Integraal werken Wenselijk of waardeloos?

Integraal werken Wenselijk of waardeloos? Nieuwegein| 7 juni 2011 | Menno Prins

1

Integraal werken – wenselijk of waardeloos?

Vragen aan de zaal 1. Wie werkt er integraal? 2. Integraal werken is een goede ontwikkeling

3. Mijn organisatie zou meer integraal moeten werken 4. Integraal werken is de oplossing voor beheersproblemen 5. Wat is integraal werken?

2


Wat betekent integraal werken?

: in·te·graal bn, bw voltallig, geheel: -grale publicatie wer·ken werkte, h gewerkt 1 bezig zijn, zijn krachten gebruiken: aan een roman ~ 2 betaalde arbeid verrichten, een beroep uitoefenen: waar werk je?; werk ze! werk prettig! 3 uitwerking hebben: op de zenuwen ~ invloed uitoefenen op 4 krimpen en uitzetten van hout door weersinvloeden 3


Wat betekent integraal werken?

• 4 kernbegrippen: o o o o

Samenwerken Samenhang Afstemming Gemeenschappelijkheid

• Een antwoord op verkokering en onsamenhangend werken van afdelingen en specialismen. (Bron: Tops 2001) 4


Integraal werken in overheidsland is hot

5


Waarom willen we integraal werken? • Oplossen van beheersproblemen o Taak van overheden wordt steeds lastiger o Integraliteit in aanpak wordt verwacht o Meerdere functies moeten samenwerken

6


Nadelen integraal werken? • Gedeelde verantwoordelijkheid o Wijzen naar elkaar..

• Geen scherpe rol en taakverdeling o ‘ik dacht dat jij daar van was…’

• Integraal werken als doel op zich o Analyse naar oorzaken van disfunctioneren blijft achterwege

7


Hoe los je beheersproblemen op? • Oplossen van beheersproblemen in organisaties start met goede heldere doelen stellen aan de output en onderliggende processen. • Van daar uit kunnen processen ‘lean en mean’ worden ingericht. • Integraal werken is daarbij geen doel op zich!

8


Vragen aan de zaal

• Wie heeft wel eens van Lean gehoord? • Wie heeft wel een met Lean gewerkt?

9


Waar komt ‘lean’ vandaan?

10


Lean in een notendop…

• • • • •

11

Richt processen in vanuit de klant Elimineer verspilling Streef naar perfectie Iedere dag een stapje beter Nadrukkelijk vanuit de werkvloer


Lean helpt om… • Heldere resultaten te benoemen • Goede nulmeting van probleem • Analyse oorzaken -> oplossingen voor oorzaken

oorzaak

probleem

x

• Hoge acceptatie oplossingen • Plezier en resultaat! 12


oplossing

Lean toepassing in breda – praktijk voorbeeld • WABO omgevingsvergunning uitdagingen: o Gecoördineerd werken o Binnen 8 weken reguliere vergunning

13


Analyse: Proces analyse oude situatie Centrale intake

Start

2-5 dagen casemanager • • • •

Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie

Bestemmings plan toets

2-28 dagen BP toetser • MIDDEN + WEST: schetsplan opvragen (indien aanwezig) • Toetsen aan bestemmingsplan • Toetsen aan bouwverordening • WEST: vrijstellingsoverleg • MIDDEN : 4-ogen controle door planbeoordelaar • SBA bijwerken • Dossier retour naar Planbeoordelaar

Koppelen aan planbeoordelaar

1-3 dagen planbeoordelaar • OOST + WEST: Koppelen aan planbeoordelaar

ontvangst & doorzetten dossier

1-7 dagen

Administratieve verwerking

1-14 dagen secretariaat • MIDDEN: koppelen aan Bas • In SBA inboeken • Dossier maken • Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen • OOST: schetsplan toevoegen (indien aanwezig)

