Instructie SCAN-Office. uit. Automatisering helpt Agrarisch Natuurbeheer. Uitgevoerd door collectieven

Instructie SCAN-Office

uit

Automatisering helpt Agrarisch Natuurbeheer Uitgevoerd door collectieven

Stichting Collectieven Agrarisch Natuurbeheer, SCAN

Uitgevoerd door: SCAN Gerard van Drooge Bert Wiekema in samenwerking met ANS Group, Crop-R en de SCAN Helpdesk.

Instructie SCAN-Office Voorwoord U bent inmiddels overgegaan op SCAN-Office. SCAN-Office is het nieuwe software pakket en hier vallen verschillende modules onder. Als eerste logt u in met de nieuwe inloggegevens die u heeft ontvangen. Via de volgende link logt u in: https://login.scan-ict.nl. U krijgt dan eerst onderstaand scherm te zien, die u door middel van alleen op “volgende” te drukken kan overslaan. Als u tijd heeft kan u de SCANOffice Web Tools installeren (zie bijlage 1). Ook het configureren van de SCAN-Office Postvak voor email kan op een later moment (zie bijlage 2).

Inhoud Voorwoord

1

SCAN-Office

2

Naar SCAN-GIS

3

Deelnemer toevoegen

4

Bijlage 1: SCAN-Office Web Tools

6

Bijlage 2: Configureren van de SCAN-Office Postvak voor e-mail

12

Dit document is eigendom van SCAN. Het is niet toegestaan de informatie uit dit document te kopiëren of op enige wijze openbaar te maken, te verspreiden of te vermenigvuldigen. Voor vragen over dit document kunt u contact opnemen met de Helpdesk: tel. 085-4017831 E. [email protected]

1

Instructie SCAN-Office SCAN-Office In SCAN-Office worden o.a. alle deelnemers geregistreerd die meedoen aan het ANLb. Per deelnemer kunt u zijn of haar gegevens zien en de projecten waar de deelnemer aan mee doet. Maar ook afspraken, brieven, telefoontjes, e-mail etc. De beheereenheden zijn in één oogopslag zichtbaar en alle contracten staan in één overzicht.

Aan de linkerkant staan de verschillende modules.

Hier kunt u de deelnemers zoeken en toevoegen. Op deze manier heeft u alle gegevens van een deelnemer overzichtelijk bij elkaar. In de agenda zet u alle afspraken neer, zoals vergaderingen, telefoongesprekken, taken etc. Hier kunt u projecten aanmaken en deelnemers aan toevoegen.

U kunt zelf lijsten maken met gegevens die u wilt hebben.

Dit is uw persoonlijke mail. Hier kunt u berichten versturen en ontvangen. Met deze knop gaat u naar de pakketten, leefgebieden en werkgebieden. Intekenen gaat nu op een andere manier. Mits u hiervoor geautoriseerd bent.

Module is de urenregistratie en hier kunnen alle uren ingevuld worden.


2

Instructie SCAN-Office Naar SCAN-GIS In deze beschrijving leggen wij uit hoe u in SCAN-GIS komt. De procedure is als volgt: 

Zoek als eerste de deelnemer op. Door het procent teken te gebruiken zoekt het programma niet op precieze volgorde;



Ga naar de subkaart contactpersonen en klik met de rechter-muisknop op de persoon die u moet hebben. Daarna gaat u naar intekenen;



Nu bent u in SCAN-GIS en is intekenen mogelijk.

Let op: De deelnemer is nu vastgezet. Dat betekent dat als u naar een andere deelnemer wilt, eerst het scherm moet afsluiten en dan de betreffende deelnemer opnieuw opzoekt.


3

Instructie SCAN-Office Deelnemer toevoegen De deelnemers die u in de oude situatie heeft ingevoerd zijn meegenomen naar SCAN-GIS (nieuwe situatie). U hoeft dus niet alle deelnemers weer opnieuw in te voeren. In deze beschrijving leggen wij uit hoe u een deelnemer kan toevoegen. De procedure is als volgt: 

Als eerste klikt u op “Deelnemer”, links in de menubalk;



Vervolgens klikt u op “Nieuw”, onderaan in de menubalk;



U krijgt onderstaand scherm en doorloopt de invoer velden op de normale wijze. Het vinkje "Deelnemer ANLb" staat aan en moet aanblijven;



De gegevens zoveel mogelijk netjes en correct invullen. Geen rommel anders accepteert SCANGIS dit niet;



Invoer van de velden afsluiten door op "Ok" te klikken;



Daarna maakt u de contactpersoon aan (+ Toevoegen) en ook hier vult u de velden netjes en zo compleet mogelijk in, zoals dhr. en mevr. enz.;



Nadat de gegevens correct zijn ingevoerd klikt u op "Opslaan".


