Ervaringen met eigentijds werken introductie. Introductie

Ervaringen met eigentijds werken 12 interviews met tips en voorbeelden

Ervaringen met eigentijds werken introductie

Introductie Werken in de nieuwbouw maakt eigentijds werken mogelijk. Maar ook nu wordt er binnen ons ministerie al eigentijds gewerkt. Maar wat is eigentijds werken eigenlijk en hoe doe je dat? Wij willen met deze handreiking leidinggevenden en medewerkers een steuntje in de rug bieden. Door aan te geven welke uitgangspunten wij bij ons ministerie hanteren als het om eigentijds werken gaat en door ideeën aan te reiken en mogelijke valkuilen te onderkennen.

• Interviews met tips en voorbeelden • Handvatten

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview Mr. Marty Meserschmidt interviews

Interviews Theo Jorritsma senior beleidsmedewerker bij de directie arbeidszaken publieke sector

Lydia de Vries procesvertegenwoordiger bij de immigratie- en naturalisatiedienst

Els Tieman clustermanager bij de directie woonen leefomgeving

Ilse van der Salm senior beleidsadviseur bij de directie p&o

Johri Maat senior adviseur en plaatsvervangend beveiligingsautoriteit van bzk

Kaat Appelman directeur van doc-direkt

Marty Messerschmidt MPA kolonel der koninklijke marechaussee

Olav Welling directeur organisatie en personeelsbeleid rijk

Judith de Geus beleidsmedewerker directie faciliteiten-, huisvesting en inkoop beleid rijk

Pien van den Eijnden juridisch specialist directie constitutionele zaken en wetgeving

Wybo Jurgens clustermanager stedenbeleid en woningbouw

Nynke Sijtsma kwartiermaker en plaatsvervangend directeur bij de rijksgebouwendienst

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview lydia de vries

Lydia de Vries procesvertegenwoordiger werkt bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst in Zwolle. De afdeling Procesvertegenwoordiging toetst besluiten over verblijfsvergunningen aan weten regelgeving en verdedigt deze besluiten voor de rechtbank. Binnen de regio Zwolle vallen de rechtbanken van Zwolle, Assen, Groningen, Zutphen en Almelo.

even wennen

“Het zal zijn, maar totaal nieuw is het niet.”

“

Vertrouwen

is de basis voor thuiswerken”

“

V

anaf mei 2011 heeft er een pilot Thuis Werken gedraaid voor Procesvertegenwoordiging in Zwolle. Drie kwart van de medewerkers heeft ervoor gekozen deel te nemen. Voor mij was de keuze makkelijk. Ik woon in Tynaarlo, in het Noorden van Drenthe: een uur reistijd naar Zwolle. Dat spaar ik uit als ik thuis werk. Mijn week telt nu gemiddeld één zittingsdag, één thuiswerkdag en twee kantoordagen. Eén dag in de week ben ik vrij.”

introductie

print


Daarnaast kun je in geval van nood opgeroepen worden om naar kantoor te komen, maar dat is nog niet voorgekomen. Verder hebben we in het begin gewerkt met logboekjes. We gebruikten ze als leermiddel en hielden er een kort verslag in bij.”

“In geval van nood kun je opgeroepen worden om naar kantoor te komen”

Bereikbaarheid is essentieel “We hebben afspraken gemaakt toen we met de pilot begonnen. Telefonische bereikbaarheid bijvoorbeeld, dat is essentieel. Ook kun je niet meer dan twee dagen per week thuiswerken en moet je minstens een dag van tevoren doorgeven dat je van plan bent thuis te werken.

Vertrouwen en empowerment “Wat ik heb geleerd uit de pilot is dat vertrouwen een belangrijke rol speelt. Leidinggevenden moeten vertrouwen kunnen geven aan medewerkers. Ik kreeg bijvoorbeeld vaak meer dossiers mee omdat ze vreesden dat je anders thuis om werk verlegen zou zitten, terwijl ikzelf een prima inschatting kan maken. Het kan dan gebeuren dat je alles afmaakt, ook al is dat in privétijd. Dat is dus een leerpunt, juist omdat bij thuiswerken de grens tussen privé en werken vervaagt. Natuurlijk moet dit ook de andere kant op werken, omdat niemand kan zien of je thuis aan het werk bent.” “Bij procesvertegenwoordiging hebben we een kast waar alle dossiers met een deadline in staan. Deze deadline is tien dagen vanaf de zitting. Voor ons is deze kast met al zijn fysieke dossiers een stok achter de deur. Het werkt dus eigenlijk als een controlemiddel. Hoewel de rechtbanken nog met fysieke dossiers werken, zet de IND steeds meer in Indigo, ons digitale dossier.”

introductie

print


handvat Handvat

Het uitgangspunt is dat medewerkers de ruimte hebben om te kiezen waar en wanneer zij werken mits de werkzaamheden dat toelaten. Het is wel belangrijk om hierover met elkaar en je leidinggevende het gesprek aan te gaan. De invulling van het eigentijdse werken en de afspraken daarover per medewerker en per team kunnen verschillen. Deze zijn immers afhankelijk van de taken, verantwoordelijkheden en omstandigheden van medewerkers en teams. lees alle handvatten

Tussen werk en privé “Thuis werken bevalt mij heel goed, ik hoef minder te reizen en kan mijn eigen tijd indelen. Die flexibiliteit is heel fijn, thuis kun je af en toe ook snel een wasje draaien of een boodschap doen. ’s Avonds kun je dan weer een paar uur inhalen. Bij thuiswerken vervaagt de grens tussen privé en werken. Dat is geen probleem zolang je goede afspraken maakt over taken en deadlines. Het gaat om output: de resultaten tellen! Wel is een nadeel dat je een fysiek dossier niet kunt delen als er vragen over zijn. Op kantoor kun je je met zijn tweeën erover buigen. Thuis lukt dat niet.” Flexy Friday “Op kantoor is vanwege een groeiend aantal lege plekken flexy friday ingevoerd, een dag waarop we zoveel mogelijk bij elkaar gaan zitten. Dit is belangrijk om contact met je collega’s te houden, nu je elkaar toch minder ziet door thuiswerken.”

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview theo jorritsma

Theo Jorritsma senior beleidsmedewerker bij de Zijn werkterrein is breed, maar gericht op een beperkte directie arbeidszaken publieke sector groep: de rechtspositie van politieke ambtsdragers. Dit zijn bijvoorbeeld ministers en kamerleden maar ook de benoemde en gekozen ambtsdragers van provincies, gemeenten, w aterschappen en de bestuursorganen in Caribisch Nederland. Hun rechtspositie en hun arbeids voorwaarden worden v astgesteld door weten regelgeving.

even wennen


beginnen

“Gewoon . Dat zou ik iedereen willen aanraden”

S

“

inds twee maanden maak ik deel uit van de pilot Het Nieuwe Werken (HNW). We zitten nu op de achtste verdieping van het hoofdgebouw van BZK, maar we zullen terechtkomen op de 25e verdieping van de nieuwbouw. Nu heeft iedereen nog een vaste werkplek. Dat verandert natuurlijk als je plaats- en tijdonafhankelijk gaat werken.”

