INTÉZMÉNYI MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI PROGRAM II. 2007 - 2012
-
Az elkészítésért felelős:
dr. Nagyné Koczog Tünde igazgató
-
Összeállították:
Szekeres Lászlóné Vasas Dezsőné dr. Nagyné Koczog Tünde
-
Az alkalmazotti közösség elfogadásának dátuma:
2007. március 29.
-
Fenntartói jóváhagyás dátuma: Jóváhagyta:
2007. április 18. Budapest Főváros XX. kerülete Pesterzsébet Önkormányzatának Oktatási és Média Bizottsága
-
Tervezett felülvizsgálat időpontja: Felülvizsgálatért felelős:
2010. minőségügyi vezető
TARTALOM
1.
A PESTERZSÉBETI PEDAGÓGIAI INTÉZET BEMUTATÁSA ................4
1.1.
A szervezet bemutatása ...................................................................................................... 4
1.2.
A környezet bemutatása ..................................................................................................... 5
1.3.
Minőségügyi jellemzők ....................................................................................................... 5
2.
A PESTERZSÉBETI PEDAGÓGIAI INTÉZET MINŐSÉGPOLITIKÁJA .......................................................................................6
2.1.
Minőségpolitikai nyilatkozat ............................................................................................. 6
2.2.
Az Önkormányzati Minőségirányítási Program (ÖMIP) intézményre vonatkozó része (3.1.) ......................................................................................................... 7 Valamennyi közoktatási intézményre vonatkozó minőségi célok ........................................ 7 A közoktatási intézményekre vonatkozó általános célok a minőségirányítás terén ............. 7 Pedagógiai szakmai szolgáltatásra vonatkozó speciális célok ............................................. 8 Gyógy-testnevelésre vonatkozó speciális célok ................................................................... 9
2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4.
2.3. Pedagógiai – szakmai minőségcéljaink ............................................................................. 9 2.3.1. Partnerközpontú működéssel kapcsolatos minőségcéljaink ................................................. 9 2.3.2. Pedagógiai szakmai és diáksport szolgáltatásokkal kapcsolatos minőségcéljaink ............. 10 2.4.
Szervezeti minőségcéljaink .............................................................................................. 10
3.
A PESTERZSÉBETI PEDAGÓGIAI INTÉZET MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZERE (MIR) ..............................................11
3.1. A. B. C. D.
A vezetés szerepe és felelőssége a minőségirányítási rendszerben ............................... 11 Jogszerűség biztosítása ....................................................................................................... 12 Tervezés .............................................................................................................................. 13 Vezetői ellenőrzés és értékelés ........................................................................................... 15 A minőségirányítási rendszer működtetése ........................................................................ 17
3.2. A. B. C. D. E. F. G.
Az intézményi működés belső rendje .............................................................................. 18 Mérés, értékelés .................................................................................................................. 18 Szaktanácsadás, pedagógiai és tanulói tanácsadás ............................................................. 19 Pedagógiai tájékoztatás ...................................................................................................... 20 Rendezvények szervezése .................................................................................................. 21 Pedagógus-továbbképzés, önképzés ................................................................................... 21 Tehetséggondozás segítése ................................................................................................. 22 Gyógy-testnevelés szakszolgálat ........................................................................................ 23
3.2.1. A. B. C. D.
Partnerkapcsolatok irányítása és menedzselése .................................................................. 23 Kommunikáció a külső partnerekkel .................................................................................. 24 Partneri igény- és elégedettségmérés rendszere ................................................................. 24 Kommunikáció a belső partnerekkel .................................................................................. 26 Panaszkezelési eljárás ......................................................................................................... 26 2
E.
Pr arculat ............................................................................................................................ 28
3.2.2. A. B. C.
Erőforrás, gazdálkodás ....................................................................................................... 29 A munkatársak szakmai tudásának fejlesztése ................................................................... 29 A munkatársak megbízása részfeladatok végzésére ........................................................... 30 A munkatársak irányítási rendszere .................................................................................... 30
3.2.3. Minőségirányítási szervezet felépítése és működése .......................................................... 31 3.2.4. Az intézmény mérési és értékelési rendszere ..................................................................... 32 A, B/ C.
A Pesterzsébeti Pedagógiai Intézet teljesítményértékelési rendszerének jellemzői ........... 32 Teljes körű intézményi önértékelés .................................................................................... 36
3.2.5. Minőségirányítási program felülvizsgálata, módosítása .................................................... 38 3.2.6. A minőségügyi dokumentumok kezelése ........................................................................... 40 3.2.7. Záradék ............................................................................................................................... 40 Legitimációs záradék és jegyzőkönyv az elfogadásról ....................................................... 41 1.sz. Melléklet: 2.sz. Melléklet: 3.sz. melléklet: 4.sz. Melléklet: 5.sz. melléklet: 6.sz. Melléklet:
Partnerekkel való kapcsolat és elégedettségi mérések Belső információáramlás Munkatársak kiválasztási és betanulási rendje A PPI szervezeti felépítése – struktúra rajz Önértékelési terv Szabályozási dokumentumok elkészítésének összesített időterve
3
1. 1.1.
A PESTERZSÉBETI PEDAGÓGIAI INTÉZET BEMUTATÁSA A szervezet bemutatása
Pesterzsébet Önkormányzatának Képviselő-testülete a Pesterzsébeti Pedagógiai Intézetet 2000. január 1-jei hatállyal alapította meg. Alapadatok: • Fenntartó: Pesterzsébet Önkormányzata • Ellátási terület: Budapest, XX. kerület • Jogállás: önálló jogi személy, önálló bér- és létszámgazdálkodó, részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv • Székhely: 1204 Budapest, Ady Endre u. 98. • Terület: 264 m2 ( 7 helyiség) Az intézet belső és külső munkatársakkal dolgozik. 16 teljes (intézményvezető, a helyettes, 6 pedagógiai előadó, illetve szakértő, 2 sportszervező, 4 gyógy-testnevelő, 1 ügyviteli dolgozó, 1 oktatástechnikus, hárman részmunkaidőben (számítástechnikus, könyvtári asszisztens, takarító) biztosítják a feladatellátást. A vezetők és a pedagógiai előadók a Közoktatási törvényben meghatározott feladatok gondozói, valamint egy-egy szakterület, tantárgy szaktanácsadói is egyben. Külső dolgozóink a tantárgy- és témagondozók (13 fő), akik pályázat vagy felkérés útján nyerték el megbízásukat, s feladatfinanszírozással dolgoznak az SZMSZ-ben foglaltak szerint. Feladatuk a kerületi munkaközösségek vezetése, versenyek, továbbképzések szervezése a velük kötött feladatellátási megállapodás alapján. A működést és a feladatkört a közoktatásról szóló többször módosított 1993. évi LXXIX. törvény 36. §-a és a 10/1994-es MKM. rendelet szabályozza. Az intézmény alaptevékenysége: pedagógiai szakmai szolgáltatás a helyi önkormányzati fenntartású óvodák és általános iskolák számára. A PPI Alapító okirata szerint: - Alapfeladatok a pedagógiai szakmai szolgáltatás területen: • pedagógiai mérés, értékelés • szaktanácsadás • pedagógiai tájékoztatás • igazgatási, pedagógiai szolgáltatás • pedagógusok képzésének, továbbképzésének és önképzésének segítése, szervezése • tanulmányi, tehetséggondozó versenyek szervezése és összehangolása • rendezvények szervezése • tanulói tájékoztatás, tanácsadó szolgálat, gyermekvédelmi munka • közoktatási szakmai ellenőrzés megszervezése a fenntartó igényei alapján - Alapfeladat (2001 óta) a pedagógiai szakszolgálat területen: • gyógy-testnevelés ellátása - Alapfeladat (2004 óta) a sport területen: • sportfeladatok ellátása, 2007 áprilisától csak a diáksport feladatokkal kapcsolatos tevékenység ellátása - Kiegészítő tevékenység: • iskolarendszeren kívüli nem szakmai oktatás, vizsgáztatás • médiahordozók készítése, kölcsönzése, másolása, bemutatása a kerület oktatási intézményeinek számára • helyiségek és eszközök tartós bérbeadása
4
1.2.
A környezet bemutatása
A XX. kerületi önkormányzat által fenntartott iskolákban, illetve néhány kerületen kívüli oktatásinevelésiintézményben végzünk pedagógiai szakmai szolgáltatást. - Szolgáltatásainkat igénybe vevők köre: • közoktatási intézmények vezetői, középvezetői, pedagógusai • intézményfenntartó önkormányzatok • iskolahasználók, diákok, szülők • társintézmények, pedagógusképző felsőoktatási intézmények • lakóhelyi közösség, helyi sajtó, civil szervezetek - Versenytársaink: • Fővárosi Pedagógiai Intézet, OKÉV, Sulinova • más kerületi, települési pedagógiai szolgáltatók • egyéni és társas profitorientált oktatást segítő szervezetek • pedagógusképző felsőoktatási intézmények - A környezetet leginkább befolyásoló társadalmi, gazdasági tendenciák: • az oktatás iránti minőségi és hatékonysági elvárás erősödése • hangsúlyosabb mérési, értékelési tevékenység, átláthatóbb működés igénye • az iskola és a pedagógusok presztízsvesztése, ugyanakkor pedagógusok elhelyezkedési nehézségei • a demográfiai helyzet alakulása, a társadalmi esélyegyenlőtlenség fokozódása, az oktatáspolitika hátránykompenzációs szándéka • az országos és ennek következményeként a helyi oktatásirányítás szabályozásának gyakori változása • a tudás értékének módosulása, kulcskompetenciák fejlesztésének előtérbe kerülése • pénzügyi megszorítások az ágazatnál, térítéses szolgáltatások differenciált igénybe vétele • számítógépes kultúra terjedése, a gyors információszolgáltatás igényének erősödése Az intézetünket körülvevő környezet nehezen kiszámítható. Hosszú távon piaci helyzetünket befolyásolhatja a versenytársak erőteljes marketing tevékenysége. A pedagógiai szakmai szolgáltatási piac - ennek következményeként intézetünk is - erőteljesen függ a mindenkori költségvetési törvényben meghatározott pedagógiai szakmai szolgáltatási normatívától és felhasználásával kapcsolatos előírásoktól. A tendenciákra való odafigyelés és a lehetőségek kiaknázására való gyors reagálás nagyon fontos követelmény számunkra. Partnereink véleménye szerint szolgáltatásunk megbízható és sikeres, mely sokszínűségünknek köszönhető. Az intézményekkel való kapcsolatok színvonala emelkedik. Intézetünk ismertsége nő a dél-pesti régióban, megítélése jó a kerületben is.
1.3.
Minőségügyi jellemzők
Intézetünk megalakulása óta arra törekszik, hogy vezérlő elve legyen a partnerközpontúság. Az Intézményi Minőségirányítási Program I. megalkotása előtti minőségbiztosítási tevékenységünk során elvégeztük a nyitott önértékelést (SWOT analízis, klímavizsgálat, partneri elégedettség mérés). Az eredmények elemzését követően az elvárásokat folyamatosan beépítettük munkatervünkbe és szolgáltatási kínálatunkba. Az IMIP kialakítása, működtetése közben rendszerint találkozunk azzal a nehézséggel, hogy az óvodák és az iskolák által használt alapfogalmakat és algoritmusokat nem lehet mechanikusan követni a pedagógiai szakmai szolgáltatóknál. Először a terminológiát kellett a mi viszonyainkra értelmezni. A pedagógiai szakmai szolgáltatások keretében szaktanácsadással, elégedettségi mérések lebonyolításával folyamatosan segítettük az intézmények minőségfejlesztési munkáját. 2006-tól a fenntartóval is szorosan együttműködünk ezen a területen. Az önkormányzati és az intézményi
5
minőségirányítási programok összehangolásában, működésük figyelemmel kísérésében és a fenntartói szakmai ellenőrzési rendszer kidolgozásában veszünk részt. Az IMIP I. életbe lépése óta a tanévre szóló TÁCS (támogató csoport) munkaterv alapján végeztük a munkát, és a tanév végén beszámoltunk eredményeinkről, a felmerült problémákról, fejlesztendő területekről. A folyamatos fejlesztés jegyében rangsoroltuk az intézmény előtt álló legfontosabb fejlesztendő területeket. Mindig a fenntartó, illetve a pesterzsébeti közoktatás hathatós fejlesztésének, a korszerű pedagógiák elterjesztésének szándéka kapta a prioritást. Rendszeressé tettük elégedettségi méréseinket és az intézkedési tervek készítését. Tudatosítottuk partnereink körében minőségi célkitűzéseinket, azokról több fórumon is tájékoztatást adtunk. Az IMIP 2007. évi felülvizsgálata során megállapítottuk: • minőség céljaink közül kettőt-hármat elhagytunk, mert okafogyottá vált, illetve néhányon módosítottunk, de a legtöbb célt továbbra is kitűztük magunk elé; • az új Önkormányzati Minőségirányítási Programban leírt elvárásokhoz újra kellett fogalmaznunk a teljesítésből adódó feladatainkat. • megvizsgáltuk az eddig elkészített és elfogadott szabályok betarthatóságát, életképességét; • az eredeti tervekhez képest kevesebb eljárást vagy folyamatot szabályoztunk írásban, mert jobb eredményt értünk el akkor, amikor az új szabályok elfogadása előtt kipróbáltuk az eljárásrendet, és csak a tapasztalatok megvitatása után rögzítettük az ügymenetet írásban. A szabály-követési fegyelem javult, de még sok a tennivaló ezen a téren. Az Intézményi Minőségirányítási Program II. a 2004. április 27-én elfogadott Intézményi Minőségirányítási Program felülvizsgálata eredményeként létrejött új dokumentum, amelynek elfogadásakor hatályát veszti az előző, amelyet ezek után I. számmal jelöl meg az Intézet. Az intézményi MIP változatlan célja az intézmény, mint szervezet belső gondolkodásának irányítása a minőségi szemlélet érvényesítésére. • Támogatja a vezetést és biztosítja a szervezeti feltételeket az intézményműködés folyamataiban a minőség iránti elkötelezettség, a dolgozók bevonásának, a minőségi munka végzésének folyamatos fejlesztésében. • Meghatározza a minőségpolitika, a minőségcélok megvalósítását jelentő feladatokat. A minőségcélok egyrészt a fenntartói elvárások, a partneri igények, másrészt a szakmai munka kiemelt pedagógiai céljai, az intézményműködés fejlesztését szolgáló szervezeti célok elérését támogatják. A minőségcélok megvalósítására vonatkozó elképzelések elsősorban a vezetés számára jelentenek feladatokat: tervezési, irányítási, ellenőrzési, mérési értékelési feladatokat, melyek elvégzése nyilván munkát jelent majd a szervezet különböző szintjein dolgozók számára is.
2. 2.1.
A PESTERZSÉBETI PEDAGÓGIAI INTÉZET MINŐSÉGPOLITIKÁJA
Minőségpolitikai nyilatkozat
A Pesterzsébeti Pedagógiai Intézet mindent megtesz azért, hogy a közvetlen partnereink szükségleteinek ismeretére alapozott egyre sokszínűbb szolgáltatást nyújtson a kerület oktatásinevelési intézményeinek, a kerület pedagógusainak és a kerületben élő ifjúságnak. Értékrendszerünk középpontjában a differenciált és toleráns nevelőmunka, a meglevő jó hagyományok ápolása és a módszertani megújulás inspirálása, támogatása áll. Minőségpolitikánk alapeleme a partnerközpontú minőségfejlesztés, amely iránt intézményünk vezetése és dolgozói is elkötelezettek. Törekszünk a minőségi célok megvalósítására, ennek érdekében vállaljuk a minőségirányítási rendszer kiépítését a belső és külső munkatársak összehangolt együttműködésével. Működésünk során feltárt erősségeinkre építve javítani szeretnénk gyengeségeinken. Szakmai kompetenciánk és érzelmi intelligenciánk tudatos növelésével úgy szeretnénk megfelelni a minőségi munka követelményeinek, hogy közben versenyképességünket megőrizzük. Fontosnak tartjuk a társadalmi, törvényi és a piaci körülmények változásaihoz rugalmasan és gyorsan alkalmazkodó tartalmi és szervezeti szabályozást. Olyan társintézményként kívánunk együttműködni 6
kerületünk nevelésügyének szolgálatában, amely méltán élvez bizalmat. Működésünk nyitott, munkánk átlátható partnereink és a fenntartó számára is. Minőségpolitikánk érvényes intézményünk valamennyi dolgozójára, minden folyamatára és tevékenységére.
2. 2. Az Önkormányzati Minőségirányítási Program (ÖMIP) intézményre vonatkozó része (3.1.) 2.2.1. Valamennyi közoktatási intézményre vonatkozó minőségi célok: ÖMIP Elvárások 3. Biztosítsák az intézmények a 1. • törvényes, 1. • legszakszerűbb, legeredményesebb és leghatékonyabb feladatellátást. 3. Törekedjenek a partneri igények tervezett, 1. hatékony, átlátható és ellenőrizhető 2. kielégítésére. 3. Legyen hatékony együttműködés az 1. intézmények és a közoktatáshoz kapcsolódó 3. egyéb intézmények között 3. Segítsék a kerület műveltségi színvonalának 1. általános emelkedését, térképezzék fel a szellemi 4. tőkét, aktívan kapcsolódjanak be a kerületi kulturális- és sportéletbe. Folyamatosan, célszerűen és tervezetten 3. fejlesszék humán erőforrásaikat • alkossák meg az alkalmazottak 1. kiválasztásának, megtartásának szempontjait; • működtessenek ösztönző rendszert, 5. • fejlesszék a pedagógusok módszertani kultúráját és együttműködési készségét, • használják ki a pedagógiai szakmai szolgáltatások által nyújtott lehetőségeket. 3. Használják ki a pályázati lehetőségeket és 1. törekedjenek formailag hibátlan pályázatok 6. benyújtására.
