INTEGRAAL PLAN VAN AANPAK DE RIETVINK

INTEGRAAL PLAN VAN AANPAK DE RIETVINK

Versie: Datum: Status: Auteur:

2.0 16 december 2014 Voorlopig vastgesteld Robert Bruin

INHOUDSOPGAVE 1.! INLEIDING ........................................................................................................................ 1! 2.! HET PROJECT ................................................................................................................. 2! 2.1! AANLEIDING ...................................................................................................................... 2! 2.2! ANALYSE PROJECTGEBIED ................................................................................................. 2! 2.3! DOEL VAN HET PROJECT .................................................................................................... 2! 2.4! RESULTAAT ...................................................................................................................... 2! 2.5 ! ONDERZOEKSTRATEGIE .................................................................................................... 3! 2.6 ! JURIDISCHE ASPECTEN ..................................................................................................... 4! 2.7 ! RISICO’S .......................................................................................................................... 5! 3.! FASERING EN PLANNING .............................................................................................. 6! 4.! PROJECTORGANISATIE EN OVERLEGVORMEN ........................................................ 8! 4.1! 4.2! 4.3! 5.!

PROJECTORGANISATIE ...................................................................................................... 8! ORGANOGRAM PROJECTORGANISATIE ............................................................................... 9! OVERLEGVORMEN ............................................................................................................ 9! GELD .............................................................................................................................. 11!

5.1! 5.2! 5.3! 5.4! 6.!

KOSTEN / BUDGET .......................................................................................................... 11! BATEN / INKOMSTEN........................................................................................................ 11! DEKKINGSMOGELIJKHEDEN.............................................................................................. 11! BUDGETBEWAKING.......................................................................................................... 11! KWALITEIT ..................................................................................................................... 12!

6.1! TOETS EN ACCEPTATIE .................................................................................................... 12! 7.! INFORMATIE ................................................................................................................. 13! 7.1! 7.2! 7.3! 8.!

INFORMATIE MATRIX ........................................................................................................ 13! WIJZIGINGS- EN GOEDKEURINGSPROCEDURE ................................................................... 13! ARCHIVERINGSPROCEDURE ............................................................................................. 13! PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE ............................................................................ 14!

8.1! COMMUNICATIEDOELSTELLING(EN) .................................................................................. 14! 8.2! COMMUNICATIEBOODSCHAP ............................................................................................ 14! 8.3! PARTICIPATIE ................................................................................................................. 14! 8.4! COMMUNICATIEMIDDELEN ................................................................................................ 15! BIJLAGEN ............................................................................................................................. 17! BIJLAGE 1! ONDERZOEKSGEBIED PROJECT ................................................................................ 17!

Integraal plan van aanprak De Rietvink

Datum

16/12/2014

Pagina

1/17

1.

INLEIDING

Dit document beschrijft het voorstel voor de integrale aanpak van het project De Rietvink en geeft aan wat er moet gebeuren om de gevolgen van de verzakkingen in de wijk aan te pakken. De opgave voor het project bestaat uit: • Opstellen van een programma van eisen; • Uitvoeren van vervolgonderzoek naar zettingsgedrag en vervanging riolering en nutsleidingen; • Uitwerken ontwerpvarianten in samenwerking met bewoners. Na accordering door opdrachtgever is dit projectplan het leidende document voor opdrachtgever, projectleider en projectmedewerkers. Wijzigingen aangaande projectscope, specificaties en hieruit voortvloeiend veranderingen in de beheersfactoren kunnen alleen plaatsvinden via een wijzigingsverzoek, conform de standaard macro’s.

Integraal plan van aanpak De Rietvink

Datum

16/12/2014

Pagina

2/17

2.

HET PROJECT

2.1

Aanleiding

De wijk Rietvink verzakt voor een deel al vanaf de oplevering van de bouw begin jaren ’90. De verzakkingen betreffen de openbare ruimte en de tuinen (dus niet de woningen). De wijk verzakt niet overal even hard of evenveel. In 2001 heeft de gemeente aan bewoners toegezegd om in 2015-2016 de riolering aan te pakken i.v.m. de verzakkingen. Het laatste jaar hebben diverse bewoners actief contact gezocht met de gemeente. Ze maken zich zorgen over de verzakkingen en wat dat voor hun veiligheid en die van de wijk in het geheel betekent. Ook vragen ze zich af in hoeverre de gemeente aansprakelijk is voor overlast door de verzakkingen. De Rietvink is opgenomen in het collegeprogramma 2014-2018 (‘samen met bewoners een oplossing zoeken voor de verzakkingen in een deel van de wijk). Vanaf 1993 tot heden zijn er zettingen opgetreden variërend van 30 tot 80 cm ten opzichte van het oorspronkelijke aanlegniveau. De zettingen hebben inmiddels gevolgen voor de huisaansluitingen van de nutsleidingen en de riolering. In het oog springend is de veiligheid van de gasaansluitingen. Gasaansluitingen kunnen door verzakkingen op gemeentelijk en particulier terrein beschadigt raken. Bij diverse bewoners is onrust ontstaan met betrekking tot de veiligheid van de nutsaansluiting. Daarnaast speelt bij bewoners de verzakte eigen grond een rol. De oplossingen moeten dan ook in nauwe samenwerking met de bewoners worden uitgewerkt. Een vervolgonderzoek is noodzakelijk in verband met eerder gemaakte bestuurlijke afspraken in 2002 aangaande de vervanging van het rioolstelsel in 2015 - 2016. 2.2

