DLex, een krachtig en gebruiksvriendelijk instrument voor een beheer van uw advocatenkantoor

11-12 DLex, een krachtig en gebruiksvriendelijk instrument voor een beheer van uw advocatenkantoor

Beheer

Tools

 Dossierbeheer p.06

 Berekeningen p.26

 Contactbeheer p.09

 Zoekfuncties p.27

 Elektronisch documentbeheer (EDM)

p.12

 Time management

p.18

 Beheer van de (her)waardering van de prestaties (voorfacturering)

p.22

 Boekhouding p.24

 Rapporten

p.28

Hulpprogramma's  Integratie met de kantooromgeving

p.30

 Beheersinterface p.36  Customer Web access

p.37

 Extra DLex-diensten

p.38

DLex © is de eerste door Microsoft ® gecertificeerde beheerssoftware voor advocatenkantoren in Europa

w w w . d l e x . e u BE-NL0112

De software

DLex, meer dan software: een concept DLex is de eerste door Microsoft gecertificeerde beheerssoftware voor advocatenkantoren in Europa. Het vormt de kern van de activiteit van Pyramiq, met alle functies die nodig zijn voor een intelligent beheer en proactief management.

Bent u op zoek naar een krachtig beheersinstrument maar vreest u dat het niet aangepast is aan uw structuur en niet bruikbaar is voor alle leden van uw kantoor?

DLex is een geïntegreerde software voor productie, optimaal beheer, objectivering van de prestaties en meting van de rendabiliteit. DLex is ontwikkeld voor alle soorten advocatenkantoren, ongeacht hun grootte, juridische vorm, hun activiteitenterrein, hun werkwijzen of de juridische stelsels waarbinnen zij actief zijn!

Een advocatenkantoor is een onderneming als een andere, waar alle documentatie en kennis gemeenschappelijk beschikbaar moet zijn via hulpsystemen. Daarom is DLex opgevat als een gezamenlijk beheersinstrument, een gemeenschappelijke werkruimte! Vennoten, advocaten werknemers, ondersteunende functies… Allemaal hebben ze nood aan informatie en functionaliteiten voor hun werk in het kantoor.

U bent overtuigd van het nut van beheerssoftware maar blijft wantrouwig over de gebruiksvriendelijkheid en de geschiktheid voor de eigenheid van uw kantoor?

DLex biedt een nauwkeurig beheer van de profielen en de bijbehorende rechten, die elk slechts de module(s) gebruiken die nodig zijn voor hun werk, en dit in alle veiligheid. Gebruikers met specifieke noden delen toch dezelfde database.

U bent overtuigd van de zin van nieuwe technologieën voor uw dagelijks werk, maar bent bang voor hun snelle ontwikkeling en de veranderingen die daarmee gepaard gaan?

02        DLex | meer dan software: een concept

DLex is een werkinstrument dat reeds tot volledige ontwikkeling is gekomen. Het biedt een grote verscheidenheid aan functies en is geschreven volgens de recentste softwaretechnieken (Visual Studio, C++, C#, .NET, MS SQL Server). Wij bieden onze klanten de meest betrouwbare en beproefde technologieën die compatibel zijn met alle werkstations.

PICTOGRAM - LEGENDA

DLex, standaard en corporate Naargelang de noden van elk kantoor, is DLex verkrijgbaar in een standaard of corporate versie. De standaardversie is bestemd voor het klassieke werkterrein van elk kantoor. De corporate versie is een geavanceerde versie waarin een aantal bijkomende modules zijn geïntegreerd. Deze is met name bedoeld voor kantoren met hogere eisen op het vlak van elektronisch documentbeheer (EDM), contactbeheer (CRM), beheer van toegangsrechten en geavanceerde stuurinstrumenten. Bovendien is deze versie geschikt voor alle nieuwe functionaliteiten die in de toekomst zullen worden ontwikkeld. Sommige modules van DLex corporate zijn beschikbaar als opties die 'naar wens' kunnen worden toegevoegd aan de standaardversie. U herkent ze aan het pictogram 'Optie':

Deze functies maken het u gemakkelijk

CORPO

Optie

Klik

Geen tijdverlies meer met zoeken naar de meest gebruikte functies. Om zoveel mogelijk informatie te verwerken met zo weinig mogelijk handelingen, is DLex uitgerust met gestandaardiseerde Windows-commando's. Rechtsklikken op een bepaald element geeft bovendien onmiddellijk toegang tot een aantal logische functionaliteiten voor dit element (contextmenu). U herkent ze aan het pictogram 'Klik':

De extra velden De extra velden zijn waarden met een aanvullende beschrijving van dossiers en/of contacten over functionaliteiten die DLex niet standaard aanbiedt (voorbeelden: prioritair dossier of niet, koppeling van een kleur die overeenstemt met de kleur van een papieren classificatie, beheer van de verzending van wenskaarten). Deze beschrijving kan gebeuren per dossier of voor een aantal dossiers tegelijk.

Extra

U herkent ze aan het pictogram 'Extra':

In ontwikkeling

Dev.

DLex is een levend instrument dat kan worden aangepast aan de technologische en beroepsgebonden ontwikkelingen. Met minimaal 3 updates en meer dan 5.000 uur onderzoek en ontwikkeling per jaar, volgt DLex nieuwe ontwikkelingen op de voet. U herkent ze aan het pictogram 'Dev.':

Ontdek op pagina 30 hoe gebruiksvriendelijk DLex is!

03

De software

Pyramiq is reeds sinds 1983 actief op het vlak van de automatisering van advocatenkantoren. Steeds bekommerd om de wensen en de verwachtingen van zijn cliënteel, speelt Pyramiq op professionele wijze in op de technologische evolutie van een voortdurende veranderende markt. Op die manier is Pyramiq in de loop der jaren een betrouwbare partner geworden van talloze instellingen in de juridische sector.

ϐϐ

Ervaring  Bijna 30 jaar ervaring in de ontwikkeling van beheerstoepassingen voor advocatenkantoren  Meer dan 500 advocatenkantoren uitgerust met DLex  Meer dan 4.000 gebruikers

ϐϐ

O&O  Meer dan 5.000 uur besteed aan onderzoek en ontwikkeling per jaar  De zekerheid van minimaal 3 grondige updates per jaar

ϐϐ

Partners  Partner van de Bureaus voor Juridische Bijstand  IT-partner van alle Franstalige en Duitstalige balies, alsook van de O.B.F.G. (orde van Franstalige en Duitstalige balies)  Consultant voor de Orde van Franstalige en Duitstalige Balies in België in het kader van de begeleiding van Europese projecten zoals de 'FAL'-projecten (Find A Lawyer - lijst van Europese advocaten op de portaalsite van de Europese Commissie) en 'Penalnet' (beveiligd netwerk van Europese strafpleiters). Deze laatste twee projecten worden gestuurd door de Raad van Europese balies.

ϐϐ

Lokale aanwezigheid Pyramiq is voornamelijk actief op de Belgische en Franse markt. Zijn operationele entiteiten zijn sinds de oprichting gevestigd in Luik, in Brussel en in Parijs sinds 1 april 2011. Daarnaast steunt Pyramiq op een netwerk van lokale ITpartners voor de installatie van DLex en de technische ondersteuning.

