Integratie van onderhoud in een DBM-aanbieding

TECHNISCHE UNIVERSITEIT EINDHOVEN

Integratie van onderhoud in een DBM-aanbieding Ontwerpkeuzes maken op basis van Total Cost of Ownership Afstudeerrapport

Auteur: Studentnr: Vaknaam: Vakcode: Datum: Architecture, Building and Planning – Building Technology

Manon Feij 0806109 Afstudeerrapport 7TT37 08-05-2015

Hoofdstuk: Colofon

INTEGRATIE VAN ONDERHOUD IN EEN DBM-AANBIEDING

II

Afbeelding voorpagina: Gerechtshof Wilhelmina Hof: Dura (n.d.).Intranet. Retrieved 2014, http://intranet/teams/onderhoudenrenovatie/SitePages/home.aspx

Vermeer. from


Colofon

Email: Gastbedrijf Gastbedrijf: Opleiding Onderwijsinstelling: Master: Afstudeerrichting:

Manon Feij 0806109 Plaggenstraat 44 5651 CT Eindhoven [email protected] [email protected] Dura Vermeer Bouw Zuid West BV Airportplein 21 te Rotterdam Technische Universiteit Eindhoven Architecture, Building and Planning Building Technology

Afstudeercommissie Voorzitter: prof. Dr. Ir. J.J.N. (Jos) Lichtenberg e 1 begeleider: ing. C.M. (Cor) de Bruijn 2e begeleider: dr.ir. E.W. (Eric) Vastert Bedrijfsbegeleider: ing. M.D. (Michel) Meijer Betreft Rapport: Vak code:

Afstudeerrapport 7TT37

Datum Datum:

08-05-2015

TU/e TU/e TU/e Dura Vermeer

Hoofdstuk: Colofon

Auteur Student: Studentnr: Adres:

III

Hoofdstuk: Colofon


IV


Dit rapport is het verslag van een eindstudie die is gedaan voor het doctoraal examen van de Masteropleiding Architecture, Building and Planning. Het rapport heeft daarbij mede gediend als toetssteen voor de beoordeling van de studieprestatie. In het rapport voorkomende conclusies, resultaten, berekeningen en dergelijk kunnen verder onderzoek vereisen alvorens voor extern gebruik geschikt te zijn.

Master of Science opleiding ‘Architecture, Building and Planning’ Mastertrack Building Technology Faculteit Bouwkunde Technische Universiteit Eindhoven

Hoofdstuk: Colofon

Wij beschouwen dit rapport daarom als een intern rapport dat niet zonder onze toestemming voor externe doeleinden mag worden gebruikt.

V


Hoofdstuk: Voorwoord

Voorwoord

VI


Voorwoord

Voor u ligt de verslaglegging van het afstudeerproject, dat uitgevoerd is voor de mastertrack Building Technology van de masteropleiding Architecture, Building and Planning aan de Technische Universiteit Eindhoven. In dit rapport is het volledige afstudeertraject vastgelegd. Het traject is bij gastbedijf Dura Vermeer Bouw Zuid West te Rotterdam doorlopen. Gedurende het vooronderzoek is het proces omtrent het opstellen van een Design, Build and Maintain aanbieding onderzocht. Uit dit onderzoek is gebleken dat het aspect onderhoud vaak te laat bij het aanbiedingsproces betrokken wordt. Dit terwijl onderhoud een grote invloed uitoefent op de Total Cost of Ownership van een gebouw. Naar aanleiding van deze bevindingen is onderzoek uitgevoerd naar de integratie van onderhoud in het proces omtrent het opstellen van een DBM-aanbieding. Graag wil ik de volgende personen bedanken voor hun bijdrage tijdens dit onderzoek. Allereerst Cor de Bruijn en Eric Vastert die mij vanuit de Technische Universiteit Eindhoven hebben begeleid. Dankzij hun inbreng en expertise heb ik de juiste richting gevonden binnen het afstudeerproject. Daarnaast Michel Meijer, die mij vanuit Dura Vermeer van begeleiding heeft voorzien, met de benodigde informatie, ideeën en enthousiasme. Als laatste wil ik graag alle betrokkenen en collega’s van Dura Vermeer bedanken voor hun medewerking en informatieverstrekking. Eindhoven, mei 2015

Hoofdstuk: Voorwoord

Manon Feij

VII


Hoofdstuk: Samenvatting

Samenvatting

VIII


Samenvatting

De bouw is onderhevig aan veranderingen. Er wordt steeds meer aandacht besteed aan de levensduurkosten van een gebouw. ‘Bij iedere kapitaalintensieve investering is er altijd een aanleiding voor een levensduuranalyse: kostenbeheersing!’ (PSIbouw, 2006) Steeds meer partijen zijn overtuigd van de toegevoegde waarde van levensduuranalyse. Hierbij wordt gedurende de ontwerpfase al naar de exploitatiekosten gekeken. Tijdens het vooronderzoek, welke uitgevoerd is bij Dura Vermeer Bouw Zuid West, is gebleken dat nog veel knelpunten aanwezig zijn in het aanbiedingsproces van een Design, Build and Maintain aanbesteding. Deze knelpunten bevinden zich in grote getale in de afstemming van het ontwerp en het onderhoud. Naar aanleiding van deze knelpunten en het vooronderzoek naar het aanbiedingsproces is de volgende probleemstelling opgesteld: In het huidige proces omtrent een DBM aanbesteding is sprake van onvoldoende integratie van onderhoud in het aanbestedingsproces en onvoldoende aandacht voor Total Cost of Ownership van een gebouw wat mede bijdraagt aan het mislopen van aanbestedingen, dit is het geval wegens de verscheidenheid in het proces omtrent het opstellen van een DBM aanbieding, de verscheidenheid in proces omtrent het opstellen van een MJOP, de complexiteit van het DBM proces, beperkte kennisoverdracht binnen Dura Vermeer en de focus op de realisatie in plaats van de gehele levensduur van een gebouw binnen Dura Vermeer. Voor een juiste integratie van onderhoud in het aanbiedingsproces dienen de geconstateerde knelpunten ondervangen te worden. Op basis van de probleemstelling is de volgende doelstelling opgesteld:

Design, Build and Maintain (DBM) is een geïntegreerde contractvorm welke inspeelt op de ontwikkelingen op het gebied van levensduurkosten. Bij DBMaanbestedingen zijn verschillende partners betrokken om samen één geïntegreerde oplossing te ontwikkelen die voldoet aan de uitvraag van de opdrachtgever. De selectie vindt plaats op basis van de juiste prijskwaliteitverhouding. De totale levensduurkosten van het bouwwerk zijn hierbij belangrijker dan de initiële kosten. (ORI, 2013) Middels een processtudie is het huidige aanbiedingsproces voor DBMaanbestedingen in kaart gebracht. Hierbij is gebleken dat onderhoud en de levensduurkosten (Total Cost of Ownership) te weinig aandacht krijgen gedurende de ontwerpfase. Daarom is in de onderzoeksfase aanvullend onderzoek gedaan naar DBM-aanbestedingen en Total Cost of Ownership.


Het ontwerpen van een hulpmiddel waarin het gewenste proces omtrent de integratie van een MJOP in een DBM-aanbesteding omschreven wordt waardoor onderhoud vanaf de start geïntegreerd wordt in het aanbestedingsproces en product-, materialiserings- en detailleringskeuzes gemaakt worden op basis van Total Cost of Ownership.

IX


Total Cost of Ownership (TCO) houdt rekening met alle kosten die gedurende de levensduur van een gebouw gemaakt moeten worden. Bij TCO wordt dus niet enkel naar de initiële kosten gekeken, maar ook naar de kosten welke gemaakt moeten worden omtrent onderhoud, energie, beveiliging en bouwkundige aanpassingen. De algemene formule voor TCO betreft: TCO = CAPEX + OPEX, CAPEX (Capital Expenditure) staat voor de initiële kosten en OPEX (Operating Expenditure) betreft de exploitatiekosten. Op basis van de informatie die verzameld is gedurende de onderzoekfase is een Programma van Eisen opgesteld. Dit Programma van Eisen vormde de basis voor de ontwerpfase waarin een ontwerp gemaakt is voor het aanbiedingsproces. Hierbij is de opzet van het proces behouden, maar hebben onderhoud en TCO meer invloed gedurende de ontwerpfase. Tevens is een rekenmodel opgesteld waarmee de TCO van het betreffende ontwerp berekend kan worden. Aan de hand van het rekenmodel is het mogelijk weloverwogen keuzes te maken. De procesomschrijving bestaat uit twee belangrijke aspecten: het schetsontwerp en het functionele ontwerp. Het grote verschil met de huidige situatie is het moment waarop onderhoud betrokken wordt; in het huidige proces is dat na het vervaardigen van het ontwerp, in het nieuwe proces is dat vanaf de start van de schetsontwerpfase. Daarnaast worden TCOberekeningen gemaakt waardoor de gevolgen omtrent de levensduurkosten inzichtelijk gemaakt worden en geïnformeerde keuzes gemaakt kunnen worden.


Het ontworpen proces en rekenmodel zijn tot slot getoetst aan het Programma van Eisen. De toetsing heeft plaatsgevonden in de vorm van interviews met betrokkenen van het aanbiedingsproces. Aan deze betrokkenen is het eindproduct voorgelegd, waarna verscheidene vragen gesteld zijn, gebaseerd op het Programma van Eisen. Tevens zijn alle betrokkenen gevraagd een inschatting te maken van het verschil dat het eindproduct kan maken voor de vermindering van de Total Cost of Ownership ten opzichte van de huidige situatie.

X

Uit de toetsing is gebleken dat de vijf kernproblemen, welke de probleemstelling veroorzaakten, opgeheven zijn. Door het opstellen van de procesomschrijving is de verscheidenheid in de processen ondervangen en is de complexiteit weggenomen. Daarnaast wordt duidelijk aangegeven welke informatie op welke momenten aanwezig dient te zijn, tussen welke partijen de overdracht van deze informatie plaats dient te vinden en wordt de aannemer gedwongen in een veel eerder stadium na te denken over de exploitatiefase. De geïnterviewden zijn van mening dat met behulp van het hulpmiddel de Total Cost of Ownership van een gebouw met twaalf procent verminderd kan worden. De nieuwe procesomschrijving draagt zorg voor het integreren van onderhoud vanaf de start van het DBM-aanbestedingsproces. Daarnaast stimuleert het hulpmiddel het maken van keuzes op basis van Total Cost of Ownership. Aanbevelingen naar aanleiding van dit onderzoek hebben met name betrekking op het opzetten van een onderhoudsdatabase en juiste toepassing van het hulpmiddel.


Summary

The building industry is subject to change. More and more attention is being paid to the Total Cost of Ownership of a building. ‘For every investment there is a reason for life cylce analysis: cost control!’ (PSIbouw, 2006) Increasingly more companies are convinced of the contribution of life cycle analysis. This concerns the inclusion of operating costs during the design stage. During the preliminary research, executed at Dura Vermeer Bouw Zuid West, multiple constrains have been found in the tender process of a Design, Build and Maintain tender. The majority of these constrains where found when aligning the design and maintenance. In respons to these constrains and the research on the tender process the following problem definition has been drawn. Insufficient integration of maintenance exists in the current process concerning a DBM-tender during the tender process and not enough attention is paid to Total Cost of Ownership of a building, which contributes to the missing out on tenders, due to the diversity in the process of drafting a DBM tender, the diversity in the process of drafting a maintenance plan, the complexity of a DBM tenderprocess, limited transfer of knowlegde within Dura Vermeer and the focus merely on the realisation instead of the full lifespan of the building within Dura Vermeer. To achieve a proper integration of maintenance in the tender process the identified constrains need to be overcome. Based on the problem definition the following research goal has been determined: Designing a tool which describes the required process concerning the integration of a maintenance plan in a DBM-tender, through which maintenance will be integrated from the start of the tender process and product-, materialization,- and detaildecisions will be based on Total Cost of Ownership.

Through an executed study the current bidding process of a DBM-tender has been identified. It has emerged that maintenance and the Total Cost of Ownership receives to little attention during the design stage. Therefor a supplemental research has been executed in terms of DBM-tenders and the Total Cost of Ownership.

Hoofdstuk: Summary

Design, Build and Maintain (DBM) is an integrated form of contract which is responsive to developments in terms of life cycle costs. Several partners are involved in a DBM-tender to develop one integrated sollution which is compliant to the demands of the client. The selection is bases on the right price-quality ratio. The Total Cost of Ownership (TCO) of a building is of more importance than the initial costs. (ORI, 2013)

XI


TCO takes all the costs into account which have to be made during the lifespan of a building: not only the initial costs are under consideration, but also the costs in terms of maintenace, energy, security and constructional addaptions. The general formula for TCO reads: TCO = CAPEX + OPEX. CAPEX (Capital Expenditur) represents the initial costs and OPEX (Operating Expenditure) stands for the operating costs. A program of requirements has been drawn based on the information gathered during the research phase. This program of requirements was fundamental for the design phase in which a design has been created for the tender process. In this design the basic structure of the proces has been preserved, but simultaneously maintenance and TCO have become more decisive factors. Furthermore a computation model has been drafted which allows to calculate the TCO of a design. Based on the computation model it is possible to make well-founded choices. The process description contains two components: the sketch design and the functional design. The main difference compared to the current situation is the moment at which maintenance is involved. In the current process maintenance is involved after manufacturing the design. In the new process this happens from the start of the sketch design. Besides, TCOcalculations are made through which the consequences in terms of life cycle costs can be made clear and justified choices can be made. Finally, the design process and computation model have been assessed against the program of requirements. This check has been carried out by means of interviews with stakeholders of the tender process. These stakeholders have been presented with the final product, after which several questions have been asked based on the program of requirements. The stakeholders have, furthermore, been asked to make an estimation of the difference which the final product can make, regarding the reduction of the Total Cost of Ownership in relation to the current situation.

Hoofdstuk: Summary

The assesment has shown that the five key problems which caused the problem definition have been deducted. By drawing the process description the diversity of the processes have been obviated and the complexity has been eliminated. The process description, furthermore, indicates clearly which information is required at which moment en between which parties the transmission of this information needs to take place and forces the contractor to pay attention to the operating phase. The stakeholders believe that by using the tool the Total Cost of Ownership can be reduced by twelve percent.

XII

The new process description ensures the integration of maintenance from the start of the DBM-tenderprocess. Besides that, the tool stimulates basing choices on Total Cost of Ownership. Recommendations in respons to this research mainly relate to creating a database with indicators for maintenance and the correct application of the tool.


Inhoudsopgave

Colofon ................................................................................................................... III Voorwoord ........................................................................................................... VII Samenvatting ......................................................................................................... IX Summary ................................................................................................................ XI Inhoudsopgave .................................................................................................... XIII 1.

3.

4.

1.1

Aanleiding ................................................................................................. 2

1.2

Gastbedrijf................................................................................................. 3

1.3

Onderzoeksprojecten ...............................................................................4

1.4

Vooronderzoek .........................................................................................6

1.5

Probleemstelling ......................................................................................13

1.6

Doelstelling ............................................................................................. 14

1.7

Leeswijzer................................................................................................ 14

Integratie van onderhoud in DBM-aanbiedingen..........................................17 2.1

Design, Build and Maintain aanbestedingen ........................................ 18

2.2

Onderhoud in een DBM-aanbieding ..................................................... 19

2.3

Opstellen van een Meerjarenonderhoudsplan ...................................... 20

2.4

Benodigde informatieverstrekking ........................................................ 22

2.5

Conclusie................................................................................................. 23

Huidige processen .......................................................................................... 25 3.1

Business Process Model and Notation ................................................... 26

3.2

Het ontwerpen van een DBM-aanbieding ............................................. 26

3.3

Schetsontwerp opstellen ........................................................................ 33

3.4

Functioneel ontwerp opstellen .............................................................. 37

3.5

MJOP opstellen ....................................................................................... 41

3.6

Factoren DBM-aanbieding .....................................................................44

3.7

Conclusie................................................................................................. 53

Total Cost of Ownership ................................................................................ 55 4.1

TCO ......................................................................................................... 56

4.2

Het aanbiedingsproces ........................................................................... 56

4.3

TCO berekenen....................................................................................... 58

4.4

TCO binnen DVBZW............................................................................. 60

4.5

Factoren van TCO................................................................................... 61

4.6

Conclusie.................................................................................................64

Hoofdstuk: Inhoudsopgave

2.

Inleiding............................................................................................................ 1

XIII


5.

6.

7.

Inrichting van het nieuwe proces .................................................................. 65 5.1

Programma van eisen .............................................................................66

5.2

Ontwerp hulpmiddel ..............................................................................68

5.3

Nieuwe processen ....................................................................................71

5.4

Rekenmodel voor het berekenen van TCO ......................................... 116

5.5

Dream State ........................................................................................... 130

5.6

Conclusie................................................................................................ 130

Toetsing ..........................................................................................................131 6.1

Strategie ................................................................................................. 132

6.2

Toetsing ................................................................................................. 134

Conclusie en aanbevelingen ......................................................................... 141 7.1

Conclusie................................................................................................142

7.2

Aanbevelingen ...................................................................................... 144

Afkortingenlijst .................................................................................................... 146

Hoofdstuk: Inhoudsopgave

Bibliografie ............................................................................................................147

XIV


‘Bij iedere kapitaalintensieve investering is er altijd een aanleiding voor een levensduuranalyse: kostenbeheersing!’

1. Inleiding

Hoofdstuk: Inleiding

. 1


Voor het uitvoeren van een afstudeeronderzoek is een aanleiding benodigd. Deze aanleiding heeft betrekking op een probleem of interessegebied van een opdrachtgever waar aanvullend onderzoek gewenst voor is. In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de aanleiding tot het afstudeeronderzoek betrof, op welke wijze het vooronderzoek uitgevoerd is en wat de bijbehorende probleemstelling en doelstelling zijn.

1.1

Aanleiding

‘Bij iedere kapitaalintensieve investering is er altijd een aanleiding voor een levensduuranalyse: kostenbeheersing!’ (PSIbouw, 2006) De bouwwereld is onderhevig aan verandering, de bouw heeft steeds meer aandacht voor de belangen van de eindgebruiker en beseft welk maatschappelijk belang het dient. Een goed voorbeeld hiervan is de aandacht voor levensduurkosten. Opdrachtgevers, ontwerpers, bouwers en toeleveranciers kijken samen verder dan het moment van opleveren en de investeringskosten. Er is nu eveneens aandacht voor de exploitatiekosten en het ‘tweede leven’ van het nog te ontwerpen gebouw. (PSIbouw, 2006)


Indien de investeringskosten als leidraad gelden binnen een aanbesteding wordt minimaal tot geen rekening gehouden met de uiteindelijke gebruikswaarde en de exploitatie- en onderhoudskosten van het bouwwerk. Gemeten over de gebruiksduur van een gebouw, zijn de investeringskosten maar een klein deel van de Total Cost of Ownership (TCO). Total Cost of Ownership betreft de kosten die gedurende de levensduur van het gebouw gemaakt moeten worden. Dit betekent dat er niet enkel gekeken wordt naar de stichtingskosten, maar ook naar de financiële gevolgen van keuzes die in de ontwerpfase gemaakt worden met betrekking tot de exploitatiefase. Door rekening te houden met TCO kan bij een Design, Build and Maintain aanbesteding een reductie van wel 40 procent op de gebruikerskosten ten opzichte van de directieraming behaald worden. (Kuijpers, 2012)

2

Afbeelding 1: TCO (PSIbouw, 2006)

Voor het aanschouwen van Total Cost of Ownership is het van belang zo vroeg mogelijk in het bouwproces de kostenconsequenties van keuzes inzichtelijk te maken. In het begin van het proces is het doorvoeren van eventuele wijzigingen kostentechnisch


gezien het laagst en is de invloed op de uiteindelijke exploitatiekosten het grootst (PSIbouw, 2006). Afbeelding 1 toont de invloed van wijzigingen op de kosten gedurende het project. TCO houdt, zoals gezegd, rekening met alle kosten die gedurende de levensduur van een gebouw gemaakt moeten worden. Er wordt dus niet enkel naar de initiële kosten gekeken maar ook naar de kosten welke gemaakt moeten worden omtrent onderhoud, energie, beveiliging en bouwkundige aanpassingen. De basisformule voor TCO betreft: TCO = CAPEX + OPEX, CAPEX (Capital Expenditure) staat voor de initiële kosten en OPEX (Operating Expenditure) betreft de exploitatiekosten. In de praktijk blijkt de exploitatiefase een nog zeer onderbelichte fase te zijn. Dura Vermeer ziet het belang in van de combinatie van nieuwbouw en onderhoud en de invloed welke uitgeoefend kan worden op de Total Cost of Ownership. Vandaar dat vanuit Dura Vermeer de vraag gesteld is hoe onderhoud en nieuwbouw te combineren zijn waardoor de kosten gedurende het leven van een gebouw verlaagd kunnen worden. Gezien het feit dat binnen Dura Vermeer Design, Build and Maintain (DBM) aanbestedingen steeds vaker voorkomen en dit een combinatie betreft van ontwerp, nieuwbouw en onderhoud, sluit het proces rondom een DBM-aanbieding zeer goed aan. De focus van het onderzoek rondom de combinatie van onderhoud en nieuwbouw en het verlagen van de levensduurkosten ligt dan ook op DBM-aanbiedingen. Uit de hierboven omschreven informatie blijkt dat onderhoud een grote invloed heeft op TCO. Door de combinatie van de vraag vanuit Dura Vermeer om het proces rondom het combineren en afstemmen van nieuwbouw en onderhoud inzichtelijk te maken en het groeiende belang van het besef van levensduurkosten, is onderzoek uitgevoerd gericht op de integratie van onderhoud in een DBM aanbieding.

1.2

Gastbedrijf

Dura Vermeer Bouw Zuid West is een zelfstandig bedrijf binnen de Divisie Bouw en Vastgoed. Als ontwikkelend bouwer is Dura Vermeer Bouw Zuid West actief in woningen utiliteitsbouw. De hoofdactiviteiten bestaan uit het ontwikkelen, nieuw bouwen, duurzaam verbeteren, en (planmatig) onderhouden van vastgoed op het gebied van wonen, werken en leven. Afbeelding 2 toont de organogram van de gehele organisatie.


Het afstudeeronderzoek heeft plaatsgevonden bij Dura Vermeer Bouw Zuid West (DVBZW) te Rotterdam. Dura Vermeer behoort met een omzet van 1,1 miljard euro, circa 2800 medewerkers in dienst en ervaring op het gebied van bouw en infrastructuur van bijna 160 jaar tot de grote bouwbedrijven van Nederland.

3


DURA VERMEER GROEP NV

DURA VERMEER DIVISIE BOUW EN VASTGOED BV

DURA VERMEER DIVISIE INFRA BV

Business Unit Grote Projecten

Business Unit Grote Projecten Business Unit Concessies Dura Vermeer Gebiedsontwikkeling Infra BV CentraNed BV

Nieuwbouw

Onderhoud en Renovatie

DURA VERMEER BOUW HENGELO BV

DURA VERMEER BOUW HEYMA BV

DURA VERMEER BETONEN WATERBOUW BV

DURA VERMEER ADVIES EN DIENSTEN BV

DURA VERMEER FACILITAIRE BEDRIJVEN BV

ADVIN BV

DURA VERMEER AUTOBEDRIJF BV

ARCHICOM BV

DURA VERMEER MATERIEELSERVICE BV

Regio Noord West Regio Oost Regio Zuid West

DURA VERMEER BOUW MIDDEN WEST BV

DURA VERMEER BOUW ROSMALEN BV

DURA VERMEER BOUW ZUID WEST BV

DURA VERMEER ONDERHOUD EN RENOVATIE HENGELO BV

DURA VERMEER ONDERHOUD EN RENOVATIE ROSMALEN BV

DURA VERMEER INFRASTRUCTUUR BV Infrastructuur Noord West Infrastructuur Midden West Infrastructuur Zuid West Infrastructuur Oost Deelnemingen BV Reststoffen BV

GREENSTEP BV

DURA VERMEER MILIEU BV

VAN IEPEREN GROEP BV

DURA VERMEER ONDERGRONDSE INFRA BV

DURA VERMEER VASTGOED BV

DURA VERMEER MATERIEELDIENST INFRA BV

DURA VERMEER ONROEREND GOED BV

Business Unit Duurzame Energie

DURA VERMEER RAILINFRA BV Saferail BV

Afbeelding 2: Organogram Dura Vermeer Groep BV situatie per 1 mei 2013 (Dura Vermeer, 2013)

Vanuit de divisie is een beleidsplan opgesteld, waar een regiodocument van afgeleid is, namelijk het beleidsplan van Dura Vermeer Bouw Zuid West. Eén van de conclusies hieruit getrokken is dat het van belang is meer focus te leggen op Total Cost of Ownership. Tevens wil Dura Vermeer de focus verleggen naar Onderhoud & Beheer. Daarom staat in het beleidsplan 2014-2017 van Dura Vermeer Bouw Zuid West dat het van belang is bij alle opgeleverde nieuwbouwprojecten onderhoudspakketten onder de aandacht te brengen. (Dura Vermeer, 2014)

1.3

Onderzoeksprojecten


Voor het vergaren van de benodigde informatie is gedurende het Participerend Observeren de aanbesteding van een drietal projecten geobserveerd. Niet alle projecten zijn op dezelfde wijze betrokken geweest bij het onderzoek. Desalniettemin hebben de beschreven projecten bijgedragen aan de beeldvorming en informatievergaring omtrent de integratie van onderhoud en nieuwbouw in de aanbestedingsfase.

4

1.3.1 De Oude Mavo (fase I en II) in Alblasserdam De realisatie van 33 grondgebonden eengezinswoningen met een Turnkey, Design & Build aanbesteding waarbij de optie tot afkoop van onderhoud aan de woningen van minimaal 15 jaar na oplevering aanwezig was.


1.3.2 Life Science Incubator Het project Life Science Incubator betreft een nieuwbouwproject van een bedrijfsverzamelgebouw in het Utrecht Science Park, ter grootte van circa 6.000m² bruto vloeroppervlak met laboratorium-, kantoor-, en algemene ruimten bestemt voor het huisvesten van Life Sciences bedrijven. De Universiteit van Utrecht heeft het plan om op het Utrecht Science Park een Life Afbeelding 4: Life Science Incubator (Dura Science Incubator te realiseren Vermeer) voor het huisvesten van startende bedrijven gericht op Life Sciences. Door middel van een levenscycluskostenanalyse zijn de effecten van ontwerpopties tijdens de gebruiksperiode inzichtelijk gemaakt. Hierbij is gebruik gemaakt van de methode conform Breeam MAN-12. De nieuwbouw wordt naast de bestaande incubator geplaatst, de gebouwen worden gekoppeld en krijgen één gezamenlijke entree. Het betreft een Design & Build inclusief Onderhoud aanbieding. Bij het opstellen van deze aanbieding zijn een aantal grote knelpunten geconstateerd. Allereerst was er beperkte tijd beschikbaar: de acht weken welke beschikbaar waren, werden voor een groot deel reeds in beslag genomen door het inlezen van de aangeleverde stukken en het aansturen van de partijen. Daarnaast was er sprake van prestatie-inkoop en was door de


De locatie is gelegen ten noorden van het centrum van Alblasserdam aan één van de randwegen van het centrum. Het betreft de bouw van 33 eengezinswoningen, welke tevens voorzien zullen worden van parkeergelegenheden en tuinen. Aangeboden is de nieuwbouw van deze 33 woningen in twee fasen en een separate aanbieding omtrent Beheer en Onderhoud. Afbeelding 3: De Oude Mavo (Dura Vermeer) Tijdens het Participerend Observeren zijn enkele bevindingen gedaan omtrent de aanbesteding: de aanbieding betrof een PCS concept, dit zijn de basiswoningen van Dura Vermeer, dit is een redelijk uitgedacht proces. Eén van de knelpunten betrof de mate van integratie van het onderhoud in het ontwerp. Aangezien het onderhoud separaat aangeboden werd en geen deel uitgemaakt heeft van de hoofdaanbieding, is allereerst het ontwerp vervaardigd waarna aandacht besteed werd aan het onderhoud. Er is gedurende het ontwerpen geen rekening gehouden met het facet onderhoud en de Total Cost of Ownership.

5


opdrachtgever een budget opgegeven, dit betreffen onbekende onderdelen voor Dura Vermeer waardoor het als moeilijk werd ervaren om een inschatting te maken van de omvang van de uitvraag en de onbekende onderdelen. Het inschatten van de onderhoudskosten bleek tevens lastig, hiervoor is Advin ingeschakeld. Dit is echter pas gebeurd na het opstarten van het proces toen het ontwerp bijna afgerond was. Ook het organiseren van de partijen bleek een groot aandachtspunt, met name vanwege de complexiteit van uitvraag en de beschikbare tijd. 1.3.3 Eurojust Het project Eurojust betreft de nieuwbouw van de vesting van Eurojust te Den Haag, met een onderhoudsperiode van 15 jaar met optie tot 5 jaar extra. Het gebouw komt aan de ‘groene kant’ van het Haagse World Forumgebied te liggen. Het gebouw bestaat uit een hoger deel, gelokaliseerd aan de kant van de Johan van Wittlaan, en een lager gelegen deel, welke in het Afbeelding 5: Eurojust (Dura Vermeer) bosrijke gebied ligt. Het betreft een Build & Maintain contractvorm, waarbij het onderhoudsplan opgedeeld is in twee onderdelen: dienstverlening en preventief en correctief onderhoud. De knelpunten bij deze aanbieding hadden allereerst betrekking op het feit dat twee derde van de gunningscriteria het onderdeel dienstverlening besloeg. Dit is door DVBZW nog niet eerder aangeboden en tevens Advin en Heijma waren er niet bekend mee. Een ander knelpunt betreft dat het bouwteam samengesteld is op basis van geschiktheid en niet werd samengewerkt met partners, waardoor een deel van het team onbekend was voor Dura Vermeer. Daarnaast waren het ontbreken van kennis, met name op het gebied van onderhoud en dienstverlening, en de beperkte tijd voor het invullen van het MJOP twee bepalende knelpunten.


1.4

6

Vooronderzoek

Gedurende het vooronderzoek is het proces omtrent het opstellen van een DBM-aanbieding binnen DVBZW in kaart gebracht. Middels het afnemen van interviews en het uitvoeren van observaties en documentenonderzoek is inzichtelijk gemaakt welke knelpunten aanwezig zijn in dit proces. Deze knelpunten hebben vervolgens de aanleiding gevormd tot het formuleren van de probleemstelling en doelstelling voor het vervolg van het afstudeeronderzoek. In deze paragraaf wordt in het kort het huidige aanbiedingsproces uitgelegd, waarna de geconstateerde knelpunten besproken worden. In de volgende paragrafen wordt de connectie gelegd tussen de knelpunten en de probleem- en doelstelling. In hoofdstuk 3 wordt het proces verder uitgewerkt.


Gebleken is dat het proces rondom een DBM-aanbieding binnen Dura Vermeer uit een zestal hoofdfasen bestaat: Sales, Ontwerp, Voorbereiding, Realisatie, After Sales en Beheer. Van deze zes fases is de fase ontwerp als meest van belang gebleken voor het betreffende onderzoek, aangezien gedurende deze fase de aanbieding wordt opgesteld en ingediend. Tevens zijn in deze fase de grootste hoeveelheid knelpunten aangetroffen. Hieronder wordt elke fase kort besproken. Afbeelding 6 geeft de fasen schematisch weer. DBM proces

Voorbereiding

Ontwerp

Sales 1

2

3

Beheer

After sales

Realisatie 4

5

6

Afbeelding 6: Procesomschrijving DBM-proces

Sales Sales beslaat bij een traditionele aanbesteding de activiteiten vanaf het verwerven van kansen tot en met de contractvorming met de opdrachtgever. In het geval van een DBM aanbesteding wordt in deze fase de preselectie uitgevoerd en het initiatief en de haalbaarheid getest. Na het doorlopen van de preselectie vindt de ontwikkeling van de aanbieding plaats gedurende de ontwerpfase. Ontwerp Gedurende de ontwerpfase wordt zowel het schetsontwerp als wel het functionele ontwerp vervaardigd. Tevens worden het meerjarenonderhoudsplan (MJOP), de begroting en het Plan van Aanpak opgesteld. De ontwerpfase wordt afgesloten met het indienen van de inschrijfstukken. Gedurende deze fase zijn een groot aantal afdelingen van Dura Vermeer en externen betrokken bij het proces. De afdeling tendermanagement is belast met het coördineren van deze partijen en het gehele proces. Gedurende het vooronderzoek is tijdens de ontwerpfase het grootste aantal knelpunten geconstateerd.

Realisatie De realisatiefase start vanaf het moment dat de overdracht vanuit de voorbereidingsfase plaatsvindt en duurt tot en met de oplevering.


Voorbereiding Deze fase betreft alle werkzaamheden vanaf de overdracht vanuit de ontwerpfase tot de feitelijke start van de bouw. Het start met het uitwerken van het technisch ontwerp na ontvangst van de gunning. Vervolgens wordt de realisatie van het bouwwerk voorbereid, mede door het opstellen van de werktekeningen en werkbegroting. Tevens wordt in deze fase het MJOP vastgesteld op basis van het technische ontwerp.

7


Gedurende de realisatiefase wordt het gebouw daadwerkelijk gerealiseerd, het bevat mede het inrichten van de bouwplaats, het verwerken van materialen en het uitvoeren van kwaliteitscontroles. After Sales De after sales fase start na de oplevering van het project en duurt tot en met de onderhouden nazorgperiode. Gedurende deze fase wordt aandacht besteed aan eventuele klachten. Het betreft het behandelen van klachten en het verzorgen van klanttevredenheid. Beheer Het beheer betreft alle specifieke werkzaamheden die betrekking hebben op onderhoud en renovatie, voor zover niet projectmatig aangepakt. Beheer en onderhoud wordt door Dura Vermeer Bouw Zuid West niet uitgevoerd en over het algemeen aan Heijma, tevens onderdeel van Dura Vermeer, overgedragen. Heijma draagt vervolgens zorg voor het onderhoud en beheer van de betreffende gebouwen. Wat duidelijk geworden is bij het observeren van het gehele proces is de nadruk die ligt op de nieuwbouw en dat de afbakening van nieuwbouw en onderhoud met name bij de betreffende regio in grote mate aanwezig is. Dit beeld wordt versterkt door het feit dat beheer en onderhoud in de regio Zuid West niet door hetzelfde bedrijf wordt uitgevoerd als de nieuwbouw van het gebouw. Naar aanleiding van de observaties van de drie benoemde projecten zijn de volgende tussentijdse conclusies geformuleerd: uit het onderzoek naar de drie projecten is gebleken dat DBM-aanbiedingen nog niet succesvol zijn voor Dura Vermeer Bouw Zuid West. De volgende vijf onderdelen zijn met name opgevallen op het gebied van het verlies van punten, namelijk prijsvorming, integratie van onderhoud in het geheel, het ontwerp, het opstellen van het MJOP en verkeerde interpretatie van de uitvraag. Daarnaast is met name opgevallen dat onderhoud, en specifiek de integratie en combinatie met nieuwbouw en het ontwerp, een redelijk onbekend aspect is waarvoor een grote afhankelijkheid van externe partijen aanwezig is. In de volgende paragrafen wordt ingegaan op de geconstateerde knelpunten en hoe omgegaan is met deze constateringen.


1.4.1 Knelpunten Tijdens het in kaart brengen van het proces zijn een 38-tal knelpunten geconstateerd. Deze knelpunten zijn, met behulp van de KJ-methode, wegens overeenkomsten samengevoegd tot 21 overkoepelende knelpunten. Deze clustering is toegepast om de analysetechnieken op een overzichtelijke wijze toe te kunnen passen.

8

1.4.2 Analyses Na het clusteren van de knelpunten zijn een tweetal analyses uitgevoerd. Allereerst is een oorzaak-gevolg matrix toegepast met als doel het inzichtelijk maken van de relaties tussen de knelpunten. Uit de oorzaak-gevolg matrix is gebleken dat twee knelpunten de oorzaak vormen van het grootste aantal


gevolgen, namelijk knelpunt D ‘Het belang van onderhoud wordt niet altijd ingezien’ en knelpunt M ‘Beheer en onderhoud is een onbekend en onderbelicht onderdeel bij Dura Vermeer Bouw’. Het knelpunt welke het meest veroorzaakt wordt betreft knelpunt E ‘Keuzes worden gemaakt op basis van initiële kosten’. Om de relaties tussen de knelpunten verder te visualiseren is de Stream Analysis Methode toegepast. Deze methode vindt zijn oorsprong in de systeemtheorie. Het stelt dat een groot aantal onderlinge relaties bestaan tussen de deelsystemen van een organisatie en hierdoor tevens een groot aantal verbanden bestaan tussen de problemen van deze deelsystemen. Met behulp van stroomdiagrammen maakt de systeemtheorie het mogelijk om deze complexe relaties inzichtelijk te maken (Porras, 1987).


