Internationale uitzending van short term experts

Auteur

Marjon Reiziger Opdrachtgever

Sonja Timmer Datum

6 december 2011 Versie

1

Internationale uitzending van short term experts Een praktische gids

Alles wat je moet weten om je uitzending naar het buitenland als Short Term Expert tot een succes te maken voor jou en het Waterschap

Internationale uitzending van short term experts

Pagina 2 van 28

VOORWOORD Binnenkort zul je naar het buitenland gaan om jouw bijdrage, als Short Term Expert (STE) te leveren aan de Milleniumdoelen door middel van ontwikkelingshulp met water als uitgangspunt. Op deze manier kan het Waterschap haar bijdrage in internationaal verband vergroten en haar ambities op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen waarmaken. In dit praktische handboek “internationale uitzending” wordt een toelichting gegeven op een aantal belangrijke zaken om de uitzending in goede banen te leiden. Hierover informeren wij je graag. Zowel het Waterschap als jijzelf dienen namelijk diverse voorbereidingen te treffen. Het beleid van het Waterschap is gebaseerd op het "no loss, no undue gain" principe, dat wil zeggen, de medewerker mag geen nadeel van de dienstreis ondervinden, maar behoeft er ook niet op vooruit te gaan, tenzij het Waterschap oordeelt dat dit past binnen haar bedrijfsdoelstellingen. Dit betekent dat: kosten die direct voortvloeien uit de dienstreis en die de medewerker anders niet gehad zou hebben, voor vergoeding in aanmerking komen; koopkracht, sociale zekerheid en spaarmogelijkheid van de medewerker tijdens de dienstreis - als geheel - op thuisniveau gehandhaafd worden. Deze praktische gids “Internationale Uitzendingen Short Term Experts” is als volgt ingedeeld: 1. 2. 3. 4.

Instroom (Werving&Selectie) Voorbereiding Persoonlijke Ontwikkeling Evaluatie

Deze gids biedt nuttige informatie over arbeidsvoorwaarden, verzekeringen, gezondheid, veiligheid en hoe te handelen bij calamiteiten. Daarnaast ook richtlijnen voor reizen, declaraties en vergoedingen. Aan het eind van elk van de vier hoofdstukken zijn handige tips, checklists en formulieren opgenomen.


Pagina 3 van 28

Inhoudsopgave 1

Doel internationale uitzendingen

5

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9

Inleiding De werkgever Deze praktische gids Hardheidsclausule Goedkeuring voor uitzending Communicatie Gedrag in het buitenland Gedragscode Gedragscode internationale samenwerking

5 5 5 5 5 5 6 6 6

2

Instroom (Werving&Selectie)

8

2.1 2.2 2.3

Inleiding Capaciteitsaanvraag uit het buitenland Terms of Reference (ToR)

8 8 8

3

Voorbereiding

9

3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.3.7 3.3.8 3.3.9 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.6 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.7 3.7.1 3.7.2 3.7.3 3.8 3.8.1 3.8.2 3.8.3 3.8.4

Inleiding Voorbereidend gesprek of workshop voor vertrek Gezondheid en reisadvies Gezondheid gedurende een uitzending GGD of Travel Clinic TIPS: denk bij de voorbereiding van je reis aan de volgende zaken Voorkom voedselinfectie De belangrijkste regels In het algemeen geldt Bescherm je tegen muggenbeten Bescherming Bescherm jezelf tegen seksueel overdraagbare aandoeningen Reisdocumenten Paspoort Visum Internationaal rijbewijs Landeninformatie Boeken Verzekeringen Ziekte en Ongevallenverzekering Melding ziekte in het buitenland Vervroegde terugkeer bij ernstige ziekte of overlijden Geldzaken Belastingen Salaris Gebruik mobiele telefoon Laptop Werkdagen/verlof Verplichte rustdag Vakantiedagen tijdens uitzending Extra verlof Veiligheid & Calamiteitenplan Voorbereidingen voorafgaand aan je reis Reiszekerheid Communicatie in geval van nood Vragenlijst risico’s

9 9 9 9 9 10 10 10 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14 16 17


Pagina 4 van 28

3.8.5 3.9 3.9.1 3.9.2 3.9.3 3.9.4 3.9.5 3.9.6 3.9.7 3.10 3.10.1 3.10.2 3.10.3 3.10.4

Veiligheidsadviezen voor landen met een laag risicoprofiel Declaratiebeleid Declaratiebeleid tijdens korte uitzending Dagvergoeding bij uitzending Gebruikelijke situaties Bijzondere situaties Voorschot Overzicht vergoedingen Wat wordt niet vergoed Checklists voorbereiding Short Term Experts Checklist Voorbereiding Checklist verzekeringen Checklist gezondheid Checklist veiligheid & calamiteitenplan

18 19 19 19 19 19 19 20 21 21 21 22 22 22

4

Persoonlijke Ontwikkeling

24

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Inleiding Algemene informatie Ontwikkeling medewerker Competenties buitenlandwerk Mogelijke trainingen

24 24 24 24 24

5

Evaluatie

25

5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3

Inleiding Algemene informatie Stappenplan EVALUATIEFORMULIER UITZENDING SHORT TERM EXPERT Werving en selectie Voorbereiding Uitzending

25 25 25 26 26 26 27


1

Doel internationale uitzendingen

1.1

Inleiding

Pagina 5 van 28

De korte uitzending van medewerkers (Short Term Experts) door het Waterschap is gericht op uitwisseling van kennis, kunde en ervaring met buitenlandse Waterpartners in het kader van Internationale Samenwerking. Werken voor Internationale Samenwerking (IS) wordt binnen het Waterschap gezien als ontwikkeling van de medewerker. Daarbij is professionaliteit een vereiste waaraan continue moet worden gewerkt. Werken voor Internationale Samenwerking kan dan ook worden gezien als persoonlijke ontwikkeling binnen het totale opleidingsplan van het Waterschap. Uitzending als STE is onderdeel van het personeelsbeleid van het Waterschap en zal worden overlegd met de Nederlandse lijnmanagers. Korte uitzending (tot drie weken) is mogelijk voor elke medewerker binnen het bedrijf die geschikt bevonden is voor de opdracht (zie Werving & Selectie proces), tenzij het bedrijfsbelang in het geding is. Uitzendingen worden geëvalueerd als onderdeel van een professionele leercyclus, ook met betrekking tot de procedures/processen in de uitzendregeling zelf. Het Waterschap heeft tevens als doelstelling om de uitzendingen effectief, efficiënt en transparant te laten verlopen met aandacht voor een goede beheersing van de uitzendkosten.

1.2

De werkgever Het Waterschap blijft de werkgever van de uitgezonden medewerker. Bij een korte uitzending zal de medewerker een Terms of References (ToR) meekrijgen waarin vermeld staat welke activiteiten worden uitgevoerd en welke resultaten behaald moeten worden. Indien lokale wetgeving een lokaal arbeidscontract eist, dan blijft het Nederlandse arbeidscontract van kracht voor de Nederlandse situatie.

1.3

Deze praktische gids In deze praktische gids zijn de voorwaarden voor werken in het buitenland vastgelegd. Het Waterschap behoudt zich het recht voor, op basis van ervaring en inzicht, de praktische gids aan te passen met inachtneming van de van toepassing zijnde weten regelgeving. De regeling gaat in, op het moment waarop de werknemer zijn woning verlaat voor een korte uitzending, tot het moment waarop de werknemer terug is in zijn/haar woning.

