IRIS Individuele RIsico Signalering
Inhoudsopgave
1.
Voorwoord: introductie van IRIS......................................................................................... 3
2. 2.2
Introductie: wat is IRIS?......................................................................................................... 5 De uitslag van IRIS – informatie voor werkgever, werknemer en bedrijfsarts ............. 8
3.1 3.2 3.3 3.4
Wat is het belang van IRIS? ............................................................................................... 11 Inleiding ....................................................................................................................................... 11 IRIS voor bedrijfsarts (arbodiensten)................................................................................... 11 IRIS voor ‘eigen regie’.............................................................................................................. 12 De Werknemer .......................................................................................................................... 12
4.2
IRIS en de privacy van de verzuimer .............................................................................. 14 Privacy statement..................................................................................................................... 14
5.1 5.2
Techniek: IRIS en verzuimsystemen................................................................................. 16 IRIS werkt met alle verzuimsystemen ................................................................................... 16 Referenties .................................................................................................................................. 17
6.1
Track Innovations : de bedenker van IRIS...................................................................... 18 Demo ........................................................................................................................................... 18
3.
4. 5.
6. Bijlage 1
19
BLAD 2 / 19
1.
Voorwoord: introductie van IRIS
Onze wereld wordt steeds diverser, transparanter, sneller en complexer. Mensen zijn in het algemeen veel beter opgeleid dan pakweg 20 jaar geleden. Raken er steeds meer aan gewend overal en altijd internet beschikbaar te hebben, te communiceren, bij informatie te kunnen. SMSen, twitteren, chatten, skypen, voicemail: het zijn begrippen die niemand 20 jaar geleden kende. Als we kijken naar organisaties en werk, dan zijn er ook veel veranderingen. Werknemers worden meer en meer aangesproken op hun eigen verantwoordelijkheid. Zijn verantwoordelijk voor hun eigen leven, hun eigen vitaliteit, hun eigen arbeidsprestatie. Leidinggevenden sturen op het resultaat in plaats van op het proces; dat is vandaag veel meer de regel dan de uitzondering.
1 - Schermafdruk van de vragen uit IRIS
Maar deze moderne ontwikkelingen gaan aan een ‘ouderwets’ thema als verzuimbegeleiding gek genoeg eigenlijk onopgemerkt voorbij. In grote lijnen is de aanpak niet wezenlijk verandert. Toegegeven: de financiering van verzuim is verschoven van de overheid naar werkgevers. Maar de inrichting van het proces en de rol van de bedrijfsarts daarin kan ‘klassiek’ genoemd worden. De zieke werknemer is in dit proces een speelbal van professionals. Hij wordt beoordeeld, en over hem wordt geoordeeld. Hoewel hij het grootste belang heeft bij de uitkomst, is zijn invloed – mede door een gebrek aan know-how - op beslissingen klein.
BLAD 3 / 19
Dat is volgens mij niet van deze tijd. De nieuwe mogelijkheden bieden kansen om verzuimbegeleiding nieuwe impulsen te geven. Effectiever te maken. Gunnen werknemer en leidinggevenden dezelfde pro-actieve en resultaat gerichte rol die ze binnen hun normale werkprocessen ook al innemen. En gunt ze dezelfde kansen, maakt ze ‘even sterk’ in dit proces. Track Innovations bestaat nu bijna tien jaar. En al die tijd zijn we bezig geweest om software te maken voor verzuim. Ons motto: maak verzuimbegeleiding transparant, meetbaar en integer. Aan deze kernwaarden moeten alle product-ontwikkelingen tegemoet komen. IRIS is een arbo-innovatie die een nieuwe invulling vormt van deze missie. Een nieuw, slim arboinstrument dat gebruikers via internet 7x24 toegang biedt tot persoonlijk informatie rond hun verzuimsituatie.