Analyse projectgebied

Het onderzoeksgebied van deze opgave is weergegeven in bijlage 1. Dit gebied geeft de begrenzing aan van de te onderzoeken (rest)zettingen in de openbare ruimte en de aangrenzende voortuinen op particulier terrein. Nadat de onderzoeksresultaten en maatregelen bekend zijn wordt het werkelijke projectgebied bepaald. 2.3

Doel van het project

De doelstelling van het project is “Samen werken aan een veilige woon- en leefomgeving in De Rietvink”. Dit doel kan worden bereikt met de volgende subdoelen: • Goed geïnformeerde en betrokken bewoners; • Vastgesteld programma van eisen; • De nutsleidingen en riolering functioneren goed en zijn in orde voor de komende 30 jaar, behoudens regulier onderhoud; • De (rest)zetting bekend is en een ophoogplan wordt opgesteld; • Vastgesteld voorlopig inrichtingsplan. 2.4

Resultaat

Het beoogde resultaat is een breed gedragen voorlopig inrichtingsplan van de openbare ruimte, welke voldoet aan de gestelde doelstelling.


Datum

16/12/2014

Pagina

3/17

2.5

Onderzoekstrategie

2.5.1 Huidige situatie In de wijk De Rietvink is het riool omstreeks 1991 aangelegd. Sindsdien zijn een aantal rioolputten ingemeten in de jaren 2000, 2004 en 2014. Uit de meetwaarden blijkt dat de zakkingen voorafgaand aan 2000 variëren van 0,21 m tot 0,79 m en tussen 2000 en 2014 van 0,05 m tot 0,24 m. Gezien het moment van aanleg mag verwacht worden dat de primaire zetting is opgetreden en nu alleen sprake is van secundaire zetting. Volgend uit een extrapolatie van de nog op te treden zakkingen vanaf 2014 tot 2018, wordt verwacht dat de zakking nog enkele centimeters kan bedragen. 2.5.2 Zettingen Allereerst moet een beeld worden gevormd over het zettingsproces wat tot op heden is opgetreden. Historische gegevens zijn belangrijk. Tevens moet met een grondonderzoek (voornamelijk sonderingen) de huidige bodemopbouw worden bepaald. Op basis van deze informatie moet het opgetreden zettingsproces worden geanalyseerd en beschreven. Deze werkzaamheden richten zich op het reconstrueren en zijn doorgaans tijdrovend. Omstreeks 1997 zijn er mitigerende maatregelen uitgevoerd, informatie van deze gebeurtenis is van belang. Met de voorgaande uitkomsten kunnen dan zettingsberekeningen worden verricht voor het weer op hoogte brengen. Door het weer ophogen zullen additionele zettingen optreden. Indien er geen of een minder betrouwbare reconstructie wordt uitgevoerd, kunnen te grote zettingen worden berekend voor het opnieuw ophogen. De grootte van de berekende zettingen voor het herstel is dus mede afhankelijk van de nauwkeurigheid van de reconstructie van de reeds opgetreden zettingen. Na uitvoering van het eerder genoemde grondonderzoek worden hierop correcte analyses uitgevoerd. In het geval gewichtsneutraal (zogenaamde evenwichtsconstructie) wordt opgehoogd, zal het huidige zettingsproces nauwelijks wijzigen. Bij dergelijke ophogingen moet zwaarder materiaal (bijv. zand) vervangen worden door een lichter aanvulmateriaal (bijv. bims- of argexzand). Bij toepassing van EPS, zal dit in de bestaande constructie ingegraven moeten worden. Bij de bepaling van de keuze van het ophoogmateriaal dient het effect op de paalfundering en kruipruimtes onder de woningen te worden meegenomen. De locaties waar het grondonderzoek gaat plaatsvinden wordt op basis van de opgetreden zakkingen t.h.v. de rioolputten en in algemene zin daar waar herstel / wijziging van de huidige situatie is voorzien bepaald. De grondwaterstand, ongeacht de wijze van herstel, is bekend en wordt nader onderzocht. 2.5.3 Nutsvoorzieningen Door het “meezakken” zijn de nutsleidingen in het weglichaam onder spanning komen te staan. De zorg van de nutsleidingen gaat in beginsel vooral de betrokken nutsbedrijven aan. Op initiatief van de gemeente zijn in 2000 en 2001 Eneco en DZH (tegenwoordig Stedin en Dunea) nadrukkelijk verzocht informatie te verstrekken over de huisaansluitingen die in het gebied zijn gemaakt en de bestendigheid tegen maaiveldzettingen. De gasleidingen kunnen een behoorlijk zetting weerstaan. De elektriciteitsleidingen zijn buiten de erfgrens in een lus gelegd. Dit geeft voldoende speling om een zekere mate van zetting te kunnen overbruggen. De beheerder van de meest risicovolle nutsleidingen (gas en elektra) Eneco (tegenwoordig Stedin) heeft op basis van steekproefsgewijs onderzoek geconstateerd dat op dat moment (april 2001) geen risicovolle situatie bestaat. De waterleiding die door het waterleidingbedrijf is geïnspecteerd, vertoonde evenmin problemen. Op grond van voorgaande kon worden geconcludeerd dat voor wat betreft de nutsleidingen op dat moment van gevaarlijke situaties geen sprake was. Als gevolg van de nog te verwachten restzettingen bestond het risico dat op termijn de toelevering van gas en water zou kunnen stagneren.