1.4

Hardheidsclausule In alle gevallen waarin de uitzendregeling naar het oordeel van de werkgever niet, onvoldoende, dan wel niet in redelijkheid voorziet, kan de werkgever een afwijkende regeling treffen ten aanzien van een specifiek land.

1.5

Goedkeuring voor uitzending Uitgangspunt is dat medewerkers tot een maximum van 3 weken naar het buitenland uitgezonden moeten kunnen worden zonder dat speciale maatregelen in de thuisorganisatie nodig zijn om de afwezigheid van de uitgezonden medewerker op te vangen. Dringend bedrijfsbelang kan verhinderen dat medewerkers uitgezonden worden. Dit blijft punt van ste overleg met de 1 lijnmanager.

1.6

Communicatie Voor bedrijfsinformatie geldt een geheimhoudingsplicht. Er mag dus geen bedrijfsinformatie op websites en/of weblogs worden geplaatst. Externe communicatie loopt via de Communicatieafdeling. Indien de media contact opneemt met een werknemer, dient deze de woordvoerder in te lichten.


Pagina 6 van 28

De werknemer gaat voorzichtig om met informatie op privé sites zoals Facebook, Hyves en Linkedin en Twitter. Er worden geen compromitterende foto’s geplaatst op persoonlijke sites.

1.7

Gedrag in het buitenland In het buitenland is de integriteits- en gedragscode van het Waterschap van toepassing. Van een uitgezonden medewerker wordt verwacht dat hij of zij beschikt over de kennis en kunde om het werk te doen, zich goed heeft geïnformeerd over het land en het project. Hij of zij wordt, waar nodig, voorbereid/ getraind in interculturele communicatievaardigheden. Het bedrijf verwacht dat hij of zij zich integer en flexibel opstelt. Men respecteert de andere cultuur en kan daar waar nodig zich aanpassen aan lokale culturen en gebruiken. De wetten, zeden en gewoonten van het werkland dienen door de medewerker te worden gerespecteerd. De medewerker is het visitekaartje van het Waterschap en dient zich terdege bewust te zijn van uitlatingen over politiek, religieuze of sociale en/of culturele zaken. Activiteiten die schade berokkenen aan het bedrijf, kunnen aanleiding vormen een medewerker terug te halen naar Nederland. De medewerker is dan verantwoordelijk voor de gemaakte kosten, en in ernstige gevallen leidt het tot disciplinaire maatregelen. Geschenken en/of compensaties ontvangen van derden ten gevolge van schade of hinder dienen onmiddellijk aan de verantwoordelijke buitenland- of de direct leidinggevende te worden gemeld.

1.8

Gedragscode De Gedragscode voor medewerkers, opgesteld voor het internationale werken, en de integriteitcode van het Waterschap blijven van toepassing gedurende de uitzending in het buitenland. Dit betreft o.a. veiligheidsbeleid, geheimhoudingsverklaring en klokkenluidersregeling.

1.9

Gedragscode internationale samenwerking De gedragscode voor goed ondernemerschap: we staan voor integer en transparant handelen. Dit past goed bij onze maatschappelijke functie. Daarom wil het Waterschap de principes en de daaruit voortvloeiende gedragsregels ook aan zichzelf opleggen. Uiteraard wel aangepast aan de aard van ons bedrijf. De code gaat uit van het principe 'pas toe of leg uit'.


Pagina 7 van 28

GEDRAGSCODE

1

Eerlijkheid, integriteit, openheid, vertrouwen, tolerantie en respect voor mensen zijn de belangrijkste aspecten om rekening mee te houden!

2

Je bent verantwoordelijk voor je eigen acties/daden!

3

Houd rekening met alle gezondheid- en veiligheidsmaatregelen!

4 5 6 7 8 9 10

Werk volgens de procedures en reglementen van het Waterschap en behandel bedrijfseigendommen alsof deze aan jezelf toebehoren!

Respecteer alle relevante wetten en regels die van toepassing zijn in het land van uitzending!

Voorkom persoonlijke transacties, situaties, relaties of andere vormen van persoonlijke betrokkenheid die (mogelijk) in conflict kunnen zijn met de organisatiebelangen!

Communicatie is het belangrijkste middel om misverstanden te voorkomen, ben je bewust van de interculturele verschillen!

Alcoholmisbruik is niet toegestaan; als je drinkt, drink dan met mate en laat je rijden!

Gebruik in de auto te allen tijde een handsfree apparaat/of oortje om te bellen!

Je werkt in een professionele organisatie; wij verwachten dat je je daarnaar gedraagt! Dus wees je er te allen tijde van bewust dat je het VISITEKAARTJE bent van het Waterschap!


2

Instroom (Werving&Selectie)

2.1

Inleiding

Pagina 8 van 28

Indien er een capaciteitsaanvraag komt vanuit een project van IS (of via projectplan Internationale Samenwerking) wordt deze of op intranet, en/of op de borden geplaatst of wordt er op basis van actieve search medewerkers persoonlijk benaderd via de lijnmanager. De kandidaat meldt zich met een motivatie en een gestandaardiseerd, Engels CV. Na voorselectie en sollicitatiegesprek volgt het informeren van de eigen leidinggevende en zo nodig een nadere toelichting op de praktische gids uitzendingen. Uiteindelijk resulteert dit proces in een match van een geschikte kandidaat bij de capaciteitsaanvraag.

2.2

Capaciteitsaanvraag uit het buitenland De aanvraag voor capaciteit zal in eerste instantie komen uit het projectplan IS (lange termijn planning). Onverwachte of moeilijk te plannen capaciteitsaanvragen kunnen daarnaast nog in behandeling worden genomen. Nadere details omtrent opdracht en functie-eis worden vastgelegd in Terms of References (ToR). De ToR wordt overlegd met de lokale partner. De vacature wordt gemeld bij de lijnmanagers binnen het Waterschap, eventueel geplaatst op de intranetsite en op de borden. Indien het een aanvraag met zeer korte responstijd betreft, kan ook direct worden geworven door een specifieke medewerker aan te spreken (alleen in uitzonderingsgevallen) via de lijn manager. Selectie van de juiste medewerker vindt plaats door de coördinator IS. Voeren van sollicitatiegesprek; Regeling voor uitzending wordt hierin meegenomen. De coördinator IS bespreekt de beschikbaarheid met de leidinggevende van de voorkeurskandidaat. Kandidaat wordt nader geïnformeerd en er worden concrete afspraken gemaakt en vastgelegd in een opdrachtbrief. Er wordt een begin gemaakt met voorbereiding op uitzending. Overige kandidaten ontvangen een afwijzing.

2.3

Terms of Reference (ToR) Voorbeeld van ToR voor de opdracht in het buitenland worden opgesteld en besproken. General information short term mission Function Expertise asked Country Location project Period One or more missions Description of the assignment Project background Results to be achieved Activities to be implemented Reporting Other


3

Voorbereiding

3.1

Inleiding

Pagina 9 van 28

Een uitzending van een STE naar het buitenland dient zo mogelijk ruim van te voren en goed te worden voorbereid. In dit hoofdstuk is de informatie gebundeld die kan worden verkregen ter voorlichting en voorbereiding. De voorlichting bestaat onder meer uit: 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10.

VOORBEREIDEND GESPREK OF WORKSHOP VOOR VERTREK GEZONDHEID EN REISADVIEZEN REISDOCUMENTEN VERZEKERINGEN GELDZAKEN WERKDAGEN/VERLOF VEILIGHEID-EN CALAMITEITENPLAN DECLARATIEBELEID CHECKLISTS

Genoemde onderdelen zijn hieronder nader uitgewerkt.