BLAD 4 / 19
2. 2.1.1
Introductie: wat is IRIS? IRIS is een interventie op dag 1 van het verzuim
IRIS (“Individuele RiIsico Signalering”) is een interventie voor iedere ziekmelding op de eerste verzuimdag. Wist u dat: - onder de acht verzuimers die een week verzuimen, er één zit die langer dan drie maanden zal wegblijven? - en dat onder de twaalf werknemers die langer dan twee weken verzuimen, er één tussen zit die langer dan negen maanden wegblijft? In de praktijk zijn alleen goed gemotiveerde en opgeleide professionals zoals arbeidsdeskundigen en bedrijfsartsen in staat ongeveer de helft van het verzuim langer dan drie maanden correct te voorspellen. Maar dat gebeurt niet. Omdat het te duur is. Belangrijk is het wel. Immers, bij bijvoorbeeld arbeidsconflicten neemt de motivatie om terug te keren zeer snel af en ontwikkelen zich vaak ook andere klachten. Na twee, drie weken kost reïntegratie veel tijd en geld, of blijkt in een later stadium zelfs onmogelijk. Voor psychische klachten gelden soortgelijke ervaringen. Vroeg ingrijpen verdient altijd de voorkeur, omdat problemen snel verergeren en steeds moeilijker oplosbaar worden. Richtlijnen zoals STECR eisen dit zelfs van de bedrijfsarts. Hoe kan je effectief interveniëren op iedere individuele ziekmelding? Hoe haal je op een makkelijke manier die risicovolle gevallen uit de massa van meldingen? En zonder dat de kosten de pan uitrijzen? Hoe waarborg je aan de andere kant de privacy van werknemers? Door nieuwe technologie kan dat. Het doel van IRIS is ziektedagen te winnen, schadelast te beperken en de privacyregels in acht te nemen.
2.1.2
Intelligente vragenlijst
IRIS (“Individuele RiIsico Signalering”) is een analyse-instrument voor verzuim. Door middel van een beknopte vragenlijst wordt meteen bij of vroeg na de verzuimmelding in kaart gebracht wat er precies aan de hand is. De keuze van de gestelde vragen is mede afhankelijk van opgevoerde verzuimoorzaak. Op basis van de beantwoording berekent het instrument de kans op langdurig verzuim, en geeft daarnaast geautomatiseerd een gezondheidsadvies aan de werknemer. Deze informatie wordt in een eenvoudig hanteerbaar format gepresenteerd, zodat werknemer en leidinggevende zonder hulp van bedrijfsarts of een arbeidsdeskundige samen verantwoord zakelijke afspraken kunnen maken over toelaatbaar arbeidsverzuim en reïntegratie.
BLAD 5 / 19
2 Schermafbeelding van de uitslag van IRIS
2.1.3
IRIS = vroegdetectie van de kans op lang verzuim
IRIS beoordeelt de kans op lang verzuim. En met succes. Grofweg mag gesteld worden dat IRIS van iedere 10 ziekmeldingen bij twee daarvan aangeeft dat de kans op lang verzuim hoog is. En bij één van die twee, zal het verzuim ook werkelijk langer duren dan zes weken. Fout negatieven zijn er nauwelijks1.
2.1.4
IRIS vermindert de werklast van professionals
Wat betekent dit resultaat nou voor de praktijk? Een arbeidsdeskundige of verzuimcoördinator hoeft met IRIS alleen maar te letten op IRIS met uitslag ‘rood’. In de helft van die gevallen heeft hij dan een casus met lang verzuim in handen. En dat op dag één van het verzuim! In plaats van duizend beoordelingen, hoeft deze professional slechts krap 20%, dus krap 200 van de duizend meldingen te beoordelen! Dat verbetert zijn span-of-control, en bespaart dus kosten.
2.1.5
IRIS maakt de werknemer bewust van zijn regelmogelijkheden
IRIS kent een aantal vragen die beogen om de werknemer meer bewust te maken van zijn eigen regelmogelijkheden. Bewust te maken van zijn verzuim. Vragen als: ‘Wat kan je zelf doen om weer beter te worden? of ‘Hoe zou je jouw privé situatie minder belastend kunnen maken?’ zijn daar een voorbeeld van.
1
Zie bijlage 1.
