Memo Voor: Van: Datum:
Wettelijk vertegenwoordigers Peter Lensselink 7 februari 2014
Betreft:
Beleidstuk niet AWBZ1-diensten
1) Inleiding Deze memo beschrijft het beleid van DeSeizoenen met betrekking tot het leveren van niet AWBZ diensten aan cliënten en bewoners van DeSeizoenen (verder te noemen aanvullende diensten). Deze memo is als verzwaard advies worden voor gelegd aan de cliëntenraden van DeSeizoenen en van een positief advies voorzien en om die reden ingevoerd per 1 januari 2014. De beoogde ingangsdatum van dit beleid is financieel jaar 2013. Aangezien het jaar 2013 inmiddels voorbij is zullen we de daadwerkelijke implementatie met betrekking tot de facturering van geleverde diensten in 2013 zorgvuldig uitvoeren. Belangrijke aanvulling op dit vastgestelde beleid is dat er met de Centrale Cliëntenraad is afgesproken dat er met name op het gebied van de waskosten voor het jaar 2014 is afgesproken dat de vastgestelde tarieven voorlopige tarieven zijn. Per locatie zal een kostprijsbepaling plaatsvinden in 2014. Mochten de kosten per bewoner lager zijn dan het nu vastgestelde tarief dan wordt het teveel betaalde bedrag terug betaald. Inmiddels is ook op de meeste locatie voor bewoners internet beschikbaar. Het tarief voor internet bedraagt € 9,50 per maand.
2) Uitgangspunten Bij het vaststellen van deze aanvullende diensten hanteert DeSeizoenen de volgende uitgangspunten:
1
-
DeSeizoenen wil aan haar cliënten naast de “basis”-AWBZ zorg aanvullende diensten en producten leveren die zorgen voor een totaal pakket aan diensten gericht op het verhogen van de levenskwaliteit.
-
De door CvZ uitgeven richtlijn “Daar hebt u recht op in een AWBZ-instelling” (december 2010) wordt als uitgangspunt genomen voor de vaststelling welke geleverde diensten als aanvullende dienst wordt gezien.
Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten
Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
1
-
Uitgangspunt bij de aanvullende diensten die DeSeizoenen aanbiedt aan cliënten, is dat de dienst voordeel oplevert voor de cliënt. Het voordeel kan financieel zijn, bijvoorbeeld dat de dienst bij DeSeizoenen goedkoper is dan bij anderen. Maar het voordeel kan ook praktisch zijn; het is handiger voor cliënten dat DeSeizoenen kleding wast, in plaats van een wasserette.
-
DeSeizoenen bepaalt welke aanvullende diensten zij aan cliënten levert. In het algemeen gaat het om diensten die te maken hebben met wonen. Als cliënten wonen in woonruimte van DeSeizoenen, dan kunnen ze gebruik maken van aanvullende diensten, zoals wassen. Maar ook cliënten die niet bij DeSeizoenen wonen, kunnen van een aantal aanvullende diensten gebruik maken. De aanvullende diensten zijn voor alle cliënten van DeSeizoenen.
-
De aanvullende diensten worden op basis van vrijwilligheid geleverd aan bewoners/cliënten. Er is geen sprake van verplichte afname van diensten.
-
Een ander uitgangspunt bij de aanvullende diensten is dat DeSeizoenen ze kostendekkend kan en zal leveren. Dit betekent dat de kosten die DeSeizoenen maakt om de dienst te kunnen leveren, gedekt moeten worden door de vergoeding die cliënten betalen voor de dienst. Om die reden worden de tarieven ook jaarlijks geïndexeerd, aangepast aan de loon- en kostenontwikkelingen.
-
Het is in het gezamenlijk belang van DeSeizoenen en cliënten om de kosten van de aanvullende diensten zo beperkt mogelijk te houden door de diensten zoveel mogelijk te standaardiseren.
-
Een ander belangrijk uitgangspunt voor het opzetten van de aanvullende diensten is dat de medewerkers van DeSeizoenen niet kunnen beschikken over de financiële middelen van cliënten. Hierop zijn uitzonderingen mogelijk die als aanvullende diensten (o.a. zakgeld regeling) in de overeenkomst worden opgenomen. De administratieve en financiële processen rondom de aanvullende diensten zullen zo opgezet worden dat de risico’s op misbruik zo beperkt mogelijk zijn.
