Inspectie voor de Gezondheidszorg Ministerie van Votksgezondheid, Welzijn enSporr
>
Retouradres Postbus 90460 2509 CL Den Haag
Centrale Bereidingsapotheek NederInd B.V. T.a.v. Kapittelweg 22 4D27 HG BREDA
Geneesmiddelen En Medlsche Technologie With, van Prulsenweg 52 Den Haag Postbus 90460 2509 CC Den Haag T 070 304 15 00 F 070 304 15 70 www.igz.nl
Tnlichtingen bij
Datum 26 augustus 2013 Onderwerp Definitief inspectierapport en reactie op plan van aanpak
One kenmerk 2o13-541053/v4818; BjIagen
Geachte heer In de aanbiedingsbrief blj het conceptrapport van d.d. 3 juli 2013 met kenmerk 2013-524563/VGR48187/PrS/HS/js vroeg 1k u uiterlijk 17 juli 2013 om een schriftelijke reactie als u in het rapport feitelijke onjuistheden aantrof. De Inspectie voor de Gezondheidszorg heeft voor de afgesproken datum geen reactie op feitelijke onjuistheden ontvangen. 1k ga er van uit dat het rapport geen feitelijke onjuistheden bevat en 1k stel dit conceptrapport nu definitief vast. 1k heb het definitieve inspectierapport bijgevoegd.
Openbaarmaking In dezelfde brief heeft u kunnen lezen dat de inspectie het voornemen heeft dit rapport actief openbaar te maken via onze website www.igz.nI. Wij publiceren het rapport niet eerder dan na drie weken na verzending van deze brief. Plan van aanpak Uw Plan van Aanpak per mail van d.d. 24 lull 2013, waarin u reageeft op mijn brief van 3 juli 2013 met kenmerk 2013-524563/VGR48187/PrS/HS/js, heb 1k in goede orde ontvangen. Ten aanzien van uw plan van aanpak heb 1k geen op- of aanmerkingen. Met deze brief sluit 1k het Inspectiebezoek van 30 mel 2013 af. In de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport van d.d. 3 juli 2013 met kenmerk 2013524563/VGR48187/Pr8/HS/js is vermeld dat de inspectie naast het rapport ook de afsluitingsbrief van dit inspectiebezoek op haar site zal zetten. Op die manier komt alle informatie over uw apotheek in het kader van dit inspectietraject via Internet beschikbaar. Bij de volgende inspectie die binnen een jaar na het inspectiebezoek van 30 mel 2013 zal plaatsvinden, zal beoordeeld worden of uw plannen daadwerkelijk geImplementeerd zijn en ook of het kwaliteitssysteem wordt nageleefd. Als bij het
Pagina 1 van 2
volgende inspectiebezoek blijkt dat uw apotheek niet aan de circulaire eisen voldoet dan kan de Inspectie een separaat handhavingstraject inzetten. Hoogachtend,
Ons kenmerk
2013541053/V48187’ Datum 26 augustus 2013
Bijlage: definitief inspectierappoft
Pagina 2 van 2
Inspectie voor de Gezondheidszorg Minisrerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Rapport naar aanleiding van het algemeen toezichtbezoek aan Centrale Bereidings apotheek Nederland BV te Breda op 30 mel 2013
Den Haag, 3 juli 2013
Disclaimer
Dit inspectierappoft oordeelt over het systeem dat de apotheek heeft opgezet om te voldoen aan de eisen van de circulaire Grootschalig bereiden door apothekers (ons kenmerk: 2007-02-IGZ). Het doel van het inspectiebezoek was niet om te beoordelen of alle geneesmiddelen, die collegiaal worden geleverd, aan de eisen van de circulaire voldoen. Wanneer de inspectie van oordeel is dat de collegiaal leverende apotheek op basis van dit rapport voldoet aan de eisen van de circulaire, mag dus niet de conclusie worden getrokken dat alle collegiaal geleverde geneesmiddelen aan de eisen van de circulaire voldoen. De apotheker is ervoor verantwoordelijk dat alle geneesmiddelen, die hij collegiaal levert, aan de eisen van de circulaire voldoen. De Inspectie zal waar nodig handhavend optreden, ndien blijkt dat niet voldaan wordt aan de elsen van de circulaire.