ϐϐ

Extra service Naast DLex en zijn functionaliteiten biedt Pyramiq advocatenkantoren een hele reeks aanvullende diensten: »»

Mogelijkheid om bestaande gegevens op te vragen

»»

Opleidingsmodules

»»

Hulp bij het opstarten

»»

Consultancydiensten

»»

Configuratie op maat

»»

Helpdesk

»»

Mogelijkheid van aanvullende ontwikkelingen

04        DLex | meer dan software: een concept

Module 1: Beheer  Dossierbeheerp.6  Contactbeheerp.9  Elektronisch documentbeheer (EDM)

p.12

 Time management

p.18

 Beheer van de (her)waardering van de prestaties (voorfacturering)

p.22

 Boekhoudenp.24

Module 1: Beheer

Dossierbeheer Dossierbeheer vormt uiteraard de kern van uw werk als advocaat, het neemt het grootste deel van uw tijd in beslag. Daarom biedt DLex u hoofdzakelijk een dossierbeheermodule waarin alle nodige functionaliteiten en informatie gegroepeerd staan op het scherm van het betreffende dossier. ϐϐ

Intuïtieve en gebruiksvriendelijke navigatie binnen de dossiers  Weergave van de documenten in de vorm van een dynamische boomstructuur waarvan de configuratie afhankelijk is van de materie van het dossier (bv.: proceduredossier, adviesdossier, ander...)  Prestaties van een dossier  Agenda van een dossier  Taken en vervaldagen van een dossier  Kritische gebeurtenissen  Partijen en raadslieden  Boekhoudkundige fiche van het dossier (te factureren prestaties – voorzieningen – uitgaven – laatste factuur – nietfactureerbare uitgaven)

ϐϐ

Met één klik onmiddellijk toegang tot:

 Details van de cliënt: weergave van de "contact"fiche van de cliënt met al zijn gegevens

06        DLex | Dossierbeheer

 Memomail: aanmaak van een e-mailontwerp in Outlook met automatische vermelding van het dossier als onderwerp

 Gelinkte dossiers: zoekt alle dossiers van een bepaalde cliënt

ϐϐ

Multi-criteria zoekmachine  Snel zoeken op de referentie of de naam van een dossier  Zoeken op de dossierlijsten  Onmiddellijke toegang tot het laatst geraadpleegde dossier  Toegang tot de 20 laatst geraadpleegde dossiers  Zoeken via favorieten (onbeperkt aantal zoekcriteria)  Standaard favoriet: lijst weergegeven bij het openen van de dossiermodule  Geavanceerde zoekopdracht via alle door DLex voorgestelde zoekcriteria  Controle via zoekopdracht naar slapende dossiers op basis van verschillende criteria: »»

alle dossiers zonder toekomstige gebeurtenissen in de agenda of de takenplanning

»»

alle geopende maar 'lege' dossiers (geen documenten, geen termijnen, geen prestaties, geen agendapunten)

»»

alle dossiers zonder prestaties vanaf een bepaalde datum

07

Module 1: Beheer

ϐϐ

Mogelijkheid om waarschuwingen te geven via een pop-up venster

ϐϐ

Previsualisatie op basis van een lijst  Mogelijkheid om het detail van een element uit een lijst te bekijken zonder het te openen

08        DLex | Dossierbeheer

Contactbeheer Contactbeheer beperkt zich niet tot het bijhouden van een telefoon-, fax- of e-mailregister… Uw database is bijzonder waardevol, omdat uw contacten veel verder gaan dan de partijen die betrokken zijn bij uw dossiers. Uw contactenbasis is een belangrijk deel van het patrimonium van uw kantoor. DLex biedt u de mogelijkheid deze te gebruiken voor verschillende beheerstoepassingen van uw kantoor, zijn commerciële ontwikkeling en zijn communicatie. Subtiele beveiligingssystemen zorgen ervoor dat u uw contactenbasis perfect onder controle houdt. Synchronisatie met Outlook is uiteraard ook mogelijk! ϐϐ

Volledige identificatiefiche per contact  Onderscheid tussen 'particuliere' en 'professionele' contacten  3 e-mailadressen per contact, waarvan er één als standaard kan worden ingesteld  Directe toegang tot de dossiers van een bepaald contact en eerste niveau voor het beheer van belangenconflicten  Synchronisatie met MS Outlook® (versie 2003 en hoger) (zie ook pagina 32: koppeling met de kantooromgeving)  Geïntegreerde mogelijkheid van elektronische handtekening (verschillende handtekeningcertificaten) met delegatie en verwerking in loten  Personaliseerbare foto, kan worden overgenomen van de elektronische identiteitskaart  Integratie van een Mappy-link (geolokalisatie)

Extra

Maak gebruik van de Extra velden voor de contacten

Voor het opmaken van uw wenskaarten, voor de selectie van de verzendlijst van uw nieuwsbrief of om alle wijnliefhebbers tussen uw cliënten te selecteren… Hierbij is het mogelijk lijsten te exporteren naar direct-mail toepassingen buiten DLex

09        DLex | Contactbeheer09         09

Module 1: Beheer

ϐϐ

Aanpasbare en gestandaardiseerde weergave met verschillende zoekmogelijkheden  Snel zoeken  Zoeken op favorieten  Alfabetisch zoeken  Geavanceerde zoekopdrachten  Registers van uw contacten en de rechtbanken

 GestionBeheer van unieke elementen (en dus van dubbele elementen) en meervoudige verbindingen tussen de elementen  Soort contact: aard van de relatie van het contact met het kantoor (leverancier, partijen, expert, prospect…)  Begrip rol: aard van de relatie van een contact in een dossier (cliënt of tegenpartij)  Begrip dossier: lijst van de lopende dossiers in het kantoor waarin het contact betrokken partij is  Aanpassing van de verplichte velden en mogelijkheid om een invoerpatroon toe te passen per soort contact

10        DLex | Contactbeheer

CORPO

DLex Corpo PRO contactbeheerder

Het gebruik van extra velden bij de contacten is een eerste mogelijkheid om uw contactenbasis beter te benutten. De PRO contactbeheerder gaat nog een stap verder met de directe integratie van CRM-functionaliteiten.

 Beheer van de toegangsrechten tot de contacten

ϐϐ

De database van de contacten behoort tot het patrimonium van het kantoor. Voor een goed en verstandig beheer en voor de veiligheid is een zekere toegangscontrole noodzakelijk. Elke gebruiker krijgt bijgevolg een bepaald profiel toegewezen dat recht geeft op een zeker toegangsniveau tot de contacten (bv.: volledige toegang - lezen en bijwerken - geen toegang…). Toegangsbeperkingen worden ingesteld voor wijzigen, exporteren, afdrukken…

Geavanceerd beheer van belangenconflicten Bijkomende mogelijkheid om 'conflict checks' te activeren en te kiezen met welk criterium de controle van belangenconflicten wordt verbonden.

ϐϐ

Beheer van unieke elementen Om dubbele elementen te voorkomen, biedt DLex de mogelijkheid elk element (onderneming, natuurlijke persoon…) afzonderlijk te beheren en fiches dynamisch samen te stellen op basis van deze unieke elementen.

ϐϐ

Organigrammen en beheer van de mandaten Mogelijkheid om organigrammen (weergaven) te genereren door combinatie van gegevens in de contactfiches (beschrijving van de relaties tussen de elementen) en om historieken bij te houden van elke situatie.

Dev. Optie

11

Module 1: Beheer

Elektronisch documentbeheer (EDM) EDM is een proces dat voortvloeit uit de levenscyclus van een document: aanmaak, ontvangst, classificatie, bewaring en opzoeking. Het levert een aanzienlijke besparing aan tijd en geld op en biedt momenteel talloze toegangsmogelijkheden op afstand. Zo hebt u overal en altijd toegang tot alle dossierstukken en kunt u inkomende en uitgaande stukken automatisch of semiautomatisch aanmaken en classificeren.

ϐϐ

Aanmaken van UITGAANDE akten en brieven  Geïntegreerde brievenmodule met een bibliotheek van standaarddocumenten in de vorm van een duidelijke en configureerbare boomstructuur  Mogelijkheid om voorgeformatteerde scenario's aan te maken en de bewerkingsmodus van de brief te automatiseren

Voorbeelden van configureerbare scenario's : »» opstellen van een Word-brief die per fax verstuurd dient te worden »» opstellen van een e-mailbericht met bijlage(n) »» …

 Aanmaak van e-mailberichten met bijlage(n) gekoppeld aan MS Outlook®  Bewaren van projecten vóór de verzending: de inhoud van de e-mails kan worden bewaard zonder meteen te worden verzonden. De mails worden op dezelfde manier behandeld als werkdocumenten in Word, en kunnen bijgevolg door verschillende personen worden bewerkt.  Prestatie(s) en automatische takeningave na briefwisseling  Beveiliging van documenten (toegangsrechten en vergrendeling van documenten in gebruik) met mogelijkheid tot toegang in "Alleen lezen"-modus  Te gebruiken in meerdere talen  Mogelijkheid om de DLex-documenten te exporteren naar alle soorten externe dragers (USB-stick…)

Een brief aanmaken in enkele seconden… 1) Kies het gewenste scenario: Word-brief? E-mail? Fax? 2) Kies de geadresseerde(n) 3) Het document wordt automatisch aangemaakt in het gekozen formaat 4) Nadat het document is opgeslagen, kunt u automatisch uw prestaties en/of een taak invoeren in uw planning. Dit kan naar wens worden ingesteld.