-
Voor de aanvullende diensten geldt dat de afspraken hierover worden vastgelegd tussen de cliënt/vertegenwoordiger en DeSeizoenen in een bijlage van de zorgovereenkomst. Als de afspraken wijzigen, bijvoorbeeld als een cliënt geen gebruik meer wil maken van een dienst, dan worden de nieuwe afspraken ook weer vastgelegd tussen de cliënt en DeSeizoenen, en ondertekend. De afspraken worden ook opgenomen in het administratieve systeem, dat de uitvoering van de administratieve en financiële handelingen ondersteunt.
-
Als een cliënt gebruik wil maken van de aanvullende diensten van DeSeizoenen, is vooraf bekend welke voorwaarden gelden voor de dienst en wat het tarief is. Voor DeSeizoenen brede aanvullende diensten geldt dat op alle locaties van DeSeizoenen dezelfde dienst voor dezelfde prijs en tegen dezelfde voorwaarden wordt geleverd. Voor de aanvullende diensten die door locaties worden aangeboden (bijvoorbeeld de vrijetijd activiteiten) gelden verschillende mogelijkheden, voorwaarden en tarieven per locatie.
Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
2
3) Toelichting aanvullende diensten Wat zijn aanvullende diensten? Aanvullende diensten zijn diensten die niet onder de AWBZ-zorg vallen, maar die DeSeizoenen wel tegen betaling aan cliënten2 aanbiedt. Afname van aanvullende diensten is vrijwillig, cliënten kunnen niet worden verplicht tot afname. DeSeizoenen wil de volgende aanvullende diensten aanbieden: Een deel van deze diensten zijn reeds beschikbaar voor cliënten, een deel van het pakket moet nog ontwikkeld worden. Aanvullende diensten DeSeizoenen: A. Wassen o Kleding laten wassen o Gebruik wasmachine en droger o Namen opnemen in kleding en/of beddengoed B. Verzekeringen voor cliënten o Collectieve ziektekosten verzekering incl. aanvullend pakket en/of begrafenisverzekering o Doorlopende reisverzekering o Aansprakelijkheidsverzekering o Inboedelverzekering C. Vrije tijd activiteiten o Vrijetijdsaanbod per locatie o Individuele begeleiding o Vervoer naar sociale activiteiten D. Beschikking over cliënt middelen door DeSeizoenen o Zakgeld o Kledinggeld en overige persoonlijke uitgaven o Groepsuitgaven E. Vakantie F. Televisie- Internet en/of telefoonabonnement (mobiel/vast) G. Beschikbaarheid en onderhoud apparatuur o Computer o Printer o Televisie
Kaders en samenhang, relevante documenten AWBZ Cliënten hebben een indicatie waarin staat welke zorg en ondersteuning ze mogen ontvangen. Deze zorg en ondersteuning wordt vergoed via de AWBZ, de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten. De AWBZ is een wettelijke verzekering voor zorg en begeleiding bij langdurige ziekte, handicap of ouderdom. Via de AWBZ worden kosten vergoed die niet worden gedekt door de basisverzekering of aanvullende ziektekostenverzekeringen. Ook sommige hulpmiddelen worden verstrekt binnen de AWBZ. Sommige kosten van zorg en ondersteuning vallen onder de AWBZ, andere weer niet. Kosten die onder de AWBZ vallen, betaalt DeSeizoenen. Kosten voor aanvullende diensten moeten cliënten zelf betalen. Voor aanvullende diensten kiest de cliënt vrijwillig en betaalt de cliënt een bepaald tarief. 2
Daar waar in deze notitie over cliënten wordt gesproken, kan ook gelezen worden: wettelijk vertegenwoordiger. Met cliënten worden alle cliënten van DeSeizoenen bedoeld, dus ook extramurale cliënten. Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
3
Wie betaalt wat? Kosten die onder de AWBZ vallen, betaalt DeSeizoenen. Sommige kosten van zorg en ondersteuning vallen onder de AWBZ, andere weer niet. Wie welke producten en diensten moet betalen is in hoofdlijnen opgenomen in onderstaande tabellen. DeSeizoenen volgt hiervoor de richtlijnen van het College van Zorgverzekeringen (CvZ). Hieruit blijkt ook wat onder de AWBZ valt, wat onder de zorgverzekering van de cliënt en wat een cliënt zelf moet betalen. WOONRUIMTE Product/dienst Inrichting woning en tuin: gezamenlijke ruimtes Inrichting eigen woonruimte
Wie betaalt? DeSeizoenen
Toelichting DeSeizoenen richt de gezamenlijke ruimtes in.