3.2

Voorbereidend gesprek of workshop voor vertrek De coördinator IS van het betreffende buitenlandse project zal ruim vóór aanvang van de uitzending de medewerker wijzen op de Arbo aspecten van het werken in het buitenland. Hieronder wordt ook begrepen Oost-Europa. De medewerker zal worden gewezen op zijn/haar eigen verantwoordelijkheid om zichzelf degelijk op de uitzending voor te bereiden. Indien meerdere medewerkers op korte missie gaan, vindt er een voorbereidende workshop plaats waarin de opdracht van de missie, het programma, landeninformatie en logistiek worden toegelicht en besproken. Ervaringsdeskundigen uit ons bedrijf kunnen bij dit voorbereidend gesprek aanwezig zijn.

3.3

Gezondheid en reisadvies 3.3.1 Gezondheid gedurende een uitzending Het Waterschap onderkent het risico ten aanzien van gezondheid bij verblijf in het buitenland. De langdurige reis, de jetlag, het extreme klimaat, de omgang met mensen uit andere culturen en de hygiëne kunnen je gezondheid beïnvloeden. Dit probleem is onderkend door het Waterschap; via een protocol en door voorlichting wil het Waterschap de risico’s beperken. Een goede voorlichting is noodzakelijk om het doel "beheersing gezondheid risico’s in het buitenland" te bereiken. De voorlichting verschaft de medewerker informatie over veiligheid, gezondheid en welzijn in het buitenland. Onderstaande laat onverlet dat het bedrijf erkent dat de directie een grote verantwoordelijkheid draagt bij uitzending van medewerkers naar het buitenland. 3.3.2 GGD of Travel Clinic Bij de GGD of Travel Clinic krijg je op basis van de reisplannen een individueel advies over goede hygiëne op reis, het gebruik van medicijnen ter voorkoming van malaria, seksueel overdraagbare aandoeningen (soa's), eten en drinken en wat verder voor jou als individu van belang is. De medewerker heeft recht op een First Aid Travel Kit. Daarnaast krijg je de benodigde vaccinaties en eventueel recepten mee. Ook kun je hier terecht voor klamboes, insectenwerende middelen, tekentangetjes en aanvullingen op je First Aid Kit, indien nodig.


Pagina 10 van 28

Reisadviezen Het Landelijk Coördinatie Centrum Reizigersadvisering (LCR) is het centrale orgaan in Nederland dat zich bezighoudt met de preventie van ziekte bij reizigers, "de reizigersadvisering". Het LCR geeft de landelijke richtlijnen uit met betrekking tot vaccinaties en antimalariamaatregelen.

Lokale ziekten De Travel Clinics geven per land een advies over de lokale ziekten.

GGD Wat je mee moet nemen naar de GGD: je reisroute; je vaccinatieboekje; eventueel een overzicht van je medicijn gebruik; het ingevulde intakeformulier; een legitimatiebewijs; je pinpas. Het GGD intakeformulier kun je online invullen, wanneer je online een afspraak maakt.

http://www.lcr.nl

http://www.travelclinic.com http://www.tropencentrum.nl

http://www.gezondreizen.nl http://www.ggdreizen.nl

Tropencentrum AMC Reizigersinformatie: 0900-9584 3.3.3 TIPS: denk bij de voorbereiding van je reis aan de volgende zaken  Neem een reservebril, extra contactlenzen of een brilrecept mee.  Neem een geneesmiddelenpaspoort mee, met informatie over je gezondheid, medicijnen (insuline, corticosteroïden, etc.) en bekende overgevoeligheid.  Neem een brief mee van je behandelend arts waarin je ziekte(n) en medicijngebruik in het Engels worden toegelicht.  Neem voldoende medicijnen mee en verdeel ze over verschillende bagagestukken (zie ook: reisapotheek).  Kijk of voor deze reis vaccinaties en/of malariaprofylaxe wordt geadviseerd. Controleer of je vaccinaties nog werkzaam zijn. Maak zo nodig tijdig een afspraak met een deskundig vaccinatiecentrum.  Neem in je handbagage kleding voor de eerste dag mee. Dit voor het geval je koffer later arriveert. 3.3.4 Voorkom voedselinfectie Besmet voedsel ziet er meestal normaal uit. Het kan goed ruiken en lekker smaken. Je kunt door voedsel en drinkwater overgebrachte ziekten, zoals reizigersdiarree, hepatitis A, buiktyfus, cholera, dysenterie, polio en paratyfus, in belangrijke mate voorkomen met een goede hygiëne. 3.3.5 De belangrijkste regels  Was je handen ná gebruik van toilet, vóór je gaat koken en vóór je gaat eten.  Poets je tanden met flessenwater, NOOIT met kraanwater!  Drink mineraalwater, thee en vruchtensap, NOOIT kraanwater.  Gebruik geen ijsblokjes.  Eet geen onverpakt ijs dat langs de weg wordt verkocht.  Eet geen ongekookte groenten en geschild fruit. Fruit kun je beter zelf schillen.  Eet geen rauw (tartaar) of halfrauw vlees of rauwe schelpdieren.  Bescherm je voedsel tegen vliegen.




 

Pagina 11 van 28

Gesteriliseerde producten (in blik, pot of foliepak) die niet in de koelkast bewaard hoeven worden, zijn in onbeschadigde verpakking houdbaar. Vacuüm verpakt vlees of vleeswaar zijn niet houdbaar. Heb je buikpijn en/of diarree, blijf dan buiten de keuken. Was je handen vaak en goed, zeker na gebruik van het toilet. Was keukengerei en vaatwerk af in heet sop en spoel af in zuiver water. Gebruik schone thee-, handen vaatdoeken. Spoel deze na gebruik uit in een sopje en droog ze vlug, liefst in de zon.

3.3.6 In het algemeen geldt  Hygiëne vermindert de kans dat het voedsel wordt besmet met ziekteverwekkers.  Koelen vermindert de kans op vermenigvuldiging van bacteriën.  Verhitten doodt de meeste ziekteverwekkers. 3.3.7 Bescherm je tegen muggenbeten  Muggen die malaria en Japanse encefalitis overbrengen, steken tussen zonsondergang en zonsopgang. Muggen die dengue, gele koorts en chikungunya overbrengen, steken overdag.  Dit betekent dat je jezelf in landen waar beide ziektes voorkomen 24 uur per dag moet beschermen. 3.3.8 Bescherming  Draag bedekkende kleding (lange mouwen, lange broek, sokken, schoenen).  Bescherm onbedekte lichaamsdelen (gezicht, handen, enkels) met insectenwerende middelen. Middelen met diethyltoluamide (DEET) zijn het meest effectief.  Gebruik een muskietennet, liefst geïmpregneerd. Een geïmpregneerd net wordt speciaal aanbevolen bij: o Bezoek aan gebieden met resistente malaria tropica o Kwetsbare reizigers (zwangeren, kinderen, ouderen) o Personen die reizen onder primitieve omstandigheden o Langverblijvers 3.3.9 Bescherm jezelf tegen seksueel overdraagbare aandoeningen  Zo bescherm je jezelf tegen seksueel overdraagbare aandoeningen en ziekten die via bloed worden overgedragen: o Neem condooms mee uit Nederland. Condooms in andere landen zijn niet altijd betrouwbaar of niet in de juiste maat verkrijgbaar. o Laat op reis geen piercings of tatoeages aanbrengen. o Ga het liefst vóór de reis naar een tandarts. Stel tandartsbezoek tijdens de reis zo mogelijk uit. o Vermijd zo mogelijk injecties, infusen en bloedtransfusies. o Zorg er voor niet onnodig in een ziekenhuis terecht te komen. o Wees voorzichtig in het verkeer. o Wees voorzichtig bij risicovolle activiteiten als raften, duiken of bungyjumpen. o Slik de juiste antimalariamiddelen, zodat je niet voor malaria behandeld hoeft te worden.


