INTEGRITEIT IS EEN ZAAK VAN ONS ALLEMAAL!

INTEGRITEIT IS EEN ZAAK VAN ONS ALLEMAAL! Integriteit bij Onze Woning

Plaats Datum vastgesteld Opgesteld door

: Rotterdam : september 2014 : P&O

INHOUDSOPGAVE INLEIDING

4

HOOFDSTUK 1 INTEGRITEITSBELEID

5

1.1 Algemene uitgangspunten

5

1.2 Verantwoordelijkheden

6

1.3 Communicatie

6

1.4 Looptijd en evaluatie

6

HOOFDSTUK 2 GEDRAGSCODE INTEGRITEIT

7

2.1 Dienstverlening en bejegening

7

2.2 Relatiegeschenken en meldingsplicht

7

2.3 Incidentele vergoedingen voor individuele prestaties

8

2.4 Uitnodigingen voor reizen, verblijven, excursies, evenementen e.d.

8

2.5 Uitnodigingen voor diners, lunches en recepties

8

2.6 Scheiding zakelijk en privé

8

2.7 Dienstverlening door derden

8

2.8 Communicatie en informatie

8

2.9 Inkoop en aanbestedingsbeleid

9

2.10 Agressie, geweld, intimidatie en ongewenste omgangsvormen

9

2.11 Werk en privé

9

2.12 Telefoonprotocol

9

2.13 Nevenwerkzaamheden en belangenverstrengeling

10

2.14 Vertrouwelijke informatie

10

2.15 Verklaring omtrent gedrag

11

2.16 Veiligheid op de werkplek

11

2.17 Gebruik kantoorartikelen

11

2.18 Lunch-, koffie- en rookpauzes

11

2.19 Gebruik elektronische media

11

2.20 Kledingcode

12

2.21 Lenen multimedia

12

2014/Integriteit is een zaak van ons allemaal!/P&O/TB/definitief

2

2.22 Declaraties en rekeningen

12

2.23 Overwerk

12

2.24 Bespreken van dilemma’s over integriteit

12

2.25 SANCTIES

12

HOOFDSTUK 3 MELDEN VAN MISSTANDEN

14

3.1 Vermoedens van misstanden melden

14

3.2 Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI)

14

3.3 Regeling melding misstand, klokkenluidersregeling

14

REGELING MELDING MISSTAND WONINGCORPORATIES

16

TOELICHTING REGELING MELDING MISSTAND ONZE WONING

19

GEDRAGSCODE: SAMENWERKING EN OMGANG KLANTEN

23


3

Inleiding Voor je ligt de notitie “Integriteit is een zaak van ons allemaal!”. Bouwvereniging Onze Woning (hierna: Onze Woning) is een woningcorporatie, die samen met andere partijen doelen nastreeft, die veelal in het publieke domein liggen. We beheren geld met een maatschappelijke bestemming en dat schept bijzondere verplichtingen op het vlak van integriteit. Dit houdt in dat we eerlijk, open en transparant willen werken. Deze notitie bevat de regels en afspraken die we in dit kader vastgesteld hebben. Gezien onze maatschappelijke verantwoordelijkheid mogen wij te allen tijde op ons handelen worden aangesproken. We verwachten dezelfde transparante houding van onze (zakelijke) partners, handelend voor of namens Onze Woning. In deze notitie zijn de volgende onderwerpen opgenomen: Hoofdstuk 1: Integriteitsbeleid Hoofdstuk 2: Gedragscode integriteit en sancties Hoofdstuk 3: Melden van misstanden In de bijlage is de klokkenluidersregeling, de toelichting hierop en de gedragscode voor samenwerking en omgang klanten opgenomen.


4

Hoofdstuk 1 Integriteitsbeleid 1.1 Algemene uitgangspunten Wij mogen verwachten en gaan er in principe vanuit dat het bestuur, toezichthouders, medewerkers en andere betrokkenen die in naam van Onze Woning handelen, integer zijn. We zijn ons er echter van bewust, dat ieder van ons voor dilemma’s geplaatst kan worden, waar niet altijd een kant-en-klaar antwoord op te geven is. Daarom hebben wij een integriteitsbeleid en een gedragscode integriteit opgesteld. Het is belangrijk dat er regels en afspraken zijn die bij alle betrokkenen bekend zijn. Toch is niet alles in regels te vangen. Er blijven situaties denkbaar, waarbij een beroep gedaan wordt op de eigen verantwoordelijkheid. Van groot belang is dat er een open klimaat heerst, waarin zaken met elkaar bespreekbaar zijn. Het integriteitsbeleid beoogt afspraken te maken met elkaar, die in een open sfeer te bespreken en elkaar aan te spreken op de naleving ervan. Integriteit gaat terug naar de wortels, de cultuur van de organisatie. Daarmee bedoelen we de waarden, normen en regels die ons binden. Die bepalen wat kan en mag. En wat niet. Daarom is het belangrijk dat wij duidelijk zijn over wat wij verstaan onder integriteit of integer handelen. Onder integriteit, of integer handelen, wordt bij Onze Woning bedoeld dat je je functie adequaat en zorgvuldig uitoefent, met inachtneming van je verantwoordelijkheden en de geldende regels. Als regels ontbreken of niet helder zijn, dan oordeel je en handel je op moreel verantwoorde wijze, op basis van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen. Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen handelen, je bent aanspreekbaar op je gedrag, en je spreekt anderen hierop aan. Wij hechten veel waarde aan een open, transparante en professionele organisatie waarin een discussie rond integer handelen als onderdeel van professioneel handelen een vanzelfsprekendheid is. Bij het opstellen van het integriteitsbeleid zijn we uitgegaan van de volgende uitgangspunten:    

 



Wij gaan ervan uit dat integriteit een kernwaarde is van iedereen die in actie komt voor Onze Woning. Een ieder die namens Onze Woning optreedt, is er zich van bewust werkzaamheden te verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van Onze Woning in het algemeen, en van de klanten in het bijzonder. Dat betekent dat wij van hen te alle tijde integer gedrag verwachten. Vertrouwen in een open, transparante cultuur met eigen verantwoordelijkheid. Dit integriteitsbeleid en de gedragscode geldt voor iedereen die in naam van Onze Woning in actie komt. Voor medewerkers, leidinggevenden, Bestuur, Raad van Toezicht van Onze Woning én voor externe relaties, zoals bedrijven of instanties die werken voor of namens Onze Woning. We vinden het noodzakelijk dat alle betrokkenen zich conformeren aan het integriteitsbeleid en de gedragscode. We willen immers de relatie zuiver houden. Bovendien willen we niet dat medewerkers door hun eigen gedrag of het gedrag van een derde partij in opspraak of in verlegenheid worden gebracht. Zij weten dus aan welke afspraken zij zich in dit kader dienen te houden. Externe relaties dienen er rekening mee te houden dat sommige zaken niet te combineren zijn. Indien nodig zal Onze Woning de relatie verbreken als in strijd is gehandeld met het integriteitsbeleid en de gedragscode van Onze Woning. Het integriteitsbeleid en de gedragscode van Onze Woning geven geen limitatieve opsomming van activiteiten, die wel of niet zijn toegestaan. Iedereen moet zich aan de wet houden. Corruptie, valsheid in geschrifte, fraude en agressie en geweld in geen enkel geval worden getolereerd en hiervan wordt aangifte gedaan. Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling of zelfverrijking wordt vermeden. Misstanden dienen te worden gemeld. Dit is een verantwoordelijkheid van iedereen die voor of namens Onze Woning optreedt. In deze notitie is een klokkenluidersregeling opgenomen. Het integriteitsbeleid en de gedragscode is in overleg met de Raad van Toezicht, Bestuur, Ondernemingsraad en het managementteam opgesteld om een zo breed mogelijke gedragenheid in de organisatie te krijgen. Overal waar ‘personeel’ of ‘medewerkers’ in de code staat wordt ‘een ieder’ binnen de organisatie bedoeld; van medewerker, leidinggevende, Bestuur tot toezichthouders. Overal waar hij staat dient hij of zij te worden gelezen.