In de Stream Diagnostic Chart, Afbeelding 7, is zichtbaar dat er onderscheid gemaakt kan worden tussen kernproblemen, problemen en symptomen. Kernproblemen veroorzaken louter problemen of direct symptomen en hebben zelf geen knelpunten als oorzaak. Problemen betreffen zowel een oorzaak als een gevolg van gerelateerde knelpunten en symptomen zijn de knelpunten welke slechts veroorzaakt worden.

9

Kernproblemen


Q. Bij elke DBM aanbesteding bestaat het proces binnen DV uit verschillende processtappen

H. Bij elke aanbesteding bestaat het proces voor het opstellen v/e MJOP uit andere stappen

B. De overdracht van kennis op gebied van onderhoudsplannen binnen Dura Vermeer is beperkt

R. De focus van de aannemer ligt niet op de gebruiksfase van een gebouw maar op de realisatie

O. Te weinig kennis van de opdrachtgever op het gebied van planmatig onderhoud

S. Het DBM proces bevat een groot aantal stappen en partijen, dat maakt proces complex

M. Beheer en onderhoud is een onbekend en onderbelicht onderdeel bij DVB

A. De uitvraag is bepalend voor hetgeen aangeboden is

D. Het belang van onderhoud wordt niet altijd ingezien door alle partijen

N. Bij de opdrachtgever ontbreekt het vertrouwen in de bouw

C. Communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is moeizaam

P. Er is binnen DV weinig ervaring met DBM aanbestedingen

L. Er bestaat geen algemene database met kengetallen omtrent MJOP’s

I. Binnen DVB ontbreekt de kennis voor het opstellen van een MJOP

Symptomen

K. Onderhoudsexpertise wordt laat in het proces ingeschakeld

G. Voor het opstellen van het MJOP is beperkte tijd beschikbaar

E. Keuzes worden gemaakt op basis van initiële kosten ipv TCO


Afbeelding 7: Stream Diagnostic Chart

10

T. De ontwerpende partij heeft een grote invloed op de TCO

F. Tijdens het opstellen van de aanbieding is sprake van hoge tijdsdruk

J. Binnen DVB is geen kennis aanwezig om MJOP’s te beoordelen

U. Adviseurs en onderaannemers blijken terughoudend


Zoals zichtbaar is in de Stream Diagnostic Chart, is er sprake van een zestal kernproblemen en een viertal symptomen. De zes kernproblemen betreffen: Q. Bij elke DBM aanbesteding bestaat het proces binnen Dura Vermeer uit verschillende stappen Net als het ontbreken van een omschreven proces omtrent MJOP’s, ontbreekt het proces omtrent het opstellen van een DBM-aanbieding. Binnen DV bestaan meerdere processen, er is echter geen proces is speciaal toegespitst op het opstellen van een DBM aanbieding. Dit heeft als gevolg dat de inrichting van het proces afhankelijk is van de betrokkenen en dat het risico tot het vergeten van onderdelen of het te laat inschakelen van partijen aanwezig is. H. Bij elke aanbesteding bestaat het proces omtrent het opstellen van een MJOP binnen DV uit andere stappen Binnen Dura Vermeer bestaat geen omschreven proces omtrent het opstellen van een MJOP, alle betrokkenen vervaardigen deze naar eigen inschatting. Echter, door het opzetten van een proces waardoor het opstellen van een MJOP elke keer vergelijkbaar is, wordt een waarde creatie en waarde behoud vastgesteld. B. Kennis op het gebied van - en de aanwezigheid van - onderhoudsplannen wordt beperkt overgedragen binnen Dura Vermeer Uit de knelpuntenanalyse blijkt dat de overdracht van kennis binnen DV beperkt is. Doordat alle partijen betrokken zijn bij eigen werkzaamheden en in mindere mate bij de werkzaamheden van anderen is er sprake van weinig kennis overdracht. Echter, door de kennisoverdracht te vergroten kan het draagvlak en de hoeveelheid kennis binnen het bedrijf in grote mate vergroot worden waardoor de kans op een succesvolle aanbieding tevens vergroot wordt.

O. Te weinig kennis van de opdrachtgever op het gebied van planmatig onderhoud Uit interviews is gebleken dat planmatig onderhoud een nog relatief onbekend onderwerp is. Dit heeft als gevolg dat de vraag naar onderhoudsplannen geminimaliseerd wordt en de benodigde input voor het aanleveren van een aansluitende aanbieding ontbreekt. Gebrek aan kennis van de opdrachtgever op het gebied van planmatig onderhoud is echter een aspect waar de opdrachtnemer geen invloed op heeft en vormt geen basis voor een vervolgonderzoek.


R. De focus van de aannemer ligt niet op de gebruiksfase van een gebouw maar op de realisatie De aannemer is gefocust op het realiseren van het gebouw. Aangezien de contractvorm DBM verder kijkt dan slechts het vervaardigen van het gebouw is deze gedachtegang in strijd met de integratie van onderhoud en nieuwbouw in één aanbieding. Deze focus resulteert in een grote focus op het nieuwbouw- en ontwerpdeel van een DBM-aanbieding en een verminderde focus op het exploitatiedeel.

11


S. Vanwege het grote aantal stappen en partijen wordt het DBM proces als complex ervaren Het DBM proces is een complex proces welke per aanbesteding verschilt door de verschillen in uitvraag. Door de betrokkenen wordt het ervaren als een proces met een groot aantal partijen en vele stappen welke genomen dienen te worden alvorens een aanbieding ingediend kan worden. De vier symptomen betreffen: G. Voor het opstellen van MJOP is beperkte tijd beschikbaar E. Keuze worden gemaakt op basis van initiële kosten J. Binnen DVB is geen kennis aanwezig om MJOP’s te beoordelen U. Adviseurs en onderaannemers blijken terughoudend

Symptomen

Kernproblemen

Afbeelding 8 geeft het verband tussen de kernproblemen en symptomen schematisch weer.






S. Het DBM proces bevat een groot aantal stappen en partijen wat het proces complex maakt





Afbeelding 8: Overzicht kernproblemen en symptomen


Kijkende naar de uitkomst van de uitgevoerde analyses in combinatie met de aanleiding tot het onderzoek kan gesteld worden dat alle kernproblemen en symptomen uiteindelijk twee belangrijke gevolgen voortbrengen, namelijk:  Onvoldoende integratie van onderhoud in het proces omtrent het opstellen van een DBM aanbieding  Te weinig aandacht voor de levensduurkosten van een gebouw binnen Dura Vermeer

12

Deze twee gevolgen hebben één zeer belangrijk gevolg, welke tevens de aanleiding tot het onderzoek vormt, namelijk: Het mislopen van DBM-aanbestedingen. Dit verband wordt schematisch weergegeven in Afbeelding 9.


Mislopen van DBM-aanbestedingen Onvoldoende integratie van onderhoud in het aanbestedingsproces

H. Er bestaat geen omschreven proces voor het opstellen van een MJOP binnen DV

Q. Er bestaat binnen DV geen basis proces voor het aanpakken van een DBM aanbestedingsproces

S. Het DBM proces is complex


Te weinig aandacht voor levensduurkosten van een gebouw binnen DV


B. De overdracht van kennis binnen Dura Vermeer is beperkt

Afbeelding 9: Gevolgen geobserveerde proces

Middels Afbeelding 9 wordt de terugkoppeling gemaakt naar de aanleiding van het onderzoek en wordt benadrukt welk belang en relevantie het onderzoek heeft.

1.5

Probleemstelling

Uit de uitgevoerde analyses is gebleken dat met name de kernproblemen: O. Te weinig kennis van de opdrachtgever op het gebied van planmatig onderhoud R. De focus van de aannemer ligt niet op de gebruiksfase van een gebouw maar op de realisatie S. Vanwege het grote aantal stappen en partijen wordt het DBM proces als complex ervaren veelvuldig symptomen en problemen voortbrengen. En dat de gevolgen: G. Voor het opstellen van MJOP is beperkte tijd beschikbaar E. Keuze worden gemaakt op basis van initiële kosten een grote invloed uitoefenen op de slagingskans van een aanbesteding.

De probleemstelling, welke naar aanleiding van het Participerend Observeren is opgesteld, is als volgt: In het huidige proces omtrent een DBM aanbesteding is sprake van onvoldoende integratie van onderhoud in het aanbestedingsproces en onvoldoende aandacht voor Total Cost of Ownership van een gebouw wat mede bijdraagt aan het mislopen van aanbestedingen, dit is het geval wegens de verscheidenheid in het proces omtrent het opstellen van een DBM aanbieding, de verscheidenheid in proces omtrent het opstellen van een MJOP, de complexiteit van het DBM proces, beperkte kennisoverdracht binnen Dura Vermeer en de focus op de realisatie in plaats van de gehele levensduur van een gebouw binnen Dura Vermeer.


Tevens is gesteld dat kernprobleem: O. Te weinig kennis van de opdrachtgever op het gebied van planmatig onderhoud geen basis vormt voor het vervolgonderzoek aangezien de opdrachtgever valt onder de externen en daar weinig tot geen invloed op uit te oefenen is.

13


1.6

Doelstelling

De doelstelling welke volgt uit de omschreven probleemstelling betreft: Het ontwerpen van een hulpmiddel waarin het gewenste proces omtrent de integratie van een MJOP in een DBM-aanbesteding omschreven wordt waardoor onderhoud vanaf de start geïntegreerd wordt in het aanbestedingsproces en product-, materialiserings- en detailleringskeuzes gemaakt worden op basis van Total Cost of Ownership. Met behulp van deze doelstelling wordt voldaan aan de vooraf gestelde vraag van Dura Vermeer, namelijk onderzoek naar de combinatie van nieuwbouw en onderhoud met als doel het verlagen van de levensduurkosten van het gebouw. Tijdens het onderzoek is gebleken dat de combinatie van nieuwbouw en onderhoud met name bestaat uit twee aparte onderdelen welke gezamenlijk worden aangeboden en dat de TCO in grote mate wordt bepaald door de kosten welke gemaakt dienen te worden in de exploitatiefase. Met deze doelstelling wordt zowel voldaan aan de wensen van Dura Vermeer als wel aan de conclusie volgend uit het vooronderzoek, en wordt zowel aandacht besteed aan de wijze van integratie van beide onderdelen als aan de wijze tot verlaging van de levensduurkosten.

1.7

Leeswijzer


Dit rapport betreft de verslaglegging van het volledige afstudeertraject. Het eerste hoofdstuk omvat de aanleiding van het afstudeeronderwerp en de probleemstelling en doelstelling van het onderzoek. In hoofdstuk twee wordt ingegaan op onderhoud in DBM-aanbiedingen, waarbij uiteengezet wordt hoe onderhoud en nieuwbouw te combineren zijn. Hoofdstuk drie toont de onderzoeksresultaten in de vorm van de huidige processen, waarbij het gewenste moment van inschakelen van onderhoud en de benodigde informatie besproken worden. Hoofdstuk vier betreft verdieping in het aspect Total Cost of Ownership. Waarna in hoofdstuk vijf de verslaglegging rondom de nieuwe processen en het opgestelde rekenmodel aan bod komt, dit gebeurt aan de hand van processchema’s en de bijbehorende procesbeschrijving. In het zesde hoofdstuk worden de ontwikkelde processen en de opzet van het rekenmodel getoetst aan het Programma van Eisen en daarmee tevens aan de doelstelling. En tot slot wordt in hoofdstuk zeven de conclusie getrokken en worden aanbevelingen geformuleerd. De inhoud van dit rapport wordt schematisch weergegeven in Afbeelding 10.

14


H1 H2

Inleiding

MJOP binnen DBMaanbiedingen

H4 H6 H7

Total Cost of Ownership

• • • • • •

Aanleiding Gastbedrijf Vooronderzoek Probleemstelling Doelstelling Onderzoeksprojecten

H3 H5

Huidige processen

Inrichting van de nieuwe processen

Toetsing

Conclusie en aanbevelingen


Afbeelding 10: Leeswijzer

15



16


. Integratie van onderhoud in DBM-aanbiedingen 2.

Hoofdstuk: Integratie van onderhoud in DBM-aanbiedingen

De kennis over het effect van ontwerpen realisatiebeslissingen op de kwaliteit en kosten tijdens de exploitatie is nog nauwelijks voorhanden.

17


In dit hoofdstuk wordt gekeken naar Design, Build and Maintain aanbestedingen en de manier tot integratie van onderhoud in dit geheel. Allereerst wordt kort stil gestaan bij wat DBM-aanbiedingen inhouden, vervolgens wordt omschreven hoe een MJOP binnen een DBM-aanbieding opgesteld kan worden.

2.1

Design, Build and Maintain aanbestedingen

DBM is een geïntegreerde contractvorm welke inspeelt op de ontwikkelingen op het gebied van levensduurkosten. DBM staat voor: Design, Build, Maintain en het betreft een ‘light’ versie van DBFM(O):Design, Build, Finance, Maintain, Operate. Het betreft een integrale opdracht welke vaak van een publieke opdrachtgever wordt overgedragen aan een private opdrachtnemer. DBM biedt een dienst aan in plaats van een product waarbij de gewenste output centraal staat. Afbeelding 11 geeft het verschil in contractvormen weer. Haalbaarheidsfase

PvE

Ontwerp

Voorbereidingsfase

Realisatie

Onderhoud

Facilitair Management

Traditioneel Bouwteam Design & Build Engineering & Construct Turnkey DBM


DBFMO

18

Project ontwikkelaar Belegger Legenda:

Opdrachtgever Opdrachtnemer Externe financiering

Afbeelding 11: Verschil in contractvormen (Brink Groep)

In het geval van een publieke opdrachtgever combineert DBM de krachten van het bedrijfsleven en van de overheid, het geeft het bedrijfsleven ruimte voor innovatie en optimalisatie terwijl de opdrachtgever zich kan concentreren op haar kerntaken. Dit leidt ertoe dat efficiënter met het geld wordt omgegaan (Jager, 2011). Bij DBM-aanbestedingen zijn verschillende partners betrokken om samen één geïntegreerde oplossing te ontwikkelen die voldoet aan de uitvraag van de opdrachtgever. Hierbij is het van belang dat het bestek een bouwwerk betreft waarin de functionele eisen omschreven worden, waarbij de selectie op basis


van de juiste prijs-kwaliteitverhouding plaatsvindt. De totale levensduurkosten van het bouwwerk zijn belangrijker dan de initiële kosten, aldus brancheorganisatie ORI (ORI, 2013).

2.2 Onderhoud in een DBM-aanbieding

Zoals reeds benoemd, wordt bij een DBM aanbesteding het ontwerp, het bouwen en het meerjarig onderhoud uitbesteed aan één partij. De toevoeging van het meerjarig onderhoudsaspect heeft als groot voordeel dat de ‘life-cycle’ benadering als uitgangspunt genomen wordt, dit kan in het geval van een juiste uitvoering leiden tot onderhoudsvriendelijke en efficiënt ontworpen gebouwen. Het te behalen voordeel van deze combinatie zijn de onderhoudsvriendelijke oplossingen welke in de ontwerpfase aangedragen kunnen worden welke kunnen leiden tot verlaging van de totale levensduurkosten (DBM, 2013). In de praktijk blijkt echter dat de exploitatiefase een nog onderbelichte fase is. De directeur van Brink Groep geeft aan:

Bovenstaande informatie laat zien dat het verder onderzoeken en ontwikkelen van een samenwerking tussen enerzijds ontwerp & bouw en anderzijds onderhoud & beheer van groot belang is voor de doorontwikkeling het TCO concept. Onderhoud krijgt bij veel partijen nog niet de aandacht welke het behoeft voor het vinden van de optimale afstemming van ontwerp en onderhoud. Zonder deze afstemming is het niet mogelijk de Total Cost of Ownership te verlagen en bestaat het risico dat onnodige kosten gemaakt worden. Onderhoud is te verdelen over drie onderdelen: preventief planmatig onderhoud, correctief onderhoud en mutatie onderhoud. In dit rapport wordt gekeken naar het preventief planmatig onderhoud. Dit betreft het onderhoud wat volgens planning uitgevoerd wordt en waar het mogelijk voor is tijdens de ontwerpfase een plan voor op te stellen. De overige twee onderdelen worden of zeer adequaat uitgevoerd of toegepast in het geval van een functieverandering van het gebouw. Van beide gevallen wordt niet uitgegaan tijdens dit onderzoek, dus indien in dit rapport over onderhoud gesproken wordt, betreft dit preventief planmatig onderhoud. Het onderhoudsaspect wordt uitgevoerd in de vorm van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Een MJOP wordt gebruikt om de kosten omtrent het onderhoud, ook voor de toekomst, in kaart te brengen. Het betreft een overzicht met alle uit te voeren onderhoudswerkzaamheden per onderdeel


Binnen de bouwbedrijven zelf wordt het realisatieproces vaak ondergebracht bij een ander bedrijfsonderdeel dan het exploitatieproces. De kennis over het effect van ontwerpen realisatiebeslissingen op de kwaliteit en kosten tijdens de exploitatie is nog nauwelijks voorhanden. Conceptueel denken en werken is geen automatisme, maar wel essentieel om een helder en sterk eindresultaat voor het lange termijn te realiseren.’ (Brink Groep, 2013)

19


en gespecificeerd over de duur van de exploitatiefase. Het voordeel van het MJOP is het inzicht in de toekomstige kosten en het kunnen afstemmen van onderhoudswerkzaamheden. In de volgende paragraaf wordt aandacht besteed aan de wijze van integratie van onderhoud in een DBM-aanbieding middels het opstellen van een MJOP.

2.3 Opstellen van een Meerjarenonderhoudsplan

Voor een juiste integratie van onderhoud in een DBM-aanbieding is het van belang inzichtelijk te hebben wat een meerjarenonderhoudsplan inhoudt. Een onderhoudsplan geeft het uit te voeren onderhoud weer voor een bepaalde periode. Voor het opstellen van een onderhoudsplan zijn verschillende variabelen welke vooraf vastgesteld dienen te worden. Deze variabelen zijn grotendeels afhankelijk van de eisen en wensen van de opdrachtgever. De onderhoudsperiode, onderhoudsklasse en materialen bepalen de insteek van het meerjarenonderhoudsplan. Afbeelding 12 geeft een voorbeeld weer van een MJOP. MEERJARENONDERHOUDSPLANNING '24 WONINGEN SYNTRUS ACHMEA'


00 Algemeen Algemeen; bouwkundige opname en planning

20

31 Buitenwandopeningen Hang- en sluitwerk; Onderhouden Kozijn buiten aluminium; Conditioneren/onderhouden Kozijn buiten aluminium; Reviseren 37 Dakopeningen Lichtkoepel/dakluik; Onderhouden/inspecteren Lichtkoepel/dakluik; Vervangen 41 Buitenwandafwerkingen Afwerklaag voegwerk platvol; Repareren 42 Binnenwandafwerkingen Dilatatie/Elast. voeg kit; Vervangen 47 Dakafwerkingen Dakbekleding pannen keramisch; Onderhouden

Gemiddeld per jaar per woning

Gemiddeld per jaar

Totaal 30 jaar

Cyclus (jaar)

Eindjaar

3 (conform NEN2767) 2015 2045 (30 jaar) 2014 30 jaar

Startjaar

Totaal (€)

Prijs per eenheid (€)

Opmerking

Onderhoudsniveau: Oplevering: Einde exploitatie: Prijspeil: Duur exploitatie:

Eenheid

Element; Activiteit

24 woningen Syntrus Achmea GEB1405200 1 24 29 april 2015

Hoeveelheid

Code

Projectnaam: Projectnummer: Woningtype: Aantal woningen: Datum:

2016

2017

Jaar 1

€

-

2015

2045

4

€

-

€

-

€

-

€

-

Jaar 2

Actualisatie MJOP

24 vhe

€

-

24 vhe

€

-

2015

2045

8

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

Schuifpui

24 vhe

€

-

2015

2045

8

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

Schuifpui

24 vhe

€

-

2015

2045

24

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

Dakraam Farco 114x118cm

24 st

€

-

2015

2045

4

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-


24 st

€

-

2015

2045

24

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

Incl. controleren en plaatselijk vervangen kitafwerking

1,299 m2

€

-

2015

2045

16

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

Badkamer en toilet

1,128 m1

€

-

2015

2045

8

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

Type n.t.b., incl. uitvoeren kleine reparaties

1,674 m2

€

-

2015

2045

24

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

Afbeelding 12: Voorbeeld MJOP

Een MJOP is opgebouwd als een tabel, waarbij aan de linkerzijde alle materialen ingevuld worden en bovenin de jaren staan waarin onderhoud uitgevoerd dient te worden. Rechts naast de kolom met materialen staan elf kolommen. De invoer in deze kolommen bepaalt het onderhoudsplan. Allereerst is er de kolom waar opmerkingen ingevuld kunnen worden, dit betreft de tweede kolom van links. De derde en vierde kolom betreffen de hoeveelheden met de eenheid. In de vijfde kolom worden de eenheidsprijzen ingevuld, waarna in de zesde kolom de kosten voor het eenmalig uitvoeren van dit onderhoud berekend worden. Kolom zeven en acht betreffen het eerste en laatste jaar waarin onderhoud uitgevoerd wordt en in kolom wordt de cyclus waarin het onderhoud uitgevoerd


dient te worden, ingevoerd. Uiteindelijk wordende totaal kosten en de gemiddelde kosten per jaar berekend in de kolommen tien en elf. In het veld aan de rechterzijde van deze kolommen komt het onderhoud te staan, hierbij worden de kosten ingevoerd in de kolommen met de jaartallen waarin het onderhoud daadwerkelijk uitgevoerd zal worden. Op deze manier wordt inzichtelijk gemaakt hoeveel onderhoud elk jaar uitgevoerd zal worden. Afbeelding 13 laat de functies van de verschillende velden en kolommen zien. MEERJARENONDERHOUDSPLANNING '24 WONINGEN SYNTRUS ACHMEA'

47 Dakafwerkingen Dakbekleding pannen keramisch; Onderhouden

Gemiddeld per jaar per woning

Gemiddeld per jaar

Totaal 30 jaar

Cyclus (jaar)

Eindjaar

Startjaar

Totaal (€)

Prijs per eenheid (€)

Eenheid

Hoeveelheid

24 vhe

€

-

2015

2045

8

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

Schuifpui

24 vhe

€

-

2015

2045

8

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

Schuifpui

24 vhe

€

-

2015

2045

24

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-


24 st

€

-

2015

2045

4

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-


24 st

€

-

2015

2045

24

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

2015

2045

16

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

2015

2045

8

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

2015

2045

24

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

Incl. controleren en plaatselijk vervangen kitafwerking

Badkamer en toilet

Type n.t.b., incl. uitvoeren kleine reparaties

1,299 m2

1,128 m1

1,674 m2

-

2015

2045

4

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

Afbeelding 13: Opbouw MJOP

Gedurende het aanbiedingsproces wordt het MJOP opgesteld, het MJOP is echter sterk onderhevig aan veranderingen indien er aanpassingen aan het ontwerp plaatsvinden. Met andere woorden het MJOP is sterk afhankelijk van de ontwikkelingen rondom het ontwerp. De volgende afbeelding toont het proces omtrent het opstellen van het MJOP gedurende het gehele proces omtrent het opstellen van een DBM aanbieding. Dit proces is voortgekomen uit het uitgevoerde literatuuronderzoek.


Materialen

42 Binnenwandafwerkingen Dilatatie/Elast. voeg kit; Vervangen

€

Jaartallen

Jaar 2

Onderhoud gespecificeerd per jaar

41 Buitenwandafwerkingen Afwerklaag voegwerk platvol; Repareren

2017

24 vhe

Totale en gemiddelde kosten

37 Dakopeningen Lichtkoepel/dakluik; Onderhouden/inspecteren Lichtkoepel/dakluik; Vervangen

2016

Actualisatie MJOP

Start en eind jaar

31 Buitenwandopeningen Hang- en sluitwerk; Onderhouden Kozijn buiten aluminium; Conditioneren/onderhouden Kozijn buiten aluminium; Reviseren

3 (conform NEN2767) 2015 2045 (30 jaar) 2014 30 jaar

Jaar 1

Eenheids- en totale prijs

00 Algemeen Algemeen; bouwkundige opname en planning

Opmerking

Hoeveelheden en eenheid

Element; Activiteit


24 woningen Syntrus Achmea GEB1405200 1 24 29 april 2015

Opmerkingen

Code

Projectnaam: Projectnummer: Woningtype: Aantal woningen: Datum:

21


Voorbereidingfase

Ontwerpfase Schetsontwerp Ontvangen eisen en specificaties

Technisch ontwerp

Functioneel ontwerp MJOP opstellen ahv FO

Optimalisatie ontwerp bespreken

Vaststellen MJOP

Optimalisatie MJOP

Vaststellen functioneel ontwerp

Vaststellen schetsontwerp ahv onderhoudsaspecten Voorlopige materiaalkeuze vaststellen

Bepalen Best and Final Offer

Optimale materiaalkeuze tov onderhoud bepalen

Ontwerp en MJOP afstemmen en materiaalkeuze definitief maken

Vaststellen functioneel ontwerp MJOP ontwerpfase vaststellen


Afbeelding 14: Ontwerp MJOP

22

Het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan start met het ontvangen van de eisen en specificaties, dit vindt plaats aan het begin van de aanbiedingsfase. Deze eisen worden geanalyseerd en ondertussen wordt een schetsontwerp opgesteld. Voordat een keuze gemaakt kan worden omtrent het schetsontwerp, is het van belang dat de alternatieven beoordeeld worden op het onderhoudsaspect alvorens overgegaan wordt tot het functioneel ontwerp. Gedurende het functioneel ontwerp worden alternatieven opgesteld voor het ontwerp waarvoor onderhoudsplannen vervaardigd worden, op deze manier kan de voorlopige materiaalkeuze bepaald worden. Na de afstemming en optimalisatie van het ontwerp en het onderhoud wordt het functioneel ontwerp vastgesteld en kunnen de inschrijfstukken ingediend worden. In Afbeelding 14 is zichtbaar welke mate van aandacht onderhoud behoeft. Zoals zichtbaar is in de voorgaande paragraaf is de mate van onderbelichting van onderhoud voor veel partijen onbekend, net als het belang welke de exploitatiefase heeft omtrent het verlagen van de TCO.

2.4 Benodigde informatieverstrekking

Voor het opstellen van een MJOP is het van belang te zijn voorzien van de juiste informatie. Deze paragraaf richt zich op de benodigde informatie benodigd voor het opstellen van een MJOP. Het opstellen van een MJOP start met de vraag: Waar ben je nu en waar wil je zijn? Indien de aanbesteding een nieuwbouwproject betreft is het eerste deel van de vraag relatief eenvoudig te beantwoorden aangezien de kwaliteit van het gebouw de kwaliteit van oplevering is. Indien het een bestaand gebouw betreft is het van belang een opname te doen van het gebouw om de staat te beoordelen. Vanaf daar wordt het tweede deel van de vraag interessant: waar wil


je zijn. Dit is compleet afhankelijk van de opdrachtgever en de eisen welke gesteld worden aan het gebouw gedurende de vastgestelde periode. De benodigde informatieverstrekking heeft betrekking op twee onderdelen, namelijk het gebouw zelf (waar ben je nu) en het uit te voeren onderhoud (waar wil je zijn). Vanuit beide onderdelen is een bepaalde informatieverstrekking benodigd voor het opstellen van een passend onderhoudsplan.

Actuele gebouw conditie Gewenste onderhoudsconditie Hoeveelheden Materiaalsoorten o Eenheidsprijzen o Benodigd onderhoud  Indexeringspercentage    

Aspecten van belang omtrent Onderhoud:    

Onderhoudsperiode Startjaar Cyclustijd Eenheidsprijzen

Een deel van deze informatie is reeds beschikbaar bij het opstellen van het MJOP. In de uitvraag van de opdrachtgever staan de criteria waar het onderhoudsplan aan dient te voldoen: de onderhoudsperiode, de gewenste onderhoudsconditie en het startjaar. Daarnaast is het afhankelijk van de uitvraag of het een nieuwbouw of een renovatie betreft of de conditie van een gebouw bekend is. In het geval van een DBM-aanbesteding, betreft het nieuwbouw waardoor de conditie op het moment van oplevering bij de aannemer ligt. De hoeveelheden, materiaalsoorten, de cyclustijd en de eenheidsprijzen dienen echter door de aannemer aangeleverd te worden en vormen de kans tot onderscheiding van de overige partijen. Voor het opstellen van een concurrerend onderhoudsplan is het van belang een juiste afstemming te vinden tussen enerzijds materiaalsoorten, en daarmee de eenheidsprijzen en het benodigd onderhoud, en anderzijds de cyclustijd. Om deze twee aspecten op een juiste manier te kunnen afstemmen moet vanaf het begin van de ontwerpfase, en daarmee bij materiaalkeuzes, meegedacht worden over het bijbehorende onderhoud en de gevolgen en mogelijkheden welke voortkomen uit de verschillende varianten. Momenteel is hier geen sprake van binnen DVBZW wat als gevolg heeft dat het opstellen van een optimaal onderhoudsplan en aanbieding bemoeilijkt wordt.

2.5 Conclusie

DBM betreft een aanbestedingsvorm waarbij een juiste afstemming van ontwerp met initiële kosten en onderhoud met exploitatiekosten kan leiden levenscyclusbeheersing en het verlagen van de Total Cost of Ownership. Door vroegtijdig rekening te houden met het benodigde onderhoud en tijdens het ontwerpen aandacht te schenken aan het onderhoudsaspect kan vroegtijdig invloed uitgeoefend worden op de toekomstige exploitatiekosten. Echter, blijkt


Aspecten van belang omtrent het Gebouw:

23



uit de literatuur en de afgenomen interviews dat onderhoud een onderbelicht onderdeel is en regelmatig te laat aanschouwd wordt gedurende een aanbiedingsproces. Dit uit zich in het opstellen van een onderhoudsplan na het vervaardigen van het ontwerp, met als gevolg dat de mogelijkheid tot aanpassingen en afstemming van beide onderdelen minimaal is en de te maken kosten in zekere zin vast staan. Dit heeft tevens vaak als gevolg dat de uiteindelijke Total Cost of Ownership voor de opdrachtgever hoger uitvallen dan wanneer het onderhoud eerder betrokken was bij het ontwerpproces.

24


Tijdens het in kaart brengen van het proces rondom het opstellen van een DBMaanbieding is gebleken dat de ontwerpfase een grote invloed heeft op de totale kosten

Huidige processen

3.

Hoofdstuk: Huidige processen

. 25


Dit hoofdstuk geeft inzicht in de huidige processen omtrent het opstellen van een DBM-aanbieding en het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan. De informatie is verkregen middels het afnemen van interviews en het uitvoeren van observaties en documentenonderzoek. In de laatste paragraaf wordt kort aandacht besteed aan de belangrijkste knelpunten welke aanwezig zijn in deze processen. De processen welke hier omschreven worden, vormen de basis voor de nieuwe processen welke in hoofdstuk 5 omschreven worden.

3.1

Business Process Model and Notation

Om de processen op een overzichtelijke wijze weer te kunnen geven is gebruik gemaakt van het Business Process Model and Notation (BPMN) principe. Middels BPMN is het mogelijk op een grafische wijze processen te communiceren door de gehele organisatie. Tevens geeft het de onderlinge relaties en benodigde samenwerkingsverbanden tussen de verschillende partijen weer. BPMN garandeert dat alle betrokkenen het proces snappen en kunnen uitvoeren, wat de consistentie en het kwaliteitsbehoud van het proces waarborgt (Group, 2014). In bijlage 1 worden de toegepaste symbolen verklaard.

3.2 Het ontwerpen van een DBM-aanbieding

Tijdens het in kaart brengen van het proces rondom het opstellen van een DBM-aanbieding is gebleken dat de ontwerpfase van groot belang is. Dit mede vanwege het feit dat gedurende deze fase het ontwerp wordt opgesteld, keuzes gemaakt worden op het gebied van onderhoud en de inschrijfstukken opgesteld en ingediend worden.


Voor het inzichtelijk krijgen van de wijze van het opstellen van een DBMaanbieding en de integratie van onderhoud in dit geheel is het van belang, naast de te nemen stappen, inzicht te hebben in de verantwoordelijkheden, het moment waarop onderhoud in beeld komt en de wijze waarop keuzes omtrent het ontwerp en onderhoud gemaakt worden. In de komende paragrafen worden de stappen van de ontwerpfase kort besproken, in combinatie met de eerdergenoemde aspecten. Afbeelding 15 geeft de stappen weer welke genomen dienen te worden gedurende de ontwerpfase. Voor een gedetailleerde invulling van dit proces wordt verwezen naar het Rapport Participerend Observeren: Integratie van onderhoud in een DBM-aanbieding (Feij, 2014).

26


Tendermanager

Uitvraag ontvangen

Architect

DBM-aanbieding opstellen

Directie

Voorbereidingsteam samenstellen

Kick-off houden

Brainstormsessie houden

VT- besprekingen

Schetsontwerp opstellen

Functioneel ontwerp opstellen

+

+

Inschrijf stukken


Afbeelding 15: Opstellen DBM-aanbieding

27


Ontwerpfase Het opstellen van een DBM-aanbieding wordt ingericht aan de hand van een zevental hoofdstappen, de ontwerpfase is één van deze hoofdstappen. Tijdens de ontwerpfase wordt het ontwerp opgesteld, het onderhoudsplan vervaardigd en worden de inschrijfstukken ingediend. De stappen van de ontwerpfase worden in de volgende paragrafen besproken. Gestart wordt met het samenstellen van het voorbereidingsteam en het houden van de kick-off. Hierbij wordt het team vastgesteld en worden alle betrokkenen op hoogte gebracht van het betreffende project. Vervolgens worden de brainstormsessie en de voorbereidingsteam(VT) besprekingen gehouden, hierbij wordt allereerst gebrainstormd over de wensen van de opdrachtgever, waarna de voortgang van het project bewaakt wordt met behulp van VT-besprekingen. Middels het schetsontwerp en het functionele ontwerp wordt het ontwerp vervaardigd en worden de inschrijfstukken opgesteld waarna de overdracht naar de voorbereiding kan plaats vinden. Samenstellen voorbereidingsteam De ontwerpfase start met het samenstellen van het voorbereidingsteam, dit gebeurt door de directie. Het team wordt gevormd door leden van verschillende afdelingen. Het samenstellen van het voorbereidingsteam is de eerste keuze welke gemaakt wordt na het doorstaan van de preselectie en is van groot belang voor het vervolg van de aanbesteding. Uit de interviews en tevens uit uitgevoerde observaties is gebleken dat de wijze van inrichting van het proces en mate van aandacht voor onderhoud in grote mate verschilt per team en dat het proces afhankelijk is van de deelnemers. Er bestaat geen omschreven basis proces voor het opstellen van een DBM-aanbieding, dit leidt ertoe dat elk team een eigen invullen geeft aan het proces. Uit een aantal gesprekken is echter naar voren gekomen dat het selecteren van het team momenteel met name gebeurt op basis van beschikbaarheid in plaats van kwalificatie. Dit heeft als gevolg dat het selecteren van het meest geschikte team niet altijd ook daadwerkelijk het geval is.


Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

28

Selecteren meest geschikte team Directie Voorbereidingsteam Nee

Kick-off houden Gedurende de Kick-off worden alle deelnemers op de hoogte gebracht van het project en wordt de strategie bepaald. Tijdens de Kick-off wordt aandacht geschonken aan de ontvangen stukken, de prognose aanneemsom en het doel van de aanbesteding, deze bijeenkomst wordt door de tendermanager geleid. Eén van de resultaten van deze bijeenkomst is de strategie waarmee de aanbesteding wordt aangegaan, zo wordt bekeken waar kansen en risico’s liggen, wat de richtprijs ongeveer zal zijn en wat de daadwerkelijke eisen en wensen van de opdrachtgever zijn. Tijdens de Kick-off wordt meestal nog niet aan onderhoud gedacht, ondanks het feit dat dit het moment van strategiebepaling is.



