Introductie Werken met Office 365

Introductie ‘Werken met Office 365’ Een introductie voor gebruikers

Voor vragen: [email protected] www.cumulusit.nl

Copyright ©2013 Cumulus IT

Inhoud Inleiding................................................................................................................................................... 4 Aanmelden bij Office 365 ....................................................................................................................... 4 Werken met Office 365 Outlook ............................................................................................................. 5 Werken met Outlook 2007/2010 ........................................................................................................ 5 Werken met de Outlook Web App ..................................................................................................... 5 Navigeren ........................................................................................................................................ 5 Mobiele apparatuur koppelen ............................................................................................................ 5 Agenda delen ...................................................................................................................................... 6 Gedeelde agenda inzien...................................................................................................................... 6 Gedeelde postbus inzien ..................................................................................................................... 6 Een handtekening instellen................................................................................................................. 6 De conversatieweergave uitschakelen ............................................................................................... 6 Werken met Office 365 documenten ..................................................................................................... 7 Navigeren op de Team Site ................................................................................................................. 7 Een document vinden ......................................................................................................................... 7 Een document openen ........................................................................................................................ 7 Een document opslaan ....................................................................................................................... 7 Office 2013 ...................................................................................................................................... 8 Office 2007/2010 ............................................................................................................................ 8 Office 2011 voor Mac...................................................................................................................... 8 Incidenteel opslaan van documenten............................................................................................. 9 Een document verwijderen................................................................................................................. 9 Een document verplaatsen ................................................................................................................. 9 Een document uploaden ..................................................................................................................... 9 Een document bibliotheek synchroniseren met je werkstation ......................................................... 9 Werken met Lync .................................................................................................................................. 10 Office 365 op je PC installeren .............................................................................................................. 12 Office 365 op je mobiel instellen .......................................................................................................... 13 Veelgestelde vragen.............................................................................................................................. 14 Wat zijn de voordelen van werken met Office 365? ........................................................................ 14 Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen? ............................................................................................ 14



Hoe maak ik handmatig een nieuw Outlook profiel aan? ................................................................ 14 Ik krijg een foutmelding ‘De client biedt geen ondersteuning voor het openen van deze lijst in Windows Verkenner’ ........................................................................................................................ 14



Inleiding Office 365 is een online platform voor email, documenten en communicatie. Het kan zijn dat je slechts één van deze functionaliteiten gebruikt of allemaal. Deze gids is daarom onderverdeeld in de volgende secties:      

Aanmelden bij Office 365 Office 365 op je PC en mobiele apparaten installeren Werken met Office 365 Outlook Werken met Lync Werken vanuit huis Veelgestelde vragen

Aanmelden bij Office 365 Ga naar https://portal.microsoftonline.com/ en meld je aan met je volledige email adres en het wachtwoord dat je van de beheerder hebt gekregen. Vaak is er ook een snelkoppeling naar het Office 365 portaal op het bureaublad of in het start menu (onder Microsoft Office 365):

Let op! Voor gebruikers van de Team Site is het aan te bevelen deze optie aan te vinken

Let op! De eerste keer dat je je aanmeld kan het zijn dat je gevraagd wordt je wachtwoord te wijzigen. Kies dan een moeilijk te raden wachtwoord van minimaal 8 karakters waarvan minimaal 2 een hoofdletter, cijfer of speciaal teken.

Navigeren in het Office 365 web portaal Nadat je je hebt aangemeld in Office 365 kom je in de Outlook Web App of op de website ‘Aan de slag met Office 365’. Je ziet bovenaan een menu zoals hieronder, afhankelijk van de Office 365 licentie van je bedrijf:



De volgende elementen zijn zichtbaar:       

Outlook web app voor e-mail en taken Agenda Mensen, je contactpersonen Newsfeed, je persoonlijke bedrijfs nieuwsfeed, profielinstellingen en takenoverzicht Skydrive, je persoonlijke documentopslag die je ook kan synchroniseren met je werkstation Sites, gezamenlijke werkruimtes en documenten Voornaam Achternaam, hier kun je je afmelden voor Office 365



Instellingen en hulp

Werken met Office 365 Outlook Werken met Outlook 2007/2010 Office 365 email kan gekoppeld worden met Outlook 2007/2010 (zie ‘Een Outlook profiel maken voor Office 365’ in de bijlage). Je kunt dan gewoon op je PC met Outlook werken. Bij de eerste keer opstarten van Outlook wordt er een lokale kopie van de Office 365 postbus gemaakt, afhankelijk van de grootte van de postbus kan dit enige tijd duren.