5

1.2 Verantwoordelijkheden Leidinggevenden, Bestuur en de Raad van Toezicht vervullen een belangrijke rol als hoeders van de integere organisatie. Medewerkers leggen verantwoording af aan hun leidinggevende. De individuele leden van de Raad van Toezicht en het bestuur leggen verantwoording af aan de (voorzitter van de) Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht legt verantwoording af aan de ledenvergadering. Wij mogen – vanuit onze maatschappelijke verantwoordelijkheid – altijd op ons gedrag worden aangesproken. We verwachten dezelfde houding van onze (zakelijke) partners, als ze voor of namens Onze Woning. Ook in hun geval houden we incidenten bij en we bespreken die met hen. Het Bestuur en de Raad van Toezicht onderschrijven als lid van Aedes de Governancecode Woningcorporaties. 1.3 Communicatie Het integriteitsbeleid, de gedragscode en de klokkenluidersregeling van Onze Woning zijn openbare documenten. Medewerkers worden actief geïnformeerd over dit beleid. “Incidenten” worden geregistreerd. In het jaarverslag wordt melding gemaakt van zaken die in dit verband relevant zijn. Jaarlijks is het thema integriteit een onderwerp van gesprek tussen de ondernemingsraad, het bestuur en de vertrouwenspersoon integriteit (VPI). Met medewerkers worden op regelmatige basis morele dilemma’s besproken in onder meer het werkoverleg en vindt er terugkoppeling plaats naar de VPI. 1.4 Looptijd en evaluatie Om de twee jaar evalueren we het integriteitsbeleid en de gedragscode. Een keer per jaar bespreekt het management van Onze Woning de integriteit en de gedragscode.


6

Hoofdstuk 2 Gedragscode integriteit Als je bij of voor Onze Woning werkt, weet je wat er van je wordt verwacht. Je taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden staan beschreven in je functieomschrijving of zijn in de opdracht vastgelegd. Maar rondom de eigenlijke uitoefening van je werk speelt nog een groot aantal zaken. Dingen die vanzelfsprekend zijn en die iedereen ook wel aanvoelt. In deze gedragscode hebben we deze zaken uitgeschreven, zodat het voor iedereen duidelijk is waar de grens ligt van wat wel kan en wat niet. Toch is dit geen limitatieve opsomming. Er blijven situaties waar we met elkaar de discussie moeten aangaan. Gebruik deze situaties om de discussie rond integriteit levend te houden. 2.1 Dienstverlening en bejegening Iedereen die bij Onze Woning werkt, houdt zich aan de algemeen geldende fatsoensnormen. Wederzijds respect en gelijkwaardigheid zijn in dit verband belangrijke trefwoorden. Bij Onze Woning wordt over de huurders/klanten, de collega’s en overige relaties altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, levensovertuiging, handicap, seksuele geaardheid of gedragingen. Je persoonlijke opvattingen hierover zijn ondergeschikt. Ook buiten werktijd spreken en gedragen medewerkers en representanten zich te allen tijde met respect voor Onze Woning, haar klanten, medewerkers en overige relaties. Ook oud-werknemers en anderen die in naam van Onze Woning hebben gehandeld houden zich aan deze afspraken. 2.2 Relatiegeschenken en meldingsplicht Iedereen die handelt in naam van Onze Woning neemt geen geschenken of giften in geld of natura aan. Onze Woning aarzelt niet om op te treden tegen bedrijven die zich niet houden aan de spelregels en verbreekt desnoods de zakelijke relatie. Op deze regel gelden slechts twee uitzonderingen: 1. Giften of geschenken die aan Onze Woning worden gedaan in het algemeen belang. Denk aan geschenken die direct ten goede komen aan de woon- en/of leefomgeving in wijken, buurten en straten waar Onze Woning bezit heeft of in complexen van Onze Woning. De directie besluit of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en of de bestemming acceptabel is. 2. Geschenken met een waarde onder de € 35,- en met een alledaags karakter (bijv. een bos bloemen of een fles wijn). Valt het geschenk niet onder de uitzonderingsgevallen, dan weiger je dit of geef je dit terug. Aangeboden geschenken zijn eigendom van Onze Woning met als argument de gedachte dat geschenken altijd worden aangeboden in verband met de functie als medewerker of bestuurder van Onze Woning. In die zin is het niet logisch om geschenken in privéeigendom te accepteren. Bij het aannemen van persoonlijke giften die vallen onder deze regeling toon je een onberispelijk integer gedrag. Niemand krijgt iets “zomaar” gratis. Achter elk geschenk ligt een, wellicht welgemeende, bedoeling. Het geven van relatiegeschenken is in het algemeen een veel gebruikte manier om iemand te bedanken voor een goede samenwerking. En hoewel die samenwerking veelal de verdienste is van een heel team, een hele afdeling of zelfs een hele organisatie, kun je een kleine attentie best accepteren. Anderszins is het ook zinvol om de intentie van de gever onder de loep te nemen. Het moment waarop een geschenk wordt aangeboden, is hierbij medebepalend. Het is een verschil als je bijvoorbeeld iets aangeboden krijgt, terwijl de onderhandelingen met de gever nog niet beëindigd zijn of omdat je iets tot een goed einde hebt weten te brengen. Hoe groot is het risico van mogelijke beïnvloeding? De vuistregel is dat er geen geschenken worden aangenomen van relaties waarmee Onze Woning in een onderhandelingsfase verkeert. Geschenken zitten overigens niet altijd in een cadeauverpakking. Tegen ongebruikelijke gunsten en diensten, zoals leveranties tegen een meer dan normale korting, wordt duidelijk “nee” gezegd. Geschenken aannemen op het huisadres is niet toegestaan. Geschenken die op het privéadres worden bezorgd, weiger je te allen tijde (of stuur je retour), ook als deze een waarde hebben van minder dan € 35,-. Uiteraard wordt er nooit om een geschenk gevraagd.


7

Er is een meldplicht bij aanname van geschenken bij de leidinggevende of bij het centrale punt (secretariaat) waar de geschenken worden verzameld. Deze meldplicht dient de transparantie. Niet melden wordt gezien als plichtsverzuim. Geaccepteerde geschenken met een waarde onder de € 35,- en met een alledaags karakter worden verloot onder het personeel dan wel geschonken aan een goed doel. Behalve als het gaat om etenswaren - die worden meteen onder de afdelingen verdeeld. Medewerkers doen niet mee aan prijsvragen, georganiseerd door een relatie van Onze Woning. 2.3 Incidentele vergoedingen voor individuele prestaties Soms worden medewerkers benaderd voor het doen van een incidentele inspanning zoals het houden van een presentatie. Over het algemeen vindt de prestatie plaats onder de gewone werktijd. Vooraf bespreek je met de leidinggevende of de prestatie geleverd kan/moet worden. De prestatie moet in verband met de functie staan en dient in het belang van Onze Woning te zijn. Als blijk van waardering ontvangt men een vergoeding die vaak bestaat uit de bekende cadeaubon of een fles wijn. Dergelijke vergoedingen - indien niet buitensporig en met een waarde onder de € 35,- – kun je gewoon accepteren. Zij staan immers uitsluitend in verband met die ene extra inspanning of prestatie. Deze vergoeding mag je zelf behouden. Je meldt dit wel aan je leidinggevende. Ontvang je echter een geldbedrag voor een dergelijke inspanning onder werktijd, dan komt dit ten goede van Onze Woning. 2.4 Uitnodigingen voor reizen, verblijven, excursies, evenementen e.d. Soms worden uitnodigingen ontvangen voor evenementen, seminars, excursies, congressen, beurzen e.d., welke gratis of tegen niet-marktconforme prijzen worden aangeboden. Voor deelname vraag je toestemming aan je leidinggevende. Voor dergelijke uitnodigingen geldt dat zij functioneel moeten zijn voor het werk en in het belang van Onze Woning. Dit wordt schriftelijk verantwoord. 2.5 Uitnodigingen voor diners, lunches en recepties Bij uitnodigingen voor diners, lunches en recepties geldt een aantal vuistregels. Bekeken wordt of het informele contact noodzakelijk is. De onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn. Van aangenomen uitnodigingen wordt altijd melding gemaakt bij de desbetreffende leidinggevende. Blijkt achteraf dat een uitnodiging een ander karakter had dan vooraf ingeschat, bespreek dit dan met je leidinggevende. 2.6 Scheiding zakelijk en privé Om de relatie met externe relaties zuiver te houden, houdt Onze Woning zakelijk en privé strikt gescheiden. Dat zou anders verplichtingen scheppen voor zowel medewerkers van Onze Woning als voor medewerkers van externe relaties. In die situaties waarbij medewerkers van Onze Woning gebruik maken van de diensten van relaties waarmee Onze Woning zakelijk contacten onderhoudt, dan dient dit open en transparant besproken te worden. 2.7 Dienstverlening door derden Het is niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie of vrienden voorrang te bepleiten en of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door Onze Woning betreft, bijvoorbeeld bij de woonruimteverdeling. Hetzelfde geldt voor dienstverlening van bedrijven waar Onze Woning zakelijke contacten mee onderhoudt. Hiermee wordt de schijn van vriendjespolitiek voorkomen. Je behandelt dergelijke verzoeken nooit zelf. 2.8 Communicatie en informatie Iedereen heeft het recht van vrije meningsuiting. De medewerker mag echter geen uitlatingen doen die zijn functioneren of het imago van Onze Woning kunnen schaden. Het grondrecht op vrije meningsuiting is niet absoluut. De grens ligt daar waar een goede functievervulling niet in redelijkheid (meer) is verzekerd. Je bent zelf verantwoordelijk voor wat je zegt of doet. Twijfel je over wat je wel of niet kan zeggen, dan kun je altijd overleggen met je leidinggevende. Voor sommige informatie is het evident dat deze vertrouwelijk moet worden behandeld.