Strategie bepalen Tendermanager Voorbereidingsteam Nee

Brainstormsessie houden De brainstormsessie heeft als doel het achterhalen van de werkelijke wensen van de opdrachtgever. In de uitvraag staat omschreven aan welke eisen het ontwerp en de aanbieding moet voldoen, het blijkt echter dat de wensen van de opdrachtgever wel eens verkeerd ingeschat worden wat leidt tot het indienen van een ontoereikende aanbieding. De brainstormsessie bestaat uit het achterhalen van de werkelijke uitvraag welke vanuit de opdrachtgever gesteld wordt. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Achterhalen werkelijke uitvraag Tendermanager Voorbereidingsteam Nee

Voorbereidingsteam besprekingen Voorbereidingsteam (VT) besprekingen worden meerdere malen gedurende het aanbestedingsproces gehouden. Bij een VT bespreking komen alle betrokkenen van het proces bij elkaar en wordt de voortgang van het ontwerpproces besproken. Tijdens deze besprekingen worden de plannen besproken en eventueel aangepast naar aanleiding van nieuwe informatie. Het resultaat van VT besprekingen is onder andere een actie- en besluitenlijst waarop alle genomen beslissingen omschreven worden met als doel het vastleggen van de afspraken en het informeren van alle partijen. Dit is tevens het moment waarop alle partijen kunnen aangeven welke zaken van belang zijn met betrekking tot de planning en het ontwerp. Voortgang bewaken Tendermanager Voorbereidingsteam Ja, in de vorm van een adviseur (echter niet altijd vanaf de eerste bijeenkomt)

Schetsontwerp opstellen Het opstellen van het schetsontwerp (SO) betreft het globale ontwerp van het gebouw en is het eerste ontwerp wat gemaakt wordt. Het SO vormt de basis voor het vervolg van het ontwerp en wordt in latere stadia verder uitgewerkt. Aan de hand van het SO worden meerdere zaken bekeken en beoordeeld en indien nodig bijgestuurd of aangepast. Zo wordt op basis van het SO de eerste kostenbepaling gemaakt, een overzicht van kansen en risico’s opgesteld, een bouwteamplanning gefabriceerd en wordt er nagedacht over materialisatie.



29


Dit is het eerste moment waarop over materialisatie nagedacht wordt, met het oog op onderhoud zou dit tevens het eerste moment kunnen zijn waarop over de onderhoudswerkzaamheden nagedacht wordt. In de overweging van materialisatie is het van belang direct over de gevolgen voor onderhoud na te denken. In de praktijk blijkt dit echter over het algemeen nog niet het geval te zijn. Uit de interviews is gebleken dat de adviseurs op het gebied van onderhoud graag vanaf dit moment betrokken willen zijn bij het proces om op deze manier input te kunnen geven op het ontwerp en de materialisatie. Op deze manier kan in het verder uitwerken van het ontwerp rekening worden gehouden met gevolgen voor het onderhoud en wordt voorkomen dat het ontwerp reeds vervaardigd is en aanpassingen met het oog op onderhoud niet meer mogelijk zijn. De onderhoudsdeskundige wordt echter in het merendeel van de gevallen te laat ingeschakeld waardoor nieuwbouw momenteel nog bepalend is ten opzichte van onderhoud, terwijl dit niet altijd wenselijk is. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Opstellen eerste versie schets ontwerp Architect Voorbereidingsteam, architect Wel wenselijk, vaak niet het geval

Functioneel ontwerp opstellen Het functioneel ontwerp (FO) volgt uit het schetsontwerp, en betreft een verdere uitwerking van het eerder opgestelde ontwerp. Bij de uitwerking van het ontwerp wordt rekening gehouden met de uitkomsten van de brainstormsessie en VT besprekingen, het FO vormt de basis voor de inschrijfstukken. Aan de hand van het FO wordt het onderhoudsplan opgesteld, dit gebeurt niet door DVBZW maar door externen, vaak in de vorm van Heijma of Advin, en in enkele gevallen wordt daar een ander bedrijf voor benaderd. Een reden waarom DVBZW dit niet zelf doet is het gebrek aan kennis op het gebied van onderhoud, het risico wat hierin schuilt, is het verliezen van controle over het plan en het niet kunnen oordelen over het aangeleverde plan. Aan het einde van deze fase wordt het FO getoetst aan de weten regelgeving, wordt de bouwtijd en ABK bepaald en wordt het Plan van Aanpak geschreven, de laatste stap van deze fase betreft het indienen van de inschrijfstukken.



30

Vervaardigen winnende aanbieding Tendermanager Voorbereidingsteam Ja

Overdracht naar Voorbereiding Na het winnen van de aanbesteding is het van het belang het ontwerp en de benodigde plannen verder uit te werken, dit gebeurt in de voorbereidingsfase. De laatste stap van de ontwerpfase betreft dan ook de overdracht naar voorbereiding. In de voorbereidingsfase wordt onder andere het ontwerp uitgewerkt tot het Technisch Ontwerp en worden werktekeningen vervaardigd.


Overdracht stukken naar voorbereiding Tendermanager Tendermanager, projectleider Nee



31



32



Tendermanager

3.3

Eisen uitvraag

Budgetindicatie opstellen

Bouwteam planning opstellen

Brainstormsessie houden met VTteam

Adviseurs selecteren

Kans en risico analyse

Schetsontwerp vaststellen

Schetsontwerp

Calculator


Architect

Schetsontwerp concept opstellen

Schetsontwerp budgetprijs opstellen


Afbeelding 16: Opstellen schetsontwerp

33


Zoals reeds vermeld, is de ontwerpfase van groot belang gebleken bij het opstellen van een DBM-aanbieding. De twee stappen van de ontwerpfase waar het merendeel van de beslissingen genomen worden omtrent het ontwerp en onderhoud betreffen het ‘Schetsontwerp opstellen’ en het ‘Functioneel ontwerp opstellen’. Deze twee stappen worden verder uitgewerkt, startende met het schetsontwerp. Afbeelding 16 geeft de stappen omtrent het opstellen van het schetsontwerp in het huidige proces weer. Budget indicatie opstellen Voorafgaand aan het ontwerpen van het schetsontwerp door de architect, wordt door Dura Vermeer een budget indicatie opgesteld. Met het opstellen van deze indicatie wordt ingeschat, op basis van de uitvraag, wat het budget circa betreft en binnen welk bedrag de architect moet blijven bij het ontwerpen. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Budgetbewaking Tendermanager Tendermanager, architect Nee

SO concept opstellen Het opstellen van het SO concept is de eerste stap van het daadwerkelijke ontwerpen. Vervolgens kan op basis van dit concept een kostenbepaling, een analyse van de kansen en risico’s en een toetsing aan de wet- & regelgeving worden uitgevoerd. Het opstellen van het concept wordt door de architect gedaan. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Opstellen eerste versie ontwerp Architect Architect Nee


Bouwteam planning opstellen Het opstellen van een bouwteam planning wordt door de tendermanager uitgevoerd. Deze planning betreft de werkzaamheden welke uitgevoerd dienen te worden tot aan het indienen van de inschrijfstukken. Alle door te lopen stappen welke benodigd zijn voor het opstellen van een aanbieding worden opgenomen in een dergelijke planning.

34


Aanbestedingsfase beheersen Tendermanager Tendermanager Ja


Brainstorm over materialisatie Na het opstellen van het schetsontwerp wordt door Dura Vermeer, in overleg met de architect, nagedacht over materialisatie. Dit wordt gedaan met het oog op de kosten en het benodigde onderhoud en kan indien gewenst doorgevoerd worden in het ontwerp. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Materialisatie bepalen Tendermanager Tendermanager, architect, calculator Soms

Budgetprijs SO opstellen Het bepalen van de budgetprijs gebeurt middels kengetallen, hiervoor is geen technische omschrijving aanwezig waardoor de calculator zelf een materiaallijst moet produceren. Het opstellen van een budgetprijs heeft dan ook zowel een budgettering als een materiaallijst als resultaat. Voor het opstellen van een dergelijke budgettering wordt gebruik gemaakt van het calculatieprogramma IBIS-TRAD. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Kostenraming Tendermanager Calculator Nee

Adviseurs selecteren Op basis van het ontwerp wordt gekeken welke adviseurs benodigd zijn voor het betreffende project. Met behulp van deze adviseurs wordt het SO aangepast en geoptimaliseerd voor de verschillende vakgebieden binnen het ontwerp en gebouw. Aanbestedingsfase beheersen Tendermanager Tendermanager, voorbereidingsteam Ja

Analyse kansen en risico’s Het analyseren van mogelijke kansen en risico’s gebeurt aan de hand van een checklist, hierbij wordt aandacht besteed aan alle onderdelen welke van belang zijn. Voor elke kans wordt een waarschijnlijkheidspercentage aangegeven. Deze analyse wordt uitgevoerd door de tendermanager. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Aanbestedingsfase beheersen Tendermanager Tendermanager, voorbereidingsteam Nee



35


SO vaststellen Na het vervaardigen van de hierboven beschreven documenten wordt, waar nodig, het schetsontwerp aangepast. Hierna zal de architect in samenspraak met de tendermanager, het directieteam en eventueel adviseurs het schetsontwerp vaststellen.



36

Aanbestedingsfase beheersen Tendermanager Tendermanager, architect, directie Nee


Tendermanager

3.4 Functioneel ontwerp opstellen

Functioneel ontwerp toetsen aan wet- & regelgeving, PvE

Schetsontwerp

Plan van Aanpak incl bijlagen definitief maken

FO vaststellen middels toetsdocument

Indienen inschrijfstukken

Inschrijf stukken

Adviseurs

Principe constructie en installatie bepalen

MJOP opstellen

Afbeelding 17: Opstellen functioneel ontwerp

Bepalen bouwmethodiek

Bouwtijd + ABK bepalen

Inschrijfbegroting opstellen


Calculator `Bedrijfbureau


Onderhouds-deskundige

Architect

Functioneel ontwerp vervaardigen

37


Net als het opstellen van het schetsontwerp is het opstellen van het functioneel ontwerp van groot belang bij het opstellen van een DBM-aanbieding en met name op het gebied van het afstemmen van het ontwerp en onderhoud. Deze paragraaf behandeld de stappen welke genomen worden in het huidige proces omtrent het opstellen van het functioneel ontwerp. Afbeelding 17 geeft de stappen weer. Functioneel ontwerp vervaardigen Op basis van het Schetsontwerp wordt het ontwerp verder uitgewerkt tot een Functioneel ontwerp. Dit wordt uitgevoerd door de architect, waarbij rekening gehouden dient te worden met de inbreng van de verscheidene adviseurs en de uitkomst van de brainstormsessie. Dit FO dient als basis voor de in te dienen inschrijfstukken. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Ontwerp verder uitwerken Architect Tendermanager, architect, adviseurs Nee

Bepalen van bouwmethodiek (productie advies) Het bedrijfsbureau geeft op basis van het FO een productie advies af waarin de bepaalde bouwmethodiek omschreven wordt. Dit is afhankelijk van zowel het ontwerp, als de bouwplaats, als de mogelijkheden binnen het bedrijf. De bepaling van de bouwmethodiek is leidend voor zowel de bouwplanning als de algemene bouwplaats kosten. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Bouwmethodiek vaststellen Bedrijfsbureau Bedrijfsbureau Nee


Principe constructie en installatie opstellen Na het opstellen van het FO worden de constructie- en installatietekeningen vervaardigd, op deze manier wordt het ontwerp praktisch realiseerbaar en worden knelpunten in het ontwerp zichtbaar. Tevens heeft dit invloed op de kosten welke gemoeid zijn met het realiseren van het gebouw.

38


Ontwerp uitwerken Tendermanager Adviseurs, tendermanager Nee

FO toetsen aan wet- & regelgeving, PvE + BEO Voor het FO vastgesteld kan worden en als basis kan dienen voor de inschrijfstukken moet het FO getoetst worden aan de wet- & regelgeving, het Programma van Eisen (uitvraag) en het budget exploitatie opzet. Indien blijkt


dat het ontwerp niet voldoet aan één of meerdere gestelde eisen, dient het ontwerp aangepast te worden. Doel: Ontwerp afstemmen op regelgeving Verantwoordelijke: Tendermanager Betrokkenen: Tendermanager, architect, directie Onderhoud: Nee Bouwtijd en ABK bepalen Door het bedrijfsbureau worden de benodigde bouwtijd en de te verwachten Algemene Bouwplaats kosten (ABK) bepaald. De ABK worden meegenomen in de inschrijfbegroting. De benodigde bouwtijd is mede afhankelijk van de reeds bepaalde bouwmethodiek. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Bouwtijd en ABK bepalen Bedrijfsbureau Tendermanager, bedrijfsbureau Nee

PvA inclusief bijlagen definitief maken Het Plan van Aanpak (PvA) vormt de basis voor de in te dienen stukken, met behulp van het PvA, inclusief bijbehorende bijlagen, wordt aan de opdrachtgever weergegeven hoe het ontwerp eruit ziet, op welke wijze het gebouw vervaardigd wordt en wie dit zal realiseren. Voor het opstellen van het Plan van Aanpak zijn de uitkomsten van de voorgaande sessies en besprekingen van belang. Aan de hand van de brainstormsessie en de VT besprekingen is inzichtelijk gemaakt welke onderdelen de opdrachtgever waardeert en welke vrij zijn voor interpretatie en eigen invulling zijn. Met behulp van deze kennis kan het Plan van Aanpak opgesteld worden, dit wordt gedaan door de tendermanager. Aanbestedingsfase beheersen Tendermanager Tendermanager, directie Nee

MJOP FO opstellen Gedurende het gehele proces is het MJOP onderhevig aan veranderingen, tijdens de SO-fase wordt voor het eerst nagedacht over materialisatie, vervolgens wordt tijdens de FO fase het MJOP voor de eerste maal opgesteld. Na deze stap wordt het reeds bestaande MJOP aangepast naar aanleiding van de veranderingen die doorgevoerd zijn aan het ontwerp en invloed hebben op de vraag naar onderhoud. De tendermanager controleert dit samen met Advin en/ of Heijma. Doel: Verantwoordelijke:

Onderhoudsplan opstellen Tendermanager



39


Betrokkenen: Onderhoud:

Tendermanager, onderhoudsdeskundige Ja

Inschrijfbegroting opstellen Het opstellen van de inschrijfbegroting bestaat uit meerdere onderdelen, er wordt gestart met het bepalen van een indicatieprijs van het FO, vervolgens wordt een concept begroting opgesteld welke tijdens een prijsbespreking beoordeeld wordt waarna, met eventuele aanpassingen, de inschrijfbegroting opgesteld kan worden. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Inschrijfbegroting vaststellen Tendermanager Calculator, tendermanager, directie Nee

FO vaststellen middels toets document Als laatste wordt het functioneel ontwerp getoetst aan de gestelde criteria en wordt het geheel nog eenmaal gecontroleerd. Hierbij wordt aandacht besteed aan de consistentie tussen de verschillende onderdelen van de inschrijving, zoals de begroting, plan van aanpak en het ontwerp. Na afloop van dit controlemoment kan het functioneel ontwerp worden vastgesteld. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Ontwerp controleren Tendermanager Tendermanager Ja

Indienen inschrijfstukken Als laatste stap rest het indienen van de vervaardigde inschrijfstukken, dit wordt gedaan door de directie en tendermanager. Hierbij gaan de tendermanager en een lid van het directieteam naar de opdrachtgever toe, waar het gehele concept gepresenteerd wordt samen met de overige gegadigden. Tevens wordt de aanbieding op papier ingediend. Op basis van de ingediende stukken maakt de opdrachtgever een keuze.



40

Inschrijfstukken indienen Directie Tendermanager, directie Ja


MJOP opstellen

Tendermanager

3.5

Eisen uitvraag

Ontvangen PvE en wensenboek

VT- besprekingen

Ontwerp bespreken


MJOP opstellen

Architect

Materiaalkeuze bepalen

Hoeveelheden uittrekken of ontvangen

MJOP opzetten in excel of homerun

Optimalisatie MJOP in overleg

MJOP

Definitief MJOP


Afbeelding 18: Opstellen MJOP

41


Het opstellen van het meerjarenonderhoudsplan zoals het momenteel gebeurt, wordt in deze paragraaf uitgewerkt. Aangezien de vraagstelling het integreren van onderhoud in een DBM-aanbieding is, is het tevens van belang inzichtelijk te hebben op welke wijze het opstellen van een MJOP plaatsvindt. Het MJOP wordt opgesteld gedurende de fase van het opstellen van het functioneel ontwerp, Afbeelding 18 geeft de stappen weer. Ontvangen PvE en wensenboek Het opstellen van het MJOP kan starten na het ontvangen van het Programma van Eisen en eventueel een wensenboek van de opdrachtgever. In deze documenten worden de geëiste specificaties van het onderhoud beschreven, zoals de duur en de te waarborgen kwaliteitsklasse. Deze documenten vormen de basis voor het MJOP. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Eisen onderhoud inventariseren Tendermanager Tendermanager, onderhoudsdeskundige Ja

Voorbereidingsteam besprekingen houden Vervolgens wordt deelgenomen aan de voorbereidingsteam besprekingen, dit betreffen de VT-besprekingen die gedurende het gehele voorbereidingsproces gehouden worden. Hierbij zijn onder andere de tendermanager, Advin/ Heijma, de architect, installateurs, constructeur, en adviseurs aanwezig. Tijdens deze besprekingen wordt onder andere het plan van aanpak besproken en worden de wensen van de verscheidene belanghebbenden en betrokkenen kenbaar gemaakt. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Disciplines afstemmen Tendermanager Tendermanager, voorbereidingsteam Ja


Ontwerp bespreken Na het vervaardigen van het FO wordt Advin of Heijma vaak ingeschakeld om te starten met het MJOP FO. Het MJOP wordt allereerst gebaseerd op het FO, tijdens het opstellen van het FO vinden besprekingen plaats waarbij door de betrokken partijen, vanuit het oogpunt van hun specialiteit, open aanmerkingen geven op het ontwerp. Dit gebeurt tevens vanuit het oogpunt van onderhoud.

42


Ontwerp en onderhoud afstemmen Tendermanager Tendermanager, architect, onderhoudsdeskundige Ja


Materiaalkeuze bepalen Naar aanleiding van het inzien en beoordelen van het ontwerp, zal de onderhoudsdeskundige van Advin of Heijma een advies uitbrengen op het gebied van materiaalkeuze. Dit gebeurt na het inzien van het ontwerp en vindt over het algemeen op een informele wijze plaats. Dit advies zal via de tendermanager naar de architect gecommuniceerd worden, waarna een definitieve keuze gemaakt wordt. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Ontwerp en onderhoud afstemmen Tendermanager Tendermanager, architect, onderhoudsdeskundige Ja

Hoeveelheden uittrekken of ontvangen Afhankelijk van de situatie en het project zal de onderhoudsdeskundige de hoeveelheden moeten uittrekken of kunnen ze verkregen worden via de calculatie afdeling van Dura Vermeer. In het merendeel van de DBM projecten zal de laatst beschreven situatie het geval zijn. Voor het opstellen van de begroting heeft de calculator de hoeveelheden reeds moeten uittrekken. Dit heeft tevens het voordeel dat op deze wijze met dezelfde hoeveelheden gerekend wordt. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Onderhoud inventariseren Onderhoudsdeskundige Tendermanager, calculator, onderhoudsdeskundige Ja


Onderhoudsplan opstellen Onderhoudsdeskundige Tendermanager, onderhoudsdeskundige Ja

Optimalisatie MJOP in overleg Na het opstellen van het MJOP wordt deze intern, tussen Dura Vermeer en Advin/ Heijma, besproken en eventueel nog aangepast. Na dit overleg wordt het


MJOP opzetten in Excel of Homerun Het standaard programma van Advin is Homerun, hoewel Excel ook wel eens gebruikt wordt. Na het inventariseren van de hoeveelheden, het vaststellen van het ontwerp en het bepalen van de materiaalkeuzes wordt gestart met het invoeren van de gegevens in de betreffende software. Homerun maakt gebruik van een database die tweejaarlijks wordt bijgewerkt door de software leverancier, hier heeft Dura Vermeer (of Advin/ Heijma) geen invloed op, naast het handmatig aanpassen van getallen op basis van ervaring. In het geval van Excel worden de eigen kengetallen toegepast, dit is echter gebaseerd op ervaring en niet op een algemene, gezamenlijke database. Na het invoeren van de benodigde gegevens wordt als resultaat het MJOP geleverd.

43


MJOP definitief gemaakt, met de mogelijkheid tot aanpassingen indien dit gewenst is door aanpassingen in het ontwerp. Doel: Verantwoordelijke: Betrokkenen: Onderhoud:

Onderhoudsplan vaststellen Tendermanager Tendermanager, onderhoudsdeskundige Ja

3.6 Factoren DBM-aanbieding

Bij het in kaart brengen van de huidige processen zijn verschillende factoren geconstateerd welke invloed hebben op de kans van slagen van de betreffende aanbesteding. In deze paragraaf wordt het onderzoek naar deze factoren besproken. De informatie welke vergaard is met het onderzoek naar de knelpunten en de uitgevoerde analyses samen met de omschreven factoren vormden de benodigde input voor het opstellen van de nieuwe processen. Door inzicht te hebben in waar het huidige proces niet volstaat, is het mogelijk de nieuwe processen op een dergelijke wijze in te richten zodat deze processen wel voldoen. In deze paragraaf worden enkele geconstateerde factoren besproken, startende met een kans & risico inventarisatie van DBM-aanbiedingen, waarna gekeken wordt naar de integratie van onderhoud en de verscheidenheid in de aanbiedingen. 3.6.1 Kans & risico DBM-aanbiedingen Bij het opstellen van een DBM-aanbieding zijn verscheidene kansen en risico’s aanwezig. Middels het onderzoek uitgevoerd binnen Dura Vermeer en een aanvullend literatuuronderzoek zijn meerdere kansen en risico’s geconstateerd. In deze paragraaf worden de meest belangrijke benoemd en besproken.


De volgende tabel geeft weer welke kansen en risico’s aanwezig zijn omtrent het opstellen van een DBM-aanbieding. De factoren zijn per onderwerp verdeeld en vormen zowel een kans als een risico, ze betreffen aspecten welke gedurende het onderzoek naar voren gekomen zijn. Opvallend is de factor omtrent de samenstelling van teams waarbij het vergeten van onderdelen en het ongeschikt zijn van de aanbieding risico’s zijn. Hierbij bestaat echter tegelijkertijd de kans tot de inbreng van nieuwe ideeën en eigen invulling. Een andere bepalende factor betreft het belang van het tijdig betrekken van het onderhoud. Het risico indien dit niet gebeurt, is het prioriteren van het ontwerp en het achterstellen van het onderhoud.

44

Voor het opstellen van een MJOP zijn verscheidene factoren gevonden die een invloed uitoefenen op de kans van het winnen van een aanbesteding. Ondanks dat deze factoren gezien kunnen worden als zowel een kans als een risico behoeven ze de nodige aandacht. Uit de interviews is namelijk gebleken dat momenteel de gevolgen van deze bepalende factoren op dit gebied zich vaker voordoen, dan dat het zich ontwikkeld tot een kans.


Tabel 1: Risico’s omtrent opstellen DBM-aanbieding

Kick-off

Achterhalen werkelijke wens opdrachtgever Voorbereidingstea m besprekingen



Factoren Ontbreken omschreven proces

Kans op nieuwe ideeën en eigen inbreng Geen aandacht voor Alle opties staan onderhoud nog open

Gevolg Vergeten van onderdelen, ongeschiktheid

Invulling proces verschilt per team

Vergeten van onderdelen, ongeschiktheid

Achterliggende wens is onduidelijk

Ondergeschiktheid en het te laat betrekken van onderhoud voor het ontwerp Aanbieding baseren op verkeerde aannames

Mate van aandacht voor onderhoud verschilt Moment inschakelen onderhoudsdeskundige Onderhoud als invloed op materialisatiekeuze Opstellen MJOP wordt uitbesteed

Kennis om een MJOP op te stellen of te beoordelen ontbreekt Overdracht van ontwerp naar voorbereiding

Kans Eigen invulling en inbreng

Overdracht van plannen matig

Aansluitend en geschikte aanbieding Vanaf de start van het proces aandacht voor onderhoud Er ontstaat een plan dat goed aansluit bij het ontwerp Bij de materialisatie rekening houden met gevolgen voor onderhoud Een specialist stelt het MJOP op met kennis van onderhoud, kan leiden tot een goed plan Er kan een specialist gebruikt worden die onafhankelijk een goed plan kan opstellen Door een nieuwe input kunnen de plannen verbeterd worden en kan de kans op winst vergroot worden

Minimale aandacht voor onderhoud en het te laat inschakelen van een adviseur Het ontwerp is leidend voor het MJOP en er vindt geen optimalisatie plaats op het gebied van levensduurkosten Geen rekening houden met de invloed op het onderhoud bij materialisatie Er is geen controle over het onderdeel onderhoud aangezien het uitbesteed wordt, dit kan het lastig maken om het plan te laten integreren Ingediende plannen (opgesteld door externen) kunnen niet beoordeeld worden, wat kan leiden tot een ontoereikend plan Achterliggende gedachten van keuzes kunnen niet overgegeven worden waardoor in de vervolg fase keuzes worden gemaakt die niet ter bevordering van het plan zijn


Onderwerp Samenstellen voorbereidingsteam

45


Onderwerp Uitvoering

Materiaalkeuze bepalen

Hoeveelheid uittrekken of ontvangen MJOP opzetten

Factoren De realisatie van het gebouw bepalend voor mate onderhoud Materiaal is vaak al bepaald voor de betrokkenheid van de onderhoudsdeskundige Het ontvangen van de hoeveelheden van de calculator van DV Verschillende databases

Kans Goede detaillering en uitvoering van het gebouw

Geen database maar ervaring

Verkeerde, verouderde informatie Extra en up to date informatie

Database Homerun wordt automatisch geüpdatet Te laat betrokken bij het proces Plan baseren op ervaring i.p.v. kengetallen Er zijn teveel mensen/ partijen bij betrokken Ontwerp opstellen Het ontwerp heeft prioriteit


Uitvraag

46

De uitvraag vraagt niet om onderhoud Verkeerde focus rondom budget

Rente (frontloading)

Er ontstaat een plan dat goed aansluit bij het ontwerp

Gevolg Slechte detaillering waardoor de kans op lekkage vergroot wordt en het onderhoud bemoeilijkt wordt Het ontwerp is leidend voor het MJOP en er vindt geen optimalisatie plaats op het gebied van TCO

De hoeveelheden komen overeen

Indien er een fout in zit, wordt daar dubbel mee gerekend

Extra informatie voor handen

Er kan een verschil in de aanbiedingen ontstaan door de verschillende databases Het plan kan aangepast worden aan de situatie

Er ontstaat een plan dat goed aansluit bij het ontwerp Verkeerde, verouderde informatie Veel input en betrouwbare informatie Het ontwerp heeft minder beperkingen Het ontwerp heeft minder beperkingen TCO is nu van groter belang

Bij een lage rente Snel onderhoud en hoge index is het plegen, snel voordelig zo vroeg inkomsten mogelijk het geld uit te geven

Zelf minder invloed op de getallen waar mee gerekend wordt Het ontwerp is leidend voor het MJOP en er vindt geen optimalisatie plaats op het gebied van TCO Het plan kan aangepast worden aan de situatie Teveel informatie en partijen, geen scherpte meer en dubbelingen Het ontwerp is leidend voor het MJOP en er vindt geen optimalisatie rondom TCO Het ontwerp is leidend en er vindt geen optimalisatie plaats op het gebied van TCO Het budget is leidend, er is geen optimalisatie rondom TCO Het MJOP wordt (te) complex en materialen worden al voor het einde van hun levensduur vervangen


De tabel geeft weer welke kansen en risico’s geconstateerd zijn gedurende het proces. Met deze informatie is rekening gehouden bij het opstellen van de nieuwe processen, dit door bij het opstellen van de nieuwe processen deze bepalende factoren te ondervangen en om te zetten tot een kans. 3.6.2 Onderhoud in de huidige situatie Gedurende het onderzoek zijn verscheidene aspecten naar voren gekomen welke van invloed zijn op het proces. Eén hiervan betreft het onderhoud in de huidige situatie. Er is gebleken dat het onderhoud in het aanbiedingsproces te laat betrokken wordt bij het ontwerp, dit is zichtbaar in de onderstaande afbeeldingen:

Ontwerp

Ontwerp

Onderhoud Afbeelding 19: Huidige situatie

Onderhoud Afbeelding 20: Gewenste situatie

Indien specifieker naar het huidige en gewenste moment van het inschakelen van een onderhoudsdeskundige gekeken wordt, dan blijkt dat hier een aanzienlijk verschil aanwezig is. De onderstaande afbeeldingen tonen het verschil tussen de huidige situatie en de gewenste situatie. De gewenste situatie is gebaseerd op afgenomen interviews en literatuur. De zwarte vakken geven de stappen weer waarbij onderhoud geen rol toegediend krijgt, de oranje stippellijnen zijn de stappen waarbij in enkele gevallen onderhoud een bepalende rol speelt en het oranje vak is de stap waarbij onderhoud meegenomen wordt.


Tijdens het onderzoek is gekeken naar het moment waarop onderhoud betrokken wordt bij het aanbiedingsproces, daar is uit gebleken dat momenteel het onderhoud te laat betrokken wordt bij het aanbiedingsproces. Allereerst wordt het ontwerp opgesteld en vervolgens wordt het onderhoudsplan gemaakt. De afbeelding van de gewenste situatie laat zien dat onderhoud en ontwerp samen dienen te lopen waardoor beide onderdelen vervaardigd en op elkaar afgestemd kunnen worden. De literatuur geeft aan dat het van belang is vanaf de start van het ontwerpproces de gevolgen omtrent het onderhoud in kaart te brengen en mee te nemen bij het maken van ontwerpkeuzes. Indien dit niet gebeurt, worden het ontwerp en het onderhoudsplan separaat van elkaar gemaakt, waardoor geen afstemming en optimalisatie van de Total Cost of Ownership plaatsvindt.

47


Samenstellen voorbereidingsteam

Kick-off houden


Voorbereidingsteam besprekingen



Overdracht naar Voorbereiding



Overdracht naar Voorbereiding

Afbeelding 21: Huidige situatie onderhoud

Samenstellen voorbereidingsteam

Kick-off houden


Voorbereidingsteam besprekingen

Afbeelding 22: Gewenste situatie onderhoud

Onderhoud krijgt geen rol toebediend

Onderhoud speelt in enkele gevallen een bepalende rol

Onderhoud wordt meegenomen

Afbeelding 23: Legenda situatie onderhoud

Uit de literatuur blijkt dat het gewenst is om vanaf het eerste moment, de kickoff, onderhoud een rol te laten spelen in het ontwerpproces. Uit de interviews blijkt echter dat in enkele gevallen onderhoud pas bij de voorbereidingsteam besprekingen behandeld wordt, en in sommige gevallen pas bij het opstellen van het Functioneel Ontwerp.


Door het te laat inschakelen van het onderhoud in het ontwerpproces is het niet mogelijk onderhoud en het ontwerp af te stemmen en een onderhoudsvriendelijk ontwerp te vervaardigen. Dit heeft als gevolg dat er geen rekening gehouden wordt met de Total Cost of Ownership en de kans bestaat dat er geen sprake is van optimale kostenbeheersing gedurende de levensduur van het gebouw.

48


3.6.3 Verscheidenheid in aanbiedingen Gebleken is dat het in grote mate persoonsgebonden is hoe een aanbieding ingevuld wordt. De tendermanager beslist over het algemeen welk onderhoudsdeskundig bedrijf benaderd wordt en wanneer. Dit heeft een grote invloed op de aanbieding aangezien gebleken is dat er grote verschillen aanwezig zijn op het gebied van werkwijze, aanbiedingen, databases en benaderde deskundigen. Een vijftal aspecten dragen bij aan de minimale afstemming van nieuwbouw en onderhoud en het verliezen van DBMaanbestedingen. Deze aspecten betreffen: • Aanbiedingen zijn persoonsgebonden • Weinig sprake van uniformiteit • MJOP’s gebaseerd op eigen kennis en ervaring • Onderhoud wordt te laat in het proces betrokken • Kennis gaat verloren

Per aanbieding is afhankelijk van het team hoe het proces inricht en welke aspecten de meeste aandacht krijgen. Binnen Dura Vermeer bestaat een globaal processchema voor tenders, echter bestaat deze slechts uit de globale stappen en is niet vastgelegd wanneer een bepaald onderwerp aan bod dient te komen en wie welke verantwoordelijkheden heeft. Dit heeft als gevolg dat elk team vrij is in het inrichten van het proces, dat heeft echter het gevolg dat er weinig sprake is van uniformiteit in de processen en in de aanbiedingen. Dit is zowel het geval bij het opstellen van een DBM-aanbieding als het opstellen van een MJOP. Bij een voorgaand project zijn twee onderhoudskundige bedrijven benaderd voor het opstellen van een MJOP, deze bedrijven hebben overeenkomstige informatie ontvangen en toch bleken de onderhoudsplannen grote verschillen te bevatten. Deze twee onderhoudsbedrijven zijn Advin en Heijma en betreffen de twee bedrijven die door DVBZW in de meeste gevallen worden ingeroepen voor hun expertise. Eén van de redenen van de grote verschillen in de MJOP’s is dat de MJOP’s op eigen kennis en ervaring gebaseerd worden en geen gebruik kan worden gemaakt van een algemene database. Het te laat inschakelen van onderhoud is tevens één van de vijf aspecten en zorgt voor een matige afstemming van onderhoud en ontwerp. Door de eigen invulling aan het proces kan elk team zelf bepalen wanneer onderhoud betrokken wordt bij het ontwerpproces. Dit leidt in enkele gevallen tot het te laat betrekken van onderhoud. Het laatste aspect betreft het verlies van kennis door te weinig overdracht en het niet vastleggen van beslissingen en overwegingen. Indien niet vastgelegd wordt waarom een bepaalde keuze gemaakt is, kan op een later moment niet teruggegrepen worden naar de kennis


Afbeelding 24: Aspecten minimale afstemming nieuwbouw en onderhoud

49


die op dat moment voor handen was. Dit heeft als gevolg dat extra tijd nodig is om dezelfde kennis te vergaren en dat de kans op foute keuzes vergroot wordt. Aangezien Dura Vermeer Bouw Zuid West de onderhoudsplannen niet zelf vervaardigd, is bij elke DBM-aanbesteding sprake van een zekere afhankelijkheid van een externe partij. Echter niet bij elke aanbieding wordt dezelfde partij benaderd voor het vervaardigen van het MJOP, in het verleden heeft dit geleid tot verscheidenheid in de plannen. De verschillen komen voort uit andere werkwijzen, databases, software en ervaringen. Onderhoudsdeskundigen Voor het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan kan DVBZW verscheidene bedrijven benaderen. Zo heeft Dura Vermeer binnen de regio Zuid West een tweetal bedrijven werkzaam op het gebied van onderhoud, dit zijn Advin en Heijma. Verder worden er in enkele gevallen tevens bedrijven buiten Dura Vermeer benaderd, zo is afgelopen jaar bij de aanbesteding van Eurojust ISS benaderd. Advin Advin is in 1989 ontstaan vanuit het Technische Stafbureau van Vermeer in een tijd waarin meer vraag ontstond naar onafhankelijk kennis. Inmiddels is Advin uitgegroeid tot een multidisciplinair advies- en ingenieursbureau, actief in bouw, infrastructuur en industrie. Het bedrijf is werkzaam in alle fasen, van beleid tot realisatie, en werkt aan projecten van zowel Dura Vermeer als externe opdrachtgevers (Dura Vermeer). Advin dient voor DVBZW als adviesbureau, mede op het gebied van onderhoud. Indien voor een aanbesteding een MJOP opgesteld dient te worden, kan DVBZW Advin benaderen.


Heijma Dura Vermeer Bouw Heijma is een zelfstandig bedrijf binnen de Divisie Bouw en Vastgoed. Als bouwer is Heijma actief in zowel woning- als utiliteitsbouw. De hoofdactiviteiten bestaan uit vervangende nieuwbouw, duurzaam verbeteren, (planmatig) onderhouden en renoveren en vastgoed op het gebied van wonen, werken en leven (Dura Vermeer). Heijma dient voor DVBZW als advies en uitvoerend bedrijf, indien een MJOP opgesteld dient te worden en/ of het onderhoudstechnische werk uitgevoerd dient te worden, kan DVBZW Heijma benaderen.

50

Overige onderhoudsdeskundigen ISS Facility Services is een van ‘s wereld grootste facilitaire dienstverleners en heeft een afdeling gericht op PPS projecten, ISS Integrated Facility Services. ISS is werkzaam binnen alle stadia van het tenderproces, zo adviseert ISS tijdens de dialoogfase architecten en aannemers op facilitair gebied, waardoor de toekomstige exploitatie tijdens de realisatie van het gebouw wordt gewaarborgd. DVBZW heeft in het verleden eenmaal samengewerkt met ISS aan de aanbesteding van Eurojust.


