Instrument voor modern funerair beheer

Instrument voor modern funerair beheer B E H E E R

•

Regionale samenwerking

•

Regie

•

Modulaire keuze

•

Onderzoek en advies

•

Beheer en management

•

Detacheren

•

Factoring

•

Leasen

•

Nationaal Ruimingsregister

•

Voorlichting en opleidingen

2|3

Uitbesteden van begraafplaatsbeheer een maatschappelijke trend? Een complexe en snel veranderende samenleving kan tot gevolg hebben dat lokale overheden niet in alle gevallen zelf in staat zijn om op basis van de eigen capaciteit, kennis en vaardigheden alle overheidsdiensten op een efficiënte manier te leveren aan de burger. De burger is kritischer, mondiger, beter opgeleid en geïnformeerd door gebruik van o.a. (sociale) media. Burgers verwachten een efficiënte, effectieve, dienstverlenende en slagvaardige overheid. Het uitbesteden van het complete beheer van begraafplaatsen is een nieuwe maatschappelijke trend. Het beheren van de begraafplaats is voor lokale overheden een kerntaak. Alle burgers moeten er gebruik van kunnen maken. Zij verwachten een optimale en respectvolle dienstverlening voor het begraven, het bijzetten van urnen en het verstrooien van as. Door massamedia, voorlichting en informatie is de belangstelling voor het onderwerp “overlijden” vanuit de burger gestegen. Er is behoefte aan een plek om te gedenken, om te herinneren en om te verwerken. In die zin vergt dit van de begraafplaats mogelijk een andere (in) richting.

Regionale samenwerking is een optie om de exploitatie van begraafplaatsen kostendekkend te maken. Door samenwerking tussen meerdere gemeenten met betrekking tot begraafplaatsbeheer kan een situatie worden bewerkstelligd die mogelijk sneller uitzicht biedt op een kostendekkende exploitatie van begraafplaatsen. Regionale samenwerking biedt uitzicht op een organisatorisch effectieve aanpak en inzet van de middelen die al voorhanden zijn zoals bestaande infrastructuur, personeel, voertuigen en faciliteiten. Door deze met meerdere gemeenten te exploiteren en te delen, kan met de bestaande middelen, op termijn, uitzicht worden geboden op een kostendekkende exploitatie. Dat kan een veranderingsproces inhouden dat vooral voor bestaand personeel een acceptatievermogen en een veranderd inzicht en inzet vergt. Een proces waar leidinggevenden en personeel goed op moeten worden voorbereid. Aeden kan dit gehele proces initiëren en begeleiden.

Aeden. Aeden biedt diensten om samen met de gemeente oplossingen te ontwikkelen voor het duurzame beheer van begraafplaatsen op basis van maatwerk. Het uitbesteden van de kerntaak begraafplaatsbeheer vergt een gedegen aanpak en uitvoering. Uitgangspunt moet zijn om betere resultaten en een hoger kwaliteitsniveau te bereiken. Zodoende kunnen besparingen ontstaan en blijven de bestedingen onder controle. Met betrekking tot regionale samenwerking kan Aeden het initiatief nemen om meerdere gemeenten of kerkelijke instellingen bij een gezamenlijk overleg te betrekken. Onder deskundige leiding werken de betrokken partijen aan een nieuw exploitatiemodel. Een grondig vooronderzoek en analyse van bestaande exploitatiegegevens is noodzakelijk. Bestaand onderzoek en geformuleerd beleid worden in het geheel betrokken.Ook het begeleiden en (mede) beheren en managen van regionale samenwerkingen, evenals het monitoren en controleren van veranderingsprocessen zijn taken waar Aeden een belangrijke rol kan spelen.

