Nógrádi László
W or d XP alapokon (ECDL szövegszerkesztés modul)
2006.
ISBN 963 217 670 7
Felelős kiadó: Nógrádi PC Suli Kft. Írta és szerkesztette: Nógrádi László
A könyvborító tervét készítette, és a könyvet nyomtatta: Text-Print Kft, Győr
A könyv készítése során a szerző a lehető legnagyobb gondossággal járt el. Ennek ellenére hibák előfordulása nem zárható ki, melyekért a szerző felelősséget nem vállal. ©Nógrádi László
Minden jog fenntartva! Jelen könyv egyetlen része sem másolható, vagy sokszorosítható semmilyen formában a szerző előzetes írásbeli engedélye nélkül!
Word XP alapokon
A
legtöbb irodában alkalmaznak már számítógépet, de mert többnyire kész ügyviteli programokon dolgoznak csak a felhasználók, nem kell komolyabb számítástechnikai ismeretekkel rendelkezniük. Azok is sokan vannak, akik ugyan alkalmaznak már a szövegszerkesztő programokat is, de nem jó módszereket használnak. Ezt a könyvet mindkét csoport haszonnal forgathatja: a kötetben egyaránt bemutatásra kerülnek a legalapvetőbb, már egy egyszerű levél megírásához szükséges ismeretek, és az igényesebb munkavégzéshez szükséges mesterfogások is. Hogy a jó módszerekre mekkora szükség van (lenne), azt mindenki maga is kipróbálhatja úgy, hogy a minisztériumok honlapjairól letölt valamilyen űrlapnak szánt dokumentumot, és azt megpróbálja kitölteni. Azt tapasztalhatja, hogy a legtöbb esetben a sorok szétestek, már néhány adat begépelése után is szinte olvashatatlan kuszasággá alakul át a dokumentum. Mindennek az oka az, hogy rossz módszerekkel írták meg az eredeti, űrlapnak szán dokumentumot. Egy igazi űrlappal mindez nem így lenne. Szóval, lenne még mit tenni. A könyv témakörei gyakorlati tapasztalatok alapján logikailag egymásra épülő sorrendben követik egymást. A teljesen kezdőknek azt javaslom, hogy az első bizonytalan lépések megtételéhez inkább a WordPad programot alkalmazzák, mely a Windows szerves része. Akik már dolgoztak szövegszerkesztővel, bátran használják a kezdetektől a Word szövegszerkesztőt. Mivel a részletes magyarázatok mellett gyakorló feladatok, és azok megoldásai is megtalálhatóak a könyvben, a kiadvány nagyszerűen használható önképzésre, de ajánlható iskolai tankönyvnek és tanfolyami jegyzetnek is. A tanulást rengeteg táblázat, képernyőkép és ábra segíti, melyek a róluk szóló leírással minden esetben egy oldalon szerepelnek. Itt szeretném felhívni minden informatikát tanuló (és tanító kolléga) figyelmét további könyveimre. Az XP alapokon sorozat Jelen könyv részét képezi egy tankönyvsorozatnak, mely az érettségi, az ECDL, valamint az OKJ alap és középfokú tanfolyamok vizsgakövetelményei alapján lett összeállítva. A sorozat kötetei: ¾ Windows XP alapokon (ECDL operációsrendszer modul); ¾ Word XP alapokon (ECDL szövegszerkesztés modul); ¾ Excel XP alapokon (ECDL táblázatkezelés modul); ¾ Internet Explorer és Outlook Express (ECDL információ és kommunikáció modul); ¾ PowerPoint XP alapokon (ECDL prezentáció és grafika modul); ¾ Access XP alapokon (ECDL adatbázis-kezelés modul). PC Suli XP alapokon sorozat Azok számára, akik a fenti sorozat teljes tananyaga mellett további fontos informatikai ismereteket is el kívánnak sajátítani, ajánlom a következő könyveimet: ¾ PC Suli XP alapokon I. (eszközök, szám- és kódrendszerek, szerzői jog, Windows XP alapok, Windows kellékek, Word XP, Excel XP, Internet); ¾ PC Suli XP alapokon II. (Windows XP haladó, PowerPoint XP, Access XP, Programozási alapismeretek, HTML szerkesztés). A PC Suli I-II. is hasonló felépítésű és tematikájú, mint a Word XP alapokon, így mindkét kötetet sok kép és feladat jellemzi. Iskoláknak összeállításra került egy olyan költségtakarékos kiadás is, mely nem tartalmazza a feladatokat, így egy kötetbe, olcsóbban lehetett a tananyagot összevonni. Könyvek megrendelése, segédanyagok letöltése A fenti könyvek megrendelhetők a www.pcsuli.hu internet címen. Ugyancsak innét letölthető a könyvek összes feladata, valamint számtalan további, a tanulást és a tanítást támogató anyag, többek között: ¾ közel 2.000 diából álló tanári prezentáció a 97-es verziókról; ¾ a DOS részletes tankönyve; ¾ rengeteg alap és középfokú OKJ-s vizsga írásbeli feladatsora; ¾ ajánlott érettségi tételsorok; ¾ próba és éles érettségik feladatsorai, stb. Befejezésül jó tanulást kívánok:
Nógrádi László
3
ECDL Szövegszerkesztés modul
1. Általában a szövegszerkesztőkről A szoftverek közül talán a szövegszerkesztő programok a legelterjedtebbek. A népszerűségük nem véletlen: általában már a legegyszerűbb grafikus szövegszerkesztő is mindazt tudja, ami egy normál levél megírásához szükséges. Lehetséges különféle betűformák és méretek használata, továbbá a sorok távolságának, margók közötti helyzetének állítása, grafikák beszúrása, nyomtatási kép megtekintése, hogy csak a legfontosabbakat említsem. Ráadásul a legtöbb eljárás – már ha az lehetséges benne – minden szövegszerkesztőben nagyjából ugyanúgy hajtható végre. Mielőtt azonban a tényleges ismerkedést elkezdenénk, szeretném röviden ismertetni a szövegszerkesztők legfontosabb fejlődési állomásait (középre helyezve a könyv fő témáját, a Word programot), illetve kitérnék a szövegszerkesztők osztályozási szempontjaira is.
1.1 A szövegszerkesztők története Az első, igazi szövegszerkesztő programot, az „Electric Pencil”-t még 1978-ban írta egy amerikai programozó Aple2 gépre. Mivel ő korábban forgatókönyvírással foglalkozott, közelről ismerte a sokat javított dokumentumok problémáját. A program rövid idő alatt 250 000 felhasználót hódított meg. Az író azonban nem fejlesztette termékét, s mivel jobb programok jelentek meg a piacon, lassan feledésbe merült. A Micropo cég „WordStar”-ja – mely 1979-ben debütált – vette át a legsikeresebb szövegszerkesztő címét. Amikor megjelent az IBM PC, a Micropo átalakította és továbbfejlesztette programját erre a gépre is. A „WordStar”-nak (mely akkor a legsikeresebb PC-s program volt) hamarosan egymillió felhasználója lett. Ez a program mai szemmel nézve meglehetősen kezdetleges volt: nem lehetett a képernyőn a későbbi nyomtatott képnek megfelelően látni a dokumentumot, a formázáshoz rengeteg különböző billentyűkombináció sorozatát kellett megnyomni, stb. Bár ezeket a hátrányokat megszüntette a Microsoft által 1983-ban kifejlesztett, már WYSWYG1 elvű Word 1.0, mégsem aratott átütő sikert. Hasonlóan szerepelt 1984-ben a Word 2.0 is, mely már támogatta a lézernyomtatókat, és igazán szép, nyomdai minőségű dokumentumokat lehetett vele készíteni. Már 1985-öt írnak, mikor leáldoz a „WordStar”-nak, de nem a Word szorítja háttérbe, hanem az Ashton-Tate cég terméke, a WordPerfect. Az 1986-ban megjelent Word 3.0 már helyesírás ellenőrző funkcióval is rendelkezett, képes volt tartalomjegyzéket és tárgymutatót generálni, stb. A szövegszerkesztők népszerűségi listáján csak ekkor kerül a Word az első helyre, igaz még mindig csak az európai piacon. Aztán a Microsoft piacra dobta a Word for Windows-t, a Word grafikus felületre átírt változatát, és minden egy csapásra megváltozott. Az 1993-as megjelenésű Word for Windows 2.0-ról már elmondható, hogy a világ legnépszerűbb szövegszerkesztője (és az is, hogy azóta kaphatóak magyar nyelvű változatok). Az 1994-es kiadású 6.0 volt a következő a sorban, amelynek verziószáma állítólag azért ugrott egyszerre 4-et, mert annyi újdonságot hozott. Alig egy évvel később került a boltokba a 7.0, mely már Windows 95 alatt futott. Az azóta eltelt időszakban megjelent verziók: 1997 - Word 97, 2000 - Word 2000, 2001 - Word XP, 2003 - Word 2003. A Word 97 óta a Word új fájlformátumot használ. Ez számunkra annyit jelent, hogy ha mi a 97-es, vagy újabb verzióban írunk egy levelet, azt a korábbi verziók nem tudják kezelni! Ez szerencsére már nem jelent problémát, mert a 97-esnél régebbi verziók mára teljesen kikoptak (a 97-est viszont még ma is használják itt-ott). Meg kell hogy említsem azonban azt, hogy jelenleg is van alternatívája a Word szövegszerkesztőnek, melyek közül kiemelném a teljesen ingyenes Open Office Org részét képező Write programot. Bár ebben a programban némileg másként érhetőek el bizonyos funkciók, aki igazán jól ismeri a szövegszerkesztőket, az OOo Write-al is tud dolgozni (egy vállalatnál pedig egyáltalán nem mindegy, hogy minden gépre meg kell-e venni a darabonként sok tízezer forintba kerülő Word-öt, vagy egy ingyenes programon dolgozhatnak). No és persze ne feledkezzünk el a Windows szerves részét képező WordPad programról sem, melyet a „Start menü” „Minden program” eleméből a „Kellékekben” kell keresnünk. A WordPad A WordPad program – mint arról már tettem említést – a Windows szerves részét képezi, így nem kell külön megvenni és telepíteni. Igaz, ne is várjunk tőle túl sokat: 1
WYSWYG – What you see, what you get, azaz amit látsz, azt kapod.
4
Word XP alapokon ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
¾ ¾ ¾ ¾ ¾
nem lehet táblázatot beszúrni; sorközt állítani; képet szöveggel körbevetetni; tartalomjegyzéket generáltatni; helyesírást ellenőriztetni, stb. Természetesen a hozzáértőknek még sok-sok további hasznos szolgáltatás is hiányzik. Ugyanakkor lehetséges: a begépelt szöveget akárhányszor javítani; a betűket formázni (méretet állítani, más betűformát használva, vastagítással, dőlt szedéssel, vagy aláhúzva kiemelést alkalmazni); oszlopokba rendezve gépelni (igaz, csak bal szélükkel egymáshoz igazodó oszlopokkal); a bekezdéseket a margóknál beljebb kezdeni, vagy előbb befejezni; nyomtatás előtt az oldalt valós megjelenésében megtekinteni, stb. A Word XP szolgáltatásai és hardverigénye
A program gyakorlatilag minden igényt kielégít. Támogatja az összes olyan feladat egyszerű megoldását, ami csak előfordulhat egy irodában a levelezés kapcsán, sőt segítségével kisebb könyvek, kiadványok is készíthetők. A nagy tudásnak azonban szó szerint ára van: a program meglehetősen drága, és hatékony futtatásához is legalább GHz feletti processzor teljesítmény, továbbá 128 MB RAM szükséges. Szerencsére ez a hardver ma már nem jelent problémát. Miben különbözik a Word 97 óta a fájlformátum a korábbi verziókétól? Sok mindenben, de a legfontosabb az, hogy a világ összes nyelvének írásrendszerét támogató UNICODE rendszerben tárolja az adatokat. Ha egy 97-nél régebbi verzióval megnyitunk egy 97-ben, vagy újabb verzióban mentett levelet, csak néhány négyzet fog megjelenni! Felhasználói szemmel milyen különbségek vannak a mai verziók között? A Word 2000-ben ugyan megjelentek az intelligens menük (a menüket megnyitva csak a legfontosabb, illetve utoljára használt elemek látszanak), valamint a 24 elemes vágólap (a később tárgyalt, elsősorban másolásra használt vágólapra (2.15.1. és 3.2.8) nem csak 1, hanem már 24 elem rakható), de kijelenthető, hogy használati oldalról ezeken kívül nem sok különbség van a 97-es elődhöz képest. Az XP verzióban bevezetésre került munkaablak (3.2.6.), intelligens címkék, és vászon (3.23.) mellett seregnyi új megoldás került beépítésre, továbbá az egész program megjelenése megújult. Mivel mindezek felhasználói szemmel elég jelentős változások, némi tanulást is igényel a korábbi verziókról az XP-re való az áttérés.
1.2 A szövegszerkesztők osztályozása
¾ ¾ ¾
¾ ¾ ¾
Minden szövegszerkesztő program besorolható a következő két alapvető típusba: Karakteres szövegszerkesztők: képesek fájlokat menteni, megnyitni, illetve új dokumentumot kezdeni; bele lehet javítani a szövegbe, és kész; például a „Jegyzettömb” nevű program, amelyet a „Kellékek” csoportban találunk. Grafikus szövegszerkesztők: az előzőek mellett lehetséges a betűk, bekezdések és oldalak formázása; általában képeket, táblázatokat stb. is beszúrhatunk; mondjuk a Word, az Open Office Org Write programja, vagy a WordPad.
2. A szövegszerkesztés alapjai Azok, akik már írtak leveleket szövegszerkesztővel, a most következő, a szövegszerkesztés alapjairól szóló részt nyugodtam átlapozhatják. Akik viszont életükben először most fognak szövegszerkesztővel dolgozni, feltétlenül olvassanak el mindent, és a feladatokat is oldják meg. A munkát megkönnyítendő ezeket az első lépéseket nem a Word, hanem a WordPad programban fogjuk megtenni. Ennek az oka az, hogy az utóbbi program jóval kisebb tudásából adódóan lényegesen egyszerűbb, könnyebben áttekinthető képernyővel rendelkezik.
2.1 A képernyő felépítése A „WordPad” képernyője egy jellegzetes Windows programképernyő, ami a már ismert elemekből építkezik, de némi újdonságot is láthatunk rajta. A már ismerős eszközöket (menüsor, ikonméret, eredeti méret, stb.) ugyanúgy kell használni, mint a Windows rendszerablakaiban, ezért ezekről most nem szólnék.
5
ECDL Szövegszerkesztés modul Eszközsorokkal és a vonalzóval azonban még nem találkoztunk (pontosabban eszközsorral ugyan igen, de valószínűleg nem, vagy csak ritkán használtuk). Az eszközsorokon kis nyomógombokat látunk, melyeket kattintással kell majd használnunk (de ikonszerű megjelenésük ellenére általában csak Vonalzó Eszközsorok szimplát kell kattintani rájuk). Azt hogy a WordPad programban melyik eszköz mire jó, illetve, hogy a vonalzót miként kell alkalmazni, hamarosan tisztázzuk. Fontos tudni, hogy a vonalzó és az eszközsorok is ki-be kapcsolható1. Ábra: A „WordPad” ablaka ak a „Nézet” menü megfelelő almenüpontjának kipipálásával, illetve a pipa levételével. Mind a kipipálást, 2. Ábra: mind a pipa levételét egy-egy kattintással tudjuk megtenni. Az ábrán kipipált állapotban A „Nézet” menü van mindegyik érintett menüpont. Külön felhívnám a figyelmet a hosszabb dokumentum írásakor a képernyő jobb szélén, illetve alján megjelenő görgetősávra (ez az ábrán látható WordPad esetében még nem jelent meg, mert még nincs begépelve semmi). Mivel azonban a legtöbbször egy levél teljes terjedelmében nem fér el a képernyőn, a görgetősávok segítségével tudunk majd a dokumentumban mozogni, és így sorban végignézni az egészet. Ha látszólag eltűnt a már megírt levél, lehet, hogy csak a „papírnak” egy olyan részét látjuk, ahol nincs semmi. Ilyenkor a görgetősávval (sávokkal) menjünk vissza a levél elejére, vagy nyomjuk meg a Ctrl - Home billentyűkombinációt. Szokástól eltérő nevek a WordPad programban ¾ ¾
A WordPad program a szokásoktól eltérő néven hivatkozik az egyes eszköztárakra: eszköztárnak csak a „Szokásos” eszköztárat említi (elterjedt neve a legtöbb programban ugyanis „Szokásos eszköztár”); a „Formázó” eszközsort csak formátumsornak nevezi (a többi programban a leggyakrabban „Formázó eszköztárként” hivatkoznak majd rá). Miért nem ott vannak az eszközsorok a gépemen, mint a könyvben?
Mindegyik eszközsor (Eszköztár, Formátumsor) húzással mozgatható. Ehhez egy olyan helyen kell csak megfogni őket, ahol nincs rajtuk ikon.
2.2 Begépelési szabályok A szöveg begépelése során néhány apró szabályra kell csak Körte,barack,dió,meggy, stb csonthéjas gyümölcsök. figyelnünk, amelyeket ha nem tartunk be, nem úgy fog működni a Körte, barack, dió, meggy, stb csonthéjas program, mint ahogy azt szeretnénk. Ezek a következők: gyümölcsök. ¾ A sorok végén a jobb margóhoz érve a program automatikusan 3. Ábra: kezd új sort, az Enter billentyűvel új sort kezdeni nemhogy Jól és egy rosszul begépelt szövegek nem kell, hanem nem is szabad. (hiányzó szóköz és felesleges Enter) ¾ Ha viszont nem érünk el a jobb margóhoz, de mégis új sort akarunk kezdeni (bekezdések végén, címek után), akkor meg kell nyomni az Enter gombot. Ugyancsak Entert kell, mégpedig többet is nyomni ahhoz, hogy egy kis üres helyet, úgynevezett térközt hagyjunk ki a levél különböző részei között (pl. a cím és a megszólítás között). Igazság szerint erre elegánsabb megoldás is létezik, de a gyakorlatban többnyire ezt szokás alkalmazni. ¾ Vesszők, mondatvégi írásjelek után szóközt kell tennünk, különben a program bizonyos szövegformázásoknál csúnyán tördeli a levelet. Ennek az oka az, hogy a szóközök rugalmas növelésével érik el a szövegszerkesztők az úgynevezett sorkiegyenlített sorigazítást, melynél a bekezdés összes sorának vége
6
Word XP alapokon egy vonalba esik. Ha azonban egy sorban esetleg csak egy-két szóköz van, akkor azokat fogja aránytalanul nagymértékben megnövelni a program. Enter használata az informatika érettségin, és az ECDL vizsgákon Arra minden informatikából érettségizni kívánó figyelmét nyomatékosan fel szeretném hívni, hogy az informatika érettségin pontlevonással jár, ha a térközt több Enter megnyomásával hagyja valaki ki. Ugyanakkor az ECDL vizsgákon a jelenleg érvényes vizsgaszabályzat szerint ez nem jelent problémát. Nem tördeli a sorokat a jobb margónál a WordPad ¾ ¾
Állítsuk be a sorok törését az alábbiak szerint: „Nézet” menü, „Beállítások…”; a „Rich Text” fülön kérjük a „Sortörés a margónál” opciót.
2.3 A két különféle kurzor Amikor a WordPad programot elindítjuk, két kurzorunk van, a szövegkurzor, és az egérkurzor. Az egérkurzor alakja attól függően, hogy a képernyő mely részére visszük, más és más: a menürendszerre mutatva balra dőlő nyíl, a szöveg begépelésére szolgáló részen egy „talpas i” betű, és ugyanennek a résznek a bal szélén pedig, egy jobbra dőlő nyílforma. Ezt a sávot – tehát a szöveg beviteli terület bal szélén lévő oszlopot – kijelölő sávnak hívják. A szövegkurzor viszont mindig egy vastagabb függőleges vonal.
4. Ábra: Az egérkurzor különféle alakjai
2.4 A szövegkurzor mozgatása A szövegkurzor mozgatását a gyors munkavégzés érdekében úgy kell tudni, mint az egyszeregyet. A mozgatás végrehajtható egérrel, és billentyűzettel is. Egérrel: ¾ A kívánt helyre visszük az egérkurzort, és oda kattintunk (csak egyet, de vigyázzunk, ne mozduljon el közben az egér, mert akkor már más lesz a hatás), majd húzzuk félre az egérkurzort, hogy lássuk az eredményt. A leggyakoribb hiba az, hogy csak odavisszük az egérkurzort, de nem kattintunk oda. Így persze nem is kerül új helyre a szövegkurzor. Billentyűzettel: ¾ jobbra nyíl egy betűvel jobbra (sor végén: következő sor eleje, ha van következő sor); ¾ balra nyíl egy betűvel balra (sor elején: előző sor vége, ha van előző sor); ¾ fel nyíl egy sorral fel; ¾ le nyíl egy sorral le; ¾ Home sor elejére; ¾ End sor végére; ¾ Ctrl - Home1 dokumentum elejére (akármilyen hosszú levélnél is); ¾ Ctrl - End dokumentum végére (akármilyen hosszú levélnél is); ¾ Page Up egy képernyőnyit a dokumentum eleje felé (ha több képernyős már a levél); ¾ Page Down egy képernyőnyit a dokumentum vége felé (ha több képernyős már a levél); ¾ Ctrl - Page Up a képernyő tetejére; ¾ Ctrl - Page Down a képernyő aljára. Ha nem lehet már az adott irányban mozgatni a szövegkurzort, a program figyelmeztető hangjelzést ad! 1
A Ctrl folyamatos nyomása közben a másik billentyűt csak egy pillanatra kell megnyomni!
7
ECDL Szövegszerkesztés modul 1. Feladat: Gépeljünk be az ábra szerinti szöveget (nem kell valódi, értelmes levelet gépelni), majd próbáljuk ki a kurzormozgatást! Megoldás: 5. Ábra: Valami ilyesmit kell gépelni Ha nem tudunk jól gépelni, akkor néhány betű leütése után szóközt, majd megint néhány betűt, azután újra szóközt és így tovább gépeljünk. Ezzel a módszerrel gépeljünk be legalább két és fél sort. Ezután üssünk Entert, és kezdjük az egészet újra. Végeredményként lesz két, szavakból álló bekezdésünk. Ezután próbáljuk ki a kurzormozgatás minden lehetséges módját.
2.5 Szövegkijelölés A begépelt szöveg formázásához a formázandó szövegrészeket ki kell majd jelölnünk, ezért a gyors és hatékony munkavégzés érdekében az itt leírtakat is rutinszerűen kell ismerni. A szövegrészek kijelöléséhez használhatjuk a billentyűzetet és az egeret is, de a gyakorlatban egyszerűségénél fogva inkább csak az egérrel fogunk dolgozni. A billentyűzettel való kijelölést ezért nem is ismertetem részletesen, csak az általános elvét fogalmazom meg. Billentyűzettel: ¾ Ha a Shift billentyű lenyomása közben mozgatjuk a szövegkurzort (nyilakkal, Home, End, stb. billentyűkkel), akkor amerre a szövegkurzort elvisszük, az a rész kijelölődik. Egérrel: ¾ egy szó dupla kattintás a szóra; ¾ egy sor a sorra mutatva kattintás a kijelölő sávban; ¾ több sor elhúzás a kijelölő sávban a sorok előtt (első sortól indulva lefelé az utolsóig, vagy utolsó sortól indulva felfelé az elsőig, de „középről” nem indulhatunk); ¾ egy bekezdés dupla kattintás a bekezdés előtt a kijelölő sávban, vagy tripla kattintás a bekezdésben; ¾ az egész dokumentum CTRL és kattintás a kijelölő sávban, vagy tripla kattintás a kijelölő sávban; ¾ tetszőleges szöveg elhúzás a szövegben. Mivel a WordPad programban mindig csak egy kijelölt szövegrész lehet az egész dokumentumban, ezért ha elkezdünk kijelölni egy másikat, az előző kijelölése megszűnik. Az összes kijelölés megszüntetéséhez csak a kijelölésen kívüli szövegterületen kell kattintani az egérrel, vagy lenyomni bármelyik kurzormozgató billentyűt. Arra nagyon vigyázzunk, hogy ha van kijelölt területünk, és nem valamelyik kurzormozgató billentyűt nyomjuk meg, a teljes kijelölt szöveg törlődik, és annak a billentyűnek a képe jelenik meg a helyén, amit leütöttünk. További szövegkijelölési módszerek A Word számos további szövegkijelölési módszert, valamint a többszörös kijelölést is támogatja, melyeket a későbbiekben részletesen megtárgyalunk (3.3.).
2. Feladat: Próbáljuk ki az összes tárgyalt szövegkijelölési módszert! Megoldás: A korábban begépelt szövegen próbáljuk ki sorban az imént ismertetett kijelölési módokat.
2.6 Fájl műveletek A most következőkben azt nézzük meg, hogy mi mindent tehetünk a levéllel, mely nem más, mint egy fájl. Nagyon fontos tudnunk, hogy az itt megtárgyalt eljárások szinte minden Windows alatt futó programban pontosan így hajthatóak végre, függetlenül attól, hogy levelet, rajzot vagy bármilyen egyéb dokumentumot hoztunk létre a programmal.
8
Word XP alapokon 2.6.1 Új munka kezdése Az új munka kezdéséhez a „Fájl” menü „Új…” almenüpontját kell ikonra, esetleg megnyomni a kiválasztanunk, vagy rákattintani a Ctrl - N billentyűkombinációt (new – új). Elsőként egy párbeszédablakban azt kell kiválasztanunk, hogy az új dokumentum milyen típusú legyen. Ez az egyetlen lépés, amely a WordPad programban a szokásoktól eltérő. Általában ugyanis csak a mentéskor (2.6.2) kell megadni, hogy milyen adatformát akarunk alkalmazni. A lehetőségek közül válasszuk az alapértelmezett „Rich Text dokumentum” típust. Mit kell tudni az egyes választható típusokról ¾
¾
¾
6. Ábra: Új munka kezdése
Rich Text dokumentum: A dokumentum tartalmazhat formázási és tabulálási információkat, és egy sereg szövegszerkesztő tudja majd kezelni a fájlt. Szöveges: A szövegben nem lehet semmilyen formázási információ. Unicode szöveges dokumentum: Az összes 97-nél újabb kiadású Word, vagyis a ma használt verziók átalakítás nélkül tudják majd használni az így keletkezett dokumentumot.
Mivel a WordPad egy időben csak egy dokumentumot tud kezelni, ezért ha új levelet kezdünk, az egyúttal a másik dokumentummal való munka befejezését is jelenti. Ha az a „másik”, előzőleg készített dokumentum esetleg még nincs elmentve, vagy a mentés óta változtattunk rajta, akkor a program az ábra szerinti ablakkal figyelmeztet bennünket arra a veszélyre, hogy amennyiben nem mentünk újra, a változások el7. Ábra: Ha még nem vesznek (ha még nem mentettünk, akkor az egész levél elvész). mentettünk ¾ Mégse visszatérés az új dokumentum kezdése előtti helyzethez, azaz visszakozás; ¾ Nem a változások elvesznek; ¾ Igen ha volt már neve a dokumentumnak, nem kérdez semmit, csak ment, ha még nincs neve, megjelenik a „Mentés új néven” párbeszédablak, amiről rögtön beszélünk. Az olyan korszerűbb programoknál, melyek több dokumentumot is tudnak kezelni egy időben, ez a veszély nem áll fenn, így ilyen jellegű figyelmeztető párbeszédablak soha nem is jelenik meg. A Word természetesen majd ebbe a kategóriába tartozik. Ezekben a programokban persze az előző munkánkhoz bármikor visszatérhetünk.
2.6.2 Mentés Ha azt akarjuk, hogy a levelünk később is elővehető legyen, a levelet valamelyik háttértárra (az esetek döntő többségében a winchesterre) le kell tárolni. Ez több előnnyel is jár, például: ¾ ha később kell egy másolat róla, akkor a levelet újra elővéve a másolat máris nyomtatható; ¾ ha hasonló levélre van szükségünk, sokkal hamarabb eredményre jutunk az eredeti átalakításával; ¾ ha nem tudjuk egyszerre készre készíteni a levelet, a félbehagyott dokumentumot ismét elővéve a munka később bármikor folytatható. A mentés is a „Fájl” menüben található. Elindításához tehát előbb rá kell kattintani a „Fájl” menüre, majd a megnyílt almenüből a „Mentés” menüpontra. Van egy másik hasonló nevű menüpont, a „Mentés másként…”. Esetünkben ez is, az is jó, viszont lesz majd olyan szituáció, amikor már messze nem lesz mindegy a választásunk. Erről rövidesen részletesen beszélünk. A mentést is elindíthatjuk ikonnal, mégpedig a rajzocskára kattintással, vagy a Ctrl - S billentyűkombinációval (save – eltenni).
9
ECDL Szövegszerkesztés modul Meglepetésünkre azonban, még ha a „Fájl” menüből a „Mentés” almenüt választottuk is, a megjelenő ablak tetejére akkor is „Mentés másként…” van írva. Ennek az oka az, hogy eddig még nem volt neve a dokuHely lista mentumnak (ezt a WordPad címsorába írt „Névtelen” felirat is jelezte), tehát új nevet adunk neki. Adott hely tartalma Elsőként a fájlnevet gépeljük be, melynek a megadása kötelező. Egyszerűen csak kezdjük el gépelni, és a kék alapon fehér Ikonok színű „Névtelen” felirat helyén megjelenik az, amit bebillentyűzünk. A név hosszának megengedett maximuma olyan nagy, hogy abba, mint korlátba nem fogunk beleütközni. Nem szerepelhetnek viszont benne a \ / : * ? " < > | karakterek. Szerencsére ezzel sem lesz gond, mert ha véletlenül nem tartjuk be 8. Ábra: A „Mentés másként” ablak a szabályt, hibaüzenetet kapunk. Az egyetlen fontos dolog, amire ügyeljünk, hogy a fájlnév legyen beszélő, azaz utaljon a dokumentum tartalmára. Ha ezzel megvagyunk, adjuk meg a mentés helyét, a lemezegységet, és a mappát (könyvtárat). Ehhez a „Hely” legördülő listát, az „Adott hely tartalma” magyarázó feliratú területet, vagy az ablak bal oldalán lévő ikonokat kell használnunk. A legördülő listából és az ikonok közül kattintással, az „Adott hely tartalma” területről dupla kattintással választhatunk. A lemezegység és a mappa szakszerű választásához azonban pontosan ismernünk kell a lehetőségeket. A „Hely” választéka egyaránt igazodik a Windows felépítéséhez, és a program logikájához. A lehetőségek fa szerkezete az alábbiakban vázolható: ¾ A legelső elem a „Legutóbbi dokumentumok”. Ha ezt választjuk, akkor olyan úgynevezett parancsikonok jelennek meg, melyekre kattintva egyetlen lépésben azokba a mappákba juthatunk, ahová valamilyen munkánkat a közelmúltban elmentettük. Ennek a listatételnek a kiválasztásával egyenér¾
tékű a ikonra kattintás. Szintén a legfelső szinten van az „Asztal”. Ide gyorsabban is eljuthatunk,
9. Ábra: A „Hely” lista
ikonra. ha a lista alkalmazása helyett a bal oldalon rákattintunk a Bárhogy is járunk el, az „Adott hely tartalma” magyarázó feliratú területen az „Asztal”-on lévő eszközöket, könyvtárakat, és a „Fájl típusa” legördülő lista típusával egyező kiterjesztésű fájlokat láthatjuk. Egy szinttel lejjebb az „Asztalon” lévő dolgokat találjuk, azaz a „Dokumentumok”, a „Sajátgép” és a „Hálózati helyek” mappákat, illetve eszközöket, valamint az „Asztalon” lévő fájlokat és mappákat.
A „Dokumentumok” mappa szolgál alapértelmezett mentési helyként. Leggyorsabban a ikonnal léphetünk be ebbe a mappába (hogy multimédiás fájljainkat könnyebben megtaláljuk, a képeknek és a zenéknek külön mappa van fenntartva). Egy „Dokumentumok” mappát majd a „Sajátgépben” is találunk, mely gyakorlatilag ugyanaz a hely lesz (több felhasználó esetén a „Sajátgépben” mindenkinek saját „Dokumentumok” mappája van). A „Sajátgép” tartalmazza a háttértárakat. Ide is eljuthatunk egyetlen kattintással, amennyiben a bal
oldalon rákattintunk a ikonra. o A következő szinten többnyire csak az „A:”, és a „C:” lemezegységek találhatóak, de ha egyéb háttértárak is vannak a gépben, akkor azok is. Ha bármelyiket kiválasztjuk, akkor megjelenik a kérdéses egység tartalma, természetesen az „Adott hely tartalma” magyarázó feliratú területen. Pontosabban nem minden, csak egy szint mélységig az alkönyvtárai, és a „Fájl típusa” legördülő lista tartalmával megegyező típusú fájljai. A „Hálózati helyek” ikon segítségével hálózati meghajtóra lehet menteni (már ha van hálózat). Gyors elérése a
10
ikonnal lehetséges.
Word XP alapokon Mint észrevettük, a „Hely” legördülő listánál szinte mindig gyorsabban jutunk eredményre a bal oldali ikonokkal, ezért inkább azokat alkalmazzuk. További lehetőségek: ¾ A ikonnal egy szinttel feljebb mehetünk a könyvtárfa szerkezeten. Erre akkor lesz szükségünk, ha véletlenül rossz irányba indultunk el. ¾ A ikonra kattintással új mappát készíthetünk mentés közben. Ezt a lehetőséget akkor fogjuk kihasználni, ha még nincs olyan nevű könyvtár, mint amilyenbe menteni szeretnénk. Az ábrán az a szituáció látható, amikor már rákattintottunk az ikonra, de még nem adtuk meg az új mappa nevét (a nevet egyébként csak be kell gépelni). ¾ A ikonra kattintás hatására kiválasztjuk, hogy az „Adott hely tar10. Ábra: talma” magyarázó feliratú területen a fájloknak milyen adatai és miÚj mappa készítése lyen elrendezésben legyenek láthatóak (a választékról később esik szó (3.2.9.3)). ¾ A ikonra kattintás azt eredményezi, hogy az előző helyre kerülünk vissza, azaz úgy viselkedik a program mintha egy időgépbe ülnénk. Persze csak akkor, ha már elmentünk egyáltalán egy másik helyre, és van hová visszamenni. További lehetőségek a Word „Mentés másként” ablakában A Word „Mentés másként ablaka” egy kicsit más felépítésű, és néhány további lehetőséget is tartalmaz, melyeket a későbbiekben részletesen megtárgyalunk (3.2.9). Nincs lehetőség átnevezésre, törlésre, …? De igen, mégpedig nagyon egyszerűen. Csak a kérdéses fájl helyi menüjét kell elindítani (azaz jobb gombbal rákattintani), majd a kívánt menüpontot kiválasztani.
Végül egy nagyon fontos dolog: ha a dokumentumot elmentettük, de a mentés óta változtattunk rajta valamit (elég, ha csak egy betűt), és azt akarjuk, hogy a változás is megmaradjon, újra el kell menteni. Mivel viszont már van neve a dokumentumnak, a mentésre szolgáló párbeszédablak meg sem jelenik (hiszen nem kell megkérdeznie a programnak a fájl nevét). Sokan, mivel látszólag nem történik semmi, el sem hiszik, hogy ilyenkor a program elmenti a változásokat, ezért többször egymás után is elindítják ezt a menüpontot. 3. Feladat: Gépeljük be az ábrán lévő szöveget és mentsük el „Első levél” néven az „Asztalon” létrehozott „Feladatok” mappába! Azután kezdjünk új munkába, és gépeljük be a következő szöveget: „Második levél”. Végül azt is mentsük el, „Második levél” néven, szintén ugyanoda! Megoldás: 11. Ábra: A feladat Az első levél begépelése a tanultak szerint lehetséges. A mentéséhez a begépelés után válasszuk a „Fájl” menü „Mentés” menüpontját, kattintsunk a ikonra, vagy Ctrl - S. A „Mentés másként…” párbeszédablakban a fájl név begépelése („Első levél”) után a mentés helyeként válasszuk ki az „Asztalt” a ikonnal, majd a hozzuk létre a „Feladatok” mappát. Befejezésül kattintsunk a „Mentés” gombra.
ikonnal
ikonra kattintással, esetleg a Ctrl - N Kezdjünk új munkát a „Fájl” menü „Új…” pontjával, vagy a billentyűkombinációval, végül „OK”. Gépeljük be a levelet a tanultak szerint. A második levél mentése ugyanúgy történik, mint az elsőé: váikonra, esetleg Ctrl - S. A „Menlasszuk a „Fájl” menü „Mentés” menüpontját, vagy kattintsunk a tés másként…” párbeszédablakban a fájl név („Második levél”) begépelése után kattintsunk a „Mentés” gombra (ha nem léptünk ki a programból, a mentés helye a korábban már beállított „Feladatok” lesz).
11
ECDL Szövegszerkesztés modul 2.6.3 Megnyitás Ha egy korábban elkészített és elmentett dokumentumot újból elő akarunk venni (ennek okairól korábban egy félmondatban már esett szó), akkor a „Fájl” menü „Megnyitás…” parancsát kell használnunk. Ezzel Hely lista egyenértékű a ikonra kattintás, vagy a Ctrl - O billentyűkombináció (open – nyitni). A megnyitás párbeszédablaka felépítéAdott hely tartalma sére nézve ugyanolyan, mint a korábban már ismertetésre került „Mentés másIkonok ként…”, de a címsorból látható, hogy ez megnyitásra szolgál. A használata is megegyezik, csak itt most fordított sorrendben célszerű dolgozni: előbb a lemezegységet és a mappát adjuk meg, és azután a fájlnevet, de nem begépeléssel. Saját tapasztalatom alapján ugyanis az ember általában nem 12. Ábra: A „Megnyitás” ablak emlékszik pontosan a fájl nevére. Ilyenkor a fájl nevét az „Adott hely tartalma” magyarázó feliratú területről kell kiválasztani. Ehhez használhatjuk a görgetősávot, vagy a következő apró, de nagyon hasznos trükköt: kattintsunk rá bármelyik fájlnévre a felsoroltak közül, majd üssük le a megnyitni kívánt fájl nevének első betűjét (azt azért többnyire tudjuk). Ennek hatására az első, a leütött betűvel kezdődő fájlnévre ugrik a gép. A fájlok nevei alapesetben abc-ben vannak felsorolva. A finomkereséshez változatlanul a görgetősávot kell használni. 4. Feladat: Nyissuk meg az „Első levél” néven elmentett levelet! Megoldás: A „Fájl” menü „Megnyitás…” almenüjének elindítása, vagy a ikonra kattintás, esetleg a Ctrl - O billentyűkombináció megnyomása után, vagy gépeljük be a fájl névhez a megnyitandó állomány nevét: „Első levél”, vagy kattintsunk rá a felette lévő felsorolásból. Ha kell, használjuk a görgetősávot, vagy a korábban említett kezdőbetűs trükköt! Végül nyomjuk mag a „Megnyitás” gombot.
2.6.4 Mentés másként… Egy korábban készített dokumentum megnyitásának négy oka lehet: 1. a dokumentum elolvasása; 2. a fájl kinyomtatása; 3. a félbehagyott munka folytatása; 4. vagy egy másik levél kialakítása. Ha a célunk a 3. vagy a 4. lehetőség, akkor nyílván beleírunk a levelünkbe valamit. Felmerül a kérdés: ha a változtatást mentjük, mi lesz az eredetivel? Mivel egy könyvtárban csak egy ugyanolyan nevű fájl lehet, ha a régi helyére változatlan néven mentjük el az új levelet, az eredetit az új állomány felülírja, a régi pedig elvész. Ez borzasztó nagy, ráadásul visszafordíthatatlan veszteséget is jelenthet, tehát nagyon kell majd erre figyelnünk.
12
13. Ábra: A „Mentés másként” ablak ismételt mentéskor
Word XP alapokon Ha ezt nem engedhetjük meg (mert kell a régi formában is a levél), akkor nem szabad a „Fájl” menü „Mentés” menüpontjával, a ikonnal, vagy a Ctrl - S billentyűkombinációval mentenünk, csak a „Fájl” menü „Mentés másként…” elemével. Innét kezdve viszont már mindent tudunk: megadjuk a nevet, ha kell háttértárat, vagy csak könyvtárat változtatunk, végül megnyomjuk a „Mentés” gombot. Tehát még egyszer: ha egy már elmentett dokumentumon módosítunk, és az eredeti, azaz a módosítás előtti állapotra is szükségünk van, akkor csak menüből szabad mentenünk, mégpedig a „Mentés másként…” menüponttal! Ha az elmondottakat a valóságban majd kipróbáljuk, akkor a képen látható szituációba kerülünk. Mint látszik, a fájl névnél már ott találjuk az eredeti dokumentum nevét, de sötét alapon világos betűkkel, azaz kijelölve. Ha van kijelölt szövegrészünk, akkor gépeléskor a kijelölt részek eltűnnek, és az új gépelés jelenik meg a helyükön (ez máskor is igaz, nemcsak a mentés új néven ablakban). Tehát nincs más dolgunk, mint elkezdeni gépelni az új fájl nevet, feltéve, hogy azt változtatjuk meg. 5. Feladat: Az imént megnyitott első levelünk végéhez írjunk hozzá valamit! Ezután mentsük el „Harmadik levél” néven. Befejezésül vegyük újra elő az „Első levél” nevű fájlt! Ha mindent jól végeztünk, az „Első levél” változatlan tartalommal jelenik meg! Megoldás: Menjünk a levél végére a Ctrl - End billentyűkombinációval. A tanultak szerint gépeljük be a levél végére a kiegészítést. A mentéshez a válasszuk a „Fájl” menü almenüjéből a „Mentés másként…” pontot, majd egyszerűen csak kezdjük el gépelni az új nevet: „Harmadik levél”. Most más módon nem szabad menteni! Vegyük újra elő az eredeti levelet. Ehhez indítsuk a „Fájl” menü „Megnyitás…” almenüjét, vagy kattintsunk a ikonra, esetleg nyomjuk meg a Ctrl - O billentyűkombinációt. Gépeljük be a fájl névhez a megnyitandó állomány nevét: „Első levél”, vagy keressük ki a felette lévő felsorolásból. Ha kell, most is használjuk a görgetősávot, vagy a korábban említett trükköt!
2.6.5 Nyomtatás indítása A nyomtatásról később részletesebben is lesz szó. Most előzetesként csak annyit, hogy kitalálható, szinte már meg is tanult módokon indítjuk az eljárást, azaz: ¾ „Fájl” menü „Nyomtatás…”; ¾ a ikonnal; ¾ vagy a Ctrl - P billentyűkombinációval (print – nyomtatás). ikonra való kattintásról viszont A tudnunk kell, hogy rögtön, mindenféle kérdés nélkül elindul a nyomtatása a dokumentumnak, mégpedig a következő paraméterekkel: ¾ egy példány; ¾ az összes oldal; ¾ az aktuális nyomtatón. 14. Ábra: A nyomtatás ablak A másik két módszert választva, egy párbeszédablakban beállíthatjuk a nyomtatási paramétereket, melyek megadása után magát a nyomtatást az „OK” gombbal kezdhetjük el. Ha pedig nyomtatás nélkül akarunk kilépni, a „Mégse” gombot kell megnyomni. Természetesen a beállítható paraméterek között többek között szerepel a példányszám is. A többi paraméter szerepéről később lesz részletesen szó (2.18. és 3.27.).
13
ECDL Szövegszerkesztés modul 2.7 A begépelt szöveg javítása Ha gépelési hibáinkat ki akarjuk javítani, akkor a következő szabályok szerint kell eljárnunk: Ha gépelés közben rögtön észrevesszük hibánkat: 15. Ábra: ¾ Backspace gombbal visszatöröljük a hibát, és a jó szöveget újra gépeljük (így A háromféle hiba csak akkor célszerű javítani, ha legfeljebb néhány betűt kell kitörölni); Ha csak utólag vesszük észre a hibát: A hiba jellegétől függően a következő három módszer egyikével kell javítanunk: ¾ az esetben, ha feleslegesen szerepel a szövegben egy (több) betű (az ábra első sorában az „X” a felesleg), közvetlenül a hiba elé megyünk és a felesleget a Delete billentyűvel, töröljük; ¾ ha hiányzik a szövegből egy (több) betű (az ábrán a második sorban a „D”), a hiány elé megyünk, és azt begépeljük, ami pluszként beszúródik a már meglévő szövegbe; ¾ ha rossz betű (betűk) szerepelnek a szövegben (az utolsó sorban az „X”), a hiba helyére megyünk, a rosszat előbb töröljük, majd a hiányt begépeljük. Néhány további eljárást is megemlítek. Ha nagyobb szövegrészt akarunk kitörölni, a karaktereket egyenként kitörölve a Delete nyomkodásával csak nagyon lassan jutnánk eredményre. Helyette jelöljük ki a törlendő szövegrészt, majd nyomjuk meg a Delete billentyűt, vagy kijelölés nélkül használjunk Ctrl - Delete kombinációt. Előbbi egyszerre kitörli a kijelölt részt, utóbbi pedig egész szavakat töröl (mint ahogy a Ctrl - Backspace is, csak az visszafelé). Ha egy nagyobb szövegrész helyére mást szeretnénk begépelni, jelöljük ki a megváltoztatandó részét a dokumentumnak, és kezdjük el begépelni az új szöveget. Ilyenkor az első betű leütésekor a kijelölt rész helyén az első megnyomott karakter jelenik meg, a gépelést folytatva pedig az új szöveg szép sorban beszúródik. Az itt leírtak szintén teljesen általános érvényűek, azaz minden szövegszerkesztőben, sőt minden olyan programban igazak, melyeknél szöveg begépelésére van lehetőségünk. Szerencsére a Word beépített helyesírás ellenőrzővel is rendelkezik, melynek használatáról később lesz szó (3.9.2.). Amikor gépelni kezdünk, a kijelölt szöveg nem tűnik el a Word programban Válasszuk az „Eszközök” menüből a „Beállítások…” pontot, majd a „Szerkesztés” fülön pipáljuk ki a „Kijelölt szöveg felülírása” elemet.
2.8 Az utolsó művelet visszavonása Sajnos – mint Önök is tapasztalni fogják – aki dolgozik, az hibázik is. Szerencsére a legtöbb Windows alatt futó alkalmazás, sőt, maga a Windows is rendelkezik azzal a lehetőséggel, hogy az utoljára végrehajtott műveletet vissza lehet vonni. Ehhez a „Szerkesztés” menü „Visszavonás” menüpontját kell választani. , amelyek ugyanezt eredményezik. De van egy billentyűkombináció, a Ctrl - Z, és egy ikon is Lehetséges több lépés visszavonása és a visszavonás is visszavonható? A Word programban természetesen igen, sőt, egy sereg további érdekességet beszélünk majd meg a kérdéssel kapcsolatosan a későbbiekben (3.8.).
2.9 A levél tagolása (térköz) A leveleinket a szebb megjelenés, a könnyebb olvashatóság és megérthetőség érdekében általában tagolni szoktuk, azaz bizonyos szövegrészek között kisebb-nagyobb üres helyet hagyunk ki. Például címek előtt és után, bekezdések között, dátum és aláírás előtt és után, stb., ahogy azt az ábrán is láthatjuk (nincs minden térköz nyíllal jelölve). Mint már tudjuk, az Enter billentyű hatására új sort kezdenek a szövegszerkesztők. Ha tehát ki akarunk hagyni egy-egy sort, 16. Ábra: A térköz
14
Word XP alapokon csak több Entert kell nyomni. A térközt már a begépelésnél célszerű bevinni, de utólag is megadható, illetve megváltoztatható: ¾ növeléséhez annak a sornak az elejére kell lépnünk, amelyiket lefelé akarjuk mozgatni, és Entert kell ütni; ¾ csökkentéséhez szintén a mozgatandó sor elejére kell állnunk, és Backspace. A módszer könnyebb megértéséhez annyit szeretnék még elmondani, hogy az Enter is egy betűnek fogható fel, amit ki lehet törölni, illetve utólag be lehet szúrni. Mivel a hatására a program új sort kezd, az „Enter betű” mindig egy bekezdés utolsó sorának a végén van, az üres sorok pedig csak egy „Enter betűt” tartalmaznak. És még egy megjegyzés: amennyiben szabályos módszerrel akarunk térközt hagyni a bekezdések között, majd nem így kell eljárnunk. Ha informatika érettségin mégis ezt tesszük, azért pontlevonás jár!
2.10 Dokumentum létrehozásának szabályos menete A dokumentumaink létrehozásakor a következő sorrendet kell betartani: 1. A nyers levél begépelése, de csak a térközt és a tabulálást, a felsorolási szimbólumokat, illetve a számozást, valamint a táblázatokat kell már itt is megadnunk (ezeket még nem tanultuk). 2. A nyers levél elmentése. 3. A tartalmi és helyesírási hibák kijavítása. 4. Ismét mentés (mivel a hibás nem kell, sima mentés). 5. A levél megformázása (címek kiemelése, igazítások, stb.). 6. Ismét mentés (mivel a formázatlan nem kell, sima mentés). 7. Nyomtatás. Tapasztalatom szerint sajnos a nyomtatás után újabb hibajavítás következik, majd újabb formázás és ismét nyomtatás. Mindez addig ismétlődik, míg elégedettek nem vagyunk a kész munkánkkal. Ne felejtsük el a végleges változatot elmenteni! 6. Feladat: Gépeljünk be egy egyszerű levelet, ami a következőket tartalmazza: ¾ megszólítás; ¾ egy üdvözlő bekezdés; ¾ egy tárgyaló és egy elköszönő bekezdés; ¾ dátum; ¾ és aláírás. Ha kész mentsük, javítsuk ki hibáinkat, és újra mentsük (a formázást még nem tanultuk)! A könnyebb munka érdekében szerepeltetek egy minta levelet is. Ha ez nem tetszik, akkor is valami hasonlót gépeljünk, azaz legyen benne: ¾ egy címzés; 17. Ábra: A feladat egy lehetséges képe ¾ egy megszólítás; ¾ szövegtörzs, mely több bekezdésből áll, és szerepel benne felsorolás is (egyelőre felsorolási szimbólumok nélkül); ¾ dátum; ¾ és aláírás. Megoldás: , esetleg Ctrl - N. Kezdjük a levelet a már tanult módon, azaz „Fájl” menü, majd „Új…”, vagy Gépeljük be a levelet. A szövegen kívül csak a térközt vigyük be, azaz néhány Entert nyomjunk ott, ahol térközt akarunk hagyni, vagyis:
15
ECDL Szövegszerkesztés modul Mit csináljunk? ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Mi a célja?
címzés, minden sor végén Enter; további néhány Enter; majd a megszólítás (amit a bal margó mellé írunk); azután újabb néhány Enter; bevezető bekezdés begépelése után Enter, a tárgyaló bekezdés, benne minden felsorolás végén Enter, és a legvégén is Enter, utoljára az elköszönő bekezdés, és Enter; a dátum előtt néhány Enter; a dátum, majd Enter; néhány Enter az aláírás előtt is; legvégül az aláírás (amit szintén balra írunk).
ez lesz a térköz szintén térköz a szövegtörzs1 újabb térköz az utolsó térköz
1. Táblázat: A feladat megoldása A mentéshez válasszuk a „Fájl” menü „Ment” pontját, vagy kattintsunk a ikonra, esetleg Ctrl - S. Fájlnévként írjuk be a címzett nevét (a Word ezt majd automatikusan fogja felkínálni, mert a fájlnevet a levél első bekezdésének elejéből önállóan generálja). Ha a mentési hely is rendben, kattintsunk a „Mentés” gombra. A javításhoz használjuk a tanult módszerek közül a megfelelőket. A javítás után újra mentsünk, aminek menete: „Fájl” menü, és „Ment”, vagy a ikonra kattintás, esetleg Ctrl - S. Mint tanultuk, mivel a levélnek már van neve, a program nem fog kérdezni semmit (látszólag nem is tesz semmit, de ez csak a látszat).
2.11 Formázási alapok A nyers levélből a formázás során lesz egy igazán tetszetős megjelenésű dokumentum. Igazság szerint már az eddig megismert szolgáltatások is messze többet nyújtanak, mint amit akár a legjobb írógéppel meg lehet valósítani, de a formázás lehetősége már tényleg csak szövegszerkesztőknél adott. A formázást három nagy csoportra lehet osztani, amiből az első kettőt majd általában párhuzamosan lesz célszerű végrehajtani: ¾ a betűk formázása, vagy karakterformázás (2.11.1. és 3.10.1.); ¾ a bekezdések formázása (2.11.2. és 3.10.2.), ¾ és oldalak formázása (bár erről csak később lesz szó, általában ezzel illik kezdeni (2.13. és 3.25.)).