PPI feladatai
IMIP rész
• vezetői elkötelezettség • teljes önértékelés
3.1. 3.2.4.C
• elégedettségi mérések • éves nyilvános beszámolók
3.2.1. 3.2.1.A
• partnerek azonosítása és a kapcsolat szabályozása
3.2.D 3.2.C
• színvonalas rendezvények • kiadványok terjesztése, pályázatok kiírása • rendezvények látogatása • alkalmazottakkal szemben támasztott követelmények megfogalmazása • jutalmazási rendszer alkalmazása • továbbképzések tartása
3.2.4. AB 3.2.2. C 3.2.2. A 2.3.2. 3.2.4. C
• szolgáltatási kínálat ismertségének növelése • pályázatírási tapasztalatok 1.3. összegyűjtése
2.2.2. A közoktatási intézményekre vonatkozó általános célok a minőségirányítás terén: ÖMIP Elvárások 3. • IMIP átdolgozása 2. • elfogadása 1. 3. • Új IMIP működtetése 2. • Elégedettségmérés 2. • PDCA ciklus működtetése 3. Nyilvánosság: 2. • küldetésnyilatkozat 3. • IMIP végrehajtása 3. • Teljesítményértékelési rendszer 2. • Intézményi önértékelési rendszer 4. kialakítása és működtetése 3. • Sokirányú információáramlás 2. biztosítása, 5. • azok pontossága és megbízhatósága
PPI feladatai • Határidő: 2007. március 20. határidő: 2007. március 26.
IMIP rész 1.3.
• TÁCS munkaterv 2007-2008. • Elégedettségi mérések ütemterve • Intézkedési tervek • Honlapon megjelenés • PPI dokumentumok
3.1. 2.3.1.
D
3.2.6.
• Rendszer kiépítése és bevezetése 3.2.4. 2007. szeptember 1-től • Korszerű információ hozzáférés és kezelés (elektronikus) • Információk ellenőrzése, értékelése
2.4.5.
7
2.2.3. Pedagógiai szakmai szolgáltatásra vonatkozó speciális célok: Fenntartói elvárás a PPI felé
A fenntartói elvárásból adódó intézményi célok Releváns, gyors, pedagógiai információszerzés megszervezése, felhasználása Strukturált nyomtatott és elektronikus adatbázis működtetése Tanácsadás egyéni és intézményi szinten Hatékonysági mutatók készítése Pr lehetőség biztosítása Szolgáltatások bővítése, fejlesztése
IMIP
• Intézményi segítők kapcsolattartása a Működtessék hatékonyan a tantárgy- és külsős munkatársakkal témagondozói, szaktanácsadói rendszert • Műveltségterületekben való gondolkodás népszerűsítése • Munkatársak fejlesztő szándékú teljesítményértékelése A tanulmányi és sportversenyek megszerve- • A hagyományos és újabb, kompetenciazésével segítsék a tehetséggondozást a alapú kerületi tanulmányi és sportversekerületben. nyek színvonalas megszervezése Tervszerűen és rendszeresen értékeljék a • Többszintű, átlátható és sokoldalúan tanulói tudás minőségét a kompetenciák felhasználható komplex helyi mérési fejlettségének tekintetében, segítve ezzel az rendszer kidolgozása iskolák eredményes felkészülését az • Kerületi kompetencia alapú mérési országos tanulói képességmérésekre. program végrehajtása • Szaktanácsadói munka koncentrálása a kulcskompetenciákra Szakmai pályázatok előkészítésével • Jó partneri kapcsolat megtartása a nyújtsanak segítséget a kerület oktatásitaneszköz-készítő és könyvkiadó nevelési intézmények feltételrendszerének intézményekkel javításában. • Információszerzés az intézmények taneszközellátottságáról Kísérjék figyelemmel és a pedagógusok • Munkatársak önfejlesztését és körében terjesszék a legkorszerűbb továbbképzését ösztönözni pedagógiai és minőségfejlesztési • Bemutatóórák, foglalkozások módszereket. megtartása, szervezése • Az intézmények önértékelésére Szakmai ellenőrzésekben való alapozott fejlesztő szándékú szakmai közreműködéssel segítsék a fenntartói ellenőrzés az intézmények működésének ellenőrzéseket. javítása érdekében
3.2. B
•
3. 9. 1.
Nyújtsanak korrekt szakmai információt az ágazatot érintő döntések szakszerűsége érdekében. •
3. 9. 2.
Tervezetten, az intézményi autonómiához és arculathoz igazodva biztosítsanak széleskörű, az óvodák és iskolák szakmaiságának fejlődését segítő pedagógiai szolgáltatásokat.
3. 9. 3.
3. 9. 4. 3. 9. 5.
3. 9. 6.
3. 9. 7. 3. 9. 8. 3. 9. 9.
• • • •
A partnerközpontú működés érdekében folyamatos kapcsolattartást valósítsanak • Elégedettségi vizsgálat a külső partnermeg a fővárosi és az országos szakmai kapcsolatokról fórumokkal.
2.4.5. 3.2.C 2.3.2.
3.4. AB 3.2. F 3.2. A
3.2.1 A
2.4.2. 3.2. E
3.2. B
2.3.1/ 5.
8
2.2.4. Gyógy-testnevelésre vonatkozó speciális célok: Fenntartói elvárás a PPI felé Szakszerűen, a tanulói érdekek maximális 3. figyelembe vételével biztosítsák a 10. szakellátást a tartásjavítás, a mozgásszervi1. és gerincproblémák leküzdése érdekében 3. 10. 2. 3. 10. 3. 3. 10. 4.
Szakirányú szakon végzett óvónők bevonásával fokozatosan törekedjenek az óvodai gyógy-testnevelés biztosítására. Különös gondot fordítsanak a szaktanácsadásra a minőségi ellátás és a prevenció érdekében. Segítsék az együttműködést a kerület különböző típusú intézményei, illetve szakemberei között a zavartalan és tervszerű ellátás érdekében.
2.3.
• • • •
A fenntartói elvárásból adódó intézményi célok Adatbázisok kialakítása Alkalmazni a szakszolgálati területre is az önértékelést Elégedettségi mérések végzése a szakszolgálatra is. Bemutató foglalkozások tartása, konzultáció az eredményességről.
IMIP 3.2. G
3.2. G
• Szaktanácsadói tevékenységre megbízás 3.2. G adása az erőforrások javítása érdekében. 3.2. G • A gyógy-testnevelés szakszolgálat folyamatszabályozásának elkészítése. • Kölcsönös tájékoztatás, együttműködési megállapodások
Pedagógiai – szakmai minőségcéljaink
2.3.1. Partnerközpontú működéssel kapcsolatos minőségcéljaink Cél: A partnerek differenciált igényeinek megismerése, mérése, elvárásainak beépítése munkánkba, folyamatos információcsere az elért eredményekről. Eddigi megvalósítás: partnerek azonosítása és a velük való kapcsolat szabályozása, pedagógusok, versenyző tanulók elégedettségének mérése, panaszkezelési folyamatok elindítása. A megvalósítás időtartama: 4 év 2007. május - 2011. május Célok 1.
Partnerek véleményének megismerése
2.
Partneri igényés elégedettségmérés
3.
4.
A partnerek jogos elvárásainak beépítése munkánkba PDCA ciklus következetes alkalmazása
Sikerkritériumok • A partnerek 60 %-a visszajelez • A kérdőívek válaszadási hajlandósága meghaladja átlagban a 90%-ot • Közvetlen partnereink elégedettsége a kulcsfolyamatoknál legalább 75%-ot mutasson • Strukturált és bevált mérőeszköz • Megvalósítható elvárások aránya elérje a 80 %-ot • A visszajelzett igények 50%-ának betervezése és beépítése tevékenységünkbe a költségvetési lehetőségek keretei között • A kulcsfolyamatokra készüljenek el a hasznosítható Tfsz dokumentumok • Eredményes intézkedési tervek • Panaszok számának csökkenése
Indikátorok • A partneri visszaadott mérési lapok, interjúk számának változása • Értékelhető válaszok • Hiteles mérőeszköz • Elvárások és a megvalósítható elvárások aránya • PPI éves munkaterve • PPI szabályzatai, havi programjai • PPI kiadványai • szolgáltatási megállapodások • A Tfsz dokumentumok módosításának gyakorisága • Visszacsatolások eredményei • Panaszkezelés 9
5.
Információcsere hatékonyságának növekedése
• Az irányított önértékelésnél legalább • Gyors önértékelés 600 pontot érjünk el • Programjaink, kiadványaink ismertsége • Programok és a kiadványok legalább 70%-os a célközönség körében ismertségének felmérési eredménye • Elektronikus levelezésünk mennyisége megduplázódik • Elektronikus levelezés és honlap látogatók száma • Honlapunk látogatottsága évenként átlag 20%-kal nő
2.3.2. Pedagógiai szakmai és diáksport szolgáltatásokkal kapcsolatos minőségcéljaink Cél: A stagnáló és kiszámíthatatlan piacon a részesedési arány megtartása mellett rugalmas, innovációra ösztönző, az intézmények autonómiáját kiteljesítő szolgáltatások nyújtása. A korszerű pedagógia megismerésének, alkalmazásának és elterjesztésének segítése. Eddigi megvalósítás: Bővülő pedagógiai szakmai szolgáltatási megállapodások és önköltségszámítás eljárási rendje A megvalósítás időtartama: 3 év 2007. szeptember - 2010. december
1.
2.
Célok A kerületben szolgáltatási piacvezetők legyünk A szolgáltatások folyamatos korszerűsítése
Sikerkritériumok • A kerületi intézmények szolgáltatásaiknak 70%-át nálunk kössék le. • • •
3.
4.
A piaci pozíció megtartásával hírnevünk növelése Összpontosítás a versenytársak által elhanyagolt területre
2.4.
Indikátorok
• •
• A pedagógiai szakmai szolgáltatások statisztikai mutatói A partnerek a legújabban felkínált • Szolgáltatási statisztika szolgáltatások 30%-át igénylik újdonsága szerint Évenként legalább három új szolgáltatás • Éves kínálati lista megjelenése a kínálatban A szolgáltatásokkal való elégedettség • Partneri elégedettségi átlagosan 75%-os legyen mutatók Az eddig megszerzett piac megtartása • Piaci hálózati térkép Bevételi kötelezettség 20 %-a a szakmai szolgáltatásokból teljesüljön • Bevételi analitika
• A konkurencia áraitól való elmaradás egyik irányban se legyen 20%-nál nagyobb • Egyedi szolgáltatások
• A versenytársak kínálati listája
Szervezeti minőségcéljaink
Cél: A szervezet célkitűzéseinek elérése a humán erőforrás fejlesztésével és a leghatékonyabb munkavégzés feltételeinek megteremtésével. Eddigi megvalósítás:
Továbbképzési terv elkészítése, FEUVE, belső ellenőrzési szabályzat, Szervezetfejlesztési tréning
A megvalósítás időtartama: 5 év 2007.- 2012.
1.
Célok Megfelelő minőségügyi
Sikerkritériumok • TÁCS működése • A PDCA ciklusban való gondolkodás
Indikátorok • TÁCS szabályzata • Éves minőségügyi 10
2.
3.
4.
5.
6.
képzettségű szakemberek
elterjedése a PPI gyakorlatában is • Minőségi körök alakulása
Munkatársak szakmai tudásának fejlesztése
• Továbbképzési terv teljesítése • A pedagógiai előadók szakértők is legyenek egyben • A tantárgy- és témagondozók fele kerületi szaktanácsadó legyen • Részvétel a fővárosi, országos pedagógiai rendezvényeken • Publikációk számának növekedése • Honlapon való megjelenés számának növekedése
Nyitottság és önfejlesztés az alkalmazottaknál
Egyenletesebb munkamegosztás és hatékony együttműködés Belső információs rendszer javítása Intézményi szintű értékelési rendszer működtetése
3. 3.1.
• • • • • • •
• • • • • • •
munkaterv és beszámoló Feladatfinanszírozás Továbbképzések fajtái, területei Hiányzó szakemberek száma Szaktanácsadói és szakértői listák Térítéses rendezvényeken való részvétel szabályozása Publikációs lista Honlap
• Szolgáltatási teljesítés Érezhetően javuljon a munkamegosztás • Eljárási rendek, munkaköri (időbeni és személyre szólóan) leírások, Eljárási rendek betartása, rendszeresen • Egyéni munkatervek, felülvizsgált munkaköri leírások beszámolók Klímateszttel kimutatott pozitív változás • Klímatesztek Vertikális és horizontális információ• Panaszkezelések száma áramlás eredményes megszervezése • Közvetlen munkatársak Naprakész, jól hozzáférhető és megelégedettségi mutatói bízható információk Az intézményi értékelési rendszer • Az értékelések, mérések jól működik száma Hasznosítható tapasztalatok, gazdasági • Az elemzésről készült kimutatások dokumentumok
A PESTERZSÉBETI PEDAGÓGIAI INTÉZET MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZERE (MIR)
A vezetés szerepe és felelőssége a minőségirányítási rendszerben
Az intézet vezetője a minőségi működés érdekében támogatja a minőségfejlesztést, mert ez biztosítja a szervezet és a benne zajló folyamatok fejlődését. Személyes példamutatással erősíti a minőségi munkavégzést, segíti ebben a teljes alkalmazotti kör mindennapi tevékenységét. A stratégiai tervezés területén biztosítja az alapdokumentumok elkészítését, azok folyamatos felülvizsgálatát. Az intézmény jogszerű működtetésének biztosítására összehangolja azon dokumentumok tartalmát, melyek az intézmény működését szabályozzák. Szervezi a lehetséges közvetett és közvetlen partnerekkel együtt az együttműködést, a velük kialakított kommunikáció folyamatosságát. Gondoskodik arról, hogy a minőségi munkához szükséges tárgyi, szellemi, és humán erőforrások rendelkezésre álljanak. Vállalja a minőség-irányítási program keretében elkészült dokumentumokban megfogalmazottak mindenkori betartását és betartatását. Felügyeli a minőségirányítási rendszer működését. A fenntartó által a közoktatási intézményvezetőkre vonatkozó minőségi elvárások: Az intézményvezetőkkel szemben támasztott alapkövetelmény a munkaköri leírásban szereplő feladatok maradéktalan megvalósítása. A minőségi teljesítménnyel kapcsolatos fenntartói igények a következők: • Biztosítsa az intézmény pedagógiai programjának (középtávú stratégiai tervének), éves munkatervének végrehajtását és a szakmai munka eredményességét. 11
• Legyen elkötelezett az intézményi minőségfejlesztés iránt, törekedjen a kitűzött célok és a működés közelítésére, munkáját hassa át a partnerközpontú szemlélet. • Ismerje és alkalmazza a hatályos jogszabályokat. • Különös figyelmet fordítson az intézményi dokumentumok összhangjára, pontosságára és áttekinthetőségére, valamint a szükséges módosítások időben történő elvégzésére. • A mindenkori költségvetés tervezését és teljesítését a takarékosság és a hatékonyság jellemezze. • Ügyeljen az állami támogatások igénylésének, elszámolásának, és az önkormányzati jelentési kötelezettségek határidejének betartására, az adattartalmak pontos meghatározására. • A fenntartói elvárásoknak, valamint a közalkalmazottakra vonatkozó képzettségi és továbbképzési követelményeknek megfelelő, tervszerű humánerőforrás-gazdálkodás jellemezze. • A költségvetésnek, a hatályos törvényi előírásoknak és a fenntartói elvárásoknak megfelelően készítse el a tantárgy- és órakeret felosztást, alakítsa ki az osztály és csoport létszámokat. • Tervezze meg, célirányosan működtesse és dokumentálja a közoktatási intézmény belső ellenőrzési rendjét. • Önképzéssel érje el, hogy korszerűen menedzselje intézményét. • Gondoskodjon az intézmény működési dokumentumainak jogszabályban leírt nyilvánosságáról.
A.
Jogszerűség biztosítása
Az intézményvezetés feladata arról gondoskodni, hogy az intézmény jogszerűen működjön. Ennek keretében az intézményvezetés biztosítja az alapdokumentumok elkészítését, azok folyamatos felülvizsgálatát. Az intézmény jogszerű működtetésének biztosítására összehangolja azon dokumentumok tartalmát, melyek az intézmény működését szabályozzák. Biztosítja a munkavállalók számára, hogy ezeket ismerjék, s hozzáférhessenek és javításuk érdekében javaslatokat fogalmazzanak meg. Gondoskodik a vezetés a munkatársak szakterületével kapcsolatos jogszabályok ismeretéről. •
Az intézet működését szabályozó dokumentumok: - Alapító okirat (Ao) - Fejlesztési terv (Ft) - SZMSZ - Közalkalmazotti szabályzat (KSZ) - Továbbképzési terv (Tt) - Intézmény éves munkaterve a belső ellenőrzési tervvel együtt (IMt) - Az intézmény ügyintézési és iratkezelési szabályzatai - Bizonylati szabályzat - Munkaügyi dokumentumok - A gazdálkodás folyamatát szabályozó dokumentumok - Munkavédelmi szabályzat - Munkaruha juttatási szabályzat - Szabályzat a pedagógiai szakmai szolgáltatással és a kiegészítő tevékenységgel kapcsolatos szerződéskötés rendjéről - Tűzvédelmi szabályzat
A/1.
