IT szervezet és hálózati megoldások tanulmány

IT szervezet és hálózati megoldások tanulmány Csenger Város Polgármesteri Hivatala számára

2010. január

Tartalom 1.

Bevezető ............................................................................................................................................. 2 1.1. 1.2.

2. 3.

A dokumentum célja ............................................................................................................................... 2 Pályázat 2. számú mellékletének való megfeleltetés.............................................................................. 2

Vezetői összefoglaló.......................................................................................................................... 3 Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására .............................................. 8 3.1. Szervezeti feltételek és fejlesztési lehetőségek ...................................................................................... 8 3.2. Új Magyarország Fejlesztési Terv........................................................................................................... 9 3.3. Magyar Információs Társadalom Stratégia elektronikus önkormányzati részstratégia (MITS-EÖR) .... 11 Az elektronikus közszolgáltatásokkal, ügyintézéssel kapcsolatos iránymutatások ........................... 12 3.4. 3.5. 3.6.

4.

Lehetséges szervezeti és informatikai megoldások Csenger városában ............................................. 15 Rövidtávú informatikai akciók ............................................................................................................... 22 Középtávú informatikai akciók .............................................................................................................. 30

Összefoglaló tanulmány az internet alapú ügyindítási forma elterjesztéshez ........................... 40 4.1. Bevezetés ............................................................................................................................................. 40 4.2. Az e-közigazgatás jelenlegi szerepe és helyzete ................................................................................. 41 Az e-közigazgatás szerepe ................................................................................................................. 41 Az e-közigazgatás jelenlegi helyzete.................................................................................................. 41 4.3. A bevezetés stratégiai tényezői ............................................................................................................ 42 A stratégiaalkotás szükségessége ...................................................................................................... 42 Az önkormányzat e-közigazgatás stratégiája..................................................................................... 45 Az önkormányzat e-közigazgatás bevezetési stratégiájának tárgya:................................................. 45 Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia hatása ........................................................... 45 Hova illeszkedik az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia? .......................................... 46 A stratégia megvalósításának gyakorlata .......................................................................................... 47 4.4. a stratégia feltételrendszérenek elemzése ........................................................................................... 54 Az e-közigazgatás bevezetése feltételrendszerének SWOT elemzése .............................................. 54 4.5. A bevezetéshez szükséges erőforrások ............................................................................................... 62 Az informatikai humán erőforrások .................................................................................................. 62 Az e-közigazgatás bevezetésére fordítható pénzügyi eszközök ........................................................ 63 Az önkormányzati tevékenység és működés korszerűsítésének folyamatai ..................................... 64 4.6. Lehetséges problémák ......................................................................................................................... 65 Az IT-fejlesztések gondjai az önkormányzatoknál ............................................................................. 65 Az e-közigazgatás bevezetése stratégiájának akadályai .................................................................... 67

1

1. BEVEZETŐ 1.1.

A dokumentum célja

Jelen dokumentum a GKIeNET Kft. terméke, és a Csenger Város Önkormányzatánál végrehajtásra kerülő ”Szervezetfejlesztés a csengeri Polgármesteri Hivatalban” c. projekt keretében készült. A dokumentum célja, hogy felmérje a polgármesteri hivatalban a szervezeti és informatikai lehetőségeket hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési rend kialakítására, különös figyelemmel a támogató informatikai rendszerek lehetőségeiről. Ezek szükséges feltételei az internet alapú ügyintézés fejlesztéséhez, elterjesztéséhez. A projekt céljai közé tartozik, hogy Csenger Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalának belső működésében egyre nagyobb súllyal szerepeljenek az elektronikus eszközök, mind kommunikáció, mind a csoportmunka területén. Ezzel az önkormányzat saját belső folyamatait is fejleszteni, gyorsítani tudja, valamint előkészíti, megteremti az elektronikus ügyintézés feltételeit. A dokumentum első részében, bemutatjuk a közszférában már megtalálható szervezeti és informatikai megoldásokat hálózati működésre és javaslatokat teszünk azok lehetséges bevezetéséről, a helyi adottságokat figyelembe véve. A dokumentum ezt követő részében strukturált, összefoglalót adunk az internet alapú ügyintézés különböző, Európai Unió által meghatározó szintjeiről. Elhelyezzük Csengert ebben a rendszerben és működő példákkal alátámasztott javaslatokat mutatnunk be a minél magasabb szint eléréséhez.

1.2.

Pályázat 2. számú mellékletének való megfeleltetés Szakértői díjak

Pályázati prioritás 3. A partnerség erősítése d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére.

Eredmény Külső szakértő segítségével készült összefoglaló tanulmány az internet alapú ügyindítási forma elterjesztéshez

2

Adatbázis, tanulmány Hivatkozás Eredmény Hivatkozás 3. fejezet 4. fejezet

Külső szakértő segítségével készült összefoglaló tanulmány az internet alapú ügyindítási forma elterjesztéshez.

3. fejezet 4. fejezet

2. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ

Az önkormányzati feladatok magas színvonalon való ellátása megköveteli a korszerű informatikai környezet kialakítását, amely fejlesztések kivitelezését egy előre átgondolt informatikai stratégia mentén célszerű és hatékony megvalósítani. Stratégia hiányában az informatikai fejlesztések finanszírozása rendkívül nehezen teremthető meg, hiszen az informatikai költségvetést a célok és az azokat megvalósítani hivatott beruházások ütemezésének ismeretében lehet megalapozottan tervezni. A csengeri Önkormányzat bár mennyiségileg jó ellátott informatikai eszközökkel a rendelkezésre álló eszközök hardverek minősége nagy szórást mutat. A hardveregységek beszerzése részekben történt, így előfordulnak kielégítő és elavult technológiájú számítógépek is. Utóbbiak túlsúlyban vannak és ez a tény komoly gátat szabnak az egységesen magas színvonalú informatikai szolgáltatás elterjesztésében. Az interjúk során kiderült, hogy az alkalmazottak nagy többségének van saját számítógépe és azokon a megszokott Microsoft alkalmazásokon (Windows XP, Office) kívül a feladatukhoz kapcsolódó célalkalmasok (Tatigazd, KOVA, Önkadó, ...) vannak telepítve. Az önkormányzatban emellett hiányozik az e-mail címek egységes kezelése, sok önkormányzati dolgozó személyes postafiókjáról bonyolítja a levelezését. Hiányoznak a különböző szakterületek együttműködését segítő alkalmazások, közös adatbázisok. Ez különösen a Pénzügyi Osztályon jelent problémát, ahol nagy az adat redundancia, a sziget megoldások miatt mindent manuálisan kell rögzíteni a különálló programokba. Az önkormányzatnak nincsen főállású informatikusa, aki megtervezné az informatikai fejlesztéseket és gondoskodna az alkalmazottak képzéséről. Első lépésként javasoljuk egy informatikai stratégia kidolgozását és egy, a területért felelős személy kinevezését a rendszerek egységesítésének és gyakorlati kihasználásának érdekében. A méretgazdaságosság miatt a jövőben azt is érdemes a Polgármesteri Hivatal és a fenntartott intézmények informatikai felügyeletének közös ellenőrzés alá vonását. Ezek a fejlesztések természetesen akkor a leghatékonyabbak és akkor érik el a céljukat, ha Csenger lakossága és vállalkozói értesülnek róla és ki is tudják használni az elektronikus közigazgatás által nyújtott lehetőségeket, valamint bekapcsolódhatnak, a hálózati megoldások használatába. Jelen dokumentummal tehát abban kívánunk segíteni, hogy Csenger Város Önkormányzatának ÁROP projekt keretében megújuló szervezete megfelelő támogatást kapjon informatikai területen is.

3

A jelen informatikai fejlesztési koncepció az Új Magyarország Fejlesztési Tervben továbbra is hatályosnak megjelölt MITS Elektronikus Önkormányzati Részstratégiában megfogalmazott iránymutatások és ajánlások alapján került kidolgozásra. Ez az ajánlás már több éves, ami az informatikában nagyon hosszú idő, ezért annak tartalmát kollégáink a jelen kor követelményeihez igazították. Csenger Város polgármesteri hivatalában végzett informatikai helyzetfelmérés, illetve a célok meghatározása alapján az önkormányzat informatikai fejlesztési koncepcióját a következő pontok tartalmazzák: 1. A polgármesteri hivatal szolgáltató jellegének fejlesztése

1.1

Megbízható, gyors informatikai infrastruktúra biztosítása az elektronikus ügyintézés és feladatellátás kialakítása érdekében.

1.2

Informatikai biztonsági eljárások szabályozása, az informatikai biztonsági rendszerek fejlesztése.

1.3

A szoftverállomány fejlesztése. Korszerű, platform független alkalmazások bevezetése a hatékony feladatellátás és a teljes körű információ-szolgáltatás és elérés érdekében. A jelenlegi heterogén szoftverkörnyezet felszámolásának megkezdése.

1.4

Az önkormányzat vezető tisztségviselőinek folyamatos tájékoztatása a technológia nyújtotta lehetőségekről.

1.5

A köztisztviselők és a közalkalmazottak folyamatos informatikai továbbképzése.

1.6

Az e-önkormányzati, az e-ügyintézési, valamint mobil alapú szolgáltatások bővítése helyi és kistérségi szinten a társadalmi elégedettség növelése, illetve a kis- és középvállalkozások ügyviteli tevékenységének egyszerűsítése érdekében. Azaz az e-Közigazgatási feladatok ellátása.

1.7

A 3. és 4. szintű e-ügyintézés kiépítése, illetve az önkormányzati portál közösségalakító funkciójának erősítése.

1.8

Belső szabályzatok kialakítása az önkormányzati portál tartalom menedzsmentjéről, az informatikai eszközök használatáról és az információbiztonságról.

2. A polgármesteri hivatal és az intézmények közötti elektronikus adatáramlás megvalósítása („IP hálózat fejlesztése és integrált rendszerek kiépítése”)

4

2.1

A polgármesteri hivatal és az intézmények közötti elektronikus adatáramlás, illetve az interneten keresztüli csoportmunka feltételeinek megteremtése, az azonnali adatáramlás előnyeinek kihasználása, az ebben rejlő szinergiák kihasználása és a központosított tevékenységvégzés érdekében. (Erről az „IT információáramlás tanulmányban” olvashatunk.

4. „E-kultúra fejlesztése” („Hozzáértő felhasználó”)

4.1 Iskolai programok indítása a tanköteles korú diákság számára. 4.2 Informatikai képzési programok indítása a városban elő valamennyi korosztály számára munkaerő-piaci, illetve üzleti lehetőségeik szélesítése érdekében. 4.3 Távmunka-program indítása. 4.4 E-learning programok bevezetése. 4.5 Az e-kultúra fejlődésének, illetve az e-közösségek működésének támogatása.

A célok elérése érdekében rövid, közép és hosszú távú akciókat kell megvalósítania az önkormányzatnak: RÖVIDTÁVÚ INFORMATIKAI AKCIÓK

I.

A

fenntartható

fejlődés

érdekében

hivatal

IT

infrastruktúra

javítása

és

költséghatékonnyá tétele.

II.

I.1

Nyomtató konszolidáció

I.2

Kliens konszolidáció

I.3

Nyílt forráskódú megoldások

A hivatal szolgáltató jellegének erősítése érdekében a működés egyszerűbbé és átláthatóbbá tétele informatikai eszközökkel. I.1

A fizikai infrastruktúra korszerű, fejlett szinten tartása.

I.2

Szoftverkorszerűsítés.

5

I.3

Belső intranetes felület kialakítása.

I.4

Belső informatikai szabályzat kialakítása az informatikai infrastruktúra hatékony és biztonságos használatáról.

III.

A hivatal és az intézmények közötti elektronikus adatcsere feltételeinek megteremtése.

IV.

II.1

A hivatal és az intézmények közötti IP telefonhálózat kiépítése.

II.2

A hivatal és az intézmények közötti intranetes hálózat kiépítése.

Az ügyfelekkel való elektronikus kapcsolattartás fejlesztése (A hivatal honlapjának fejlesztése). III.1

A fogadónapok, fogadóórák elektronikus támogatásának kiterjesztése.

III.2

Valós kapcsolattartás az önkormányzat és a lakosság között elektronikusan.

III.3 Az elektronikus demokrácia feltételeinek biztosítása. III.4

A közérdekű, közcélú, kulturális információszolgáltatás szélesítése.

III.5

„Marketing kampány” a városban lakók megismertetése minden elérhető elektronikus ügymenettel kapcsolatosan

V.

A hivatal munkatársainak IT továbbképzése.

IV.1

A képzési programok feltételének megteremtése és elindítása.

IV.2

A munkatársak elkötelezetté tétele az informatikai oktatással kapcsolatosan (szemléletváltás).

VI.

Az üzleti szféra számára elektronikus szolgáltatások nyújtása a város honlapján.

VI.1 Vállalkozói adatbázis feltöltése és portfólió létrehozása.

6

VI.2

A vállalkozások üzleti lehetőségeit támogató közcélú adatbázisok, tartalmak elérhetővé tétele.

KÖZÉPTÁVÚ INFORMATIKAI AKCIÓK

I.

A hivatal elektronikus ügyintézési szintjének emelése (a 3. és 4. szintű e-ügyintézés feltételeinek megteremtése).

II.

I.1

A fizikai infrastruktúra korszerű, fejlett szinten tartása.

I.2

Szoftverkorszerűsítés.

I.3

Egységes belső adatbázisok kialakítása.

I.4

Külső szoftverek közötti átjárhatóság megteremtése.

I.5

Egyes ügymenetek kétirányú interakciójának megvalósítása (pl.: adózás).

I.6

A hivatali munkatársak informatikai továbbképzése.

A hivatal és az intézmények között integrált alkalmazások bevezetése. II.1

III.

Integrált pénzügyi rendszer bevezetése az önkormányzati intézményekben.

Elektronikus közbeszerzés

7

3. SZERVEZETI ÉS INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK A HÁLÓZATOK LÉTREHOZÁSÁRA 3.1.

Szervezeti feltételek és fejlesztési lehetőségek

A finanszírozási kérdések megoldásán kívül szervezeti kérdéseket is tisztázni kell majd a hivatal eközigazgatási szintjének fejlesztése során. A hivatalon belül el kell dönteni, hogy a stratégiában megfogalmazott e-közigazgatási stratégia hivatali-intézményi szintjei milyen szervezeti formában lesznek kezelve. Jelen pillanatban az intézmények informatikai állapotának „figyelemmel kísérése” nem valósul meg a hivatalon belül, így a hivatal nem tudja kihasználni a közös beruházások során elérhető volumenhatásokat és méretgazdaságossági előnyöket. Ugyanakkor a közös beszerzéseket az is befolyásolja, hogy az intézmények egyéb forrásból, önállóan is tudják fejleszteni informatikai eszközparkjukat. Ahhoz, hogy az intézmények fenntartója befolyásolni tudja az intézmények informatikai állapotának fejlődését, figyelemmel kell kísérnie az intézmények informatikai állapotát és keresnie az alternatívákat a közös informatikai infrastruktúra költséghatékony kialakítására és fenntartására. Tovább fokozná a méretgazdaságosságot, ha egy szakértői csoport képes lenne ellátni az informatikai fejlesztések koordinálását, amelyre az intézményeknek és az önkormányzatnak külön – külön nincsen lehetősége. A város szintű informatikai fejlesztések formalizált keretek közötti működését azért is javasoljuk, mert tapasztalataink szerint – a jelenlegi e-önkormányzati szoftvermegoldások beszerzési és üzemeltetési költségei mellett – csak ezen a szinten érhetők el költségmegtakarítások. A 3. szintű e-közigazgatási szolgáltatások csak szigetszerűen működnek Magyarországon, ezért a szoftverek beszerzésénél körültekintően kell eljárnia az önkormányzatnak. Még nincs igazi letisztult megoldás, amely az e-közigazgatási, e-önkormányzati funkciók többségét képes lenne lefedni, ezért az önkormányzatnak azt javasoljuk, hogy olyan szoftvereket szerezzen be, amelyek


Platform függetlenek,




moduláris felépítésűek,




a meglévő szakhatósági és közigazgatási szoftverekkel kompatibilisek/kapcsolhatóak,




kipróbált, hazai referenciákkal rendelkező technológiára épülnek.

8

Szorosan kapcsolódik a fentebbi megállapításokhoz, hogy jelenleg a polgármesteri hivatalban nem történik meg a folyó informatikai költések egységes nyilvántartása, amely nehézzé teszi a felesleges kiadások és a rossz beruházási döntések elkerülését. A szervezeti változásokra befolyást gyakorol a bevezetendő szoftver munkaszervezésének megoldása, ám ezek a megoldások a polgármesteri hivatalon belül várhatóan jelentős humánerőforrás megtakarítást nem fognak jelenteni. Összességében a jelen dokumentumban Csenger Önkormányzata számára a kitörési pontokat, illetve egy keretmodellt vázoltunk fel a szolgáltató önkormányzat megvalósítása érdekében.