Datum

16/12/2014

Pagina

4/17

Op de lange termijn zou theoretisch de situatie kunnen ontstaan dat de gasleiding wordt platgedrukt, waardoor te weinig gas de woning zal inkomen. Ten aanzien van de waterleiding bestaat op de lange termijn vanwege de starheid risico op breuk. Uit het oogpunt van zorgvuldigheid en om risicovolle situaties uit te sluiten heeft er in de zomer van 2014 een gasdetectie onderzoek plaatsgevonden door netbeheerder Stedin. Bij circa 150 huishoudens is dit onderzoek uitgevoerd en is op een aantal locaties een inspectie t.p.v. de gevel gedaan. Het resultaat van dit onderzoek is dat er geen afwijkingen zijn geconstateerd. Nog dit jaar en begin volgend jaar wordt in opdracht van Stedin de gasleiding opnieuw op een aantal locaties geïnspecteerd. Middels proefsleuven wordt op een aantal kritische plekken de staat van de huisaansluitingen geïnspecteerd. Op basis van deze resultaten wordt door Stedin in het eerste kwartaal van 2015 een besluit genomen over de mitigerende maatregelen en/of vervanging van huisaansluitingen. Daarnaast wordt onderzocht of grootschalig aanpassingen en/of vervangingen van de nutsleidingen worden meegenomen in het integrale ontwerp van De Rietvink. 2.5.4 Riolering In 1991 is een gescheiden rioolstelsel, voor afvoer van vuilwater en regenwater aangelegd. Gemiddeld 1 keer per 7 jaar worden rioolleidingen voor de afvoer van vuilwater in de gemeente gereinigd. Op een aantal locaties is de frequentie hoger door kleinere diameters of minder goede afvoer o.a. als gevolg van zettingen in de ondergrond. Ook in de wijk De Rietvink worden enkele rioolleidingen frequenter dan gebruikelijk gereinigd. Om de 10 à 15 jaar worden vuilwaterrioolleidingen geïnspecteerd met een camera. Bij zeer ernstige schades worden reparaties uitgevoerd of een onderhoudsplan opgesteld en afgestemd met andere werkzaamheden. Op verzoek van bewoners is naar aanleiding van klachtmeldingen tot 2001 incidenteel de huisaansluiting bij woningen vervangen, wanneer deze als gevolg van zettingen was afgescheurd. In verschillende delen van de wijk De Rietvink zijn rioolinspecties uitgevoerd in 1999, 2000, 2007 en 2014. Echter in het laatste decennium zijn geen calamiteiten geconstateerd waaruit blijkt dat het stelsel niet functioneert. Wel worden in de Rietvink enkele rioolleidingen meer gereinigd dan gebruikelijk. Naar aanleiding van de laatste inspectie (2014) wordt een maatregelplan opgesteld. Daarbij wordt ook gekeken of de schades in de loop van de tijd zijn verslechterd. De inspectie en beoordeling van riolering vindt plaats conform NEN 3399 resp. NEN 3398. Hiervoor is inmiddels bij een specialistisch bedrijf een offerte opgevraagd. De verwachting is dat nog voor het einde van dit jaar de opdracht kan worden gegeven. Op basis van de beoordeling en de daaruit voorvloeiende maatregelen wordt een kostenraming opgesteld. 2.5.5 Overige onderzoeken Naast de benodigde vooronderzoeken in de bodem en ondergrondse infrastructuur worden minimaal de volgende onderzoeken uitgezet. • Milieukundig historisch bodemonderzoek • Archeologisch vooronderzoek • Parkeerdrukonderzoek • Nulmeting kwaliteit verhardingen, beplanting en openbare verlichting 2.6

Juridische aspecten

Het is mogelijk dat zich juridische vraagstukken voordoen op de grens openbare ruimte - particuliere grond bij de uitvoering van werkzaamheden. Deze moeten worden meegenomen. De afhandeling van claims voor schade als gevolg van verzakkingen van de particuliere grond, maakt geen onderdeel uit van dit project.