Pénzügyi, gazdasági működtetés
Az alapító okirat szerint az intézet részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, pénzügyi gazdasági feladatait a XX. kerületi ONIGESZ, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv látja el. A jogszabályi előírások alapján az ONIGESZ igazgatója által készített alábbi szabályozók határozzák meg a gazdasági, pénzügyi folyamatok leírását: -
Megállapodás a PPI és ONIGESZ közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjére Számviteli politika Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata Eszközök és források értékelésének szabályzata Pénzkezelési szabályzat 12
-
Analitikus nyilvántartások szabályzata
• Elkészült új dokumentum: Önköltség-számítási szabályzat Belső ellenőrzési szabályzat A/2.
Az intézményi eszközbeszerzés és infrastruktúra biztosítása, biztonsága
Az intézet kötelező minimális eszközjegyzékét a 10/1994. (V. 13.) MKM rendelet tartalmazza. A rendeletben előírt jó minőségű eszközökkel az intézet jelenleg rendelkezik. A kötelező számítástechnikai eszközök amortizációja miatt tervezett, 5 évre szóló eszközbeszerzési kérelmet Pesterzsébet Önkormányzata Képviselő-testülete 2003. december 11-i ülésén elfogadta. • Elkészült dokumentumok: Irodaszer beszerzésének eljárásrendje (2005.) Tanulmányi versenyek jutalmainak beszerzési eljárásrendje (2006.) • Kidolgozandó dokumentum: Cím Beszerzési szabályzat a nagyértékű tárgyi eszközökre
Határidő 2008. augusztus 31.
Az elkészítésért felelős Gazdasági ügyintéző, igazgató
A felújítási és karbantartási munkák egyeztetése minden év novemberében történik az ONIGESZ-szel, s figyelembe veszik az igényt a következő év költségvetésének tervezésénél. • Elkészült új dokumentum: Kockázat értékelés és elemzés Az intézet igazgatója gondoskodik az egészséges és biztonságos munkavégzés körülményeiről. Ennek érdekében megalkot és évente felülvizsgáltat szabályozókat: Tűzvédelmi szabályzat Munkavédelmi szabályzat Bombariadó terv Tűzriadó terv Az intézményvezetés gondoskodik a szabályzatok betartásáról és betartatásáról.
B.
Tervezés
Célunk olyan tervezési struktúra kialakítása, mely eszköz lehet a kiszámítható, ellenőrizhető, egyenletes szolgáltatói munkában. Ezáltal átláthatóvá válik a döntéshozatal, és ez nem generál szervezeten belüli feszültséget. Feladatunk a stratégiai tervezés folyamatának leírása, az operatív tervezés kidolgozása, a tervezési szintek meghatározása. B/1. A tervező munka folyamata: • Információk gyűjtése: - partnerek igényei (munkaközösségek, intézmények vezetői, fenntartó) - önértékelési eredmények - szolgáltatási megállapodások - erőforrások • Kialakítás, felülvizsgálat: - dokumentumok érvényessége - felülvizsgálat indokai (változás, fejlesztés, korrekció) • Összefüggések biztosítása: - egymásra épülés - tervezési folyamatok 13
•
A tervek megvalósítása, értékelése - lebontás (kulcsfolyamatok, munkatervek, projekttervezés, tevékenységek, eljárások) - megismertetés, értelmezés, tudatosítás - elérhetőség (nyomtatott, elektronikus)
B/2. Az intézményvezetői tervezés területei és elvei: • Területek: - pedagógiai szakmai - munkáltatói - gazdálkodási • Elvek: a minőségi működés fenntartása és fejlesztése érdekében mind a minőségügyi tevékenységben, mind az intézményi működés egészében a PDCA - elv érvényesül, mellyel kapcsolatos elképzeléseinket a folyamatos fejlesztés címszó alatt írunk le részletesebben: - tervezés (Plan) - megvalósítás (Do) - ellenőrzés - értékelés (Chek) - korrekció (Act) B/3.
A stratégiai tervezés:
A hosszú távú stratégiai tervekben megfogalmazódik, hogyan tud az intézmény a legjobban teljesíteni a meghatározott célok, erőforrások és változó lehetőségek esetén. • Stratégiai tervek (IMIP, Fejlesztési terv, vezetői pályázat) magába foglalja: - az intézmény küldetését, céljait - erőforrásait - környezet elemzését prioritások, stratégiák a marketing és pedagógiai területen Annak érdekében, hogy fejlesztéseit a céljainkat megfelelően fókuszálni tudjuk, megtervezzük az intézmény stratégiáját, amely az intézmény önértékelésére és szakmai ellenőrzés során szerzett megállapításokra épít. •
Az intézetvezető a következő minőségügyi eljárást dolgozza ki: 1. 2. Tfsz.
B/4.
Cím A stratégiai tervezés: intézményvezetői pályázat
Határidő 2010. március 31.
Irányított önértékelés folyamatszabályozása
2007. március 31.
Az éves tervezés:
A stratégiai céljainkat, valamint az értékelések tapasztalatait figyelembe véve bontjuk le a tennivalókat éves munkaterveinkben (naptári évre és a tanévre szólóan is), éves szolgáltatási kínálatunkban. Ez előbbiekben már a konkrét feladatok, felelősök, elvárt eredmények fogalmazódnak meg. •
A területre vonatkozó eddig elkészült szabályozó dokumentum: - Munkatársak munkatervének értékelési és ellenőrzési szempontjai - Munkaközösségi munkatervek elkészítésének szabályozása - Szolgáltatási kínálati jegyzék elkészítésének eljárási rendje
•
Az intézetvezető a következő minőségügyi eljárást dolgozza ki: Cím Határidő 1. Az éves tervezéssel kapcsolatban Mer - PPI munkaterv készítés szempontjai az ÖMIP elvárásai alapján 2007. szeptember 30.
14
A PPI működésének tervezési rendszere
Operatív
Stratégia
A pedagógiai szakmai szolgáltatás szabályozása: Fejlesztési Intézményi terv Minőségirányítási program - Küldetés, jövőkép
- Minőségpolitika
- Intézményi célok
- Minőségcélok
- Feladat- és eszközrendszer
- Minőségirányítási rendszer
Működési
- Éves PPI munkaterv - Munkaközösségek és a munkatársak egyéni tervei - Szolgáltatási kínálati jegyzék - Továbbképzési terv - intézkedési tervek, munkautasítások
A szervezeti működés szabályozása
SZMSZ Munkáltatói Gazdálkodási feladatok - munkavédelmi sz - tűzvédelmi sz. - szabadságolási sz. - iratkezelési sz. - leltározási sz. - selejtezési sz.
- költségvetés - pályázati pénzek felh. - szolgáltatási kalkuláció
Napi működés Belső ellenőrzési terv Intézményi önértékelés Fenntartói ellenőrzés
C.
Vezetői ellenőrzés és értékelés
Az ellenőrzés, értékelési a vezetői feladatok szerves részét alkotja, a vezetői munka egyik legfontosabb mozzanata, mely az igazgató feladata, de némely területeken átruházhatja hatáskörét másra. • A belső ellenőrzés célja: - az intézmény jogkövető működésének biztosítása; - tények feltárása: adatgyűjtés, tapasztalatgyűjtés az értékeléshez és a fejlesztéshez; - a külső – szakmai, törvényességi, pénzügyi - ellenőrzések megfelelő előkészítése; - az ellenőrzés során feltárt hibák javítása, a rendszer javítása, a hibák csökkentése. • A területre vonatkozó eddig elkészült dokumentum: -
SZMSZ ellenőrzésre vonatkozó részei Belső ellenőrzési szabályzat Belső ellenőrzési tervek( tanévre szólóan) 15
-
Értékelő lapok egyes részterületekre
• A vezetőség fontos feladata: Az ellenőrzés során nem a hibakeresés a cél, hanem a segítő, fejlesztő szándék elve érvényesül. Az intézmény vezetése meghatározza a működő folyamatok ellenőrzésével kapcsolatos hatásköröket, módszereket. Meghatározza az ellenőrzés során nyert információk felhasználásának módját, és az ellenőrzést követő beavatkozást. A vezetői ellenőrzés két fő területe: - a működést meghatározó alap és szakmai dokumentumok megléte, azok jogszerűségének vizsgálata - a működés megfelelősségének vizsgálata Ellenőrzésnél a valóságot, a gyakorlatot vetjük össze az elképzelt célokkal verbális, közvetlen, illetve közvetett tapasztalatszerzés formájában. Amennyiben a folyamatos belső ellenőrzés, önértékelés és a partneri elégedettségi vizsgálatok során azt tapasztaljuk, hogy a célok vagy részfeladatok megvalósítása nincs összhangban a tervek célkitűzésével, vagy a minőségirányítási program sikerkritériumait nem teljesítettük, az eltérések okainak feltárása után a munkatársaknak lehetősége van a szükséges korrekcióra. A folyamatos fejlesztés megvalósítása érdekében érvényesíteni szeretnénk a már említett PDCA ciklus logikáját. • Az intézményi önellenőrzés egyik alapdokumentuma, a Belső Ellenőrzési Szabályzat tartalmazza: -
a pedagógiai-szakmai, gazdasági és az adminisztrációs munka belső ellenőrzésének rendjét; a belső ellenőrzés elveit; a belső ellenőrzés szempontjait; követelményeket, eljárásokat, előírásokat az ellenőrzés folyamatában; a vezetés ellenőrzéssel kapcsolatos kötelezettségeit, jogosultságait; a belső ellenőrzés tervezésének rendjét.
• A dokumentumok vizsgálata: - Az intézményvezető felelőssége a működést meghatározó alap- és szakmai dokumentumok folyamatos, a jogi normáknak megfelelő karbantartása, ellenőrzése, átdolgozása. - Az ellenőrzés időpontjai: törvényi változások idején fenntartói ellenőrzések, döntések előkészítésekor 4 éven belül valamennyi terület vizsgálata évenkénti ütemezéssel Az értékelés középpontjában minden esetben az eredményesség, és a minőség áll, célja ezek javítása, az Intézet egészének vagy egyes elemeinek, funkcióinak fejlesztése. Az ellenőrzés megállapításaira, tényeire épül az értékelés. A minőségügyi értékelésnél az intézmény, a fenntartó és a partnerek által meghatározott elvárásokat hasonlítjuk össze a szervezet eredményével. Az értékelést önálló pontban (3.2.4.) írjuk le. - A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következő minőségügyi eljárásrend kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével: Cím Újabb területekre vonatkozó értékelő lapok alkalmazása, az eddigiek felülvizsgálata 2. A megbízással dolgozó munkatársak ellenőrzési és értékelési Mer. eljárásrendje
Határidő
1.
2007. szeptember 30. 2008. június 30.
16
•
Az ellenőrzés folyamata Ft, jogszabályok IMIP Belső ellenőrzési szabályzat
1. Ellenőrzési koncepció kialakítása
Belső ellenőrzési terv
F: vezetőség
Fenntartói és partneri elvárások
Ellenőrzési terv
Erőforrások biztosítása
2. Az ellenőrzés előkészítése F: ellenőrzést végző
Erőforrások biztosítása
3. Ellenőrzés F: ellenőrzést végző
4. Szükséges-e a beavatkozás
igen
nem 5. A kialakult gyakorlat megerősítése F: Igazgató
D.
A minőségirányítási rendszer működtetése
Az intézet vezetője a minőségi működés érdekében támogatja a minőségfejlesztést, mert ez biztosítja a szervezet és a benne zajló folyamatok fejlődését. Vállalja a minőségirányítási program keretében elkészült dokumentumokban megfogalmazottak mindenkori betartását és betartatását. Felügyeli a minőségirányítási rendszer működését. A minőségfejlesztési rendszer továbbfejlesztését indokolja: • az intézet 2004-ben kitűzött céljainak felülvizsgálata, felkészülés a fejlesztési tervben foglaltak végrehajtására; • a humán erőforrás fejlesztése, indokolt pozitív jövőkép rajzolása a munkavállalók számára; • a pedagógiai szakmai szolgáltatás törvényi és pénzügyi hátterének változása; 17
•
a partnerek elvárásai szerinti működés.
Az IMIP tartalmazza az intézmény minőségpolitikáját, valamint minőségfejlesztési rendszerét. Dokumentációs rendszerünk legfelső szintjén az Alapító okirat (Ao) és a Fejlesztési terv (Ft), majd a Minőségirányítási program (MIP) és a SZervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ) található. A működés javítása érdekében fő folyamatainkat PDCA ciklusban működtetjük: • Tervezés (P): adatokra támaszkodik (lehetőleg partneri vonatkozásban) • Megvalósítás (D): a pontosan megfogalmazott célok alapján a megtervezett utak mentén a cél megvalósul • Ellenőrzés( C ): eldöntjük, hogy elértük-e a célt vagy nem • Beavatkozás (A): az ellenőrzés eredményének függvényében vagy módosítjuk a tervet, vagy a megvalósításon kell változtatni. Az újonnan felmerült feladatokra vagy problémák kezelésére intézkedési tervet dolgozunk ki (Intt). A legegyszerűbb, rendszeresen előforduló, általában problémamentesen lebonyolított tevékenységekhez, folyamatokhoz szóbeli munkautasítások (Mut) készülnek. Amennyiben jelentős fejlesztésre szorul egy fontos kulcsfolyamat, úgy arra a területre minőségügyi eljárásrendet dolgozunk ki, amely írásban rögzíti a tevékenységeket. Ezek alapja a partneri igény- és elégedettségi mérések eredményei nyomán megfogalmazott intézkedési tervek. Ha egy eljárást többször kipróbáltunk, és eredményesnek bizonyult, akkor rögzítjük a teljes folyamat szabályozását (Tfsz), amely megadja a szervezetre háruló szervezési, ellenőrzési, mérési feladatok és utasítások rendszerét. Ennek szempontjai: • A tevékenység (feladat) kódja • A tevékenység (feladat) típusa: szakmai, gazdasági, adminisztrációs • Munkafolyamat megnevezése • Mód, eszköz • Felelős / érintett • Határidő • Erőforrás igény • Produktum megnevezése A szervezetnek meg kellett tanulnia a célszerű, átlátható minőségügyi szabályzatok leírásának módszertanát, hogy a dokumentumok pontosan tartalmazzák: az ellenőrzési pontokat, pénzügyi, adminisztrációs és egyeztetési feladatokat, ezáltal az ügymenet teljes végig vitelére adjon algoritmust.
3.2.
Az intézményi működés belső rendje
Intézetünk azonosította főfolyamatait: • pedagógiai szakmai szolgáltatások végrehajtására (1993. évi LXXIX. törvény 36.§. által előírt) • gyógy-testnevelés ellátása a XX. kerületi általános, közép- és szakiskolákban, (alapító okiratban meghatározott pedagógiai szakszolgálati feladat) • diáksport megszervezése és lebonyolítása (alapító okiratban meghatározott feladatok) Az intézmény a zavartalan és a partnerek számára is elégedettséget kiváltó működés érdekében a kulcsfolyamatok elemeire szabályokat, minőségügyi kritériumokat dolgozunk ki.
A.
Mérés, értékelés
Célunk: az oktatási - nevelési intézmények szakmai autonómiájának kiteljesítése és a minőségirányítási program megvalósítása érdekében hatásos segítséget nyújtani a belső értékelési rendszerük kidolgozásában. Az általunk szervezett és kidolgozott kerületi méréseknél előnyt élveznek a korszerű, alkalmazás-centrikus, integrált ismereteket és kompetenciákat feltérképező vizsgálódások. 18
Tevékenységünkkel tartalmilag és időben is szervesen kapcsolódunk az OKÉV mérésekhez annak érdekében, hogy az intézmények tervszerűen készüljenek a tanulók képességeinek, kompetenciáinak nyomon követésére. Azt szeretnénk, ha mind jobban bővülne a mérésmetodikában jártas kollégák köre, akik figyelemmel kísérik a csoportok és az egyének különféle teljesítményét. A rendszeres visszacsatolás a tanulás-tanítási folyamat eredményességét növeli. Sok szempontú elemzéseinkkel a folyamatos fejlesztést szem előtt tartó oktatásirányítók és az oktatást végzők munkájához szeretnénk hathatós támogatást nyújtani. •
Főbb tevékenységeink: az éves munkatervben rögzített átfogó kerületi tudásszint-, kompetencia- vagy attitűdmérések, melyek igazodnak az országos OKÉV mérésekhez és a fenntartó elvárásaihoz; szolgáltatások keretében: tantárgyi, neveltségi szintfelmérések, tanulási szokások és elégedettségi vizsgálatok lebonyolítása, az OKÉV mérések eredményeinek teljes körű feldolgozása és bemutatása, a Közoktatási törvény értékeléssel kapcsolatos rendeleteinek végrehajtásában tanácsadás intézményi és munkaközösségi szinten is; kerületi publikációs lehetőség biztosítása a legkorszerűbb pedagógiai eljárásokról, módszerekről, eszközökről; a fenntartó felkérésére közreműködés az intézmények értékelésével kapcsolatos szakmai ellenőrzésekben az intézmények önértékelésének segítése egységes, áttekinthető, rugalmasan bővíthető számítógépes rendszer kialakításával.
•
A területre vonatkozó eddig elkészült szabályozó dokumentum: Jelentés a PPI és elődje által 1998-2003 között végzett pedagógiai mérésekről Az óvodai szakterületen végzett mérési eljárás leírása a HOP figyelembe vételével A kerületi tanulói mérések középtávú tervezete A közoktatási intézmények egységes értékelési szempontsora és eljárásrendje Mérési, érékelési dokumentumok elektronikus elérési rendje
•
A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következő minőségügyi eljárásrend kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével: 1. Mer 2. Mut
B.
Cím Határidő Kerületi mérések lebonyolításának minőségügyi eljárás rendje 2007. szeptember 30. Mérési, érékelési nyomtatott dokumentumok rendszerezési, elérési rendje 2007. szeptember 30.
