INTERNÁ SMERNICA Registratúrny plán ZIPCeM
INTERNÁ SMERNICA ZIPCeM Registratúrny plán Združenia Informačných a poradenských centier mladých v SR IS – 4/2011
IS – 4/2011 Strana: 1/5
INTERNÁ SMERNICA Registratúrny plán ZIPCeM
IS – 4/2011 Strana: 2/5
Článok 1 Základné ustanovenia 1.
2.
Združenie Informačných a poradenských centier mladých v SR (ďalej len ZIPCeM) vypracovalo v súlade s § 16 ods. 2 zákona č. 503/2007 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej zákon o archívoch a registratúrach) tento registratúrny plán ako Internú smernicu ZIPCeM č. 4/2011. Registratúrny plán ZIPCeM upravuje postup pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie so záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Článok 2 Základné pojmy
1. 2. 3. 4. 5.
6.
Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania. Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry. Registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry. Pôvodca registratúry je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra. Vyraďovanie registratúrneho záznamu je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému uplynula lehota uloženia; registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí. Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť. Článok 3 Registratúrny plán
1. 2.
Registratúrny plán ZIPCeM v súlade s § 17 ods. 2 zákona o archívoch a registratúrach člení registratúru ZIPCeM do vecných skupín. Registratúrny plán ZIPCeM tvorí prílohu č. 1 tejto internej smernice. Článok 4 Záverečné ustanovenia
1.
2. 3.
Všetky otázky neupravené touto internou smernicou sa riadia zákonom č. 503/2007 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, vyhláškou MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a internými predpismi ZIPCeM. Táto interná smernica je záväzná pre všetkých pracovníkov ZIPCeM a členov jednotlivých orgánov ZIPCeM. Interná smernica ZIPCeM č. 4/2011 – Registratúrny plán ZIPCeM bola schválená uznesením Predsedníctva ZIPCeM zo dňa 1. 10. 2011.
INTERNÁ SMERNICA Registratúrny plán ZIPCeM
IS – 4/2011 Strana: 3/5
Príloha č. 1
REGISTRATÚRNY PLÁN ZDRUŽENIA INFORMAČNÝCH A PORADENSKÝCH CENTIER MLADÝCH V SR
Registr. značka
A A.1 A.2 A.3 A.4 A.5 A.6 A.7 B B.1 B.2 B.3 B.4 B.5 C C.1 C.2 C.3 C.4 C.5 C.6 C.7 C.8 CA CA.1 D D.1 D.2 D.3 D.4 D.5 D.6 E E.1 E.2
Vecný obsah registratúrneho záznamu
Základné dokumenty ZIPCeM a vnútorné predpisy Stanovy ZIPCeM Interné smernice ZIPCeM Registrácia a pridelenie DIČ Pridelenie IČO a identifikácia v Štatistickom registri Príkazné listy predsedu ZIPCeM Pokynové listy Jednotná klasifikácia informácií Dokumentácia k žiadostiam o dotáciu Žiadosti o poskytnutie dotácie z MŠVVaŠ SR Žiadosti o poskytnutie dotácie – iné Projekty (forma žiadosti o poskytnutie dotácie) Povinné prílohy
Znak hodnoty lehota uloženia v tlačenej podobe (v rokoch)
1
A5 A5 1 A5 1 A5 A5
5 5 5 5 5 5 5 10 10 10 10 10
Správy (záverečné, programové a pod.) vrátané vyúčtovania
Činnosť a aktivity ZIPCeM Výročné správy ZIPCeM Výkaz o ICM pre ÚIPŠ Edičná a publikačná činnosť ZIPCeM Evidencia distribúcie informačných materiálov Správy o činnosti externých pracovníkov Informatívne správy Mediálne výstupy o činnosti ZIPCeM Zápisy z pracovných porád ZIPCeM Pracovné cesty Vyúčtovanie cestovných náhrad vrátane podkladov Podpora a rozvoj informačno-poradenskej činnosti Povinná dokumentácia k založeniu ICM Protokol z vykonaného hodnotenia ICM Hodnotiaca tabuľka pri návšteve ICM Dokumentácia k schvaľovaniu priestorov ICM Podklady k hodnoteniu činnosti ICM Výročné správy ICM Koordinácia činnosti Infobodov Povinná dokumentácia k založeniu Infobodu Správy o činnosti správcov Infobodov