8

Belangrijke belanghouders en journalisten ontvangen hun informatie over Onze Woning via of namens de directie. Verzoeken van journalisten voor informatie worden doorverwezen naar de bestuurder of bij afwezigheid naar zijn plaatsvervanger. Oud-werknemers en anderen die in naam van Onze Woning hebben gehandeld houden zich eveneens aan deze afspraken. 2.9 Inkoop en aanbestedingsbeleid Het inkopen van goederen of diensten behoort onafhankelijk te gebeuren en de schijn van belangenverstrengeling moet vermeden worden. Daarom zijn er meerdere mensen bij de besluitvorming in het kader van een inkoopprocedure betrokken. Inkopen of aanbesteden kan op verschillende manieren plaatsvinden. Dit is afhankelijk van de (geschatte) hoogte van het bedrag dat met de offerte of begroting is gemoeid. De regels zijn bij Onze Woning opgetekend in de inkoopprocedure, het aanbestedingsbeleid en de instructies administratieve organisatie. 2.10 Agressie, geweld, intimidatie en ongewenste omgangsvormen In de dagelijkse omgang met elkaar en met huurders kunnen er grenzen worden overschreden. Denk dan aan agressie, geweld en (seksuele) intimidatie. Als jij hiermee te maken krijgt, denk altijd eerst aan de veiligheid van jezelf, je collega’s en de overige bezoekers of omstanders. Bespreek het voorval met je leidinggevende en meldt dit schriftelijk bij P&O. Pesten Word je lastig gevallen door een collega die jou regelmatig pest, kleineert of bedreigt, bespreek dit dan zo spoedig mogelijk met de je leidinggevende of de vertrouwenspersoon van Onze Woning. Seksuele intimidatie Heb jij op het werk te maken met seksuele intimidatie en wil je weten hoe je hiertegen stappen kunt ondernemen? Neem dan contact op met de vertrouwenspersoon van Onze Woning. 2.11 Werk en privé Regelen van privézaken Het regelen van privézaken zoals doktersbezoek, tandartsbezoek etc. vindt bij voorkeur in eigen tijd plaats. Persoonlijke problemen Niet iedereen is hetzelfde. Gelukkig maar. De één vertelt bijna alles aan collega’s over zijn privéleven, de ander houdt liever voor zichzelf wat hij buiten werktijd doet. Maar wat gebeurt er als gebeurtenissen thuis van invloed zijn op het werk? Voor een aantal ‘thuissituaties’ zoals ziekte of overlijden van dierbaren of echtscheiding, kunnen collega’s op het werk niet veel meer doen dan begrip tonen en ondersteuning bieden. Belangrijk is dat je dit ook aan je leidinggevende kenbaar maakt. Er zijn regelingen voor bijzonder verlof. Het is altijd mogelijk afspraken te maken over (tijdelijk) aangepaste werktijden of het opnemen van verlof. Medicijngebruik Mocht je in overleg met je arts regelmatig medicijnen moeten innemen die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van je werk (denk aan invloed op de rijvaardigheid, reactievermogen, etc.), geef dit dan aan bij je leidinggevende en de bedrijfsarts. Hier zijn uiteraard in overleg afspraken over te maken. Verslaving Iedereen mag in principe zelf weten wat hij doet in zijn vrije tijd. Uiteraard wordt er wel verwacht dat je je gezonde verstand gebruikt. Overmatig gebruik van alcohol en drugs of het hebben van een gokverslaving hebben een negatieve invloed op je werkzaamheden. Drank en drugs gebruiken tijdens het werk is bij Onze Woning verboden. 2.12 Telefoonprotocol Telefonische bereikbaarheid is zeer belangrijk voor Onze Woning. Onze huurders, collega’s 2014/Integriteit is een zaak van ons allemaal!/P&O/TB/definitief

9

en relaties moeten ons kunnen bereiken als dat nodig is. Als je er niet bent, zorg er zelf voor dat eventuele telefoontjes goed worden opgevangen door een collega. 2.13 Nevenwerkzaamheden en belangenverstrengeling Nevenwerkzaamheden zijn alle betaalde en onbetaalde werkzaamheden die medewerkers, bestuurders of toezichthouders voor zichzelf of voor derden verrichten. Het antwoord op de vraag, of een bepaalde nevenwerkzaamheid verboden is, is altijd gerelateerd aan de functie. Medewerkers, bestuurders en toezichthouders van Onze Woning doen opgave van al hun bezoldigde en onbezoldigde belangen in bedrijven en instellingen waarmee Onze Woning zaken doet. Dit geldt ook voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een invloedrijke (leidinggevende) positie bekleden. Voor het verrichten van nevenfuncties door medewerkers gelden de richtlijnen uit de CAO. Nevenwerkzaamheden zijn in elk geval niet toegestaan indien er sprake is van concurrentie, strijdige belangen of indien er sprake is van een kennelijk nadelige invloed op het functioneren. Bezoldigde en onbezoldigde nevenfuncties, waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling, zijn niet toegestaan. Indien er sprake is van tegenstrijdige belangen kan dit leiden tot terugtreding van de functionaris. Uitgangspunt is dat ongewenste belangenverstrengeling en zelfs de schijn daarvan wordt vermeden. Dit geldt voor een ieder die in opdracht van Onze Woning handelt of heeft gehandeld. Overeenkomstig de CAO (artikel 2.5, standaardbepaling) is het de medewerker niet toegestaan werkzaamheden voor derden (bijklussen) te verrichten, dan na een schriftelijke toestemmingsverklaring van het bestuur. Je dient voor alle nevenwerkzaamheden (in loondienst voor derden of voor eigen rekening) altijd vooraf schriftelijke toestemming te vragen aan je leidinggevende. Als het bestuur geen toestemming geeft dan wordt dit binnen 14 dagen schriftelijk meegedeeld nadat het verzoek van de medewerker is ontvangen. Daarna overleggen werkgever en werknemer over de voorwaarden waaronder wel toestemming kan worden gegeven. Krijg je toestemming voor je nevenactiviteiten, dan kan het zijn dat daaraan bepaalde voorwaarden zijn verbonden. Dat wordt schriftelijk vastgelegd. Voor onbetaalde activiteiten die verband houden met een hobby, hoef je geen toestemming te vragen. 2.14 Vertrouwelijke informatie Alle personen die handelen of hebben gehandeld in naam van Onze Woning zijn ervan op de hoogte dat zij een geheimhoudingsplicht hebben ten aanzien van vertrouwelijke informatie waarvan zij in verband met de functie op de hoogte zijn. Onze huurders moeten erop kunnen rekenen dat wij zorgvuldig omgaan met hun vertrouwelijke gegevens. Wij handelen naar de letter van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Dit betekent dat wij alleen relevante persoonsgegevens verwerken die voor de uitvoering van onze werkzaamheden nodig zijn. Wanneer informatie voor de uitvoering van de werkzaamheden niet langer nodig is, wordt deze vernietigd. Op de website van het Centraal Bureau Persoonsgegevens www.cbpweb.nl staat het “Protocol Maaskoepel Federatie van Woningcorporaties” inzake de aanvullende afspraken in het kader van de verwerking van persoonsgegevens die in het samenwerkingsverband met betrekking tot probleemhuurders zijn gemaakt. Onze Woning neemt deel aan dit samenwerkingsverband. Niet op alle stukken staat “geheim”. Wat is nu vertrouwelijk? Te denken valt aan persoonsgegevens en financiële gegevens van klanten, personeel en relaties van Onze Woning. Daarnaast valt ook voorkennis over beleidsplannen onder vertrouwelijke informatie. In feite betreft het dus alle informatie waarvan je weet dat deze gevoelig ligt dan wel vertrouwelijk is. Ook kennis van eventuele interne problemen valt onder dit begrip. Het oneigenlijke gebruik van (voor)kennis is niet aanvaardbaar. Sommige medewerkers hebben in hun functie toegang tot vertrouwelijke informatie, omdat zij specifieke dossiers of het computernetwerk beheren. In zo’n positie is extra voorzichtigheid geboden ten aanzien van de vraag aan wie informatie verstrekt wordt.