F03b-O1
Pagina 1 van ig
Rapport naar aanleiding van het algemeen toezichtbezoek aan Centrale Bereidings apotheek Nederland By te Breda op 30 mel 2013 Den Haag, 3 juTi 2013 2013-524563/VGR48187/Pr8
Inhoudsopgave 1
Inleiding
3
2
Resultaten circulaire (systeemniveau)
4
2.1
Inleiding
4
2.2
Resultaten geregistreerd farmacotherapeutisch alternatief
5
2.3
Resultaten farmacotherapeutische rationale
6
2.4
Resu taten productdossiers
7
2.5
Resuftaten GMP
8
3
Conclusie circulaire (systeemniveau)
14
4
Te nemen Maatregelen
15
4.1
Inlelding
15
4.2
Vervolg
is
Bijiage IToelichting tabellen
F03b-01
Pagina 2 van ;g
16
Rapport naar aanlelding van het algemeen toez,chtbezoek aan Centrale Bereidings apotheek Nederland BV te Breda op 30 mel 2013 Den Haag, 3 juli 2013 2013-524563/VGR48187/PrE
1
Inleiding
In het kader van haar toezlchthoudende taak heeft de Inspectie voor de Gezondheidszorg op 30 mel 2013 een inspectiebezoek gebracht aan Centrale Bereidingapotheek Nederland By, Kapittelweg 22 te Breda (hierna: CEBAN) als vervolg op het eerdere inspectiebezoek op 7 en 8 juni 2012. De conclusie van de inspectie in 2012 was dat Ceban niet voldeed aan de eisen ten aanzien van collegiate leveringen, zoals verwoord in de circulaire Grootschalig bereiden door apothekers tons kenmerk: 2007-02-IGZ) en de brief van 9 november 2011. Het doel van dit bezoek was te beoordelen of uw apotheek flu wel voldoet aan de circulaire etsen. Het toetsingsinstrument dat de inspectle gebruikte tijdens dit inspectiebezoek is een uitwerking van de circulaire en de brief van 9 november 2011. In dit rapport leest u de resultaten van het inspectiebezoek dat op 29 mel 2013 aan uw apotheek is gebracht. Hierbij zij opgemerkt dat: De onderdelen van de aandachtsgebieden van de circulaire in paragraaf 2.2 en 2.3 die tijdens het inspectiebezoek van juni 2012 voldoende waren niet opnieuw zijn bekeken, die behouden hun voldoende score. Bij het circulaire aandachtsgebied productdossiers (in paragraaf 2.4) en het aandachtsgebied GMP (in paragraaf 2.5) is beoordeeld of de tekoftkomingen van het bezoek In juni 2012 zijn gecorrigeerd en zijn geImplementeerd. —
—
Openbaarmaking Sinds 1 januari 2006 maakt Je inspectie alle eindrappoften van inspectietoezicht actief openbaar. Actief openbaar maken, betekent dat de inspectie het rapport op haar website www.igz.nI plaatst. Bij actieve openbaarmaking worden de wettelijke normen, zoals gesteld in de Wet openbaarheid van bestuur en de Wet bescherming persoonsgegevens, in acht genomen. Dit houdt in dat geen (bljzondere) persoonsgegevens opgenomen worden, zoals in die wetten worden genoemd, op een wijze die tot een privé-persoon herleidbaar is. Dit zijn bijvoorbeeld medische gegevens van patienten of cliënten. De functionarissen van de instelling zullen zo nodig met hun functieaanduiding wet In het rapport worden genoemd.
F03b-O1
Pagina 3 van 19
Rapport naar aanIeidng van het algemeen toezichtbezoek aan Centrale Bereidngs apotheek Nederland By te Breda op 30 mei 2013 Den Haag, 3 juli 2013 2013-524563/VGR48 187/Pr8
2 2.1
Resultaten inspectiebezoek Inleiding
In dit hooftistuk leest u de resultaten van het inspectiebezoek. De beoordeling van de circulaire aandachtgebieden genoemd in paragraaf 2.2, 2.3, 2.4 en 2.5 is op systeemnlveau. De inspectie beoordeelt een aandachtsgebied als voldoende indien op alle (sub)onderdelen ten minste niveau 3 wordt behaald. Niveau 4 is het na te streven kwaliteitsniveau, maar bi] dit inspectiebezoek is niveau 4 niet beoordeeld en grijs gearceerd. Voor GMP paragraaf 2.5, geldt dat het aantal kritische en belangrijke tekortkomingen het inspectieoordeel bepaalt. Het volgende schema is hierbij leidend: 1 of meet kritische dan GMP-niveau onvoldoende. belangrijke 4 dan GMP-niveau onvoldoende. 6 3 dan GMP-niveau voldoende. 3 belangrijke 3 dan is het oordeel van het inspectieteam bepalend. 4-5 bela ngrijke -
De scores zijn gebaseerd op gesprekken met onder andete de (gevestigd) apotheker, het doornemen van relevante documenten en een rondgang langs de desbetreffende bereidingsruimtes. Assortiment Het assortiment van de apotheek dat wordt bereid ten behoeve van doorlevering vormt de context waarbinnen de hietvoor genoemde aandachtspunten worden b eo a rd ee Id. F-let producten assortiment van CEBAN omvat ongeveet 160 verschlllende voorraadbereidingen en 125 verschillende gestandaardiseerde individuele bereidingen. Op dagbasis is van het aantal afgeleverde geneesmiddelen 50% een voorraadbereiding en 50°h een berelding op recept. Van de receptbereidingen is ongeveet 6O% een gestandaardiseerde individuele bereiding en 40% een ad-hoc bereiding. De voorraadbereldingen betreffen niet-steriele ptoducten als bijvoorbeeld tabletten, capsules, zalven, crëmes en dranken. De steriele/aseptische voorraadbereidingen zijn na de vorige inspectie in december 2008 gestopt. Als gestandaardiseerde individuele bereldingen worden vooral niet steriele producten bereid maar in het assortiment zijn oak een aantal ‘aseptlsche individuele bereidingen’ (VTGM) opgenomen. De geneesmiddelen worden doargeleverd aan ongeveec 350 andere apotheken; met deze apotheken heeft Ceban een contract afgesloten.