2.11.1 Karakterformázás A karakterformázás minden esetben csak a kijelölt szövegrészre vonatkozik, ezért előbb ki kell jelölni a formázandó dokumentumrészt. A kijelölést korábban már tanultuk, melyek közül a legcélszerűbb egy sor kijelöléséhez a kijelölő sávba kattintást, több sor kijelöléséhez az ugyanott való elhúzást alkalmazni. Ezután a „Formátum” menü „Betűtípus…” almenüpontját kell kiválasztani. A megjelenő párbeszédablak általános érvényűnek tekinthető, mert a legtöbb programban, megtalálható egy ugyanilyen, vagy ehhez nagyon hasonló (már ahol egyáltalán létezik karakterformázás). Az ablakban a szöveg formátumára vonatkozó több paramétert is megváltoztathatunk. Ugyanakkor a legtöbb formát egyszerűbb módon is lehet állítani a „Formázó” eszközsor ikonjainak segítségével. A következőkben tekintsük át azokat a legfontosabb lehetőségeket, melyek állítására szinte minden esetben szükségünk lesz egy szép levél, vagy bármilyen egyéb dokumentum elkészítéséhez: ¾ a betűtípus ; ¾ a betűjellemző , , ; ¾ a méret ; 1
Egy dokumentum tulajdonképpeni érdemi része
16
Word XP alapokon Feltétlenül ki kell jelölni a formázandó szöveget? Amennyiben a Word esetében kijelölés nélkül végzünk karakterformázást, az arra a szóra fog vonatkozni, amelyben a szövegkurzor áll. Egy kis honosítási probléma a WordPad programban Ha valaki a Windows XP verzióban található WordPad programot használja, abban sajnos a ,a helyett , míg helyett szerepel (elfelejtették az angol verzió ikonjait lecserélni).
ikon helyett
2.11.1.1 Betűtípus Azt tapasztalatból tudjuk, hogy szinte minden ember másként, néha csakis rá jellemző módon írja az egyes betűket. A szövegszerkesztőkben is van lehetőség ugyanazt a betűt más és más megjelenéssel alkalmazni. Ezek lesznek majd a különféle betűtípusok, vagy elterjedt idegen kifejezéssel fontok, amelyeket a nevűkkel szokás azonosítani. Ezek általában fantázia nevek, például a „Courier New” egy, az írógéppel írt betűhöz hasonló megjelenésű font, stb. A fontok közül való választáshoz használjuk a „Formázó” eszközsor, vagy a „Betűtípus” párbeszédablak legördülő listáját. Egy fontos tudnivaló: van lehetőség további fontok telepítésére is. A három legismertebb betűtípus: 18. Ábra: A karakterformázás ablaka Neve Jellemzője ¾ Arial arányos, nem talpas ¾ Courier New nem arányos, talpas ¾ Times New Roman arányos, talpas Mit jelentenek a jellemzőik? Természetesen röviden erről is kell beszélnünk. Arányos, illetve nem arányos betűtípus: Nos egy nem arányos fontnál az „I” és a „W” ugyanolyan széles. Mivel ez nem túlságosan szép, ezért inkább használjuk az arányos, vagy idegen kifejezéssel proporcionális betűtípusokat. Azért, hogy jól lássuk a különbséget, nagy méretű betűkkel mutatok rájuk egy-egy példát: ¾ WINDOWS arányos (levelezéshez feltétlenül ilyet használjunk); ¾
WINDOWS
nem arányos (akkor alkalmazzuk, ha olyan szöveget szeretnénk írni, mely úgy néz ki, mintha írógéppel írták volna).
Talpas betűk: Az ilyen betűk szárának alján van egy kis szemvezető vonal, ezért ezek a betűk könnyebben olvashatóak. Ha jól megnézzük, ez a könyv, és a legtöbb egyéb könyv és újság is ilyen betűtípussal van szedve. Egy-egy példa a talpas és nem talpas betűkre is: ¾ ¾
WINDOWS WINDOWS
talpas (szövegtörzshöz alkalmazzuk); nem talpas (címekhez alkalmazzuk).
Levonhatjuk a következtetést: használjunk arányos, talpas betűtípusokat. Nem véletlen, hogy a legtöbb szövegszerkesztő alapértelmezett fontja a Times New Roman, hiszen e típus – mint azt a korábbi táblázatból láthatjuk – ilyen. Ez alól a WordPad XP alatti változata ki tudja miért kivétel, mert ebben az alapértelmezett betűtípus az Arial. Befejezésül szemléltetésként néhány népszerű betűtípus: Arial: Courier New Impact Monotype Corsiva Times New Roman
ABCDEFGHIJK ABCDEFGHIJK ABCDEFGHIJK ABCDEFGHIJK ABCDEFGHIJK
abcdefghijk abcdefghijk abcdefghijk abcdefghijk abcdefghijk
17
ECDL Szövegszerkesztés modul Mit jelent az, hogy egy betűtípus True Type (TT), vagy Open Type (O)? Az ilyen betűtípusok matematikailag kerülnek leírásra, ezért szabadon átméretezhetőek (skálázhatóak), alakjuk minden esetben változatlan marad, mint az a példán is látható: ¾ abcd ¾
abcd
Ráadásul bizonyos programokban még elforgatásuk is lehetséges. De a legnagyobb előnyük, hogy egy ilyen fontkészlet betűi a nyomtatón is pontosan úgy néznek ki, mint a képernyőn. Egyéb fontok: raszter és vektor fontok A raszter fontok a betűk alakját bittérkép alapján tárolják. Ezért aztán, ha átméretezzük őket, elég csúnyácskák lesznek, ahogy azt az alábbiakban is megfigyelhetjük: ¾
¾
A vektor fontok is szabadon skálázhatóak, de kis méreteknél nem mutatnak olyan jól, mint a TT, vagy O fontok. Elsősorban plotterekhez alkalmazzák őket. Hogyan lesz több alkalmazható betűtípusunk? Nagyon egyszerűen, csak telepíteni kell őket. Erre a „Vezérlőpult” biztosít lehetőséget.
2.11.1.2 Betűjellemzők A betűjellemzőt is állíthatjuk menüből és „Formázó” eszközsorral is. Mivel azonban egyszerűbb az ikonokkal való formázás, a gyakorlatban inkább azt alkalmazzuk majd. Az ikonok mindegyike úgy működik, mint egy kapcsoló: egyszer benyomva be, még egyszer megnyomva kikapcsoljuk. A be-, illetve a kikapcsolt ikonok könnyedén megkülönböztethetőek. Az alábbi felsorolásban a különféle betűjellemzőkre láthatunk néhány ajánlott kombinációt. A táblázat tartalmazza a menüből való formázáskor a listából kiválasztandó elemeket, valamint a formázásukhoz használandó ikonok be- és kikapcsolási kombinációját is. A választott jellemzők A bekapcsolt ikonok Minta ¾ Normál minta ¾ Félkövér minta ¾ Dőlt minta ¾ Félkövér dőlt minta
2.11.1.3 Méret A betűk méretét egy tipográfiai mértékegységben, a pontban kell megadnunk: 1 pont = 1 inch1/722, ami körülbelül 0,35 mm. Egy 10 pontos betű tehát 3,5 mm, ami még általában jól olvasható, de kisebb semmi esetre sem javasolt normál szövegben. Én a következőket tanácsolom: Szövegelem Ajánlás Minta ¾ normál szöveg 10 - 12 pont A-A ¾ kiemelés + 2 - 4 pont A-A ¾
fedőlapcím, főcím
+ 6 - 8 pont
A-A
¾
plakát szövege
24 - 72 pont
A-
1 2
A
Inch, vagy hüvelyk, angolszász mértékegység, 1 inch = 25,4 mm Azért 72, mert 72 = 6 tucat.
18
Word XP alapokon A legkisebb, levélben még elolvasható betűméret 8 pontos, de ezt csak megjegyzésekben alkalmazzuk (puskánál 4 pontos). A legnagyobb listából választható nagyság 72 pont, de ha nem kattintással választunk, hanem a nagyságot a méret mezőbe beírjuk, akkor jóval nagyobbat is megadhatunk (a 4 pontosat is csak így tudjuk megadni). Szélsőséges esetben akár teljes oldalt betöltő betűméretet is használhatunk. Jelen könyv szövegének 11, a kiegészítő információknak pedig 10 pont a betűmérete.
2.11.2 Bekezdésformázás Eltérően a karakterformázástól a bekezdésformázáshoz, nem kell feltétlenül kijelölni a formázandó bekezdést. Ha nincs kijelölve semmi, akkor az aktuális bekezdést fogja a program formázni (az aktuális bekezdés az, amelyben I. a szövegkurzor van). Ha a kijelölés nem terjed ki az egész bekezdésre, akkor II is az egész bekezdést formázza, ha több bekezdésre is kiterjed, az összes III. érintett bekezdést formázza a program. Ez azt jelenti, hogy ha egy bekezdés nincs teljesen kijelölve, csak belenyúlik a kijelölés, azt a bekezdést is teljes egészében fogja formázni. Mint tanultuk, a bekezdéseknek ott van vége, ahol 19. Ábra: Entert nyomtunk. Kijelölés értelmezése A képen lévő levélben a szövegtörzs jól láthatóan három bekezdésből áll, mindhárom meg is van jelölve római számokkal. A kijelölés lefedi a teljes második bekezdést és belenyúlik a harmadikba. Ha most valamilyen bekezdésformázó eljárást hajtanánk végre, az imént megtárgyaltak miatt az a második és a harmadik bekezdés egészére érvényes lenne. A bekezdésformázást menüből is végre lehet hajtani, de sokkal egyszerűbb a vonalzó és az eszközsorok segítségével. Mivel a legtöbb szövegszerkesztőben is ugyanezekkel a módszerekkel dolgozhatunk majd, én a vonalzó és az eszközsorok segítségével történő formázást ismertetem.
2.11.2.1 Igazítás Igazítás alatt azt értjük, hogy a szöveg a margók között hogyan helyezkedik el. Egy sor ugyanis gyakorta nem tart pontosan a bal margótól a jobb margóig, hanem valamivel rövidebb. Az alábbi táblázat tartalmazza az összes lehetséges igazítás pontos nevét, a formázásához használandó ikont, valamint azt, hogy az adott igazítást mikor fogjuk majd alkalmazni. A különféle igazítások Mihez alkalmazzuk ¾
balra
felsorolásokhoz;
¾
középre
címekhez;
¾
jobbra
ha nincs jobb megoldás, aláíráshoz;
sorkizárt elegáns szövegtörzshöz. Az alapértelmezett igazítás a balra zárt. Amelyik ikonra rákattintunk az eszközsoron, annak megfelelően igazítja a program a bekezdést, vagy bekezdéseket. Az ábrán egy levelet látunk kétféle módon: 1. A kép felső részén a begépelés utáni nyers formában. 2. Az alsó részen ugyanaz a szöveg az igazítások után. Itt az egyes dokumentumrészek elé rajzolva a formázásukhoz használt ikon is megtalálható: ¾ címzés: balra zárt ¾ megszólítás: középre zárt ¾ szövegtörzs: sorkizárt ¾ dátum: balra zárt ¾ aláírás: jobbra zárt ¾
20. Ábra: Különféle igazítások (alul)
19
ECDL Szövegszerkesztés modul 2.11.2.2 Behúzás Bizonyos bekezdéseket nem pontosan a bal és a jobb margónál akarunk kezdeni, illetve befejezni. Sőt, lehetséges, hogy az első sor beljebb, vagy kijjebb kell, hogy induljon, mint a bekezdés többi sora. Azaz öszszefoglalva: beljebb akarjuk a sorok elejét, illetve végét húzni a margóktól. Ez a behúzás név magyarázata. Az ábrán a szövegtörzs második bekezdésénél, a dátumnál és az aláírásnál lett behúzás állítva. A behúzást a vonalzóval lehet állítani. A vonalzón lévő behúzást állító háfelső margó romszögekre állva lenyomott egérgombbal azok elhúzhatóak. A sorok azonban csak akkor igazodnak a megváltoztatott behúzáshoz, ha az egérgombot felengedjük. Vigyázzunk, hogy nagyon pontosan mutassunk rá az eszközökre, és j b csak utána húzzuk őket (eno a b nek veszélyéről részletel b sebben is lesz szó). Előbb szövegtükör m m azonban nézzük meg konka a r rétan a lehetőségeket: r 22. Ábra: A behúzás állítása a vonalzón g g ¾ a jobb oldali behúzás a ó ó vonalzó jobb végén lévő kis háromszöggel; ¾ a bal oldali a vonalzó bal szélén található alsó háromszöggel; alsó margó ¾ az első sor behúzása a bal oldali felső háromszöggel állítható. Ha az első sor, és a baloldal behúzását egyszerre szeretnénk állítani, akkor 21. Ábra: a bal oldali háromszögek alatt lévő kis téglalapot kell az egérrel húznunk. A behúzások Ha nem pontosan a behúzás állító eszközökre állva próbáljuk a behúzást állítani, akkor a vonalzón egy-egy „ ” szimbólum jelenik meg. Ezek a szimbólumok a tabulátorpozíciókat jelölik. Mivel, mint hamarosan tanuljuk, tabulátorpozíciót a vonalzóra kattintással kell megadni, ha nem pontosan a behúzást állító eszközökön állva nyomjuk le az egér bal gombját, a program úgy értelmezi, mintha tabulátorpozíciót akarnánk megadni. Ha véletlenül így járunk, a későbbiekben lesz arról is szó, hogy miként távolíthatjuk el az így berakott felesleges tabulátorpozíciókat (2.12.2). Egyszerűbb leveleknél általában csak az aláírásnál és esetleg a dátumnál kell állítani a behúzást: ¾ Az aláírás sorát jobbra zártra állítjuk, valamint még jobb oldali behúzást is állítunk, hogy ne a jobb margóhoz illeszkedjen az aláírás, hanem egy kicsit beljebb. ¾ A dátumot hagyjuk balra zártan, és az első sor bal oldali behúzását állítsuk beljebb, hogy a szövegtörzs bal szélétől kicsit beljebb kezdődjön a dátum. Az aláírással kapcsolatosan két megjegyzés: ¾ ha az aláíró beosztását is a név alá szeretnénk írni, akkor az ilyen esetekre sokkal elegánsabb és egyszerűbb módszert kínál a tabulálás (2.12. és 3.5.); ¾ újabban az amerikai szokásoknak megfelelően az aláírást is a bal margóhoz szokás igazítani.
2.11.2.3 Felsorolás A levelekben, különösen a hivatalos célúakban, gyakran kell felsorolásokat szerepeltetnünk. Ezt az írógéppel a gondolatjelekkel oldották meg. A szövegszerkesztő programok azonban sokkal elegánsabb módszert is kínálnak, az úgynevezett felsorolás szimbólumot (amit alakja miatt én csak „bigyónak” szoktam hívni). Példát felesleges rá külön ábrában szerepeltetni, hiszen a könyv is rengeteg ilyen felsorolást tartalmaz (igaz, nem „bigyóval”, hanem nyilacskával). Azért tárgyaljuk a bekezdésformázáson belül, mert mindig csak egész bekezdésekhez lehet hozzárendelni, így igazság szerint ide tartozik. A felsorolást kivételesen már a gépeléskor célszerű a végleges formában beírni, noha tulajdonképpen ez is formázás (és a formázásról azt tanultuk, hogy praktikusabb utólag elvégezni). Az eljárás a következő: ¾ Enter billentyűvel kezdjünk egy új sort (valójában bekezdést), így a felsorolás első sorába lépünk; ¾ kattintsunk rá a ikonra, aminek hatására a sor előtt megjelenik a „bigyó”; ¾ gépeljük be a felsorolás első sorát; ¾ nyomjunk egy Entert, minek hatására új sort kezd a szövegszerkesztő, de az előtt már ott van a bigyó (mert öröklődött);
20
Word XP alapokon gépeljük be a következő tételt, és így tovább a felsorolás utolsó soráig; nyomjunk most is Entert, de mivel az új sornál már nem kell a „bigyó”, azt kapcsoljuk ki a ikonnal. Ha utólag szeretnénk a felsorolás szimbólumokat a szövegben megjelentetni, akkor jelöljük ki a felsoikonra. rolás sorait, majd kattintsunk rá a 7. Feladat: Az imént begépelt nyers levélből ké- Kiss Pál Címzés: 12 pontos, félkövér, Times New Roman; szítsünk egy tetszetős, szépen megfor- Bő balra igazított Fő u. 12. mázott levelet (mondjuk olyat, mint ami 8521 Megszólítás: 14 pontos, félkövér, Times New Roman; az ábrán van)! középre igazított Megoldás: Kedves Uram! Mint korábban utaltam rá, célszerű a meg, hogy levelemmel figyelmébe ajánljak egy, a számítástechnikával kapcsolatos új karakter- és bekezdésformázást párhu- Engedje könyvet, ami minden kezdő és haladó felhasználó számára fontos ismeretanyagokat tartalmaz. zamosan végrehajtani. Ez már hosszabb A kezdők a gép vételétõl kezdõdõen lépésről lépésre megismerkedhetnek: • a számítástechnika történetével; munka, ezért az egyes lépéseket besor• a gépek alkotó részeivel; számoztam, hogy ne keveredjünk bele. • az operációs rendszerekkel és a legfontosabb programokkal. A haladók sok őket érdeklő problémára választ kaphatnak, mint például: 1. Ha a levélből már kiléptünk, nyis• a gépek bővítésére; • a programok telepítésére, stb. suk meg: a „Fájl” menü, „MegnyiHa érdeklődését sikerült felkeltenem, kérem, hívja a 96/528-524-es telefonszámot. tás…” menüpontjával, vagy a Szövegtörzs: 12 pontos, Times New Roman; Győr, 2004. július 7. ikonra kattintással, esetleg Ctrl - O balra zárt, első sor behúzása 0,5cm; a felsorolásoknál „bigyó” billentyűkombinációval indítsuk a Nógrádi László „Megnyitás” ablakot. Azután a fájl nevének kiválasztása, vagy nevének Dátum: Aláírás: 12 pontos, Times New Roman; 16 pontos, Monotype Cosiva (ha van); begépelése után kattintsunk a sorkizárt, első sor behúzása 0,5 cm jobbra zárt, jobb behúzás 9 cm-nél „Megnyitás” gombra. 23. Ábra: A megírandó levél 2. A címzés formázásának menete: jelöljük ki a címzést (húzás a kijelölő sávban a címzés előtt). Állítsuk a betű méretet 12 pontra, a típust „Times New Roman”-ra, a stílust pedig félkövérre a ikonnal. 3. A megszólítás formázása során elsőként jelöljük ki a bekezdést (kattintás a megszólításra mutatva a kijelölő sávban). Állítsuk középre zártra a ikonnal, majd a betű méretet 14 pontra, a típust „Tiikonnal. mes New Roman”-ra, a stílust pedig félkövérre a 4. Szövegtörzs formázásához először jelöljük ki a teljes szövegtörzset (elhúzás a kijelölő sávban a szövegtörzs első sorától lefelé a szövegtörzs utolsó soráig). Állítsuk a betű méretet 12 pontosra, a típust pedig „Times New Roman”-ra. Végül a felsorolásokhoz rakjuk be a „bigyókat” úgy, hogy előbb kijelöljük az első három felsorolás sort (az egér húzása a kijelölő sávban), majd kattintás a ikonra, azután ugyanezt tesszük a másik két felsorolás sorral is. 5. A dátum formázásánál elsőként jelöljük ki a dátumot (kattintás a kijelölő sávban a dátumra mutatva), azután állítsuk a betű méretet 12 pontosra, a típust pedig „Times New Roman”-ra. A vonalzón az első sor behúzását állítsuk 0,5 cm-re úgy, hogy a vonalzó bal szélén a felső kis háromszöget húzzuk 0,5 cm-hez. 6. Elértünk az aláíráshoz. Jelöljük ki (kattintás az aláírásra mutatva a kijelölő sávban). A betűtípust állítsuk „Monotype Corsiva”-ra (ha van ilyen, ha nincs, mondjuk Courier típusra), a méretét pedig 16 pontosra. Módosítsuk az igazítást jobbra zártra a ikonnal. Végül a jobb oldali behúzást állítsuk ikon9 cm-hez (a jobb oldali kis háromszöget húzzuk 9 cm-hez). Befejezésül mentsük el újra a ra kattintással!
¾ ¾
2.12 Tabulálás alapjai A tabulálás segítségével könnyedén oszlopokba rendezhetjük adatainkat, ami például árjegyzékek, címlisták, stb. gépeléséhez nagy segítség. A tabulálás fogalma azok számára, akik tudnak gépelni, nem újdonság, de a profi szövegszerkesztő programok ebben is többet tudnak nyújtani, még a legjobb írógépeknél is.
21
ECDL Szövegszerkesztés modul Nemcsak olyan oszlopokat lehet ugyanis létrehozni, amelyekben az Név Cím Kor adatok bal széle esik egy vonalba, hanem olyanokat is, melyeknek a Kiss Béla Győr, Sport u. 2. 45 Szabó Imre Győr, Szabolcska u. 2. 23 jobb széle, vagy a közepe igazodik egymás alá. Sajnos azonban e teKovalik Sára Győr, Munkácsy u. 1. 3 kintetben rossz hírem van: a WordPad” csak balra zárt tabulálásra Asztalos Péter Abda, Kossuth u. 14. 42 Kovács Imre Sopron, Deák t. 2. 17 nyújt lehetőséget, amint az a képen is látszik. A tabulált szöveg létrehozása mindig két folyamatra osztható: 24. Ábra: Egy tabulált szöveg 1. a tabulátorpozíciók megadása (hol kezdődjenek az egyes oszlopok); 2. gépelés közben az oszlopokra ugrás. A tabulátorpozíciók megadásával kapcsolatban példákon keresztül az összes lehetséges problémára részletesen kitérek. Ugyanezt sajnos nem tudom megtenni a begépelésnél felléphető hibákkal, mivel azok korrigálását sokszínűségük miatt mindenkinek magának kell kitapasztalnia. Segítségként annyit, hogy az billentyű megnyomásakor is egy betűnek felfogható jel szúródik a dokumentumEnterhez hasonlón a ba, mely utólag törölhető, illevte ha kihagytuk, beszúrható. Amennyiben a nem látható jeleket bekapcsoljuk (3.15.), ez a jel is láthatóvá válik.
2.12.1 Tabulátorpozíciók megadás A tabulátorpozíciók megadása profi programoknál maga is két lépésből áll: a tabulátor típusának kiválasztása, majd a vonalzóra felrakásával pontos helyének megadása. Mint már említettem, a WordPad sajnos csak a balra zárt oszlopokat támogatja, így a tabulátorpozíciók típusának kivá25. Ábra: lasztása e programban elmarad. Pontosan ezért, a későbbiekben a Word Tabulátorpozíciók megadása finomabb szolgáltatásainak tárgyalásakor erre a témakörre majd még egyszer vissza kell térnünk (3.5.). A pozíció megadásához a vonalzóra kell csak kattintani (a két vízszintes vonal közé), és akkor a kattintás helyén megjelenik egy kis „L” alakú jel. Ha több pozíciót is meg kell adnunk, akkor sorban egymás után kattintsunk a vonalzón a megfelelő helyekre. Tapasztalatom szerint eleinte nehezen szokott menni a fent leírt eljárás, mert esetleg rossz helyre rakjuk, vagy feleslegesen is megadunk tabulátorpozíciót. Semmi gond, lehetőség van a korrigálásra. Természetesen egy több soros listánál nem kell megadni minden sornál újra és újra a pozíciókat, mivel azok öröklődnek. Ha viszont egy másik oszloprendet akarunk kialakítani a dokumentumunkban, akkor a régi pozíciókat előbb majd törölni kell.
2.12.2 Tabulátorpozíció megszüntetése A felesleges tabulátorpozíciót nagyon könnyű eltávolítani a vonalzóról. Egyszerűen csak pontosan rá kell állni az egérkurzorral, majd a vonalzóról lehúzni, azaz lenyomott bal gombbal lefelé húzni az egeret. Akkor pozícionáltunk jól, ha amikor az egér gombot lenyomjuk, az ábrán is látható módon egy szaggatott vonal jelenik meg. Vigyázzunk, hogyha már begépeltünk a pozícióhoz szöveget, annak oszlopba rendezettsége is megszűnik a tabulátorpozíció törlésével!
26. Ábra: Tabulátor törlése
2.12.3 Tabulátorpozíció megváltoztatása A rossz helyre rakott tabulátorpozíció kijavítása is nagyon egyszerű. Hasonlóan kell eljárni, mint a felesleges pozíció megszüntetésénél, csak nem le, hanem el kell húzni a rossz pozíción lévő szimbólumot. Arra azonban nagyon vigyázzunk, hogy ha már egy begépelt dokumentumnál akarjuk módosítani az oszlopok helyzetét, akkor előbb ki kell jelölni azokat a sorokat (pontosabban bekezdéseket), melyeket a változtatásnak érinteni kell. A legpraktikusabb kijelölési módszer ez esetben is a kijelölő sávban történő húzás. Azért kell így eljárnunk, mert a tabulátorpozíció is bekezdésjellemző. Ha nem jelölnénk ki az érintett sorokat (melyek mindegyike most egy-egy bekezdés, mivel tabulált szövegben minden sor végén Entert szokás nyomni), akkor csak az aktuális sorra vonatkozna a módosítás. Ez alól van kivétel, melyről a kiegészítő információkban esik részletesen is szó.
22
Word XP alapokon 2.12.4 Tabulált szöveg begépelése Ahhoz, hogy tabulált szöveg gépelésekor elkezdhessünk egy-egy újabb oszlopot gépelni, előbb az oszlop kezdetéhez kell ugranunk. Erre a (tabulátor) billentyű szolgál. Ezután a begépelt szöveg már a tabulátorpozíciójának megfelelően automatikusan igazodik. Vigyázat! Ha a begépelt szöveg túlnyúlik a következőként megadott tabulátorpozíción, akkor azt a pozíciót nem tudjuk használni. Ennek az oka az, hogy az oszlopok fednék egymást, és az nem lehetséges. Végül két fontos szabály: ¾ A tabulált szövegnek balra zártnak kell lennie (vagy sorkizártnak, de azt a WordPad nem támogatja), különben az igazítás felülbírálja a tabulálást. ¾ A formázás során a betű méretének változtatásával óvatosan bánjunk. Ha ugyanis túlságosan nagyra vesszük a betűk méretét, az egyik oszlop szövege belelóghat a következő oszlopba, amitől az oszlopok rendje is teljesen felborulhat. Hogy lehetséges úgy bevinni a tabulált szöveget, hogy az oszlopok módosításához ne kelljen az egészet kijelölni? Nagyon egyszerű a megoldás: a sorok végén nem Entert, hanem Shift - Entert kell nyomni. Így új sort kezd ugyan a Word, de az nem kerül új bekezdésbe. Így az egész tabulált szövegrész egy bekezdésbe kerül, tehát bármit módosítunk a pozíciókon, az majd az egész tabulált szövegre vonatkozik.
8. Feladat: Készítsük el az ábrán látható, táblázatot is tartalmazó szórólapot tabulálással! Szenzációs tanulási lehetőség! Megoldás: 1. ECDL tanfolyamok Mint azt már tanultuk, elsőként a nyers Tanfolyam: Teljes ára: Kedvezményes ára: ECDL Start 37500 Ft 32500 Ft szöveget kell begépelni, de: ECDL 65000 Ft 60000Ft ¾ a tabulált szöveget már ekkor oszlo2. Állami iskolai végzettséget adó tanfolyamok pokba rendezve kell bevinni; Tanfolyam: Ára: Számítógép-kezelő 65000 Ft ¾ a felsorolás szimbólumot begépeléskor Szoftverüzemeltető (előző után) 65000 Ft is megadhatjuk. Szolgáltatásaink: • vetített képernyős előadás A nyers szöveg begépelése: • saját Pentium IV gép minden hallgatónak • díjtalan plusz gyakorló idő 1. Már a nyers szövegben helyezzünk el Minden 12 pontos, kivéve a cím, ami 14 pont. A többi forma ránézésre leolvasható. térközöket, azaz ha ki akarunk hagyni Cím: Nógrádi PC-Suli 9021 Győr, Munkácsy u. 1-5 némi helyet, nyomjuk meg az Enter Telefon: 96/528-524 gombot ízlésünk szerint párszor (érettségin ezt majd ne tegyük). A tabulált szöveget oszlopokba rendezve 27. Ábra: A feladat vigyük be, viszont minden mást a bal margó mellé kell gépelni, és a legvégén megformázni (például a címet középre igazítani stb.). Ha akarjuk, akkor a felsorolások jelét is elhelyezhetjük már begépeléskor a szövegben. Tehát jelen feladatban konkrétan: „Szenzációs tanulási lehetőség!” begépelése, majd két Enter. „1. ECDL tanfolyamok.” bevitele, és Enter. 2. A tabulátorpozíciók megadás a vonalzóra kattintással, 0,5 cm, 6 cm, és 9 cm-nél. 3. Gépeljük be a tabulált szöveget! , „Tanfolyam:”,
, „Teljes ára:”,
, „ECDL Start”,
, „37500 Ft”,
, „Kedvezményes ára:”, Enter. , „32000 Ft”, Enter.
, „ECDL”, , „65000 Ft”, , „60000 Ft”, két Enter. Töröljük a tabulátorpozíciókat a vonalzóról történő lehúzással! „2. Állami iskolai végzettséget adó tanfolyamok.” bevitele, és Enter. A tabulátorpozíciók megadás a vonalzóra kattintással, 0,5 cm, és 9 cm-nél. Gépeljük be a második tabulált szöveget!
23
ECDL Szövegszerkesztés modul , „Tanfolyam:”,
, „Ára:”, Enter.
, „Számítógép-kezelő”,
, „65000 Ft”, Enter.
, „Szoftverüzemeltető (előző után)”, , „65000 Ft”, két Enter. 4. Töröljük a tabulátorpozíciókat a vonalzóról való lehúzással! 5. „Szolgáltatásaink!” begépelése, majd Enter. 6. Kapcsoljuk be a felsorolást a ikonnal! 7. Gépeljük be a következőket: „vetített képernyős előadás” beírása, azután Enter. „saját Pentium IV gép minden hallgatónak”, és Enter. „díjtalan plusz gyakorló idő”, a végén Enter. 8. Kapcsoljuk ki a felsorolást a ikonnal! 9. Enter, hogy kimaradjon egy sor. 10. Adjunk meg egy tabulátorpozíciót 2 cm-hez! „Cím:”,
, „Nógrádi PC Suli”, Enter
, 9021 Győr, Munkácsy u. 1-5, Enter , „96/528-524” „Telefon:”, Formázás: 1. Jelöljük ki a teljes dokumentumot (a Ctrl nyomása közben kattintás a kijelölő sávban), és állítsuk át a betűméretet 12 pontosra! 2. Jelöljük ki a címet (kattintás a kijelölő sávban), majd állítsuk 14 pontosra, vastagítsuk félkövérre a ikonnal, végül zárjuk középre a ikonnal! 3. Jelöljük ki az „1. Betanító tanfolyamok” sort (kattintás a kijelölő sávban), állítsuk félkövérre a ikonnal, majd igazítsuk középre ! 4. Jelöljük ki a következő sort (kattintás a kijelölő sávban), és formázzuk félkövérre a ikonnal! 5. Jelöljük ki a „2. Állami iskolai végzettséget adó tanfolyamok” sort (kattintás a kijelölő sávban), állítsuk félkövérre a ikonnal, majd igazítsuk középre ! 6. Jelöljük ki a következő sort (kattintás a kijelölő sávban), és formázzuk félkövérre a ikonnal! 7. Jelöljük ki a „Szolgáltatásaink” sort (kattintás a kijelölő sávban), és szintén formázzuk félkövérre a ikonnal! 8. Jelöljük ki a „Cím:” szöveget (elhúzás a szövegben), és állítsuk félkövérre a 9. Végül tegyük ugyanezt a „Telefon:” szövegrésszel is!
ikonnal!
Befejezésül mentsük el újra a ikonnal! 9. Feladat: Készítsünk hasonló felépítésű további leveleket, illetve szórólapokat! Lehetőleg szerepeljenek a tabulált oszlopok mellett felsorolások is a szövegben (például árajánlat)! Megoldás: Ezeknél a feladatoknál is a nyers levelet készítsük el előbb, de a tabulálást már levél a nyers formájában is használni kell (utólag csak nagy rutinnal javítható). Ezért legkésőbb mielőtt a tabulált szöveget elkezdjük gépelni, meg kell adni a tabulátorpozíciókat!
2.13 Oldalbeállítás alapjai A behúzás állításáról szóló részben (2.11.2.2.) egy ábrában már korábban is bemutattam, hogy egy oldal milyen részekből áll össze. Még egyszer tehát a fő részek:
24
Word XP alapokon felső margó a margók (felső, alsó, bal, jobb); és a szövegtükör. A margók úgymond „gyárilag” beállítottak. Ha ezek a paraméterek (melyek egyébként nyomtató függőek) nem felelnek meg, akj b o kor természetesen van lehetőség a megváltoztatásukra. Erre a legrita b kább esetben lesz szükségünk. Arra viszont ügyeljünk, hogy ha nem l b felel meg a margó, akkor lehetőleg még a dokumentum létrehozása m előtt állítsuk be a pontos méretét. Ha nem így teszünk, lehet, hogy m a felesleges plusz munkát okozunk magunknak. Vigyázzunk azonban a r a kisebbre vételével, mivel a nyomtatók nem tudnak a papír teljes r g felületére írni! g ó ó A margók beállításának lehetőséget a „Fájl” menü „Oldalbeállítás” menüpontjában találjuk. Szintén itt állíthatóa az alábbiak is: ¾ a papír mérete a alsó margó „Méret” listából (a lehetőségek nyom28. Ábra: Egy oldal tató függőek); ¾ a papír forrása az „Adagoló” listából (sok nyomtató több helyről is tud papírt venni); ¾ és a lap tájolása a „Tájolás” rádiógombokkal („Álló” és „Fekvő” elrendezést választhatunk). A „Margók” az ábrán látható esetben mm-ben adandók meg, mégpedig külön-külön a „Bal”, a „Jobb”, a „Felső”, és az „Alsó” margó. Értelmezése logikus: a lapszéltől mért távolság. Persze ha valakinek kedve támad hozzá, a mértékegységet átállíthatja másra is, melyre lehetőség a „Nézet” menü „Beállítások” menüpontjában a „Beállítások” fül kínál. A választék: ¾ hüvelyk; ¾ pont; ¾ pica1. 29. Ábra: Az „Oldalbeállítás” ablak ¾ ¾
szövegtükör
A felsoroltak mellett találunk még egy „Nyomtató…” nyomógombot is, melyre kattintva egy olyan párbeszédablak jelenik meg, melyben információkat kapunk nyomtatónk állapotáról, illetve ha szükséges, másik nyomtatót választhatunk (feltéve, hogy több nyomtató is van telepítve gépünkre). Mivel a faxok küldése is nyomtatásként indítható, meglepetésünkre esetleg egy fax kimenet is van a „Név” legördülő listában. Ennek a magyarázata az, hogy fax a számítógépről úgy küldhető, mintha a dokumentumot kinyomtatnánk, de nyomtató helyett a faxot kell kimenetnek választani.
30. Ábra: A nyomtató információi, nyomtató váltás
2.14 Szövegkeresés és csere Ha nagyon hosszú levelet írunk, nem túl hálás feladat a szövegben valamit megkeresni. Ilyenkor nagy hasznát vehetjük a keresés funkciónak. A „Keresés…” menüt a „Szerkesztés” menüben találjuk, de a keresést indíthatjuk a ikonnal is. A megje1
Nyomdász mértékegység, 1 pica = 12 pont, 6 pica = 1 hüvelyk.
31. Ábra: „Keresés” ablak
25
ECDL Szövegszerkesztés modul lenő ablakban meg kell adni a keresett szövegrészt. Lehetőleg minél rövidebb, de pontos mintát gépeljünk be. Ennek az oka az, hogy ha nem emlékszünk pontosan a keresett szövegre, a legnagyobb esélyünk így lesz arra, hogy a mintát helyesen adjuk meg. Nem kell feltétlenül egész szót bevinnünk, mert szórészletre is rákeres a program, kivéve, ha a párbeszédablak kiválasztó négyzetével az ellenkezőjét kérjük. Alapesetben a kis és a nagybetűk között sem tesz különbséget, de kérhetjük ennek az ellenkezőjét is, szintén egy kiválasztó négyzettel. A keresés a „Következő keresése” nyomógomb megnyomására indul. Ha nem a megtalált alakját kerestük a szónak, vagy szórészletnek, nyomjuk meg újra a „Következő keresése” nyomógombot! Ha nincs olyan szó, mint amit keresünk, vagy nincs már több előfordulása, és így befejeződött a keresés, akkor arra az ábrán látható párbeszédablak figyelmeztet. Ilyenkor az „OK” nyomógombot kell csak megnyomni, és máris 32. Ábra: Nincs több visszatérhetünk a dokumentum szerkesztéséhez. A „Csere…” menüt is a „Szerkesztés” menüben találjuk. Akkor vesszük hasznát, ha valamit többször elgépeltünk egy hosszabb levélben. Használata az eddigiek alapján könnyen érthető. Csak azt kell tudnunk, hogy két lehetőségünk van: ¾ Ha minden előfordulását egyszerre le akarjuk cserélni a keresett szónak a megadott új szóra, akkor a „Az összes cseréje” gombot kell megnyomni. Ezzel a lehetőséggel azonban óvatosan bánjunk, nehogy olyan helyen is lecse33. Ábra: A „Csere” ablak réljük a szavakat, ahol nem is kellett volna. ¾ Ha csak néha van a cserére szükség, akkor a „Következő keresése”, és a „Csere” gombokat kell alkalmaznunk.
2.15 Szövegmásolás, mozgatás A Windows két teljesen különböző, nagyon kényelmes lehetőséget is biztosít dokumentumaink, illetve azok kijelölt részleteinek mozgatására, másolására: ¾ az úgynevezett „Vágólapot”, ami egérrel, billentyűzetről, illetve menüből is elérhető; ¾ és a „húzd és dobd” („drag and drop”) néven hivatkozott eljárást, ami az egérrel hajtható végre.
2.15.1 A „Vágólap” használata A „Vágólap” minden, a Windows alatt futtatott programban elérhető (már ha van egyáltalában értelme). Mi több! Minden programban ugyanúgy kell használni. Mi most a „WordPad” programon belül tanuljuk meg a vágólap használatát, de mint éppen az imént leszögeztem, minden más programban ugyanezekkel a módszerekkel másolhatunk, mozgathatunk adatokat. Sőt! Nem csak egy programon belül lesz igaz a módszer, hanem akár programok között is alkalmazható adatok átvitelére a vágólap.
2.15.1.1 Másolás a hétköznapokban A vágólap szerepét egy hétköznapi példán keresztül szeretném teljesen világossá tenni. Tegyük fel, egyik barátunknak van egy zenei CD-je, ami nekünk is nagyon tetszik, de csak magnetofonunk van. Megkérjük barátunkat, hogy vegye fel nekünk kazettára a CD-t. Otthon azután az egyik szám különösen megtetszik, és ezért a kazetta végén lévő üres helyre még egyszer oda szeretnénk másolni. Nincs már kedvünk barátunkat még egyszer zavarni kérésünkkel, ezért kétkazettás magnónkkal házilag oldjuk meg a dolgot (a minőségromlással most ne foglalkozzunk). Hogyan? A következő négy lépést kell csak elvégezni: ¾ a kérdéses számhoz csévéljük a kazettát; ¾ egy másik kazettára kimásoljuk a kiválasztott számot; ¾ az eredeti kazettán az üres helyre csévélünk; ¾ visszamásoljuk az eredeti kazettára a felvételt.
26
kimásolás A
A PHILIPS
PHILIPS
visszamásolás
eredeti kazetta
átmeneti tároló kazetta
34. Ábra: Másolás a hétköznapokban
Word XP alapokon Kimásolás, vagy kivágás a vágólapra
2.15.1.2 Adat másolás, mozgatás vágólappal Ha a levelünkben egy-egy szövegrészt máshová is át szeretnénk másolni (ez lesz a másolás), vagy esetleg nem az eredeti helyén, hanem máshol szeretnénk szerepeltetni (ez pedig a mozgatás lesz), az eljárás a fentiekhez hasonló. Az adatokat ugyanis ez esetben is egy átmeneti tárolóterületen, a vágólapon keresztül másolhatjuk, illetve mozgathatjuk.
Jhljkkjlkjlkjlkj l lkj lkjl j Jkhkh khkh kh h hk hk hkj hkh k hkjhkh kjhkj hkh khk jhkh k hkj hk hh k k h hj hkj hkj hkjh hkj hk hkj hkj hkj hkj hkj h mh jhkhkh kh k hkh kjhk hk hkj hk hk hk hkj h jkhk jhkj h kkjh k hkj hk hkj hk hk hjk hk hkj hkj hk hkj hkjh kj hkj hkjhkjhk hkj hkh
Jkhkh khkh kh h hk hk hkj hkh k hkjhkh kjhkj hkh khk jhkh k hkj hk hh k k h hj hkj hkj hkjh hkj hk hkj hkj hkj hkj hkj h mh jhkhkh kh k hkh kjhk hk hkj hk hk hk hkj h jkhk jhkj h kkjh k hkj hk hkj hk hk hjk hk hkj hkj hk hkj hkjh kj hkj hkjhkjhk hkj hkh
k hkj hkjh kjhkj hkj hkh kjhkjh k hkj hk hkhk hlk hk hkj hjk hkj hkj hkj hkj hk hk hkj hkj hkj hkjhkjh kk hkjhk kj hkj hkj hkh kjhlk hk hk hkj hkjhkjhkj hk hk hkj hkj hkj hkj hkj kjh kh kk hkh k hk
Vissza a vágólapról
VÁGÓLAP
2.15.1.2.1 Másolás a vágólap segítségével A jobb áttekinthetőség érdekében nézzük meg táblázatos alakban pontokba szedve az eljárást a másolás esetében: Lépés Billentyűkkel Menüből 1. a másolandó szövegrészt kijelöljük
35. Ábra: A vágólap elve
2. a vágólapra másolás Ctrl - C 3. a kurzort a másolás helyére visszük
Szerkesztés, majd Másolás
4. visszamásolás a vágólapról
Szerkesztés, majd Beillesztés
Ctrl - V
Ikonnal
2.15.1.2.2 Mozgatás a vágólappal A vágólap segítségével nemcsak másolhatunk. A kijelölt szövegrészt tetszőleges másik helyre el is mozgathatjuk. Ebben az esetben az eljárás annyiban változik, hogy a vágólapra való kimásolás helyett a kivágást kell használni. Ekkor az eljárás menete: Lépés Billentyűkkel Menüből Ikonnal 1. a másolandó szövegrészt kijelöljük 2. a vágólapra vágás Ctrl - X 3. a kurzort a másolás helyére visszük
Szerkesztés, majd Másolás
4. visszamásolás a vágólapról
Szerkesztés, és Beillesztés
Ctrl - V
2.15.1.2.3 Fontos tudnivaló a vágólapról A vágólap abban is hasonlít a magnókazettához, hogy mindig azt találjuk rajta, amit utoljára odamásoltunk. Erre vigyázzunk majd, mert adatot esetleg úgy is elveszíthetünk, hogy ezt a szabályt figyelmen kívül hagyjuk. Ezek miatt, ha több szövegrészt is máshová akarunk mozgatni, akkor minden egyes szövegrész mozgatását egyenként be kell fejezni. Nem lehet sorban mindent kivágni a vágólapra, majd pedig rendre beilleszteni új helyükre, mert a vágólapon csak az a dokumentum részlet lesz, amit legutolsóként tettünk ki a vágólapra (az Office vágólapja már nem ilyen (3.2.8.), de mindent a maga idejében). Persze adatvesztés csak mozgatás esetében lehetséges, hiszen másolásnál az eredeti szöveg a forráshelyén is megmarad.
2.15.2 Másolás és mozgatás az egérrel a „húzd és dobd” (drag and drop) módszerrel Az egérrel való másolás és mozgatás talán még könnyebb: egész egyszerűen csak ki kell jelölni a másolandó, vagy mozgatandó szövegrészt, azután az egérrel a kijelölés belsejébe mutatni, és mintegy azt megfogva, az egérrel az új helyére húzni. De miből tudja a Windows, hogy másolni, vagy mozgatni akarunk? A mindenkor érvényes aranyszabály, melyet jól jegyezzünk meg: másoláskor mindig nyomni kell a Ctrl billentyűt. Szerencsére ránézésre is látszik az, hogy mi fog történni, mert másoláskor egy kis plusz jel (+) 36. Ábra: Másolás az egérrel
27
ECDL Szövegszerkesztés modul szimbólum jelenik meg az egérkurzor mellett, úgy, ahogy azt az ábrán is láthatjuk. Ha mégsem szeretnénk a műveletet befejezni, akkor nyomjuk meg az Esc billentyűt, de még mielőtt az egér gombját felengednénk. A témába tartozó utolsó kérdés, amelyről beszélni kell az, hogy pontosan honnét láthatjuk hová is fog kerülni a szöveg. Nos, ezt egy kis függőleges fekete vonalka jelzi majd (ez is látható a képen). Akárhová azonban nem rakhatjuk a mozgatott, vagy másolt szövegrészt, csak a begépelt szöveg által lefedett területre (ezért látható a képen is kb. 1 centivel a nyíl előtt az említett függőleges fekete vonalka). 10. Feladat: Készítsük el az ábrán látható dokumentumot, majd minden páratlan számokat tartalmazó sort egymás után másoljunk a dokumentum aljára! 111111 111111 111111 Ha ezzel végeztünk, a páros számokat tartalmazó sorokat mozgassuk 222222 222222 333333 a dokumentum aljára! 333333 333333 555555 444444 444444 777777 Megoldás: 555555 555555 999999 666666 666666 111111 Gépeljünk 5-6 egyest, a következő sorba kettest, stb., a végén a ki777777 777777 333333 lencesek, azután nyomjunk még egy Entert! 888888 888888 555555 999999 999999 777777 A másolások: 111111 999999 333333 222222 Jelöljük ki az első másolandó sort (kattintás a másolandó sor előtt a 555555 444444 kijelölő sávban). 777777 666666 999999
888888
Aztán a vágólapra másoláshoz Ctrl - C vagy a ikonra kattintás, esetleg „Szerkesztés” menü, és abból „Másol”, majd menjünk a doKiinduló állapot kumentum pillanatnyi végére (Ctrl - End). „Félidő” Végeredmény Végül szúrjuk be a vágólap tartalmát Ctrl - V billentyűkombinációval, vagy a ikonnal, esetleg a „Szerkesztés” menüből a „Beil37. Ábra: A következő feladat lesztés” menüponttal. Ugyanezt ismételjük meg minden páratlan sorral. A mozgatások: A folyamat az előzőektől csak a vágólapra való kirakásban különbözik, azaz: Jelöljük ki az első mozgatandó sort (kattintás a kijelölendő sor előtt a kijelölő sávban).
Aztán a vágólapra kivágáshoz Ctrl - X vagy a ikonra kattintás, esetleg „Szerkesztés” menü, és abból „Kivág”, majd menjünk a dokumentum pillanatnyi végére (Ctrl - End). Végül szúrjuk be a vágólap tartalmát Ctrl - V billentyűkombinációval, vagy a „Szerkesztés” menüből a „Beillesztés” menüponttal. Ugyanezt a folyamatot ismételjük meg minden további páros sorral.
ikonnal, esetleg a
2.16 Oldalakra tördelés A fejlettebb szövegszerkesztő programok már a szöveg begépelése közben automatikusan oldalakra tördelik a dokumentumot, így azután nekünk ezzel különösebb feladatunk majd nem is lesz. Csupán az a kérdés, hogy a képernyőn miből láthatjuk azt, hogy egy adott dokumentum nem fér el egy lapon? Nos azon sor előtt, mely már a második lapra kerül, beállítástól függően: ¾ vagy egy szaggatott vonal jelenik meg, ¾ vagy jól láthatóan vége a lapnak, és kezdődik egy új lap. Természetesen a program ugyanígy viselkedik minden további oldaltörésnél is. Azért egy esetben mégis lesz dolgunk: akkor, amikor a dokumentum ugyan még elférne az aktuális oldalon, de mi mégis új lapon akarjuk folytatni a fájlt. Ilyen esetben majd a Ctrl - Enter billentyűkombinációt kell megnyomnunk. Van egy rossz hírem: a WordPad ilyen szempontból nem tekinthető fejlettnek, így azután gépelés közben semmiből nem fogjuk látni, hogy valami esetleg már új oldalra került (mert nem fért ki a lapra), és a Ctrl - Enter billentyűkombináció hatására sem kezd új lapot a program! Ezért aztán több Enter segítségével kezdhetnénk csak új lapot (de ezt ne tegyük, mert sok probléma forrása lehet ez a rossz módszer). De hogy mikor kezd valójában másik oldalt a program, illetve, hogy milyen módon tölti ki az oldalakat a fájl, az csak a nyomtatási képen látható.
28
Word XP alapokon 2.17 Nyomtatási kép megtekintése A nyomtatási képet a „Fájl” menü „Nyomtatási kép” menüikonnal lehet elindítani. Hatására az oldal átpontjával, vagy a tekintő nézetét kapjuk, ahol pontosan látható, hogy a dokumentum hogyan tölti ki a lapot, és az is, hogy hol van benne esetleg oldaltörés. Alapesetben azonban nem lehet elolvasni a 10-12 pontos szöveget egy öregecske 14”-os monitoron. A problémán a „Nagyítás” gomb megnyomásával, vagy az elolvasni kívánt dokumentumterületre való kattintással segíthetünk (két lépésben is lehet nagyítani). A nagyítást kisebbre venni természetesen a „Kicsinyítés” gombbal lehet. Ha több oldalas a dokumentum, akkor lapozásra a „Következő oldal”, és az „Előző oldal” gombok biztosítanak lehetőséget. Ugyancsak ez esetben kérhetjük, hogy egyszerre két oldal nyomtatási képét lássuk a képernyőn, amihez a „Két oldal” gombot kell megnyomnunk. Két oldalas megjelenítés esetén, e gomb helyén automatikusan az „Egy oldal” feliratú gomb jelenik meg, melynek segítségével újra egy oldal nyomtatási képe lesz látható a képer38. Ábra: Nyomtatási kép nyőn. Az utolsó dolog, amiről még e téma kapcsán beszélni kell, az a nyomtatási képből való kilépés megbeszélése. Erre két lehetőségünk is van: ¾ az Esc billentyű; ¾ és a „Bezárás” nyomógomb. Ha nincs, miért nincs nyomtatási kép? Előfordulhat, hogy valaki nem tudja elindítani a nyomtatási képet. Ez akkor történhet meg, ha az adott gépre nincs még nyomtató telepítve. Ilyen esetben tehát valamilyen nyomtatót (lehetőleg olyat, mint amilyen nekünk, vagy ismerősünknek van) kell telepíteni.
2.18 Nyomtatás A nyomtatás is fájl művelet, ezért minden programban a „Fájl” menüben találjuk a „Nyomtatás…” menüpontot. Ezzel teljesen egyenértékű a Ctrl - P (print – nyomtatás) billentyűkombináció (de erről korábban, a fájlműveletek témakör során már esett szó). Elindítása után a megjelenő párbeszédablakban tudjuk beállítani a nyomtatás legfontosabb paramétereit. De a nyomtatást elindíthatjuk a ikonnal is. Ennek lefolyása azonban jelentősen különbözik a menüből, vagy billentyűkombinációval való indítástól, hatására ugyanis rögtön elindul a nyomtatási folyamat. De mely oldalakat nyomtatja és hány példányban, hogy csak a két legfontosabb paramétert kérdezzem? Jól jegyezzük meg, hogy a ikonnal való indítása esetén: ¾ a teljes dokumentum kerül nyomtatásra; ¾ egy példányban. De térjünk vissza a menüből való nyomtatáshoz. Először csak felsorolásszerűen a beállítható paraméterek: ¾ nyomtató neve; ¾ nyomtatandó tartomány (oldalak); ¾ példányszám; ¾ szétválogatást kérünk-e; ¾ fájlba nyomtatunk-e. A megjelenő párbeszédablakban tehát, ha szükséges, másik nyomtatót is választhatunk a „Nyomtató kiválasztása” területen. Ennek viszont feltétele, hogy több nyomtató is legyen telepítve gépünkre. Mint korábban már szóba került, faxok küldése is nyomtatásként indítható, tehát lehet, hogy egy fax 39. Ábra: A „Nyomtatás” ablak
29
ECDL Szövegszerkesztés modul kimenetet is találhatunk itt. Ennek a feltétele természetesen az, hogy fax program is legyen telepítve gépünkre. Ha megnyomjuk a „Beállítások” nyomógombot, akkor egy, a kiválasztott nyomtatótól függő párbeszédablakot kapunk, ahol beállíthatjuk, például a felbontást (mely a nyomtatás minőségét határozza meg), a tónust (azaz mennyi festéket használjon), stb. Ugyancsak megadhatjuk azt is, hogy mely oldalakat kívánjuk kinyomtatni. A lehetőségek véleményem szerint maguktól értetődőek. Egy fontos megjegyzés azonban az „aktuális oldallal” kapcsolatban: az „aktuális oldal” az, amelyiken a szövegkurzor van, és ez nem feltétlenül az, amelyiket a képernyőn éppen látjuk. A példányszámhoz nem kell kommentár. A szétválogatáshoz annyi magyarázatot azért fűznék, hogy csak akkor van értelme egyáltalán e lehetőségnek, ha egy több oldalas dokumentumot több példányban szeretnénk kinyomtatni. Ez esetben, mondjuk egy 3 oldalas dokumentumot 2 példányban nyomtatva, a következő oldalszám sorrendek érvényesülnek nyomtatáskor: ¾ szétválogatva 1, 2, 3, 1, 2, 3 ¾ nem szétválogatva 1, 1, 2, 2, 3, 3 A „Nyomtatás fájlba” lehetőséget nem valószínű, hogy alkalmazni fogjuk. Hatására egyébként egy általunk megadott fájlba kerül a nyomtatás.
3. Szövegszerkesztés magasabb fokon 3.1 A Word telepítése, elindítása ¾ „Start” menü, „Futtatás…” ½ ¾ „Start” menü, „Minden program” „Microsoft Word” ½ Telepítés A programot CD-ről telepíthetjük fel gépünkre, amit a szokásos módon kell végrehajtani: ¾ rakjuk be a CD lemezt; ¾ ha automatikusan nem indul a telepítés, a „Start” menü „Futtatás…” pontját indítsuk el; ¾ gépeljük be X:SETUP, ahol „X:” helyére a CD egység nevét kell írni (többnyire D:); ¾ a továbbiakban mindent a képernyőn megjelenő utasításoknak megfelelően tegyünk. Indítás Az Word elindítása a „Start” menü, „Minden Program” pontjában található „Microsoft Word” opcióval, vagy a legutóbb futtatott programok közül lehetséges (utóbbi tartalma dinamikusan változik, tehát nem biztos, hogy megtalálható benne a Word). Természetesen amennyiben egy Word dokumentumot megnyitunk, akkor is elindul a Word, és benne megjelenik az adott levél. Igazság szerint általában így szokás dolgozni. Az XP verzióban a program szokásos telepítése esetén sajnos az ábra jobb szélén lévő „Office” eszközsor már nem érhető el. Aki megkedvelte, az feltétlenül telepítse, mert nagyon hasznos segédeszköz. A dokumentumok és a programok közötti kapcsolat A Windows verziójától függetlenül a fájlok típusa alapján minden dokumentumhoz „gazda” alkalmazást tart nyilván. Általában azonban minden fájltípushoz több alkalmazás is társítható. Így például, ha a gépünk-
30
40. Ábra: Balra a „Start” menü, jobbra az „Office” eszközsor
Word XP alapokon re több szövegszerkesztő is telepítve van, akkor általában a Word indul el, ha egy alakú ikonon (tehát egy DOC típusú fájlon) duplát kattintunk. Ugyanakkor további, a szerkesztésre alkalmazható programmal is meg lehet nyitni a dokumentumot, ha a helyi menüjéből a „Társítás” elemet választjuk. Egy WordPad programmal készített dokumentumot megnyitva is a Word indul el Ez a fentiek értelmében természetes. Addig ugyanis, míg nincs a gépünkre Word telepítve, a DOC típusú fájlokhoz a WordPad a „gazda” alkalmazás. Amennyiben azonban a Word is telepítésre kerül, már az veszi át a szerepét. Ha mégis a WordPad programmal akarunk valamit megnyitni (aminek persze semmi értelme, hiszen minek üljünk Trabantba, ha van egy Mercédeszünk is), akkor ezt a fentiek értelmében a helyi menü „Társítás” elemével tehetjük meg.