Vaste thuiswerkdag: geen stress “Donderdag is mijn vaste thuiswerkdag. Ik heb daar doelbewust voor gekozen, omdat mijn kinderen dan

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview theo jorritsma

niet thuis zijn. Zodoende kan ik me optimaal concentreren. Ik bekijk elke week wat ik thuis wil doen en schakel op woensdagmiddag mijn vaste lijn door naar mijn mobiel. Dankzij de token kan ik vanuit huis inloggen. Dat werkt prima. Omdat ik me ’s ochtends niet hoef te haasten, merk ik dat ik relaxter aan het werk ga. Er is geen stress om op tijd de trein te halen.” Bureau opruimen “Toen we in februari met twaalf collega’s met onze pilot van start gingen, hebben we ieder drie voornemens gemaakt. Voor mij waren dat de clean desk policy, één dag per week thuiswerken en de inventarisatie van werken op een tablet. Dat laatste zou ideaal zijn, want dan hoef ik niet meer met ordners te sjouwen. Een andere collega heeft een Yammer-groep opgericht, een afgesloten onlineplatform waarop we ervaringen uitwisselen. Waar ik aan moest wennen, is de clean desk policy. Uit gewoonte lag mijn bureau altijd vol met zooi. Nou ja, je begrijpt wat ik bedoel; stapels papier en ordners. Ik heb me echter nu aangeleerd om elke keer aan het eind van de dag mijn bureau op te ruimen.”

“Geen stress om op tijd de trein te halen als je thuiswerkt” We houden elkaar scherp “Eigentijds werken of HNW bevalt me goed, ook al zijn we er pas kort mee bezig. Het was voor mij een kwestie van gewoon beginnen. Dat zou ik iedereen willen aanraden: begin gewoon. Binnen onze pilot houden we elkaar scherp. Ik voer regelmatig overleg met een collega en we bespreken daarin onze ervaringen.”

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview Marty messerschmidt

Marty Messerschmidt MPA kolonel der koninklijke marechaussee is manager van het programma Vernieuwing Grensmanagement. Zijn team voert een reeks projecten uit, gericht op een slimmere, betere en snellere persoonscontrole aan de buitengrens. Voor veel professionals in dit team is plaats- en tijdonafhankelijk werken business as usual.

even wennen


wennen

“Het zal even zijn, maar totaal nieuw is het niet”

M

“

ijn team telt een kleine vijftig mensen die vanuit verschillende plekken werken. Niet alleen hier in Den Haag, maar ook op Schiphol en bij het Gemeenschappelijk Diensten centrum ICT in Zoetermeer. Op alle locaties hebben we flexplekken. Echt gehecht aan een vast bureau zijn we dus al langer niet. Ook thuiswerken gebeurt regelmatig bij ons; daar maken we op individuele basis afspraken over.

introductie

print


Teambuilding en overleg “De principes van Het Nieuwe Werken, plaats- en tijdonafhankelijk, onderschrijf ik volkomen. Wel denk ik dat het succes ervan wordt bepaald door twee factoren. De eerste is dat je elkaar goed kent en daar structureel in investeert, bijvoorbeeld door teambuilding. En de tweede is dat de technische ondersteuning op orde is, zodat je makkelijk met elkaar kunt communiceren en probleemloos toegang hebt tot je mail en je bestanden. De rest is bijzaak, al zal het voor sommigen even wennen worden.” Je gezicht laten zien “Volledig zonder persoonlijke interactie kunnen we dus nog niet, denk ik. Het is waar dat het realitygehalte van bijvoorbeeld videoconferencing steeds beter wordt, maar die faciliteiten zijn nog niet beschikbaar. Om elkaar te kennen zijn teambuildingsessies van belang. Net als een overlegmoment. Daarom heb ik nu ook eens per twee weken plenair overleg met alle projectleiders. Maar ook tussendoor laat ik mijn gezicht zien doordat ik mijn projecten regelmatig bezoek. Zoals de selfservice met paspoortcontrole op Schiphol, waarmee we in een operationele testfase zitten. Of het project Advanced Passenger Information, dat is gericht op de ontwikkeling van risico- en informatiegestuurde grensbewaking. Zoals ik ook in een vorige functie gewend was, log ik daar in op een plek die op dat moment beschikbaar is.”

“Videoconferencing wordt steeds beter, maar zolang die middelen er nog niet zijn, kun je niet zonder persoonlijke interactie.”

introductie

print


“Je moet elkaar kennen en de technische middelen moeten er zijn. De rest is bijzaak”

Sturen op output “Niet alles komt in aanmerking voor het eigentijds werken. Het moet wel gaan om werk dat je makkelijk kunt sturen op output. En sommige functies lenen zich ook minder voor plaatsonafhankelijk werken. Het secretariaat bijvoorbeeld krijgt straks in de nieuwbouw wel een vaste plek. Ja, voor anderen zal het even wennen worden. Om zoveel mogelijk papierloos te werken. Om niet meer iedere dag naast dezelfde collega te werken. Om je werkplek niet meer als je persoonlijke domein te beschouwen. Daarom beginnen we op tijd met onze voor bereidingen op het eigentijds werken. Na de zomer wordt er bij ons speciale aandacht aan besteed. Niet alleen voor mijn mensen, maar voor alle honderd collega’s binnen de Programmadirectie Identiteitsmanagement & Immigratie. En ik denk ook dat iedereen straks na een korte gewennings fase zijn draai wel weer vindt.”

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview Ilse van der Salm

Ilse van der Salm senior adviseur bij de directie p&o is als projectleider nauw betrokken bij de pilot voor een nieuwe HR-gesprekscyclus die in januari 2012 van start ging bij de DG’s Bestuur en Koninkrijksrelaties (BK) en Wonen, Bouwen en Integratie (WBI). De nieuwe gesprekscyclus moet leiden tot meer transparantie, resultaatgerichtheid en ontwikkeling van medewerkers.