Datum

16/12/2014

Pagina

5/17

2.7

Risico’s

Voor het project is een risicoanalyse opgesteld. Gedurende het gehele proces worden risico’s geanalyseerd gewogen en beheersmaatregelen benoemd. De analyse is een dynamisch proces waarbij in elke projectfase de risico’s worden vastgelegd. De risicoanalyse doorloopt een aantal stappen:

• •

de risico-inventarisatie, (waar zijn risico’s, bedreigen , maar ook kansen te beheersen);!

• •

de risico-allocatie (voor en door welke partij is het risico te beheersen);!

•

de risico-kwalificatie (de kans dat een bedreiging zich voordoet en wat de gevolgen hiervan zijn);! de risico-beheersmaatregelen (preventief, repressief of correctief);! de monitoring van de risico’s en beheersmaatregelen.

Met behulp van het programma Risk-ID zijn door een aantal collega’s van verschillende vakdisciplines mogelijke risico’s geïnventariseerd en gekwalificeerd voor de initiatieffase tot en met de ontwerpfase. Grootste risico’s: top drie • Optredende breuk van gasleidingen • Zettingsproblematiek op lange termijn niet onder controle • Een totale revitalisatie van het projectgebied is financieel niet haalbaar Voor deze risico’s en de nog te inventariseren risico’s gaande weg het project worden beheersmaatregelen genomen en gemonitord.


Datum

16/12/2014

Pagina

6/17

3.

FASERING EN PLANNING

Het gehele project bestaat in principe uit vier fasen die hun eigen planning kennen. Dit plan van aanpak omvat de initiatieffase t/m (VO) ontwerpfase en geeft een doorkijk naar het vervolg. De diverse fasen zijn hieronder apart beschreven.

Initiatieffase Resultaat: Integraal Plan van Aanpak

Planning

Activiteiten: - Onderzoekstrategie bepalen t.b.v. bodem, milieu, archeologie, nutsleidingen, riolering, parkeren en meer - Opstellen integraal plan van aanpak met projectteam met behulp van sprintsessies (scrum) - Voorbereiden besluitvorming college B&W en raadsbrief - Akkoord AOG en BOG - Bespreken klankbordgroep en projectteam - Publiceren website en nieuwsbrief Mijlpalen/beslismomenten: Vaststellen integraal plan van aanpak

4 kwartaal 2014

Definitiefase Resultaat: Programma van Eisen

Planning

Activiteiten: - Integrale visie ontwikkelen t.b.v. verbetering woon- en leefomgeving met projectteam - Onderzoeken uitvoeren en maatregelen bepalen t.b.v. bodem, milieu, archeologie, nutsleidingen, riolering, parkeren en meer - Onderzoeken dekkingsmogelijkheden o.a. uit reguliere onderhoudsbudgetten en partners (nutsbedrijven/ Hoogheemraadschap/ Provincie Z-H) - Opstellen programma van eisen - Bespreken met klankbordgroep, projectteam en partners (nutsbedrijven/ Hoogheemraadschap/ Provincie Z-H). - Bewoners en klankbordgroep informeren en betrekken d.m.v. bewonersbijeenkomsten - Akkoord AOG en BOG - Publiceren website en nieuwsbrief Mijlpalen/beslismomenten: Vaststellen Programma van Eisen en op basis daarvan opdracht verlenen aan ingenieursbureau voor maken van ontwerp inrichtingsplan.

Q1 2015

e

27 januari 2015

Maart 2015


Datum

16/12/2014

Pagina

7/17

Ontwerpfase Resultaat: VO en DO Ontwerp voor de inrichting openbare ruimte.

Planning

Activiteiten: - Opstellen voorlopig ontwerpvarianten (VO) door ingenieursbureau met projectteam en partners. - Aanpassen VO en bespreken met klankbordgroep, projectteam en partners (nutsbedrijven/ Hoogheemraadschap/ Provincie Z-H). - Bewoners en klankbordgroep informeren en betrekken d.m.v. bewonersbijeenkomsten - Verwerken input bewonersbijeenkomsten VO - Voorbereiden besluitvorming college B&W en raadsbrief Mijlpalen/beslismomenten: - Vaststellen VO door AOG en BOG. - Informeren commissie OG en Raad - Opdracht verlenen voor DO inrichtingsplan. Activiteiten: - Opstellen DO door ingenieursbureau - Intern advies opvragen (incl. beheertoets) - Bespreken met klankbordgroep, projectteam en partners (nutsbedrijven/ Hoogheemraadschap/ Provincie Z-H). - Bewoners en klankbordgroep informeren en betrekken d.m.v. bewonersbijeenkomsten - Akkoord AOG en BOG - Publiceren website en nieuwsbrief Mijlpalen/beslismomenten: - Vaststellen DO - opdracht aan ingenieursbureau voor opstellen besteksontwerp

Q2 2015

Uitvoeringsfase Resultaat: Besteksontwerp en aanbesteding

Planning

Activiteiten: - Aanbestedingskeuze op basis van kostenraming - Selectieleidraad opstellen - Opstellen besteksontwerp - Keuze materialisering - Vaststellen besteksontwerp - Aanbestedingsstukken gereed maken Mijlpalen/beslismomenten: Keuze aannemer, gunning en bepalen vervolgstappen realisatie fase

Q4 2015

Juni 2015 16 en 30 juni 2015 Juli 2015 Q3 2015

Q4 2015

Q2 2016


Datum

16/12/2014

Pagina

8/17

4.