3.2.

Új Magyarország Fejlesztési Terv

A 2007 áprilisában véglegesen lezárultak a tárgyalások az Európai Bizottság és a magyar kormány között az Új Magyarország Fejlesztési Tervet (ÚMFT) illetően, amely meghatározza az európai forrásokkal támogatott magyarországi fejlesztési irányokat. Az ÚMFT az informatikát nem tekinti önálló fejlesztési területnek, megoldási lehetőségként és horizontális célként jelenik meg benne. Ennek következtében nem határoz meg különálló informatikai fejlesztési stratégiát és jövőképet, a közigazgatás fejlesztését az informatikával Csenger számára releváns témakörökben az alábbi módon köti össze: •

a közigazgatás szolgáltatóvá tétele, az elektronikus ügyintézés elterjesztése;

•

a közigazgatási intézmények költséghatékonyabb működése és a magasabb szervezeti teljesítmény elérése;

•

a humánerőforrás felkészültségének javítása;

Az állam a saját munkafolyamatainak, igazgatási és szolgáltató szervezeti rendszerének hatékonyabb megszervezésével, az elektronikus kormányzati eszközökön keresztül elérhető közjavak tértől és időtől független hozzáférésének biztosításával, továbbá a társadalmi tőke erősítésével járul hozzá a tartós növekedés eléréséhez és a jobb minőségű munkahelyek megteremtéséhez.

9

Az elektronikus közszolgáltatások elterjedéséhez szükséges a felhasználói oldal célzott tájékoztatása és képzése, ez azonban az ÚMFT oktatási részstratégiájában található.

A gazdasági szereplők és az állampolgárok elvárásaival összhangban szükség van a szervezeti teljesítmény növelésére, részint az eredményességük, részint pedig a hatékonyságuk növelésével. Ennek egyik kézzelfogható eredménye a közigazgatási szolgáltatásokra fordított idő és pénz elvárt csökkenése. Szervezetfejlesztési és -racionalizálási intézkedésekkel egyszerűsíteni lehet az ügymenetet, ami egyidejűleg csökkenti az ügyfelek terheit, és növeli az érintett közigazgatási szervek teljesítményét. Az ügyfél-elégedettségi vizsgálatok eredményeire támaszkodva fejleszteni kell az állam által nyújtott szolgáltatások minőségét, kiemelt figyelmet fordítva a különböző csatornákon folyó ügyintézési formák egységes kezelésére.

Meg kell valósítani a közigazgatás és a közszolgáltatások folyamatainak új logikai rendszerbe foglalását az informatizálhatóság, a szabványosíthatóság, az egyszerűség és az átláthatóság követelményeinek megfelelően. Intézményi, szervezet- és folyamatmodellek kialakításával új, elektronikus alapú működési rendszert kell teremteni az igazgatásban. Meg kell valósítani az intézmények és rendszerek összekapcsolását a szolgáltatási portfolió és tudásbázis lehető legszélesebb körű kihasználása érdekében.

Központi infrastruktúra használatával vissza lehetne szorítani a szigetszerű informatikai fejlesztésekből adódó párhuzamos kiadásokat. A szakigazgatási rendszerek folyamatainak informatikai eszközökkel támogatott racionalizálásával csökkenthetjük a közszolgálati működés bürokratikus elemeit. Ez utóbbi cél a tervezett e-Közigazgatási rendszerek NFT II-es támogatásában érhető erőteljesen tetten. Bár a pályázati felhívás még nem jelent meg, de az előzetes tervek alapján az e-Közigazgatási rendszereket központosítottan fejlesztik ki, és a bevezetés során történik csak az önkormányzatok pályáztatása.

Az állami szolgáltatások elektronikus úton történő biztosításának és igénybevételének alapja az ügyfél azonosíthatósága. Ehhez ki kell alakítani az ügyfélazonosítás közműveit (azonosító kártya), és fejleszteni kell az információ áramlását biztosító központi gerinchálózatot.

10

Egyúttal biztosítani kell az azonosítást lehetővé tevő adatbázisok konszolidálását és adatállományaik összekapcsolását.

3.3.

Magyar Információs Társadalom Stratégia elektronikus önkormányzati részstratégia (MITS-EÖR)

Az Európai Unióhoz való csatlakozással a hazai közigazgatásnak, beleértve a települési és területi önkormányzatokat is, EU tagállami közigazgatásként kell működnie, ami magában foglalja a szolgáltató közigazgatás, az ügyfélközpontú ügyintézés megvalósítását. A cél teljesítése érdekében jelentősen fejleszteni kell a helyi közigazgatás, az önkormányzatok informatikai hátterét, hogy megvalósuljon az ügyfelek, azaz az állampolgárok és az üzleti élet szereplői minél gyorsabb, hatékonyabb kiszolgálása (tájékoztatás, ügyintézés). A cél elérése szükségessé teszi a gyors, bürokráciamentes, átlátható, követhető ügyintézés (ennek egyik fontos lépéseként az ügyfélközpontú „egyablakos” ügyintézés) megvalósítását, az ügyintézés tér- és időkorlátai csökkentését, majd megszűntetését, a közérdekű és a közhasznú adatok hozzáférhetővé tételét. A célok eléréséhez a következő akciókat javasolja a MITS e-önkormányzat részstratégia (MITS EÖR): ⇒ Álljon rendelkezésre megfelelő sebességű és nagy megbízhatóságú internet hozzáférés, hogy lehetővé váljon az információcsere az egyes települési, illetve területi önkormányzatok között, az önkormányzatok és a kormányzati szervek, minisztériumok, TÁH-ok (Területi Államháztartási Hivatalok) és a közigazgatási hivatalok között, továbbá megvalósuljon az országos, a regionális vagy a kistérségi informatikai együttműködés, regionális vagy országos adatbázisok használata (jogtár, önkormányzati rendeletek tára, közös önkormányzati fogalomtár, integrált önkormányzati tudásbázis stb.). A szélessávú elérés biztosítása után arra kell törekedniük az önkormányzatoknak, hogy ki tudják használni az internet interaktivitási lehetőségeit, a web-technológia által biztosított lehetőségeket akár a szervezeten belüli, akár a szervezetek közötti kommunikációra. ⇒ A korszerűtlen, szigetszerűen működő információs rendszereket fel kell váltaniuk a korszerű, globális, integrált, folyamatorientált szemléletű informatikai rendszereknek, amelyek képesek egy keretrendszerbe integrálni a back- és front office rendszereket.

11

⇒ Csökkenteni kell az információs rendszerek, infokommunikációs eszközök komplex költségeit (TCO-ját). Ennek érdekében támogatni kell a beruházási, finanszírozási igényt csökkentő lehetőségeket, beleértve az alkalmazásszolgáltatást is. ⇒ A kistelepülések esélyegyenlőségének megteremtése érdekében támogatni kell a kistérségek közös informatikai fejlesztéseit (alkalmazások, eszközpark) és a közös rendszerüzemeltetést. ⇒ Rövid távon el kell érni az eEurope program Common List of Basic Public Services ajánlása első és második szolgáltatási szintjét, majd középtávon a harmadik, sőt néhány esetben a negyedik szintet. ⇒ Szükség van az önkormányzati döntéshozók informatikai ismereteit elmélyítő, szükség esetén szemlélet-változást is eredményező továbbképzésekre, tréningekre, valamint – az önkormányzati alkalmazottakkal együtt – a számítógép használati készségeiknek, hajlandóságuknak a fejlesztésére is. Szükséges a meglévő humán erőforrások fejlesztése (a munkatársak folyamatos továbbképzése, a legkorszerűbb módszerek, technikák, eszközök megismertetése, begyakorlása, a szükséges készségek kialakítása), a megfelelő motivációs és ösztönzési lehetőségek kialakítása. Az önkormányzati előadók, ügyintézők egy részénél feltétlenül fennáll az ismerethiány, a korszerű technikától való idegenkedés, félelem. A hiányosságok felmérésével, a képzési igények meghatározásával, a szükséges képzések végrehajtásával a „digitális szakadék” a munkatársak jelentős részénél áthidalható. Az elektronikus közszolgáltatásokkal, ügyintézéssel kapcsolatos iránymutatások A közszolgáltatások végzésére vonatkozó ajánlás a „Common List of Basic Public Services” a tagállamok számára elvárásokat határoz meg az állampolgároknak, illetve az üzleti élet szereplőinek az elektronikusan nyújtandó közszolgáltatások körére, és azok interneten keresztül történő igénybevételének szintjére vonatkozóan. Az ajánlás négy elektronikus szolgáltatási szintet különböztet meg:

1. szint

Információ

2. szint

Egyirányú interaktivitás

On-line információk nyújtása a közigazgatási szolgáltatásokról („ügyleírások”).

Az ügyleírások által nyújtott információkon túl az ügyintézéshez

12

szükséges űrlapok, nyomtatványok is letölthetők, kinyomtathatók.

Az ügyintézéshez szükséges űrlapok, nyomtatványok on-line 3. szint

Kétirányú interaktivitás

kitölthetők, elektronikusan (elektronikus aláírás segítségével) hitelesíthetők, s ugyancsak on-line továbbíthatók.

A teljes ügyintézés, ügymenet elektronikus; űrlap, nyomtatvány 4. szint

Teljes körű elektronikus ügyintézés

kitöltése, hitelesítése, továbbítása, a döntés, a kézbesítés, az illeték

lerovása

(elektronikus

aláírás

felhasználásával)

elektronikusan is lehetővé válik.

Az EU ajánlásában szereplő közigazgatási szolgáltatások közül Magyarországon az alábbiak érintik az önkormányzatokat:

13

Az állampolgárok vonatkozásában

Személyi okmányok (személyi igazolvány, útlevél, gépjármű vezetői engedély)

Hatósági igazolások (születési, házassági, halálozási, anyakönyvi kivonatok)

Lakcímváltozás bejelentése

Gépjármű-regisztráció, teljesítményadó fizetés

Szociális juttatások, támogatás fizetése

Helyi adózás (pl.: üdülőhelyi adó)

Az egészségüggyel kapcsolatos szolgáltatások (interaktív tanácsadás, az egyes intézményekben elérhető szolgáltatások, bejelentkezés stb.)

Az üzleti szféra vonatkozásában

gépjármű-teljesítményadó

Engedélyek (pl.: iparengedély, telephely-engedély) kiadása stb.

A MITS elektronikus önkormányzat stratégia alapelvei: Egységes, integrált, üzlet-orientált és költségtakarékos elektronikus szolgáltatások kifejlesztése, online információs rendszerek létrehozása szükséges, amellyel lehetővé válik az autonóm módon működő önkormányzatok összekapcsolása, az önkormányzati adatvagyon elektronikus rögzítése, rendszerezése, hozzáférhetővé tétele az EU ajánlásnak megfelelően. Az önkormányzatok adatvagyonának tökéletes hasznosítása és az adatbázisok kiaknázása (Data Mining) érdekében a kialakított önkormányzati információs rendszereknek és adatbázisoknak vertikálisan összhangban kell működniük, kompatibilitást kell biztosítaniuk a többi kormányzati partnerrel, az önkormányzatokkal.

14

Az önkormányzatok informatikai hátterének fejlesztésekor törekedni kell arra, hogy a lakosság számára felhasználóbarát honlapot/portált és adatbázisokat készítsenek és az internet kapcsolattal nem rendelkezők is szükség szerint elérjék ezeket a város könyvtárában, a művelődési házakban vagy a civil házakban.

Az e-önkormányzat jövőkép funkcionalitása, alrendszerei, moduljai Az önkormányzatok ügyfelei, partnerei és munkatársai részére az elektronikus szolgáltatásokat a front-office modul-csoportok, úgymint e-ügyintézés, e-ügyfélkezelés, a közérdekű, közhasznú információszolgáltatás, az ügyfélfórum, -levelezés, a településmarketing, az elektronikus közbeszerzés, a belső „ügyfelek” kezelése valósítják meg. Az e-önkormányzás alrendszer a képviselő-testület és a bizottságok munkáját támogatja hatékonyan, illetve infrastruktúrát kínál a helyi demokrácia kiszélesítéséhez. Az elektronikus szolgáltatások hátterét biztosító belső folyamatok, tevékenységek támogatását az olyan back-office modul-csoportok nyújtják, mint a közigazgatási alkalmazások, az adminisztratív (költségvetési) modulok, vagy az irodaautomatizálás és kommunikáció, vezetői információk és döntéstámogatás, illetve tudásmenedzsment.

3.4.

Lehetséges szervezeti és informatikai megoldások Csenger városában

Csenger Város polgármesteri hivatalának informatikai fejlesztési fő pontjait a következő alpontokban foglaltuk össze: 1. A polgármesteri hivatal szolgáltató jellegének fejlesztése A MITS Elektronikus Önkormányzati Részstratégiában megfogalmazottak, illetve az Európai Uniós pályázatok követelményei alapján az önkormányzatok IT fejlesztésének célja a szolgáltató jelleg erősítése. Az Európai Unió és a hazai kiíró hatóságok a szolgáltató jelleg erősödését a következő fejlesztések mentén képzelik el: •

közigazgatási és adminisztratív alkalmazások integrált alrendszereinek létrehozása vagy továbbfejlesztése, bővítése,

15

•

a meglévő alkalmazások integrálása, vagy új, integrált alkalmazások révén a magasabb szintű on-line ügyintézési szolgáltatások „back-office”-ának megvalósulása,

•

az ügyintézés hatékonyságának, átláthatóságának és a folyamat irányíthatóságának növelése,

•

az EU elektronikus ügyintézési szolgáltatásokra vonatkozó ajánlásában szereplő 3. szolgáltatási szint elérése, e-ügyintézés megvalósítása, nyomtatványok, adatlapok on-line kitöltése, hitelesítése, továbbítása (kétirányú interaktivitás), minősített biztonságú elektronikus aláírás alkalmazásával.

E fejlesztések megvalósítását a következő koncepció mentén tartjuk megvalósíthatónak: 1.1

Megbízható, gyors informatikai infrastruktúra biztosítása az elektronikus ügyintézés, feladatellátás érdekében.

1.2

Informatikai biztonsági eljárások szabályozása, az informatikai biztonsági rendszerek kialakítása. A fejlesztések során megfelelő hangsúlyt kell helyezni az adatok és információk biztonságos kezelésére, ezért szabályozni kell a hivatalon belüli biztonsági eljárásokat. Az IT biztonsági problémák egyik forrása az adattömeg, a másik része az emberi tényező. Az adattömeg folyamatosan növekszik a hivatalokban és az elektronizáció eredményeként megoldást kell találni ennek kezelésére. A hivataloknak több éves adattárolási kötelezettsége van, így szabályozni kell az elektronikus biztonsági mentések, valamint az adathozzáférés jogosultsági és felhasználási módját. Megnehezíti az egységes elektronikus adatkezelést a sokféle adatformátum és inkompatibilis platformok használata, így fokozott biztonsági előírások kialakítására lesz szükség. A hivatal állandó vírustámadásnak van kitéve, amely folyamat a jövőben exponenciálisan fog növekedni, ezért már rövidtávon hatékony hálózati megoldásokat kell bevezetni (pl.: hatékony tűzfal, vírusirtók, spyware stb.) , illetve képezni a

16

hivatalnokokat a kliens oldali megoldások használatára. A hivatalban hiányoznak azok az eszközök, amelyekkel felügyelhetik a rendszereikben végbemenő eseményeket.

1.3

A szoftverállomány fejlesztése. Korszerű, platformfüggetlen alkalmazások bevezetése a hatékony feladatellátás és a teljes körű információszolgáltatás és –elérés érdekében. A feladatellátás egyszerűbbé tétele érdekében olyan alkalmazások bevezetésére lesz szükség, amelyek segítségével: •

egyszerűbbé és költséghatékonyabbá válik az önkormányzat és az intézmények közötti kommunikáció,

•

naprakész, valós idejű információkhoz juthatnak a polgármesteri hivatal szervezeti egységei az intézmények működésével kapcsolatban, így egyszerűbbé válik a tervezés, illetve a tervadatok megvalósulásának nyomon követése,

•

egységes adatbázisban lesznek elérhetők az intézmények működésével kapcsolatos információk.

1.4

Az önkormányzatok vezető tisztségviselőinek, valamint az intézmények vezetőinek folyamatos tájékoztatása a technológia nyújtotta lehetőségekről, illetve informatikai ismereteik bővítése a fejlesztési lehetőségek idejében történő felismerése érdekében.