BLAD 6 / 19
Zie voor voorbeelden de onderstaande schermafdruk.
3 - Voorbeelden van vragen over regelmogelijkheden
2.1.6
IRIS verhoogt de verzuimdrempel
IRIS stelt vragen die in een verzuimgesprek vaak niet worden gesteld. Het gaat tenslotte om een inventarisatie. Daarmee wordt de drempel voor ‘lichtvaardig’ verzuim verhoogd.
2.1.7
IRIS: dat is verzuim onder controle
IRIS is een 100% interventie op dag één van het verzuim, en geeft een betrouwbare, objectieve voorspelling van de kans op langdurig verzuim.
2.1.8
IRIS geeft ook een Gezondheidsadvies
Toegespitst op de verzuimoorzaak presenteert IRIS een gezondheidsadvies voor de werknemer. Dat advies beoogt een eerlijk handvat te bieden wat de consequenties voor arbeid zijn van de de beschreven klachten.
BLAD 7 / 19
4 - Deel van het gezondheidsadvies 'griepachtige verschijnselen'
2.1.9
De beoordeling van IRIS is meetbaar, transparant en integer
IRIS beoordeelt alle verzuimgevallen op precies dezelfde manier. Zonder ‘aanziens des persoons’, zonder persoonlijke voorkeur, afkeur, of vooringenomenheid. Een eerlijk proces van verzuimbegeleiding moet meetbaar, transparant en integer zijn. Met IRIS is het dat.
2.1.10
IRIS en de Wet Bescherming Persoongegevens
De Wet bescherming Persoongegevens verbiedt werkgevers het registreren van de verzuimoorzaak. Aan de andere kant heeft de bedrijfsarts of arbodienst deze oorzaak uiterlijk na 13 dagen nodig met het oog op de handhaving van STECR richtlijnen rond arbeidsconflicten, psychische klachten en rugklachten. IRIS is dé manier om deze oorzaak te registeren tegen lage kosten – en met de meerwaarde van vroegdetectie van lang verzuim.
2.2
De uitslag van IRIS – informatie voor werkgever, werknemer en bedrijfsarts
Na het invullen van de vragen presenteert het formulier van IRIS: a) de kans op langdurig verzuim volgens het ‘stoplichtmodel’: bij groen is die kans laag, bij oranje gemiddeld en bij rood hoog; b) een gezonheidsadvies aan de werknemer; c) de verwachte duur van het verzuim.
BLAD 8 / 19
5 - Voorbeeld van een gezondheidsadvies
De werknemer kan na deze uitslag alsnog beslissen IRIS niet in te sturen. Als hij er voor kiest IRIS in te sturen, dan wordt via e-mail de volgende informatie beschikbaar gesteld:
BLAD 9 / 19
Wie
Wat
Werknemer
Volledige kopie van de vragen, de uitslag en het gezondheidsadvies
Bedrijfsarts / Arbodienst
Volledige kopie
Werkgever
De werkgever ontvangt een veel beperktere afslag, namelijk uitsluitend de kans op langdurig verzuim, de verwachte duur van het verzuim en voor zover van toepassing de beantwoording van de vraag of er sprake is van een ongeval.
.
BLAD 10 / 19
3. 3.1
Wat is het belang van IRIS? Inleiding
Wat is het voordeel van IRIS? En wie heeft dat voordeel dan? Gaat het alleen maar om geld? Daar gaat dit hoofdstuk over.
3.2 3.2.1
IRIS voor bedrijfsarts (arbodiensten) IRIS = efficiency winst, dus een besparing
‘Arbodienstverlening’ vertoont alle kenmerken van een product dat zich aan het eind van z’n levenscyclus bIRISndt: er zijn veel aanbieders, er is veel prijsconcurrentie, en klanten zien het als een ‘commodity’ artikel. Het vergt een andere aanpak om in zo’n markt concurrerend en winstgevend te kunnen groeien. De prijs van deze dienstverlening bestaat voor het leeuwendeel uit de arbeidskosten van arbeidsdeskundigen en bedrijfsartsen. De sleutel tot succes kan dus alleen gevonden worden in efficiency verbetering. IRIS is een instrument dat het mogelijk maakt om geld te besparen dat gemoeid is met de inzet van professionals bij de verzuimbegeleiding. En dat is belangrijk voor een gezonde toekomst.