F03b-01
Paglna 4 van 19
Rapport naar aanlelding van hat algemeen toezichtbezoek aan Centrale Bereidings apotheek Nederland By te Breda op 30 mei 2013 Den Haag, 3 juli 2013 2013-524563/VGR48187/Pr8,
2.2 Resultaten geregistreerd farmacotherapeutisch a Iternatief Niveaul
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
Procedure farmacotherapeutisch &ternatieI Criteria
V1
farmacotherapeutisch alternatiet in procedure opgenomen Onderzoek naar
‘1
geregistreerd farmacotherapeutisch alternatief (gestandaardlseerde bereidingen)
Procedure farmacotherapeutisch alternatief Criteria alternatieven in procedure opgenomen en Onderzoek naar geregistreerd farmacotherapeutisch a/tern atief (gestandaardiseerde bereidingen) Deze onderdelen zijn tijdens het vorige inspectiebezoek van 7 en 8 juni 2012 als voldoende beoordeeld, zie inspectierappoft d.d. 15 februari 2013 met kenmerk
2013-485431/VGR48187/Pr8,
F03b-01
Pagina 5 van 19
Rapport naar aanIeidng van het &gemeen toezichtbezoek ean Centrale Bereidings apotheek Nederlend BV te Breda op 30 mel 2013 Den Haag, 3 juli 2013 2013-524563/VGR48167/Pr8
2.3 Resultaten farmacotherapeutische rationale Niveaul
Niveau 2
Niveau 3
Nlveau 4
Procedure tarmacotherapeutische ration ale Beoordeling farmacotherapeutische rationaliteit (voorraadbereiding) Minimumeis voor mate van bewijsvoering bij doorievering gestandaardiseerde/ voorraad_bereidingen
i
-./
Procedure farmacotherapeutische rationale, Beoorde/ing farmacotherapeutische rationa/iteit (voorraadbereiding) en Minimumeis voor mate van bew,)svoering bij door/c vering gestandaardiseerde/voorraad bereidingen. Deze onderdelen zljn tijdens het vorige inspectiebezoek van 7 en 8 juni 2012 als voldoende beoordeeld, zie inspectierapport d.d. 15 februari 2013 met kenmerk 2013-485431/VGR48187/Pr8
F03b-01
Pagina 6 van 19
Rapport naar aanleidlng van het algemeen toezichtbezoek aan Centrale Bereidings apotheek Nederland By te Breda op 30 mel 2013 Den Haag, 3 jull 2013 2013-524563/VGR48187/Pra
2.4
Resultaten productdossiers Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
Procedure beoordeling farmaceutisch technische_aspecten Procedure productdossiers Format voor productdossiers
V
eoordeIing kwaliteit p rod u ctdossi er Productdossiers voorraadbereidingen (percentage)
Procedure beoordeiing farmaceutisch technische aspecten De werkwijze voor de beoordeling van farmaceutisch technische aspecten van bereidingen is aangepast (WI 4004 ‘aanvraag voor apotheekbereiding en farmacotherapeutische plaatsbepaling’; geautoriseerd augustus 2012). Deze werkwijze wordt toegepast in de praktijk. Procedure pro ductdossiers, Format voor productdossiers Deze onderdelen zijn tijdens het vorige inspectiebezoek van 7 en S juni 2012 als voldoende beoordeeld, zie Inspectierapport d.d. 15 februari 2013 met kenmerk 20 13-485431/VGR48187/Pr8, Beoordeling kwaliteit productdossier De verantwoordelijkheid van de apothekers voor de kwaliteit van de productdossiers is beschreven in de aangepaste procedure (geautoriseerd september 2012). De apothekers tekenen alle productdossiers voor akkoord, hetgeen is gecontroleerd aan de hand van enkele willekeurig geselecteerde productdossiers. Deze productdossiers zijn samengesteld conform de aangepaste procedure PRC 4004. Naast de voorraadbereidingen is nu ook voor alle gestandaardiseerde individuele bereidingen een productdossier aanwezig. Productdossiers voorraadbereidingen (percentage) Dit onderdeel is tijdens het vorige inspectiebezoek van 7 en 8 juni 2012 als voldoende beoordeeld, zie inspectierapport d.d. 15 februari 2013 met kenmerk 20 13-485431/VGR48187/Pr8 Voor alle ongeveer 160 producten is een productdossier aanwezig. Deze productdossiers zijn conform de FAQ vraag nr. 14 en eigen procedure samengesteld. Tijdens de inspectie is voor een aantal geselecteerde voorraadbereidingen vastgesteld dat een productdossier in de apotheek aanwezig was.
F03b-01
Pagina 7 van 19
Rapport naar aanIeidng van het algemeen toezchtbezoek aan Centrale Bereldings apotheek Nederland BV te Breda op 30 mei 2013 Den Haag, 3 juli 2013 20 13-524563/VGR48187/Pr8,
2.5
Resultaten GMP
Observaties en bevndingen van het inspectieteam
2.5.1
Follow-up van de tekortkomingen, van de inspectie 7 en 8 juni 2012.