Verschillen in onderhoudsdeskundigen Verschillen tussen Heijma en Advin hebben voornamelijk betrekking op de uitvoerende kant van onderhoud. Uit interviews is gebleken dat het merendeel van de geïnterviewden van mening is dat Heijma de echt uitvoerende onderhoudsdeskundige is en dat Advin te benaderen is in geval van meer ingewikkelde aanbiedingen maar zelf het onderhoud niet uit kan voeren. Daarnaast heeft Heijma de focus enigszins meer liggen op de woningbouw. Het grote verschil tussen ISS enerzijds en Heijma en Advin anderzijds is het feit dat ISS naast onderhoud ook dienstverlening aanbiedt. Tussen Heijma en Advin vindt tevens samenwerking plaats, Advin wordt door Heijma mede ingeleend voor het uitvoeren van conditie metingen. Tabel 2 geeft de verschillen tussen de verschillende onderhoudsbedrijven weer. Tabel 2: Kenmerken onderhoudsbedrijven

Kenmerken Eigen database Opstellen MJOP Uitvoeren onderhoud Facility management Adviserende rol

Heijma x x x

Advin x x

x

ISS x x x x x

Databases De verschillende onderhoudsbedrijven maken gebruik van verschillende databases. Tijdens het Participerend Observeren zijn reeds een aantal knelpunten geconstateerd op het gebied van het gebruik van databases. Deze knelpunten betreffen: • Er bestaat geen algemene (Dura Vermeer breed) database waar kengetallen omtrent MJOP’s instaan • MJOP’s worden op persoonlijke ervaring gebaseerd • De onderhoudsbedrijven binnen DV maken gebruik van verschillende software voor het opstellen van MJOP • De database waarop de MJOP’s worden gebaseerd wordt mede bijgewerkt door de software leverancier


Zoals zichtbaar is stellen alle drie de bedrijven MJOP’s op en beschikken ze allen over de kennis op het gebied van onderhoud. Het grote verschil betreft echter dat Heijma naast het opstellen tevens het onderhoud uitvoert maar geen uitgebreide database toepast. Terwijl Advin welk gebruik maakt van een database en vaak ingeschakeld lijkt te worden voor de wat ingewikkelde aanbiedingen. Echter is het zeer persoonsafhankelijk welk bedrijf benaderd wordt, er zijn geen richtlijnen welke voorschrijven een bepaald bedrijf te benaderen indien de opdracht bepaalde aspecten bevat. Dit heeft als gevolg dat de bedrijven vaak op basis van ervaring die opgedaan is tijdens eerdere projecten en een bepaalde mate van ‘vriendjespolitiek’ worden gekozen in plaats van competentie.

51


Elk onderhoudsbedrijf binnen DV heeft een eigen database en is zelf verantwoordelijk voor het aanvullen en bijwerken van de gegevens en kengetallen. Zo maakt Advin gebruik van het programma Homerun, een programma met een database welke eens in de twee jaar bijgewerkt wordt door Homerun en dus niet door Advin zelf. Daarnaast heeft Heijma zelf geen database en wordt er slechts gewerkt met ervaringsgetallen. Binnen Heijma worden de MJOP’s opgesteld in Excel en gebaseerd op eigen kennis en ervaring. Ook bij Advin wil het wel plaatsvinden dat een MJOP opgesteld wordt in Excel. Naast de eigen kengetallen wordt gebruik gemaakt van offertes aangeleverd door onderaannemers. Het blijft echter een feit dat de onderhoudsplannen van zowel Heijma als Advin persoonsgebonden zijn en in bepaalde mate gebaseerd zijn op eigen kennis. Afbeelding 25 geeft weer dat de vier geconstateerde knelpunten het ontstaan van verschillen in databases als gevolg hebben en dat daardoor persoonsgebonden MJOP’s ontstaan samen met een gebrek aan uniformiteit. Geen algemene database

Persoonlijke ervaring Verschil in databases

Persoongebonden MJOP’s -> gebrek aan uniformiteit

Verschillende software

Externen werken database bij

Afbeelding 25: Verschil in databases


Dit heeft als gevolg dat de consistentie in kwaliteit van de onderhoudsplannen moeilijk te garanderen is en het onzeker is of het meest passende plan opgesteld is met de juiste kengetallen. Dit kan het verliezen van punten in de aanbesteding als gevolg hebben.

52

Werkwijzen Zoals reeds duidelijk geworden is, bestaat er een verschil in de manier van werken, de toe te passen kengetallen, en de werkzaamheden. Per aanbesteding wordt bekeken welk bedrijf het beste aansluit bij de betreffende opdracht, deze overweging wordt gemaakt door de tendermanager in kwestie. Dit heeft als gevolg dat de tendermanager op deze wijze een grote invloed uitoefent op het te produceren onderhoudsplan. Uit de interviews is gebleken dat de keuze tussen de onderhoudsbedrijven vaak afhankelijk is van de kennis van de persoon in kwestie, de kennis bij zowel DVBZW als het onderhoudsbedrijf over het onderwerp, het te vervaardigen


project, de capaciteit van het onderhoudsbedrijf en de directie. Er bestaat hier geen leidraad voor. In het verleden is door zowel Advin als Heijma een onderhoudsplan geschreven voor hetzelfde project, hieruit bleek dat door de verschillende werkwijzen en databases een groot verschil bestond tussen de twee plannen. Het is dan ook van belang in het te ontwerpen hulpmiddel een uniformiteit te creëren waardoor werkzaamheden vergelijkbaar worden uitgevoerd en het minder bepalend is welk bedrijf het onderhoudsplan opstelt. Hierbij is het zeer belangrijk dat het hulpmiddel erin voorziet dat alle bedrijven op hetzelfde moment betrokken worden bij het proces en vroegtijdig van de benodigde informatie worden voorzien. Tevens zal in de toekomst gekeken moeten worden naar een uniforme wijze voor het kiezen van het meest geschikte onderhoudsbedrijf voor een specifiek project, dit is echter buiten dit onderzoek gehouden.

3.7

Conclusie


De huidige processen zijn op een dergelijke wijze ingericht waardoor onderhoud en Total Cost of Ownership geen bepalende rol spelen. Ontwerpkeuzes worden gemaakt op basis van andere criteria dan levensduurkosten en onderhoudswerkzaamheden. Dit heeft als gevolg dat de levensduurkosten hoger uitvallen dan nodig is en de onderhoudswerkzaamheden niet in alle gevallen optimaal afgestemd kunnen worden. Verscheidene knelpunten zijn geconstateerd welke dit veroorzaken, middels het hulpmiddel besproken in hoofdstuk 5 wordt getracht dit te vermijden en onderhoud en TCO een bepalende rol te laten spelen in het ontwerpproces.

53



54


Indien vanaf de start van de ontwerpfase rekening gehouden wordt met het betreffende onderhoud kan een grote kosten reductie plaatsvinden

4. Total

Cost of Ownership

Hoofdstuk: Total Cost of Ownership

. 55


Total Cost of Ownership, een wel bekend begrip, is een wijze tot het berekenen van de kosten welke gedurende de gehele levensduur van een gebouw gemaakt dienen te worden. In dit hoofdstuk wordt TCO verder uitgediept.

4.1

TCO

Total Cost of Ownership houdt rekening met alle kosten die gedurende de levensduur van een gebouw gemaakt moeten worden, er wordt dus niet enkel naar de initiële kosten gekeken maar ook naar de kosten welke gemaakt moeten worden omtrent onderhoud, energie, beveiliging en bouwkundige aanpassingen. TCO = CAPEX + OPEX CAPEX (Capital Expenditure) staat voor de initiële kosten en OPEX (Operating Expenditure) betreft de exploitatie kosten. Bij het principe Total Cost of Ownership (TCO) kijken opdrachtgevers, ontwerpers, bouwers en toeleveranciers samen naar de exploitatie-aspecten en het ‘tweede leven’ van het nog te ontwerpen gebouw. (PSIbouw, 2006)


Voor opdrachtgevers gelden de initiële kosten vaak als leidraad, bij een dergelijke wijze van werken wordt echter geen rekening gehouden met de uiteindelijke gebruikswaarde en de exploitatiekosten van het bouwwerk. Gemeten over de gebruiksduur van een gebouw, zijn de initiële kosten maar een klein deel van de Total Cost of Ownership. Voor het aanschouwen van de levensduurkosten is het van belang zo vroeg mogelijk in het bouwproces de kostenconsequenties van keuzes inzichtelijk te maken. (PSIbouw, 2006) Door rekening te houden met de gehele levensduur van het gebouw wordt rekening gehouden met zowel de initiële kosten als de exploitatiekosten, hierdoor wordt voorkomen dat verkeerde bezuinigingen in de investeringskosten leiden tot hogere kosten in de exploitatiefase wat uiteindelijk kan leiden tot een verhoogd totaal aan kosten.

56

TCO kijkt dus naar de balans tussen initiële en toekomstige kosten. Het basis idee is dat door nu wat meer te investeren, de toekomstige kosten verminderd kunnen worden. Tevens kan het leiden tot aanvullende voordelen, zoals verbeterde esthetische kwaliteit, verminderde overlast gedurende renovatie en gepland onderhoud of vergrote inkomsten door het verkrijgen van energie van het gebouw. Veel van deze ontastbare voordelen zijn moeilijk te kwalificeren op een objectieve wijze. Desondanks zijn deze voordelen van belang en is het kostentechnisch gezien bepalend om deze voordelen mee te nemen in de overwegingen. (Roger Flanagan, 1989)

4.2 Het aanbiedingsproces

Volgens Moyde & Moser zijn er vijf stappen te onderscheiden bij een TCO aanpak: • •

Analyseren van de eisen Vertalen van de eisen


• • •

Genereren van alternatieven Evalueren van de Total Cost of Ownership en de eerste optimalisatie van de alternatieven Selecteren en uitwerken van het optimale alternatief

Deze vijf stappen zijn weergegeven in Afbeelding 26 waarin tevens de verschillende fases van een MJOP omschreven staan. Ontwerpfase Schetsontwerp Ontvangen eisen en specificaties

Voorbereidingfase Technisch ontwerp

Functioneel ontwerp MJOP opstellen ahv FO

Optimalisatie ontwerp doorgeven

Optimalisatie MJOP

Analyseren eisen

Vertalen eisen

Genereren alternatieven

Evalueren TCO en eerste optimalisatie alternatieven

Vaststellen MJOP

Selecteren en uitwerken optimale alternatief

Afbeelding 26: Stappen TCO aanpak

De periode waarover de TCO berekend wordt is essentieel, er zijn twee verschillende tijdschalen: • De verwachte levensduur van het gebouw • De geanalyseerde periode Deze twee periodes zijn per definitie niet overeenkomstig. (Roger Flanagan, 1989) De verwachte levensduur van een gebouw kan vele malen langer zijn dan de geanalyseerde periode. De opdrachtgever eist in de uitvraag een bepaalde exploitatieperiode en daarmee wordt de geanalyseerde periode vastgesteld, dit ondanks het feit dat de levensduur van het gebouw wellicht langer kan zijn. Alphonse J. Dell’Isola geeft aan dat hoe eerder in het proces rekening gehouden wordt met TCO, hoe groter het effect, hoe groter de kans op kostenreductie en


Allereerst wordt gestart met het analyseren van de eisen, dit komt overeen met de fasen van het opstellen van het MJOP. Deze eisen worden vervolgens vertaald tot toetsbare criteria waarna alternatieven gegenereerd worden. Dit vindt plaats gedurende het vervaardigen van het functioneel ontwerp. Deze altenatieven worden geëvalueerd op basis van TCO, en aan de hand van deze informatie worden de alternatieven geoptimaliseerd. Gedurende de ontwerpfase wordt het optimale alternatief geselecteerd en vervolgens verder uitgewerkt. Deze selectie en uitwerking vindt reeds plaats voorafgaand aan het indienen van de inschrijfstukken. Echter gedurende de uitwerking van het technisch ontwerp kan het nodig zijn het MJOP aan te passen vanwege ontwikkelingen in het ontwerp.

57


hoe groter de kans op lagere kosten om het te implementeren. Het is dan ook nooit te vroeg om te beginnen met TCO analyses. Afbeelding 27 geeft dit weer. Kosten Geen grote documenten revisie benodigd

Documenten revisie benodigde

Grote documenten revisie benodigd

Potentiele kosten reductie

Netto besparingspotentieel

Varieert per item

Implementatie kosten

Feedback

Concept

Ontwerp

Voorbereiding

Realisatie

Onderhoud & Beheer

Vervanging

Tijd & TCO

Afbeelding 27: Besparingsmogelijkheden per fase met TCO

Indien vanaf de start van de ontwerpfase rekening gehouden wordt met het betreffende onderhoud kan, zichtbaar in de grafiek, een grote kosten reductie plaatsvinden. Indien aan het einde van de ontwerpfase hier pas naar gekeken wordt, is deze mogelijkheid aanzienlijk verminderd.

4.3 TCO berekenen


Eén van de obstakels op het gebied van het berekenen van TCO is het ontbreken van een format.

58

TCO betreft alle kosten benodigd voor het verkrijgen van het product en welke zich in het gebruik en onderhoud voordoen gedurende de gebruiksduur, hierbij kan onderscheid gemaakt worden in directe kosten en indirecte kosten. Onder directe kosten vallen onder andere de initiële aanschafkosten, de onderhoudskosten en energiekosten. Indirecte kosten betreffen onder andere schoonmaakkosten. Er wordt naar het geheel aan kosten gekeken bij het maken van een beslissing, de optie welke in aanschaf de beste keuze lijkt, kan op het lange termijn wel een zeer negatieve keuze zijn. (Weinschenk, 2008) TCO betreft niet alleen de kosten van de investering maar tevens de kosten omtrent instandhouding, vervanging en sloop. Verschillende benaderingen omtrent TCO zijn te vinden. Voor het vaststellen van de formule voor TCO is gezocht naar de meest geschikte benadering. Gebleken is echter dat er verschillen aanwezig zijn tussen de enkele aanwezige modellen en er geen geschikt model bestond voor Dura Vermeer. Om toch in staat te zijn om een formule op te stellen zijn een aantal modellen (ICLEI, 2015) (Smart-SPP, 2015) aanschouwd. Deze modellen dienen als input voor het opstellen van het hulpmiddel.


De algemene berekening TCO = CAPEX + OPEX

van

TCO

betreft,

zoals

reeds

vermeld:

CAPEX en OPEX worden beide opgebouwd door verschillende kosten, deze kostenposten zijn zichtbaar in Tabel 3. CAPEX wordt opgebouwd uit de aanschafkosten en betreft daarmee de initiële zijde van de kosten. OPEX wordt in ieder geval opgebouwd uit onderhouds-, vervangings-, sloop-, en energiekosten. Afhankelijk van het gebouw kan deze kostenpost aangevuld worden met overige kosten, zoals logistieke kosten, leegstandkosten of engineeringskosten. Echter is dit in dergelijke mate afhankelijk van het te vervaardigen gebouw dat deze posten niet opgenomen zijn in de basisformule. Tabel 3: CAPEX en OPEX

CAPEX

OPEX

Aanschafkosten

Onderhouds- en reparatiekosten Vervangingskosten Sloopkosten Energiekosten Overige kosten

Indien dit uitgeschreven wordt, ontstaat de volgende formule: TCO = Cp + (Cm + Cr + Cex + Ce + Ca) De afkortingen worden in Tabel 4 verklaard.

Afkorting

Omschrijving

C

Kostenpost

p

Aanschafkosten

m

Onderhouds- en reparatiekosten

r

Vervanging

ex

Sloopkosten

e

Energiekosten

a

Overige kosten


Tabel 4: Afkortingen formule TCO

59


Bij het berekenen van de TCO komen tevens de aspecten omtrent discontovoet en inflatierente kijken. Deze dienen tevens meegenomen te worden in de overwegingen. De discontovoet wordt bepaald volgens de langetermijninterestvoet. Het wordt gebruikt om de toekomstige cash flow om te vormen tot contante-waardekosten. Dit is van belang aangezien de toekomstige kosten niet zoveel ‘waard’ zijn als de kosten welke vandaag gemaakt worden. De discontovoet bepaalt in welke mate de toekomstige kosten minder waard zullen zijn. Met behulp van deze methode is het mogelijk alle kosten, zowel de huidige als de toekomstige, te vergelijken op basis van hun ‘contante waarde’. Daarnaast dient tevens rekening gehouden te worden met de inflatie. Indien de reële TCO berekend wordt, is het van belang de inflatie uit de vergelijking te halen. Dit betreft de percentuele verhoging van de prijsniveaus in de tijd en wordt berekend op een prijsindex, vaak de consumentenprijsindex. Voor het vinden van de discontovoet kan de nominale interestvoet toegepast worden, hierin is tevens reeds de inflatie toegevoegd. (spp, 2011) Met behulp van deze informatie is het mogelijk de formule uit te breiden: TCO = Netto contante waarde van alle aanschafkosten (inclusief periodieke investeringen), onderhoudskosten, vervangingskosten, sloopkosten, energiekosten, arbeidskosten en overige kosten. TCO = ∑ Cp/(1+i-j)t + ∑ Cm/(1+i-j)t + ∑ Cr/(1+i-j)t + ∑ Cex/(1+i-j)t + ∑ Ce/(1+i-j)t + ∑ Ct/(1+i-j)t + ∑ Ca/(1+i-j)t In Tabel 5 worden de afkortingen verklaard.


Tabel 5: Afkortingen formule TCO

60

Afkorting

Omschrijving

∑

Som van de betreffende kostenpost gedurende de periode

i

Discontovoet (nominaal)

j

Inflatierente

t

Tijdstip van de cash flow

4.4 TCO binnen DVBZW

DVBZW is momenteel niet tot weinig met TCO bezig. Voor DBM aanbestedingen worden onderhoudsplannen opgesteld, alleen worden deze plannen aan het einde van het aanbestedingsproces opgesteld. Hierdoor kan geen invloed meer uitgeoefend worden op de kosten, op het ontwerp, of tijdens bepalende keuzemomenten. De kennis voor het opstellen van een MJOP en het rekenen met TCO is volgens een merendeel van de geïnterviewden wel aanwezig binnen het bedrijf, echter


niet voldoende. Er zijn een aantal mensen welke enige kennis op het gebied van onderhoud, echter een specialist is niet aanwezig. Hiervoor moet momenteel een zusterbedrijf benaderd worden. Dit hoeft geen probleem te vormen echter blijkt dat dit niet in alle gevallen ook daadwerkelijk gebeurt of dat de samenwerking en afstemming niet optimaal is. Voor het juist toepassen van TCO is het van belang dat keuzes omtrent het ontwerp en alternatieven en optimalisaties van MJOP’s gebeuren op basis van TCO-berekeningen. Indien de gevolgen voor TCO meegenomen worden in de overwegingen is inzichtelijk welke gevolgen een bepaalde keuze heeft op de totale kosten. Middels het berekenen van de TCO is het mogelijk goed geïnformeerd een keuze te maken wetende wat het betekent voor de toekomst. Het hulpmiddel dient te voorzien in een leidraad tot het berekenen van de TCO van het ontwerp en keuzes vanaf de start van het ontwerp te maken met behulp van deze berekeningen. Voor een juiste implementatie van TCO is het van belang dat vanaf het moment dat gestart wordt met het ontwerpen, rekening gehouden wordt met zowel het benodigd onderhoud alswel TCO. Keuzes welke gemaakt worden gedurende het ontwerpen hebben onder andere invloed op de materialen, kosten en werkzaamheden. Indien op het keuzemoment reeds inzichtelijk is wat de alternatieven betekenen op het gebied van onderhoud en Total Cost of Ownership is het mogelijk weloverwogen een keuze te maken. Dit ondermijnt niet het architectonische aspect het vergroot slechts het bewustzijn. Uit de interviews is gebleken dat binnen DVBZW TCO weinig tot geen invloed heeft op keuzes welke gemaakt worden gedurende de ontwerpfase. Zo is reeds gebleken dat het opstellen van het MJOP te laat begint en het beoordelen van zowel het ontwerp als het MJOP niet aan de hand van TCO plaats vindt.

4.5 Factoren van TCO

Een veel voorkomend risico betreft het vergeten van onderdelen bij het berekenen van de TCO indien geen format voorhanden is. Indien er geen format is voor het opstellen van een TCO berekening is het eenvoudig onderdelen te vergeten of onjuist mee te nemen. Daarnaast wordt om een grote eigen inbreng van de betrokkenen gevraagd terwijl de benodigde kennis in een groot deel van de gevallen niet voorhanden is. Dit heeft als mogelijk gevolg dat de TCO ofwel niet wordt berekend ofwel onjuist wordt berekend. Daarnaast is het ontbreken van een optimaal onderhoudsplan en het niet behalen van de laagst mogelijke TCO tevens een reëel risico. Indien het belang van TCO niet ingezien wordt, bestaat het risico dat hier geen aandacht aan besteed wordt. Wat tevens het niet realiseren van het optimale ontwerp, en


Bij het implementeren van TCO zijn verscheidene factoren van belang, deze factoren kunnen zowel kansen als risico’s betreffen. Gedurende het uitgevoerde onderzoek zijn deze naar voren gekomen, ze worden in Tabel 6 benoemd.

61


vervolgens het mislopen van de aanbesteding als gevolg kan hebben. Door de focus gedurende het aanbiedingsproces op de initiële kosten te leggen in plaats van TCO, bestaat de kans dat een ontwerp ontwikkeld wordt welke vanuit het oogpunt van onderhoud niet wenselijk is.


Het merendeel van de onderstaande factoren betreft het ontbreken van een format en de focus op de initiële kosten. Middels het opstellen van een hulpmiddel, waarin het proces omtrent het opstellen van een DBM-aanbieding omschreven wordt met daarbij de benodigde informatie en beslissingsmomenten omtrent TCO, worden deze factoren ondervangen en omgezet tot kans.

62


Onderwerp Format TCO

Factoren Geen Format TCO

Kans Eigen invulling en inbreng

Gevolg Vergeten van onderdelen, ondergeschiktheid

Eigen invulling berekening TCO

Eigen invulling en inbreng

Eigen inbreng en initiatief noodzakelijk

Eigen invulling en inbreng

Focus op onderhoud ontbreekt Optimalisatie ontwerp op basis van initiële kosten Focus op onderhoud ontbreekt Keuzes worden gebaseerd op initiële kosten Inzicht in onderhoud en uitvoering

Geschikt ontwerp

Vergeten van onderdelen, ondergeschiktheid, grotere kans op fouten Door de noodzakelijkheid van eigen inbreng, inzicht en initiatief kan de stap tot het opzetten van een berekening te groot worden Optimalisatie van het ontwerp gebeurt op basis van initiële kosten Geen optimaal onderhoudsplan en hogere TCO Geen optimaal MJOP en hogere TCO

Datacollectie

Geen database

Eigen inbreng

Onderhoud

Te laat rekening mee gehouden Geen uitvoering van TCO binnen DVBZW

Alle opties staan open Mogelijkheid tot vernieuwing aanbiedingsproces

Beslissingsmomenten

Materiaalkeuze

Initiële kosten

Ontwerpfase

TCO

Geschikt ontwerp Geschikte materialen ontwerp Alle opties staan open Alle opties staan open

Geen optimaal onderhoudsplan en hogere TCO Gedurende de ontwerpfase is niet altijd inzicht in het benodigde onderhoud en de wijze van uitvoering Het opstellen van de berekening vraagt om veel eigen kennis en bemoeilijkt het berekenen Geen optimaal MJOP en hogere TCO Indien TCO niet een bekend onderdeel wordt binnen DVBZW bestaat het risico dat DBM aanbestedingen verloren worden


Tabel 6: Factoren TCO

63


4.6 Conclusie

Total Cost of Ownership speelt een grote rol in de combinatie van nieuwbouw en onderhoud. Ten behoeve van een geschikte implementatie van een werkwijze, welke TCO leidend maakt in overwegingen gedurende de aanbiedingsfase, zijn enkele bevindingen gedaan. Deze bevindingen worden hier nogmaals kort benoemd.


Voor het juist toepassen van TCO is het van belang dat keuzes omtrent het ontwerp en onderhoud, alternatieven van MJOP’s en optimalisaties gebeuren aan de hand van TCO berekeningen. Indien de gevolgen voor TCO meegenomen worden in de overwegingen is inzichtelijk welke gevolgen een bepaalde keuze heeft op de kosten. Middels het berekenen van de TCO is het mogelijk goed geïnformeerd een keuze te maken wetende wat het betekent voor de toekomst. Het hulpmiddel, voortkomende uit de ontwerpfase, dient te voorzien in een leidraad tot het berekenen van de TCO en te zorgen dat keuzes vanaf de start van het ontwerp gemaakt worden met behulp van deze berekeningen. Voor een juiste implementatie van TCO en de juiste uitwerking is het van belang dat vanaf het moment dat gestart wordt met het ontwerpen, rekening gehouden wordt met zowel het benodigd onderhoud alswel de TCO. Keuzes welke gemaakt worden gedurende het ontwerpen hebben onder andere invloed op de materialen, kosten en werkzaamheden. Indien op het keuzemoment reeds inzichtelijk is wat de alternatieven betekenen op het gebied van onderhoud en Total Cost of Ownership is het mogelijk weloverwogen een keuze te maken. Uit de interviews is gebleken dat binnen DVBZW TCO weinig tot geen invloed heeft op keuzes welke gemaakt dienen te worden gedurende de ontwerpfase. Zo is reeds gebleken dat het opstellen van het MJOP te laat begint en het evalueren van zowel het ontwerp als het MJOP niet aan de hand van TCO en niet gecombineerd plaatsvindt. Het is dan ook van belang dat het hulpmiddel voorziet in het integreren van TCO in de besluitvorming en afstemming van de nieuwbouw en onderhoud.

64


Uit onderzoek is gebleken dat het van belang is vanaf de start van het aanbiedingsproces rekening te houden met onderhoud en TCO en gevolgen van keuzes omtrent deze twee aspecten inzichtelijk te maken

Inrichting van het nieuwe proces 5.

Hoofdstuk: Inrichting van het nieuwe proces

. 65


In de voorgaande hoofdstukken is reeds het onderzoek en het huidige aanbiedingsproces gepresenteerd. Er is geconstateerd wat de huidige wijze van aanbieden is en welke knelpunten aanwezig zijn in dat proces. In dit hoofdstuk wordt het hulpmiddel gepresenteerd, dit hulpmiddel ondervangt deze knelpunten en dient als middel tot het behalen van de doelstelling. Aan de hand van de verkregen informatie door het reeds beschreven onderzoek is een Programma van Eisen opgesteld, welke in de eerste paragraaf van dit hoofdstuk behandeld wordt. Dit Programma van Eisen geeft weer waaraan het hulpmiddel dient te voldoen, en is een verwoording en conclusie van alle bevindingen welke gedaan zijn gedurende het onderzoek. Na het PvE wordt vervolgens overgegaan tot het ontwerp van het hulpmiddel en het daadwerkelijke product dat gedurende de afstudeerperiode vervaardigd is.

5.1

Programma van eisen

Het Programma van Eisen vormt de basis van het ontwerp en bestaat uit een elftal eisen en een drietal wensen. Uit het onderzoek is gebleken aan welke eigenschappen het hulpmiddel dient te voldoen. Gebleken is dat het van belang is vanaf de start van het aanbiedingsproces rekening te houden met onderhoud en TCO en gevolgen van keuzes omtrent deze twee aspecten inzichtelijk te maken. Daarnaast ontbreekt het in het huidige proces aan uniformiteit en is de invulling van het proces in grote mate persoonsafhankelijk. Deze bevindingen zijn verwerkt tot het Programma van Eisen. 5.1.1 Eisen Eisen zijn criteria welke in acht genomen dienen te worden bij het ontwerpen van het hulpmiddel en waar het hulpmiddel aan dient te voldoen ten behoeve van het behalen van de gestelde doelstelling. Eisen aan het te ontwerpen hulpmiddel zijn: 




66



 



Vanaf de start van de ontwerpfase moeten de bijbehorende onderhoudswerkzaamheden inzichtelijk gemaakt worden o Bij aanvang dient de benodigde informatie omtrent het opstellen van een MJOP beschikbaar te zijn Middels het hulpmiddel moet voor elk project de Total Cost of Ownership berekend kunnen worden Middels het hulpmiddel moeten gevolgen van (ontwerp)keuzes voor de TCO inzichtelijk gemaakt worden o Gevolgen voor TCO omtrent (ontwerp)keuzes dienen vanaf de start van het ontwerpproces inzichtelijk gemaakt te worden Ontwerpkeuzes moeten, naast de reeds aanwezige criteria, gemaakt worden op basis van TCO en het bijbehorende onderhoud Het hulpmiddel dient te zorgen voor een uniforme wijze van werken op het gebied van een DBM aanbesteding o Het hulpmiddel dient naast uniformiteit, de mogelijkheid te hebben tot kleine aanpassingen indien de situatie of uitvraag daarom vraagt Middels het hulpmiddel dient de focus van de aannemer op de gebruiksfase komen te liggen, door gedurende de aanbiedingsfase reeds inzichtelijk te maken wat de gevolgen voor de gebruiksfase zijn


 

Project specifieke informatie moet worden overgedragen doormiddel van integrale samenwerking, aan de hand van het hulpmiddel Het te ontwerpen proces moet aansluiten bij het beleidsplan 2014-2017 van Dura Vermeer Bouw Zuid West

Symptomen

Kernproblemen

Indien de bovenstaande eisen vergeleken worden met de aanleiding tot dit onderzoek, dan blijkt dat middels het opstellen van een hulpmiddel welke voldoet aan de bovenstaande eisen de gevonden kernproblemen en aanleiding ondervangen worden. De twee volgende afbeeldingen geven een korte terugblik op de aanleiding van het onderzoek, bij beide afbeeldingen wordt omschreven op welke wijze de opgestelde eisen bijdragen aan het oplossen van de aanleiding en het behalen van de doelstelling.






S. Het DBM proces bevat een groot aantal stappen en partijen wat het proces complex maakt





Kernprobleem H en kernprobleem Q worden behandeld door het opstellen van een hulpmiddel welke voorziet in een consistente wijze van werken. Door de eis omtrent de uniformiteit van het proces, wordt gewaarborgd dat de procesinvulling niet langer persoonsgebonden is. Kernprobleem B, en in zekere zin tevens kernprobleem O, wordt gewaarborgd door de eis welke de uniformiteit omschrijft en middels het opstellen van een hulpmiddel welke de benodigde aandacht voor onderhoud vastlegt. Kernprobleem S wordt ondervangen middels het opstellen van een hulpmiddel waarbij alle stappen omschreven worden in combinatie met de betreffende functie en bijbehorende informatie. Middels het opstellen het hulpmiddel welke de gevolgen van keuzes inzichtelijk maakt, wordt de focus van de aannemer (kernprobleem R) tevens op de gebruiksfase gelegd. Middels het opstellen van het hulpmiddel welke voldoet aan de gestelde eisen worden tevens de symptomen behandeld. Zo wordt Symptoom G opgeheven door het garanderen van het tijdig inschakelen van onderhoud en wordt Symptoom E behandeld door de eis welke stelt dat ontwerpkeuzes gemaakt


Afbeelding 28: Kernproblemen en symptomen

67


dienen te worden aan de hand van TCO. Symptoom J wordt ondervangen middels het waarborgen van de informatie overdracht en Symptoom U door het tijdig inschakelen van alle partijen. Mislopen van DBM-aanbestedingen Onvoldoende integratie van onderhoud in het aanbestedingsproces

H. Er bestaat geen omschreven proces voor het opstellen van een MJOP binnen DV

Q. Er bestaat binnen DV geen basis proces voor het aanpakken van een DBM aanbestedingsproces

S. Het DBM proces is complex


Te weinig aandacht voor levensduurkosten van een gebouw binnen DV


B. De overdracht van kennis binnen Dura Vermeer is beperkt

Afbeelding 29: Aanleiding onderzoek


Kijkende naar Afbeelding 29 wordt duidelijk dat de twee belangrijkste gevolgen van de kernproblemen “Onvoldoende integratie van onderhoud in het aanbestedingsproces’ en ‘Te weinig aandacht voor levensduurkosten van een gebouw binnen DV’ betreffen. Deze twee gevolgen worden opgeheven met behulp van het te ontwerpen hulpmiddel. Dit wordt gewaarborgd door de eisen welke het inzichtelijk maken van onderhoud en TCO betreffen en de eis welke stelt dat ontwerpkeuzes gemaakt dienen te worden op basis van TCO en het bijbehorende onderhoud. Dit alles draagt bij aan het vergroten van de kans tot het succesvol doorlopen van een DBM-aanbesteding.

68

5.1.2 Wensen Naast de hierboven gestelde eisen zijn vanuit Dura Vermeer enkele aanvullende wensen naar voren gekomen waarvan het wenselijk is indien het hulpmiddel hieraan voldoet. Wensen zijn kenmerken waaraan het hulpmiddel niet beslist dient te voldoen maar welke wel een doorslaggevende rol kunnen spelen in geval van variantenkeuzes en waarvan het wenselijk is indien het hulpmiddel op een dergelijke wijze ingericht kan worden zodat het hieraan voldoet. De wensen omtrent het te ontwerpen hulpmiddel betreffen:   

Het hulpmiddel kan ook voor marketing activiteiten gebruikt worden Het aantal stappen van het proces wordt verminderd Een bedrijfsalgemene database toepassen welke gebaseerd is op kengetallen vanuit ervaringen omtrent reeds uitgevoerde projecten

5.2 Ontwerp hulpmiddel

Het Programma van Eisen (PvE) voorziet in een raamwerk waaraan het hulpmiddel dient te voldoen opdat de doelstelling behaald wordt. Om te kunnen voldoen aan het PvE en de doelstelling bestaat het hulpmiddel uit twee


onderdelen: allereerst een procesomschrijving van het nieuwe aanbiedingsproces en daarbij een rekenmodel welke toegepast kan worden voor het berekenen van de Total Cost of Ownership. Om het hulpmiddel aan te laten sluiten bij Dura Vermeer heeft met betrokkenen overleg plaatsgevonden over hoe het hulpmiddel eruit dient te zien en op welke wijze het geïmplementeerd kan worden. Binnen Dura Vermeer wordt veel met het Lean-principe gewerkt. Bij het inrichten van een proces bestaan drie toestanden binnen Lean:  Current state  Future state  Dream state De Current state betreft de huidige situatie, de Future state betreft de verbeterde situatie welke direct door te voeren is en de Dream state betreft een droom situatie waar naartoe gewerkt moet worden aangezien deze niet direct haalbaar is. Om het hulpmiddel op een succesvolle wijze in te kunnen voeren en tevens een toegevoegde waarde in toekomst te laten hebben, is het Leanprincipe aangehouden. Voor het opstellen van het hulpmiddel is zowel de Future als de Dream state bekeken. Met het uitvoeren van het Participerend Observeren is de Current state in kaart gebracht. De doelstelling van het afstudeeronderzoek betreft: Het ontwerpen van een hulpmiddel waarin het gewenste proces omtrent de integratie van een MJOP in een DBM-aanbesteding omschreven wordt waardoor onderhoud vanaf de start geïntegreerd wordt in het aanbestedingsproces en product-, materialiserings- en detailleringskeuzes gemaakt worden op basis van Total Cost of Ownership.

Deze drie aspecten zijn op de volgende wijze ondervangen met behulp van het hulpmiddel: Een procesomschrijving van een DBM-aanbieding waarin nieuwbouw en onderhoud gecombineerd worden en keuzes gemaakt worden aan de hand van TCO. Om dit mogelijk te maken is tevens een rekenmodel gemaakt voor het berekenen van de TCO van het betreffende ontwerp. Deze twee producten zijn opgesteld voor de Future state. Dit betekent dat deze producten op een dergelijke wijze ingericht zijn, zodat ze binnen redelijke tijd toepasbaar zijn voor Dura Vermeer. Daarnaast is verder gekeken en een opzet gemaakt voor het proces horende bij de Dream state, hierin wordt de ideale situatie omschreven. Naast deze procesomschrijving is een Programma van Eisen opgesteld voor het bijbehorende en nog te ontwikkelen (software) programma voor TCO.


Deze doelstelling betreft een drietal aspecten, namelijk:  Combinatie van nieuwbouw en onderhoud  Berekenen van TCO  Bewustwording

69


Voor de bewustwording van alle partijen wordt een presentatie gehouden waarmee het belang benadrukt wordt en het hulpmiddel uitgelegd zal worden. Tevens is een korte film ontwikkeld welke het belang van TCO onderstreept. De volgende afbeelding geeft de samenhang tussen de doelstelling en het hulpmiddel weer. Het ontwerpen van een hulpmiddel waarin het gewenste proces omtrent de integratie van een MJOP in een DBM-aanbesteding omschreven wordt waardoor onderhoud vanaf de start geïntegreerd wordt in het aanbestedingsproces en product-, materialiserings- en detailleringskeuzes gemaakt worden op basis van Total Cost of Ownership.