3.2.2
IRIS = kwalitatieve verbetering van de verzuimbegeleiding
Maar het gaat niet alleen om geld. Het gaat ook om kwaliteit. Want IRIS is een interventie op dag één die een betrouwbare voorspelling geeft van de kans op lang verzuim. Een arts of een medewerker die onder zijn verantwoordelijkheid werkt, kan de ‘rode’ verzuimgevallen door het stellen van nadere vragen gemakkelijk beter kwalificeren. En dus uiteindelijk het aantal lang verzuimers reduceren. Dat is een aanpak die in het belang van de werkgever en de werknemer is.
BLAD 11 / 19
Want niemand is gebaat bij onnodig langdurig verzuim. Met IRIS kunnen professionals zich in hun verzuimaanpak ook kwalitatief differentiëren.
3.2.3
IRIS = Gemak bij de claimbeoordeling
Het recht op verzuimverlof vraagt te beoordelen: 1.
is de werknemer ziek?
2.
is door deze ziekte werknemer ongeschikt het eigen werk te doen?
De bedrijfsarts kan als enige beoordelen of de werknemer ziek is. IRIS stelt alle vragen die een goede, gemotiveerde bedrijfsarts ook zou stellen. En maakt daardoor de claimbeoordeling of advisering daarover veel gemakkelijker.
3.3
IRIS voor ‘eigen regie’
Bij het eigen-regie model speelt de verzuimcoördinator een sleutelrol. Deze functionaris beslist over de inzet van de bedrijfsarts. De vraag die hij steeds weer moet beantwoorden luidt ‘Welke verzuimgevallen moet ik wanneer aanbieden aan de arts?’. IRIS lost deze vraag eenvoudig op. Door naar de uitslag van IRIS te kijken, zijn de verzuimgevallen die langer dan zes weken gaan duren in kaart gebracht. Een verzuimgesprek kan vervolgens helpen om beter te kwalificeren wat er aan de hand is. IRIS is een instrument dat gewaardeerd wordt door organisaties - die verzuimbegeleiding en verzuimreductie hoog op de agenda hebben staan; - organisaties waar kort en/of frequent verzuim relatief veel voorkomt; - of organisaties die op zoek zijn naar een manier om het aantal lang-verzuimers terug te dringen.
3.4
De Werknemer
Het gaat over geld, over efficiëncy, over… Maar wat is eigenlijk het voordeel voor de werknemer? Als verzuimprofessional weet u dat de werknemer de grootste ‘eigen risico drager’ is als het gaat om verzuim. De kans op serieus inkomensverlies bij een doorstroom naar de WIA is zeer groot. Iedere werknemer is dus gebaat om in een zo vroeg mogelijk stadium van zijn verzuim zo goed mogelijk begeleid te worden. Met name bij conflicten en klachten van psychische aard bestaat in die fase vaak de neiging de ernst van de situatie te bagatelliseren of op de lange baan te schuiven. Dat is jammer, want hoe eerder geïntervenieerd, hoe eenvoudiger en sneller de weg naar terugkeer in arbeid zal zijn. Van minder belang, maar het mag wel genoemd worden: met IRIS kan een werknemer zich midden in de nacht ziekmelden. Veel werknemers waarderen dit. Ongeveer 15% van alle IRIS’s wordt ’s-avonds of ’s-nachts ingevuld. Werknemers binnen grote organisaties ervaren IRIS als een ‘eerlijk’ instrument, in die zin dat ze het juist goed vinden dat hun werkgever paal en perk wil stellen aan lichtvaardige ziekmeldingen. De vragenlijst die iedereen moet invullen maakt het lastiger om je met ieder ‘wisswasje’ ziek te melden.