Znak hodnoty lehota uloženia v elektronickej podobe (v rokoch)
A10
A5
10 10 10 5 5 5 5 5
10 5 5 5
5 5 5 5 5 5 5 5
INTERNÁ SMERNICA Registratúrny plán ZIPCeM
E.3 F FA FA.1 FA.2 FA.3 FA.4 FA.5 FA.6 FB FB.1 FB.2 FB.3 FB.4 FB.5 FB.6 FC FC.1 FC.2 G GA GA.1 GA.2 GA.3 GA.4 GA.5 GB GB.1 GB.2 GB.3 GB.4 GB.5 GC GC.1 GC.2 GC.3 GD GD.1 GD.2 GD.3 GD.4 H H.1 H.2 I I.1
Mediálne výstupy o činnosti Infobodov Dokumenty z rokovaní orgánov ZIPCeM Valné zhromaždenie ZIPCeM Pozvánka na zasadnutie Program zasadnutia Prezenčná listina Uznesenie zo zasadnutia Zápisnica zo zasadnutia Rokovacie materiály Predsedníctvo ZIPCeM Pozvánka na zasadnutie Program zasadnutia Prezenčná listina Uznesenie zo zasadnutia Zápisnica zo zasadnutia Rokovacie materiály
5
A5 A5 A10 A10 A10 A10
5 5 10 10 10 10
5 5 5 5
5 5 5 5 5 5
Dozorná rada ZIPCeM Správy o činnosti A5 Správy o vykonaných kontrolách 5 Dokumenty z podujatí (porád, školení, konferencií atď.) organizovaných ZIPCeM Porady (riaditeľov, riaditeľov a konzultantov ICM) Pozvánka na poradu Program porady Prezenčná listina Zápis z porady Rokovacie materiály Školenia Pozvánka na školenie Program školenia Prezenčná listina Materiály zo školenia Iné (napr.: vyhodnotenie) Projekt EMISÁR Žiadosť o účasť na stáži Správa o priebehu školenia Vyúčtovanie cestovných náhrad Iné (konferencie a pod.) Pozvánka Program Prezenčná listina Materiály z podujatia Všeobecné druhy registratúrnych záznamov Doručená pošta (podľa spôsobu doručenia) Odoslaná pošta Zmluvy Prístupové zmluvy členských subjektov
IS – 4/2011 Strana: 4/5
5 5 5
5 5
5 5 5 5 5
3 3 3
3 3 3 3 3
3 3 3
3 3 3
3 3 3
3 3 3 3
A5 A5
2 2
2
5
5
INTERNÁ SMERNICA Registratúrny plán ZIPCeM
I.2 I.3 I.4 I.5 J J.1 J.2 J.3 J.4 JA JA.1 JA.2 JB JB.1 JB.2 JC JC.1 JC.2 JC.3 JC.4 JC.5 K K.1 K.2 K.3 K.4 K.5 K.6 K.7 K.8 K.9 K.10 K.11 L L.1 L.2 L.3 L.4 L.5 L.6
Zmluvy o výpožičke Rámcové dodacie listy Zmluvy na dodávku tovarov alebo služieb Iné Personálna agenda Osobné spisy zamestnancov vrátane pracov. zmlúv Osobné spisy pracovníkov vrátane náležitých zmlúv Popisy pracovnej činnosti Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie Dohody O hmotnej zodpovednosti Iné Evidencia Dochádzky Dovolenky Sociálna starostlivosť Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny Pracovná neschopnosť – evidencia Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia Stravovanie pracovníkov – zabezpečenie Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci Ekonomická agenda Evidencia prijatých a vystavených faktúr Dodávateľské faktúry (podľa spôsobu doručenia) Odoslané faktúry Pokladničné doklady Evidencia vystavených objednávok Vystavené objednávky Odvody do fondov – mesačné Účtovníctvo, ročná účtovná závierka, hlavná kniha Bankové doklady (vrátane výpisov a prevod. príkazov) Doklady súvisiace s verejným obstarávaním Doklady súvisiace s evidenciou majetku Mzdová agenda Mzdové listy Výplatné listiny Prehlásenia k dani zo mzdy Zrážky zo mzdy Podklady k mzdám Rodinné a materské príspevky
Vysvetlivky: 1 2 3 4
lehota uloženia po zániku organizácie lehota uloženia po strate platnosti dokumentu lehota uloženia od dátumu narodenia zamestnanca/pracovníka lehota uloženia od dátumu uzatvorenia zmluvy
2
5 2 5 2 5 2 5 3
IS – 4/2011 Strana: 5/5
5 5 5 5
70 3 70 5 10
70 70 5 10
2 5
3 5
3
3 3
10 5 5 5 5
10 5 5 5 5
10 10
10 10 4 5 5
10 10 10 10 10 10 10 10 10 5 5
50 40 10 5 5 5
50 40 5 5 5 5
10