Bewustwording

Current state

Combinatie van nieuwbouw en onderhoud

Berekenen van Total Cost of Ownership

Huidige proces - PO

Onderzoeksresultaten

Future state

Presentatie + film

Procesbeschrijving/ Handboek (toepasbaar)

Excel bestand voor opstellen MJOP/ berekenen TCO

Dream state

Presentatie + film

Procesbeschrijving/ Handboek (‘out-of-the-box’)

Programma van Eisen voor te ontwikkelen programma

Afbeelding 30: Hulpmiddel


Zoals zichtbaar in de voorgaande afbeelding bestaat het hulpmiddel uit een vijftal aspecten:  Procesbeschrijving voor de Future state  Rekenmodel voor de Future state  Procesbeschrijving voor de Dream state  Programma van Eisen voor rekenmodel Dream state  Presentatie voor alle betrokkenen + film

70


5.3

Nieuwe processen

De integratie van onderhoud in een DBM aanbieding vanaf de start van het proces waardoor onderhoud en nieuwbouw afgestemd worden en de Total Cost of Ownership verminderd wordt, dat is het doel van de nieuwe processen. Uit eerder uitgevoerde observaties (Feij, 2014) is gebleken dat de integratie van onderhoud en de invloed van TCO op besluitvorming gedurende het ontwerpproces minimaal is. Middels deze processen wordt getracht de integratie te garanderen en de besluitvorming op het gebied van het ontwerp op basis van TCO te laten plaatsvinden. Zoals reeds in dit hoofdstuk besproken is, is een procesomschrijving opgesteld voor zowel de Future State als de Dream State. Voor een juiste toepassing en uitvoering van de processen is het voor alle partijen van belang inzichtelijk te hebben wat verwacht wordt en wat verwacht mag worden. In bijlage 4 zijn functieprofielen toegevoegd van de meest voorkomende functies is deze processen. De functieprofielen verschaffen deze informatie. Tevens is in bijlage 5 een planning voor het DBM-aanbiedingsproces toegevoegd. Deze planning is uitsluitend ter indicatie en zal per aanbieding aangepast moeten worden aan de hand van de project specifieke eigenschappen.

Afbeelding 31 toont een verkorte weergave van het DBM proces en de afstemming tussen de processen rondom het schetsontwerp en het functioneel ontwerp enerzijds en het proces rondom het opstellen van het onderhoudsplan anderzijds. Voor het opstellen van de nieuwe processen is wederom gebruik gemaakt van BPMN.


5.3.1 Nieuwe processen Future State Het proces is in een viertal processen vertaald, allereerst het algemene DBMaanbiedingsproces, dit betreft een globaal overzicht. Dit proces wordt vervolgens in detail uitgewerkt in een proces rondom het opstellen van het schetsontwerp en een proces rondom het opstellen van het functioneel ontwerp. En aansluitend is een proces rondom het opstellen van het meerjarenonderhoudsplan weergegeven, dit proces loopt mee gedurende het aanbiedingsproces en wordt uitgelicht vanwege het belang van onderhoud.

71



Kick-off

Brainstormsessie

VT besprekingen



MJOP opstellen


Afbeelding 31: DBM aanbiedingsproces

72


5.3.2 Verantwoording nieuw proces: DBM-aanbieding Het doel van het nieuwe proces omtrent het opstellen van een DBM-aanbieding is een juiste afstemming van nieuwbouw en onderhoud en het verlagen van de Total Cost of Ownership van een gebouw. Dit wordt bereikt door de integratie van onderhoud in het aanbiedingsproces en het maken van (ontwerp)keuzes op basis van Total Cost of Ownership. Het huidige aanbiedingsproces is in grote lijnen behouden, het grootste verschil betreft een controle moment waarbij gecontroleerd wordt of het ontwerp op basis van TCO opgesteld is. Indien dit niet het geval is, zal terug gegaan worden in het proces waarna de genomen beslissingen heroverwogen dienen te worden, ditmaal aan de hand van TCO. Er is bewust voor gekozen het proces niet in te grote mate af te laten wijken van het huidige proces aangezien het van belang is dat het eenvoudig te implementeren is en direct uit te voeren is. De knelpunten welke geconstateerd zijn gedurende het Participerend Observeren betreffen: • De overdracht van kennis binnen Dura Vermeer is beperkt • Er is geen gedetailleerd basis proces geformuleerd voor het aanpakken van een DBM aanbestedingsproces • Er moeten veel activiteiten/ stappen doorlopen worden bij een aanbestedingsproces • Er bestaat geen omschreven proces voor het opstellen van een MJOP bij een tenderaanbieding


Deze knelpunten worden ondervangen, allereerst middels het opstellen van een basis proces voor zowel het opstellen van een DBM-aanbieding als het vervaardigen van een MJOP. Tevens wordt door het benoemen van de datastroom in de procesomschrijving de kennis van overdracht gewaarborgd en verbeterd. Het aantal stappen en activiteiten is niet verminderd, echter betrof het knelpunt de onoverzichtelijkheid van de hoeveelheid stappen en middels het vaststellen van het proces is deze onduidelijkheid verminderd. De volgende paragraaf laat het nieuwe proces zien.

73



74


5.3.3

Nieuw proces: DBM

Uitvraag ontvangen

1.

Uitvraag bestuderen 2.

Kick-off houden 3.


VT- besprekingen

4.

5.

Ja

Nee TCO berekend?

Tendermanager

Voorbereidingsteam

Directie


Afbeelding 32: Processchema DBM

6. Ontwerp

+

Functioneel ontwerp opstellen 7.

+

Inschrijf stukken

Onderhoudsplan

Kostenoverzicht


Onderhoudsdeskundige Calculator


Architect


75


Een Design, Build and Maintain aanbieding bestaat uit een aantal componenten welke op elkaar afgestemd dienen te worden. Dit dient te gebeuren op een wijze waardoor het eindproduct de hoogste waardering krijgt van de opdrachtgever op basis van vooraf gestelde criteria. In de voorgaande afbeelding is het basis proces voor het opstellen van een DBM-aanbieding weergegeven. In dit schema wordt in stappen weergegeven welke onderdelen vervaardigd dienen te worden, welke taken uitgevoerd dienen te worden en welke input benodigd is voor het juist uitvoeren van een bepaalde stap. Het schema is gebaseerd op het basisproces van Dura Vermeer en de verkregen kennis op het gebied van DBM. Dit schema laat op globaal niveau zien op welke wijze een DBM-aanbesteding behandeld dient te worden en welke hoofdstappen doorlopen dienen te worden. In de komende hoofdstukken worden enkele stappen verder uitgewerkt en wordt in detail het proces doorlopen.


Processchema DBM Zoals zichtbaar is in Afbeelding 32 start het proces rondom een DBM aanbieding met het ontvangen van de uitvraag. Dit betekent dat de preselectie reeds succesvol doorlopen is en wordt er deelgenomen aan de aanbesteding. Zodra de uitvraag ontvangen is wordt door de directie het voorbereidingsteam (VT) samengesteld. Dit team wordt gevormd door leden van verschillende afdelingen en partners, zoals calculatie, tendermanager, architect en een onderhoudsdeskundige. Van belang is de aanwezigheid van een onderhoudsdeskundige vanaf de start van het proces, zodat vanaf de start van het ontwerpproces rekening wordt gehouden met de gevolgen omtrent onderhoud.

76

Na het samenstellen van het voorbereidingsteam wordt door alle leden van het VT-team de uitvraag doorgenomen, met als doel het bekend worden met het project en de eisen en wensen vanuit de opdrachtgever. Dit doen alle leden afzonderlijk en op basis van de door de tendermanager verstrekte gegevens. Vervolgens wordt door de tendermanager een kick-off geïnitieerd. Bij deze kickoff worden alle leden van het VT-team op de hoogte gebracht van het project en de aanpak van het aanbestedingsproces, deze sessie wordt geleid door de tendermanager. Tijdens de brainstormsessie wordt getracht de werkelijke vraag van de opdrachtgever te achterhalen. Gezamenlijk wordt nagedacht over de eisen en wensen welke voor de opdrachtgever van belang zijn en op welke wijze het ontwerp hierop aan kan sluiten. De voorbereidingsteam besprekingen vinden plaats gedurende het gehele aanbestedingsproces en hebben als doel het bewaken van de voortgang en het afstemmen van de verschillende partijen en belangen. Bij de VT-besprekingen dient het voorbereidingsteam aanwezig te zijn en is het van belang reeds aandacht te besteden aan het aspect onderhoud middels de aanwezigheid van een onderhoudsdeskundige.


Op basis van deze VT-besprekingen worden onder andere een drietal dataobjecten vervaardigd, namelijk het ontwerp, het kostenoverzicht en het onderhoudsplan. Deze data-objecten worden vervaardigd door respectievelijk de ontwerpende partij, de calculator en de onderhoudsdeskundige en vormen input voor de volgende VT-besprekingen. Middels de input vanuit de VTbesprekingen is de architect in staat een ontwerp te vervaardigen waarop vervolgens het kostenoverzicht en het onderhoudsplan gebaseerd kunnen worden. Deze drie objecten dienen op elkaar afgestemd te worden middels Total Cost of Ownership. Door rekening te houden met alle kosten welke gedurende de levensduur van een gebouw gemaakt zullen worden, is het mogelijk tot een ontwerp te komen waarin de totale Total Cost of Ownership zo optimaal mogelijk is. Dit behoeft een goede afstemming van zowel de nieuwbouw en het onderhoud als de initiële kosten en de exploitatie kosten. Ten behoeve van Total Cost of Ownership is een rekenmodel opgesteld, welke als leidraad kan dienen voor het maken van keuzes omtrent het ontwerp gedurende de aanbestedingsfase. Het uiteindelijke ontwerp wordt ontwikkeld middels een schetsontwerp en een functioneel ontwerp, waar bij het schetsontwerp reeds onderhoudsplannen vervaardigd dienen te worden voor varianten om inzichtelijk te krijgen welke onderhoudstechnische gevolgen bepaalde keuzes hebben. Bij het functioneel ontwerp worden de verdere ontwerpkeuzes gemaakt op basis van Total Cost of Ownership, dit betreffen mede materialiserings- en detailleringskeuzes. De laatste stap betreft het indienen van de inschrijfstukken, deze worden vervaardigd na het maken van de definitieve ontwerpkeuzes, het opstellen van het bijbehorende meerjarenonderhoudsplan, het vervaardigen van de inschrijfbegroting en het opstellen van het Plan van Aanpak.

1.

Uitvraag bestuderen 2.

Kick-off houden 3.


VT- besprekingen

4.

5.

Ja

Nee TCO berekend?

Tendermanager

Voorbereidingsteam

Directie

Voorbereidingsteam samenstellen Uitvraag ontvangen

Onderhoudsdeskundige Calculator


Architect

Schetsontwerp opstellen 6. Ontwerp

Onderhoudsplan

Kostenoverzicht

Afbeelding 33: Verschil Future state DBM

+

Functioneel ontwerp opstellen 7.

+

Inschrijf stukken


De nieuwe stappen in dit proces worden in Afbeelding 33 weergegeven, de twee oranje gekleurde vakken zijn nieuw ingevoerd ten opzichte van de huidige processen. Afbeelding 33 laat de verschilllen zien tussen Afbeelding 32 en Afbeelding 15.

77


Procesomschrijving In Tabel 7 worden alle stappen welke bij het proces rondom een DBM aanbieding horen weergegeven. Bij elke stap wordt kort beschreven wat de stap inhoudt en welke functies een rol spelen bij het vervullen van de stap. Hierbij is gebruik gemaakt van de VERI-matrix, een methode om de diverse verantwoordelijkheden binnen een project overzichtelijk weer te geven. Deze verantwoordelijkheden zijn verdeeld over vier categorieën: V Verantwoordelijk Verzorgt de uitvoering E Eindverantwoordelijk Is eindverantwoordelijk voor het resultaat R Raadplegen Moet worden geraadpleegd I Informeren Moet worden geïnformeerd


Deze matrix is toegepast om eenvoudig inzichtelijk te maken welke functies betrokken dienen te worden bij een bepaalde stap en welke rol aan deze functie toegeschreven wordt. Op deze manier is voor alle participanten duidelijk aan wie verantwoording afgelegd dient te worden, wie de coördinerende rol heeft en welke partijen geïnformeerd dienen te worden.

78


Tabel 7: Procesomschrijving DBM


Uitvraag bestuderen

Kick-off houden

Verantwoordelijk: Klant en Markt Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Opdrachtgever Informeren: Tendermanager Voorbereidingsteam samenstellen Het samenstellen van het voorbereidingsteam gebeurt door de directieverantwoordelijke. Deze stelt het team samen op basis van kwalitatieve criteria en op basis van beschikking. Het kiezen van het team is bepalend voor de aanwezige kennis en ervaring gedurende de aanbestedingsfase. Verantwoordelijk: Directieverantwoordelijke Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Tendermanager Informeren: Voorbereidingsteam Uitvraag bestuderen Het bestuderen van de uitvraag dient door alle betrokken partijen en leden van het voorbereidingsteam uitgevoerd te worden voorafgaand aan de Kick-off. Het bestuderen van de uitvraag heeft als doel het doorgronden van het betreffende project en het inzichtelijk krijgen van de eisen en wensen van de opdrachtgever. Verantwoordelijk: Voorbereidingsteam Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Tendermanager Informeren: Voorbereidingsteam Kick-off houden Bij de Kick-off is het van belang dat het gehele voorbereidingsteam en alle betrokken partijen aanwezig zijn. Bij de Kick-off wordt de aanpak van het ontwerpproces vastgesteld en wordt getracht de achterliggende wens van de opdrachtgever te doorgronden. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:

Voorbereidingsteam, Tendermanager Preselectie team Voorbereidingsteam


Uitvraag ontvangen

Uitvraag ontvangen De uitvraag wordt ontvangen door de directie na het doorlopen van de preselectie. De uitvraag vormt de basis voor de op te stellen inschrijfstukken.

79



VT- besprekingen


Ontwerp

80

Onderhoudsplan

Brainstormsessie houden Het houden van de brainstormsessie heeft als doel het achterhalen van de werkelijke vraag vanuit de opdrachtgever. Dit gebeurt met de aanwezigheid van het gehele voorbereidingsteam. Er vindt een brainstormsessie plaats over het ontwerp en de eisen en wensen welke voor de opdrachtgever van belang zijn. Verantwoordelijk: Voorbereidingsteam Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Preselectie team Informeren: Voorbereidingsteam VT-besprekingen VT besprekingen vinden gedurende de aanbestedingsfase met regelmaat plaats. Bij dergelijke besprekingen komen alle betrokkenen bijeen en bespreken de voortgang van het proces en het ontwerp. Het doel van deze besprekingen is het afstemmen van de verschillende disciplines en partijen en het ontwikkelen van de meest geschikte inschrijving. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Data: Ontwerp Aan de hand van de VT-besprekingen en voorgaande bijeenkomsten wordt door de ontwerpende partij het ontwerp opgesteld. Dit dient als input voor de VTbesprekingen en is aan veranderingen onderhevig. Het ontwerp wordt allereerst in schetsvorm ontwikkeld waarna het ontwerp verder uitgewerkt wordt tot een functioneel ontwerp. Verantwoordelijk: Architect Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Data: Onderhoudsplan Aan de hand van de VT-besprekingen en voorgaande bijeenkomsten wordt door de onderhoudsdeskundige het onderhoudsplan opgesteld. Dit dient als input voor de VTbesprekingen en is aan veranderingen onderhevig. Het onderhoudsplan wordt allereerst voor het SO ontwikkeld waarna het ontwerp verder uitgewerkt wordt tot een functioneel ontwerp en het onderhoudsplan tevens aangepast en verder uitgewerkt wordt.



+


+

Verantwoordelijk: Calculator Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Schetsontwerp opstellen Zoals reeds besproken wordt naar aanleiding van de VTbesprekingen een schetsontwerp opgesteld. Dit betreft de eerste ontwerpfase. Dit schetsontwerp dient als basis voor het uiteindelijke ontwerp. Op basis van het schetsontwerp is reeds een kostenoverzicht vervaardigd net als onderhoudsplannen voor de verschillende varianten van het ontwerp. Verantwoordelijk: Architect Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Functioneel ontwerp Na het vervaardigen van het schetsontwerp wordt overgegaan tot het opstellen van het functioneel ontwerp. In deze fase dienen een groot aantal ontwerpkeuzes gemaakt te worden, mede op het gebied van materiaalgebruik en detaillering. Deze keuzes dienen gemaakt te worden op basis van Total Cost of Ownership. Dit betekent dat voor de verschillende varianten van het functioneel ontwerp een TCO berekening dient plaats te vinden welke vervolgens met elkaar worden vergeleken. Met TCO als belangrijk criterium kan vervolgens een weloverwogen keuze gemaakt worden. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:

Architect Tendermanager Voorbereidingsteam Voorbereidingsteam


Kostenoverzicht

Verantwoordelijk: Onderhoudsdeskundige Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Data: Kostenoverzicht Op basis van het ontwerp wordt door de calculator een kostenoverzicht vervaardigd. Dit is een indicatie voor de aanneemsom en kan samen met de budgetindicatie als leidraad dienen voor het ontwerpproces.

81


TCO berekend?

Inschrijf stukken

Check: TCO berekend? Voor verder gegaan kan worden in het proces en het ontwikkelen van het ontwerp is een check-punt ingevoerd. Deze check dient uitgevoerd te worden door de tendermanager en directieverantwoordelijke en betreft het controleren of de TCO berekend is en als meewegend criterium wordt behandeld bij verdere uitwerking van het ontwerp. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Inschrijfstukken De aanbestedingsfase wordt afgesloten middels het indienen van de inschrijfstukken. Dit gebeurt door de tendermanager en directieverantwoordelijke.


Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:

82

Tendermanager Directie Voorbereidingsteam Voorbereidingsteam



5.3.4 Verantwoording nieuw proces: Schetsontwerp Het verschil tussen het huidige en nieuwe proces omtrent omtrent het opstellen van het schetsontwerp betreft met name de rol van onderhoud. Er is vastgesteld dat keuzes slechts gemaakt mogen worden indien de gevolgen omtrent onderhoud bekend zijn. De benodigde input voor de brainstormsessie is zowel de eerste opzet van het schetsontwerp als de randvoorwaarden van het onderhoud. En na het vervaardigen van de alternatieven voor het schetsontwerp worden deze alternatieven beoordeeld op het gebied van onderhoud alvorens een keuze gemaakt wordt. De belangrijkste knelpunten welke geconstateerd zijn in het huidige proces betreffen: • Ontwerpkeuzes op het gebied van materiaal en detailniveau worden niet vastgelegd • Betrokkenen zijn gericht op hun eigen specialiteit en hebben minder aandacht voor overige partijen en belangen Door het nieuwe proces worden de betrokkenen gedwongen tevens rekening te houden met overige partijen. Door gezamenlijk keuzes te maken en het inventariseren van uitgangspunten van de verschillende partijen alvorens een besluitvorming, wordt gewaarborgd dat de keuze aansluit bij alle belangen. Dit betekend dat ontwerpkeuzes niet slechts aan de hand van esthetiek en kosten gemaakt worden maar ook op basis van het benodigde onderhoud. Daarnaast wordt middels het doorlopen van het proces ervoor gezorgd dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de ontwerpkeuzes. Het nieuwe proces is zichtbaar in Afbeelding 34.

83



84


Adviseurs selecteren 6.1

Analyseren eisen 6.2

Eisen vertalen 6.3

Tendermanager

Eisen uitvraag

Nieuw proces: Schetsontwerp

Brainstormsessie houden met VTteam 6.4

Bouwteam planning opstellen 6.5

6.9

Architect Onderhoudsdeskundige Calculator


Brainstorm materialisatie 6.10

Budgetindicatie opstellen 6.6

Eerste opzet Schetsontwerp

Afbeelding 34: Processchema SO

Input adviseurs verkrijgen

6.7 Eisen vanuit uitvraag

Schetsontwerp alternatieven opzetten 6.11

Randvoorwaarden onderhoud 6.8 Eisen vanuit uitvraag

Budgetindicatie


5.3.5

85


Kans en risico analyse 6.14

MJOP concepten bij alternatieven maken 6.13

Schetsontwerp budgetprijs opstellen 6.12


Hoeveelheden

86

Schetsontwerp vaststellen, materialisering nog te bepalen 6.15

Schetsontwerp


Processchema schetsontwerp Aangezien de processen van het schetsontwerp en het functionele ontwerp de verdere uitwerking vormen van het DBM-aanbiedingsproces komen enkele stappen terug in deze procesbeschrijvingen. Dit is echter gedaan om een duidelijk beeld te vormen van de benodigde stappen en het moment waarop deze uitgevoerd dienen te worden. Afbeelding 34 geeft het proces rondom het opstellen van een schetsontwerp (SO) weer. Zoals zichtbaar is start het proces met het ontvangen van de uitvraag. Hierna worden deze eisen geanalyseerd en vervolgens vertaald tot een document waarin de eisen controleerbare randvoorwaarden zijn voor het proces en het ontwerp. Tevens worden bij de start van de ontwerpfase door de tendermanager adviseurs uitgekozen en betrokken bij het proces. Deze selectie vindt plaats aan de hand van kwaliteitscriteria en geschiktheid voor het project. Deze adviseurs lopen in het gehele ontwerpproces mee om op deze manier input te kunnen leveren op het gebied van de betreffende specialiteit.

Zodra deze documenten samen met de randvoorwaarden van het onderhoud en de eerste opzet van het schetsontwerp opgesteld zijn, wordt een brainstormsessie over de materialisatie gehouden. Hierbij dienen in elk geval de architect, tendermanager, onderhoudsdeskundige en calculator bij aanwezig te zijn en afhankelijk van het project tevens adviseurs. Het doel van deze brainstormsessie is inzichtelijk maken welke mogelijkheden op het gebied van materialisatie acceptabel zijn voor zowel de architect, als de onderhoudsdeskundige, als de calculator. Deze kennis wordt vervolgens meegenomen in het opzetten van een aantal varianten van het schetsontwerp, dit wordt door de architect uitgevoerd. Naar aanleiding van deze varianten wordt door de onderhoudsdeskundige een advies opgesteld op het gebied van onderhoud voor elk van deze alternatieven. Hetzelfde wordt uitgevoerd door de calculator welke voor alle varianten een


Na het inzichtelijk maken van de eisen welke in de uitvraag gesteld zijn, wordt een brainstormsessie gehouden. Dit met als doel het opstellen van een plan van aanpak voor de aanbieding en het achterhalen van de wens van de opdrachtgever. Vervolgens stelt de tendermanager een bouwteamplanning en een budgetindicatie op. Deze vormen een leidraad gedurende het aanbiedingsproces en tevens een controlemiddel welke controleert of de uiteindelijke plannen overeenkomen met de vooraf opgestelde uitgangspunten. Naar aanleiding van deze informatie en het document met eisen kan de architect aan de slag met het vervaardigen van een eerste opzet van het schetsontwerp. Deze opzet dient eveneens te voldoen aan de gestelde eisen. Tegelijkertijd richt de onderhoudsdeskundige zich op het opstellen van randvoorwaarden waar het ontwerp aan dient te voldoen. Het ontwerp zal vervolgens aan deze randvoorwaarden getoetst worden. Indien het niet voldoet zullen de verschillende partijen in overleg tot een geschikte uitkomst moeten komen waarbij de focus op de Total Cost of Ownership dient te liggen.

87


budgetprijs bepaalt. Op deze manier zijn zowel de initiële kosten als de exploitatiekosten inzichtelijk en kan bij het kiezen van de variant een weloverwogen keuze gemaakt worden. De tendermanager maakt voor de varianten een kans en risico analyse. Deze is, net als het onderhoudsadvies en de budgetprijzen, op een grof niveau opgesteld. Aangezien het schetsontwerpen betreffen is beperkte informatie beschikbaar. Echter helpen deze analyses bij het maken van een keuze waarbij reeds in bepaalde mate inzichtelijk is welke gevolgen aan die keuze vastzitten. Dit betreft tevens de laatste stap, het vaststellen van het schetsontwerp. De materialisatie is nog te bepalen, dit gebeurt gedurende de uitwerking van het functioneel ontwerp. Het eindproduct van dit proces betreft het schetsontwerp. Afbeelding 35 geeft de verschillen met de huidige processen weer, de groene vakken betreffen stappen die van plaats veranderd zijn. Het selecteren van de adviseurs en het houden van de brainstormsessie vindt nu eerder plaats. De oranje vakken geven stappen aan die nieuw ingevoerd zijn, en in het huidige proces niet aanwezig zijn. Dit betreft onder andere het opstellen van randvoorwaarden voor onderhoud en MJOP concepten voor ontwerpalternatieven. Afbeelding 35 laat de verschillen zien tussen Afbeelding 34 en Afbeelding 16. Adviseurs selecteren 6.1

Analyseren eisen 6.2

Eisen vertalen 6.3


6.4

Tendermanager

Eisen uitvraag

Bouwteam planning opstellen 6.5

Architect Onderhoudsdeskundige Calculator

Brainstorm materialisatie


6.10

6.14

Schetsontwerp vaststellen, materialisering nog vast te stellen 6.15

Schetsontwerp

Budgetindicatie opstellen 6.6



Input adviseurs verkrijgen 6.9

6.7

Schetsontwerp alternatieven opzetten

6.11

Eisen vanuit uitvraag

Randvoorwaarden onderhoud 6.8

MJOP concepten bij alternatieven maken 6.12



6.13 Budgetindicatie


Afbeelding 35: Verschil Future state SO

88

Procesomschrijving schetsontwerp Op de volgende pagina worden de stappen behorende bij het schetsontwerp verder uitgewerkt in Tabel 8.


Tabel 8: Procesomschrijving schetsontwerp

Adviseurs selecteren

Analyseren eisen

Eisen vertalen

Verantwoordelijk: Klant en Markt Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Opdrachtgever Informeren: Tendermanager Adviseurs selecteren Door de tendermanager van het project wordt, in overleg met de directieverantwoordelijke, adviseurs geselecteerd. Dit kan op het gebied van verscheidene specialisaties, zoals installaties, brandveiligheid, en bouwfysische aspecten. Deze adviseurs worden vanaf dat moment betrokken bij het proces om gespecialiseerde input te geven op de ontwerpplannen en bij te dragen aan een integraal en optimaal ontwerp. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Adviseurs Analyseren eisen Voor het ontwerp opgesteld kan worden, is het van belang inzichtelijk te hebben welke eisen gesteld zijn door de opdrachtgever en op welke wijze deze eisen invloed uitoefenen op de ontwerpvrijheid. Deze analyse dient te gebeuren door alle betrokkenen. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Eisen vertalen De eisen welke vanuit de opdrachtgever gesteld zijn dienen op een dergelijke wijze vertaald te worden zodat ze randvoorwaarden vormen voor het proces en ontwerp. Daarbij dient middels een checklist gecontroleerd te kunnen worden of aan deze eisen voldaan is. Deze taak ligt bij de tendermanager. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen:

Tendermanager Directie Voorbereidingsteam


Eisen uitvraag

Eisen – uitvraag Het vervaardigen van het schetsontwerp start met de eisen vanuit de uitvraag. Deze zijn reeds ontvangen door alle betrokkenen en vormen het uitgangspunt voor het ontwerpproces.

89





Bouwteam planning opstellen

90

Budgetindicatie opstellen

Informeren: Voorbereidingsteam Data: Eisen vanuit uitvraag Het product welke volgt uit het vertalen van de uitvraag is een document welke de eisen bevat en op een controleerbare wijze omschrijft waar het ontwerp aan dient te voldoen. Dit document vormt de basis voor het eerste schetsontwerp en de randvoorwaarden vanuit het oogpunt van onderhoud. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Brainstormsessie houden Het houden van de brainstormsessie heeft als doel het achterhalen van de werkelijke vraag vanuit de opdrachtgever. Dit gebeurt met de aanwezigheid van het gehele voorbereidingsteam. Er vindt een brainstormsessie plaats over het ontwerp en de eisen en wensen welke voor de opdrachtgever van belang zijn. Verantwoordelijk: Voorbereidingsteam Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Preselectie team Informeren: Voorbereidingsteam Bouwteam planning opstellen Ten behoeve van de beheersing van het aanbestedingsproces wordt door de tendermanager een bouwteam planning opgesteld. Deze dient gedurende de aanbestedingsperiode gevolgd te worden. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Budgetindicatie opstellen Voor het opstellen van het schetsontwerp wordt door Dura Vermeer een budgetindicatie opgesteld. Er wordt voorafgaand aan het ontwerpen besloten wat de richtprijs is voor het ontwerp en boven welke prijs het niet mag uitstijgen. Deze budgetindicatie wordt aan de architect meegegeven. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:

Tendermanager Directie Voorbereidingsteam Architect


Data: Budgetindicatie Deze budgetindicatie wordt vertaald tot een document welke aangeeft binnen welke prijs het ontwerp dient te blijven.


Randvoorwaarden onderhoud


Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Architect Eerste opzet schetsontwerp Op basis van de eisen welke vertaald zijn vanuit de uitvraag en de sessies welke gehouden zijn met het voorbereidingsteam stelt de architect een eerste opzet op voor het schetsontwerp. Dit ontwerp vormt de basis voor het vervolg en is nog onderhevig aan vele veranderingen. De eerste opzet dient te voldoen aan de eisen welke gesteld zijn in de uitvraag. Verantwoordelijk: Architect Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Randvoorwaarden onderhoud Vanuit de eisen welke gesteld zijn in de uitvraag en de informatie verkregen van de opdrachtgever stelt de onderhoudsdeskundige randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden stellen waar het ontwerp aan dient te voldoen of juist niet mag bevatten vanuit het oogpunt van onderhoud. Aan dit document wordt de eerste opzet van het schetsontwerp vervolgens getoetst voordat er verder gegaan wordt met het ontwerp. Indien het ontwerp er niet aan voldoet dienen de partijen gezamenlijk tot een uitkomst te komen. Waarbij de tendermanager de input en belangen van de verschillende disciplines bewaakt. Verantwoordelijk: Onderhoudsdeskundige Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Tendermanager Informeren: Architect Input adviseurs verkrijgen Het verkrijgen van input van adviseurs betreft het betrekken van adviseurs onder andere op het gebied van installatie, constructie en bouwmethodiek bij het ontwerpproces. Het is van belang dit voorafgaand aan de brainstormsessie te doen, zodat deze partijen tevens hun specialisme kunnen laten spreken. Verantwoordelijk:

Adviseurs


Budgetindicatie

91


Eindverantwoordelijke: Raadplegen:


Tendermanager Adviseurs, Voorbereidingsteam Architect

Informeren: Brainstorm materialisatie Na het opstellen van de bouwteamplanning, de budgetindicatie, de eerste opzet van het schetsontwerp en de randvoorwaarden vanuit het onderhoud wordt een brainstormsessie belegd voor de materialisatie. Bij deze brainstormsessie zijn in elk geval de architect, de tendermanager, de calculator, de onderhoudsdeskundige en eventueel enkele adviseurs aanwezig. Het doel is het bepalen van materialisatie mogelijkheden welke acceptabel zijn vanuit zowel het oogpunt van de architect, als de calculator, als de onderhoudsdeskundige. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen:



92

MJOP concepten bij alternatieven maken

Tendermanager Directie Architect, calculator, onderhoudsdeskundige Informeren: Voorbereidingsteam Schetsontwerp alternatieven opstellen Naar aanleiding van de brainstormsessie omtrent materialisatie worden door de architect alternatieven opgezet voor het schetsontwerp. Deze alternatieven dienen allen te voldoen aan zowel de eisen vanuit de uitvraag, de budgetindicatie, als de randvoorwaarden vanuit het onderhoud en de uitkomst van de brainstormsessie. Verantwoordelijk: Architect Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam MJOP concepten bij alternatieven maken Na het opstellen van een aantal alternatieven voor het ontwerp komt de onderhoudsdeskundige wederom bij het ontwerpproces kijken. Voor alle alternatieven maakt de onderhoudsdeskundige een advies op het gebied van onderhoud. Dit heeft als doel het vroegtijdig signaleren van mogelijke ontwerpkeuzes en toepassingen welke in de onderhoudsfase als zeer ongunstig ervaren kunnen worden. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:

Onderhoudsdeskundige Tendermanager Voorbereidingsteam Voorbereidingsteam



Schetsontwerp vaststellen, materialisering nog vast te stellen

Schetsontwerp

Schetsontwerp budgetprijs opstellen Hetzelfde doet de calculator op het gebied van nieuwbouw kosten. Beide inventarisaties gebeuren op een zeer grof niveau en dienen slechts ter indicatie en onderbouwing voor de afweging tussen de verschillende alternatieven. Verantwoordelijk: Calculator Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Kans en risico analyse Door de tendermanager wordt een kans en risico analyse uitgevoerd voor de verschillende ontwerp alternatieven. Dit gebeurt aan de hand van een checklist en waarschijnlijkheidspercentages. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Schetsontwerp vaststellen, materialisering nog vast te stellen Na het opstellen van verschillende schetsontwerpen welke allen voldoen aan de vooraf gestelde eisen en het vervaardigen van onderhoudsadviezen, budgetprijzen en kans en risico analyses wordt een ontwerp gekozen om in de volgende fase verder uit te werken tot functioneel ontwerp. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Schetsontwerp Het eindproduct van de fase rondom het opstellen van het schetsontwerp is een basis van een ontwerp welke verder uitgewerkt dient te worden en waarvan de materialisering nog bepaald te dient te worden. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:




93


5.3.6 Verantwoording nieuw proces: functioneel ontwerp Het grote verschil tussen het nieuwe en het huidige proces voor het opstellen van het functionele ontwerp betreft de invloed welke TCO en onderhoud uitoefenen. In het nieuwe proces hebben TCO en onderhoud een grote invloed op de besluitvorming, dit in tegenstelling tot het huidige proces. Na het opstellen van alternatieven voor het ontwerp wordt zowel een onderhoudsadvies als een TCO berekening gemaakt voor de alternatieven en mede op basis van deze informatie wordt een voorlopige materiaalkeuze gemaakt. De definitieve materiaalkeuze wordt vervolgens op basis van overige aspecten gemaakt. In het nieuwe proces is een controlemoment ingesteld, waarbij door de directieverantwoordelijke gecontroleerd dient te worden of de TCO berekend is en een bepalende factor is in de voorlopige materiaalkeuze.


Knelpunten welke geconstateerd zijn voor het opstellen van het functioneel ontwerp betreffen: • Ontwerp- en materiaalkeuzes worden gemaakt op basis van initiële kosten in plaats van TCO • Onderhoud expertise wordt te laat in het proces ingeschakeld • Het belang van onderhoud wordt niet door alle partijen ingezien • De focus van DV ligt niet op de gebruiksfase van een gebouw maar op de realisatie • De ontwerpende partij denkt niet altijd aan onderhoudstechnische aspecten • Voor het opstellen van een MJOP is beperkte tijd beschikbaar • De focus ligt op de stichtingskosten in plaats van TCO • Financiële beslissingen worden niet op basis van TCO gemaakt

94

De bovenstaande knelpunten worden ondervangen middels het nieuwe proces. Keuzes dienen gemaakt te worden op basis van TCO in plaats van initiële kosten, dit wordt gewaarborgd door het berekenen van TCO in een vroeg stadium, wanneer (kosten)bepalende keuzes gemaakt worden en het evalueren van deze kosten met de architect, calculator, onderhoudsdeskundige en tendermanager. Het tijdig inschakelen van onderhoud en garanderen van voldoende tijd voor het opstellen van het MJOP wordt gecreëerd door tijdig te starten met het opstellen van onderhoudsplannen voor alternatieven en het betrekken van de onderhoudsdeskundige bij het ontwerpproces waardoor het project bekend is en de benodigde gegevens voorhanden zijn. Door de bovenstaande aanpassingen wordt tevens de focus verschoven van de realisatie naar de gebruikersfase.


5.3.7

Nieuw proces: functioneel ontwerp

Nee

TCO berekenen voor alternatieven mbv rekenmodel 7.4

Schetsontwerp

(Materiaal) alternatieven Functioneel Ontwerp opstellen 7.1

Afbeelding 36: Processchema FO

TCO evalueren met onderhoudsdeskundige, calculator en 7.5 architect

7.6

Ontwerp en onderhoud afstemmen

Voorlopige materiaalkeuze 7.7

Principe constructie en installatie vaststellen 7.8


Alternatieven beoordelen op onderhoudsaspect 7.2

Alternatieven beoordelen op initële kosten 7.3

Inschrijfbegroting opstellen 7.9

Bouwmethodiek vaststellen 7.10


Calculator


Architect

Tendermanager

Directie

TCO berekend?