10

Het zorgvuldig omgaan met informatie vereist dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig opgeborgen worden en dat computerbestanden beveiligd zijn. Ook is zorgvuldigheid geboden bij het geven van toegang tot de computer op de werkplek. Gebruikersnaam en password zijn strikt persoonlijk en dat moet zo blijven. Iedereen moet zich bewust zijn dat informatie die via de e-mail of internet wordt verspreid, vrij eenvoudig toegankelijk is voor derden. Let extra op als je documenten maakt voor externen. Stuur een pdf of stuur het document per post, want in een Word document of een Excel-bestand kunnen wijzigingen worden aangebracht. Geheimhoudingsplicht loopt trouwens ook door na het einde van het dienstverband. 2.15 Verklaring omtrent gedrag Onze Woning vraagt aan alle nieuwe medewerkers, bestuurders en toezichthouders een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) met name vanwege de maatschappelijke functie die wij als organisatie vervullen en de omgang met vertrouwelijke gegevens, kwetsbare personen, geld of goederen. Je krijgt een VOG als je geen strafbare feiten op je naam hebt staan. Anders wordt bekeken hoe bezwaarlijk dit is voor je functie. Je vraagt een VOG aan door het ingevulde aanvraagformulier in te leveren bij de afdeling burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. Dit kan tegenwoordig ook digitaal. Je ontvangt dan een link van Onze Woning. Onze Woning vergoedt de kosten hiervan. 2.16 Veiligheid op de werkplek Onze Woning zorgt ervoor dat medewerkers met goed materiaal, vervoermiddelen, persoonlijke beschermingsmiddelen, apparatuur enzovoorts kunnen werken. Onze Woning verwacht dat je hier met zorg mee omgaat. Natuurlijk is de directie van Onze Woning in eerste instantie verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving en goede werkomstandigheden voor de medewerkers. Zo worden risico’s in kaart gebracht, apparatuur periodiek gekeurd, zijn er maatregelen genomen om ongewenste omgangvormen en agressie te voorkomen, en is er een goed opgeleid BHV-team (bedrijfshulpverlening). Je draagt zorg voor de veiligheid op de werkplek conform de wettelijke (Arbo) en milieuvoorschriften. Je hebt een meldingsplicht als er materialen en dergelijke ondeugdelijk zijn of als er sprake is van mogelijk onveilige situaties op de werkplek. Er mag van jou verwacht worden dat je de veiligheid serieus neemt. Uitgereikte beschermingsmiddelen moeten worden gebruikt, je controleert of het materiaal in orde is, je meldt agressie, je houdt je aan voorschriften en je meldt gevaarlijke werksituaties. Met elkaar zorgen we zo dat veiligheid niet een paar mooie woorden op papier zijn, maar een onderdeel van ons dagelijks werk. 2.17 Gebruik kantoorartikelen Alle kantoorartikelen van Onze Woning zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. De spullen die we op het werk gebruiken, zijn eigendom van Onze Woning en bedoeld voor gebruik van onze werkzaamheden, tenzij er expliciet toestemming is gegeven voor privégebruik. Verder is het moedwillig kapot maken van of het slordig omgaan met spullen van Onze Woning niet toegestaan. Onze Woning biedt medewerkers de mogelijkheid kopieën en printuitdraaien (A4) te maken bestemd voor normaal privégebruik. Het is niet de bedoeling dat er vele honderden prints of kopieën worden gemaakt voor bijvoorbeeld een vereniging. Als je meerdere kopieën of prints nodig hebt voor privégebruik, dan geef je dit door aan de salarisadministratie zodat dit verrekend kan worden. 2.18 Lunch-, koffie- en rookpauzes De middaglunchpauze bedraagt tenminste 30 minuten en geldt niet als werktijd. Onze Woning kent geen koffie- en rookpauzes. Tijdens het werk kun je koffie drinken aan je bureau. Roken is alleen buiten toegestaan. Je zorgt ervoor dat dit niet ten koste gaat van het werk. 2.19 Gebruik elektronische media Onder gebruik maken van elektronische media wordt onder andere verstaan:  het uitwisselen van gegevens via e-mail.  Het gebruik van social media.  het bezoeken van internetsites.  het downloaden (binnenhalen) van gegevens, het downloaden van software en/of het gebruik maken van software vanaf internet.


11

Persoonlijk gebruik van elektronische media in eigen tijd is geoorloofd voor zover het bedrijfsbelang daarmee niet wordt geschaad en dit geen verboden gebruik oplevert. Zo is het de medewerker niet toegestaan elektronische media te gebruiken voor het verspreiden en/of binnenhalen van dreigende, seksueel intimiderende, pornografische, racistische of daarmee gelijk te stellen uitingen. Het downloaden en/of gebruiken van software vanaf internet is niet toegestaan, met uitzondering van de verantwoordelijke systeembeheerder. Het gebruik van elektronische media voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie is eveneens niet toegestaan. Hier wordt gehandeld conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan alle informatie met betrekking tot klanten, personeel alsmede bedrijfsgegevens waarvan je weet of behoort te weten dat deze niet ter beschikking van derden mag komen. Gebruikersnaam en password zijn persoonlijk en vertrouwelijk. Zie ook in dit verband 2.14 vertrouwelijke informatie. Het verspreiden en/of binnenhalen via elektronische media van afbeeldingen, kettingbrieven, screensavers of soortgelijke producties is niet toegestaan. Bij het gebruik van gegevens verkregen via elektronische media dien je er zorg voor dragen dat eventuele auteursrechten van derden niet worden geschonden. Je mag elektronische media niet gebruiken voor (de ondersteuning van) persoonlijke commerciële doeleinden. In bijzondere situaties of misbruik, waarbij Onze Woning een zwaarwegend belang heeft, kunnen ontvangen en verzonden e-mail berichten, bezochte internetsites, gegevens die zijn gedownload en gegevens die met behulp van elektronische media door een individuele medewerker of anderen zijn gemaakt, na uitdrukkelijke toestemming van het bestuur, door een systeembeheerder worden gecontroleerd. Onderdeel van de controle kan zijn, dat bovenstaande gegevens worden teruggehaald, zelfs als de medewerker deze gegevens heeft verwijderd. Bovenstaande gegevens kunnen door Onze Woning worden gebruikt bij het bepalen van eventuele sancties indien een medewerker onzorgvuldig gebruik heeft gemaakt van elektronische media. 2.20 Kledingcode We verwachten dat medewerkers er schoon, verzorgd en correct gekleed uitzien. 2.21 Lenen multimedia Multimedia zoals laptop, beamer, digitale camera etc. worden alleen voor zakelijke doeleinden ten behoeve van Onze Woning uitgeleend en niet voor privégebruik. 2.22 Declaraties en rekeningen Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave verantwoord. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure. Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Declaraties worden altijd door de leidinggevende gecontroleerd en voor rechtmatigheid geparafeerd. Afrekening verloopt via de salarisadministratie. 2.23 Overwerk Voor het verrichten van overwerk heb je vooraf afspraken gemaakt met je leidinggevende. In uitzonderlijke omstandigheden kan hiervan worden afgeweken. 2.24 Bespreken van dilemma’s over integriteit Ondanks de afspraken in deze gedragscode zullen zich in de praktijk situaties kunnen voordoen waarin niet direct een duidelijk antwoord is te geven op de vraag of iets wel of niet door de beugel kan. Als je voor zo’n integriteitsvraag of moreel dilemma komt te staan, is het van het grootste belang dat je hierover praat bijvoorbeeld met je leidinggevende of je collega. Op deze wijze blijf je niet met het dilemma ‘zitten’, maar kun je de eventuele ideeën toetsen aan de opvattingen van anderen en maak je je handelen transparant. Verder draag je bij aan het integriteitsbesef binnen Onze Woning. 2.25 Sancties Een stelsel van gedragsregels is pas compleet als ook duidelijk is wat de gevolgen kunnen zijn van het niet naleven van deze regels. Als een medewerker of vertegenwoordiger van Onze Woning de regels uit dit integriteitsbeleid en gedragscode overtreedt of anderszins niet integer werkt, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim. Ook gedragingen in de privétijd kunnen onder omstandigheden plichtsverzuim opleveren. Het moet dan gaan om gedrag waardoor de belangen van Onze Woning ernstig worden geschaad of waardoor diens integriteit voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling in het geding is. 2014/Integriteit is een zaak van ons allemaal!/P&O/TB/definitief

12

Wie de vastgestelde gedragsregels niet nakomt, zal daarop direct worden aangesproken door zijn of haar leidinggevende. Ter voorkoming van willekeur bespreekt het management van Onze Woning de eventuele sanctie en stelt deze in overleg met het Bestuur vast. Er is geen uitputtende lijst te geven van welke sanctie bij welke misdraging moet worden opgelegd. Immers disciplinaire sancties zijn geen automatisme. Schending van de gedragscode kan een officiële waarschuwing, schorsing of ontslag tot gevolg hebben. Indien er sprake is van dringende redenen, volgens het Burgerlijk Wetboek, zal Onze Woning te allen tijde de arbeidsrelatie verbreken. Bij strafrechtelijke overtredingen wordt er altijd aangifte gedaan. Schending door een externe partij kan leiden tot beëindiging van de samenwerking. Ook andere rechtspositionele maatregelen zijn mogelijk.