I

“ “Mensen vinden het prettig een heldere

opdracht

te hebben”

n de pilot hanteren we in plaats van alleen functioneringsgesprekken een methodiek die bestaat uit drie gesprekken per jaar: een plannings-, een functionerings- en een beoordelings gesprek. Deze nieuwe gesprekscyclus moet ervoor zorgen dat we straks binnen heel BZK op dezelfde manier omgaan met de resultaatafspraken tussen managers en medewerkers. Dat was tot nu toe niet het geval; je ziet bijvoorbeeld nog verschillen tussen oud-VROM en BZK.” introductie

print


Transparante en eenduidige afspraken “Als projectleider ben ik nauw betrokken bij de pilots bij BK en WBI. Zo’n 500 collega’s werken daar nu met de drietrapscyclus. Juist nu we plaats- en tijdonafhankelijk gaan werken, is het belangrijk dat de afspraken over rollen en verantwoordelijkheden transparant en eenduidig zijn. Het planningsgesprek dat in januari plaatsvindt, is daarvoor bedoeld. In dit gesprek maken leidinggevende en medewerker hun verwachtingen over en weer expliciet en stel je samen resultaten en competenties vast die voor dat jaar bepalend zijn. In juni volgt er een functioneringsgesprek en in november een beoordelingsgesprek. Dit laatste gesprek schetst een beeld van de prestaties van de medewerker.” Scepsis overwonnen “Er was best wat scepsis bij medewerkers binnen de pilot-DG’s. Veel mensen vinden het moeilijk om afspraken te maken over hun resultaten. ‘Ja maar, dat lukt niet’ is wat je vaak hoort als we vragen om resultaten te omschrijven in SMART-termen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Kernvragen zijn: welke bijdrage lever je aan een bepaalde doelstelling van BZK? Welk resultaat moet dat opleveren? Hoe meet je dat? Lastige vragen. Daarom hebben we, samen met de DG’s Mark Frequin en Gert-Jan Buitendijk, veel tijd besteed aan het toelichten en trainen van de nieuwe methode. En dan zie je, zodra afspraken

“De nieuwe HR-gesprekscyclus sluit volledig aan op het eigentijds werken, waarbij je op resultaat stuurt en niet op aanwezigheid.”

scherp zijn vastgelegd, dat mensen het wel prettig vinden om een heldere opdracht te hebben en te weten waarvoor ze aan de lat staan. De nieuwe gesprekscyclus biedt ook meer inzicht in de individuele ontwikkeling van medewerkers. Het vastleggen en monitoren van de resultaatafspraken zorgen wellicht voor extra bureaucratie; daar moeten we tijdens de pilot goed op bedacht zijn.”

introductie

print


handvat

Handvat

Maak duidelijke afspraken met elkaar over de resultaten waar iedereen verantwoordelijk voor is. Resultaatgericht werken is de basis van eigentijds werken. Als leidinggevende ben je duidelijk over de resultaten die bereikt moeten worden, stel je kaders en monitor je de output op kwaliteit en tijdigheid. Medewerkers krijgen en nemen de ruimte en verantwoordelijkheid om hun werk zodanig in te richten dat de overeengekomen resultaten bereikt worden. Daarover leg je als medewerker verantwoording af aan je leidinggevende en ben je op aanspreekbaar. lees alle handvatten

Sturen op resultaat, niet op aanwezigheid “De nieuwe HR-gesprekscyclus sluit volledig aan op het eigentijds werken, waarbij je op resultaat stuurt en niet op aanwezigheid. Dat werkt alleen als het voor iedereen duidelijk is wat er moet gebeuren. Want je kunt alleen sturen op resultaat als je van te voren helder hebt afgesproken wat dat resultaat moet zijn! Natuurlijk moeten we wel flexibel blijven. Als de politieke situatie verandert, heeft dat vaak ook gevolgen voor resultaatafspraken. Dan is het zaak om veranderingen in het werkpakket te bespreken met de leidinggevende. Maar dat is natuurlijk altijd belangrijk: blijf met elkaar in gesprek, ook buiten de HR-cyclus om.”

“Juist nu is het belangrijk dat we transparante en eenduidige afspraken maken over rollen en verantwoordelijkheden.”

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview els tieman

Els Tieman clustermanager bij de directie woonen leefomgeving heeft bij de Directie Woon- en Leefomgeving als opdracht gemeenten te ondersteunen bij de aanpak van aandachts wijken. Er werken zo’n 45 mensen, van wie er een groot aantal dagelijks op pad is. De directie wil een partner zijn van de gemeenten en toegang bieden tot het hele Rijk. Met de departementen worden dan ook voortdurend medewerkers flexibel uitgewisseld.

wie

“Weten voor je het doet. Dat is belangrijk als je doelen stelt om resultaatgericht te werken.”

I

“

n mijn Directie zitten we nu midden in een proef met nieuwe functioneringsgesprekken: de HR-cyclus. Dit houdt in dat je begint met een planning en afspraken maakt over de resultaten die je wilt behalen, halverwege meet hoe je gevorderd bent en de cyclus afsluit met een beoordelings gesprek. Dit klinkt misschien niet opzienbarend, maar het werkt prima. De ervaringen zijn heel positief.”

introductie

print


Bewustwording “Het formuleren van je persoonlijke doelen maakt je namelijk bewust van waar je mee bezig bent. Als medewerker word je zo gedwongen scherp na te denken over je functie. Dat is extra belangrijk voor het bijzondere werk dat wij doen. Dagelijks ervaren we in de praktijk wat de impact is van beleid op mensen. Weten voor wie je het uiteindelijk doet, is voor mij dan ook het belangrijkste uitgangspunt als je doelen stelt om resultaatgericht te werken.”

“Je agenda bijhouden is cruciaal. Om te weten waar iedereen uithangt en om afspraken te kunnen plannen.”

Agenda goed bijhouden “Wij werken met accountmanagers die in een bepaalde regio een aantal gemeenten als klant hebben en dus vaak op pad zijn. Dat geldt ook voor mijzelf en medewerkers die steden ondersteunen om in samenhang problemen op te lossen, bijvoorbeeld door bewoners een sterke rol te geven of bij een succesvolle aanpak van multiprobleemgezinnen. Eén dag per week zijn we hier in Den Haag bijeen. Voor de rest houden we vooral contact via alle ict-hulpmiddelen die we hebben. Geen enkel probleem. Wel is cruciaal dat we onze agenda goed bijhouden. Niet alleen om te weten waar iedereen uithangt, maar vooral om afspraken te kunnen plannen.”

introductie

print


Plaats- en tijdonafhankelijk “Thuiswerken gebeurt ook veel bij ons. De account managers wonen vaak in de buurt van de gemeenten waarmee ze samenwerken, dus thuiswerken is dan logisch. Aan de andere kant heeft een van hen juist liever een formele werkplek, die ze gevonden heeft in een kantoor van een voormalige VROM-inspectie. Dat kan ook. We hebben allemaal een BlackBerry en een i-Pad, dus ook onderweg kun je productief aan de slag.”

Flexplekken “Qua flexplekken zitten we hier in een overgangsfase. Ik heb nog een eigen kamer, met een eigen spreektafel. Daar ben ik wel wat aan gehecht. Ook moet ik er nog wel aan wennen om helemaal papierloos te werken. Maar zeker met die nieuwe i-Pad komt het vast wel goed. Ach, laten we vooral makkelijk doen over deze dingen. Vergeet niet dat flexibel werken fijn is voor jezelf. Lekker je eigen tijd indelen. Laptop op je schoot. Op de bank, in de trein of in je tuin. Heerlijk toch?”

“Ach, laten we vooral makkelijk doen over deze dingen. Flexibel werken is fijn voor jezelf.”