Szaktanácsadás, pedagógiai és tanulói tanácsadás
Célunk: a munkatársak egységes értékszemléleten alapuló, a stratégiai célkitűzéseknek megfelelő és kellően összehangolt munkával az intézmények hatékony pedagógiai szakmai munkáját segíteni. Azt szeretnénk, ha a pedagógusok egyre szélesebb körében elterjednének a differenciált nevelői és oktatói módszerek, a korszerű eszközöket felhasználó eljárások. Fontosnak tartjuk az esélyegyenlőséget biztosító helyi innovációkat (felzárkóztatás, integráció) és az összehangolt gyermekvédelmi munkát, az intézmények sajátos arculatának megjelenítését (emelt szint, speciális osztályok, moduláris oktatás, stb.). Rugalmas, a változó igényekhez alkalmazkodó tantárgy- és témagondozói hálózat működése érdekében olyan folyamatos fejlesztést tervezünk, amellyel minden szakterületre tudunk kompetens munkatársat biztosítani. •
Főbb tevékenységeink: átfogó kerületi vizsgálatok keretében lefolytatott foglalkozás- vagy óralátogatások, interjúk készítése, kérdőívek, illetve pedagógiai dokumentumok elemzése, melyeket éves munkatervünkben rögzítünk, 19
-
-
szolgáltatások keretében az intézményvezető belső ellenőrzéséhez kapcsolódó tanácsadás: foglalkozások vagy tanórák látogatása, a pályakezdő pedagógusok segítése, a legújabb taneszközök, módszerek terjesztése, a pedagógiai tervezési dokumentumok elkészítésének segítése, a tanulókat is érintő szakmai információk nyújtása; a stratégiai és az operatív tervek áttekintésével, véleményezésével, valamint az intézményben folyó munka és a dokumentumok összhangjának vizsgálatával az intézményvezetők munkájának segítése; a fenntartó felkérésére közreműködés a szakmai-pedagógiai ellenőrzésben, vagy egy - a fenntartó munkatervében kijelölt - szakterület átfogó vizsgálatában.
•
A területre vonatkozó eddig elkészült szabályozó dokumentum: A kerületi gyermekvédelmi hálózat PPI-re vonatkozó feladat körének szabályozása A munkaközösségi programok meglévő szervezési, értékelési rendje
•
Fontosnak tartjuk annak az elvnek az érvényesítését, hogy a szervezet szintjén összehangoljuk a térítéses és az ingyenes szolgáltatás keretében, valamint a fenntartó kérésére lefolytatott tanácsadási tevékenységet. A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következő minőségügyi eljárásrend kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével: Cím Határidő 1. A munkaközösségi programok meglévő szervezési, 2007. augusztus 31. Tfsz. értékelési rendjének felülvizsgálata 2. Mer A DÖK és a PIGYŐ segítésének eljárási rendje 2007. szeptember 30.
C.
Pedagógiai tájékoztatás
Célunk: a gyors, megbízható és jól hasznosítható információk megszerzésével, feltárásával, birtoklásával, strukturálásával, és továbbadásával az információs és kommunikációs kultúra általános fejlesztése a kerület közoktatási szférájában. Fontosnak tartjuk a fogadóképes kereslet ösztönzését az elektronikus szolgáltatások igénybevétele területén is. •
Főbb tevékenységeink: valamennyi érdeklődő állampolgár részére biztosított korszerű könyvtári és médiatári működés; havonta megjelenő tájékoztató kiadványok készítése és küldése: munkaközösségek programjai, beszámolók, szabályzatok, pályázatfigyelők; pedagógiai témájú periodikák készítése és forgalmazása munkatervünk és a szolgáltatási szerződések alapján: óvodai, iskolai és versenyeredményekről szóló éves kiadványok, PEPITA folyóirat; számítógépes pedagógiai adatbank kiépítése, e-mailezési rendszer és honlap működtetése mozgókép- és médiakészítés az innováció segítése érdekében.
•
A területre vonatkozó eddig elkészült szabályozó dokumentum: - A pedagógiai szakkönyvtár szolgáltatásai és könyvtárhasználati szabályai (2004. január 5.) - A PPI számítógépes dokumentumainak archiválási szabályzata - A kiadványok elkészítésének minőségi eljárás rendje - Honlapra kerüléssel és az elektronikus levelezéssel kapcsolatos utasítások - A kerületi elektronikus hálózati információs rend kialakításával kapcsolatos intézményi szabályok
•
A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következő minőségügyi eljárásrend kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével: Cím
Határidő
1. 20
Mer
D.
A kiadványok terjesztésének eljárásrendje
2007. október 31.
Rendezvények szervezése
Célunk: a pesterzsébeti gyerekek és pedagógusok sokrétű és értékes munkájának bemutatásával hozzájárulni a kerületi szakmai közélet dinamikus fejlődéséhez. Azt szeretnénk, ha az oktatási nevelési intézmények minél több lehetőséget kapnának az elismertséget jelentő bemutatkozásra. A programok szervezettségével, színvonalával egyben növelni kívánjuk intézményünk szakmai hírnevét is. •
Főbb tevékenységeink: az éves munkatervünkben rögzített hagyományos, tanulók bevonásával lebonyolított rendezvények: diákszínjátszó találkozó, „Éneklő Ifjúság”, „Győztesek gálája”, „Kihívás napja”; munkaterv és igények szerint tankönyvbemutató és -vásár megszervezése; fővárosi szintű konferenciák, kiállítások, illetve kerületi pedagógiai napok megszervezése a lehetőségek és az igények szerint.
•
A területre vonatkozó eddig elkészült szabályozó dokumentum: A PPI rendezvények szervezésére, lebonyolítására vonatkozó teljes folyamat-szabályozás
•
A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következő minőségügyi eljárásrend kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével: Cím 1. A PPI rendezvények szervezésére, lebonyolítására Tfsz. vonatkozó teljes folyamatszabályozás felülvizsgálata
E.
Határidő 2008. június 30.
Pedagógus-továbbképzés, önképzés
Célunk: a korszerű, a tanulók kulcskompetencia fejlesztését eredményesen megvalósító pedagógus szerepre való felkészülés támogatása. Azt szeretnénk, ha a kollégák úgy motiválnák a gyerekeket, hogy majd képessé váljanak az egy életen át tartó tanulásra. Az új kihívásoknak való megfelelés csak úgy lehetséges, ha a pedagógusok a megbízható szaktudáson kívül a legújabb módszereket, taneszközöket is változatosan alkalmazzák, miközben a gyerek érdekeit messzemenőkig figyelembe veszik. •
Főbb tevékenységeink: az intézmény munkatársainak (pedagógiai előadók, téma- és tantárgygondozók) folyamatos és többszintű továbbképzésének és önfejlesztésének biztosítása (FPI továbbképzések, konferenciák, akkreditált tanfolyamok) munkaközösségi foglalkozások keretében előadások, bemutató órák, intézménylátogatások, eszközbemutatók lebonyolítása a pedagógiai szakmai szolgáltatás keretében nevelőtestületi előadások, tréningek, helyi szervezésű tanfolyamok megtartása vagy szervezése akkreditált pedagógus továbbképzés indítása, szervezése
•
A területre vonatkozó eddig elkészült szabályozó dokumentum: A saját akkreditálású tanfolyam szervezésének menete (tevékenység lista) Külső akkreditált tanfolyam szervezésével kapcsolatos
•
munkautasítások
A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következő minőségügyi eljárásrend kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével: Cím
Határidő 21
1. Mer 2. Mer 3. Intt 4. Intt
F.
Saját akkreditálású tanfolyam szervezésének minőségi eljárásrendje
2007. szeptember 30.
Külső akkreditált tanfolyam szervezésének eljárásrendje 2008. november 30. Kerületi pedagógusok szellemi termékének nyomtatott vagy elektronikus formában történő összegyűjtési szabályzata 2009. március 30. Pedagógus-továbbképzés akkreditációs engedélyeztetése
2010. május 31.
Tehetséggondozás segítése
•
Célunk: a bármilyen területen megmutatkozó tehetséges gyerekek fejlesztésének segítése. Fontosnak tartjuk, hogy a felzárkóztatás mellett a kiemelkedő képességű gyerekekkel való bánásmódra is odafigyeljenek a pedagógusok. Azt szeretnénk, ha a versenyeket olyan lehetőségeknek éreznék a tanulók, ahol kudarcélmény nélkül szabadon kibontakoztathatnák kreativitásukat és intelligenciájukat. Olyan sokrétű vetélkedő kínálatot biztosítunk a kerületi iskolásoknak, hogy ott minden felkészült és az átlagosnál magasabb elméleti vagy gyakorlati tudással rendelkező - esetleg alulteljesítő - tehetség összemérhesse eredményeit a kortársakéval. Tehetség-gondozó programjainkkal a tehetségek felkarolását, és sokoldalú fejlesztésükre mutatunk ösztönző példát.
•
Főbb tevékenységeink: az évenként kiadott versenyszabályzat szerinti kerületi tanulmányi, tehetséggondozó és sportversenyek összehangolása, szervezése és lebonyolítása; a fővárosi vagy országos versenyek eredményeinek kerületi vonatkozású részeinek közzé tétele; kiadványok megjelentetésével és a győztesek gálája megszervezésével adunk rangot a legjobbaknak; lehetőségeink figyelembevételével évfordulókhoz vagy egyéb kulturális céllal pályázatokat írunk ki a tehetséges tanulók számára; pedagógiai szakmai szolgáltatás keretében tehetséggazdagító foglalkozások, illetve levelezős versenyek szervezése
•
A területre vonatkozó eddig elkészült szabályozó dokumentum: A kerületi tanulmányi, tehetséggondozó és sportversenyek szabályzata (minden év október 30-ig elkészül) A kerületi tanulmányi, tehetséggondozó és sportversenyek eredményeinek közzé tétele: nyomtatott és elektronikus forma A tanulmányi versenyek jutalmainak gazdasági nyomon követése érdekében kialakított munka utasítások
•
A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következő minőségügyi eljárásrend kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével: Címk! Az OKM- nél megpályázott országos Olvass velünk! verseny meghirdetésével, megszervezésével és lebonyolításával kapcsolatos terv elkészítése 2. A fővárosi vagy országos tanulmányi és sport Intt versenyekre felkészítő pedagógusok megbecsülésére jutalmazási rendszer kialakítása 2. A kerületi versenyek szervezésével és lebonyolításával Mer kapcsolatos elvárások 3. Tanulmányi, tehetséggondozó és sportversenyek Tfsz. kiírásának, szervezésének, lebonyolításának és az 1. Intt
Határidő 2007. augusztus 31. 2007. november 30. 2008. december 31. 2009. augusztus 31. 22
eredmények regisztrálásának folyamat szabályozása
G.
Gyógy-testnevelés szakszolgálat
Célunk: egyrészt a kezdődő mozgásszervi elváltozásban szenvedő, valamint a mozgásfejlődésben elmaradt gyermekek szakszerű ellátásban részesüljenek, másrészt a szülők tájékoztatásával időben eljussanak az érintettek orvosi szakrendelésre. Fontosnak tartjuk, hogy pontosan összehangolt munkavégzés történjen a témában érintett szakemberek között. Szeretnénk a pedagógusok - különös tekintettel a felső tagozaton - szemléletváltását egyre nagyobb körben segíteni a személyes meggyőzéssel, szakmai előadásokkal, bemutatókkal. •
Főbb tevékenységeink: a lehetőségek és az igények függvényében szakmai szolgáltatás keretében pedagógusoknak szóló gyógy-testnevelés témájú előadások, tréningek tartása; szoros együttműködés a vezető védőnővel, az iskolaorvosokkal, az intézmény-vezetőkkel és a szülőkkel a rászoruló gyerekek teljes körű bevonása érdekében; gyógy-testnevelés foglalkozások és órák megtartása, a vele kapcsolatos adminisztráció ellátása, eszközök biztosítása; az osztályban a testnevelést tanító pedagógusokkal való szakmai konzultálás, egyeztetés a terem és az eszközök használatáról, a tanulók értékeléséről.
•
A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következő minőségügyi eljárásrend kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével:
1. Mer.
Cím
Határidő
Az iskolai gyógy-testnevelés ellátásának eljárásrendje
2007. június 30.
3.2.1. Partnerkapcsolatok irányítása és menedzselése A partnerközpontú szemlélet intézetünknél prioritást élvez. Egyik oldalról partnereink biztosítják számunkra a működéshez a tárgyi, szellemi forrásokat. Ezért minőségcéljaink között szerepel mind a partneri elégedettség mértékének növelése, mind az információátadás pontosságának és gyorsaságának a javítása. Célunk: a tágabb oktatási környezetnek és helyi igényeknek megfelelő pedagógiai szakmai szolgáltatás nyújtása, a partnerközpontú működés fenntartása, fejlesztése, a partnerek igényeinek folyamatos figyelemmel kísérése, prioritási sorrend megállapítása és a lehetőségekhez mérten azok kielégítése. Fontos számunkra, hogy az intézmény minden szintjén érvényesüljön a demokrácia. •
A partnerközpontú működés elemei: partnerek azonosítása; partneri körbe bevontak számának növelése; kommunikációs kapcsolattartási rendszer, együttműködés; partnerek igényeinek, elégedettségének folyamatos mérése, visszajelzés, az eredményekből levont következtetések alapján intézkedési tervek készítése, a fejlesztő elemek megjelenése a munkatervekben és a beszámolókban; panaszkezelés pr arculat.
Partnerek azonosítása és a kommunikáció • Előzmények: elkészítettük partnereink listáját. Dokumentumaink szabályozzák a belső (közvetlen) és külső (közvetett) partnerekkel történő kommunikációt.
23
Az 1. sz. Melléklet tartalmazza az azonosított partnerek csoportosítását és a velük való kommunikáció különféle módjait. A.
Kommunikáció a külső partnerekkel
Partnereinktől kapunk motivációt újabb szolgáltatások teljesítésére, tevékenységekhez, illetve segítséget az új utak felkutatásához. Az intézmény a partnerekkel való kommunikációja során biztosítja a partnereket érintő bármilyen információ teljes körű nyilvánossá tételét és hozzáférhetőségét. Partnerek azonosítása és a kommunikáció 2.0.
2.0. 2.1. 2.2. 2.3. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.
XX. kerületben működő, nem kerületi fenntartású oktatási intézmények XX. kerületi kulturális és egyéb intézmények Sportegyesületek XX. kerületi szervezetek, egyének (díszpolgárok) Kerületi PSZK-k, MEGYEI PED. INT. Budapesti szakmai kapcsolatok (FPI, Fazekas M. Gy., stb) Országos szakmai kapcsolatok, alapítványok, külföldi partnerek Könyvkiadók, könyvtárak Szponzorok
•
Előzmények: elkészítettük partnereink listáját. Dokumentumaink szabályozzák a belső (közvetlen) és külső (közvetett) partnerekkel történő kommunikációt. Az 1. sz. Melléklet tartalmazza az azonosított partnerek csoportosítását és a velük való kommunikáció különféle módjait.
•
Feladatunk: minden évben augusztus 31-ig átvizsgálni és frissíteni a közel 300 elemű partnerek listáját. A partner megjelölése mellett feltüntetjük, hogy jellemzően ki a kapcsolattartásért felelős személy intézetünkben. A kommunikációnál egyre gyakrabban a költségkímélő elektronikus formát választjuk. Erre szeretnénk ösztönözni partnereinket is. Kiadványaink, rendezvényeink meghívóinak kiküldésére részletes munkautasítások vannak, mely folyamatot rendszeresen felülvizsgálunk és javítunk. Elektronikus címzés listánkat folyamatosan kontrolláljuk és frissítjük.
•
Az intézmény folyamatosan kialakítja azt a belső ellenőrzési rendet is, amelynek során a nyilvánosságra hozatal előtt ellenőrzi, hogy a közölni szánt információk megfelelnek-e a valóságnak, és hogy képes-e az intézmény az általa tett ígéretek betartására. Az intézmény kialakította annak szabályozását is, hogy amennyiben olyan változás következik be, amely korábbi elköteleződését befolyásolja, arról partnerei időben tájékoztatást kapjanak.
• •
A területre vonatkozó eddig elkészült szabályozó dokumentum: SZMSZ (Közvetett partnerek) A pedagógiai szakmai szolgáltatásokkal kapcsolatos információátadás módja A tantárgy- és témagondozók írásbeli munkájára vonatkozó utasítások A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következő minőségügyi eljárásrend kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével: Cím Elvárások a szakmai írásos anyagok elkészítésével kapcsolatban
B.
Határidő 2008 . április 30.
Partneri igény- és elégedettségmérés rendszere
24
Partnereink igényei, visszajelzései útmutatók számunkra munkánk értékeléséhez, a kudarcok felszámolásához, illetve a sikeres tevékenységek folytatásához. Ezért a partnerek nyílt vagy rejtett igényeinek megismerése működésünk lételeme. Cél: - Az intézmény ismerje meg partnereinek igényeit, elvárásait, elégedettségét, ill. elégedetlenségét, és a partneri visszajelzések alapján végezze el a szükséges korrekciókat. - Az igények megismerésével közös értékrend alakuljon ki a PPI és partnerei között, a hatékony együttműködés érdekében. •
A területre vonatkozó eddig elkészült dokumentum: A partneri igények és elégedettségek mérési ütemterve Elégedettségi kérdőív a Pesterzsébeti Pedagógiai Intézet szolgáltatásaival kapcsolatosan (2003. szeptember 4.) Elemzés a pesterzsébeti pedagógusok körében végzett, a PPI szolgáltatásaival kapcsolatos elégedettségi vizsgálatról (PEPITA 2004. február) Elégedettségi mérések a Pesterzsébeti Pedagógiai Napok rendezvényeiről (rendszeres, publikálás a PEPITA kiadványban) Intézkedési terv készítése a tanulmányi versenyek lebonyolításával kapcsolatban (2006.) Igény és elégedettségi követő mérés (2007. április – június)
•
Előzmények: elkészítettük partnereink igényeinek és elégedettségének mérési ütemtervét. Az 1. sz. Melléklet dokumentuma a partnerek megjelölése mellett megadja a partneri igény- és elégedettségi mérés területét, módszerét, időpontját, gyakoriságát és felelősét. Pedagógiai napok előadásainál, bemutatóóráinál rendszeresen töltetünk ki a résztvevőkkel elégedettségi kérdőívet, amelyet a megfelelő helyen (PEPITA) publikálunk.