In dit deel van het rapport zijn de tekoftkomingen van het rapport van het bezoek van 7 en 8 juni 2012 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatle, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 31 mel 2013. Aan het eind van elke tekortkoming (61 t/m 65 en Cl en C2) volgt een conclusie welke vet is weergegeven. A
Belanprilke tekortkomingen
61
De gevestigd apotheker geeft onvoldoende invulling aan zijn wettelijke verantwoordelijkheden (Geneesmiddelenwet aft 61 lid 5, EU GMP §2.2, 2.4c), bijvoorbeeld: 1.1 Bi] zijn afwezigheid geeft hoofd productie de bereidingen vrlj. De controle die de gevestigd apotheker later aisnog uitvoert van de desbetreffende productiedocumentatie wordt niet door hem gedocumenteerd. De gevestigd apotheker, die tevens vnjgifte apotheker is, geeft de bereidingen vnj. Deze werkw,jze is conform de hierop van toepassing zijnde procedure PRC1 007 (versie 31 mel 2013). 1.2 Volgens het organigram geeft hij niet lelding aan alle GMP relevante afdelingen zoals bljvoorbeeld Productie. De gevestigd apotheker heeft flu de leiding over productie (gereviseerd organogram, versie november 2012). 1.3
HI] beschikt niet over een taak- en functieomschrijving. De taak- en functieomschnfving van de gevestigd apotheker is ingezien. Zijn verantwoordehjkheid a/s vrijgifte apotheker is hierin opgenomen.
Belangrijke tekortkoming Bi is door de apotheek voldoende gecorrigeerd. 82 Het kwallteltssysteem is onvoldoende geImplementeerd, (EU GMP Hi Principle, Annex 15 §43) bijvoorbeeld: 2.1 Het systeem voor CAPA’s is nog niet operationeel. De procesbeheersing rond CA PA s is nog onvoldoende. Er is geen actuele procedure voor CAPA s. De oude procedure die nog wordt toegepast is verlopen (ge/dig tot 1 mei 2013) en er is nog geen nieuwe procedure. Er is een Excel overzicht van lopende CA PA s rnaar dit overzicht is niet cornpleet. 2.2 Bij veranderingen in het productieproces en Invoering van nieuwe producten wordt de change control procedure niet gevolgd; eventuele consequenties van de verandering voor de validatiestatus van het proces worden niet beoordeeld.
F03b-01
Pagina 8 van 19
Rapport naar aanleidlng van het algemeen toezichtbezoek aan Centrale Bereidings apatheek Nederland BV te Breda op 30 mel 2013 Den Haag, 3 jull 2013 2013-524563/VGR48187/PrB,
De bereiding van glycopyrronium drank is gew,fzigd in maart 2013. Op 23-2-2013 is een proefbereiding gemaakt van deze drank, die na vrijgifte is uitgeleverd. De change control procedure voor deze wi)ziging is echter nog niet afgerond. Change control procedure is aanwezig (PRC1001, gedateerd 1 september 2012).
2.3 81] temperatuurafwijkingen van de opslaglocaties wordt de procedure voor afwijkingen niet gevolgd. De werkinstructie voor monitoring van de tempera tuur (WI 3005) is operationee!. Voor a/fe ruimten en koelcellen geldt dat alarmering plaatsvindt, zodra de temperatuur buiten de ingestelde grenzen komt (het systeem stuurt dan direct een e-mail aan de apotheker). Een ternperatuurverdelingsstudie naar de koudste en warmste plekken bij de diverse ru/rn ten, in zowe/ de zomer a/s de winter, heeft nog niet plaatsgevonden. Belangrijke tekortkoming 82 is door de apotheek nog onvoldoende gecorrigeerd.