Welstands toets

1- 25 dagen

Toets sloop en andere zaken

1-6 dagen Hans & Maarten • WEST: toets sloop en andere zaken

Inhoudelijk toesen

1-70 dagen

planbeoordelaar

welstandtoetser

planbeoordelaar

• Bijwerken SBA • Dossier naar welstand brengen

• Controle volledigheid dossier • Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): • Bijwerken SBA • Dossier Retour PB Commissie (1x / 2 wk): • Commissiebespreking • Verslaglegging toets • Goedkeuren verslag • Bijwerken SBA • Dossier retour PB

• ‘first-in first out’ behandeling → obv fatale datum • Controle ontvangst alle deeladviezen • Zelf beoordelen • Beoordelen adviezen • Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: • Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen

Volledigheids toets

1-28 dagen planbeoordelaar • 5 sets dossier maken • Hangmap en label maken • Invoeren in SBA • 1 set uitzetten bij constructeur • WEST+OOST: 1 set uitzetten bij milieu voor bodemtoets • MIDDEN: bij twijfel tekening buitencontrole door T&H • 1 set voor eigen volledigheidstoets • Verzamelen toetsresultaten • Bij onvolledigheid brief naar aanvrager

Besluit nemen

1 dagen PB/secretariaat Planbeoordelaar: • maakt brief Secretariaat: • Controleert brief • laat ondertekenen, • maakt kopie voor dossier • Dossier naar archief • Nota aanmaken en vergrendelen

Aanvullende gegevens vraag + ontv.

1-2 dagen secretariaat • Verzending brief + kopie naar archief

• Stempelen binnenkomende post

Eind

Aanvullende gegevens beoordelen

Uitzetten deeladviezen

1-14 dagen planbeoordelaar Wel aanv.geg. < 4 wkn: • Toets volledigheid met constructeur • Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: • Overleg • buitenbehandeling stellen in SBA • Brief naar aanvrager

1-3 dagen planbeoordelaar Uitzetten bij: • Bestemmingsplan toetser • Constructeur • brandweer • MIDDEN: bodem

• Bijwerken SBA • Map in andere kast

het kàn in 2 weken maar als het tegen zit duurt het 20 weken (15 tot 137 kalenderdagen*)

Processtap

Doorlooptijd stap (kortst en langst) Verantwoordelijk functionaris Activiteiten in deze processtap

2

*) Is excl. de maximaal 70 dagen inhoudelijk toetsen, aanname dat bij langere doorlooptijd eerdere stappen korter zal zijn.

3. Analyse: Mogelijke oorzaken lange doorlooptijd? Brainstorm met medewerkers: Prioriteit Omschrijving

1.

2.

3.

4. 5.

19

Proces kan beter

12

Te lang laten liggen

9

Andere activiteiten leiden af

9 9

Kantoortuin leid af SBA kost te veel tijd

Genoemde punten                            

Communicatie tussen onderdelen Gebrek aan gelijktijdige processen Volgorde adviezen achter elkaar ipv naast elkaar Te veel schijven Gebrek aan afstemming Buitendienst plannen laten inzien = extra stap (West) Bestemmingsplantoets duurt te lang Niet in 1x overal plan uitzetten voor deeladvies Tijd van postkamer tot aan ontvankelijkheidstoets Niet inplannen Bouwbesluit toets Overzicht op werk ontbreekt Plannen blijven te lang liggen Gebrek aan regie Aangeven wie het plan gaat behandelen duurt te lang Wie is verantwoordelijk voor de plannen? Inboeken is niet eenduidig Wachttijden tussen stappen Telefoon (3x) Mailverkeer/beantwoording Nevenacitivteiten (4x) Balie, overleggen (4x) Vooroverleggen kosten veel tijd Administratie/registratie (3x) Lopende werken na verlening bouwvergunning Niet geconcentreerd kunnen werken Productie in kantoortuin is lager Automatisering werkt niet optimaal, kost veel tijd Te veel administratieve rompslomp

vergt proces analyse → hoofdverbetering

vergt time-management

niet beïnvloedbaar (op korte termijn)

Nb. Onderbezetting werd maar 3x genoemd als belangrijkste verbeterpunt!

Analyse: Proces analyse verbetervoorstellen Overstort tussen secties (puntensysteem Den Bosch?)