12        DLex | Elektronisch documentbeheer (EDM)

ϐϐ

Verwerking van digitaal ingesproken bestanden in DLex - DPM Link module van DLex - Optioneel

Deze module biedt de mogelijkheid digitaal ingesproken bestanden over te dragen naar DLex. Talloze functiemogelijkheden vergemakkelijken ook de verwerking en het beheer van de bestanden voor een perfecte integratie in uw workflow.

Voor de advocaat 2 manieren om uw gesproken tekst over te brengen: 1. Snelle manier: zonder iets aan uw werkgewoonten te veranderen, worden uw digitale spraakbestanden geïntegreerd in DLex. 2. Gezamenlijke manier: verwerking per partij van spraakbestanden (een partij = een stapel dossiers) waarvoor een aantal instructies zijn vastgelegd, zoals:  Het verbonden dossier  Het prioriteitsniveau of de termijn  De persoon die belast is met de transcriptie  De verwerking door een externe dienstverlener (door activering van de module 'externe diensten', zie pagina 37) >> Voice Command : mogelijkheid om een spraakbestand aan een dossier toe te wijzen door middel van een gesproken commando De spraakbestanden in een overgedragen partij worden opgelijst op een afdrukbaar schutblad, waardoor de overschrijvers makkelijk kunnen terugvinden bij welk fysiek dossier het betreffende spraakbestand hoort.

Voor de secretaresse De secretaresse kan de te verwerken spraakbestanden makkelijk terugvinden in haar DLex werkomgeving. Er kunnen verschillende zoekfilters worden ingesteld: bevoegde persoon, soort dossier, betreffende advocaten… Op basis van deze zelfde lijst kunnen advocaten en secretaressen de vordering van de verschillende werkzaamheden volgen en zo nodig de prioriteiten aanpassen. Via de resultatenlijst kan de secretaresse toegang krijgen tot een spraakbestand door erop te dubbelklikken, waarna zij kan beginnen met de transcriptie:  Aanmaken van een document (Word) op basis van een model volgens de gebruikelijke methode in DLex  Blokkering van de toegang tot de bestanden die in verwerking zijn  Sturing van het spraakbestand via een Player die boven het betreffende Word-werkbestand wordt weergegeven  Mogelijkheid om een lopende transcriptie te hernemen met opslag van de status (vorderingsstaat van het spraakbestand en het Word-bestand… Een onderbroken taak kan door iemand anders worden voortgezet)

DLex is standaard uitgerust voor de verwerking van elektronische handtekeningcertificaten

13

Module 1: Beheer

ϐϐ

Binnen een dossier, documentbeheer in een vooraf gedefinieerde boomstructuur naargelang de aard van het dossier  DLex biedt de mogelijkheid een boomstructuur aan te maken voor de classificatie in mappen en submappen, overeenkomstig uw papieren classificatie  Bovendien kan de elektronische classificatie worden geparametriseerd volgens materie. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een specifieke boomstructuur aan te maken voor alle invorderingsdossiers, een andere voor alle dossiers inzake fiscaal recht, enz…  Er kan ook een bepaalde boomstructuur als standaard boomstructuur worden ingesteld (voor dossiers 'zonder materie')  In elk geval: »»

kunnen de parameters van de boomstructuur op elk moment dossier per dossier worden gewijzigd

»»

z ijn er standaard verschillende classificatie- en zoekmethoden beschikbaar voor de documenten: -----

olgens stroom (inkomend of uitgaand) volgens status (ontwerp, gevalideerd…) volgens datum volgens dossier

Klik • Omzetting in pdf • Verzending van een kennisgeving • Snel afdrukken van een aantal documenten zonder ze een voor een te moeten openen en met de mogelijkheid afdrukmacro's te gebruiken

Optie

Osidoc-oplossing voor de beveiligde aanmaak van akten en complexe procedures

Osidoc is een oplossing van Ostendi die hulp biedt bij de dynamische aanmaak van zogenaamde 'vertrouwelijke of complexe' documenten, op basis van vooraf ingestelde scripts. Op basis van een bepaald scenario stelt Osidoc de auteur van de tekst vragen om hem te helpen bij het opstellen van het document… Dit is een slim systeem dat erop toeziet dat alle nodige informatie wordt verzameld om een document op te stellen dat voldoet aan de eisen met betrekking tot de behandelde kwestie. Voorbeelden van documenten die hiervoor in aanmerking komen: - procedure voor onroerend beslag - ontslagbrief voor een hoger kaderlid - verkoopovereenkomst voor de export… De via Osidoc aangemaakte documenten worden automatisch bewaard in het bijbehorende DLex-dossier.

14        DLex | Elektronisch documentbeheer (EDM)

ϐϐ

Beheer van INKOMENDE documenten Om het hoofd te bieden aan de snelle toename van het informatieverkeer via e-mail, biedt Doc Manager van DLex u de mogelijkheid de inkomende documentenstroom eenvoudig en makkelijk te beheren.  Eenvoudige en gebruiksvriendelijke tool om documenten en e-mails via 'drag & drop' in een dossier te importeren, met de mogelijkheid: - een lijst van favoriete dossiers weer te geven - toegang te krijgen tot de interne classificatiemappen van het dossier - gegevens in te voeren in een notitiezone (met personalisatie van de tekst) - na het kopiëren het origineel in Outlook te verwijderen of te bewaren - enkel de bijlage(n) toe te voegen aan het dossier Let op, door het overbrengen van een mail van Outlook naar DLex wordt de integriteit van de mail niet beïnvloed. Een versleutelde of elektronisch ondertekende mail behoudt dus zijn eigenschappen.

 Mogelijkheid om alle soorten bestanden te integreren vanuit Windows verkenner: scans, foto's, pdf-bestanden…

MS OUTLOOK® 1. Selecteer in Outlook® de mail(s) die u in DLex wenst te importeren. 2. Sleep deze naar het Doc Manager-icoon

EXPLORATEUR WINDOWS® 1. Selecteer in Windows verkenner het/de bestand(en) dat/die u in DLex wenst te importeren.

3. Wijs het/de overgedragen document(en) toe aan een DLex-dossier. In deze fase kan een opmerking worden ingevoerd.

2. Sleep ze naar het Doc Manager-icoon

4. De geïmporteerde documenten zijn meteen beschikbaar in het desbetreffende dossier

ϐϐ

Beheer van de stromen en optimalisatie van de delegatie- en kennisgevingsprocessen Om fouten door het gebruik van nieuwe technologieën te voorkomen (bv. een gelezen document dat vergeten is en niet werd verwerkt) en coherent te blijven met de rolverdeling binnen een kantoor, beschikt het EDM van DLex over delegatieen kennisgevingstools. Dit is met name noodzakelijk omdat post ons op verschillende manieren bereikt, zonder altijd door de bekwame handen van een assistent(e) te gaan.

15

Module 1: Beheer

EDM Pro EDM Pro is een geavanceerde module voor elektronisch documentbeheer die ook enkele bijkomende functionaliteiten bevat in vergelijking met standaard EDM:

Doc manager pro ϐϐ

CORPO

DLex inbox, een DLex postvak per gebruiker en/of afdeling Functie die in feite een elektronische versie is van het persoonlijke postvak in een secretariaat, en waarmee een document rechtstreeks naar de elektronische brievenbus van iemand anders kan worden gestuurd. Hierbij kunnen één of meer persoonlijke brievenbussen of afdelingsbrievenbussen als geadresseerde worden opgegeven. Tijdens het instellen van deze functie wordt een lijst met specifieke acties getoond.