4

Instructie SCAN-Office Op dat moment wordt de nieuwe deelnemer klaargezet in SCAN-GIS. Wilt u controleren of dit goed is verlopen dan gaat u naar de *subkaart (contactpersoon) en kiest voor het tabblad "Lidmaatschappen". Als hier het deelnemers ID is gevuld, kan u via de rechter-muisknop bij de deelnemer naar "Intekenen" gaan. Let op, het is belangrijk dat de volgende gegevens worden ingevuld: initialen, achternaam, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en BSN- en KvK-nummer. De gegevens moeten kloppen in SCAN-Office, omdat er anders niet gecontroleerd kan worden door de RvO en er dan een afwijzing komt.

 Onder subkaart verstaan wij het onderste scherm waar alle contactpersonen staan. De hoofdkaart is de deelnemerskaart en staat in het bovenste scherm.


5

Instructie SCAN-Office Bijlage 1: SCAN-Office Web Tools Als u zich voor de eerste keer op een computer aanmeldt bij SCAN-Office wordt u automatisch gevraagd om de SCAN-Office Web Tools te installeren of te upgraden. Als dit welkomstscherm niet verschijnt of in het geval dat u de Web Tools opnieuw wilt downloaden, kunt u de SCAN-Office Web Tools download wizard handmatig starten. Hoe kan ik de download wizard handmatig starten?: 1. Belangrijk! Voordat u begint met het downloaden en installeren sluit u eerst uw Outlook of e-mail af. Als er al een eerdere installatie van Web Tools geïnstalleerd is, moet u deze eerst verwijderen voordat u verder gaat. 2. Log in bij Scan-Office via uw browser 3. In het menu in de linker bovenhoek van het scherm, klikt u op Bestand, selecteer Downloaden en kies Scan-Office Web Tools.

4. In de volgende stap kunt u kiezen welk type computer u gebruikt. Als u kiest voor Gedeelde computer en u klikt vervolgens op Volgende dan zal de wizard verder gaan zonder de Web Tools te downloaden. Dit betekent dat uw documenten lokaal worden opgeslagen op de computer. Als dit niet het geval is, of u bent de enige die deze computer gebruikt, kies dan voor Personal computer Thuis/kantoor en klik vervolgens op Volgende.


6


5. In de volgende stap zal u gevraagd worden om de e-mail service te selecteren, waarmee u Scan-Office zal configureren. Als u de e-mail van Outlook gebruikt, klik dan op het Outlook pictogram en vervolgens op Volgende.


7


6. Nu bent u in staat om de Scan-Office Web Tools te downloaden. Klik op Download Scan-Office Web Tools.


8


7. Om verder te gaan met het proces, moet u eerst kiezen of u SCAN-Office gebruikt op een Windowsbesturingssysteem of op een Mac.


9

Instructie SCAN-Office Installatie op een Windows machine 1. Als het downloaden voltooid is, voer het bestand dan uit, en klik op Install.

2. Als het installeren voltooid is, klik op Close en vervolgens op Volgende om de installatie te voltooien.


10


3. Nu zijn de SCAN-Office Web Tools geïnstalleerd. Klik op Sluiten. 4. Na de installatie, moet u (A) eerst uitloggen uit SCAN-Office en (B) uw browser opnieuw starten om opnieuw in te loggen. Vervolgens kunt u opnieuw inloggen bij SCAN-Office; u zult gevraagd worden om toestemming aan SCAN-Office te geven om de MailLink te configureren. Klik op Yes om de installatie te voltooien. Als het vakje niet automatisch verschijnt als een pop-up, kunt u klikken op Postvak IN om de configuratie te starten


11

Instructie SCAN-Office Bijlage 2: Configureren van de SCAN-Office Postvak voor e-mail 1. Klik op Postvak IN; 2. Voer uw persoonlijke gegevens voor de e-mail server in; Inkomend: E-mailserver: Gebruikersnaam: Wachtwoord: SSL aanvinken Uitgaand: SMTP- servernaam: Gebruikersnaam: Wachtwoord: SSL aanvinken 3. Klik op Aanmelden.

N.B. If you are not sure which values you should enter in the fields (server address, user name and use of SSL), contact your IT/system administrator for the appropriate details. SuperOffice Support cannot help you with this information. Log out of your e-mail account to return to mail server settings:

More information: If you use Microsoft Outlook, we recommend that you install SuperOffice Mail Link instead of using SuperOffice Inbox. SuperOffice Mail Link is part of SuperOffice Web Tools, and lets you archive and add documents from CRM Web or CRM Online directly from your Outlook client.


12

Instructie SCAN-Office. uit. Automatisering helpt Agrarisch Natuurbeheer. Uitgevoerd door collectieven

Recommend Documents