Werken met de Outlook Web App Aanmelden bij de Outlook Web App kan via de link in de vorige sectie of rechtstreeks via het volgende adres: https://outlook.com/naam.nl (vervang naam.nl met de domeinnaam). Navigeren

Hier kun je je Lync status instellen en het postvak van een ander openen indien je hiertoe machtigingen hebt Blader hier door de postvak mappen en submappen

Hier kun je je postvakinstellingen opzoeken en wijzigen, een handtekening instellen en regels aanmaken

Mobiele apparatuur koppelen Voor het instellen van een iPhone of iPad: http://www.cumulusit.nl/2012/04/office-365-gids-ipaden-iphone-instellen/



Voor het instellen van een Android telefoon of tablet: http://www.cumulusit.nl/2013/01/office-365gids-android-telefoon-of-tablet-instellen/ Voor overige mobiele platformen kun je de wizard van Microsoft raadplegen: http://help.outlook.com/nl-nl/140/dd936215.aspx

Agenda delen  

Navigeer naar de Agenda in de Outlook Web App Rechtsklik op de Agenda > Kies 'Agenda delen' > Geef een naam op en kies 'Verzenden'

Gedeelde agenda inzien  

Navigeer naar de Agenda in de Outlook Web App Rechtsklik op ‘Mijn Kalenders’ > Kies ‘Agenda openen’ > Geef een naam op in het vakje ‘Uit map’ of type een web adres in het vakje ‘Internetagenda’ en klik ‘Openen’

Gedeelde postbus inzien   

Navigeer naar de Outlook Web App Klik rechtsboven in beeld op het kleine pijltje rechts naast je profielfoto Kies 'een ander postvak openen' > Geef de naam op en klik 'Openen'

 

Rechtsklik op de naam van je postvak (boven ‘Postvak In’) Kies ‘Voeg gedeelde map toe..’ > Geef de naam op en klik ‘Toevoegen’

Of:

Een handtekening instellen   

Klik rechtsboven in beeld op het tandwieltje Kies links in het menu voor ‘Instellingen’ Stel een handtekening in en klik op ‘Opslaan’

> Kies ‘Opties’

De conversatieweergave uitschakelen Standaard worden berichten in Outlook per conversatie gegroepeerd en weergegeven. Als je dit niet prettig vindt werken kun je dit uitschakelen: 

Klik op het sorteerkeuzemenu ‘Gesprekken op …. ’ boven de berichtweergave:

Zet een vinkje bij gesprekken - uit



Werken met Office 365 documenten Navigeren op de Team Site

Met de zoekfunctie wordt alle siteinhoud doorzocht, ook de inhoud van documenten Documenten staan in zogenaamde document bibliotheken, dit kunnen er één of meerdere zijn

Een document vinden Een document kun je vinden door te bladeren in documentbibliotheken en mappen of door te zoeken via de zoekoptie. Tip! Probeer de zoekfuntie eens, deze is zeer snel en doorzoekt ook de inhoud van documenten

Een document openen Wanneer u een document heeft gevonden kunt u dit openen door hierop te klikken. Afhankelijk van de instellingen in uw Team Site wordt een document direct geopend in Office of in de Office Web Apps. Als een document in de Web App opent kunt u aangeven waarmee u deze wilt bewerken. In Office of in de Office Web App:

Een document opslaan Wanneer je een document hebt geopend van de Team Site kunnen wijzigingen simpelweg worden opgeslagen middels de knop ‘Opslaan’: Wanneer je een document opent vanaf een andere locatie of een nieuw document direct in Office maakt kunt je dit op de volgende manieren opslaan:



Office 2013  Ga naar Bestand > Opslaan Als  Kies een locatie en blader naar de juiste map  Kies opslaan Office 2007/2010 Dit is wat minder gemakkelijk als in Office 2013. Het best voeg je de bibliotheek als favoriete locatie toe in de Windows Verkenner:  

Blader naar de gewenste documentbibliotheek Ga naar tabblad ‘Bibliotheek’ en klik op de knop ‘Openen met Explorer’:



Rechtsklik in de verkenner op de map ‘Favorieten’ en kies ‘Huidige locatie aan favorieten toevoegen’:

Let op! Openen met Explorer werkt alleen vanaf Internet Explorer (32-bit) Office 2011 voor Mac Om Office documenten op de Mac rechtstreeks op Sharepoint op te slaan kunnen we de Microsoft Document Connection gebruiken:   

Open de Microsoft Document Connection via de Finder Voeg nu een locatie toe en kies verbinden met Sharepoint Geef het adres op van je Sharepoint Team Site zoals https://bedrijfsnaam.sharepoint.com/teamsite/sitepages/home.aspx





Geef je gebruikersnaam en wachtwoord op en kies ‘Verbinden’

Nu kun je vanuit de Office applicaties de optie Bestand > Delen > Opslaan op Sharepoint kiezen om een document rechtsreeks in Sharepoint op te slaan. Incidenteel opslaan van documenten Wanneer je slechts incidenteel een document hoeft op te slaan naar een Sharepoint locatie is het het makkelijkst om het document even tijdelijk op te slaan op je PC (op je bureaublad bijvoorbeeld) en het vervolgens te uploaden naar Sharepoint middels het tabblad ‘Document’ en de knop ‘Document uploaden’. Dit kan ook via het linkje ‘+ Document toevoegen’ in de documentbibliotheek.

Een document verwijderen Documenten en mappen kun je eenvoudig verwijderen door deze te selecteren en op de ‘Delete’ knop op je toetsenbord te drukken.