ϐϐ

Integratie van een met DLex gedeeld dossier in Outlook Functie voor de automatische verzameling van de inhoud van een in Outlook aangemaakt werkdossier dat moet worden gesynchroniseerd met DLex. Door een automatische analyse van dit DLex-dossier kunnen de berichten worden opgehaald en op de juiste plaats worden geclassificeerd volgens de beschikbare aanwijzingen: automatische classificatie in een cliëntendossier als de referentie vermeld staat in het onderwerp van de mail. Bij afwezigheid van een aanwijzing, worden de elementen gerangschikt als te classificeren inkomende stukken. Een stap verder is de mogelijkheid om Outlook-mappen aan te maken op basis van DLex-dossiers, zodat het document direct in het betreffende dossier

DLex

MS OUTLOOK®

16        DLex | EDM Pro

ϐϐ

Scan-to-DLex, met of zonder optische tekenherkenning Automatische opname van een gescand document in een dossier door gewoon het dossiernummer in te voeren op het kopieerapparaat. Het gedigitaliseerde document wordt naar een DLex In doelmap op de server gestuurd, die door DLex permanent wordt gecontroleerd om elk document naar de juiste plaats te verplaatsen op basis van zijn naam.

Scan Ref. dossier 9999

Bovendien ondersteunt Scan-to-DLex optische tekenherkenning zodat 'full text' zoekopdrachten mogelijk zijn op documenten die oorspronkelijk als 'afbeelding' werden gedigitaliseerd. Het gescande document wordt in dat geval naar een OCR IN-map gestuurd. Dit is een Windows-map waarin het wordt verwerkt, waarna het wordt doorgestuurd naar de DLex In-map (dit veronderstelt de aanwezigheid van een geschikt OCR-programma).

Te verwerken

DLex in

In elk geval, zowel met als zonder optische tekenherkenning:

5 min.

 kan Scan-to-DLex de naam van de bestanden lezen om ze nauwkeurig in de juiste dossiers te classificeren  k omen alle documenten in de DLex In-map terecht die onder automatisch toezicht staat. Het toezicht dat DLex uitoefent op de map met de gescande documenten, wordt aangevuld met verschillende bijkomende opties (automatische invoer van een kostprijs 'digitalisering van stukken')

OCR

 is deze functionaliteit beschikbaar op elke scanner die is uitgerust met de functie 'Scan-to-Folder' (DLex is compatibel met een protocol, niet met een merk) Map 9999

Map met te verwerken stukken

Versioning Mogelijkheid om alle versies van een document tijdelijk of definitief te bewaren, zodat door verschillende gebruikers aangebrachte wijzigingen kunnen worden opgespoord, met beheer van de toegangsrechten (bv.: validatierechten op de selectie van de eindversie omdat niet iedereen een versie mag verwijderen en niet iedereen het recht heeft een versie als eindversie te verklaren). Versioning is ook een hulpmiddel voor de slimme archivering van uw documenten. >> Voorbeeld: u wenst het eerste ontwerp van een brief terug te vinden die tot aan zijn definitieve versie verschillende keren werd gewijzigd, en waarvan alleen deze definitieve versie in DLex is opgeslagen. Versioning kan ook worden ingesteld voor het beheer van de weergave, de verwijdering van tussenversies, de archivering… Versioning wordt document per document geactiveerd. Dit is dan herkenbaar (in versioningmodus) aan een klein pictogram. Door rechts te klikken kunt u dan de lijst met de verschillende versies opvragen, met standaard in het vet de recentste versie.

17

Module 1: Beheer

Time management Time management is essentieel. In DLex gebeurt dit aan de hand van een agendamodule, een taakbeheermodule en een prestatiebeheermodule voor elke persoon afzonderlijk of voor het kantoor in zijn geheel. ϐϐ

Gedeelde agenda en synchronisatie met Outlook

 Voor elke afspraak: »»

mogelijkheid om al dan niet een koppeling te maken met een bestaand dossier

»»

mogelijkheid een automatische herinnering te laten genereren

»»

mogelijkheid om een prioriteit toe te wijzen

»»

mogelijkheid om rechtstreeks vanuit een afspraak een prestatie in te voerenmogelijkheid om aan ieder type afspraak een kleurcode toe te kennen

»»

mogelijkheid om periodes vast te stellen die niet beschikbaar zijn, bestemd voor privéafspraken

 Gebruikersspecifieke synchronisatie van de agenda met MS Outlook® (versies 2003 en hoger)  Raadpleging van een agenda per dossier om zo, op één enkel scherm, de verschillende gebeurtenissen van het dossier weer te geven en informatie te delen die nuttig is voor de leden van eenzelfde kantoor  Gelijktijdige weergave van meerdere agenda's om gemeenschappelijke tijdroosters te beheren (voorbeeld: organisatie van gedeelde afspraken)

18        DLex | Time management

ϐϐ

Beheer van termijnen en gedeelde taken met herinneringen

4 1 3

2

2 5

7

8

6

 Snelle zoekmachine die rechtstreeks toegankelijk is op basis van de meest courante criteria: 1. Per gebruiker 2. Per dossier 3. Per type termijn (vervaltermijn, termijn na brief, …) 4. Per vooringestelde periode met één enkele klik 5. Tussen twee vastgestelde datums 6. Geavanceerde zoekopdracht via alle criteria van DLex

7. Beheer van en zoeken naar belangrijke en/of terugkerende termijnen in de vorm van favorieten (met één enkele klik) 8. Mogelijkheid om de uitgevoerde taken tijdelijk te verbergen omwille van de duidelijkheid »» »»

Makkelijke visualisatie van de verstreken termijnen en/of termijnen met een hoge prioriteit met behulp van specifieke kleurcodes Voor elke taak (of termijn):



- mogelijkheid om een koppeling te maken met een bestaand dossier



- mogelijkheid om een automatische herinnering te laten genereren



- mogelijkheid om een prioriteit toe te kennen



- mogelijkheid om een vorderingsstaat van de uit te voeren taak weer te geven

19

Module 1: Beheer

ϐϐ

Beheer van de kritische gebeurtenissen

 Gezamenlijke weergave van de agenda-items en de termijnen van de dag op één scherm  Sortering mogelijk op: - prioriteit - gebruiker - dag - combinatie van meerdere van deze criteria  Bij uitbreiding, mogelijkheid om de agenda en de taken gelijktijdig te beheren los van kritische gebeurtenissen, voor meerdere medewerkers tegelijk of voor één enkele medewerker tijdens een bepaalde periode

ϐϐ

Invoer van prestaties met of zonder stopwatch (prestaties, kosten en uitgaven)  Makkelijk beheer van de prestaties met gebruikersspecifieke aanmaak van automatische prestatiesequenties >> Voorbeelden: Zitting  reiskosten Brief  verzendkosten  kopiekosten  honoraria  Verschillende mogelijkheden voor gepersonaliseerd afdrukken van uw prestatielijsten  Exporteren van alle prestatielijsten naar MS Excel®  Genereren van lijsten in PDF-formaat

Invoer van prestatie

20        DLex | Time management

 Eenvoudig bewerken op alle soorten criteria: »»

dienstverlener

»»

type prestatie

»»

dossier

»»

cliënt

»»

datum en/of periode

»»

combinatie tussen verschillende criteria

 Onbeperkte aanmaak van tarieven volgens de door het kantoor opgegeven relevante criteria (hiërarchie, type dossier, type cliënt…) met interne en externe tarieven  Meervoudige stopwatch met automatische invoer van vooraf gedefinieerde prestaties  Duidelijke scheiding tussen de invoerzone van de prestaties (volgens de door het kantoor vastgestelde eenheden en tarieven) en de waarderingszone van de prestatie

Bij ieder type prestatie hoort een standaardwaarde die configureerbaar is per dossier, per cliënt, per dienstverlener of enig ander vooringesteld waarderingscriterium. De bijbehorende waarden worden op de achtergrond toegekend en zijn alleen toegankelijk voor de dienstverleners die over de nodige rechten beschikken. Een dienstverlener die niet over deze rechten beschikt, heeft bijgevolg geen toegang tot de bedragen die overeenstemmen met de prestaties in het dossier.