3.4

Pagina 12 van 28

Reisdocumenten 3.4.1 Paspoort De uitgezonden medewerker moet over een geldig paspoort (minstens een half jaar geldig) beschikken alvorens vertrek. 3.4.2 Visum De uitgezonden medewerker moet voldoen aan de regelgeving in het werkland met betrekking tot visa indien dit vereist is. Men vertrekt niet alvorens een visum te hebben verkregen. De visumdienst verzorgt visa voor alle landen waar een visum vereist is. Meer informatie: http://visumdienst.com/ 3.4.3 Internationaal rijbewijs Indien de dienstreis het nodig acht te beschikken over een internationaal rijbewijs, dien jezelf naar een ANWB verkooppunt te gaan voor het aanvragen van een internationaal rijbewijs. Je dient in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs. Het internationaal rijbewijs heeft binnen de Europese Unie geen betekenis. Buiten de Europese Unie is het voor sommige landen echter vereist. In veel landen is een Internationaal Rijbewijs vereist als je daar als nietingezetene bij een tijdelijk bezoek een (motor)voertuig wilt besturen. Of als je een (motor)voertuig wilt huren, kan het verhuurbedrijf erom vragen. Het Internationaal Rijbewijs is 1 jaar geldig. Waar te koop?

Bij ieder ANWB-verkooppunt is het Internationaal Rijbewijs te koop (ook voor niet-leden!). De kosten zijn € 15,95. Het is niet te koop via internet of telefoon. Kosten kunnen gedeclareerd worden.

Wat moet je meenemen?

Je Nederlandse rijbewijs Een recente pasfoto

3.4.4 Landeninformatie Informatie over de verschillende landen is te vinden op: Koninklijk Instituut voor de Tropen: 020-5688474 of [email protected], www.kit.nl Landeninformatie van het Ministerie van Buitenlandse zaken: 070-3484770, www.minbuza.nl (reizen) 3.4.5 Boeken Wijs op Reis, Ministerie van Buitenlandse Zaken, laatste uitgave. Hoe blijf ik gezond in de tropen, Koninklijk Instituut voor de Tropen, auteur: Piet Kager, 2003, ISBN 90-6832-151-X. Hoe blijf ik gezond in de hoogte, Koninklijk Instituut voor de Tropen, auteur: Han Willems, 2004, ISBN 9789068321432.

3.5

Verzekeringen 3.5.1 Ziekte en Ongevallenverzekering De medewerker checkt bijtijds of de eigen ziektekostenverzekering of polis afdoende is voor een kort verblijf in het buitenland. Indien de polis niet afdoende is, meldt de medewerker zich bij P&O zodat een extra ziektekostenverzekering kan worden afgesloten met buitenlanddekking. De werkgever betaalt de extra kosten.


Pagina 13 van 28

N.B. Indien in uw ziektekostenverzekering eveneens hulpverlening bij ziekenhuisopname, repatriëring of vervoer stoffelijk overschot is opgenomen, dient u die hulpverleningscentrale te bellen, als aangegeven in de door de ziektekostenverzekeraar afgegeven documenten. 3.5.2 Melding ziekte in het buitenland Ziekmelding van de uitgezonden medewerker dient plaats te vinden bij P&O. P&O informeert Coördinator IS en de betreffende lijnmanager. 3.5.3 Vervroegde terugkeer bij ernstige ziekte of overlijden In het geval dat een medewerker overlijdt in het buitenland zal de werkgever de kosten van het transport van het stoffelijk overschot vergoeden voor het deel dat niet door de collectieve verzekering wordt gedekt. Bij vervroegde terugkeer naar Nederland in geval van ernstige ziekte of overlijden in Nederland van directe familieleden (eerste en tweede graad) van de medewerker worden de extra kosten die daaruit voortvloeien door het bedrijf vergoed voorzover de collectieve verzekering die kosten niet dekt. Indien de medewerker ernstig ziek wordt in het buitenland en niet naar Nederland vervoerd kan worden, krijgt de partner de mogelijkheid naar het desbetreffende land te reizen per economy class op kosten van het bedrijf.

3.6

Geldzaken 3.6.1 Belastingen Een medewerker zal in het kader van korte uitzendingen niet meer dan totaal 183 dagen worden uitgezonden in een kalenderjaar, anders ondervindt hij/zij fiscaal nadeel. 3.6.2 Salaris Het salaris wordt gedurende een korte uitzending doorbetaald. Vergoedingen/bedrijfsmiddelen die niet meer aan hun doel beantwoorden als gevolg van uitzending (zoals bijv. de reisvergoeding woon/werkverkeer) worden voor de duur van de korte uitzending opgeschort. De medewerker behoudt zijn/haar eventuele recht op een auto van de zaak. De korte uitzending heeft geen invloed op de toekenning van (eventuele) periodieke verhogingen. 3.6.3 Gebruik mobiele telefoon Bij gebruik van de zakentelefoon voor privédoeleinden worden de kosten tot maximaal 50 euro per week vergoed door het Waterschap. Eventuele meerkosten zijn voor rekening van de medewerker en worden verrekend met declaraties of salaris. In specifieke gevallen kan apart een buitenland mobiel (simlock vrij) worden verstrekt aan de medewerker. Dit in afstemming met de facilitaire dienst. Tip: in het buitenland kan ter plaatse een GSM met simkaart en prepaid kaarten worden gekocht (eventueel via de partnerorganisatie). Hou er rekening mee dat de kosten voor het gebruik van de Nederlandse mobiel hoog zijn. Het roaming van e-mail heeft de hoogste kosten en het is dan ook beter deze verbinding uit te schakelen. 3.6.4 Laptop Indien men een laptop meeneemt kan men Skype installeren om te bellen. Neem de veiligheidsadviezen voor bedrijfsinformatie ter harte.

3.7

Werkdagen/verlof Tijdens werkzaamheden in het buitenland wordt een werkweek van 40 uur aangehouden. Een werkdag is 8 uur. Overwerk wordt niet verrekend. Het recht op een deeltijdfactor tijdens de uitzending wordt gecompenseerd/vergoed.


Pagina 14 van 28

Voor de voorbereiding en afhandeling van de missie is in de werktijd voorzien. De bestede uren worden geschreven op internationale samenwerking. 3.7.1 Verplichte rustdag Na intercontinentale vluchten wordt de eerste werkdag na de dag van terugkomst gecompenseerd, dit is een verplichte rustdag. De volgens de Arbowet verplichte rusttijden moeten in acht worden genomen. 3.7.2 Vakantiedagen tijdens uitzending De medewerker houdt het recht op de verlofdagen die hij/zij in Nederland zou hebben genoten. 3.7.3 Extra verlof In geval van uitzending naar het buitenland wordt geprobeerd de terugvlucht op vrijdagmiddag te plannen zodat men het weekend heeft om te acclimatiseren. Indien men per buitenlandreis op de terugweg door tijdzones met meer dan 6 uur tijdsverschil reist, dan ontvangt men 1 dag extra verlof bij terugkeer. Verblijf in het buitenland tijdens de weekenden wordt niet gecompenseerd met extra verlof. De medewerker kan voorafgaand aan of volgend op de dienstreis privé op de plaats van bestemming verblijven, mits hij daarvoor de toestemming heeft van zijn afdelingshoofd. Eventuele meerkosten komen in dit geval voor rekening van de werknemer. Het bedrijf is gerechtigd deze meerkosten op het salaris in te houden. Dit geldt ook als de medewerker toestemming heeft gekregen om via een omweg naar de plaats van bestemming te reizen.