Regionale samenwerking kan ook tot gevolg hebben dat het zinvol is om met meerdere gemeenten en instellingen in een regio een aparte rechtspersoon op te richten waarbij de betreffende gemeenten en instellingen deelnemen in aandelen en men participant wordt in de nieuw te vormen rechtspersoon die vervolgens inhoud en gestalte geeft aan volledig beheer en management van de aangesloten begraafplaatsen. Dat maakt het gehele proces transparant, het geeft zeggenschap, men kan mee- en bijsturen en het biedt mogelijkheden om met meerdere partijen de risico’s af te dekken en mogelijk uitzicht op dividend. Aeden is een initiatief van gerenommeerde ondernemingen die reeds vele jaren actief zijn in de uitvaartbranche. De kennis en deskundigheid van deze ondernemingen is samengebracht in Aeden Beheer. Zo zijn we in staat gemeenten een optimale dienstverlening te bieden voor het beheer van begraafplaatsen.

Gemeente kan modulair kiezen en behoudt de totale regie. Aeden levert diensten die door de opdrachtgever modulair kunnen worden afgenomen. Door middel van de auditmodule wordt eerst vastgesteld wat de huidige stand van zaken is met betrekking tot de exploitatie van de begraafplaats. De module daaropvolgend onderzoekt en adviseert met betrekking tot de organisatie, verbeteringen, besparingen en formuleert samen met de gemeente haalbare doelstellingen. Op basis van de aanbevelingen kan daarna een keuze worden gemaakt om de kerntaak bij de gemeente te laten of (deels) uit te besteden. Aeden levert een compleet pakket aan diensten met betrekking tot het volledige beheer van begraafplaatsen. Het staat echter de gemeente geheel vrij, indien het wenselijk is om het beheer uit te besteden, om dit bij een andere partij te doen dan Aeden.

Waarom uitbesteden? l

l

De huidige opleidingscapaciteit en het aantal kandidaten voor de opleiding van beheerder zijn onvoldoende. De huidige opleidingen dienen meer gericht te worden op een conversie van traditionele aanpak naar een management gerichte aanpak. Aeden beschikt over eigen faciliteiten om de nieuwe beheerder op te leiden, te leren managen, te beheren, te exploiteren, te rekenen en verantwoordelijkheid te nemen. Een complexe en snel veranderende samenleving leidt er soms toe dat lokale overheden niet in alle gevallen zelf in staat zijn om op basis van de eigen capaciteit, kennis en vaardigheden op korte en lange termijn het beheer van begraafplaatsen effectief en kostendekkend uit te voeren.

4|5

l

l

Begraafplaatsmanagement vraagt om een optimale continue dienstverlening. Dat vraagt van gemeenten constante inzet van mensen en middelen. Aeden gaat uit van het principe dat meerdere begraafplaatsen door middel van een aangepaste locale, regionale of nationale (her)organisatie beter, efficiënter en zuiniger kunnen opereren. Begraven neemt af, cremeren neemt toe. Met betrekking tot cremeren zijn er allerlei nieuwe ontwikkelingen. Met betrekking tot begraven, buiten bovengronds begraven, vrijwel niet. Gemeenten moeten zich realiseren dat cremeren juist van zeer grote additionele waarde is voor de liquiditeit van een begraafplaats. Meer cremeren betekent meer asbestemmingen. En werd er vroeger nog 90% verstrooid na de crematie, tegenwoordig is de praktijk anno 2012 dat het verstrooien afneemt en het aantal asbestemmingen op de begraafplaats stijgt. De verhouding cremeren/begraven ligt op 55/45%, waarbij cremeren aan populariteit toeneemt. Bij 135.000 overledenen op jaarbasis (2010) zijn er 75.000 crematies en ca 60.000 begrafenissen. Het is belangrijk dat de gemeente meer oog krijgt voor het daadwerkelijk bedrijfsmatig inrichten van de begraafplaatsen. Onderzoek heeft bewezen dat ca 7 tot 12% van de burgers interesse heeft voor bovengronds begraven. Echter, de capaciteit van het bovengronds begraven in Nederland is ruim onvoldoende. Per jaar moet er voor asbestemmingen op begraafplaatsen een capaciteit gerealiseerd worden van 30.000 tot 40.000 asbestemmingsplaatsen in Nederland. Dit werd in 2010 nog steeds niet gerealiseerd. Door het overlijden van de “baby boomers” neemt het aantal begravingen licht toe. Als er niet voldoende geruimd wordt dan vraagt dit om extra openbare ruimte. Nu blijkt ook, bij het uitvoeren van ruimingen, waartoe de nabestaanden worden opgeroepen om eventueel grafrechten te continueren of toe te staan dat het graf geruimd wordt, belangstelling te ontstaan voor het herbegraven. Gemeenten worden tevens geconfronteerd met sociale begravingen en ook met de toenemende wens vanuit de burger voor grafkelders, urnenkelders en zelfs mausolea.