13

Hoofdstuk 3 Melden van misstanden 3.1 Vermoedens van misstanden melden Dit integriteitsbeleid en de gedragscode geven richtlijnen en voorbeelden hoe te handelen wanneer een medewerker of relatie op situaties stuit waarbij integriteit een rol speelt. Onze Woning verwacht van medewerkers of anderen die werkzaamheden in opdracht van Onze Woning verrichten dat zij reageren wanneer er iets gebeurt op de werkplek dat in strijd is met de hiervoor genoemde gedragsregels door dit kenbaar te maken aan de leidinggevende of vertrouwenspersoon integriteit (VPI). Vermoedens van misstanden dienen te worden gemeld bij de leidinggevende of de VPI. Wanneer er sprake is van een misdrijf is men verplicht aangifte te doen bij de politie. In de praktijk kunnen zich situaties voordoen die in dit integriteitsbeleid niet zijn beschreven. In die situaties is het verstandig te rade te gaan bij de leidinggevende of wanneer dat minder wenselijk wordt geacht, bij de VPI. Een vermoeden van een misstand betreft: 1. Een (op basis van redelijke gronden) bij de melder aanwezig vermoeden dat bij Onze Woning sprake is van: een schending van wettelijke regels of andere voorschriften; - een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu; - een onbehoorlijke wijze van functioneren die het goed functioneren van de organisatie c.q. de branche woningcorporaties in het geding brengt; - het misleiden of bewust onjuist informeren van instanties die met een publieke, rechtsprekende, opsporende, controlerende of toezichthoudende taak zijn belast; - een verspilling van maatschappelijk bestemd vermogen; - het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over voormelde feiten c.q. omstandigheden. 2. Indien melder aannemelijk kan maken dat binnen de organisatie sprake is van een ontwikkeling die binnen afzienbare termijn zal leiden tot een misstand, kan hij eveneens een melding doen. Onder een misstand wordt niet begrepen: - een handeling of maatregel jegens melder die zijn rechtspositie of arbeidsomstandigheden (nadelig) beïnvloedt dan wel een bejegening van melder die als ongewenst gedrag aangemerkt kan worden. Voor verweer daartegen zijn andere (klacht- of rechtspositionele) procedures beschikbaar; - een vermoeden (van een misstand) dat zich richt tegen (een onderdeel van) het door de organisatie vastgestelde en gevoerde beleid; - een vermoeden (van een misstand) dat zich richt tegen een algemeen verbindend voorschrift. 3.2 Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI) Bij Onze Woning is de rol van vertrouwenspersoon integriteit extern belegd. De reden hiervoor heeft te maken met de beperkte omvang van de organisatie. De VPI is bekend en toegankelijk voor medewerkers. Een externe VPI kan een grotere onafhankelijkheid waarborgen, waardoor de melder beter beschermd kan worden. De externe VPI draagt er tevens zorg voor dat een melder begeleidt wordt in praktische en indien nodig in emotionele zin. Naast het geven van advies aan de medewerker kan deze VPI helpen om misstanden aan de orde te stellen. De VPI werkt in principe op basis van anonimiteit en vertrouwelijkheid. Alleen in het geval van strafbare feiten zal een VPI genoodzaakt zijn om aangifte te (laten) doen. In bijlage 3 is het profiel van de VPI opgenomen. 3.3 Regeling melding misstand, klokkenluidersregeling Bij Onze Woning moeten medewerkers vermoedens van misstanden kunnen melden zonder dat zij daarvan nadelen ondervinden. Het is vervolgens aan de dagelijkse leiding van Onze Woning om orde op zaken te stellen. De melder benut de VPI als klankbord. Vervolgens kan de melder, met eventuele ondersteuning van de VPI, een melding doen bij het bestuur of de (voorzitter van de) Raad van Toezicht. Onze Woning neemt deze melding serieus, onderzoekt deze en voorziet indien nodig in een oplossing. Mocht deze procedure onvoldoende opleveren voor de melder dan kan de melder zich nog richten tot het meldpunt integriteit woningcorporaties van de Inspectie Leefomgeving en Transport. Bij dit meldpunt worden integriteitszaken in behandeling genomen die gaan om fraude en zelfverrijking 2014/Integriteit is een zaak van ons allemaal!/P&O/TB/definitief

14

door medewerkers, managers of bestuurders van een woningcorporatie, of van organisaties die verbonden zijn aan woningcorporaties. Degene die een vermoeden van een misstand te goeder trouw meldt, mag op geen enkele manier worden benadeeld in zijn positie als gevolg van de melding. In de bijlage 1 is de regeling melding misstanden, de zogenaamde klokkenluidersregeling, van Onze Woning opgenomen en in bijlage 2 de toelichting op deze regeling.


15

Regeling melding misstand woningcorporaties Bijlage 1 van het Integriteitsbeleid van Onze Woning Regeling van de procedure voor het melden van een vermoeden van een misstand en van de (rechts)bescherming van de melder en de vertrouwenspersoon integriteit. Hoofdstuk 1

Definities

Artikel 1 1. In deze regeling wordt verstaan onder: a. organisatie: Bouwvereniging Onze Woning te Rotterdam; b. melder: - de werknemer die op basis van een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 7:610 BW bij de organisatie in dienst is; - de ex-werknemer die bij de organisatie werkzaam is geweest en die op het tijdstip van melding niet langer dan één jaar uit dienst is; - met de hiervoor bedoelde (ex-)werknemer wordt gelijkgesteld degene die op een andere basis dan een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 7:610 BW èn op niet-incidentele wijze bij de organisatie werkzaam is (geweest). c.

bestuur: één of meerdere personen die statutair bestuurlijke bevoegdheden hebben dan wel via een directiestatuut gedelegeerde bevoegdheden hebben.

d. raad van toezicht: de raad van toezicht van de organisatie; e. vertrouwenspersoon integriteit: de vertrouwenspersoon die is benoemd op basis van artikel 2; f.

vermoeden van een misstand: a. Een (op basis van redelijke gronden) bij de melder aanwezig vermoeden dat bij de organisatie waar melder werkt (werkzaam is geweest) sprake is van: een schending van wettelijke regels of andere voorschriften; - een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu; - een onbehoorlijke wijze van functioneren die het goed functioneren van de organisatie c.q. de branche woningcorporaties in het geding brengt; - het misleiden of bewust onjuist informeren van instanties die met een publieke, rechtsprekende, opsporende, controlerende of toezichthoudende taak zijn belast; - een verspilling van maatschappelijk bestemd vermogen; - het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over voormelde feiten c.q. omstandigheden. b. Indien melder aannemelijk kan maken dat binnen de organisatie sprake is van een ontwikkeling die binnen afzienbare termijn zal leiden tot een misstand, kan hij eveneens een melding doen.

2. Onder een misstand wordt niet begrepen: - een handeling of maatregel jegens melder die zijn rechtspositie of arbeidsomstandigheden (nadelig) beïnvloedt dan wel een bejegening van melder die als ongewenst gedrag aangemerkt kan worden. Voor verweer daartegen zijn andere (klacht- of rechtspositionele) procedures beschikbaar; - een vermoeden (van een misstand) dat zich richt tegen (een onderdeel van) het door de organisatie vastgestelde en gevoerde beleid; - een vermoeden (van een misstand) dat zich richt tegen een algemeen verbindend voorschrift.