3.2 A Word XP képernyőjének felépítése és beállítása Miután elindítottuk a programot, az oldalon látható képhez hasonló módon néz ki a Word. Ha mégsem, annak az oka az, hogy nagyon sok olyan állítási belehetőségünk van, ami befolyásolhatja a program megjelenését. Természetesen ezt a programot is teljes képernyős módban célszerű használni. Akkor felsorolásszerűen a fontosabb elemek, melyeket azután egyénként megtárgyalunk. ¾ Legfelül látható a menüsor, melynek használatában a korábbi Word verziókhoz képest újdonság az úgynevezett „intelligens” viselkedés. ¾ Alatta találhatóak az eszközsorok, melyekről még sok szó lesz. ¾ A dokumentumablak jobb oldalán van az úgynevezett munkaablak, mely a Word XP egyik jelentős újdonsága. Megmondom őszintén, nekem eleinte inkább csak útban volt, de aztán egészen megbarátkoztam a használatával. Sőt, bizonyos esetekben ma már nélkülözhetetlen (szó szerint, mert egyes funkciók csak a munkaablakból érhetőek el). ¾ Az eszközsorok alatt látható a vízszintes vonalzó, és a dokumentum jobb szélén a függőleges vonalzó. ¾ A görgetősávok a dokumentumon belül történő navigálásra szolgálnak. ¾ A vízszintes görgetősáv bal oldalán található nyomógombok, az úgynevezett nézet gombok. ¾ Az állapotsor, melyben a program néhány fontos paramétere kerül visszajelzésre.
Eszközsorok
Menüsor
Program ablak gombjai
Vonalzók Dokumentum ablak kilépés gombja
Dokumentum Nézetgombok
Görgetősávok
Állapotsor Munkaablak
41. Ábra: A Word XP képernyője
31
ECDL Szövegszerkesztés modul Az ablakok viselkedése A legtöbb alkalmazásban a programablakon belül valójában még egy ablak, a dokumentumablak is található, melyre azért van szükség, mert a program több dokumentumot tud egyszerre kezelni. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy ahány dokumentumban egy időben dolgozunk, annyi dokumentumablakunk lesz majd. A Word XP verziójában ez nem egészen így történik, ugyanis itt alapbeállításban minden dokumentumot külön programablakban nyit meg a Word, és mindegyik dokumentumnak lesz egy ikonja a tálcán is. Ez nem a szokásos megoldás, amit a Microsoft talán azért vezetett be, mert a felhasználók hiányos ismereteik miatt nem tudtak az egyszerre nyitott dokumentumok között átváltani… A képen a dokumentumablak maximalizált, és csak kilépés gombja van. Alapbeállítás esetén a dokumentumablaknak nincs vezérlő menüje, eredeti és ikonméret gombja sem (ez szerintem tervezési hiba, annál is inkább, mert az Excel XP verziójának van).
3.2.1 Eszközsorok ¾ „Nézet”, „Eszköztárak” ½ Az eszközsorokban található ikonokkal majd jóval gyorsabban dolgozhatunk, mint menüből. Az eligazodást megkönnyítendő, ha egy eszközikonra rámutatunk az egérrel, akkor egy kis idő után megjelenik az eszköz részletesebb leírása. Ez a leírás megjelenítés azonban ki is kapcsolható. Ehhez a „Nézet” menüből az „Eszköztárak”, abból pedig a „Testreszabás…” menüpontot kell elindítani, majd a „Beállítások” regiszteren levenni a pipát a „Gombnevek megjelenítése” jelölőnégyzetről. Az ugyanitt található „Nagy gombok” kijelölésével az ikonok nagyobbak lesznek. Ha 800*600-as felbontás mellett kérjük a „Nagy gombok”-at, akkor az eszközsorok nem fognak rendesen elférni a képernyőn. Ezért ezt csak nagyobb felbontás (szerencsére ez ma már általánosnak tekinthető), no és rosszabb szem esetén célszerű kérni. Szintén a „Nézet” menü „Eszköztárak” pontjában lehet az eszközsorokat ki- és bekapcsolni. Általában úgy célszerű dolgozni, hogy a lehetséges 19 eredeti eszköztárból a „Szokásos” és a „Formázás” eszköztárakat kapcsoljuk csak be. Ezenkívül még az eszközsorok helyzetét is lehet változtatni a képernyőn. Ehhez az eszközsorokat egy olyan helyen kell megfogni és elhúzni, ahol nincs rajtuk ikon (pl. két ikon közt). Így akár a dokumentum területre is húzhatjuk őket, amire szinte soha nem lesz szükségünk. Ha ismerjük ezt a lehetőséget, nem jövünk viszont majd zavarba, ha egy eszközsor mégis a munkaterületen van, és ott zavar minket: egyszerűen húzzuk vissza a helyére. Ugyanígy megszüntethetjük azt az érthetetlen újítását is a programnak, hogy alapbeállításban a „Formázás” és a „Szokásos” eszköztárak egy sorban jelennek meg. Eszközsorok helyreállítása, további fontos ikonok be- és kikapcsolása? Azt nem fogjuk tárgyalni, hogy miként lehet az eszközsorokról meglévő ikonokat levenni, illetve sorrendjüket megváltoztatni. Azt azonban jó ha tudjuk, miként lehet a „gyári” állapotot visszaállítani, illetve további meglévő, de elrejtett fontos ikonokat be- és kikapcsolni. Ehhez a következőket kell tennünk: ¾ kattintsunk a visszaállítandó, vagy megváltoztatandó eszközsor végén lévő ikonra, majd válasszuk a „Gombok hozzáadása/eltávolítása” pontot, illetve abból az adott eszközsor nevét (más nem is lesz ott); ¾ a „gyári” állapothoz kattintsunk az „Eszköztár visszaállítása” pontra, eszközikonok felvételéhez pedig pipáljuk ki azt, melyet be akarunk kapcsolni (kikapcsoláshoz természetesen le kell venni a pipát).
3.2.2 Vonalzók ¾ „Nézet” menü, „Vonalzó” ½ A vonalzókról azért kell beszélnünk, mert a számuk változó: ¾ lehet egy (csak vízszintes); ¾ vagy kettő (vízszintes, függőleges); ¾ sőt, ki is kapcsolhatók. Ki- és bekapcsolni őket a „Nézet” menü „Vonalzó” menüpontjával lehet. Általában célszerű mindig bekapcsolt vonalzókkal dolgozni. Az, hogy hány vonalzónk van, attól függ, hogy milyen nézetben látjuk a dokumentumot.
32
Word XP alapokon 3.2.3 Görgetősávok és nézet gombok (nézetek) ¾ „Eszközök” menü, „Beállítások…”, „Megjelenés” regiszter ½ ¾ „Nézet” menü, „Normál” / „Tallózás” / „Oldalkép” / „Vázlat” pontok ½ A görgetősávok is kikapcsolhatók, de a Wordnek ez a kapcsolója (szerencsére) eléggé el van rejtve. Az „Eszközök” menü „Beállítások…” almenüpontjából kell kiválasztani a „Megjelenítés” regisztert. Itt lehet kiválasztó négyzetekkel ki- és bekapcsolni a görgetősávokat. Soha ne kapcsoljuk ki a görgetősávokat (és lehetőleg mást se állítsunk itt el)! A vízszintes görgetősávban találjuk a nézet gomboNyomtatási Normál Webes Tagolás kat. Az öt lehetséges nézetből elrendezés nézet nézet megjelenítés a négy általában használt né42. Ábra: A nézetgombok zet gombja található meg itt. A nézeteket egyébként a „Nézet” menüben is lehet állítani. Ezek után nézzük az egyes nézetek funkcióját és jellemzőiket: ¾
¾
¾
¾
¾
Normál nézet Normál nézetben a program bizonyos speciális dokumentumelemeket nem, vagy nem úgy mutat, mint ahogy az majd a kinyomtatáskor a papíron megjelenik (például nem lesz élőfej és láb, képek, hasábok). Ennek elsősorban a program gyorsabb futása a célja. A mai gyors gépek mellett erre már nincs szükség. Normál nézetben a nagyítás beállításától függő, de mindenképen csak a margókon belüli területe látható a dokumentumnak. Nyomtatási elrendezés nézet Ebben a nézetben mindent pontosan úgy mutat a Word, mint ahogy az a nyomtatón majd megjelenik. Igazán bonyolult dokumentum és nagyon kis teljesítményű régi gép esetén ennek azonban a sebesség látja kárát. Itt már látszik a margó is, de ráírni nem tudunk (legalábbis alapesetben). Választható olyan nagyítás is, amelyen egy egész oldal látható egyszerre, de erre a „Nyomtatási kép” funkció általában praktikusabb. Webes megjelenítés Ez a megjelenítés hasonlít az „Nyomtatási elrendezés”-hez, de a dokumentumot úgy mutatja, ahogy egy böngészőprogramban majd látszik. A dokumentum például egyetlen oldaltörések nélküli hosszú oldalként jelenik meg, a szöveg és a táblázatok tördelése pedig olyan lesz, hogy azok elférjenek az ablakban. Tagolás „Tagolás” nézetben kérésre csak a címeit látjuk a dokumentumnak (beállítástól függően 1-9 szinten). Így gyorsan át tudjuk tekinteni a dokumentum felépítését (mintha a dokumentum tartalomjegyzékét látnánk, noha lehetséges, hogy nincs is neki). Ennek működéséhez viszont a címeket cím stílusban kell írni (a stílusokról később lesz szó). Áttekintés közbeni böngészésre használjuk inkább az „Oldalkép” beállítást bekapcsolt „Dokumentumtérkép”-pel, melynek használatáról rögtön részletesen beszélek. A „Tagolás” nézet igazi nagy előnye, hogy ha a címeket lejjebb, vagy feljebb mozgatjuk, akkor a hozzájuk tartozó szövegrészek is mozognak. Így tehát pillanatok alatt át lehet rendezni egy dokumentumban az egyes, címmel is rendelkező szövegrészek sorrendjét (persze ez is csak címstílusokkal működik). Egy további lehetőség, a már említett „Dokumentumtérkép” Ez nem egy nézet, de itt szeretném mégis ismertetni, mert logikailag idetartozik. Bekapcsolni a „Nézet” ikonra kattintva lehet. Bekapcsolt állapotában a dokumentum címei láthatóak a menüben, vagy a képernyő bal oldalán. Ráadásul bármelyikra rákattintva az adott címhez tartozó szövegrészre ugrik a Word. Kikapcsolása vagy úgy lehetséges, mint ahogy bekapcsoltuk, vagy pedig húzzuk a térkép és a munkaterület közötti határvonalat teljesen balra. Mire jó az ötödik, „Fődokumentum” nézet?
Segítségével egybe lehet fésülni két, vagy több külön fájlban elkészült, több részből álló hosszabb dokumentumunkat. Így egységes lehet az oldalszámozás, a tartalomjegyzék, a szószedet, stb. De melyik átlag felhasználónak lesz erre szüksége? Újításként a fődokumentum nézet nem teljesen önálló nézet, mint korábban, hanem a tagolás nézet része.
33
ECDL Szövegszerkesztés modul Milyen nézetet használjunk? ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
¾ ¾ ¾
Ez a munka céljától függ. Lássuk a javaslatokat: átlagos levél írása Nyomtatási elrendezés nézet nagy terjedelmű dokumentum írása Nyomtatási elrendezés nézet hosszabb dokumentum áttekintése Nyomtatási elrendezés nézet + Dokumentumtérkép hosszabb dokumentum vázlatának írása Tagolás hosszabb dokumentum bekezdéseinek átszervezése Tagolás Mit javaslok a jobb áttekinthetőség és láthatóság érdekében? Több javaslatot is teszek. Hogy melyiket fogadjuk meg, az a pénztárcánk függvénye. Használjunk nagyobb felbontást. Ez esetben ugyanis kontúrosabb karaktereket kapunk, tehát a kisebb betűk is jól olvashatóak. Alkalmazzunk nagyobb képátlójú monitort. Ugyanakkora betűméretet és nagyítást használva is nagyobb lesz minden. Lehetőleg 12 pontos betűkkel dolgozzunk. Ez levelek esetében egyébként is célszerűbb, mert maga a levél is olvashatóbb lesz. Arról nem is beszélve, hogy gyorsabban telik meg egy lap. További mozgási lehetőség
További tallózási lehetőségeink is vannak. Ezekhez úgy jutunk, ha a jobb oldalon lévő függőleges görgetősáv alján található jelre kattintunk. A lehetőségeket terjedelmi okokból nem tárgyaljuk. Nyugodtan próbáljunk ki mindent önállóan, itt nem lehet semmit elrontani.
3.2.4 Nagyítás A nagyítást a „Szokásos” eszközsoron célszerű állítani. Ha lenyitjuk a legördülő lista keretét, akkor a nézet típusától függő a választék. A 100%-nál nagyobb értékek értelemszerűen nagyítást, a kisebbek kicsinyítést eredményeznek. A legtöbb esetben célszerű az „Oldalszélesség”-et, választani. „Oldalszélesség” esetén a program úgy számítja ki a megjelenítés arányát, hogy „Normál” nézetben margótól margóig, „Nyomtatási elrendezés” nézetben lapszéltől lapszélig látjuk az oldalt. Az utóbbi nézetben van egy „Szövegszélesség” lehetőség is, amikor szintén a margók közötti területet látjuk. A másik két nézetben a nagyításnak nincs jelentősége.
3.2.5 Állapotsor tartalma, ki- és bekapcsolása
43. Ábra: A nagyítások
¾ „Eszközök” menü, „Beállítások…”, „Megjelenés” regiszter ½ Az állapotsorban látható jelek és számok jelentései a következők: 44. Ábra: Az állapotsor ¾ logikai oldalszám (ezt írja rá nyomtatáskor, de ez nem biztos, hogy megegyezik a ténylegessel); ¾ aktuális szakasz száma; ¾ aktuális fizikai (tényleges) oldalszám / összes fizikai (tényleges) oldalszám; ¾ a szövegkurzor távolsága a laptetőtől 15,6 cm; ¾ a szövegkurzor a 28. sorban van; ¾ a szövegkurzor a soron belül a 26. betűnél áll; ¾ beszúró módban van a program (átíró üzemmódba az „Insert” billentyűvel lehet kapcsolni); ¾ nyelvi ellenőrzés állapota (ha a kis könyvet piros kereszttel áthúzva látjuk, akkor van hibánk); ¾ a továbbiakat bonyolultságuk miatt nem tárgyaljuk. Az állapotsort ki- és bekapcsolni az „Eszközök” menü, „Beállítások…” pontját elindítva a „Megjelenés” regiszteren lehetséges. Milyen beállítások mellett dolgozzunk? A következőkben megpróbálom felsorolni azokat a beállításokat, amelyek mellett – legalábbis szerintem – a legjobb dolgozni: ¾ Eszközsorok jó, ha csak a „Szokásos” és a „Formázás” van bekapcsolva;
34
Word XP alapokon ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Vonalzó legyen bekapcsolva; Görgetősáv legyen bekapcsolva; Nézet válasszuk az „Nyomtatási elrendezés” nézetet; Nagyítás állítsuk „Szövegszélesség” méretre; Állapotsor legyen bekapcsolva; Továbbá a nem látható jelek (3.15.) legyenek elrejtve.
3.2.6 Munkaablak ¾ „Nézet” menü, „Munkaablak” ½ A munkaablak – mint arra korábban már utaltam – a Word XP egyik nagy újítása. Benne a következő fontosabb szolgáltatások érhetőek el: ¾ dokumentumok megnyitása és létrehozása a segítségével sablon, vagy meglévő fájl alapján új dokumentumot hozhatunk létre; ¾ vágólap kezelése az úgynevezett „Office vágólap” érhető el innét (3.2.8.); ¾ keresés kicsit hasonlóan a „Start” menüből elérhető kereséshez, a háttértárakon lehetséges keresgetni, de elérhető innét a már tárgyalt dokumentumon belüli keresés is; ¾ ClipArt, vagy más kép beszúrása grafikát lehet a segítségével beszúrni (3.22.1.); ¾ stílusok és formázás nagyobb dokumentumok ismétlődő formázásait javasolt az innét is elérhető stílusokkal formázni (3.24.2); ¾ formázások felfedése a kijelölt dokumentumrészletnek, vagy annak a szónak a formátumát fejti ki szöveges formában, amelyben a kurzor éppen áll; ¾ körlevél azonos tartalmú, de néhány adatban eltérő úgynevezett körleveleket innét hozhatunk létre (3.21.); ¾ fordítás sajnos csak németről angolra, illetve angolról németre. Amelyiknek nagyobb jelentősége van, azt a későbbiekben majd részletesebben is megbeszéljük.
3.2.7 Intelligens menük Az intelligens menük célja az, hogy a felhasználók könnyebben eligazodjanak a menüpontok között. Az ilyen menük megnyitásakor ugyanis nem jelenik meg az adott menü összes eleme, hanem csak a legfontosabbak. Hogy nem látható minden, azt az adott menü alján található jel mutatja. Ha viszont huzamosabb ideig nyitva tartjuk a menüt, akkor megjelenik a teljes tartalma. De nem ettől intelligens (ez így enyhe túlzás lenne), hanem attól, hogy amennyiben egy olyan menüpontot nyitunk meg, mely a menü lenyitásakor nem jelent meg rögtön, a következő lenyitáskor már meg fog jelenni. A program tehát figyeli, hogy mely menüpontokat használjuk, és gondoskodik arról, hogy azok kézre essenek. A szolgáltatás hasznosságáról látszólagos praktikussága ellenére szerintem lehet vitatkozni, pontosan ezért ki is lehet kapcsolni. Intelligens menük kikapcsolása Válasszuk a „Nézet” menü „Eszköztárak” pontját, majd annak a „Testreszabás…” almenüjét, és a kapott ablakban lapozzunk a „Beállítások” regiszterhez. Pipáljuk ki a „Mindig a teljes menü megjelenítése” elemet.
3.2.8 A vágólap újdonságai, Office vágólap A hagyományos vágólappal való munka során az ember gyakran ütközik annak korlátaiba, például: a dokumentum egyik részén több olyan, nem összefüggő képrészlet, vagy szöveg van, melyeket máshová át kell másolni, vagy mozgatni; ¾ ugyanez a probléma, csak programok közötti másolással, vagy mozgatással; ¾ stb. Nos, ez már nem jelent akadályt. Az „Office 2000” óta a vágólappal való munka ugyanis nem feltétlenül korlátozódik a Windows egy elemes vágólapjának használatára, mert a vágólap immáron 24 rekeszes. Ez annyit jelent, hogy összesen 24 különféle dolgot másolhatunk ki a vágólapra. Ha már 24 elem van ott, és ¾
35
ECDL Szövegszerkesztés modul mi egy újabbat is kimásolunk, akkor az elsőnek kimásolt elem törlődik, így helyet biztosítva az újabb kimásolt elemnek. De mi kerül beillesztésre? Amennyiben valamit a korábban tanult módszerek valamelyikével (Ctrl - V, ) beillesztünk, akkor az utoljára a vágólapra került elem kerül beillesztésre. Ha nem ezt akarjuk tenni, akkor a következők szerint kell eljárnunk: 1. szüntessünk meg minden kijelölést; 2. nyomjuk meg kétszer egymás után a Ctrl - C billentyűkombinációt, aminek hatására a munkaablakban megjelenik a 24 elemes vágólap tartalma (másként is ide juthatunk, de ez a leggyorsabb módszer); 3. kattintsunk rá a beillesztendő elemre. Ezzel a legfontosabb kérdést ugyan megbeszéltük, de azért lesznek még gondjaink. A téma befejezéseként lássuk tehát az egyéb gyakoribb problémák megoldásait, melyeket kivétel nélkül a munkaablakban kell elvégeznünk: ¾ a vágólap teljes tartalmának törlése kattintsunk a gombra; ¾ a vágólap teljes tartalmának beillesztése kattintsunk a gombra; ¾ egy elem törlése az adott elemre állás után a lenyitó nyílra kattintás, majd ; Más alkalmazás is tudja használni az Office vágólapot? Igen, szinte bármely program eléri az Office vágólapot, feltéve, hogy előzetesen valamely Office alkalmazást már elindítottuk (Word, Excel, PowerPoint, Access, stb.). Látható más alkalmazásból is, hogy hány elem van az Office vágólapon? Igen, a tálcán látható
ikonra állva kiírja a rendszer, hogy hány elem van az Office vágólapon. Nem látható az Office vágólap ikonja a Tálcán
Kapcsoljuk be a megjelenítését. Ehhez a munkaablakban kattintsunk a
gombra, majd pipáljuk ki a
pontot.
3.2.9 A mentés és a megnyitás ablak újdonságai Korábban már viszonylag részletesen megbeszéltük a mentéssel és a megnyitással kapcsolatos legfontosabb kérdéseket (2.6.), de a Word programban egy seregnyi új lehetőség lépett be. Ezek jelentős részére csak nagyon ritkán lesz szükségünk, de a dokumentumok más formátumban történő mentésének, illetve a más formátumba mentett fájlok megnyitásának módszerét illik ismernünk.
3.2.9.1 Más típusok használata, konvertálás Csak annyit kell tennünk, hogy a párbeszéd ablak alsó részén lévő „Fájltípus” listát le kell nyitni, és kiválasztani a kívánt formátumot. Ha más típusban mentünk, a konvertálás automatikusan megtörténi. A lehetőségek közül a legfontosabbak: Név Típus Leírása ¾ Weblap HTM Az Interneten elterjedt olyan dokumentum formátum, amit egy böngészőprogrammal is meg lehet nyitni. Bizonyos formázásokat a HTM formátum nem támogat, ezért azok elvesznek. Az ebből adódó veszteségre azonban a program mindig fi45. Ábra: A kibővített „Mentés másként” ablak gyelmeztet.
36
Word XP alapokon A szövegszerkesztők legtöbbje által ismert formátum, ezért ha nem tudjuk milyen programot fog használni a fájlt megnyitó másik felhasználó, célszerű ebben a formában menteni. Grafikákat is tartalmazó fájlok mérete megnövekedhet. ¾ Szöveg TXT Minden formázás elveszik. Lehetőség van még számos, más szövegszerkesztő által használt formátumban történő mentésre, illetve azok állományainak megnyitására. A sablonként történő mentésről később részletesen fogunk még beszélni (3.19..). ¾
Rich Text RTF
Milyen formátumok vesznek el, ha egy dokumentumot HTM típusú fájlként mentünk? ¾ ¾ ¾ ¾
A teljesség igénye nélkül, csak felsorolásszerűen (bizonyos elemeket még nem tanultunk): Táblázatok: átlós szegélyek, szöveggel körbefuttatott táblázat, függőleges írásirány; Karakterformák: iniciálé, animált és kis kapitális szöveg; Bekezdésformák: negatív behúzás; Oldalformák: margók, hasábok, élőfej és élőláb, oldalszámozás.
3.2.9.2 Mentés, megnyitás helyének megadása Korábban megbeszéltük már hogy mentéskor, illetve megnyitáskor miként tudunk navigálni (2.6.), ezért most csak az apró változásokat ismertetem: ¾
¾
A („Sajátgép”) helyén a ikon szerepel, mellyel a „Kedvencek” mappába ugorhatunk. Mivel onnét általában parancsikonok mutatnak az általunk használt fontosabb helyekre, ezért azokat a megfelelő parancsikon megnyitásával gyorsan elérhetjük. A
ikon helyett
ikon szerepel, de szerepe nem változott.
3.2.9.3 A fájlról kijelzett információk Azt mi állíthatjuk be, hogy az mappában lévő fájlokról milyen adatok kerüljenek kijelzésre. A fontoikon lenyitása után választhatunk, a következők: sabb új lehetőségek, melyek közül a ¾ Tulajdonságok A dokumentummal kapcsolatos statisztikai adatok kerülnek kijelzésre, például: cím, szerző, szerkesztési idő, változatok, szavak, sorok, bekezdések, oldalak száma, stb. ¾ Minta A dokumentum első oldalát mutatja meg, de csak mintaszerűen (ez annyit jelent, hogy bizonyos speciális formátumok nem valódi kinézetükkel láthatóak).
3.2.9.4 Speciális megnyitási lehetőségek Lehet, hogy fel sem tűnt, de a megnyitás gomb a Word XP verziójában átalakult, és le lehet nyitni. A benne található lehetőségek közül a fontosabbak: ¾ Csak olvasásra A fájlt úgy nyitja meg, hogy csak más néven lehet elmenteni. ¾ Másolat megnyitása A fájlról egy másolatot készít, és azt nyitja meg. A neve alapértelmezésben „Másolat X”, ahol „X” az eredeti fájl neve. ¾ Megnyitás böngészőben A HTM és HTML típusú fájloknál kérhető csak. A fájlt az alapértelmezett böngésző programban nyitja meg. ¾ Megnyitás és javítás A fájlban lévő esetleges rendszerhibákat megnyitás előtt kijavítja. A hiba javítása nélkül lehetséges, hogy meg sem tudnánk nyitni a fájlt. Nagyon ritkán lesz rá szükségünk.
3.3 Szövegkijelölés A programban a kijelölési módszerek megegyeznek a WordPad szövegszerkesztőnél tanultakkal (2.5.). Néhány fontos újdonságot azért megbeszélünk (további lehetőségek is vannak, de azok kevésbé lényegesek). 1. Oszlop alakú területet is ki lehet jelölni. Ez tabulált szöveg formázásakor jöhet jól. A módszer a következő: lenyomott Alt billentyű mellett az egérrel történő elhúzással kell megadni a ki-
46. Ábra: Oszlopszerű kijelölés
37
ECDL Szövegszerkesztés modul jelölendő területet (az viszont nagyon fontos, hogy előbb az Alt billentyűt kell lenyomni, különben nem működik). 2. Egy mondatot egyetlen kattintással kijelölhetünk. Egy mondatot úgy tudunk egyszerre kijelölni, hogy a Ctrl billentyű lenyomása közben belekattintunk a mondatba. 3. Végre van lehetőség a többszörös kijelölésre. A többszörös kijelölés akkor jön jól, ha nem összefüggő szövegterületeket ugyanúgy akarunk megformázni. A módszer megegyezik a Windows rendszerből már megismert eljárással: az első terület kijelölése után az összes további szövegrészt a Ctrl billentyű lenyomott állapota mellet kell kijelölni. Azonos formázásúak kijelölése A Word XP egy további speciális kijelölési lehetőséget is tartalmaz, melynek segítségével gyorsan megoldható, hogy az ugyanúgy formázott szövegrészeket egyszerre kijelöljük. Ennek menete a következő: ¾ jelöljük ki a kijelölendő formázással rendelkező szövegrészek közül bármelyiket; ¾ kattintsunk rá előbb a „Formázás” eszközsoron a ikonra, majd a megjelenő „Stílusok és formázás” munkaablakban a gombra.. Javaslom, hogy ha már nem kell a munkaablakot zárjuk be.
3.4 A „Szokásos” és a „Formázó” eszköztár elemei A következő táblázatban a már ismert funkciókhoz rendelt eszközikonokat és hatásukat sorolom fel. Ezt egy csillag jelzi, ha a korábban tanultakon kívül új információk is elhangzanak róla. Szerepelnek továbbá azok az elemek is, melyeket a könyv eddig még nem, csak későbbiekben ismertet. Ha valamit itt nem találunk meg, akkor azt a könyv terjedelmi okokból nem tárgyalja. Ikon
Funkciója Új dokumentumot kezdhetünk szerkeszteni a „Normál” sablon szerint. A korábban használt dokumentumokhoz az „Ablak” menüvel, vagy a tálcán léphetünk vissza. A sablonokat később tárgyaljuk (3.19.). Hatása megfelel a „Fájl” menü „Megnyitás…” menüpontjának (2.6.3). Megfelel a „Fájl” menü „Mentés” menüpontjának, tehát ha már van neve, kérdés nélkül ment (2.6.2.). Elektronikus levél küldése.
*
Az úgynevezett „Egyszerű keresés” megnyitása a munkaablakban, mely valójában fájlkeresés (tehát nem az adott dokumentumban keres, hanem a háttértárakon). A nyomtatást lehet indítani, de nem lehet semmit állítani: az egész dokumentumot egy példányban nyomtatja ki az alapértelmezett nyomtatón (2.6.5. és 3.27.).
*
*
A nyomtatási képet kérhetjük a segítségével (2.17. és 3.26.).
*
A dokumentum helyesírási ellenőrzését indíthatjuk el vele (3.9.2.2.). A kijelölt részt kivágja a vágólapra (2.15.1.2. és 3.2.8.). A kijelölt részt kimásolja a vágólapra (2.15.1.2. és 3.2.8.). A vágólap tartalmát beilleszti (2.15.1.2. és 3.2.8.). Egy minta szerinti formátumot másolhatunk át vele máshová (3.10.3.).
*
*
38
Az utolsó műveletet visszavonja (3.8.).
Word XP alapokon Ikon
Funkciója A visszavonást vonja vissza (3.8.).
*
*
*
Úgynevezett hiperhivatkozást lehet vele a dokumentumba szúrni (3.24.6.).
*
„Táblázatok és szegélyek” eszközsort kapcsolja ki-be. A táblázatokról még lesz szó (3.13.).
*
*
Új táblázatot, illetve meglévő táblázatba új sort vagy oszlopot szúr be (3.13.). Képe a szituációtól függ. Excel táblázatot szúr be. Külön nem tárgyaljuk, mert az Excelről egész könyvek szólnak.
*
A hasábszám beállítás eszköze (3.17.).
*
A „Rajz” eszköztár ki-be kapcsolója. A „Dokumentumtérkép” ki-be kapcsolása (3.2.3. és 3.24.5.). Kapcsoló a nem látható dokumentumelemek elrejtése, mutatása között (3.15.).
*
A nagyítást lehet vele állítani (3.2.4.). A Súgó elindítása. Az eszköztár(ak) testre szabásának eljárásai érhetők el belőle, illetve a „gyári” állapot állítható vissza a segítségével (a kiegészítő információkban tárgyaltuk (3.2.1.)). 2. Táblázat: A „Szokásos” eszközsor legfontosabb ikonjai (a csillaggal jelölteket még nem tárgyaltuk) Ikon
Funkciója „Stílusok és formázás” munkaablak ki- és bekapcsolása (3. 24.2.).
*
*
Stílus alkalmazása, mellyel többnyire az egész bekezdésre vonatkozó globális formázást hajthatunk végre (3.24.2.).
*
A betűtípust változtathatjuk meg. Lenyitása után legfelül a 10 legutóbb használt típus látszik, alatta ABC sorrendben a többi (2.11.1.1.). Lenyitása után betűméretet állíthatunk a segítségével (2.11.1.3.). A betűtípus jellemzők közül a félkövért kapcsolja ki-be (2.11.1.2.). A betűtípus jellemzők közül a dőltet kapcsolja ki-be (2.11.1.2.). A betűtípus jellemzők közül a szimpla aláhúzást kapcsolja ki-be. Ha másmilyen aláhúzást akarunk alkalmazni, azt csak menüből lehet végrehajtani (2.11.1.2.). A bekezdést balra igazítja (2.11.2.1.). A bekezdést középre zárja (2.11.2.1.).
39
ECDL Szövegszerkesztés modul Ikon
Funkciója Jobbra zárt bekezdés igazítás (2.11.2.1.). Sorkizárt bekezdés igazítást állít (2.11.2.1.). Ilyennel eddig a WordPad programban még nem találkozhattunk.
*
A sorközt lehet a segítségével állítani (3.10.2.). Automatikus sorszámozást indíthatunk vele (3.12.1.1.).
*
Felsorolás szimbólumot szúr be a bekezdés elé (2.11.2.3. és 3.12.3.). *
Behúzás csökkentése, illetve többszintű sorszámozásnál előző szint (3.12.2.2.).
*
Behúzás növelése, illetve többszintű sorszámozásnál következő szint (3.12.2.2.). *
Szegély típus választása, aktuális szegély beszúrása a bekezdés, bekezdések, illetve táblázat cellája, cellái köré (3.13.11.).
*
Kiemelés választása, aktuális kiemelés alkalmazása a kijelölésre (3.10.).
*
Betűszín választása, aktuális betűszín alkalmazása a kijelölésre (3.10.). Az eszköztár(ak) testre szabásának eljárásai érhetők el vele, illetve a „gyári” állapot állítható vissza a segítségével (a kiegészítő információkban tárgyaltuk (3.2.1.)).
3. Táblázat: A „Formázó” eszközsor legfontosabb ikonjai (a csillaggal jelölteket még nem tárgyaltuk)
3.5 A tabulálás újdonságai a WordPad programhoz képest Tabulátorok fajtái A tabulálás legnagyobb újdonsága, hogy öt fajta tabulátorpozíció is létezik. A megfelelő típus kiválasztása a vízszintes vonalzó előtti négyzeten lehetséges kattintással. ¾ balra zárt: Szöveges oszlopokhoz használható. Már tanultunk róla. ¾ középre zárt: Segítségével szimmetrikusan jobbra zárt tizedes kerülhet egymás alá a tabulált szöveg. Például aláírásokhoz balra zárt középre zárt célszerű használni. ¾ jobbra zárt: Ritkán lesz rá szükség. Az osz47. Ábra: Tabulátor típusokat bemutató példák lopok jobb széle illeszkedik egymáshoz (az ábrán a cikkszám van ezzel rendezve). ¾ tizedes: Számoszlopokhoz kell alkalmazni. A számok a végükkel, vagy ha tizedesjel is van a számban, a tizedesjellel illeszkednek egymáshoz. ¾ vonal Vonal típus segítségével függőleges vonalakkal választhatjuk el az oszlopokat. Ahová megadjuk, oda ugyanis egy függőleges vonalat helyez el a program. Ugyanakkor erre a pozícióra nem lehet a Tabulátorral odaugrani, így írni sem. Szerintem felesleges, mert amire használhatnánk, arra találták ki a táblázat funkciót (3.13.).
40
Word XP alapokon A tabulátorpozíciók megadása A vonalzó segítségével ugyanúgy lehet a tabulátorpozíciókat megadni, mint ahogy azt korábban már megtanultuk (2.12.1.). Annyi csak a különbség, hogy az imént megbeszéltek szerint a megadandó tabulátor típusát előbb ki kell választani a vonalzó előtt lévő négyzeten található tabulátor jelre történő kattintással. Lehetséges azonban a tabulátorpozíciók megadása menüből is. Az erre szolgáló párbeszédablak megnyitása a „Formátum” menü „Tabulátorok…” pontjából, vagy a vonalzóra történő dupla kattintással lehetséges. Igaz, az utóbbi módszerrel az adott helyre felkerül egy tabulátorpozíció is (persze, ha már volt ott, gyakorlatilag nem történik semmi). Az ablak használatára néha szükségünk lehet, segítségével ugyanis finomabban lehet a tabulátorok helyzetét pozícionálni, továbbá így két 48. Ábra: plusz lehetőségünk is adódik: A „Tabulátorok” ablak ¾ Kérhetjük, hogy az úgynevezett kitöltéssel a tabulált oszlopokban lévő adatokhoz egy-egy vízszintes vonal mutasson. A vonal stílusát a „Kitöltés” területen lévő rádiógombokkal lehet kiválasztani. A kitöltést mindig azokhoz a tabulátorpozíciókhoz kell megadni, ahol a kitöltő vonalak végződnek. Ha a vonalak után nincs is szöveg, akkor a tabulátorok típusa is lényegtelen. Erre aláírások helyének kipontozásához lehet például szükségünk. Ha a vonal végén van szöveg is, akkor annak 49. Ábra: Kitöltött tabulátor igazítása határozza meg a tabulátor típusát. ¾ Egyszerre törölhetjük az összes tabulátorpozíciót, amire a „Mindet törli” gombot kell használni. Tabulált szöveg begépelése Tabulált szöveg begépelése is úgy lehetséges, mint ahogy azt korábban már megtanultuk (2.12.4.). Tabulátorpozíciók módosítása és törlése Ha módosítani akarunk egy tabulátorpozíciót, akkor ugyanúgy kell eljárni, mint ahogy eddig tanultuk: fogjuk meg a vonalzón és húzzuk arrébb, vagy kattintsunk rá duplát, és a „Tabulátorok” ablakban adjuk meg a szükséges módosításokat. Ne felejtsük, hogy ha ugyanazt a pozíciót több bekezdésben is akarjuk módosítani, akkor előbb ki kell jelölni a bekezdéseket (hiszen a tabulátorpozíció bekezdésformátum). Ellenkező esetben csak az aktuális bekezdésben állítjuk a pozíciókat! Ha törölni akarunk egy tabulátorpozíciót, húzzuk le a vonalzóról. Ilyenkor azonban az adott pozícióhoz illesztett szöveg is elmozdul, és az oszloprend összeomlik. Ezért amíg szükségünk van az oszlopba rendezésre, addig nem szabad törölni a tabulátorpozíciót! Ez a gyakorlatban annyit jelent, hogy a tabulált szövegrészről sohasem szabad a tabulátorpozíciókat eltávolítani! Tabulátorpozíciók egyszerű törlése Ha teljesen belekeveredtünk a tabulátorokba, nyomjuk meg a Ctrl - Q billentyűkombinációt, aminek hatására minden visszaállítódik a bekezdésen belül alapértelmezettre, azaz többnyire törlődnek a pozíciók!
3.6 A behúzás újdonságai A behúzásnál lényeges változás az eddig tanultakhoz képest nem történt, így azt legegyszerűbben állítani változatlanul a vonalzón tudjuk. Nyomtatási elrendezés nézetben vigyázzunk, nehogy véletlenül a margót állítsuk! Ha bármelyik behúzás szimbólumra duplát
margók
bal behúzás bal + első sorbehúzás
jobb behúzás első sor behúzás
50. Ábra: A behúzás állítása a vonalzón
41
ECDL Szövegszerkesztés modul kattintunk a vonalzón, akkor megjelenik a „Bekezdés” párbeszédablak, és az adott behúzás jellemzői beállíthatóak. A „Típusa” legördülő listában található választék azért talán némi magyarázatot igényel: ¾ Első sor az első sor kezdődik beljebb (ez a szokás sima levelek bekezdéseinél); ¾ Függő az első sor kezdődik kijjebb (pontosan úgy, mint ebben a bekezdésben). Az a trükk általában most is működik, hogy ha teljesen belekeveredtünk a behúzásba, nyomjuk meg a Ctrl - Q billentyűkombinációt. Az XP verzió új behúzás állítási lehetőségei Amikor a tabulátort állítottuk, bizonyára feltűnt az, hogy a megbeszélt típusokon kívül még két másik lehetőséget is ki lehet választani. Ezekkel a behúzást lehet állítani a következő módon: ¾ mint sejthető, kiválasztása után a vonalzóra kattintva az első sor behúzását a kattintás helyére állítja át a Word; ¾ a logikussal ellentétben csak a bal oldali behúzás 51. Ábra: A behúzásokat a „Bekezdés” forkerül az adott helyre, az első soré nem. mázására szolgáló ablakban is lehet állítani Én azt tapasztaltam, hogy amennyiben egy helyre akarjuk a bal oldali és az elő sor behúzását is tenni, akkor azt csak úgy tehetjük meg, ha előbb az első sorét, majd a bal oldalit adjuk meg. Fordított sorrendben nem megy.
11. Feladat: A középre zárt tabulátor segítségével gépeljük be cégünk nevét és címét, valamint hivatalos aláírásunkat és beosztásunkat! Megoldás: Elsőként adjunk meg egy középre zárt tabulátort a szöveg elképzelt közepének kívánt pozícióján, majd minden adat előtt 52. Ábra: A feladat tabulálva gépeljük be cégünk nevét, címét. Minden új sor (ami egyben új bekezdés is) örökli a pozíciót. Hasonlóan járjunk el az aláírásunkkal, csak a begépelés előtt kezdjünk új sort az Enter billentyűvel. Mivel ez már új bekezdés, itt módosítsuk a kívánt helyre a tabulátorpozíciót elhúzással, majd gépeljük be a nevünket és beosztásunkat. 12. Feladat: Egészítsük ki az előző munkánkat úgy, hogy egy árajánlatot kapjunk! Megoldás: Kattintsunk az irányítószám végére, hogy a szövegkurzor odakerüljön! A vonalat még nem tudjuk ugyan meghúzni, de aki mégis úgy gondolja, megrajzolhatja (3.14.). 53. Ábra: A következő feladat Nyomjunk két Enter-t.
42
Word XP alapokon Gépeljük be a levelet az árak felsorolásáig. Ahol kell, több Enter nyomásával hagyjunk ki térközt. Nyomjunk Ctrl - Q billentyűkombinációt a felesleges tabulátorpozíció törléséhez, majd adjuk meg a jó oszloprendhez szükséges értékeket: ¾ jobbra zárt kb. 3 cm; ¾ balra zárt kb. 3,5 cm; ¾ tizedes kb. 13 cm; Gépeljük be a szöveget: , sorszám,
, név,
, ár, Enter,
, sorszám, , név, , ár, Enter, stb. Végül kevés térközt hagyva gépeljük be a dátumot, majd befejezésként alá is szúrjunk be az Enter billentyűvel egy kis térközt. Ha gondoljuk, meg is formázhatjuk a levelet. A szövegtörzshöz használjunk sorkizárt igazítást a ikonnal!
3.7 Helyi menük A helyi menüket a Windows használata során már bizonyára megismertük. Most is akkor fogjuk alkalmazni, hogy ha nincs kedvünk bajlódni a menürendszerrel, vagy esetleg nem is emlékszünk rá, hogy melyik menüpontban található az indítandó eljárás. Ilyenkor a képernyőnek azon a részén kell az egér jobb gombjával kattintani, ahol az a valami van, amihez a végrehajtandó eljárás kapcsolódik. Ez a Word esetében valamelyik eszközsor, vagy a munkaterület lehet. ¾ Ha egy eszközsor helyi menüjét hívjuk elő, akkor ki-be lehet kapcsolni az eszközsorokat, illetve az eszközsorokkal kapcsolatos beállításokat is elin54. Ábra: díthatjuk. A munkaterület leg¾ A szövegterületen mindig azon a bekezdésen, táblázat celláján, rajzon, stb. egyszerűbb helyi menüje kell kattintanunk a jobb gombbal, amit formázni akarunk. A menüpontok összetétele attól függően lesz más és más, hogy az adott objektummal mit lehet tenni. Ha több egységre akarjuk vonatkoztatni a formázást, akkor természetesen ki kell jelölni a formázandó egységeket (bekezdéseket, táblázatnál sorokat / oszlopokat, stb.), és a kijelölés belsejében kell a jobb gombbal kattintani.
3.8 Visszavonás, Mégis, Ismét Az utolsó művelet visszavonásának lehetősége ugyanúgy működik, mint ahogy azt a WordPad programban megtanultuk (2.8.). Újdonság viszont, hogy a visszavonás is visszafordítható, ikonnal tehetünk meg (az ikon neve: „Mégis”). Ez a amit a művelet is többször ismételhető. 55. Ábra: „Visszavonás” és „Mégis” Ha több műveletet akarunk visszavonni, vagy mégis alkalmazni, akkor nyissuk le az ikonhoz tartozó megfelelő listát, és a felsorolásból válasszunk. Ezzel a kiválasztott lépésig egyszerre mindent „visszacsinálunk”, vagy mégis alkalmazunk. Az „Ismét” művelethez nincs ikon rendelve. Ez az állítás csak úgy állja meg a helyét, ha hozzáteszem azt, hogy a gyári beállítás szerinti eszközsorokon nem találunk ilyen funkciójú ikont. Az eszközsorok ugyanis saját igényeinknek megfelelően átalakíthatóak, és felrakható a hozzárendelt ikon bármely eszköztárra (de nem az eszköztáraknál bemutatott módszerrel, mert úgy csak a meglévő, de elrejtett ikonokat tehetjük láthatóvá) Ha nincs ilyen ikonunk, akkor használjuk a vele egyenértékű Ctrl - Y billentyűkombinációt, vagy a „Szerkesztés” menü „Ismét” utasítását. Hatására az utolsó műveletet megismétli a Word. Mikor és hogyan alkalmazzuk az „Ismét” funkciót? Ha egy bonyolultabb formázást kell végrehajtanunk, és tudjuk, hogy az adott formázást még több helyen meg kell ismételnünk, akkor célszerű az „Ismét” funkciót segítségül hívni. Használatához azonban tudni kell, hogy csak egy
43
ECDL Szövegszerkesztés modul ikonműveletet ismétel meg, de ha párbeszédablakban formázunk, akkor az összes változtatást reprodukálja. Ezért ilyen esetben célszerű ablakból, azaz menü segítségével formázni.
3.9 Nyelvi eszközök 3.9.1 Nyelv ¾ „Eszközök” menü, „Nyelv” „Nyelv megadása…” ½ Egyáltalán miért érdekes egy-egy szövegrész nyelve? Nos, a nyelv megadásának azért van komoly jelentősége, mert a helyesírás ellenőrzése az adott szövegrész nyelve szerint történik. Szerencsére dokumentumaink nyelvét a lehető legkényelmesebben tudjuk majd megadni: egyszerűen átváltunk egy másik nyelvnek megfelelő billentyűkiosztásra. Az átváltás után gépelt szövegrészletek már automatikusan az adott nyelv szerint kerülnek bevitelre és letárolásra. Persze ezt a módszert nem mindig tudjuk alkalmazni, ezért lehetőség van a nyelv utólagos hozzárendelésére is. Ezt a lehetőséget az „Eszközök” menü, „Nyelv”, „Nyelv megadása…” pontjában találjuk. Természetesen alkalmazása előtt ki kell jelölni, hogy mire vonatkozzon a nyelv megadása (ez alól kivételt jelent 56. Ábra: A nyelv megadása az aktuális kurzorpozíció szerinti szó). Miért? Mert a nyelv karakterformátumnak számít. Ha a helyesírás begépelés közbeni ellenőrzését kértük, és az adott szövegrészt hibásnak jelölte a program, akkor a helyi menüben is megtalálható a nyelv megadásának lehetősége. Van arra is mód, hogy egy adott szövegrészt kizárjunk a helyesírás ellenőrzésből. Ehhez „A helyesírás és nyelvtan ellenőrzésének mellőzése” opciót kell alkalmazni. Mely nyelveket tudja ellenőrizni a Word? A magyaron kívül az angol ás a német helyesírás ellenőrzésére minden utólagos eszköz telepítése nélkül is képes a program. Más nyelvű szövegek javításához azonban telepíteni kell az adott nyelvet támogató kiegészítéseket.
3.9.2 Helyesírás és nyelvhelyesség A Word rendelkezik helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrző funkcióval is. Dokumentumainkat ezek segítségével tudjuk majd helyesírási szempontból javítani. Maga az ellenőrzés lehet beírás közbeni, illetve utólagos is. Nagyon fontos viszont tudnunk, hogy a program mindkét esetben szavanként, nem pedig szövegkörnyezetben ellenőrzi a helyesírást. Például, ha valakinek a kezén lévő „ujjáról” van szó, és a szövegben ez, mint „új” szerepel, a program nem jelez hibát, mert a szó önmagában helyes! Ugyanakkor egy ellenpélda: a „veszélyeshulladék-gyűjtés” összetett szavunkat is képes javítani a Word. Összefoglalva: azt lehet csak kijelenteni, hogy ha kiadunk egy olyan levelet a kezünkből, melyet a Word helyesírás ellenőrzőjével ellenőriztettünk, ordító hibát valószínűsíthetően nem fognak találni benne.
3.9.2.1 Beírás közbeni ellenőrzés ¾ „Eszközök” menü, „Beállítások…”, „Helyesírás” regiszter ½ Ha a beírás közbeni javítást választjuk, akkor már begépelés közben jelzi a program a hibáinkat. Az alkalmazott szimbólumrendszer: ¾ amit piros hullámvonal jelöl, az a szó helytelen; ¾ a zöld hullámvonal vagy nyelvhelyességi hibára utal, vagy arra, hogy az alkalmazott kifejezést az „udvari etikett” szerint talán nem illene alkalmaznunk. A begépelés közbeni ellenőrzést – mely sokakat zavar – ki is lehet kapcsolni. Szerintem inkább szokjunk hozzá, csak eleinte furcsa. A ki- és bekapcsolást egyébként az „Eszközök” menü, „Beállítások” almenüjének „Helyesírás” regiszterén kell keresni. Itt lehetőleg semmit ne állítsunk el, vagy ha mégis, akkor az eredeti beállításokat jegyezzük meg!
44
Word XP alapokon Ha tanácsomnak megfelelően a beírás közbeni ellenőrzést alkalmazzuk, akkor a hiba kijavításához a hullámosan aláhúzott szóra, annak is lehetőleg a bal széle környékére kell az egér jobb gombjával kat57. Ábra: A helyesírási hiba (bizoyn) és a tintanunk, majd a nyelvhelyességi hiba (az) javítása begépelés közben megjelenő helyi menüből a megfelelő lehetőséget kiválasztani. A helyesírási hibáknál megjelenő „Az összes mellőzése”, és a „Hozzáadás a szótárhoz”, illetve a nyelvhelyességi problémáknál előforduló „Következő mondat” opciók pontos értelmezését az utólagos ellenőrzésnél ismertetem. Nem fut a nyelvhelyességi ellenőrzésünk A nyelvhelyességi ellenőrzést külön kell bekapcsolni, ugyanis „gyárilag” kikapcsolt állapotban kerül telepítésre. A bekapcsoláshoz indítsuk el az utólagos helyesírás ellenőrzést, és pipáljuk ki a „Nyelvhelyesség” jelölőnégyzetet. Formázás ellenőrzése Az XP verzió már a formázás következetlenségét is jelzi, mégpedig kék hullámos aláhúzással. Ez a funkció azonban alapbeállításban nem fut.
3.9.2.2 Utólagos ellenőrzés ¾ „Eszközök” menü, „Nyelvi ellenőrzés…” ½ Indításához a ikonra kell csak kattintani, esetleg az „Eszközök” menüből a „Nyelvi ellenőrzés…” pontot indítani. Ha van kijelölt szövegrész, akkor csak azt ellenőrzi le a program, és miután azzal végzett, megkérdezi folytassa-e az egész szövegen az ellenőrzést. Ha utólagos ellenőrzéskor a program hibás szót talál, az ábra szerinti párbeszédablak jelenik meg. n „Nincs a szótárban” Ebben a mezőben kerül kijelzésre a helyesírás ellenőrző szerint rossznak ítélt szót tartalmazó mondat. n „Javaslatok” 58. Ábra: Helyesírás ellenőrzés párbeszédablaka A mezőben a „Nincs javaslat” szöveg jelenik meg, ha a Word fel sem ismeri, hogy eredetileg mit akartunk gépelni. Ha a „Javaslatok” mezőben több javaslat is van, kattintással válasszuk ki a jót. Ha nincs javaslata, vagy egyik javaslat sem jó, akkor a „Nincs a szótárban” mezőben javítsuk ki hibánkat. n „Felvétel a szótárba” A program tanácstalanságának lehet az oka az is, hogy egy idegen szót, vagy valamilyen speciális szakkifejezést használtunk a szövegben. Az előbbi esetben hagyjuk ki a szót az ellenőrzésből, vagy adjuk meg a nyelvét, a második szituációban, azaz szakkifejezés esetén azonban más a megoldás. Ekkor a szó valójában jó, csak a program főszótárában nem szerepel. Ha azt akarjuk (mert az adott kifejezés gyakran szerepel leveleinkben), hogy a program a következő alkalommal ne találja hibásnak, nyomjuk meg a „Felvétel a szótárba” gombot. Vigyázat, amit így felveszünk, azt a program alapbeállítások mellett többé már nem találja hibásnak! A program ugyanis az így felvett szavakat egy úgynevezett „kivétel” szótárba rakja be, és amit a program a fő, vagy a kivétel szótárában megtalál, azt jónak ítéli.
45
ECDL Szövegszerkesztés modul n
n
n
n n
„Cseréli” és „Mindet cseréli” Ha kiválasztottuk a jó alakot, vagy az elmondottak szerint a rossz szót magunk javítottuk ki jóra, akkor vagy a „Cseréli”, vagy a „Mindet cseréli” gombot kell megnyomnunk. Ha a szó többször is előfordul, és minden esetben a hibásnak ítélt szóalak rossz is, az utóbbi gombot használjuk inkább, mert úgy sokkal gyorsabban végzünk a javítással. „Átugorja” és „Mindet átugorja” Ha a „Nincs a szótárban” nevű mezőben lévő szó valójában jó, az „Átugorja” vagy a „Mindet átugorja” gombot kell megnyomnunk. Hasonló elvek szerint válasszunk a kettő közül, mint ahogy azt az előbb megbeszéltük. „Automatikus javítás” Az „Automatikus javítás” gombot a „Cseréli”, vagy a „Mindet cseréli” gombok helyett akkor nyomjuk meg, ha olyan hibát talált a program, ami elgépelés jellegű, és már többször is elkövettük. Ilyen esetben a rossz-jó szópáros egy másik szótárba kerül. Ezt a szótárt a program már begépelés közben is figyeli, és ha egy benne szereplő rossz alakot gépelünk be, azt automatikusan kijavítja a jóra. A Word programot úgy kapjuk meg, hogy néhány szó pár már szerepel is ebben a szótárban. Próbáljuk csak meg begépelni az „ay” szót! Nem fog menni, mert automatikusan kijavítja „az” -ra. Csak olyasmit vegyünk fel ide, ami tehát minden esetben rossz. Ne használjuk rövidítések automatikus kifejtéséhez, mert e célra létezik egy másik kifejezetten arra szolgáló lehetőség, a „Szövegtár” (3.11.). „Nyelvhelyesség” A nyelvhelyességi ellenőrzés csak akkor működik, ha ezt a jelölőnégyzetet kipipáljuk. „Beállítások…” A nyelvhelyességi és helyesírási ellenőrzés módszerét szabályozhatjuk abban a párbeszédablakban, amit a megnyomása után kapunk. Itt se kísérletezgessünk, vagy ha mégis, írjuk fel a kiinduló értékeket. Hol találjuk a kivétel szótárt, szótárakat?