l

l

l

De belangstelling van de burger voor de uitvaartwereld neemt toe, 46% van de burgers oriënteert zich vooraf hoe de uitvaart eruit moet zien. Er komen steeds meer programma’s op televisie die de uitvaart als onderwerp behandelen. Een goede ontwikkeling. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat de kosten van de uitvaart de afgelopen 10 jaar met 100% zijn gestegen. Ook de grafrechten zijn aanzienlijk gestegen. Daar mogen de burgers en nabestaanden ook wel een optimale dienstverlening voor verwachten. Gevoelsmatig, zeggen beheerders, neemt het bezoek aan begraafplaatsen van nabestaanden en burgers toe. Er is een trend zichtbaar naar de wensen van burgers naar meer groen op de begraafplaats en vooral ook een parkachtige uitstraling. Die gemeenten die dit onderwerp adopteren, geven ook inhoud aan deze wens voor een parkachtige uitstraling. Ook de belangstelling voor natuurbegraafplaatsen neemt toe. Service elementen op de begraafplaats zoals het gebruik van een bloemschiktafel, watertappunt, gieterrek, banken, bloemen voorzieningen etc., horen in een standaardvoorziening thuis. De burger moet de begraafplaats kunnen beleven. Nederland telt ca. 7 miljoen graven op de begraafplaatsen. Om aan de capaciteit te kunnen voldoen, is in eerdere onderzoeken vastgesteld dat er per jaar 55000 m2 nodig is om in volume te voorzien. Ook is het nodig om meer te ruimen. Volgens bronnen moeten er per jaar minimaal 60.000 graven geruimd worden om de vraag naar nieuwe grond af te remmen. Volgens de Bond van Ruimers worden er ca. 30.000 graven geruimd op jaarbasis. Dat is dus te weinig. Verder moeten gemeenten zich steeds meer realiseren dat het geen pas geeft om ruimingen in een zandmassagraf te herbegraven. Dat is enerzijds niet goed voor het milieu, de verontreiniging van het grondwater en het is niet piëteitsvol. Bij ruimingen moeten zoveel mogelijk goede voorzieningen worden ingezet zoals verzamelgraven, ruimingsdozen, biologisch afbreekbare lijkhoezen en ruimingskisten en dient het personeel de hoogste normen van veiligheid en preventie in acht te nemen om geen onnodige gezondheidsrisico’s te nemen.

l

Gemeenten kunnen vaak moeizaam de nabestaanden achterhalen als men na grafrust van 20 jaar en langer wil gaan ruimen. Ondanks dat er programma’s zijn om een begraafplaats te beheren m.b.t. uitgifte van graven, rechthebbenden, etc., blijkt de administratie in veel gevallen niet op orde. Met de nieuwe wet op de lijkbezorging, waarbij zelfs een grafrust van 10 jaar wordt mogelijk gemaakt, wordt de begraafplaatsadministratie en het gebruik van de begraafplaats intensiever. Het automatiseren van communicatie om ruimingen in regio’s of nationaal te organiseren levert belangrijke besparingen op. Om ruimingen te communiceren, zijn soms vele communicatieve inspanningen nodig. Men moet advertenties plaatsen in regionale en soms landelijke bladen, brieven versturen aan nabestaanden, aankondigingen maken op informatieborden bij de begraafplaats, borden plaatsen bij de graven, etc. Aeden is initiatiefnemer van het nationaal ruimingsregister. Via dit webplatform kunnen deelnemende begraafplaatsen, gemeenten en instellingen voorgenomen ruimingen melden, bezwaren verwerken of goedkeuringen bewerkstelligen.Ook het bieden van de mogelijkheid tot herbegraven in nieuwe (familie) graven kan eenvoudig en makkelijk worden verwerkt. Onze maatschappij vraagt om digitale oplossingen om processen makkelijker, transparanter en effectiever te laten verlopen. Het ruimingsregister is een belangrijke stap in die richting.