a. Cliënt
a. DeSeizoenen gaat er van uit dat u uw eigen meubels meebrengt. b. Als dit niet kan of wil, kunt u gebruik maken van een standaardinrichting van DeSeizoenen: bed, matras, tafel, stoel, kast, vloerbedekking, brandwerende gordijnen, lampen en, indien van toepassing, kookplaat en koelkast.
b. DeSeizoenen
Aanpassingen eigen woonruimte a. Vanwege beperking b. Op verzoek van cliënt
Beddengoed a. Standaard b. Op medische indicatie Inrichting eigen keuken a. Kookplaat en koelkast b. Potten en pannen
a. DeSeizoenen b. Cliënt
a. Cliënt b. DeSeizoenen
a. Wanneer u dit niet kan of wil, dan zorgt DeSeizoenen voor (standaard) linnengoed.
a. DeSeizoenen
Dit betreft de inrichting van een keuken in de woonruimte die u bewoont en niet zelfstandig huurt.
b. Cliënt Schoonmaak a. Schoonmaak van gezamenlijke ruimten b. Schoonmaak individuele woonruimte
Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
a. DeSeizoenen verzorgt de aanpassingen. b. DeSeizoenen kan aanpassingen doen op uw verzoek. U ontvangt de rekening voor de gemaakte kosten. Indien nodig worden afspraken vastgelegd over onderhoud, storingen, kosten of schoonmaak. Of afspraken over het verlaten van de woonruimte, of de ruimte in oude staat gebracht moet worden.
a. DeSeizoenen
a. DeSeizoenen bepaalt schoonmaaknormen en frequentie.
b. DeSeizoenen, aanvullend op cliënt
b. DeSeizoenen gaat ervan uit dat wat u zelf kunt schoonmaken, u ook zelf doet.
4
WOONRUIMTE Product/dienst Persoonlijk alarm a. Noodzakelijk b. Op verzoek van de cliënt Verhuizing binnen DeSeizoenen a. Op verzoek van DeSeizoenen b. Op verzoek van de cliënt
Wie betaalt?
Toelichting
a. DeSeizoenen b. Cliënt
a. DeSeizoenen b. Cliënt
Als DeSeizoenen wil dat u verhuist, wordt u een regeling geboden voor verhuis- en inrichtingskosten.
VERZEKERINGEN, TELEFOON, TELEVISIE, EN ENERGIEKOSTEN Product/dienst Verzekeringen a. Aansprakelijkheidsv erzekering
Wie betaalt?
Toelichting
a. Cliënt
U moet zelf een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Dit kunt u bij DeSeizoenen doen.
b. Inboedelverzekering
b. Cliënt
c. Zorgverzekering
c. Cliënt
U wordt aangeraden om een inboedelverzekering af te sluiten. U kunt dit bij DeSeizoenen doen. U moet zelf een (aanvullende) zorgverzekering afsluiten. DeSeizoenen gaat proberen een collectieve verzekering af te sluiten voor haar bewoners (nog niet geregeld)
d. Uitvaartverzekering
d. Cliënt
U mag zelf beslissen of u een uitvaartverzekering af wilt sluiten. U kunt via DeSeizoenen collectiviteitkorting krijgen op de premie van een uitvaartverzekering. (nog niet geregeld)
a. DeSeizoenen
Het beleid van DeSeizoenen is dat wij een aanvullende dienstenpakket gaan samenstellen op het gebied van draadloos internet en in de toekomst telefoon en televisie beschikbaarheid. Zowel op het gebied van de abonnementen als het gebruik maken van apparatuur. Dit pakket zal in 2014 ontwikkeld worden. De kosten voor deze abonnementen worden verdeeld onder de cliënten die hiervan gebruik maken.
Televisie, telefoon, internet a. Aansluitingen, abonnementen en apparatuur gezamenlijke ruimtes b. Aansluitingen eigen woonruimte
b. DeSeizoenen
c. Abonnementen en apparatuur eigen kamer Energiekosten (gas, water, licht)
c. Cliënt
Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
DeSeizoenen
Inclusief het opladen van een scootmobiel of andere hulpmiddelen
5
VERZORGING Product/dienst Tandheelkunde a. Cliënten met indicatie verblijf met behandeling b. Cliënten zonder indicatie behandeling Haarverzorging a. Wassen, drogen, kammen b. Knippen e.d. Voetverzorging a. Nagels knippen
Wie betaalt?