16

Hoofdstuk 2

Vertrouwenspersoon integriteit

Artikel 2


Het bestuur zorgt in overeenstemming met de ondernemingsraad ten behoeve van de uitvoering van hoofdstuk 3 voor de benoeming van een of meer externe vertrouwenspersonen integriteit welke geaccrediteerd is / zijn door de landelijke vereniging van vertrouwenspersonen (LVV). Hoofdstuk 3

Procedure binnen de organisatie

Artikel 3

Melding bij bestuur na gesprek met vertrouwenspersoon integriteit

1. De melder die een vermoeden van een misstand in de organisatie waar hij werkzaam is wil melden, overlegt hierover met de vertrouwenspersoon integriteit. De melder stuurt vervolgens zijn schriftelijke melding aan het bestuur. 2. De melder die bij de organisatie werkzaam is geweest doet zijn melding overeenkomstig het eerste lid, met dien verstande dat dit tot uiterlijk één jaar na de datum van zijn uitdiensttreding kan geschieden. Artikel 4

Melding bij raad van toezicht na gesprek met vertrouwenspersoon integriteit

1. Indien het bestuur bij de vermoede misstand is betrokken doet melder zijn melding overeenkomstig artikel 3 aan de raad van toezicht. 2. De artikelen 5 t/m 8 en hoofdstuk 5 en 6 zijn van overeenkomstige toepassing in geval van een conform het eerste lid gedane melding. Artikel 5

Ontvangstbevestiging

Het bestuur die conform artikel 3 in kennis is gesteld van de melding: a. bevestigt zo spoedig mogelijk maar uiterlijk een week na de in kennisstelling schriftelijk de ontvangst en de inhoud van de melding aan de melder en de vertrouwenspersoon integriteit; b. informeert de raad van toezicht over de melding en over de afhandeling daarvan. Dit geldt overeenkomstig voor een melding waarover het bestuur volgens artikel 13 onder b is geïnformeerd; c. informeert de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft schriftelijk over de melding, tenzij daardoor een onderzoeksbelang kan worden geschaad dan wel artikel 6, tweede lid, wordt toegepast; d. zorgt ervoor dat de identiteit van de melder niet verder bekend wordt dan noodzakelijk is voor het onderzoek en de behandeling van de melding. Artikel 6

Niet-ontvankelijk / afzien van behandeling

1. Het bestuur kan de melding niet-ontvankelijk verklaren c.q. van het in artikel 7 bedoelde onderzoek en de verdere behandeling van de melding afzien indien: a. het vermoeden van een misstand kennelijk ongegrond is; b. het gewicht van de vermoede misstand kennelijk onvoldoende is; c. de melding bedoeld in artikel 3, eerste lid, kennelijk onredelijk laat is gedaan; d. de melding bedoeld in artikel 3, tweede lid, niet binnen de daar genoemde termijn is ontvangen; e. de melding een vermoeden van een misstand betreft waarover reeds eerder een melding is gedaan die met toepassing van dit hoofdstuk is of wordt behandeld; f. de melding een vermoeden van een misstand betreft waarover uit andere hoofde een onderzoek is of wordt verricht door of namens de overheid; g. de misstand die wordt vermoed in een andere procedure ter beoordeling van een rechterlijke instantie voorligt of heeft voorgelegen; h. de misstand die wordt vermoed (een onderdeel van) het door de organisatie vastgestelde en gevoerde beleid betreft; i. de misstand die wordt vermoed een (algemeen) verbindend voorschrift betreft. 2. Indien op grond van het eerste lid het onderzoek en de verdere behandeling achterwege wordt gelaten bericht het bestuur dit schriftelijk onder vermelding van redenen zo spoedig mogelijk maar uiterlijk twee weken na de ontvangstbevestiging aan de melder en de vertrouwenspersoon integriteit. 2014/Integriteit is een zaak van ons allemaal!/P&O/TB/definitief

17

Artikel 7

Onderzoek

Het bestuur stelt naar aanleiding van een conform artikel 3 gedane melding zo spoedig mogelijk een onderzoek in, tenzij het bestuur daarvan op grond van artikel 6, tweede lid, afziet. Het onderzoek wordt niet verricht door een persoon die betrokken is of is geweest bij de vermoede misstand waarop de melding betrekking heeft. Artikel 8

Standpunt bestuur n.a.v. de interne melding

1. Het bestuur stelt de melder en de vertrouwenspersoon integriteit zo spoedig mogelijk maar uiterlijk acht weken na de datum van de ontvangstbevestiging van de melding schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, het standpunt daarover en de (eventuele) maatregelen die worden genomen. 2. Indien het standpunt niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn kan worden gegeven worden de melder en de vertrouwenspersoon integriteit hierover tijdig en gemotiveerd geïnformeerd. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn het standpunt tegemoet gezien kan worden. 3. Indien volgens melder sprake is van een onredelijk lange verlenging van de in het eerste lid genoemde termijn kan hij daartegen schriftelijk bezwaar maken bij het bestuur. Het bestuur stelt melder en de vertrouwenspersoon integriteit zo spoedig mogelijk maar uiterlijk twee weken na ontvangst van het bezwaar schriftelijk in kennis van zijn standpunt hierover. 4. Indien toepassing is gegeven aan het bepaalde in artikel 5 onder c wordt (worden) de daar bedoelde persoon (personen) eveneens geïnformeerd, tenzij daardoor een onderzoeksbelang kan worden geschaad.

Hoofdstuk 4

Bescherming tegen benadeling

Artikel 9

Bescherming (ex)melder

Het bestuur draagt er zorg voor dat de (ex)melder als gevolg van de door hem overeenkomstig deze regeling gedane melding geen nadelige gevolgen ondervindt in zijn (rechts)positie, functie-uitoefening, arbeidsomstandigheden, loopbaanontwikkeling en bejegening binnen de organisatie. Deze bescherming geldt in ieder geval gedurende een periode van drie jaar vanaf de datum van de gedane melding.

Hoofdstuk 5

Slotbepalingen

Artikel 10

Vaststelling regeling

Deze regeling wordt in overleg tussen het bestuur en de OR van de woningcorporatie vastgesteld. Artikel 11

Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van ……………….. Artikel 12

Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als: ‘Regeling melding misstand Onze Woning te Rotterdam’.


18

Toelichting Regeling melding misstand Onze Woning bijlage 2 van het Integriteitsbeleid van Onze Woning Algemeen Ter inleiding wordt opgemerkt dat de in de praktijk ingeburgerde term ‘klokkenluidersregeling’ verwarrend is omdat een regeling als de onderhavige er nu juist op is gericht om te voorkomen dat extern ‘de klokken worden geluid’. De strekking van de regeling is immers dat de (leiding van de) organisatie primair de gelegenheid krijgt om orde op zaken te stellen indien sprake zou zijn van een misstand. Daarvoor is vereist dat de melding van (een vermoeden van) een misstand allereerst bij de leiding van de organisatie wordt gedaan. De onderhavige regeling beoogt daartoe een heldere en veilige procedure te bieden, via welke (te goeder trouw) afgegeven signalen over mogelijke misstanden op een adequate manier kunnen worden behandeld. Het is de primaire verantwoordelijkheid van de werkgever om de melding serieus te (doen) onderzoeken en vervolgens, indien aangewezen, passende maatregelen te treffen. Zulke maatregelen kunnen bijvoorbeeld erop gericht zijn dat een geconstateerde misstand wordt opgeheven en dat voorzieningen worden getroffen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Op die manier kan invulling worden gegeven aan het ‘zelfreinigend vermogen’ van de organisatie. De melder wordt bijgestaan door een externe vertrouwenspersoon. Een heldere procedure voor het melden van vermoedens van misstanden draagt bij aan een organisatiecultuur die wordt gekenmerkt door transparantie, zorgvuldigheid, integriteit, een open communicatie over normen en waarden in de werksituatie en het tegengaan van praktijken die de organisatie of de branche in diskrediet kunnen brengen of schade berokkenen. De beschikbaarheid van een dergelijke procedure kan ook bijdragen aan het (verbeterd) functioneren van de organisatie c.q. de branche en is inherent aan het maatschappelijk ondernemen. Het voorhanden zijn van een heldere procedure maakt ook duidelijk dat een melding van een vermoeden van een misstand veilig kan worden gedaan en leidt de behandeling van een zodanig melding in goede banen. De werknemer die te goeder trouw en volgens de voorgeschreven procedure een melding doet, mag er van uit gaan dat hij zich als een goed werknemer gedraagt, dat hij bescherming geniet en geen nadelige gevolgen van zijn melding zal ondervinden. Een zodanige bescherming moet eveneens voor de vertrouwenspersoon integriteit gelden. Deze regeling is niet bedoeld voor het oplossen van (persoonlijke) rechtspositionele conflicten of klachten van een werknemer ten aanzien van zijn functie, takenpakket, arbeidsomstandigheden, loopbaanontwikkeling of de wijze waarop hij door (personen binnen) de organisatie wordt bejegend. Daarvoor staan andere rechtspositionele of klachtenprocedures aan de werknemer ter beschikking. Deze regeling ziet evenmin op de situatie dat een werknemer zich eventueel niet kan verenigen met bepaalde beleidskeuzes van de organisatie.

