Adlib Museum Software voor professioneel collectiemanagement in musea en andere collectie beherende instellingen
Veelzijdig Gebruiksvriendelijk Krachtig
Adlib Museum Meer dan collectiemanagement Adlib Museum is het speciaal ontwikkelde softwarepakket voor professioneel collectiemanagement in musea. Jarenlange ervaring in de museumwereld vormt het fundament onder Adlib Museum. Mede hierdoor is Adlib Museum inmiddels uitgegroeid tot het meest gebruikte collectie management programma en wordt succesvol ingezet in vele musea en andere collectiebeherende instellingen.
Makkelijk in gebruik Overzichtelijke tabbladen, intuïtieve menu’s, contextgevoelige helpteksten, uitgebreide validatiebestanden en de standaard spellingchecker zorgen ervoor dat het werken met Adlib altijd aangenaam maar vooral efficiënt verloopt. Overzichtelijk Het hart van Adlib Museum is het collectiebestand. U kiest zelf hoe gedetailleerd u de objecten beschrijft.
• Vondstomstandigheden
De objectgegevens worden ondergebracht in
• Standplaats en bruiklenen
groepen en overzichtelijk weergegeven op tabbladen,
• Conditie en conservering
waartussen u eenvoudig kunt wisselen. Invoeren en wijzigen gaat daardoor snel en gemakkelijk.
Elke collectie, meerdere collecties
Ongebruikte tabbladen schakelt u gewoon uit.
Betreft het een kunst, een natuurhistorische, een
Koppelingen naar afbeeldingen en andere externe
industriële, een archeologische of een fotocollectie.
bestanden zoals Word-documenten, Excel-
Adlib kan het allemaal aan, ook gemengde collecties.
spreadsheets en Pdf-bestanden zijn zo gemaakt. Rubrieken in Adlib Museum Standaard zijn onder
Internationale standaarden
meer:
Adlib Museum ondersteunt Spectrum, de objecten
• Identificatie en productie
documentatie standaard van de Engelse Collections
• Fysieke kenmerken
Trust (gecertificeerd) Adlib Museum ondersteunt
• Iconografie
nog veel meer van internationale standaarden bv. de
• Opschriften en merken
CIDOC guidelines, Getty object ID en LIDO.
• Associaties • Tentoonstellingen
Gevarieerde zoekmogelijkheden
• Documentatie
Adlib Museum heeft de beschikking over drie
• Verwerving en waarde
krachtige zoekmethoden. De Zoekassistent voert
• Eigendomsgeschiedenis
u probleemloos door de verschillende indexen. Met Zoekformulieren kunt u zoekvragen combineren en
eenvoudig op meerdere velden tegelijk zoeken. De Selectietaal maakt uitgebreid zoeken op alle velden mogelijk. Zoekzinnen stelt u zelf samen met gebruik van operatoren (zoals ‘is gelijk aan’ en ‘kleiner dan’). Ook Booleaanse operatoren (zoals ‘AND’ en ‘OR’) worden ondersteund. Zoekzinnen én zoekresultaten kunt u vastleggen voor hergebruik in een “pointerfile”. Efficiënt Om snel en consistent in te voeren heeft Adlib Museum uitgebreide validatiebestanden. Bulkbewerkingen, die veranderingen in meerdere records tegelijk kunnen uitvoeren, zijn ook mogelijk. Grote musea, kleine musea Adlib is schaalbaar van 1 gebruiker tot oneindig en ook schaalbaar van een kleine collectie tot enorme collecties. Adlib is altijd inzetbaar van nationaal museum tot plaatselijke oudheidkamer. Alle aspecten van collectie beheer/ museumbreed Adlib Museum doet meer dan alleen het registreren van uw collectie. Elke afdeling vindt de ondersteuning van zijn werkproces in Adlib Museum. U kunt denken aan publieks-/educatie activiteiten, bruikleenbeheer,
Open systeem
conservering en restauratie.
Uw data is een waardevol bezit dat niet mag worden ‘opgesloten’ in een software systeem. Adlib zorgt
Veilig
er voor dat uw gegevens op diverse manieren
Adlib Museum heeft een op rollen gebaseerd
toegankelijk zijn voor gebruikers. Er is bijvoorbeeld
toegangsrechten systeem. Toegangsrechten
een exportfunctie beschikbaar waarmee een gebruiker
worden aan rollen toegewezen en gebruikers/
een selectie naar XML, CSV of andere formats kan
gebruikersgroepen worden aan rollen gekoppeld,
exporteren. Adlib ondersteunt het Open Archive
zodat Adlib weet wie welke functies mag uitvoeren en
Initiative protocol (OAI-MHP) waarmee organisaties
wie welke gegevens mag bewerken en inzien. Ook de
zoals Europeana gegevens uit Adlib kunnen
toegang tot individuele records kan worden ingesteld,
‘harvesten’. Natuurlijk is ook het inlezen in Adlib van
zodat bijvoorbeeld de toegang tot vertrouwelijke
gegevens uit andere systemen via de ingebouwde
of gesloten records afgeschermd kan worden. Dit
importfuncties mogelijk.
systeem biedt dus uitstekende bescherming tegen ongeautoriseerde toegang van uw data.