1.5

A köztisztviselők és a közalkalmazottak folyamatos informatikai továbbképzése. Az elektronikus ügyintézés kialakításának nemcsak infrastrukturális, hanem humánerőforrás oldala is van, így az önkormányzatnak kiemelt hangsúlyt kell helyeznie egyrészt a hivatalok alkalmazottainak informatikai továbbképzésére, másrészt a lakosság IT ismereteinek bővítésére. A hivatalnokok hiányos IT biztonsági alapismereteinek köszönhetően a jövőben tovább növekedhet az adatvesztéssel és -sérüléssel (esetleg visszaéléssel) járó problémák száma, ezért különösen fontos a hivatalnokok folyamatos továbbképzése.

17

1.6

Az e-önkormányzati, az e-ügyintézési, valamint mobil alapú szolgáltatások bővítése helyi és kistérségi szinten a társadalmi elégedettség növelése, illetve a kis- és középvállalkozások ügyviteli tevékenységének egyszerűsítése érdekében. A hazai mobil kultúra fejlettségi szintjén a polgármesteri hivatal a mobil eszközök nyújtotta lehetőségek közül az egyirányú információáramlásban rejlő előnyöket használhatja ki. A mobil alapú ügyintézés az interaktív felhasználói szokások, illetve a jogi és technológiai környezet éretlensége miatt még nem jelent valós alternatívát az önkormányzatok számára. Az előbbiek eredményeként a polgármesteri hivatal számára azt az információkört kell meghatározni, amellyel elősegíthetik az önkormányzat szolgáltató jellegének erősödését.

1.7

A 3. és 4. szintű e-ügyintézés kiépítése, illetve az önkormányzati portál közösségalakító funkciójának erősítése. A 3. szintű elektronikus ügyintézés infrastrukturális feltételeinek megteremtése után nyomon követhetővé válik a folyamatban lévő ügymenetek aktuális státusza, a hivatalnokok leterheltsége, illetve lehetővé válik a teljesítmény, valamint az ügyfélelégedettség mérése. A 3. szintű e-ügyintézés megvalósításához minősített biztonságú elektronikus aláírás alkalmazására van szükség. Az interneten keresztüli ügyintézés (formanyomtatványok elektronikus visszaküldésének) feltétele, hogy a felhasználók rendelkezzenek olyan elektronikus eszközzel, amellyel személyazonosságuk egyértelműen megállapítható. Ennek birtokában – a 3. szinten elektronizálható ügymenetek esetén – a felhasználóknak

nem

kell

a

hivatalba

látogatniuk,

illetve

az

integrált

dokumentumrendszernek köszönhetően a hivatalnokoknak sem kell papír alapú dokumentumokat kezelniük. A belső munkafolyamatban résztvevők számára is be kell szerezni

a

hitelesítéshez

szükséges

eszközöket,

hiszen

az

elektronikus

dokumentumok átvétele és továbbküldése során digitális aláírással kell ellátniuk azokat. A 4. szintű – teljeskörű – elektronikus ügyintézés esetén valamennyi folyamat elektronikus formában zajlik, ami magában foglalja az illetékek elektronikus befizetését is. Ennek feltétele a megfelelő jogi környezet, illetve az interneten/mobilon keresztüli fizetés széleskörű elterjedése.

18

1.8

Belső szabályzatok kialakítása az önkormányzati tartalom menedzsmentjéről. Ez jelenleg informálisan szabályozott az önkormányzaton belül, de a tartalom mennyiségének növekedésével szükség lesz egy formális, felelősökön alapuló modell kiépítésére.

19

2. A polgármesteri hivatal és az intézmények közötti elektronikus adatáramlás megvalósítása („IP hálózat fejlesztése és integrált rendszerek kiépítése”) 2.1

A polgármesteri hivatal és az intézmények közötti elektronikus adatáramlás, illetve az interneten keresztüli csoportmunka feltételeinek megteremtése az azonnali adatáramlás előnyeinek kihasználása, az ebben rejlő szinergiák kihasználása és a központosított tevékenységvégzés érdekében.

3. „E-kultúra fejlesztése” („Hozzáértő felhasználó”) Az információs társadalomban való aktív közreműködés megteremtése érdekében nagy szerepe van az oktatásnak és a továbbképzésnek. Ennek fő területei: a lakosság felkészítése, a közoktatás tananyagának fejlesztése, illetve továbbképzések tartása. A továbbképzés és az átképzés területén a távoktatás, a távoktatási módszerek alkalmazása jelenthet előrelépést, ám ennek elterjedésének jelenleg gátat szab az oktatásban részt vevők infrastrukturális helyzete, a szükséges eszközök hiánya. Ugyanakkor a térségben élők számára tudatosítani kell, hogy az információs társadalom való közreműködés egyik feltétele az egész életen át tartó tanulás.

E fejlesztések megvalósítását a következő koncepció mentén tartjuk megvalósíthatónak: 4.1

Iskolai programok indítása a tanköteles korú diákság számára. Az új technológiákat, szolgáltatásokat az iskolákban is népszerűsíteni kell, ami nemcsak a tanulóknak fog új lehetőséget nyújtani, hanem rajtuk keresztül a szüleik és családjuk érdeklődését is felkeltheti, ami segíthet a kistérség fejlődésében. A középiskolai program egy új generációt is fel fog nevelni, amely már rendelkezik a megfelelő internetes képességekkel, és magas elvárásai lesznek az internetes szolgáltatások iránt. Ehhez pedig az oktatáson belül nem közvetlenül az informatika oktatásával, hanem az informatika oktatáson belül történő széleskörű felhasználásával lehet jelentősen hozzájárulni.

4.2

Informatikai képzési programok indítása a városban élő valamennyi korosztály számára munkaerő-piaci, illetve üzleti lehetőségeik szélesítése érdekében. E programok keretében 20

lehet megalapozni a kistérség internetes kultúráját, illetve felkészíteni a városban élőket az internetben rejlő lehetőségek kihasználására.

4.3

Távmunka-programok indítása. A munkanélküliségi, illetve az elvándorlási arány csökkentése érdekében a város célja olyan programok kezdeményezése, amelyekkel a cáros képes lesz megtartani a fiatalokat és valós alternatívát tud kínálni számukra a pályakezdéshez. Az internet segítségével a városban élők olyan munkát is végezhetnek, amelynek nem szükséges feltétele a fizikai jelenlét és a kommunikációhoz elegendő egy internet-kapcsolat.

4.4

E-learning programok bevezetése. A hivatalnokok át- és továbbképzésének egyszerűbb módja lehet, ha az oktatási anyagokat multimédiás környezetben biztosítják számukra. Az interaktivitásnak köszönhetően testre szabható az oktatás menetrendje, így mindenki a képességeinek megfelelően haladhat a tananyaggal.

4.5

Az elektronikus demokrácia feltételeinek biztosítása. A városi honlapot fel kell használni az e-demokrácia kialakítására, így közvetlen elérhetőséget célszerű biztosítani az önkormányzati/hivatali vezetők, tisztviselők, képviselők felé, valamint a helyi ügyekben véleménynyilvánítási lehetőséget célszerű biztosítani a lakosok számára az interneten keresztül (pl.: fórumok, chatboxok stb.). (Ehhez az is szükséges, hogy a képviselők és a polgármesterek használják a számítógépet és az internetet.) Online konzultációk tartása időszakosan. A személyes konzultációkat ki kell egészíteni időnként online lehetőségekkel is, hogy a felhasználók jobban megismerhessék az önkormányzati történéseket, kapcsolatba kerülhessenek az alkalmazottakkal, döntéshozókkal stb. A legnagyobb előnye ennek, hogy a lakosság véleményét szélesebb körben megismerhetjük (életkor, földrajzi eloszlás, végzettség alapján), ami segítheti a döntési folyamatot.

4.6

Az e-kultúra fejlődésének, illetve az e-közösségek működésének támogatása.

21

3.5. •

Rövidtávú informatikai akciók

A hivatal szolgáltató jellegének erősítése érdekében a működés egyszerűbbé és átláthatóbbá tétele informatikai eszközökkel.

I.1 A fizikai infrastruktúra korszerű, fejlett szinten tartása.

A polgármesteri hivatal részben elavult gépparkjának felújítása érdekében tudatos és következetes gépparkfejlesztési programra van szükség. A fejlesztés ütemét elsősorban az informatikára fordítandó fejlesztési költségvetési kerete fogja meghatározni. Abban az esetben, ha a fejlesztési források lehetőséget teremtenek a géppark és a szoftverpark párhuzamos fejlesztésére, akkor gyorsabb ütemben lehet elérni az e-önkormányzás 3. szintjét, illetve hatékonyabbá tenni a belső feladatellátást. Jelenleg Magyarországon még nincs olyan önkormányzat, ahol működne a 3. szintű eönkormányzati modell, illetve a piacon lévő alkalmazások teljeskörű integrálhatósága (interoperatibilitása) is kérdéses. Hamarosan ki fogják kiforrni maguk az e-önkormányzati megoldások, illetve fognak működni a több szakágazatot és közigazgatási szoftvert összefogó alkalmazásintegrációk. Az előbbiek tükrében rövid távon a nagyértékű szoftverkorszerűsítés terén a kivárást, míg a géppark esetén a folyamatos fejlesztését javasoljuk. Várhatóan erősödni fog a verseny az IT beszállítók között mind az ár, mind az általuk nyújtott szolgáltatások tekintetében, így a kivárás az önkormányzat alkupozícióját is erősíti.

I.2 Szoftverkorszerűsítés. Szükség lenne egy egységes, integrált szoftverkörnyezet kialakítására. Jelenleg minden osztály, intézmény egymástól független, eltérő rendszereket használ. Ez gyakorlatilag lehetetlenné teszi az adatbázisok, és rendszerek közötti átjárhatóságot, ami egyértelműen a hatékony munkavégzés ellen Illetve a rendszereket harmonizálni kellene a kistérség által használt szoftverekkel, hisz az e-kormányzat megvalósításához ez elengedhetetlen lesz.

I.3 Belső intranetes felület kialakítása.

22

A belső hivatali intranetes hálózaton keresztül egyszerűbben és hatékonyabban lehet tájékoztatni a hivatal dolgozóit a hivatali ügyekről, az ügyrendi változásokról, a munkarendről, a szabályzatokról, az előírásokról és a vezetői iránymutatásokról, illetve ezt a rendszert lehet majd a későbbiekben kiterjeszteni az intézmények, majd a vállalkozások körére. E felületen belső fórumot is létre lehet hozni, amelyen keresztül javaslatokat, felvetéseket lehet megfogalmazni, közzé tenni a hivatal működésével, feladatellátásával kapcsolatban.

I.4 Belső informatikai szabályzat kialakítása az informatikai infrastruktúra hatékony és biztonságos használatáról.

A fejlesztések során megfelelő hangsúlyt kell helyezni az adatok és információk biztonságos kezelésére, ezért szabályozni kell a hivatalokon belüli biztonsági eljárásokat, illetve az eönkormányzati megoldások biztonságos felhasználásának módját. Az IT biztonsági problémák egyik forrása az adattömeg, a másik része az emberi tényező. Az adattömeg folyamatosan növekszik a hivatalokban és az elektronizáció eredményeként megoldást kell találni ennek kezelésére. A hivataloknak több éves adattárolási kötelezettsége van, így szabályozni kell az elektronikus biztonsági mentések, valamint az adathozzáférés jogosultsági és felhasználási módját. Megnehezíti az egységes elektronikus adatkezelést a sokféle adatformátum és inkompatibilis platformok használata, így fokozott biztonsági előírások kialakítására lesz szükség. A hivatal állandó vírustámadásnak van kitéve, amely folyamat a jövőben exponenciálisan fog növekedni, ezért már rövid távon hatékony hálózati megoldásokat kell bevezetni (pl.: vírusirtók, spyware stb.) , illetve képezni a hivatali munkatársakat a kliens oldali védelmi megoldások használatára. A hivatalban hiányoznak azok az eszközök, amelyekkel felügyelhetik a rendszerekben végbemenő eseményeket, amely probléma az elektronikus adattömeg növekedésével még égetőbb lesz. A belső hálózat biztonságos üzemeltetése során szükség lesz biztonsági házirendek, IPS/IDS, hálózat felügyeleti és eseménykezelő megoldások bevezetésére. A hivatali munkatársak hiányos IT biztonsági alapismereteinek köszönhetően a jövőben tovább növekedhet az adatvesztéssel és -sérüléssel (esetleg visszaéléssel) járó problémák száma, ezért a hivatalnokok folyamatos továbbképzésére lesz szükség.

23

A külső adatvédelmi eszközök a következők lehetnek: tűzfal (corporate, desktop), vírusvédelem (levelezés, webböngészés, állományszerverek, munkaállomások védelme), IPS/IDS (behatolás megelőzés,

detektálás),

sérülékenységvizsgálat,

tartalomszűrés

(antispam),

szükséges

programjavítások. A belső adatvédelem eszközei: központosított felhasználó- és gépfelügyelet, IT Biztonsági Szabályzat kidolgozása, az IT Biztonsági Szabályzat betartása és ennek eszközei, IT biztonsági esemény-kezelés eljárásainak kidolgozása. Rövid távon a önkormányzatnak a következő IT problémák kezelésére kell felkészülnie: trójai programok, vírusok, spamek, hoax-ok.

•

A hivatal és az intézmények közötti elektronikus adatcsere feltételeinek megteremtése.

II.1 A hivatal és az intézmények közötti intranetes hálózat kiépítése.

Több osztály is jelezte, hogy problémát jelent számukra az intézményekkel való hatékony és gyors kapcsolattartás, illetve az elektronikus adatcsere. E probléma orvosolható lenne egy intranetes hálózattal, amely az önkormányzat és intézményei között biztosítana elektronikus adatkommunikációs kapcsolatot. Ezen a felületen a következő előnyöket lehetne kihasználni: •

az információs igény egyszerűbb és gyorsabb elküldése,

•

egyszerűsödik az adatszolgáltatás menete,

•

csökken a hibás adatszolgáltatások száma,

•

egyszerűsödik az információ megosztása a hivatal és a közoktatási, közművelődési, egészségügyi intézmények között (pl.: mindenki számára elérhetők lennének a közlemények),

•

egységes adatbázis jön létre,

•

egyszerűbbé válik az intézmények működésének ellenőrzése, az intézmények költségvetésének tervezése.

III.2 A lakosságot érintő ügymenetleírások elérhetővé tétele a város honlapján.

24

A honlapon ezek az útmutatók részben megtalálhatóak.

III.3 Letölthető formanyomtatványok a lakosság számára.

A formanyomtatványok részben elérhetőek a honlapon. A szabályozási környezet megváltozása nélkül azonban nem várható még az e-ügyintézés újabb fokára történő előrelépés.

III.4 Az e-demokrácia feltételeinek megteremtése A legfontosabb tennivalók a helyi e-demokrácia támogatása érdekében:


Minden nyilvános gyűlés meghirdetése olyan szisztematikus és megbízható formában, ami tartalmazza az időpontot, a helyszínt, a napirendet, és az információkat az állampolgárok részvételi és hozzászólási lehetőségeiről.




„Demokrácia Gomb” elhelyezése a honlap nyitó oldalán, amely a felhasználót egy külön oldalra viszi, ahol részletes tájékoztatást kaphat az önkormányzat felépítéséről, tevékenységeiről, a kapcsolódó törvényekről, költségvetéséről és más pénzügyi tevékenységéről. Segíteni kell az állampolgárokat, hogy jobban megértsék az önkormányzati szervezetek munkáját és céljait.




Szolgáltatási demokrácia implementálása. Az állampolgárok legtöbbször csak jobb és hatékonyabb hozzáférést szeretnének a szolgáltatásokhoz és az információkhoz. Az online fórumok, kérdőívek segítségével meg kell ismerni a felhasználókat és szokásaikat, illetve alkalmazkodni kell a folyamatosan változó igényekhez.




A kormányzati információtechnológiai kiadások legnagyobb része adminisztratív célokat szolgál. Az állampolgárok és a helyi szervezetek képviseletét általában elhanyagolják, pedig ez a demokrácia alapja. A képviseleti szervezeteket is meg kell jeleníteni a weben.




Lehetőséget kell nyújtani az állampolgároknak, hogy beadványokat intézhessenek az interneten keresztül is a különböző testületekhez és bizottságokhoz. A meghallgatásokat is célszerű elérhetővé tenni az interneten.




Ki kell használni az internet kétirányúságát. Az e-mailekre időben és hatékonyan válaszolni kell. Az e-mail az átlagos állampolgár által leginkább használt internetes eszköz. Az e-mailek

25

megválaszolásának módja jelentősen befolyásolja majd az önkormányzat megítélését. Világos válaszolási elveket kell kialakítani, célszerű minden beérkező levélre azonnal automatikus választ küldeni, amely tartalmazza a beérkezés időpontját, a válasz várható idejét, segítséget, hogy mit kell tennünk, ha nem kapunk választ, és az eredeti levél másolatát.