BLAD 12 / 19
Het gezondheidsadvies van IRIS informeert over de “Do’s & Don’ts” toegespitst op de verzuimklachten. Deze informatie helpt een werknemer in het verzuimgesprek met zijn leidinggevende om verantwoorde beslissingen te nemen rond taakgerichte reïntegratie.
BLAD 13 / 19
4. 4.1.1
IRIS en de privacy van de verzuimer Bedrijfsarts
IRIS stelt medisch inhoudelijke vragen. Alleen de bedrijfsarts mag deze vragen stellen. Daarom moet IRIS onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts worden uitgebracht. In haar rapport 'Arbodiensten en het medisch beroepsgeheim' uit 2008 stelt de toezichthouder op de Wet Bescherming Persoonsgegevens, het College Bescherming Persoonsgegevens, onomwonden: "Het consequent noteren van de aard van de ziekte bij alle ziekmeldingen [ door de werkgever ; AkG ] is in ieder geval niet noodzakelijk en dus niet geoorloofd." (pagina 30 van het rapport). Dit standpunt wordt luid en duidelijk herhaald in twee recente rapporten (zie http://www.cbpweb.nl/Pages/pb_20130718-verstrekking-medische-gegevens-arbodienstverzuimbedrijf.aspx ). Werkgevers mogen de verzuimoorzaak niet vastleggen of doorgeven aan de bedrijfsarts. En toch: het registreren van de verzuimoorzaak is aan de orde van de dag, en valt die werkgevers dus te verwijten. Maar ook de bedrijfsartsen die voor hen werken. Want de bedrijfsarts is volgens tuchtrecht verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding én voor het in acht nemen van wet- en regelgIRISng. Doet hij dat niet, dan handelt hij niet ‘als een goed hulpverlener’. En heeft de geaccepteerde verplichting daarmee te stoppen óf de inrichting van het proces te veranderen. IRIS is een goede manier om conform te zijn met privacy wet- en regelgIRISng voor werkgever en bedrijfsarts. Dat is belangrijk voor de bedrijfsarts, maar uiteraard ook voor organisaties die een goede naam te verliezen hebben. 4.1.2
Secure Sockets Layer protocol
IRIS is een op Adobe Acrobat Reader gebaseerde vragenlijst. Voor de overdracht van gegevens wordt een veilige sessie opgezet die gebruik maakt van het SSL protocol. Gegevens kunnen dus niet door onbevoegden worden ‘afgeluisterd’.
4.2
Privacy statement
IRIS kent een privacy statement waarin de rechten en plichten van de werknemer worden uitgelegd.
BLAD 14 / 19
6 - Schermafbeelding van het privacy statement
BLAD 15 / 19
5.
Techniek: IRIS en verzuimsystemen
5.1
IRIS werkt met alle verzuimsystemen
IRIS werkt samen met alle verzuimsystemen. IRIS wordt opgeroepen via internet. Een klant kan op zijn eigen website een link naar IRIS plaatsen. Nadat de zieke werknemer IRIS heeft ingestuurd, maakt onze software van IRIS een afslag. Bijvoorbeeld voor de leidinggevende en voor de bedrijfsarts of arbodienst. Deze gebruikers kunnen hun versie van IRIS via e-mail ontvangen. Op wens kunnen we ook koppelingen realiseren met gangbare verzuimsystemen. Zo hebben we bijvoorbeeld voor Zorggroep Leveste Middenveld een dossierkoppeling gerealiseerd met AFAS Profit. IRIS’s worden met deze koppeling geautomatiseerd in Profit opgenomen bij het verzuimdossier van de werknemer.
7 - Voorbeeld van een referentie naar IRIS via website van een klant
BLAD 16 / 19
5.2
Referenties
Via onze partner arbodienst Tredin wordt IRIS ingezet bij verschillende klanten, vooral in de sectoren zorg en onderwijs. Dat zijn naast grote klanten met meer dan 5.000 werknemers ook kleine klanten van rond de 250 arbeidsverhoudingen.
BLAD 17 / 19
6.