Afdrukken naar keuze De Afdrukassistent maakt afdrukken eenvoudig
Meertalig
en efficiënt. U kunt kiezen voor een van de
Veel musea werken in meerdere talen. Niet alleen zijn
voorgedefinieerde rapporten en lijsten, zoals
alle schermen in meerdere talen beschikbaar, u kunt
de Inventarislijst of Oeuvrecataloguslijst. Zelf
ook uw data in meerdere talen opslaan (Unicode).
eenvoudige rapportages en lijsten maken kan met de
Uw collectie is dan in al die talen doorzoekbaar en
rapportgenerator. Daarnaast heeft u de mogelijkheid
presenteerbaar.
om rapporten in MS Word te maken. U kunt dan
Mobiel (ook) in het depot Bij veel musea ligt een (groot) gedeelte van de collectie in het depot. Dus met Adlib Museum moeten ook in het depot werkzaamheden kunnen worden gedaan. Met een tracker (PDA) en diverse Adlib modules is het mogelijk. Zo is er de Adlib Verhuismodule waarmee de verplaatsing van hele collecties kan worden uitgevoerd door simpelweg een barcode of RFID-tag te scannen. Met de Collection Review module kunt u offline de standplaatsen van uw collectie in het depot controleren en deze gegevens vervolgens met de Adlib-database synchroniseren. Workflowmanagement Met Adlib Museum kunt u werkprocessen in de toekomst plannen. Daarmee krijgt collectiebeheer een extra dimensie: lang vooruit weet u bijvoorbeeld op welk tijdstip een restauratie plaats zal moeten vinden of wanneer een bruikleen gaat aflopen. Op die manier wordt Adlib Museum een overzichtelijk managementinstrument. API koppelingen API koppelingen (Application Programming Interface) geven de mogelijkheid om uw data te koppelen de door u geselecteerde gegevens overzetten
aan andere systemen, bv. aan een Digital Assets
naar een Wordsjabloon waarvan u zelf de layout
Managementsysteem of aan een andere website. De
kunt bepalen. Handig voor rapporten, brieven,
API koppeling faciliteit is een onderdeel van de Adlib
bruikleenovereenkomsten en eenvoudige lijsten.
Internet Server module en de Microsoft SQL Server versie van Adlib. Meer info op api.adlibsoft.com.
Krachtige thesaurussoftware De Adlib thesaurussoftware behoort tot de beste
Databases
in zijn soort: helder van opzet, gemakkelijk uit te
Databases van Microsoft hebben de voorkeur.
breiden en eenvoudig te beheren. Adlib ondersteunt
We raden Microsoft-SQL Server aan voor grotere
tevens het gebruik van externe online thesauri
systemen. Tot 4 gebruikers kan men ook van
waarvoor een webservice beschikbaar is. Externe
Microsoft SQL Server Express gebruik maken.
thesauri als de Nederlandse AAT en Iconclass kunt u op deze manier naadloos in Adlib integreren.
Uitbreidingen & Keuzemogelijkheden Adlib Internet Server module Met de Adlib Internet Server Module breidt u uw mogelijkheden nog verder uit. Hiermee kunt u uw catalogus volledig doorzoekbaar maken via internet en intranet.
Alleen een museum versie... Adlib Museum is verkrijgbaar in vier versies, die verschillen in functionaliteit, flexibiliteit en bereik. 1 Adlib Museum Basis Startversie met een uitgebreide functionaliteit, geschikt voor de meeste kleinere musea. 2 Adlib Museum Standaard Zeer uitgebreide versie met o.a. ondersteuning voor procedures zoals bruiklenen. Deze versie wordt geleverd met Adlib Designer, de Adlib ‘toolkit’. Met Adlib Designer kan de applicatie geheel naar wens worden aangepast. Men kan dit zelfstandig doen of met hulp van Adlib Information Systems.