Kortom, de timesheets zijn een voorstelling van de werkelijkheid: ze tonen alles wat gepresteerd werd, ongeacht welke beslissingen er genomen werden op het ogenblik van de facturatie.

ϐϐ

Koppeling IT / telefonie - CIT Werkinstrument voor de follow-up van de prestaties in de dossiers. De CIT-functionaliteit biedt de mogelijkheid een stopwatch te starten zodra de opgebelde persoon opneemt, het rapport van het gesprek op te slaan in de documenten van het dossier en een prestatie te genereren aan het eind van de oproep.

Dev. Optie

De enige technische voorwaarde in verband met deze functionaliteit bestaat erin dat er een telefooncentrale verbonden moet zijn met het IT-netwerk van het kantoor.

Meervoudige stopwatch DLex is uitgerust met een stopwatch met meervoudige invoer met semiautomatische aanmaak van vooraf gedefinieerde prestaties en een reeks aanvullende functies die u in staat stellen uw prestaties zo nauwkeurig mogelijk in te voeren. De flexibiliteit van DLex bij het beheer van de tarieven die van toepassing zijn op het dossier, is een belangrijk voordeel.

Document

tie

sta

Pre

21

Module 1: Beheer

Beheer van de waardering van de prestaties De waardering van de prestaties is een tussenmodule tussen de ingave van de prestaties en de facturatie. In deze werkruimte kunnen simulaties worden uitgevoerd op de kosten en prestaties die moeten worden gefactureerd. Bovendien kan de facturatie worden aangepast aan het resultaat van het dossier, aan de aard van de relatie met de cliënt, aan de inzet en de bijzonderheden van het dossier. De voorfacturatiemodule van DLex voldoet aan de eisen van de drie meest gangbare boekhoudkundige processen in een advocatenkantoor: • algemeen beheer • beheer per dossier • beheer per cliënt ϐϐ

Mechanisme voor de waardering van de prestaties vóór facturatie op basis van de verschillende criteria hieronder

ϐϐ

Mogelijkheid om een waarderingsproject op te slaan en automatisch over te dragen naar een factuur na definitieve goedkeuring (met aftrek of overdracht van de voorziening en/of de voorschotten)

ϐϐ

Verschillende criteria voor het selecteren van de te waarderen prestaties:  prestatiecategorie (kosten of honoraria)  dossier  boekhoudkundige cliënt  DLex-gebruiker  type prestaties (voor de honoraria bijvoorbeeld: afspraak met cliënt, opstelling van conclusies…)  prestatie-eenheid (minuut, pagina…)  tarief  type tarief: intern of extern  wijziging van een bijzondere prestatie (wijziging van de prestatieduur bijvoorbeeld)  combinatie van meerdere van deze criteria

22        DLex | Beheer van de waardering van de prestaties

ϐϐ

Mogelijkheid tot algemene waardering op een totaalbedrag of regel per regel

Een concreet voorbeeld: 1) Selecteer de prestaties van een periode om de toekomstige honorarianota voor te bereiden 2) Schakel met één klik over naar de waarderingsmodus 3) Waardeer de prestaties 4) Sla het waarderingsproject op zodat u het kunt bespreken met uw partner 5) Zodra het project is goedgekeurd, kunt u het rechtstreeks omzetten in een factuur

Initieel bedrag AXA

Deze reeks handelingen verandert niets aan de oorspronkelijke invoer van de prestaties, het werkelijk gepresteerde werkvolume blijft dus altijd toegankelijk.

ϐϐ

Gewaardeerd bedrag

Veiligheid en toegangsrechten Deze module is alleen toegankelijk voor gebruikers die over de vereiste toegangsrechten beschikken. Er is een dubbel vergrendelingmechanisme:  vergrendeling van de gewaardeerde prestaties om laattijdige invoerfouten te vermijden  vergrendeling van de invoer van vervallen prestaties  het is eveneens mogelijk de invoer van prestaties voor een periode vooraf te vergrendelen

23

Module 1: Beheer

Boekhouding DLex biedt de mogelijkheid meerdere boekhoudingen te beheren en voldoet aan de specifieke eisen van natuurlijke personen en vennootschappen. • Voor natuurlijke personen (individuele boekhouding): in DLex bestaat er voor ieder dossier een boekhoudfiche (overzicht van de inkomsten en uitgaven met betrekking tot het dossier). Aan de hand van de verschillende verrichtingen kan zeer eenvoudig het dagboek voltooid worden dat vereist is bij het houden van een individuele boekhouding. • Voor de vennootschapsboekhouding (optioneel in DLex standaard maar ingebouwd in DLex corporate) biedt DLex een gestandaardiseerd rekeningstelsel, met mogelijkheid tot personalisering. DLex stelt balansen, dagboeken en boekhoudkundige historieken op. ϐϐ

Compatibel met alle banksoftware die het importeren van betalingsbestanden ondersteunt

ϐϐ

Geautomatiseerde overdracht van uw overschrijvingen naar uw banksoftware

ϐϐ

Onmiddellijke boeking van de ingevoerde overschrijvingen in de financiële journalen  Het beheer van de rekeninguittreksels wordt geoptimaliseerd dankzij een automatische "matching" van de bedragen en de mededelingen met de dossiers die erop betrekking hebben. Na de ingave van de boekingen worden de boekhoudfiches van de dossiers automatisch geactualiseerd. Met DLex is het ook mogelijk uw rekeninguittreksels te importeren in elektronisch formaat ("CODA" en "CIRI"bestanden).

ϐϐ

Geautomatiseerde facturatie met mogelijkheid tot waardering vóór de definitieve facturatie  Met deze module kunnen facturen opgesteld worden: zo worden de gegevens uit DLex in een Word lay-out gegoten (zie waardering van de prestaties). U kunt ook rechtstreeks de prestaties zien die gelinkt zijn aan een factuur. U stelt met andere woorden een facturatie op maat op met aan de bron alle specifieke parameters van de facturatie van een dossier (bv. specifiek tarief), waarin zo nodig later nog aanpassingen kunnen worden doorgevoerd aan de waardering, zonder afbreuk te doen aan de gegevens van de oorspronkelijke timesheets.

ϐϐ

Geautomatiseerd rappelsysteem op basis van uw behoeften

Optioneel kan deze module worden aangevuld met twee bijkomende functionaliteiten:

ϐϐ

Externe link voor natuurlijke of rechtspersonen: mogelijkheid om de boekhoudkundige gegevens van DLex te exporteren naar SAGE BOB SOFTWARE OF SAGE 100

ϐϐ

Analytische boekhouding voor vennootschappen: mogelijkheid om de medewerkers en verkopen op te splitsen per boekhoudkundige structuur binnen het kantoor (nauwkeuriger beheer van de afdelingen)

24        DLex | Boekhouden

Module 2: Tools  Berekeningenp.26  Zoekfunctiesp.27  Rapporten

p.28

25

Module 2: Tools

Berekeningen Als rechtenspecialisten zijn advocaten niet altijd even bedreven met cijfertjes… DLex biedt hen daarom verschillende berekeningstools, die met name zeer nuttig zullen zijn voor: • de berekening van schadevergoedingen: berekeningen op basis van een hoofdbedrag, een periode en wettelijke rentevoeten met kapitalisatiebeginsel en overeengekomen rentevoeten. • de berekening van afrekeningen en indexering van invorderingen van schuldvorderingen. DLex kan bijvoorbeeld een schuldaflossingsplan voorstellen aan de betreffende schuldenaar. ϐϐ

Klassieke 'Windows' rekenmachine

ϐϐ

Bewerking op data: berekening van het aantal dagen tussen twee data

ϐϐ

Meerregelige intrestrekenmachine

"Op basis van het vonnis werd besloten dat het slachtoffer een schadevergoeding krijgt toegewezen voor een bedrag dat als volgt wordt bepaald: over de periode vanaf het ongeval tot de datum van het vonnis, krijgt hij een schadevergoeding van x euro, verhoogd met de wettelijke rentevoet, en voor de datum van y tot z, ontvangt hij… " DLex houdt rekening met al deze parameters om een totaalbedrag te berekenen. Het resultaat wordt voorgesteld in de vorm van een overzichtsdocument dat na aanvaarding kan worden afgedrukt om rechtstreeks aan de cliënt te bezorgen.