A „CUSTOM.DIC” nevű fájlban, ami a ”\Documents and Settings\...\Application\Microsoft\Proof” mappában található (… helyén a felhasználói nevünk található). Igazság szerint több kivétel szótárunk is lehet, melyek közül kiválasztható az alkalmazandó. Mivel a kivétel szótárak minden esetben sima TXT fájlok, bármely karakteres szövegszerkesztővel szerkeszthetőek.
3.9.3 Automatikus javítás ¾ „Eszközök” menü, „Automatikus javítás…” ½ Az „Automatikus javítás” funkcióját nem kell megtárgyalnunk, hiszen a helyesírás és nyelvhelyesség ellenőrzés kapcsán már minden fontos elhangzott róla. Ha az „Eszközök” menüből elindítjuk, akkor egy többregiszteres párbeszédablakot kapunk, de szempontunkból most csak az egyik lap az érdekes. Az itt található fontosabb lehetőségek:
n
1
„AutoJavítás” Automatikus javítás lehetőségek megjelenítése Bejelölt állapotában, amennyiben a program egy automatikus javítást végez, azt az adott szónál egy kis kék téglalappal jelzi akkor, ha az egérkurzorral felette állunk. Például, ha (c) karaktersorozatot begépeljük, akkor automatikusan lecseréli © jelre, és ha az egérrel felette mozgunk, akkor így néz ki: . Amennyiben a kis kék aláhúzásra állunk, az átalakul 59. Ábra: Az automatikus javítás szótára egy lenyíló listává, úgynevezett intelligens címkévé1, melyben kérhetjük: ¾ az adott automatikus javítás visszavonását; ¾ a hasonló jellegű automatikus javítások kikapcsolását;
Intelligens címkével sokszor találkozunk majd, például a vágólap használatakor is.
46
60. Ábra: Az automatikus javítás intelligens címkéje
Word XP alapokon illetve az automatikus javítás beállításait. „KÉt KEzdő NAgybetű” Ha véletlenül két nagy kezdőbetűt írunk, automatikusan egyre cseréli. n „Mondat első betűje” A Word szövegszerkesztő az Enter, a pont, a felkiáltójel, és a kérdőjel után automatikusan nagybetűvel kezdi a szavakat. Ez viszont gyakran problémát okoz. Például egy felsorolást gépelünk be úgy, hogy minden tétele új sorba kerül. Ilyenkor az Enter miatt nagybetűvel kezdődik minden sor, noha nem biztos, hogy ezt akarjuk. Ezen úgy segíthetünk, ha a javítás után rögtön visszavonjuk az utolsó műveletet (3.8.), vagy az imént megbeszélt intelligens címkét használjuk. n „Véletlenül bekapcsolt cAPS LOCK billentyű hatásának javítása” Ha elkezdünk gépelni egy mondatot, a Word az első szó bevitele után kikapcsolja a Caps Lock gombot, és egyúttal korrigálja a rosszul begépelt szöveget is. n „Kivételek” Itt a „Mondat első betűje” és a „Két kezdő nagybetű” automatikus javítására vonatkozó kivételeket lehet megadni. A további lehetőségek mind egy csoportba tartoznak, nevezetesen a rossz-jó szó párosok szerkesztésével állnak kapcsolatban. n „Beírt szöveg változtatása” Itt találjuk az aktuálisan kiválasztott rossz-jó szópárt. n „Törlés” Törlésre kerül a rossz-jó szó párok listájában kiválasztott elem. n „Felvesz” Új rossz-jó szópárt vehetünk fel vele. ¾
n
3.9.4 Elválasztás ¾ „Eszközök”, „Nyelv”, „Elválasztás…” ½ A Word alapesetben nem választja el a szavakat. Ha egy kifejezés már nem fér el egy sorban, akkor az egész szó átkerül a következő sorba. Ez néha nem éppen esztétikus megjelenést kölcsönöz a levélnek. Elsősorban ott jelentkezik majd ilyen probléma, ahol a szöveg szélessége kicsi, és sorkizárt igazítást alkalmazunk (2.11.2.1.). Ilyenkor feltétlenül engedélyezzük az automatikus elválasztást. Ehhez az „Eszközök” menü „Nyelv” pontjából az „Elválasztás…” opciót kell indítani, és kipipálni az „Automatikus elválasztás” elemet.
61. Ábra: Az „Elválasztás” ablaka
Feltételes elválasztás és nem törhető kötőjel Az elválasztás kapcsán meg kell még említeni a feltételes elválasztást, és a nem törhető kötőjelet. A feltételes elválasztás attól feltételes, hogy a Word csak akkor jeleníti meg a kötőjelet, és választja el egyúttal a kérdéses szót a feltételes kötőjelnél, ha a szó a sor végére esik. Már csak egy kérdés maradt: hogy adjuk meg a feltételes kötőjelet: az elválasztás helyére gépeljünk be Ctrl - „-” (kötőjel) billentyűkombinációt. A nem törhető kötőjel ennek pontosan az ellenkezője. Akkor sem fogja a Word a nem törhető kötőjelnél elválasztani a szót, ha az a sor végére esik. Így kell például begépelni az „össze-vissza”, „Duna-Tisza köze” stb. szavakat. A nem törhető kötőjel megadása Ctrl - Shift - „-” (kötőjel).
3.9.5 Szinonimaszótár ¾ „Eszközök” menü, „Nyelv” „Szinonimaszótár…” ½ Egy értékesebb dokumentumot nem adhatunk ki úgy a kezünkből, hogy ugyanazt a kifejezést a dokumentum egy rövidebb részén gyakran ismételjük. Ez esetben a dokumentum igénytelen lesz, és az ilyen összecsapott dokumentum fényesen dokumentálja készítője igénytelenségét is. Nos, a fenti példa az, amit el szeretnénk kerülni. Ha kíváncsiak vagyunk arra, hogy a dokumentum szó helyett mely rokon értelmű kifejezéseket alkalmazhatjuk, hívjuk segítségül a szinonimaszótárt. Kat62. Ábra: A szinonima szótár
47
ECDL Szövegszerkesztés modul tintsunk rá a kérdéses kifejezésre, majd indítsuk a megfelelő menüt, helyi menüjét, vagy nyomjuk meg a Shift - F7 billentyűkombinációt. n „Jelentés” Ebben a mezőben kell kiválasztani, hogy pontosan mit is keresünk, hiszen vannak azonos alakú, de eltérő jelentésű szavak. n „Keresés” Miután kiválasztottuk a „Jelentés” mezőben a keresés tárgyát, kattintsunk erre a gombra. Valószínűleg bővül a „Szinonimára cserél” mező tartalma. n „Előző” A keresés előtti állapotot adja.
3.10 Formázási újdonságok A formázás terén is van néhány újdonság a WordPad programhoz képest, melyek szinte mindegyike csak menüből érhető el. Ez lehet a „Formátum” menüből a „Betűtípus…” illetve a „Bekezdés…” pont, vagy a helyi menüből ugyanezek. Célszerűen csak a plusz lehetőségeket fogjuk megbeszélni. Mindenekelőtt azonban két új, és egy a WordPad tárgyalásakor kihagyott, ikonnal is elérhető lehetőség: ¾ ¾ ¾
betűszín
Nem tanácsolom a használatát, csak ha színes nyomtatónk van.
kiemelés sorköz
Pontosan arra szolgál, mint a papírral történő munka során a kiemelő filc. Segítségével a sorok közötti távolságot lehet beállítani. Értékét normál leveleknél általában 1,5-ös értékre szokták megadni. Nagyobbat csak akkor alkalmazzunk, ha kevés a mondanivalónk, de mégis ki kell tölteni egy lapot.
3.10.1 Karakterformázások ¾ „Formátum” menü, „Betűtípus…” ½ Ha a betűket akarjuk menüből formázni, akkor egy háromregiszteres párbeszédablakot kapunk, amiben lapozni a regiszterfülekkel tudunk. Ne feledjük, hogy a kijelölt szövegre, kijelölés hiányában az aktuális szóra van csak hatással (2.11.1.) (de csak ha a szó belsejében áll a kurzor)! Terjedelmi okokból csak az újdonságokat szeretném bemutatni.
n
n
„Betűtípus” regiszter „Aláhúzás típusa” és „Aláhúzás színe” A lehetőségek közül magyarázatot csupán a szóaláhúzás igényel: a szóközök nem kerülnek aláhúzásra „Különlegességek” Most is inkább példákat szeretnék megadni, és csak akkor szerepeltetek rövid kiegészítést, ahol az feltétlenül szükséges. ¾ Áthúzott. ¾ Kétszer áthúzott 63. Ábra: A betűtípus formázása ¾ Felső index. Az index szó van felső indexben (például négyzetméter: m2) ¾ Alsó index Most is csak az index van indexben (például a víz kémiai összetevői: H2O). ¾ Árnyékolt ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
48
D Doom mbboorrúú V Véésseettt KIS KAPITÁLIS. Minden betű nagy, csak az eredetileg kis betű alacsonyabb. NAGYBETŰS A sor elején a rejtett típus (hogy mégsem látjuk, az azért van, mert rejtett).
Word XP alapokon n
n
„Betűszín” . A legördülő lista segítségével különféle színeket állíthatunk. Használjuk inkább a ikont, de a csalódások elkerülése végett lehetőleg csak színes nyomtatónál alkalmazzuk. „Alapértelmezés…” Ha a gombot megnyomjuk, akkor az aktuális sablonra (3.19.) épülő dokumentumoknál a párbeszédablakban beállított betűtípus lesz az alapértelmezett. Jól gondoljuk át, hogy mikor alkalmazzuk! Egy tanács az alapértelmezett betű beállításához
Amikor a Word programot telepítjük a gépünkre, akkor az alapértelmezett betű 10 pontos Times New Roman. Ha a programot elsősorban levelezésre alkalmazzuk, akkor ezt véleményem szerint célszerű átállítani 12 pont nagyságúra. Vigyázzunk, hogy a betű nagyságon kívül mást ne változtassunk meg! Gyors visszatérés az alapértelmezett betű beállításához Csak egy billentyűkombinációt kell megnyomni: Ctrl - „ ” (szóköz).
n n
n
n
„Térköz és pozíció” regiszter „Vízszintesen” ¾ Ez 150 % Szöveg kiemelésre használható (a példa 150%-ra van ritkítva). „Betűköz” ¾ Normál Az átlagos szöveg formája. ¾ Ritkított Szöveg kiemelésre használható (a példa 2 pontosra van ritkítva). ¾ Sűrített Akkor használjuk, ha másként nem fér el a szöveg (0,4 pontra van sűrítve a minta). ¾ Mértéke Megadható a sűrítés, vagy ritkítás mértéke. „Elhelyezés” ¾ Normál ¾ Emelt Mint a felső index, de a mérték állítható (a minta betűi 1, 2, 3, és 4 pontra emeltek). Mint az alsó index (a minta egy-egy betűje 1, 2, 3, … pontra süllyesztett). ¾ Sülye sztett ¾ Mértéke Megadható az emelés, vagy süllyesztés mértéke. „Betűpár alávágás” ¾ V ÁL T VÁLT A második esetben megengedett az alávágás.
n
„Effektusok a szövegben” regiszter „Animációk” ¾ Mivel a lehetőségek közül bármelyiket választjuk is, annak csak a képernyőn lesz hatása, így nincs nagy jelentőségük.
3.10.2 Bekezdésformázások ¾ „Formátum” menü, „Bekezdés…” ½ A lehetőséget egy kétregiszteres párbeszédablakban találjuk. Ne feledjük, hogy a kijelöléssel érintett összes bekezdésre hatnak az ebbe a kategóriába tartozó formátumok (2.11.2.). Amennyiben nincs kijelölés, akkor az aktuális bekezdés a hatásköre a bekezdésformátumoknak.
n
n n
„Behúzás és térköz” regiszter „Igazítás” Szinte sosem fogjuk menüből állítani az igazítást, mert formázó ikonok is vannak hozzárendelve. A WordPad programban megismert lehetőségekhez képest újdonság viszont a sorkizárt igazítás”, melynek az a lényege, hogy a bekezdések mindkét széle igazodik a margókhoz, pontosabban a behúzásokhoz. Ezt úgy éri el a program, hogy a szóközöket rugalmasan a megfelelő méretűre nyújtja. „Vázlatszint” Később lesz róla szó (3.24.5.). „Térköz” Ha valaki teljesen szabályosan akarja a dokumentumát formázni, akkor nem üres sorokkal növeli a térközt, hanem a menüből itt állítja be. A gyakorlatban ez nem nagyon szokás, de van egy olyan eset is, mikor ez az egyszerűbb megoldás. Ez a problémás szituáció akkor fordul elő, ha sorszámokkal, vagy
49
ECDL Szövegszerkesztés modul
n
n
felsorolás szimbólummal látunk el egy bekezdést (2.11.2.3 és 3.12.3.). Informatika érettségin is ezt a módszert kell alkalmazni, mert az üres bekezdéssel történő térköz növelésért pontlevonás jár. ¾ Előtte A bekezdés előtti térköz pontokban. ¾ Utána A bekezdés utáni térköz pontokban. „Sorköz” ¾ Szimpla A sorok távolsága a szokásos. ¾ 1,5 Két sor távolsága az alapértelmezett másfélszerese. ¾ Dupla A sorok távolsága az alap kétszerese. ¾ Legalább A sorköz legalább az „Értéke” mezőben megadott nagyságú lesz, de ha a betű nagyobb, az dönt. ¾ Pontosan Hiába nagyobb a betű, mint a sorköz, a sorköz nagysága mindenképpen az „Értéke” mezőben beállított lesz. ¾ Többszörös Hasonló, mint az 1,5, és a dupla, de 3, 4, 5-szörös, különleges mértékű sorközt is megadhatunk az „Értéke” mezőben. Értéke ¾ 1, 1,5, 2, … Itt adható meg a sorköz értéke.
n
„Szövegbeosztás” regiszter 64. Ábra: A bekezdés formázása „Tördelés” ¾ Fattyú… Nem elehet a lapok alján és tetején egy soros bekezdés. Ha kell, a program még egy sort automatikusan hozzátördel. Elegáns dokumentumokban ajánlott használni. ¾ Együtt… A bekezdés mindig egy oldalra kerül a következő bekezdéssel (címekhez ajánlott). ¾ Egy oldalra Hogyha a bekezdés nem fér ki az adott oldalra, új oldalra kezdi a Word, ha ott elfér. ¾ Új oldalra Még ha el is férne az adott oldalon a bekezdés, mindenképpen új oldalra kerül. 13. Feladat: Készítsük el ugyanazt a levelet, amit a 7. feladatban! Használjuk a helyesírás és nyelvhelyességi ellenőrzést is! Kérjünk rokon értelmű kifejezést a „válasz” szóra, és azt alkalmazzuk helyette. Megoldás: A nyers levél begépelésekor most kivételesen ne hagyjunk térközöket, hanem adjuk meg utólag (legalább egyszer az életben járjunk el a nagykönyvben leírtak szerint). Ezután mentés a „Szokásos” eszikonjára kattintással, majd indítsuk el a helyesírás ellenőrzőt is a ikonnal. Ha nincs kipiköztár pálva a nyelvhelyesség ellenőrzés, akkor azt pótoljuk. A tanultak szerint javítsuk a megtalált hibákat! A címzés és a megszólítás formázása Jelöljük ki a megszólítást (kattintás a kijelölő sávban a címre mutatva), majd állítsuk középre zártra a ikonnal, azután a betűformázáshoz állítsuk a betűtípust Arial típusra a , a méretet 14 legördülő listán, a jelleget pedig félkövérre a ikonnal a „Formázó” eszközsoron. pontra a Adjunk meg térközt a „Formátum” menü „Bekezdés…” pontjának segítségével, melynek értéke „Előtte” és „Utána” is legyen legalább 18 pont. A címzést állítsuk félkövérre a ikonnal. Ha az alapértelmezett méret nem 12 pont, akkor állítsuk a legördülő listán. méretet 12 pontosra a A szövegtörzs formázása Jelöljük ki a szövegtörzset (elhúzás a kijelölő sávban a szövegtörzs első sorától lefelé a szövegtörzs ikonnal. A sorközt másfelesre állítani menüből lehetséges, utolsó soráig), majd állítsuk sorkizártra a amihez indítsuk a helyi, vagy „Formátum” menüből „Bekezdés…” menüt, és abban a „Sorköz” legördülő listából válasszuk a 1,5 sort (gyorsabb eredményt ad a Ctrl - 5 billentyűkombináció). Ha az alapértelmezett méret nem 12 pont, akkor állítsuk a méretet 12 pontosra. Végül a vonalzón az első sorok behúzását állítsuk 0,5 cm-re (a jelet kell húzni).
50
Word XP alapokon A dátum formázása Jelöljük ki a dátumot a kijelölő sávban történő kattintással, miközben a dátumra mutatunk. Az első sor behúzását állítsuk 1 cm-re (a jelet kell húzni). Ha szükséges, adjuk meg a „Formázó” eszköztáron a méretet 12 pontra. Itt is adjunk meg térközt a „Formátum” menü „Bekezdés…” pontjának segítségével, melynek értéke „Előtte” és „Utána” is legyen legalább 18 pont. Aláírás formázása Végül jelöljük ki az aláírást úgy, hogy az aláírásra mutatva kattintunk a kijelölő sávban. Állítsuk jobbra ikonnal. A jobb oldali behúzását állítsuk 9 cm-hez (a jelet húzzuk 9 cm-hez). A betűtípust zártra a a „Formázó” eszköztárral állítsuk Monotipe Corsiva-ra, a méretét pedig 16 pontosra. Végül mentsük el újra a ikonnal!
3.10.3 Karakter- és bekezdésformátum festés Ha a dokumentumunk egy területét utólag pontosan olyanra kívánjuk formázni, mint ahogy a levél egy már kész része kinéz, akkor arra utólagos formázás esetén a legcélszerűbb a formátumfestőt használni. Ha valaki mégsem az ajánlott utólagos formázás módszerével, hanem menetközben formázva dolgozik, akkor gyakran egyszerűbb az „Ismét” funkciót alkalmazni (3.8.). Csak karakterformátum másolása A formátumfestő használata során először mindig ki kell jelölni a minta területet, majd rákattintani a ikonra. Ennek hatására az egérkurzor alakja a szövegterület felett megváltozik: egy ecset is megjelenik benne. Ezután az egérrel át kell festeni a formázandó területet. Ilyenkor ugyanis, ahol az elhúzás egér műveletét végezzük, az a rész felveszi a mintaszöveg formátumát. E módszer szerint dolgozva jelentkezik azonban egy probléma: csak egy helyre lehet így átfesteni a formát. A gond úgy orvosolható, hogy a minta kijelölése után a ikonra duplát kattintunk. Így már tetszőleges számú helyre festhetünk át formátumot. Ez esetben a feladat elvégzése után a funkció elvetéséhez az Esc billentyűt kell megnyomni. Karakter- és bekezdésformátum másolása egyszerre Ha mindkét formátumot másolni akarjuk, akkor az egész bekezdést kell kijelölni, rákattintani a formáikonjára, majd a formázandó bekezdés előtt belekattintani a kijelölő sávba. Itt is igaz az, tumfestő hogyha duplát kattintunk a formátumfestőre, több helyre is lehet a formát másolni. Milyen karakterformátumot fog másolni, ha a bekezdésen belül több forma is szerepel? A válasz roppant rövid: a bekezdés első betűjének formáját.
3.11 Szövegtár („kész szöveg”) ¾ „Beszúrás” menü, „Kész szöveg”, „Szövegtár…” ½ A „Kész szöveg” funkció arra szolgál, hogy a rendszeresen ismétlődő szövegrészeket ne kelljen újra és újra begépelni leveleinkbe. Használatát azonban elő kell készíteni, melynek során a gyakran előforduló szövegrészekhez hozzá kell rendelnünk egy-egy rövidítést. A következőkben azután már csak a rövidítést kell begépelnünk, valamint a programot utasítani arra, hogy a rövidítést cserélje le a hozzárendelt „Kész szöveg”-re. A lecserélés azért nem automatikus, mert lehet, hogy a rövidítést nem mindig akarjuk kifejteni. A „Kész szöveg” eredeti formájában fog megjelenni, azaz ha a hozzárendelés előtt meg is formáztuk, akkor megformázva. „Kész szöveg” létrehozása A létrehozás első lépésében gépeljük be a minta szöveget. Ezt követően formázzuk meg, majd jelöljük ki. Ezután a „Beszúrás” menü „Kész szöveg” pontjából indítsuk a „Új szöveg” elemet, vagy nyomjuk meg az Alt - F3 billentyűkombinációt. A megjelenő ablakban adjuk meg azt a legalább 4 karakteres 65. Ábra: Új kész rövidítést, amelynek begépelésekor a program majd felajánlja a mintát. szöveg felvétele 1. „Kész szöveg” szerkesztése, törlése A „Szövegtár tartalmát szerkeszthetjük is, illetve törölhetünk belőle. Az erre szolgáló ablakhoz a „Beszúrás” menü „Kész szöveg” pontjának az „Új szöveg” elemével, vagy a „Kész szöveg” eszköztár ikonjával juthatunk.
51
ECDL Szövegszerkesztés modul
„Szövegtár” A megjelenő párbeszédablak ugyan több regiszteres, de most csak ezt a regisztert tárgyaljuk. Itt is csak azokat az elemeket, melyeket használnunk kell, vagy érdemes (a többi elemnek akkor van jelentősége, ha nem a bemutatott módszerrel bővítjük a szövegtárat). n „Automatikus kiegészítési ajánlat megjelenése” Pipáljuk ki! Ez esetben, ha elkezdjük gépelni a megadott rövidítést, és eljutunk a 4. betűig, akkor felkínálja a teljes eredeti mintát. A felkínált kész szöveg elfogadásához mindössze az Enter billentyűt kell megnyomni. n „Törlés” Ha valamit törölni szeretnénk a szövegtárból, jelöljük ki a „Szövegtár új eleme” területen, majd nyomjuk meg a „Törlés” gombot (a törlés nem visszavonható). „Kész szöveg” használata Ha a „Kész szöveg”-et használni akarjuk, gépeljük be a hozzárendelt rövidítést, és nyomjuk meg az F3 funkcióbillentyűt. Ennek hatására megformázva jelenik meg az eredetileg megadott szöveg. Amennyiben kipipáltuk az „AutoKiegészítési…” jelölőnégyzetet, akkor csak az Enter billentyűt kell megnyomni, amikor felkínálja az eredeti mintaszöveget. Az általunk létrehozott „Kész szöveg”-ek biztosan jól 66. Ábra: Új kész szöveg felvétele 2. használhatóak lesznek, de mielőtt újabbakat készítenénk, nézzük meg, hogy mire van eredetileg is „Kész szöveg”. A választékot a „Beszúrás” menü „Kész szöveg” pontjában, vagy a „Kész szöveg” eszköztárban található ikonnal tekinthetjük meg. Természetesen mindkét helyről egyúttal beszúrni is lehet. Hogy vannak csoportosítva az „Összes bejegyzés” eszközben az egyes „Kész szöveg” egységek A csoportosítási alap annak a bekezdésnek a stílusa (3.24.2.), melyből a mintát felvesszük a „kész szöveg” listába.
14. Feladat: Hozzunk létre egy-egy gyorsszöveget cégünk nevére, illetve leveleink aláírására! Próbáljuk is ki őket! Megoldás: Gépeljük be és formázzuk meg a cégnevet! Használjunk középre zárt tabulátort! Jelöljük ki előbb a cégnevet, majd nyomjuk meg az Alt - F3 billentyűkombinációt, vagy a „Beszúrás” menü „Kész szöveg” pontjából a „Új szöveg…” elemet indítsuk. Adjunk meg valamilyen praktikus, legalább 4 karakteres rövidítést az „Adjon nevet a bejegyzésnek” mezőbe (pl. a Nógrádi PC Suli esetében „npcs”), majd nyomjuk meg az „OK” gombot! Hasonlóan járjunk el az aláírásunkkal, azaz gépeljük be, és formázzuk is meg! Az aláírásunkhoz természetesen tartozzon egy, a levelet záró mondat, és hivatalos dátum is (hogy a keltezés miként lehet mindig aktuális, arról később lesz szó (3.19.2.)). Jelöljük ki, majd vegyük fel ezt is az iménti módszerrel. Természetesen most is adjunk meg egy rövid nevet a „Adjon nevet a bejegyzésnek” mezőben. Kezdjünk egy új dokumentumot, majd gépeljük be a cégnévhez rendelt rövidítést. Alapbeállítás mellet, és ha legalább 4 karakteres rövidítést rendeltünk a szövegtár elemekhez, egy kis téglalapban felbukkan a cégünk neve (vagy csak az eleje). Nyomjuk meg az Enter gombot. Ha jól dolgoztunk, megjelenik a megformázott komplett cégnév. Ugyanígy próbáljuk ki az aláírásunkat is.
3.12 Felsorolás, számozás, többszintű számozás ¾ „Formátum” menü, „Felsorolás és számozás…” ½ Nagyobb lélegzetű dokumentumainkat a könnyebb áttekinthetőség, hivatkozási lehetőség, tartalomjegyzék készítése, vagy egyéb célból gyakran sorszámozott pontokba szedve hozzuk létre. Nagyon nagy
52
Word XP alapokon dokumentumoknál a pontok sorszámozása gyakran többszintű, például az első szint római szám, a második szint nagybetű, a harmadik szint arab szám, stb. (ilyen többszintű számozást láthatunk a könyvben is). Ha valamilyen témához kapcsolódóan több tételt is felsorolunk, a tételeket gondolatjelek mögé szoktuk írni, már legalábbis írógéppel készült dokumentumban. A modern szövegszerkesztőknél a tételek elé tetszés szerinti szimbólumot helyezhetünk (ennek alapjairól már volt szó (3.11.2.3.)). A következőkben ezzel a két témával, a sorszámozással és a felsorolással fogunk részletesen megismerkedni. A legfontosabb dolog, amit meg kell jegyeznünk, hogy sorszámot, illetve felsorolás jelet bekezdésekhez rendelhetünk a programmal. Ha tehát új sorszámot, felsorolás jelet akarunk tenni, akkor új bekezdést kell kezdeni. Ez egyébként szinte természetes, hiszen úgyis új sort akarunk ilyenkor kezdeni, tehát Entert nyomunk, ami új bekezdést is jelent egyúttal. De a dolog fordítva is igaz: minden új bekezdésnek új sorszámot, felsorolás szimbólumot ad a program. Ez azonban így nem minden esetben megfelelő, ezért majd megbeszéljük, hogyan lehet a sorszámozást kihagyni. Még egy szabály van: egy bekezdésnek vagy sorszáma, vagy felsorolás szimbóluma van. A kettő tehát egymást kölcsönösen kizárja. Tapasztalatom szerint sokan nem használják az automatikus sorszámozást, noha óriási előnyei vannak a sorszám begépelésével szemben. Ha ugyanis egy önálló számmal rendelkező bekezdést kitörlünk, a bekezdés mögötti sorszámok automatikusan eggyel csökkenek. Ennek szerencsére az ellenkezője is igaz, tehát ha egy bekezdést beszúrunk, akkor a bekezdés megkapja a megfelelő sorszámot, a mögötte lévő bekezdések számozása pedig automatikusan eggyel nő.
3.12.1 Egyszintű számozás alkalmazása során fellépő feladatok Praktikus okokból a gyakorlatban fellépő feladatok szerint csoportosítva tárgyaljuk meg a témakört.
3.12.1.1 Számozás bekapcsolása és testreszabása ¾ „Formátum” menü, „Felsorolás és számozás…”, „Számozott” regiszter ½ ikonAz egyszintű sorszámozást a legkönnyebben a „Formázó” eszköztár jával tudjuk bekapcsolni. Mint szó volt róla, a Word minden Enter után automatikusan a következő sorszámot adja majd. Alapértelmezésben arab számokkal dolgozik a program. Ha mást szeretnénk, akkor a helyi menü, vagy a „Formátum” menü „Felsorolás és számozás…” menüpontjának elindítása után válasszuk a „Számozott” regiszterfület, ahonnét 7 különféle számozási stílusból választhatunk.
n
n
n
„Számozott” „Testreszabás…” Ha a „Testreszabás…” gombot megnyomjuk, akkor további számozási módszerek és beállítási lehetőségek bukkannak elő. Érdemes kipróbálni. Mivel használatakor minden magától érthető, vagy egy mintából látható, nem tárgyaljuk. „Számozás újrakezdése”, „Előző lista folytatása” Ennek a párbeszéd elemeknek a szerepe a későbbiekben kerül magyarázatra (3. 12.1.2-3.). „Alaphelyzet” Ha a „Testreszabás” segítségével átállítottuk a számozás formátumát, azt ezzel a gombbal visszaállíthatjuk „gyárira”. A számozás betűformátuma egyszerűbben
1. Első téma 2. Második téma 3. Harmadik téma
67. Ábra: Egyszintű számozás
68. Ábra: Az egyszintű számozás párbeszédablaka
A régebbi verziókban a sorszámozás számjegye olyan formátumot vehet csak fel, amilyet a testreszabására szolgáló párbeszédablakban megadunk. Az XP verzióban ki lehet jelölni külön csak a számozást is, majd így közvetlenül megformázni. Igazság szerint ezt a régebbi verziókban is meg lehet csinálni, csak a bekezdés végén lévő Entert kell kijelölni, amihez be kell kapcsolni a nem nyomtatható karakterek megjelenítését a ikonnal.
53
ECDL Szövegszerkesztés modul Automatikus számozás Ha egy bekezdést úgy kezdünk, hogy a bekezdés első karaktere „1”, „a”, „I”, „A”, vagy „i”, majd egy pont és egy szóköz, vagy tabulátor követi, akkor a Word automatikusan sorszámmá alakítja az adott karaktert, amint az Enter gombbal új bekezdést kezdünk. Egyúttal természetesen az új bekezdés is olyan sorszámot kap, mely idomul az első bekezdés sorszámához. Ez többnyire jó, de néha kellemetlen. Mivel tulajdonképpen ez is automatikus javítás (3.9.3.), ha erre pillanatnyilag nincs szükség, akkor a Ctrl - Z billentyűkombinációval, vagy az intelligens címkével vissza lehet vonni. Végleg kikapcsolni az „Eszközök” menü „Automatikus javítási beállítások” pontját elindítva, majd az „AutoFormázás beíráskor” regiszterre átlapozva lehet úgy, hogy a pipát levesszük az „Automatikus számozott listákra” jelölőnégyzetről. Itt lehetőleg ne változtassunk semmi mást (XP-ben az intelligens címkében is kikapcsolható).
3.12.1.2 Számozás szüneteltetése Ha egy új bekezdést kezdünk, de nem akarunk neki új sorszámot adni, akkor szüneteltetni kell a sorszámozást. Ehhez előbb nyomjuk meg a Backspace, majd a Tabulátor billentyűt, de mindezt már a kérdéses új bekezdésben kell tennünk. A szöveg formailag idomulni fog az előző, sorszámozott bekezdéshez, azaz pontosan ugyanolyan behúzása lesz. Több más módszerrel is dolgozhatunk, de talán ez a legegyszerűbb. Egy a további módszerek közül Kattintsunk a
ikonra, majd kétszer a
ikonra.
3.12.1.3 Számozás folytatása A számozás folytatásához csak a „Formázó” eszköztár ikonjára kell kattintani. A számozás folytatódik, és formailag a bekezdés természetesen most is idomul a korábbiakhoz. Ha elölről kezdi a számozást a Word Indítsuk el a „Formátum” menüből a „Felsorolás és számozás…” almenüt, majd a megjelenő párbeszédablakban a rádiógombbal válasszuk ki az „Előző lista folytatása” opciót. Ugyanezt a sorszám helyi menüjéből is kérhetjük. Számozás folytatása a korábbi verziókban A Word 97-ben kattintsunk a ikonra, majd a behúzást állítsuk be a tos a számozás, azt ugyanúgy lehet orvosolni, mint az XP-ben.
, vagy a
ikonnal. Ha nem folyama-
3.12.1.4 Számozás befejezése Kezdjünk új bekezdést, majd egyszerűen töröljük a sorszámozást a „Backspace” billentyűvel. További módszerek a számozás befejezésére A Word egyes korábbi kiadásaiban ez a módszer nem használható, de a következő két eljárás minden általam ismert verzióban működik: ¾ Egyszerűen nyomjuk meg kétszer az Enter billentyűt (ilyenkor azonban kimarad egy üres sor). ¾ Kezdjünk új bekezdést (mert mindig az aktuális bekezdés elöl veszi le a sorszámot a program), majd kattintsunk a ikonra.
3.12.1.5 Új számozás kezdése Ha ugyanolyan rendszerben, de elölről kezdve akarunk sorszámozni, akkor most is a ikonra kell csak kattintani. Ha az előző sorszámozást folytatja a program, a probléma megoldásához indítsuk el a „Formátum” menüből a „Felsorolás és számozás” pontot, majd a rádiógombbal válasszuk a „Számozás újrakezdése” lehetőséget. Ugyanezt kérhetjük a sorszám helyi menüjéből is.
3.12.2 Többszintű sorszámozás alkalmazásánál megoldandó problémák Az egyszintű számozásnál tisztáztuk a számozás bekapcsolását, szüneteltetését, folytatását, befejezését, új számozás indítását, valamint a testreszabását. Mivel ez utóbbi területen sok újdonság is van, elsőként ezt tárgyaljuk meg. Ezenkívül még a szintváltásról kell szólnom.
54
I. A. B. II.
Első szint első bekezdése Második szint első bekezdése Második szint második bekezdése 1. Harmadik szint első bekezdése 2. Harmadik szint második bekezdése Első szint második bekezdése
69. Ábra: Egy példa többszintű számozásra
Word XP alapokon Többszintű számozás a korábbi verziókban A korábbi verziókban a többszintű számozást csak menüből lehet bekapcsolni. Ehhez a „Formátum” menüből a „Felsorolás és számozás…” elemet kell választani. A kapott ablakban el kell lapozni a „Többszintű” regiszterhez, kiválasztani a kívánt számozási formátumot, majd megnyomni az „OK” gombot.
3.12.2.1 Többszintű számozás testreszabása ¾ „Formátum” menü, „Felsorolás és számozás…”, „Többszintű” regiszter ½ Mivel a testreszabás sok mindenben hasonlít a már megbeszélt egyszintű számozáshoz, csak az újdonságokat ismertetem. Maga az eljárás 2. szinten van, és akkor érhető el, ha „Többszintű” regiszteren megnyomjuk a „Testreszabás” gombot. o „Szint” Nincs mit hozzátenni. o „Számformátum” Itt adhatjuk meg, hogy milyen jelet tegyen, esetleg milyen szöveget írjon a program a szám mögé. Ez szintenként akár eltérő is lehet. o „Számozás” Ha lenyitjuk, itt is minden világos. o „Kezdő sorszám” Általában 1, de bármit megadhatunk. 70. Ábra: o „Előző szintből” A többszintű számozás párbeszédablaka Megadható, hogy az egyes korábbi szintekből o
o
o o
o
szerepeljen-e valami. „Betűtípus” A sorszám betűformátumát lehet vele beállítani. „Szám helyzete” Azt adhatjuk meg, hogy az „Igazítás” mezőben megadott helyre mi kerüljön: a sorszám bal vagy jobb széle, esetleg a közepe. „Szám helyzete” csoportban „Igazítás” A sorszám pozíciója a bal margótól. „Szöveg helyzete” csoportban „Tabulátorhely” 71. Ábra: A többszintű számozás „Testreszabás” ablaka A sorszámozott bekezdés 1. sora bal szélének pozíciója. „Szöveg helyzete” csoportban „Behúzás” A sorszámozott bekezdés 2. és minden további sora bal szélének pozíciója. Többszintű számozás testreszabása csak a „Többszintű” regiszteren lehetséges?
A régebbi verziókban igen, de az XP-ben ha valamelyik szintet a bekezdésben állva, vagy azt kijelölve az egyszintű számozásnál megbeszéltek szerint járunk el, vagyis a „Számozott” regiszteren formázzuk meg, annak hatása ugyanaz lesz.
3.12.2.2 Szintváltás Szintet váltani a „Formázó” eszközsor segítségével a legcélszerűbb. A következő szintet a , az előző szintet pedig a ikonnal kapjuk. Ha egy következő, vagy előző szintre lépünk, akkor az csak az aktuális bekezdésre vonatkozik (feltéve, hogy nincs semmi kijelölve). Ezeket az ikonokat használhatjuk abban az esetben is, ha nincs sorszámozás. Ilyenkor egyszerűen csak a behúzást fogja módosítani a program.
55
ECDL Szövegszerkesztés modul Hogy lehet még szintet váltani? A Tabulátor billentyűvel: egy szinttel jobbra Tabulátor ¾ egy szinttel balra Shift - Tabulátor Mindez akkor igaz csak, hogyha még nem gépeltünk az aktuális bekezdésben semmit, vagy kijelöljük azt a bekezdést, amelynek a szintjét meg akarjuk változtatni. ¾
3.12.3 Felsorolás lehetőségei ¾ „Formátum” menü, „Felsorolás és számozás…”, „Felsorolás” regiszter ½ Mint már megbeszéltük, egy bekezdésnek vagy sorszáma, vagy felsorolás szimbóluma van. A felsorolás szimbólum bekapcsolása, illetve sorszámozásról felsoikonjával lerolásra váltás a „Formázó” eszközsor hetséges. Az alapértelmezett felsorolás szimbólum egy pont (●). Ha mást szeretnénk alkalmazni, akkor a helyi, vagy a „Formátum” menü „Felsorolás és számozás…” menüpontjából a „Felsorolás” regiszterfület kell kiválasztanunk, ahol most is hétféle lehetőségből választhatunk. A későbbiekben azután mindig az a felsorolás szimbólum jelenik meg a ikon hatására, amit utoljára használtunk. Átváltás sorszámozásról felsorolásra A Word XP esetében, ha felsorolásra váltunk át sorszá72. Ábra: A felsorolás párbeszédablaka mozásra, nincsen semmi gond, minden helyesen működik, azaz: ¾ ha nincs kijelölés, az eljárás hatásköre az aktuális bekezdés, ¾ ha van kijelölés, akkor a kijelölés által érintett bekezdések. Visszaváltáskor viszont sajnos nem egészen ez a helyzet. Azt fogjuk tapasztalni, hogy ha felsorolásról vissza akarunk térni számozásra, akkor az összes felsorolt bekezdést szimbólumát lecseréli sorszámra. A problémán tapasztalatom szerint csak úgy tudunk segíteni, hogy a felsorolásra csak akkor váltunk át, ha már begépeltük a felsorolás utáni első sorszámozott bekezdést. Ekkor kijelöljük a felsorolás szimbólummal szerepeltetni kívánt bekezdéseket, és csak utólag hajtjuk végre a váltást.
n n
„Felsorolás” „Alaphelyzet” Visszaállítja a kiválasztott felsorolási szimbólumot a „gyárira”. „Testreszabás…” Hatása hasonló a számozásnál megbeszéltekkel. Nézzük meg a 2. szinten lévő lehetőségeket.
73. Ábra: A 2. szintű „Felsorolás beállításai” és a 3. szinten található „Szimbólum” és „Grafikus listajel” ablak
56
Word XP alapokon „Listajel” Itt az aktuálison kívül 5 további szimbólumból választhatunk. o „Betűtípus” A felsorolás szimbólumának formátumát lehet vele megadni. o „Karakter…” és „Kép…” Egy-egy újabb, a 3. szinten lévő ablakban magát a felsorolás szimbólumát lehet megváltoztatni. p „Betűtípus” Itt választhatunk azokból a karakterkészletekből, amelyek a felsorolásoknál alkalmazható speciális karaktereket tartalmazzák. Ezek közül a legfontosabbak: Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 és Webdings. p Név nélkül Itt választhatunk a lehetséges különféle szimbólumok közül. p „Importálás” Bármilyen képet felhasználhatunk a segítségével, mint felsorolás szimbólumot. o „Felsorolásjel helyzete” csoportban „Behúzás” A felsorolás szimbólum pozíciója a bal margótól. o „Szöveg helyzete” csoportban „Tabulátorhely” A felsorolt bekezdés 1. sora bal szélének pozíciója. o „Szöveg helyzete” csoportban „Behúzás” A felsorolt bekezdés 2. és minden további sora bal szélének pozíciója. A sorszámozást és a felsorolást természetesen lehet keverni is, de a kettő egymást kölcsönösen kizárja. o
Automatikus felsorolás A felsorolás szimbólumokat is bevihetjük automatikusan. A módszer kísértetiesen emlékeztet az automatikus számozásra. A szimbólummal ellátni kívánt bekezdés első karakterének azonban most a „-” (kötőjel), „*”, vagy „>” jelek közül kell kikerülni, majd szóközt, vagy tabulátort kell nyomni, és azután lehet kezdeni a bekezdés gépelését. Amikor aztán Entert nyomunk, a Word automatikusan lecseréli felsorolás szimbólumra a bekezdések elé gépelt jeleket, mégpedig a következők szerint: A jel a csere előtt a csere utáni szimbólum ¾ * (csillag) • ¾ - (kötőjel) ¾ > (kisebb jel) ¾
15. Feladat: Készítsük el az ábrán lévő dokumentumot. A szöveg teljesen lényegtelen, csak a számozás a fontos (az ábrán a sorszámok csak a követhetőség kedvéért vannak kiemelve, de a megbeszéltek szerint, aki akarja, maga is félkövérre állíthatja őket)! Megoldás: Kapcsoljuk be a többszintű számozást a „Formátum” vagy a helyi menü „Felsorolás és számozás…” menüpontjából úgy, hogy a „Többszintű” regiszterre kattintunk, majd a megjelenő lapon kiválasztjuk a második típust, végül megnyomjuk az „OK” gombot. 1) sorszámú bekezdés Gépeljük be az első „1)” számú bekezdést! a) sorszámú bekezdés Nyomjuk meg az Enter billentyűt, majd állítsuk be a következő szintet a ikonnal, és gépeljük be a máso74. Ábra: A megoldandó feladat dik „a)” sorszámú bekezdést. Sorszám nélküli bekezdés Nyomjunk Enter-t és szüneteltessük a sorszámozást. Ehhez nyomjuk meg a Backspace gombot, majd a Tabulátort. Gépeljük be a bekezdést.
57
ECDL Szövegszerkesztés modul b) és c) sorszámú bekezdések ikonnal. Ha újra „a)” jelenik meg, semmi Nyomjunk Enter-t, és kapcsoljuk vissza a sorszámozást a gond. A „Formátum”, vagy a helyi menüből válasszuk a „Felsorolás és számozás” almenüt, majd a rádiógombbal az „Előző lista folytatása” opciót. Ha nem jó szinten állunk, állítsuk be azt is a vagy a ikonokkal. Gépeljük be a „b)”, majd a „c)” bekezdést is. i), ii) és iii) sorszámú bekezdések Újabb Enter után állítsuk be a harmadik szintet a ikonnal. Gépeljük be az „i)” Enter után a „ii)”, és még egy Enter után a „iii)” sorszámú bekezdéseket. 2) sorszámú bekezdés Megint csak Enter, azután két szintet is lépjünk vissza a „2)” bekezdést. a) és b) sorszámú bekezdések
ikonra való két kattintással. Gépeljük be a
Újra csak Enter, és most lépjünk egy szintet jobbra a ikonra kattintással. Gépeljük be az „a)” és „b)” bekezdéseket. 0 jelű bekezdések, valamint a 3) és 4) sorszámú bekezdések A 0 szimbólumú bekezdéseket a program „önálló élete” miatt előbb sorszámozva kell bevinni, sőt, még egy utána lévő bekezdésbe is kezdjünk bele, tehát jussunk el az „f)”-ig. Utólag váltsunk át felsorolásra, amihez jelöljük ki a megfelelő bekezdéseket (pillanatnyilag „c)”, „d)”, „e)” a sorszámuk) azután kapcsoljunk át felsorolásra a ikonnal. Cseréljük le a kívánt szimbólumra a felsorolás jelet. Ehhez a helyi, vagy a „Formátum” menü „Felsorolás és számozás…” menüpontjából válasszuk ki a „Felsorolás” regiszterfület. Azután nyomjuk meg előbb a „Testreszabás”, majd a „Szimbólum” gombot. A „Betűtípus”-nál válasszuk ki a „Windings”-et, és abból a kis bombát. Addig nyomkodjuk az „OK” gombot, míg meg nem kapjuk a bomba szimbólumot a dokumentumban. Térjünk vissza a korábban „f)”, most „c)” sorszámú bekezdésünkbe, és kattintsunk a ikonra. Gépeljük be a „3)” és a „4)” sorszámú bekezdést. Hogy szebb legyen, esetleg még állítsuk az egész levelet sorkizártra. Ezzel el is készült a dokumentum.
3.13 Táblázatok A táblázatokat olyan esetekben célszerű használni, mint a tabulátorokat, azaz amikor adatainkat csoportosítva szeretnénk megjeleníteni. Segítségével azonban még áttekinthetőbb formában tudjuk megjeleníteni közlendőnket. Fontos tudnunk, hogy a táblázatok minden cellája úgy viselkedik, mint egy-egy bekezdés, azaz önállóan lehet benne állítani tabulátorpozíciókat, térközt, behúzást, sorközt stb. A táblázatokkal kapcsolatos kérdéseket is pontokba szedve tárgyaljuk. A Word a 97-es verzió óta oly mértékben támogatja a táblázatok alkalmazását, hogy külön táblázatok eszközsora is van, amelyet a ikonnal lehet bekapcsolni. Ha komolyabb táblázatot áll szándékunkban készíteni, akkor ezt feltétlenül tegyük is meg. Az eszközsor bekapcsolásakor az egérkurzor átváltozik ceruza alakúra, ami azt jelzi, hogy máris rajzolhatnánk a táblázatot. Ezt egyelőre vessük el az Esc billentyűvel.
3.13.1 A „Táblázatok és szegélyek” eszközsor ikonjai Egyelőre felsorolásszerűen az eszközsor ikonjai és funkcióik. Ikon
Funkciója Úgy rajzolhatunk táblázatot, mintha rajzlappal és ceruzával dolgoznánk (3.13.2.3.). Az eszközzel cellákat egyesíthetünk a felesleges rácsvonalak kiradírozásával (3.13.7.). A szegélyek stílusát választhatjuk ki (3.13.11.).
58
Word XP alapokon A szegélyek vonalvastagságát adhatjuk meg (3.13.11.). A szegélyek színét definiálhatjuk (3.13.11.). Meghatározhatjuk, hogy hová kerüljön szegély (3.13.11.). A cellát kitöltő szint választhatjuk ki (3.13.11.). Ez egy olyan, összetett funkcióval rendelkező ikon, mely sok korábbi verzióban nem is szerepel. Az ikon képe is alakul, tehát nem biztos, hogy így néz ki. Segítségével például cellát, sort, oszlopot szúrhatunk be, illetve az oszlopszélességek viselkedését is megszabhatjuk vele (3.13.5. és 3.13.9.2.). A kijelölt cellákat egyesíthetjük a segítségével (3.13.7.). A kijelölt cellákat oszthatjuk fel vele (3.13.7.). A cellában lévő szöveg felülre lesz igazítva (3.13.12.). A kijelölt sorok magassága egyenlő lesz (3.13.9.1.). A kijelölt oszlopok szélessége lesz egyforma (3.13.9.2.). A táblázatot egy minta szerint automatikusan megformázza (3.13.15.). A cellában lévő szöveg írásirányát szabályozhatjuk az ikonnal (3.13.12.) A kijelölt cellák tartalmát növekvő sorrendbe rendezi (3.13.13.). A kijelölt cellák tartalmát csökkenő sorrendbe rendezi (3.13.13.). A cella felett (cellától balra lévő) numerikus adatokat adja össze (3.13.10.2.). 4. Táblázat: A „Táblázatok és szegélyek” eszközsor ikonjai
3.13.2 Táblázat beszúrása Táblázatokat három módszerrel is létrehozhatunk: 75. Ábra: Rácsvonalak menüből történő beszúrással; bekapcsolása ¾ ikonnal; ¾ vagy egyszerű rajzolással. Mivel az oszlopszám változtatása gyakorta fog problémát okozni, ezért azt lehetőleg helyesen adjuk meg. Ugyanakkor, miután a sorok száma utólag is nagyon könnyen növelhető, ezért előre inkább kevesebbet adjunk meg, mint amennyi a végleges igény lesz. Ha táblázatot akarunk beszúrni, a „rácsvonalak” megjelenítése legyen bekapcsolva. Ehhez a „Táblázat” menü „Rácsvonalak megjelenítése” almenüpontjára kell kattintani (ha csak „Rácsvonalak elrejtése” menüpontunk van, az arra utal, hogy vannak rácsvonalak). ¾
3.13.2.1 Táblázat beszúrás menüből ¾ „Táblázat” menü, „Beszúrás”, „Táblázat…” ½ Nyissuk meg a „Táblázat” menüt és válasszuk ki a „Beszúrás”, majd a „Táblázat…” pontot. A megjelenő párbeszédablakban határozzuk meg az oszlopok számát a korábban elmondottak alapján lehetőleg
59
ECDL Szövegszerkesztés modul pontosan, a sorok számát pedig inkább alábecsülve. Miután a beállítással készen vagyunk, nyomjuk meg az „OK” gombot. A szövegben a kurzor előzetes pozíciója helyén megjelenik a táblázat. n „Automatikus formázás” Ezt a lehetőséget később tárgyaljuk (3.13.15.), „Az automatikus méretezés működése” csoport opciói: n „Automatikus méretezés a tartalomhoz” Ha nincs sortörés, vagyis nincs az adatban Shift - Enter, vagy Enter (az utóbbi új bekezdést is kezd), a Word az oszlopok szélességét a bennük lévő szöveg szélességéhez optimalizálja. 76. Ábra: Táblázat beszúrása menüből n „Állandó oszlopszélesség” A táblázat, margótól margóig tart (kivéve, ha a rádiógomb mellett lévő legördülő listában az „Auto” helyére konkrét értéket is megadunk), és a táblázat oszlopai egyenlő szélességűek lesznek. Amennyiben nincs az adatban sortörési lehetőség (szóköz, vagy feltételes kötőjel), akkor ez esetben is automatikusan növeli az oszlopszélességet a program. n „Automatikus méretezés az ablakhoz” Böngésző programmal való megtekintéskor annak ablakméretéhez igazítja a táblázat szélességét a Word. Ezt úgy éri el, hogy az egyes oszlopok méretét a teljes táblázat szélességének százalékában tárolja, és ahhoz igazodik. n „Beállítások megőrzése új táblázathoz” Ha kipipáljuk a jelölőnégyzetet, akkor amennyiben ugyanezzel a módszerrel, azaz menüből szúrunk be táblázatot, alapértelmezésként a beállított értékek jelennek meg (amit persze módosíthatunk).
3.13.2.2 Táblázat beszúrása ikonnal Kattintsunk rá a szimbólumra, minek hatására az ikon képe az ábrán láthatóvá alakul. Ezek után az egérrel adjuk meg a sorok és oszlopok számát úgy, hogy a bal felső kis négyzetből jobbra és lefelé kijelöljük a kívánt méretet, majd amikor ez megvan, kattintunk az egérrel. Bátran tovább is húzhatjuk az eredeti határán, mérete ugyanis tovább nő. Ha így szúrunk be táblázatot, az oszlopok szélessége alapértelmezésben az „Állandó oszlopszélesség” opciónak megfelelően alakul.
77. Ábra: Beszúrás ikonnal
3.13.2.3 Táblázat (és rácsvonalak) rajzolása Ha bekapcsoljuk a „Táblázatok és szegélyek” eszközsort a ikonnal, akkor a Word automatikusan átvált táblázatrajzoló módba, de ez a rajzoló funkció bármikor utólag is aktiválható a ikonra való kattintással. A táblázatrajzoló üzemmódot a program az egérkurzor ceruzát utánzó alakjával jelzi. Újra normál módba az Esc billentyűt leütve kerülhetünk. Ha táblázatrajzoló módban átlós irányú húzást végzünk az egérrel, akkor egy téglalapot fogunk kapni. Ez lesz a táblázat külső széle. Lehetőleg a táblázat két oldalsó széle nagyjából oda kerüljön, ahol a végleges helye lesz. A táblázatba azután utólag berajzolhatjuk a vízszintes és függőleges rácsvonalakat. Ehhez szintén csak az egeret kell lenyomott bal gombbal húzni. Amíg mást nem állítunk be, az oszlopszélességek most is az „Állandó oszlopszélesség” beállítás szerint alakulnak. Most már csak az a kérdés, hogy milyen stílusú, színű és vonalvastagságú lesz a táblázat rácsvonala? Nos, amilyet előzetesen a legördülő listából kiválasztunk: ¾ a vonal stílus legördülő listája ¾ a vonalvastagság legördülő listája ¾ a rácsvonal színe Ajánlott a rácsvonalakat először „0,5 pontos” vonalvastagsággal és „Automatikus” színnel rajzolni, majd ha már készen vagyunk a táblázattal, átrajzolni a véglegesre, azaz célszerű most is utólag formázni.
60
Word XP alapokon 3.13.3 Adatbevitel a táblázatba, kilépés a táblázatból A cellába gépelt adat úgy viselkedik, mintha minden cella egy-egy bekezdés lenne. Ha a cella jobb széléhez érünk, és tovább gépelünk, a cellán belül kapunk új sort. Szintén új sort kapunk a cellán belül az Enter hatására. A következő cellába a Tabulátor billentyűvel léphetünk (hogy miként lehet mégis tabulálni, arról később lesz szó (3.13.8.)). Ha egy sor utolsó cellájában nyomunk tabulátort, akkor a következő sor első cellájába kerülünk. Ha nincs több sor, akkor egy új sort ad a táblázathoz a program. A táblázatból kilépni a lefele nyíllal, vagy a táblázaton kívülre (célszerűen alá) kattintással lehet.