Aeden kernpunten. 1 Voorzien in een behoefte van de uiteindelijke opdrachtgever (gemeenten, bijzondere begraafplaatsen en beheersstichtingen) aan een compleet pakket van producten en diensten om het beheer en onderhoud van begraafplaatsen onder te brengen bij een deskundige, betrouwbare, innovatieve en solide partij. 2 De opdrachtgever ontzorgen door een hoogstaande en effectieve dienstverlening te bieden die een kostendekkende en een rendabele exploitatie van een begraafplaats mogelijk moet maken, zonder in te boeten op kwaliteit en juist zelfs te bewerkstelligen deze kwaliteit te verbeteren en te optimaliseren, rekening houdende met de maatschappelijke ontwikkelingen die op dit gebied een rol spelen. 3 Oog hebben voor het gegeven dat de huidige organisatie van een begraafplaats waardig en met respect perspectief wordt geboden voor de toekomst. 4 Duurzaam ontwikkelen en beheren. Inhoud geven aan de “planet” paragraaf. 5 Inhoud geven aan de sociale paragraaf. 6 Zoveel mogelijk automatiseren. 7 Invulling geven aan de lange termijn op het gebied van begraafplaatsbeheer, rekening houdende met het bijzondere karakter van begraafplaatsen en de cultuurhistorische waarde. 8 Continuïteit, kwaliteit, veiligheid, doelmatigheid, zorgvuldigheid, bezoek- en gebruikersvriendelijkheid (convenience) bieden met betrekking tot de mogelijke oplossingen voor de bedrijfsprocessen op begraafplaatsen. 9 Door expertise van Aeden dienstverlening telkens weer verbeteren en optimaliseren. 10 Bieden van slagvaardige en effectieve oplossingen.

6|7

Aandachtspunten: A Toenemende vraag om ondersteuning op het gebied van begraafplaatsbeheer en management bij gemeenten, bijzondere begraafplaatsen en beheersstichtingen. B Met Aeden haalt een opdrachtgever specialistische kunde en kennis binnen en wordt de zorg van een specifieke (bijvoorbeeld) gemeentelijke taak weggenomen. C Op lange termijn de continuïteit van de primaire processen waarborgen. D Binnen de gemeente zijn meerdere diensten betrokken bij het beheer van begraafplaatsen. Dat kan veelal doelmatiger. Hier liggen op korte en langere termijn belangrijke optionele besparingen. Ook het opzetten van een regionaal en nationaal netwerk op het gebied van beheer en management van begraafplaatsen kan belangrijke besparingen en bezuinigen tot gevolg hebben. E Aansturen op kostenbeheersing, kostenreductie, transparantie en helderheid. F Beter inzetten van de logistieke middelen op de begraafplaatsen zoals het effectiever beheren van hijs-, hef- en graafmachines.

G Beter inzetten van het personeel zoals de beheerder door een betere en uitgebreidere organisatie in de regio neer te zetten en daardoor een beheerder op te leiden met gevoel voor management en organisatie. H Indien een regionale samenwerking tot stand komt, dan worden de logistieke middelen en organisaties gedeeld met andere gemeenten en instellingen. In het geval van vacatures met betrekking tot beheerders en personeel van begraafplaatsen kan een model worden ontwikkeld om beschikbaar personeel van andere begraafplaatsen binnen de regio tijdelijk elders te detacheren. Aeden kan dit gehele proces begeleiden en administratief verwerken. Ook dit kan de exploitatie van de begraafplaats ten goede komen. I Duurzaam beheren, dus denken in infrastructuur zoals grafkelders in plaats van grondgraven, het beheer van het groen, gebruik van duurzame materialen en energiezuinige voertuigen, meer het accent op milieuvoorzieningen op de begraafplaats, etc. J Moet bestaand personeel worden opgenomen in een nieuwe opzet, dan moet deze mensen perspectief en toekomst worden geboden.