ϐϐ

Indexatieberekening met keuze van de basis en de passende indexatie (bouwkostenindex of consumptieprijzenindex)

ϐϐ

Eenvoudig beheer van complexe afrekeningen (op basis van een onbeperkt aantal te betalen bedragen en/of betalingen) Ingebrekestelling, automatische aflossingsplannen en keuze van de verrekeningsmethode (beslissen om de betaalde bedragen te verdelen over het kapitaal, de interesten…, keuze van de boetebedingen). Opslag en export naar brief of afdruk.

ϐϐ

Berekening van opzegtermijnen op basis van de recentste Claeys-formule, met opslag en export naar een configureerbaar document

Detail van het resultaat van de berekening van de afrekening

Invoerscherm van de gegevens van een berekening van een afrekening

26        DLex | Berekeningen

Aflossingsplan

Zoekfuncties DLex is uitgerust met verschillende zoektools. Naargelang wat u zoekt, zijn er in grote lijnen twee methodes beschikbaar. In beide gevallen kunnen uw zoekcriteria worden opgeslagen als favoriete criteria, die met één klik opnieuw kunnen worden opgevraagd. ϐϐ

Klik

Zoekopdracht binnen module Elke beheermodule van DLex beschikt over een eigen zoekfunctie. Deze zoekt binnen de module in de gegevens van de betreffende module.



3 niveaus:  Vereenvoudigd, met semiautomatische invoer vanuit elke module  Geavanceerd, binnen afgebakende grenzen zoals een tijdsperiode  Geavanceerd, door selectie van meerdere criteria om elke zoekopdracht optimaal te specificeren en nauwkeurige, beter bruikbare resultaten te verkrijgen. >> Voorbeeld: zoek de afspraak die een medewerker heeft gepland voor een bepaald dossier; zoekopdracht uitgevoerd vanuit de module 'time management - agenda'.

Let op: de zoekfunctie binnen de module 'documentbeheer' is uitgebreid met een bijkomende 'full text' zoekfunctie (al dan niet gecumuleerd).

ϐϐ

Transversale zoekopdrachten over verschillende modules: Volledig aparte module voor transversale zoekopdrachten in heel de applicatie. Dit soort zoekopdracht bekijkt zowel de eigenschappen van de documenten (kenmerkende velden en metagegevens zoals de naam van de persoon die het bestand heeft aangemaakt, of een aanmaakdatum…) als hun inhoud, met inbegrip van de bijlagen (via de full text). >> Voorbeeld: zoek alle elementen die een specifiek geval bevatten via de module 'Zoekfuncties', en beslis of de inhoud van de documenten al dan niet in aanmerking moet worden genomen.

27        DLex | Zoekfuncties27         27

Module 2: Tools

Rapporten Deze module is bedoeld voor de goede werking van het kantoor en voor het opsporen van onregelmatigheden: activiteitenrapporten, analyses tussen afdelingen of dossiertypes, beoordeling van de boekhoudkundige kwaliteit van cliënten of de werkkwaliteit van medewerkers… Als beslissingshulp biedt deze module een aantal rapporten en controles die naargelang uw DLex-versie algemeen of specifiek van aard zijn. Deze worden leesbaar, bevattelijk, exporteerbaar en afdrukbaar weergegeven en opgemaakt. ϐϐ

Algemene activiteitenrapporten Een ruim aanbod aan gestandaardiseerde activiteitenrapporten, zoals prestatiebalansen of beheerrapporten, die in verschillende vormen kunnen worden opgemaakt (in waarden of grafieken). >> Voorbeeld: opmaak van een verkoopdagboek met alle uitgaande facturen van 2009.

ϐϐ

Controles in de vorm van een zoekopdracht/overzicht, beschikbaar in het submenu 'Extra'  Lopende facturatie  Schatting van het verschil tussen het gepresteerde en gefactureerde werk  Schatting van onvoldoende voorzieningen  …

2/7

2/7

ϐϐ

52

Fiscale rapporten 2/7

CORPO

Geavanceerde DLex-rapporten 2/7

58

In de Corporate-versie biedt DLex nog andere, meer gedetailleerde rapporten

28        DLex | Rapporten

55

57

Hulpprogramma's  Integratie met de kantooromgeving

p.30

 Dlex Beheersinterface

p.36

 Customer Web Access

p.37

 Extra DLex-diensten

p.38

29

Hulpprogramma's

Integratie met de kantooromgeving DLex biedt een interface met een groot gebruiksgemak. De eenvoud en gebruiksvriendelijkheid komen zowel tot uiting in zijn grafische vormgeving als in de toegang tot zijn functionaliteiten. Voor een intuïtief gebruik is DLex uitgerust met tal van handige snufjes. Bovendien sluit de applicatie perfect aan op uw kantooromgeving. ϐϐ

Ergonomische interface type Outlook ('Windows 7-look'): geeft een bekend, vertrouwd gevoel

ϐϐ

Overzichtelijk  Rechtstreekse toegang tot belangrijke content in de vorm van favorieten  Met één klik toegang tot de inhoud van uw dossiers  Toegang tot de voornaamste acties zonder een dossier te openen

ϐϐ

Standaardisering van de door DLex gebruikte commando's  Menu- en werkbalk zoals in Windows  Inhoudvenster  Navigatievenster  Standaard sneltoetsen

30        DLex | Integratie met de kantooromgeving

Klik ϐϐ

Veralgemening van het gebruik van de rechter muisknop op elk element van DLex en weergave van een lijst met functiemogelijkheden

 Verzending van een kennisgeving vanuit een prestatie, een agendapunt, een document, een taak…

 Vanuit een document: omzetting van documenten in pdf en verzending als bijlage via e-mail

 Mogelijkheid om een document in een dossier te bekijken en een handeling te verrichten zonder het dossier te openen

31

Hulpprogramma's

 Vanuit de agenda: mogelijkheid om een nieuwe prestatie in te voeren

 Vanuit een taak of de agenda: mogelijkheid om X dagen of tot een bepaalde datum uit te stellen, met de mogelijkheid de oorspronkelijke invoer te behouden

 Vanuit de adviesgedeelten van een dossier: mogelijkheid om rechtstreeks een e-mailbericht (rechtstreeks via Outlook of via DLex) te versturen naar alle geselecteerde personen in een keer

32        DLex | Integratie met de kantooromgeving

Klik Met een klik op de rechter muisknop kunt u overal:  de inhoud van een lijst exporteren naar Excel, met behoud van de gepersonaliseerde structuur van de gebruiker (mogelijk vanuit elke module van DLex)

Rechtsklikken

 een afdrukvoorbeeld weergeven dat een DLex-rapport genereert in verschillende vormen (grafieken, taartdiagram, lijsten…), op basis van de prestaties

ϐϐ

Koppeling met de kantooromgeving Een van de grote voordelen van DLex is de geavanceerde technologie waarin het werd ontwikkeld. Daardoor is de integratie met kantoortoepassingen gewaarborgd. De compatibiliteit met MS Office® 2003 (en hoger) is bijgevolg eveneens een garantie voor toekomstige ontwikkelingen..

U kunt uw DLex agenda en contactpersonen synchroniseren met mobiele randapparatuur (PDA/Pocket PC/Smartphone). Dit proces verloopt via Outlook. In een overzichtslijst kunt u de elementen selecteren die u wenst te synchroniseren.

