Verkorte Handleiding
Versie Beheerder
Januari 2013
Inrichten van OTIB-skillsmanager in het kort OTIB-skillsmanager is een instrument waarmee leidinggevenden en medewerkers functionerings-, beoordelings- of ontwikkelingsgesprekken kunnen voorbereiden. In dit document beschrijven wij kort de belangrijkste zaken waar u als beheerder bij inrichting van het systeem mee te maken krijgt.
1. Functies a. Functies toevoegen b. Functies bewerken (taken selecteren/deselecteren en vaardigheden normeren) c. Functie activeren / deactiveren d. Verwijderen van functies 2. Medewerkers a. Medewerkers toevoegen b. Teams indelen c. Opleidingsgegevens vastleggen per medewerker d. Medewerkers verwijderen 3. Beoordelingen bekijken a. Beoordelingsresultaat bekijken b. Opleidingsmogelijkheden bij beoordeling bekijken 4. Printen a. Printen
Functies 1 a: Functies toevoegen
Log in met uw beheerders gebruikersnaam en wachtwoord
Klik op button ‘functies’
Klik op groene button ‘toevoegen’
Kies uit de lijst van voorbeeldfuncties de gewenste functie (in zoekvak kan gezocht worden op (deel) van een titel / naam). Vink het vakje voor de gewenste functie aan
Klik op ‘toevoegen’
De functie is nu toegevoegd in de lijst. Functies staan op alfabetische volgorde. De toegevoegde functie is vetgedrukt en is nog niet geactiveerd. Pas als u de functie heeft geactiveerd (Actief = Ja) kunt u deze aan medewerkers koppelen en gaan gebruiken.
1b: Functie bewerken
Klik in uw overzicht van functies het vakje voor de te bewerken functie aan
Klik op bewerken (als deze button niet groen is, heeft u geen óf meer dan 1 functie geselecteerd). 1
Verkorte Handleiding
Versie Beheerder
Januari 2013
Volg de wizzard van functie bewerken
Stap 1: functie kenmerken en naam van de functie. U kunt een naam altijd wijzigen.
Stap 2: taken selecteren, deselecteren of kiezen uit meer taken o
selecteren: vinkje zetten in hokje voor taak
o
deselecteren: vinkje verwijderen of met prullenbak-icoon achter de taak in de rechter kolom
o
meer taken selecteren: klik bovenaan de pagina op de groene hyperlink ‘Klik hier om meer taken te selecteren’
Stap 3: kerntaken benoemen: welke taken binnen de functie behoren tot de kerntaken
Stap 4: vaardigheden normeren: o
alle vaardigheden moeten per taak genormeerd worden
o
Klik op ‘opslaan’
In dit proces kunt u te allen tijde halverwege stoppen en tussentijds opslaan. U kunt dan op een later tijdstip verder met deze bewerkingen. De functie zal in de lijst worden opgenomen met een pijltje er voor, dat aangeeft dat deze functie nog niet gereed is en nog niet beschikbaar voor koppeling aan medewerkers. Als u halverwege stopt en alle vaardigheden zijn nog niet genormeerd kunt u deze functie ook herkennen aan het rode kruis bij ‘genormeerd’.
1c: Functie activeren of deactiveren Wanneer u een nieuwe functie hebt toegevoegd, is deze functie nog niet geactiveerd.
Vink het hokje voor de functie aan
Klik op (de)activeren
Wanneer u een functie hebt bewerkt, zal de bewerkte versie als een inactieve versie onder de actuele functie worden getoond. Deze bewerkte versie is een afgeleide van de actieve, huidige versie van de functie. Wanneer u wilt dat deze nieuwe bewerkte versie de actuele versie van de functie wordt, kunt u deze bewerkte versie 'activeren'. Deze bewerkte versie wordt dan de actuele versie en de (oude) functie zal uit de lijst verdwijnen. U heeft zo dus altijd 1 actuele versie van de functie in de lijst staan. Hierbij de volgende opmerkingen: * wanneer de functie reeds gekoppeld is aan medewerkers zult u een extra vraag krijgen waarbij u bewust wordt gemaakt dat de bewerkte functie de huidige functie overschrijft en dus de medewerkers aan een nieuwe versie van de functie worden gekoppeld. * wanneer u de originele actuele versie van de functie ook wenst te bewaren dient u eerst een kopie van de functie te maken en dan die kopie te gaan bewerken. Zo kunt u 2 functies naast elkaar bewaren. U dient dan wel, om verwarring te voorkomen, de gekopieerde functie een andere naam te geven.