Online konzultációk tartása időszakosan. A személyes konzultációkat ki kell egészíteni időnként online lehetőségekkel is, hogy a felhasználók jobban megismerhessék az önkormányzati történéseket, kapcsolatba kerülhessenek az alkalmazottakkal, döntéshozókkal stb. A legnagyobb előnye ennek, hogy a lakosság véleményét szélesebb körben megismerhetjük (életkor, földrajzi eloszlás, végzettség alapján), ami segítheti a döntési folyamatot.




Ki kell alakítani az e-demokrácia szabályokat. Biztosítani kell a megfelelő pénzügyi forrásokat az e-demokráciai szolgáltatások kialakításához.




A hivatalnokokat tovább kell képezni az internet használata terén, hogy az a képviseleti munkájuk részévé váljon. Megfelelő, de nem túl restriktív szabályozás szükséges, megakadályozandó például, hogy a képviselő a kapott e-mailek alapján címlistát készítsen választási kampányához.




A honlapot fel kell használni az e-demokrácia kialakítására, így közvetlen elérhetőséget célszerű biztosítani az önkormányzati/hivatali vezetők, tisztviselők, képviselők felé, valamint a helyi ügyekben véleménynyilvánítási lehetőséget célszerű biztosítani a lakosok számára az interneten keresztül (pl.: fórumok, chatboxok stb.). (Ehhez az is szükséges, hogy a képviselők és a polgármesterek használják a számítógépet és az internetet.)

III.5 Online újság indítása az elektronikus közösségteremtés érdekében.

A város honlapja akkor tölti be funkcióját, ha azt a térségben élők rendszeresen látogatják. Ehhez viszont olyan tartalmakat kell elhelyezni a város weboldalán, amelyek aktuálisak és a térségben élőknek, élőkről szól. E cél elérését szolgálhatja egy online újság elindítása, amely egyrészt képet alkothat a helyi társadalmi tevékenységről, másrészt elősegítheti az online közösségek kialakulását, a civil szféra elektronikus megerősödését. Az online újság elindításához viszont meg kell határozni a felelősségi köröket és működési keretet.

26

III.6 A közérdekű, közcélú, kulturális információszolgáltatás szélesítése.

A lakossági felhasználók leggyakrabban a lehetséges kulturális rendezvényekről kívánnak információt szerezni, így kiemelt hangsúlyt kell helyezni erre az önkormányzati portálon. Az országos lakossági felmérések alapján az interneten keresztül végezhető önkormányzati ügyintézéssel kapcsolatban a legmagasabb fontossági értékeket az ügyfélfogadás időpontja, az egészségügyi intézményekhez kapcsolódó leírások (pl.: orvosok rendelési ideje), a személyi okmányok kérvényezése, valamint az álláshirdetések kapták. Ezek azok a területek, amelyek interneten való elérése a legfontosabb. A kiemelkedően fontos területek közül az egészségügyi intézmények, valamint az álláshirdetések megjelölése azt is jelzi, hogy az önkormányzati honlapokat információs, tájékoztatási központnak is tekintik, így az önkormányzati portálon kiemelt hangsúlyt kell helyezni e szolgáltatások kialakítására is. (Ezenkívül támogatni kell az önkormányzat területén található turisztikai desztinációk bemutatását is.) A nemzetközi kapcsolatok ápolása érdekében az önkormányzatnak arra is hangsúlyt kell helyeznie, hogy az előbbi tartalmak (legalább) angol nyelven is elérhetők legyenek. Erre a korábbiakban kifejtettek értelmében a honlap már fel van készítve, de a tartalmak fordítása még nem történt meg. Az angol nyelv önkényes kiemelése mellett Magyarországon a német nyelvet kellene elsősorban kiemelnünk, mert a külföldiek által Magyarországon töltött vendégéjszakák 64%-át német anyanyelvűek adják és mert az ország külkereskedelme is ezen országok felé áramlik.

•

A hivatal munkatársainak IT továbbképzése.

IV.1 A képzési programok feltételének megteremtése és elindítása. Az elektronikus ügyintézés kialakításának nemcsak infrastrukturális, hanem humán erőforrás oldala is van, így az önkormányzatnak kiemelt hangsúlyt kell helyeznie a hivatali munkatársak informatikai továbbképzésére. A továbbképzés történhet külsős, illetve belsős szervezésben is. Mivel Csenger Város Önkormányzata nem rendelkezik a belső képzés megvalósításához szükséges erőforrásokkal, ezért külső szereplő segítségével kell megvalósítani

27

•

Az üzleti szféra számára elektronikus szolgáltatások nyújtása a város honlapján.

VI.1 Vállalkozói adatbázis létrehozása, webes portfolió kialakítása.

A város tőkevonzó képességének növelése, illetve a helyi vállalkozások üzleti lehetőségeinek szélesítése érdekében az önkormányzat meghirdethet egy olyan programot, amelynek keretében a vállalkozások internetes felületet kapnának az önkormányzat weboldalán. Ez az elektronikus felület lehetne a vállalkozások számára a belépő az elektronikus gazdaságba. Minél több üzleti szereplő csatlakozik az önkormányzati portálhoz, annál gazdagabb lesz a város üzleti webes portfoliója. Az önkormányzati portálon kialakított honlapok között szinergia-hatás jön létre, amelynek köszönhetően egyszerűbbé válik az információgyűjtés a város gazdasági életéről, valamint az üzleti lehetőségekről. Az önkormányzati portál elősegítheti a helyi üzleti szféra lehetőségeinek kiszélesítését, ha nemcsak információszolgáltatásra, hanem üzleti jellegű szolgáltatás nyújtására is biztosítanak lehetőséget, pl.: elektronikus kereskedelem, szállásfoglalás.

VI.2 A vállalkozások üzleti lehetőségeit támogató közcélú adatbázisok, tartalmak elérhetővé tétele.

A vállalkozások ügyviteli tevékenységét, üzleti lehetőségeit támogathatja az önkormányzat a közcélú adatbázisok, tartalmak elérhetővé tételével. A közzététellel és a hasznosítással kapcsolatos iránymutatásokat „A közérdekű adatok elektronikus közzététele és hasznosítása” című törvényjavaslat jogerőre emelkedésével adaptálni lehet.

VI.3 Az üzleti szférát érintő ügymenetleírások elérhetővé tétele.

A vállalkozók ügyintézési terheinek csökkentését szolgálja, hogy az önkormányzat feltölti a honlapjára az üzleti szférát érintő ügymenetleírásokat. Ennek segítségével a vállalkozás

28

tájékozódhat, hogy az adott ügymenet kapcsán milyen hivatalos papírokat kell magával vinnie, így a vállalkozások ügyintézéssel töltött ideje drasztikusan csökkenthető.

VI.4 Letölthető formanyomtatványok az üzleti szféra számára.

A formanyomtatványok letölthetővé tétele csökkenti a vállalkozások ügyintézéssel kapcsolatos adminisztrációs terheit.

VII. Elektronikus szolgáltatások nyújtása az esélyegyenlőség jegyében

Hangportál (voice portál) kiépítése a vakok és gyengénlátók számára Az esélyegyenlőség megteremtése érdekében a testi fogyatékkal élők számára is biztosítani kell a lehetőséget, hogy elérhessék a hivatal elektronikus ügyintézési szolgáltatásait. A testi fogyatékkal élők számára kiemelten fontos, hogy a lehető legkevesebb „utánjárással” intézhessék önkormányzati ügyeiket, illetve szerezhessenek tudomást a rájuk vonatkozó jogszabályi változásokról, pályázati és álláslehetőségekről.

29

3.6.

Középtávú informatikai akciók

Jelen dokumentum célja, hogy átgondolt, reális célokat felvázolja segítse az informatikai fejlesztések megvalósítását, és ezzel a Csenger Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) és Polgármesteri Hivatala (továbbiakban: Hivatal) célkitűzéseinek elérését. Az eddig elért eredményekre építve az elkövetkező időszakban az Önkormányzat és a Hivatal informatikai működését egy új, magasabb minőségi színvonalra lehet emelni, amelynek eredményeként: ⇒ Az állampolgárok és az üzleti szféra a Hivatallal kapcsolatos ügyeiket jelentős mértékben az önkormányzati portálon keresztül közvetlenül, elektronikus úton intézhetik. ⇒ A városi intézmények információ kapcsolata a Hivatalhoz teljes körűen elektronikusan valósul meg. ⇒ A Hivatal osztályai munkájukat (túlnyomó többségükben) információs rendszer(ek) támogatásával a jelenleginél hatékonyabban gyorsabban, átláthatóbban végzik. ⇒ A Hivatal informatikai szervezete egységes szolgáltatási színvonalat nyújtva segíti és hatékony informatikai oktató eszközök bevezetésével képzi a felhasználókat, akik ezáltal hatékonyabb és tudatosabb felhasználói lesznek az informatikai rendszereknek. Egy terv annyit ér, amennyi megvalósítható belőle. Ahhoz, hogy a célok, a tervek megvalósíthatósága reálisan értékelhető legyen, világos, végrehajtható akciókat kell a célokhoz, programokhoz rendelni. A megvalósításhoz a pénzügyi feltételek biztosítása is szükséges, amely részben az informatikai keretből, részben kormányzati támogatásból, valamint elfogadott stratégia esetén elnyerhető pályázati támogatásokból biztosítható. Az egyes akciók konkrét költségkihatását az adott éves költségvetések tervezésekor kell tervezni, és az éves költségvetésekben kell a Testületnek jóváhagyni.

I.

A hivatal elektronikus ügyintézési szintjének emelése (a 3. szintű e-ügyintézés feltételeinek megteremtése).

30

A 3. szintű e-ügyintézés megvalósításához minősített biztonságú elektronikus aláírás alkalmazására van szükség. Az interneten keresztüli ügyintézés (formanyomtatványok elektronikus visszaküldésének) feltétele, hogy a felhasználók rendelkezzenek olyan elektronikus eszközzel, amellyel személyazonosságuk egyértelműen megállapítható. Ennek birtokában – a 3. szinten elektronizálható ügymenetek esetén – a felhasználóknak nem kell a hivatalba látogatniuk, illetve az integrált dokumentumrendszernek köszönhetően a hivatalnokoknak sem kell papír alapú dokumentumokat kezelniük. A belső munkafolyamatban résztvevők számára is be kell szerezni a hitelesítéshez szükséges eszközöket, hiszen az elektronikus dokumentumok átvétele és továbbküldése során digitális aláírással kell ellátniuk azokat. A 3. szintű elektronikus ügyintézés infrastrukturális feltételeinek megteremtése után nyomon követhetővé válik a folyamatban lévő ügymenetek aktuális státusza, a hivatalnokok leterheltsége, illetve lehetővé válik a teljesítmény, valamint az ügyfélelégedettség mérése. A workflow rendszerek valós információkat biztosítanak a döntéshozók számára, illetve a felhasználók számára is átláthatóvá válnak az önkormányzati folyamatok. A back- és front-office integráció következtében feladat összevonásokra kerül(het) sor, így az önkormányzatnak felül kell vizsgálnia, hogy melyek azok a feladatok, ügymenetek, amelyek összevonhatók, racionalizálhatók. E folyamat eredményeként élő munkát lehet majd megtakarítani.

I.1 A fizikai infrastruktúra korszerű, fejlett szinten tartása.

I.2 Szoftverkorszerűsítés.




Integrált iktató- és dokumentumkezelő rendszer infrastrukturális feltételeinek megteremtése. Az elektronikus önkormányzás feltétele, hogy a hivatalok belső folyamataikat a lehető legnagyobb mértékben digitalizálják. Az integrált dokumentumkezelő rendszer egységes felhasználói felületen keresztül lehetővé teszi a hivatalon belül keletkező, a mindennapi munkához szükséges információk hatékony, ellenőrizhető létrehozását, megosztását és visszakeresését. A dokumentummenedzsment rendszer a felhasználói

jogosultságok

szabályozása

mellett

elősegíti

a

dokumentumok

csoportmunkában történő létrehozását, a változások során létrejött verziók nyomon

31

követését és az aktuális dokumentumok gyors visszakeresését. Az integrált dokumentumkezelő rendszerek által a következő előnyök érhetők el: -

a csoportmunka hatékonysága növekszik, miután minden információ egy helyen, integrált formában kereshető.

-

Az információkeresés ideje lerövidül, ami növeli a hatékonyságot.

-

Lehetővé teszi a fontos információk gyors és hatékony eljuttatását a szervezeten belül.

-

Az információ átadásánál fellépő hibák csökkenthetők vagy teljesen megszüntethetők.

-

Leegyszerűsödik az egyes tevékenységek monitorozása.

-

A dokumentumok keletkezése átlátható, a standardizált sablonok révén egységes és megszűnnek a hibásan kiküldött dokumentumok.

A jelenlegi jogszabályok alapján az elektronikus dokumentumkezeléssel kapcsolatosan egyre több feladat hárul az önkormányzatra . „Az önkormányzati ügyiratkezelés jelenleg a „38/1998. (IX.4.) BM rendelet a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról” szabályozza. Ennek melléklete rendelkezik arról, hogy az önkormányzatok milyen kötelező tartalmi elemek figyelembevételével alakíthatják ki iratkezelési szabályzataikat. E melléklet foglalkozik az elektronikus irattal is: meghatározza fogalmát, az Általános rendelkezések pedig tartalmaznak az elektronikus iratkezelésre vonatkozó szabályokat. Az elektronikus iratkezelésről szóló részek teljes egészében a papíralapú iratkezelés gyakorlatát tükrözik, a vonatkozó

szabályok

az

elektronikus

iktatásról

szólnak,

elektronikus

dokumentumkezelésről szóló rendelkezések nincsenek. Az elektronikus nyilvántartás nem helyettesítheti azokat az átadókönyveket sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja. A rendelet kiadmányozásról szóló pontja (V. fejezet 16.) sajátkezű aláíráshoz köti a dokumentum hitelességét. Ez a (jelenleg is érvényben lévő) rendelet nem teszi lehetővé az önkormányzat számára, hogy jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus dokumentumkezelő rendszert alkalmazhassanak.” Jelen pillanatban a 2205/2003. (IX.4.) kormányhatározat alapján most van folyamatban az elektronikus iratszabályozás megalkotása. 2004. június végével a törvénytervezet előkészítése lezárult, és az őszi törvényhozási szakaszban előterjesztésre került. Ennek a törvénynek az lesz a haszna, hogy az államigazgatásban, a közigazgatásban és a levéltárban használt azonos fogalmi rendszeren alapuló szoftverekhez egy olyan szabványos interfészt, adatdefiníciót ír elő, amely lehetővé teszi az elektronikus iratkezelés

32

egységesítését, ezáltal a különböző szervezetek közötti szabványos elektronikus adatcsere hatékonyan valósítható meg új informatikai kommunikációs csatornákon keresztül. Az iratkezelő szoftvereket a gyártó cégeknek auditáltatniuk kell az erre a célra megalakuló szervezetnél. 2006-tól várhatóan már csak auditált rendszer vezethető be az állam- és közigazgatásban, 2007-ben pedig a korában használtakat is auditáltatni kell.” Az Elektronikus Aláírás Törvény szabályozza, hogy a sajátkezű aláírással egyenértékű egy dokumentum minősített tanúsítványú digitális aláírással történő ellátása, amelyet a hatóságoknak éppúgy el kell fogadnia, mint kézzel aláírt társaikat. Az új KET előírásai is tartalmazzák az önkormányzat számára, hogy köteles az elektronikusan aláírt dokumentumokat elfogadni, de még csak kivételnek számítanak azon önkormánzatok, amelyek az elektronikus dokumentumkezelést ténylegesen megtudták valósítani. Az elektronikus dokumentumkezelésről szóló jogszabályok életbe lépését követően az elektronikus aláírást támogató eszközök beszerzésére lesz szükség (pl.: kártyaolvasók, „hardver key”).


Integrált csoportmunka alkalmazások (groupware) bevezetése, amelyek segítségével javul az önkormányzat, valamint az intézményeik közötti információ- és dokumentumcsere, hatékonyabbá válik a tapasztalatok megosztása, a köztisztviselők, a képviselők közötti kommunikáció, továbbá megteremti az elektronikus dokumentumkezelés, ügyintézés és ügyfélszolgálat alapjait is. Az integrált csoportmunka megoldás hatékony segítséget nyújt a szervezési és az intézmény-felügyeleti

feladatok

ellátásáért

felelősöknek.

Az

előbbi

esetben

a

képviselőtestület munkáját, míg az utóbbi esetben a hivatal és intézményeik közötti statisztikai adatszolgáltatást, dokumentumkezelést tehetik egyszerűbbé.