Modulaire diensten. Om te komen tot het opzetten van een projectplan kunnen gemeenten of instellingen overwegen Aeden een aantal onderzoeken te laten uitvoeren. Deze zijn modulair opgebouwd met keuzemogelijkheden. Het is ook mogelijk om meerdere gemeenten en begraafplaatsen in één onderzoek te betrekken zodat meteen vastgesteld kan worden welke besparingen er in een bepaalde regio mogelijk zijn. Samen met Aeden wordt dan een projectgroep gevormd met alle partijen om snel duidelijk te maken welke maatregelen genomen moeten worden en welke besparingen/bezuinigingen bereikt kunnen worden. Indien er al een onderzoek door derden is verricht, dan kan dit tot gevolg hebben dat het uitvoeren van een aantal modulaire diensten niet nodig is en dat de uitkomsten van een bestaand of eerder verricht onderzoek als leidraad worden mee genomen.

8|9

The Audit, module 1, (beoordelen van de huidige stand van zaken). - De huidig geldende beheersverordening. - Mogelijkheid tot ruimen/hergebruik van graven (toets beleid gemeente). - Beoordeling van de begraafplaatsadministratie (volledig, actueel). - De huidige uitvoeringsbesluiten. - De huidige procedure van uitvaarten en de daarmee gerelateerde inzet van gemeentelijke diensten en diensten van derden. - De huidige tarievenverordening. - De tarievenlijst van de begraafplaats. - Juridische aspecten w.o. grafakten. - De jaarrekening van de begraafplaats en daarmede in samenhang de begraafplaatsexploitatie, kostendekkendheid, toerekening van kosten door andere gemeentelijke diensten en diensten van derden. - Organisatie van de dienst begraven binnen de gemeente. - Kwaliteit van de begraafplaatsen (onderhoud). - Uitwerking knelpunten en kansen. - Eventueel overige relevante documenten.

Onderzoek, advies en aanbevelingen, module 2. De uitgangspunten: - Voorraad van graven en asbestemmingen en de toekomstige capaciteit van faciliteiten moet toereikend zijn voor een x aantal jaren (definiëren). - Kwaliteit (service) van de dienstverlening op de begraafplaats optimaliseren. - Beeldkwaliteit minimaal consolideren en optimaliseren. - Grafrechten en onderhoudskosten mogen marginaal (bijvoorbeeld op index) stijgen. - Kostendekking of kostenneutraliteit moet op termijn gerealiseerd zijn c.q. kosten en opbrengsten moeten in evenwicht zijn.

- Duurzaamheid. - Lopende contracten en afspraken. Hieronder valt ook de berekening om vast te stellen hoeveel grafrechten er zijn afgerekend en welke verplichting men nog heeft om vanuit deze rechten de resterende grafrust/duur die is overeengekomen uit te voeren. De nabestaanden hebben afgerekend voor meerdere jaren, stel 20 jaar, als vervolgens de grafrust bijvoorbeeld 5 jaar geleden is ingegaan, dan heeft de gemeente nog 15 jaar de verplichting het graf in tact te laten. In hoeverre zitten deze liquiditeiten dan nog in de jaarbegroting? - De implementatie van de beoordeling van de huidige status van de begraafplaats (The Audit). - De uitkomsten en aanbevelingen van het onderzoek. - Capaciteitsberekeningen zowel op graven als asbestemmingen binnen het kader van de bestaande openbare ruimte op de begraafplaats. De analyse omvat verder aantallen en status van de graven en asbestemmingen, type grafrechten (sociale, algemene, familie en bijzondere graven), duur uitgifte, beheerverordeningen, ruimingsbeleid, in- en uitbreidingsmogelijkheden, islamitische en joodse graven. - Feitelijke situatie op de begraafplaats converteren naar toekomstig beleid (paden, groen, inrichting, logistiek, personele bezetting). - Staat van onderhoud van de begraafplaats. Hierbij wordt ook de bestaande inrichting betrokken en aanbevelingen gedaan voor “up to date” maken van de begraafplaatsinrichting. Aanbevelingen op het gebied van aanpassen infrastructuur zoals inzetten van grafkelders en nieuwe vormen van begraven zoals bovengronds. - Feitelijke activiteiten op het gebied van beheer en onderhoud op de huidige basis converteren naar aanbevelingen en verbeteringen. - Organisatie w.o. doorlichten eventuele bestaande externe partijen die bij het beheer van de begraafplaats betrokken zijn.

