Interne Communicatie
Blok 2 jr. 2 INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
1
Programma vandaag
Mededelingen 1.
N@tschool
2.
controle (volgende wk: inzage opdr. portfolio)
Theoriecollege:start met strategie (bij verandering) Praktijk: consult per groep
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 03
SHEET
2
Consult 12.45u. – 13.00u. Groep 2 13.00u. – 13.15u. Groep 1
13.15u. – 13.30u. Groep 3 Aan de slag Zorg dat je 5 min. voor tijd in omgeving verkeert!!
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 02
SHEET
3
INTERNE COMMUNICATIE -Strategie – (Bij verandering)
Analyse
Strategie/missie Structuur Cultuur Leiderschapstijl Publieksgroepen Basisstructuur
Doelstelling
Doelgroep
Strategie Taktiek
Middelen Uitvoering INTERNE COMMUNICATIE
Evaluatie
COLLEGE 04
SHEET
5
Inrichten
ESH-model
strategie
managementstijl
structuur
cultuur
systemen
personeel INTERNE COMMUNICATIE
Weggeman e.a., 1992 COLLEGE 04
SHEET
6
Veranderen “Als je draagvlak hebt voor de verandering, is deze niet ingrijpend genoeg” (Viehoff)
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
7
Acceptatie vertraagt door Informatie: Gebrek aan informatie Ambigue informatie Andere inschatting informatie
Anders: Gevestigde belangen Onzekerheid, angst Negatieve ervaringen
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
8
Versnellen acceptatie Inhoud Koppel steeds terug naar doelen en beleid Maak de toekomstige situatie zichtbaar Streef quick wins na Geef aandacht aan het alledaagse Proces Geef tijd voor gewenning Biedt ruimte voor 2-richtingscommunicatie Toon voorbeeldgedrag INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
9
Formule voor verandering Veranderen is: Onbehagen Visie Condities Durf
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
10
Principes van communicatie rond veranderingen
Het communicatieproces is net zo belangrijk als de inhoud
Media informeren, mensen communiceren (tweezijdig)
Informatie -> bewustwording en kennis, communicatie -> ‘sense of urgency’, ander gedrag
Legitimering; iedereen kan communiceren over wat, wanneer en hoe, maar voor het waarom heb je gezag nodig
Communicatie alleen werkt niet
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
11
Strategie: communicatiekruispunt
INFORMEREN
OVERREDEN
DIALOGISEREN
FORMEREN
INTERNE COMMUNICATIE
BEÏNVLOEDING
BEKENDMAKING
EENRICHTINGSVERKEER
TWEERICHTINGSVERKEER COLLEGE 04
SHEET
12
Strategie: communicatiekruispunt Informeren: accent op informatieverstrekking Overreden: accent op beïnvloeden, overtuigen
Dialogiseren: accent op open uitwisseling van ideeën (groepen zijn gelijkwaardig, overleg)
Formeren: accent op aangaan van samenwerkingsverbanden (groepen staan tegenover elkaar, conflicthantering, afstemming) INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
13
Veranderen heeft vele betekenissen Ik verander beleid
Ik verander gebouw
Ik verander organisatie
• De individuele belangen zijn veranderd in groepsbelangen. • Onder druk van Piet is doel veranderd. • Productieproces is veranderd conform de eisen. • Informatiesysteem is sterk verbeterd. • De stimulansen voor talentontwikkeling zijn veranderd. • De belonings- en strafmiddelen worden anders ingezet.
Ik verander Piet
• We hebben afgelopen periode veel geleerd en daardoor veel veranderd. • Veranderen is leren.
Piet verandert
• Deze verandering zingevend gewerkt. • Alles is altijd in verandering.
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
14
4 Redenen voor het gebruik van de kleuren bij organisatieverandering Zorg voor een veelkleurige veranderkundige diagnose vooraf: van mensen, organisaties, vraagstukken, ….
Kies situationeel voor de meest kansrijke ‘kleur’ bij het aanpakken van een verandering. Wat past bij vraagstuk, bij organisatie, bij …?
