoger is dan bij zijn papieren voorganger. Het gehele proces verloopt aanzienlijk sneller en met veel meer gebruiksgemak. In de inleiding refereerden wij naar het DDI onderzoek waaruit blijkt dat veel bedrijven en instellingen overtuigd zijn van de voordelen van de digitale factuur. Anders zou Nederland niet de ambitie hebben het huidige gebruikspercentage in 2012 met 47% te verhogen van 33% naar 80%. Een gigantische ambitie, maar die was er ook al in 2011en toch maakte de digitale factuur in 2011 een pas op de plaats. Daar kan maar een reden voor zijn; organisaties hebben geen goed beeld bij de digitale factuur en weten niet waar en hoe ze moeten beginnen. Als je termen als digitale factuur en e-facturering invoert via Google begrijp je al snel waarom het een lastige materie lijkt. Je wordt immers overspoelt met “hits” van commerciële bedrijven die zich aanbieden als tussenpersoon (clearing house, broker, consolidator), waarbij ze vaak gebruik maken van onafhankelijk “ogende” domeinnamen als ww.elektronisch-factureren.nl en die onafhankelijkheid op de website ook bewust verwoorden. Zij zijn niet gebaat bij organisaties die zelf aan de slag gaan met het UBL formaat zonder tussenkomst van zo’n tussenpersoon. Wij respecteren dergelijke tussenpersonen, want zij kunnen een rol van betekenis spelen als u aan de slag gaat met de digitale factuur en bewust kiest voor hun diensten. Om bewust te kiezen is het echter noodzakelijk dat u eerst een totaalbeeld krijgt bij het thema digitale factuur, inclusief de mogelijkheden die er zijn om rechtstreeks samen te werken tussen klant en leverancier. Bij dat totaalbeeld hoort niet alleen de toelichting op de werkwijze van de “echte” digitale factuur zoals door ons geschetst in hoofdstuk 3, maar ook een toelichting bij de “semi” digitale factuur zoals geschetst in hoofdstuk 2. Zowel de “semi” digitale factuur als de tussenpersoon kunnen onverwachte kosten veroorzaken die remmend werken op de ambitie tot het invoeren van de digitale factuur. Als je niet weet dat er kostentechnisch ook een laagdrempelige variant is in de vorm van de UBL factuur, kunnen wij begrijpen dat de ambitie weer even de ijskast in gaat. Het onderscheid tussen semi en echt wordt in het DDI onderzoek overigens niet gemaakt, waardoor onduidelijk is hoeveel van de 33% digitale factuur gebruikende organisaties de semi- of de echte variant bedoelen. Hopelijk lukt het DDI volgend jaar om dit onderscheid wel te maken. Wij hopen met dit white paper een bijdrage te hebben geleverd aan verbetering van de duidelijkheid rond de digitale factuur en de bewustwording dat de digitale factuur haalbaar en betaalbaar is voor iedere organisatie. U kunt het helemaal zelf. Mocht u toch behoefte hebben aan nog meer toelichting of onze assistentie bij het plannen en invoeren van de digitale factuur, dan zijn wij daartoe uiteraard gaarne bereid. Wij maken een keurige analyse en begeleiden u op weg naar de beste oplossing, ook qua betaalbaarheid.

over ITEM-C ITEM-C advies en interim management is gespecialiseerd in bedrijfssoftware. Wij combineren ruim dertig jaar management ervaring met bedrijfssoftware aan zowel de klant- als de leverancierskant. Wij weten derhalve wat belangrijk, mogelijk en haalbaar is en projecteren die kennis vakkundig op de situatie bij onze klanten in de Lokale overheid en het middelgrote bedrijfsleven.

16 Voor meer informatie verwijzen wij naar onze website www.item-c.nl, ons e-mail adres [email protected] of ons telefoonnummer 06-83 177 041.


ITEM-C advies en interim management. de digitale factuur. van semi digitaal tot echt digitaal. Auteur white paper: Harrie Gooskens

Recommend Documents