3.13.4 Kijelölések A táblázat különböző részeit azért jelöljük majd teljes táblázat ki, mert az adott részt formázni, vagy törölni kívánkijelölése oszlop kijelölése juk. A következőkben lássuk a kijelöléseket: ¾ egy sor kattintás a táblázat sora előtt a kijelölő sávban; ¾ több sor elhúzás a táblázat sorai előtt a kijelölő sávban; ¾ egy cella a cellán belül, annak bal szélén kell kattintani; sor kijelölése cella kijelölése ¾ több cella úgy kell eljárni, mint egy cella esetében, csak elhúzás; 78. Ábra: Egy táblázat különféle elemeinek kijelölése ¾ egy oszlop kattintás az oszlop tetején állva akkor, mikor egy kis tömör lefelé mutató nyíl van az oszlop tetején; ¾ több oszlop mint az oszlopnál, csak húzás; ¾ teljes táblázat kattintás a táblázat bal felső 79. Ábra: jelre (csak sarkában lévő Itt is minden sor kijelölt, noha nem úgy látszik „Nyomtatási elrendezés nézetben” és akkor látszik, ha az egérrel a táblázat felett állunk). Ha olyan cella is bekerül a kijelölésbe, mely több sor magas, és nincs minden sorában adat, akkor a cellának csak az a része lesz sötét színű, ahol adat van. Ne ijedjünk meg, ilyenkor is kijelölt az egész cella. Formázáskor minden az eddig tanult logika szerint működik. Arra viszont figyeljünk, hogy a Delete billentyűvel a kijelölt területnek csak a tartalma törlődik, maguk a cellák megmaradnak. A kijelölt területek tényleges törléséről később lesz szó (3.13.6.).
3.13.5 Sor, oszlop beszúrás A beszúrásokkal kapcsolatban valószínűleg már megszoktuk, hogy mindig a pillanatnyi pozíciónk elé kerül az, amit beszúrunk. Ez most sem lesz másként, bár az XP verzióban mást is kérhetünk. Sor beszúrása ¾ Ha azt akarjuk, hogy az új sor az aktuális sor felet jelenjen meg, kattintsunk a „Szokásos” eszközsoron ikonra. lévő ¾ Amennyiben viszont az aktuális sor alá akarjuk az új sort beszúrni, a „Táblázatok és szegélyek” eszköz-
¾
¾
ikont nyissuk le, majd válasszuk a lehetőséget. soron lévő Oszlop beszúrása Ha azt akarjuk, hogy az új oszlop az aktuális oszlop előtt jelenjen meg, kattintsunk rá a „Szokásos” ikonra. eszközsoron lévő Amennyiben viszont az aktuális oszlop mögé akarjuk az új oszlopot beszúrni, akkor a „Táblázatok és ikont nyissuk le, és válasszuk a lehetőszegélyek” eszközsoron lévő séget. Hasonló módszerrel cellát is beszúrhatunk, de arra szinte biztosan nem lesz szükségünk.
61
ECDL Szövegszerkesztés modul 3.13.6 Sor (sorok), oszlop (oszlopok) törlése ¾ „Táblázat” menü, „Törlés”, „Sorok…/Oszlopok…” ½ Jelöljük ki a törlendő sort, majd válasszuk a „Táblázat” menüből a „Törlés”, azután pedig a „Sorok” menüpontot. Hasonlóan kell eljárni akkor is, ha oszlopot akarunk törölni, csak akkor persze az oszlopot kell kijelölni, és a menüből is az „Oszlopok” menüpontot kiválasztani. Használhatjuk mindkét esetben a helyi menüt is, amivel ugyanolyan gyorsan jutunk eredményre. Így lehet cellát, illetve az egész táblázatot is törölni, de ezekre nem túl valószínű, hogy szükségünk lesz. A leggyorsabb törlés a táblázatból Jelöljük ki a törlendő tartományt, majd nyomjuk meg a Ctrl - X billentyűkombinációt. Igaz, így a vágólapra is kikerül a kivágott rész, de a lényeg az, hogy eredeti helyéről törlődik.
3.13.7 Cellák felosztása, egyesítése Ha egy cellát több cellára akarunk osztani, vagy éppen ellenkezőleg, több cellát egy cellává akarunk összeolvasztani, akkor ezt is megtehetjük. Sőt, mindegyik feladatot két módszerrel is végrehajthatjuk. Cellák felosztása A felosztáshoz lépjünk a felosztandó cellába, vagy jelöljük ki a felosztandó cellákat, és kattintsunk a ikonra, vagy a „Táblázat” menüből válasszuk ki a „Cellák felosztása…” menüt. A megjelenő párbeszédablakban még meg kell adni, hogy hány részre ossza a program a cellát, vagy cellákat. Az alternatív megoldást is ismerjük már tulajdonképpen: vegyük „kézbe” a ceruzát a húzzuk be a megfelelő helyre a rácsvonalat. Cellák egyesítése Az egyesítéshez jelöljük ki az egyesítendő cellákat, majd kattintsunk a menüből válasszuk ki a „Cellák egyesítése…” menüpontot.
ikonnal, majd
ikonra, vagy a „Táblázat”
A másik megoldás most is jobban hasonlít a papírral, ceruzával történő munkához: egyszerűen a ikonra kell kattintani, majd kiradírozni a feleslegesnek ítélt rácsvonalat.
3.13.8 Tabulálás a táblázatban (számok helyértékhelyes igazítása) Mint már volt róla szó, a Word minden cellát önálló bekezdésként kezel, így minden cellára eltérő tabulátorpozíciót és behúzást adhatunk meg. Ha ugyanazt a tabulátorpozíciót, vagy behúzást több cellára akarjuk megadni, akkor az eljárás előtt ki kell jelölni a cellákat, és a tabulátorpozíciót, vagy a behúzást csak a kijelölésbe bekerült cellák bal szélső oszlopában kell megadnunk. A behúzás és a tabulátorpozíció mega80. Ábra: Számok igazítása dásának módszere a szokásos. tizedes tabulátorral Rátérve magára a tabulálásra, azt a Ctrl - Tabulátor billentyűkombinációval hajthatjuk végre. A gyakorlatban nem nagyon lesz rá szükségünk. Az viszont valószínű, hogy ha táblázatba számokat írunk, akkor azokat az ábrának megfelelően, azaz helyértékhelyesen akarjuk elhelyezni. Erre két módszer is lehetséges: ¾ A cellákat jobbra igazítjuk, azután jobb oldali behúzást adunk meg. A módszer hátránya az, hogy ha van tizedes értéke is a számnak, az ezzel a módszerrel nem igazítható helyértékhelyesen. ¾ A cellákhoz tizedes tabulátorpozíciót adunk meg a tizedes vessző (akár csak a képzeletbeli tizedesveszsző) helyére. Ez esetben viszont szigorúan csak számjegyek, és tizedesvessző lehet a cella tartalma, továbbá a celláknak balra zártaknak kell lenniük. Ha betartjuk ezt a megszorítást, akkor nem is kell tabulálunk, mégis a tabulátorpozícióhoz igazodik a tizedesvessző, illetve az egész számok jobb széle. Probléma megoldás számok igazításakor A gyakorlatban nagyon sokszor nem sikerül a második módszerrel a számok igazítása azért, mert belekeveredünk a tabulátorpozíciók megadásába. A probléma minden esetben megoldható úgy, hogy az összes tabulátorpozíciót töröljük a „Formátum” menü „Tabulátorok…” opciójának elindítása után a „Mindet törli” gomb megnyomásával, majd a tizedes tabulátor ismételt megadásával.
62
Word XP alapokon 3.13.9 Sormagasság és oszlopszélesség állítása Ha nincs kijelölés, az oszlopszélesség állítása mindig az egész oszlopra érvényes. Más a helyzet, ha van kijelölés: az oszlopszélesség állítása csak a kijelölés által érintett sorok oszlopaira lesz érvényes. A sormagasság módosítása viszont mindig teljes sorokra vonatkozik.
81. Ábra: A cellák egy soron belül mindig egyforma magasak, de egy oszlopon belül különböző szélesek is lehetnek
3.13.9.1 Sormagasság állítása A sormagasságot a gyakorlatban csak ritkán kell majd állítanunk. Ennek az oka az, hogy minden sor magassága a sorban lévő legmagasabb cella értékét veszi fel, a cellamagasságokat pedig a cellák tartalma határozza meg. Ha egyszer elállítjuk, akkor viszont már nekünk kell a későbbiekben is szabályozni a sor magasságát, vagy menüből kérni, hogy újra automatikus legyen a meghatározása. Sormagasság állítása egérrel Ha a sormagasságot mégis állítani akarjuk, akkor ezt legegyszerűbben az egérrel tehetjük meg. Csak a vízszintes rácsvonalra kell állni és húzni. Fontos tudnunk, hogy ez a módszer csak 82. Ábra: Sormagasság állítása egérrel „Nyomtatási elrendezés” nézetben működik, továbbá, hogy mindig a cella alsó vonalát lehet csak mozgatni. Egyenlő sormagasságok állítása Esztétikai okokból gyakran lesz arra szükségünk, hogy egy táblázat sorai egyforma magasak legyenek. Ezt roppant egyszerűen megtehetjük: csak ki kell jelölni azokat a sorokat, melyek magasságát egyezőre kívánjuk állítani, majd rákattintani a ikonra. Egy kérdés azért felmerül: melyik sor magasságához igazodik az összes többi? Egyikhez sem. A kijelölt sorok együttes magasságát osztja fel egyenlő arányban a Word a sorok között. Sormagasság állítása menüből ¾ „Táblázat” menü, „Táblázat tulajdonságai…”, „Sor” regiszter ½ Ha menüből akarjuk állítani a sorok magassági értékeit, akkor a „Táblázat” menü „Táblázat tulajdonságai…” menüpontját kell elindítani. Fontos tudni, hogy ha nincs kijelölés, az aktuális sorra, ha van kijelölés, az érintett sorra, vagy sorokra vonatkozik minden beállítás.
n
n
n
„Sor” „Magasság megadása” ¾ ha kipipáljuk, akkor a sormagasság a beállítástól függő értéket vesz fel; ¾ ha üresen hagyjuk, a sormagassága a legmagasabb betűhöz igazodik. Név nélküli szám mező Itt kell megadni a sor magasságát. Hogy a beállított érték hogy értendő, azt külön meg kell adni a tőle jobbra lévő „Sormagasság” listában. 83. Ábra: „Sormagasság” Sormagasság állítás menüből ¾ Legalább A sormagasság legalább az előtte lévő név nélküli mezőben megadott magasság lesz, de ha a betű nagyobb, az felülbírálja a sormagasságot. ¾ Pontosan A sormagasság mindig pontosan az előtte lévő név nélküli mezőben megadott érték lesz.
63
ECDL Szövegszerkesztés modul n
n
„Oldaltörés soron belül is lehet” Ha a táblázat cellái több sorosak, és az adott sor pont az oldal aljára esne, az oldaltörés viselkedését itt állíthatjuk be. Az oldaltöréssel kapcsolatosan még a kiegészítő információban is találhatunk fontos kiegészítést. „Előző sor”, „Következő sor” Ha valamelyikre rákattintunk, akkor az adott irányba léptetjük a formázás hatáskörét. Próbáljuk ki, minden világos lesz. Táblázat fejlécének ismétlése minden oldalon
Ha olyan nagy táblázatot kell készítenünk, mely nem fér el egy oldalra, akkor egészen biztosan azt szeretnénk, hogy a fejléc minden oldalon ott legyen. Ehhez csak ki kell jelölni a fejléc sorokat, majd a „Táblázat” menüből kipipálni a „Címsorok” pontot. Két kiegészítés a témával kapcsolatban: ¾ csak oldalkép nézetben fogjuk látni az automatikusan ismételt címsorokat; ¾ a kézi oldaltörésnél (Ctrl - Enter) nem ismétlődik a címsor.
3.13.9.2 Oszlopszélesség állítása Az XP verzió egyik újdonsága, hogy a Word szövegszerkesztőt be lehet úgy állítani, hogy az oszlopok szélessége automatikusan igazodik a tartalmához. Ha azonban később bármikor manuálisan állíthatjuk az oszlopszélességet, azzal az automatikus szabályozást kikapcsoljuk. 3.13.9.2.1 Oszlopszélesség automatikus állítása A táblázat beszúrásánál megbeszéltük, hogy a három oszlopszélesség viselkedési lehetőség mit takar (3.13.2.1.), ezért csak felsorolom őket: ¾ állandó oszlopszélesség; ¾ automatikus méretezés a tartalomhoz; ¾ automatikus méretezés az ablakhoz. A legtöbb esetben állandó oszlopszélességgel szúrunk be táblázatot. Ha ez nem megfelelő, utólag a beállításon úgy változtathatunk a legegyszerűbben, hogy a „Táblázatok és szegélyek” eszközsoron lenyitjuk a ikont (az ikon képe mindig az utoljára használt szolgáltatást veszi fel, ezért nem biztos, hogy így néz ki), és kiválasztjuk a opciót. A harmadik, „Automatikus méretezés az ablakhoz” beállítást csak akkor alkalmazzuk, ha az Interneten történő közzétételre szánjuk a dokumentumot. 3.13.9.2.2 Oszlopszélesség nem automatikus állítása Mindenekelőtt még egyszer: ha van kijelölés a táblázatban, akkor a program csak a kijelölt területen belüli cellák szélességét állítja. Erre majd figyeljünk, mert ez néha cél, máskor viszont probléma. Két szomszédos oszlop szélességének állítása egérrel Ehhez a művelethez csak az oszlopok közötti függőleges 84. Ábra: rácsvonalra kell az egérrel pozícionálni, és azt elhúzni. Ilyenkor Oszlopszélesség állítása egérrel az aktuális oszlopon kívül csak a tőle jobbra lévő oszlop szélessége változik, mert a szélességek ekkor egymás kárára változnak. Több oszlop szélességének állítása egérrel Jelöljük ki az állítandó oszlopokat, és miközben a Ctrl billentyűt is nyomjuk, húzzuk az első kijelölt oszlop jobb szélén lévő függőleges rácsvonalat. Ekkor arányosan változnak kijelölt oszlopok, de az utolsó kijelölt oszlop jobb széle változatlan marad. Ha viszont a Shift nyomása közben húzzuk a függőleges rácsvonalat, akkor a húzott rácsvonaltól jobbra lévő összes oszlop szélessége változatlan marad. Bármelyik fenti módszert alkalmazzuk, ha közben nyomjuk az Alt billentyűt is, akkor a vonalzón láthatóvá válnak az egyes oszlopok szé85. Ábra: lességei. Alt nyomása közben az aktuális szélességek leolvashatóak
64
Word XP alapokon Arra figyeljünk majd, hogy előbb a módosító billentyűket, tehát a Ctrl, illetve a Shift billentyűt kell lenyomni, s csak azután húzni az egeret. Legjobb kitöltéshez szükséges oszlopszélesség beállítása egérrel Ha húzás helyett duplát kattintunk, akkor az oszlopszélességet a Word automatikusan úgy állítja be, hogy az adott oszlopban lévő cellák közül a legszélesebb szöveget tartalmazó cellát a tartalma pontosan kitölti. Egyenlő oszlopszélességek állítása A módszer hasonló, mint a sormagasságok esetében. Ki kell jelölni azokat az oszlopokat, melyek szélességét egyformára kívánjuk hozni, majd rákattintani a ikonra. Most úgy történik az egyenlőre állítás, hogy a kijelölt oszlopok közül a balszélső bal oldala, és a jobb szélső jobboldala közötti terület kerül egyforma szélességű felosztásra. Oszlopszélesség állítása menüből ¾ „Táblázat” menü, „Táblázat tulajdonságai…”, „Oszlop” regiszter ½ Ha menüből akarjuk állítani az oszlopok szélességét, akkor a „Táblázat” menü „Táblázat tulajdonságai…” menüpontját kell elindítani, de most az „Oszlop” regiszterhez kell lapoznunk.
n
n
n
n
„Oszlop” „Kívánt szélesség” ¾ ha kipipáljuk, akkor az oszlopszélesség a beállítástól függő értéket vesz fel, ¾ ha üresen hagyjuk, az oszlopszélesség automatikusan az oszlopban lévő szöveghez igazodik. Név nélküli szám mező Itt kell megadni az oszlop szélességét. Hogy a beállított érték hogy értendő, azt külön meg kell adni a tőle jobbra lévő „Mértékegység” listában. „Mértékegység” ¾ Centiméter a szélesség pontosan az előtte lévő név nélküli mezőben megadott magasság lesz. ¾ Százalék a szélesség a teljes táblázat szélességének az előtte lévő név nélküli mezőben megadott százaléka lesz. „Előző oszlop”, „Következő oszlop” Ezeknek a gomboknak a segítségével azt adhatjuk meg, hogy mely oszlopra vonatkozzon a szélesség állítása (induláskor ezt az aktuális kurzorpozíció, vagy a kijelö86. Ábra: Oszlopszélesség állítás lés határozza meg).
3.13.10 Kifejezések táblázatban Ha táblázatunkban számokat helyezünk el, akkor speciális kifejezések segítségével akár számításokat is végeztethetünk. Igazság szerint azonban a kicsit is bonyolultabb kalkulációkat célszerűbb a ikonnal Excel táblázatot beszúrva végezni. Ezek ellenére azért lássuk a legfőbb szabályokat, illetve lehetőségeket.
3.13.10.1 Szabadon megadható számítások ¾ „Táblázat” menü, „Képlet…” ½ A kifejezések megadásához előbb menjünk abba a cellába, ahol a számított értéknek meg kell jelennie, azután a „Táblázat” menüből indítsuk el a „Képlet…” menüpontot. Magukat a képleteket a „Képlet” mezőbe kell bevinni pontosan úgy, mint az Excelben. Ez annyit jelent, hogy a kifejezést egyenlőségjellel kell kezdeni, és csak cellacím, konstans, operátor (többnyire műveleti jel), vagy függvény lehet benne. 87. Ábra: Itt vihetünk be képletet
65
ECDL Szövegszerkesztés modul A következőkben felsorolnám a használható operátorokat és argumentumokat, valamint a függvények közül a legfontosabbakat: Operátorok: ¾ + összeadás; ¾ kivonás; ¾ / osztás; ¾ * szorzás; ¾ ^ hatványozás és gyökvonás (utóbbi törtkitevővel adható meg); ¾ = egyenlőségjel; ¾ % százalékszámítás; ¾ > nagyobb; ¾ >= nagyobb, vagy egyenlő; ¾ < kisebb; ¾ <= kisebb, vagy egyenlő; ¾ <> nem egyenlő. Argumentumok: ¾ right az aktuális cellától jobbra lévő cellák adataival számol a függvény (az első nem szám kifejezésig); ¾ left az aktuális cellától balra lévő cellák adataival számol a függvény (az első nem szám kifejezésig); ¾ above az aktuális cellától felfelé lévő cellák adataival számol a függvény (az első nem szám kifejezésig); ¾ below az aktuális cellától lefelé lévő cellák adataival számol a függvény (az első nem szám kifejezésig); ¾ A1 cellacím; ¾ A1:A5 cella tartomány (A1:A5 értelmezése: A1, A2, A3, A4, és A5). Függvények: ¾ SUM() megadja az argumentum összegét; ¾ PRODUCT() az argumentum szorzatát adja; ¾ AVERAGE() az argumentum számtani átlagát számolja ki; ¾ MAX() az argumentum legnagyobb szereplőjét adja vissza; ¾ MIN() az argumentumban szereplő legkisebb számot kapjuk; ¾ ROUND() a kerekítési szabályoknak megfelelően kerekít; ¾ INT() mindig lefelé kerekít; ¾ IF(x, y, z) értéke „y”, ha „x” feltételes kifejezés értéke igaz, és „z”, ha „x” kifejezés hamis; ¾ OR(x, y) értéke 1 (igaz), ha „x” és „y” logikai kifejezés közül legalább egy igaz; ¾ AND(x, y) értéke 1 (igaz), ha „x” és „y” logikai kifejezések mindegyike igaz; ¾ … A1 B1 C1 D1 E1 A cellacímek megértéséhez nézzük meg az ábrát, abból minden kiderül. Az első oszlop az „A”, a második a „B”, stb. Ugyanígy az első sor az A2 B2 C2 D2 E2 „1”, a második a „2”, stb. Ha vannak felosztott, vagy egyesített celláink is, A3 B3 C3 D3 E3 akkor nagyon vigyázzunk, mert az egész, egyébként egyszerű rendszer A4 B4 C4 D4 E4 felborul! Hogy viselkedik a cellacímzés egyesített cellák esetében? Ha vízszintesen egyesítünk cellákat, akkor úgy viselkedik a program, mintha az egyesített cellák egy cellává váltak volna. Ha függőlegesen egyesítünk cellákat, akkor az egyesítés után is változatlan lesz a sorokra hivatkozás, de a nem létező cellát úgy kezeli a program, mintha üres cella lenne. Az elmondottak a képen is láthatóak.
A1 B1 C1 A2 B2 C2 D2 B3 C3 D3 A4 B4 C4 D4
D1 E2 E3 E4
88. Ábra: Cellák címzése
Számadatok viselkedése (konstansok) Sajnos verziófüggő, hogy milyen adatokkal hajlandó a Word számolni. Az azonban kijelenthető, hogy puszta számokkal sosincs gond, ezért ne adjunk meg mértékegységeket. Például 2 500 Ft helyett csak 2500 értéket gépeljünk a cellába.
66
Word XP alapokon Az eredmény formátuma A megjelenő eredmény alakját a „Számformátum” legördülő listával szabályozhatjuk. Hogy célszerű a gyakorlatban dolgozni? Ha a leggyakrabban használt összegzést akarjuk alkalmazni, akkor többnyire nincs dolgunk, mert úgyis ott lesz már a jó képlet a „Képlet” mezőben. Ha nincs bent a képlet, akkor gépeljük be a cellacímeket, és operátorokat. A függvényeket azonban válasszuk ki a „Függvény beszúrása” legördülő listából. Az argumentumokat viszont megint csak nekünk kell begépelni. Milyen számformátumok vannak? Eredetileg nem sok minden, de mi magunk olyat írhatunk be, amilyet csak akarunk. A módszer megegyezik az Excel számformátumánál alkalmazandó kódokkal. Nem a helyes eredmény látszik a táblázatban. Mi a probléma? Fontos tudnunk, hogy ha a forrásadatokat megváltoztatjuk, a számítások eredménye alapbeállítások mellett csak akkor aktualizálódik, ha a dokumentumot kinyomtatjuk (ez az aktualizálás le is tiltható), vagy külön kérjük az aktualizálást. Az utóbbihoz jelöljük ki az egész táblázatot, majd nyomjuk meg az F9 funkcióbillentyűt. Szeretném a kifejezést látni. Hogy lehet átváltani rá? Nyomjuk meg az Shift - F9 billentyűkombinációt. Az eredmény kijelzésére úgy térhetünk újra vissza, ha ismét megnyomjuk a Shift - F9-et.
3.13.10.2 Egyszerű összegzések A leggyakrabban egyszerű összeadásra (szummázásra) van csak szükségünk egy táblázatban. Ezt legkönnyebben úgy tudjuk megtenni, hogy abba a cellába állunk, ahol az összegnek meg kell jelennie, majd a ikonra kattintunk. Az összeadandó számokat a Word felfelé keresi, és az első üres, vagy nem szám, pontosabban számot nem tartalmazó, celláig adja össze az adatokat. Ha felfelé nincsenek számok, akkor balra indul a keresés. A ikonnal a következő képletek közül mindig az éppen alkalmazható kerül a cellába: ¾ =SUM(above) ha felette valamely cellában legalább egy számjegy van; ¾ =SUM(left) ha felette nincs, de balra van számjegyet is tartalmazó cella. Ebből az is következik, hogy a fejlécre nagyon kell ügyelni. Ha csak szám szerepel benne (bizonyos verzióknál az is elég, ha szám is van benne), akkor szabadon megadott kifejezést kell alkalmazni.
3.13.11 Táblázatok szegélyei és cellák kitöltése A 97-es verziótól kezdve a Word a táblázatokat már létrehozásukkor 0,5 pont vonalvastagságú sima szegéllyel látja el. Ha ez nem felel meg, mi felülbírálhatjuk, és a legkülönfélébb vonalstílusokkal és vonalvastagságokkal, sőt, vonalszínekkel tehetjük látványosabbá táblázatainkat. Erre majd két módszert is alkalmazhatunk. Akármelyiket is választjuk, előbb állítsuk be a stílust, a vonalvastagságot, és ha kell, a szegélyszínt. Vonalstílusok A vonalstílusokat a Vonalvastagságok
legördülő lista segítségével választhatjuk ki.
Az alkalmazni kívánt vonalvastagságot szintén listából kell megadni. Ehhez használjuk a dülő listát. Szegélyszín
legör-
Általában nem célszerű állítani, de van rá lehetőség a ikonnal. A kiinduló helyzet nem fekete, hanem „Automatikus”. Szegélyek meghúzása Miután a vonalstílust, vonalvastagságot és szegélyszint beállítottuk, húzzuk meg a szegélyt a következő két módszer valamelyikével: 1. Rákattintunk a ikonra, és a rácsvonalon addig húzzuk a ceruza alakú egérkurzort, míg a rácsvonal adott szakasza szürke színű nem lesz. Ha ilyenkor felengedjük az egeret, a rácsvonal alakja a kérdéses
67
ECDL Szövegszerkesztés modul darabon felveszi az előre beállított vonalstílust, vonalvastagságot, és szegélyszínt. Ezzel a módszerrel egy nagyobb táblázat szegélyeit átkomponálni kissé sziszifuszi munka lenne. Ha sok szegélyt akarunk megváltoztatni, alkalmazzuk inkább a következő módszert. ikonnal 2. Jelöljük ki a táblázatunkban azt a területet, ahol a szegélyt meg akarjuk változtatni, majd a nyissuk le a hozzátartozó legördülő listát. Válasszuk ki azt a lehetőségek közül, ami az elérni kívánt célhoz szükséges: ¾ a kijelölt cellákat csak körbe rajzolja, a kijelölésen belüli cellahatárokat változatlanul hagyja; ¾ a kijelölt cellák közül a felső sorban lévők felső cellahatárát húzza meg; ¾ a kijelölt cellák közül az alsó sorban lévők alsó cellahatárát húzza meg; ¾ a kijelölt cellák közül a bal szélső oszlopban lévők bal oldali cellahatárát húzza meg; ¾ a kijelölt cellák közül a jobb szélső oszlopban lévők jobb oldali cellahatárát húzza meg; ¾ a kijelölt cellákat körbe rajzolja, és a kijelölésen belüli cellahatárokat is meghúzza; ¾ a kijelölésen belüli cellahatárokat megrajzolja, de a külső szegélyeket változatlanul hagyja; ¾ a kijelölésen belüli vízszintes cellahatárokat megrajzolja; ¾ a kijelölésen belüli függőleges cellahatárokat megrajzolja; ¾ bal felső és jobb alsó sarkot összekötő átló; ¾ bal alsó és jobb felső sarkot összekötő átló; ¾ a kijelölt területen belül és körben is minden szegélyt eltávolít (az átlósakat is). Lehet, hogy többször kell más és más beállítással újra és újra rajzolni a szegélyeket. Felesleges szegély eltüntetése Felesleges szegélyt ne a ikonnal próbáljuk eltávolítani, mert úgy a cellák is egyesülnek. Helyette a vonalstílus listából a ikonnal válasszuk ki a „Nincs” stílust, majd a ikonnal indítsuk el a táblázat rajzolást. Innét kezdve járjunk el úgy, mintha szegélyt rajzolnánk, csak a hatás pont ellentétes lesz. Ahol végighúzzuk a ceruza alakú egérkurzort, eltűnik a szegély. A másik gyorsabb módszer esetében – mert most is van hatékonyabb megoldás – a
ikonnal válasszuk ki a
elemet. Előtte azonban ki kell jelölni, hogy honnét kerüljön törlésre a szegély.
Cellák kitöltése Többnyire csak a fejlécet célszerű kitölteni abból a célból, hogy a benne lévő feliratok kiemelkedjenek ikont kell alkalmazni. a táblázat többi adata közül. Kitöltő szín választásához a Felesleges kitöltés kijavítása Jelöljük ki a feleslegesen kitöltött cellákat, majd a válasszuk ki (tehát nem a „fehér” elemet kell használni).
ikont alkalmazva, a legördülő listából a „nincs” elemet
68
96 év
97 év
98 év
Írásirány Néha szükségünk lehet arra, hogy egyes cellákban a szöveg ne vízszintesen kerüljön megjelenítésre. Ehhez a ikonra kell csak kattintani. Minden kattintás 90 fokkal forgatja el a szöveget. Azért arra majd ügyeljünk, hogy balról olvasható adatok ne legyenek, mert attól egy műszaki szakember „kiugrik a cipőjéből”. Függőleges igazítás Bár a függőleges igazítás mindöszszesen csak 3 fajta lehet, de mert a vízszintes igazítással az XP verzióban (saj-
95 év
3.13.12 Cella adatának írásiránya, adat elhelyezkedése a cellában
Jan.
11500
12500
12950
13600
Febr.
11620
12560
13200
13800
Márc.
11690
12580
13250
13000
Ápr.
11600
12800
13600
13600
Máj.
11620
12560
13200
13800
Jún.
11500
12500
12950
13600
Összesen
69625
75596
79247
81498
89. Ábra: Függőlegesen középre igazított, valamint 90 fokkal elforgatott írásirányú cellák
Word XP alapokon nos) kombinálták, a lehetőségek száma összesen kilencre növekedett, és a csak függőleges igazítást sokkal bonyolultabb elérni. Ikon Funkciója
Ikon Funkciója
Ikon Funkciója
fentre és balra
középre és balra
lentre és balra
fentre és középre
mindkét irányban középre
lentre és középre
fentre és jobbra
középre és jobbra
lentre és jobbra
5. Táblázat: A függőleges igazítás lehetőségei Lehetséges csak függőleges igazítást állítani az XP verzióban is? Igen. Indítsuk el a „Táblázat” menü „Táblázat tulajdonságai” pontját, majd lapozzunk a „Cella” regiszterhez. A vízszintes igazítás mindig vízszintes, a függőleges igazítás pedig mindig függőleges? Nem, ugyanis, ha a felcserélődik.
ikonnal 90 fokkal elforgatjuk a cella tartalmát, a vízszintes és a függőleges igazítás
3.13.13 Adatok sorba rendezése Gyakran lesz majd arra szükségünk, hogy egy táblázat véletlen sorrendű adatait valamely oszlop tartalma szerint sorba rakjuk. Erre a Word egy ikonnal is rendelkezik, mellyel az egyszerű rendezések végrehajthatóak, de ha menüből dolgozunk, a bonyolultabb feladatokkal is boldogulhatunk majd.
3.13.13.1 Adatok sorba rendezése ikonnal Egyszerűen csak rá kell kattintani a vagy a ikonra, és máris rendezett lesz a táblázat. Persze több kérdés is felmerülhet: ¾ mely oszlop szerint lesz rendezett a tábla; ¾ hogy történik a rendezés; ¾ és mi történik a fejléccel, esetleg fejlécekkel. Mely oszlop szerint rendez a program? A rendezés kulcsa a kurzor oszlopa lesz (ha nem állunk a táblázatban, nem is lehet ikonnal rendezni). Ha azonban valamit kijelölünk a táblázatban, akkor a kijelölés bal szélső oszlopa lesz a kulcs (de ekkor is az egész táblázatot rendezi). Hogy történik a rendezés? Alapértelmezésben mindig egész sorokat sorol át a program, így az összetartozó adatok egymás mellett maradnak. Ha a ikonra kattintunk növekvő, a ikonnal pedig csökkenő kulcs szerint történik a besorolás. Kérdés persze, hogy mi a növekvő sorrend? Nos, ez a kulcsoszlop tartalmától függ: ¾ számjegyek A sorrend a matematika szabályai szerinti. Tapasztalatom szerint egyes verzióknál (de nem az XP-nél) akkor sincs semmilyen probléma, ha mértékegységek is vannak a számok mögött. Sőt, a szám a cellában bárhol lehet. Ha egy cellában több szám is szerepel, akkor az elsőt veszi figyelembe. ¾ dátum A sorrend időrendi lesz. A dátumokban határoló karakterként használható a „.” (pont), „,” (vessző), „/” (törtvonal), „:” (kettőspont), „-” (kötőjel). ¾ szöveg A sorrend megállapításához először csak az első karaktert vizsgálja meg a program Az értékrend pedig nagyjából a következő: írásjelek, számok, az abc betűi. A második, harmadik, stb. karakterrel csak akkor foglalkozik a program, ha az első, második, stb. karakter több cellában is egyezik. Mi történik a fejléccel, esetleg fejlécekkel? A fejlécet a Word automatikusan felismeri. Ez tulajdonképpen nem is nagy kunszt, ugyanis a fejléc sora általában karakteres adatot tartalmaz. Ha valamely okból mégsem működik a dolog, a rendezést menüből végezzük.
69
ECDL Szövegszerkesztés modul 3.13.13.2 Adatok sorba rendezése menüből ¾ „Táblázat” menü, „Sorba rendezés…” ½ A menüből történő munka, mint mindig, most is jóval többet nyújt. A plusz lehetőségek ismertetése előtt azonban arra a kérdésre adok választ, hogy mikor kell az adatokat menüből rendezni: ¾ Egyrészt akkor, ha nem tisztán numerikus, vagy dátum adatok vannak a cellákban, és mi mégis csak a számot, vagy dátumot figyelembe véve akarunk helyes sorrendet kialakítani. ¾ Ha a fejléc nem egysoros, vagy összegsorok is vannak a táblázat alján, stb. ¾ Továbbá akkor is, ha nem az egész táblázatban akarjuk a sorokat átrendezni, hanem csak néhány sorban, vagy oszlopban (tulajdonképpen az előző eset is ez). Ilyenkor jelöljük ki a rendezendő adatokat, majd indítsuk a megfelelő menüpontot. A párbeszédablakban a következő lehetőségeket találjuk: n „Rendezés”, „Majd”, „Azután” Itt választhatjuk ki a rendezés kulcsát, esetleg kulcsait. 90. Ábra: Rendezés menüből Amennyiben több kulcsot is megadunk, akkor a második, kulcs szerint akkor történik a rendezés, ha az első kulcsok megegyeznek (a harmadik kulcs szerint pedig akkor, ha a második kulcsok is megegyenek). A gyakorlatból ezt a módszert mindenki ismeri, hiszen a telefonkönyvekben is ilyen, három kulcsos rendezésben szerepelnek az előfizetők (az első kulcs a település, a második a név, a harmadik pedig az utca). Ha az alul lévő rádiógombokkal azt választjuk ki, hogy „Nincs rovatfej”, akkor „Oszlop 1”, „Oszlop 2”, stb. közül választhatjuk a rendezés kulcsát. Ha viszont a „Van rovatfej” opciót jelöljük be, akkor a táblázat (ha van kijelölés, a kijelölés) első sorának adatai jelennek meg a legördülő listában. n „Van rovatfej” / „Nincs rovatfej” Annak megfelelően kell választanunk, hogy a kijelölésbe belevettük-e a táblázat fejlécét. Ha egyáltalán nincs kijelölés, és a táblázatnak van fejléce, akkor a „Van rovatfej” opciót kell választanunk. Ha többsoros a fejléc, akkor jelöljük ki a táblázatot fejléc nélkül, és a „Nincs rovatfej” lehetőséget jelöljük be. n „Formátum” Itt adható meg, hogy a rendezés milyen adat szerint történjen. A lehetőségek a már megismertek, vagyis: ¾ szöveg; ¾ szám; ¾ dátum. n „Emelkedő” / „Csökkenő” Ehhez nincs már mit hozzátenni, hiszen korábban, az ikonnal való rendezés kapcsán megbeszéltük. n „Egyebek…” További beállítási lehetőségekhez jutunk. o „Csak az oszlop (hasáb) rendezése” Ha azt akarjuk, hogy ne teljes sorokat rendezzen a program, hanem csak azokat az oszlopokat, melyeket kijelöltünk, ezt a jelölőnégyzetet ki kell pipálni. 91. Ábra: A rendezés további beállításai o „Kis- és nagybetűk megkülönböztetése” Erre is lehet néha szükségünk. Mi a szerepe a „Mező” és a „Mezőhatároló” nevű mezőknek? Ez egy újdonság, sok korábbi verzióban nincs ilyen szolgáltatás. A használatát egy példán keresztül mutatom be. Tegyük fel, hogy nem magyar neveket tárolunk le egy oszlopban (tehát a vezeték-, valamint a keresztnév is egy oszlop-
70
Word XP alapokon ba kerül), és vezetéknevek szerint akarjuk őket rendezni. A probléma az, hogy a vezetéknevek nem a cellák elején szerepelnek. A megoldás a következő: ¾ a rovatfejet „Keresztnév; vezetéknév” alakban adjuk meg; ¾ az összes nevet is így, pontosvesszővel elválasztva vigyük be; ¾ indítsuk el a menüből történő sorba rendezést, majd kattintsunk rá az „Egyebek” gombra; ¾ Jelöljük be „Mezőhatároló”-nak a „Pontosvessző”-t, majd „OK”; ¾ A „Rendezés” ablakban a „Mező” nevű legördülő listából válasszuk ki a „Vezetéknév” lehetőséget. A példa alapján leszögezhetjük, hogy akkor van jelentősége, ha összetett adat 2, 3. stb. eleme szerint szeretnénk rendezni. Hogy vihető be egy külföldi név pontosvessző nélkül úgy, hogy mégis a vezetéknév szerint lehessen rendezni? A pontosvesszők helyére gépeljünk nem törhető kötőjelet (Ctrl - Shift - kötőjel), és mezőhatárolónak is ezt adjunk meg. Sima szöveget is rendezhetünk, vagy csak táblázatot? Sima szöveget is lehet rendezni, de csak menüből. Minden a táblázatnál megbeszéltek szerint zajlik. A rendezés hatáskörét ez esetben mindig ki kell jelölni, különben a program az egész dokumentumra értelmezi. Az „OK” gombot megnyomva a bekezdések kerülnek sorrendbe.
3.13.14 Szöveg táblázattá alakítása / Táblázat szöveggé alakítása ¾ „Táblázat” menü, „Konvertálás”, „Szöveg táblázattá…” ½ ¾ „Táblázat” menü, „Konvertálás”, „Tábláz szöveggé…” ½ Mivel csak nagyon ritkán lesz ezekre a funkciókra szükségünk, nem tárgyaljuk őket. Igaz, akkor viszont óriási segítséget jelentenek, azért is hozom őket egyáltalán szóba. Szerintem úgyis minden világos lesz, ha elindítjuk a megfelelő menüpontokat.
3.13.15 Táblázat automatikus formázása Ha nincs kedvünk vesződni táblázatunk formázásával, akkor válasszuk ki az „Automatikus formázás…” menüpontot a „Táblázat” menüből, a táblázat helyi menüjéből vagy egyszerűen csak kattintsunk rá a ikonra. A megjelenő párbeszédablakot nem tárgyaljuk részletesen, hiszen itt aztán tényleg minden érthető, sőt, a mintából azonnal látható is. Sok előre elkészített táblázat formátumból választhatunk, melyek mindegyikének további finomítására is van lehetőségünk a választónégyzetek ki-be kapcsolásával. Például az utolsó sor illetve oszlop kiemelését kérhetjük, letilthatjuk, vagy bekapcsolhatjuk a fejléceket, stb. Azt tanácsolom, hogy a színes táblázatokkal csínján bánjunk, mert kinyomtatás után valószínűleg egészen mást kapunk vissza, mint amit a képernyőn látottak alapján vártunk. Amennyiben az „Alapértelmezés…” gombot megnyomjuk, egy ablakban megjelenő kérdésre adott válasszal eldönthetjük, hogy csak az aktuális dokumentumban, vagy minden dokumentumban a kiválasztott stílus lesz-e az alap92. Ábra: Táblázat automatikus formázása értelmezés. Ha az utóbbit kérjük, akkor minden újonnan beszúrt táblázat eleve az adott stílusú lesz! Cikkszám Név Egységár Mennyiség Érték 16. Feladat: 4524 Alaplap 12500 15 187500 Készítsük el az ábrán lévő táblázatot! 5523 Processzor 10600 10 106000 Megoldás: 4213 Memória modul 8500 32 272000 Hozzunk létre egy 5 oszlopos maxiÖsszesen 565500 mum 5 soros táblázatot a ikonnal úgy, hogy rákattintunk, majd elhúzás93. Ábra: A feladat
71
ECDL Szövegszerkesztés modul sal kijelölünk vízszintesen 5, függőlegesen szintén 5 kis négyzetet. Vigyük be a cellákba az adatokat. Minden egyes cellába történő adatbevitel után a tabulátor billentyűvel léphetünk a következő cellába. A jobb szélső oszlop adatai számított értékek, ezért, mint kifejezést kell megadnunk. Menjünk az E2 cellába (amiben 187500 van). Válasszuk ki a „Táblázat” menü „Képlet…” menüpontját. A kifejezés mezőbe írjuk be a „=PRODUCT(left)”, vagy a „=C2*D2” képletet. Az előbbi a szerencsésebb, mert akkor nem kell több kifejezést beírni, csak másolni a képletet. Ez a képlet ugyanis a 3. és a 4. sorban is igaz. Jelöljük ki az E2 cellát, és másoljuk át egérrel való húzással a Ctrl nyomása közben E3 cellába. A másolás után nem a jó eredményt látjuk a cellában. Ezzel egyelőre ne foglalkozzunk, majd a végén aktualizálhatjuk a kifejezéseket az F9 billentyűvel. Hasonlóan töltsük ki az E4 cellát is. Az E5 cellába más kifejezést kell bevinnünk: „=SUM(above)”. A formázáshoz az automatikus formázást használjuk majd, de előtte a C, D és E oszlopok számadatait állítsuk helyértékhelyesen. Ehhez jelöljük ki előbb a C2-C4 tartományt, majd adjunk meg egy tizedes tabulátort úgy, hogy a számok a baloldalhoz képest helyezkedjenek el végleges helyükön. Ennek az oka az, hogy majd az oszlopok jobb oldali rácsvonala fog mozogni az oszlopszélesség állításakor. Ugyanígy járjunk el a D2-D4 és az E2-E4 tartománnyal is. Indítsuk el az automatikus formázást a „Táblázat” menüből, vagy a helyi menüből, és válasszuk ki az „Automatikus formázás…” menüpontot, vagy esetleg kattintsunk a ikonra. A minta a „Klasszikus4” formátumú, de be van kapcsolva az „Utolsó sorra” és az „Első oszlopra” megkülönböztetése is. A frissítéshez jelöljük ki az egész táblázatot, majd nyomjuk meg az F9 billentyűt.
3.13.16 Táblázat szöveggel történő körbefuttatása és szövegben történő igazítása Az XP verzió arra is biztosít lehetőséget, hogy a táblázat mellett is legyen szöveg. Ezt körbefuttatásnak hívják, és amennyiben a táblázat nem a bal margónál kezdődik, a szöveg tényleg teljesen körbeveszi a táblázatot. Ennek kérése a következő módon lehetséges: ¾ indítsuk el a „Táblázat” menü „Táblázat tulajdonságai…” elemét, és lapozzunk a „Táblázat” regiszterhez; ¾ a „Szöveg körbefuttatása” csoportból válasszuk a „Körbe” opciót; ¾ ha nem a bal margóhoz szeretnénk igazítani a táblázatot, az „Igazítás” csoportban állítsuk be az elvárásunknak megfelelő igazítást, és az esetleges behúzást is. Az ablakban lévő további beállítási lehetőségeket terjedelmi okokból nem tárgyaljuk.
3.14 Szegély és mintázat 94. Ábra: Körbefuttatás és igazítás állítása A „szegély” a Word terminológiájában valamilyen objektumnak vonallal való körbevételét jelenti (néha nem is teljesen körkörösen). Szegélyekkel láthatunk el kijelölt kisebb szövegegységeket, egész bekezdéseket, táblázatok celláit, úgynevezett szövegdobozokat illetve egész oldalakat is. A lehetőségek a következők: ¾ szöveg szegélyezése; ¾ bekezdés szegélyezése; ¾ oldal szegélyezése. A szegélyeket a „Táblázatok és szegélyek” eszközsorból adhatjuk meg a legegyszerűbben (kivétel az oldalszegély). Mint már szó volt róla, ezt az eszközsort a ikonnal tudjuk bekapcsolni. Azt gondolnánk, a táblázatok kapcsán tulajdonképpen már az összes ikon szerepét, illetve minden fontos kérdést részletesen megbeszéltük (3.13.11.). Ez azonban nem így van, bőségesen lehet még miről beszélni.
72
Word XP alapokon Szöveg szegélyezése Ha olyan kijelölésünk van, amely egy bekezdésnek, vagy valamely táblázat egy cellájának mindössze bizonyos szövegrészére vonatkozik, akkor csak a kijelölést fogja majd a szegély körbevenni. A neve is erre utal: csak a kijelölt szöveget szegélyezi. A szövegszegély mindig körkörös. Bekezdés szegélyezése Ha nincs kijelölésünk, akkor az aktuális bekezdést, táblázat esetén az aktuális cellát látja el a program szegéllyel (mint korábban szó volt róla, minden egyes cella úgy viselkedik, mint egy-egy önálló bekezdés). Ha a kijelölés egész bekezdésekre, táblázat esetén egész cellákra vonatkozik, akkor az összes, a kijelölésbe eső bekezdést, illetve cellát szegélyezi a program. Oldal szegélyezése Az oldalszegély nevéhez méltóan mindig teljes oldalakra vonatkozik. Oldalszegélyt csak menüvel készíthetünk.
3.14.1 Szöveg szegélyezése Jelöljük ki a szöveget, majd pontosan ugyanúgy járjunk el, mint azt a bekezdésnél megtárgyaltuk az imént. Arra azonban számítsunk, hogy, ha többsoros a kijelölésünk, akkor a program a szöveget minden sorban külön-külön látja el szegéllyel. Ez általában nem túl szép (magyarul ronda) megjelenést ad a szövegnek. Ha olyan hosszú szöveget jelölünk ki, mely nem egy bekezdésen belül helyezkedik el, akkor a kijelölés által érintett teljes bekezdéseket egyetlen összefüggő szegélybe rakja a Word.
3.14.2 Bekezdés szegélyezése, mintázata Bekezdés szegély készítése Ha csak egy egész bekezdést akarunk szegéllyel ellátni, kattintsunk a bekezdésbe (ha benne állunk ez persze elmaradhat), ha több bekezdést is szegélyezni akarunk, jelöljük ki őket, majd a szegélyek eszközsor segítségével készítsük el a szegélyt. Állítsuk be a vonal stílusát a eszközzel, vastagságát a elem használatával, ha akarjuk a színét is a eszközikon segítségével adjuk meg, hogy mire vonatzel, majd a kozzon (3.13.11.). A mintázatot is a már tanult módon, a ikonnal adhatjuk meg. Hová esik a szegély két széle? Sima bekezdés szegélye behúzástól behúzásig tart, tehát ha nem akarunk szövegtükör szélességű szegélyt, akkor a bekezdés behúzásait kell oda vinni, ahol kezdeni, illetve befejezni akarjuk a szegélyt. Abban az esetben, ha középre zárt szöveget szeretnénk szegéllyel ellátni, akkor kivételesen célszerű a behúzást menüből állítani. A vonalzóval ugyanis nagyon nehéz dolgunk lenne, mivel mikor az egyik oldalon állítunk a behúzáson, és szeretnénk a másik oldalt is állítani, akkor automatikusan a csak egyik oldalon beállított behúzás és a másik oldal eredeti behúzása szerint állítja a program a szöveget középre. Vigyázzunk arra, hogy ha több bekezdésünk van a szegélyen belül, akkor jelöljük ki őket, és csak utána állítsuk a behúzást, mert ellenkező esetben csak az aktuális bekezdésnél változik a szegély!
95. Ábra: Példák a szegélyek alkalmazására
Hogy keveredhetek ki a szegélyből? Ha a kurzorral egy szegélyen belül vagyunk (mert menetközben szegéllyel láttunk el valamit), és Enter-t nyomunk, akkor a következő bekezdés is a szegélyen belül keletkezik. Ennek az oka az, hogy a szegély bekezdésjellemző, és mint ilyen öröklődik. Ez akkor igazán probléma, ha a szegély a dokumentumunk végén van, ilyenkor ugyanis nem tudunk a szegély alatti részbe menni a kurzorral. A megoldás az, hogy az Enter után alapértelmezett bekezdést kérünk a Ctrl - Q billentyűkombinációval.
73
ECDL Szövegszerkesztés modul Árnyék Ha egy szegéllyel ellátott bekezdésnek árnyékot is adunk, akkor az úgy néz ki, mintha balról és fentről lenne megvilágítva. Árnyékot viszont csak menüből tudunk adni. A „Formátum” menüből a „Szegély és mintázat…” menüpontot kell elindítanunk, és bekapcsolni az árnyékot. Árnyék csak akkor lehet, ha van szegély is. Nagyon feltűnő kiemelésekhez célszerű alkalmazni.
3.14.3 Oldalak szegélyezése ¾ „Formátum” menü, „Szegély és mintázat…”, „Oldal” regiszter ½ A programnak ezt az először a 97-es verzióban megjelent lehetőségét csak menüből lehet alkalmazni. Indítsuk el a „Formátum” menüből a „Szegély és mintázat…” pontot, majd lapozzunk az „Oldal” regiszterhez. Bár a bemutatásra kerülő párbeszédablak az oldalak szegélyezésére vonatkozik, mivel ennek ismerete alapján a bekezdések szegélyezése is megoldható lesz menüből, kivételesen utalok a „Szegély” regiszterre is.
n
n
n
n
n
n n n n
74
„Oldalszegély” és „Szegély” „Nincs” Nem kerül sehová szegély. Szegély eltávolításához alkalmazható. Ha bekezdésszegélyt („Szegély” regiszter) alkalmazunk, hatása egyenértékű a ikonnal, így csak oldalszegély ese96. Ábra: A csak ritkán alkalmazott „Oldalszegély” tén célszerű használni. regiszter (szinte egyezik a „Szegély” regiszterrel) „Körül” A lap alján, tetején, baloldalt, és jobboldalt egyaránt lesz szegély. ikonnal, tehát ezt is csak oldalszegélynél fogjuk használni. Bekezdésszegély esetén megegyezik a „Árnyék” Mint a „körül”, csak árnyék is megjelenik. Árnyék alkalmazására mind bekezdés, mind oldalszegélynél csak menüből van lehetőség, tehát mindkét esetben használjuk majd. „Térhatás” 3D szegélyekkel lesz körbevéve az oldal. Ez nekem a gyakorlatban nem működött. Ha térhatást akarunk elérni, válasszuk ki a 3D jellegű szegélyeket a „Stílus” listából. „Egyéni” Szerintem felesleges a kiválasztása, hiszen ha a „Minta” területen bármit megváltoztatunk, úgyis automatikusan átvált rá a program. „Stílus” Gyakorlatilag megegyezik a korábban tanult eszközzel. „Vonalvastagság” A eszköznek feleltethető meg. „Színválaszték” A ikonnak felel meg. „Kép” Elsősorban e lehetőség kedvéért érde97. Ábra: Oldalak esetén ilyen szegélyeket is alkalmazhatunk mes menüből szegélyezni. Rengeteg jópofa alternatíva közül választhatunk, melyeket meghívóknál, okleveleknél, stb. célszerű alkalmazni. Ízelítőnek csak pár darab a több mint 150 közül. Csak oldalszegélynél alkalmazható.
Word XP alapokon n
n
n
„Hatókör” Itt adhatjuk meg, hogy a szegély mire vonatkozzon. Ha az „Oldalszegély” regiszteren vagyunk, akkor a választék: ¾ Teljes dokumentum; ¾ Aktuális szakasz (a szakaszról rövidesen tanulunk (3.16.)); ¾ Aktuális szakasz első oldala; ¾ Aktuális szakasz, első oldal kivételével. Ha a „Szegély” regisztert választottuk, akkor a lehetőségek: ¾ Bekezdés; ¾ Szöveg. Pontosítva a dolgokat, a „Szöveg” csak akkor elérhető, ha van kijelölés is a dokumentumban. Ha képet jelöltünk ki, akkor még egy „Kép” opció is szerepel. „Minta” Azonkívül, hogy előzetes megtekintési lehetőséget nyújt, formázási funkciója is van. Ha ugyanis valamilyen szegélyt beállítunk a „Stílus”, „Színválaszték”, „Vonalvastagság” és a „Kép” listák segítségével, minden oldalra külön-külön megadható a szegély. A módszer tehát: ¾ a szegély megjelenésének előzetes beállítása; ¾ a ikonok közül a megfelelőre kattintás. ikont is taláHa sima bekezdésszegélyt készítünk, és több bekezdést is kijelöltünk, akkor még egy lunk a bekezdések közötti szegélyek meghúzásához, illetve törléséhez. „Vízszintes vonal” A gomb megnyomása után egy ablakban grafikus aláhúzások közül választhatunk, és például úgy húzhatjuk alá a sorokat, mint ezt a sort. Egy nagyon fontos dologra azonban felhívnám a figyelmet: mivel valójában grafikát szúrunk be, melynek szélessége a sor szélessége, pozíciója pedig az aktuális sor feletti, beszúrás előtt mindig az aláhúzandó sort követő sor legelejére kell állnunk. Automatikus aláhúzás (szegély)
Az aláhúzást is kérhetjük az automatikus felsorolásra hasonlító módszerrel. Az aláhúzással (mely most valójában szegély lesz) ellátni kívánt üres bekezdés első három karakterének azonban most a „-” (kötőjel), „_” (aláhúzás jel), „*” (csillag), vagy „=” jelek közül kell kikerülni, majd Enter-t nyomni. A Word automatikusan lecseréli alsó szegélyre a begépelt jeleket, mégpedig a következők szerint: A jel a csere előtt csere utáni szimbólum ¾ - (kötőjel) ¾ _ (aláhúzás jel) ¾ * (csillag) ¾ = (egyenlőségjel)
17. Feladat: Készítsük el az ábrán látható, enyhe ízlésficamot tükröző meghívót! Megoldás: Gépeljük be a szöveget, térközöket hagyva! A térközökhöz most a nem túl szabályos üres bekezdés módszert fogjuk alkalmazni, mert az gyorsabb. A megoldásban egyúttal az automatikus felsorolást is kipróbáljuk. ¾ Enter, Enter, „Meghívó”, Enter, Enter, Enter; ¾ „Szeretettel…”, Enter, Enter, Enter; ¾ „Kérjük, hogy…”, Enter, Enter, Enter; ¾ „Program:”, Enter; ¾ „> a vendégek…”, Enter;
98. Ábra: Feladat a szegélyekre
75
ECDL Szövegszerkesztés modul „köszöntő…”, Enter; ¾ „bemutató…”, Enter; ¾ „díjtalan…”, Enter, Enter Engedélyezzük az elválasztást („Eszközök”, „Nyelv”, „Elválasztás…”)! Jelöljük ki az egészet (Ctrl és a kijelölő sávba kattintás), majd állítsuk 26 pontosra, és sorkizártra a szöveget! Jelöljük ki az első bekezdést, majd igazítsuk középre! Indítsuk el a „Bekezdés…” menüpontot a „Formátum”, vagy a helyi menüből, és mind a bal, mind a jobb behúzást állítsuk 4 cm-re! Megpróbálhatjuk a vonalzóval is, de akkor előbb állítsuk a behúzást, mert utólag a középre igazítás miatt nehezen fog menni. ¾
Válasszuk ki a 3D szegélyt a ikonnal, majd a ikon segítségével a tosabban, ha az ikon ilyen, elég rákattintani, ha nem ilyen, csak akkor nyissuk le)!
lehetőséget (pon-
Jelöljük ki a „a meghívót hozza magával,” szövegrészt, válasszuk ki a sima szegélyt a nal, majd kattintsunk a ikonra! A ikon segítségével válasszuk ki a kitöltés színét is!
ikon-
ikonA felsorolás szimbólummal rendelkező bekezdések behúzását kijelölésük után csökkentsük a nal. Jelöljük ki a „Program… anyagok átadása” szövegrészt! Indítsuk a „Formátum” menüből a „Szegély és mintázat…” pontot, majd válasszuk ki az „Árnyék” opciót, és nyomjuk meg az „OK” gombot! Indítsuk újra a „Formátum” menüből a „Szegély és mintázat…” pontot, majd lapozzunk az „Oldalszegély” regiszterhez. Válasszuk ki a „Kép” listából típust (ez az első), és nyomjuk meg az „OK” gombot!