Térinformatikai megoldás bevezetése. Az Építésügyi hatóság munkájának hatékony támogatása érdekében szükség lesz térinformatikai alkalmazás és digitális térképek beszerzésére, illetve azok integrálására a vagyonkataszteri rendszerrel. Az önkormányzati rendszer térinformatikai szegmensének egyrészről elő kell tudni állítani a szükséges térbeli adatokat, másrészt a térbeli kapcsolattal rendelkező adatbázisokból kimutatásokat, elemzéseket, jelentéseket kell készítenie. Az önkormányzatok esetén a törvényben előírt helyi igazgatási feladatok közül nagyon sok igényli a térinformatikai megközelítést, amelyeket térképi nyilvántartásokkal együtt lehetne kezelni. Ezek a területek 33

a következők: településirányítás, településrendezés, fejlesztés, területfejlesztés, műszaki nyilvántartás, címnyilvántartás, épített és természetes környezet védelme, közutak, közterületek

fenntartása,

ingatlan

vízrendezés,

csapadékvíz

elvezetés,

gazdálkodás,

vagyonkataszter,

népességnyilvántartás,

szociális

csatornázás, ellátáshoz

kapcsolódó tevékenységek. A térinformatikai megoldás nemcsak a belső hivatali munkát, hanem a pályázatok előkészítését, a szociális háló pontos feltérképezését is támogatná, illetve lehetőséget biztosítana az önkormányzati adatvagyon másodlagos hasznosítására is kényelmi szolgáltatások bevezetésén keresztül. A térinformatikai megoldás utóbbi hasznosítási lehetősége a „szolgáltató önkormányzat” modellt erősítené, illetve plusz bevételt termelne az önkormányzat számára.


A működési engedélyek és az anyakönyvi rendszer elektronikus formában történő vezetése.




A szakigazgatási feladatok ellátását támogató szoftverek korszerűsítése, úgymint •

Szociális juttatási rendszer

•

Építéshatósági rendszer

•

Közterület használati rendszer

•

Kereskedelmi és vállalkozási rendszer

•

Telephely engedélyezési rendszer

•

Gyámügyi rendszer

•

Szabálysértési rendszer

•

Önkormányzati helyi adókat kezelő rendszer

•

Vagyonkezelői, lakásgazdálkodási rendszer

A funkcionális támogatásra kialakított modulok a hatékony ügyintézés, illetve ügymenetszervezés elősegítése érdekében együttműködnek egymással.

I.3 Egységes belső adatbázisok kialakítása.

Ugyanarról az ügyfélről, vagy ügymenetről több osztályon is keletkezik adat és olykor ezek az adatok nem konzisztensek egymással. A duplikátumok elkerülése érdekében meg kell

34

vizsgálni, hogy melyek azok az alkalmazások, amelyek ugyanazt az adatbázist használják és hogy hogyan lehetne ezeket az alkalmazásokat integrálni. Olyan rendszer kialakítására lenne szükség, ahol az adatokat egységes rendszerben tárolják, és a pénzügyi, valamint az építési osztálynak egyaránt lehetősége van adatokat bevinni. A fentiek problémák orvoslása mellett létre kellene hozni az intézmények egységes adatbázis rendszerét is, illetve feltárni adatduplikátumok keletkezésének összes helyét.

I.4 Egyes ügymenetek kétirányú interakciójának megvalósítása (pl.: adózás).

Abban az esetben, ha Csenger Város rövid- és középtávon megalapozza az elektronikus ügyintézés 3. szintjét, akkor lehetővé válna valamennyi helyi adó elektronikus úton történő benyújtása.

I.5 IP alapú telefonközpont kialakítása

Jelentős költségmegtakarítás érhető el egy IP alapú telefonrendszer bevezetésével a Polgármesteri Hivatalban és az intézményekben. Így az egymás közötti hívások ingyenesek, a kifelé irányuló hívások pedig olcsóbbak lennének a mai vonalas és mobil megoldásoknál. A telefonhálózat alapja a már meglévő hálózati infrastruktúra lenne.

I.6 A hivatali munkatársak informatikai továbbképzése. A hivatali munkatársak általános informatikai felkészültsége alacsonynak mondható. Ha az önkormányzat a jövőben szeretné bevezetni az e-ügyintézést, akkor erre a feladatra mindenképpen erőforrásokat kell csoportosítani.

35

II.

A hivatal és az intézmények között integrált alkalmazások bevezetése.

II.1 Integrált pénzügyi rendszer bevezetése az önkormányzati intézményekben. Integrált pénzügyi rendszer bevezetése az önkormányzati intézményekben. Ennek alapfeltétele az informatikai infrastruktúra kiépítettsége (pl. IP alapú kommunikációs hálózat megléte), amely biztosítja a földrajzilag különböző helyen található végfelhasználói pontokon az egyező minőségű rendszerének elérését. Az integráltság egyértelmű előnye, hogy kevesebb erőforrással előállítható ugyanaz az egységes szolgáltatási minőség minden résztvevőnél, és az integrált rendszer lényegéből fakadóan a résztvevők és a központ között megszűnik a többszöri adatrögzítés, amely egyszerre jelenti az erőforrás igény csökkenését és a redundáns rögzítések okozta hibák kiküszöbölését. Ez megvalósulhat úgy, hogy az alkalmazás szerver egy erre a célra felállított szolgáltató jellegű intézménynél üzemel (pl.: a polgármesteri hivatalban), és ez az intézmény az összes önkormányzati intézmény gazdasági eseményét könyveli. Az önkormányzati intézmények pedig rögzítik a bizonylatokat.

36

III.

Intelligens mobil alapú szolgáltatások nyújtása.

A hazai mobil kultúra fejlettségi szintjén a város önkormányzatának érdemes figyelembe venni más alternatív csatornákat is, amelyekkel elérheti a térségben élőket. A mobil alapú ügyintézés, az interaktív felhasználói szokások, illetve a jogi és technológiai környezet várhatóan középtávon kiforrják magukat, így érdemes lesz meghatározni, hogy melyik az az információ- és szolgáltatáskör, amelyek az önkormányzat szolgáltató jellegét erősíthetik. A következő megoldások a lehetséges mobil alapú önkormányzati szolgáltatásokat vázolják fel: III.1 Tájékoztató jellegű információk küldése
Üzleti jellegű információk szolgáltatása a gazdasági társaságok számára.
Tájékoztatás a befizetési kötelezettségek (pl.: adóbefizetés) határidejéről.
Tájékoztatás az adminisztrációs kötelezettségek határidejéről.
Pályázati információk küldése.
Értesítés az üzleti szférát érintő helyi jogszabályváltozásokról.
Értesítés az új helyi rendeletekről, határozatokról, illetve azok módosításáról.
Tájékoztatás kulturális és területfejlesztési programokról.

Közérdekű, közhasznú információk szolgáltatása, illetve konkrét ügyintézéshez kapcsolódó értesítések küldése a lakosság számára
Ügyintézéshez kapcsolódó értesítő információk küldése.
Információszolgáltatás az önkormányzati ügymenetek változásáról.
Kulturális programokról, kezdeményezésekről, rendezvényekről információk küldése.
Értesítés a lakosságot érintő helyi jogszabályváltozásokról.
Értesítés az új helyi rendeletekről, határozatokról, illetve azok módosításáról.

Az önkormányzaton belül, illetve az önkormányzatok és intézményei közötti információáramlás támogatása

37


A képviselőtestület, illetve a bizottságok tagjainak értesítse a soron következő ülés időpontjáról és annak témájáról.
Az

önkormányzat,

illetve

az

önkormányzati

intézmények

alkalmazottainak

információellátása, tájékoztatása.
Az

intézményekre

vonatkozó

jogszabályváltozásokról

értesítés

küldése

az

intézményvezetőknek.
Az intézmények adatszolgáltatási kötelezettségeivel kapcsolatos információk küldése (pl.: határidők).
A társulás tagjainak értesítése a soron következő ülés pontos határidejéről, annak pontos témájáról. Az önkormányzati intézmények és a lakosság közötti tájékoztatás támogatása
Értesítés a hivatal, az önkormányzati intézmények ügyfélfogadási rendjének változásáról.
Értesítés küldése a szülőknek az iskolai programokról, a hiányzásokról.
Értesítés küldése az önkormányzati intézmények szolgáltatásairól.
Tájékoztatás küldése a kistérségi programokról. III.2 Interaktív szolgáltatások
Az üzleti és a lakossági szféra elégedettségének vizsgálata az önkormányzati feladatellátással, az önkormányzatiság és a szolgáltató jelleg megvalósulásával kapcsolatban. E szolgáltatással az önkormányzat erősítheti az önkormányzati jelleget és a helyi demokráciát.
Az üzleti és a lakossági szféra véleményének felmérése a határozatok, rendeletek meghozatala előtt. E szolgáltatás segítségével egyrészt segíti a döntéshozók munkáját, másrészt az érintett célcsoport(ok) elkötelezettségét erősítheti.
Kétirányú adatkommunikáció – információlekérés – biztosítása. Az üzleti és a lakossági szféra is kezdeményezheti üzleti jellegű, illetve közhasznú és közérdekű információk letöltését. Az önkormányzat akkor tudja önfenntartóvá tenni a mobil alapú tájékozató jellegű szolgáltatását, ha széles körben bevonja a lakosságot és az üzleti szféra szereplőit. Ebben 38

az esetben a kiépült felhasználói adatbázis már üzleti hasznosításra is alkalmas és az önkormányzat olyan üzleti modellt üzemeltethet, amellyel elősegítheti a kistérségi üzleti szféra erősödését. Az adatbázis marketing célú felhasználása lehetőséget biztosít a szolgáltatás fenntartása és a mobil alapú kultúra támogatására. III.4 M-government (mobil alapú ügyintézés) feltételeinek megteremtése Az ügyfélfogadásra történő bejelentkezés, a hivatalokkal és az intézményekkel való interaktív kapcsolattartás lehetnek az önkormányzat számára a mobil alapú ügyintézés első mérföldkövei. A 3. generációs mobilszolgáltatások megjelenése újabb lehetőséget jelenthet a lakosok és a hivatal közötti interakció támogatásában, az m-demokrácia kialakulásában.

IV.

Elektronikus közbeszerzés

Az önkormányzatokkal szembeni gazdasági, társadalmi igények, valamint az EUcsatlakozásból következő elvárások teljesítése szempontjából fontos az önkormányzatok közös beszerzésekre irányuló összefogása, illetve a beszerzési folyamatok elektronizálása. A jogi környezet megszilárdulását követően az önkormányzat az interneten keresztül bonyolíthatná a hivatal és intézményei közbeszerzéseit. E csatornán keresztül csökken a közbeszerzés ideje, leegyszerűsödik a közbeszerzés folyamata, továbbá nő a megtakarítás mértéke a hatékonyabb ártárgyalás eredményeként. Az elektronikus beszerzést támogató rendszerben a beszerzési tevékenység a következő lépésekből áll: a beszerzési (közbeszerzési) eljárásokkal kapcsolatos információk közzététele, tárolása (mind az ajánlatok kiírása, mind a tenderfigyelés területén; az ajánlatok elektronikus úton történő fogadása; illetve a beszerzés (közbeszerzés) teljes folyamatának az elektronizálása). Az infokommunikációs eszközök fejlettsége ma már lehetővé teszi, hogy az önkormányzat hivatalának és intézményeinek beszerzéseit egyetlen központosított rendszer szolgálja ki.

39

4. ÖSSZEFOGLALÓ TANULMÁNY AZ INTERNET ALAPÚ ÜGYINDÍTÁSI FORMA ELTERJESZTÉSHEZ

4.1.

Bevezetés

A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) – amely 2005. november 1-jén lépett hatályba - az alapelvek között rögzíti, hogy a közigazgatási hatósági eljárásban az egyes eljárási cselekmények törvény, kormányrendelet és önkormányzati rendelet eltérő rendelkezése hiányában, jogszabályban meghatározott módon, elektronikus úton is gyakorolhatók.

A közigazgatás korszerűsítését szolgáló aktuális e-kormányzati feladatokról szóló 1044/2005. (V. 11. ) Kormányhatározat (a továbbiakban: Korm. hat.) 1. a) pontja értelmében a Kormány elfogadta az EU által az egyes elektronikus szolgáltatások színvonalának értékelésére kidolgozott négyfokú skálát. Ezek a következők:

Első elektronikus szolgáltatási szint: információs, tájékoztató szolgáltatás, amely csak általános információkat közöl az adott üggyel kapcsolatos teendőkről és a szükséges dokumentumokról Második elektronikus szolgáltatási szint: az ügy intézéséhez szükséges dokumentumok, nyomtatványok letölthetők és azok ellenőrzött vagy ellenőrzés nélkül elektronikusan kitölthetők, azonban a dokumentum benyújtása hagyományos módon történik Harmadik elektronikus szolgáltatási szint: az ügy indításához, intézéséhez személyes megjelenés nem szükséges, de az ügyhöz kapcsolódó közigazgatási döntés vagy egyéb intézkedés közlése, valamint a kapcsolódó illeték- vagy díjfizetés hagyományos úton történik Negyedik elektronikus szolgáltatási szint: teljes on-line tranzakciót (ügyintézési folyamatot) biztosító szolgáltatás, amikor az ügyhöz kapcsolódó hatósági intézkedéseket és döntéseket is elektronikus úton közli a hatóság, illetve a kapcsolódó illeték- és díjfizetés is elektronikusan intézhető.

40

4.2.

Az e-közigazgatás jelenlegi szerepe és helyzete

Az e-közigazgatás szerepe

Az e-közigazgatás az IT önkormányzati szakigazgatásban való alkalmazását jelenti, kiegészítve olyan szervezeti átalakulással és olyan új képességekkel, amelyek támogatják a közszolgáltatások fejlődését, a demokratikus folyamatok erősödését, illetve a helyi és térségi politikák kidolgozásának és végrehajtásának sikerességét.

Az e-közigazgatás lehetővé teszi a jó önkormányzás átültetését az információs társadalom kereteibe az alábbi feltételek teljesülése esetében: •

nyitott és átlátható önkormányzati szektor, amely elszámoltatható, érthető, a demokratikus részvételre nyitott és ellenőrizhető,

•

a közt szolgáló, felhasználóbarát és befogadó önkormányzati szektor,

•

produktív önkormányzati szektor, amely az adófizetők pénzéért a maximumot nyújtja,

Az e-közigazgatás jelenlegi helyzete

A polgárok részére nyújtott szolgáltatások emelhetik az életminőséget azáltal, hogy jobban hozzáférhetővé válnak az önkormányzati információk, például az adóbefizetések felhasználása, vagy a döntéshozatal átláthatósága. Nőhet az önkormányzati intézmények transzparenciája, elszámoltathatósága és nyitottsága. Elősegíthető a polgárok és a döntéshozók közötti közvetlen kommunikáció.

A vállalkozásoknak nyújtott szolgáltatások hozzájárulhatnak a versenyképesség növeléséhez. Az e-közigazgatás egyik meghatározó szerepe, hogy egységes információs bázist nyújthat a központi közigazgatásról és a települési önkormányzati szakigazgatásról, a gazdasági életet érintő követelményekről, szabályokról (közbeszerzés, vám- és adórendszer, új vállalkozások bejegyzése stb.).

A közigazgatási intézmények közötti szolgáltatások erősíthetik a kooperációt. Az e-közigazgatás elősegítheti a nemzeti, a területi és a települési közigazgatás közötti strukturált interakciót. A területi és települési szervek az on-line közszolgáltatások kifejlesztésének frontharcosai lehetnek. Az általuk 41

végzett előkészítő munka jelentősen támogathatja az e-közigazgatás kiépítését. A legtöbb EU-s tagállamban az IT és az e-közigazgatás kifejlesztését szolgáló nemzeti programok és stratégiák kihatással vannak a települési szakpolitika tervezésére és alakítására, emiatt szükséges a nemzeti és a települési szint közötti koordináció.

4.3.

A bevezetés stratégiai tényezői

A stratégiaalkotás szükségessége

Az önkormányzati hivatal működése a vonatkozó jogszabályoknak megfelelő végrehajtói tevékenységekből, valamint erőforrás-kezelésből áll. Mint ismeretes, az erőforrások közül manapság az egyik legfontosabb a rendszerekbe foglalt információ. Hasonlóan más szervezeti erőforrásokhoz, mint pl. a munkaerő és a pénz, az információ kezelése és felhasználása is körültekintő tervezést igényel. A tervezés közvetlen célja, hogy a rendelkezésre álló információ mindig a legalkalmasabb módon legyen felhasználva egy közigazgatási szervezet feladatainak és céljainak megvalósítására. Ez teszi a stratégiaalkotást a felső vezetés ügyévé.