33

Hulpprogramma's

 Documenten van een dossier rechtstreeks naar een externe drager (USB-stick…) exporteren, met semiautomatisch herimporteren wanneer deze opnieuw met DLex wordt verbonden. Een document exporteren en opnieuw integreren in enkele muisklikken: 1) Selecteer het/de bestand(en) die u wilt exporteren met de rechter muisknop 2. Kies de functie 'documenten exporteren' 3. Selecteer de bestemming van de export (bv.: USB-stick); het is mogelijk een kopie te maken of de versie die achterblijft te vergrendelen 4. De volgende keer dat u DLex opent, wordt u er automatisch aan herinnerd dat er een document werd geëxporteerd, en wordt er gevraagd of u het opnieuw in het oorspronkelijke dossier wenst in te voegen  Afdrukbeheer: verschillende mogelijkheden voor gepersonaliseerde afdrukken, afdrukvoorbeeld, export naar PDFformaat…  Alle DLex-lijsten zijn exporteerbaar naar MS Excel®. Daar kunnen de gegevens verschillende bewerkingen ondergaan

ϐϐ

Vensters worden automatisch aangepast aan alle schermafmetingen en -formaten

ϐϐ

Weergave van verschillende vensters (onnodig een venster te sluiten om een ander te openen) en ondersteuning van weergave in uitgebreide bureaubladmodus (werken op verschillende computers

ϐϐ

Personalisering van het programma per gebruiker, afhankelijk van zijn werkgewoonten  Opslaan van voorkeursinstellingen in de vorm van favorieten  Selectie van een favoriete instelling als standaardinstelling  Mogelijkheid om de resultaatschermen in één keer klaar te maken (F12, waarmee een veldselectiemodule wordt geopend)  Binnen een dossier kunnen de niet-gebruikte modules worden verborgen en kan automatisch de module worden opgeslagen waarin een dossier standaard wordt geopend

ϐϐ

Meertalig ontwerp en gebruik Werken in het Frans, een factuur opstellen in het Engels en een brief versturen naar een Italiaanse correspondent… Voor DLex vormt dit geen enkel probleem.

34        DLex | Integratie met de kantooromgeving

ϐϐ

Meervoudige stopwatch



zie time management module op pagina 21

ϐϐ

Drag and drop (slepen/neerzetten)

ϐϐ

Beheer van aanwezigheden/afwezigheden op kantoor met de mogelijkheid om persoonlijke berichten achter te laten >> Voorbeeld: u bent van buitenaf verbonden zonder fysiek aanwezig te zijn op kantoor. Dankzij het persoonlijke bericht 'Telewerk' dat u hebt ingevoerd, kunnen uw medewerkers en uw secretaresse personen die met u contact willen opnemen correct informeren.

ϐϐ

Volledige online hulp en specifieke gebruikshandleidingen DLex biedt 6 gebruikshandleidingen, naargelang het gebruik. Deze kunnen rechtstreeks vanuit DLex online worden geraadpleegd (F1).

ϐϐ

Krachtige zoekmachine



zie time management module op pagina 21

35

Hulpprogramma's

Dlex Beheersinterface Via een hoge personaliseringsgraad (algemeen voor het hele kantoor en individueel per gebruiker) kan DLex worden aangepast aan uw specifieke werkwijze. De implementatie wordt volledig verzorgd door onze mensen. Een opleiding maakt de verantwoordelijke voor de applicatie vertrouwd met het beheer van bepaalde instellingen. Dankzij een geïntegreerde automatische update (Live update) beschikt uw server automatisch over de recentste versie van DLex en kunnen alle gebruikers met deze nieuwe versie werken zodra DLex wordt opgestart. Uiteraard draagt een dergelijke beheersmodule bij tot een veilig beheer van uw gegevens. Er bestaan namelijk 4 verschillende toegangsniveaus tot de module: 1. Applicatiebeheerder (vennoten en IT-managers): beheerder die over de volle bevoegdheid beschikt en alles mag doen op alle niveaus. Algemeen beheer van de gebruikers en hun rechten, de tarieven, alle lijsten… 2. Beheerder van de modellen (meestal assistent of office manager): intermediair toegangsrecht om de DLex-modellen in te voeren en te beheren 3. Beheerder van de scenario's: toegangsrecht om de aanmaak van documenten (brieven, correspondentie…) vanuit DLex te configureren, met de mogelijkheid te zien wie toegang heeft en wie scenario's gebruikt (middel om goede gewoonten in het kantoor te bevorderen). 4. Alle gebruikers die de mogelijkheid hebben een eigen configuratie in te stellen op basis van de parameters van hun respectieve profiel. Elke gebruiker stelt in wat zijn profiel hem toelaat in te stellen, zoals de gebruikstaal van DLex, de taal van de documenten, het laatst geopende menu onthouden, gearchiveerde documenten al dan niet zien, een prestatie aanmaken na verbetering van een document, de boomstructuur van de documenten al dan niet uitvouwen, het formaat van de beschrijving van het document kiezen, een standaardtaak vastleggen bij de aanmaak van taken, de Outlook synchronisatiemodus activeren, …

CORPO

Geavanceerd toegangsrecht en afdeling Track & Report Traceerfunctie voor de acties binnen het kantoor om te volgen wie wat doet, op basis van de gegevens in het kantoor (opsporen van de oorsprong van fouten).

36        DLex | Dlex Beheersinterface

Customer Web Access Via de CWA-module hebben uw cliënten via internet toegang tot de dossiers die ze aan u toevertrouwen. ϐϐ

Het kantoor beslist per cliënt en per dossier wie toegang heeft en tot wat. Het kantoor genereert toegangsparameters (Login/Password) en deelt deze mee aan zijn cliënt

ϐϐ

De volgende, configureerbare, elementen zijn cliënt per cliënt en dossier per dossier toegankelijk via CWA:  lijst met dossiers  vereenvoudigde beschrijving van de dossiers  boekhoudfiche  prestaties  partijen/raadsheren  agenda met grafische tijdslijn  taken van het dossier  documenten van het dossier (met mogelijke beperking per document – "vals dossier")

ϐϐ

Aanpasbare interface per kantoor (kleurengamma en logo van het kantoor)

ϐϐ

Totstandbrenging van een rechtstreeks en beveiligd communicatiekanaal tussen de cliënt en de persoon die binnen het kantoor bevoegd is voor het dossier

37        DLex | Customer Web Access37         37

Hulpprogramma's

Extra DLex-diensten De toekomst van IT-toepassingen ligt in de dienstverlening. DLex is een klassieke 'clientserver' applicatie die in die zin is ontworpen. Ze biedt op transparante en veilige wijze toegang tot externe diensten. DLex biedt 4 diensten die uw leven vergemakkelijken:  Uittypen van digitale spraakbestanden en vertaling van alle soorten documenten  Beveiligde elektronische verzending en intelligente archivering met bewijswaarde(*) In de praktijk betekent dit dat wij voor u een netwerk van partners hebben geselecteerd op basis van strenge kwaliteits- en betrouwbaarheidscriteria.

ϐϐ

Dactylografie en vertalingen

Uw team komt tijd te kort. Er gaat teveel werk naar het typen en/of vertalen van documenten… DLex biedt een oplossing!

Hoe? De via digitale dicteerapparaten opgenomen teksten worden automatisch overgedragen naar DLex. U hebt dan de keuze dit werk intern te laten uittypen of het toe te vertrouwen aan een externe dienst. In het tweede geval kiest u het scenario dat het proces 'keuze van het model, samenvoeging van de gegevens met dit model en automatische adressering van de job' automatisch laat verlopen. DLex doet de rest binnen de overeengekomen termijnen, en zorgt er ook voor dat de documenten opnieuw in DLex worden geïntegreerd. Bij een vertaling geldt hetzelfde principe. De vertaling kan optioneel worden uitgevoerd door een beëdigd vertaler en voor iedere speciale vertaalaanvraag kan vooraf een prijsofferte worden opgesteld. DLex zorgt voor de versleuteling van de documenten zodat deze volkomen veilig kunnen worden uitgewisseld.