- Vastleggen ruimtelijke situatie. In beeld brengen van de huidige situatie. Een digitaal vastgelegde inventarisatie maakt inzichtelijk hoe groot de te beheren arealen zijn, hoeveel graven middels inbreiding kunnen worden voorzien, etc. Toekomstig beeld van de ruimtelijke situatie en converteren naar GIS en technische beheerssystemen. - Status van de milieuvoorzieningen en aanbevelingen. - Status grondwater en te nemen maatregelen. - Advies systeem voor begraafplaatsadministratie en digitalisering. - Advies met betrekking tot het opstellen van een ontwikkelingsplan met structuurelementen. Essentiële te behouden of te verbeteren elementen moeten worden ingezet en ongewenste elementen moeten worden vermeden. Dit wordt tevens in kaart gebracht. Bijdragen aan een betere structuur, een hogere graad van gebruikersvriendelijkheid, inhoud geven aan ecologische, landschappelijke, cultuurhistorische, duurzame (verbeter)punten. - Contouren en aanbevelingen beheerplan. Dit omvat o.a. de beheersuitgangspunten, beheerplan inclusief kosten, mogelijkheden voor kostenreductie, mogelijkheden voor omzetverhogende punten, het frequentiebestek (intensief, gemiddeld en extensief beheer), lange termijn uitwerking van 5 tot 25 jaar. Na behandeling door de verschillende niveaus en besluitvorming kunnen de uitkomsten en aanbevelingen, correcties en zienswijzen worden vervat in een algemeen beheer- en begraafplaatsmanagementdocument. Indien het geheel volgens bijvoorbeeld de gemeente naar een aanbestedingsbestek moet worden geschreven dan kan dit door Aeden worden verzorgd.

Aeden diensten met betrekking tot beheer en management. Het is belangrijk een compleet pakket diensten te kunnen aanbieden. Er van uitgaande dat partijen zoals uitvaartverzorgers de uitvaart zullen uitvoeren, dienen wij ons te richten op die diensten en producten die de gemeente c.q. begraafplaats moet uitvoeren. Daarnaast bieden wij modulaire diensten die afzonderlijk kunnen worden afgenomen zoals: - Aeden Advies. Onderzoeken en het begeleiden en (mede) opzetten en uitvoeren van een regionale samenwerking van meerdere partijen (gemeenten en instellingen).

10 | 11

Het opzetten en begeleiden van de ontwikkeling en definitieve tot standkoming van een rechtspersoon waarin meerdere betrokken partijen kunnen participeren. - Aeden Detacheren. Het inzetten/detacheren van personeel op het gebied van het beheer en management van begraafplaatsen. - Aeden Factoring. Administratief beheer van de doorbelastingen en incasso van graf- en onderhoudsrechten.

- Aeden Leasing. Het bieden van een financiële lease mogelijkheid voor het financieren van infrastructuur en logistieke middelen voor de begraafplaats. - Nationaal Ruimingsregister.

Met betrekking tot beheer en management van begraafplaatsen kunnen we een onderscheid maken in:

Dienstverlening op basis van overlijden. Deze dienst zal 24 uur per dag, 7 dagen in de week beschikbaar zijn, zowel telefonisch als digitaal. - Melding overlijden. - Afstemmen met de uitvaartverzorger over de wensen van de overledene en nabestaanden met betrekking tot de gewenste infrastructuur op de begraafplaats. - Afstemmen grafrecht en onderhoud en grafrustduur. - Administratieve vastlegging werkzaamheden en afspraken. - Optioneel ophalen en kisten van de overledene binnen 2 uur na het overlijden (indien gewenst). - Indien thuis opbaring plaatsvindt het leveren en plaatsen van de gewenste faciliteiten.