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview olav welling

Olav Welling directeur organisatie en personeelsbeleid rijk is directeur Organisatie en Personeelsbeleid Rijk binnen DGOBR (Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk). Beleidsmatig is deze directie intensief betrokken bij het o nderwerp eigentijds werken. Er is binnen het rijksbrede programma Het Nieuwe Werken onder meer een checklist voor managers en medewerkers ontwikkeld. Kijk voor nuttige informatie op www.hnwbijhetrijk.nl.

even wennen


succesfactoren

“De van eigentijds werken zijn de drie B's van Bricks, Bytes en Behaviour.”

A

“

ls we als Rijksoverheid willen bezuinigen én concurrerend willen zijn op de krappe arbeidsmarkt van de toekomst, biedt eigentijds werken veel kansen. Wel zijn er drie kritische factoren waar je rekening mee moet houden. Dit zijn de drie B’s van Bricks, Bytes en Behaviour. Bricks staat voor huisvesting, Bytes voor ict en Behaviour voor gedragsfactoren van zowel medewerkers als management.”

introductie

print


“Als je als Rijk wilt bezuinigen én concurrerend wilt zijn op de krappe arbeidsmarkt van de toekomst, biedt eigentijds werken veel kansen.”

Bricks: de geschikte huisvesting “Plaats- en tijdonafhankelijk werken kent verschillende vormen: thuiswerken, mobiel werken of werken in een flexkantoor. Bij de directie OPR werken we al ruim een jaar met flexwerkplekken om ervaring op te doen voor straks in de nieuwbouw. We hebben veel gedetacheerden van departementen; voor hen zijn er flexplekken. Van de vaste formatie heeft ongeveer de helft een vaste werkplek; de anderen maken gebruik van de flexplekken. Het huidige gebouw van BZK is trouwens niet echt geschikt voor eigentijds werken. Er zijn te weinig ontmoetingsruimten, er is geen wifi en je kunt je trolley niet goed kwijt. We kijken dus wel uit naar de nieuwbouw, waar alle medewerkers flexplekken krijgen, óók het management. Alleen de secretariaten van OBR komen gezamenlijk op één plek. Bezoekers hoeven dan niet te zoeken waar iemand zit, maar melden zich bij het secretariaat.” Bytes: de ict moet op orde zijn “De ict-faciliteiten moeten goed geregeld zijn, dat is een basisvoorwaarde om adequaat te kunnen werken. Bereikbaarheid is essentieel. Je moet je collega’s kunnen vinden, maar ook gemakkelijk op het netwerk kunnen inloggen. Goede digitale samenwerkingsmogelijkheden zijn cruciaal. Daar ligt nog een uitdaging voor het Rijk. Via Yammer kan een eerste stap worden gezet; zo kun je met collega’s informatie uitwisselen en kennis delen.”

introductie

print


handvat

Handvat

Maak afspraken met elkaar over hoe je effectief samenwerkt, open communiceert en informatie deelt. Bij het eigentijds werken is het van belang actief informatie te halen en te brengen. Daar heeft iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid in te nemen. Het is in ieder geval belangrijk om met elkaar te bepalen of je afspraken wilt maken over al dan geen (vaste) thuis- (of elders) werkdagen, over bereikbaarheid en het delen van informatie. Een belangrijk uitgangspunt is dat iedereen de middelen heeft om effectief te kunnen samenwerken, open te communiceren en informatie te delen. Daarbij gaat het natuurlijk niet alleen om de goede hard- en software en ICT-vaardigheden die je nodig hebt om die te kunnen gebruiken, maar juist ook om persoonlijke contacten en vaardigheden. Feedback geven, vragen en ontvangen zijn daarbij erg belangrijk.

Behaviour: goede afspraken maken “Eigentijds werken vraagt om een andere invulling van leidinggeven. Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid en vrijheid. Vrijheid is echter niet vrijblijvend! In mijn vorige functie bij de VROMinspectie werkten we met toezichthouders die verspreid zaten op acht verschillende locaties door het land. Veelal zat de direct leidinggevende op een ander kantoor dan de inspecteur. Wat ik daarvan geleerd heb, is dat je het onderling contact anders bekijkt dan in een kantoor waar je elkaar dagelijks treft. Je merkt dat je er goede afspraken over moet maken en dat je bewuster omgaat met de tijd die je gemeenschappelijk doorbrengt.”

“Eigentijds werken vraagt een andere invulling van leidinggeven. Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid en meer vrijheid.”

lees alle handvatten

introductie

print


Dialoog tussen manager en medewerker “Een leidinggevende hoeft niet alles voor te schrijven; het gaat meer om een dialoog over organisatie belangen en persoonlijke doelen. Over veel andere zaken kunnen mensen prima zelf afspraken maken. Ik vond het verfrissend om te zien hoe teams zelf bepaalden hoe vaak ze wilden overleggen. En over welke onderwerpen en op welke plek. Mijn gouden tip is: grijp als leidinggevende de verhuizing aan om de dialoog tussen jou en je medewerkers opnieuw te bekijken.”

Het team Benchmarken Benchlearning Rijk van De Werkmaatschappij heeft een zelftest ontwikkeld waarin de belangrijkste elementen van eigentijds werken aan bod komen: bricks, bytes en behaviour. Meer dan duizend Rijksambtenaren hebben de zelftest ingevuld, maar ook werknemers van buiten de Rijksdienst. De resultaten geven een goed beeld van de positie waarin het Rijk zich bevindt rond eigentijds werken. Je kunt kiezen voor een individuele test of een groepstest. Klik hier voor meer informatie en de HNW-zelftest. De zelftest is ook opgenomen in de menukaart eigentijds werken.

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview johri maat

Johri Maat senior adviseur en plaatsvervangend Bureau Beveiligingsautoriteit houdt toezicht op de beveiligingsautoriteit van bzk integrale beveiliging van het departement. Dit omvat fysieke beveiliging, informatiebeveiliging, integriteit en crisismanagement. Informatiebeveiliging is een van de aspecten binnen het eigentijds werken die extra aandacht vragen.

even wennen

“Het zal zijn, maar totaal nieuw isvoor het niet.” “Oog hebben de kwetsbaarheden en je gebruiken.”

gezonde verstand

E

“

igentijds werken brengt voor het Rijk veel voordelen mee. Het kan bijdragen aan de dienstverlening die burger en politiek van ons mogen verwachten. En het draagt bij aan de efficiency van onze processen, mede omdat medewerkers werk en privé beter kunnen combineren. Maar er kleven ook risico’s aan. Informatie is het werk kapitaal van de overheid. Deze informatie dreigt door het eigentijds werken soms letterlijk buiten

introductie

print


de reguliere werkomgeving te belanden. Opslag, transport en bewerking van data kunnen door eigentijds werken voor een groot deel buiten het zicht en de invloedsfeer van de organisatie plaatsvinden. Daarom moet je vooraf goed nadenken welke informatie naar buiten mag en welke beveiligingsmaatregelen nodig zijn om de risico’s beheersbaar te houden.” Imagoschade “Als je dat niet doet, bestaat de kans dat onbevoegde derden toegang krijgen tot die informatie. Hier kunnen betrokken burgers, bedrijven en overheden nadeel van ondervinden. In sommige gevallen leidt het zelfs tot schade aan de staatsveiligheid. Maar denk ook aan de imagoschade als vertrouwelijke informatie via de media bekend wordt. Dit soort inbreuken ontstaat bijvoorbeeld door het verliezen van onbeveiligde digitale gegevensdragers zoals usb-stick, notebook of tablet. Informatie kan ook in verkeerde handen komen door te werken op een onbetrouwbaar gast-wifi-netwerk. Maar het kan evengoed gebeuren dat een ambtenaar in het buitenland bij een grens controle zijn apparatuur moet afstaan. Overigens gaat het niet alleen om digitale informatie. Ook de zoekgeraakte ouderwetse map met vertrouwelijke papieren stukken komt nog geregeld voor. Net als vertrouwelijke informatie die uitlekt door een telefoongesprek in de trein of een loslippige ambtenaar op een receptie of terras.”