Wees je bewust van je eigen voorkeursstijl, aannames en eenzijdigheid.
Zorg dat je met anderen eenzelfde taal hanteert bij het praten over veranderen zonder gesteggel over ‘er verandert pas iets als je…’. INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
15
Bij organisatieveranderingen zijn vijf manieren van denken te onderkennen Denkwijze Er verandert iets als je: . . . Geeldruk
De belangen van de belangrijkste spelers bij elkaar kunt brengen tot een consensus middels een onderhandelingsproces.
Blauwdruk
Duidelijke resultaten formuleert en vervolgens de implementatie planmatig uitvoert in een rationeel werkproces.
Rooddruk
Groendruk
Witdruk
Mensen motiveert, verleidt en (situationeel) beloont om gewenst gedrag op hun werk te vertonen middels een zorgvol proces met HRM-instrumenten. Mensen in leersituaties brengt met allerlei instrumenten, ze bewuster en bekwamer maakt waardoor hun vermogens toenemen op het werk. Begrijpt welke patronen een organisatie blokkeren en drijven, de blokkades slecht en ruimte biedt voor spontane evolutie gebaseerd op eigen energie van mensen.
• Veranderen bestaat in het oog van de veranderaar. • Elke denkwijze heeft ++ en --, idealen en valkuilen. INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
17
Geeldrukdenken is te karakteriseren Vooronderstellingen
Er verandert iets wanneer je: • belangen bij elkaar kunt brengen; • mensen kunt dwingen tot (bepaalde) standpunten/meningen; • coalities kunt vormen; • nieuw beleid tot stand brengt; • de neuzen kunt richten. Veranderen = een machtspel. Traject
Ideaal • Nastreven van overkoepelende belangen. • De haalbare oplossing. Valkuil • Luchtfietserij. • Machtsstrijd (lose-lose). Veranderaar
Interventies onder meer: • alliantievorming, conclaafmethoden; • arbitrage/bemiddeling; • topstructurering; • protégéconstructies/wegpromoveren.
Rol: Procesbegeleider die gebruik maakt van eigen machtspositie. Competenties onder meer: • onafhankelijkheid en zelfbeheersing; • gevoelig voor machtsverhoudingen; • omgevings-, strategie- en structureringskennis.
Borging: Beleidsdocumenten/machtsbalans.
Focus: Posities en context.
Resultaat: Onbekend & verschuivend.
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
18
Blauwdrukdenken is te karakteriseren Vooronderstellingen Er verandert iets wanneer je: • resultaten vooraf formuleert; • een goed stappenplan maakt; • onderweg monitort en bijstuurt; • stabiliteit bevordert; • beheerst reageert op veranderingen; • de complexiteit zoveel mogelijk reduceert. Veranderen = een rationeel proces. Traject
Ideaal • De wereld is maakbaar en planbaar. • De beste concrete oplossing (’harde’ organisatieprocessen). Valkuil • Over mensen heen walsen. • Irrationele en externe aspecten negeren. Veranderaar
Resultaat: Vooraf omschreven & gegarandeerd. Rol: Expert die formulering èn implementatie verzorgt indien gemandateerd. Interventies onder meer: Competenties onder meer: • planning & control; • analytisch vermogen; • vergaderprocedures & time management; • planning en beheersing; • strategische analyse & benchmarking; • specialisatie in de inhoud; • rationeel plannen, ontwikkelen • mondelinge- en schriftelijke kengetallen, voortgang bewaken. presentatie. Borging: Meten = weten/ISO-achtige systemen. Focus: Kennis en resultaten. INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
19
Rooddrukdenken is te karakteriseren Vooronderstellingen Er verandert iets wanneer je: • mensen op de juiste manier prikkelt; • het voor mensen aangenaam maakt; • mensen situationeel beloont/straft; • werkt volgens zorgvuldige en afgesproken procedures. Veranderen = ruilen. Traject Resultaat: Vooraf bedacht, maar niet gegarandeerd. Interventies onder meer: • HRM-systemen voor beoordelen en belonen; • planning van mobiliteit en diversiteit; • sociale activiteiten; • taakverrijking & -verbreding; • zeepkist bijeenkomsten. Borging: HRM-systemen. INTERNE COMMUNICATIE