3.15 Nem látható jelek bekapcsolása Már korábban is többször hangsúlyoztam, a Tabulátor, az Enter stb. is úgy fogható fel, mint egy-egy betű, csak nem látható a képe. Sokszor jó lenne, ha mégis mutatná őket a Word, mert akkor jobban át lehetne látni, hogy egy dokumentum miért néz ki úgy, ahogy. Ha tehát nem értjük egy dokumentum formájának okát, kapcsoljuk be a nem látható jeleket a ikonnal. A nem látható jelek némelyike csak normál nézetben nem látható (pl. oldaltörés). A következőkben lássuk a lehetséges legfontosabb nem látható jeleket: Mi Hogy készül Képe ¾ új sor, de nem új bekezdés Shift - Enter ¾ új sor a kép alatt1 menüből lehet csak ¾ új bekezdés Enter ¾ következő oszlop Tabulátor ¾ következő hasáb Ctrl - Shift - Enter ¾ automatikus új oldal automatikus ¾ új oldal Ctrl - Enter ¾ új szakasz menüből lehet csak
A felsorolásban szereplő szakaszokról és hasábtörésről a következő bekezdésben tárgyaljuk meg azt, amit tudni kell róluk.
1
Ez a töréspont szintén nem eredményez új bekezdést. Csak akkor van jelentősége, ha táblázatot, vagy képet körbefuttatunk szöveggel. Amennyiben azt akarjuk, hogy a szöveg a kép mellett csak egy darabig szerepeljen, majd a kép alatt folytatódjon, ezt a töréspontot kell beszúrni. A korábbi Word verziókban nem szerepelt, és nem lesz nagy jelentősége. A 146. feladatban, illetve a képeknél fogunk még vele találkozni.
76
Word XP alapokon 3.16 A már ismert szövegegységek és a szakasz ¾ „Beszúrás” menü, „Töréspont…” ½ A dokumentumok különböző szövegegységekből állnak. Azért jó, ha ismerjük is ezeket az elemeket, mert bizonyos formák mindig bizonyos szövegegységekhez kapcsolódnak. Lássuk tehát ezeket a dokumentumegységeket: 1. betű betűtípus, méret, jellemző, aláhúzás, stb. 2. bekezdés igazítás, térköz, sorköz, behúzás, sorszámozás, tabulátorok, felsorolás, szegélyek, stb. 3. szakasz hasábszám, fejléc, lábléc, margók, papírméret, elrendezés, stb. De mit jelent ez a gyakorlatban. Néhány példa alapján valószínűleg érthető lesz, hogy miért is jó, ha tudjuk azt, hogy egy-egy szövegforma milyen dokumentumegységhez kapcsolódik. ¾ Mivel a betűtípus a betű szövegegységhez kapcsolódik, akár minden betűt másmilyenre formázhatunk. ¾ Az igazítás azonban már bekezdés szövegegységhez kötődik. Ha tehát két különböző módon igazított szövegrészt kell írnunk, azt két bekezdésben tehetjük csak meg. ¾ Ha pedig két különböző hasábszámú szövegrészt akarunk létrehozni, azt csak két külön szakaszban tehetjük meg. Új betűt csak gépelni kell, új bekezdést Enter billentyűvel kezdünk, de hogy kezdünk új szakaszt? Mivel a szakasztöréshez nincs hozzárendelve billentyűkombináció, ezért csak menüből lehet beszúrni. Végrehajtásához a „Beszúrás” menüből a „Töréspont…”-ot kell elindítani. A megjelenő ablakból négy különböző szakasztörést1 is választhatunk: ¾ új oldal könyveknél fejezetek között szokás alkalmazni; ¾ folyamatos általában hasábszám váltáshoz, hasábszám kiegyenlítéshez használjuk; ¾ páros oldal ugyanaz, mint az új oldalra, de ha a következő oldal páratlan lenne, akkor egy oldal kimarad (szintén könyvben alkalmazzák); 99. Ábra: ¾ páratlan oldal az előző ismeretében hatása világos. Töréspont beszúrása A szakasztörés jelét láthatjuk is, ha bekapcsoljuk a nem látható jeleket. Persze, ha a dokumentumban ez amúgy is látszik, akkor ez esetben nincs változás (pl. nyomtatott forma nézetben az új oldalra típus bármelyike).
3.17 Többhasábos szöveg Többhasábos szövegre ugyan általában csak prospektusok, szórólapok, újságok készítésekor lesz szükségünk, de mert néhány további fontos kapcsolódó kérdést is tartalmaz a téma, ismerkedjünk meg ezzel a lehetőséggel is. Mivel a többhasábos szöveget nyomtatáshelyesen csak „Nyomtatási elrendezés” nézetben láthatjuk, ezért lehetőség szerint ebben a nézetben dolgozzunk. Ha nem így járunk el, akkor erre a Word figyelmeztet is bennünket. Azt pedig már az imént tanultuk, hogy a hasábszám szakasz jellemző, ezért eltérő hasábszám csak két külön szakaszban lehet. Ez a gyakorlatban majd annyit jelent, hogy a hasábszám váltás mindig két lépésből áll: ¾ szakasztörés beszúrásból; ¾ és hasábszám állításból. Jól jegyezzük meg az aranyszabályt: Minden olyan esetben, amikor a hasábszámot akarjuk váltani, vagy bár a hasábszám nem változik, de más hasáb elrendezést akarunk alkalmazni, szakasztörést kell beszúrni! A szakasztörés beszúrásról az előző pontban tanultuk meg, hogy hasábszám váltáshoz majd általában „Folyamatosan” szakasztörést kell beszúrnunk a „Beszúrás” menü „Töréspont…” almenüjével. Nézzük meg a második lépést, a hasábszám állítást hogyan lehet végrehajtani. Mivel a hasábszámot beállítani menüből is és ikonnal is lehet, mindkettőről kell beszélnünk. 1
A többi töréspont kedvéért valószínűleg soha nem jövünk be ebbe a párbeszédablakba, mivel vagy mindegyik megadható billentyűzetről is, vagy nincs jelentősége (körbefutás-törés).
77
ECDL Szövegszerkesztés modul 3.17.1 Hasáb beállítás menüből ¾ „Formátum” menü, „Hasábok…” ½ A hasábokat a „Formátum” menü „Hasábok…” pontjával lehet beállítani. n „Típus” Könnyen értelmezhető vizuális szimbólumokkal választhatunk ötféle hasábelrendezés közül. n „Hasábok száma” Egy szám mezővel állíthatjuk be a tetszőleges hasábszámot. n „Választóvonal” A hasábok közé egy-egy függőleges szemvezető vonalat illeszt a program. n „Hasábok szélessége és térköze” Igényeinknek megfelelően állíthatjuk be a hasábok szélességét, illetve a közöttük lévő üres függőleges vonalat, a térközt (írni ugyan nem lehet belé, de benne helyezkedik el a választóvonal). 100. Ábra: Hasábszám beállítása menüből n „Azonos hasábszélesség” Alapesetben egyenlően osztja fel a Word a margók közötti területet a hasábok közt. Ha az egyes hasábok szélességét egyedileg kívánjuk állítani, kapcsoljuk ki az „Azonos hasábszélesség” jelölőnégyzetet. n „Hatókör” Mint megbeszéltük, a hasábszám szakaszjellemző. Ha esetleg mégis azt akarjuk, hogy ne csak az aktuális szakaszra vonatkozzon, akkor a hatókör listából a „Teljes dokumentum” opciót kell kérni. Miután mindent beállítottunk, az „OK” gombot is meg kell nyomnunk. 101. Ábra: Több hasábos szöveg vonalzója A hasábok egyébként a vonalzón is jól láthatóak, sőt, húzással állíthatóak is.
3.17.2 Hasábszám beállítás ikonnal Ha ikonnal akarjuk állítani a hasábok számát, akkor a ikonra kell kattintanunk, és elhúzással megadni a hasábok számát (mindez nagyon emlékeztet a táblázat beszúrására). Ez esetben azonban a hasábszámon kívül más állítási lehetőségünk nincs. Véleményem szerint, ha egyenlő, választóvonal nélküli hasábokat akarunk készíteni ez a módszer az egyszerűbb, minden más esetben azonban inkább menüből dolgozzunk.
102. Ábra: Hasábszám
3.17.3 Többhasábos szöveg begépelése Két különböző megjelenésű többhasábos szöveget szokás megkülönböztetni: a kiegyenlített, ¾ és a tördelt hasábokat. Kiegyenlített hasábok Általában újságokban, folyóiratokban szokott előfordulni. Az mindegy, hogy hol végződik az egyik, és hol kezdődik a másik hasáb. Csak az a fontos, hogy az esztétikusabb megjelenés érdekében a hasábok egyforma magasságúak legyenek. Kiegyenlített hasábok esetében a program dönti el, mi kerüljön az egyes hasábokba. Nekünk csak két dolgunk lesz: ¾ bevinni a szöveget; ¾ és utasítani a programot, hogy ossza szét a szöveget hasábokra. Tördelt hasábok Ebben a szituációban határozott elképzelésünk van arról, hol a szövegben kell kezdődnie a következő hasábnak. Prospektusokban szerepel gyakran ilyen elrendezés. Most is két dolgunk van: ¾ megadni a hasábok számát; ¾ az egyes hasábok végén utasítást adni arra, hogy a Word kezdjen új hasábot. ¾
78
Word XP alapokon 3.17.3.1 Kiegyenlített hasábok létrehozása Ebben az esetben, bár a több hasábot előre beállítottuk, csak az első hasábba gépelünk. Miután a szöveg végére jutottunk, egy „Folyamatos” szakasztörést kell 103. Ábra: Kiegyenlített hasábok beszúrnunk. A program ekkor automatikusan szétosztja a szöveget hasábokra. Kiegyenlített hasáb egyszerűbben a
Miután begépeltük a szöveget, jelöljük ki azt a részt, amelynél kiegyenlített hasábszámot karunk alkalmazni, majd ikonnal állítsuk be a hasábszámot.
3.17.3.2 Tördelt hasábok létrehozása A szöveg begépelése a szokásoknak megfelelően történik ekkor is, de ha új hasábot akarunk kezdeni, akkor nyomjuk meg a Ctrl - Shift - Enter billentyűkombinációt. Fontos tudnunk, hogy 104. Ábra: Tördelt hasábok az új hasáb nem jelent egyúttal új bekezdést is! Ennek sorszámozáskor, felsoroláskor van nagy jelentősége: ilyen eseten előbb az Enter billentyűt, majd a Ctrl - Shift - Enter kombinációt kell megnyomni. 18. Feladat: Készítsük el a kiegyenlített hasábokat szemléltető ábrának megfelelő dokumentumot! Megoldás: Ha kell, kapcsoljunk át „Oldalkép” nézetre! Állítsuk be a ikon megnyomása után a hasábszámot háromra! Minden tétel után Enter billentyűt nyomva gépeljük be az összes szöveget (használjunk automatikus számozást, a behúzást pedig csökkentsük a ikonnal)! Végül a „Beszúrás” menüből a „Töréspont…” elemet választva adjunk meg egy „Folyamatos” szakasztörést! 19. Feladat: Készítsük el a tördelt hasábokat szemléltető ábrának megfelelő dokumentumot is! Megoldás: Most a „Formátum” menüből válasszuk a „Hasábok…” pontot, majd állítsuk 3 hasábosra a kattintással, vagy a „Hasábok száma” segítségével! Első hasáb
ikonra
ikonnal, azután csökkentsük a behúzást a ikonnal. Gépeljük be Kapcsoljuk be a sorszámozást a az első oszlop fejlécét, Enter, utána az „Első tétel”-t, Enter, majd a „Második tétel”-t és Enter, azután a „Harmadik tétel”-t és Enter, végül az új hasábhoz Ctrl - Shift - Enter! Jelöljük ki a felsorolás szimbólumokkal megjelenítendő bekezdéseket, majd kapcsoljunk át felsorolásra a ikonnal, végül csökkentsük a behúzást a ikonnal. Azért kellett a felsorolást utólag megadni, mert sajnos az XP okosabb akar lenni nálunk, és mindig önhatalmúlag cselekszik helyettünk. Második hasáb Vigyük vissza a kurzort a második hasábba, azután gépeljük be a második oszlop fejlécét, majd Enter! Gépeljük be az „Első tétel”-t, Enter, a „Második tétel”-t, Enter, majd a „Harmadik tétel”-t és Enter, azu-
79
ECDL Szövegszerkesztés modul tán a „Negyedik tétel”-t és Enter, végül az új hasábhoz Ctrl - Shift - Enter! Jelöljük ki a felsorolás szimbólumokkal megjelenítendő bekezdéseket, majd kapcsoljunk át felsorolásra a ikonnal, végül csökkentsük a behúzást a ikonnal. Harmadik hasáb Vigyük vissza a kurzort a harmadik hasábba, azután gépeljük be a harmadik oszlop fejlécét, majd Enter! Gépeljük be az „Első tétel”-t, Enter, a „Második tétel”-t, Enter. A „Beszúrás” menüből a „Töréspont…”-ot választva adjunk meg egy „Folyamatosan” szakasztörést. Jelöljük ki a felsorolás szimbólumokkal megjelenítendő bekezdéseket, majd kapcsoljunk át felsorolásra a ikonnal. Ez már egyhasábos szöveg Menjünk az egyhasábosnak szánt szöveghez, majd állítsuk át a hasábszámot egyre, végül gépeljük be a szöveget!
3.18 Kisbetű, nagybetű ¾ „Formátum” menü, „Kisbetű- nagybetű…” ½ Ez egy egyszerűbb témakör, ezért gyorsan végzünk vele. Ha egy kijelölt szövegrészben a betűket át akarjuk váltani kisbetűről nagyra, vagy fordítva, esetleg valami különleges ilyen jellegű kívánságunk van, akkor a „Formátum” menüből kell elindítani a „Kisbetű - nagybetű…” menüpontot. A megjelenő párbeszédablak használata nagyon egyszerű. Külön felhívnám a figyelmet a „vÁLTÁS”-ra. Nagyon jól jöhet, ha véletlenül bekapcsolt Caps Lock billentyűvel vakon gépeltünk, és minden pont a szándékunk szerinti ellenkezőjeként jelent meg. A „Mondatkezdő”-t választva csak a mondatok kezdőbetűje lesz nagy. A „Szókezdő” az angol szokásoknak megfelelően minden szó kezdőbetűjét nagyra állítja. A maradék kettő magáért beszél.
105. Ábra: Kisbetű-nagybetű
Kisbetű nagybetű váltás egyszerűbben Álljunk abba a szóba, amelyen alakítani kívánunk, majd nyomjuk meg többször a Shift - F3 billentyűkombinációt mindaddig, míg a helyes alakot nem kapjuk. A Caps Lock billentyűt bekapcsolva nem is lehet rosszul gépelni. Miért? A Word az „Automatikus javítás” egyik szolgáltatásaként javítja ki ezt a hibát: az első szó utáni szóköz begépelésekor minden betű helyes alakot kap, sőt, még a Caps Lock billentyű is kikapcsolásra kerül.
3.19 Sablonok A sablonokkal nagyon leegyszerűsítheti a munkáját az a felhasználó, akinek „sablonos”, azaz gyakran szinte ugyanolyan tartalmú leveleket kell írnia. E dokumentumok általában semmi másban nem különböznek, mint egy-egy névben, egy összegben, a dátumban, esetleg az aláíróban. Az ilyen levelekhez célszerű sablonokat létrehozni. Nézzük meg ennek módszerét, majd használatát. Mielőtt azonban erre rátérnék, az XP verzió egy új lehetőségét kell megemlítenem: sablonok létrehozása nélkül is használhatunk sablonokat. Ennek módszerét a „Levélírás sablon, vagy létező dokumentum alapján” témakörben ismertetem.
3.19.1 Sablon létrehozása Sablon létrehozásához előbb gépeljük be a levelet. Azokra a helyekre, ahol majd levelenként eltérő adat fog szerepelni, gépeljünk né106. Ábra: Sablon mentése
80
Word XP alapokon hány csillagot egymás mellé (ha a Word új sort kezdve lecseréli szaggatott aláhúzásra, azt vonjuk vissza). Persze a csillagok helyére majd a megfelelő adatot kell begépelni. Miután a begépeléssel készen vagyunk, formázzuk meg a levelet, beleértve a csillagokat is (pontosan úgy, mintha rendes szöveg lenne). Ezzel már minden előkészületet megtettünk, nincs is már más hátra, mint a mentés. Kivételesen javasolt csak a végén menteni, de ha nagyon hosszú a dokumentum, akkor menetközben is menthetünk, de csak úgy, ahogy most megbeszéljük. Miután elindítjuk a mentést, a megjelenő ablakon állítsuk át a „Fájltípus”-t „Dokumentumsablon”-ra. A feltételezett mentési könyvtár automatikusan a „Sablonok” lesz, mivel az „Office” itt gyűjti a sablonjait. A dokumentum sablon fájlok típusa „DOT” (ezt esetleg láthatjuk a párbeszédablakban is, ha az operációs rendszerben az ismert típusok elrejtése nincs bekapcsolva). Gépeljük be a sablon nevét, majd nyomjuk meg a „Mentés” gombot. Ezzel gyakorlatilag elkészült a sablon. Itt szeretném elmondani, hogy a programmal jó néhány sablont eleve kapunk, bár tapasztalatom szerint azok nem igazán jól használhatóak. Ha sok sablont készítünk, akkor egy idő után nem fogunk könnyen eligazodni közöttük. A megoldás az, hogy a „Sablonok” mappa alá további mappákat hozunk létre, és azokba mentjük el saját sablonjainkat. Ezek a mappák a sablon alapján történő új dokumentum kezdéskor majd nagy segítséget nyújtanak.
3.19.2 Miként legyen a dátum mindig aktuális a sablon alapján készült levélen? ¾ „Beszúrás” menü, „Dátum és idő…” ½ A sablonok készítésénél előnyös, ha a sablon létrehozásakor meg tudjuk adni úgy a dátumot, hogy az később is mindig aktuális legyen. Lássuk a módszert. Menjünk arra a helyre, ahová a dátumot írni akarjuk, majd válasszuk ki a „Beszúrás” menüpontot, és abból a „Dátum és idő…” almenüt. A megjelenő párbeszédablakból csak ki kell választanunk az igényünk szerintit (a magyar szokásoknak a harmadik felel meg). Arra figyeljünk, hogy az „Automatikus frissítés” legyen kijelölve! Ellenkező esetben, a későbbiekben nem aktualizálódik a dátum. Vigyázat! Mivel a dátum a számítógép rendszerdátumát veszi fel, ha az hibás, akkor a levél dátuma is rossz lesz!
107. Ábra: Dátum beszúrása
Biztos, hogy csak előnyei vannak ennek a módszernek? Hát… Sajnos, ha a dokumentumokat csak elektronikusan archiváljuk, amennyiben egy, a sablon alapján készült levelet a későbbiekben előveszünk, a dátum akkor is aktualizálódik. Így azután a jó ég tudja mikor is írtuk eredetileg. Mire jó az „Alapérték…” gomb? Amennyiben elkezdjük gépelni a dátumot, akkor a szövegtárnál (3.11.) megbeszéltekhez hasonlóan a Word felkínálja a dátum Enter billentyű megnyomásának hatására történő beírását, mégpedig mindig azt az alakot, amely az alapértelmezett.
3.19.3 Levélírás sablon vagy létező dokumentum alapján ¾ „Fájl” menü, „Új dokumentum…” ½ Sablon alapján úgy tudunk dokumentumot kezdeni, hogy a „Fájl” menü „Új dokumentum…” menüpontját indítjuk el, és a megjelenő munkaablakban kiválasztjuk a következő két lehetőség valamelyikét: ¾ „Új dokumentum létező dokumentumból” csoportban „Dokumentum kijelölése”; ¾ „Új dokumentum sablon alapján” csoportban „Általános sablonok…”. Bármelyik módszert választjuk, a dokumentum létrehozását nem üres lappal fogjuk majd kezdeni. A Word automatikusan rámásolja egy üres lapra a kiválasztott dokumentum, vagy a sablon tartalmát. A to-
108. Ábra: Adjuk meg a forrás jellegét
81
ECDL Szövegszerkesztés modul vábbiakban azonban a kapcsolat megszűnik az új dokumentum és a forrása között, tehát amit a dokumentumon ezután alakítunk, annak az eredeti dokumentumra, illetve a sablonra nincs hatása (ez sablon esetén nem teljesen igaz).
3.19.3.1 Levélírás létező dokumentum alapján Ezt a lehetőséget a korábbi verziókban ne keressük, mert igazi újdonság. Azért került kifejlesztésre, mert rengeteg probléma adódhat abból, ha egy korábbi dokumentumunkból annak kijavításával hozunk létre új levelet. A sablonokat pedig, őszintén bevallva én sem használtam, mer sosem értem rá a létrehozásukra. Ez az új szolgáltatás e problémákat egy csapásra kiküszöbölte. Annyi csak a feladatunk, hogy a munkaablakból elindított, a szokásos megnyitás ablakkal tartalmilag szinte teljesen megegyező „Új dokumentum létező dokumentum109. Ábra: Adjuk meg a dokumentum forrását ból” nevű ablakban válasszuk ki azt a levelet, amely alapján az új munkánkat el akarjuk készíteni, majd meg kell nyomni az „Új” gombot. Mint már említettem, ekkor a kiválasztott levél teljes tartalma rámásolódik egy üres lapra, és minden további munka ezen történik. Az eredeti levéllel ezek után minden kapcsolat megszűnik, de nekünk pontosan ez kell.
3.19.3.2 Levélírás sablonnal Válasszuk ki a sablont, majd kattintsunk az „OK” gombra. Most már nincs más hátra, mint a levél egyedi részeinek bevitele. Ehhez egyenként kattintsunk a kicsillagozott részekre duplát, így azok kijelölődnek (ne a kijelölő sávba, hanem a csillagokra kattintsunk). Ezután csak kezdjük el begépelni a jó szöveget, és az formázva szúródik be a kijelölt szöveg helyére (már ha a sablonban a csillagok formázottak voltak). Már csak az a kérdés, van-e értelme a sablonoknak, hiszen az „Új dokumentum létező dokumentumból” szolgáltatással ugyanezt érjük el. Nos, véleményem szerint a legtöbb felhasználó esetében nem sok. Van arra lehetőség, hogy a 1.
82
110. Ábra: Adjuk meg a dokumentum forrását ikonnal is céges papírt kapjunk?
Igen. Ehhez a következő lépéseket kell tennünk: Indítsuk el a Windows „Start” menüjéből a „Keresés”, majd a „Fájlt vagy mappát” elemet. „A fájlnév egésze, vagy része” mezőbe gépeljük be „Normal”, a „Keresés helye” listából pedig válasszuk ki a „Helyi merevlemezek” opciót. Kattintsunk a „További beállítások” feliratra, és pipáljuk ki a „Keresés rejtett fájlok és mappák között” jelölőnégyzetet. Kattintsunk a „Keresés” gombra. A találatok közül a helyi menü „Megnyit” parancsával nyissuk meg a fájlt (ne parancsikont, vagy más hasonló nevű fájlt).
Word XP alapokon 2. ¾ ¾ ¾
3.
Végezzük el a szükséges módosításokat: szövegdobozba (3.23.) írjuk be a cég nevét, címét, telefonszámát, stb., majd pozícionáljuk a megfelelő helyre; egy másik szövegdobozba szúrjuk be a cég emblémáját (amit persze előtte szkenner segítségével be kellett olvastatni, és fájlként elmenteni); ha kell, a fejlécet valamilyen szegéllyel válasszuk is el (3.14.3.). Mentsük el a változtatásokat a ikonnal. Ha a normál sablont átalakítottuk, mindig csak céges papírra írhatunk levelet,?
Az kétségtelen, hogy ha a ikonra kattintunk, akkor céges fejléces lapot kapunk, de a „Fájl” menü, „Új dokumentum…” pontját elindítva, majd a munkaablakban az „Új dokumentum sablon alapján” opcióiból az „Általános sablonok” elemet választva az „Általános” regiszteren ott találjuk majd az „Üres dokumentum” sablont, amivel tényleg üres lapot kapunk. Új dokumentum kezdése igazán profi módszerrel El sem kell indítani a Word programot. Az Office program Office eszközsorán kell csak rákattintani a ikonra, majd kiválasztani a megfelelő sablont. Miért profibb ez a módszer? Mert így nemcsak Word leveleket kezdhetünk, hanem bármilyen Office dokumentumot: ¾ Excel táblázatot; ¾ Access adatbázist; ¾ PowerPoint bemutatót; ¾ … Próbáljunk erre a módszerre rászokni, hiszen az Office egy integrált irodai programcsomag. Legalább többé-kevésbé használjuk ki a lehetőségeit! Lehet olyan sablont is készíteni, amely alapján új dokumentumot nyitva csak az általunk előre megadott változó adatokat lehet bevinni? Igen. Ezt hívják űrlapnak. Egy űrlapot vázlatosan a következő módszerrel kell készíteni: 1. Készítsük el a dokumentumot úgy, mint ahogy azt a sablonoknál megbeszéltük, azaz a változó adatokat csillagozzuk ki. 2. Kapcsoljuk be az „Űrlap” eszközsort a „Nézet” menü „Eszköztárak” pontjában. 3. A kicsillagozott adatokat szép sorban egyenként cseréljük le űrlapmezőkre úgy, hogy duplát kattintunk az egyes csillagokra, majd: ¾ ahová csak karakteres, vagy numerikus adatokat lehet bevinni, kattintsunk rá a ikonra; ¾ ahol csak azt kell eldönteni, hogy valamit kérnek-e, vagy sem, a ikont válasszuk; ¾ és ha az adat csak bizonyos értékeket vehet fel, kattintsunk a ikonra. 4. Sorban kattintsunk duplát minden űrlapmezőre, és állítsuk be a jellemzőit: ¾ karakteres és numerikus adatok esetén megadható az adat pontos típusa, a maximális hossza, kiinduló értéke, és egy formátum maszk; ¾ eldöntendő adatnál az, hogy kiinduló állapotban kipipált 111. Ábra: Egy űrlap legyen-e; ¾ csak bizonyos értékeket felvehető adatok esetén bevihetők az érvényes lista elemek, melyek közül majd választani lehet. 5. Kérjük, hogy a Word a képernyőn szürke színnel jelölje a kitöltendő űrlapmezőket (ez az alapeset, ezért ezt nem biztos, hogy kérni kell). Ehhez a ikonra kell kattintani. 6. 7.
Zároljuk az űrlapot a ikonnal. Mentsük el sablonként a korábban megbeszéltek szerint. Milyen jó lenne, ha a hatóságok és minisztériumok így készítenék el az internetről letölthető űrlapjaikat. Akkor nem kellene órákig azzal szenvedni, hogy egy egyszerű okmány normálisan nézzen ki. Sajnos a dokumentumok ettől a legtöbb esetben igencsak messze vannak, mert még a tabulálást sem használják bennük helyesen. Ennek következtében azután az első adat begépelésekor összeomlik a szöveg formátuma.
83
ECDL Szövegszerkesztés modul Hogy készíthetünk professzionálisan tetszetős megjelenésű űrlapokat? Felejtsük el a csillagos módszert. Nem véletlenül szerepel az „Űrlap” eszköztáron is a táblázatkészítés két ikonja. Igazán szép űrlapot ugyanis a lehető legegyszerűbben táblázatban készíthetünk. A magyarázó feliratokat, és az űrlapmezőket egyaránt a táblázat egyes celláiba kell majd elhelyezni. A táblázat szegélyeit azonban ilyenkor nem kell megrajzolni. Hogy vigyük be az adatokat egy űrlapba? Igazán gyors adatbevitel csak úgy lehetséges, ha mindent a billentyűzetről végzünk. A legfontosabb eljárások a következők: ¾ az egyik űrlapmezőből a másikba ugrás Tabulátor ¾ karakteres és numerikus adat bevitele gépelés a szokások szerint ¾ lista lenyitása F4 funkcióbillentyű ¾ listából szelektálás nyilak ¾ listából választás Enter ¾ jelölőnégyzet kipipálása, pipa levétele szóköz
3.19.4 Sablon módosítása Tulajdonképpen módosíthatnánk az eredeti sablont is, de egyszerűbb a következő módszer: 1. Kezdjünk egy új dokumentumot a „Fájl” menü „Új dokumentum…” pontjával. A munkaablakban az „Új dokumentum sablon alapján” csoportból válasszuk az „Általános sablonok…” elemet. 2. A megjelenő „Sablonok” ablakban válasszuk ki a kérdéses sablont. Ehhez lehet, hogy mappát kell váltani, aminek mód112. Ábra: Most kivételesen cseréljük szere most csak a párbeszédablak regisztereivel történő lapole a meglévő fájlt zás, feltéve, hogy jó helyre mentettük a sablont. 3. A párbeszédablak jobb szélén jelöljük be a rádiógombokkal azt, hogy legyen új „Sablon”. Ezzel valójában egy új sablont készítünk, csak a régi tartalma már benne lesz. 4. Hajtsuk végre a szükséges módosítást, majd mentsük el ugyanazon a néven és ugyanoda, ahol volt. Ekkor egy ablakban figyelmeztető üzenet fog megjelenni, hogy már van ilyen fájl, mit tegyen a program. Válasszuk az első, a „Meglévő fájl cseréje” opciót. Máskor is megjelenik a fájl felülírására figyelmeztető ablak? Természetesen igen. Minden olyan esetben, amikor ugyanoda és ugyanolyan néven akarunk menteni, mint ahol már van egy olyan fájl.
20. Feladat: Készítsünk egy látványos, céges fejléces sablont! Megoldás: A cég név és cím adatait tabulátorral vigyük be. Ehhez adjunk meg egy középre zárt tabulátort körülbelül 13 centiméterhez, majd gépeljük be az ábrának megfelelően a szöveget. Ennek menete: Tabulátor, „Nógrádi PC Suli”, Enter; Tabulátor, „9021 Győr”, Enter; Tabulátor, „Munkácsy u. 1-5.”, Enter; Tabulátor, „Email:
[email protected]”, Enter; Tabulátor, „www.pcsuli.hu”, Enter; Az elektronikus levél és internetcím átalakult kék színű, úgynevezett linkekké. Ezt az intelligens címkék segítségével vonjuk vissza. Szúrjunk be egy vízszintes vonalat. Ehhez álljunk az eddig begépelt szövegek alatt lévő sor elejére (elvileg ott is 113. Ábra: A megoldandó feladat
84
Word XP alapokon vagyunk). Válasszuk ki a „Formátum” menüből a „Szegélyek és mintázat” elemet, majd a kapott ablakban nyomjuk meg a „Vízszintes vonal” gombot. Kattintsunk duplát a nekünk szimpatikus vonalra. Folytassuk a levelet: Enter, Enter, „Tisztelt ”; Enter, Enter, „Üdvözlettel: ”. Most jön a dátum és aláírás bevitele: Enter, Tabulátor (ez nem a legszebb megoldás, de ma már elfogadott); „Győr, ”, „Beszúrás” menü, Dátum és idő…”, a harmadik típus kiválasztása, valamint az „Automatikus frissítés” kipipálása után „OK” (ha korábban ezt adtuk meg alapértelmezésnek, elég elkezdeni a dátumot, és amikor felkínálja a kész szöveget, Enter); Enter, majd egy középre zárt tabulátor megadása kb. a lap ¾ részéhez; Tabulátor billentyű, majd megint gépelés „Nógrádi László” Enter; Tabulátor billentyű, majd „informatika tanár”. Formázzuk meg a cégadatokat a tanultak szerint, majd készítsük még el az oldalszegélyt: Indítsuk a „Formátum” menü, „Szegély és mintázat…” pontját, lapozzunk „Oldalszegély” regiszterhez, majd a „Kép” listából válasszuk ki a nekünk tetszőt, végül „OK”. Befejezésül mentsük sablonként: Kattintsunk a ikonra, a megjelenő ablakban állítsuk át a „Fájltípus”-t „Dokumentumsablon”-ra. Gépeljük be a sablon nevét, majd nyomjuk meg a „Mentés” gombot. 21. Feladat: Készítsünk a most készült sablonnal egy levelet! Megoldás: Indítsuk el a „Fájl” menüt, és abból az „Új dokumentum…” menüpontot! A munkaablakban az „Új dokumentum sablon alapján” csoportból válasszuk az „Általános sablonok…” elemet. Keressük meg az imént létrehozott sablont, azután „OK”! Az egérrel kattintsunk a „Tisztelt” szöveg mögé, és kezdjük el a levél gépelését. 22. Feladat: Készítsünk egy fizetési felszólítás sablont! Megoldás: Gépeljük be a fizetési felszólítást, a változó részekre csillagokat írva! A dátumot úgy adjuk meg, hogy mindig aktuális legyen, azaz a „Beszúrás” menüből a „Dátum és idő…” menüpontot választva kattintsunk a nekünk tetsző formára, majd „OK”! Ezután formázzuk meg a levelet, és mentsük el, mint sablont! Ehhez a ikonra kell kattintani, azután a „Fájltípus”-t átállítani „Dokumentumsablon”-ra! Végül gépeljük be a nevet, és „OK”. 23. Feladat: Írjunk egy fizetési felszólítást a sablon alapján! Megoldás: Indítsuk el a „Fájl” menüt, és abból az „Új dokumentum…” menüpontot! A munkaablakban az „Új dokumentum sablon alapján” csoportból válasszuk az „Általános sablonok…” elemet. Keressük meg az imént létrehozott sablont, azután „OK”! Kattintsunk duplát a csillagos részekre, és gépeljük be a helyes adatokat!
3.20 Boríték címzése ¾ „Eszközök” menü, „Levelek és küldemények”, „Boríték és címke…” ½ Hivatali munkánk során nagyon gyakran kell borítékokat címeznünk, hiszen a létrehozott dokumentumok jelentős része még ma is hagyományos levél, amit borítékban szokás postázni. A Word a borítékok címzési munkáját is nagymértékben megkönnyíti. Ennek csak egy előfeltétele van: olyan nyomtatóval kell rendelkeznünk, mely alkalmas boríték nyomtatásra is. Szerencsésre ma már minden tintasugaras, illetve
85
ECDL Szövegszerkesztés modul lézernyomtató eleget tesz ennek a kívánságnak. Saját nyomtatónk vonatkozásában olvassuk el nyomtatónk kézikönyvéből a borítékok nyomtatásáról szóló részt! Miután megírtuk a levelet, borítékcímzéshez az „Eszközök” menü „Boríték és címke…” menüpontját kell elindítanunk, és a „Borítékok” regiszterfülhöz lapozni.
n
n
n
n
„Borítékok” „Cím” A Word a levél szövegéből a címzettet automatikusan felismeri, és a „Cím”-hez azt fel is kínálja. Az automatikus felismerés működéséhez azonban az szükséges, hogy a címzés maximum 5 rövid sor legyen, amiben üres bekezdés nem szerepelhet. „Feladó címe” Alapértelmezett feladónak a program mindig az installáláskor megadott felhasználó adatait javasolja, ami persze szintén módosítható. Ha ez nem felel meg (mert mindig egy másik fix adatra kell javítanunk a felkínáltat), célszerű átállítani. Ehhez az „Eszközök” menü „Beállítások…” menüjének „Felhasz114. Ábra: A boríték adatait ennek az ablaknak náló” regiszterfüléhez kell lapozni, és a a segítségével adhatjuk meg „Cím” mezőbe bevinni az új alapértelmezett feladó adatait. „Feladó címének elhagyása” Hatása világos, csak az a kérdés, mikor alkalmazzuk. Ha egy grafikát szeretnénk feladó helyére, a borítékra rakni, akkor kell kipipálni. Ennek módszere a kiegészítő információban olvasható. „Beállítások…” Itt a második beállítási szinten szerencsére nagyjából minden érthető.
o
o
„Boríték beállításai” „Borítékméret” A legördülő lista megnyitásával a megfelelő méretű borítékot lehet kiválasztani. Magyarországon levelezéshez a C6 típusú boríték terjedt el (ez a szabvány levelező boríték). Az úgynevezett számlaboríték mérete C65. „Betűtípus” Ha a gombot megnyomjuk, akkor lehetőségünk van a címzett, illetve a feladó betűtípusát beállítani (egyes korábbi verziókban mindkettő betűtípusa csak egyféle lehet). Ha másként akarjuk formázni a címzett nevét, és mondjuk a többi adatát, akkor illesszük be a borítékot a dokumentumba, és formázzuk meg ott.
„Nyomtatási beállítások” Itt a nyomtatással kapcsolatos beállításokat lehet megadni. Tapasztalatom szerint valószínűleg néhány boríték a szemetesben fogja végezni, mire minden tökéletes lesz. Itt lehet például megadni azt, hogy: ¾ a boríték hogyan legyen forgatva; ¾ melyik szélhez legyen illesztve; ¾ stb. n „E dokumentumba” Hatására a Word a dokumentumunk elejére, egy külön oldalra beszúrja a borítékot. A boríték oldala és a levél külön szakaszba kerül, és a boríték szakaszának oldalbeállításai a boríték méretének megfelelően kerülnek beállításra. n „Nyomtatás” A boríték kinyomtatáshoz csak el kell indítanunk a nyomtatást, ezzel a gombbal. Szerintem célszerűbb a beillesztés, majd a teljes dokumentum kinyomtatása a korábban tanult módon. Ne féljünk tőle, hogy a
86
Word XP alapokon
n
borítékcímzést is a normál lapadagolóból vett papírra nyomtatja ki, ugyanis a program a boríték oldalához papírforrásként másik lapadagolót rendel hozzá. „Bélyeg nyomtatása” és „Elektronikus bélyeg tulajdonságai” Akkor alkalmazható csak, ha a gépünkre telepítve van a levelezés postaköltségét nyilvántartó program. A Word nem ismeri fel a címzést, bár betartottuk a szabályokat
Tapasztalatom szerint, ha nagyon szép címzést akarunk készíteni, és ehhez középre zárt tabulátort alkalmazunk, hiába tartjuk be a szabályokat, a program nem ismeri fel a címzést. Ilyenkor mégis ki kell jelölni a címet. Hogy rakhatunk cégemblémás grafikát a boríték feladójához? Az ábrán szereplőhöz hasonló rendkívül elegáns borítékokat készíthetünk az alábbiak szerint: Hozzuk létre a cégemblémát egy szövegdobozba (3.23.). Ehhez szkennerrel előzetesen olvassuk be a cég emblémáját, mentsük el, majd szúrjuk be, mint képet (3.22.). Persze használhatunk a Word grafikái közül is egy megfelelőt. Méretezzük a megfelelő nagyságra (3.22.1.2.), és igazítsuk középre. Ugyanabba a szövegdobozba írjuk be a címzést is (az ábrán ez középre zárt tabulátorokkal készült). Jelöljük ki, majd rendeljünk hozzá egy gyorsszöveget a „Beszúrás” menüből a „Kész szöveg” pont „Szövegtár…” elemével. Csak az a fontos, hogy a „Szövegtár új eleme mezőbe a „borítékextra1” nevet kell írni. A továbbiakban a borítékainkra automatikusan beszúrja a grafikát a program. Ne felejtsük el letiltani a feladó címét a „Feladó címének elhagyása” jelölőnégyzet kipipálásával!
24. Feladat: Írjuk meg az ábra szerinti dokumentumot, majd készítsünk hozzá C6 méretű borítékot is! A boríték szövegét formázzuk is meg, hogy szebb legyen! Megoldás: Írjuk meg a levelet, majd formázzuk meg! Figyeljünk arra, hogy a címzés a levél elején levő bekezdésekbe kerüljön, és ne legyen a sorok között üres bekezdés! Válasszuk az „Eszközök” menüből a „Boríték és címke…” almenüt, majd nyomjuk meg a „Beállítások…” gombot. Állítsuk át a boríték méretét „C6”ra, azután a „Beállítások…” gombot megnyomva adjuk meg a címzés és a feladó formátumát. Befejezésül kattintsunk az „OK” gombra. Az „E dokumentumba” nyomógomb hatására az eddigi levél elé beszúródik a boríték.
115. Ábra: Abban ugye egyetértünk, hogy ez már tényleg látványos megoldás
116. Ábra: Készítsük el az ábra szerinti levelet és hozzá tartozó borítékot (a grafika nem kötelező)
87
ECDL Szövegszerkesztés modul 3.21 Körlevelezés ¾ „Eszközök” menü, „Levelek és küldemények” „Körlevél varázsló…” ½ Amennyiben olyan levelet írunk, melyet sok partnerünknek szeretnénk elküldeni, akkor ezt a feladatot feltétlenül a körlevelek funkcióval oldjuk meg. Ha ismerjük a körlevelek létrehozásának menetét, akkor nagyon egyszerű eszközökkel akár több száz levelet készíthetünk úgy, hogy: ¾ minden levél névre szólóan lehet címezve; ¾ ha kell, a levelek egyedi, levelenként eltérő adatokat is tartalmazhatnak. Sok különféle módszerrel készülhetnek a körlevelek, de az összes eljárás a lényege a következő: ¾ készítünk egy úgynevezett törzsdokumentumot, és egy adatforrást (ez utóbbiban lesznek a levelenként eltérő adatok); ¾ a törzsdokumentumban az egyedi adatok helyén hivatkozásokat helyezünk el arra vonatkozóan, hogy az adatforrásból melyik adatot kell oda behelyettesítenie majd a programnak; ¾ a két külön fájlt egyesítjük. A fenti lépésekből álló eljárásnak egy célszerű módszerét szeretném ismertetni. Mivel az ismertetésre kerülő és minden más megoldás is legalább 6 fő lépésből áll, ezért csak akkor alkalmazzunk körlevelet, ha tényleg sok partnernek kell elküldeni a levelet. Öt-tíz levél kedvéért ne vágjunk bele, inkább dolgozzunk sablonnal, vagy még egyszerűbben: az egyik levél módosításával alakítsuk ki az összes többit. Ha ez utóbbi módszert választjuk, ne felejtsük majd el, hogy amennyiben meg akarjuk őrizni a leveleket, mindet más néven kell elmenteni. Még egy fontos kiegészítés: a körlevél készítés menete a korábbi verziókban nagyon eltérő módon zajlott, így a következő leírás alapján azokban valószínűleg nehezen fogunk boldogulni. Ezek után lássuk a javasolt módszert. Előkészítés (0. lépés) Előkészítésként írjuk meg a levelet olyan formában, mintha sablont készítenénk, azaz a levelenként eltérő adatok helyére írjunk néhány csillagot (a csillagoknak csak annyi a szerepe, hogy ne felejtsük majd ki egyetlen változó adat megadását sem). A körlevél tényleges elkészítése Maga az ajánlott módszer is 6 fő lépésből áll. Kezdetként nyissuk meg az „Eszközök” menüt, és abból indítsuk el a „Levelek és küldemények”, majd a „Körlevél varázsló…” menüpontot. Ennek hatására megjelenik a „Körlevél” munkaablak, ami nagymértékben megkönnyíti munkánkat. 1. Elsőként rádiógombokkal válasszuk ki a dokumentum típusát (most a „Levél” opciót), majd kattintsunk a feliratra. A lehetőségek a következők: ¾ Levél Hagyományos levél (korábbi verziókban formalevél). Sajátossága, hogy minden partner címzettenként új lapon lévő, akár tartalmában is egyedi levelet kap. ¾ E-mail Elektronikus levél (korábbi verziókban 117. Ábra: Dokumennincs ilyen opció). Minden partner akár tumtípus kiválasztása egyedi adatokat is tartalmazó elektronikus levelet kap. ¾ Boríték Borítékokat címezhetünk vele. Akkor alkalmazzuk, ha magának a levélnek nem, csupán a borítékra nyomtatott címzésnek kell egyedinek lennie. ¾ Címke Borítékcímzéshez használható öntapadó címkéket lehet vele létrehozni. Felhasználási területe megegyezik a „Boríték” pontéval. ¾ Címtár A partnerekről nyilvántartott adatok listázására alkalmazható. 2. Második lépésben válasszuk ki, hogy a körlevél mi alapján készüljön (mivel mi a 0. lépésben előkészítettük körlevelet, az általam ajánlott módszer során 118. Ábra: az „Aktuális dokumentum alapján” elemet válasszuk), majd kattintsunk a A választható feliratra. Az alternatívák: dokumentumok
88
Word XP alapokon Aktuális dokumentum alapján Az aktuális dokumentumból készít körlevelet. Sablon alapján Korábban készített sablon lesz a kiinduló dokumentum. ¾ Meglévő dokumentum alapján Ezt az opciót választva, majd a láthatóvá váló feliratra kattintva megjelenik a szokásos „Megnyitás” ablak, melynek segítségével elővehetjük a körlevél forrásának szánt, korábban készített dokumentumot. 3. Ebben a lépésben meg kell adni a körlevél úgynevezett adatforrását (mint látni fogjuk, ez lesz az egyik legösszetettebb lépés). A végén most a feliratra kell kattintani, de hol vagyunk még attól. Egyelőre lássuk a lehetőségeket (majd menet közben fogok utalni a most választandó lépésünkre): 119. Ábra: Itt választhat¾ Létező listából Akkor alkalmazzuk, ha korábban már juk ki, hogy az adatok megadtuk a partnerek adatát, és most honnét származzanak legfeljebb aktualizálni kell néhány értéket. Természetesen ezt választva meg kell majd keresni azt a fájlt, amiben az adatokat korábban letároltuk. Ehhez a feliratra kell kattintani, majd egy szokásos felépítésű ablakból kikeresni a megfelelő fájlt. ¾ Outlook névjegyalbumból Adatforrásként az „Outlook” program által kezelt címjegyzékben szereplő adatokat használhatjuk fel. ¾ Új lista létrehozása Akkor válasszuk, ha mi akarjuk bevinni az összes partnerünk adatait, és korábban ugyanezeknek a személyeknek még nem írtunk körlevelet. Mivel még soha senkinek nem írtunk körlevelet, most ezt válasz¾ ¾
n
n
feliratra. szuk, majd kattintsunk a Akár a „Létező listából”, akár „Új lista létrehozása” lehetőséget választjuk, egyforma felépítésű párbeszédablakban vihetjük be a levelenkénti egyedi adatokat (az első esetben persze előbb még ki kell választani az adatforrást, majd a „Körlevél címzettjei” ablakban megnyomni a „Szerkesztés…” gombot). Lássuk az „Új címlista”, illetve a „… szerkesztése” ablak gombjainak szerepét, de előtte néhány gondolat magáról az úgynevezett adatforrásról. Minden adatforrás esetében valójában egy-egy táblázatban letárolt adathalmazzal fogunk majd dolgozni. A táblázatnak annyi oszlopa lesz, ahány féle adatot kezelünk (például vezeték és keresztnév, irányítószám, stb.), és annyi sora, ahány címzett adatát tároljuk. Szokás még az ilyen táblázatokat relációs adatbázisnak, vagy egyszerűen csak adatbázisnak is nevezni. Elég annyit tudni róluk, hogy az egy oszlopba kerölő adatokat mezőknek, az 120. Ábra: Itt vihetjük be az adatforrásba az adatokat egy sorba kerülő adatokat pedig rekordoknak szokás hívni (minden partnerünk adata egy-egy rekord lesz). „Adja meg a címadatokat” csoport mezői Itt vihetjük be az adatokat. Az egyik mezőről a másikra a Tabulátor, vagy az Enter billentyűvel kell majd átlépnünk. „Új bejegyzés” Akkor használjuk, ha az adott címzett minden adatát bevittük már, de van még címzett (azaz további rekord).
89
ECDL Szövegszerkesztés modul n n
n
n
n
n
90
„Bejegyzés törlése” Ha az éppen látható címzett (azaz rekord) aktuális adata felesleges, ezzel a gombbal törölhetjük azt. „Bejegyzés keresése” Amennyiben egy nagyobb adatforrásban megváltoztatni, vagy éppen törölni akarjuk egy címzett adatát (azaz egy rekordot) ezt a gombot megnyomva könnyedén megkerestethetjük a programmal a hozzá tartózó tételsort. „Szűrés és rendezés” Egyrészt akkor használjuk, ha a bevitt adatokat valamelyik mező (például irányítószám, vezetéknév, stb.) tartalma szerint rendezni akarjuk. De akkor is jól jön, ha nem minden partnernek kell majd levelet írnunk. Mind a rendezési, mind a szűrési lehetőségekről később lesz még szó. „Első”, „Előző”, „Következő”, „Utolsó” A rekordok között e gombokkal mozoghatunk a következők szerint: ¾ Első első rekord; ¾ Előző eggyel korábbi rekord; ¾ Következő eggyel későbbi rekord; ¾ Utolsó utolsó rekord. „Testreszabás” Azért hagytam a végére, mert ez a gomb igényli a legtöbb magyarázatot. Akkor kell majd rákattintani, ha nem felel meg a megadható adatok köre. A megjelenő, 2. szinten lévő ablak gombjainak szerepe: o „Hozzáadás” További mezőt, azaz oszlopot lehet az adatforráshoz adni. o „Törlés” Felesleges mező, vagyis oszlop törlésére szolgál (előtte persze ki kell választani a törlendőt). o „Átnevezés” A mező, azaz oszlop hivatkozási nevét lehet megváltoz121. Ábra: Itt változtathatjuk meg az tatni. adatforrás szerkezetét o „Feljebb” és „Lejjebb” A mezők, vagyis az oszlopok sorrendjét lehet megváltoztatni. Azt gondolnánk nincs jelentősége, de a logikus sorrend megkönnyíti az adatbevitelt. „Bezárás” Ha már az összes rekordot bevittük, akkor kell megnyomni. Ha „Új lista létrehozása” közben megnyomjuk a „Bezárás” gombot, akkor egy olyan ablakot kapunk, amelyben el kell menteni az adatforrást („Létező listából” dolgozva ez az ablak elmarad, hiszen korábban már mentettünk). Ennek használata különösebb kommentárt nem igényel. Az viszont, mint kérdés felmerül, hogy az így létrehozott adatforrás mi is valójában? Nos, az adatforrás egy Access adatbázis lesz, feltéve, hogy 122. Ábra: Itt kell elmenteni az adatforrást olyan Office verziót használunk, melynek az is része. Itt kell elmondanom, hogy a korábbi verziókban az így létrehozott adatforrás minden esetben egyszerű Word táblázat volt.
Word XP alapokon Ha ezzel is megvagyunk, akkor a következő eljárásban (mely még mindig a 3. lépés része), az adatforrás összeállításához tartozó ablakban kijelölhetjük azoknak a körét, akiknek levelet akarunk küldeni. De hiszen most adtuk meg őket, akkor nyílván mindenkinek akarunk levelet küldeni? Hát ez korántsem biztos. Lehet, hogy több tucat tételt is bevittünk, de most csak bizonyos feltételnek megfelelő partnereknek kívánunk körlevelet írni. Ennek lehetőségeiről röviden a kiegészítő információkban lesz szó. Egy-egy partnert úgy hagyhatunk ki, hogy a sora legelején lévő pipát levesszük (erre még később is lesz lehetőségünk). Újra mindenkit kipipálni az „Összes kijelölése” gombbal lehet. A további gombok rendeltetése nevük alapján nagyjából világos. 123. Ábra: A változó adatok beszúrása Ha kijelöltük az érintettek körét, kattintsunk az „OK” nyomógombra, majd a feliratra. 4. Ebben a lépésben kell a levelekbe az egyedi adatokat beszúrni. Ehhez sorban jelöljük ki dupla kattintással a kicsillagozott adatokat, majd a ikon megnyomása után válasszuk ki az odakívánkozó adatmezőt. Sajnos minden mező beszúrása után be kell zárni az „Adatmező beszúrása” ablakot, mert különben nem tudjuk megadnia következő mező helyét. Minden beszúrt adatmező neve dupla kisebb-nagyobb jelek között jelenik meg, a vezetéknév például így: . Ha két mezőt egymás mögé kell beszúrnunk (mint például a neveknél), akkor az első adatmező beszúrása után nyomjunk szóközt, különben egybeírva jelennek meg az adatok. Ha megadtuk az egyedi adatok helyét, kattintsunk a feliratra. Mire jók a „Címterület…”, „Megszólítás…”, és az „Elektronikus bélyeg…” ikonok?
124. Ábra: Adatmező beszúrása
Sajnos az első kettőt nem fogjuk tudni használni, mert nem a magyar szokásoknak megfelelő sorrendben jelennek meg a segítségükkel beszúrt címek. Ezeknek a funkcióknak ikonjuk is van: Az elektronikus bélyeget pedig valószínűleg azért nem fogjuk alkalmazni, mert használatához az azt támogató szoftvert kell a gépünkre telepíteni. Hiba lehetőség a változó adatok beszúrásánál A tanfolyamok során sokszor panaszkodtak hallgatóim, hogy a kicsillagozásos módszerrel dolgozva, amikor egy adatot beszúrnak, a következő sorban lévő adat egy sorral feljebb ugrik, és a mezőnév mögött jelenik meg. Mit rontottak el? A kijelölést. Nem a kijelölő sávban állva kell kattintani, hanem ráállni a csillagra, és azon duplát kattintani. Az előző esetben ugyanis a csillaggal együtt a sor végén lévő Enter is kijelölésre kerül, és a „csillagok + Enter” helyére kerül be a mezőnév. Márpedig ha nincs Enter, új sor sem kezdődik.