Toelichting
a. Zorgkantoor
a. AWBZ via tandarts
b. Cliënt
b. Zorgverzekering via tandarts
a. DeSeizoenen
a. Als u het niet zelf kan, valt dit onder persoonlijke verzorging b. Kapper extern
b. Extra zorg gerelateerd aan beperking c. Extra zorg niet gerelateerd aan beperking Verzorgingsproducten a. Relatie met zorg b. Algemene verzorgingsproducten, geen relatie met zorg Wassen a. Wassen, drogen, stomen, strijken, stickeren kleding van cliënt b. Extra wasverzorging, relatie met beperking c. Wassen instellingskleding (krabpakken, scheurpakken) d. Beddengoed, handdoeken en washandjes e. Stickeren eigen beddengoed, handdoeken en washandjes
b. DeSeizoenen
b. Cliënt a. DeSeizoenen
c. Cliënt
Als u het niet zelf kan, valt dit onder persoonlijke verzorging en zorgt DeSeizoenen hiervoor. Bijvoorbeeld pedicure
a. DeSeizoenen b. Cliënt
a. Cliënt
b. DeSeizoenen c. DeSeizoenen
d. DeSeizoenen e. Cliënt
Op sommige plaatsen (appartementen in de stad) is het mogelijk om een eigen wasmachine in de individuele woonruimte te plaatsen. Daarnaast kunt gebruik maken van de aanvullende diensten ‘kleding laten wassen’ of ‘gebruik wasmachine en/of droger’. De laatste dienst kan alleen in appartementen U kunt uw kleding laten stickeren door DeSeizoenen. U ontvangt de rekening voor de gemaakte kosten. U kunt uw beddengoed laten stickeren door DeSeizoenen. U ontvangt de rekening voor de gemaakte kosten.
ETEN EN DRINKEN Product/dienst Voeding
Wie betaalt? DeSeizoenen
Medisch noodzakelijk dieet
DeSeizoenen en cliënt
Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
Toelichting Ten minste drie maaltijden inclusief fruit, tussendoortjes en voldoende drinken, zoals koffie, thee en frisdranken. DeSeizoenen betaalt het deel dat niet door uw zorgverzekering wordt vergoed.
6
ETEN EN DRINKEN Product/dienst Persoonlijke wensen: aangepaste voeding wegens geloof, of vegetarisch eten Voeding, extra’s
Wie betaalt? DeSeizoenen
Toelichting U betaalt geen extra kosten voor vegetarische maaltijden of aanpassingen vanwege geloof.
Cliënt
U betaalt de kosten van luxe voeding zoals extra drinken, snacks en alcoholische dranken, zelf. De kosten van een drankje/ijsje worden onder deelnemende cliënten verdeeld. Ook eventueel mee-etende ouders/verwanten worden in rekening gebracht.
HULP BUITEN DESEIZOENEN Product/dienst Bezoek arts, therapeut of specialist a. Begeleiding i.v.m. niet alleen kunnen reizen en/of geheugenproblemen b. Begeleiding i.v.m. moeite met aan- en uitkleden Medicatie a. Cliënten met indicatie verblijf met behandeling b. Cliënten zonder indicatie behandeling Vervoer naar arts, of therapeut voor behandeling a. Die valt onder AWBZzorg b. Die niet valt onder AWBZ-zorg en/of tandarts Vervoer naar sociale activiteiten
Vervoer naar dagbesteding a. Met indicatie vervoer Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
Wie betaalt?
Toelichting
a. DeSeizoenen
a. DeSeizoenen probeert zo veel als mogelijk ouders/ vertegenwoordigers/familie in te schakelen bij het bezoek aan arts, therapeut of specialist. b. Cliënten worden geholpen door een door de arts aangewezen assistent.
a. DeSeizoenen b. Cliënt
a. DeSeizoenen b. Cliënt
Cliënt
De (antroposofische) medicatie die wordt voorgeschreven door de AVGarts/huisarts wordt door DeSeizoenen betaald, indien er sprake is van verblijf met behandeling.