•
Partneri igény- és elégedettségi mérések folyamata: Tevékenység
1. Mérés célok meghatározása 2. Mérendő partnerek meghatározása 3. Eljárásrend az érdekelt felek igényeinek és elégedettségének mérésére 4. Felmérő lapok összeállítása 5. Felmérő lapok kipróbálása kis mintán 6. Felmérő lapok korrekciója 7. Sikerkritériumok meghatározása 8. Mérés lebonyolítása 9. A mérés statisztikai feldolgozása 10. Az eredmények összegzése és elemzése 11. Intézkedési terv készítése 12. Intézkedési terv elfogadása
Felelős/bevont TÁCS vezető/ munkatársak TÁCS TÁCS Minőségi kör/ értékelési szaktan.
Megőrzési hely Minőségi kézikönyv Minőségi kézikönyv Minőségi kézikönyv
Min. vezető/ Minőségi kör Min. vezető/ Minőségi kör
TÁCS dokumentum TÁCS dokumentum Minőségi kézikönyv Minőségi kézikönyv
Min. vezető/ minőségi kör
TÁCS dokumentum
Minőségi kör
Minőségi kör Min. vezető/ minőségi kör Támogató csoport Min. vezető/ alkalmazottak
Minőségi kézikönyv Minőségi kézikönyv Minőségi kézikönyv Minőségügyi kézikönyv,
Megőrzési idő
Kritérium
2 év
Célrendszer
2 év
Elfogadott partneri lista
5 év
Elfogadott ütemterv
-
Kész mérőlap
2 év
Hibák feltárása
5 év
Javított mérőlap
2 év 2 év 5 év 2 év 5 év 5 év
Sikerkritérium lista Elküldött és visszaérkezett mérőlapok Feldolgozható kérdőívek Összesítés és célkitűzés táblázat Intézkedési terv javaslat Elfogadott intézkedési terv 25
munkatervek Partnerek Kiadványok, 13. Visszajelzés Min. vezető 2 év tájékoztatása honlap a partnereknek megtörtént. • A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következő minőségügyi eljárásrend kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével: Cím 1. A partneri igény és elégedettségi mérések teljes Tfsz folyamatának felülvizsgálata
C.
Határidő 2008. augusztus 31.
Kommunikáció a belső partnerekkel
1. sz. Mellékletünk felsorolja a belső partnerekkel történő kommunikáció módját. A belső partnerek pontos, naprakész információval való ellátása elengedhetetlen a hatékony és pontos munkavégzéshez. Belső partnereknek tekintjük: 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.
Főállású, ill. további jogviszonyban álló munkatársak Megbízásos jogviszonyú munkatársak (téma- és tantárgygondozók) XX. kerületi fenntartású (vagy a szolgáltatásba bevont) közoktatási intézmények vezetői XX. kerületi fenntartású (vagy a szolgáltatásba bevont) közoktatási intézmények pedagógusai XX. kerületi fenntartású közoktatási intézmények tanulói XX. kerületi fenntartású közoktatási intézményekben tanuló gyerekek szülei intézmény fenntartója (Pesterzsébet Önkormányzata, OMB, valamint az Oktatási, Kulturális és Sportosztály)
1.1.- 1.3. belső partneri körben egyre több az elektronikus kommunikáció, amely költségkímélő. A főállású jogviszonyban állók körében számtalan jó információátadási technikát működtetünk, ezek még pontosabbá és áttekinthetőbbé tételén rendszeresen munkálkodunk. Megreformáltuk dokumentum hozzáférési és tárolási rendszerünket, hirdetési tábláinkat. Elektronikus hálózatunk kihasználtsága fokozódott. Egyre többet kommunikálunk e-mailben. A közvetlen partnerekkel történő kommunikáció érdekében – különös tekintettel a főállású, illetve további jogviszonyban álló munkatársakra – intézményünk meghatározta • a hatékony napi működéséhez szükséges információk belső áramlásának, frissítésének folyamatát; • az információszükségletet és az informálandók körét; • a lehetséges kommunikációs csatornákat; • az érintettek bevonásának módját az információk terjesztésébe és felhasználásába. A rendszer legfontosabb elemeit a 2. sz. Melléklet tartalmazza.
D.
Panaszkezelési eljárás
Célunk: az intézmény nyitottságának és a demokratikus, partnerközpontú működés érdekében a szolgáltatásainkkal kapcsolatban felmerült panaszok szervezett és egyezményesen elfogadott norma szerinti kezelése. Fontos, hogy az egyes tevékenységeknél azonosítható legyen a felelős, aki valóban felel munkája minőségéért. Ehhez az egyeztetések és megfelelő ellenőrzési pontok meghatározása szükséges.
26
A nem munkatársak részéről érkező panaszok elbírálása és kezelése érdekében megalkottuk a felelősségi mátrixot:
Az egyes intézményi folyamatok felelősei Területek Felelős PPI részéről 1. megállapodások, kifizetések, tanfolyamok igazgató 2 kerületi mérések mérési szaktanácsadó 3. szaktanácsadás szaktanácsadók 4. intézményeknek nyújtott pedagógiai igazgatóhelyettes szakmai szolgáltatás 5. munkaközösségi programok munkaközösségek koordinálásával megbízott pedagógiai előadó 6. kiadványok főszerkesztő 7. kiadványok terjesztése igazgatóhelyettes 8. tanulmányi versenyek igazgatóhelyettes 9. diáksport-versenyek sportszervező 10. rendezvények kijelölt főszervező (éves m.terv) 11. honlap, dokumentáció igazgatóhelyettes 12. könyvtári szolgáltatás könyvtáros szaktanácsadó Az intézet panaszkezelő rendje A folyamat leírása: I. szint 1. A főállású munkatárs feletteséhez, a megbízással dolgozó munkatárs intézeti segítőjéhez fordul panaszával szóban vagy írásban. A többi, nem munkatárs részéről beérkező panaszoknak az igazgató kijelöli a felelősét a felelősségi mátrix alapján. 2. I. szinten a felettes megvizsgálja a panasz jogosságát. Ha a panasz nem jogos, akkor a felettes személy vagy az intézeti segítő tisztázza az ügyet a panaszossal. 3. Ha a panasz jogosnak minősül, akkor a felettes személy vagy az intézeti segítő öt napon belül egyeztet a panaszossal. 4. A felettes személy vagy az intézeti segítő minden információt begyűjt az esettel kapcsolatban, szükség szerint konzultál a munkatársakkal vagy más partnerekkel. 5. Ezt követően a felettes vagy az intézeti segítő és a panaszos az egyeztetést, megállapodást írásban rögzítik és elfogadják az abban foglaltakat. Ebben az esetben a probléma megnyugtatóan lezárult, amelyet feljegyzésben rögzítenek. A felettes személy vagy az intézeti segítő tájékoztatja a PPI igazgatóját a történtekről. Amennyiben a panasz megoldásához türelmi idő szükséges, egy hónap időtartam után közösen értékeli a panaszos és a felettes személy vagy az intézeti segítő a beválást. 6. Ha a türelmi idő lejártával a probléma nem oldódott meg sem a felettes személy vagy az intézeti segítő, sem az igazgató közreműködésével , akkor az igazgató a fenntartó felé jelez. II. szint 7. 15 napon belül a PPI igazgatója a fenntartó képviselőjének bevonásával megvizsgálja a panaszt, közös javaslatot tesz a probléma kezelésére, írásban is. 8. Ezután a fenntartó képviselője és az igazgató egyeztetnek a panaszossal, a megállapodást írásban rögzítik. Amennyiben türelmi idő szükséges, egy hónap időtartam után közösen értékelik a beválást. Ha ekkor a probléma megnyugtatóan lezárult, a megoldást írásban rögzítik az érintettek. III. szint 27
9. Ha a panaszos eddig nem fordult problémájával a munkaügyi bírósághoz, akkor most már csak oda fordulhat. Az eljárást törvényi szabályozók határozzák meg. A folyamat gazdája az igazgató, aki tanév végén ellenőrzi a panaszkezelés folyamatát, összegzi a tapasztalatokat. Ha szükséges, elvégzi a korrekciókat az adott lépésnél, és elkészíti a beszámolóját az éves értékeléshez.
A dokumentumok és bizonylatok rendje
1. 2.
bizonylat
kitöltő / készítő
Hova kerül
megőrzési idő
másolatot kap
felelősségi mátrix
minőségügyi vezető
Min. kézikönyv
5 év
igazgató, alkalmazotti közösség
panaszos
iktató
végleg
felettes
5 év
érintettek, igazgató
végleg
igazgató
panaszlevél vagy feljegyzés feljegyzés: nem jogos panasz
felettes/felelős
5.
megállapodás
felettes/felelős
6.
feljegyzés: tényállás ismertetése
igazgató
7. 8.
közös feljegyzés
fenntartó képviselője és az igazgató
9.
bírósági határozat
fenntartó képviselője
"panasz dosszié" iktató és "panasz dosszié" iktató "panasz dosszié" iktató "panasz dosszié" iktató
végleg végleg
végleg
panaszos, felettes/felelős igazgató panaszos, felette/felelős igazgató panaszos felettes/felelős igazgató fennt. képv.
•
A területre vonatkozó eddig elkészült dokumentum: A kerületi versenyekkel kapcsolatos észrevételek, panaszok eljárásrendjét tartalmazza a minden évben kiadott versenyszabályzat.
•
A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következő minőségügyi eljárásrend kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével: Cím 1. Mer. Nyilvános dokumentumok panaszkezelési eljárás rendje 2. Mer A szerződéses szolgáltatások panaszkezelési eljárás rendje
E.
Határidő 2008. december 31. 2010. március 31.
Pr arculat
Célunk: olyan tárgyi vizuális megjelenés, tárgyalási és előadói stílusra törekvés, mely a szervezet közönségkapcsolatait erősíti. Az ismertség megszerzése mellett fontos számunkra a hitelesség felépítése. Külföldi kapcsolatépítés során igyekszünk a magyar közoktatásügy méltó reprezentálására. Ennek a munkának része a munkatársak ösztönzése annak érdekében, hogy információközlésünk, írásos anyagaink, és rendezvényeink tartalma és formája egységes és pozitív kisugárzású üzenetet közvetítsen a régi és a legújabb partnerek felé. Előzmények: elkészült az Intézet logója és az új honlap látványterve és új webtérképe.
28
•
Fejlesztendő területek: PPI logó használatának általánossá tétele Honlap folyamatos frissítése, megjelenésének esztétikája, idegen nyelvű tájékoztatás Intézményi kép (épület, helyiségek rendje, dekoráció, munkatársak külső megjelenése) Szolgáltatások reklámozása Szóbeli kommunikáció (telefonos, elektronikus és személyes) minőségének megőrzése Sajtókapcsolat erősítése (Tv 20, Pesterzsébet Újság, Heti Théma, publikációk) Rendezvények szervezettsége A területre vonatkozó eddigi szabályok szóbeli utasításként és elvárásokként hangzottak el a munkatársak körében, értekezleteken. Az alábbi fejezeteknél megalkotott eljárási rendeknél külön kell majd figyelni az intézményi arculat megfelelő és színvonalas megjelenítésére: 2.3.3. Pedagógiai tájékoztatás 2.3.4. Rendezvények szervezése 2.4.1. Partneri kapcsolatok A területre vonatkozó eddig elkészült szabályozók: Rövid idegen nyelvű elektronikus ismertető elkészítése az intézményről Szóbeli utasítások az intézményi kép megőrzésére, folyamatos fejlesztésére
•
•
•
A célok megvalósítása érdekében az intézményvezetés a következők kidolgozását tervezi a TÁCS felelősével: Cím
1. Intt.
Határidő
Visszajelzések értékelése a honlapról
2008. február 28.
Reklám lehetőségeinek marketing szemléletű felmérése
2008. szeptember 30.
3.2.2. Erőforrás, gazdálkodás A.
A munkatársak szakmai tudásának fejlesztése
• Célok, feladatok: A szervezet fejlődése érdekében az egyén fejlődését és a nyugodt munkavégzés feltételeit kell elősegíteni, hangsúlyozni. A külső és a belső szükségletek kielégítését szeretnénk megcélozni oly módon, hogy lehetőséget teremtsünk az egyén regenerálódására és szellemi kapacitásának újratermelődésére. Biztosítani szeretnénk a jó munkahelyi légkört és a közösségben végzett munka egyéni értékeinek az elismerését. Fontos lenne azt elérnünk, hogy a feladatokban és a sikerekben való közös helytállás mindenki számára belső késztetésből fakadjon. A teljesítményértékelést is egy olyan rendszernek tartjuk, amely a visszacsatolás révén ösztönzőleg hat. Ennek érdekében ki kell dolgozni az alábbi dokumentumokat: Cím Téma- és tantárgygondozók finanszírozásnak felülvizsgálata Elismerésekre való felterjesztés (igazgató feladata) Szakértői névjegyzékbe kerülés, egyéni továbbképzési elképzelések támogatása a költségvetés függvényében A munkaköri leírásban nem szereplő feladatok ellátása feladatfinanszírozással megbízási szerződés alapján
Határidő minden év augusztus 25. Folyamatos Folyamatos Folyamatos
Továbbképzési rendszer működtetése A dokumentum a beiskolázási tervet tartalmazza, melyet ötévente felül kell vizsgálni. Az első, öt évre tervezett rendszer határideje 2004 júniusában megvalósult (a szakvizsga megszerzése). • Elkészült dokumentumok: Továbbképzési terv 2009-ig 29
A továbbképzési terv kiegészül a belső továbbképzési renddel, amely a stratégiai célok, valamint az éves cselekvési program megvalósulásához szükséges, de ez az adott év költségvetésétől is függ. Fontosnak tartjuk a legújabb kompetenciák megszerzésének támogatását, a tapasztalatok átadásának rendszeressé tételét. Értekezleteinken egymásnak rendszeresen ajánlunk előadásokat, programokat, bemutatókat, tanulmányokat. A mindenki számára hasznos weboldalak anyagaiból gyűjteményt hoztunk létre, amelyhez bárki hozzá férhet.
B.
A munkatársak megbízása részfeladatok végzésére
A PPI munkatársainak munkaköri leírásai tartalmazzák feladatkörüket. A működéshez szükséges egyéb részfeladatok delegálásáról a vezetőség dönt a közalkalmazotti tanácsa véleményének kikérését követően. A megbízásnál egyrészt a személyes kompetenciák, másrészt az állandó feladatok következtében fellépő leterhelés mértéke a mérvadó az adott időszakban. A rugalmas és jól érthető folyamat leírások lehetővé teszik, hogy az eljárást könnyen kövessék azok az alkalmazottak, akik újonnan kapják meg a feladatot. Több feladat projektfeladatként jelentkezik a működés során (pályázatok, rendezvények, eseti kiadványok, stb.). Ekkor a projekt tervek alapján teamet alakítanak ki a résztvevők. A pedagógiai előadóknak, szakértőknek lehetőségük van külső szolgáltatási igény alapján megbízás szerint önálló szakértői munkát végezni az igazgató jóváhagyásával. Ebben az esetben a PPI-nek lehetősége van a potenciális piac feltérképezésére, az igények és lehetőségek felmérésére.
C.
A munkatársak irányítási rendszere
Kiválasztás és betanulás •
Meglévő dokumentumok: - Kiválasztási és betanulási rend a PPI-ben (3. sz. Melléklet)
Az intézmény vezetője – a jogszabályok és az intézmény küldetésének, alapértékeinek figyelembevételével – meghatározta a kinevezett pedagógiai előadók, szakértők, gyógy-testnevelők és alkalmazottak kiválasztásának szempontjait. Kialakított és életbe léptetett egy, minden alkalmazott számára alkalmas betanulási rendet, amely biztosítja az intézményi hagyományok és a közösen elfogadott és képviselt értékek, valamint a biztonságos munkavégzés előírásainak és feltételeinek megismerését. A megbízási szerződéses munkatársak (tantárgy- és témagondozók) esetében az intézet gondoskodik arról, hogy a megbízott munkatársak az intézet értékeit és szabályait elfogadják. Az intézet az egyenletes színvonalú szolgáltatás érdekében megfogalmazta általános kompetencia elvárásait munkatársaival szemben, amely elvárások a teljesítményértékelés alapját képezik. • Meglévő dokumentumok: -
Pedagógus és vezetői feladatot ellátókkal szemben támasztott követelmények
Ösztönző rendszer működtetése, szervezetfejlesztés • Elkészült dokumentumok: - Munkavállalók jutalmazási szempontjai (2005.) - Teljesítményértékelési és irányított önértékelési rendszer A motivációt, mint vezetés-elméleti fogalmat az ösztönzés szinonimájaként használjuk. Azt a vezetői magatartást jelöli, amelyben a vezető a beosztottakat a szervezeti célok elérésére készteti. A szervezeti teljesítmény növelésének alapja az egyéni és szervezeti célok közötti összhang. Célunk, hogy az alkalmazottak ismerjék, értsék és elfogadják a PPI céljait, azok megvalósításáért hajlandóak legyenek cselekedni.