PROJECTORGANISATIE EN OVERLEGVORMEN

4.1

Projectorganisatie

Rol Bestuurlijk opdrachtgever

Ambtelijk opdrachtgever

Projectleider

Omgevingsmanager

Verantwoordelijkheid Namens het college eindverantwoordelijk voor het project. Stuurt het project aan en ziet toe op procesverloop binnen de bestuurlijke randvoorwaarden en beleidsmatige en financiële kaders. Stuurt projectleider aan, maakt afspraken over resultaat, tijd en inzet van middelen. Verantwoordelijk voor benodigde condities van tijd, geld en menskracht en geeft sturing aan proces. Eindverantwoordelijk richting bestuurlijk opdrachtgever en budgethouder. Verantwoordelijk voor het bereiken van het overeengekomen resultaat. Stuurt op aspecten tijd, geld, kwaliteit, organisatie, informatie communicatie en risico(beheersing). Inhoudelijke aansturing projectmedewerkers. Voorbereiding en organisatie besluitvorming. Budgetbewaker. Verantwoordelijk voor communicatieplan en stakeholderanalyse. Proactief contact onderhouden, afstemmen belangen en vastleggen afspraken met stakeholders. Communicatie vanuit project naar omgeving en andersom. Doorlopen (vergunning)procedures.

Bevoegdheid Beslissingsbevoegd binnen de kaders van het project.

Beslissingsbevoegd over wijzigingen in projectorganisatie en -zo nodig samen met bestuurlijk opdrachtgever over wijzigingen in plan van aanpak.

Aansturen projectteamleden. Ondertekenen informatie brieven, zonder financiële of juridische consequenties.

Rapporteert aan projectleider.

Projectondersteuning Verantwoordelijk voor plannen vergaderingen, actielijsten, notulen, projectarchief, secretariële werkzaamheden. Planner Projectteamleden

Update planning, signalering Advisering op en uitvoering van onderwerpen betreffende de eigen discipline.

Advisering aan projectleider


Datum

16/12/2014

Pagina

9/17

4.2

Organogram Projectorganisatie

BOG wethouder

AOG Rob Gussekloo

Projectteam

PL

K&L overleg

Robert Bruin

Stedin, Dunea OM Andrea Schoemaker

PO

Klankbordgroep

Angela vd Meer

Technisch advies Erdal Avan

Juridisch advies Annemarie Bor

4.3

Coördinatie beheer Martijn v Kooten

Communicatie Ben v Vliet

Stedenbouw Wouter vd Wiel

Financieel advies Rob Franken

strategisch advies Robbert Baatenburg

Overlegvormen

Naam overleg Doel Onderwerp(en) Samenstelling Frequentie



PO SB Besturen van project Voortgang project (tijd, geld, kwaliteit etc.) adviezen op deelonderwerpen BOG, AOG, PL, OM 4 wekelijks of meer indien nodig voor besluiten

Projectteam De Rietvink Informeren, afstemmen, bewaken, voorbereiden Voortgang project (tijd, geld, kwaliteit, communicatie etc.) adviezen op deelonderwerpen PL, OM, TA. Afhankelijk van de agenda: AOG. 1 x per 2 weken

Planningsoverleg Bijhouden, bewaken en sturen op planning Overall planning PL, planner 4 wekelijks


Datum

16/12/2014

Pagina

10/17


Naam overleg Doel Onderwerp(en) Samenstelling

Frequentie


Communicatieoverleg Voorbereiden, afstemmen en uitvoeren communicatie Communicatiestrategie, planning (incl. overall planning), communicatiemiddelen, OM, communicatieadviseur intern en extern, juridisch adviseur. Afhankelijk van de agenda: PL, TA 1x per 2 weken

Technisch overleg / K&L overleg VO, DO en uitvoering voorbereiden Onderzoeksstrategie, onderzoeksresultaten, vervolgaanpak maatregelen onder- en bovengronds, overall planning, K&L overleg TA, PL, werkvoorbereider, coördinator beheer. Afhankelijk van de agenda: OM, stedenbouw, Stedin, Dunea, leidingbeheerders overig 1x per 2 weken

Klankbordgroep Feedback geven op diverse deelproducten alvorens deze ter besluitvorming worden voorgelegd aan het college/raad Deelproducten zoals inrichtingsplannen openbare ruimte (VO/DO) Bewoners, voorzitter extern, PL, OM, notulist 1 keer per twee maanden, afhankelijk van de planning van het project


Datum

16/12/2014

Pagina

11/17

5.