De polis van uw zorgverzekering geeft informatie over vergoedingen voor vervoer per auto, taxi of ambulance. Sommige locaties bieden een aanvullende dienst op het gebied van vervoer (zonder indicatie) aan. De kosten daarvan worden doorberekend. De gemeente heeft voor vervoer binnen de regio voorzieningen op grond van de WMO. De gemeente bepaalt wanneer vervoer naar sociale activiteiten wordt vergoed. Sommige locaties bieden een aanvullende dienst op het gebied van vervoer (zonder indicatie) aan.
a. Bij ZIN: DeSeizoenen /
7
HULP BUITEN DESEIZOENEN Product/dienst
Wie betaalt? Bij PGB: Client
Toelichting
b. Zonder indicatie vervoer
b. Cliënt
Sommige locaties bieden een aanvullende dienst op het gebied van vervoer (zonder indicatie) aan.
ONTSPANNING EN VAKANTIE Product/dienst Begeleiding naar sociale activiteiten
Wie betaalt? Cliënt/ DeSeizoenen
Ontspanning, zoals bingo of een muziekavond Vakanties georganiseerd door DeSeizoenen
Cliënt
Vakanties op eigen initiatief
Cliënt
Individuele activiteiten
Cliënt
Cliënt
Toelichting Een medewerker van DeSeizoenen kan de begeleiding naar een sociale activiteit verzorgen, tegen uurtarief. Begeleiding die hiervoor is opgenomen in het ondersteuningsplan wordt niet aan de cliënt doorberekend. DeSeizoenen organiseert activiteiten en vraagt een bijdrage per activiteit. Deelname is vrijwillig. Als een locatie een vakantie organiseert voor cliënten, dan vraagt DeSeizoenen een vergoeding voor de extra kosten van de vakantie. Bijvoorbeeld voor reizen, verblijf, begeleiding, eten, drinken en entreegelden. De extra kosten van de vakantie worden verdeeld over de deelnemende cliënten
Bijvoorbeeld abonnementen of cursusgelden.
HULPMIDDELEN en MEDICATIE Product/dienst Hulpmiddelen voor algemeen gebruik
Wie betaalt? DeSeizoenen
Hulpmiddelen op maat gemaakt, of die alleen door uzelf kunnen worden gebruikt Andere hulpmiddelen
DeSeizoenen
Rolstoel a. Indien noodzakelijk b. Anders Hulpmiddelen gerelateerd aan het werk van personeel Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
Cliënt
Toelichting DeSeizoenen heeft hulpmiddelen voor algemeen gebruik om goede zorg te kunnen geven. Bijvoorbeeld een beenbeugel op maat gemaakt, incontinentiematerieel, luiers, etc. Bijvoorbeeld een rollator of een bril. De polis van uw zorgverzekering geeft informatie over vergoedingen.
a. DeSeizoenen b. Cliënt DeSeizoenen
b. Via de WMO: de gemeente bepaalt of u recht heeft op een rolstoel Bijvoorbeeld tilliften en hoog/laagbedden.
8
OVERIGE PRODUCTEN EN DIENSTEN Product/dienst Geestelijke verzorging Zorg na overlijden a. Schouwen, klaarmaken voor transport en tijdelijk koelen b. Afleggen, opbaren, begraven, cremeren Diëtist op eigen verzoek Feest op initiatief van cliënt Administratiekosten van aanvullende diensten
Wie betaalt? DeSeizoenen
Toelichting DeSeizoenen verzorgt de geestelijke verzorging die past bij/binnen de antroposofische levensbeschouwing.
a. DeSeizoenen
U mag zelf beslissen of u een uitvaartverzekering af wilt sluiten. U kunt via DeSeizoenen collectiviteitkorting krijgen op de premie van een uitvaartverzekering.
b. Cliënt Cliënt Cliënt Cliënt
DeSeizoenen incasseert de betalingen voor de aanvullende diensten maandelijks via een automatisch incasso. Als dit niet via automatisch incasso gebeurt, dan rekent DeSeizoenen € 2 administratiekosten per maand.