83
Het documentatiesysteem is nog niet volledig ingericht, bi]voorbeeld: 3.1 Diverse instructies ontbreken, bijvoorbeeld voor: het controleren van de overdrukken in de ruimtes voor de voorraadbereidingen; Er is een geautoriseerde werkinstructie (W13004) voor de monitoring van de drukken (ge/dig vanaf 1 maart 2013). -
het uitvoeren van in proces controles op tabletten; De apotheker heeft de uit te voeren controles voor tabletten (o.a. hardheid, uiteenvathjd, slijtvastheid, gewicht e.d.) vastgelegd. -
het toezicht op leveranciers en contractiaboratoria; De apotheek heeft een start gemaakt met audits bij 2 contractlaboratoria (AHZ te Den Haag en CAL te Zwolle). Audits vinden minimaal eenmaa/ in de 3 Jaar plaats. -
gebruik van materialen van dierlijke oorsprong; Er is nog geen beslissing gen omen over wel of niet gebruiken van materialen van dierlijke oorsprong. Thyreoidum wordt niet meer bereid. Er wordt gecontroleerd op BSE verklaring. De procedure vrijgifte productiematerialen is weliswaargeautoriseerd op 15 april 2013, maar niet getraind noch ingevoerd. -
inkoop en goederenontvangst (instructie is nog in concept). De instructie (PRC52O1) is inmiddels geautoriseerd op 1 september 2012. -
3.2 Diverse instructies zijn onvolledig, (EU GMP §4.1, 4.8, 4.24, 4.23) bijvoorbeeld: de vrijgifte procedure beschrijft niet expliciet dat afwijkingen eerst afgesloten dienen te worden voordat de desbetreffende partij kan worden vrijgegeven; In de procedure is nu opgenomen dat afwijkingen eerst moeten z,jn afgesloten voordat vr,jgifte kan plaatsvinden. -
de procedure PRC1O2O ‘invoeren nieuwe kiant’ beschrijft niet gedetailleerd hoe de bevoegdheid van nieuwe kianten (apotheken) moet worden geverifleerd. De con tro/e op de bevoegdheid van nieuwe kianten is nu vastgelegd (werkinstructie WI0001). -
F03b-01
Pagina 9 van 19
Rapport naar aanIedIng van hat argemeen toezichtbezoek aan Centrale Bereidings apotheek Nederland BV te Breda op 30 mei 2013 Den Haag, 3 juli 2013 2013-524553/VGR48 187/Pr8
3.3 De aanwezige formulieren voor de registratie van het schoonmaken van de ad-hoc bereidingsruimtes waren niet eenduidig ingevuld. Voor schoonmaak wordt flu consequent afgetekend. 3.4 In het bereidings- en verpakkingsprotocol is geen voorbeeld van het productetiket opgenomen. De apotheker autoriseert het voorschrift inclusief voorbeeld etiket voorafgaand aan de berefding. Verder beoordeelt de apotheker het bereide product fysiek, waarbij hi) het etiket vergehjkt met het voorbeeld etiket. 3.5 De individuele gewichten van tubes Fusidinezuur 2% crème met HCA 1% bij de in proces controle tijdens afvullen waren niet gedocumenteerd. Deze tekortkorning is nog niet aangepakt. Belangrijke tekortkoming B3 is door de apotheek voldoende gecorrigeerd. Er resteert een overige tekortkoming. B4
Het validatiesysteem functioneert nog onvoldoende, (EU GMP Annex 15 §6, 7, 8, 22, 36) bijvoorbeeld: 4.1 Een compleet overzicht van alle systemen, processen en apparatuur waarop vaHdatie/kwalificatie van toepassing is en hun actuele validatiestatus, ontbreekt. Er is een Validatiernasterplan en een overzicht van te valideren items, maar dit is nog niet cornpleet. Een risicoclassificatie voor de te valideren items op basis waarvan prioriteiten kunnen wotden gesteld ontbreekt nog. 4.2 Het validatierapport vooc het bereidingsproces van crémes en zalven kon niet worden getoond. Het validatierapport is beschikbaar maar nog niet getekend door de QA apotheker. 4.3 Nog niet alle bereidingsprocessen zijn gevalideerd (bijvoocbeeld de procesvalidatie van de twee Stephan mengers is niet uitgevoerd), een compleet overzicht ontbreekt. Er is inmiddels een overzicht van de bereidingsprocessen en de validatiestatus, inclusief de te gebruiken apparatuur. De meeste, maar nog niet alle bereidingsprocessen zi)n gevalideerd. 4.4 Het M8-Weegsysteem is niet gevalideerd. Een overgang van dit weegsysteem naar weeg-it is voorzien voor eind 2013. f1B-weeg wordt door de apotheek als niet te valideren beschouwd. Dubbelcontrole van wegingen vindt plaats. 4.5 Kwalificatie van de ops)agruimtes door middel van temperatuuc mapping heeft niet plaatsgevonden. Voor alle ruim ten is deze kwalificatie nu in rapportvorm beschikbaar (inclusief zorner- en winterwaarden).
F03b-01
Pagina 10 van 19
Rapport naar aanleidlng van het algemeen toezlchtbezoek aan Centrale Bereidings apotheek Nederland By te Breda op 30 mel 2013 Den Haag, 3 jut 2013 2013-524563/VGR48187/PrE
4.6 De apparatuur voor in-proces testen op tabletten en de ATP menger zijn niet gekwaliflceerd; een interne kalibratie van de desintegratie unit is niet gedocumenteerd. De apotheek heeft de kwalifica tie en kalibra tie vrijwel afgerond. 4.7 Validatie- en kwalificatiestudies worden niet altijd afgesloten met een samenvattend rapport met conclusies en een formele vrijgifte van de desbetreffende apparatuur of proces voor routine gebruik; bijvoorbeeld de validatie van het koeltransport en de IQOQ van de Axomatic 700. De va/idatie van het koeltransport en de IQOQ van de Axoma tic 700 is afgerond In rapport vorm. 4.8 Van de Axomatic 700 en diverse andere apparaten is geen schoonmaakvalidatie uitgevoerd. De schoonmaakvalidaties zijn uitgevoerd en de resultaten zijn door de apotheker als voldoende beoordeeld. 4.9 Uit de validatiedocumentatie blijkt niet altijd wie de activiteiten heeft uitgevoerd omdat daarvoor geen paraaf met datum is gezet. De medewerker die de activiteiten heeft uitgevoerd zet flu een paraaf met datum. 4.10 Voor verschillende tablet producten worden verschillende mengtijden gehanteerd die niet elk zijn gevalideerd. Mengtiden zijn gestandaardiseerd. Validatie van a/fe mengtijden is ingepland. De mengtijden zIjn grotendeels geva/ideerd. 4.11 Voor een aantal van de geselecteerde voorraadbereidingen zijn de analysemethodes niet gevalideerd, een corn pleet overzicht ontbreekt. (bijvoorbeeld de analysemethodes voor Beclomethason zetpil 6 mg en Miconazolnitraat TCA crëme zijn niet gevalideerd). De apotheker heeft afspraken gemaakt met de contractiaboratoria over de validatie van de analysemethoden. Er is nog geen concrete planning van deze validaties, Een risicoclassificatie van deze va/ida ties ontbreekt.