`Bedrijfbureau


Ja

95


Nee Ja Alle disciplines juist afgestemd?

Functioneel ontwerp toetsen 7.12

Plan van Aanpak opstellen 7.15

Inschrijfstukken samenvoegen

Inschrijf stukken

7.16

Definitieve materiaalkeuze 7.11

MJOP opstellen 7.13

Inschrijfbegroting vaststellen


7.17

96

Bouwtijd + ABK bepalen 7.14


Processchema functioneel ontwerp Het opstellen van het functioneel ontwerp start na het vervaardigen van het schetsontwerp en gaat verder op basis van de eerder gemaakte ontwerpkeuzes. Tijdens het functioneel ontwerp wordt het ontwerp verder uitgewerkt tot het niveau van de inschrijving. De vorige afbeelding geeft de te nemen stappen weer betreffende het ontwikkelen van het functioneel ontwerp. Hierbij ligt de nadruk op de integratie van onderhoud in dit geheel en is minimale aandacht besteed aan de ontwikkeling van onder andere het plan van aanpak, het bepalen van de bouwmethodiek en het vaststellen van de constructieve en installatietechnische principes. Uit eerder uitgevoerd onderzoek, Participerend Observeren (Feij, 2014), is gebleken dat de knelpunten momenteel met name bij de integratie van onderhoud liggen en de overige aspecten relatief goed behandeld worden. Het opstellen van het functioneel ontwerp heeft, zoals reeds benoemd, het schetsontwerp als startpunt. Vanuit hier is het van belang de materialisatie te bepalen, dit gebeurt aan de hand van een goede samenwerking tussen alle partijen. Waarbij naast aandacht voor de initiële kosten en de esthetiek voldoende ruimte is voor onderhoudstechnische aspecten die de keuzes kunnen beïnvloeden. Dit blijkt ook uit de stappen welke in de volgende alinea’s benoemd worden.

De varianten worden door de onderhoudsdeskundige beoordeeld op het onderhoudsaspect. Hierbij wordt gekeken naar de te verwachten onderhoudskosten welke gedurende de exploitatiefase naar voren zullen komen. Daarnaast stelt de tendermanager voor alle alternatieven een Total Cost of Ownership berekening op. Dit heeft als doel het berekenen van alle kosten van een variant gedurende de levensduur van het gebouw, waardoor alle varianten op het gebied van kosten vergeleken kunnen worden. Aan de hand van de verkregen kennis op het gebied van de TCO en het onderhoud wordt door de tendermanager een evaluatiemoment ingepland met de architect, onderhoudsdeskundige en calculator en eventuele adviseurs. Hierbij worden de varianten met elkaar vergeleken en beoordeeld op het gebied van onderhoud en TCO. Afhankelijk van de uitvraag kunnen hier aanvullende partijen bij aanwezig zijn. Dan volgt een zeer bepalend moment in het proces, namelijk een check waarbij de directieverantwoordelijke controleert of voor de varianten de TCO berekend is en of een evaluatiemoment heeft plaatsgevonden waardoor het onderhoud en de TCO bepalende criteria zijn voor de materialisatie. Indien tijdens de check blijkt dat dit niet het geval is, zal dit alsnog uitgevoerd moeten worden en kan


De materialisatie gebeurt op basis van eerder uitgevoerde brainstormsessie omtrent materialisatie en de keuzes welke reeds gedurende het opstellen van het schetsontwerp gemaakt zijn. De architect stelt een aantal varianten op welke voldoen aan de eisen van de uitvraag en passen binnen het ontwerp. Deze varianten vormen vervolgens de basis voor de besluitvorming later in het proces.

97


niet verder gegaan worden met het ontwikkelen van het ontwerp. Indien de check aangeeft dat dit naar voldoening uitgevoerd is, wordt overgegaan tot het afstemmen van het onderhoud en ontwerp. Het afstemmen van het onderhoud en ontwerp volgt uit het evaluatiemoment en dient na de bijeenkomst met name vastgelegd en gecommuniceerd te worden naar de overige partijen. Het is hierbij van belang dat de afstemming op een dergelijke wijze plaatsvindt dat zowel de architect als de onderhoudsdeskundige vanuit hun eigen vakgebied tevreden zijn. Hierna wordt de voorlopige materialisatiekeuze gemaakt. Deze dient nog getest te worden aan een verscheidenheid aan aspecten, waarna deze vervolgens definitief gemaakt kan worden. Zo dienen allereerst de principes rondom de constructie en installaties vastgesteld te worden, dient de bouwmethodiek bepaald te worden en moet de voorlopige inschrijfbegroting opgesteld worden. Zodra dit alles uitgevoerd is, kan de definitieve materiaalkeuze gemaakt worden. De volgende stappen betreffen het toetsen van het functioneel ontwerp aan de weten regelgeving, het opstellen van het onderhoudsplan behorende bij de definitieve materiaalkeuze en het bepalen van de bouwtijd en algemene bouwplaat kosten. Hierna kan het Plan van Aanpak opgesteld worden, welke vervolgens gecontroleerd wordt door de directieverantwoordelijke. Na het afronden van het Plan van Aanpak kunnen de inschrijfdocumenten samengevoegd worden en kan de inschrijfbegroting vastgesteld worden. Hiermee zijn alle inschrijfstukken vervaardigd en kunnen deze ingediend worden. Dit betreft tevens het eindproduct van dit proces. Afbeelding 37 geeft de verschillen weer tussen Afbeelding 36 en Afbeelding 17. De oranje vakken geven de nieuwe stappen aan. Nee

Directie Tendermanager Architect Onderhouds-deskundige Calculator



Schetsontwerp

TCO evalueren met onderhoudsdeskundige, calculator en 7.5 architect

7.6




Principe constructie en installatie vaststellen 7.8

Alternatieven beoordelen op initële kosten

7.12

Plan van Aanpak opstellen 7.15


Inschrijf stukken

7.16

7.11


7.3

Functioneel ontwerp toetsen

Definitieve materiaalkeuze


`Bedrijfbureau


98

Ja

TCO berekend?

MJOP opstellen 7.13



7.9

Bouwmethodiek vaststellen 7.10

7.17

Bouwtijd + ABK bepalen 7.14

Afbeelding 37: Verschil Future state FO

Procesomschrijving Op de volgende pagina worden de stappen behorende bij het functioneel ontwerp verder uitgewerkt in Tabel 9.


Tabel 9: Procesomschrijving functioneel ontwerp

(Materiaal) alternatieven Functioneel Ontwerp opstellen

Alternatieven beoordelen op onderhoudsaspect


TCO berekenen voor alternatieven mbv rekenmodel

Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Alternatieven functioneel ontwerp opstellen Na het vaststellen van het schetsontwerp wordt overgegaan tot het uitwerken van het functioneel ontwerp. Dit start met het opstellen van alternatieven, mede op het gebied van materialisatie. Verantwoordelijk: Architect Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Alternatieven beoordelen op onderhoudsaspect Net als bij de varianten van het schetsontwerp wordt tevens bij de varianten van het functioneel ontwerp door de onderhoudsdeskundige een beoordeling gegeven op het gebied van het benodigde onderhoud. Verantwoordelijk: Onderhoudsdeskundige Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Alternatieven beoordelen op initiële kosten Voor het juist kunnen berekenen van de TCO, is het van belang om naast de onderhoudskosten tevens de nieuwbouwkosten inzichtelijk te hebben. Deze kosten worden bij deze stap voor de verschillende alternatieven berekend. Verantwoordelijk: Calculator Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam TCO berekenen voor alternatieven m.b.v. rekenmodel Aan de hand van de alternatieven welke opgesteld zijn door de architect, berekent de tendermanager de Total Cost of Ownership voor alle alternatieven. Op deze manier wordt inzichtelijk gemaakt welke kosten gemaakt moeten worden gedurende de levensduur van het gebouw en kan duidelijk


Schetsontwerp

Schetsontwerp Het startpunt van het proces rondom het opstellen van het functioneel ontwerp betreft het schetsontwerp.

99


weergegeven worden wat het verschil in kosten is gedurende een bepaalde periode. Voor het berekenen van TCO kan gebruik gemaakt worden van het rekenmodel.

TCO evalueren met onderhoudsdeskundige, calculator en architect


TCO berekend?

100


Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam TCO evalueren met onderhoudsdeskundige, calculator en architect Na het opstellen van de ontwerpvarianten, het bepalen van het benodigde onderhoud en het berekenen van de TCO worden alle alternatieven geëvalueerd. Dit gebeurt in elk geval met de tendermanager, architect, onderhoudsdeskundige en calculator. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Check: TCO berekend? Voordat verder gegaan kan worden in het proces en het ontwikkelen van het ontwerp is een check-punt ingevoerd. Deze check dient uitgevoerd te worden door de tendermanager en directieverantwoordelijke en betreft het controleren of de TCO berekend is en als meewegend criterium wordt behandeld bij verdere uitwerking van het ontwerp. Tevens wordt op dit moment de TCO berekening vergeleken met de eerder opgestelde budgetindicatie. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Ontwerp en onderhoud afstemmen Naar aanleiding van de verkregen informatie op het gebied van ontwerp, onderhoud en TCO is het van belang het ontwerp en onderhoud op een dergelijke wijze af te stemmen waardoor zowel de architect als de onderhoudsdeskundige tevreden zijn en de TCO zo laag mogelijk is. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:

Architect, tendermanager, onderhoudsdeskundige Tendermanager Voorbereidingsteam Voorbereidingsteam


Principe constructie en installatie vaststellen


Bouwmethodiek vaststellen


Voorlopige materiaalkeuze Na het afstemmen van het onderhoud en ontwerp wordt een voorlopige materiaalkeuze gemaakt. Verantwoordelijk: Architect, tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Principe constructie en installatie vaststellen Gedurende de ontwikkeling van het functioneel ontwerp worden door de verschillende adviseurs de principes rondom constructie en installatie uitgewerkt. Dit heeft tevens invloed op het ontwerp en dient meegenomen te worden in het ontwerpproces. Verantwoordelijk: Adviseur Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Inschrijfbegroting opstellen Na het vaststellen van de voorlopige materiaalkeuze en het bepalen van de principes rondom installatie en constructie is de calculator in staat de voorlopige inschrijfbegroting op te stellen. Verantwoordelijk: Calculator Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Bouwmethodiek vaststellen Tevens kan nu de definitieve bouwmethode vastgesteld worden. Dit wordt uitgevoerd door het bedrijfsbureau. Verantwoordelijk: Bedrijfsbureau Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Definitieve materiaalkeuze Na het uitwerken van de installaties, constructie, bouwmethodiek en het opstellen van de inschrijfbegroting wordt gecontroleerd of het ontwerp voldoet aan de vooraf gestelde uitgangspunten. Indien dit het geval is, wordt het ontwerp vastgesteld. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen:

Tendermanager Directie Voorbereidingsteam


Voorlopige materiaalkeuze

101


Alle disciplines juist afgestemd?

Functioneel ontwerp toetsen


MJOP opstellen

102

Bouwtijd + ABK bepalen

Plan van Aanpak opstellen

Informeren: Voorbereidingsteam Check: Alle disciplines juist afgestemd? Na de definitieve materiaalkeuze wordt door de tendermanager gecontroleerd of de inbreng van alle disciplines juist verwerkt is. Daarbij wordt gekeken naar een juiste afstemming van de verschillende onderdelen en het baseren van ontwerpkeuzes op de juiste criteria. Indien dit niet het geval blijkt te zijn, dient het de definitieve materiaalkeuze herzien te worden. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Functioneel ontwerp toetsen Nu het functioneel ontwerp vastgesteld is, dient deze getoetst te worden aan de weten regelgeving. Dit wordt uitgevoerd door de tendermanager. Indien dit niet het geval blijkt te zijn, zullen veranderingen aangebracht moeten worden. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam MJOP opstellen Het opstellen van het definitieve MJOP gebeurt na het vaststellen van het ontwerp en wordt uitgevoerd door de onderhoudsdeskundige. Verantwoordelijk: Onderhoudsdeskundige Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Bouwtijd + ABK bepalen Door het bedrijfsbureau worden nu de definitieve bouwtijd en algemene bouwplaat kosten bepaald. Deze zijn mede nodig voor het vaststellen van de inschrijfbegroting. Verantwoordelijk: Bedrijfsbureau Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Plan van Aanpak opstellen Met behulp van alle voorgaande vergaarde informatie is de tendermanager in staat het Plan van Aanpak op te stellen, welke deel uit maakt van de inschrijfstukken.



Inschrijf stukken

Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Inschrijfbegroting vaststellen Na het vaststellen van alle onderdelen en het bepalen van de ABK kan de inschrijfbegroting vastgesteld worden. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren: Inschrijfstukken Het eindproduct van het inschrijfstukken.

Calculator Directie Tendermanager Voorbereidingsteam

Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:


aanbiedingsproces betreft de



Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Inschrijfstukken samenvoegen Zodra het Plan van Aanpak opgesteld is, wordt deze gecontroleerd door de directie. Indien deze goedgekeurd wordt, kan het definitief gemaakt worden en kunnen de inschrijfstukken samengevoegd worden.

103


5.3.8 Verantwoording nieuw proces: MJOP Het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan is een proces welke niet binnen DVBZW uitgevoerd wordt, desalniettemin dient een externe partij hiervoor aangestuurd te worden en dient bekend te zijn wanneer deze partij betrokken moet worden. Het opstellen van een MJOP is in het huidige proces een kort proces welke pas na het vervaardigen van het ontwerp uitgevoerd wordt. In het nieuwe proces wordt onderhoud vanaf de start van het aanbiedingsproces betrokken bij het ontwerpen. Dit heeft als gevolg dat er een toename aan stappen te constateren is, maar dat onderhoud tegelijkertijd een belangrijkere rol toebedeeld heeft gekregen. De knelpunten welke geconstateerd zijn omtrent het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan betreffen: • Onderhoud expertise wordt laat in het proces ingeschakeld • Het belang van onderhoud wordt niet altijd ingezien door alle partijen • Kennis over het opstellen van een MJOP ontbreekt binnen DVB • Doelstellingen binnen onderhoud en beheer worden niet behaald • De focus van DV ligt niet op de gebruiksfase van een gebouw maar op de realisatie • De ontwerpende partij denkt niet altijd aan onderhoudstechnische aspecten • Voor het opstellen van het MJOP is beperkte tijd beschikbaar


Door het opstellen van het proces rondom het vervaardigen van een MJOP wordt gewaarborgd dat de onderhoudsdeskundige tijdig ingeschakeld wordt en dat bij het maken van bepalende keuzes de invloed op het onderhoud bekend is. Dit zorgt voor voldoende tijd voor het opstellen van het MJOP en creëert inzicht in het belang van het onderhoud, aangezien bij het maken van ontwerpkeuzes de gevolgen voor het onderhoud besproken worden. Tevens wordt middels dit proces gegarandeerd dat de ontwerpende partij aandacht schenkt aan de onderhoudstechnische aspecten. Het nieuwe proces wordt in de volgende paragraaf behandeld.

104


Nieuw proces: Meerjarenonderhoudsplan

Tendermanager

Directie

5.3.9

Analyseren eisen Eisen uitvraag

6.2


Eisen vertalen 6.3

6.9

6.7

6.10


Schetsontwerp alternatieven opzetten 6.11



MJOP’s opstellen altenatieven SO


6.13


MJOP’s

Hoeveelheden uittrekken

Afbeelding 38: Processchema MJOP

6.12


Calculator



Architect



105


Nee

Ja

TCO berekend?


TCO evalueren 7.5

7.6





Alternatieven beoordelen op initële kosten 7.3

106


MJOP FO opstellen 7.13

Vaststellen MJOP 7.16

Definitief MJOP


Processchema MJOP Het opstellen van het meerjarenonderhoudsplan loopt parallel met het ontwikkelen van het ontwerp en het vervaardigen van de inschrijfstukken. In de voorgaande hoofdstukken zijn de te nemen stappen ten behoeve van het opstellen van een MJOP reeds benoemd in combinatie met de te nemen stappen omtrent het opstellen van het ontwerp. In dit hoofdstuk wordt echter uitsluitend aandacht besteed aan het opstellen van het MJOP en de stappen welke genomen moeten worden ten behoeve van het onderhoudsaspect. Het opstellen van het MJOP start met de ontvangst van de uitvraag, in de uitvraag staan de eisen omschreven waar het onderhoudsplan aan dient te voldoen en wat het dient te waarborgen. Vervolgens worden de eisen geanalyseerd en vertaald tot een document waarin de eisen op een controleerbare en toetsbare wijze omschreven staan. Bij het onderhoud zijn met name de materialseringseisen, de onderhoudsklasse en de exploitatieduur van belang.

Zodra de alternatieven van het ontwerp opgesteld zijn, start de onderhoudsdeskundige met het opstellen van globale onderhoudsplannen voor elk van de varianten. Dit start met het uittrekken van de hoeveelheden, welke aangeleverd worden door de calculator, waarna de onderhoudsplannen vervaardigd worden. Door het inzichtelijk maken van het te verwachten onderhoud is per alternatief duidelijk welke onderhoudswerkzaamheden te verwachten zijn gedurende de exploitatiefase. Met behulp van deze informatie en overige criteria wordt een schetsontwerp gekozen welke verder uitgewerkt zal worden tot functioneel ontwerp. Na het vastleggen van het schetsontwerp worden een aantal varianten geproduceerd met het oog op de materialisatie. Wederom wordt door de onderhoudsdeskundige onderhoudsadviezen geschreven voor alle alternatieven, daarnaast wordt door de tendermanager voor alle alternatieven een Total Cost of Ownership berekening gemaakt. Middels het opstellen van beide documenten wordt inzicht verschaft in zowel het benodigde onderhoud en de kosten welke gemaakt dienen te worden gedurende de gehele levensduur van het gebouw voor alle alternatieven. Na het berekenen van de TCO en het


Vervolgens wordt door de architect de eerste opzet van het schetsontwerp opgesteld, en wordt door de onderhoudsdeskundige de randvoorwaarden voor het ontwerp opgesteld, dit gebeurt aan de hand van de uitvraag. Het ontwerp dient getoetst te worden aan deze randvoorwaarden. Na het opstellen van de randvoorwaarden en de eerste opzet van het ontwerp wordt een brainstormsessie omtrent de materialisatie gehouden, waarbij de architect, calculator, onderhoudsdeskundige, tendermanager en adviseurs overleggen of materialen acceptabel zijn vanuit het oogpunt van alle deelnemers. Naar aanleiding van deze brainstormsessie stelt de architect een aantal alternatieven van het schetsontwerp op, rekening houdende met de gestelde eisen, randvoorwaarden vanuit onderhoud en uitkomst van de brainstormsessie.

107

evalueren van de alternatieven aan de hand van TCO wordt door de directieverantwoordelijke een controle uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken of er daadwerkelijk TCO-berekeningen gemaakt zijn en of deze een invloed uitoefenen op de besluitvorming rondom de alternatieven van het functioneel ontwerp. Indien dit het geval is kan het proces voortgezet worden, indien dit niet het geval is zal dit alsnog uitgevoerd moeten worden. Na het evalueren wordt voor de laatste keer gecontroleerd of het onderhoud en ontwerp op elkaar afgestemd zijn en wordt de voorlopige materiaalkeuze bekend gemaakt. Na een aantal controles, afstemmingen, en het uitwerken van overige aspecten wordt vervolgens de materiaalkeuze definitief gemaakt. Voor het definitieve functionele ontwerp wordt door de onderhoudsdeskundige het meerjarenonderhoudsplan opgesteld welke tevens deel uit maakt van de inschrijfstukken en na een laatste controle van dit MJOP wordt het plan vastgesteld en betreft dit het eindproduct van dit proces. Het verschil tussen dit proces en het huidige proces wordt weergegeven in de onderstaande afbeelding. Het groene vak betreft een stap welke op een ander moment wordt uitgevoerd, de oranje vakken betreffen nieuwe stappen die nu niet worden uitgevoerd. Afbeelding 39 geeft de verschillen weer tussen Afbeelding 38 en Afbeelding 18.

Nee

Directie Tendermanager

Analyseren eisen Eisen uitvraag

6.2


Eisen vertalen 6.3

6.9

6.7


Brainstorm materialisatie 6.10



6.11




6.12



Afbeelding 39: Verschil future state MJOP

7.6




MJOP’s

6.12

TCO evalueren 7.5

7.7



Calculator



Architect


108

Ja

TCO berekend?


7.3


MJOP FO opstellen 7.13

Vaststellen MJOP 7.16

Definitief MJOP


Tabel 10: Procesomschrijving MJOP

Analyseren eisen

Eisen vertalen


Verantwoordelijk: Directie Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Opdrachtgever Informeren: Tendermanager Analyseren eisen Voordat het onderhoudsplan opgesteld kan worden is het van belang inzichtelijk te hebben welke eisen gesteld zijn door de opdrachtgever en op welke wijze deze eisen invloed uitoefenen op de ontwerpvrijheid. Met name de gewenste onderhoudsklasse en de duur van de exploitatiefase zijn van belang. Verantwoordelijk: Onderhoudsdeskundige Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Opdrachtgever Informeren: Voorbereidingsteam Eisen vertalen De eisen welke vanuit de opdrachtgever gesteld zijn dienen op een dergelijke wijze vertaald te worden zodat ze randvoorwaarden vormen voor het proces en ontwerp en middels een checklist gecontroleerd kan worden of aan deze eisen voldaan zijn. Deze taak wordt door de tendermanager uitgevoerd. Verantwoordelijk: Tendermanager, Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Data: Eisen vanuit uitvraag Het product welke volgt uit het vertalen van de uitvraag is een document welke de eisen bevat en op een controleerbare wijze omschrijft waar het ontwerp aan dient te voldoen. Dit document vormt de basis voor het eerste schetsontwerp en de randvoorwaarden vanuit het oogpunt van onderhoud. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:



Eisen uitvraag

Uitvraag ontvangen Het opstellen van het MJOP start met het ontvangen van de uitvraag. Zonder de uitvraag is niet bekend wat de opdrachtgever verwacht en waar het onderhoudsplan aan dient te voldoen.

109





110

Eerste opzet schetsontwerp Op basis van de eisen welke vertaald zijn vanuit de uitvraag en de sessies welke gehouden zijn met het voorbereidingsteam stelt de architect een eerste opzet op voor het schetsontwerp. Dit ontwerp vormt de basis voor het vervolg en is nog onderhevig aan vele veranderingen. De eerste opzet dient te voldoen aan de eisen welke gesteld zijn in de uitvraag. Verantwoordelijk: Architect Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Tendermanager Informeren: Voorbereidingsteam Randvoorwaarden onderhoud Vanuit de eisen welke gesteld zijn in de uitvraag en de informatie verkregen van de opdrachtgever stelt de onderhoudsdeskundige randvoorwaarden op waaraan het ontwerp dient te voldoen of juist niet mag bevatten vanuit het oogpunt van onderhoud. Aan dit document wordt de eerste opzet van het schetsontwerp vervolgens getoetst voordat er verder gegaan wordt met het ontwerp. Indien het ontwerp er niet aan voldoet dienen de partijen gezamenlijk tot een uitkomst te komen. Verantwoordelijk: Onderhoudsdeskundige Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Tendermanager Informeren: Architect Input adviseurs verkrijgen Het verkrijgen van input van adviseurs betreft het betrekken van adviseurs onder andere op het gebied van installatie, constructie en bouwmethodiek bij het ontwerpproces. Het is van belang dit voorafgaand aan de brainstormsessie te doen, zodat deze partijen tevens hun specialisme kunnen laten spreken. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen:


Adviseurs Tendermanager Adviseurs, Voorbereidingsteam Informeren: Architect Brainstormsessie materialisatie Na het opstellen van de bouwteamplanning, de budgetindicatie, de eerste opzet van het schetsontwerp en de randvoorwaarden vanuit het onderhoud wordt een brainstormsessie belegd voor de materialisatie. Bij deze brainstormsessie zijn in elk geval de architect, de


tendermanager, de calculator, de onderhoudsdeskundige en eventueel enkele adviseurs bij aanwezig. Het doel is het bepalen van materialisatie mogelijkheden welke acceptabel zijn vanuit zowel het oogpunt van de architect, als de calculator, als de onderhoudsdeskundige. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen:


Verantwoordelijk: Architect Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Tendermanager Informeren: Voorbereidingsteam Hoeveelheden uittrekken Voorafgaand aan het opstellen van een begroting en een onderhoudsplan is het van belang inzichtelijk te hebben welke hoeveelheden van welke producten aanwezig zijn in het ontwerp. Dit wordt uitgevoerd door de calculator welke deze hoeveelheden communiceert met de onderhoudsdeskundige, op deze manier wordt de consistentie van de hoeveelheden gewaarborgd.


Verantwoordelijk: Calculator Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Architect Informeren: Onderhoudsdeskundige MJOP’s opstellen alternatieven Na het opstellen van een aantal alternatieven voor het ontwerp komt de onderhoudsdeskundige wederom bij het ontwerpproces kijken. Voor alle alternatieven maakt de onderhoudsdeskundige een advies op het gebied van onderhoud. Dit heeft als doel het vroegtijdig signaleren van mogelijke ontwerpkeuzes en toepassingen welke in de onderhoudsfase als zeer ongunstig ervaren kunnen worden. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke:

Onderhoudsdeskundige Directie



Tendermanager Directie Architect, calculator, onderhoudsdeskundige Informeren: Voorbereidingsteam Schetsontwerp alternatieven opzetten Naar aanleiding van de brainstormsessie omtrent materialisatie worden door de architect alternatieven opgezet voor het schetsontwerp. Deze alternatieven dienen allen te voldoen aan zowel de eisen vanuit de uitvraag, de budgetindicatie, als de randvoorwaarden vanuit het onderhoud en de uitkomst van de brainstormsessie.

111

Raadplegen: Tendermanager Informeren: Voorbereidingsteam Data: MJOP’s Dit resulteert in een aantal meerjarenonderhoudsplannen welke inzichtelijk maken welk onderhoud elke ontwerpvariant behoeft. MJOP’s

Schetsontwerp vaststellen, materialisering nog vast te stellen


(Materiaal) alternatieven Functioneel Ontwerp opstellen

112

Alternatieven beoordelen op onderhoudsaspect


Verantwoordelijk: Onderhoudsdeskundige Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Tendermanager Informeren: Voorbereidingsteam Schetsontwerp vaststellen, materialisering nog vast te stellen Na het opstellen van verschillende schetsontwerpen welke allen voldoen aan de vooraf gestelde eisen en het vervaardigen van onderhoudsadviezen, budgetprijzen en kans en risico analyses wordt een ontwerp gekozen om in de volgende fase verder uit te werken tot functioneel ontwerp. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Alternatieven Functioneel ontwerp opstellen Na het vaststellen van het schetsontwerp wordt overgegaan tot het uitwerken van het functioneel ontwerp. Dit start met het opstellen van alternatieven, mede op het gebied van materialisatie. Verantwoordelijk: Architect Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Alternatieven beoordelen op onderhoudsaspect Net als bij de varianten van het schetsontwerp wordt tevens bij de varianten van het functioneel ontwerp door de onderhoudsdeskundige een beoordeling gegeven op het gebied van het benodigde onderhoud. Verantwoordelijk: Onderhoudsdeskundige Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Alternatieven beoordelen op initiële kosten Voor het juist kunnen berekenen van de TCO, is het van belang om naast de onderhoudskosten tevens de nieuwbouwkosten inzichtelijk te hebben. Deze kosten worden bij deze stap voor de verschillende alternatieven


berekend.

TCO evalueren

TCO berekend?

Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam TCO evalueren Na het opstellen van de ontwerpvarianten, het bepalen van het benodigde onderhoud en het berekenen van de TCO worden alle alternatieven geëvalueerd. Dit gebeurt in elk geval met de tendermanager, architect, onderhoudsdeskundige en calculator. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Check: TCO berekend? Voor verder gegaan kan worden in het proces en het ontwikkelen van het ontwerp is een check-punt ingevoerd. Deze check dient uitgevoerd te worden door de tendermanager en directieverantwoordelijke en betreft het controleren of de TCO berekend is en als meewegend criterium wordt behandeld bij verdere uitwerking van het ontwerp. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:



TCO berekenen voor alternatieven mbv rekenmodel

Verantwoordelijk: Calculator Eindverantwoordelijke: Tendermanager Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam TCO berekenen voor alternatieven m.b.v. rekenmodel Aan de hand van de alternatieven welke opgesteld zijn door de architect, berekent de tendermanager de Total Cost of Ownership voor alle alternatieven. Op deze manier wordt inzichtelijk gemaakt welke kosten gemaakt moeten worden gedurende de levensduur van het gebouw en kan duidelijk weergegeven worden wat het verschil in kosten is gedurende een bepaalde periode. Voor het berekenen van de TCO kan gebruik gemaakt worden van het rekenmodel.

113


Ontwerp en onderhoud afstemmen Naar aanleiding van de verkregen informatie op het gebied van ontwerp, onderhoud en TCO is het van belang deze twee aspecten op een dergelijke wijze af te stemmen waardoor zowel de architect als de onderhoudsdeskundige tevreden zijn en de TCO zo laag mogelijk is. Verantwoordelijk:


Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren: Voorlopige materiaalkeuze Naar aanleiding van de verkregen informatie op het gebied van ontwerp, onderhoud en TCO is het van belang deze twee aspecten op een dergelijke wijze af te stemmen waardoor zowel de architect als de onderhoudsdeskundige tevreden zijn en de TCO zo laag mogelijk is. Zodra dit gebeurd is, kan de voorlopige materiaalkeuze vastgesteld worden. Verantwoordelijk:



114

MJOP FO opstellen



Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren: Definitieve materiaalkeuze Na tevens het uitwerken van de installaties, constructie, bouwmethodiek en het opstellen van de inschrijfbegroting wordt gecontroleerd of het ontwerp voldoet aan de vooraf gestelde uitgangspunten. Indien dit het geval is, wordt het ontwerp vastgesteld. Verantwoordelijk: Tendermanager Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam MJOP opstellen Het opstellen van het MJOP gebeurt na het vaststellen van het ontwerp en wordt uitgevoerd door de onderhoudsdeskundige. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:

Onderhoudsdeskundige Directie Voorbereidingsteam Voorbereidingsteam


Definitief MJOP

Verantwoordelijk: Onderhoudsdeskundige Eindverantwoordelijke: Directie Raadplegen: Voorbereidingsteam Informeren: Voorbereidingsteam Definitief MJOP Het eindproduct betreft het definitieve meerjarenonderhoudsplan, welke tot stand is gekomen middels het afstemmen van onderhoud en ontwerp en waarbij ontwerpkeuzes gemaakt zijn op basis van Total Cost of Ownership. Verantwoordelijk: Eindverantwoordelijke: Raadplegen: Informeren:

Onderhoudsdeskundige Directie Voorbereidingsteam Voorbereidingsteam


Vaststellen MJOP

Vaststellen MJOP Na het opstellen van het MJOP, het afronden van het ontwerp en het vervaardigen van de inschrijfstukken, wordt het MJOP nog een laatste keer gecontroleerd en afgestemd op het ontwerp waarna het MJOP vastgesteld wordt.

115

5.4 Rekenmodel voor het berekenen van TCO

Zoals in de voorgaande paragrafen benoemd is, is voor het berekenen van de Total Cost of Ownership een rekenmodel opgesteld. Dit rekenmodel maakt het mogelijk gedurende de aanbiedingsfase de TCO van alternatieven te berekenen en aan de hand van deze kennis een afweging te maken tussen de verschillende varianten.


5.4.1 PvE Rekenmodel Future State Voor het opstellen van het rekenmodel is allereerst een Programma van Eisen opgesteld. Dit PvE geeft aan waar het rekenmodel aan dient te voldoen en op welke wijze het toegepast moet kunnen worden. Het Programma van Eisen betreft:  Het rekenmodel moet de volgende kostengroepen bevatten: o Kosten nieuwbouw o Kosten onderhoud o Vervangingskosten o Sloopkosten o Energiekosten o Overige kosten  Het rekenmodel moet rekening kunnen houden met de discontovoet en de inflatierente  Het rekenmodel moet overzichtelijk de TCO van een alternatief weergeven (middels berekeningen en grafieken)  Het rekenmodel is niet automatisch gekoppeld aan een database  Uit het rekenmodel volgt het meerjarenonderhoudsplan (middels het rekenmodel kan het MJOP opgesteld worden)

116

Aan de hand van dit Programma van Eisen is het rekenmodel opgesteld. Het model is vervaardigd in Excel en heeft bepaalde input nodig voor het juist kunnen berekenen van de Total Cost of Ownership. Twee bepalende onderdelen welke ingevoerd dienen te worden betreffen de begroting en het onderhoudsplan. Net als voorheen wordt door de calculator een begroting opgesteld in IBIS-TRAD en wordt door de onderhoudsdeskundige in Excel een onderhoudsplan opgesteld. Op basis van deze informatie, in combinatie met aanvullende gegevens, is het mogelijk middels het rekenmodel de TCO te berekenen. Hoe het rekenmodel werkt, wordt in de volgende paragraaf behandeld.


5.4.2 Rekenmodel voor TCO Het berekenen van TCO behoeft enkele input, zoals in hoofdstuk 4 benoemd, bestaat alleen voor het berekenen van TCO geen eenduidig format. Om toch een rekenmodel op te kunnen stellen is onderzoek gedaan en is gebleken dat er verschillende programma’s en modellen op internet beschikbaar zijn. Echter, zijn er grote verschillen zichtbaar tussen deze modellen. Enkele modellen nemen tevens de CO2 uitstoot mee, anderen geven beperkte mogelijkheid tot het invoeren van gegevens, weer anderen maken het alleen mogelijk één product te vergelijken en anderen rekenen tevens met de discontovoet en rentevoet. Dit geeft weer dat het vinden van een geschikt rekenmodel niet eenvoudig was, zeker niet aangezien het gewenst is dat de data vanuit Dura Vermeer eenvoudig en snel ingevoerd kan worden. De begroting wordt in het programma IBIS-TRAD opgesteld en vanuit IBIS-TRAD is het mogelijk om de gegevens te kopiëren en in te voeren in Excel. Vanwege deze informatie is ervoor gekozen zelf een nieuw rekenmodel op te stellen, waarbij ter inspiratie gekeken is naar reeds bestaande modellen. Om op deze manier een model te vervaardigen welke voldoet aan het Programma van Eisen, eenvoudig te gebruiken is voor medewerkers van Dura Vermeer, te combineren is met de software van DV en overeenkomt met de eerder vastgestelde formule in hoofdstuk 4. Schematisch ziet de werking van het rekenmodel er als volgt uit: MJOP Begroting

Rekenmodel

TCO

Overige aspecten

Het rekenmodel voor TCO Het rekenmodel is opgebouwd uit een twaalftal tabbladen: • Invulinstructie • Voorblad • Inhoud • Input • Uittrekstaat • Invoer begroting • Kosten nieuwbouw • MJOP • Total Cost of Ownership • Grafieken • Rekenmachine • Begrippenlijst Deze tabbladen hebben elk een eigen functie in het rekenmodel en behoeven elk een eigen input. Hieronder wordt per tabblad omschreven welke informatie het geeft, welke input daarvoor benodigd is en welke rol het blad in het model


Afbeelding 40: Rekenmodel TCO

117


speelt. Voor een uitgebreide handleiding voor het invullen van het rekenmodel wordt verwezen naar bijlage 2. Invulinstructie De invulinstructie is het eerste tabblad en instrueert de gebruiker hoe het rekenmodel gebruikt dient te worden. Per tabblad staat aangegeven welke gegevens op welke plek ingevuld dienen te worden.


Onderstaande afbeelding geeft de stappen omtrent het invullen van het rekenmodel weer.

118

Stap

Tabblad

In te voeren

1.

Voorblad

Projectnaam, bedrijf, prijspeil

2.

Input

Projectspecifieke gegevens, energie, status

3.

Uittrekstaat

Gegevens kopiëren uit IBIS-TRAD

4.

Invoer begroting

Gegevens kopiëren uit IBIS-TRAD

5.

Kosten nieuwbouw

Gegevens worden verkregen uit vorige tabblad

6.

MJOP

Kosten per eenheid, cyclustijd, rente- en inflatiepercentage, onderhoudgegevens

7.


Afschrijving, sloop- en vervangingskosten

Afbeelding 41: Invulinstructie Rekenmodel TCO

Afbeelding 42 geeft het eerste tabblad weer.