GELD

5.1

Kosten / Budget

Onderstaand zijn de budgetten verdeeld over de diverse fases:

Projectfase Initiatieffase (onderzoeksstrategie, PvA, communicatie) Definitiefase (integrale visie, onderzoeken uitvoeren, PvE, communicatie) Ontwerpfase (VO-varianten, ramingen, communicatie) Totaal

Bedrag € 44.000 € 145.000 € 132.000 € 321.000

De gemeenteraad heeft op 16 september 2014 een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld ad. € 321.000, de hieruit voortvloeiende kapitaallasten worden gedekt uit de algemene reserve vrij besteedbaar, welke is gedekt uit de algemene reserve. 5.2

Baten / Inkomsten

De baten en inkomsten van het project zijn in deze fase nog niet van toepassing. 5.3

Dekkingsmogelijkheden

Om te kunnen starten met de onderzoeken, het uitwerken van varianten voor inrichting en ter voorbereiding op de uitvoering van de werkzaamheden en communicatie met bewoners is een voorbereidingskrediet door de raad beschikbaar gesteld van € 321.000. Voor het uitwerken en uitvoeren van het Definitief Ontwerp eind 2015/begin 2016 dient nog gezocht te worden naar de financiele dekkingsmogelijkheden. Eén en ander is afhankelijk van de gekozen variant. In de verdere planvoorbereiding wordt onderzocht welke middelen vanuit o.a. reguliere onderhoudsbudgetten, het Gemeentelijk Rioleringsplan en externe partners (nutsbedrijven, Hoogheemraad en Provincie Zuid Holland) kunnen worden ingezet. 5.4

Budgetbewaking

Voor dit project is binnen de bestaande financiële administratie een projectadministratie ingericht. Voorts is ook voor dit project de geactualiseerde Regeling budgethouderschap LeidschendamVoorburg 2012 van toepassing, zoals vastgesteld in de collegevergadering van 12 juni 2012 alsmede de verordening op de uitgangspunten van het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leidschendam-Voorburg zoals vastgesteld in de Raad van 18 december 2012 (Financiele beheersverordening, art. 212). Daarnaast zal twee maal per jaar (en intern maandelijks) via het projectenboek over de voortgang van het project gerapporteerd worden.


Datum

16/12/2014

Pagina

12/17

6.

KWALITEIT

Voor het toetsen van de kwaliteit van werkzaamheden in de openbare ruimte zal bij de aanbesteding reeds worden opgenomen aan welke eisen voldaan moet worden. In grote lijn is dat het bestaande Handboek voor de openbare ruimte. Technische randvoorwaarden en eisen Het inrichtingsplan van de openbare ruimte dient te voldoen aan vigerend beleid op het gebied van beheer en inrichting. In dit geval zijn het handboek openbare ruimte (versie 4-mei 2014) en het Beheerkwaliteitsplan (BKP 2004, https://www.leidschendam-voorburg.nl/Int/Plannen-projectenvisies/Beheerkwaliteitplan-voor-de-openbare-ruimte.html) kaderstellend. Integrale aanpak Het is een nadrukkelijke wens om projecten in de openbare ruimte op een integrale manier aan te pakken. SB en RO zullen dit moeten vertalen naar een PVE waar beide afdelingen overeenstemming over hebben. Draagvlak bij bewoners Bewoners zijn betrokken bij de planvorming en het plan heeft een breed draagvlak bij bewoners. 6.1

Toets en acceptatie

Eind en/of deelproducten zullen in eerste aanleg collegiaal getoetst worden en voorts getoetst worden door de ambtelijk opdrachtgever en/of de bestuurlijk opdrachtgever. Pas na deze toetsing en het verwerken van de daaruit voortvloeiende open aanmerkingen wordt een (eind)product vrij gegeven voor bijvoorbeeld bestuurlijke behandeling of voor communicatie. Initiatieffase Resultaat: Integraal Plan van Aanpak Wijze van toetsing: Bespreken projectgroep Advies klankbordgroep Akkoord PL en AOG/BOG Definitiefase Resultaat: Programma van Eisen Wijze van toetsing: Bespreken projectgroep Advies klankbordgroep Akkoord PL en AOG Ontwerpfase Resultaat: VO en DO inrichting openbare ruimte Wijze van toetsing: Bespreken projectgroep Beoordeling ruimtelijke kwaliteit door RO Beheertoets door beheerteam SB Technische toets door werkvoorbereiding SB Beheerparagraaf bij bestuurlijke besluitvorming Advies klankbordgroep Akkoord PL en AOG/BOG


Datum

16/12/2014

Pagina

13/17

7.

INFORMATIE

7.1

Informatie matrix

In de onderstaande tabel is aangegeven welke documenten aan welke doelgroep worden verstrekt.