Belangrijke tekortkoming 84 is door de apotheek onvoldoende gecorrigeerd. 55
Het on-going stabiliteitsprogramma functioneert onvoldoende, (EU GMP 56.23) bijvoorbeeld: 5.1 Een compleet en actueel overzicht van alle lopende stabiliteitsonderzoeken en hun status ontbreekt. Er is een overzicht van de lopende stabiiteitsonderzoeken. Voor alle voorraadbereldingen is ongoing stability onderzoek ingezet, maar het is niet bekend of de gebruikte analysemeth ode stabiliteitsindicerend is. 5.2 Van diverse voorraadproducten zoals bijvoorbeeld Miconazolnitraat TCA crème en Beclomethason zetpillen is nog geen on-going stabiliteitsonderzoek ingezet ter onderbouwing van de toegekende houdbaa rheidstermijn. Het on-going stability onderzoek is ingezet, maar resultaten zijn nog niet beschikbaar.
F03b-01
Pagina 11 van 19
Rapport naar aanleiding van het algemeen toezichtbezoek aan Centrale Bereldings apotheek Nederland 8V te Breda op 30 mel 2013 Den Haag, 3 juli 2013 2013-524563/VGR48 187/PrS,
Belangrijke tekortkoming B5 is door de apotheek voldoende gecorrigeerd. Er resteren nog twee overige tekortkomingen. C
Overipe tekortkpminpen
Ci t/m C6. De voortgang van de maatregelen van de apotheker naar aanleiding van deze tekortkomingen is niet beoordeeld t,jdens dft inspectiebezoek. Echter de mate van correctie van de tekortkomingen van de categoric overig hebben geen gewicht voor het eindoordeel betreffende wel of niet voldoen aan GMP.
2.5.2 A.
Resultaten en condusie GMP van 30 mei 2013.
Kritische tekortkomingen Er zijn geen kritische tekoftkomingen geconstateerd.
B
Belanciriike tekortkomingen
31
Het kwaliteitssysteem is onvoldoende geImplementeerd, (EU GMP Hi Principle, Annex i5 §43) bijvoorbeeld: 1.i Dc procesbeheersing rond CAPA’s is nog onvoldoende. Er is geen actuele procedure voor CAPA’s. Dc oude procedure die nog wordt toegepast is verlopen (geldig tot 1 mel 2013) en er Is nog geen nieuwe procedure. Er is een Excel overzicht van lopende CAPA’s maar dit overzicht is niet compleet. 1.2 Dc bereiding van glycopyrronium drank is gewljzigd in maart 2013. Op 23-2-2013 is een proetbereiding gemaakt van deze drank, die na vrijgifte is uitgeleverd. Dc change control procedure voor deze wijziging is echter nog niet afgerond. Change control procedure is aanwezig (PRC1001, gedateerd 1 september 2012). 1.3
32
Een temperatuurverdelingsstudie naar de koudste en warmste plekken bij de diverse ruimten, in zowel de zomer als de winter, heeft nog niet plaatsgevonden.
Het validatiesysteern functioneert nog onvoldoende, (EU GMP Annex 15 §6, 7, 8, 22, 36) bijvoorbeeld: 2.1 Er is een Validatiernasterplan en een overzicht van te valideren items, maar dit is niet corn pleet. Een risicoclassificatie voor de te valideren items op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld ontbreekt. Er is geen concrete planning inzake de validatie van de analysemethoden. 2.2 Het validatierapport voor het bereidingsproces van crëmes en zalven is beschikbaar maar niet getekend door de QA apotheker. 2.3 Niet alle bereidingsprocessen zijn gevalideerd. 2.4 Het MB-Weegsysteem is niet gevalideerd.
F03b-01
Paglna 12 van 19
Rapport near aenleiding van het algemeen toezlchtbezoek aen Centrale Bereidings apotheek Nederland By te Breda op 30 mel 2013 Den Haag, 3 juli 2013 20 13-524563/VGR4B 187/Prt
C
Overipe tekortkpmingen (EU GMP §6) 1.
De procedure vrijgifte productiematerialen is weliswaar geautoriseerd op 15 april 2013, maar niet getraind noch ingevoerd.
2.