Stap 1 Voorblad

Vul op het voorblad de projectnaam, uw bedrijfsnaam achter 'inschrijver' en het prijspeil. Deze gegevens worden overgenomen in de achterliggende tabbladen

Stap 2

Input

Op het input-tabblad vult u de algemene projectgegevens is, op de volgende wijze: - Vul de grijs gekleurde cellen - Vul de projectspecifieke gegevens is, deze gegevens worden overgenomen in de achterliggende tabbladen - Voor het invullen van de status van het document kan gebruik gemaakt worden van het 'dropdown'menu - Stel de energiekosten en jaarlijkse toename vast en vul deze in de grijze cellen in (in het 'dropdown'menu staan leidraadgetallen) - Stel het energieverbruik vast aan de hand van de rekenmachine en vul deze tevens in de grijze cellen in

Stap 3

Uittrekstaat

De uittrekstaat wordt overgenomen van de begroting, gemaakt in IbisTrad. Deze gegevens kunnen gekopieerd worden en vervolgens ingevoegd worden in dit bestand Let op: bij wijzigingen in de begroting dienen deze wijzigingen tevens doorgevoerd te worden in dit bestand

Stap 4

Invoer begroting

De begroting haalt, overeenkomstig met de uittrekstaat, uit het begrotingsprogramma. Deze kan volledig gekopieerd worden en ingevoegd worden op basis van de aangegeven kolomindeling Let op: De invoer van gegevens dient op 'subsubhoofdstuk'-niveau te gebeuren, gekenmerkt door een letter, twee getallen en een letter, bijvoorbeeld: F01b

Stap 5

Kosten nieuwbouw

Het tabblad 'kosten nieuwbouw' volgt automatisch uit de invoer van de begroting (tabblad 'invoer begroting'). Uit dit tabblad worden de totalen en subtotalen gehaald waarmee verder gerekend wordt. Er hoeft niks ingevuld te worden in dit tabblad

Stap 6

MJOP

U start met het invullen van de vier grijze cellen bovenaan. Let op: alleen getallen invullen Vervolgens kunt naar eigen inzien het onderhoudsplan opstellen, het is hierbij mogelijk om regels toe te voegen of te verwijderen. Onderaan het blad dient u het rentepercentage en inflatiepercentage in te vullen

Stap 7


Het tabblad Total Cost of Ownership geeft de resultaten weer van alle voorgaande tabbladen. Hierbij dient u zelf de afschrijving, sloopkosten en vervangingskosten in te vullen.

Grafieken

De totalen worden weergegeven in grafieken, geen actie van de inschrijver vereist

Rekenmachine

Middels de calculator is de inschrijver in staat het energieverbruik te berekenen.

Algemene Disclaimer: Hoewel de inschrijfstaat en het rekenmodel met de grootste zorg is samengesteld, blijft de gebruiker verantwoordelijk voor de resultaten van de berekening en de hierop gebaseerde beslissingen

Afbeelding 42: Rekenmodel TCO - Invulinstructie


Invulinstructie

119


Voorblad Het voorblad betreft het blad welke toegevoegd wordt bij het printen van de berekeningen van het model waarop eenvoudig te achterhalen is welk project het betreft, welke peildatum geldt en wie de inschrijver is. Afbeelding 43 geeft het voorblad weer. Project: Inschrijver: Peildatum*: * vul jaar in

Total Cost of Ownership TCO houdt rekenig met alle kosten die gedurende de levensduur van een gebouw gemaakt moeten worden. TCO = CAPEX + OPEX CAPEX = Capital Expenditure (Initiële kosten) OPEX = Operating Expenditure (exploitatie kosten)

Uitgangspunten voor deze begroting zijn: j loon, sociale lasten, algemene en voorrijkosten, winst en risico en dergelijke exclusief de verschuldigde omzetbelasting Opslagen zijn alleen van toepassing voor dienstverlening buiten de periodieke vergoeding en in afstemming met de opdrachtgever Uurtarief voor bijkomende kosten, kosten voor preventief en correctief onderhoud zijn inclusief alle opslagen en voorrijkosten. Voor de bijkomende kosten is een reëele inschatting gemaakt - hieraan kunnen echter geen rechten worden ontleend


De begroting is niet limitatief: dwz de begroting dekt de scope van het contract

120

Disclaimer: Hoewel de inschrijfstaat met de grootste zorg is samengesteld, blijft de gebruiker verantwoordelijk voor de resulaten van de berekening en de hierop gebaseerde beslissingen

Afbeelding 43: Rekenmodel TCO - Voorblad

Inhoud Het derde tabblad betreft Inhoud, hierin wordt de inhoudsopgave weergegeven van het model, tevens ten behoeve van het geprinte document. Indien het ingeleverd dient te worden bij de opdrachtgever of aangeleverd dient te worden aan een partner is het van belang dat deze partij kan begrijpen wat waar te vinden is en welke informatie elk blad geeft. Afbeelding 44 geeft dit tabblad weer.


Inhoud Input

In dit werkblad worden de gegevens ingevoerd omtrent de project specifieke gegevens en parameters

Uittrekstaat

In dit werkbad betreft de uittrekstaat waarop de begroting en het MJOP wordt gebaseerd

Invoer begroting

Dit werkblad betreft de kopie van de begroting, vervaardigd in een extern programma

Kosten nieuwbouw

Dit werkblad betreft de nieuwbouwkosten afgeleid van de begroting

MJOP

Dit werkblad betreft het onderhoudsplan


Dit werkblad geeft de totalen weer omtrent de Total Cost of Ownership

Grafieken

Dit werkblad geeft de resultaten weer

Rekenmachine

In dit werkblad is het mogelijk de energiekosten per installatie te berekenen

Begrippenlijst

In dit werkblad worden de begrippen toegelicht

Afbeelding 44: Rekenmodel TCO - Inhoud

Input Het Input-blad is het tabblad waar de projectgegevens op ingevuld worden. De gegevens die hier ingevuld worden, worden in het vervolg van het bestand overgenomen en verwerkt. De gegevens die ingevuld moeten worden hebben onder andere betrekking op de algemene projectgegevens, de vormgegevens van het gebouw zoals het bruto vloeroppervlak en het energie verbruik, dit wordt getoond in Afbeelding 45.


Start

121


Project: Onderwerp: Opgesteld door: Gecontroleerd door: File:

Projectdefinitie: Projectcode: Versie: Versie datum: Status:

Zalmplaatschool TCO MF Rekenmodel.xlsx

Peildatum: Startjaar:

2013 2016

Vormgegevens en vormfactoren Bruto inhoud gebouw (BI) Functionele inhoud (FI) Bruto vloeroppervlak (BVO) Bebouwd oppervlak (BBO) Bruto geveloppervlak (BGO) Oppervlak gevelopeningen (OG) Bruto binnenwandoppervlak (BBWO) Oppervlak binnenwandopeningen (OBW) Bruto dakoppervlak (BDO) Oppervlak dakopeningen (OD) Omsloten oppervlak (OO) Bruto terreinoppervlak (BTO)

8817.6 m³ m³ 2,672.00 m² 1430 m² 1308 m² 537 m² 1239 m² 262 m² 1310 m² 41 m² m² 1694 m²

NEN 2580 Gebruiksoppervlak (GO) Verhuurbaar oppervlak (VVO) Verhuurbaar oppervlak (VVO) excl. Gaslijn Netto vloeroppervlak (NVO) Sanitair oppervlak Horizontaal verkeersoppervlak Verticaal verkeersoppervlak Installatie oppervlak Nuttige oppervlak Stallingruimte Tarra oppervlak


Energiekosten per kWh Vaste lasten Electriciteit Gas Water Overige energie

122

Prijsstijging Vaste lasten Electriteit Gas Water Overige energie

Jaarlijks verbruik Electriciteit Gas Water Overige energie

-

m² m² m² m² m² m² m² m² m² m² m²

12000 0.23 0.66 1.12

€ € / kWh € / m³ € / m³ € / kWh

% jaarlijke toename -3.7 % jaarlijke toename -3.7 % jaarlijke toename 0.1 % jaarlijke toename % jaarlijke toename

54000 kWh 26000 m³ 4000 m³ kWh

Afbeelding 45: Rekenmodel TCO - Input

Uittrekstaat In de uittrekstaat worden de hoeveelheden weergegeven, dit kan direct gekopieerd worden uit het IBIS-TRAD bestand. Door de gegevens uit IBISTRAD in het volgende tabblad, Invoer begroting, te kopiëren, wordt de uittrekstaat automatisch ingevuld. Op basis van de hoeveelheden is zowel de begroting als het MJOP opgesteld. Afbeelding 46 geeft de uittrekstaat weer.


Uittrekstaat

Regel toevoegen

Zalmplaatschool Uittrekstaat MF 0 Rekenmodel.xlsx


-

Netto hoeveelheid Netto hoeveelheid

Eenh. Eenh.

0

Regel verwijderen

Regelcode Middelcode S Omschrijving Plancode Calculatiecode S Omschrijving A A01 A02b A02c A02d A02e

A A01 A02b A02c A02d A02e

ALGEMEEN PROJECTGEGEVENS (vlgs NEN 2580) ONDERDELEN IN DIT PROJECT UITGANGSPUNTEN BESCHIKBARE DOCUMENTEN OVERZICHT STELPOSTEN

B B01 B01b B01c B01d B02 B02b B02c B02d B02e

B B01 B01b B01c B01d B02 B02b B02c B02d B02e

SLOOPWERK VOORBEREIDENDE WERKZAAMHEDEN RAPPORTAGE BESCHERMING TIJDELIJKE ONDERSTEUNING SLOOP-, HAK- & BOORWERKZAAMHEDEN SLOOP- & BREEKWERK TRANSPORT EN AFVOERKOSTEN BOOR- & ZAAGWERK AANHEELWERK

C C01 C01b C01c C01d C01e C01f C01g C02 C02b C02c C02d C02e C03 C03a C03b C03c C03d C03e C03f C03g C04 C04b C04c C04d C04e C05 C05b C05c C05d C05e C05f C05g C05h C05k C05l C06 C06b C06c C06d C07 C07b C07c C07d C07f C07g

C C01 C01b C01c C01d C01e C01f C01g C02 C02b C02c C02d C02e C03 C03a C03b C03c C03d C03e C03f C03g C04 C04b C04c C04d C04e C05 C05b C05c C05d C05e C05f C05g C05h C05k C05l C06 C06b C06c C06d C07 C07b C07c C07d C07f C07g

ONDERBOUW BODEMVOORZIENINGEN UITZETTEN VOORBEREIDENDE WERKZAAMHEDEN GRONDWERK TBV BEBOUWING DRAINAGE ONDER DE BEBOUWING TIJDELIJKE OPEN BEMALING TIJDELIJKE BRONBEMALING DAMWANDEN STALEN DAMWANDEN HOUTEN DAMWANDEN BETONNEN DAMWANDEN ANKERS TBV DAMWANDEN FUNDERINGSPALEN VOORGESPANNEN BETONPALEN VOORGESPANNEN BETONPALEN GROND VERDRINGENDE VIBRO-PALEN GROND VERDRINGENDE DPA-PALEN MORTELSCHROEFPALEN HOUTEN PALEN MET BETONOPLANGERS VOORZIENINGEN FUNDERING / VLOER OP MV FUNDERINGSBALKEN EN POEREN FUNDERING OP STAAL FUNDERINGSMETSELWERK BEGANE GRONDVLOER KELDER KELDERFUNDERING EN VLOER WANDEN BETONNEUS AAN KELDERWAND BETONKOLOMMEN KOLOMKOPPEN BETONBALKEN KELDERDEK ISOLATIE TBV KELDER VOORZIENINGEN PUTTEN LIFTPUTTEN TRAFOPUTTEN OVERIGE PUTTEN NUTS INVOER VOORZIENINGEN INSTORTVOORZIENINGEN MANTELBUIZEN IN TRADITIONELE FUNDERING MANTELBUIZEN IN PREFAB FUNDERINGSBALKEN INVOERBOCHTEN METERKASTVLOERPLATEN

Afbeelding 46: Rekenmodel TCO - Uittrekstaat

1 1 0 ST 0 0 0

1 PST 0 M2 0 PST 0 PST 0 PST 2672 M2 0 PST 0 PST 0 PST 0 PST

1430 M2 1430 M2 183.6 M2 2570 M2 1694 M2 115 M2 1694 M2 0 M2 0 M1 0 M2 0 M2 0 M2 0 ST 2672 M2 0 M1 0 M1 0 M1 0 M1 0 M1 0 ST 0 M2 1430 M2 1430 M2 0 M2 0 M2 1256.64 M2 0 M2 0 M2 0 M2 0 M1 0 M1 0 ST 0 M1 0 M2 0 M2 0 M2 7.2 ST 0 ST 0 ST 0 ST 1 PST 0 PST 0 pst 0 pst 0 st 0 st


Project: Onderwerp: Opgesteld door: Gecontroleerd door: File:

123


Invoer begroting In dit tabblad wordt vanuit IBIS-TRAD de begroting één op één gekopieerd. Het tabblad is op dezelfde manier opgemaakt als de begroting en door in dit tabblad de gegevens in te voeren, wordt in het volgende tabblad de kosten per onderdeel weergegeven. De twee tabbladen zijn aan elkaar gekoppeld: ‘Invoer begroting’ betreft het invoer blad, en ‘Kosten nieuwbouw’ betreft het resultaten blad. Afbeelding 47 en Afbeelding 48 geven deze twee tabbladen weer. Invoer begroting Project: Onderwerp: Opgesteld door: Gecontroleerd door: File:

0 Invoer begroting 0 0 Rekenmodel.xlsx

Regelcode Middelcode S Omschrijving Plancode Calculatiecode S Omschrijving D D01 D01c.10

D D01 D01c.10

D02 D02a.10 D04 D04b D04b.10

D04 D04b D04b.10

D04d D04d.08 D04d.80 D04d.82 D04d.8201

D04d D04d.08 D04d.80 D04d.82 D04d.8201

D04d.84 D04d.88

D04d.84 D04d.88

* SKELET # SKELET DIVERSEN MAATVOERING AS- EN GEVELLIJNEN VERD. . # KRAAN TBV SKELET . kraan tbv skelet > in ABK . # DRAGENDE WANDEN , WANDEN IN BETON BETONWANDEN (prefab) dik 250mm > bruto m2 . , WANDEN IN KALKZANDSTEEN KZS-WANDEN, LIJMELEMENT 214MM > excl. affilmen SCHORING TBV.KALKZANDSTEENELEMENTEN BIJKOMENDE KOSTEN KALKZ.STEENELEMENTEN . sleuf-/ freeswerk tbv leidingen ed. . VERANKERING VAN KALKZANDSTEEN PREFAB BETONLATEIEN IN KZS-BOUWMUREN , prefab betonlateien .


0 0 0 0 0

Netto hoeveelheid Netto hoeveelheid

Bouwjaar project BVO: Kosten: Kosten: Prijspeil:

Eenh. OnderaannemeBruto totaal Eenheidsprijs Eenh. OnderaannemeBruto totaal Eenheidsprijs

2,672.00 M2 2,672.00 M2 2,672.00 M2

1.25

2,672.00 M2 1 pst

35,000.00

1,070.22 M2 127.8 M2 127.8 M2

130

942.42 942.42 942.42 1

0 2672 m² € 48,365 gem. per jaar € 18 per m² BVO per jaar 0

M2 M2 M2 PST

1 PST 39.26 M1 55 st

339,531.48 3,340.00 3,340.00

127.07 1.25 1.25

83,776.72

78.28

16,614.00

130

65 1 2,500.00

61,257.30 942.42 2,500.00

65 1 2,500.00

500 50

500 1,963.00

500 50

Afbeelding 47: Rekenmodel TCO - Invoer begroting


Kosten nieuwbouw Het Kosten nieuwbouw tabblad betreft het resultaten blad van de nieuwbouw, op dit blad worden de initiële kosten weergegeven. Door de koppeling met het vorige tabblad wordt per onderdeel gezocht naar kosten en deze kostenposten worden per onderdeel opgeteld en weergegeven. Op deze manier is het per onderdeel eenvoudig een koppeling en vergelijking te maken met de onderhoudskosten van hetzelfde onderdeel.

124


Kosten nieuwbouw Project: Onderwerp: Opgesteld door: Gecontroleerd door: File:

Regel toevoegen

0 Kosten nieuwbouw 0 0 Rekenmodel.xlsx

D D01 D01b D01c D01d D02 D02b D02c D03 D03b D03c D04 D04b D04c D04d D04e D05 D05b D05c D05d D06 D06b D06c D06d D06f D07 D07b D07c D07d D07e D08 D08b D09 D09b D09c D10 D10b D10c D10d D10e

D

SUBTOTAAL

0 0 0 0 0

Bouwjaar project BVO: Kosten: Kosten: Prijspeil:

0 2672 m² € 48,365 gem. per jaar € 18 per m² BVO per jaar 0

Regel verwijderen

Regelcode Middelcode S Omschrijving Plancode Calculatiecode S Omschrijving D D01 D01b D01c D01d D02 D02b D02c D03 D03b D03c D04 D04b D04c D04d D04e D05 D05b D05c D05d D06 D06b D06c D06d D06f D07 D07b D07c D07d D07e D08 D08b D09 D09b D09c D10 D10b D10c D10d D10e


SKELET SKELET DIVERSEN MAATVOERING AS- EN GEVELLIJNEN VERD. (UB) MAATVOERING AS- EN GEVELLIJNEN VERD. (WB) REKEN- EN TEKENKOSTEN TUNNELSYSTEEM MASSIEF TUNNELWAND MASSIEF TUNNELVLOER TUNNELSYSTEEM SPOUW TUNNELSYSTEEM SPOUW TUNNELVLOER DRAGENDE WANDEN WANDEN IN BETON IHW. WANDEN IN PREFABBETON WANDEN IN KALKZANDSTEEN

WANDEN IN HOUT VLOEREN VLOEREN IN BETON OVERIGE VLOERCONSTRUCTIE DAKCONSTRUCTIE BALKEN EN KOLOMMEN BETONKOLOMMEN KOLOMKOPPEN BETONBALK HOUTEN LIGGERS EN KOLOMMEN STAALCONSTRUCTIE LEV.- EN AANBR. STAALCONSTRUCTIE BRANDWERENDE BEKLEDING BRANDWEREND BESPUITEN SCHILDERWERK STAALWERKEN VEILIGHEID SKELET VEILIGHEID SKELET STEIGERWERK TBV SKELET SYSTEEMSTEIGER TBV SKELET SCHRAAGSTEIGER TBV SKELET NIET DRAGENDE BINNENSPOUWBLADEN KALKZANDSTEENWANDEN HOUTEN BINNENSPOUWBLADEN BETONNEN BINNENSPOUWBLAD GEMETSELD BINNENSPOUWBLAD

Netto hoeveelheid Netto hoeveelheid 2672 2672 0 0 0 2672 0 0 0 0 0 1070.22 127.8 0 942.42 0 2443.65 2443.65 0 0 0 0 0 0 0 2672 14263.41 189.1 0 1 2672 2672 0 0 0 0 0 0 0 0

Eenh. OnderaannemeBruto totaal Eenheidsprijs Eenh. OnderaannemeBruto totaal Eenheidsprijs M3 M2 M2 WON M2 CEL M2 M2 CEL M2 M2 M2 M2 M2 M2 M2 M2 M2 M2 M2 M3 M1 ST M1 PST M3 KG M2 M2 PST M3 M3 M3 M2 M1 M2 M2 M2 M2 M2

0 1.25 0 0 0 35000 0 0 0 0 0 3246 0 0 0 0 332 0 0 0 0 0 0 0 0 1027.75 0 25 0 1000 5 5 0 0 0 0 0 0 0 0

339531.48 6680 0 0 0 0 0 0 0 0 0 167553.44 0 0 0 0 358205.76 0 0 0 0 0 0 0 0 104903.76 0 4727.5 0 1000 26720 13360 0 0 0 0 0 0 0 0

127.07 2.5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3324.28 0 0 0 0 255.29 0 0 0 0 0 0 0 0 1050.19 0 25 0 1000 10 5 0 0 0 0 0 0 0 0 €

339,531.48

MJOP In dit tabblad, zichtbaar in Afbeelding 49, wordt het onderhoudsplan opgesteld en ingevoerd. De indeling van het blad is overeenkomstig met de indeling van het blad voor de kosten van de nieuwbouw. Op deze manier kunnen dezelfde posten en onderdelen eenvoudig gevonden en vergeleken worden.


Afbeelding 48: Rekenmodel TCO - Kosten nieuwbouw

125


Zalmplaatschool Project: Onderwerp: MJOP Opgesteld doMF Gecontroleer0 Rekenmodel.xlsx File:


A

SUBTOTAAL

E E01 E01b E01c E01d E02 E02b

24 33 30 33 33

E02c

22

E02e E03 E03b E03c E03d E03e

22 33 33 22 32 45

E

2,700 m2/bvo

€

0.36 €

972.00

2015

2016 2672 m² € 30,625 gem. per jaar € 11 per m² BVO per

2065

4

11664 € €

DAKEN HELLENDE DAKEN DAKOVERSTEKKEN EN GOTEN DAKAFWERKING DAKOPENINGEN SCHUINDAK OVERIGE PLATTE DAKEN DAKAFWERKING OVERIGE PLATTE DAKEN Dakbekleding EPDM; Onderhouden; Dakbekleding EPDM; Vervangen Loden stroken, opgaand metselwerk; Vervangen DAKRAND CONSTRUCTIE OVERIGE DAKEN Lichtstraat; Vervangen Lichtkoepel/dakluik; Vervangen DAKOPENINGEN PLATDAK OVERIGE DAKEN PLATTE DAKEN GEBRUIKSRUIMTES DAKAFWERKING GEBRUIKSRUIMTES DAKRAND CONSTRUCTIE GEBRUIKSRUIMTES BALUSTRADEN TPV GEBRUIKSRUIMTES DAKOPENINGEN PLATDAK GEBRUIKSRUIMTES

1270 1270 155 41 1

M2 M2 M2 M2 M2 M2 m2 m2 m1 M1 m2 st M2 M2 M2 M1 M1 M2

€ € €

0.38 42.00 40.00

€ €

670.57 1,400.00

€ € € € € € € € € € € € € € € € € €

482.60 53,340.00 6,200.00 27,493.37 1,400.00 -

2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2045 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015

SUBTOTAAL

2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065 2065

Gemiddeld per jaar

Totaal duur exploitatie

Cyclus (jaar)

Eindjaar

Startjaar

Totaal per eenheid

Prijs per eenheid

Eenheid

Opmerki

Hoeveelheid

Stabu

Code

Element; activiteit Algemeen

Bouwjaar project: BVO: Kosten: Kosten:

2015 2065 2013 50

Regel verwijderen

Regel toevoegen

A


0

11,664.00

€

2016 Jaar 1 233.28 €

-

233.28 €

-

0

0

85070 24130 € 53340 € 6200 €

30 30

0 € 1400 € 0

€

85,070.00

€

€

1701.4 € 482.60 € 1,066.80 € 124.00 € € € 28.00 € € 0 € € € €

0 482.6 482.60 0 -

1,701.40

482.60

€ € €

1 30 30

2017 Jaar 2 €

€

-

€ € € €

0 482.6 482.60 0 -

€

482.60

€ € € € € € € € € € €

Afbeelding 49: Rekenmodel TCO - MJOP

Onder aan het tabblad wordt de berekening omtrent de geïndexeerde prijs en netto contante waarde getoond, dit wordt getoond in Afbeelding 50. Totaal excl. Algemene bouwp

8.0%

€ €

1,461,534.04 € 116,922.72 €

Algemene kosten

6.8%

€

107,335.06 €

Winst & Risico

3.0%

€

50,573.75 €

€

1,736,365.58 €

Totaal incl. Staartkosten

Jaar 1 29,230.68 € 2,338.45 €

Jaar 2 4,266.50 € 341.32 €

Jaar 3 6,308.40 € 504.67 €

2,146.70 €

313.33 €

463.29 €

313.33

996.42 €

147.63 €

218.29 €

147.63

34,727.31 €

5,068.79 €

Rentepercentage:0.03% Inflatie percentag0.03% Peildatum: 2014

7,494.65

€

4,266.50 341.32

5,068.79

1.00

1.00

1.00

3

4

5

Geïndexeerde prijs berekening Geïndexeerde prijs

€

1,477,320.72 €

4,270.92 €

6,317.11 €

4,273.86

€

1,465,176.97 €

4,267.52 €

6,310.42 €

4,268.21

Netto contante waarde berekening Netto contante waarde


Afbeelding 50: Rekenmodel TCO - MJOP staart

126

Total Cost of Ownership Het tabblad ‘Total Cost of Ownership’ betreft het resultaten tabblad, hier worden alle gegevens samengevoegd en wordt de TCO van het betreffende project berekend. Hier komen de nieuwbouwkosten, de onderhoudskosten en de energiekosten samen. Deze kosten worden gecombineerd met sloopkosten en afschrijving waarna de cashflow, netto contante waarde en cumulatieve contante waarde berekend wordt. Afbeelding 51 geeft het tabblad weer.


Total Cost of Ownership Project: Onderwerp: Opgesteld door: Gecontroleerd door: File:

Zalmplaatschool Total Cost of Ownership MF


Rekenmodel.xlsx

* Jaartal invullen Jaar 1 Jaar 2

Jaar 0 Rentepercentage Vaste kosten Nieuwbouw kosten Onderhoudskosten Vervangingskosten Sloopkosten Afschrijving

-

Jaar 3

Jaar 4

Jaar 5

Jaar 6

€

1.00 €

1.00 €

1.00 €

1.00 €

1.00 €

1.00

€

4,267.52 €

6,310.42 €

4,268.21 €

7,283.89 €

7,645.78 €

23,960.73

€ 2,827,286

€ 119,850 €

Restwaarde

€ 2,827,286 €

Exploitatiekosten Jaarlijkse vaste kosten Electriciteitskosten Gaskosten Waterkosten Overige energiekosten

Cashflow

-

-

€

-

€

-

€

-

€

2,827,286.03 €

2,827,286.03 €

2,827,286.03 €

2,827,286.03 €

12,000.00 12,420.00 17,160.00 4,480.00 -

12,000.00 11,960.46 16,525.08 4,484.48 -

12,000.00 11,517.92 15,913.65 4,488.96 -

12,000.00 11,091.76 15,324.85 4,493.45 -

12,000.00 10,681.36 14,757.83 4,497.95 -

€ € € € €

€

€

2,827,286.03 €

2,947,136.03 €

€ € € € €

50,327.52 €

€ € € € €

51,280.44 €

€ € € € €

48,188.75 €

€ € € € €

50,193.95 €

2,827,286.03

€ € € € €

12,000.00 10,286.15 14,211.79 4,502.44 -

49,582.92 €

64,961.11

Netto contante Waarde

€

-

€

50,287.53 €

51,226.12 €

48,124.95 €

50,114.22 €

49,491.04 €

64,823.56

Cumulatieve Netto Contante Waarde

€

-

€

50,287.53 €

101,513.65 €

149,638.60 €

199,752.82 €

249,243.86 €

314,067.42

Afbeelding 51: Rekenmodel TCO - Total Cost of Ownership

Element; activiteit

5 5 20 21 21 21 21

ONDERBOUW BODEMVOORZIENINGEN DAMWANDEN FUNDERINGSPALEN FUNDERING / VLOER OP MV KELDER PUTTEN NUTS INVOER VOORZIENINGEN

€ 51,295

€ 50,593

€ 315,119 € 207,958

€ 310,807 € 205,112

SUBTOTAAL

€ 289,186

C

D D01 D02 D03 D04 D05 D06 D07 D08 D09 D10 D

E E01 E02 E03 E

5 21 21 21 21 21 25 5 5 22

SKELET SKELET DIVERSEN TUNNELSYSTEEM MASSIEF TUNNELSYSTEEM SPOUW DRAGENDE WANDEN VLOEREN BALKEN EN KOLOMMEN STAALCONSTRUCTIE VEILIGHEID SKELET STEIGERWERK TBV SKELET NIET DRAGENDE BINNENSPOUWBLADEN SUBTOTAAL

DAKEN HELLENDE DAKEN 33 OVERIGE PLATTE DAKEN 33 PLATTE DAKEN GEBRUIKSRUIMTES SUBTOTAAL

Opmerking

Kosten: nieuwbouw + onderhoud

NCW na 50 jaar

€ 1,000

€ 6,680

€ 986 € 285,229

€ 6,589

€ 167,553 € 358,206

€ 165,261 € 353,304

€ 104,904 € 26,720

€ 103,468 € 26,354

€ 339,531

€ 334,885

€ 363,532

€ 358,558

€ 235,019

€ 231,803

Afbeelding 52: Rekenmodel TCO - Total Cost of Ownership per onderdeel


C C01 C02 C03 C04 C05 C06 C07

Stabu

Code

Tevens is aan de onderzijde van het tabblad per post of onderdeel zichtbaar wat de nieuwbouw + exploitatiekosten zijn, zichtbaar in Afbeelding 52. Op deze manier wordt inzicht verschaft in de te maken kosten gedurende de levensduur van het gebouw per bouwdeel en is het eenvoudiger om alternatieven te vergelijken.

127


Grafieken Dit tabblad geeft de resultaten van het tabblad ‘Total Cost of Ownership’ grafisch weer, een voorbeeld is zichtbaar in Afbeelding 53. Grafieken Project: Onderwerp: Opgesteld door: Gecontroleerd door: File:

Zalmplaatschool Grafieken MF 0 Rekenmodel.xlsx


0

Verhouding nieuwbouw en onderhoud

Verhouding nieuwbouw en onderhoud

34% Nieuwbouw Onderhoud 66%

Kosten nieuwbouw + onderhoud per onderdeel

Kosten nieuwbouw + onderhoud per onderdeel


7%

128

Onderbouw 9%

36%

Skelet 6%

Daken Gevels Trappen

13%

Galerijen Afbouw

1%

5% 21%

2%

Afbeelding 53: Rekenmodel TCO - Grafieken

Binneninrichting Installaties


Rekenmachine Voor het berekenen van het energieverbruik kan dit tabblad gebruikt worden. Indien bekend is welke installaties toegepast worden, hoeveel installaties en welk verbruik deze installaties hebben kan middels dit tabblad berekend worden wat het verbruik is. De rekenmachine wordt getoond in Afbeelding 54. Installatie Aantal units

Watt gebruik

Aan Standby Uit

Eenheid kW kW kW

Aantal uur per jaar Eenheid

Energiegebruik per unit per jaar Eenheid

h h h

Totaal energie gebruik per jaar

0 kWh 0 kWh 0 kWh

Eenheid 0 kWh 0 kWh 0 kWh

Afbeelding 54: Rekenmodel TCO - Rekenmachine

Begrippenlijst In dit tabblad is een verklarende begrippenlijst toegevoegd. Afbeelding 55 geeft een voorbeeld weer. Begrippenlijst Project: Onderwerp: Opgesteld door: Gecontroleerd door: File:

0 Begrippenlijst 0 0 Rekenmodel.xlsx


Begrip MJOP BVO

Omschrijving Meerjarenonderhoudsplan Bruto vloer oppervlak

0 0 0 0 0

5.4.3 Casestudie Door zowel de afstudeerder als één van de geïnterviewden is het rekenmodel ingevuld. De afstudeerder heeft, zoals zichtbaar is in de voorgaande paragraaf, een bestaand project ingevoerd. De geïnterviewde heeft een deel van deze gegevens tevens ingevuld. Dit is gedaan ter controle van de toepasbaarheid en bruikbaarheid van het rekenmodel. De casestudie betreft een project welke reeds ingediend is en waar de begroting en het onderhoudsplan al voor bestonden. Dit heeft als gevolg gehad dat niet overal de benodigde getallen voorhanden waren en de invoer bemoeilijkt werd aangezien met name het onderhoudsplan met een afwijkende opmaak opgesteld was. Echter is getracht het model zo compleet mogelijk in te vullen en te laten rekenen. De geïnterviewde heeft slechts een deel van de gegevens ingevuld, namelijk de gegevens voor de gevel. Er is voor gekozen slecht één onderdeel in te laten vullen aangezien het een tijdrovende activiteit is, en indien één onderdeel juist ingevuld kan worden, dit bij de overige onderdelen tevens zal slagen.


Afbeelding 55: Rekenmodel TCO - Begrippenlijst

129


Uit het invoeren van de casestudie is gebleken dat het rekenmodel toepasbaar en bruikbaar is. Middels de juiste invoer, rekent het model de overige gegevens uit. De invoer van de begroting is gedaan door het kopiëren van de gegevens uit IBIS-Trad en dit in het rekenmodel te plakken. Dit is in tabblad Invoer begroting ingevuld, vervolgens zijn de resultaten van de begroting weergegeven in het tabblad Kosten nieuwbouw. Deze gegevens zijn automatisch overgenomen zonder tussenkomst van de invuller. Met behulp van deze twee tabbladen zijn de nieuwbouwkosten ingevoerd en kunnen de onderhoudskosten ingevoerd worden. Dit gebeurt in tabblad MJOP en dient te gebeuren door de invuller, echter dient alleen de cyclustijd en de eenheidsprijs nog ingevuld te worden, de overige gegevens zijn reeds overgenomen van eerdere invoeren. Het volgende tabblad, Total Cost of Ownership, heeft de ingevoerde gegevens overgenomen en doorgezet in verdere berekeningen. Aangezien het project al ingediend is, stonden alle ontwerpkeuzes al vast en waren bepaalde gegevens niet voorhanden bij het invullen van het rekenmodel. Indien het rekenmodel ingevuld wordt tijdens het ontwerpen en gebruikt wordt voor het opstellen van het MJOP, zullen deze gegevens wel aanwezig zijn en kan het model correct ingevuld worden. Dit heeft tevens als gevolg dat het model nu wellicht een vertekend beeld geeft van de verhouding van onderhoud en nieuwbouw. De geïnterviewde heeft het invullen van het rekenmodel als overzichtelijk en duidelijk ervaren. Bij de aanwezigheid van de juiste gegevens is het eenvoudig om het rekenmodel te gebruiken en positief beoordeeld.


5.5

130

Dream State

Zoals reeds benoemd wordt tevens kort aandacht besteed aan de Dream State. De processen besproken in het rapport hadden betrekking op de Future state, met andere woorden het moet binnen aanzienlijke tijd ingevoerd en toegepast kunnen worden. Bijlage 3 is echter gericht op de Dream state, dit betekent dat gedacht mag worden aan een droom situatie zonder belemmeringen. In de bijlage wordt het gewenste proces weergegeven, aangevuld met een beschrijving van dit proces. Naast de procesomschrijving is het Programma van Eisen voor de software opgesteld. Deze is eveneens te vinden in bijlage 3.

5.6 Conclusie

In dit hoofdstuk zijn de nieuwe processen omtrent het opstellen van een DBMaanbieding en het rekenmodel omtrent het berekenen van de TCO behandeld. De nieuwe processen verschillen op een aantal bepalende punten van het huidige aanbiedingsproces. Zo wordt onderhoud in de nieuwe processen vroeger betrokken bij het ontwerpproces en worden ontwerpkeuzes middels het rekenmodel op basis van Total Cost of Ownership gemaakt. De procesomschrijving en het rekenmodel vormen samen het hulpmiddel, middels dit hulpmiddel dient het mogelijk te zijn de doelstelling te halen. Het opstellen van het hulpmiddel is aan de hand van het Programma van Eisen gebeurd, in het volgende hoofdstuk wordt het hulpmiddel aan ditzelfde PvE getoetst.


Het opgestelde proces dient getoetst en geëvalueerd te worden om te beoordelen of het proces voldoet aan het Programma van Eisen het huidige proces.

6.

Toetsing

Hoofdstuk: Toetsing

. 131


Dit hoofdstuk is gericht op de toetsing van het hulpmiddel. In de eerste paragraaf wordt de wijze van toetsing behandeld. In paragraaf twee wordt de daadwerkelijke toetsing besproken.