Centrale intake

Start

2-5 dagen casemanager • • • •

Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie

Buiten proces organiseren danwel dagelijks toewijzen Koppelen aan planbeoordelaar

1-3 dagen planbeoordelaar • OOST + WEST: Koppelen aan planbeoordelaar

In 1x dossier opmaken én uitzetten (PB, constr., bodem) Administratieve verwerking

1-14 dagen secretariaat • MIDDEN: koppelen aan Bas • In SBA inboeken • Dossier maken • Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen • OOST: schetsplan toevoegen (indien aanwezig)

Toets sloop en andere zaken

1-6 dagen Hans & Maarten • WEST: toets sloop en andere zaken

Bestemmingsplan- en welstandtoets parallel ipvserieel: Scheelt tussenstap en is sneller

Bestemmings plan toets

2-28 dagen BP toetser • MIDDEN + WEST: schetsplan opvragen (indien aanwezig) • Toetsen aan bestemmingsplan • Toetsen aan bouwverordening • WEST: vrijstellingsoverleg • MIDDEN + OOST: 4ogen controle door planbeoordelaar • SBA bijwerken • Dossier retour naar Planbeoordelaar

ontvangst & doorzetten dossier

1-7 dagen

Afspraak hoe omgaan met te late levering (kost nu 1-14 dagen)

Buiten proces organiseren

Welstands toets

1- 25 dagen

Volledigheids toets

1-28 dagen planbeoordelaar • 5 sets dossier maken • Hangmap en label maken • Invoeren in SBA • 1 set uitzetten bij constructeur • WEST+OOST: 1 set uitzetten bij milieu voor bodemtoets • MIDDEN: bij twijfel tekening buitencontrole door T&H • 1 set voor eigen volledigheidstoets • Verzamelen toetsresultaten • Bij onvolledigheid brief naar aanvrager

Inhoudelijk toesen

1-70 dagen

planbeoordelaar

welstandtoetser

planbeoordelaar

• Bijwerken SBA • Dossier naar welstand brengen

• Controle volledigheid dossier • Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): • Bijwerken SBA • Dossier Retour PB Commissie (1x / 2 wk): • Commissiebespreking • Verslaglegging toets • Goedkeuren verslag • Bijwerken SBA • Dossier retour PB

• ‘first-in first out’ behandeling → obv fatale datum • Controle ontvangst alle deeladviezen • Zelf beoordelen • Beoordelen adviezen • Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: • Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen


1-2 dagen secretariaat • Verzending brief + kopie naar archief • Stempelen binnenkomende post

Besluit nemen

1 dagen PB/secretariaat Planbeoordelaar: • maakt brief Secretariaat: • Controleert brief • laat ondertekenen, • maakt kopie voor dossier • Dossier naar archief • Nota aanmaken en vergrendelen



1-14 dagen

1-3 dagen

planbeoordelaar Wel aanv.geg. < 4 wkn: • Toets volledigheid met constructeur • Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: • Overleg • buitenbehandeling stellen in SBA • Brief naar aanvrager

Eind

planbeoordelaar Uitzetten bij: • Bestemmingsplan toetser • Constructeur • Evt. brandweer • MIDDEN: bodem • Bijwerken SBA • Map in andere kast

Totale proces: Verbeteren discipline & besturing

Weigeringsgronden: 1.Bestemmingsplan 2.Welstand 3.Bouwverordening 4.bouwbesluit

Concrete verbeteracties per processtap Huidige situatie Processtap

Na verbetering

Snelste DLT (dagen)

Langste DLT (dagen)

Centrale intake

2

5

• van 3x per week naar dagelijks tussen 8-9 uur


1

3

• Dagelijks toewijzen tussen 9-10 uur


1

14

Toets sloop en andere zaken (west)

1

6

Volledigheids toets

1

28

Aanvullende gegevens vragen en ontvangen

1

2


1

14


1

3

Bestemmingsplantoets

2

28

Ontvangst & doorzetten dossier

1

7

• Vervalt

Welstands toets

1

25

• Parallel met andere toetsen • Ambtshalve < 2 dagen, commissie uiterlijk <25 dagen