Het is niet bekend of de gebruikte analysemethode voor ongoing stability onderzoek stabiliteitsindicerend is.
3. De Individuele gewichten van tubes Fusidinezuur 2% crème met HCA 1% bij de in proces controle tijdens afvullen waren niet gedocumenteerd.
Conclusie GMP Het onderdeel GMP is tijdens het vorige inspectiebezoek van 7 en 8 juni 2012 als voldoende beoordeeld, zie inspectierapport d.d. 15 februari 2013 met kenmerk 2013-485431/VGR48187/Pr8 Tijdens dit bezoek is geconcludeerd dat de apotheek in zijn algemeenheid voldoende voortgang boekt ten aanzien van de geconstateerde GDP tekortkomingen op 7 en 8 juni 2013.
F03b-01
Paglna 13 van 19
Rapport naar eanleiding van het algemeen toezichtbezoek aan Centrale Bereidings apotheek Nederland By te Breda op 30 mel 2013 Den Haag, 3 lull 2013 20 13-524563/VGR4B 187/Pr8,
3
Conclusie Circulaire (systeemniveau)
Mijn conclusie is dat uw apotheek voldoet aan de eisen van deze circulaire. Hierbij is niet beoordeeld of alle producten die worden doorgeleverd ook daadwerkelijk aan de circulaire eisen voldoen. 1k wijs u er op dat alle producten die worden doorgeleverd aan de circulaire eisen dienen te voldoen. De inspectie zal dat nauwlettend in de gaten houden en waar nodig handhavend optreden. nr 1.
Onderdeel Geregistreerd farmacotherapeutisch alternatief 2. Farmacotherapeutisch rationale 3. Productdossiers GMP
Voldoet wel
Voldoet niet
Tijdens het bezoek en de bespreking die direct volgde op het bezoek heb ik met u mijn bevindingen en de daaruit volgende conclusies aan u toegelicht en met u besproken. Voor de vier onderdeten, te weten geregistreerd farmacotherapeutisch alternatief; farmacotherapeutische rationale, productdossiers en GMP was het resultaat voldoende.
F03b-01
Pagina 14 van 19
Rapport naar aanlelding van het algemeen toezichtbezoek aan Centrale Bereidings apotheek Nederland By te Breda op 30 mei 2013 Den Haag, 3 juli 2013 2013-524563/VGR4S 187/Pr8,
4
Te nemen maatregelen
4.1
Inleiding
In het vorige hoofdstuk heeft u de resultaten kunnen lezen van het inspectiebezoek. In dit hootdstuk leest u welke maatregelen u moet nemen om de situatie te verbeteren en wat het mogelijke vervoig is op dit rapport. De verantwoordelijkheid voor het nemen van maatregelen gericht op het voldoen aan de elsen van de circulaire berust bij de gevestigd apotheker.
4.2
Vervolg
De inspectie verwacht uiterlijk op 31 juli 2013 een plan van aanpak waarin u aangeeft hoe u ervoor gaat zorgen dat de belangrijke GMP tekortkomingen in paragraaf 2.5.2 worden gecorrigeerd. In het plan van aanpak dat wij van u willen ontvangen als PDF bestand per e-mail (
[email protected]), staat in elk geval helder omschreven per belangrijke GMP tekortkoming genoemd in paragraaf 2.5.2: Welke acties zijn nodig? Wanneer wordt begonnen en wanneer wordt afgerond (planning). —
—
De inspectie gaat ervan ult dat de GMP resultaten in hoofdstuk 2.5 u voldoende handvatten bieden om te komen tot verbeteringen en concrete acties. Bi] voldoende beoordeling van uw plan van aanpak sluit de inspectie dit inspectiebezoek af.
F03b-O1
Pagina 15 van 19
Rapport naar aanieiding van het algemeen toezichtbezoek aen Centrale Bereidings apotheek Nederland By te Breda op 30 mei 2013 Den Haag, 3 jut 2013 2013-524563/VGR48187/Pr8
Bijiage I Toelichting tabellen
Bij bet beoordelen of aan een onderdeel wordt voldaan is uitgegaan van onderstaande hoofdverdeling. Afwezig
Atwezigheld van de norm; de norm wordt niet nageleeld en staat ook niet op schrpft.
Aanwezig
Norm aantoonbaar aanwezig, maar niet consequent nageleefd; schriftelijke procedures zijn wei aanwezig maar niet aigemeen bekend.
Operationee!
Norm operationeel; norm wordt consequent nageieefd; schriftelijke procedures zijn algemeen bekend, meat er Is geen sprake van regelmatige evaluatie en bijstelling.
Geborgd
Norm geborgd; norm wordt consequent nageieefd en schriftelijke procedures zIJn algemeen bekend. Bovendien is ec sprake van regelmatige evaluatle en zonodig bijstelling.
Per onderdeel is dit verder uitgewerkt volgens onderstaande tabellen. De paragraafindeling is conform bet rapport.
1. Geregistreerd farmacotherapeutisch alternatief
Procedure
Niveaul
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
Afwezig
Aanwezig maar te summier of verouderd
Aiwezig
Aanwezlg maar te summier of verouderd
Schriftelljke procedure is aanwezig en operationeel (niet ouder dan 3 jaar) Aanwezig en alle items zijn in een procedure opgenomen (primaire en secu nda ire criteria) Er is voor aile geselecteerde producten aantoonbaar en periodiek onderzoek uitgevoerd.