30
INPUT Emberi összetevők - egyéni jellemzők - csoporthatások
KÖZVETÍTŐ VÁLTOZÓ Vezetői motivációs stratégiák
Szervezeti jellemzők - technológia - struktúra
OUTPUT
Teljesítmény
Elégedettség
Az ábra is megmutatja, hogy a teljesítmény és az elégedettség nagyban függ a vezetői stratégiától. A nagyobb teljesítmény elérését segíti: • specifikus, egyénre szabott célok megfogalmazása • komplex célok kijelölése • célok elfogadása és belsővé válása • a teljesítmények visszacsatolása A vezető feladata a motivációval kapcsolatban: • munkakörök kialakítása révén biztosítani a hatékonyságot • képzett, megfelelő ambícióval rendelkező kreatív emberek alkalmazása • a munkamódszerekre és az együttműködésre felhívni a figyelmet • teljesítménymutatók meghatározása A motiváció növelésének eszközei • ösztönzési rendszer • teljesítményértékelési rendszer • munkakör kialakítás Az ösztönzési rendszeren belül a jutalmazás lehetősége sokszor korlátozott. A legmagasabb fokú motivációs lehetőség, az önmegvalósításra (előadások, szakértői munka, publikálás) viszont van lehetőség, amely révén sikerélményekhez juthatnak a munkatársak. Ez növeli az elégedettséget. Az önfejlesztési, továbbtanulási továbbképzési lehetőség biztosításához az erőforrások korlátozott volta miatt szükséges prioritásokat meghatározni.
3.2.3. Minőségirányítási szervezet felépítése és működése Szervezeti keretek A pedagógus szakvizsgák megszerzése során valamennyi pedagógiai előadó tanult a minőségfejlesztésről. Az igazgató felkérésére hárman közülünk ilyen témájú tanfolyamot végeztünk el 2003. októberében. A három fő alakította meg a TÁmogató CSoportot (TÁCS) 2004-ben. • Elkészült dokumentumok: - Minőségirányítási rendszer kiépítésének szabályzatát A szabályozás célja: A minőségirányítási program kiépítésének szabályozása, a folyamatos, tervszerű, szervezett, zökkenőmentes munkavégzés biztosítása az ismételhetőség, összehasonlíthatóság biztosítása, a minőségirányítási program kiépítéséhez a személyi feltételek biztosítása.
Érvényességi terület és felelősségi kört határoz meg. - TÁCS vezető és tagok feladatainak és jogkörének (döntés, véleményezés, javaslattétel) leírása Ez a két dokumentum megteremtette a folyamatos munkavégzés szervezeti kereteit. A minőségügyi vezető minőségügyi szakon eredményes szakvizsgát tett 2006-ban. A TÁCS tagjai az intézményekben és a fenntartónál is segítik a minőségügyi munkát.
31
A minőségügyi vezető (TÁCS vezető) a szervezeti struktúrában (4. sz. Melléklet) vezető-helyettesi szinten helyezkedik el, minőségterületen mind a MIP végrehajtásáért és az egyeztetési feladatok ellátásáért felel. 2007-től kezdődően a három fős TÁCS létszáma két főre csökkent, miután egyik munkatársunk más helyen dolgozik. A nagyobb horderejű feladatokra, minőségügyi projektekre alkalmi minőségi kört szervezünk, amelybe a legkompetensebb személyt vonjuk be a témától függően. A szervezet működése Az intézmény vezetője gondoskodik a szükséges tárgyi és szellemi erőforrásokról. A TÁCS tanévre szóló munkatervet készít, amelynek alapjai: • IMIP ütemtervei • Intézményi munkaterv • Az előző tanév beszámolói • Partneri igény- és elégedettségi mérés eredményei • Intézkedési tervek aktuális feladatai A tagok nagyfokú önállósággal hajtották végre a csoport által kitűzött feladatokat, sokszor segítségül hívva a többi munkatársat is. Rendszeres volt az egyeztetés a tagok és a vezető között. A TÁCS első sorban a komplex feladatok megoldására tartott megbeszéléseket. A téma gazdái értekezleten tájékoztatták a PPI munkatársait a legfontosabb szabályzatokról. Mindenkinek adva volt a lehetőség, hogy az írásos és az elektronikus anyagokba betekintsen, róla véleményt mondjon. A minőségi bérpótlék felosztásáról az adott naptári év feladatai alapján a minőségügyi vezető és a Közalkalmazotti Tanács vezető véleményének a kikérdezését követően az igazgató dönt az évben legfeljebb két alkalommal. A minőségügyi projektek beépülnek az intézmény és a munkatársak éves munkatervébe és ezáltal a beszámolókba is. Mivel a legtöbb projekt szervesen beépült az intézmény napi munkájába, az intézmény munkájáról és a MIP végrehajtásáról szóló beszámolók között sok az átfedés. A munka összehangolása a minőségügyi vezető feladata.
3.2.4. Az intézmény mérési és értékelési rendszere •
A területre vonatkozó eddig elkészült dokumentum: - SZMSZ ellenőrzésre vonatkozó részei - Belső ellenőrzési szabályzat - Belső ellenőrzési tervek (naptári évre szólóan) - Partneri elégedettségi vizsgálatok - Fenntartói átvilágítások
A, B/ A Pesterzsébeti Pedagógiai Intézet teljesítményértékelési rendszerének jellemzői: • Az értékelési rendszer funkciója: fejlesztő (a munkatársak és a vezetők készségeinek, motivációinak, kompetenciáinak fejlesztésére és az eredmények visszajelzésére használható, amely a célok és eredmények nyomon követésén alapul. • Az értékelési rendszer célja: - Munkatárs vonatkozásában: egyéni teljesítmény megerősítése, erőfeszítés és reális önértékelés ösztönzése; az egyén erős és gyenge pontjainak megismerése, szervezeten belüli helyének tisztázása; jövőbeli fejlődési lehetőségek feltárása (karriertervezés) - Vezető vonatkozásában: információk szolgáltatása a munkatársak meglévő kompetenciáiról a munkaerő-tervezés (segítés és motiváció) és jutalmazás számára; a munkavégzéshez szükséges források feltárása (és javítása); egyéni képzési igények rendszeres értékelése; vezetési kultúra megerősítése, a kommunikáció színvonalának emelése; 32
a munkaköri leírások, munkacélok átértékelése és felülvizsgálata; - Szervezet vonatkozásában: szervezeti kultúra megerősítése: tanuló szervezet a szervezet által értékként megfogalmazott kompetenciák, viselkedésminták elfogadtatása és fejlesztése.
magatartásformák,
• Legfontosabb alapelveink az értékeléssel kapcsolatban: - sokoldalúság mellett prioritásokat határoztunk meg; - méltányosság eleve: konszenzus, bizalmas, lehetőség szerint objektív ellenőrzések alapján készüljön, vonja be az érdekelteket, lehető legkisebb konfliktust okozzon; - kivitelezhetőség: vegye figyelembe az erőforrásokat. • Értéklistánk alapjai: munkaköri leírások, stratégiai céljaink, IMIP minőségcéljai és a pedagógus etikai kódex tartalma. • Értékelésünk konkrét alapja és területei: 6 olyan fontos kompetencia csoport, amelynek birtokában a munkatársak hozzájárulnak az intézmény hatékonyan működéséhez. Azt értékeljük, hogy a munkatárs munkavégzésének tükrében a hat kompetenciacsoport teljesítésének milyen a szintje. A most megadott elemek közül Az értékelés hat kompetencia csoportja: I. Szakmai tudás alkalmazása (30 pont) 1.) A szervezet céljainak eléréséhez szükséges korszerű ismereteknek, képességeknek birtokában van. 2.) Képes az innovatív, alkotó munkára. Szakmai ismereteit munkája során alkotó módon tudja alkalmazni. 3.) Össze tudja egyeztetni a szolgáltatást igénybe vevők és az intézet érdekeit. Nevelési ismereteit munkája során képes alkotó módon alkalmazni. 4.) Munkája eredményes és hatékony. 5.) Tudását, képességeit folyamatosan fejleszti. II.) 6.) 7.) 8.) 9.) 10.)
Kapcsolatok kezelése, kommunikáció (30 pont) Kommunikációja hiteles, határozott és meggyőző. Magatartása partnerközpontú. Sokirányú és korszerű információszerzési technikát alkalmaz. Kapcsolatot épít és ápol. Megfelelően kezeli a konfliktusokat.
III.) Megbízhatóság, felelősségvállalás (30 pont) 11.) Ismeri és betartja a munkakörére vonatkozó leírásokat. 12.) A szabályokat megbízhatóan alkalmazza és szükség esetén javaslatot tesz a korrekcióra. 13.) Ítéletalkotásában, intézkedéseiben mérlegel. 14.) Kötelező és vállalt feladatait felelősséggel, önállóan és pontosan teljesíti. 15.) Döntéseit vállalja, hibáit felismeri, és önállóan javítja. IV.) Együttműködés (30 pont) 16.) Képes az intézmény munkatársaival eredményesen együttműködni. 17.) A rábízott közösségben (csoportban, munkaközösség) képes normákat kialakítani, azokat betartani és betartatni. 18.) A szolgáltatói, tanácsadói (szakszolgálati) szerepekhez alkalmazkodva tevékenykedik. 19.) Társaival (a tanulókkal és a szülőkkel) szemben toleráns és türelmes. 20.) Vezetőként következetes és fejlesztő hatású. V.) Komplexitás kezelése (30 pont) 21.) Nyitott (nem rutin) helyzetekben is képes dönteni, cselekedni. 22.) Problémamegoldásával a szervezetet segíti. 33
23.) Komplex feladatainál egyeztet a partnerekkel. 24.) Átlátja a bonyolult feladatokat, előrelátóan tervezi, szervezi és értékeli tevékenységét. 25.) Munkájánál figyelembe veszi a feladat- és hatásköröket. VI.) A szervezet számára értékes kompetenciák (30 pont) 26.) Képes a PPI erőforrásait gazdagítani. 27.) Egyedi adottságaival segíti a PPI működését. 28.) Különböző szakmai és kulturális fórumokon képviseli a PPI-t. 29.) A PPI pr. tevékenységét segíti. 30.) Munkájában elhivatott. Eredmények listája: VII.)Aktuális PPI célok teljesítése 31.) PPI munkatervi feladatok teljesítése. 32.) PPI minőségcélokhoz való egyéni hozzájárulás. 33.) Partneri elégedettségmérések egyénre vonatkozó része. 34.) Vezetőktől kapott észrevételre való reagálás. 35.) Munkatársi igények a szervezettel és a vezetéssel kapcsolatban. *Megjegyzés: a dőlt betűtípussal írt részek a gyógy-testnevelőkre vonatkoznak.
• Teljesítményértékelési módszerek és technikák - Az I.)-VI.) pontokban kvantitatív módszerrel történik az értékelés. Kompetenciacsoportonként 30 maximális pontot súlyozottan osztunk szét, így az 5 részterület 4-7 ponttal szerepel az összesítésben. A munkatárs teljesítményének megítéléséhez becslési pontot rendelünk, így megkapjuk, hogy a maximálishoz képest milyen az egyén teljesítménye, illetve az előre megadott PPI elváráshoz képest milyen a kompetencia szintje. A becslési skála alkalmazását egyrészt segíti az adott kompetenciákhoz megfogalmazott 3-5 erősségi minta. Másrészt indikátorokat rendelünk az egyes kompetenciákhoz, amelyek figyelembe vétele objektívebbé teheti az értékelést. - A VII.) pontban kvalitatív strukturált esszé formájában történik az értékelés. - Az értékelést egy értékelő megbeszélés zárja le, amely tisztázó jellegű. A beosztott munkatárs egyetértésével, közösen határozzák meg a jövőre vonatkozó egyéni megállapodásokat. A megerősítés, az elismerés és a támogatás, a munkatárs fejlesztési elképzelésekben való közös megállapodás kapja a fő szerepet. - Az egyén önértékelése és a vezető értékelése közötti eltérés elemzése lehetővé teszi a vezetők értékelését. A 34. és 35. pont konkrét értékelést tartalmaz a vezetésre nézve. - A teljesítmények összesítése lehetővé teszi a szervezeti kultúra jelenlegi állapotának meghatározását és kijelöli a fejlesztési irányokat is. •
Teljesítményértékelési rendszerünk kiterjed a PPI valamennyi teljes és részmunkaidős munkatársára. Így a vezetői feladatokat ellátókra, a pedagógiai előadókra és szakértőkre, sportszervezőkre, gyógy-testnevelőkre és az intézeti segítőkre.
-
Mindenki először önértékelést végez a megkapott értékelő füzet alapján. A vezető – a beosztottól függetlenül - elvégzi a munkatárs értékelését a füzet alapján. A kompetencia csoportok egy részében a közvetlen munkatársak köréből kialakított értékelő csoportok kérdőíves módszerrel értékelik kollégáik teljesítményét.
Az értékeléshez felhasznált indikátorok: A tervezett belső ellenőrzés során szerzett információk, értékelő lapok szolgáltatják az indikátorokat. Ezek tartalmát az ellenőrzött egyének ismerik. *Megjegyzés: minden működési területre vonatkozó részek betűtípusa, csak a gyógy-testnevelésre vonatkozó részek, csak a szakmai szolgáltatásra vonatkozó részek
34
• A fontosabb indikátorok: - Dokumentáció (nyomtatott és elektronikus) Elvárás: pontosság, határidő betartása, megfelelő formai megjelenítés Elemei: munkatervek, beszámolók (havi és tanév végi), foglalkozási naplók, javasolt osztályzatok listája, heti tervek, havi program, levelezés, pénzügyi tervek, versennyel és programokkal kapcsolatos dokumentáció (jelenléti ív, szabályzat, ütemterv, statisztikák, megbízási szerződések), szolgáltatási igazoló lapok - Személyes tapasztalatszerzés Vizsgálatok, látogatások, ellenőrzések Elemei: programok (tanórák és foglalkozások) szervezése és lebonyolítása, előadások, publikációk, kiadványok szerkesztése, munkakörnyezet, erőforrásokkal gazdálkodás - Adatgyűjtés, mérés Elemei: partneri elégedettségmérés eredményei, a gyógy-testneveléssel kapcsolatos be- és kiutalások nyilvántartása, rendezvények látogatottsága, panaszok száma, munkatársak által kitöltött értékelési kérdőív eredményei néhány kompetencia területen, PPI bevételek nagysága - Beszámoltatás, beszélgetés Formái: adott témában előre meghatározott szempontok szerint munkaértekezleten, illetve spontán módod. Elemei: továbbképzések tapasztalatai, rendezvények, tanítási tapasztalat, stb. • Az értékelés periódusa: kétévenként, az első értékelés a 2007-2008. tanévben lesz. • A teljesítményértékelés folyamata: - Előkészítés: A rendszer részletes megismertetése az alkalmazottakkal. A megfogalmazott erősség minták véglegesítése, közös értelmezések. A kompetencia csoportonként adható maximális 30 pont elosztása. A kompetencia elvárási szintjeinek meghatározása százalékban. Az indikátorok összegyűjtésének ütemterve (adatok megnevezése, módszer, felelős, határidő) Számítógépes adatbázis létrehozása, az elektronikus rendszer működtetésének szabályozása. Az értékelés ütemterve: értékelő csoportok megalakítása, feladatok tisztázása, értékelésre kerülő munkatársak kijelölése, pontos időterv készítése. Értékelő lapok sokszorosítása. - Közvetlen értékelés: Értékelő lapok kitöltése (munkatárs és vezető). Számítógépes adatbevitel. Értékelő lapok kicserélése az értékelt munkatárs és a vezető között. Egyéni grafikonok elkészítése. Felkészülés az értékelő beszélgetésre (vezetői elemzés és következtetések levonása). Értékelő megbeszélés: vélemények egyeztetése, javasolt fejlesztési feladatok, szükség esetén mentor kijelölése. „A munkatársi értékelés szöveges összegzése és megállapodás a fejlődési feladatokról és a vezetői támogatásról” lap kitöltése, a dokumentum aláírása, archiválása. - Utógondozás, összegzés: Megállapodások nyomon követésének megtervezése és végrehajtása. Intézményi összesítések vezetői értékelése, nyilvánossá tétele a szervezetben. Szervezetfejlesztési feladatok kijelölése, tervkészítés. Értékelési rendszer felülvizsgálata, korrekciós javaslatok megtétele. Korrekció elkészítése és elfogadása. Archiválás (nyomtatott és elektronikus forma).
35
• A teljesítményértékelés dokumentálása: Mind a nyomtatott, mind az elektronikus adatokat bizalmasan és biztonságosan kell kezelni, amelyért az értékelő a felelős. Az egyéni részletes értékelő lapokhoz, „A munkatársi értékelés szöveges összegzése és megállapodás a fejlődési feladatokról és a vezetői támogatásról” laphoz és az egyén teljesítményértékelésénél felhasznált indikátorokhoz való hozzáférés csak az igazgatóra, helyettesére és természetesen magára az érintett munkatársra terjed ki. Ezek a dokumentumok mindaddig nem selejtezhetők, amíg a munkatárs az Intézményben dolgozik. Ha a munkatárs munkaviszonya megszűnik, a lapot a munkatárs kérésére át kell neki adni, amennyiben nem kéri, meg kell semmisíteni. Az értékelő lapok más munkáltatónak nem adhatók át. • Vezetői beosztásban dolgozók teljesítményértékelése: - Igazgató teljesítményértékelése: egyrészt a PPI-ben: önértékelő füzet kitöltése, vezetői kompetenciák szintjéről kérdőíves adatgyűjtés végez az értékelő csoport, az egyéni értékelő lapoknál a vezetőséggel szemben megfogalmazott elvárások; másrészt az igazgatót a fenntartó értékeli (ld. ÖMIP) - Igazgatóhelyettes, minőségügyi vezető, Közalkalmazotti Tanács vezetője teljesítményértékelése: A beosztottakkal majdnem teljesen azonos módon történik, de az elvárt százalékos teljesítésnél a vezető a beosztottakétól eltérő szintet (magasabbat) kérhet tőlük. Ami többlet még: a vezetői kompetenciák szintjéről kérdőíves adatgyűjtést végez az értékelő csoport. A vezetői feladatokat ellátók értékelésére külön indikátorrendszert dolgoz ki az értékelő csoport.