Projectdocumenten Voortgangsrapportages Wijzigingsvoorstellen Plan van aanpak Risicoanalyse Planning Verslag PO Verslag Projectteam

BOG I I/V V I I V

Verslag Klankbordgroep

I

Opdrachten extern O = opstellen 7.2

V = vaststellen

AOG V V V V V V

Projectleider O O O O/I O/I A

I I V D = dossier archiveren

I

Projectteam A/I/D A/I/D O/I/A/D O/I/A/D A/I/D I/D O/V

Anderen I I I O/I O/I I I

I

O/I/D

I

O

A/I/D

I

A = adviseren

I = ontvangen ter info

Wijzigings- en goedkeuringsprocedure

Wijzigingen moeten worden goedgekeurd door AOG. Als het bestuurlijke consequenties heeft, dient de BOG ook te besluiten. De projectleider stemt de te nemen stappen af met de direct betrokkenen in een open planproces. Daarnaast houdt de projectleider de regie op de voortgang van plan naar uitvoering. Daarom wordt aanbevolen de projectleider en de AOG voor het gehele traject niet te veranderen. 7.3

Archiveringsprocedure

Informatie aangaande het project wordt door de betrokken projectteamleden opgeslagen in een digitaal projectdossier op de O-schijf.


Datum

16/12/2014

Pagina

14/17

8.

PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE

Participatie van en communicatie met bewoners maken deel uit van het omgevingsmanagement en wordt hieronder uitgewerkt. Daarnaast werken we samen met onze partners, zoals Stedin en Dunea. Een stakeholdersanalyse wordt begin 2015 opgesteld. 8.1

Communicatiedoelstelling(en)

Communicatie speelt een belangrijke rol richting de huiseigenaren en bewoners van De Rietvink. De communicatiedoelstellingen luiden als volgt: 1. Bewoners en huiseigenaren van De Rietvink worden goed geïnformeerd over en betrokken bij de planvoorbereiding en het te volgen proces. 2. Waar er ruimte is – in financieel en ruimtelijk opzicht – worden bewoners betrokken bij (her)inrichting van de openbare ruimte. 8.2

Communicatieboodschap

De zettingsproblematiek in De Rietvink is een complexe opgave waarin verschillende aspecten een rol spelen. Daarom hebben we een algemene communicatieboodschap geformuleerd. De algemene communicatieboodschap luidt: ‘In 2002 is bewoners verteld dat in 2016 naar verwachting de zettingen, die zich in een deel van De Rietvink al sinds de jaren ’90 voordoen, voltrokken zijn. Dat betekent dat vanaf dat moment maatregelen getroffen kunnen worden om de gevolgen van de zettingen aan te pakken. In het collegeprogramma 2014-2018 is afgesproken dat dat samen met bewoners gebeurt. We starten nu en dat doen we met een integrale aanpak. Integraal betekent een multidisciplinair team, bewoners en partners doen mee.’ 8.3

Participatie

Gedurende het proces tot de realisatie is het belangrijk huiseigenaren/buurtbewoners goed op de hoogte te houden van de voortgang en hen mee te nemen in het proces dat voor hen ligt. Waar er in ruimtelijke en financiële zin ruimte is om mee te denken over de (her)inrichting van de openbare ruimte, worden huiseigenaren/bewoners daartoe uitgenodigd. Daarvoor zetten we onderstaande participatieactiviteiten in: • Klankbordgroep. • Bewonersbijeenkomsten. 8.3.1 Klankbordgroep Eerder in het traject is de afweging gemaakt een klankbordgroep in te stellen met het oog op de zettingsproblematiek in de Rietvink. Op het moment van schrijven hebben negen bewoners uit de wijk zich aangemeld voor de klankbordgroep. De klankbordgroep is een team van (ervarings)deskundigen dat de gemeente adviseert over de aanpak. Daarnaast zal ook op andere manieren met alle huiseigenaren/bewoners worden gecommuniceerd, bijvoorbeeld via bewonersavonden en (digitale) nieuwsbrieven. Uiteraard is het altijd mogelijk dat huiseigenaren/bewoners uit de wijk hun vragen via de klankbordgroep aan de gemeente stellen. Voorstel is gedurende de looptijd van het traject tot en met de oplevering iedere twee maanden – afgestemd op de projectplanning – een klankbordbijeenkomst te organiseren.