Als niveau 3 + geborgd door (interne) audits of periodieke revisie) Als niveau 3 + geborgd door periodieke revisie
farmacotherapeutisch .
alternatief
Criteria farmacotheapeutisch .
alternatief in procedure opgenomen
Onderzoek naar geregistreerd .
therapeutisch alternatief fgestandaardiseerde bereidingen) )
F03b-01
Pagina 16 van 19
Er is geen Er is niet voor aantoonbaar aile onderzoek geselecteerde uitgevoerd producten aantoonbaar onderzoek uitgevoerd
Ais niveau 3 + geborgd door periodieke herbeoordeling
Rapport naar aaneiding van het algemeen taezichtbezoek aan Centrale Bereidings apotheek Nederland BV te Breda op 30 mel 2013 Den Haag, 3 juIl 2013 2013-524563/VGR48 187/Pr8
2. Farmacotherapeutische rationale
Niveau 1 Afwezig
Procedure farmacotherapeutische rationale
Beoordeling farmacotherapeutische rationaliteit
Er is geen aantoonbare beoordeling
.
(voorraadbereid,ng)
Minimumeis voor mate van
Er is geen
Niveau 2 Niveau 3 Aanwezig maar Schriftelijke procedure Is te summier of verouderd aanwezig en operationeel (niet ouder dan 3 jaar) Er is niet voor Er Is voor alle geselecteerde alle geselecteerde producten een producten een aantoonbare aantoonbare beoordeling beoordeling
Niveau 4 Als niveau 3 + geborgd door fintecne) audits of periodieke revisie) Als niveau 3 + geborgd door periodieke herbeoordellng
Er Is een
De minimumeis is Al t/m D3
De
bewijsvoerlng bij
minimumeis
minimumeis
minimumeis is
doorlevering
vastgelegd
vastgelegd,
tenminste D4,
gestandaardiseerde/
maar deze is
deze eis Is
voorraad bereidingen
D5 t/m D
vastgelegd en wordt volledig nageleefd
F03b-01
Pagna 17 van 19
Rapport naar aanlelding van hat algemeen toezichtbezoek aan Centrale BereIdngs apotheek Nederland BV te Breda op 30 me 2013 Den Haag, 3 jut 2013 2013-524563/VGR48187/Pr8
3. Productdossiers
Procedure beoordeling
Niveau I Afwezig
farmaceutisch technische aspecten
Procedure
Afwezig
productdossiers
Format voor
Afwezig
productdossiers
Beoordeling kwaliteit productdossier
Productdossiers voorraadbereidingen (percentage)
F03b-01
Pagina 18 var, 19
Geen beoordeling
Er zI]n geen productdosslers
Niveau 2 Aanwezig maar te summier of verouderd
Niveau 3
Schriftelijke procedure is aanwezig en operationeel (niet ouder dan 3 jaac) Aenwezig Schriftelijke maar te procedure is summier of aanwezig en verouderd operationeel (niet ouder dan 3 jaar) Aanwezig Aanwezlg en operationeel maar te summier of (niet ouder verouderd dan 3 jaar) De apotheker De apotheker becordeelt de beoordeelt de kwaliteit van kwaliteit van de productde productdosdossiers, siers voorzien maar dit van datum en gebeurt niet zijn paraaf consequent Voor alle Er is niet voot alle geselecteerde geselecteerproducten is de producten een een dossier productdossier aanwezig aanwezig
Niveau 4 Als niveau 3 + geborgd door periodieke revisie
Als niveau 3 ÷ geborgd door periodieke revisle
Als niveau 3 + geborgd door periodieke revisie De apotheker beoordeelt aantoonbaar en evalueert regelmatig
Productdos siers worden sowleso regelmatig herbeoordeeld maar 00k geborgd door change control (bij relevante wijzigingen)
Rapport near aanleiding van het algemeen toezichtbezoek aan Centrale Bereldings apotheek Nederland 8V te Breda op 30 mel 2013 Den Haag, 3 juN 2013 2013-524563/VGR48187/PrSi
4. GMP A. Kritische tekortkominci Tekortkoming die heeft geleid of kan leiden tot een product met een aanzienlijk risico op schade voor de patient B. Belangrijke tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming die heeft geresulteerd in, of kan resulteren in een product dat niet voldoet aan de vereisten in het productdossier; één of meerdere belangrijke afwijkingen inhoudt van de GMP richtsnoeren; wijst op afwijkingen in de correcte uitvoering van batchvrijgifte of op een niet correcte uitvoering door de beherend apotheker van zijn wettelijke taken; een combinatie van meerdere “overige” tekortkomingen die op zichzelf niet “belangrijk” zijn maar bij elkaar genomen wel als “belangrijk” kunnen worden beschouwd.
—
—
—
—
C. Overine tekortkominn Tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden beschouwd, maar wel afwijkend is van GMP.
F03b-01
Pagina 19 van 19