“Vooraf goed nadenken welke informatie naar buiten mag en hoe je risico’s beheersbaar houdt.”

introductie

print


handvat

Handvat

Bij eigentijds werken horen ook afspraken en middelen om op een veilige manier met informatie om te gaan, zodat de kwetsbaarheden zo veel mogelijk beheersbaar worden. Dit is een verantwoordelijkheid van de organisatie als geheel, je leidinggevende en jezelf. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je scherm vergrendeld is als je van je werkplek af bent en laat geen informatie open en bloot liggen. Maak ook gebruik van de diensten en producten die vanuit het ministerie worden verstrekt (smartphone, token, beveiligde usb-stick, laptop, tablet). Het mailen van werkgerelateerde informatie naar privé-accounts of het opslaan op privéapparatuur of externe servers (zoals GoogleDocs of Dropbox) is niet toegestaan. Voor meer informatie kun je ook terecht op de pagina van Bureau Beveiligingsautoriteit op het Rijksportaal.

Beveiligingsbewustzijn “Voor een van mijn studies heb ik onderzoek gedaan naar het lekken van geheimen. Daaruit bleek dat eigentijds werken kan leiden tot risico’s door verwijtbaar lekken. Er is dan weliswaar geen opzet in het spel, maar het mag je wel aangerekend worden omdat je als ambtenaar de regels niet volgt of de voorgeschreven middelen niet gebruikt. Dat risico is door de vrijheid van het flexwerken en alle ictmiddelen waarover men nu beschikt, groter dan voorheen. Op een usb-stick past immers aanzienlijk meer informatie dan vroeger op een diskette. Ook per e-mail komt informatie soms in verkeerde handen, bijvoorbeeld door typefouten in de adressering of het mailen van werkgerelateerde informatie naar privé-e-mailadressen waar ook anderen bij kunnen. Dat risico willen we beheersbaar maken, bijvoorbeeld door voorlichting te geven en zo het beveiligingsbewustzijn bij managers en medewerkers te vergroten.”


introductie

print


Veilig faciliteren “Met alleen verbieden kom je er niet. Dat is niet van deze tijd en vooral ook niet nodig. Ons uitgangspunt is veilig faciliteren. Dus niet onnodig belemmeringen opwerpen, maar ervoor zorgen dat risico’s voldoende beheersbaar worden. Dit werkt alleen als de medewerkers voldoende besef hebben van de kwetsbaarheden. Vaak is het een kwestie van gezond verstand. Neem het bewaren van gevoelige informatie in een openbare cloud, zoals Google Docs of Dropbox: dat is niet verstandig en daarom ook niet toegestaan. Bedrijven en buitenlandse mogendheden hebben namelijk toegang tot die informatie. Hetzelfde geldt voor gratis publieke e-maildiensten en social media zoals Twitter en LinkedIn. De aanbieders ervan gebruiken de informatie voor commerciële doeleinden. Zo werkt hun verdienmodel. Social media zijn niet verkeerd, zelf gebruik ik ook LinkedIn, maar wees ervan bewust dat de informatie die je erop plaatst, openbaar wordt.”

Voorstander van Eigentijds Werken “Ik ben een voorstander van het eigentijds werken. Zelf vind ik het ook fijn om mijn eigen tijd in te kunnen delen en af en toe thuis te kunnen werken. BZK zorgt voor de kaders en de middelen. Als we als medewerkers ons gezonde verstand gebruiken en oog hebben voor de kwetsbaarheden, dan wordt het eigentijds werken vast een groot succes.”

“Het bewaren van gevoelige informatie in een openbare cloud is onverstandig en daarom ook niet toegestaan.”

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview pien van den eijnden

Pien van den Eijnden juridisch specialist werkt bij de Directie Constitutionele Zaken en Wetgeving (CZW), de juridische a fdeling van BZK die zich bezighoudt met constitutionele zaken, wetgeving en juridisch advies. CZW zit nu nog in een monumentaal herenhuis met ruime kamers aan de Herengracht. Ter voorbereiding op de nieuwe situatie in de nieuwbouw werd het Werkplekspel gespeeld.

H

“

even wennen

“Het zal zijn, maar totaal nieuw is het niet.” “Het Werkplekspel lokt op een leuke manier uit en maakt vooraf veel duidelijk”

discussies

oewel het hier ‘s winters koud kan zijn als de verwarming weer kuren vertoont, heeft dit prachtige pand veel charme. Mijn kamer, die ik deel met één collega, is zo’n 50 m² groot. Maar niet alleen in dit opzicht zal het straks in de nieuwbouw wennen zijn. CZW is een directie die nog steeds vrij veel papier gebruikt. Het zal nog lastig worden om de norm van ‘één meter plank’ per persoon te halen.”

Creatieve oplossing “Natuurlijk gaan we flink opschonen. Ook weten we dat je niet alle mail hoeft te printen en niet alles

introductie

print


enkele kamers drie werkplekken te creëren. Ik zie dat niet als een probleem: we hebben goede afspraken gemaakt over de bezetting. Ook thuiswerken kan. Als ik me echt moet concentreren bijvoorbeeld, of als het zo uitkomt omdat ik een afspraak buiten de deur heb.” Ik vind wel dat als iemand graag op kantoor wil werken, er ook een werkplek beschikbaar moet zijn, maar ik verwacht dat we daar in de praktijk met 0,9 werkplek per fte zelfs op piekdagen niet tegenaan zullen lopen.”