1d: Functies verwijderen
Ga naar ‘Functies’
Vink het vakje aan van de functie die u wilt verwijderen
Klik op de groene button ‘verwijderen’ 2
Verkorte Handleiding
Versie Beheerder
Bevestig de verwijdering door op ‘ja’ te klikken
U kunt meerdere functies tegelijk verwijderen
Januari 2013
Medewerkers 2a: Toevoegen van medewerkers
Ga naar ‘medewerkers’
Klik op de groene button ‘toevoegen’
Vul de gevraagde gegevens in
Klik op ‘opslaan’
U komt terug in het medewerkers scherm. Indien gewenst kunt u de volgende gegevens nog invoeren: o
Vink het hokje van de medewerker aan en klik op ‘bewerken’
o
Tabblad Persoonlijke gegevens
o
Tabblad Gebruikersrollen en – rechten
o
hier kan niets worden vastgelegd, dit tabblad vult zich door het gebruik van het systeem
Tabblad Gevolgde opleidingen
o
hier kan het arbeidsverleden worden vastgelegd, inclusief functies bij voorgaande bedrijven
Tabblad Beoordelingen
o
dit tabblad is reeds ingevuld met het invoeren van de medewerker, maar kan altijd aangevuld of gewijzigd worden
Tabblad Werkervaring
o
hier kunnen verdere naw gegevens worden vastgelegd
hier kunnen reeds gevolgde opleidingen worden vastgelegd.
Tabblad Notities
overzicht van door u (of de leidinggevende) gemaakte notities bij een medewerker over bijv. voorvallen op het werk of andere bijzonderheden. U kunt hier notities toevoegen en bewerken. De medewerker ziet deze notities niet, maar diens leidinggevende wel. U ziet ook de notities van de leidinggevende.
2b: Teams indelen Hier bepaalt u de teamindeling van uw leidinggevenden. Hierbij wordt uitgegaan dat de leidinggevenden reeds een ‘leidinggevenden’ rol hebben toegewezen gekregen. Is dit nog niet het geval, doe dan eerst het volgende:
Vink de medewerker aan die ook leidinggevende moet zijn
Klik op ‘bewerken’
3
Verkorte Handleiding
Versie Beheerder
Klik op ‘bewerken’ bij ‘gebruikersrollen en –rechten’
Vink het hokje van ‘leidinggevende’ aan en klik op ‘opslaan’
Januari 2013
Ga weer verder met teams indelen.
Klik op ‘medewerkers’
Klik op ‘teams indelen’.
Selecteer rechts bovenin, naast de tekst team van leidinggevende de naam van de gewenste leidinggevende.
Selecteer rechts de gewenste medewerkers die in dit team horen
Klik, in de middelste kolom, op het pijltje naar rechts (toevoegen)
Klik nu op de volgende leidinggevende en herhaal dit voor alle leidinggevenden in het bedrijf.
Klik op ‘opslaan’
2c: Opleidingsgegevens vastleggen per medewerker
Ga naar ‘Medewerkers’
Vink de medewerker aan, waarvan je de opleidinggegevens wil vastleggen
Klik op ‘bewerken’
Klik op de laatste zwarte balk (gevolgde opleidingen)op ‘bewerken’
Voer de gevraagde gegevens in en klik op ‘opslaan’
Herhaal met alle overige opleidingen tot CV gevuld is.
2d: Medewerkers verwijderen
Ga naar ‘Medewerkers’
Vink het vakje aan van de medewerker die u wilt verwijderen
Klik op de groene button ‘verwijderen’
Bevestig de verwijdering door op ‘ja’ te klikken
U kunt meerdere medewerkers tegelijk verwijderen
Beoordelingen bekijken 3a: Beoordelingen bekijken Als beheerder kunt u beoordelingen alleen bekijken. U kunt deze bekijken als de beoordelaar de beoordeling ‘toonbaar’ heeft gemaakt.