Artikelsgewijs Een aantal bepalingen wordt hieronder nader toegelicht. Hoofdstuk 1 Definities Artikel 1 Lid 1 onder b (melder) Niet alleen de actief in dienst zijnde werknemer (1e streepje) maar ook een voormalige werknemer (2e streepje) van de organisatie kan een melding doen. Wel moet de ex-werknemer dit binnen een jaar na het einde van zijn dienstverband doen. Ook bepaalde personen die niet op basis van een arbeidsovereenkomst bij de organisatie werkzaam zijn (geweest), hebben de mogelijkheid een vermoeden van een misstand kenbaar te maken. Hier wordt gedoeld op externen die gedurende een bepaalde periode (enkele maanden) bij de organisatie 2014/Integriteit is een zaak van ons allemaal!/P&O/TB/definitief

19

werken. Gedacht kan worden aan een uitzendkracht, een gedetacheerde medewerker, een zzp-er (zelfstandige zonder personeel) of een stagiair. Gezien het ontbreken van een dienstverband van de bedoelde personen bij de organisatie is de in artikel 9 opgenomen beschermingsbepaling logischerwijs niet op hen van toepassing. Waar hierna wordt gesproken over werknemer worden daar, tenzij anders vermeld, ook de bij het 2 e en 3e streepje bedoelde personen onder begrepen. Lid 1 onder c (het bestuur) Het betreft hier één of meerdere personen die statutair bestuurlijke dan wel via een directiestatuut gedelegeerde bevoegdheden hebben. Lid 1 onder f (vermoeden van een misstand) Uit het gebruik van het begrip ‘misstand’ kan worden afgeleid dat het moet gaan om schendingen (situaties, omstandigheden, handelingen, gebeurtenissen) die op zich zelf genomen of in samenhang van voldoende gewicht zijn om als een misstand bestempeld te kunnen worden. Dat wordt tevens onderstreept door het karakter van de beschikbare procedure. Dit betekent dat de regeling niet is bedoeld voor allerlei (vermoedens van) schendingen, gebreken of onregelmatigheden van lichte of geringe aard. In dat geval wordt de melding wegens kennelijk onvoldoende gewicht (artikel 6, lid 1 onder b) niet in behandeling genomen. Overigens wil dat niet zeggen dat zulke meldingen niet binnen de organisatie moeten worden aangekaart en bespreekbaar gemaakt. Ook dergelijke meldingen behoren door de organisatie serieus en adequaat te worden opgepakt. Daarvoor is alleen deze regeling niet bedoeld. Het vermoeden moet op redelijke gronden zijn gebaseerd. Indien niet op grond van eigen waarneming of informatie aannemelijk kan worden gemaakt dat sprake is van een ‘misstand’, is het waarschijnlijk dat de melding wegens kennelijke ongegrondheid (artikel 6, lid 1 onder a) niet in behandeling wordt genomen. Het begrip ‘misstand’ wordt onderscheiden naar verschillende criteria. Een verdere omschrijving is achterwege gelaten om niet op voorhand inhoudelijke drempels op te werpen. Een schending van een wettelijk(e) regel of voorschrift kan inhouden dat een strafbaar feit is begaan. In dat geval kan, afhankelijk van de aard en ernst hiervan, sprake zijn van een plicht (art. 160 Wetboek van Strafvordering WvSV) of een bevoegdheid (art. 161 WvSV) tot aangifte. Een intern onderzoek in het kader van deze regeling mag niet een eventueel justitieel onderzoek belemmeren. Het criterium een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu’ kan op zich zelf staan, en hoeft niet het gevolg te zijn van het schenden van een wettelijk voorschrift. Te denken valt bijvoorbeeld aan een tekortschieten in controle of inspectie waardoor een gevaarlijke situatie aanwezig is of kan ontstaan, dan wel het bewust achterhouden van informatie of misleiden hieromtrent. Bij een onbehoorlijke wijze van functioneren (….) gaat het niet om bepaalde tekortkomingen van een werknemer in de primaire functie-uitoefening. Dat dient langs andere (rechtspositionele) weg te worden opgelost c.q. gecorrigeerd. Het handelt hier om functioneren waardoor het belang van de organisatie (c.q. de branche) wordt geraakt en de integriteit hiervan in het geding wordt gebracht. Lid 2 (geen misstand) Deze regeling is niet bestemd voor het oplossen van rechtspositionele conflicten of het uiten van onvrede met gemaakte beleidskeuzes. Daartoe staan andere wegen open. Dit geldt eveneens indien de melder zich niet kan verenigen met een algemeen verbindend voorschrift. Hoofdstuk 2


Artikel 2 (vertrouwenspersoon integriteit) Elke organisatie moet beschikken over een vertrouwenspersoon integriteit (VPI). Een effectief integriteitsbeleid van een organisatie bestaat uit een aantal integriteitsinstrumenten waarvan de VPI er één is. Tussen het bestuur en de VPI worden goede werkafspraken gemaakt. De VPI fungeert als klankbord, adviseur en als meldpunt. De vertrouwenspersoon kan de melder stimuleren de melding door te zetten. In uitzonderlijke gevallen kan de VPI de melding overnemen en deze doorgeleiden. De VPI bewaakt de voortgang van de melding en de procedure die hierop volgt. Vanwege de beperkte omvang van de organisatie en het waarborgen van de onafhankelijke rol kiest Onze Woning voor een externe VPI die geaccrediteerd is door de landelijke vereniging van 2014/Integriteit is een zaak van ons allemaal!/P&O/TB/definitief

20

vertrouwenspersonen (LVV). De VPI is bekend bij en geniet het vertrouwen van het personeel en heeft tegelijkertijd voldoende “slagkracht” richting de leiding van de organisatie. Hij bewaart een “professionele” afstand tot zowel de werknemer als de directie. De benoeming van de VPI vindt plaats in overleg met de ondernemingsraad (OR). De overige persoonlijke competenties waarover een vertrouwenspersoon integriteit moet beschikken zijn: het vermogen om te kunnen gaan met vertrouwelijke informatie en weerstanden, is communicatief, beschikt over relativeringsvermogen en is in staat tot objectieve/onafhankelijke oordeelsvorming;

Hoofdstuk 3

Procedure binnen de organisatie

Artikel 3 (melding bij bestuur na gesprek met vertrouwenspersoon integriteit) Lid 1 Het is de verantwoordelijkheid en beslissing van de (potentiële) melder of hij zijn melding al of niet doorzet nadat hij hierover van gedachten heeft gewisseld met de VPI. In uitzonderlijke gevallen kan de vertrouwenspersoon, op expliciet verzoek van de melder, de melding van de werknemer overnemen. De VPI garandeert dat de naam van de werknemer niet wordt genoemd. Het bestuur moet uit hoofde van zijn functie op de hoogte zijn van eventuele misstanden binnen de organisatie. Deze is immers primair aangewezen om orde op zaken te stellen. Lid 2 De hier genoemde (maximale) periode van één jaar betreft een fatale termijn (zie artikel 6, lid 1 onder d). Het gaat hier om een uitzonderlijke situatie. Wegens de beëindiging van de arbeidsrelatie dient deze begrenst te worden in de tijd. Ook geldt hier de bewijsproblematiek. Artikel 4 (melding bij raad van toezicht na gesprek met vertrouwenspersoon integriteit) In geval van directe of indirecte betrokkenheid van het bestuur bij de vermoede misstand kan de melder de melding doen bij de toezichthouder, het hogere orgaan van de organisatie. Afhankelijk van de organisatiestructuur is dat de raad van toezicht. Voor het overige is de procedure gelijk aan de procedure richting het bestuur. Artikel 5 (ontvangstbevestiging) De raad van toezicht of als eindverantwoordelijk orgaan moet bekend zijn met meldingen over misstanden binnen de organisatie. Het informeren van de in onderdeel c bedoelde personen kan bijvoorbeeld achterwege worden gelaten als het risico ontstaat dat bewijsmateriaal wordt vernietigd. Ook als vrijwel direct duidelijk is dat de melding op grond van een in artikel 6 lid 1 genoemde reden niet in behandeling wordt genomen. In dat geval kan de in artikel 5 onder a en artikel 6 lid 2 bedoelde berichtgeving ook gelijktijdig geschieden. Op het bestuur rust een zorgplicht om te bewaken dat de identiteit van de melder binnen de organisatie niet verder bekend wordt gemaakt dan strikt voor de behandeling van de melding nodig is. Deze regeling voorziet niet in de mogelijkheid tot het doen van een anonieme melding. Een dergelijke melding verdraagt zich niet met het streven naar transparantie en integriteit binnen de organisatie. Degene die informatie over een strafbaar feit (misdrijf) of een (ernstige) integriteitschending anoniem wil melden kan dit doen bij de landelijke Stichting Meld Misdaad Anoniem, meestal meldpunt M genoemd. Dit kan uitsluitend telefonisch (0800 - 7000). Meldpunt M is geen politielijn en hier kan ook niet rechtstreeks aangifte worden gedaan. Meldpunt M heeft een beoordelings- en doorgeeffunctie, in die zin dat de gemelde informatie wordt beoordeeld en ter verdere behandeling kan worden doorgegeven aan de politie of een (bijzondere) opsporingsdienst (rijksrecherche, belastingdienst, etc.). De melder kan zich ook nog richten tot het meldpunt integriteit woningcorporaties van de Inspectie Leefomgeving en Transport. Bij dit meldpunt worden integriteitszaken in behandeling genomen die gaan om fraude en zelfverrijking door medewerkers, managers of bestuurders van een woningcorporatie, of van organisaties die verbonden zijn aan woningcorporaties, http://www.ilent.nl/contact/melden/index.aspx / Kies rubriek ‘’Bouwen en wonen’’ en soort ‘’Integriteit woningcorporaties’’. Als de melding spoed heeft dan kan men bellen naar 088-489 00 00. 2014/Integriteit is een zaak van ons allemaal!/P&O/TB/definitief