“Veel discussie was er over de norm om na twee uur afwezigheid je bureau leeg te maken. Hoe hou je dat werkbaar?”

hoeft te bewaren. Maar het is eigen aan juristen om papieren dossiers aan te leggen. Daarom hebben we gekozen voor een creatieve oplossing: onze bibliotheek komt in de huiskamer en er is straks méér kastruimte per persoon, ten koste van een aantal werkplekken. Toch komen we nog op de norm van 0,9 werkplek per fte uit door in

Discussies oproepen “Om ons voor te bereiden op het eigentijds werken hebben we met de hele directie het Werkplekspel gespeeld. Een leuke manier om discussies op te roepen. In kleine groepjes bespreek je stellingen op speelkaarten. Mag je in een vergaderruimte werken als er geen werkplek vrij is? Wat spreek je af met een collega die veel belt en jou stoort? En als mensen zich een kamer toe-eigenen door extra vroeg te beginnen, spreek je hen dan daarop aan? Hoe vaak mag je thuiswerken? Deze thema’s werden allemaal besproken en het was interessant om te zien hoe verschillend mensen erop reageerden.” Nieuwe werketiquette “In het begin deden sommigen wat lacherig over het spel, maar gaandeweg ontstonden serieuze

introductie

print


gesprekken. Veel discussie was er bijvoorbeeld over de norm om na twee uur afwezigheid je bureau leeg te maken. Hoe hou je dat werkbaar? Registreer je dit met een soort parkeerschijf? En waar laat je je spullen als je even weg bent? Wat doe je als je de werkplek niet hebt vrijgemaakt en je vergadering loopt uit? En als er bij terugkomst geen plek meer vrij is; moet je dan naar de skylobby of het restaurant om te werken? En wat doe je met een geeltje dat de hele middag op een werkplek hangt met de tekst ‘ben zo terug’? Iemand stelde voor een nieuwe werketiquette te ontwikkelen.” Niet teveel regels “De meeste CZW’ers rekenen erop dat alles in goed overleg op te lossen is. Zolang je met respect met elkaar praat, voorkom je irritaties. Het zal volgend jaar wennen zijn, maar we zien wel hoe het loopt, gaven veel mensen aan.

“We willen niet alles dichttimmeren met regels, maar werken in een open structuur”

Het Werkplekspel De stellingen van het Werkplekspel zijn verdeeld in drie categorieën: Waarden & Normen, Houding & Gedrag en Kennis. Aan de hand daarvan bespreek je werksituaties. De discussies vormen input voor nadere afspraken over eigentijds werken. Ook het Werkplekspel doen? Bij Bhuro / Werken in de Nieuwbouw kun je het bordspel gratis lenen. Zie ook: menukaart eigentijds werken.

Ook is er scepsis: het aanspreken van collega’s op ongewenst gedrag is best lastig, zo bleek. Het Werkplekspel maakt duidelijk waar pijnpunten liggen, zodat je daarover extra afspraken kunt maken. Het kernteam van CZW gaat met de uitkomsten van de discussies aan de slag en komt met voorstellen voor werkafspraken. Toch willen we niet alles vastleggen in regels. Het is prettig om te werken in een open structuur. Dat hebben we bij de nieuwbouw dan ook voor ogen.”

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview Judith de Geus

Judith deNaam Geus beleidsmedewerker functie neemt bij het Directoraat-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (DGOBR) van BZK deel aan de pilot Flexibel Werken. Ook was ze betrokken bij het Programma Duurzame Bedrijfsvoering Rijk en daaraan verwante projecten, gericht op de verduurzaming van de Rijksoverheid.

even wennen

“Het zal zijn, maar totaal nieuw is het niet.” “Flexibel werken heeft vooral te maken met

zelfredzaamheid

en assertiviteit”

I

“

k heb zin in de verhuizing. Het is een licht en open kantoor, een inspirerende omgeving. Dat is wel een vooruitgang. Eigentijds werken is voor mij niet zo’n grote verandering; dat doen we bij DGOBR al. De pilot Flexibel Werken loopt bij onze directie FHIR al enige tijd en dit bevalt mij heel goed. Voordat de pilot begon, zijn er afspraken gemaakt over onder meer bereikbaarheid, vindbaarheid en thuiswerken. Die zijn op een A4’tje gezet

introductie

print


en uitgedeeld. Handig, maar het gaat toch om de praktische invulling. Veel afspraken vind ik vanzelfsprekend. Zoals goed bereikbaar zijn en je Outlook-agenda goed bijhouden.” Vaste flexplek “Wij hebben geen vaste werkplekken meer. In het begin zaten mensen verspreid, maar ik merk dat er toch vaste kamerclubjes ontstaan. Eigenlijk zit ik ook best vaak op dezelfde plek. Is soms wel handig: het bureau staat dan goed ingesteld. Je hebt zo eigenlijk je ‘vaste flexplek’. Momenteel is dat geen probleem, omdat er voldoende werkplekken zijn. Misschien dat het in de nieuwbouw op dinsdag en donderdag lastiger wordt; dan zijn er veel mensen op kantoor. Maar dan kun je nog aan de slag op een van de overige plekken in het gebouw. En als ik collega’s wil zien, spreek ik gezellig wat af voor de lunch.”

weghalen van je persoonlijke spullen, maar ook over het schoonhouden van de werkplek. Natuurlijk wordt er in de kamers schoongemaakt, maar ik las dat toetsenborden nogal wat bacteriën bevatten. Gelukkig staan er schoonmaakdoekjes op de bureaus; even het toetsenbord schoonmaken vind ik wel zo prettig. Ik ben blij dat ik in de nieuwbouw een eigen laptop krijg.”

“Toetsenborden bevatten vaak bacteriën. Even schoonmaken vind ik wel zo prettig.”

Clean desk en hygiëne “Als je langer dan drie uur niet op je werkplek bent, moet je uitloggen en het bureau leeg achterlaten. We hebben gelukkig nog wel een kast voor onze dossiers, anders loop je met je spullen te sjouwen als je tussendoor afspraken hebt. Clean desk hoort er ook bij. En dan heb ik het niet alleen over het

introductie

print


handvat

Handvat

Bespreek met elkaar hoe je de onderstaande afspraken omtrent het ruimtegebruik in de nieuwbouw, die door de Bestuursraad zijn vastgesteld, gaat naleven. • Niemand heeft meer een eigen werkplek, met uitzondering van secretariaten; • Zoek een werkplek die functioneel past bij wat je moet doen die dag; • Wanneer de plekken binnen de toegewezen plek vol zijn, zoek je een plek elders in het gebouw; • Als je meer dan twee uur weg bent van je plek, maak je deze vrij; • Bij vertrek laat je de werkomgeving schoon en leeg achter; • Per medewerker is er 2 meter kastruimte beschikbaar, waarvan 1 meter persoonlijk en 1 meter afdelingsarchief.

“Ik vind dat je buiten kantoortijd collega’s wel kunt mailen, maar niet zomaar kunt bellen”


introductie

print

De balans tussen werk en privé “Flexibel werken heeft voor mij vooral te maken met zelfredzaamheid en assertiviteit. Je kiest zelf voor een stiltewerkplek als je dat prettig vindt, je kunt thuiswerken als dat handig is, je maakt afspraken over bereikbaarheid en – niet onbelangrijk – je bewaakt zelf je grenzen. Want flexibel werken maakt het gemakkelijker om ’s avonds en in het weekend te werken. Maar je bepaalt uiteindelijk zelf hoever je daarin wilt gaan, hoe je de balans tussen werk en privé vindt. Daarin moet je ook duidelijk zijn naar collega’s. Ik vind bijvoorbeeld dat je buiten kantoortijd wel collega’s kunt mailen, maar moet opletten met bellen. Als het niet echt nodig is, zal ik hen niet snel buiten werktijd bellen.”