5. Most már egyenként végignézhetjük a kész körleveleket. Ehhez csak a , vagy a ikonokra kell kattintanunk a munkaablakban. Igazság szerint ezt bármikor megtehettük volna már a 4. lépésben is, a következők szerint: ¾ át kell kapcsolni a mező nevének megjelenítésről a mező tartalmának megjelenítésre a ikonnal; ¾ a rekordok közötti mozgás a , , , (következő, előző, utolsó, első) ikonokkal hajtható végre. Egy-egy partnert úgy hagyhatunk ki, hogy amikor az ő adatai látszanak, akkor rákattintunk a munkaabgombra (erre a lehetőségre utaltam korábban). Ezzel valójában a „Körlevél lakban a címzettjei” ablakban vesszük le az adott tétel sora előtt lévő pipát. Erről magunk is meggyőződhetünk, ha rákattintunk a feliratra.
91
ECDL Szövegszerkesztés modul 6. Elérkeztünk az utolsó lépéshez: az adatforrást, és a törzsdokumnetumot már csak egyesíteni kell. Ennek lehetséges módszerei: ¾ Nyomtatás… Így rögtön a nyomtatóra küldjük a 125. Ábra: leveleket. Ezt azért nem ajánlom, Az egyesítési módszerek mert utólag többnyire még mindig észreveszünk valamilyen problémát. ¾ Az egyes levelek szerkesztése… A törzsdokumentum és az adatforrás egy új dokumentumba kerül összefésülésre. Az egyesítés hatásköre még külön megadható (minden, aktuális rekord, adott re126. Ábra: Az egyesítés kord tartomány). Az így kapott új hatásköre fájlban még minden levélbe egyedileg belenyúlhatunk. Ezt a dokumentumot csak akkor kell letárolni, ha tényleg bele is javítunk (egyébként az adatforrásból és a törzsdokumentumból bármikor reprodukálható). Maga a nyomtatás a szokásos módon történik majd. További partnerek bevitele, miután már lezártuk az adatbevitelt Ehhez csak a kesztés” gombot.
ikonra kell kattintani, majd a megjelent „Körlevél címzettjei” ablakban megnyomni a „SzerÉs ha nem kell minden partnernek írni?
Ha összeállítottunk egy adatbázist, akkor valószínűleg egy későbbi időpontban is fogjuk alkalmazni ugyanazokat az adatokat. Ekkor viszont korántsem biztos, hogy az adatbázis minden rekordjához akarunk egy-egy levelet rendelni. Ilyenkor kell majd úgynevezett szűrő feltételeket megadnunk. Úgy is válogathatunk az adatok között, hogy előbb sorba rendezzük valamilyen szempont szerint, majd csak azt a rekordtartományt egyesítjük, ahol a nekünk szükséges partnerek adatai vannak. Mindkét esetben a 3. lépésben, az adatforrás megadásakor kattintsunk a „Szűrés és rendezés…” nyomógombra. Na persze erre valószínűleg utólag jövünk rá, tehát előbb kattintsunk a ikonra, majd a megjelent „Körlevél címzettjei” ablakban a „Szerkesztés” gombra. Rendezés Lehetőség van az adatok különféle szempontok szerinti, akár összetett kulcsos rendezésére. A rendezéskor tulajdonképpen az 127. Ábra: Az adatbázis rendezése adatforrás táblázata kerül átszervezésre. Ha összehasonlítjuk a „Szűrő és rendezés” ablak „Rekordok rendezése” regiszterének tartalmát a korábban, a táblázatoknál tanultakkal, akkor szerencsére azt tapasztaljuk, hogy már mindent tanultunk. Szűrés Néha még rendezett adatbázis mellett sem boldogulunk úgy, hogy csak azt adjuk meg, mettől meddig terjedő rekord intervallumot akarjuk az adatok egyesítésekor figyelembe vetetni. Ilyenkor kell úgynevezett szűrőt alkalmazni. Ezt is ugyanott kell megadni, csak most a „Rekordok szűrése” regiszter128. Ábra: Adatbázis szűrőfeltételek megadása hez lapozzunk. Ekkor egy másik párbeszédablakot fogunk kapni, ahol megadhatjuk az egyes mezőkre érvényes szűrő feltételeket. Több szűrőt is alkalmazhatunk, és közöttük „és”, illetve „vagy” kapcsolatokat állíthatunk be.
92
Word XP alapokon Lehetőség van persze a két eljárás, a rekord intervallum megadásának, és a szűrőfeltételek megadásának kombinálására is. Dokumentum típusának utólagos megváltoztatása, visszaállás normális Word dokumentumra Amennyiben menet közben kívánjuk megváltoztatni a dokumentum jellegét (mégis inkább elektronikus levelet küldünk, címke helyett borítékot akarunk nyomtatni, stb.), akkor kattintsunk a ikonra, és válasszuk ki az új típust.
Javaslom, hogy körlevelekhez használjunk olyan borítékot, melyek ablakosak, így nem kell a címzéshez borítékot is címezni. Ha ez nem lehetséges, akkor hasonló módszerrel készíthetünk borítékokat is, mint ahogy most megbeszéltük, csak akkor az 1. lépésben a „Boríték”, vagy a „Címke” opciót kell választanunk.
129. Ábra: Típus módosítása
3.22 Képek ¾ „Beszúrás” menü, „Kép” ½ Nagymértékben emelhetjük dokumentumunk színvonalát azzal, hogy grafikát helyezünk el benne. Nem is gondolnánk, hogy ez milyen egyszerű a Word mai verzióival. Szerencsére a programnak ezt a részét is teljesen újjá alakították, a korábbi verziók ugyanis csak jóval bonyolultabban tették mindazt lehetővé, amiről most szó lesz. Mit lehet még beszúrni grafikán kívül? A válasz az, hogy szinte mindent. Táblázatokat, művészi feliratokat, stb. Ezeket a „Beszúrás” menü „Objektum…” pontjában fogjuk találni. A választék attól is függ, hogy milyen programok vannak a gépre telepítve.
3.22.1 ClipArt beszúrása ¾ „Beszúrás” menü, „Kép”, „ClipArt…” ½ Vigyük a szövegkurzort a levélben körülbelül arra a helyre, ahová a képet be akarjuk szúrni, majd válaszuk ki a „Beszúrás” menüből a „Kép”, és abból a „ClipArt…” pontot. Ekkor valószínűleg egy üzenetet kapunk, amiben a program felajánlja, hogy összegyűjti a „Klipeket” a „Médiatárba”. Ennek menetét, valamint a médiatár szerkesztését terjedelmi okokból sajnos nem tudjuk megbeszélni. Mivel a médiatárban rengeteg kép van, valamilyen módszert kellet keresni a közöttük történő eligazodáshoz. Megoldásként azt találták ki, hogy minden kliphez megadhatunk kulcsszavakat, valamint csoportokba is szervezhetjük őket (a gyári képekkel kapcsolatba ilyen feladat nincs, mert ezt 130. Ábra: előre megtették helyettünk). Ezenkívül még a keClipArt kerestetése restetett képek típusát is megadhatjuk. A három szempont alapján azután nagyon jól lehet válogatni. Ha nem adunk meg semmilyen feltételt, akkor a „Keresés” gombra kattintva az összes klip megjelenik. Amennyiben egy képet be kívánunk szúrni, csak rá kell kattintani. Az így beszúrt képeket azonban nem futja körbe a szöveg, mert mint szövegelemet kezeli a program. Ha azt akarjuk, hogy a grafika és a kép szorosabb 131. Ábra: kontaktusba kerüljön, akkor nekünk kell közbeavatkoznunk. De, mint látni fogA képek egy része juk, nem csak ezt lehet beállítani.
3.22.1.1 Kép és szöveg viszonya ¾ ¾
A beszúrt kép és a környezetében lévő szöveg különféle viszonyban lehet egymáshoz képest: a szöveg minden oldalról körbeölelheti a képet; a kép mellet nem, csak alatta és felette helyezkedhet el szöveg, stb. Ennek szabályozásához kattintsunk duplát a képre, majd a lapozzunk az „Elrendezés” regiszterhez.
93
ECDL Szövegszerkesztés modul
„Elrendezés” Ezen a regiszteren lehet beállítani a körbefuttatás módját, például: ¾ a szöveggel egy; ¾ négyzetes; ¾ … További körbefuttatási elrendezéseket találunk, ha megnyomjuk a „Speciális…” gombot, és a „Szöveg körbefuttatása” regiszterhez lapozunk. Mivel itt, a második szinten azok az elrendezések is megvannak, amelyek az „Elrendezés” fülön már eleve ott voltak, érdemes eleve itt keresni a nekünk megfelelőt. A párbeszédablak szerintem magáért beszél. Ha valami mégsem világos, kattintsunk rá az egér jobb gombjá132. Ábra: Körbefuttatási lehetőségek val, és kérdezzünk rá, hogy „Mi ez?” (próbáljuk csak ki, rögtön világos lesz). A legfontosabb elrendezések: o „Négyzetes” A szöveg minden oldalon szabályos négyzet alakban Négyzetes futja körbe a képet. o „Szoros” A szöveg a kép kontúrját követi. Szoros o „Keresztül” Ugyanaz, mint a szoros, csak a képen belüli szabad részeket is kitölti a szöveg. Szöveg mögé o „Szöveg mögé” A szöveg a képre is ráfut. Ennek egy érdekes felhasználási lehetősége a „Vízjel”.
3.22.1.2 A kép pozíciója ¾ ¾
94
A kép pozícióját két módszerrel lehet állítani: 133. Ábra: Különféle körbefuttatások az egérrel történő elhúzással; és menüből a „Kép formázása…” ablak „Elrendezés” fülén a „Speciális…” gombot megnyomva, majd a „Kép helyzete” regiszterhez lapozva. Ha az egérrel akarjuk pozícionálni a képet, akkor előbb rákattintva jelöljük ki, majd az egész képet a kép belsejébe mutatva húzzuk a kívánt helyre. o „Vízszintesen”, „Függőlegesen” csoportok Ezekkel az eszközökkel lehet a kép pontos helyzetét beállítani. Megadható a vízszintes és függőleges pozíciója, valamint az, hogy az adott pozíciót mihez viszonyítsa a program. o „Horgony zárolása” Amennyiben kipipáljuk, akkor is a régi viszonyítási ponthoz képest jegyzi meg a kép helyzetét a Word, ha azt az egérrel arrébb húzzuk. Ha nincs kipipálva, akkor mindig legközelebbi 134. Ábra: A kép pozíció megadása menüből bekezdéshez történik a viszonyítás. Ha arrébb húzzuk a képet, a viszonyítási pont is változik. o „Objektum áthelyezése a szöveggel” Ha a szöveget vágólappal, vagy az egérrel való húzással mozgatjuk, a kép is vele mozog (ez a másolásra is vonatkozik.
Word XP alapokon o
„Átfedés engedélyezése” Engedélyezi, hogy a képek átfedjék egymást. Hiába húzom a képet arrébb az egérrel, az önállósítja magát
A képek és minden más grafikai objektum helyzetét a Word alapesetben a bal oldali hasábszélhez és annak a bekezdésnek a tetejéhez viszonyítja, amelyben van, vagy amelyhez a legközelebb helyezkedik el. Ha azonban a kép, és a bekezdés teteje nem egy oldalra esik, a program gyakran látszólag megbolondul. A problémán úgy segíthetünk, hogy a viszonyítási pontot átállítjuk az oldal bal felső sarkára, vagy a „Horgony zárolása” opciót jelöltre állítjuk.
3.22.1.3 A kép tulajdonságai Ha belegondolunk, eddig tulajdonképpen nem is a kép jellemzőit állítottuk. A most megbeszélésre kerülő lehetőségek viszont kifejezetten a képre vonatkoznak.
n n
„Kép” „Levágás” csoport A kép itt megadott része nem lesz látható. „Szín”, „Fényerő”, „Kontraszt” A kép színét, fényerejét és kontrasztját lehet ebben a csoportban található eszközökkel megadni. Külön felhívom a figyelmet a „Fakítás” (korábbi verziókban „Vízjel”) lehetőségre. Ha ezt választjuk, továbbá az „Elrendezés” regiszteren a szöveg körbefuttatására a „Szöveg mögé” opciót állítjuk be, akkor a kép úgy fog viselkedni, mint egy vízjel: a grafika a szöveg mögött a háttérben fog csak halványan látszani.
135. Ábra: Itt adhatjuk meg a képjellemzőket
A vízjel nem a szöveg mögött látszik Kattintsunk a képre jobb gombbal, majd a helyi menüből válasszuk ki a „Sorrend”, abból pedig a „Szöveg mögé küldés” pontot. Kép tömörítése Egy sima levélbe nem célszerű nagyfelbontású 16 millió színű képet beszúrni, mert ezzel a fájl mérete rögtön több megabájtra növekszik. Ha mégis kifejezetten arra a képre van szükségünk, akkor egy grafikai programmal konvertáljuk valamilyen tömörített, például GIF, vagy JPEG formátumú fájllá, vagy alkalmazzuk a „Kép formázása” ablak „Kép” regiszterén a tömörítést.
„Színek, vonalak” Ezen a regiszteren a kép szegélyének és kitöltésének mikéntjét lehet szabályozni. Próbáljuk ki, és minden világos lesz.
„Méret” Csak ugyanazt tudom tanácsolni, mint az előző regiszternél: próbáljuk ki. Méretezni is lehet az egérrel?
Igen. Ehhez csak a képet körbevevő kereten lévő kis négyzetek belsejébe kell mutatni, majd a megfelelő irányba húzni az egeret.
3.22.2 Kép beszúrása fájlból ¾ „Beszúrás” menü, „Kép”, „Fájlból…” ½ Ebben az esetben válaszuk ki a „Beszúrás” menüből a „Kép”, és abból a „Fájlból…” pontot. Ennek hatására egy olyan ablakot kapunk, mely már ismerős: gyakorlatilag megegyezik a fájlok megnyitására szolgáló párbeszédablakkal. Keressük meg benne a beszúrni kívánt fájlt, majd nyomjuk meg a „Beszúrás” gombot. Minden további lehetőségünk azonos a ClipArt esetében megbeszéltekkel.
95
ECDL Szövegszerkesztés modul 25. Feladat: Készítsük el az ábrán lévő plakátot! Megoldás: Gépeljük be az összes szöveget, majd mindjárt formázzuk is meg! Készítsük el az oldalszegélyt! Ehhez válasszuk a „Formátum” menü „Szegély és mintázat…” pontját, majd lapozzunk az „Oldalszegély” regiszterre. A „Kép” listából válasszuk ki a nekünk tetszőt! Szúrjuk be a vízjelet! Válasszuk ki a „Beszúrás” menü „Kép” pontjából a „ClipArt…” lehetőséget. A „Keresett szöveg” mezőbe gépeljük be: „Vitorlás”. Kattintsunk a „Keresés” gombra, majd a megjelent vitorlásra. Kattintsunk duplát a képre, majd szépen sorban hajtsuk végre az alábbi beállításokat: ¾ a „Méret” regiszteren állítsuk át a „Magasság” és a „Szélesség” értékét is 450 %-ra; ¾ a „Elrendezés” regiszteren a „Körbefuttatás stílusa” le136. Ábra: A feladat hetőségei közül válasszuk „A szöveg mögé” opciót; ¾ valamint a „Kép” regiszteren a „Szín” legördülő listából állítsuk be a „Fakítás” opciót. Húzzuk még a vitorlást az egérrel a lap közepére.
3.23 Szövegdoboz, vászon A szövegdoboz segítségével a szövegen belül újabb szöveget lehet elhelyezni. Szövegdoboz beszúrásához kapcsoljuk be a „Rajzolás” eszközsort, például a „Nézet” menü „Eszköztárak” pontjával, vagy egyszerűen csak kattintsunk rá a ikonra. A megjelent eszköztáron legalább másfél tucat eszközünk lesz, melyek közül mi most csak a ikont tárgyaljuk (mivel rajzolni elsősorban majd a PowerPointban fogunk, a többi ide tartozó eszközről az arról szóló könyvben esik szó). Kattintsunk rá, aminek hatására megjelenik az úgynevezett „Vászon”, és egy további eszköztár, mely a „Vászon” használa137. Ábra: A grafikai elemeket az XP verzióban tát könnyíti meg. Egyetlen szövegdobozhoz semmi a „vásznon” lehet elkészíteni szükség a vászonra, (mely az XP újdonsága) amit az Escape billentyű lenyomásával elvethetünk. A vászon belsejében, vagy ha elvetettük a vásznat, a lapon az egér átlós húzásával rajzoljunk egy négyzetet a kívánt helyre. Már el is készült a szövegdoboz, amivel a következőket tehetjük: ¾ pozícionálhatjuk; ¾ átméretezhetjük; ¾ írhatunk, rajzolhatunk, képet szúrhatunk bele; ¾ valamint a helyi menüjének „Szövegdoboz formázása…” pontjával kb. ugyanazokat a műveleteket végezhetjük, mint amit a kép helyi menüjének „Kép formázása…” opciójával. Mire jó a vászon? A „Vászon” akkor hasznos, ha sok grafikai elemet helyezünk el a dokumentumban, és azokat egy objektumként akarjuk kezelni. Ez esetben a vásznat megfogva együtt mozgathatjuk majd a benne lévő összes grafikai elemet. A vászon formázása, a „Vászon” eszköztár ikonjainak szerepe A vászonra duplát kattintva egy olyan ablak jelenik meg, mint amilyet a képek formázására lehet használni, és szinte pontosan olyan lehetőségeink is vannak. Annyi csak a különbség, hogy a „Kép” regiszter nem érhető el, de lehet
96
Word XP alapokon méretezni, a vásznat szöveggel körbefolyatni, stb. A vászon méretezését azonban célszerűbb saját eszköztára megfelelő ikonjával végezni. A vászon eszköztáron két olyan ikon van, amelyről szólni kell: ¾ a vászon méretét növeli; ¾
a vásznat a rajta elhelyezett grafikai objektumok méretéhez igazítja. Természetesen a vászon mozgatása is ugyanúgy végezhető, mint ahogy egy képé. Mire jó még a szövegdoboz?
Ha olyan dokumentumot szeretnénk készíteni, ahol a képek számozva is vannak, a képeket is szövegdobozba célszerű helyezni, mert akkor a képet és a számozását összetartozó egységként kezeli a program.
3.24 Nagyobb és tudományos munkákban előforduló feladatok A következőkben néhány, elsősorban nagyobb lélegzetű, illetve tudományos igényű munkában előforduló kérdést tárgyalunk meg: ¾ élőfej, láb és oldalszám az oldalszámozáshoz nem kell magyarázat, az élőfej és láb oldalanként ismétlődő adatok megadását teszi lehetővé; ¾ stílusok sok egyéb mellett elsősorban a dokumentum egységes formátumát biztosítja, de a tartalomjegyzék is stílusokon alapul; ¾ láb- és végjegyzetek az idegen kifejezések magyarázatát, illetve a felhasznált forrásmunkákat szokás megadni a segítségükkel; ¾ korrektúra több szerző esetén biztosítja a változások követési lehetőségét; ¾ tagolás a dokumentum gyors áttekintését, átszerkesztését teszi lehetővé; ¾ hiperhivatkozás, könyvjelző a dokumentumon belüli és a dokumentumok közötti gyors mozgást biztosítja.
3.24.1 Élőfej, élőláb, és oldalszámozás ¾ „Nézet” menü, „Élőfej és élőláb…” ½ Az élőfej és élőláb a margókkal kapcsolatosan egyszer már szóba került. Most viszont pontosan tisztázni is szeretném, hogy mi is az a kicsit furcsa nevű élőfej és élőláb (egyes korábbi verziókban még „leánykori nevükön”, fejlécként és láblécként szerepelnek). Nos, a legfontosabb jellemzői: ¾ ha valamit az élőfejben, vagy élőlábban megadunk, az minden oldalon megjelenik, noha csak egyszer vittük be; ¾ szakaszformátum, tehát külön szakaszokban egy dokumentumon belül többféle is megadható; ¾ legfontosabb felhasználási területe az automatikus oldalszámozás, de bármi (fejezetcímek, kiadó cég neve, stb.), sőt, akár grafika is elhelyezhető bennük. Csak az oldalszámozást fogjuk részletesen megtárgyalni, mert minden más magától érthető. Ha kiválasztjuk a „Nézet” menüből az „Élőfej és élőláb” opciót, akkor megjelenik az „Élőfej és élőláb” eszközsor, illetve a szövegtükör halványszürke lesz. Ez azt jelzi, hogy most nem tudunk oda írni, viszont elérjük az élőfejet és az élőlábat. Az élőfej és az élő között a ikonra kattintással bármikor tudunk váltani. Oldalszám Az oldalszám beszúrásához kattintsunk a ikonra. Ennek hatására egy olyan, úgynevezett mezőhivatkozás kerül a dokumentumba, melynek helyén a mindenkori aktuális oldalszám jelenik meg. Ha az oldalszámot nem arab számmal, vagy nem 1-el akarjuk kezdeni, akkor kattintsunk a ikonra, és adjuk meg a számozás formátumát az „Oldalszámozás” ablakban. A benne szereplő elemek használata magától érthető.
138. Ábra: Itt adható meg a forma
ikon szintén az oldalszámozáshoz kötődik: az összes oldal számát lehet vele beszúrni. A Amennyiben az első oldalon nem szeretnénk oldalszámot, akkor azt a legegyszerűbben úgy tehetjük meg, hogy nem ezzel a módszerrel szúrjuk be az oldalszámot, hanem a „Beszúrás” menüből eleve az „Oldalszám…” opciót választjuk. A kapott párbeszédablakban csak le kell venni a pipát az „Oldalszám az első
97
ECDL Szövegszerkesztés modul oldalon is” jelölőnégyzetről. A formátumot itt is beállíthatjuk, amihez a „Formátum…” gombra kell kattintanunk. Ennek hatására az imént megbeszélt, és az előző képen szereplő „Oldalszámozás” ablakot kapjuk (lehetne kicsit jobban eltérő a két ablak neve). Mivel a további lehetőségekre ritkán lesz szükségünk, terjedelmi okokból nem tárgyaljuk őket.
3.24.2 Stílusok
139. Ábra: Itt szúrható be az oldalszám
Mivel stílusok alkalmazásával dokumentumaink formázását nagymértékben felgyorsíthatjuk, illik ezzel a témával is foglalkozni. Ebben a rövid könyvben azonban terjedelmi okokból csak a következő témákat beszélhetjük meg: ¾ hogyan kell a stílusokat alkalmazni; ¾ egy megformázott szöveg alapján hogy hozhatunk létre új stílust; ¾ egy új stílust hogy kapcsolhatunk sablonjainkhoz; ¾ hogy módosíthatunk, törölhetünk egy-egy stílust; ¾ hogy készíthetünk tartalomjegyzéket stílus alapján.
3.24.2.1 Stílusok alkalmazása Ha stílusokkal formázunk, akkor kivételesen Cím menetközben célszerű elvégezni a formázást. Egy stílus általában az alábbiakat öleli fel: Alcím ¾ a bekezdésben lévő betűk méretét, típusát, jellegét, aláhúzását, stb. (a karakterstílusok Címsor1 csak ezt tartalmazzák); ¾ a bekezdés sorközét, behúzását, igazítását, tabulátorpozícióit, térközét, szegélyét és árCímsor2 nyékát, felsorolás vagy sorszámozás jellemzőjét, stb. (azaz szinte mindent). Normál A stílusokkal is úgy kell formázni, mint bármely más bekezdésjellemzővel1, azaz figyelembe kell venni, hogy: ¾ ha vannak kijelölt bekezdések, akkor minden, a kijelölés által érintett összes teljes bekezdésre vonatkozik a formázás; ¾ ha nincs kijelölt bekezdés, akkor csak az aktuális bekezdésre hat a stílus. 140. Ábra: Néhány a használható „gyári” stílusok közül A stílusokat a „Formázó” eszközsoron találjuk. A stílus lista lenyitása után csak ki kell majd választani a megfelelő stílust, és készen is vagyunk a formázással. A Word programmal szállított „gyári” stílusok közül véleményem szerint alig van használható. Én csak a következő stílusok alkalmazását javaslom: ¾ Alcím; ¾ Cím; ¾ Címsor n; ¾ Normál; ¾ Formátum törlése. Ha majd a stílusokkal formázunk, bizonyos esetekben célszerű lesz, ha lenyitás közben nyomjuk a Shift-et. Ekkor ugyanis az összes stílus látható lesz, Shift nélkül lenyitva a stílus listát azonban csak azok szerepelnek a listában, amelyeket mi készítettünk, illetve az aktuális dokumentumban már szerepelnek. 1
Vannak olyan stílusok is, melyek csak karakterjellemzőket tartalmaznak. Ezekre természetesen mindez nem igaz
98
Word XP alapokon Mi szerepel a stílus listában? Az XP verzió a gyakorlott felhasználókat eléggé megzavarja, már legalábbis addig, míg nem tudják visszaállítani a stílus listát olyanra, ahogy megszokták. Sajnos ugyanis a hozzá nem értők szokásaihoz igazították a program működését, és a stílus listában nemcsak a stílusok, hanem az összes formázás is megjelenik (a nem hozzáértő kontárok ugyanis nem tudtak saját stílusokat létrehozni). Hogy lehet visszaállítani a stílus listát klasszikusra? ¾ ¾
Ez eljárás menete a következő: nyissuk le a stílus listát, és válasszuk ki az „Egyéb…” elemet, vagy kattintsunk a ikonra; a megjelenő „Stílusok és formázás” munkaablak alján lévő „Megjelenítés” listából válasszuk ki az „Elérhető stílusok” elemet. Mire jó a „Formátum törlése” stílus?
Korábban már volt arról szó, hogy a Ctrl - Q billentyűkombinációval a bekezdés, a Ctrl - szóköz segítségével pedig a karakterformázásokat lehet törölni. Nos a „Formátum törlése” stílus minden karakter- és bekezdésstílust töröl.
3.24.2.2 Stílus létrehozása kijelölt minta alapján Az eljárás roppant egyszerű, melynek lépései felsorolásszerűen a következők: formázzuk meg a mintát (az egész bekezdés karakterformázása csak egyféle lehet); ¾ jelöljük ki a bekezdést; ¾ kattintsunk bele a stílus listába; ¾ gépeljük be az új stílus nevét, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt. Az így létrehozott stílusok használata azonban nem is olyan egyszerű. Legnagyobb meglepetésünkre ugyanis, ha egy új dokumentumot kezdünk, a fáradtságos munkával létrehozott felhasználói stílusunk nem lesz megtalálható a stílus listában. És nem csak azért, mert a stílus lista lenyitásakor nem nyomjuk a Shift billentyűt. Akkor mi a baj? A stílust csatolni kell egy sablonhoz. ¾
3.24.2.3 Stílus módosítása, csatolása menüből A két témakört azért tárgyaljuk egyben, mert a „Stílus módosítása” párbeszédablakban lehet mindkettőt végrehajtani. Nevezett ablakhoz a következő módon jutunk: ¾ a stílus listából az „Egyéb” elemet kell kiválasztani, vagy a ikonra kell kattintani; 141. Ábra: Stílus módosí¾ a megjelenő „Stílusok és formázás” munkaablakban keressük meg azt a tása itt kérhető stílust, amelyet módosítani akarunk, vagy sablonhoz kívánjuk csatolni, és álljunk az egérrel felé (ne kattintsunk rá); ¾ az akkor megjelenő legördülő listából válasszuk a „Módosítás…” elemet, aminek hatására megjelenik a „Stílus módosítása” ablak. Mivel menüből történő stílusmódosítást nem nagyon fogunk alkalmazni, a lehetőségeket nem részletezem, csak néhány speciális kérdésre utalok: n „Következő bekezdés stílusa” Ha a stílusban írt szövegben új bekezdést kezdünk az Enter billentyűvel, akkor automatikusan az itt megadott stílust kapjuk. n „Automatikus frissítés” Amennyiben kipipáljuk, akkor, ha bármilyen formázást végzünk az adott stílussal megformázott bekezdésen, az automatikusan bekerül a stílusba. Ennek hatására az összes, az adott stílusban formázott bekezdésen is végrehajtódik a változás. Ez elsőre nagyon jól hangzik, néha azonban roppant módon bosszantó lesz. 142. Ábra: A „Stílus módosítása” ablak
99
ECDL Szövegszerkesztés modul A csatolás előtt még egyszer egy kis magyarázat a csatolás okáról. Az általunk létrehozott stílus csak az aktuális dokumentumban található meg, így alkalmazni is csak ott lehet. Valahogy meg kellene oldani, hogy minden új dokumentumba is átkerüljön. Korábban tanultuk, hogy ha egy új dokumentumot kezdünk valamilyen sablon alapján, akkor a sablon teljes tartalma bekerül a dokumentumba. Gondolkodjunk csak el ezen. Ha a stílus a sablon része lenne, akkor a stílus is bekerülne minden új dokumentumba. Pontosan ez lesz a megoldás. Ehhez, csak annyit kell tennünk, hogy a „Stílus módosítása” ablakban kipipáljuk a „Bekerül a sablonba” jelölőnégyzetet. A továbbiakban minden olyan dokumentumban, mely az adott sablon alapján készül, a stílus elérhető lesz. Olyan stílust hogy készíthetünk, mely mindenkor elérhető? Ez lesz a legegyszerűbb, mondhatni alapeset. Miért? Mert dokumentumainkat általában a „Normál” sablon alapján kezdjük. Ezért, ha egy ilyen dokumentumban létrehozunk egy stílust, majd csatoljuk a sablonhoz, az minden dokumentumban elérhető lesz.
3.24.2.4 Stílus módosítása kijelölt minta alapján Jelöljük ki azt a bekezdést, mely azzal a stílussal van formázva, amit majd módosítani szeretnénk. Hajtsuk végre a módosításokat, majd nyissuk le a stílus listát (most nem kell a Shift gombot nyomni, hiszen alkalmaztuk már a dokumentumban a kérdéses stílust), és válasszuk ki a módosítandó stílust. A megjelenő ablak magáért beszél. Ha a stílust akarjuk módosítani, nincs is már más dolgunk, mint az „OK” gombra kattintani. Nem jelenik meg a „Stílus módosítása” ablak
143. Ábra: Stílus módosítása minta alapján
Sajnos ez az alapeset. Amennyiben azt akarjuk, hogy az ábrán látható ablak megjelenjen, a következőket kell tennünk: ¾ válasszuk ki az „Eszközök” menü „Beállítások” pontját; ¾ a „Szerkesztés” fülön pipáljuk ki a „Figyelmeztetés a stílus frissítésére” jelölőnégyzetet.
3.24.2.5 Stílus törlése ¾ ¾
A stílus törléséhez a következőket tegyük: a stílus listából most is az „Egyéb” elemet válasszuk ki, vagy kattintsunk a ikonra; a „Stílusok és formázás” munkaablakban keressük meg a törlendő stílust, de a legördülő menüjéből most a „Törlés…” elemet válasszuk. 26. Feladat: Hozzunk létre egy „Saját megszólítás” nevű felhasználói stílust a levelek megszólításához! Formátuma legyen középre zárt, 18 pontos, előtte és utána is 24 pontos térközzel, és csatoljuk a „Normál” sablonhoz! Megoldás: Kezdjünk a ikonnal a „Normál” sablonnal egy levelet, mert ahhoz akarjuk majd csatolni a stílust. Gépeljünk be, azután jelöljünk ki egy megszólítást, mint bekezdést, majd formázzuk meg a fenti kéréseknek megfelelően! A térközt most a „nagykönyv szerint” állítsuk be: „Formátum” menü, „Bekezdés…”, „Behúzás és térköz” regiszter, „Előtte” és „Utána” is 24 pont. Hagyjuk kijelölve a teljes bekezdést, és a lenyíló ikonnal a stílus listából válasszuk ki az ikonra. A kapott „Stílus módosítása ablak„Egyéb”, utolsóként szereplő elemet, vagy kattintsunk a ban a „Név” mezőbe gépeljük be: „Saját megszólítás”. Ugyanebben a „Stílus módosítása” ablakban pipáljuk ki a „Bekerül a sablonba” jelölőnégyzetet. Végül nyomjuk meg az „OK” gombot. A levélből akár mentés nélkül is kiléphetünk, a sablonba ugyanis már bekerült a saját felhasználói stílusunk. 27. Feladat: Írjuk meg egy levélnek csak az elejét, de már begépeléskor alkalmazzuk az általunk készített stílust!
100
Word XP alapokon Megoldás: Kezdjünk a ikonnal a „Normál” sablonnal egy levelet, mert abban van a saját felhasználói stílusunk. Gépeljük be a címzést, majd Enter! Most gépeljük be a megszólítás szövegét, de még az Enter billentyű ikonra, majd válasszuk ki a „Saját megszólítás” felhaszmegnyomása előtt kattintsunk rá a nálói stílust. Most nyomjunk Enter-t! A megszólítás formázása kész, és újra „Normál” stílusban gépelhetünk. 28. Feladat: Töröljük az általunk készített felhasználói stílust a „Normál” sablonból! Megoldás: ikonnal a „Normál” sablonnal egy levelet, mert abból akarjuk majd törölni a felhasznáKezdjünk a lói stílust. A stílus listából most is az „Egyéb” elemet válasszuk ki, majd a „Stílusok és formázás” munkaablakban keressük meg a törlendő stílust, de a legördülő menüjéből most a „Törlés…” elemet válasszuk.
3.24.2.6 Tartalomjegyzék készítése Először is azt tisztázzuk, mi köze a stílusoknak a tartalomjegyzékhez. Nos, tartalomjegyzéket automatikusan generáltatni csak akkor lehet, ha a tartalomjegyzékbe szánt bejegyzéseket stílussal formázzuk. Ez lehet bármilyen stílus, de a dolgunk akkor lesz a legegyszerűbb, ha a címekhez címsor1, címsor2 és címsor 3 stílusokat alkalmazunk. Ha a formátumuk nem felel meg, azt legfeljebb módosítjuk. Ezek után lássuk a tartalomjegyzék készítés menetét: ¾ menjünk a dokumentumban oda, ahová a tartalomjegyzéket be akarjuk szúrni; ¾ válasszuk a „Beszúrás” menü „Hivatko144. Ábra: Tartalomjegyzék készítése zás” pontjából a „Tárgymutató és tartalomjegyzék…” opciót; ¾ lapozzunk a „Tartalomjegyzék” regiszterhez, majd nyomjuk meg az „OK” gombot. Ha így járunk el, akkor az alapértelmezett címsor1-3 stílussal formázott címekből lesznek a tartalomjegyzék bejegyzések. Amennyiben más stílusokból akarjuk készíteni a tartalomjegyzéket, a „Beállítások…” gombot kell megnyomnunk, és a kapott ablakban megadni a tartalomjegyzék generáláshoz alkalmazni kívánt stílusokat. Ehhez csak a „TJ szint” oszlopba kell begépelni azt a számot, ahányadik szintre szánjuk az adott stílussal megformázott címet. Tárgymutató készítése Ha már megtárgyaltuk a tartalomjegyzéket, akkor lássuk a tárgymuta145. Ábra: tót is. Nos, egy tárgymutatót két lépésben tudunk létrehozni: ¾ el kell helyezni a szövegben azokat a kulcsszavakat, amelyeket szereTartalomjegyzék testreszabása peltetni szeretnénk a tárgymutatóban; ¾ majd generálni kell a tárgymutatót. Kulcsszavak megadása ¾ álljunk annak a szövegrésznek a végére, amelyhez a tárgymutatót rendelni szeretnénk; ¾ nyomjuk meg az Alt - Shift - X billentyűkombinációt;
101
ECDL Szövegszerkesztés modul a kapott ablakban a „Főbejegyzés” mezőben adjuk meg a kulcsszót (amennyiben kétszintű kulcsszavakat kívánunk alkalmazni, a második szintet az „Albejegyzés” mezőbe gépeljük be); ¾ nyomjuk meg „Jelölés” gombot, majd zárjuk be az ablakot. A létrehozott bejegyzés csak akkor lesz látható, ha a rejtett szövegrészek megjelenítését is bekapcsoljuk a ikonnal. ¾
¾ ¾ ¾
Tárgymutató generálása álljunk a dokumentumban oda, ahol el kívánjuk helyezni a tárgymutatót; válasszuk ki a „Beszúrás” menüből a „Hivatkozás”, majd a „Tárgymutató és tartalomjegyzék…” elemet; a „Tárgymutató” fülön állítsuk be az esetlegesen megadandó paramétereket, majd kattintsunk az „OK” gombra. Más billentyűkiosztásra vált át a gép a tárgymutató beszúrásakor
146. Ábra: Kulcsszavak megadása
Sajnos a billentyűkiosztás átváltásának a billentyűkombinációja Alt - Shift, ami megegyezik a tárgymutató kulcsszavának beszúrását aktiváló Alt - Shift - X kombináció elejével. Semmi gond, nyomjunk ismét egy Alt - Shift kombinációt (az aktuális billentyűkiosztás a tálca értesítési területéről olvasható le). Feladatok, képek stb. számozása Bármit automatikus számozással láthatunk el. Részletes elvi magyarázat helyett lássuk két gyakorlati példa megvalósításának pontos lépéseit. Feladatok számozása Ha valamit, például a dokumentumban lévő feladatokat automatikusan akarjuk beszámozni, akkor az alábbi módon kell eljárnunk: 1. Álljunk a sorszám helyére; 2. Válasszuk a „Beszúrás” menü „Mező…”pontját; 3. A „Kategóriák” listából” válasszuk ki a „Számozás” elemet; 4. Kattintsunk a „Mezőnevek” listából a „Seq” elemre; 5. Nyomjuk meg a „Mezőkódok”, majd a „Beállítások…” gombot; 6. A kapott ablakban a „Mezőkódok” adatmező tartalmát egészítsük ki: ¾ ha a számozás nem 1-től indul, akkor csak az első elemnél a „SEQ xxx \r yyy”; ¾ minden további elemnél, illetve ha a számozás 1-től indul, akkor az első elemnél is „SEQ xxx \n” alakra. Mindkét esetben az „xxx” ugyanaz a tetszőleges címke (például „feladat”), „yyy” pedig a számozás kezdő értéke. Az így beszúrt sorszámok közül az egyező „xxx” címkéjűek lesznek folytatólagosak. Így egy dokumentumon belül tetszőleges számú folytatólagos sorszámozást hozhatunk létre. Ábrák számozása 1. Szúrjunk be egy szövegdobozt (3.23.), de ne húzással, hanem csak egyetlen kattintással (így a szövegdoboz mérete igazodni fog a tartalmához). 2. A képet a szövegdobozba szúrjuk be, majd a képre történő dupla kattintás után adjuk meg a kép méretét, végül kattintsunk a „Kép formázása” ablak OK gombjára. 3. Ugyancsak a szövegdobozba szúrjuk be a számozást úgy, hogy közvetlenül a kép méretezése után (amikor még kijelölt a kép) nyomunk egy jobbra nyilat, majd egy Entert, és csak azután szúrjuk be a számot (a szám beszúrásának menetét az imént ismertettem, vagy a kép helyi menüjéből válasszuk a „Képaláírás” elemet. 4. A szövegdoboz és a szöveg viszonyát állítsuk be úgy, mint ahogy azt a kép és szöveg viszonyánál megtárgyaltuk (3.22.1.1.). Fontos tudni, hogy a képek számozása úgy követi egymást, ahogy a képhorgonyok: annak a képnek lesz nagyobb a sorszáma, amely hátrébb lévő bekezdéshez van lehorgonyozva (3.22.1.2.).
3.24.3 Láb- és végjegyzet ¾ „Beszúrás” menü, „Hivatkozás”, „Lábjegyzet…” ½ Amennyiben egy dokumentumban olyan kifejezést szerepeltetünk, melyhez magyarázatot szeretnénk fűzni, azt lábjegyzetben tehetjük meg. Ugyan a végjegyzetet is használhatjuk erre a célra, de annak elsődleges felhasználási területe az irodalomjegyzék megadása. Ezek után lássuk a használatukat egy kicsit részletesebben. Mindkettő alkalmazása roppant egyszerű: ¾ álljunk abba a szóba a szövegkurzorral, amelyhez láb-, vagy végjegyzetet szeretnénk rendelni;
102
Word XP alapokon válasszuk a „Beszúrás” menü „Hivatkozás” pontjából a „Lábjegyzet…” elemet; ¾ a kapott párbeszédablakban adjuk meg, hogy láb-, vagy végjegyzetet akarunk alkalmazni; ¾ ugyanitt adjuk meg a számozás módszerét is („Számformátum”, „Kezdő sorszám”, …); ¾ kattintsunk a „Beszúrás” gombra; ¾ gépeljük be a láb-, vagy végjegyzet szövegét. Ahhoz a szóhoz, melybe az egész eljárás elején a kurzorral álltunk, felső indexbe kerül a láb-, vagy végjegyzet hivatkozása. A lábjegyzetek hivatkozása alapértelmezésben oldalanként újra indul, de kérhető folyamatos sorszámozás is. Ezzel szemben a végjegyzetek hivatkozása folyamatos, hiszen az összes végjegyzet egy helyre, a dokumentum (esetleg csak a szakasz) végére kerül beszúrásra. ¾
Átváltás a lábjegyzet oldalankénti és folyamatos számozása között Előfordulhat, hogy utólag gondoljuk meg magunkat, és a folyamatos számozásról oldalanként újra kezdődő számozásra szeretnénk áttérni, vagy éppen fordítva, oldalankétiről folyamatosra. Ennek menete a következő: ¾ nyissuk meg a „Lábjegyzet és végjegyzet” ablakot; ¾ állítsuk be a megfelelő formátumot; ¾ kattintsunk az „Alkalmazás” gombra.
147. Ábra: Láb- és végjegyzet beállítása
3.24.4 Korrektúra A dokumentumokon végrehajtott változtatások nyomkövetésére a Word úgynevezett korrektúra szolgáltatása használható. Ennek a legtipikusabb felhasználása talán az, amikor a dokumentumban lévő tartalmi, stilisztikai, formai hibákat nyomtatás előtt nem annak szerzője, hanem általában másik személy, például a korrektor javítja ki. Az eredeti szerző azonban nyilván minden változtatást látni szeretne, és elvárja, hogy azok csak akkor kerüljenek be a dokumentumba, ha azokat jóváhagyja. Ennek érdekében a program a következő eszközöket alkalmazza: ¾ a különböző felhasználói neveken bejelentkezett korrektoroknak (a program ugyanis több korrektor munkáját is támogatja) az eredeti dokumentumon végrehajtott változtatásai naplózásra kerülnek; ¾ az egyes korrektorok változtatásai más és más színnel, egymástól megkülönböztetve jeleníthetőek meg; ¾ minden változtatás egyenként elfogadható, illetve elvethető. A könnyebb megértés érdekében a korrektúra témakörbe tartozó feladatokat aszerint csoportosítva ismertetem, hogy azt a korrektoroknak, vagy a szerzőnek kell elvégeznie.
3.24.4.1 Korrektorok feladatai ¾ ¾
A korrektorok feladatai a következők: a korrektúra bekapcsolása; a változtatások, illetve az esetleges megjegyzések bevitele.
3.24.4.1.1 Korrektúra bekapcsolása Ahhoz, hogy a dokumentumon végrehajtott változtatásokat a szerző majd követhesse, a korrektoroknak be kell 148. Ábra: tehát kapcsolniuk a korrektúrát. Ezt a legegyszerűbben úgy A korrektúra eszközsor tehetik meg, hogy az alul található állapotsoron duplát kattintanak a „KORR” feliratra. Ezzel egyenértékű, ha: ¾ az „Eszközök” menüből elindítják a „Korrektúra” pontot; ¾ megnyomják a Ctrl - Shift - E billentyűkombinációt; ¾ vagy a „Korrektúra” eszköztáron rákattintanak a ikonra. Ha bekapcsolásra kerül a korrektúra, akkor automatikusan megjelenik a korrektúra eszköztár is.
103
ECDL Szövegszerkesztés modul Korrektúra eszköztár kikapcsolása A korrektúra eszköztár tehát automatikusan megjelenik, ha bekapcsoljuk a korrektúrát. Kikapcsolni azonban sajnos mindenképpen nekünk kell a következő két lehetőség valamelyikével: ¾ „Nézet” menü, majd „Eszköztárak”, végül „Korrektúra”; ¾ bármely eszköztár helyi menüjéből „Korrektúra”.
3.24.4.1.2 Szöveg beszúrása és törlése, megjegyzés beszúrása A korrektoroknak a továbbiakban csak annyi a dolguk, hogy a dokumentumon a már megtanult módon végrehajtsák a változtatásokat: ¾ a feleslegesnek ítélt szövegrészeket kitöröljék; ¾ a hiányzó részeket beszúrják; ¾ a formázásokat végrehajtsák. Egyetlen olyan lehetőségük van, amely nem magától értetődő: a szerzőnek szánt megjegyzéseket szúrikonra, majd be kell gépelniük a hatnak be. Ehhez a korrektúra eszköztáron csak rá kell kattintaniuk a megjegyzést. Hangos megjegyzés Arra is van lehetőség, hogy hangos megjegyzést szúrjon be a korrektor. Ehhez le kell nyitnia a ikont, majd ki kell választania a „Hangos jegyzet” elemet. Ekkor elindul a „Hangrögzítő” program, amelynek segítségével a hangfelvételt el tudja készíteni.
3.24.4.2 A szerző lehetőségei és feladatai ¾
¾
¾ ¾
¾
A szerző lehetőségei és feladatai a következők: eldöntheti, hogy a szöveget eredeti formában, javításokkal együtt, vagy a javítások elfogadása utáni állapotban mutassa a program, vagyis megadhatja, hogy mi látszódjon; beállíthatja, hogy a „beszúrások és törlések”, „formázások”, „megjegyzések” hármasból mi kerüljön kijelzésre; beállíthatja, milyen formában jelenjenek meg a korrektorok javításai és megjegyzései; bekapcsolhatja, hogy az éppen kijeleztetett javítások és megjegyzések közül mely korrektorok változtatásait emelje ki színekkel is a program; illetve elfogadhatja, vagy elvetheti a megjelenített módosításokat.
3.24.4.2.1 Korrektúrák kijelzésének beállítási lehetőségei Mi látszódjon A korrektúra eszköztár első, legördíthető ikonja segítségével beállítható, hogy mi legyen látható a korrektúrázott szövegből. A lehetőségek: ¾ „Eredeti szöveg” ilyenkor nem látszik semmilyen, a korrektorok által végrehajtott változtatás, a szerző az általa létrehozott eredeti dokumentumot látja; ¾ „Végleges szöveg” minden változtatás úgy látszik, mintha korrektúra nélkül javították volna a korrektorok a dokumentumot, vagy mintha az összes korrektúrát elfogadta volna a szerző; ¾ „Eredeti szöveg korrektúrával” az eredeti szöveg és az összes változtatás látszik; ¾ „Végleges szöveg korrektúrával” a végleges szöveg és az összes változtatás látszik. Milyen javítások kerüljenek kijelzésre A listából az egyes elemek kipipálásával, illetve a pipák levételével a következőket lehet választani: ¾ „Megjegyzések” a korrektori megjegyzések kijelzésre kerüljenek-e; ¾ „Beszúrások és törlések” a beszúrások és törlések láthatóak legyenek, vagy sem; ¾ „Formázás” a formázások megjelenjenek-e.
104
Word XP alapokon Mely korrektorok változtatásait jelölje színekkel a program A listából a „Véleményezők” elem almenüpontjait választva egyenként ki-be kapcsolható az egyes korrektorok színekkel történő megkülönböztetése. A „Minden véleményező” elemet választva egyszerre kapcsolható ki és be az összes korrektori bejegyzés színekkel történi kiemelése. 3.24.4.2.2 Korrektúraablak A korrektúrák minden adata a legpontosabban a korrektúraablakban jelenik meg, melyet a listából a „Korrektúraablak” elemmel kapcsolhatunk be. Mint azt az ábrán is láthatjuk, itt pontosan leolvasható nemcsak az, hogy ki, hanem az is, hogy mikor hajtotta vére a módosítást. Ugyancsak itt, az egyes korrektúrabejegyzésekre kattintva, a korrektúrabejegyzéseket ki is lehet választani. Ha duplát kattintunk rájuk, akkor a kurzor a szövegben az adott módosításra is ugrik. Mindennek majd a korrektúrák elvetésekor, illetve elfogadásakor lesz jelentősége.
149. Ábra: Bekapcsolt korrektúraablak és a korrektúrák buborékai
3.24.4.2.3 Korrektúrák megjelenési formájának beállítása A korrektúra eszköztár listából válasszuk a „Korrektúrabeállítások…” elemet, majd a megjelent ablakban adjuk meg a kívánságunknak megfelelő paramétereket. A fontosabb lehetőségek a következők: 1 n „Beszúrt elemek” Azt adhatjuk meg, hogy a korrektorok által beszúrással vagy törléssel javított elemek hogy kerüljenek kijelzésre (színjelzéssel, aláhúzva, duplán aláhúzva, dőlten, félkövéren). n „Formázás” Pontosan, mint a „Beszúrt elemek”, csak a beállított paraméter a formázással javított elemek kiemelését határozza meg. n „Buborékok” csoport Azt állíthatjuk be, hogy korrektúrabejegyzések buborékokban is megjelenjenek-e. Ennek azért van jelentősége, mert: ¾ Ha vannak buborékok, akkor a törlések csak abban láthatóak, a szövegben nem. ¾ A korrektori megjegyzések mindenképpen csak akkor láthatóak, ha a buborékokat bekapcsoljuk. Pontosabban a kor150. Ábra: Korrektúra beállítási lehetőségek 1
Nevével ellentétben ez a beállítás a törölt elemekre is vonatkozik.
105
ECDL Szövegszerkesztés modul
n
rektúraablakban akkor is láthatóak a megjegyzések, ha nincs buborék. Sajnos azonban a korrektúraablak egy nagyobb dokumentumban sok javítás esetén áttekinthetetlen. Az is megadható ebben a csoportban, hogy a buborékok hol jelenjenek meg, mekkorák legyenek, illetve a buborékokat, és a javított szöveget összekösse-e egy-egy vonal. „Módosított sorok” csoport Az adható meg itt, hogy azok a sorok, melyek a javításokat tartalmazzák, hogy kerüljenek kijelzésre. Buborékok helye
A buborékok a lap bal, vagy jobb margóján jelennek meg. Mivel azonban a margók keskenyebbek, mint a buborékok mérete, a margókat a valóságosnál szélesebbnek mutatja a program. Ettől ne ijedjünk meg, nyomtatásban majd minden az eredeti beállítások szerint jelenik meg. Javasolt munkamódszer ¾ ¾
Én azt javaslom, hogy a buborékokat feltétlenül kapcsoljuk be, a korrektúraablakot pedig ki. Mindezt azért, mert: a megjegyzések néha fontosabbak, mint a javítások; a korrektúraablak – mint arra az imént már utaltam – nagyobb dokumentum esetén áttekinthetetlen.
3.24.4.2.4 Korrektúrák elfogadása és elvetése ¾ ¾
¾ ¾
A korrektúrák elfogadása vagy elvetése általában a következő két lépésből áll majd: az elbírálni kívánt korrektúrabejegyzés kiválasztása; az aktuális (esetleg az összes) korrektúrabejegyzés elfogadása, vagy elvetése. A korrektúrabejegyzések kiválasztása Az egyes korrektúrabejegyzések között léptetni két módszerrel lehetséges: a korrektúraablakban rá kell kattintani az adott bejegyzésre; vagy a korrektúra eszközsoron kell rákattintani a ikonok valamelyikére (előbbivel a következő, utóbbival az előző korrektúrabejegyzésre lép a program). A kiválasztott korrektúrabejegyzés elfogadása vagy elvetése
Amennyiben az eredeti szerző el kívánja fogadni az aktuális korrektúrabejegyzést, akkor ahhoz a ikont kell használnia. ikont, ha el akarja vetni, akkor pedig a Egyszerre több korrektúrabejegyzés elfogadása vagy elvetése , illetve a Arra is van lehetősége a szerzőnek, hogy a ikonok lenyitása után a következők valamelyikét válassza: ¾ minden megjelenített módosítás elvetése; ¾ minden megjelenített módosítás elfogadása; ¾ a dokumentum minden módosításának elvetése; ¾ a dokumentum minden módosításának elfogadása. A fenti felsorolásoz annyi kiegészítést szeretnék fűzi, hogy az első két elem csak a színnel is kiemelt korrektúrabejegyzésekre van hatással.
3.24.5 Tagolás Ha egy nagyon nagy dokumentumot készítünk, akkor különféle speciális problémákkal fogunk majd szembesülni. Ezek közül a legjelentősebbek: ¾ egyszerre a teljes dokumentum szinte áttekinthetetlen; ¾ a dokumentum szerkezetének módosítása nagy terjedelme miatt nehezen valósítható meg; ¾ nagyon nagy dokumentumokat nem egy fájlban elkészítve nem tudunk egységes tartalomjegyzéket létrehozni. Ez utóbbi témakörrel terjedelmi okokból nem foglalkozunk, de azért azt megemlítem, hogy itt, a tagolás nézetben találunk rá megoldást, mégpedig a fő- és aldokumentumok megadásával. A dokumentum áttekintéséhez nincs más dolgunk, mint a dokumentumtérképet bekapcsolni a ikonnal („Szokásos” eszközsoron találjuk), vagy átváltani „Tagolás” nézetbe (3.2.3.) a ikonnal (ez pedig a vízszintes görgetősávon van). A dokumentumtérképről korábban már részletesen esett szó, így foglalkozzunk most a tagolás nézettel.