Az e-közigazgatás információs rendszereire vonatkozó stratégiai tervezés magában foglalja:

1. az önkormányzat feladatainak és céljainak megértését, 2. az önkormányzat információs igényének megállapítását, 3. az információt szolgáltató rendszerek körvonalazását 4. a technológia információs rendszerek támogatásában betöltött szerepének meghatározását, 5. megállapodást az információs rendszerek kialakítását és bevezetését befolyásoló koncepciókban és tervekben, 6. a stratégia irányítását, felülvizsgálatát és kibontakoztatását,

Ez a stratégia részben annak az önkormányzati vezetői rétegnek szól, amelyik az eközigazgatás stratégia kialakításának, megvalósításának, felügyeletének és felülvizsgálatának irányításával foglalkozik. Célunk, hogy az önkormányzat vezetői tisztában legyenek az e-

42

közigazgatás bevezetésében betöltött szerepükkel és elmélyüljenek az e-közigazgatás bevezetésére vonatkozó stratégiai tervezés megértésében.

Minden önkormányzat hatalmas mennyiségű információt gyűjt össze, tárol, hoz létre, kezel és add tovább. A szakigazgatás egyre jobban függ az információtól, és azoktól a rendszerektől, amelyek szolgáltatják azt. A függőség sebezhetőséget von maga után. Az információ elvesztése vagy zavarok jelentkezése az információs szolgáltatásokhoz való hozzáférésben messzemenő hatással lehetnek egy önkormányzat működőképességére. Az információ nem olyan erőforrás, amit könnyen lehetne helyettesíteni. Tervezést, védelmet és irányítást igényel tehát.

Az IT hathatós eszköz információs rendszerek támogatására, és ezért egyik fontos komponense az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiai tervezésnek. A technológiaváltás üteme és bonyolultsága komoly kihívásokat jelent az IT tervezésében és irányításában. Mindazonáltal az ITnek mindig alá kell rendelődnie egy önkormányzatnak és információszükségletének. A stratégiának át kell fognia az információ-felhasználást annak legtágabb értelmében: a hagyományos iratközpontú rendszereket, a nyilvántartókat, az adattárakat ugyanúgy, mint az IT-alapú rendszereket.

Az információs rendszerek hatékony felhasználása az önkormányzat működésének és feladatai ellátásának támogatására, valamint az IT által kínált új lehetőségek hasznosítása változásokkal jár együtt. Ezek a változások gyakran lényegbevágóak, mivel az önkormányzat egészére vagy nagy részére hatással vannak. Emiatt ezeket a változásokat előre kell jelezni, meg kell tervezni, és irányítani kell.

Azoknak a kiadásoknak a nagy részét, amelyeket az e-közigazgatás infrastruktúrájának fejlesztésére költenek, csaknem lehetetlen egyetlen informatikai-projekt összefüggésében igazolni. Egy egységes stratégia gyakran a legjobb módja egy ilyen fejlesztés indokoltságának kimutatására.

A fenti tényezők mindegyike kihívást jelent az önkormányzat vezetésének, és összességükben megteremtik az igényt az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó, illetve az azt támogató technológia alkalmazásának stratégiai tervezésére.

Az e-közigazgatás bevezetésének stratégiája általánosságban magában foglalja:

43

1. az önkormányzat vezetésének részéről a követendő irányvonal kijelölését, valamint elkötelezettségük kinyilvánítását az e-közigazgatás hivatalban betöltendő fontos és egyre bővülő szerepére vonatkozóan, 2. az irányítási és műszaki koncepciókat, amelyek meghatározzák azokat a módszereket és alapszabályokat, amelyek segítségével az e-közigazgatás bevezetése, fejlesztése és üzemeltetése majd történik,

A stratégia középtávra meghatározza egyrészt az erőforrásokkal és költségekkel kapcsolatos főbb igényeket. Másrészt azt a keretet, amelyben a súlypontok kijelölése, az erőforrások kulcsterületei, valamint a megvalósításra vonatkozó felelősség kijelölése történik. A stratégia kifejlesztése biztosítja, hogy informatikában rejlő összes lehetőség hasznosításra kerülhessen egy önkormányzat feladatmegvalósításainak és céljainak támogatásánál. Az informatika felhasználása a közigazgatásban (pénzügyileg) megengedhető, (műszakilag) megvalósítható, (szakmailag) irányítható és (az alkalmazás közvetlen szintjén) érthető kell, hogy legyen.

Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiának további előnyeként említhető, hogy:

1. az e-közigazgatás innovatív használata új szervezeti-működési lehetőségek és koncepciók figyelembe vételét engedi meg, 2. az erőforrások a szervezeti-politikai súlypontokkal közvetlen összhangban kerülnek lekötésre, és nem kizárólagosan műszaki szempontok alapján, 3. az e-közigazgatás bevezetésével kapcsolatos fejlesztések koordinált megközelítése a szűkös erőforrások lehető legjobb kihasználását segíti elő, ez biztosítja, hogy a közigazgatási munkavégzés logikus sorrendben és szabványosított megközelítés mellett történjen,

A stratégia növelni fogja az önkormányzat alkalmazkodását a kormányzati reformok szerinti elvárásoknak, valamint az esélyt ad annak, hogy az e-közigazgatás előnyei teljes körűen realizálódjanak. Egyrészt a hosszú befektetési idők miatt, másrészt felismerve az informatika által kínált lehetőségek és a közigazgatási szervezet működése között fennálló szoros összefüggést, az e-közigazgatás bevezetésére irányuló tervezésnek stratégiai megközelítés mellett kell történnie.

44

Az önkormányzat e-közigazgatás stratégiája

Az önkormányzati szakigazgatás korszerűsítésének az elektronizáltsági szint emelése megkerülhetetlen eleme, és ezt támogató e-közigazgatás stratégia nélkülözhetetlen. Mára már Csenger önkormányzata tisztában van a stratégiakészítés, illetve a projektmenedzsment módszertan alkalmazásának szükségességével, részben rendelkezik is kapcsolódó stratégiai alapkoncepciókkal, azonban megfelelő szakmai igényességgel elkészült és képviselőtestületi határozattal elfogadott szakmai stratégiáik nincsenek.

Az önkormányzat eddig meglévő tervdokumentumai megfelelő kiindulópontot jelentenek a stratégiakészítéshez, de az ehhez szükséges speciális szakmai ismeret nem áll rendelkezésre Csenger önkormányzatánál, és nem is tudnának megfizetni a külső szakértőket. Ennek megoldására ugyancsak a települési szintű centralizáció, azaz a települési szinten elkészített, de az intézményi sajátosságokat és igényeket a legteljesebb mértékben figyelembe vevő e-közigazgatás stratégia, illetve annak közérdekű adatvagyon-hasznosítási, informatikai stb. részstratégiái alkalmasak.

Az önkormányzat e-közigazgatás bevezetési stratégiájának tárgya:

1. az e-közigazgatás fejlesztésére vonatkozó EU-irányelvek és a kormányzati szándékok összefoglalása, 2. az önkormányzati hivatal működése korszerűsítésének középtávú stratégiai irányainak kijelölése, 3. 2010-től megvalósítható informatikai célkoncepciók és feladattervek megfogalmazása, 4. az Új Magyar Fejlesztési Terv Gazdasági Operatív Programjával összhangban támogassa a kis- és középvállalkozások jobb információ-hozzáférését, 5. javítsa az önkormányzat információs társadalom alapú szolgáltatásainak színvonalát, javítva a kistérséghez tartozó települések versenyképességét, népességmegtartó erejét, valamint járuljon hozzá az esélyegyenlőség javulásához. Javítsa az önkormányzati intézmények, a vállalkozások és a civil szektor közötti kommunikációt, illetve online adatelérés lehetőségét

Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia hatása

45

Az e-közigazgatás stratégiája napjainkban leginkább a változással foglalkozik. A számítástechnikai eszközök kezelése és minél jobb hasznosítása - ugyanúgy, mint az informatika által

felkínált

alkalmazások

lehetőségei

-

kétség

kívül

változásokra

vezethetnek:

a

munkaszokásokban, a munkavállalói szerepekben és a felelősségi körökben, a szervezetben, a feladatok végrehajtásának módjában és a szervezet működtetésében egyaránt.

Az emberi hozzáállás is változik. Hiszen a hagyományos viszonyulás az informatikai alkalmazásokhoz többnyire jóval alábecsüli azok jelentőségét egy közigazgatási szervezet működésében.

Az informatika közvetlen hatását az önkormányzatra és annak az e-közigazgatás elvárásaihoz való viszonyulást (illetve ezek alakulását) emiatt előre meg kell határozni. Ezeket a kölcsönhatásokat mindig figyelembe kell venni, amikor az e-közigazgatás bevezetésére vonatkozó tervek megvalósíthatóságának és elfogadhatóságának megállapítása történik. A kölcsönhatások közé tartozik még, ahogy az önkormányzat az informatikai alkalmazások és azok irányításának szerepét a hivatal szempontjából értékeli; ahogy az új felelősségi körök kijelölése illetve átruházása történik; illetve milyen változási ütemet tartanak elfogadhatónak ahhoz képest, hogy mindennek továbbra is papíron kell maradnia; valamint hogy milyen szerepet szánnak a külső szakértőknek.

A változást irányítani kell. Ennek érdekében az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia megadja mindazokat a mechanizmusokat, amelyekkel a szükséges változást azonosítani, tervezni és ellenőrizni lehet.

Hova illeszkedik az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia?

Az önkormányzat szempontjából elvárt, hogy esetlegesen újabb rendeltetésének, feladatainak, működtetésének és szervezeti felépítésének elemeit, illetve a központi kormányzat elvárásait különböző szintű jogszabályok rendezzék.

Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia azt is leírja, hogyan lehet a központi kormányzat legújabb reformtörekvéseit megvalósítani. Ugyanakkor az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiája kialakításánál - miközben a bevezetés konkrét fejlesztési eredményeire

46

helyeződik a hangsúly - újra nagyító alá kell venni a hosszabb távú, állandó jellegű szakigazgatási feladatokat és célkitűzéseket is.

Minden erőforrás az éves tervezési ciklusnak van alávetve. Ezek általában a költségvetési és az emberi erőforrásokat fedik le. Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiatervezésnek be kell illeszkednie az ilyen tervezési ciklusokba. Emiatt szükséges egy hosszabb távú stratégiai elképzelés, amely előre jelzi, hogyan hasznosítsa egy közigazgatási szervezet az e-közigazgatás előnyeit. A stratégiának emellett alkalmasnak kell lennie az eredmények és a követett irányvonal éves felülvizsgálatára. Ez a felülvizsgálat aktuális adatokat szolgáltat a költségvetés és az emberi erőforrásterveknek. Tehát az e-közigazgatás bevezetésének általános felülvizsgálata része kell, hogy legyen az önkormányzat feladatainak, illetve a központi kormányzat szintjén megfogalmazott reformok, a vonatkozó jogszabályok változásainak összehangolása, illesztése.

A stratégia megvalósításának gyakorlata

Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia jobb megértését szolgáló gyakorlati ismeretek közül az informatikai elemeket emeljük ki az alábbiakban. Ennek oka az, hogy az önkormányzat vezetősége jobban tisztában van a szakmáját, a szakterületét közvetlenül érintő igazgatási tevékenységet meghatározó jogszabályokkal, rendelkezésekkel, azok alkalmazásának hatásaival. Az e-közigazgatás bevezetése során a vezetőknek azonban tisztában kell lenniük az ITalkalmazások alapvető sajátosságaival, a hivatal igényeinek felmérésével, és a várható következményekkel, hatásokkal egyaránt.

Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiának informatikai elemei közé tartoznak egy önkormányzat sajátosságai, a jogszabályok, a számítógépes infrastruktúra, az informatikai technika és technológia, a szoftverek, az informatikai rendszerekkel kapcsolatos kommunikáció, illetve mindezek egymással kapcsolatos bonyolult kölcsönhatásai egyaránt.

Miközben az önkormányzati szakigazgatásban is jelentős összegeket fordítottak és fordítanak IT-eszközökbe és fejlesztésekbe, egészen máig elenyésző azoknak az önkormányzatoknak a száma, amelyek készítettek és következetesen alkalmaznak is stratégiát a már létrehozott és működő rendszereik menedzselésére, fejlesztésére vagy a szolgáltatás minőségének ellenőrzésére. Ennek egyik oka az, hogy hiányoznak azok az irányelvek és elfogadott szabványok, amelyekkel az

47

e-közigazgatás információrendszere karbantartható és kezelhető a szakigazgatás szükségleteinek való folyamatos és hosszú távú megfelelés érdekében.

Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia informatikai elemei a szakigazgatás és az informatikai szolgáltatások menedzsmentje közötti hiányosságokat is orvosolják. A stratégia informatikai vonatkozásai az üzemelő informatikai szolgáltatások és a bázisul szolgáló informatikai infrastruktúra megtervezését, üzembe helyezés és a folyamatos ellenőrzés ellátását is tartalmazzák.

Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia informatikai elemei az informatika kiszolgáló jellegének meghonosítását is jelenti az önkormányzatnál. Lényege, hogy egy önkormányzat számára nyújtott informatikai szolgáltatások megfeleljenek a felhasználói igényeknek és prioritásoknak, miközben költség-hatékonyan állíthatók elő. Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia informatikai elemei lehetővé teszik, hogy az informatikai szolgáltató egység ne csupán mint jelentős költségek gerjesztője jelenjék meg egy önkormányzat számára, hanem mint a hivatal alaptevékenységét megalapozó, professzionális, költség-hatékony szolgáltatásokat nyújtó egység.

Az informatikai szolgáltatások fontossága az önkormányzat számára mind nyilvánvalóbb, ahogy az információtechnológia az ügyvitel, az ügyintézés folyamatainak és a szolgáltatásoknak egyre integránsabb részévé válik. Ennek megfelelően az önkormányzat egyre nagyobb minőségi és megbízhatósági igényekkel lép fel az informatikai szolgáltatásokkal szemben. A szakigazgatás gazdaságosabban működő és objektíven értékelhető informatikai funkciókat igényel, amelyek gyorsan képesek reagálni az igényekre, és szolgáltatásai megbízhatóak, jó a rendelkezésre állásuk, biztonságosak és gazdaságosak.

A szolgáltatási kultúra szükséglete mellett a másik fő ok az információs társadalom önkormányzati szakigazgatásában érzékelhető növekvő komplexitás, amely az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiának és annak informatikai elemeinek szükségességét indokolja. Egy mai önkormányzati informatikai infrastruktúrát csak jól megtervezett, szabályozott, követhető, ellenőrizhető eljárásrendekkel és kiterjedt információgyűjtéssel lehet kezelni és megfelelő minőségi szinten irányítani.

Hiszen még a legfejlettebb technológián alapuló alkalmazások sem igazán hasznosak a önkormányzati szakigazgatásban, ha:

48

•

nem világos, milyen munkafolyamatot kell támogatnia az informatikának - ami az erőfeszítések többszörözését, a rossz megoldásokat, a sorozatos megtorpanásokat okozhatja, emiatt az elvárthoz képest túl hosszúak lesznek az ügyintézési idők, növekszik az ideges és frusztrált állampolgárok száma,

•

az egyes igazgatási eljárások informatikai hátterét nem lehet nyomon követni, ezért a folyamatok bizonytalan lefolyásúak lesznek, mivel az együttműködésből hiányzik a konzisztencia, ami megint csak károsan befolyásolja az állampolgárok elégedettségét és megakadályozza a szolgáltatási szintek betartását,

•

az önkormányzati hivatal dolgozóinak nincsen olyan egyértelmű felelősségi köre, feladatleírása, amivel elszámolhatnak, ha a folyamat elakad, az informatikai személyzet tagjai pedig feladatkörükön kívüli problémákba bonyolódhatnak, és az állampolgár megint tanácstalan lesz, nem tudja, kihez forduljon, Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiája informatikai elemei olyan eljárások

összességét jelentik, amelyek együttesen minőségi informatikai támogatást képesek nyújtani az önkormányzat hatékony működéséhez. Olyan átfogó modellt nyújtanak, amelyen keresztül a szolgáltatásokat kezelő egyes tevékenységek egy önkormányzat belső igényeinek (back office), és az állampolgárok elvárásainak (front office) megfelelően megvalósíthatók.

Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia informatikai elemeinek fő céljai, hogy: •

a felhasználó (állampolgár vagy szervezet) igényeire koncentráló informatikai szolgáltatásokat nyújtson.

•

az informatikai szolgáltatásokat az önkormányzat céljainak rendelje alá.