Datum

16/12/2014

Pagina

15/17

Spelregels bijeenkomsten klankbordgroep: • Voorafgaand aan de bijeenkomst worden de agenda en benodigde stukken per e-mail verstuurd aan de leden van de klankbordgroep. De agenda en stukken worden eveneens op de website geplaatst. • Na de bijeenkomst ontvangen de leden van de klankbordgroep binnen een á twee weken het verslag per e-mail. Het verslag wordt ook op de website gezet. • Organisator van de klankbordgroep is de omgevingsmanager, namens de gemeente. 8.3.2 Bewonersbijeenkomst(en) De eerste helft van 2015 organiseert de gemeente bewonersbijeenkomsten voor de bewoners van het onderzoeksgebied. Vanwege de grote (hoogte)verschillen in de wijk ligt het voor de hand het gebied onder te verdelen in kleine deelgebieden per straat of cluster van straten. Per bijeenkomst stellen we voor om van maximaal dertig woningen bewoners uit te nodigen. Een eerste inschatting op basis van de plankaart is dat de wijk wordt opgesplitst in acht tot tien deelgebieden. Tot 30 juni 2015 organiseren we twee series verschillende bewonersbijeenkomsten: 1. Februari 2015 – Informeren over proces, toelichting plan van aanpak, toelichting onderzoeksresultaten en meedenken over (her)inrichting. 2. Maart/april 2015 – Terugleggen ontwerp openbare ruimte (VO). Ad. 1 Informeren over proces, toelichting plan van aanpak en meedenken over (her)inrichting: Februari 2015 Nadat in januari 2015 het plan van aanpak door het college van B&W wordt goedgekeurd, worden ook huiseigenaren/buurtbewoners geïnformeerd over het te doorlopen proces. Naast gebruikelijke communicatiemiddelen – zoals nieuwsbrief en website – worden huiseigenaren/bewoners uitgenodigd voor een bewonersbijeenkomst in februari. Daar worden het proces geschetst (VO, DO, voorbereiding, realisatie, etc.) en plan van aanpak en onderzoekresultaten toegelicht. Bewoners worden uitgenodigd mee te denken over de (her)inrichting van de openbare ruimte. Ad.2 Terugleggen Voorlopig Ontwerp: Maart/april 2015 Na afronding van het voorlopig ontwerp (VO) wordt dit teruggelegd bij de bewoners voordat het ter besluitvorming gaat naar het college van B&W en de gemeenteraad. Tijdens de bewonersbijeenkomst kan het VO worden toegelicht aan de huiseigenaren/bewoners en kunnen de laatste wijzigingen worden meegenomen. Los van bovenstaande bewonersbijeenkomsten organiseert de gemeente begin 2015 een informatieavond voor de bewoners en eigenaren van Westboschlaan en omgeving. Hun woningen zijn onlangs aan het onderzoeksgebied toegevoegd. De betreffende bewoners ontvangen hiervoor per post een uitnodiging. 8.4

Communicatiemiddelen

Bovengenoemde participatieactiviteiten worden ondersteund door diverse communicatiemiddelen, zodat de bewoners ook op het moment dat het hen uitkomt informatie tot zich kunnen nemen en zich op de hoogte houden van de voortgang. We stellen daarvoor onderstaande communicatiemiddelen voor: • Website. • Digitale nieuwsbrief. • Q&A. • Bewonersbrieven. • Media & free publicity. 8.4.1 Website Op de website van de gemeente Leidschendam-Voorburg is, bereikbaar via de verkorte URL www.lv.nl/rietvink, reeds een pagina ingericht over de zettingsproblematiek in De Rietvink.


Datum

16/12/2014

Pagina

16/17

Het is van groot belang dat de website de komende maanden constant up-to-date wordt gehouden. Dit plan van aanpak wordt ook op de website geplaatst. Onderdelen die op de pagina over de Rietvink zullen terugkomen zijn: ! Inleiding van het project waarin ook de kernboodschap is opgenomen. ! Informatie zoveel mogelijk op hoofdlijnen en in bullits. ! Q&A die steeds wordt aangevuld. ! Globale planning van het project met agenda. ! Verslagen van bijeenkomsten. ! Aanmeldmogelijkheid voor (digitale) nieuwsbrief. ! Contactgegevens omgevingsmanager. 8.4.2 (Digitale) nieuwsbrief De bewoners worden structureel op de hoogte gehouden door een (digitale) nieuwsbrief. De eerste nieuwsbrief verschijnt uiterlijk vrijdag 19 december a.s. 8.4.3 Q&A Bewoners hebben veel vragen over dit project. Er is reeds een start gemaakt met het opstellen van een Q&A op basis van vragen die zijn gesteld tijdens de informatieavond van 2 oktober jl. etc. De Q&A wordt in de definitiefase van het project (t/m eind december 2014) opgesteld en daarna doorlopend aangevuld en vernieuwd op basis van binnengekomen vragen, maar ook op basis van wat de gemeente de huiseigenaren/bewoners over het project wil meegeven. De Q&A staat op de website. 8.4.4 Bewonersbrieven Naast de website en digitale nieuwsbrief vormen bewonersbrieven een communicatiemiddel voor het uitnodigen van bewoners voor informatiebijeenkomsten en actuele zaken, zoals het informeren rondom de realisatie en uitvoering. De informatie zal op dat moment te actueel – maar ook te specifiek zijn om op te nemen op de website of in de digitale nieuwsbrief. 8.4.5 Media & free publicity Op strategische momenten zal ook breder dan de huiseigenaren/bewoners worden gecommuniceerd en wordt de media ingelicht. Daarbij valt te denken aan de gangbare momenten als rondom de vaststelling van het plan van aanpak (december 2014), rondom de besluitvorming van het voorlopig ontwerp (VO). Na vaststelling van het plan van aanpak in het college van B&W wordt de media ingelicht. Om goed in te kunnen spelen, analyseren we ook wat er rondom het project in de media verschijnt en kan qua communicatie worden bijgestuurd.


Datum

16/12/2014

Pagina

17/17

BIJLAGEN Bijlage 1

Onderzoeksgebied project


INTEGRAAL PLAN VAN AANPAK DE RIETVINK

Recommend Documents