Een document verplaatsen Een document kun je eenvoudig naar een andere map verplaatsen door deze te slepen met de muis.

Een document uploaden Een document kun je eenvoudig uploaden middels de knop ‘Nieuw document’ > ‘Bestaand bestand uploaden’:

Tip! Je kunt documenten ook simpelweg slepen van je bureaublad of map naar de document bibliotheek.

Een document bibliotheek synchroniseren met je werkstation Op een PC met Office 2013 kun je een documentenbibliotheek synchroniseren met je werkstation met Skydrive Pro:  

Blader naar de documentbibliotheek Druk op de knop ‘Sync’:





De documenten worden met je werkstation gesynchroniseerd (maximaal 5000 documenten en 2 GB)

Werken met Lync Lync is een toepassing voor audio- en videogesprekken, chat, presentaties en aanwezigheid. Het is te gebruiken als Windows en Mac toepassing en ook voor chat binnen de Outlook Web App. De toepassing kun je herkennen aan het dit icoon: De eerste keer dat je Lync gebruikt moet je je aanmelden met je Office 365 gebruikersnaam en wachtwoord: Daarna krijg je het overzicht van je contactpersonen:



Hier kun je instellingen wijzigen en de toepassing afsluiten of als andere gebruiker aanmelden

Hier kun je je status instellen

Zoek hier naar contactpersonen om een gesprek mee te starten of om ze toe te voegen aan je contactpersonen

Rechtsklik op de naam van de contactpersoon om een gesprek of chat te starten



Office 365 op je PC installeren Na aanmelding kom je in het portaalscherm, kies hier de optie PC en Mac:

Je krijgt nu de optie om Office 2013 te installeren, kies je taal en kies ‘installeren’:

Er wordt nu een zogenaamde click-to-run installatie van Office 2013 gestart. Dit wil zeggen dat Office 2013 vrijwel meteen beschikbaar is maar dat op de achtergrond de installatie wordt afgerond. Zet de computer dan ook niet uit en blijf online totdat de installatie voltooid is!



Wanneer je Outlook start zal deze je vragen om je naam, e-mail adres en wachtwoord. Dit is weer hetzelfde wachtwoord waarmee je je eerder op het Office 365 portaal hebt aangemeld. Vink het vakje ‘wachtwoord onthouden’ aan!

Office 365 op je mobiel instellen Ga naar de optie ‘telefoon en tablet’:

Kies je apparaat en volg de verdere instructies!



Veelgestelde vragen Wat zijn de voordelen van werken met Office 365? Documenten en email zijn overal benaderbaar, zowel vanuit huis als ook via de mobiele telefoon. Ook wordt alle technische infrastructuur door Microsoft verzorgd, alsmede updates, beveiliging, onderhoud en back-ups.

Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen? 

Meld je aan op het Office 365 portaal

  

Klik op het tandwieltje rechts bovenaan in het scherm Klik op ‘instellingen voor Office 365’ Vul je oude en nieuwe wachtwoord in en klik op ‘Opslaan’

Hoe maak ik handmatig een nieuw Outlook profiel aan? Indien er nog niet automatisch een nieuw profiel wordt aangemaakt bij het starten van Outlook kun je op de volgende wijze doen:       

Ga naar het Configuratiescherm > E-mail (‘Mail’ voor engelstalige Windows installaties) Klik op ‘Profielen Weergeven’ (een profiel bevat een set data en instellingen voor één of meerdere e-mail accounts) U ziet nu de reeds op het werkstation aanwezige profielen In de meeste gevallen willen we een nieuw profiel aanmaken. Klik hiervoor op ‘Toevoegen’ > Geef een herkenbare naam op (zoals o365-jenaam) Vul de volledige naam in, het email adres, en het Office 365 wachtwoord Nu worden de instellingen voor Office 365 automatisch opgehaald en wordt het profiel geconfigureerd Geef nu aan of dit profiel automatisch moet worden gebruikt bij het opstarten van Outlook of dat je telkens het te gebruiken profiel wilt aangeven

Ik krijg een foutmelding ‘De client biedt geen ondersteuning voor het openen van deze lijst in Windows Verkenner’ Controleer de volgende zaken:      

Gebruik Internet Explorer, deze functie werkt niet op Chrome of Firefox Gebruik alleen de 32-bits versie van Internet Explorer (ga naar het tandwieltje rechtsboven > kies ‘Over Internet Explorer’: als hier nergens expliciet 64-bit staat is het goed) Gebruik geen Internet Explorer 10 op Windows 7 Zorg ervoor dat de sharepoint site https://*.sharepoint.com/ aan de ‘Vertrouwde websites’ is toegevoegd Zorg er voor dat je bij het aanmelden hebt gekozen voor ‘Aangemeld blijven’ Als het werken in de verkenner nu nog niet werkt kun je de authenticatie triggeren door een willekeurige bibliotheek te openen in de Windows verkenner middels het knopje ‘Openen met Explorer’:





Introductie Werken met Office 365

Recommend Documents