3.8

Veiligheid & Calamiteitenplan De werkomgeving- en omstandigheden in het buitenland wijken doorgaans af van je werkplek in Nederland. Daarom vragen we je om extra alertheid en oplettendheid. Niet alleen wat betreft je eigen gezondheid, welzijn en veiligheid, maar ook voor de aan jou ter beschikking gestelde bedrijfsmiddelen en het (digitaal) verspreiden van (vertrouwelijke) bedrijfsgegevens van het Waterschap. 3.8.1 Voorbereidingen voorafgaand aan je reis Voorafgaande aan je reis is het belangrijk om te weten dat derden wellicht geïnteresseerd zijn in de informatie waar je over beschikt. Ga zorgvuldig met deze informatie om. Het betreft persoonlijke en bedrijfsinformatie: Bedrijfsinformatie  Is je laptop vooraf gecontroleerd door de ICT afdeling?  Laat je ook door ICT informeren over gebruik mobiele telefoon, token, en dergelijke  Laat je informatie extra beveiligen met een wachtwoord  Ga zorgvuldig om met een USB stick  Ga zorgvuldig om met vertrouwelijke papieren en laat ze niet open en bloot achter of op je hotelkamer liggen, zorg voor een kluisje.  Bewaar je laptop niet in je koffer maar houd deze bij je als handbagage  Lees de informatie over het land van bestemming zorgvuldig door

Persoonlijke informatie Maak van alle documenten een kopie en bewaar deze op een veilige plaats      

Paspoort Rij- en kentekenbewijs Reisdocumentnummer Auto-, reis- en ziektekostenverzekering Bankpasjes en creditcard Wachtwoorden/pincodes

3.8.2 Reiszekerheid Ondanks alle getroffen maatregelen is het mogelijk dat er zich een noodsituatie tijdens je reis voordoet. Er kan sprake zijn van natuurramp, terroristische aanslag of diefstal, ziekte o.i.d.


Pagina 15 van 28

Veiligheid reisadviezen/classificatie van de reisadviezen Ga voor vertrek na of er een veiligheidsdreiging bestaat voor het land of het gebied van bestemming en zo ja, hoe zwaar het reisadvies is, Hieronder een uitleg van de zes niveaus/classificaties, die door het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden gehanteerd. Dit advies wordt gegeven als er sprake is van aanwijsbare veiligheidsrisico’s in een land, waardoor voor de reiziger een acute levensbedreigende situatie bestaat. Bij een reisadvies van klasse 5 of 6 dient de directie goedkeuring voor uitzending te verstrekken. Voor vertrek naar het buitenland kan informatie worden ingewonnen op www.vertreknaarhetbuitenland.overheid.nl of www.controlrisks.com of www.minbuza.nl (Ministerie van Buitenlandse zaken) over de situatie in het land. Specifieke gedrags- en veiligheidsmaatregelen zijn hier te vinden. Bij twijfel of inbreuk van privacy, neem contact op met Nederlandse ambassade of AIVD: +31 793205050 of kijk op www.aivd.nl of KLM Health Service: www.klmhealthservices.nl Classificatie veiligheid van landen Geen reisadvies (de meeste bezoeken kunnen probleemloos worden afgelegd). Waakzaamheid betrachten (veiligheidsrisico’s zijn weliswaar aanwezig, maar er zijn geen concrete aanwijzingen dat de reiziger hiervan hinder zal ondervinden). Er zijn onveilige gebieden (indien er bepaalde gebieden in een land als onveilig worden aangemerkt, kan dit tot gevolg hebben dat er voor deze gebieden een zwaarder reisadvies wordt afgegeven dan voor de rest van het land). Niet-essentiële reizen naar bepaalde gebieden worden ontraden (de reden van dit advies is een verhoogd veiligheidsrisico in een bepaald gebied. Stel uzelf de vraag of een reis naar dit gebied verantwoord en noodzakelijk is). Niet-essentiële reizen worden ontraden (er geldt een verhoogd veiligheidsrisico voor het hele land. Stel uzelf de vraag of een reis naar dit land verantwoord en noodzakelijk is). Alle reizen worden ontraden


3.8.3

Pagina 16 van 28

Communicatie in geval van nood

a. Noodnummerkaartje Als extra hulpmiddel heb je bij de voorbereidingen een kaartje ontvangen met daarop een aantal belangrijke telefoonnummers: Vergeet niet om de ontbrekende telefoonnummers in te vullen en zorg ervoor dat je het in je portefeuille bewaart. Programmeer deze nummers in je mobiele telefoon Belangrijke privé nummers (zelf in nog te vullen)

(112 is opgenomen in de wereldwijde GSM standaard en werkt in veel landen.)

HULPDIENST

112

Bank

+31

Reisverzekering

+31

Contactpersoon Waterschap

+31

Centrale wachtdienst

+31

Vliegmaatschappij/reisbureau

+31

Contactpersoon lokale partner Nederlandse Ambassade

b. Wat te doen in geval van nood Wanneer er sprake is van een dergelijke calamiteit dan is het wenselijk om je contactpersoon bij het Waterschap …………………. op de hoogte te stellen. Je contactpersoon kan je zo nodig ondersteunen bij de te nemen maatregelen. Is je contactpersoon niet te bereiken, dan kun je contact opnemen met ………………………… Dit is het nummer van de Centrale Wacht en deze is 24 uur per dag bereikbaar. Zij zijn ook op de hoogte van je reis en in de procedures is hier rekening mee gehouden. c. Alarmcentrale ANWB Voor directe hulpverlening bij ernstige ziekte, persoonlijke ongevallen of overlijden in het buitenland, direct bericht geven aan: ANWB alarmcentrale. Dag en nacht bereikbaar onder telefoonnummer: 0031 88 26 92 888. Wanneer je uit het buitenland belt met een prepaid telefoon, draai je 0031 70 314 14 14.


3.8.4

Pagina 17 van 28

Vragenlijst risico’s

Werkwijze: beantwoord de onderstaande vragen. Als het antwoord op een vraag overeenkomt met het aangegeven signaalantwoord, dient een goede afweging te worden gemaakt of dit een aanvaardbaar risico betreft. Als de antwoorden vragen oproepen met betrekking tot aanvaardbaarheid van de risico’s, neem dan contact op met de Coordinator IS. Vraag

Signaalantwoord

Wordt er veel alleen gewerkt?

ja

Is aanvullende communicatieapparatuur noodzakelijk?

ja

Is er een Waterschapcontactpersoon en is deze op de hoogte van de gegevens van de privécontactpersonen?

nee

Bestaat er gezondheidsrisico door de wijze van voeding en bereiding daarvan?

ja

Is er sprake van bijzondere (werk)omstandigheden (hitte, koude, UV straling, hoge vochtigheidsgraad?)

ja

Geven de terreinomstandigheden aanleiding tot het treffen van voorzorgsmaatregelen (vulkanisch gebied, moeras, jungle)?

ja

Leveren de aanwezige flora en fauna extra risico's op (parasieten, reptielen, insecten, giftige planten)?

ja

Leveren de lokale transportmiddelen risico's op (auto, brommer)?

ja

Worden er bijzondere eisen en technieken aan het werk gesteld (duiken, ja klimmen, varen, navigatie-technieken, algehele conditie i.v.m. trekken)? Is er sprake van werken in grond (putten, sleuven, riolering, verontreinigde grond)?