...of een combinatie met Adlib Bibliotheek en/of Adlib Archief Heeft u ook een bibliotheek, een mediatheek of een archief dan kunt u gebruik maken van de Adlib “Plus” of “XPLus” versie. 3 Adlib Museum Plus Een volledig geïntegreerde combinatie met Adlib Bibliotheek of Adlib Archief. 4 Adlib XPlus combineert alle drie. U doorzoekt met één zoekvraag alle domeinen. Tal van gegevens worden gedeeld tussen de verschillende bestanden. De koppelingen tussen de archief-, bibliotheek- en/of museumgegevens (en thesaurus) zorgen voor een grote verrijking van de informatie. Instellingen die in deze twee of drie vakgebieden materialen bezitten of in beheer hebben kunnen deze
• Uitstekende hardware in hoogwaardige datacentra
nu in één complete Adlib-applicatie beheren.
• Automatische back-ups van het systeem • Automatisch onderhoud Adlib software inclusief updates
Adlib Hosting
en upgrades, natuurlijk ook van ondersteunde software van Microsoft • Werken vanaf de plek die u kiest
Adlib zonder IT-zorgen
• En natuurlijk altijd genoeg opslagruimte
Adlib Information Systems neemt u alle IT-zorgen uit handen door uw gehele Adlib-applicatie te hosten.
Zakelijke en financiële voordelen hosting
Adlib IS zorgt dan voor de infrastructuur en voor alle
• Geen aanschafkosten licenties
technische ondersteuning die normaal door uw eigen
• Geen ICT-personeel nodig
systeembeheerder zou moeten worden gegeven.
• Geen beheer complexe ICT-infrastructuur • Geen servers of serverruimte met alle voorzieningen
Voordelen Hosting • Altijd de laatste software
zoals back-upsystemen in onderhoud • Geen grote investeringen voor hardware en software
Adlib Information Systems Nu en in de toekomst Adlib Information Systems heeft in haar lange bestaan al veel bibliotheken, musea en archieven geautomatiseerd. Kernbegrippen voor Adlib Information Systems zijn continuïteit, Internationale Standaarden, Open Systemen en gebruiksvriendelijke software. Technische en inhoudelijk continuïteit zorgen ervoor dat uw systeem niet alleen nu werkt maar ook in de jaren die komen. Internationale standaarden en “Open Systems” zorgen ervoor dat u vrijelijk uw data kan delen en gebruiken ook in samenwerking met andere software of systemen. Gebruiksvriendelijke software zorgt voor zorgeloos en efficiënt gebruik. Deze kernbegrippen, de betrokkenheid bij het werkveld en het toepassen van de nieuwste technische ontwikkelingen, hebben geleid tot een groot aantal tevreden klanten en zijn ook de reden dat steeds nieuwe instellingen en bedrijven voor Adlib kiezen. Bert Degenhart Drenth Managing Director Adlib Information Systems
Adlib Ondersteuning
onderhoudsovereenkomst bij Adlib Information
Ondersteuning bij uw software is van niet te
Systems verzekerd van doorlopende ondersteuning.
onderschatten waarde en helpt u door de jaren heen
Hulp en service zijn namelijk geen sluitpost, maar
uw archief en collectie optimaal te gebruiken.
maken een wezenlijk onderdeel uit van ons bedrijf. Via onze online MyAdlib service en de telefonische
Advies, maatwerk en conversie
Helpdesk kunt u bij ons terecht voor advies en
De kennis en ervaring van Adlib Information Systems
ondersteuning. De onderhoudsovereenkomst omvat
komt vooral tot uiting bij de implementatie van een
bovendien ook een abonnement op nieuwe versies van
nieuw systeem. De mensen van Adlib staan u tijdens
de Adlib-software. Zo groeit uw systeem met de
het hele traject met raad en daad bij. Met behulp van
nieuwste ontwikkelingen mee en bent u altijd
Adlib Designer kunnen de verschillende applicaties
verzekerd van up-to-date software.
precies op maat worden gemaakt, tegemoetkomend aan uw specifieke wensen. Adlib Designer is de
Cursussen
“toolkit” waarmee schermen en databases, en veel
Adlib-software is eenvoudig in gebruik maar biedt veel
meer, aangepast kunnen worden.
mogelijkheden. De cursussen van Adlib IS voeren u
Desgewenst voeren wij de omzetting van gegevens
stap voor stap door alle verschillende functies, zodat u
vanuit uw oude systeem voor u uit en begeleiden wij
uw applicatie later optimaal kunt benutten. Deze
uw organisatie bij de invoering van het nieuwe
cursussen zijn beschikbaar voor “beginners”, maar ook
systeem.
voor ervaren applicatiebeheerders die bijvoorbeeld snel en efficiënt willen leren werken met Adlib Designer.
Continuïteit en ondersteuning
Cursussen op maat en op locatie behoren natuurlijk
Na aanschaf van de Adlib-software bent u met de
ook tot de mogelijkheden.
Adlib Information Systems P.O. Box 1436, 3600 BK Maarssen The Netherlands
t +31 (0)34658 68 00
[email protected] www.adlibsoft.com