106
Word XP alapokon „Tagolás” nézetben megjelenik a „Tagolás eszközsor”. Lássuk ennek fontosabb funkcióit. Előtte azonban azt kell tisztázni, hogy tagolási szempontból kétféle bekezdést különböztetünk meg: ¾ címsorokat; ¾ és szövegtörzset. Megjelenítendő szintek száma és megjelenése: ¾ a listából kiválasztott címsor szintig mutatja csak a dokumentumot (van egy „Összes szint megjelenítése” elem is); ¾ a szövegtörzseknek csak az első sorát mutatja a Word; ¾ átváltás formázott és formázatlan megjelenítés között Adott szint tartalmának megjelenítési szabályai: ¾ az adott címsor szintje alatti szövegrészeket elrejti; ¾ az előző ikonnal elrejtett szövegrészeket újra megjeleníti a program; Szintek megadása, módosítása A címstílusok nevükkel egyező szinten vannak, de bármely bekezdést tetszőleges szintre sorolhatunk. ¾ Adott címszint beállítása; ¾ Adott címszint előléptetése egy szinttel; ¾ Adott címszint lefokozása egy szinttel; ¾ Bármely címszint lefokozása szövegtörzsé; ¾ Adott szint előléptetése első szintre. Adott szint alatti összes további szint és szövegtörzs mozgatása: ¾ Adott szint alatti összes alacsonyabb szinten lévő cím és szövegtörzs mozgatása felfelé; ¾ Adott szint alatti összes alacsonyabb szinten lévő cím és szövegtörzs mozgatása felfelé. Ez jelen könyvben annyit jelentene, hogy a most tárgyalt „Tagolás” címhez tartozó szöveget egyetlen kattintással egy témakörrel előrébb, vagy hátrébb tudnánk vinni. További tallózási lehetőség Ha a függőleges görgetősáv alján lévő
ikonra kattintunk, akkor az ábra szerinti
ikonok jelennek meg. Ezek segítségével kiválaszthatjuk, hogy a ikonokkal mire ugorjunk. Jegyezzük meg jól ezt a lehetőséget is, mert még nagyon jól jöhet. Szinteket másként is meg lehet adni? A Word 97 óta sima formázással is megadható a szint. Ezt a következő módszerrel tehetjük meg: ¾ jelöljük ki a besorolandó szövegrészt; ¾ nyissuk meg a „Formátum” menüből a „Bekezdés…” pontot; ¾ a „Behúzás és térköz” regiszter vázlatszint legördülő listájából adjuk meg, hogy hányadik szintnek felel meg a kijelölt szövegrész. A szövegtörzset nem kell megadni, hiszen látható, hogy minden bekezdés alapértelmezésben az.
29. Feladat: Készítsük el az ábra szerinti dokumentumot! Megoldás: Gépeljük be a teljes dokumentumot, de most kivételesen úgy, hogy az egyes bekezdéseket már menetközben megformázzuk a hivatkozott stílusokkal! Ehhez a ikonra kell kattintani, majd kiválasztani a megfelelő elemet. Amikor
151. Ábra: Tallózási lehetőségek Cím A lcím Cím sor1 Cím sor2 N ormál Cím sor2 N ormál Cím sor1 Cím sor2 N ormál
152. Ábra: Cím stílusokkal formázott szöveg
107
ECDL Szövegszerkesztés modul Enter-t nyomunk, most minden esetben újra „Normál” stílusra áll vissza a program (ez nem mindig lesz majd így, mert mint tanultuk, az is megadható, hogy egy stílust milyen másik stílus kövessen). A „Normál” stílusban írandó szövegrészekhez legalább néhány sort írjunk. 30. Feladat: Próbáljuk ki, hogy működik-e a „Tagolás” nézet! Megoldás: Kattintsunk rá a nézetgombok közül ikonra! A megjelent új tagolás eszközsoron kattintsunk rá a ikonra, és kérjük 1, majd 2 szint kifejtését. Próbáljuk ki önállóan a többi lehetőséget is!
3.24.6 Hiperhivatkozás, könyvjelző A hiperhivatkozás lényege az, hogy amikor rákattintunk (könnyű felismerni, mert alapértelmezésben kék színű aláhúzott formátumú a szövege), a hivatkozott objektumhoz ugrik a program. Ez bármi lehet, például egy másik fájl, szövegrész, kép, stb. Hivatkozás másik dokumentumra Ha egy nagyobb irodában dolgozunk, rengeteg dokumentumot fogunk készíteni. Ma már szokás az, hogy a kimenő leveleket, dokumentumokat elektronikus formában archiválják csak. Ezek a dokumen153. Ábra: Hiperhivatkozás a szövegben tumok gyakran egymásra hivatkoznak, és utólagos olvasásuk közben jó lenne a hivatkozott dokumentumot is látni. Ez hiperhivatkozással a következő módon oldható meg: ¾ jelöljük ki a hivatkozó szöveget, majd kattintsunk rá a ikonra; ¾ a megjelenő párbeszédablakban a „Hivatkozott cím:” felirat alatt jelöljük ki a „Létező fájl, vagy weblap” opciót, majd keressük meg a kérdéses fájlt; ¾ végül „OK”. 154. Ábra: Másik fájlra mutató hiperhivatkozás beszúrása Hivatkozás másik helyre Amennyiben a dokumentumon belül szeretnénk egy kattintással a célhelyre ugrani, azt szintén a hiperhivatkozással tehetjük meg. A célpontnak azonban vagy címsor stílusúnak kell lennie (3.24.2), vagy az adott helyre be kell szúrni egy úgynevezett „könyvjelzőt”, melyet bármihez, akár képhez is rendelhetünk. Így az eljárás egy kicsit hosszabb: ¾ menjünk először arra a helyre, ahová a hiperhivatkozással ugrani akarunk;
108
155. Ábra: Másik helyre mutató hiperhivatkozás beszúrása
Word XP alapokon ¾ ¾ ¾ ¾
¾
¾
¾ ¾
¾
¾ ¾ ¾
¾
formázzuk meg címsor stílusúra, vagy szúrjunk be egy könyvjelzőt (ennek eljárását külön ismertetem); jelöljük ki a hiperhivatkozássá alakítandó szöveget; kattintsunk az egérrel a ikonra; a megjelenő párbeszédablakban jelöljük ki a „Hivatkozott cím:” felirat alatt a „Dokumentum adott pontja” opciót; keressük meg a „Válasszon egy dokumentumon belüli pontot” területen a kérdéses címet, vagy könyvjelzőt; kattintsunk rá az egérrel az „OK” gombra. Hivatkozás egy másik dokumentum adott helyére Ez az előző két eljárás kombinációja: jelöljük ki a hivatkozó szöveget, majd kattintsunk rá a ikonra; a megjelenő párbeszédablakban a „Hivatkozott cím:” felirat alatt jelöljük ki a „Létező fájl, vagy weblap” opciót, majd keressük meg a kérdéses fájlt; kattintsunk rá a „Könyvjelző…” gombra, és válasszuk ki a megfelelőt. Könyvjelző beszúrása: menjünk a könyvjelző helyére, vagy jelöljük ki az objektumot; indítsuk el a „Beszúrás” menüből a „Könyvjelző” pontot; gépeljük be a könyvjelző beszélő nevét, de arra ügyeljünk, hogy szóköz nem lehet benne; kattintsunk a „Hozzáadás”, majd a „Bezárás” gombra.
3.25 Oldalbeállítás ¾ „Fájl” menü, „Oldalbeállítás…” ½
156. Ábra: Könyvjelző beszúrása
Igazság szerint egy új dokumentum létrehozásának az első lépése az oldalbeállítás kellene, hogy legyen. Ha ugyanis utólag állítjuk például a margókat, a kötésmargót, stb., akkor lehet, hogy minden kép és szövegdoboz igazítását is elölről kezdhetjük. Azonban annak érdekében, hogy az oldalbeállítás minden lehetősége világos legyen, most mégis a végére maradt a megbeszélése. Az „Oldalbeállítás…” menüpontot a „Fájl” menüben találjuk. Elindítása után egy több regiszterfüles párbeszédablak jelenik meg. Mielőtt az egyes regiszterek tartalmát megtárgyalnánk, azt kell még tisztázni, hogy az összes, az oldalbeállítás témakörben tárgyalt formázás szakaszformátum. Ez annyit jelent, hogy amennyiben szakasztörést tartalmaz a dokumentum, akkor az egyes szakaszokra akár eltérő formátumokat is megadhatunk.
„Margók” A regisztert választva az ábra szerinti lehetőségeink 157. Ábra: A margók megadása vannak. Tulajdonképpen a korábban tanultak alapján nagyjából minden érthető, kivéve a következőket: n „Kötésbeni” és „Kötésmargó helye” Kötés margót akkor alkalmazzunk, ha pl. fűzős dossziéba akarjuk rakni a dokumentumot, vagy mint egy könyvet, valóban be akarjuk kötni. Ekkor ugyanis a lyukasztásra, vagy kötésre még fenntart a program egy megadott szélességű csíkot. Az XP verzióban a kötésmargót a lap bármely részére kérhetjük. n „Több oldal” Ebben a listában több érdekességet is kérhetünk. ¾ margók tükrözése akkor kell alkalmaznunk, ha kétoldalasan nyomtatjuk ki a dokumentumot;
109
ECDL Szövegszerkesztés modul ¾
2 oldal laponként
¾
függőleges hajtás
a lapot egy vízszintes mentén két egyforma részre osztja, így kinyomtatás után azt ott kettévágva a hatás olyan, mintha fele akkora lapra nyomtattunk volna; a lap tájolását vízszintesre állítja, és úgy osztja el függőleges vonal mentén. Egy kis hiba az oldalbeállítás ablakban
Ha már megszoktuk, nincs jelentősége, de eleinte zavaró, hogy a „Tájolás” ikonjaihoz írt magyarázó szövegeket véletlenül felcserélték. Helyesen az ikonok szerepelnek, tehát ahhoz igazodva adjuk meg a lap helyzetét.
„Papírméret” A lap méretét és a papírforrást lehet beállítani. Az utóbbihoz azt kell tudnunk, hogy a legtöbb nyomtató legalább két papírforrást tud kezelni. Azt lehet itt állítani, hogy nyomtatáskor honnét vegye az első lapot, és honnét a többi oldalt a nyomtató. Ezt kihasználva lehet a levelek első lapját céges papírra, a többit sima lapra nyomtatni. Ugyancsak ez biztosítja a borítékok nyomtatásának lehetőségét is.
„Elrendezés” Itt kérhetünk eltérő páros és páratlan oldalt, valamint eltérő első oldalt is. Ennek alkalmazásával van például jelen könyv minden páros és páratlan oldalán eltérő fejléc. Minden regiszteren találunk egy „Alapértelmezés…” gombot. Ha rákattintunk, akkor a beállított paraméterek lesznek érvényesek minden, az aktuális sablonnal készített új dokumentumra.
3.26 Nyomtatási kép
158. Ábra: A lapméret és a tájolás beállítása
A nyomtatási kép, amelyről már korábban is tanultunk (2.17.), a legegyszerűbben a ikonnal indítható. Véleményem szerint azonban néha célszerűbb inkább a nézetet „Nyomtatási elrendezés nézet”-re váltani ikonnal, és a nagyítást „Teljes oldal”-ra állítani (3.2.4.). Ez azzal az a vízszintes görgetősávon lévő előnnyel jár, hogy az oldal az eszközsorokkal is szerkeszthető marad, és pillanatok alatt a kívánt végleges képre hozható. Ezzel szemben a nyomtatási képet kérve nem tudjuk az oldalt ikonokkal szerkeszteni. Azt viszont sokan nem tudják, hogy menüből igen, igaz ehhez előbb rá kell kattintani a ikonra. Ha mégis a nyomtatási képet kérjük, beállítható, hogy hány oldal jelenjen meg egyszerre a képernyőn. Ehhez a ikonra kell kattintani, majd a megjelenő lap szimbólumocskák közül annyit kijelölni húzással, ikonra. ahány oldalt egyszerre látni szeretnénk. Ha újra egy oldalt akarunk csak látni, kattintsunk a Van viszont egy nagyon jópofa szolgáltatása a „Nyomtatási kép”-nek, aminek segítségével egy olyan dokumentum, ami egy adott oldalszámra éppen nem fér ki, pillanatok alatt annyira összehúzható, hogy mégis pont kiférjen. Ehhez csak a ikonra kell kattintani és a Word máris a kellő mértékben zsugorítja össze a dokumentumot, mégpedig úgy, hogy a dokumentum általános megjelenése változatlan marad. További előnye e nézetnek, hogy a dokumentumot nagyon könnyen át lehet a segítségével tekinteni, hiszen a dokumentum bármely részére kattintva a kérdéses része a fájlnak valódi, a nyomtatott méretével megegyező méretében tekinthető meg. Újabb kattintás hatására pedig ismét kicsinyítve látjuk a dokumentumot (ha ez nem akar működni, kapcsoljuk vissza a nagyítót a ikonnal). Ha akarjuk, akkor az egész képernyőt kihasználhatjuk vizsgálódásunkhoz. Ennek eléréséhez is csak a ikonra kell kattintani. Ilyenkor a Word lekapcsolja a menüsort, valamint az eszközsorok jó részét is. A visszakapcsoláshoz vagy ismét a ikonra kell kattintani, vagy az Esc gombot kell megnyomni. Végül még arról kell beszélnünk, hogy léphetünk ki a „Nyomtatási kép” nézetből. Ehhez csak a gombot kell megnyomni.
110
Word XP alapokon 3.27 Nyomtatás speciális lehetőségei ¾ „Fájl” menü, „Nyomtatás…” ½ A nyomtatással kapcsolatosan megjegyzendőket korábban már megtárgyaltuk (2.18.): ¾ a ikonnal minden oldal kinyomtatásra kerül, mégpedig az alapértelmezett nyomatón, és egy példányban; ¾ ha ez nekünk nem felel meg, nem tehetünk mást, minthogy menüből indítjuk a nyomtatást, és megadjuk a nyomtatási paramétereket. A könyv végén azonban a nyomtatás extra lehetőségeiről is szeretnék néhány mondatban szólni, nevezetesen a kétoldalas, illetve kicsinyített nyomtatásról. Míg az utóbbi lehetőség csak az XP verzióból érhető el, addig a kétoldalas nyomtatást a régebbi verziókban is el tudjuk végezni, igaz csak bonyolultabban.
159. Ábra: Nyomtatás
3.27.1 Kétoldalas nyomtatás Ha egy többoldalas dokumentumot úgy akarunk kinyomtatni, hogy az a lap mindkét oldalán szerepeljen, az a Word verziójától és a nyomtatótól is függően végezhető el. Az úgynevezett duplex nyomtatók ezt eleve támogatják, így semmi feladatunk nem lesz. Kétoldalas nyomtatás régebbi Word verziókkal Ilyenkor nekünk kell nagyon figyelni, és a következők szerint eljárni: ¾ előbb ki kell nyomtatni a páratlan oldalakat a „Nyomtatás” legördülő lista megfelelő pontját választva; ¾ a kinyomtatott lapokat rakjuk újra vissza a nyomtató lapadagolójába; ¾ nyomtassuk ki a páros oldalakat is szintén a „Nyomtatás” legördülő lista megfelelő pontját választva. Az ismertetett módszer esetében fontos, hogy mindenképpen páros legyen az összes oldalszám! Ha ez másként nem érhető el, szúrjunk be a dokumentum végére egy oldaltörést! Amikor a páros oldalakat nyomtatjuk, valószínűleg szükségünk van arra is, hogy a nyomtató hátulról előre felé haladjon az oldalak kinyomtatásában, hacsak nem forgatjuk át a lapokat (ez nyomtatótól függ). Ehhez nyomjuk meg az „Egyebek…” gombot, majd ikszeljük be a „Fordított sorrend” kiválasztó négyzetet. Még egy fontos dologra felhívnám a figyelmet. A nyomtatáskor az, hogy egy oldal páros vagy páratlan nem a logikai oldalszámától függ, hanem a fizikaitól1. Kétoldalas nyomtatás XP verzióval A Word XP verziójában, ha kipipáljuk a „Kézi adagolású kétoldalas” jelölőnégyzetet, akkor kinyomtatásra kerülnek a páratlan oldalak, majd kéri a nyomtató, hogy rakjuk vissza a lapokat, és növekvő sorrendben kinyomtatja a párosakat is. Hogy ehhez át kell-e forgatni a lapokat, az a nyomtatónk típusától függ.
3.27.2 Nagyított, kicsinyített nyomtatás Ha az elkészült dokumentumot papír megtakarítás miatt (vagy azért, hogy a tanár ne lássa meg a puskát) lekicsinyítve szeretnénk kinyomtatni, azt úgy tehetjük meg, hogy a „Nagyítás/kicsinyítés” csoportban a „Több oldal egy lapon” listából kiválasztjuk, hogy egy lapra hány oldal kerüljön nyomtatásra. Nagyítani úgy tudunk, hogy az oldalbeállítás ablakban (3.25.) megadottnál nagyobb papírméretet választunk ki az „Adott papírméretre” listából.
1
A logikai oldalszám az, amely rá van írva, a fizikai pedig a tényleges oldalszám.
111
ECDL Szövegszerkesztés modul
4. Tanácsok a program használatához Az alábbiakban szeretnék néhány javaslatot tenni arra vonatkozóan, hogy is lenne célszerű használni a Word programot annak érdekében, hogy munkánk a leghatékonyabb legyen, valamint minél egyszerűbben a lehető legszebb dokumentumokat tudjuk létrehozni. ¾ készítsünk kész szövegeket a leggyakrabban használt nevekhez, kifejezésekhez, szövegfordulatokhoz (3.11.); ¾ használjunk sablonokat (3.19.), sőt, bizonyos feladatokhoz űrlapokat; ¾ a dokumentumokat az Office eszközsor segítségével kezdjük; ¾ alkalmazzunk hyperhivatkozásokat a későbbi gyors eligazodáshoz (3.24.6.); ¾ tabulálás helyett, ahol csak lehet, táblázatot készítsünk (3.13.); ¾ használjuk ki az automatikus felsorolás, sorszámozás, aláhúzás lehetőségét; ¾ a normál sablont alakítsuk át grafikát is tartalmazó céges fejléces lappá (3.19.3.2.); ¾ a helyesírás ellenőrzést mindig nyelvhelyességi ellenőrzéssel együtt alkalmazzuk, és legyen bekapcsolva az automatikus ellenőrzés; ¾ a szép postázás érdekében a cégemblémát ne csak a levelekre, hanem a borítékra is rakjuk rá (3.20.). Azért egy vallomással én is tartozok: ugye mindenki ismeri a suszter cipőjéről szóló mondást. Sajnos ez rám is igaz.
112
Word XP alapokon
5. Fontosabb billentyűk és billentyűkombinációk Fájl műveletek új dokumentum kezdése
Ctrl - N
dokumentum elmentése
Ctrl - S
dokumentum mentése más néven
F12
dokumentum megnyitása
Ctrl - O
dokumentum kinyomtatása
Ctrl - P
Ablak és program műveletek aktuális dokumentum bezárása
Ctrl - F4
program bezárása Formázás alapértelmezett betű
Alt - F4 Ctrl - szóköz
alapértelmezett bekezdés
Ctrl - Q
félkövér betű
Ctrl - F
dőlt betű
Ctrl - D
aláhúzott betű
Ctrl - A
egyes sorköz
Ctrl - 1
másfeles sorköz
Ctrl - 5
kettes sorköz
Ctrl - 2
igazítás középre
Ctrl - E
igazítás jobbra
Ctrl - R
igazítás balra
Ctrl - L
igazítás sorkizártra
Ctrl - J
kisbetű/nagybetű
Shift - F3
betűtípus ablak megnyitása
Ctrl - B
Szövegtördelés új sor, de nem új bekezdés
Shift - Enter
új bekezdés
Enter
új hasáb
Ctrl - Shift - Enter
új oldal
Ctrl - Enter
Szerkesztés utolsó művelet visszavonása
Ctrl - Z
utolsó művelet ismétlése
Ctrl - Y
kurzor előtti szó törlése
Ctrl - Backspace
kurzor utáni szó törlése
Ctrl - Delete
113
ECDL Szövegszerkesztés modul Keresés és csere keresés csere
Ctrl - H
ugrás
Ctrl - G
Vágólap használata vágólapra kimásolás
Ctrl - C
vágólapra kivágás
Ctrl - X
vágólap tartalmának beillesztése
Ctrl - V
Office vágólap megjelenítése
Ctrl - C majd Ctrl - C gyors egymásutánban
Nyelvi eszközök helyesírás és nyelvhelyesség ellenőrzés szinonimaszótár
114
Ctrl - I
F7 Shift - F7
Word XP alapokon
6. Tárgymutató Aktuális bekezdés........................................................ 19 oldal .............................................................. 30 Aláhúzás betű................................................................ 48 vízszintes vonal............................................. 75 Állapotsor .......................................................... 34 Begépelési szabályok Enter használata .............................................. 6 Enter használata érettségin........................ 7, 50 szóköz használata............................................ 6 Begépelt szöveg javítása ................................... 14 Bekezdés alapértelmezett formátumára váltás .............. 41 formátumának másolása................................ 51 formázása ...................................................... 19
behúzás ......................................... 20, 41 felsorolás ki- és bekapcsolása....... 20, 56 igazítás.......................................... 19, 49 sorkizárt .......................................... 49 sorköz ................................................. 50 tabulálás........................................ 21, 40 térköz ............................................ 14, 49 tördelés egy oldalra ...................................... 50 együtt a következővel..................... 50 fattyú és árva sorok......................... 50 új oldalra......................................... 50 Betű alapértelmezett formátumára váltás .............. 49 formátumának másolása................................ 51 formázása ...................................................... 16
alapértelmezett formátum................... 49 betűszín............................................... 49 betűtípus ............................................. 17 arányos (proporcionális)................. 17 talpas............................................... 17 emelt/sűllyesztett betű ........................ 49 különlegességek alsó/felső index............................... 48 áthúzott ........................................... 48 kis kapitális..................................... 48 nagybetűs.................................. 48, 80 méret................................................... 18 pont................................................. 18 stílus (jellemző) .................................. 18 aláhúzott ................................... 18, 48 dőlt.................................................. 18 félkövér........................................... 18 sűrített/ritkított betű............................ 49
Billentyűkombinációk .....................................113 Boríték cégemblémás boríték készítése .....................87 készítése egyedi levélhez ..............................85 körlevélhez ....................................................88 Dátum beszúrása .......................................................81 mindig aktuális ..............................................81 Dokumentum készítés sorrendje........................15 Dokumentumtérkép ...........................................33 Drag and drop ....................................................27 Egérkurzor alakja.................................................7 Élőfej és élőláb ..................................................97 oldalszám.......................................................97 Eszközsorok Élőfej és élőláb ..............................................97 Formázás .......................................................39 helyreállítása..................................................32 ki és bekapcsolása .........................................32 Korrektúra ...................................................103 Rajzolás .........................................................96 Szokásos ........................................................38 Táblázatok és szegélyek ................................58 Tagolás ........................................................107 Fájlműveletek ......................................................8 megnyitás ......................................................12
böngészőben........................................37 csak olvasásra......................................37 másolat megnyitása .............................37 megnyitás és javítás.............................37 mentés .............................................................9 mentés és megnyitás ablak
minta megjelenítése.............................37 tulajdonságok megjelenítése ...............37 mentés másként .............................................12
Rich Text fájlként................................37 szöveges fájlként .................................37 Weblapként .........................................36 nyomtatás ........................................13, 29, 111
kétoldalas nyomtatás .........................111 nagyított/kicsinyített nyomtatás ........111 új munka kezdése ............................................9
Rich Text fájl.........................................9 szöveges fájl ..........................................9 Unicode fájl...........................................9 Fax küldése ..................................................25, 29 Feladatok számozása .......................................102 Felsorolás és számozás ......................................52 automatikus
felsorolás .............................................57 számozás .............................................54 115
ECDL Szövegszerkesztés modul egyszintű számozás .......................................53
befejezése............................................ 54 bekapcsolása ....................................... 53 folytatása............................................. 54 szüneteltetése ...................................... 54 testreszabása ....................................... 53 újrakezdése ......................................... 54 felsorolás .......................................................56
ki- és bekapcsolása ....................... 20, 56 testreszabása ....................................... 56 többszintű számozás......................................54
szintváltása.......................................... 55 testreszabása ....................................... 55 Formátum másolása ...........................................51 Görgetősávok.....................................................33 Helyi menük ......................................................43 Hiperhivatkozás ...............................................108 egy másik helyre..........................................108 hivatkozás egy másik dokumentum adott helyére.....................................................109 hivatkozás egy másik dokumentumra .........108 Hivatkozások láb- és végjegyzet ........................................102 tárgymutató .................................................101 tartalomjegyzék ...........................................101 Inch (hüvelyk)..............................................18, 25 Információk a fájlról betűk, szavak, cím, szerző, stb. .....................37 minta..............................................................37 Intelligens címke .............................................................46 menük
használata............................................ 35 kikapcsolása........................................ 35 Képek beállításai
levágás ................................................ 95 méret ................................................... 95 szín, fényerő, kontraszt ....................... 95 beszúrása
ClipArt gyűjteményből ....................... 93 fájlból.................................................. 95 kép és szöveg viszonya .................................93 kép kijelölése.................................................94 kép tömörítése ...............................................95 számozása..............................................97, 102 vízjel........................................................94, 95 Keresés és csere .................................................25 Kijelölés billentyűzettel ..................................................8 egérrel..............................................................8 további kijelölések
azonos formátumúak kijelölése .......... 38 116
egy mondat kijelölése ......................... 38 kép kijelölése ...................................... 94 kijelölés táblázatban ........................... 61 oszlop alakú terület kijelölése ............ 37 többszörös kijelölés ............................ 38 Kijelölő sáv ......................................................... 7 Kisbetű/nagybetű .............................................. 80 Korrektúra bekapcsolása ............................................... 103 javítások elfogadása és elvetése ................. 106 javítások kijelzésének beállítása ................. 104 korrektúraablak........................................... 105 megjegyzés beszúrása................................. 104 szöveg beszúrása és törlése......................... 104 Könyvjelző...................................................... 108 Körlevél adatforrás .................................... 88, 89, 90, 91
rendezése ............................................ 92 szűrése ................................................ 92 adatforrás és törzsdokumentum egyesítése... 92 boríték........................................................... 88 címke ............................................................ 88 címtár............................................................ 88 egyedi adatok megadása ............................... 91 előzetes megtekintése ................................... 91 E-mail ........................................................... 88 hagyományos levél ....................................... 88 törzsdokumentum ......................................... 88 visszatérés normál dokumentumra ............... 93 Láb- és végjegyzet .......................................... 102 Margók...................................................... 25, 109 Másolás és mozgatás egérrel ........................................................... 27 vágólappal..................................................... 26 Mértékegységek Inch (hüvelyk) .............................................. 25 Pica ............................................................... 25 Pont......................................................... 18, 25 Munkaablak ...................................................... 35 Nagyítás ............................................................ 34 Nem látható jelek bekapcsolása ........................ 76 Nézetek dokumentumtérkép ....................................... 33 fődokumentumnézet ..................................... 33 nagyítás......................................................... 34 normál........................................................... 33 nyomtatási elrendezés................................... 33 tagolás................................................... 33, 106 webes megjelenítés ....................................... 33 Nézetgombok .................................................... 33 Nyelvi eszközök automatikus javítás ....................................... 46 elválasztás
feltételes elválasztás ........................... 47
Word XP alapokon nem törhető kötőjel............................. 47 helyesírás ellenőrzés
beírás közben...................................... 44 kivétel szótárak................................... 46 utólag .................................................. 45 helyesírás és nyelvhelyesség......................... 44 nyelv megadása............................................. 44 szinonimaszótár............................................. 47 Nyomtatás............................................ 13, 29, 111 aktuális oldal ................................................. 30 fájlba ............................................................. 30 kétoldalas nyomtatás ................................... 111 nagyított/kicsinyített nyomtatás .................. 111 példányszám.................................................. 30 szétválogatás ................................................. 30 Nyomtatási kép.......................................... 29, 110 Oldalbeállítás elrendezés.................................................... 110 margók .................................................. 25, 109 papírforrás ............................................. 25, 110 papírméret ............................................. 25, 110 tájolás .................................................... 25, 110 Oldalszám.......................................................... 97 logikai/fizikai .............................................. 111 Oldaltörés .......................................................... 28 Pica .................................................................... 25 Pont ............................................................. 18, 25 Sablonok............................................................ 80 aktuális dátum megadása sablonban ............. 81 céges sablon készítése................................... 82 létrehozása..................................................... 80 levélírás sablon alapján ................................. 81 módosítása .................................................... 84 űrlap készítése...............................................83 Stílusok.............................................................. 98 alkalmazása ...................................................98 automatikus frissítése....................................99 csatolása ........................................................ 99 létrehozása minta alapján .............................. 99 módosítása
menüből .............................................. 99 minta alapján .................................... 100 tartalomjegyzék készítése ...........................101 törlése.......................................................... 100 Szakasz formátum
élőfej és élőláb.................................... 97 többhasábos szöveg ............................ 77 Számozás feladatok számozása.................................... 102 képek számozása................................... 97, 102 oldalak számozása......................................... 97 Szegély és mintázat (kitöltés)............................ 72 bekezdés szegélyezése .................................. 73
bekezdés árnyékos szegélyezése .........74 bekezdés automatikus aláhúzása .........75 bekezdés szegély megszüntetése.........73 szegély szélessége ...............................73 oldal szegélyezése ...................................73, 74 szöveg szegélyezése ......................................73 táblázat mintázata (kitöltése).........................68
mintázat (kitöltés) eltüntetése .............68 táblázat szegélyezése
szegély eltüntetése...............................68 szegély meghúzása ..............................67 szegélyszín ..........................................67 vonalstílus ...........................................67 vonalvastagság ....................................67 vízszintes vonal .............................................75 Szövegdoboz......................................................96 Szövegegységek bekezdés ........................................................77 betű................................................................77 szakasz...........................................................77 Szövegkurzor fogalma............................................................7 mozgatása
billentyűzettel........................................7 egérrel....................................................7 Szövegszerkesztők osztályozása
grafikus..................................................5 karakteres ..............................................5 története...........................................................4 Szövegtár ...........................................................51 kész szöveg használata ..................................52 kész szöveg létrehozása.................................51 kész szöveg szerkesztése, törlése ..................51 Szövegtörzs........................................................16 Szövegtükör .......................................................25 Táblázat .............................................................58 adatbevitel táblázatba ....................................61 adatok sorba rendezése..................................69
ikonnal.................................................69 menüből...............................................70 automatikus formázása ..................................71 beszúrása .......................................................59
ikonnal.................................................60 menüből...............................................59 rajzolással............................................60 cella írásiránya...............................................68 cellák felosztása és egyesítése.......................62 Excel táblázat beszúrása................................65 fejlécének ismétlése minden oldalon.............64 függőleges igazítás ........................................68 kijelölés táblázatban ......................................61 kilépés táblázatból .........................................61
117
ECDL Szövegszerkesztés modul körbefuttatása szöveggel ...............................72 mintázat (kitöltés)..........................................68
eltüntetése ........................................... 68 oszlopszélesség
állítása ................................................. 64 automatikusan ................................. 64 egérrel ............................................. 64 menüből .......................................... 65 egyenlő oszlopszélesség ..................... 65 rácsvonalak megjelenítése.............................59 sor és oszlop beszúrása táblázatba.................61 sor és oszlop törlése táblázatból ....................62 sor és oszlop törlése táblázatból gyorsabban.62 sormagasság
állítása ................................................. 63 egérrel ............................................. 63 igazodás a betűmérethez ................. 63 menüből .......................................... 63 egyenlő sormagasság .......................... 63 számítások táblázatban ..................................65
egyszerű összegzések.......................... 67 összetett számítások............................ 65 számok igazítása táblázatban ........................62 szegély
eltüntetése ........................................... 68 meghúzása........................................... 67 színe .................................................... 67 vonalstílusa ......................................... 67 vonalvastagsága .................................. 67 táblázat és szöveg konvertálása.....................71 tabulálás táblázatban .....................................62 Tabulálás tabulálás táblázatban .....................................62 tabulált szöveg begépelése ......................23, 41 tabulátor pozíció megadása .....................22, 41 tabulátor pozíció módosítása ...................22, 41 tabulátor pozíció törlése ..........................22, 41 tabulátor pozíció törlése egyszerűbben .........41 tabulátorok fajtái ...........................................40 Tárgymutató készítése .....................................101
118
Tartalomjegyzék készítése .............................. 101 Többhasábos szöveg hasábok beállítása ikonnal ............................ 78 hasábok beállítása menüből .......................... 78 kiegyenlített hasábok .............................. 78, 79 tördelt hasábok........................................ 78, 79 Töréspont hasáb ............................................................. 79 körbefutás ..................................................... 77 oldal .............................................................. 28 szakasz.......................................................... 77 Űrlap készítése........................................................ 83 kitöltése......................................................... 84 Vágólap használata ..................................................... 26 legfontosabb tulajdonságai ........................... 27 Office vágólap .............................................. 35 Vászon .............................................................. 96 Visszavonás ................................................ 14, 43 ismét, mégis .................................................. 43 Vízjel........................................................... 94, 95 Vonalzó ............................................................. 32 Word fájlfomátuma................................................... 5 indítása.......................................................... 30 képernyőjének felépítése
állapotsor ............................................ 34 eszközsorok ........................................ 32 görgetősávok ...................................... 33 munkaablak......................................... 35 nézetgombok....................................... 33 vonalzó ............................................... 32 telepítése ....................................................... 30 verziói ............................................................. 5 WordPad hardverigénye ................................................. 5 képernyőjének felépítése ................................ 5 korlátai............................................................ 4 WYSWYG .......................................................... 4
Word XP alapokon
Tartalomjegyzék 1. 1.1
1.2 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4 2.6.5 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.11.1 2.11.1.1
2.11.1.2 2.11.1.3 2.11.2 2.11.2.1 2.11.2.2 2.11.2.3 2.12 2.12.1 2.12.2 2.12.3 2.12.4
Általában a szövegszerkesztőkről..................................................................................................4 A szövegszerkesztők története .......................................................................................................4 A WordPad ............................................................................................................................4 A Word XP szolgáltatásai és hardverigénye .........................................................................5 Miben különbözik a Word 97 óta a fájlformátum a korábbi verziókétól?.............................5 Felhasználói szemmel milyen különbségek vannak a mai verziók között? ............................5 A szövegszerkesztők osztályozása .................................................................................................5 A szövegszerkesztés alapjai............................................................................................................5 A képernyő felépítése.....................................................................................................................5 Szokástól eltérő nevek a WordPad programban ...................................................................6 Miért nem ott vannak az eszközsorok a gépemen, mint a könyvben?....................................6 Begépelési szabályok .....................................................................................................................6 Enter használata az informatika érettségin, és az ECDL vizsgákon .....................................7 Nem tördeli a sorokat a jobb margónál a WordPad .............................................................7 A két különféle kurzor....................................................................................................................7 A szövegkurzor mozgatása.............................................................................................................7 Szövegkijelölés...............................................................................................................................8 További szövegkijelölési módszerek......................................................................................8 Fájl műveletek ................................................................................................................................8 Új munka kezdése........................................................................................................................9 Mit kell tudni az egyes választható típusokról.......................................................................9 Mentés .........................................................................................................................................9 További lehetőségek a Word „Mentés másként” ablakában...............................................11 Nincs lehetőség átnevezésre, törlésre, …? ..........................................................................11 Megnyitás ..................................................................................................................................12 Mentés másként… .....................................................................................................................12 Nyomtatás indítása.....................................................................................................................13 A begépelt szöveg javítása ...........................................................................................................14 Amikor gépelni kezdünk, a kijelölt szöveg nem tűnik el a Word programban.....................14 Az utolsó művelet visszavonása...................................................................................................14 Lehetséges több lépés visszavonása és a visszavonás is visszavonható? ............................14 A levél tagolása (térköz)...............................................................................................................14 Dokumentum létrehozásának szabályos menete ..........................................................................15 Formázási alapok..........................................................................................................................16 Karakterformázás.......................................................................................................................16 Feltétlenül ki kell jelölni a formázandó szöveget? ..............................................................17 Egy kis honosítási probléma a WordPad programban .......................................................17 Betűtípus .................................................................................................................................17 Mit jelent az, hogy egy betűtípus True Type (TT), vagy Open Type (O)? ...........................18 Egyéb fontok: raszter és vektor fontok ................................................................................18 Hogyan lesz több alkalmazható betűtípusunk? ...................................................................18 Betűjellemzők .........................................................................................................................18 Méret .......................................................................................................................................18 Bekezdésformázás .....................................................................................................................19 Igazítás ....................................................................................................................................19 Behúzás ...................................................................................................................................20 Felsorolás ................................................................................................................................20 Tabulálás alapjai...........................................................................................................................21 Tabulátorpozíciók megadás .......................................................................................................22 Tabulátorpozíció megszüntetése................................................................................................22 Tabulátorpozíció megváltoztatása .............................................................................................22 Tabulált szöveg begépelése .......................................................................................................23 Hogy lehetséges úgy bevinni a tabulált szöveget, hogy az oszlopok módosításához ne kelljen az egészet kijelölni? .................................................................................................23
119
ECDL Szövegszerkesztés modul 2.13 2.14 2.15 2.15.1 2.15.1.1 2.15.1.2 2.15.1.2.1 2.15.1.2.2 2.15.1.2.3 2.15.2 2.16 2.17 2.18 3. 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3
3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8
3.2.9 3.2.9.1 3.2.9.2 3.2.9.3 3.2.9.4 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.9.1
120
Oldalbeállítás alapjai ................................................................................................................... 24 Szövegkeresés és csere ................................................................................................................ 25 Szövegmásolás, mozgatás ........................................................................................................... 26 A „Vágólap” használata ............................................................................................................ 26 Másolás a hétköznapokban..................................................................................................... 26 Adat másolás, mozgatás vágólappal....................................................................................... 27 Másolás a vágólap segítségével ........................................................................................... 27 Mozgatás a vágólappal......................................................................................................... 27 Fontos tudnivaló a vágólapról.............................................................................................. 27 Másolás és mozgatás az egérrel a „húzd és dobd” (drag and drop) módszerrel........................ 27 Oldalakra tördelés........................................................................................................................ 28 Nyomtatási kép megtekintése ...................................................................................................... 29 Ha nincs, miért nincs nyomtatási kép?................................................................................29 Nyomtatás.................................................................................................................................... 29 Szövegszerkesztés magasabb fokon ............................................................................................ 30 A Word telepítése, elindítása....................................................................................................... 30 A dokumentumok és a programok közötti kapcsolat ...........................................................30 Egy WordPad programmal készített dokumentumot megnyitva is a Word indul el ............31 A Word XP képernyőjének felépítése és beállítása ..................................................................... 31 Az ablakok viselkedése ........................................................................................................32 Eszközsorok .............................................................................................................................. 32 Eszközsorok helyreállítása, további fontos ikonok be- és kikapcsolása?............................32 Vonalzók ................................................................................................................................... 32 Görgetősávok és nézet gombok (nézetek)................................................................................. 33 Mire jó az ötödik, „Fődokumentum” nézet?.......................................................................33 Milyen nézetet használjunk? ...............................................................................................34 Mit javaslok a jobb áttekinthetőség és láthatóság érdekében? ...........................................34 További mozgási lehetőség .................................................................................................34 Nagyítás .................................................................................................................................... 34 Állapotsor tartalma, ki- és bekapcsolása ................................................................................... 34 Milyen beállítások mellett dolgozzunk? ..............................................................................34 Munkaablak............................................................................................................................... 35 Intelligens menük...................................................................................................................... 35 Intelligens menük kikapcsolása...........................................................................................35 A vágólap újdonságai, Office vágólap ...................................................................................... 35 Más alkalmazás is tudja használni az Office vágólapot?....................................................36 Látható más alkalmazásból is, hogy hány elem van az Office vágólapon? ........................36 Nem látható az Office vágólap ikonja a Tálcán ..................................................................36 A mentés és a megnyitás ablak újdonságai ............................................................................... 36 Más típusok használata, konvertálás ...................................................................................... 36 Milyen formátumok vesznek el, ha egy dokumentumot HTM típusú fájlként mentünk?......37 Mentés, megnyitás helyének megadása.................................................................................. 37 A fájlról kijelzett információk ................................................................................................ 37 Speciális megnyitási lehetőségek ........................................................................................... 37 Szövegkijelölés............................................................................................................................ 37 Azonos formázásúak kijelölése............................................................................................38 A „Szokásos” és a „Formázó” eszköztár elemei ......................................................................... 38 A tabulálás újdonságai a WordPad programhoz képest............................................................... 40 Tabulátorpozíciók egyszerű törlése.....................................................................................41 A behúzás újdonságai .................................................................................................................. 41 Az XP verzió új behúzás állítási lehetőségei .......................................................................42 Helyi menük ................................................................................................................................ 43 Visszavonás, Mégis, Ismét .......................................................................................................... 43 Mikor és hogyan alkalmazzuk az „Ismét” funkciót?...........................................................43 Nyelvi eszközök .......................................................................................................................... 44 Nyelv......................................................................................................................................... 44
Word XP alapokon 3.9.2 3.9.2.1 3.9.2.2 3.9.3 3.9.4 3.9.5 3.10 3.10.1 3.10.2 3.10.3 3.11 3.12 3.12.1 3.12.1.1 3.12.1.2 3.12.1.3 3.12.1.4 3.12.1.5 3.12.2 3.12.2.1 3.12.2.2 3.12.3 3.13 3.13.1 3.13.2 3.13.2.1 3.13.2.2 3.13.2.3 3.13.3 3.13.4 3.13.5 3.13.6 3.13.7 3.13.8
Mely nyelveket tudja ellenőrizni a Word?...........................................................................44 Helyesírás és nyelvhelyesség.....................................................................................................44 Beírás közbeni ellenőrzés........................................................................................................44 Nem fut a nyelvhelyességi ellenőrzésünk.............................................................................45 Formázás ellenőrzése..........................................................................................................45 Utólagos ellenőrzés .................................................................................................................45 Hol találjuk a kivétel szótárt, szótárakat?...........................................................................46 Automatikus javítás ...................................................................................................................46 Elválasztás .................................................................................................................................47 Feltételes elválasztás és nem törhető kötőjel ......................................................................47 Szinonimaszótár.........................................................................................................................47 Formázási újdonságok..................................................................................................................48 Karakterformázások...................................................................................................................48 Egy tanács az alapértelmezett betű beállításához...............................................................49 Gyors visszatérés az alapértelmezett betű beállításához.....................................................49 Bekezdésformázások .................................................................................................................49 Karakter- és bekezdésformátum festés ......................................................................................51 Milyen karakterformátumot fog másolni, ha a bekezdésen belül több forma is szerepel?..51 Szövegtár („kész szöveg”)............................................................................................................51 Hogy vannak csoportosítva az „Összes bejegyzés” eszközben az egyes „Kész szöveg” egységek ..............................................................................................................................52 Felsorolás, számozás, többszintű számozás .................................................................................52 Egyszintű számozás alkalmazása során fellépő feladatok .........................................................53 Számozás bekapcsolása és testreszabása.................................................................................53 A számozás betűformátuma egyszerűbben ..........................................................................53 Automatikus számozás.........................................................................................................54 Számozás szüneteltetése..........................................................................................................54 Egy a további módszerek közül ...........................................................................................54 Számozás folytatása ................................................................................................................54 Ha elölről kezdi a számozást a Word ..................................................................................54 Számozás folytatása a korábbi verziókban..........................................................................54 Számozás befejezése ...............................................................................................................54 További módszerek a számozás befejezésére ......................................................................54 Új számozás kezdése...............................................................................................................54 Többszintű sorszámozás alkalmazásánál megoldandó problémák ............................................54 Többszintű számozás a korábbi verziókban ........................................................................55 Többszintű számozás testreszabása.........................................................................................55 Többszintű számozás testreszabása csak a „Többszintű” regiszteren lehetséges?.............55 Szintváltás ...............................................................................................................................55 Hogy lehet még szintet váltani? ..........................................................................................56 Felsorolás lehetőségei ................................................................................................................56 Átváltás sorszámozásról felsorolásra..................................................................................56 Automatikus felsorolás ........................................................................................................57 Táblázatok ....................................................................................................................................58 A „Táblázatok és szegélyek” eszközsor ikonjai ........................................................................58 Táblázat beszúrása .....................................................................................................................59 Táblázat beszúrás menüből .....................................................................................................59 Táblázat beszúrása ikonnal .....................................................................................................60 Táblázat (és rácsvonalak) rajzolása.........................................................................................60 Adatbevitel a táblázatba, kilépés a táblázatból ..........................................................................61 Kijelölések .................................................................................................................................61 Sor, oszlop beszúrás...................................................................................................................61 Sor (sorok), oszlop (oszlopok) törlése .......................................................................................62 A leggyorsabb törlés a táblázatból......................................................................................62 Cellák felosztása, egyesítése......................................................................................................62 Tabulálás a táblázatban (számok helyértékhelyes igazítása) .....................................................62
121
ECDL Szövegszerkesztés modul 3.13.9 3.13.9.1 3.13.9.2 3.13.9.2.1 3.13.9.2.2 3.13.10 3.13.10.1
3.13.10.2 3.13.11 3.13.12 3.13.13 3.13.13.1 3.13.13.2
3.13.14 3.13.15 3.13.16 3.14 3.14.1 3.14.2 3.14.3 3.15 3.16 3.17 3.17.1 3.17.2 3.17.3 3.17.3.1 3.17.3.2 3.18 3.19 3.19.1 3.19.2 3.19.3
122
Probléma megoldás számok igazításakor ...........................................................................62 Sormagasság és oszlopszélesség állítása................................................................................... 63 Sormagasság állítása............................................................................................................... 63 Táblázat fejlécének ismétlése minden oldalon ....................................................................64 Oszlopszélesség állítása.......................................................................................................... 64 Oszlopszélesség automatikus állítása................................................................................... 64 Oszlopszélesség nem automatikus állítása........................................................................... 64 Kifejezések táblázatban............................................................................................................. 65 Szabadon megadható számítások ........................................................................................... 65 Hogy viselkedik a cellacímzés egyesített cellák esetében?..................................................66 Hogy célszerű a gyakorlatban dolgozni? ............................................................................67 Milyen számformátumok vannak?.......................................................................................67 Nem a helyes eredmény látszik a táblázatban. Mi a probléma? .........................................67 Szeretném a kifejezést látni. Hogy lehet átváltani rá? ........................................................67 Egyszerű összegzések............................................................................................................. 67 Táblázatok szegélyei és cellák kitöltése.................................................................................... 67 Felesleges szegély eltüntetése .............................................................................................68 Felesleges kitöltés kijavítása...............................................................................................68 Cella adatának írásiránya, adat elhelyezkedése a cellában ....................................................... 68 Lehetséges csak függőleges igazítást állítani az XP verzióban is? .....................................69 A vízszintes igazítás mindig vízszintes, a függőleges igazítás pedig mindig függőleges? ...69 Adatok sorba rendezése ............................................................................................................ 69 Adatok sorba rendezése ikonnal ............................................................................................. 69 Adatok sorba rendezése menüből ........................................................................................... 70 Mi a szerepe a „Mező” és a „Mezőhatároló” nevű mezőknek? .........................................70 Hogy vihető be egy külföldi név pontosvessző nélkül úgy, hogy mégis a vezetéknév szerint lehessen rendezni? ..............................................................................................................71 Sima szöveget is rendezhetünk, vagy csak táblázatot?........................................................71 Szöveg táblázattá alakítása / Táblázat szöveggé alakítása ........................................................ 71 Táblázat automatikus formázása ............................................................................................... 71 Táblázat szöveggel történő körbefuttatása és szövegben történő igazítása............................... 72 Szegély és mintázat ..................................................................................................................... 72 Szöveg szegélyezése ................................................................................................................. 73 Bekezdés szegélyezése, mintázata ............................................................................................ 73 Hogy keveredhetek ki a szegélyből?....................................................................................73 Árnyék .................................................................................................................................74 Oldalak szegélyezése ................................................................................................................ 74 Automatikus aláhúzás (szegély) ..........................................................................................75 Nem látható jelek bekapcsolása................................................................................................... 76 A már ismert szövegegységek és a szakasz ................................................................................. 77 Többhasábos szöveg .................................................................................................................... 77 Hasáb beállítás menüből ........................................................................................................... 78 Hasábszám beállítás ikonnal ..................................................................................................... 78 Többhasábos szöveg begépelése ............................................................................................... 78 Kiegyenlített hasábok létrehozása .......................................................................................... 79 Kiegyenlített hasáb egyszerűbben .......................................................................................79 Tördelt hasábok létrehozása ................................................................................................... 79 Kisbetű, nagybetű ........................................................................................................................ 80 Kisbetű nagybetű váltás egyszerűbben................................................................................80 A Caps Lock billentyűt bekapcsolva nem is lehet rosszul gépelni. Miért?..........................80 Sablonok ...................................................................................................................................... 80 Sablon létrehozása..................................................................................................................... 80 Miként legyen a dátum mindig aktuális a sablon alapján készült levélen?............................... 81 Biztos, hogy csak előnyei vannak ennek a módszernek? .....................................................81 Mire jó az „Alapérték…” gomb? ........................................................................................81 Levélírás sablon vagy létező dokumentum alapján................................................................... 81
Word XP alapokon 3.19.3.1 3.19.3.2
3.19.4 3.20 3.21
3.22 3.22.1 3.22.1.1 3.22.1.2 3.22.1.3
3.22.2 3.23
3.24 3.24.1 3.24.2 3.24.2.1
3.24.2.2 3.24.2.3 3.24.2.4 3.24.2.5 3.24.2.6
3.24.3 3.24.4
Levélírás létező dokumentum alapján.....................................................................................82 Levélírás sablonnal..................................................................................................................82 Van arra lehetőség, hogy a ikonnal is céges papírt kapjunk? ......................................82 Ha a normál sablont átalakítottuk, mindig csak céges papírra írhatunk levelet,?..............83 Új dokumentum kezdése igazán profi módszerrel ...............................................................83 Lehet olyan sablont is készíteni, amely alapján új dokumentumot nyitva csak az általunk előre megadott változó adatokat lehet bevinni?..................................................................83 Hogy készíthetünk professzionálisan tetszetős megjelenésű űrlapokat? .............................84 Hogy vigyük be az adatokat egy űrlapba? ..........................................................................84 Sablon módosítása .....................................................................................................................84 Máskor is megjelenik a fájl felülírására figyelmeztető ablak?............................................84 Boríték címzése ............................................................................................................................85 A Word nem ismeri fel a címzést, bár betartottuk a szabályokat ........................................87 Hogy rakhatunk cégemblémás grafikát a boríték feladójához? ..........................................87 Körlevelezés .................................................................................................................................88 Mire jók a „Címterület…”, „Megszólítás…”, és az „Elektronikus bélyeg…” ikonok? ....91 Hiba lehetőség a változó adatok beszúrásánál ...................................................................91 További partnerek bevitele, miután már lezártuk az adatbevitelt .......................................92 És ha nem kell minden partnernek írni? .............................................................................92 Dokumentum típusának utólagos megváltoztatása, visszaállás normális Word dokumentumra.....................................................................................................................93 Képek ...........................................................................................................................................93 Mit lehet még beszúrni grafikán kívül? ...............................................................................93 ClipArt beszúrása.......................................................................................................................93 Kép és szöveg viszonya ..........................................................................................................93 A kép pozíciója .......................................................................................................................94 Hiába húzom a képet arrébb az egérrel, az önállósítja magát............................................95 A kép tulajdonságai.................................................................................................................95 A vízjel nem a szöveg mögött látszik ...................................................................................95 Kép tömörítése ....................................................................................................................95 Méretezni is lehet az egérrel? .............................................................................................95 Kép beszúrása fájlból.................................................................................................................95 Szövegdoboz, vászon ...................................................................................................................96 Mire jó a vászon? ................................................................................................................96 A vászon formázása, a „Vászon” eszköztár ikonjainak szerepe .........................................96 Mire jó még a szövegdoboz? ...............................................................................................97 Nagyobb és tudományos munkákban előforduló feladatok .........................................................97 Élőfej, élőláb, és oldalszámozás ................................................................................................97 Stílusok ......................................................................................................................................98 Stílusok alkalmazása ...............................................................................................................98 Mi szerepel a stílus listában? ..............................................................................................99 Hogy lehet visszaállítani a stílus listát klasszikusra?..........................................................99 Mire jó a „Formátum törlése” stílus? ................................................................................99 Stílus létrehozása kijelölt minta alapján..................................................................................99 Stílus módosítása, csatolása menüből .....................................................................................99 Olyan stílust hogy készíthetünk, mely mindenkor elérhető?..............................................100 Stílus módosítása kijelölt minta alapján................................................................................100 Nem jelenik meg a „Stílus módosítása” ablak..................................................................100 Stílus törlése ..........................................................................................................................100 Tartalomjegyzék készítése ....................................................................................................101 Tárgymutató készítése .......................................................................................................101 Más billentyűkiosztásra vált át a gép a tárgymutató beszúrásakor ..................................102 Feladatok, képek stb. számozása.......................................................................................102 Láb- és végjegyzet ...................................................................................................................102 Átváltás a lábjegyzet oldalankénti és folyamatos számozása között .................................103 Korrektúra................................................................................................................................103
123
ECDL Szövegszerkesztés modul 3.24.4.1 3.24.4.1.1
Korrektorok feladatai............................................................................................................ 103 Korrektúra bekapcsolása .................................................................................................... 103 Korrektúra eszköztár kikapcsolása ...................................................................................104 3.24.4.1.2 Szöveg beszúrása és törlése, megjegyzés beszúrása .......................................................... 104 Hangos megjegyzés ...........................................................................................................104 3.24.4.2 A szerző lehetőségei és feladatai .......................................................................................... 104 3.24.4.2.1 Korrektúrák kijelzésének beállítási lehetőségei ................................................................. 104 3.24.4.2.2 Korrektúraablak ................................................................................................................. 105 3.24.4.2.3 Korrektúrák megjelenési formájának beállítása................................................................. 105 Buborékok helye................................................................................................................106 Javasolt munkamódszer ....................................................................................................106 3.24.4.2.4 Korrektúrák elfogadása és elvetése.................................................................................... 106 3.24.5 Tagolás .................................................................................................................................... 106 További tallózási lehetőség ...............................................................................................107 Szinteket másként is meg lehet adni? ................................................................................107 3.24.6 Hiperhivatkozás, könyvjelző................................................................................................... 108 3.25 Oldalbeállítás ............................................................................................................................. 109 Egy kis hiba az oldalbeállítás ablakban............................................................................110 3.26 Nyomtatási kép .......................................................................................................................... 110 3.27 Nyomtatás speciális lehetőségei ................................................................................................ 111 3.27.1 Kétoldalas nyomtatás .............................................................................................................. 111 3.27.2 Nagyított, kicsinyített nyomtatás ............................................................................................ 111 4. Tanácsok a program használatához ......................................................................................... 112 5. Fontosabb billentyűk és billentyűkombinációk ....................................................................... 113 6. Tárgymutató ............................................................................................................................... 115 Tartalomjegyzék ........................................................................................................................................ 119
124