Klik op ‘medewerkers’
Vink de medewerker aan van wie u een beoordeling wilt bekijken
Klik op de 4e zwarte balk (beoordelingen)
Klik op het onderstreepte woord ‘beoordeling’ om de gewenste beoordeling te openen
4
Verkorte Handleiding
Versie Beheerder
Januari 2013
3b: Opleidingsmogelijkheden bij beoordeling bekijken Vanuit een beoordelingsresultaat kunt u voor taken of vaardigheden die onder de norm zijn gescoord de bijbehorende opleidingsmogelijkheden bekijken. Dit kan specifiek voor een taak of vaardigheid door op het achterstaande oranje pijltje te klikken. Dit kan ook voor de beoordeling in zijn totaliteit door op de zwarte knop opleidingen te klikken. Via beide routes opent u hetzelfde pop-up scherm, u komt alleen binnen de pop-up in verschillende tabbladen terecht. Zie voorbeeld.
In het scherm opleidingsmogelijkheden kunt u naar het totaaldvies bij een beoordeling kijken, naar opleidingsadviezen specifiek per taak of per vaardigheid. De logica van de schermen is hetzelfde. We lichten kort de interpretatie van het tabblad totaaladvies toe aan de hand van bovenstaand voorbeeld. Op basis van de totale beoordeling van Herman Klabak in de functie Hulpmonteur E door Aad Zanden worden er twee relevante opleidingen gevonden in de opleidingendatabase: Heftruck rijden en palettruck rijden. Waarom wordt Heftruck rijden geadviseerd? Klik op het plusje voor de opleiding en u krijgt detailinformatie over waarom een opleiding wordt geadviseerd. In dit geval ziet u dat de taak ‘afvoeren van afvalmateriaal’ onder de norm is beoordeeld en zo ook de bijbehorende vaardigheid ‘rijvaardigheid opslag- en transportmiddelen’. Door het volgen van deze cursus wordt de vaardigheid tot op het norm-niveau bijgespijkerd (zie oranje uitslag) en wordt de taakuitvoering tot bijna op de norm bijgespijkerd. Om meer informatie over een opleiding te krijgen klikt u op het blauwe i-tje achter de opleidingsnaam of op de hyperlink meer informatie.
5
Verkorte Handleiding
Versie Beheerder
Januari 2013
Printen 4a: Printen Binnen skillsmanager zijn diverse rapport generatoren. Wanneer u de optie ‘rapport’ aanklikt opent een menu waarin u kunt selecteren welke menu-onderdelen u wilt afdrukken. Na klikken op ‘maken’ wordt een pdf bestand geopend. U kunt dit bestand opslaan of afdrukken. De optie 'rapport' staat altijd rechts bovenin beeld. Waar vindt u deze rapportgeneratoren:
Persoonlijke gegevens o
Functie beschrijving o
medewerkers, vink medewerker aan en klik op bewerken, open de zwarte balk ‘beoordelingen’, open een beoordeling
Opleidingsmogelijkheden bij beoordelingsresultaat o
Start een beoordeling van een medewerker. Voordat u de beoordeling gaat invullen, kunt u hier een rapport van maken door op de pagina introductie op de rapportknop te klikken.
Beoordelingsresultaat o
klik in het scherm opleidingsmogelijkheden of in het scherm functiebeschrijving op rapport
Blanco beoordelingsformulier o
Functies, klik op een functie-titel
Opleidingen bij de functie o
medewerkers, vink een medewerker aan, klik op openen
zit bij beoordelingsresultaat en in het opleidingsmogelijkheden scherm
Functie vergelijk o
Klik op de button 'functies'.
o
Klik de 2 functies aan die u wilt vergelijken en klik op 'vergelijken'
o
Klik rechts boven op 'rapport'
Matrix van functies o
Selecteer in het overzicht van functies maximaal 10 functies, klik op matrix
6