21

Artikel 6 (niet-ontvankelijk / afzien van behandeling) Voor de in het eerste lid onder a en b vermelde redenen wordt verwezen naar de toelichting op artikel 1, lid 1 onder f. Voor de onder c en d vermelde redenen wordt verwezen naar de toelichting op artikel 4. De onder e t/m g vermelde redenen houden in dat een samenloop of dubbelen van procedures over hetzelfde onderwerp moet worden vermeden. Onder lid g wordt onder meer gedoeld op een juridische procedure of de Aedescodecommissie. Voor de onder h en i vermelde redenen wordt verwezen naar de toelichting op artikel 1, tweede lid. Bij een aperte niet-ontvankelijkheid van een melding kan de in artikel 5 onder a en artikel 6 lid 2 bedoelde berichtgeving worden gecombineerd. Ook gedurende het in artikel 7 bedoelde onderzoek kan blijken van feiten of omstandigheden die (alsnog) tot het oordeel niet-ontvankelijk leiden. Artikel 7 (onderzoek) Het is aan het bestuur om te bepalen door wie en hoe het onderzoek wordt uitgevoerd. De aard, ernst en omvang van de vermoede misstand, de plaats in de organisatie evenals de gevraagde expertise is hier van belang. Dit onderzoek kan intern worden verricht als worden uitbesteed. Artikel 8 (standpunt bestuur n.a.v. melding) De melder mag verwachten dat hij binnen een redelijke termijn uitsluitsel krijgt over zijn melding, tot welke uitkomsten het onderzoek heeft geleid en of en zo ja welke maatregelen worden getroffen. Wat een redelijke termijn, ook bij eventuele verlenging, is hangt af van de aard, omvang en complexiteit van de melding en het onderzoek. Uitgangspunt is dat de melder binnen twee maanden na het bericht over de ontvangst van de melding wordt geïnformeerd. In beginsel wordt (worden) ook de persoon (personen) op wie de melding betrekking heeft geïnformeerd, tenzij dit strijdig is met het belang van de verdere afwikkeling. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen indien sprake is van aangifte bij de opsporingsinstantie/het OM en in dat verband vernietiging van bewijsmateriaal moet worden voorkomen. Hoofdstuk 4

Bescherming tegen benadeling

Artikel 9 (bescherming (ex)melder) De werknemer die te goeder trouw en conform de regeling een melding doet, mag hiervan geen nadeel ondervinden. Deze bescherming geldt niet alleen tijdens de procedure van de melding maar gedurende een periode na de afhandeling hiervan. Het is aan het bestuur om dit te bewaken. Hoofdstuk 5

Slotbepalingen

Artikel 10 (vaststelling regeling) Teneinde een noodzakelijk draagvlak voor deze regeling te creëren, heeft de regeling de instemming van zowel het bestuur als de ondernemingsraad, de vertegenwoordiger van het personeel.


22

Gedragscode: samenwerking en omgang klanten Bijlage 3 bij integriteitsbeleid Onze Woning

Gezien onze maatschappelijke verantwoordelijkheid mogen wij te allen tijde op ons handelen worden aangesproken. We verwachten dezelfde transparante houding van onze (zakelijke) partners, handelend voor of namens Onze Woning of in opdracht van Onze Woning. U vertegenwoordigt ons tijdens het uitvoeren van een klus in of om de woning van onze klanten. Graag maken we middels deze gedragscode hierover vooraf afspraken met elkaar zodat duidelijk is wat we van elkaar verwachten en mogen verwachten. Deze gedragscode is niet vrijblijvend. We ondertekenen deze gedragscode voordat u namens ons aan de slag gaat. Deze code bevat de volgende afspraken: Algemeen:  U bent op de hoogte van de algemene inkoopvoorwaarden, het integriteitsbeleid en de gedragscode van Onze Woning. Deze kunt u raadplegen op de website van Onze Woning www.bvow.nl U conformeert zich hieraan en u handelt hiernaar.  U vertegenwoordigt ons op een respectvolle wijze naar onze klanten of derden. U gaat met klanten of derden niet in gesprek over zaken die het belang van onze organisatie kunnen schaden.  U komt altijd uw afspraken na. Afspraken met klant / uitvoering werkzaamheden:  U maakt in overleg met onze klant een afspraak wanneer u langs komt. Deze afspraak komt u altijd na.  Kunt u in noodgevallen de afspraak niet door laten gaan: dan meldt u dat direct aan de klant en maakt u gelijktijdig een nieuwe afspraak.  U laat bij bezoek aan onze klanten direct én op eigen initiatief een geldig legitimatiebewijs zien waaruit blijkt dat u uw bedrijf vertegenwoordigt.  U legt voorafgaand aan de uitvoering van de werkzaamheden aan de klant uit wat u gaat doen en hoelang deze klus duurt.  Bij onduidelijkheid over de uitvoering van werkzaamheden neemt u direct contact op met uw contactpersoon van Onze Woning, via telefoonnummer ….. U gaat nooit in discussie met onze klant.  Blijkt onze opdracht in uw ogen niet volledig? Neem dan ook contact met ons op.  U vraagt aan de klant of hij tevreden is zodra u klaar bent met de werkzaamheden. Is een klant niet tevreden? Vraag dan wat er volgens hem nog moet gebeuren. Neem hierna contact op met uw contactpersoon binnen ons bedrijf en vraag na wat gewenst is. Ga zelf nooit de discussie aan met onze klant.  U draagt zorg voor de veiligheid op de werkplek voor u zelf en de klant conform de wettelijke (Arbo) en milieuvoorschriften. Zodra u werkzaamheden in/rondom de woning tegenkomt die in uw ogen ondeugdelijk of onveilig zijn neemt u direct contact op met ons via telefoonnummer:…….  U heeft altijd het juiste gereedschap en de benodigde materialen bij.  U draagt zorg voor de eigendommen van onze klant. U neemt ter bescherming hiertoe de benodigde voorzorgsmaatregelen.  Bij hak- of breekwerkzaamheden vraagt u de klant om zijn eigendommen af te dekken. U helpt de klant hier zo nodig bij.  U meldt ontstane schade direct aan de klant én uw contactpersoon binnen ons bedrijf via telefoonnummer……...  U ruimt het ontstane vuil of afval op. U neemt het afval mee naar uw bedrijf. Representatie  U ziet er verzorgd en representatief uit: een verzorgd uiterlijk en schone werkkleding.  U gebruikt goed, verstaanbaar en fatsoenlijk taalgebruik.  U rookt niet in de woning en bij het uitvoeren van de werkzaamheden.  U gebruikt geen drugs of alcohol voor of tijdens de uitvoering van werkzaamheden.  U vraagt vooraf toestemming aan de klant voor het gebruik van een radio, walkman of ander geluidsapparatuur.


23

 U parkeert de auto in een daarvoor bestemde parkeervak.

ALDUS overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend, Namens:

Onze Woning

Namens:

Naam:

Naam:

Handtekening: -------------------------------------

Handtekening: ------------------------------------

Plaats:

--------------------------------------

Plaats:

------------------------------------

Datum:

--------------------------------------

Datum:

------------------------------------


24

INTEGRITEIT IS EEN ZAAK VAN ONS ALLEMAAL!

Recommend Documents