- Overledene overbrengen naar het uitvaartcentrum. - Optioneel uitgeven van akte van overlijden. - Afspreken met betrekking tot de datum van de uitvaart. - Definitief uitgeven c.q. toewijzen van een graf. - Organiseren van de infrastructuur op de begraafplaats zoals het ter beschikking stellen van de aula en het organiseren van catering tijdens de uitvaart. - Zorgdragen voor bereikbaarheid. - Het eventueel voorlopen en zorgen voor dragers. - Het begeleiden van de overledene naar het graf. - Graf delven. - Bijzetten in het graf, grafkelder of bovengronds graf. - Sluiten van het graf in overeenstemming met de voorschriften. - Optioneel afrekenen van het graf- en onderhoudsrechten. - Optioneel incasso van graf en onderhoudsrechten. - Rapportage inhoudelijk en financieel.

12 | 13

Beheer en onderhoud van de begraafplaats.

Diensten asbestemmingen. - Het eventueel ophalen van de as van de overledene bij het crematorium. - Het bijzetten van de urn in een asbestemming (urnenkelder of zuil of wandkamer). - Het leiden van de bijzettingsceremonie. - Eventueel het gezamenlijk verstrooien van de as in aanwezigheid van de nabestaanden.

Diensten op continue basis en langere termijn: - Op basis van de administratie, het verlengen van de grafrechten en onderhoudsrechten. - Voeren en actualiseren van de plattegrond met uitgegeven graven en asbestemmingen. - Voeren van de administratie. - Sturen en incasso van nota’s. - Financiële verslaglegging.

- Onderhoud groen, hekwerken, verhardingen, drainage. - Onderhoud servicepunten water, gieterrekken en bloemschikfaciliteiten. - Onderhoud monumenten. - Onderhoud graven. - Onderhoud van “convenience”elementen op de begraafplaats (zoals banken). - Onderhouden en actualiseren van de informatie vitrines op de begraafplaats. - Onderhouden van de aula en eventuele opbaarruimten. - Grafrenovatie. - Milieu inzameling op de begraafplaats (van bloemen en planten) evenals beheer en onderhoud van milieuvoorzieningen. - Duurzame verlichting onderhouden. - Organisatie en uitvoeren van het ruimen van graven (en optioneel herbegraven). - Organisatie voor het oprichten van bouwwerken op de begraafplaats zoals het aanleggen van grafkelders, bovengronds begraven en mausolea. - Inrichten en onderhouden van veiligheidsvoorzieningen. - Beheren van de logistieke middelen (voertuigen, hef/hijs, etc). - Optionele financiering c.q. leasing van infrastructuur.

Communicatie. - Overleg partijen, zoals gemeente en uitvaartverzorgers. - Overleg burgers, nabestaanden. - Overleg inspectie. - Verstrekken van tarieven en informatie via web applicatie. - Voorlichting via website over de begraafplaats. - Organiseren van drempel verlagende open dagen op de begraafplaats.

Besparingen en voordelen: 1

2

3

De kostenbesparing moet gezocht worden in het beter inzetten van bestaand personeel en logistieke middelen. Door centralisatie van diensten, zoals het contact met de uitvaartverzorgers, burgers en nabestaanden, zoveel mogelijk te verpersoonlijken met hulp van de vele digitale middelen en media die ons ten dienste staan, kunnen eveneens besparingen tot stand worden gebracht. Het serviceniveau zowel aan de burger, nabestaanden, uitvaartverzorger en gemeenten moet naar een hoger niveau worden getild. Dus naast een kostenbesparing dient ook het gehele niveau van alle diensten op en rondom de begraafplaats verhoogd te worden.

4

Centrale inkoop van producten en materialen zal een kostendrukkend effect bewerkstelligen.

5

Door diensten op het gebied van inbound informatie en serviceverkeer te delen met meerdere gemeenten/begraafplaatsen, kan de service omhoog en kunnen de kosten naar beneden.

6

7

8

9

Door het inzetten op duurzaamheid kan de luchtkwaliteit verbeteren (CO2 uitstoot verminderen).

