Invoice Processing
CANON BUSINESS SERVICES
Invoice Processing Marktinzicht Proces
Markt
Wat betekent dit voor u?
Steeds meer processen worden gedigitaliseerd. Wereldwijd worden er al meer dan 15 miljard facturen elektronisch verzonden en gearchiveerd. Bron: www.billentis.com
Europa heeft een marktaandeel van 56% van de e-invoicing markt en Noord-Amerika en de landen rond de Pacific respectievelijk 35% en 7%. Het aantal gebruikers van e-invoicing groeit snel, zowel in het B2B-segment als het B2C-segment.
• Verlaging van de verwerkingskosten van facturen • Verbeterd cashflow-management • Vereenvoudigde en snellere goedkeuring van facturen • Internationaal toegang tot alle facturen en goedkeuringsprocessen
Gedrag
Bron: E-Invoicing report 2010, European Market Guide,
Steeds meer bedrijven stappen over van fysieke naar digitale kanalen. De ontwikkeling van nieuwe internetdiensten zoals bijvoorbeeld mobiel bankieren is een continu proces dat grote impact heeft op ons dagelijks leven. Source:www.citigroup.com
Zakelijk Bedrijven willen meer grip hebben op hun financiële administratie. De uitdagingen van het huidige economische klimaat richt de aandacht op de optimalisering van het werkkapitaal. Bron: e-Invoicing Report 2012, www.billentis.com
2
INNOPAY, ABE/EBA
Prijsstelling De ontvanger van een factuur kan tot 62% besparen op de verwerkingskosten van een digitale factuur, de verzender tot 57% Bron: www.einvoicingbasics.co.uk
Hoe kan CBS helpen • Inrichting van een robuuste interface tussen het factuurontvangstproces en de financiële systemen • Specifieke kennis over ketenintegratie tussen leveranciers en klanten
3
Invoice Processing Voordelen Het huidige proces
CBS-benadering
Resultaten en voordelen
• Ontvangst van facturen • Uitsorteren van facturen naar afdeling, leverancier etc. • Handmatige goedkeuring • Invoer van gegevens in de boekhoudsystemen • Verzending van facturen naar de crediteurenadministratie voor verwerking en afhandeling • Archiveren van fysieke facturen
• Ontvangst en voorbewerking van facturen • Scannen van facturen en verzending van de scans naar het DMS/transactiesysteem • OCR wordt toegepast om leesbare bestanden te maken • Levering van een bestand met alle gevalideerde metagegevens in een door de klant gespecificeerd formaat • Archiveren van fysieke facturen • Canon kan ook autorisatietooling leveren voor het automatiseren van het goedkeuringsproces
• Snellere verwerking van facturen • Besparingspotentieel voor de ontvanger van een factuur ligt rond de 62% • Inzicht in de nauwkeurigheid van facturatie van leveranciers door middel van dispuutrapportages • Meer efficiëntie • Altijd direct toegang tot alle facturen • Versnelling van het autorisatieproces • Beter inzicht in de cashflow • Betalingskorting door kortere verwerkingstijd • Continu statusoverzicht van alle in behandeling zijnde facturen
Digital Invoice Processing
ONTVANGST FACTUUR
ANALYSE, VOORBEREIDING EXTRACTIE & VALIDATIE & SCANNING
AUTOMATISCHE UPLOAD IN FINANCE APPLICATIE
GEAUTOMATISEERDE APPROVAL WORKFLOW GEAUTOMATISEERDE BETALINGSGOEDKEURING
BESPARING DUUR VAN HET PROCES
A ONTVANGST FACTUUR
B
SORTERING
B F J
C G K
M N
A E I
O
D H L
FIJNSORTERING
OPENEN VAN FINANCE APPLICATIE
Manual Invoice Processing
4
HANDMATIGE INVOER
INTERNE DISTRIBUTIE
HANDMATIG GOEDKEURINGSPROCES
HANDMATIGE INVOER BETALINGSGOEDKEURING
GOEDKEURING VAN BETALING
5
Invoice Processing Managementoverzicht Samenvatting De Invoice Processing Services van Canon digitaliseren de inkomende facturen en sturen deze direct naar uw financiële systemen. Dit levert een aanzienlijke verkorting van de verwerkingsduur en tevens een flinke kostenbesparing op uw processen op. Onze benadering
Servicebenadering
Differentiators
Facturen worden op verschillende manieren ontvangen: per fax, post, e-mail, enz. Papieren facturen worden gedigitaliseerd en alle relevante gegevens worden automatisch uitgelezen. Deze gegevens worden vervolgens gevalideerd en voor verwerking verzonden naar uw financiële systemen. Canon biedt ook workflow-tooling waarmee elektronische facturen aan de juiste budgethouder ter goedkeuring worden aangeboden.
Deze diensten worden geleverd via in-house services of via off-site services met behulp van een centrale faciliteit in Praag. Canon werkt als centraal contactpunt en als een integrale leverancier van services, software en hardware. Voor de implementatie gebruikt Canon bij voorkeur de projectmanagement methode Prince2.
De Invoice Processing services van Canon zijn uniek, geschikt voor alle bedrijven en bieden: • Beproefde technologie en expertise • Een integrale dienst en managed service die perfect aansluit bij uw unieke situatie. Hierbij maken wij gebruik van state-of-the- art en bewezen technologiën • Permanente verbetering van uw processen, waarvoor wij continu investeren in de nieuwste technologische mogelijkheden
6
In-house- en off-site-services Houd uw facturen binnen uw bedrijf of besteed deze activiteiten uit aan onze professionele faciliteit in Praag. Onze internationaal gerichte specialisten van het ScanReco Centre zijn volledig uitgerust om uw facturen met de grootste zorg en flexibiliteit te verwerken, 24/7.
Levering van een autorisatie-workflow Het verzenden van papieren facturen binnen uw organisatie is nu overbodig. Met de autorisatie-workflow van Canon kunnen facturen snel en overal worden geautoriseerd. Deze SAAS-oplossing voldoet aan Europese wet- en regelgevingen.
Groei naar een complete AP-verwerking Richt u meer op uw kernactiviteit door uw complete Accounts Payable uit te besteden aan Canon; van ontvangst tot en met betaling van de factuur.
7
Canon Business Services Brabantlaan 2 5216 TV ‘s-Hertogenbosch Tel: 073-681 5815 Fax: 073-681 5685 E-mailadres:
[email protected] www.canon.nl