ja

Is er sprake van werken op hoogte (steigers, bomen, rotsen)?

ja

Zijn er hulpmiddelen nodig zoals chemicaliën en/of brandstoffen (gebruik, opslag, transport)?

ja

Moeten er bepaalde machines of gereedschappen worden gebruikt (grondverzetmachine, motor-kettingzaag, boormachines)?

ja

Zijn er materialen in gebruik die gekeurd/ geïnspecteerd moeten worden (bijvoorbeeld duikapparatuur)?

ja

Is er een instructie in het gebruik van de toegepaste materialen?

nee

Zijn er persoonlijke (beschermings)middelen nodig (handschoenen, helmen, valbeveiliging, lampen, warme kleding)?

ja

Zijn er EHBO-middelen aanwezig (verband, ontsmettingsmiddelen)?

ja

Is er sprake van intensief contact met de lokale bevolking?

ja

Wordt er gewerkt in de gezondheidszorg?

ja

Is er sprake van politieke instabiliteit/oorlog/ criminaliteit?

ja


3.8.5

Pagina 18 van 28

Veiligheidsadviezen voor landen met een laag risicoprofiel

a. Verblijf in hotels of een guesthouse  Geef nooit je prive-adres bij het inchecken, maar het bedrijfsadres.  Vermijd kamers op de begane grond (te makkelijk te benaderen van buiten) en e boven de 8 verdieping (niet meer bereikbaar van buitenaf voor hulpdiensten).  Doe je kamerdeur altijd op slot met aanwezige sloten.  Maak gebruik van het spy-eye voordat je een gast binnenlaat op je kamer.  Wees alert op verdachte telefoontjes op de kamer.  Laat geen persoonlijke gegevens door de kamer slingeren.  Gebruik eventueel de safe in de kamer of in de lobby.  Wees bekend met de nooduitgangen.  Laat nooit je kamernummer zien aan derden (label aan sleutel).  Berg je laptop altijd op indien je deze niet gebruikt.  Check voor het slapen gaan of deuren gesloten zijn. Laat ook je raam niet openstaan als je dit niet veilig acht.  Zorg dat je een ‘grab bag’ gereed hebt staan met daarin essentiële documenten (zoals paspoort, visa, geld) en eventueel benodigdheden (zoals fles water, setje schone kleren, toiletspullen). b. Voertuigprocedures  Draag altijd de veiligheidsgordel  Let op het sluiten van de deuren van het voertuig en houd de ramen dicht, vooral in drukke gebieden. Een tas of fototoestel is snel uit je handen gegrist.  Zorg dat persoonlijke eigendommen zoals koffers of laptops uit het zicht zijn, bij voorkeur in de kofferbak.  Zorg dat je je mobiele telefoon bij de hand hebt, zodat je deze direct kan gebruiken. En zorg dat deze is opgeladen.  Gebruik bij het bellen een handsfree apparaat/of oortje. Wijs ook eventueel je (taxi-)chauffeur hierop.  Gebruik geen alchohol en sta ook je chauffeur niet toe om alcohol te gebruiken.  Zorg dat je auto in goede staat is en controleer of er een reservewiel aanwezig is.  Geef geen lift aan mensen (tenzij onder bedreiging, werk dan mee).  Doe altijd het voertuig op slot als je het verlaat en neem je waardevolle spullen mee (inclusief identiteitsbewijzen), ook voor korte tijd.  Rij met een veilige snelheid, nooit harder dan toegestaan.  Als je gebruik moet maken van een taxi, gebruik dan alleen officiële taxi’s. c. Onmiddellijke persoonlijke actie bij betrokkenheid bij een verkeersongeval  Schat in of de situatie veilig is om te stoppen, rijd eventueel door naar een politiebureau.  Stop indien mogelijk op de plaats van het ongeval.  Verleen hulp aan gewonde personen.  Werk mee met andere partijen, maar beken nooit schuld.  Wissel persoonlijke en voertuiggegevens (van je werk en niet thuis) uit met andere bestuurder(s).  Informeer lokale politie/autoriteiten indien: o Er iemand gewond is geraakt of gedood. o Een van de bestuurders van een betrokken voertuig is doorgereden. o Een van de betrokken bestuurders alcohol of drugs lijkt te hebben gebruikt. o Een voertuig moet worden weggesleept. o Informeer de coordinator IS over het ongeval. d. Arrestatie  Volg de instructies rustig op, ga niet de strijd aan (verbaal of non-verbaal).


  

3.9

Pagina 19 van 28

Vraag wel gelijk om een advocaat. Leg geen verklaring af/beken nooit schuld (onderteken zeker niet iets in een vreemde taal). Probeer zo snel mogelijk de coordinator IS te informeren (zij kunnen een advocaat organiseren en de familie informeren).

Declaratiebeleid 3.9.1 Declaratiebeleid tijdens korte uitzending De werkelijk in het buitenland gemaakte zakelijke onkosten worden vergoed op basis van DSA en/of bonnen en facturen. Voorzover geen bonnen/facturen kunnen worden overlegd, kunnen zakelijke onkosten uitsluitend worden gedeclareerd met expliciete goedkeuring (incl. motivatie) van de leidinggevende. Hotel en vliegtickets worden via secretariaat IS geboekt. Indien er onvoorziene kosten zijn, zoals extra reizen binnen het land of onvoorziene gebeurtenissen, dan kan men apart een declaratie inleveren. Men dient vooraf contact op te nemen met de coördinator IS voor overleg. 3.9.2 Dagvergoeding bij uitzending Tijdens de missies van het Waterschap worden door medewerkers kosten gemaakt voor transport, hotel en lunches, diner en drinken. Deze en andere te maken kosten, die rechtstreeks verband houden met de uitzending en werkzaamheden van de medewerker, komen voor tegemoetkoming/vergoeding in aanmerking. 3.9.3 Gebruikelijke situaties Voor verblijf in het buitenland wordt de zg. DSA (Daily Subsistance Allowance) regeling toegepast. De DSA is een zogenaamde lumpsum-dagvergoeding, die gerelateerd is aan de plaats van bestemming. NB: in de DSA is ook voor een deel de zg. expat hardship meegenomen. De DSA is te splitsen in een accommodatiedeel en een deel voor maaltijden en andere kosten, de zgn. room rate an non-room rate (zie tabel). Deze verdeling wordt in een percentage van de totale DSA aangegeven. De totale DSAvergoeding wordt bepaald door de plaats van bestemming en het aantal overnachtingen die men voor de uitvoering van de werkzaamheden in het buitenland maakt. Indien er geen overnachting plaatsvindt in een hotel, dan geldt alleen het non-roomrate deel van de desbetreffende DSA. De DSA wordt in US Dollars weergegeven, deze dient omgerekend te worden naar euro’s. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de website van de ‘Foreign Exchange Currency Converter’ www.oanda.com/convert/classic. 3.9.4 Bijzondere situaties In de praktijk kan soms door plaatselijke omstandigheden blijken dat de in de tarieflijst genoemde bedragen niet afdoende zijn. Dit komt o.a. voor als accommodatie en voorzieningen niet representatief zijn en niet in overeenstemming zijn met de principes zoals in de inleiding gesteld. Het Waterschap heeft dan de mogelijkheid, in overleg met de subsidieverstrekker, een extra vergoeding toe te kennen boven de DSA. Deze extra kosten betreffen werkgerelateerde activiteiten en de afspraken daarover worden altijd schriftelijk vastgelegd. 3.9.5 Voorschot Indien men een voorschot wil aanvragen kan dit worden aangeraagd bij de financiële administratie.