Flexibel werken is flexibel zijn “Ik werk niet veel thuis, maar vind het wel fijn dat het kan. Als ik ’s morgens een afspraak heb in de buurt, is het fijn om thuis even de mail te kunnen doen. Ook als ik echt geconcentreerd iets moet lezen of schrijven, is het fijn. Of, zoals laatst, toen de elektriciteitsmeter vervangen moest worden, dan is het handig dat je vanuit huis kunt werken. Het is prettig dat je die vrijheid krijgt. Maar als thuiswerker moet je wel flexibel zijn. Als je een vaste thuiswerkdag hebt en juist op die dag is er een belangrijk overleg, is het logisch dat je daarvoor naar kantoor komt. Flexibel werken is ook flexibel zijn: het biedt vrijheid, maar je moet niet star zijn.”

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview kaat appelman

Kaat Appelman directeur van doc-direkt Doc-Direkt is als shared-services-organisatie de rijksbrede archiefdienst, met vrijwel het hele Rijk als klant. Begin 2011 ging Doc-Direkt met zo’n 260 mensen van start vanuit de tien locaties waaruit de organisatie was opgebouwd. Een hoofdkantoor is in deze virtuele organisatie niet relevant. Het proces is over de locaties heen georganiseerd.

doen even wennen

“Gewoon . “Het zal zijn, Zo ingewikkeld maar totaal nieuw is het niet.” is het niet”

H

“

oe werk je samen in zo’n verspreide organi satie als Doc-Direkt, met zo’n pluriforme herkomst, en hou je contact met elkaar? Ja, dat kan alleen met een goede ict-ondersteuning. Daar hebben we in ons startjaar dan ook enorm veel energie in gestoken. Nu zitten we allemaal op hetzelfde BZK-netwerk. En met onze tien locaties – van Den Haag tot Winschoten en van Apeldoorn tot Rijswijk – hebben we nu bij Doc-Direkt toegang tot dezelfde informatie en systemen.” introductie

print


Feeling houden “Elke woensdag komen we als directieteam bijeen, maar telkens op een andere locatie. Van die gelegenheden maak ik dankbaar gebruik om het persoonlijk overleg in te plannen met wie er dan behoefte aan heeft. Ik ben dus vaak genoeg in beeld, maar ik maak er zeker geen gewoonte van om onaangekondigd over schouders mee te kijken. Verder hebben we een nieuwsbrief, waarmee we elkaar om de twee weken op de hoogte houden van wat er zakelijk speelt. Een van de rubrieken was tot voor kort: Vraag het Kaat.” Resultaatgericht werken “Onze drie kernwaarden zijn resultaatgericht, mensgericht en zakelijkheid. Resultaatgericht werken – en de sturing erop – is ingebakken in ons proces, al was het voor sommigen nog wel wennen om zo te werken. Belangrijk is dat je weet welke afspraken er zijn gemaakt met onze klanten. Die zijn meetbaar uitgedrukt in meters archief en in uren, zodat we de afspraken kunnen doorvertalen naar individuele doelstellingen. Waarbij we dankbaar gebruikmaken van ons systeem Registratie van Tijd en Productie; een echte aanrader.”

“Als je resultaatgericht werkt, is het vertrouwen van de manager in de medewerker een vanzelfsprekendheid; dat mag geen issue zijn”

introductie

print


Vertrouwen “Als je resultaatgericht werkt, zoals wij, is vertrouwen – van de manager in de medewerker – een vanzelfsprekendheid; dat mag geen issue zijn. Het enige wat je hoeft te weten, is of iemand volgens afspraak presteert en dat je samen bewaakt of de afspraken gehaald worden. Of dat thuis gebeurt, in locatie X of Y, of onderweg, dat maakt niet uit. Natuurlijk, het werk moet zich ervoor lenen. Thuis kun je geen archieven bewerken of beheren, dus zitten onze uitvoeringsteams op vaste plekken. Ook de secretariële afdelingen zijn locatiegebonden. Al zit mijn secretaresse wel in Winschoten en heb ik Den Haag als standplaats. Hoe dat dan gaat met bezoek opvangen bijvoorbeeld? Gewoon een kwestie van goede afspraken maken tussen de secretariële afdelingen. De ict doet de rest. Geen probleem.”

Tot slot “Ik zou collega’s met koudwatervrees voor eigentijds werken willen zeggen: gewoon doen. Zo ingewikkeld is het niet.”

“Maak goede afspraken. De rest doet de ict, maar geef daar wel eerst veel aandacht aan.”

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview wybo jurgens

Wybo Jurgens clustermanager stedenbeleid en woningbouw gaf in een vorige functie leiding aan 25 accountmanagers die in het veld werkten en daar de ogen en oren waren van het ministerie van VROM. Deze werkwijze is goed te vergelijken met wat nu eigentijds werken heet. Wybo Jurgens heeft er veel en vooral positieve ervaringen aan overgehouden.

even wennen sfeer

“Het zal zijn, maar totaal nieuw is het niet.” “Zorg voor op vaste kantoordagen. Creëer een thuisbasis waar collegialiteit heerst.”

D

“

e accountmanagers aan wie ik leiding gaf, werkten overal in het land. Ik zag hen dus minder en moest – zoals dat heet – op afstand sturen. Afstand mag nooit een belemmering zijn voor resultaat. Het sleutelwoord in deze werkwijze is vertrouwen. Dat werkt twee kanten op. Vertrouwen geven is vertrouwen krijgen. Zij konden erop vertrouwen dat ik niet continu over hun schouder meekeek; ik moest vertrouwen hebben in hun tijdsverdeling tussen werk en privé.” introductie

print


dan onder tijdsdruk snel in actie komen. Dat was toen veel lastiger. Het goed op orde hebben van de ict-hulpmiddelen en inzicht in elkaars agenda’s zijn daarom cruciaal. We moeten ook in de nieuwe situatie snel en adequaat kunnen reageren.”