C.
Teljes körű intézményi önértékelés
Az önértékelés az intézmény által végzett szisztematikus vizsgálat. A szabályozás célja: Biztosítani az intézmény rendszeres időközökben történő önértékelését, valamint a kapott információk fejlesztési célú felhasználását. • Az önértékelés célja: annak megállapítása, hogy: - az intézmény a közoktatási törvényben, a MIP-ben, intézkedési terveiben meghatározott stratégiai céljainak megfelelő irányba halad-e; - a folyamatok, tevékenységek illeszkednek-e a célokhoz; - rendelkezésre állnak-e a megfelelő szabályozók, azok milyen mértékben segítik a munkát; - az előző értékelés óta eltelt időszakban milyen eredmények születtek; - milyen további fejlesztési feladatok meghatározása indokolt; - vezetői döntések előkészítése; - egyéni és intézményi szintű munka minőségének javítása; - munkatársak bevonása a fejlesztési folyamatokba. • Felelős: Intézményvezető és minőségügyi vezető. • Intézményi önértékelés területe: 1. Statisztikai mutatók alakulása 1.1. Létszám mutatók 1.2. Könyvtári adatok 1.3. Fluktuáció 2. Gazdálkodás 2.1. Bevételek 2.2. Pályázatok 3. Humánerőforrás és innováció 3.1. Munkatársak 3.2. Továbbképzések 36
3.3. 3.4. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 6. 7.
Publikációk Klímavizsgálat Kulcsfolyamatok hatékonysága Pedagógiai szakmai szolgáltatás Diáksport feladatok ellátása Gyógy-testnevelés Partneri és társadalmi kapcsolatok Együttműködések partneri igény- és elégedettségi mérések Pr Gyors önértékelés SWOT analízis
• Eljárásrend: - Az önértékelés gyakorisága: az ÖMIP-ben meghatározott intézményértékelést megelőző évben: 2008-2009. tanév végén (befejezés: 2009 augusztus 31.) - Az önértékelés módszerei: Elvárás: Az önértékelés módszere feleljen meg az intézmény igényeinek, hogy használatával tényekre, adatokra alapozottan azonosítani lehessen az intézmény erősségeit, fejlesztendő területeit. A konkrét módszerek: dokumentumelemzés, interjú, kérdőíves felmérés, összehasonlító elemzés, trendvizsgálat. - Az irányított önértékelés általános szempontjai: az intézmény jellemző adottságaira (a vezetési stratégiára, az emberi erőforrásokra, a közvetett partnerkapcsolatokra, a folyamatokra); az elért eredményekre (a közvetlen partnerek elégedettségével kapcsolatos eredményekre, a munkatársak elégedettségével kapcsolatos eredményekre, a társadalmi hatással kapcsolatos eredményekre, valamint a kulcsfontosságú eredményekre); az ÖMIP elvárásainak és a MIP minőségcéljainak teljesülésére. • Az önértékelés végrehajtása: - Előkészítés: Az önértékelési ütemtervet az 5. sz. Melléklet tartalmazza ( határidők, felelősök, módszerek, stb.) Pontosítani és aktualizálni a TÁCS éves munkaterve fogja. Az önértékelés elvégzésére egy értékelő csoportot kell megbízni, akik a végrehajtásra feladatterveket készítenek. A tervben minden egyes lépésnél fel kell tüntetni: az értékelés módszereit, időtartamát és határidőket; az értékelők/végrehajtók és felelősök személyét, a teljesítés kritériumát és a várható eredményt, a szükséges és készítendő dokumentumokat. A csoport részére biztosítani kell: a szükséges információkat, adatokat, a dokumentumok hozzáférhetőségét. Felhatalmazást kell kapniuk a szükséges mérések, vizsgálatok elvégzésére. - Végrehajtás: A csoport írásos feljegyzést készít az értékelésről, elemzésekről, megá1lapításokról, javaslatokról. Az adottságok és az eredmények tekintetében az EFQM (European Foundation for Quality Management) modell adaptációját alkalmazzuk, mely során a maximális 1000 pontból mi 600-at szeretnénk elérni.
37
A modell intézményi adaptációja: Dolgozói elégedettség
Dolgozók irányítása 9% (90 pont) Vezetés 10% (100 pont)
Politika és stratégia 8% (80 pont)
9% (90 pont) Folyamatok 14% (140 pont)
Erőforrások 9% (90 pont)
Partneri elégedettség 20% (200 pont)
Szolgáltatási eredmények 15% (150 pont)
Társadalmi kihatás 6% (60 pont)
Adottságok 50% (500 pont)
Eredmények 50% (500 pont)
A területenkénti feljegyzések alapján intézményi szintű írásos összefoglaló anyagot kell készíteni. A fejlesztendő területek alapján az alkalmazotti közösségnek meg kell határozni azok prioritási sorrendjét, a fejlesztési célokat. A fejlesztések megtervezésére intézkedéseket kell hozni (vezetői utasítást kiadni, intézkedési tervet készíteni, ill. a meglévő intézkedési terv(ek) korrekcióját el kell elvégezni). Az önértékelés összefoglaló anyagát és az intézkedési tervet a teljes alkalmazotti közösség fogadja el, az intézményvezető hagyja jóvá. Az intézkedési terv(ek) végrehajtásáért az intézményvezető, megvalósulásáért a munkatársak ill. a megadott területgazdák a felelős. - Dokumentálás, felülvizsgálat Az irányított önértékelés összegző anyaga és az intézkedési terv nyilvános dokumentum, ezért a partnerek részére a tájékoztatást, a hozzáférhetőséget biztosítani kell a partnerekkel való kommunikációt szabályozó eljárásrendnek megfelelően. Az önértékelés dokumentációját irattározni kell, megőrzés időtartama: 10 év Az önértékelés lezárása után felül kell vizsgálni az irányított önértékelés eljárásrendjét.
3.2.6 Minőségirányítási program felülvizsgálata, módosítása Az IMIP módosításának (felülvizsgálatának) folyamata
Az IMIP módosításának eljárásrendje
1. Tájékoztató az IMIP módosításának rendjéről F: minőségfejlesztő csop. vezető
Projektterv az IMIP módosításához
É: alkalmazotti kör
2. IMIP munkacsoport alakítása, felelősségek, hatáskörök meghatározása F: intézményvezető É: felkért csoport tagjai
Munkaköri leírások kiegészítése
38
A meglévő minőségpolitikai nyilatkozat Az irányított önértékelés adatai A partneri igény és elégedettség mérés adatai
3. A Min. Pol. Nyil. felülvizsgálata (megfelelt-e a céloknak?) F: munkacsoport vezetője
Módosított minőségpol. nyil. munkaanyag
É: munkacsoport, alkalmazottak
4. MIR felülvizsgálata (megfelelt-e a céloknak?) hatásosság, hatékonyság F: munkacsoport vezetője
Az irányított önértékelés adatai
Összegzés a megfelelésről Módosított Minőségirányítási Rendszer munkaanyag
É: munkacsoport, alkalmazottak
5. Megerősítés, korrekció
Összegzés a megfelelésről
nem
igen 6. Alkalmazotti közösség elfogadása
Az elfogadás jegyzőkönyve
F: munkacsoport vezetője É: alkalmazottak
7. Önkormányzati elfogadás F: Intézményvezető
Az elfogadás jegyzőkönyve
É: Önkormányzat, munkacsoport vezetője
8. A nem hatályos IMIP-ek bevonása F: minőségfejlesztési csop. egy tagja É: a kiosztási jegyzék szereplői
Kiosztási jegyzék
9. A kiosztási jegyzéknek megfelelően az új IMIP-ek elosztása F: munkacsoport egy tagja É: a kiosztási jegyzék szereplői
39
Felülvizsgálat során az 1.-9. pontok közül a 7. pont kimarad, egyébként a többi pontnál a módosítás helyett felülvizsgálat értendő. Az IMIP tervezett felülvizsgálati időpontjai: - kezdés: 2010. január 31. - zárás: 2010. május 31.
3.2.7. A minőségügyi dokumentumok kezelése „A vezetés elkötelezettsége” című rész (2.1.) leírja, hogy az intézményvezető feladatának tekinti a dokumentumok elkészíttetésén túl azok nyilvánosságra hozatalának, irattározásának a szabályozását is. Az SZMSZ általános irattározási szabályai érvényesek az IMIP dokumentumaira is. Az elektronikus és a nyomtatott tárolási formánál a verzió szám egységes feltüntetését javasoljuk. Dokumentum megnevezése Minőségirányítási program MIP Teljes folyamatszabályozás Tfsz Minőségügyi eljárás rendek Mer Munkautasítások Mut
Tárolási mód Nyomtatott forma Elektronikus forma A MIP olvasható a ig. + mv. + iroda + könyvtár ig. + mv. + iroda + TÁCS + kö. honlapon Rendszerben minden ig. + mv. + TÁCS gépen olvasható - szóbeliek: értekezletek Írható: igazgató jegyzőkönyvei és a minőségügyi vezető (mv) által
3.2.8. Záradék: Jelen Intézményi Minőségirányítási Program II. elfogadásával egyidejűleg hatályát veszti a 2004. április 27-én elfogadott Intézményi Minőségirányítási Program.
40
LEGITIMÁCIÓS ZÁRADÉK A Pesterzsébeti Pedagógiai Intézet Intézményi Minőségirányítási Program II.-ről
Az elkészítésért felelős:
dr. Nagyné Koczog Tünde igazgató
Az IMIP-et elfogadta:
A PPI alkalmazotti értekezlete A szavazásra jogosult 19 főből a jelen levő 15 fő egyhangúan elfogadta az IMIP II-t.
Igazoltan távol levők:
4 fő
Alkalmazotti értekezlet:
2007. március 29. 12 óra
Melléklet:
Jegyzőkönyv az alkalmazotti értekezletről Jelenléti ív és aláírás az elfogadásról
Budapest, 2007. március 29. Az IMIP elfogadását aláírásukkal igazolják:
Vasas Dezsőné közalkalmazotti tanács elnöke
dr. Nagyné Koczog Tünde igazgató
41
1. sz. Melléklet IMIP II. 3.2.1. 2007.
Partnerekkel való kapcsolattartás és elégedettségi mérés 1. K Ö Z V E T L E N (B E L S Ő) P A R T N E R E I N K
Sorszám Partnerek megnevezése 1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6. 1.7.
Főállású, ill. további jogviszonyban álló munkatársak
Kapcsolattartási mód
- értekezletek (havonta) - közvetlen információs bázis - számítógépes hálózat Megbízásos jogviszonyú - értekezletek (félévente) munkatársak (téma- és - írásos anyagok (munkatervek, beszámolók, tantárgygondozók) jelentések, levelek) - e-mail XX. kerületi fenntartású - fenntartói vagy munkaközösségi értekezletek (vagy a szolgáltatásba bevont) - írásos anyagok (munkatervek, beszámolók, közoktatási intézmények elemzések, havi feljegyzések, kiadványok, levelek) vezetői - szolgáltatási lista, szerződések, igazolások - e-mail XX. kerületi fenntartású (vagy a - munkaközösségi foglalkozások szolgáltatásba bevont) közoktatási - PPI szakmai rendezvények intézmények pedagógusai - kiadványok., levelek, felhívások - beszélgetés szolgáltatás keretén belül - e-mail, honlap XX. kerületi fenntartású - intézményeken keresztül: PPI kiadványok közoktatási intézmények - programok, rendezvények, versenyek - szolgáltatás keretében: foglalkozások, tréningek tanulói - közvetlenül: honlap XX. kerületi fenntartású - intézményeken keresztül: kiadványok közoktatási intézményekben - szolgáltatások keretében: előadások tanuló gyerekek szülei - e-mail, honlap intézmény fenntartója - írásos anyagok: munkatervek, beszámolók, (Pesterzsébet Önkormányzata feljegyzések, elemzések, vizsgálatok Oktatási, Kulturális és - előadások értekezleten Sportosztály) - honlapok
Igény vagy elégedettségi mérés módszere - SWOT elemzés - klímateszt - egyéni jövőkép - SWOT elemzés - kérdőív - kerekasztal-beszélgetés - pedagógiai szakmai szolgáltatási szerződések tartalmával kapcsolatos kérdőív - fókuszcsoportos felmérés - kérdőív (teljes kör, munkaközösségeken keresztül)
Mérés időpontja, gyakorisága 2005. november int. önértékeléskor 2004. november 4 évente, illetve új tagoknál félév elteltével 2004. január 2007. április 2010. április
2003. szeptember 2007. májusszeptember
- speciális terület: versenyek - speciális terület: kiadványok, rendezvények - interjú
2007. augusztus
1
2. K Ö Z V E T E T T (K Ü L S Ő) P A R T N E R
2.0.
2.0.
XX. kerületben működő, nem kerületi fenntartású oktatási intézmények XX. kerületi kulturális és egyéb intézmények
2.1.
Sportegyesületek
2.2.
XX. kerületi szervezetek, egyének (díszpolgárok) Kerületi PSZK-k, MEGYEI PED. INT.
- kiadványok, meghívók rendezvényekre - együttműködési megállapodások - újabb forma: e-mail és honlap - kiadványok, meghívók rendezvényekre - együttműködési megállapodások - e-mail - meghívók rendezvényekre - telefon, e-mail (sportszervező)
2.3.
Budapesti szakmai kapcsolatok (FPI, Fazekas M. Gy., stb)
- kiadványok, rendezvények - posta, e-mail, telefon, honlap - közös rendezvények, meghívások, kiadványok - együttműködés (versenyek) bemutatók, - e-mail, honlap - kiadványok küldése - rendezvények kölcsönös látogatása
2.4.
Országos szakmai kapcsolatok, alapítványok, külföldi partnerek
- kiadványok, pályázati beszámoló, kutatás - taggyűléseken részvétel
2.5.
Könyvkiadók, könyvtárak
2.6.
Szponzorok
- kiadványok, együttműködések - bemutatók, rendezvények - tájékoztatók, telefon, e-mail - kiadvány, rendezvény - telefon, levelezés, e-mail, honlap
2.3.
- kérdőív
1. sz. Melléklet IMIP II. 3.2.1. 2007. 2004. febr. háromévente
- kérdőív
2004. febr. háromévente
- kérdőív
-
- kérdőív
2004. febr. háromévente 2004. febr. háromévente
- kérdőív
- kérdőív
2004. febr. háromévente
- kérdőív
szponzorálást követően
2
1. sz. Melléklet IMIP II. 3.2.1. 2007. 3. Az egyes szolgáltatásokat igénybe vevők körében tervezünk speciális igény, illetve elégedettségi méréseket az alábbiak szerint:
IMIP sorsz. terület könyvtár PEPITA kiadvány „Diák legek …” c. kiadvány „Diáksport legek…. c. kiadvány kerületi tanulmányi és tehetséggondozó versenyek I. (zsűrizős versenyek) kerületi tanulmányi és tehetséggondozó versenyek II. (feladatlapos versenyek) kerületi sportversenyek
módszer kérdőív kérdőív kérdőív kérdőív kérdőív kérdőív kérdőív
időpont 2004. szeptember 2007. november 2008. június 2008. június 2005-2006. tanév versenyek után 2006-2007. tanév versenyek után 2007-2008. tanév versenyek után
gyakoriság 4 évente 3 évente 4 évente 4 évente 4 évente 4 évente 4 évente
felelőse könyvtáros szaktanácsadó főszerkesztő főszerkesztő főszerkesztő munkaközösség intézeti segítője munkaközösség intézeti segítője sportszervező
3
2. sz. Melléklet IMIP II. 3.2.1. 2007.
Belső információáramlás, a napi működéshez szükséges információk átadásának fórumai, gyakorisága Kommunikációs csatorna Vezetőségi értekezlet Munkatársi értekezlet Alkalmazotti értekezlet Közalkalmazotti értekezlet Tantárgygondozói értekezlet Esetmegbeszélés Faliújság Személyes és közös fakkok Nyilvántartások Telefon Számítógépes hálózat E-mail
Információ
Informált
Felelős
Idő/Gyakoriság
Bizonylat
Programok tervezése, aktuális tájékoztatások, döntések SZMSZ, Tervek, beszámolók, kínálati listák elfogadása, kiadvány szerkesztésének és rendezvényeknek előkészítése Aktuális témák megbeszélése Munkavédelmi előadás, IMIP elfogadása, igazgatóválasztás Közalkalmazottakat (beosztottakat) érintő témák megbeszélése, döntések PPI munkaterv és beszámoló, munkaközösségi helyzetelemzés, célok, feladatok és aktualitások
Munkatársi értekezlet
Igazgató
Szükség szerint
Vezetői feljegyzés
Teljes alkalmazotti kör
Igazgató
Minden hónap péntek délelőtt 11 órakor
Jegyzőkönyv
Teljes alkalmazotti kör
Igazgató, választási bizottság Közalkalmazotti Tanács vezetője Igazgató, mk. koordinátora
Előírás szerint Igény szerint
Jegyzőkönyvek jelenléti ívek Feljegyzés
Tanév elején és végén
Jegyzőkönyv ás mk. munkaterv
Bármilyen probléma megbeszélése
Munkatársak egy csoportja Munkatársak
Vezetőség
Aktuálisan
Emlékeztető
Ig. helyettes
Aktuálisan
Dokumentáció, irattár
Vezetőség, gazd. ügyintéző Gazdasági ügyintéző oktatástechnikus
Aktuálisan
Munkatervek, Havi program, meghívók rendezvényekre, ütemtervek, listák nyitási és zárási rend Aktuális feladatok, jelenléti ívek, adatlapok, hasznos információk névre szólóan Iktatók (levelezés, szolgáltatás) Fénymásolás, CD-k nyilvántartása Gépek kölcsönzése A munkatárs hiányzásának bejelentése Továbbképzések, értekezletek, szakmai anyagok, Külső információk
Vezetőség Kerületi munkaközösség tagjai
Munkatársak, tantárgygondozók Érintett munkatárs, Gazdasági ügyintéző oktatástechnikus Vezetőség Munkatársak, tantárgygondozók
Munkatársak Igazgatóhelyettes, területgazda
Rendszeresen
Iktatók, dokumentumok
SZMSZ szerint rendszeresen
Emlékeztető Archivált dokumentumrendszer
1
3. sz. Melléklet IMIP II. 3.2.2. 2007.