3.9.6

Pagina 20 van 28

Overzicht vergoedingen

Thema Transport

Vliegtickets

Paspoort/visum

Omschrijving Transportkosten van en naar de luchthaven per trein of auto. In principe wordt per trein gereisd; voor korte missies van een paar dagen kan per auto gereisd en op de luchthaven geparkeerd worden. In redelijkheid gemaakte kosten van lokaal zakelijk vervoer. Kosten van vliegreis per economy klasse, via de meest efficiënte weg naar de werklocatie. Het vliegticket wordt geboekt via reisbureau, Schiphol Travel of ander. Route en tijdstip worden in overleg met de Coördinator IS bepaald. Kosten paspoort aanvraag. Visumaanvraag indien nodig.

Vaccinaties

Wettelijk verplichte vaccinaties en benodigde medicijnen (bijv. malaria tabletten).

Overige Kosten

Eventuele uitbreiding reisapotheek zaken, mits zakelijke onkosten en binnen redelijkheid en billijkheid bijv. muskietennet Lokale telefoonkosten mits voor zakelijk gebruik en binnen redelijkheid en billijkheid Kosten internationaal rijbewijs via ANWB Aanvraag voorschot bij Financiële administratie

Voorschot

Declaratieregels Kilometerdeclaraties voor vervoer naar luchthaven Deze gelden als normale declaratie van Waterschap en kunnen bij P&O worden ingediend. Dit omdat een deel van de kilometervergoeding belast is en via salaris uitbetaald moet worden. Parkeerkosten bij luchthaven voor een paar dagen worden vergoed op lang parkeren

Vliegticket slip en boarding passen bijvoegen; om voor vergoeding van de kosten van vliegtickets in aanmerking te komen, vragen eventuele subsidie verstrekkers naar deze documenten. Zonder deze achterliggende documenten loopt het Waterschap het risico deze kosten niet vergoed te krijgen. Paspoort wordt niet vergoed;iedere medewerker wordt geacht er een te hebben. e Kosten verlenging paspoort of 2 paspoort mits dit nodig is als gevolg van veelvuldige buitenlandmissies worden wel vergoed. Visum wordt vergoed. Eerst declareren bij eigen ziektekostenverzekeraar. Het bedrijf vergoedt dan dat deel dat niet door de ziektekostenverzekering wordt gedekt.

Voorschot; indien vooraf een voorschot is aangevraagd en uitbetaald, dient deze op de declaratie in mindering te worden gebracht


Pagina 21 van 28

3.9.7 Wat wordt niet vergoed  Alle niet zakelijke onkosten.  Alle zaken die niet nodig zijn voor het project of niet vooraf zijn aangevraagd bij de Coördinator IS  Kosten van geldopname als zodanig  deze worden meegenomen in de koers (worden dus uiteindelijk wel vergoed)  Boetes in buitenland (verkeersovertredingen, niet bij zich hebben van identiteitspapieren etc.)  Koffers, reistassen, kleding etc.

3.10

Checklists voorbereiding Short Term Experts Naam Short Term Expert Afdeling Land/projectnaam Functie Periode 3.10.1 Checklist Voorbereiding Voorbereiding Is mijn paspoort nog geldig?

Verantwoordelijk Short Term Expert

Heb ik mijn visum aangevraagd?

Short Term Expert

Is mijn ticket geboekt?

Schiphol Travel

Heb ik mijn ICE-gegevens doorgegeven?

Short Term Expert

Heb ik de landeninformatie doorgenomen op Country risk report http://www.controlrisks.com/ of www.minbuza.nl (Ministerie van Buitenlandse Zaken) Is mijn opdrachtbeschrijving (ToR) helder en duidelijk?

Short Term Expert

Heb ik mijn vluchten verblijfsgegevens genoteerd en doorgegeven aan het thuisfront? Jaarverslag, brochures over Waterschap ……. ontvangen? Uitzendregeling ontvangen?

Short Term Expert

Landenboekje ontvangen?

P&O

Projectdocumenten ontvangen?

Coördinator IS

Begeleiding Heb ik tussentijds een voortgangsgesprek gehad (telefonisch/mail)?

Verantwoordelijk Short Term Expert en Coördinator IS

Gedaan/datum

Short Term Expert en Coördinator IS

Coördinator IS P&O

Gedaan/datum


Pagina 22 van 28

Evaluatie Heb ik bij terugkomst het evaluatieformulier ingevuld en mijn missieverslag ingeleverd?


Heb ik bij terugkomst mijn ervaringen gedeeld met leidinggevende, collega’s bijv. via lunchbijeenkomst; stukje op intranet etc.? Heb ik bij terugkomst mijn ervaringen opgenomen in mijn persoonlijk ontwikkelplan?

Short Term Expert

Short Term Expert

3.10.2 Checklist verzekeringen Verzekeringen

Verantwoordelijk

Verzekeringen checken?

Short Term Expert en P&O

Indien van toepassing: Heb ik een internationaal rijbewijs? (navraag doen bij ANWB, zonodig aanschaffen) Ongevallenverzekeringen checken

Short Term Expert

Indien medewerker aansluitend aan een missie vakantie neemt, dan is hij zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van benodigde verzekeringen voor de vakantieperiode.

Short Term Expert

3.10.3

Gedaan/datum

Gedaan/datum

P&O

Checklist gezondheid

Gezondheid Heb ik mijn inentingen gehaald?


Heb ik de juiste en voldoende medicijnen bij me?

Short Term Expert

Boekje over tropenziektes (indien van toepassing); EHBO kit (First care kit)

Short Term Expert

Kosten van GGD of andere instelling en recepten voor benodigde medicijnen kunnen worden gedeclareerd met overlegging van facturen

Short Term Expert

3.10.4 Checklist veiligheid & calamiteitenplan Veiligheid & calamiteitenplan Verantwoordelijk Informatie ontvangen over wat te doen Short Term Expert bij calamiteiten/ongeval/ziekte/repatriëring? Heb ik het noodnummerkaartje correct Short Term Expert ingevuld en bij me?

Gedaan/datum

Gedaan/datum


Pagina 23 van 28

Personal information doorgegeven aan Secretariaat of P&O Passport number

Expiration Date:

Nationality Date of Birth Insurance Company

In Case of Emergency information (1 +2) Relation 1 Name Address and town Phone numbers E-mail:

Relation 2 Name Address and town Phone numbers E-mail:

Number:


4

Persoonlijke Ontwikkeling

4.1

Inleiding

Pagina 24 van 28

Werken voor Internationale Samenwerking wordt binnen het Waterschap gezien als ontwikkeling van de medewerker. Daarbij is professionaliteit een vereiste waaraan continue moet worden gewerkt. Daarom zal vanuit Internationale Samenwerking worden aangegeven welke trainingen kunnen worden gevolgd en welke competenties kunnen worden verbreed voor professioneel werken in het buitenland.

4.2

Algemene informatie Werken voor Internationale Samenwerking kan dan ook worden gezien als een interne opleidingsmodule binnen het totale opleidingsplan van het Waterschap. De lijnmanager is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van zijn/haar medewerker.