•

költség-hatékonyan

legyen

képes

az

informatikai

szolgáltatások

megvalósítására

és

menedzsmentjére. Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia informatikai elemei általában a “legjobb gyakorlaton” (best practice) alapulnak, azaz nem az elmélet, hanem a tapasztalat gyümölcsei. Az informatikai elemek lehetővé teszik, hogy: •

az eddigi technológia-orientált informatikai tevékenység átalakuljon, és a közigazgatás szolgáltató jellegét támogassa,

49

•

az önkormányzat korszerű IT-alapokon nyújthasson minőségi szolgáltatásokat a felhasználóknak (állampolgároknak és szervezeteknek egyaránt) és ezáltal elérhesse, hogy az e-közigazgatás céljai és követelményei teljesüljenek,

•

javuljon az e-közigazgatásban alkalmazott informatikai rendszerek megbízhatósága és rendelkezésre állásának színvonala,

•

egy önkormányzat megalapozott e-közigazgatási szolgáltatási szinteket határozhasson meg, és mérhesse ezen szolgáltatások minőségét,

•

növekedjen az e-közigazgatás hatékonysága, növekedjen a felhasználó állampolgárok és szervezetek elégedettsége,

•

javuljon az ügyvitel eredményessége, a minőségi szolgáltatás színvonala, Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiában szereplő informatikai elemek megvalósítása során számos probléma léphet fel. Ezek, bár technikai és technológiai kérdések, mégis hatással vannak az e-közigazgatás alapján megvalósuló ügyvitel és ügyintézés általános állapotára és színvonalára egyaránt. Melyek ezek a problémák?

•

az önkormányzat nem reálisan méri fel, eltúlozza az e-közigazgatás szolgáltatási szintjeinek teljesítési lehetőségeit,

•

túlságosan rövid távú időzítést és betarthatatlan határidőket tűz ki az e-közigazgatás bevezetésére,

•

az e-közigazgatás bevezetésével járó változások ütköznek az önkormányzat eddigi szervezeti kultúrájával,

•

a bevezetésre váró korszerű ügyvitel és ügyintézés ellátásához nem állnak rendelkezésre alkalmas IT eszközök,

•

adminisztrációs gondok léphetnek fel,

•

az önkormányzatban bekövetkező változások kezelésére nincsenek meg a szükséges szabályok és eljárások,

•

helytelenül mérik fel az e-közigazgatás bevezetéséhez szükséges emberi, fizikai és pénzügyi erőforrás-igényeket, Az e-közigazgatással kapcsolatos informatikai technika és technológia túl gyors és túl korai

bevezetése bizalmatlanságot és ellenállást szülhet egy önkormányzat dolgozóinak körében. A ragaszkodást meglévő munkafeltételekhez és eljárásokhoz csak megerősítheti a strukturáltabb és

50

fegyelmezettebb megközelítésmód igénye az e-közigazgatás bevezetésének elvárásaival szemben. A dolgozóknak tisztában kell lenniük az e-közigazgatás bevezetésének indokaival, hiszen, az IT-n alapuló korszerű ügyvitel egyes dolgozók számára a jelenlegi munkahelyi környezetük teljes felülvizsgálatát jelentheti. Az e-közigazgatás bevezetésével járó változtatások véghezvitelének minden terhe olyan emberek vállára nehezedhet, akik amúgy is túlterheltek, és ennek következtében már kevesebb erőforrással rendelkeznek. Ezért szükséges a felsővezetői elkötelezettség és elismerés az e-közigazgatás bevezetéséhez, hiszen nem csak a fizikai és pénzügyi költségek fognak nőni, hanem a személyzetiek is. Az e-közigazgatás bevezetésével járó új informatikai technológiák és a hivatal dolgozói közötti jó kapcsolat eleinte nem lesz mindig elégséges, hiszen a dolgozók esetleg arra kényszerülnek, hogy olyan rendszereket használjanak, melyeknek a tervezésébe nem lehetett beleszólásuk. Az eközigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiának abban is kell segítenie, hogy a dolgozók megértsék az új informatikai technológiák alkalmazásának módját és szükségességét.

Számos dolgozó vélheti úgy, hogy ha számára az új technológia nem elérhető, akkor az közvetlen negatív hatást gyakorol a munkájára. Ez az előítélet jogosnak tűnhet, hiszen a dolgozók nagy része rendszerint csak korlátozottan képes felmérni az e-közigazgatás szolgáltatásainak tényleges súlyát, feltételeinek szervezeti jelentőségét. Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiához kapcsolódó oktatás legalább olyan fontos, mint az informatikai technológia rendelkezésre állására vagy az ügyintézés színvonalára vonatkozó igények. Egy önkormányzati hivatal munkatársai tudatosságának javítására az e-közigazgatás bevezetése során feltétlenül figyelmet kell fordítani.

Az önkormányzati szolgáltatásoknak alkalmazkodniuk kell egy önkormányzat működésében bekövetkező változások és az információs társadalom terjedésével kapcsolatos változó felhasználói követelmények nyomán. Cél, hogy az önkormányzati szolgáltatások minősége növekedjen az eközigazgatás bevezetésének következtében. A minőség növekedése iránti követelmény teljesítését egy önkormányzatnak az információtechnológiától való függősége is befolyásolja. Az önkormányzatnak tehát meg kell tanulnia, hogyan kezelje eredményesen és hatékonyan az ITbevezetésével összefüggő változásokat. Bár az önkormányzat egyre inkább függ az informatikai szolgáltatásoktól, de ahogy folytatódik közigazgatás általános reformja, úgy növekszik az igény arra is, hogy az informatika is lépést tartson a közigazgatás követelményeivel.

51

Az e-közigazgatás eredményes és hatékony szolgáltatásaihoz szükséges a hivatal működésében bekövetkező mélyreható változások kezelésének képessége. Az önkormányzat vezetőinek az eközigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiában megfogalmazott feladatai meghatározóak az eredményesség szempontjából. Cél, hogy az IT-technológiák alkalmazásának az önkormányzati szolgáltatások minőségére gyakorolt hatása ez elvárásoknak megfelelő legyen, és az ezzel kapcsolatos hivatali változtatások a működés zavartalanságát ne nehezítsék. Ennek eredményeként: •

az IT-technológiák kedvező hatást gyakorolnak az önkormányzat szolgáltatásainak minőségére és a

szolgáltatási szintek megtartására, •

jobban megítélhetők a javasolt IT-technológiák bevezetésével járó költségkihatások,

•

csökken azon esetek száma, melyeknél szükséges lesz az e-közigazgatás bevezetése előtti állapot visszaállítása,

•

rendszeresen gyűlnek az e-közigazgatás bevezetésével kapcsolatos vezetői döntésekhez szükséges információk,

•

a felhasználók (állampolgárok és szervezetek) elégedettsége javul (a kevesebb időráfordítás miatt),

•

a hivatali dolgozók munkájának színvonala emelkedik (nem kell szükségtelen papírmunkával, irattározással vesződniük),

•

kialakul az e-közigazgatás hosszabb távon követhető gyakorlata,

Az e-közigazgatás szolgáltatásainak színvonala megtartása kulcsfontosságú a felhasználók és az önkormányzat közötti ügyfél-szolgáltató kapcsolat kialakításában. Az e-közigazgatás szolgáltatásainak minőségi elvárásait meghatározzák a felhasználók elvárásai és a kijelölt szolgáltatási szintből fakadó kötelezettségek. Tehát az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégiának az is feladata, hogy segítse az alkalmazott IT-technológia megfeleltetését mind az önkormányzat szükségleteinek, mind a változó felhasználói igények követelményeinek.

A stratégia ezen feladatainak teljesülése esetében •

meghatározott, konzisztens és ellenőrizhető szabványok alapján megtartható a bevezetett eközigazgatási szolgáltatási szint,

52

•

az önkormányzat egyensúlyt teremthet a bevezetett e-közigazgatási szolgáltatások szintjei és azok költségei, illetve a szolgáltatások komplexitása között,

•

hosszú távon pozitív költség-haszon arányt eredményez, mivel az önkormányzat pontosabb meghatározhatja a fejlesztések ténylegesen szükséges pénzügyi erőforrásait,

•

az e-közigazgatás javuló szolgáltatási minőségéhez vezetnek, növelve a felhasználók (állampolgárok és szervezetek) elégedettségét,

•

az önkormányzat nem szembesül a szolgáltatási szintek megvalósításával kapcsolatos előre nem látható igényekkel. Amikor egy önkormányzatnál megszületett a döntés az e-közigazgatás bevezetéséről, lényeges, hogy a bevezetés a stratégia rendelkezéseinek megfelelően felügyelt és ellenőrzött módon történjen. E döntés előtt egy önkormányzat vezetősége számos akadállyal szembesülhet, amelyeket meg kell vizsgálni és leküzdésük érdekében meg kell győzni az érintetteket az e-közigazgatás bevezetése által nyújtott hasznok elfogadtatásáról.

Ahhoz, hogy egy önkormányzati hivatal dolgozói elkötelezetté váljanak, a felhasználók pedig teljesíthető elvárásokat fogalmazzanak meg, meg kell ismertetni velük az e-közigazgatás bevezetéséhez kapcsolódó reális elvárásokat és a belőle származó előnyöket. A céltudatos tájékoztatás célja, hogy kialakítsa az e-közigazgatás szolgáltatásainak ellátásához és felhasználásához szükséges új magatartásmódot és segítse annak terjedését, valamint egyaránt összefogja az önkormányzatban dolgozókat és a felhasználókat.

A stratégia elkészítése során szükséges, hogy az önkormányzat számba vegye az eközigazgatás bevezetését segítő, már meglévő, támogató eljárásokat (amilyen pl. az ügyfélszolgálat). Ennek a felmérésnek az a célja, hogy az önkormányzat összehasonlíthassa a jelenlegi teljesítményeket az önkormányzat jövőbeni szolgáltatásai iránti igényekkel, amelyek az eközigazgatás bevezetése után jönnek létre.

Az önkormányzat szolgáltató kultúrájának kialakítása azt jelenti, hogy az önkormányzat hangsúlyt helyez a felhasználókkal (állampolgárokkal és szervezetekkel) való törődésre és az eközigazgatás szolgáltató szintjeinek megvalósíthatóságára. Fontos tisztában lenni azzal, hogy a meglévő szervezeti, emberi és pénzügyi erőforrások megfelelnek-e az e-közigazgatás jövőbeni fenntartási és fejlesztési igényeinek.

53

Az e-közigazgatás bevezetésével járó feladatok szépsége, hogy az önkormányzat vezetői bármelyik célcsoport felől (a hivatal dolgozói vagy a felhasználók felől) közelítik is meg a megoldandó problémákat, szinte ugyanazokkal az átalakítandó élethelyzetekkel, magatartás-formákkal és attitűdökkel szembesülnek. Vagyis mindenki felé, akiket érint az e-közigazgatás bevezetése (és ez végül is mindenki) ugyanazokat a viselkedésmódokat kell elfogadtatni az IT-eszközök eredményes alkalmazása érdekében. Ezek pedig a tanulás tanulása, alkalmazkodás az alkalmazkodásban, figyelem a figyelemre, elvárások megfogalmazása az elvárások felé, és elégedetté válás az elégedettségben.

4.4.

A stratégia feltételrendszérenek elemzése

Az e-közigazgatás bevezetése feltételrendszerének SWOT elemzése

1. Az önkormányzat e-közigazgatás bevezetés stratégiája

erősségek

1. Csenger

önkormányzata

gyengeségek

rendelkezik 3. Csenger önkormányzatának nincs érvényben

informatikai stratégiai alapkoncepciókkal,

lévő, e-közigazgatás bevezetési stratégiája

2. Csenger önkormányzata szükségét érzik 4. Az e-közigazgatás bevezetéséhez szükséges általában a stratégia-alkotásnak,

részstratégiák

(informatikai,

adatvagyon-

hasznosítási, IT-biztonság részstratégia stb.) sincsenek,

lehetőségek

veszélyek

1. A települési szintű stratégiakészítés csökkenti 2. Amíg Csenger önkormányzatának (az egész az egyes önkormányzati intézményekre jutó

településnek) nincs saját e-közigazgatás

tervezési költségeket,

bevezetési stratégiája, illetve az ahhoz szükséges részstratégiái, addig nem vagy nehezen lehet eredményesen fejleszteni vagy

54

állami pályázatokon részt venni,

2. A számítástechnikai infrastruktúra

erősségek

1. Csenger

településén

az

Gyengeségek

önkormányzati 2. A

jelenleg

használatban

lévő

intézmények rendelkeznek számítástechnikai

alapinfrastruktúra nagy része elavult, illetve

alapinfrastruktúrával (hw, sw)

eltérő minőségű

Lehetőségek

Veszélyek

3. A piacon rendelkezésre áll a korszerű 5. Az egyedi beszerzések és fejlesztések számítástechnikai infrastruktúra 4. Csenger

szintű

fajlagosan drágábbak, és minőségi szintjük centralizált

nem azonos

fejlesztési/beruházási terv segítségével a 6. Jelenleg nincsenek szakmai ajánlások és beszerzés költsége csökkenthető, a minőség

szabványok sem a technológiára, sem a sw-

szintje növelhető

re

A Csenger önkormányzatának számítástechnikai infrastruktúrája nagyobb részben elavult, elhasználódott, korszerűtlen, egymástól eltérő. A hivatali munka korszerűsítéséhez, az e-közigazgatás bevezetéséhez ma szükséges technológiára való átálláshoz ezek az eszközök nem megfelelőek.

Szinte egyetlen járható út a pályázatokon való részvétel, amihez önerő is kell. Tehát mind a források rendelkezésre állásának szintje, mind a technikai és technológia hasznosulásának mértéke ugyancsak a kistérségi centralizált tervezést és megvalósítást igénylik.

55

3. Az önkormányzati működés korszerűsítése IT eszközökkel

erősségek

Gyengeségek

1. Csenger önkormányzatánál komoly szándék 2. Az ügyintézés és az ügyvitel jelenlegi van a működés korszerűsítésére és ehhez szükséges folyamatok fejlesztésére

eljárásai nem eléggé hatékonyak 3. Az ügyintézés és ügyvitel folyamatai „input”jainak informatikai támogatottsága jelenleg alacsony mértékű

lehetőségek

veszélyek

1. Az ügyintézés és az ügyvitel korszerűsítése 3. A integrált IT eszközökkel 2. Az

alkalmazások

tárgyi

eszköz

feltételeihez

komoly

pénzügyi erőforrás szükséges települési

szintű 4. A

hivatali

működés

korszerűsítésének

centralizálásával a folyamatok integrálása

feltételeihez települési szintű szabályozások

növeli a hivatali működés korszerűsítésének

megalkotása

hatékonyságát

jogszabályok figyelembe vétele szükséges

és

magasabb

szintű

4. Az internet-hozzáférés

erősségek

1. A

Csenger

önkormányzati

közintézményei

rendelkeznek

Gyengeségek

hivatal

és 1. Jelenleg kevésbé elterjedt a szélessávú

valamilyen

internet-hozzáférés

internet-eléréssel

lehetőségek

1. Pályázati támogatások 2. Mobil internet

Veszélyek

3. A szélessávú interenet-hozzáférésre való lassú vagy eltérő időpontban történő átállás

56

veszélyezteti

a

centralizált

fejlesztések

kihasználtságának elvárt mértékének elérését

Amíg a Csenger önkormányzatának, és intézményeinek döntő többsége még nem rendelkezik szélessávú internet-hozzáféréssel, nem képzelhető el a megfelelő információ-csere. Sem az önkormányzat hivatala, sem intézményei között, az önkormányzat és a kormányzati szervek, minisztériumok, közigazgatási hivatalok között sem. És nem képzelhető el az országos, a regionális vagy a kistérségek közötti informatikai együttműködés, regionális vagy országos adatbázisok (jogtár, önkormányzati rendeletek tára, közös önkormányzati fogalomtár, integrált önkormányzati tudásbázis stb.) használata sem.