Ideaal • Juiste ‘fit’ tussen organisatiedoelen en individuele doelen. • Een motiverende oplossing (’zachte organisatie-processen). Valkuil • Zachte heelmeesters ... • Negeren van machtsspel, verstikken van het bijzondere individu. Veranderaar Rol: Procedure-expert die soms oplossingen suggereert. Competenties onder meer: • HRM-methoden; • plannen en verzorgen van communicatie; • werken in teams; • zorgvuldigheid. Focus: Procedures en sfeer. COLLEGE 04
SHEET
20
Groendrukdenken is te karakteriseren Vooronderstellingen Er verandert iets wanneer je: • mensen bewust onbekwaam maakt; • mensen helpt om nieuwe dingen (in) te zien en te kunnen; • mensen in gezamenlijke leersituaties brengt; • mensen verandert. Veranderen= leren. Traject Resultaat: Vooraf geschetst, maar niet gegarandeerd, Interventies onder meer: • feedback geven en spiegelen; • opleidingstrajecten & teambuilding; • leercirkels, gaming; • coaching/intervisie; • open systems planning. Borging: Permanent lerende organisatie. INTERNE COMMUNICATIE
Ideaal • Lerende organisatie: met iedereen, over alles, altijd. • Een oplossing die mensen zelf bedenken en zichzelf eigen maken. Valkuil • Ontkennen dat niet iedereen alles wil of kan leren. • Geen prioritering, gebrek aan actie. Veranderaar Rol: Procesbegeleider die mensen steunt, Competenties onder meer: • ontwerpen en begeleiden van leersituaties; • kennis van organisatieontwikkeling; • feedback kunnen geven; • empathisch en creatief. Focus: Setting en communicatie. COLLEGE 04
SHEET
21
Witdrukdenken is te karakteriseren Vooronderstellingen Er verandert iets wanneer je: • de innerlijke zekerheid van mensen aanspreekt; • blokkades wegneemt en conflicten optimaliseert; • patronen ontdekt en betekenissen schept; • nieuwe helden en rituelen creëert. Veranderen= energie losmaken. Traject
Ideaal • Spontane evolutie. • Benutten van toeval, conflicten en crises als kansen. • De kunst van het niet-handelen. Valkuil • Onvoldoende inzicht in drijvende krachten. • Laissez faire en medewerkers opzadelen met ‘zelfsturing’. Veranderaar
Resultaat: Onvoorspelbaar (weg is de herberg). Rol: Persoonlijkheid die zichzelf als instrument inzet. Interventies onder meer: Competenties onder meer: • patroonherkenning; • patroonherkenning en • zelfstuderende teams, dynamiseren; betekenisgeving; • open space bijeenkomsten; • hanteren van (machts)blokkades; • persoonlijke groei; • omgaan met onzekerheid; • afbreken heilige huisjes. • authenticiteit en zelfbewustzijn. Borging: Zelforganisatie. Focus: Patronen en personen. INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
22
Elke kleur volgt eigen redeneringen bij organisatieveranderingen Er verandert iets … als je...
Geel belangen bij elkaar brengt
Blauw eerst denkt en dan (planmatig) doet
Rood Groen mensen op de juiste mensen in leermanier prikkelt situaties brengt
Wit ruimte biedt voor spontane evolutie
in een...
machtspel
rationeel proces
ruil-exercitie
dynamiserend proces
naar...
een haalbare oplossing, win-win situatie
de beste oplossing, een motiverende op- een oplossing die een oplossing die een maakbare wereld lossing, de beste 'fit' mensen samen vindenenergie los maakt
coalitievorming & topstructurering
projectmatig werken beoordelen & & strategische belonen, sociale analyse bijeenkomsten
opleiding en coaching,open space meetings , open systems zelfsturende teams planning
door een ...