4.3

Ontwikkeling medewerker In het kader van de reguliere ontwikkelplannen en evaluatiecyclus wordt een plangesprek gehouden De medewerker past IS leerdoelstellingen in haar/zijn Ontwikkelingplan (POP*) Uit de POP wordt een opleidingsplan gedestilleerd. Dit plan bevat de collectieve- en de individuele opleidingswensen Vanuit het jaarplan van Internationale Samenwerking wordt aangegeven welke opleidingen gewenst zijn vanuit de voorgenomen projecten. Het bijbehorende budget wordt vastgesteld in overleg met het MT. Het programma wordt uitgevoerd. Het programma wordt geëvalueerd. Terugkoppeling over externe leveranciers door medewerkers wordt gebruikt om de effectiviteit van de trainingen te meten.

4.4

Competenties buitenlandwerk Competenties die belangrijk zijn bij het werken in het buitenland zijn de volgende: Definitie intercultureel aanpassingsvermogen: Efficiënt blijven werken onder wisselende omstandigheden, in een andere cultuur, door je steeds aan te passen aan de omgeving (cultuur), verantwoordelijkheden, en/of mensen. Definitie intercultureel communiceren: Communicatie tussen personen met verschillende culturele achtergronden.

4.5

Mogelijke trainingen Taal

Taaltraining kan via lokale taalinstitututen extern of intern worden georganiseerd.

Cultuur

Cultuurtraining wordt aangeboden door het Tropeninstituut (www.kit.nl)

Interventie technieken

Verandermanagement en interventietechnieken voor de watersector (training SOURCE) wordt aangeboden door Sioo (www.sioo.nl)


5

Evaluatie

5.1

Inleiding

Pagina 25 van 28

Continue professionaliseren van Short Term Experts; Kennis verspreiden en delen en leren van internationale ervaringen. Het is van belang de persoonlijke ontwikkeling van uitgezonden medewerkers vast te leggen middels jaarlijkse evaluatiegesprekken. Ervaringen opgedaan in het buitenland vertaald naar initiatieven voor andere buitenlandactiviteiten of werk in Nederland en omgekeerd is een belangrijk aspect om mee te nemen in het functioneringsgesprek met de lijnmanager. De leerervaringen van een Short Term Expert na het uitvoeren van een project in het buitenland evalueren en indien nodig borgen in beleid en processen, t.w.:  Beleid en processen actueel maken  Aandacht voor opgedane ervaring van medewerker

5.2

Algemene informatie De vele Short Term Experts brengen ieder hun eigen beleving en ervaring mee terug. Soms is dat bruikbaar voor andere projecten/collega’s. Daartoe is het nodig dat die ervaring wordt gehoord en beoordeeld op bruikbaarheid voor beleid, processen en/of communicatie. De Coördinator IS is verantwoordelijk voor die beoordeling en de borging daarvan in de systemen, zodat iedere betrokkene daarvan kan profiteren.

5.3

Stappenplan Bij terugkeer vult de Short Term Expert het evaluatieformulier in Coördinator IS en Short Term Expert stemmen af of het formulier voldoende is of dat een gesprek en/of eindrapport wenselijk is. Dit is afhankelijk van de ervaringen en het verbeterpotentieel. Rapportages worden zo nodig opgenomen in de directory IS na goedkeuring door de Coördinator IS. Na de missie worden de ervaringen gedeeld. Naast het evalueren van de harde eisen (ToR) is het van belang de ontwikkeling te evalueren en te bespreken hoe de ervaringen gedeeld gaan worden. Het evaluatieformulier wordt ingevuld en vastgelegd in het personeelsdossier van betrokkene. De acties worden verwerkt:  in het beleid van Waterschap ......  in structuur of processen  in de uitvoering  in de communicatie naar andere Short Term Experts Voor kennisoverdracht kan men kiezen voor bijv. een lunchpresentatie, stukje op intranet, fotopresentatie, …. Indien (deel)processen moeten worden aangepast wordt toegezien dat:  procesbeschrijvingen worden aangepast  de aanpassing wordt geïmplementeerd  de aanpassing wordt gecommuniceerd


5.4

Pagina 26 van 28

EVALUATIEFORMULIER UITZENDING SHORT TERM EXPERT Om onze processen met betrekking tot de uitzendingen te verbeteren is je input erg belangrijk. Wil je daarom dit formulier invullen. Alvast bedankt voor je medewerking! Naam Short Term Expert : Functie : Uitgezonden land/standplaats : Periode : van tot Naam Lokale directeur : 5.4.1

Werving en selectie

1. Op welke manier ben je in aanraking gekomen met Internationale Samenwerking? Personeelsblad Intranet Vacature op borden Collega

2. Hoe heb je je aangemeld? P&O E-mail gecontacteerd gestuurd

Coördinator IS gebeld

Gebeld door Coördinator IS of P&O

Via leidinggevende

Anders

Toelichting

5.4.2

Voorbereiding

1. Welke voorbereiding heb je gehad? LandenGesprek met documentatie Coördinator IS

Trainingen

Rugzakje met Informatie

2. Hoeveel tijd zat er tussen je aanmelding en uitzending? Paar dagen 1 tot 2 weken 2 weken tot 1 1 tot 2 maanden maand

Toelichting

Interculturele communicatietraining

Langer dan 2 maanden


5.4.3

Pagina 27 van 28

Uitzending

1. Hoe heb je de missie in het buitenland ervaren? Niet positief, Niet positief, Neutraal Ik zal niet weer maar ik zou gaan graag nog eens gaan

Positief, maar ik zal niet weer gaan

Positief, en ik zou graag nog eens gaan

Toelichting

2. Heb je het idee dat je je opdracht voldoende efficiënt en effectief hebt kunnen volbrengen? Nee, helemaal Nee, de Neutraal Ja, opdracht is Ja, opdracht is niet opdracht is (graag tot tevredenheid tot volle onvoldoende hieronder afgerond tevredenheid afgerond toelichten) afgerond

Toelichting

3. Wat vond je van de informatievoorziening en communicatiemogelijkheden in het land van uitzending? Onvoldoende Slecht Neutraal Goed Uitstekend

Toelichting

4. Hoe heb je het contact met Internationale Samenwerking tijdens uitzending ervaren? Onvoldoende Slecht Neutraal Goed Uitstekend

Toelichting


Pagina 28 van 28

5. Hoe heb je het contact met de collega’s tijdens uitzending ervaren? Onvoldoende Slecht Neutraal Goed

Uitstekend

Toelichting

6. Hoe heb je het contact met de lokale collega’s tijdens uitzending ervaren? Onvoldoende Slecht Neutraal Goed Uitstekend

Toelichting

7. Hoe verliep de kennisoverdracht tijdens het project (tussen jou en lokale partner)? Ik heb het idee dat Neutraal Ik heb het idee dat de Ik ben ervan overtuigd de lokale partner lokale partner het dat de lokale partner mij niet begreep begrepen heeft mij heeft begrepen en doorgaat met de werkzaamheden

Toelichting

Evaluatie 8. Is na terugkeer door het Waterschap voldoende nota genomen van je opgedane kennis en ervaring? Onvoldoende Slecht Neutraal Goed Uitstekend

Toelichting

Persoonlijke ontwikkeling Geef aan wat je persoonlijk hebt geleerd, gelieerd aan de interculturele competenties Definitie intercultureel aanpassingsvermogen: Efficiënt blijven werken onder wisselende omstandigheden, in een andere cultuur, door je steeds aan te passen aan de omgeving (cultuur), verantwoordelijkheden, en/of mensen. Definitie intercultureel communiceren: Communicatie tussen personen met verschillende culturele achtergronden.

Ik heb dit formulier ingevuld

De Coördinator IS heeft mij gebeld

Ik heb een gesprek gehad met de Coördinator IS

Ik ben betrokken bij de voorbereiding van nieuwe mensen

Internationale uitzending van short term experts

Recommend Documents