Track Innovations : de bedenker van IRIS
Track Innovations ontwikkelt software voor verzuimbegeleiding. Slimme programma’s voor kleine en grote werkgevers, Arbo- en Interventiebedrijven. De jarenlange exclusieve focus op arbo en reïntegratie, in combinatie met onze ervaring in software-ontwikkeling vormen de peilers onder ons succes. Track Innovations kiest bewust voor kwaliteit en innovatie door te investeren in kennis rond de software-platformen van Adobe, IBM, Microsoft en Exact. Track Innovations is één van de oudste en dus meest ervaren aanbieders van een professioneel verzuim management systeem: Track Portal. Dit systeem brachten we tien jaar geleden, in 2003 op de markt. Track Portal is een heel breed inzetbaar en configureerbaar softwareproduct dat wordt ingezet voor de procesondersteuning rond verzuim & interventies. We zijn het enige product op de Nederlandse markt als het gaat om: - actiepunten met configureerbare vragen, die erop gericht zijn de individuele verzuimsituatie te inventariseren of bijvoorbeeld aanvullende diensten aan te bieden - dat verweven is met facturatie (van Exact) op basis van verrichtingen, uren, abonnementen of mengvormen daarvan - per klant aanpasbare protocollen, importroutines, inrichtingen rond leiding & organisatie, verzuimoorzaak afhankelijke acties, etc. kent - onafhankelijk van de gebruikte browser is (IE, FireFox, Safari, Chrome), en op alle platformen draait (Windows, Adroïd of Apple). Naast Track Portal en IRIS kennen we verder de Job-Check. De job-Check is een matchingtool. Het instrument matched op basis van een vragenlijst de beperkingen van de verzuimer met zijn kenmerkende functiebelasting. Zodoende maakt het geautomatiseerd in de vorm van een begrijpelijk rapport de vertaalslag van ‘ziek’ naar concrete knelpunten en werkhervattingsmogelijkheden. Inzet ervan ondersteunt de werknemer en zijn manager bij het voeren van verzuimgesprekken. De Job-Check ondersteunt op een unieke manier taakgericht reïntegreren waardoor volledige arbeidsongeschiktheidspercentage de uitzondering en gedeeltelijke werkhervatting de regel wordt. En uiteraard: net als bij IRIS wordt door de inzet van ICT en van de werknemer zélf geld bespaart op kosten van professionals. Onze visie op verzuim laat zich samenvatten met de woorden: transparant, meetbaar en integer. Deze kernwaarden vormen de leidraad in de ontwikkeling van nieuwe softwarefuncties. We bouwen functies die recht doen aan een eerlijk verzuimproces, die geen informatie aan gebruikers ‘ontfutselen’ en die beide partijen ‘even sterk, even slim’ maken. En onze klanten? Die zijn ook ‘eerlijk en integer’. Want klanten zijn bij ons geen nummers, of debiteuren, maar organisaties waar we graag mee samenwerken om onze gemeenschappelijke doelen te behalen.
6.1
Demo
Als u naar aanleiding van dit whitepaper verder wilt praten over IRIS en wat dit instrument voor uw organisatie kan betekenen, neem dan gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord, en wij kunnen via internet in een half uur gemakkelijk een demonstratie verzorgen. U kunt ons bereiken op nummer 0320-239020.
BLAD 18 / 19
Bijlage 1 Bij één van onze klanten maten we de volgende gegevens.
Van de 1.000 verzuimmeldingen, gaf IRIS bij 171 daarvan de kans op lang verzuim als ‘hoog’. En in iets meer dan de helft van de gevallen duurde het verzuim ook inderdaad langer dan zes weken. Van de meldingen die langer dan zes weken duurde, waren er slechts 7 ingeschaald (‘fout negatief’) als ‘laag’ en 25 als ‘gemiddeld’. De uitslag van IRIS komt tot stand doordat aan de beantwoording van de vragen ‘achter de schermen’ een numerieke waardering wordt toegekend. De bandbreedtes van deze waarderingen bepalen tesamen de uitslag. 2
2
BLAD 19 / 19