ϐϐ

Beveiligde verzendingen intelligente archivering bewijswaarde

en met

U wenst conclusies, ingebrekestellingen of andere vertrouwelijke documenten veilig te verzenden, met de zekerheid dat de integriteit van het verzonden document gewaarborgd is, en u wilt bovendien de handelingen kunnen volgen die uitgevoerd worden op de inhoud van uw verzending? De stapels afgesloten dossiers in allerlei weinig beveiligde ruimten groeien gestaag aan; er uw weg in vinden is een ware beproeving. In zulke omstandigheden kunt u dit onderdeel van uw activiteit niet langer aan uw cliënten garanderen… DLex helpt u uit de nood!

ϐϐ

Dactylografie

Webserver Web Services

A Vertaling

Web Services

Beveiligde verzending Intelligente technologie die alle taken tussen de verschillende elementen van het proces automatiseert en zorgt voor de beveiliging van uitgewisselde gegevens

Intelligente archivering ...

Integratie en verbinding met juridische en financiële informatiebronnen Up-to-date blijven en de ontwikkeling van de wetteksten op de voet volgen, zijn absolute basiseisen in het beheer van een advocatenkantoor. Daarom biedt DLex een verbinding met noodzakelijke informatiebronnen zoals:  STrad@ en Jur@ voor juridische informatie  Company web voor financiële informatie

38        DLex | Extra DLex-diensten

Pyramiq is een solide partnership aangegaan met de uitgeverij Larcier om u via DLex rechtstreeks toegang te bieden tot de juridische databank Strad@. Het raadplegen van deze databank wordt perfect geïntegreerd in uw werkinterface: vanuit een DLex-dossier hebt u met een eenvoudige muisklik toegang tot Strad@. Het resultaat van uw zoekopdracht wordt automatisch opgeslagen in een map "juridische documentatie" die gekoppeld is aan het actieve DLex-dossier. Ook uw zoekcriteria worden opgeslagen in de vorm van een zoekgeschiedenis, zodat u ze later opnieuw kunt gebruiken. Omdat de documentatiebronnen zo uitgebreid en overvloedig zijn, hebt u eveneens de mogelijkheid om een reeks documenten van verschillende bronnen binnen Strad@ (Larcierwetboeken, RAJBi, tijdschriften, publieke bronnen…) met elkaar te vergelijken in een tijdelijke opslagzone (korf). Nadat u de relevantie van de gevonden informatie hebt gecontroleerd, kunt u alle gevalideerde documenten in één keer in de vorm van een "batch" downloaden naar uw DLex-dossier. Maar er zijn niet alleen de zoekopdrachten: zo beschikt u ook over de mogelijkheid om proactief en automatisch alle nieuw toegevoegde documenten te ontvangen over een vooraf door u in de applicatie opgegeven onderwerp. In de praktijk biedt deze integratie u toegang tot:  meer dan 90 documentatiebronnen die dagelijks worden geactualiseerd  een snelle en doeltreffende zoekmachine  nuttige hyperlinks tussen verschillende documenten  transversale zoekopdrachten  duidelijk geïdentificeerde documentatiebronnen

'E-closing' samenwerkingsmodule voor het online beheer van bedrijfsovernametransacties. De personen die deelnemen aan de onderhandeling melden zich op de geplande datum aan, met inachtneming van de vastgestelde veiligheidsregels. Dit instrument kan ook worden gebruikt voor de bemiddeling tussen partijen die onmogelijk fysiek op dezelfde plek aanwezig kunnen zijn.

Hoe? De functionaliteiten van DLex gekoppeld aan een krachtige technologie bieden een uitweg. Een beveiligde documentuitwisseling vanuit DLex staat in de eerste plaats garant voor traceerbaarheid met bewijswaarde, datum- en uurvermelding, onschendbaarheid en integriteit van uw documenten. Dankzij het intelligente elektronische archiveringsproces hebt u tijdens de hele wettelijke bewaartijd toegang tot uw gearchiveerde dossiers en de bijhorende stukken en blijven uw gegevens intact ongeacht de evolutie van de informaticaformaten. Op termijn zal de elektronische archiveringsdienst worden uitgebreid met aanvullende functionaliteiten. Een zeer interessante functionaliteit is bijvoorbeeld de automatisering van de wettelijke archiveringsduur van het dossier, rekening houdend met de evolutie van de desbetreffende onderwerpen. Het platform in kwestie zal eveneens voor andere doeleinden kunnen worden gebruikt, zoals voor de boekhoudkundige vereisten. Waarom opteren voor extra diensten? »»

Omdat zij u optimaal in staat stellen de deadlines te respecteren

»»

Omdat zij u de mogelijkheid bieden een schommelende werklast het hoofd te bieden

»»

Omdat zij u een grotere vertrouwelijkheid garanderen in verband met verstrekte informatie

»»

Omdat zij u ruimte, tijd en energie besparen

»»

Omdat u slechts wilt betalen wat u verbruikt!

(*) Bij gebrek aan een wetgeving ter zake gebruiken wij de benaming "bewijswaarde" met als doel later de benaming "wettelijke waarde" te gebruiken.

39

bbbbbvb



een team van experts voor de advocatenmarkt



een lokale partner voor al uw noden op het vlak van gespecialiseerde softwareoplossingen

Contact

Contact

Kontichstraat 177 | 2650 Edegem Tel: +32 3 457 57 77 | Fax: +32 3 457 70 07

Avenue Théâtre de Verdure, 4 | 4031 LIEGE Tel  + 32 4 361 32 42 | Fax  + 32 4 361 80 36

http://www.aurelium.be

http://www.pyramiq.be | [email protected]

Vereisten DLex® - Pyramiq 2011-2012 Om DLex® behoorlijk te laten werken, dient uw hardware, kantoorsysteem en -suite te voldoen aan de volgende minimumeisen

Werkstations en non-dedicated server Non-dedicated server (tot 5 gebruikers)

Dedicated server (oplossing aanbevolen boven de 5 gebruikers): Server Pentium IV 1 GHZ, minimaal 4 GB RAM (8 GB boven 10 aangesloten stations). Harde schijf SCSI in RAID5 (equivalent van het gamma "HP Proliant"), hardware gegarandeerd compatibel met Microsoft 2003 Server® (en hoger) of Small Business Server 2003® (en hoger). Geregistreerde gevalideerde licentie en laatste Microsoft updates geïnstalleerd.

Werkstation

Netwerksoftware (Operating system) MS Windows Server 2003 (en hoger), laatste Microsoft updates geïnstalleerd: Net Framework 3.5, SP1 en 4.0. MS Exchange® of Small Business Server – optioneel. Alle Windows licenties moeten gevalideerd en geregistreerd zijn. ®

PC Pentium IV 1 GHZ, RAM 4 GB, harde schijf minstens 80 GB, besturingssysteem: Windows XP® Pro SP3, Windows Vista® Business 32, Windows 7 32 en 64 bit.

PC Pentium IV 1,5 GHz, RAM 2 GB, harde schijf 40 GB (beschikbaar 20 GB), 17"-scherm (minimumresolutie 1024 x 768). Netwerksoftware (Operating system): MS Windows XP® Professional SP3 of MS Windows Vista® Business 32, Windows 7 32 en 64 bit. Net Framework 3.5 SP1, 4.0. Geactualiseerde antivirusbescherming en Windows Firewall actief. Alle Windows licenties moeten gevalideerd en geregistreerd zijn. Kantoorsoftware: MS Office versie 2003®, updateniveau: SP2, MS Office versie 2007®, MS Office versie 2010® Alle Windows licenties moeten gevalideerd en geregistreerd zijn.

w w w . d l e x . e u

Hoofdredacteur : Benoît Evrard - Pyramiq SA | Avenue Théâtre de Verdure, 4 | 4031 LUIK | België • © Foto's: GettyImages.com - Shutterstock.com • Design : visible.be - 8841

Uitgever van DLex