Munkatársak kiválasztási és betanulási rendje a PPI-ben Tevékenység
Felelős/ partner
Határidő
Dokumentum
Kiválasztási rend 1.
Állás meghirdetése
Igazgató
2.
Pályázók fogadása, ismerkedő beszélgetés az igazgató részvételével egyeztetett időpontban Dokumentumok átadása megismerésre Dokumentumok elemzése, értékelése
Igazgató
3. 4. 5.
Második beszélgetés (esetleg próbamunka)
6
Döntés a kiválasztásról A megfelelő pályázó kiválasztásához véleményezés
7.
Pályázó értesítése
Igazgató Igazgató/közvetlen irányító, Közalk. Tanács vezetője Igazgató/közvetlen irányító, Közalk. Tanács. vezetője Igazgató/ ig.h.; közvetlen irányító, Köz.a. T. vez. Igazgató
aktuálisan
Közlöny, sajtó, internet, egyéb Ismerkedő Önéletrajz, beszélgetés időpontja végzettség Ismerkedő beszélgetés időpontja Második beszélgetés időpontja A kinevezés előtt megfelelő időben
Szabályozók előírása Referencia munkák ellenőrzése Elvárás lista
Második beszélgetési Pályázat + referencia kör lezárását követő három napon belül döntés után Értesítő levél
Betanulási rend 8.
Munkába állás feltételeinek előkészítése
9.
Munkába állás
10.
Az új kolléga bemutatása a munkatársaknak Szokásrend ismertetése: helyiségek, berendezések használata, étkezés, juttatások Alapvető bevezetés: munkaidő nyilvántartás, bejárás és eltávozás rendje, tervező munka Számítógépes rendszer megismertetése Balesetvédelmi oktatás
11. 12.
13. 14.
Igazgató/gazdasági vezető/közvetlen irányító Igazgató/gazdasági vezető Igazgató
Első munkanap előtt 2-3 nappal
Iratok előkészítése
Első munkanap
Szerződés v. kinevezés
Közalk. Tanács vezető
Első-második munkanap
Igazgató, ig.h.
Első-második munkanap
Ig.h./informatikus
Első két hétben
Munkavédelmi felelős
Első munkanap
Első munkanap
heti beosztás ütemezése (vagy más munkaidő nyilvántartás) e-mail cím könyvtár Részvételt igazoló dokumentum
1
3. sz. Melléklet IMIP II. 3.2.2. 2007.
Tevékenység 15.
Alapdokumentumok átadása
16 17.
Mentor felkérése, megbízása Segítségnyújtás
18. 19.
Adminisztrációs rend Hagyományok ápolásával kapcsolatos tevékenységek megismertetése Áttekintés: eddig elkészített munkák Adminisztráció ellenőrzése (segítő szándékkal) Minőségügyi elvárások megismertetése
20. 21. 22. 23. 24.
Beszélgetés az új kollégával Feladat meghatározások mindkét részről Értekezleten: beszélgetés a beilleszkedésről
Felelős/ partner Igazgató
Határidő
Dokumentum
Első héten
Igazgató Mentor/pedagógiai előadók
Első héten az ütemterv szerint
Munkaköri leírás SzMSz, éves munkaterv Ütemterv Feljegyzés
Közalkalmazotti Tanács vezetőségi tagjai Mentor Terület gazdája
Két héten belül Két héten belül 1 hónapon belül négy hét múlva
Minőségügyi Egy hónapon belül vezető/ TÁCS tagjai Intézményvezetés/ 1-1,5 hónap múlva mentor/új munkatárs Igazgató/mentor/új munkatárs
A vezetéssel történt beszélgetést követő értekezleten
Dokumentumok
Feljegyzés Jegyzőkönyv
2
4. sz. Melléklet IMIP II. 3.2.3. 2007.
A PESTERZSÉBETI PEDAGÓGIAI INTÉZET SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE Igazgatási irányok (alárendeltség, utasítás, ellenőrzés, beszámoltatás) Általános igazgatás: Verseny és pedagógiai szakmai szolgáltatás területen:
1. Igazgató
2. Igazgatóhelyettes
3.1. sportszervezők
3.2. gyógytestnevelők 3.2.1. óvodai 3.2.2. iskolai
3.3. pedagógiai 3.3.1. óvodai
3.3.2. alsó t.
3.3.3. felső t.
előadók 3.3.4. mérés
3.3.5. tan. táj.
3.3.6. könyvtár
4.2. tantárgy- és témagondozók 4.2.1. óvodai terület
4.2.2. alsó tagozatos terület
4.2.3. felső tagozatos terület
3.4.
3.5.
számítástechnikus
gazdasági ügyintéző
4.3.
4.4. technikai dolgozók
könyvtári asszisztens
4.5.1. okt. technikus 4.5.2. takarító
5. sz. Melléklet IMIP II. 3.2.4.C 2007.
ÖNÉRTÉKELÉSI TERV az irányított önértékelés eljárásrendje ........../……….tanév
Lépései 1. Az alkalmazotti közösség tájékoztatása az előttük álló feladatokról. 2. Az irányított önértékelést végzők csoportjának megalakítása 3. Feladatterv készítése: - területek pontosítása, - módszerek és eszközök kiválasztása, mérőeszközök kialakítása, módosítása, - szükséges adatok összegyűjtése. 4. Mérőeszközök sokszorosítása, szétosztása a felelősöknek. 5. Mérés 6. A beérkezett adatok összesítése. 7. Interjúk elvégzése.
Módszerek
Időtartam, határidő
Bevont munkatársak
Felelős
Teljesítés kritériuma
Szükséges, készítendő dokumentáció
5. sz. Melléklet IMIP II. 3.2.4.C 2007.
Lépései
Időtartam, határidő
Módszerek
Bevont munkatársak
Felelős
Teljesítés kritériuma
8. Összefoglalók, trendvizsgálat elkészítése, eredmények összehasonlítása. 9. Munkatársi értékelő megbeszélés: - erősségek, fejlesztendő területek meghatározása, - fejlesztendő feladatok prioritási sorának megállapítása, - okok meghatározása 10. Összegző értékelés elkészítése. A fejlesztési célok meghatározása, időbeli ütemezése. 11. Az alkalmazotti közösség tájékoztatása és a fejlesztési célok meghatározása. 12. Intézkedések 13. Az irányított önértékelés eljárásrendjének felülvizsgálata. Budapest,
év
hó
nap ................................................. minőségügyi vezető
Jóváhagyom: Budapest,
év
hó
nap …………………………… intézményvezető
Szükséges, készítendő dokumentáció
6. Melléklet IMIP II. 2007.
Minőségügyi ütemterv
2007. DOKUMENTUMOK IMIP 2.2.2. A 2.2.2. A 2.2.2. A 2.2.2. A 2. Tfsz. 1. Mer. 1. Tfsz. 1. Intt 1. Mer 1. 1. Mer 2. Mut 2. Mer 1. Mer 1. Mer 2. Intt
Feladat megnevezése A munkatársak szakmai tudásának fejlesztése Téma- és tantárgygondozók finanszírozásnak felülvizsgálata A munkatársak szakmai tudásának fejlesztése Elismerésekre való felterjesztés (igazgató feladata) A munkatársak szakmai tudásának fejlesztése Szakértői névjegyzékbe kerülés, egyéni továbbképzési elképzelések támogatása a költségvetés függvényében A munkatársak szakmai tudásának fejlesztése A munkaköri leírásban nem szereplő feladatok ellátása feladatfinanszírozással megbízási szerződés alapján B. Tervezés Irányított önértékelés folyamatszabályozása G. Gyógy-testnevelés szakszolgálat Az iskolai gyógy-testnevelés ellátásának eljárásrendje B. Szaktanácsadás, pedagógiai és tanulói tanácsadás A munkaközösségi programok meglévő szervezési, értékelési rendjének felülvizsgálata F. Tehetséggondozás segítése Az OKM- nél megpályázott országos Olvass velünk! verseny meghirdetésével, megszervezésével és lebonyolításával kapcsolatos terv elkészítése B. Tervezés Az éves tervezéssel kapcsolatban - PPI munkaterv készítés szempontjai az ÖMIP elvárásai alapján C. Vezetői ellenőrzés és értékelés Újabb területekre vonatkozó értékelő lapok alkalmazása, az eddigiek felülvizsgálata A. Mérés, értékelés Kerületi mérések lebonyolításának minőségügyi eljárás rendje A. Mérés, értékelés Mérési, érékelési nyomtatott dokumentumok rendszerezési, elérési rendje B. Szaktanácsadás, pedagógiai és tanulói tanácsadás A DÖK és a PIGYŐ segítésének eljárási rendje E. Pedagógus-továbbképzés, önképzés Saját akkreditálású tanfolyam szervezésének minőségi eljárásrendje C. Pedagógiai tájékoztatás A kiadványok terjesztésének eljárásrendje F. Tehetséggondozás segítése A fővárosi vagy országos tanulmányi és sport versenyekre felkészítő pedagógusok megbecsülésére jutalmazási rendszer kialakítása
határidő minden év augusztus 25. Folyamatos Folyamatos Folyamatos
2007. március 31. 2007. június 30. 2007. augusztus 31.
2007. augusztus 31.
2007. szeptember 30. 2007. szeptember 30. 2007. szeptember 30. 2007. szeptember 30. 2007. szeptember 30. 2007. szeptember 30. 2007. október 31. 2007. november 30.
MÉRÉSEK Elégedettségi mérés Elégedettségi mérés 1.4. Elégedettségi mérés 1.7. Elégedettségi mérés 2.0.
kerületi tanulmányi és tehetséggondozó versenyek II. (feladatlapos versenyek) XX. kerületi fenntartású (vagy a szolgáltatásba bevont) közoktatási intézmények pedagógusai intézmény fenntartója (Pesterzsébet Önkormányzata Oktatási, Kulturális és Sportosztály) XX. kerületben működő, nem kerületi fenntartású oktatási intézmények
2006-2007. tanév versenyek után 2007. május-szeptember 2007. augusztus 2007.
1
6. Melléklet IMIP II. 2007. Elégedettségi XX. kerületi kulturális és egyéb intézmények mérés 2.0. Elégedettségi XX. kerületi szervezetek, egyének (díszpolgárok) mérés 2.2.
2007.
Elégedettségi Kerületi PSZK-k, MEGYEI PED. INT. mérés 2.3.
2007.
Elégedettségi Könyvkiadók, könyvtárak mérés 2.5. Elégedettségi Szponzorok mérés 2.6.
2007.
2007. szponzorálást követően
Elégedettségi PEPITA kiadvány mérés
2007. november
2008. DOKUMENTUMOK
2. Mer. 1. Tfsz.
1. Tfsz 1. Intt. 2. Mer 2. Mer 1. Mer.
E. Pr arculat Visszajelzések értékelése a honlapról 3.2.1. Partnerkapcsolatok irányítása és menedzselése Elvárások a szakmai írásos anyagok elkészítésével kapcsolatban C. Vezetői ellenőrzés és értékelés A megbízással dolgozó munkatársak ellenőrzési és értékelési eljárásrendje D. Rendezvények szervezése A PPI rendezvények szervezésére, lebonyolítására vonatkozó teljes folyamatszabályozás felülvizsgálata A. Jogszerűség biztosítása Beszerzési szabályzat a nagyértékű tárgyi eszközökre B. Partneri igény- és elégedettségmérés rendszere A partneri igény és elégedettségi mérések teljes folyamatának felülvizsgálata E. Pr arculat Reklám lehetőségeinek marketing szemléletű felmérése E. Pedagógus-továbbképzés, önképzés Külső akkreditált tanfolyam szervezésének eljárásrendje F. Tehetséggondozás segítése A kerületi versenyek szervezésével és lebonyolításával kapcsolatos elvárások C. Kommunikáció a belső partnerekkel Nyilvános dokumentumok panaszkezelési eljárás rendje
2008. február 28. 2008 . április 30. 2008. június 30. 2008. június 30. 2008. augusztus 31. 2008. augusztus 31. 2008. szeptember 30. 2008. november 30. 2008. december 31. 2008. december 31.
MÉRÉSEK Elégedettségi mérés 1.2. Elégedettségi mérés Elégedettségi mérés Elégedettségi mérés Elégedettségi mérés 3.2.4. A, B
Megbízásos jogviszonyú munkatársak (téma- és tantárgygondozók) kerületi sportversenyek
2008.
„Diák legek …” c. kiadvány
2007-2008. tanév versenyek után 2008. június
„Diáksport legek…. c. kiadvány
2008. június
könyvtár
2008. szeptember
Munkatársak és vezetők teljesítményértékelése
2008. szeptember 1.
2
6. Melléklet IMIP II. 2007.
2009. DOKUMENTUMOK 3. Intt 3. Tfsz. 3.2.C
E. Pedagógus-továbbképzés, önképzés Kerületi pedagógusok szellemi termékének nyomtatott vagy elektronikus 2009. március 30. formában történő összegyűjtési szabályzata F. Tehetséggondozás segítése Tanulmányi, tehetséggondozó és sportversenyek kiírásának, szervezésének, 2009. augusztus 31. lebonyolításának és az eredmények regisztrálásának folyamat szabályozása Teljeskörű intézményértékelés
2009. augusztus 31.
2010. DOKUMENTUMOK 2. Tfsz. 1. Mer. 1. Tfsz. 1. Intt 1. Mer 1. 1. Mer 2. Mut 2. Mer 1. Mer 1. Mer 2. Intt 1. 4. Intt 2. Mer
B. Tervezés Irányított önértékelés folyamatszabályozása G. Gyógy-testnevelés szakszolgálat Az iskolai gyógy-testnevelés ellátásának eljárásrendje B. Szaktanácsadás, pedagógiai és tanulói tanácsadás A munkaközösségi programok meglévő szervezési, értékelési rendjének felülvizsgálata F. Tehetséggondozás segítése Az OKM- nél megpályázott országos Olvass velünk! verseny meghirdetésével, megszervezésével és lebonyolításával kapcsolatos terv elkészítése B. Tervezés Az éves tervezéssel kapcsolatban - PPI munkaterv készítés szempontjai az ÖMIP elvárásai alapján C. Vezetői ellenőrzés és értékelés Újabb területekre vonatkozó értékelő lapok alkalmazása, az eddigiek felülvizsgálata A. Mérés, értékelés Kerületi mérések lebonyolításának minőségügyi eljárás rendje A. Mérés, értékelés Mérési, érékelési nyomtatott dokumentumok rendszerezési, elérési rendje B. Szaktanácsadás, pedagógiai és tanulói tanácsadás A DÖK és a PIGYŐ segítésének eljárási rendje E. Pedagógus-továbbképzés, önképzés Saját akkreditálású tanfolyam szervezésének minőségi eljárásrendje C. Pedagógiai tájékoztatás A kiadványok terjesztésének eljárásrendje F. Tehetséggondozás segítése A fővárosi vagy országos tanulmányi és sport versenyekre felkészítő pedagógusok megbecsülésére jutalmazási rendszer kialakítása B. Tervezés A stratégiai tervezés: intézményvezetői pályázat E. Pedagógus-továbbképzés, önképzés Pedagógus-továbbképzés akkreditációs engedélyeztetése C. Kommunikáció a belső partnerekkel A szerződéses szolgáltatások panaszkezelési eljárás rendje
2010. március 31. 2010. június 30. 2010. augusztus 31.
2010. augusztus 31.
2010. szeptember 30. 2010. szeptember 30. 2010. szeptember 30. 2010. szeptember 30. 2010. szeptember 30. 2010. szeptember 30. 2010. október 31. 2010. november 30. 2010. március 31. 2010. május 31. 2010. március 31.
MÉRÉSEK Elégedettségi mérés 3.2.5. 3.2.4.
A, B
Kerületi tanulmányi és tehetséggondozó versenyek I. (zsűrizős versenyek) Az IMIP tervezett felülvizsgálata Munkatársak és vezetők teljesítményértékelése
2010. 2010. május 31. 2010. szeptember 1.
3
6. Melléklet IMIP II. 2007.
2011. MÉRÉSEK Elégedettségi mérés 1.4. Elégedettségi mérés
XX. kerületi fenntartású (vagy a szolgáltatásba bevont) közoktatási intézmények pedagógusai kerületi tanulmányi és tehetséggondozó versenyek II. (feladatlapos versenyek)
2011. május-szeptember 2011. június
2012. Elégedettségi mérés Elégedettségi mérés Elégedettségi mérés 3.2.4. A, B
könyvtár „Diák legek …” c. kiadvány
2012. 2012. június
„Diáksport legek…. c. kiadvány
2012. június
Munkatársak és vezetők teljesítményértékelése
2012. szeptember 1.
4