Toets constructeur en brandweer

-

-

4-8 uur

• Parallel aan overige toetsen • Sturen op: constructeur en brandweer <14 kalenderdagen

Samenvoegen advies

1

70

4-8 uur

• Parallel met andere toetsen, • in deze stap alleen nog samenvoegen adviezen

1

1

15

137*

(was inhoudelijk toetsen)

Besluit nemen Totaal:

* Is excl. de maximaal 70 dagen inhoudelijk toetsen, aanname dat dit bij langere doorlooptijd eerdere stappen korter zal zijn

Behan deltijd

10-20 min

15-30 min

15-30 min

0,25-2 uur

Verbetervoorstellen

Snelste DLT (dagen)

Langste DLT (dagen)

• Dagelijks alles wegwerken • In 1x heel dossier administratief opmaken en (SBA bijwerken, dossier in kast, overige setjes naar PB) • Hier al uitzetten naar PB, constructeur en bodem 1) • Overal schetsplan + faseI toevoegen (ipv alleen in oost)

1

3

• Vervalt -> in west wekelijks overleg inrichten waar de relevante plannen worden besproken

0

0

• Niet meer: dossier afmaken, uitzetten bij constructeur + bodem • Sturing op vaststellen ontvankelijkheid binnen 3 werkdagen • bij twijfel actie: buitencontrole of foto’s opvragen

1

5

2

3

• Uiterlijk na 4 wk en dan binnen 2 dgn de nietontvankelijkheidsbrief versturen

1

3

• Dagelijkse verwerking • Quick Scan: bij verwachtte issues bij BP toets en/of welstand routing eventueel aanpassen (naar inschatting PB)

1

3

1

14-25 2)

1

7

1

3

9

41-52

• Parallel met andere toetsen • sturen op behandeling <14 kalenderdagen

17

weinig kopieën in ieder geval 1 exemplaar naar 1) 1) BijBij te te weinig kopieën in ieder geval 1 exemplaar naar PBPB dagen geld alleen in 30% van plannen langs welstandscommissie moeten. Overige doorlooptijden maximaal één week 2) 2) 2525 dagen geld alleen in 30% van dede plannen diedie langs welstandscommissie moeten. Overige doorlooptijden maximaal één week

Analyse: Proces voorstel nieuwe situatie Centrale intake

Start



Volledigheids toets

1-3 dagen casemanager • • • • •

Dagproces 8/9 uur: Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie

Bestemmingsplantoets • Toetsen aan bestemmingsplan • Toetsen aan bouwverordening • SBA bijwerken

Welstands toets • Controle volledigheid dossier • Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): • Toets + bijwerken SBA Commissie (1x / 2 wk): • Commissiebespreking • Verslaglegging + goedkeuring • Bijwerken SBA

Toets constructie • Toesten constructie • SBA bijwerken

Toets brandveiligheid • Toets brandveiligheid • SBA bijwerken

Bouwkundige toets • Toets bouwkundig • SBA bijwerken

1-3dagen

planbeoordelaar • Dagproces: 9/10 uur± • Per sectie koppelen aan planbeoordelaar + constr. + evt bodemtoetser

secretariaat

planbeoordelaar

• koppelen aan PB • In SBA inboeken • 5x dossier uitgebreid maken • schetsplan + fase I toevoegen (indien aanwezig) • Dossier uitzetten bij PB, constr. en bodem • Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen

• Invoeren in SBA • Bij twijfel actie nemen • 1 set voor eigen volledigheidstoets • Verzamelen toetsresultaten • Bij onvolledigheid brief naar aanvrager


1-2 dagen secretariaat • Verzending brief + kopie naar archief • Stempelen binnenkomende post


1-3 dagen planbeoordelaar Wel aanv.geg. < 4 wkn: • Toets volledigheid met constructeur • Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: • Overleg • buitenbehandeling stellen in SBA • Brief naar aanvrager

Bestemmingsplan toets

1-14dagen BP toetser

Welstands toets

1- 25*) dagen welstand Toets constructie

1- 14 dagen constructeur Toets brand-veiligheid

1-14 dagen

Samenvoegen adviezen

1-7 dagen planbeoordelaar • Controle ontvangst alle deeladviezen • Beoordelen adviezen • Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: • Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen

Besluit nemen

Eind

1 – 3 dagen PB/secretariaat Planbeoordelaar: • maakt brief Secretariaat: • Controleert brief • laat ondertekenen, • maakt kopie voor dossier • Dossier naar archief • Nota aanmaken en vergrendelen

brandweer

1-3 dagen planbeoordelaar • Uitzetten bij: • Bestemmingsplan toetser • Constructeur • Brandweer • welstand • Bijwerken SBA • Map in andere kast

in verbeterde situatie kan het in bijna 1 week maar altijd ruim binnen 8 weken (9 tot 52 kalenderdagen) Processtap Doorlooptijd stap (kortst en langst) Verantwoordelijk functionaris

Activiteiten in deze processtap

Bouwkundige toets

1-14 dagen planbeoordelaar


*) 1-3 dagen bij sneltoets, maximaal 25 dagen bij commissie

Verbeteren: inrichten sturing op doorlooptijd Bestemmingsplan toets


Start

Centrale intake



1-3 dagen casemanager

Iedere ochtend weggewerkt

Planbeoordelaar

secretariaat

Volledigheids toets

Aanvullend e gegevens vraag + ontv.

Aanvullend e gegevens beoordelen


Welstands toets 1- 25*) dagen


Besluit nemen

1 – 3 dgn

1-3dagen

1-2 dagen

1-3 dagen

1-3 dgn

welstand

1-7 dagen

Planbeoordelaar

secretariaat

Planbeoordelaar

Planbeoordelaar

Toets constructie

Planbeoordelaar

constructeur

1- 14 dagen

dagelijks weggewerkt

dagelijks weggewerkt binnen 3 dagen uitgevoerd

PB/ secretariaat

dagelijks uitgezet binnen 3 dagen uitgevoerd

constructeur

binnen 7 dagen


Toets brandveiligheid

1-14 dagen brandweer Bouwkundige toets

1-14 dagen Planbeoordelaar

binnen 14 dagen retour binnen 8 weken

Eind

Verbeteren: Randvoorwaarden voor implementatie 1.

Pro-actieve besturing mbv SBA-rapportages voor medewerkers

2.

Voortgangsinformatie (rapportages) voor sectiehoofden

3.

Werkplanning/time-management training voor medewerkers

4.

Vervanging bij ziekte/verlof en bezetting op alle werkdagen

5.

Vergroten effectiviteit van werken: •

Afspraken over bereikbaarheid en gebruik voicemail

•

Centrale ingang vragen per e-mail laten doorzetten bij afwezigheid

20

Resultaatmeting Bestemmingsplan toets


Start

Centrale intake



1-3 dagen casemanager

Planbeoordelaar

secretariaat

Iedere ochtend weggewerkt

Volledigheids toets

Aanvullend e gegevens vraag + ontv.

Aanvullend e gegevens beoordelen


Welstands toets 1- 25*) dagen


Besluit nemen

1 – 3 dgn

1-3dagen

1-2 dagen

1-3 dagen

1-3 dgn

welstand

1-7 dagen

Planbeoordelaar

secretariaat

Planbeoordelaar

Planbeoordelaar

Toets constructie

Planbeoordelaar

constructeur

1- 14 dagen


dagelijks weggewerkt binnen 3 dagen uitgevoerd

PB/ secretariaat

dagelijks uitgezet binnen 3 dagen uitgevoerd

constructeur


Toets brandveiligheid

1-14 dagen brandweer

39% ≤ 1 dag

binnen 7 dagen

82% ≤ 14 dgn

Bouwkundige toets

71% ≤ 3 dgn

1-14 dagen Planbeoordelaar

binnen 14 dagen retour binnen 8 weken

91% ≤ 8 wkn!

Eind

Integraal werken en Lean?

oorzaak

probleem

oplossing

• Integraal werken kàn een oplossing zijn voor een oorzaak van een beheersprobleem 22


Vragen & discussie

23


24


Integraal werken Wenselijk of waardeloos?

Recommend Documents