procesbegeleider die zijn macht gebruikt
inhoudelijk expert
procesbegeleider die persoonlijkheid die mensen steunt zichzelf als instrument inzet
gericht op …
posities en context
het resultaat is ...
onbekend en verschuivend
kennis en resultaten procedures en sfeer setting en communi- patronen en catie betekenissen omschreven & bedacht, niet geschetst, niet gegarandeerd gegarandeerd gegarandeerd onvoorspelbaar
met interventies zoals…
de borging doe je in ... valkuilen zijn…
HRM expert
beleidsdocumenten en machtbalans
meten = weten
luchtfietsen en lose-lose
negatie van externe negatie van macht en irrationele en verstikkende aspecten systemen
INTERNE COMMUNICATIE
HRM-systemen
leerproces
lerende organisatie
zelforganisatie
niemand uitsluiten oppervlakkig begrip en gebrek aan actie en laissez faire
COLLEGE 04
SHEET
23
Een workshop opzetten teneinde . . . Geel
het eens te worden met elkaar over doelstellingen of beleid.
Blauw
een duidelijk resultaat voor ogen te hebben aan het einde van de workshop.
Rood
meer betrokkenheid te creëren; een goed gevoel met elkaar te hebben.
Groen
iets van elkaar te leren; uit te wisselen.
Wit
bewustzijn te vergroten; energie op te wekken; creatieve gedachten los te maken.
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
24
Een missie formuleren om . . . Geel Blauw
een onderhandelingsresultaat vast te leggen.
zo'n ding te hebben (als p.r.-middel).
Rood
de neuzen te richten; verbondenheid op te roepen.
Groen
goed met elkaar zienswijzen uit te wisselen; betekenissen van elkaar te leren kennen.
Wit
een evolutiesprong te bewerkstelligen.
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
25
Elke kleur heeft eigen succescriteria Paradigma: Geeldruk
Blauwdruk
Rooddruk
Groendruk
Witdruk
Is succesvol want het schept: • afstemmimg; • doelconvergentie; • afspraken. • output; • planmatigheid; • sturing. • binding; • wij-gevoel; • talentontwikkeling. • lessen; • aanpassingen; • reflectie.
• consensus; • win win situaties; • draagvlak. • doelmatigheid; • efficiëntie; • duidelijkheid. • sfeer; • samenwerking; • trots. • experimenten; • organisatieontwikkeling; • feedback loops.
• flexibiliteit; • Zingeving • aanpassingsvermogen;• Verbinding • ondernemerschap. • Zelfsturing
Als je een efficiënt traject wil, heb je al kleur gekozen. INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
26
Communicatie aanpak Zender Doelstellingen
Doelgroep Inhoud Middelen
Stijl
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
27
Zender Aandachtspunten:
Communicatieve vaardigheden Geloofwaardigheid Keuzes
Getrapt of rechtstreeks
Mogelijkheden voor feed-back INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
28
Doelstellingen: Waarover/wat Kennis: kernboodschappen: WWWWH procedures, processen, methoden Houding: what’s in it for me, persoonlijke kansen/bedreigingen kansen/bedreigingen voor de organisatie Gedrag: ervaren nieuwe situatie oefenen van procedures/processen/methoden
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
29
Doelgroepen: met wie Bij verandering:
Invloed van de verandering
Invloed op de verandering Algemeen:
Echelons (rangen)
Verschillende lokaties Vaste dienst of flexwerker Werktijd Thuisfront? INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
30
Communicatievormen (mediamix) Zeep-
Discussie
WO
2-gesprek
Schrift
intranet
XXX
0
0
0
XX
XX
X
XXX
XX
XXX
0
0
Taakinfo
XX
X
X
XXX
XX
XXX
Kennis delen
0
XXX
0
XX
0
XXX
Motiveren
X
X
XX
XXX
0
?
Missie/-doelen
XX
XX
X
0
XXX
X
Feed-back
0
0
XX
XX
0
X
kist
Bew. maken situatie
Bew. maken eigen funct.
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
31
INTERNE COMMUNICATIE
COLLEGE 04
SHEET
32