“Drie begrippen zijn cruciaal bij eigentijds werken: transparantie, bereikbaarheid en ict.” Transparantie, bereikbaarheid en ict “Drie begrippen zijn cruciaal bij eigentijds werken: transparantie, bereikbaarheid en ict. Transparantie betekent dat je continu inzicht hebt in elkaars agenda. Bereikbaarheid staat voor een snelle reactie op een verzoek of vraag. En ict zijn de middelen, zoals smartphone en laptop, die eigentijds werken mogelijk maken.” Een risico: spoedklussen “Wat ik als een risico heb ervaren, was de reactie snelheid bij spoedklussen. In een normale werksituatie roep je mensen bij elkaar. Je kunt

“Dat werktijd en privétijd steeds meer versmelten, is een consequentie van eigentijds werken. Wel kun je bij het verzenden van berichten rekening houden met het tijdstip, zoals de avond of het weekend. Niet alle mails zijn urgent. Toch is de verwachting dat deze versmelting alleen maar zal toenemen. Dat biedt flexibiliteit, maar doet ook een beroep op de zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van medewerkers.” Contact houden “Eigentijds werken vraagt regelmatig contact. Daaraan voldeed ik met e-mail, sms of telefoon. Het gebrek aan persoonlijk contact probeerde ik te compenseren door regelmatig bilaterale gesprekken te voeren. In deze gesprekken stond vooral de hoe-vraag centraal, omdat de inhoud van de dossiers veelal werd gewisseld met de beleids directies. Het ging in deze gesprekken vooral over competenties en praktijkvoorbeelden, ofwel hoe te handelen in bepaalde situaties. Daarnaast hadden we minimaal één vaste kantoordag in de week. Het is belangrijk om met elkaar signalen uit te wisselen, een gezamenlijke werkwijze te ontwikkelen en om

introductie

print


handvat

Handvat

Als je eigentijds werken wilt laten slagen, geef er dan blijvend aandacht aan. In veel organisaties worden er bij de start van eigentijds werken allerlei acties ondernomen, die na een korte tijd weer uit zicht verdwijnen. Als je afspraken met elkaar maakt, dan is het belangrijk om deze blijvend aandacht te geven. Dat kan gezamenlijk in bijvoorbeeld een team- of afdelingsoverleg of bilateraal in een gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Bedenk dat ook nieuwe medewerkers moeten worden meegenomen in de afspraken die je met elkaar hebt gemaakt. lees alle handvatten

een onderlinge band te krijgen. Mijn gouden tip is: zorg voor sfeer op de vaste kantoordagen. Creëer een thuisbasis waar collegialiteit heerst.” Duidelijke afspraken “Ooit hebben we op een heidag met z’n allen een symbolische overeenkomst ondertekend. Daarin formuleerden we onze kernwaarden waaraan we ons hebben gecommitteerd. Er staan vijfentwintig handtekeningen op deze ingelijste afspraak. Het is voor mij het bewijs dat eigentijds werken een succes kan worden zolang je maar duidelijke afspraken maakt.”

“Het sleutelwoord bij sturen op afstand is vertrouwen. Dat werkt twee kanten op.”

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview nynke sijtsma

Nynke Sijtsma kwartiermaker en plaatsvervangend directeur Nynke Sijtsma is kwartiermaker Duurzaamheid & Comfort en plaatsvervangend directeur Advies en Architecten bij de Rijksgebouwendienst. De Directie A&A geeft technische, functionele, ruimtelijke, architectonische en financiële adviezen bij huisvestingsvraagstukken, veelal in opdracht van andere (programma-)directies.

even wennen


“We hebben zo min mogelijk

regels”

B

“

ij A&A zijn we aan het reorganiseren, waarbij ook het eigentijds werken wordt ingevoerd. Daarbij testen we onder meer zaken die vooral voor onze klanten vaak een probleem zijn, zoals de akoestiek. Dus hebben we in één gedeelte geluiddempende platen opgehangen en in een ander deel juist niet. Het gaat om een wand met vilt en prikborden die geluid opnemen. Zodat we zelf ervaren wat werkt en wat niet. Het leuke is dat de mensen die er

introductie

print


technisch veel verstand van hebben, nu zelf gebruiker zijn geworden. Eigenlijk hebben we van onze afdeling een soort laboratoriumpje gemaakt.” Materiaal benutten dat er al is “Onze ruimte is ingericht met zo min mogelijk budget. We wilden graag materiaal benutten dat er al is, want ook dat is duurzaamheid. Meubels zijn hergebruikt, oude kasten hebben we opnieuw ‘ingepakt’ zodat ze er weer als nieuw uitzien. De vloerbedekking is ‘cradle-to-cradle’, dus helemaal recyclebaar. En het is ook nog eens leuk om er te werken. Ook andere directies vinden het plezierig om hier te zitten.” Regels en afspraken “Regels hebben we zo min mogelijk. Als iets niet prettig is, bespreken we dat. En meestal is het dan zo opgelost. Of we spreken er toch iets over af. Je kunt bij ons bijvoorbeeld geen werkplek reserveren. En als je twee uur weg bent, maak je je plek leeg, dan kan een ander er weer zitten. Als je ’s morgens binnen komt, vul je aan één kant de plekken op. Dan hoef je ook maar aan één kant het licht aan te doen. Het belangrijkste is dat je het van tevoren heel goed met elkaar bespreekt. Waarom doen we het? Hoe gaan we om met irritaties? Het gaat om de sfeer die je met elkaar opbouwt.”

“Output is waar het mij om gaat. Niet dat iemand er van negen tot vijf zit.”

introductie

print


Een grote rugtas “We hebben van tevoren gepraat over problemen waar onze klanten tegenaan lopen. Management bleek lastig: hoe kun je mensen aansturen die fysiek niet aanwezig zijn en hoe hou je zicht op output? Om dat zelf te ervaren, ging ik ook flexwerken. Natuurlijk is het wennen. Ik heb tegenwoordig een hele grote rugtas met van alles erin. Maar ik heb ook gemerkt dat ik anders ben gaan werken. Efficiënter. Die eerste weken dacht ik: waar ben je aan begonnen? Na drie weken dacht ik: het gaat eigenlijk prima. En dan komt het moment dat je denkt: ik vind het fijn.”

Iedereen erbij betrekken en zelf meedoen “Ik geloof echt dat het kan werken. Als je van tevoren heel goed met elkaar afspreekt waarom je het doet en mensen laat meedenken. En heel goed stuurt op output. Uiteindelijk is dat waar het mij om gaat. Niet dat iemand er van negen tot vijf zit. Kortom, mijn gouden tip is: van tevoren iedereen erbij betrekken. En zelf meedoen.”

“Ik heb gemerkt dat ik anders ben gaan werken. Efficiënter.”

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken HANDVATTEN

handvatten 1. Het uitgangspunt is dat medewerkers de ruimte hebben om te kiezen waar en wanneer zij werken mits de werkzaamheden dat toelaten. 2. Maak duidelijke afspraken met elkaar over de resultaten waar iedereen verantwoordelijk voor is.

3. Maak afspraken met elkaar over hoe je effectief samenwerkt, open communiceert en informatie deelt.

4. Bij eigentijds werken horen ook afspraken en middelen om op een veilige manier met informatie om te gaan

5. Bespreek met elkaar hoe je de afspraken omtrent het ruimtegebruik in de nieuwbouw gaat naleven. 6. Als je eigentijds werken wilt laten slagen, geef er dan blijvend aandacht aan. introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken interview Mr. Marty Meserschmidt

Samen leven en wonen, in een democratische rechtsstaat, met een slagvaardig bestuur. BZK, duidelijk voor mensen.

Heb respect voor elkaars invulling van eigentijds werken en inspireer en help elkaar waar nodig.

Dit is een uitgave van: DCB- Directie Personeel & Organisatie Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties Postbus 20011/2500 EA Den Haag www.minbzk.nl © Juli 2012

introductie

print

Ervaringen met eigentijds werken introductie. Introductie

Recommend Documents