10 Door producten te plaatsen vervaardigd uit ZVB met secundaire grondstoffen, stijgt de levensduur van producten zoals grafkelders, asbestemmingen, etc. 11 Door ruim baan te bieden aan de sociale paragraaf (dus o.a. mensen inzetten met een achterstand op de arbeidsmarkt), kan op het gebied van uitkeringen wellicht een additionele besparing optreden. 12 Door het verbeteren en optimaliseren van (management)rapportage, controle en inspectie kan de opdrachtgever het “out sourcing” proces volgen, regisseren, meten en controleren. 13 Jammer genoeg vindt er steeds meer vandalisme en diefstal plaats op de begraafplaats. Door observatie, veiligheidstechnieken en installaties te plaatsen, kan er preventief vandalisme en diefstal (mede) worden voorkomen. 14 Win win situatie door kwalitatief en deskundig begraafplaatsmanagement.

Door administratieve diensten te centraliseren en te stroomlijnen worden de kosten gedeeld en ontstaat een aanzienlijke besparing.

15 Ontzorgen.

Door het aanbieden van een toekomstgerichte infrastructuur, bijvoorbeeld inzet van grafkelders voor algemene graven, is het later schoner, hygiënischer en kostenbesparend ruimen.

17 Kostenbeheersing en kostenreductie.

Door ruimte te bieden aan design, moderne en exclusievere vormen van begraven en bijzetten wordt de begraafplaats attractiever voor de gebruiker. Dit kan ook een remmend effect op het aantal crematies bewerkstelligen. Bieden van meerdere mogelijkheden zorgt ook voor een aangepast tarief per vorm van begraven of asbestemming in verschillende prijsklassen, waardoor gedenken en verwerken van het verlies voor iedere burger in principe haalbaar wordt.

16 Continuïteit primaire en organisatorische processen.

18 Opdrachtgever behoudt regie, zeggenschap en controle.

14 | 15

Modulair maakt het controleerbaar makkelijker. U kunt de diensten van Aeden als een totaalpakket afnemen of modulair. Het laatste heeft als voordeel dat u zelf kiest welke diensten relevant zijn voor het beheer van de begraafplaats. Is het gewenst dat een aantal taken binnen het kader van de bestaande organisatie moet worden uitgevoerd en zoekt u naar additionele mogelijkheden om de exploitatie effectief te verbeteren, zoals het uitbesteden van deeltaken, detachering, of factoring, dan is dat allemaal mogelijk.

Financieren van investeringen op de begraafplaats. Het kan zijn dat de gemeente of instelling niet beschikt over budgettaire middelen om te investeren in noodzakelijke infrastructuur, technische en bouwkundige voorzie-

ningen op de begraafplaats. In dit geval kan Aeden voorzien in een financiering tegen gunstige tarieven. Op die manier kunnen noodzakelijke voorzieningen sneller gerealiseerd worden en kan de positionering van de begraafplaats naar de burger en nabestaanden verbeterd worden. Dat kan mogelijk op korte termijn een belangrijke bijdrage leveren aan de exploitatie.

Aeden voorlichting en opleidingen. Aeden heeft verschillende presentaties ter beschikking zowel voor beheerders, leidinggevenden, besturen van instellingen, colleges van B&W en politici. Ook worden regelmatig seminars georganiseerd. Bij de uitvoering van een uitbestedingtraject worden betrokkenen opgeleid door Aeden. Hiervoor zijn faciliteiten op meerdere locaties beschik.

Aeden Beheer Wilt u meer informatie of een presentatie? Maak dan een vrijblijvende afspraak met onze adviseurs. Inventariseer en analyseer met hen de vraagstukken en bespreek de mogelijke oplossingen. Meer informatie vindt u ook in de brochure “Advies voor modern begraafplaatsbeheer”. Deze kunt u downloaden van de website of aanvragen bij Aeden: Aeden Beheer Postbus 203 2100 AE Heemstede Nederland Kantooradres Nijverheidsweg 41 2102 LK Heemstede Nederland Telefoon 023-5481200 www.aedenbeheer.nl [email protected]

Aeden Beheer is een activiteit van Aeden Funerair Advies en Beheer BV.