57

5. Az internet-alkalmazás

Erősségek

gyengeségek

1. A település (önkormányzata) már rendelkezik 3. Az internet alkalmazása általában nem épült saját honlappal, és a közeljövőben tervezik továbbfejlesztését 2. Csenger

be a napi feladatellátásba. 4. A web-technológia nem vagy kevéssé

önkormányzatánál

információ-szerzésre

is

rendszeres

használják

az

elterjedt mind a back office-ban, mind a front office-ban

internetet (pl. pályázatfigyelés) Lehetőségek

veszélyek

1. Közös, települési gyűjtőportál létrehozása és 3. A korszerű technológiák beszerzésére és üzemeltetése 2. Alkalmazásintegrációs rendelkező,

korszerű

eszközökkel web-módszertan

fenntartására

nincsenek

források,

beszállítóknak

a

költségvetési nincsenek

önkormányzati tapasztalataik

alkalmazása

6. Az e-közigazgatás bevezetésére fordítható pénzügyi eszközök

Erősségek

gyengeségek

1. Csenger önkormányzata felismerte az e- 2. A felismerések ellenére az önkormányzat közigazgatás költség-haszon elemzésének

költségvetésében nincs elkülönített keret az

jelentőségét

e-közigazgatás bevezetéséhez szükséges

és

a

feltételeket

jelentő

fejlesztési beruházások szükségességét

fejlesztések elvégzéséhez

Lehetőségek

Veszélyek

1. Hazai és EU-s támogatási források segítik az 1. A támogatási források mellett szükséges az

58

indokolt kiadások kiegészítését,

önkormányzati önerő megléte is, ami a költségvetési tervezés újragondolását igényli,

59

7. Az adatvagyon-hasznosításhoz szükséges fejlesztések

erősségek

Gyengeségek

1. Csenger önkormányzata általában tisztában 2. Csenger önkormányzatánál lévő adatvagyon van az adatai értékével, illetve az többszöri

hasznosításának IT alapfeltételei általában

felhasználási lehetőségek kihasználásának

hiányoznak,

fontosságával

3. Az adatállományok rendezetlenek mind az adatstruktúrák,

mind

adathordozók

tekintetében 4. Az

adatvagyon-hasznosítás

feltételeinek

rendszere

technológiai fejlesztéséhez

folyamatosan rendelkezésre álló szakismeret és kiszámítható költségvetés hiányzik lehetőségek

1. Az

Veszélyek

adatvagyon-hasznosítás

technológiai, 3. Az adatvagyon másodlagos hasznosításának,

tárgyi és humán erőforrásának rendelkezésre

„piacosításának” nincs kialakult gyakorlata az

állását települési szintű együttműködésben

önkormányzati szakigazgatásban 4. A piaci igények, és az adatok értékének

könnyebb ellátni, 2. Az adatvagyon értékesítéséből származó

„eladási” mértéke jelenleg nem kiszámítható

bevétel tervezhető pénzügyi erőforrás lehet (ami visszaforgatható a fejlesztésekbe)

8. Az adatbázis-kezelő alkalmazások

Erősségek

1. Csenger

Gyengeségek

önkormányzatánál

történik 2. A működő alkalmazások színvonala és

rendszeres adatgyűjtés és adatfeldolgozás, amelyet

számítástechnikai

szerkezete eltérő

alkalmazások 3. Inkább egyszerű adatállományok vannak,

60

támogatnak

korszerű

adatbázis-kezelő

alkalmazások

aránya alacsony

Lehetőségek

1. Az

adatmigráció

módszertanának

és

Veszélyek

konszolidáció 3. A lehetőségek elérése és fejlesztése az

települési

centralizálása 2. Integrált alkalmazások kialakítása

szintű

egyszeri beruházáson túlmenően új és rendszeres

kiadásként

jelentkezik

önkormányzat költségvetésében

61

az

9. A döntéshozók és tisztviselők informatikai ismeretei

Erősségek

Gyengeségek

1. A számítástechnikai eszközök alkalmazása a 3. A számítástechnikai eszközök, illetve az napi munkavégzésben általánosan elterjedt a

informatikai

csengeri

kihasználása alacsony fokú az önkormányzati

Polgármesteri

Hivatalban

és

intézményeiben

megoldások

lehetséges

hivatalban és az intézményeiben

2. Az internet-hozzáférés az önkormányzat 4. A tisztviselők és alkalmazottak lassan és hivatalában és az intézményeknél biztosított

nehézkesen fogadják be az esetleges új fejlesztéseket

Lehetőségek

Veszélyek

1. ismeretszerzési, tájékozódási alkalmak köre 3. A tájékozódási és képzési lehetőségek széles (roadshow-k, konferenciák stb.)

költség- és időigényesek

2. átképzésre, továbbképzésre rendelkezésre 4. Az átképzés és a továbbképzés alkalmai és a állnak eszközök (tanfolyamok, tankönyvek

várható

stb.)

kellőképpen

4.5.

eredményei

nem

ismertek

A bevezetéshez szükséges erőforrások

Az informatikai humán erőforrások

A döntéshozók

Csenger önkormányzatának képviselői, vezető tisztségviselői egy része nincs pontosan tisztában az e-közigazgatás által nyújtható lehetőségekkel, szolgáltatásokkal, s az ezek révén elérhető, különböző előnyökkel, azaz ismerethiány áll fenn részükről. Szükség van az önkormányzati döntéshozók ez irányú ismereteit elmélyítő, szükség esetén szemlélet-változást is eredményező továbbképzésekre.

62

Az önkormányzati, belső felhasználók

Ezen belső felhasználók egy részénél feltétlenül fennáll az ismerethiány, a korszerű technikától való idegenkedés, félelem. A hiányosságok felmérésével, a képzési igények meghatározásával, a szükséges képzések végrehajtásával a „digitális szakadék” a munkatársak jelentős részénél áthidalható. Az egyszeri, akció-szerű képzésen túl fontos, hogy minden esetben, amikor új technika kerül bevezetésre (amikor lényeges változás van), ez a folyamat a megfelelő időben megismétlésre kerüljön. Az e-közigazgatás bevezetésére fordítható pénzügyi eszközök

Az e-közigazgatás bevezetésének egyik jelentős, bár nem közvetlenül szakmai, de kiemelten kezelendő problémája a kialakítására fordítható pénzügyi források szűkössége. Csenger önkormányzata a szükségeshez képest még a napi feladatainak számítástechnikai, informatikai ellátására sem tudnak elegendő forrást fordítani, még kevésbé az e-közigazgatás bevezető stratégia programjainak megvalósítására.

A kényszerűségből alacsony szintre fogott költségvetés Csenger önkormányzata IT-állapotának fejlődését nem engedi meg, a hozzáférhető hazai és EU-s pályázatok viszont általában saját erőt igényelnek. Szerencsére Csenger önkormányzata számára is egyértelmű, hogy a törekvéseik települési szintű centralizációja kedvező lehetőségeket kínálnak a szakterületi fejlesztések pénzügyi igényeinek teljesítésére.

Mivel a támogatásokra fordítható keretek nem elegendők a költségek finanszírozására, ezért Csenger önkormányzatának meg kell keresnie azokat a beruházás-, illetve költség-kímélő megoldásokat is, amelyek optimalizálják az informatikai költségeket. Ugyanakkor arra is számíthat, hogy idővel akár a közérdekű adatvagyon, akár a saját IT infrastruktúrájának egyes elemei értékesíthetőek lesz a piacon és ezáltal a várható bevételek visszaforgathatóak lesznek az eközigazgatás bevezetésének, fejlesztésének folyamatába.

63

Az önkormányzati tevékenység és működés korszerűsítésének folyamatai

Az elégtelen pénzügyi eszközök mellet az önkormányzati szakigazgatás korszerűsítésében kiemelt helyet elfoglaló e-közigazgatás bevezetésének másik nagyobb problémakörébe tartozik az ügyintézési és ügyviteli eljárásrendek korszerűtlensége, a modernizációs folyamatok kidolgozatlansága, valamint a szükséges informatikai technológiai hiányosságai.

Az ügyintézési és ügyviteli eljárásrendek kidolgozatlanságát az alábbi hiányosságok okozzák: általában szabályozatlan a korszerűsítés módja, az ügyintézés és az ügyvitel nagyobb részben még hagyományos (papír) alapú, az adatállományok kezelése tervszerűtlen és ezért nehezen ellenőrizhető, a lehetséges felhasználók hozzáférése pedig esetleges, illetve jelentősen korlátozott. Az informatikai háttér szigetszerűen működő, elavult technológián alapul, nem felhasználóbarát, nem megfelelően dokumentált, és nem integrált. Ezáltal Csenger önkormányzata és a szervezetek (önkormányzati intézmények) nem képesek működésük hatékonyságát, illetve az ügyintézésük és ügyvitelük minőségét és hozzáférhetőségét javítani.

A hivatali IT környezet fejlesztésének eredményei azonban túlmutatnak az önkormányzati működés fejlődésének lehetőségein. Ugyanis a megfelelő szintű szolgáltatások feltételeként létrejövő internetes felület (integrált technológia kiépítése) és az adatgazdálkodás eljárásrendjének szabályozása (folyamatszervezés) hozzásegíti az önkormányzatokat egy olyan ügyviteli háttér (back office) kialakításához is, amely kiszolgálja az ügyintézői igényeket (front office). És így megindulhat az eközigazgatás bevezetése az önkormányzatnál.

64

4.6.

Lehetséges problémák

Az IT-fejlesztések gondjai az önkormányzatoknál

Az utóbbi néhány évben kiderült, hogy korábban sok polgármesterből mekkora ellenérzést, bizonytalanságot és idegenkedést válthat ki az információs technológiák növekvő szerepe a napi munkavégzésben. Mit tehet vajon egy polgármester, amikor nem ismeri eléggé az IT-t ahhoz, hogy minden részletére kiterjedten önállóan tudja menedzselni? Az informatikusok pedig nem érthetik teljesen azokat az igazgatási problémákat, amelyekkel egy polgármester, illetve a jegyző nap mint nap szembenéz, és amelyekkel az önkormányzati hivatalok munkatársai együtt élnek, együtt dolgoznak.

Az önkormányzatoknál mind az IT-fejlesztés, mind az e-közigazgatás vívmányainak bevezetése végső soron a polgármesterek és a jegyzők döntésein múlik. Ezen döntések meghozatalában pedig segítségére kell lenni a polgármestereknek és a jegyzőknek, ez az informatikának és a közigazgatásnak egyformán fontos, közös érdeke.

A polgármesternek és a jegyzőnek tehát elkötelezettnek kell lenniük az e-közigazgatás bevezetése mellett. Ha nem lennének azok, szembe kell nézniük egy sor bonyolult következménnyel. Melyek azok a területek tehát, amelyekre vonatkozó döntések nehéznek tűnnek, de meghozataluk elkerülhetetlen?

Az e-közigazgatás bevezetéséhez szükséges IT-kiadásokat csak úgy lehet az önkormányzatok közvetlen szükségleteinek megfelelően és a várható eredmények elérésének érdekében tervezni, ha a fejlesztési célok világosan ki vannak jelölve a stratégiában. Az informatikusok a rosszul megfogalmazott célokra egyszerűbb, mindent igényt egyformán kielégítő platform kiépítésével válaszolnak. Nem meglepő tehát, hogy a tervszerűtlenül, stratégia nélkül indított IT-fejlesztések esetében a kiadások nem hozzák meg a várt előnyöket.

Amennyiben például a szolgáltatáskiszervezés nem átgondolt, nincs megfelelően kezelve a stratégiában, könnyen elégedetlenséget szülhet, különösen, ha az önkormányzatok igényei változni kezdenek. Lehetséges, hogy a szolgáltatók olyan IT-képességeket nyújtanak, amelyek nem elég rugalmasan alkalmazkodnak a változó követelményekhez, és túl lassan reagálhatnak a problémákra. Mivel a szolgáltató meghatározó tényezővé válhat az önkormányzatok költségvetésében, így az e-

65

közigazgatás bevezetési stratégia megvalósításában is. Ha a polgármester az IT-funkciók kiszervezése mellett határozna, részben saját hatáskörükbe tartozó fontos döntések felelősségét is kihelyezik.

Az önkormányzatokon belül az IT-fejlesztések centralizálása és az IT-infrastruktúra standardizálása költségmegtakarításokkal és egyéb előnyökkel járhat. Így jobban kiaknázható az informatikában lévő technológiai szakértelem, eredményesebb szerződések köthetők a beszállítókkal, illetve támogató az e-közigazgatás térségi szintű elterjedése. A túlzott standardizálás azonban korlátozhatja az önkormányzatok egyes szervezeti egységeinek rugalmasságát és alkalmazkodását az állampolgári igényekhez.

Az önkormányzatok vagy ragaszkodnak ahhoz, hogy mindent standardizáljanak és így alacsonyan tartsák a költségeket, vagy elismerik a szervezeti egységek (a back office és a front office területén egyaránt) várhatóan eltérő igényeit, és felmentést ad az informatikai standardok alól. Az első megközelítés csökkenti a szervezeti egységek rugalmasságát, a második pedig drága.

A kisebb települések vezetőinek mérlegelniük kell, hogy a problémákból származó költségek vagy a problémák megelőzési lépéseinek költségei a magasabbak. Az informatikusok valószínűleg a legmagasabb biztonsági szintet választják, mert megítélésük azon alapul, hogy a rendszer hányszor mondja fel a szolgálatot.

A biztonság a megbízhatósághoz és a válaszadási képességhez hasonlóan az IT-rendszerek olyan jellemzője, amellyel kapcsolatban az önkormányzatoknak mérlegelnie kell, milyen védelmi szintet akarnak kialakítani, és mi az az ár, amit ezért hajlandóak kifizetni. Ebben az esetben azonban egy másik tényezővel is számolni kell: a biztonság növelésével nem csak a költségek nőnek, de a kényelem is csökken.

Ha az IT-fejlesztések nem hozzák meg a kívánt eredményeket, az önkormányzatok az informatikusokat teszik felelőssé. Az átmeneti eredménytelenségnek azonban általában az az oka, hogy a hivatal vezetői nem megfelelően menedzselik az IT által lehetővé tett szervezeti változásokat az önkormányzat hivatalában.

66

Egy új IT-fejlesztés önmagában nem hordoz értéket. Az érték az új vagy az újjászervezett ügyviteli és ügyintézési folyamatokból származik. A helyes irány az, hogy az új rendszer bevezetését eleve bizonyos ügyintézési vagy ügyviteli folyamatok kiszolgálására kell tervezni, nem pedig a fejlesztést követően kell az önkormányzatot átszervezni.

A polgármestereknek fel kell vállalniuk az IT-fejlesztésekkel kapcsolatos döntések felelősségét, de ez nem jelenti azt, hogy ezeket az összetett kérdéseket önállóan kellene megoldaniuk. A polgármestereknek gondoskodniuk kell arról, hogy az IT-kiadások és –kezdeményezések igazodjanak az e-közigazgatás bevezetési stratégiához és céljaihoz, de a döntéshozatal során figyelembe kell venni az informatikai egység vezetőjének véleményét.

Az IT-fejlesztésekkel kapcsolatos döntéshozatali folyamat szabályozásának jelentőségéből következik, hogy a stratégiában létre kell hozni a jó döntésekhez szükséges struktúrát: a döntések meghozatalának, végrehajtásának, érvényesítésének és ellenőrzésének módját. Ha a stratégia jó, akkor egyértelmű, hogy ki a felelős a kritikus IT-döntésekért. A fejlesztések költségeiről szóló döntés általában az önkormányzati költségvetés kidolgozásának része, a képviselőtestület által lesz jóváhagyva. Azonban az e-közigazgatás bevezetési stratégia jó végrehajtásának feltétele, hogy az IT-vel kapcsolatos döntéseket szabályozó alapelvekben kifejezésre jut az informatikai egység önkormányzati hivatalban betöltött szerepe is.

Az e-közigazgatás bevezetése stratégiájának akadályai

Fejlesztési stratégiák és megvalósítási programok hiánya Csenger önkormányzatánál

Csenger önkormányzatának jelenleg nincs érvényben lévő, informatikai fejlesztési terveket is tartalmazó e-közigazgatás bevezetési stratégiája, és a kistérségi szintű stratégiakészítés iránti igény csak újabban alakult ki. Amíg Csenger önkormányzatának és azok intézményeinek nincs saját eközigazgatás bevezetési stratégiája, illetve az ahhoz szükséges részstratégiái, addig nem vagy nehezen tudnak érdemes fejlesztéseket megvalósítani vagy állami és EU-s pályázatokon részt venni.

Csenger önkormányzata informatikai állapotának rendezetlensége

67

Csenger önkormányzatánál működő alkalmazások színvonala és szerkezete eltérő, régiek az alkalmazásaik, az IT infrastruktúra integráltságának szintje alacsony, inkább egyszerű adatállományok vannak és nincsenek korszerű adatbázis kezelő alkalmazások. Csenger önkormányzatánál nem rendelkeznek jelenleg szakmai ajánlásokkal és szabványokkal a technológiára, a technikai infrastruktúrára és a szoftverre vonatkozóan. Például az ügyvitel és az ügyintézés jelenlegi eljárásai nem eléggé hatékonyak, mivel az eljárások és az előírások rendezetlenek mind az iratstruktúrák, mind adathordozók tekintetében. Az önkormányzati szolgáltatások folyamatának „input”-jai jelenleg alacsony mértékű informatikai támogatottsággal rendelkeznek, az önkormányzati szolgáltatások korszerű kezelésének feltételeit pedig az önkormányzati rendeletek, határozatok és a magasabb szintű jogszabályok végrehajtásának ellentétei nehezítik.

Csenger önkormányzata IT állapota

Csenger önkormányzatánál üzemben álló a számítástechnikai eszközök, illetve az informatikai megoldások lehetséges kihasználása alacsony fokú. A jelenleg használatban lévő alapinfrastruktúra nagy része elavult, illetve eltérő minőségű. Vagyis Csenger önkormányzata korszerű ügyviteli és ügyintézési tevékenységéhez nélkülözhetetlen IT alapfeltételek általában hiányoznak, az eközigazgatás technológiai feltételrendszerének fejlesztéséhez folyamatosan rendelkezésre álló szakismeret és kiszámítható költségvetés hiányzik

68