6.1

Strategie

Het ontworpen hulpmiddel dient getoetst en geëvalueerd te worden om te beoordelen of het hulpmiddel voldoet aan het Programma van Eisen en om inzichtelijk te maken wat het voordeel is ten opzichte van de huidige situatie. Middels de toetsing kan beoordeeld worden of de gestelde doelstelling behaald is en of de geconstateerde knelpunten verholpen zijn. Gezien het onderwerp en de duur van een aanbesteding enerzijds en de onderhoudsperiode anderzijds, is het toetsen in de praktijk niet mogelijk gedurende het afstudeeronderzoek. Om deze reden is ervoor gekozen om de toetsing te laten plaatsvinden aan de hand van interviews en een expertpanel. Het toetsen vindt plaats aan de hand van de opgestelde eisen en wensen. Door in gesprek te gaan met verschillende betrokkenen is bepaald of het hulpmiddel voldoet aan de gestelde eisen. De betrokkenen beoordelen, in de vorm van een expertpanel, vanuit hun eigen functie of het vernieuwde proces en rekenmodel verschil zullen maken. Daarnaast is door het expertpanel een inschatting gemaakt welk verschil gemaakt zal worden. De geïnterviewde betrokkenen betreffen:    

Tendermanager Kostendeskundige Onderhoudsdeskundige Partnermanager

Hoofdstuk: Toetsing

Het Programma van Eisen is reeds gepresenteerd, echter ter volledigheid volgt het PvE hieronder nogmaals:

132

Eisen  Vanaf de start van de ontwerpfase moeten de bijbehorende onderhoudswerkzaamheden inzichtelijk gemaakt worden o Bij aanvang dient de benodigde informatie omtrent het opstellen van een MJOP beschikbaar te zijn  Middels het hulpmiddel moet voor elk project de Total Cost of Ownership berekend kunnen worden  Middels het hulpmiddel moeten gevolgen voor de TCO van (ontwerp)keuzes inzichtelijk gemaakt worden o Gevolgen voor TCO omtrent (ontwerp)keuzes dienen vanaf de start van het ontwerpproces inzichtelijk gemaakt te worden  Ontwerpkeuzes moeten, naast de reeds aanwezige criteria, gemaakt worden op basis van TCO en het bijbehorende onderhoud  Het hulpmiddel dient te zorgen voor een uniforme wijze van werken op het gebied van een DBM aanbesteding


Het hulpmiddel dient naast uniformiteit, de mogelijkheid te hebben tot kleine aanpassingen indien de situatie of uitvraag daarom vraagt Middels het hulpmiddel dient de focus van de aannemer op de gebruiksfase te komen liggen, door gedurende de aanbiedingsfase reeds inzichtelijk te maken wat de gevolgen voor de gebruiksfase zijn Project specifieke informatie moet worden overgedragen doormiddel van integrale samenwerking, aan de hand van het hulpmiddel Het te ontwerpen proces moet aansluiten bij het beleidsplan 2014-2017 van Dura Vermeer Bouw Zuid West o



 

Wensen  Het hulpmiddel kan ook voor marketing activiteiten gebruikt worden  Het aantal stappen van het proces wordt verminderd  Meer gebruik van een bedrijfsalgemene database welke gebaseerd is op kengetallen vanuit ervaringen omtrent reeds uitgevoerde projecten Voor het toetsen van het hulpmiddel zijn de bovenstaande eisen en wensen opgesteld. Hieronder zullen ze elk kort voorbij komen met een korte toelichting op de wijze van toetsing.

Eisen drie tot en met zes betreffen Total Cost of Ownership. Eis drie betreft de mogelijkheid tot het berekenen van de TCO voor elk project, dit is getoetst door te kijken naar de toepasbaarheid van het hulpmiddel en of het duidelijk is voor alle betrokkenen. Allereerst dient het hulpmiddel eenvoudig toe te passen te zijn, en daarnaast dienen er voldoende variabele gegevens ingevoerd te kunnen worden om toepasbaar te zijn voor elk project. De eisen vier, vijf en zes zijn getoetst door de geïnterviewden te vragen vanaf welk moment zij denken met TCO te gaan werken, welke informatie zij daar voor denken te behoeven en wanneer deze informatie voorhanden is. Tevens is de vraag gesteld of bij het maken van ontwerpkeuzes TCO een bepalende rol zal spelen. De geïnterviewden zijn de personen die werkzaam zijn in het aanbiedingsproces en aan de hand van het hulpmiddel te werk zullen gaan. Deze personen kunnen de meest accurate inschatting maken van de toepassing ervan aangezien zij slechts naar hun eigen functie en overwegingen hoeven te kijken.

Hoofdstuk: Toetsing

De eerste twee eisen betreffen het moment van het inschakelen van een onderhoudsdeskundige en de aanwezigheid van de benodigde informatie. Om deze te kunnen toetsen zijn de betrokkenen gevraagd het nieuwe proces te beoordelen vanuit hun discipline en specialisme. Met name de functiegroepen ‘tendermanager’ en ‘onderhoudsdeskundige’ zijn van toepassing bij het toetsen van deze twee eisen. Voor een meer accurate toetsing zou het gewenst zijn verscheidene aanbiedingen middels het hulpmiddel te doorlopen, echter door de tijdsbeperking van de afstudeerperiode is het niet mogelijk het aanbiedingsproces één of meerdere keren te doorlopen. Om deze reden is ervoor gekozen in gesprek te gaan met de betrokkenen en te vragen een zo realistisch mogelijke inschatting en beoordeling te geven van het hulpmiddel.

133


De eisen zeven en acht dienen de uniforme wijze van werken te garanderen. In de huidige situatie bestaat geen basisproces voor het opstellen van een DBMaanbieding of een MJOP. Door het opstellen van een proces wordt reeds de uniforme wijze van werken gegarandeerd, en aangezien het een procesomschrijving betreft bestaat de mogelijkheid tot kleine aanpassingen indien de uitvraag daarom vraagt. Echter als toetsing zijn de geïnterviewden gevraagd of de nieuwe processen bijdragen aan een uniforme wijze van werken en of naar eigen inschatting aanpassingen doorgevoerd kunnen worden. Voor de eisen negen tot en met elf zijn de geïnterviewden gevraagd om een inschatting te maken en het hulpmiddel te vergelijken met het beleidsplan. Tevens is door de afstudeerder zelf een constatering en inschatting gemaakt en is het rekenmodel getoetst door het invullen van een project door zowel de afstudeerder als één van de geïnterviewden. De wensen zijn beoordeeld aan de hand van constateringen die gedaan zijn door de afstudeerder.

6.2 Toetsing

Hoofdstuk: Toetsing

Voor de toetsing zijn verscheidene betrokkenen geïnterviewd, deze personen zijn geselecteerd op basis van hun functie. Daarnaast zijn enkele constateringen gedaan. In deze paragraaf wordt verder ingegaan op de resultaten.

134

De resultaten van de interviews betreffen: Eis Beoordeling  Vanaf de start van de ontwerpfase moeten de bijbehorende onderhoudswerkzaamheden inzichtelijk gemaakt worden o Bij aanvang dient de benodigde informatie omtrent het opstellen van een MJOP beschikbaar te zijn  Middels het hulpmiddel moet voor elk project de Total Cost of Ownership berekend kunnen worden  Middels het hulpmiddel moeten gevolgen voor de TCO van (ontwerp)keuzes inzichtelijk gemaakt worden o Gevolgen voor TCO omtrent (ontwerp)keuzes dienen vanaf de start van het ontwerpproces inzichtelijk gemaakt te worden  Ontwerpkeuzes moeten, naast de reeds aanwezige criteria, gemaakt worden op basis van TCO en het bijbehorende onderhoud  Het hulpmiddel dient te zorgen voor een uniforme wijze van werken op het gebied van een DBM aanbesteding o Het hulpmiddel dient naast uniformiteit, de mogelijkheid te hebben tot kleine aanpassingen indien de situatie of uitvraag daarom vraagt  Middels het hulpmiddel dient de focus van de aannemer op gebruiksfase komen te liggen, door gedurende de aanbiedingsfase reeds inzichtelijk te maken wat de


gevolgen voor de gebruiksfase zijn Project specifieke informatie moet worden overgedragen doormiddel van integrale samenwerking, aan de hand van het hulpmiddel  Het te ontwerpen proces moet aansluiten bij het beleidsplan 2014-2017 van Dura Vermeer Bouw Zuid West Wens Beoordeling  Het hulpmiddel kan ook voor marketing activiteiten gebruikt worden  Het aantal stappen van het proces wordt verminderd  Meer gebruik van een bedrijfsalgemene database welke gebaseerd is op kengetallen vanuit ervaringen omtrent reeds uitgevoerde projecten 

Tabel 11: Legenda toetsing

De meerderheid van de geïnterviewden heeft de eis positief beoordeeld De eis is door de geïnterviewden wisselend beoordeeld, circa de helft heeft een positieve beoordeling gegeven en de helft een negatieve De meerderheid van de geïnterviewden heeft de eis negatief beoordeeld

Bij aanvang dient de benodigde informatie omtrent het opstellen van een MJOP beschikbaar te zijn Voor het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan is bepaalde informatie benodigd, zoals beschreven in hoofdstuk 2. Zonder deze informatie wordt het bemoeilijkt een kloppend en aansluitend plan te maken. Daarom heeft deze eis betrekking op zowel het ontwerp als het onderhoud. De informatie omtrent het ontwerp betreft onder andere de materialisering, gewenste onderhoudsconditie, hoeveelheden en benodigd onderhoud. De informatie omtrent het onderhoud zijn de eenheidsprijzen, cyclustijd, startjaar en onderhoudsperiode. Bij aanvang van het ontwerpen is een deel van deze informatie reeds beschikbaar, en een

Hoofdstuk: Toetsing

Eisen Vanaf de start van de ontwerpfase moeten de bijbehorende onderhoudswerkzaamheden inzichtelijk gemaakt worden Het inzichtelijk maken van de onderhoudswerkzaamheden komt voort uit de onderhoudsplannen. Het proces schrijft voor om voor zowel het schetsontwerp als voor het functionele ontwerp het benodigde onderhoud inzichtelijk te maken. Tevens wordt bij het analyseren van de uitvraag een document opgesteld waar de randvoorwaarden vanuit het onderhoud omschreven worden. Op deze manier kan gesteld worden dat vanaf de start van de ontwerpfase rekening gehouden wordt met het onderhoud, aangezien vanaf het moment dat een eerste versie van het schetsontwerp opgesteld wordt, ook de onderhoudswerkzaamheden geïnventariseerd worden. Dit werd door de geïnterviewden onderkend en de eis is positief beoordeeld.

135


deel zal gedurende de ontwerpfase verzameld worden. Zo is de materialisering bij de start nog niet vastgesteld, echter is het onderhoudsplan welke gemaakt wordt aan de start van het proces nog een grove opzet en is deze materialisering nog niet benodigd. Wel is het van belang om vanuit de opdrachtgever de benodigde informatie aangeleverd te krijgen, met name op het gebied van onderhoud, zoals de onderhoudsperiode en onderhoudsconditie. Geïnterviewden gaven dat in principe gesteld kan worden dat deze eis behaald is, maar dat het projectafhankelijk is aangezien het mede afhankelijk is van de opdrachtgever. Eén van de geïnterviewden gaf aan dat het door het hulpmiddel duidelijk is welke input benodigd is, tussen welke partijen informatie overdracht plaats dient te vinden en wanneer dit moet gebeuren. Middels het hulpmiddel moet voor elk project de Total Cost of Ownership berekend kunnen worden Het hulpmiddel dient voor elk project ingezet te kunnen worden. De geïnterviewden gaven aan dat het een eenvoudig toepasbaar hulpmiddel is, welke gaat helpen bij het opstellen van betere, weloverwogen aanbiedingen. Het hulpmiddel is op een dergelijke wijze ingericht dat het mogelijk is om het hulpmiddel bij alle projecten waarbij het gewenst is toe te passen. Dit is gedaan door een procesomschrijving te maken waarbij de integratie van onderhoud centraal staat. Ook het rekenmodel is op een dergelijke wijze ingericht dat de invoer van gegevens eenvoudig is en deze overgenomen kunnen worden uit het begrotingsprogramma van DVBZW. Hierbij is de opmaak vergelijkbaar en kunnen onderdelen afhankelijk van het ontwerp wel of niet opgenomen worden. Dit is tevens het geval met het onderhoudsplan. Op deze manier is het mogelijk het hulpmiddel voor alle projecten in te zetten.

Hoofdstuk: Toetsing

Middels het hulpmiddel moeten gevolgen voor de TCO van (ontwerp)keuzes inzichtelijk gemaakt worden Bij het ontwerpen is het van belang inzichtelijk te hebben welke invloed een keuze heeft op de Total Cost of Ownership. Indien dit bekend is kan weloverwogen een keuze gemaakt worden zonder het risico op nare verrassingen. Om dit mogelijk te maken is het rekenmodel voor TCO opgesteld, waarin de gegevens mede omtrent de nieuwbouwkosten en onderhoudskosten ingevoerd kunnen worden en de TCO berekend kan worden. Dit kan uitgevoerd worden voor verschillende ontwerpalternatieven en tevens in het geval van alternatieven op het gebied van materialisatie. De geïnterviewden hebben aangegeven dat het mogelijk is om de TCO voor een project te berekenen en dat daarmee de gevolgen inzichtelijk gemaakt kunnen worden.

136

Gevolgen voor TCO omtrent (ontwerp)keuzes dienen vanaf de start van het ontwerpproces inzichtelijk gemaakt te worden Net als de onderhoudswerkzaamheden welke voortkomen uit het ontwerp is het van belang om vanaf de start van de ontwerpfase inzichtelijk te hebben welke invloed keuzes hebben op de Total Cost of Ownership. Door vanaf het begin inzichtelijk te hebben welke invloed uitgeoefend wordt op de TCO bestaat de kans een zo optimaal mogelijk ontwerp te maken. In de


procesomschrijving wordt dan ook omschreven dat de keuzes omtrent het functioneel ontwerp gebaseerd worden op TCO. Dit is in de schetsfase nog lastig aangezien veel gegevens nog niet aanwezig zijn en het daardoor moeilijk is om het rekenmodel in te vullen. Echter, vanaf het moment dat het mogelijk is, worden de gevolgen rondom TCO weergegeven. Geïnterviewden geven hier over aan dat er geleerd zal moeten worden op het gebied van het berekenen van TCO. Het is nog een onbekend onderdeel voor veel personen binnen de organisatie. Wanneer het bekender wordt en er meer ervaring is op het gebied van TCO zullen keuzes eerder in het proces ook sneller en eenvoudiger gemaakt kunnen worden op basis van TCO. Ontwerpkeuzes moeten, naast de reeds aanwezige criteria, gemaakt worden op basis van TCO en het bijbehorende onderhoud Om te garanderen dat keuzes gemaakt worden op basis van TCO en onderhoud is in het proces opgenomen dat voor alle alternatieven de onderhoudswerkzaamheden inzichtelijk gemaakt dienen te worden en dat de TCO berekend dient te worden. Vervolgens wordt door de directie gecontroleerd of dit daadwerkelijk gebeurd is waarna deze twee onderdelen geëvalueerd worden en meegenomen worden in de besluitvorming. Het is lastig in te schatten in welke mate dit zal gebeuren, geïnterviewden geven aan dat dit in bepaalde mate ook afhankelijk is van de uitvraag en de selectiecriteria. Echter zal het middels het hulpmiddel wel worden meegenomen in de besluitvorming en geven de geïnterviewden aan dat indien het hulpmiddel gevolgd wordt zeker aan de eis voldaan wordt.

Het hulpmiddel dient naast uniformiteit, de mogelijkheid te hebben tot kleine aanpassingen indien de situatie of uitvraag daarom vraagt Het hulpmiddel dient als basis en indien de uitvraag erom vraagt is het mogelijk om van deze basis af te wijken. Daarnaast is het mogelijk om het proces weer op te pakken wanneer dat gewenst is. Eén van de geïnterviewden geeft wel aan, dat het proces gewoon gevolgd zou moeten worden, aangezien deze precies aangeeft wat wanneer dient te gebeuren.

Hoofdstuk: Toetsing

Het hulpmiddel dient te zorgen voor een uniforme wijze van werken op het gebied van een DBM aanbesteding De geïnterviewden geven aan dat het hulpmiddel zorgt voor een uniforme wijze van werken en dat het past binnen het huidige werkmodel van Dura Vermeer. Door het specificeren welke stappen genomen dienen te worden, is voor alle betrokkenen duidelijk wat gedaan dient te worden voor een juiste afstemming van onderhoud en ontwerp binnen een DBM-aanbieding. Wel blijft het verschil in uitvraag en ontwerpen een aandachtspunt en uiteraard blijft het werken met mensen en bestaat de kans dat er afgeweken wordt van het proces, echter de basis is aanwezig.

137


Middels het hulpmiddel dient de focus van de aannemer op gebruiksfase komen te liggen, door gedurende de aanbiedingsfase reeds inzichtelijk te maken wat de gevolgen voor de gebruiksfase zijn De geïnterviewden geven aan dat door het hulpmiddel de focus inderdaad mede op de gebruiksfase komt te liggen. Eén van de geïnterviewden gaf aan dat het eenvoudiger geworden is om onderhoud mee te nemen in een aanbieding en dat het daardoor ook sneller zal gebeuren. Door het opstellen van de onderhoudsplannen gedurende het aanbiedingsproces zijn de betrokkenen zich bewust van de gevolgen voor de gebruiksfase en wordt daar in grotere mate rekening mee gehouden. Project specifieke informatie moet worden overgedragen doormiddel van integrale samenwerking, aan de hand van het hulpmiddel Het hulpmiddel is geen data-overdracht middel, echter wordt wel aangegeven op welke momenten een activiteit van data voorzien dient te worden. Tevens is schematisch weergegeven op welke wijze de datastroom loopt, welke functiegroep de data dient op te stellen en aan welke functiegroep deze data overgedragen dient te worden. Echter blijft ook dit in grote mate afhankelijk van de personen die betrokken zijn bij het proces. Een deel van de geïnterviewden geeft aan dat het hulpmiddel zorgdraagt voor een integrale samenwerking en dat het de informatiestroom inzichtelijk maakt. Er wordt echter benadrukt dat hoewel het hulpmiddel een bijdrage levert aan de informatieoverdracht en de integrale samenwerking, het geen basisvoorwaarde is. De meningen waren verdeeld, de eis is dan ook gedeeltelijk behaald.

Hoofdstuk: Toetsing

Het te ontwerpen proces moet aansluiten bij het beleidsplan 2014-2017 van Dura Vermeer Bouw Zuid West In het beleidsplan van 2014-2017 staat omschreven dat de focus op TCO moet komen te liggen, dat onderhoud een belangrijk onderdeel is en dat bij alle projecten een onderhoudsplan aangeboden dient te worden. Hier draagt het hulpmiddel zeker aan bij en sluit het helemaal bij aan.

138

Wensen Het hulpmiddel kan ook voor marketing activiteiten gebruikt worden Door het hulpmiddel kan Dura Vermeer naar de opdrachtgever toe stappen en aangeven dat TCO en de afstemming van onderhoud en ontwerp bekende onderwerpen zijn. Bij een presentatie aan de opdrachtgever kan dit benadrukt worden. Bij TCO gaat het om het uitdragen van het concept en de manier van werken, indien de opdrachtgever vraagt of TCO een bekend onderwerp is, kan simpelweg het hulpmiddel uitgelegd of getoond worden. Daarnaast kan uiteraard de film ingezet worden voor marketing activiteiten, deze film kan getoond worden om de intentie van TCO weer te geven. Uit de film blijkt dat DVBZW werkzaam is op het gebied van TCO en aandacht besteedt aan de juiste afstemming van onderhoud en ontwerp. Hieruit kan geconcludeerd worden dat aan deze wens voldaan is.


Het aantal stappen van het proces wordt verminderd Om het proces minder complex te maken is de wens uitgesproken om het proces uit minder stappen te laten bestaan. Dit is niet gelukt, aangezien alle nieuwe processchema’s meer stappen bevatten dan de huidige processchema’s. Hierbij dient wel gezegd te worden dat in het huidige proces geen basis proces omschreven is. Dit heeft een grote invloed op de mate van complexiteit. Door het opstellen van de nieuwe processen is een leidraad aanwezig welke de complexiteit verminderd. Desalniettemin is de wens niet behaald. Meer gebruik van een bedrijfsalgemene database welke gebaseerd is op kengetallen vanuit ervaringen omtrent reeds uitgevoerde projecten Om tegen te gaan dat de aanbiedingen en onderhoudsplannen slechts op ervaring en eigen kennis worden gebaseerd was de wens uitgesproken om een database op te stellen waarin de kengetallen staan. Dit is echter niet realistisch gebleken vanwege de specifieke input vanuit onderhoudsdeskundigen welke daarvoor benodigd is, terwijl deze niet werkzaam zijn bij DVBZW. Deze wens is niet behaald. Algemeen Naast de toetsing op basis van het Programma van Eisen zijn enkele overige vragen gesteld. Deze hebben betrekking op de invloed van het hulpmiddel voor Dura Vermeer en de aanbestedingen. Ben je van mening dat het hulpmiddel een toegevoegde waarde heeft voor Dura Vermeer? Deze vraag is door de geïnterviewden unaniem positief beantwoord. Het hulpmiddel is belangrijk voor het onderscheidend vermogen en door één van de geïnterviewden wordt aangegeven dat het format uitnodigt om gebruikt te worden.

Ben je van mening dat het hulpmiddel toegepast zal worden binnen Dura Vermeer? Alle geïnterviewden hebben deze vraag met ‘Ja’ beantwoord, onderhoud wordt steeds belangrijker. Wel is het van belang om de juiste input te hebben.

Hoofdstuk: Toetsing

Ben je van mening dat Dura Vermeer een vergrote kans heeft op het winnen van DBM aanbestedingen? Ook deze vraag is positief beantwoord, het leidt tot betere, weloverwogen aanbiedingen. Het geeft de mogelijkheid tot het doorrekenen van alternatieven en het in kaart brengen van gevolgen, hier is de opdrachtgever volgens de geïnterviewden gevoelig voor. Onderhoud wordt ook voor de opdrachtgevers steeds belangrijker. Wel wordt aangegeven dat het winnen van een aanbesteding niet alleen beïnvloed wordt door Dura Vermeer, maar dat de overige partijen eveneens een invloed uitoefenen.

139


Inschatting van de invloed op Total Cost of Ownership door de toepassing van het hulpmiddel Alle geïnterviewden is gevraagd een inschatting te maken van de invloed die het hulpmiddel heeft op de Total Cost of Ownership van een gebouw. Dit is ter indicatie van de relevantie en toegevoegde waarde van het hulpmiddel. Uiteraard blijft dit een schatting en zal in de praktijk moeten blijken in welke mate het daadwerkelijk verschil maakt. Echter door de tijdsbeperking van het afstudeertraject wordt hier volstaan met een indicatie gedaan door experts op het gebied van onderhoud, DBM-aanbiedingen en TCO. Op basis van de gemiddelde schatting van de geïnterviewden is de verwachting dat de Total Cost of Ownership dankzij het hulpmiddel met 12 procent verminderd zal worden. Casestudie rekenmodel Ter controle van de bruikbaarheid van het rekenmodel is één van de geïnterviewden gevraagd om een casestudie in te vullen in het rekenmodel. De bevindingen van deze casestudie zijn als volgt: Het rekenmodel is overzichtelijk en duidelijk. Het is logisch waar welke informatie ingevoerd dient te worden en het rekenmodel rekent automatisch veel gegevens door. Het model is door de geïnterviewde juist ingevoerd en de berekening is goed uitgevoerd. De conclusie is dat het rekenmodel overzichtelijk, uitgebreid en eenvoudig toe te passen is. In paragraaf 5.4.3 is de casestudie reeds weergegeven. Deze gegevens zijn ingevoerd door de afstudeerder, ter extra controle van het rekenmodel. Gebleken is dat het rekenmodel juist toegepast is door geïnterviewde, dat de gegevens overeenkomen en dat het eenvoudig te gebruiken is.

Hoofdstuk: Toetsing

Zoals hierboven gebleken is, voldoet het hulpmiddel aan het merendeel van de gestelde eisen. Wat dit betekent voor de doelstelling en probleemstelling wordt in de conclusie, in het volgende hoofdstuk, besproken.

140


Door de geïnterviewden is gesteld dat het hulpmiddel een verschil van 12 procent kan bereiken in het verlagen van de Total Cost of Ownership van een project.

`

Conclusie en aanbevelingen

7.

Hoofdstuk: Conclusie en aanbevelingen

. 141


Op basis van de resultaten verkregen in de onderzoekfase, ontwerpfase en de toetsing worden in dit hoofdstuk de conclusie en aanbevelingen gepresenteerd. In de conclusie wordt beoordeeld in welke mate de doelstelling behaald is, in de aanbevelingen wordt advies gegeven over mogelijke vervolgonderzoeken en hoe om te gaan met het eindresultaat.

7.1

Conclusie ‘Onderhoud kost geld, geen onderhoud kost een vermogen’

(Advin, 2015) Deze uitspraak door één van de geïnterviewden ten behoeve van de toetsing geeft de achterliggende gedachte van dit afstudeeronderzoek weer. Het doel van het afstudeeronderzoek is het afstemmen van het ontwerp en het onderhoud om zo de Total Cost of Ownership te kunnen verlagen. Het afstudeeronderzoek was gericht op het vernieuwen van het DBMaanbiedingsproces. De doelstelling hierbij is het elimineren van de knelpunten welke geconstateerd in het huidige proces. De doelstelling betrof:


Het ontwerpen van een hulpmiddel waarin het gewenste proces omtrent de integratie van een MJOP in een DBM-aanbesteding omschreven wordt waardoor onderhoud vanaf de start geïntegreerd wordt in het aanbestedingsproces en product-, materialiserings- en detailleringskeuzes gemaakt worden op basis van Total Cost of Ownership.

142

De knelpunten (kernproblemen) welke middels het opgestelde hulpmiddel verholpen dienen te zijn, betreffen: • Verscheidenheid in het proces omtrent het opstellen van een DBM aanbieding • Verscheidenheid in het proces omtrent het opstellen van een MJOP • Complexiteit van het DBM aanbiedingsproces • Beperkte kennisoverdracht binnen Dura Vermeer • Focus van de aannemer op de realisatie in plaats van de gehele levensduur Middels het verhelpen van deze knelpunten en indien voldaan is aan de volgende twee aspecten wordt de doelstelling behaald: • Onderhoud wordt vanaf de start geïntegreerd in het DBM aanbestedinsgsproces • Keuzes worden gemaakt op basis van Total Cost of Ownership Het Programma van Eisen welke in het voorgaande hoofdstuk getoetst is, is mede voortgekomen uit de doelstelling. Indien aan deze eisen voldaan is, zijn de geconstateerde knelpunten ondervangen en is de doelstelling behaald. In het vervolg van deze paragraaf wordt bekeken of dit het geval is.


Door de opgestelde processen wordt gewaarborgd dat onderhoud vroeg in het proces betrokken wordt bij het ontwerpen. Door zowel gedurende de schetsontwerpfase als de functionele ontwerpfase voor de opgestelde alternatieven het bijbehorende onderhoud in kaart te brengen, wordt direct stil gestaan bij onderhoud en wordt dit meegenomen in het proces. Dit heeft als gevolg dat de betrokkenen zich bewust zijn van het aspect onderhoud en welke gevolgen bepaalde keuzes in de ontwerpfase kunnen hebben op de exploitatiekosten. Om weloverwogen keuzes te kunnen maken is het van belang inzicht te hebben wat deze keuzes voor gevolg hebben op de Total Cost of Ownership. Met behulp van het rekenmodel is het mogelijk de TCO voor een project te berekenen en hier keuzes op te baseren. Wel dient hierbij benoemd te worden dat voor TCO geen algemeen geaccepteerde formule bestaat en dat bij dit rekenmodel de meest gangbare aspecten meegenomen zijn. Per project en per ontwerp dient beoordeeld te worden of het rekenmodel volstaat of dat het enige aanpassingen behoeft. Door vanaf de start van het ontwerpen zowel het onderhoud inzichtelijk te maken als de TCO te berekenen, zijn twee extra criteria toegevoegd voor ontwerpkeuzes. In de procesomschrijving wordt duidelijk de nadruk gelegd op het onderhoud en de TCO en welk belang het dient. Naast de reeds aanwezige criteria worden de ontwerpkeuzes nu gemaakt op basis van TCO en onderhoud.

Uit de toetsing is gebleken dat de vijf kernproblemen welke de probleemstelling veroorzaakten opgeheven zijn. Door het opstellen van de procesomschrijving is de verscheidenheid in de processen ondervangen en is de complexiteit weggenomen. Daarnaast wordt duidelijk aangegeven welke informatie op welk moment aanwezig dient te zijn en tussen welke partijen de overdracht van deze informatie plaats dient te vinden en wordt de aannemer gedwongen na te denken over de exploitatiefase. In de doelstelling is gesteld dat onderhoud vanaf de start van het aanbestedingsproces betrokken dient te zijn en meegenomen dient te worden in de overwegingen. Uit de toetsing is gebleken dat door het opstellen van onderhoudsplannen gedurende het ontwerpen de focus tevens op het onderhoud komt te liggen en onderhoud vanaf de start betrokken is bij het ontwerpproces. Daarnaast is het van belang dat de keuzes welke gemaakt dienen te worden gedurende het ontwerpen gemaakt worden op basis van Total Cost of Ownership. Ook hiervoor geldt dat tijdens de toetsing ervan gebleken is dat dit het geval is.


Daarnaast wordt door het opstellen van een procesomschrijving een uniforme wijze van werken voorgesteld. Alle betrokkenen weten welke stappen genomen dienen te worden en welke informatie op welk moment aanwezig dient te zijn.

143


Door de geïnterviewden is gesteld dat het hulpmiddel een verschil van 12 procent kan bereiken in het verlagen van de Total Cost of Ownership van een project. Hiermee kan, naast de eerder gedane conclusies, gesteld worden dat de doelstelling behaald is. Er is namelijk een proces ontworpen waarin onderhoud vanaf de start van het aanbestedingsproces betrokken wordt en product-, materialiserings- en detailleringskosten op basis van Total Cost of Ownership gemaakt worden.

7.2 Aanbevelingen

Op basis van de resultaten van het afstudeeronderzoek en de bevindingen welke gedaan zijn gedurende het uitvoeren van dit onderzoek, kunnen een aantal aanbevelingen gedaan worden. Deze aanbevelingen hebben betrekking op: Toepassingen • Juiste toepassing: selectie op basis van kwaliteit-prijs verhouding • Formule Total Cost of Ownership • Onderhoudsdatabase Vervolgonderzoek • Dream state: BIM • Onderhoud op het gebied van installaties • Toetsing in de praktijk


Voor een juiste toepassing van het hulpmiddel is het noodzakelijk dat de gunningscriteria van de aanbesteding gefocust zijn op de kwaliteit - prijs verhouding, in plaats van selectie op basis van de laagste prijs. Indien er sprake is van selectie op basis van de laagste prijs is het hulpmiddel niet van toepassing. Het verdient dan ook de aanbeveling slechts het hulpmiddel in te zetten indien de uitvraag passend is. Daar kan een bijdrage aan geleverd worden door het infomeren van de opdrachtgever over de mogelijkheden en voordelen van selectie op basis van kwaliteit-prijs verhouding.

144

Voor het berekenen van Total Cost of Ownership bestaat geen eenduidige formule. Het rekenmodel welke opgesteld is, is gebaseerd op de input van verscheidene bronnen en modellen. Hieruit zijn de overeenkomstige aspecten overgenomen en verder is op basis van de toepasbaarheid en aansluiting bij Dura Vermeer gekozen voor het overnemen van enige extra aspecten. Echter, bij elk ontwerp en bij elke aanbesteding zal gecontroleerd moeten worden of het model volstaat en de juiste gegevens meegenomen worden. In de Dream state is reeds de connectie tussen dit onderzoek en BIM gelegd. Voor een toekomstige toepassing van TCO kan BIM een zeer interessant onderwerp zijn. Een aanbeveling voor een vervolg onderzoek betreft dan ook het onderzoeken van de mogelijkheid tot het berekenen van TCO met behulp van een BIM model.


Het verdient de aanbeveling om voor zowel het rekenmodel als het opstellen van een MJOP een onderhoudsdatabase op te stellen. Voor het eenvoudig en juist invullen van een MJOP is het van belang dat de gegevens gebaseerd zijn op bedrijfsbrede kennis en niet op persoonlijke ervaring. In dit onderzoek is geen verder onderzoek uitgevoerd naar de opties tot het opstellen van een database omtrent onderhoud, het zou echter een basis kunnen vormen voor een vervolg onderzoek. Zoals reeds in de Dream state omschreven is, zou door het maken van een koppeling met vaste partners eventueel gegarandeerd kunnen worden dat de database ten alle tijde bijgewerkt is. Dit onderzoek is met name gericht geweest op het beheersen van het aanbiedingsproces vanuit de aannemer. Hierbij is onderhoud als één onderdeel aanschouwd en is geen onderscheid gemaakt tussen bouwkundig en installatietechnisch onderhoud. Een vervolg onderzoek zou kunnen uitwijzen welke aspecten en onderdelen van een gebouw, zowel bouwkundig als op het gebied van installaties, het meeste onderhoud behoeven. Indien dit inzichtelijk is, zou het proces wellicht op een dergelijke wijze ingericht kunnen worden zodat deze onderdelen vroegtijdig meer aandacht krijgen vergeleken met overige onderdelen.


Vanwege de beperkte tijd is het niet mogelijk geweest om, naast de afgenomen interviews, een uitgebreide toetsing uit te voeren. De laatste aanbeveling betreft dan ook het toetsen van het proces en rekenmodel in de praktijk door het uitvoeren ervan in een nieuwe aanbesteding. Op deze manier kan proefondervindelijk onderzocht worden welke invloed het hulpmiddel heeft.

145


Hoofdstuk: Afkortingenlijst

Afkortingenlijst

146

BAFO

Best and Final Offer

BEO

Budget Exploitatie Opzet

CAPEX

Capital Expenditure

DB

Design & Build

DBFMO

Design, Build, Finance, Maintain, Operate

DBM

Design, Build, Maintain

DV

Dura Vermeer

DVBZW

Dura Vermeer Bouw Zuid West

FO

Functioneel ontwerp

LCC

Life Cycle Cost

MJOP

Meerjarenonderhoudsplan

OPEX

Operating Expenditure

PO

Participerend Observeren

PvA

Plan van Aanpak

SADT

Structured Analysis and Design Technique

SO

Schetsontwerp

TCO


TO

Technisch ontwerp

VT

Voorbereidingsteam


(sd). DBM. (2013). Opgeroepen op 04 01, 2015, van Bouwcontractenportaal: http://www.bouwcontractenportaal.nl/portfolio-items/dbm-designbuild-maintain/ Advin. (2015, 04 15). Projectleider Jorg Vermeulen. (M. Feij, Interviewer) Brink Groep. (2013, december). Inspiratie. 12: Hoe haalt het bouwbedrijfsleven het maximale uit PPS? Brink Groep. (sd). Brink Groep Contractvormen. Opgeroepen op 04 08, 2014, van Brink Groep Management Advies: http://www.brinkgroep.nl/management-advies/activiteiten/48content/678-contractvormen Dura Vermeer. (2013). Dura Vermeer: over ons. Opgeroepen op 04 07, 2014, van Dura Vermeer: http://www.duravermeer.nl/over_ons/719/algemeen Dura Vermeer. (2014). Beleidsplan 2014-2017. Dura Vermeer. (sd). Intranet. Opgeroepen op 2014, van http://intranet/teams/onderhoudenrenovatie/SitePages/home.aspx Feij, M. (2014). Participerend Observeren: Integratie van onderhoud in een DBMaanbieding. Eindhoven. Group, O. M. (2014). OMG BPMN. Opgeroepen op 3 25, 2014, van OMG: www.bpmn.org ICLEI. (2015). www.iclei.org. Opgeroepen op 2 25, 2015, van www.iclei.org Jager, M. v. (2011). visie op DBFM(O). Den Haag. Kuijpers, P. (2012, 11 22). Balance result. Opgeroepen op 05 26, 2014, van Bouwend Nederland: http://www.bouwendnederland.nl/data/sitemanagement/media/Onder deel%20Regios/Regio%20Randstad%20Noord/Op%20weg%20naar%20d e%20goede%20vraag.pdf ORI. (2013). Design, Build & Maintenance. Brussel: ORI vzw. Porras, J. (1987). Stream Analysis: A Powerful way to Diagnose and Manage Organizational Change. Reading, Massachusetts: Addiso-Wesley Publishing Company. PSIbouw, R. B. (2006). Bouwen is vooruitzien - Theorie en praktijk van levensduurkosten. Rijswijk: Quantes. Roger Flanagan, G. N. (1989). Life Cycle costing - Theory and Practice. London: BSP Professional Books. Smart-SPP. (2015). www.smart-ssp.eu. Opgeroepen op 02 25, 2015, van www.smart-ssp.eu spp, s. (2011, 06 29). Guidance & tools. Opgeroepen op 02 02, 2015, van Smart spp: http://www.smart-spp.eu/index.php?id=7633 Weinschenk, V. (2008, 12). TCO - oude wijn in nieuwe zakken of nieuwe wijn in oude zaknnen. Opgeroepen op 01 28, 2015, van Logistiek: http://www.logistiek.nl/Warehousing/algemeen/2008/12/TCO-oudewijn-in-nieuwe-zakken-of-nieuwe-wijn-in-oude-zakken-LOGDOS112153W/

Hoofdstuk: Bibliografie

Bibliografie

147

Hoofdstuk: Bibliografie


148

Integratie van onderhoud in een DBM-aanbieding

Recommend Documents