4) Procedure aanvullende diensten Werkwijze DeSeizoenen brede aanvullende diensten Voor DeSeizoenen brede aanvullende diensten wordt onderstaande werkwijze gevolgd. Vastleggen afspraken 1. De medewerker Cliëntenservice geeft nieuwe cliënten (schriftelijk) algemene informatie over de aanvullende diensten. 2. In een intakegesprek informeert het locatiehoofd/Cliëntenservice de cliënt over de aanvullende diensten die DeSeizoenen en de locatie bieden. Hiervoor is schriftelijke informatie beschikbaar. Vooraf zijn de voorwaarden en tarieven duidelijk voor de cliënt. 3. Als een cliënt gebruik wil maken van aanvullende diensten, dan worden de afspraken hierover vastgelegd in een bijlage van een zorgovereenkomst. Cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger ondertekent de bijlage. 4. Als er wijzigingen zijn in de afspraken over de aanvullende diensten (waaronder opzegging), dan vult het locatiehoofd/ Cliëntenservice een nieuwe bijlage aanvullende diensten van de Zorgovereenkomst in, en laat deze ondertekenen door de cliënt en/of vertegenwoordiger. 5. Het locatiehoofd stuurt de getekende bijlage aanvullende diensten van de Zorgovereenkomst naar Cliëntenservice. 6. Een deel van de aanvullende diensten kennen geen “abonnementstarief”, maar kennen een tarief afhankelijk van de vraag van cliënt. De ondersteuningsplan verantwoordelijke kan namens cliënt een aanvraag voor een aanvullende dienst insturen naar de leverende afdeling en/of het service bureau. Een eventueel akkoord op de offerte door ondersteuningsplan verantwoordelijke (indien bevoegd) of cliënt wordt naar de interne leverancier/service bureau en financiële administratie gestuurd. 7. Cliëntenservice en de Zorgadministratie zorgen ervoor dat de afspraken in het systeem worden opgenomen, waarmee de administratieve en financiële afhandeling wordt ondersteund. Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
9
Opzeggen 8. De cliënt kan de aanvullende diensten opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Het locatiehoofd vult de bijlage aanvullende diensten van de Zorgovereenkomst in, en laat deze ondertekenen door de cliënt/wettelijk vertegenwoordiger. 9. Het locatiehoofd stuurt de getekende bijlage aanvullende diensten van de Zorgovereenkomst naar de Cliëntenservice. 10. De Cliëntenservice en de Zorgadministratie zorgen ervoor dat de afspraken in het systeem worden opgenomen, waarmee de administratieve en financiële afhandeling wordt ondersteund. 11. Als de verhoging van een tarief ingaat binnen een termijn die korter is dan twee maanden, dan kan de cliënt de aanvullende diensten bij het locatiehoofd opzeggen met ingang van de datum waarop de verhoging van het tarief van kracht wordt.
Tijdelijk stopzetten Er zijn situaties denkbaar dat een cliënt de aanvullende dienst tijdelijk wil stopzetten. Bijvoorbeeld bij een vakantie. Als een cliënt langer dan twee aansluitende weken niet aanwezig is op de locatie en daarom geen gebruik maakt van de aanvullende dienst, dan kan de cliënt de aanvullende dienst tijdelijk stop zetten. De cliënt maakt hier met het locatiehoofd afspraken over. Voor de aanvullende dienst ‘verzekeringen’ geldt dat deze niet tijdelijk kan worden stopgezet. Deze verzekeringen lopen altijd door, ongeacht de aan- of afwezigheid van de cliënt. Dit geldt ook voor een eventueel televisie- en/of telefoonabonnement (zonder gebruikskosten). 12. Op initiatief van de cliënt maakt het locatiehoofd afspraken over het tijdelijk stopzetten van aanvullende diensten (welke diensten en voor welke periode). Voorwaarde hierbij is dat een cliënt langer dan twee aansluitende weken niet aanwezig is op de locatie en daarom geen gebruik maakt van de aanvullende dienst. 13. Het locatiehoofd geeft de financiële administratie opdracht om de facturering aan te passen op basis van de gemaakte afspraken met de cliënt. 14. Als een cliënt tijdelijk (langdurig) afwezig is i.v.m. opname in een andere AWBZinstelling, moeten de aanvullende diensten ook worden stop gezet. Het streven is om dit te koppelen aan de afwezigheidsmelding in Plancare (in ontwikkeling).
Factuur en betaling 15. De cliënt geeft een machtiging af voor automatisch incasso voor de vergoedingen van de aanvullende diensten. 16. DeSeizoenen stuurt maandelijks indien gewenst een of meerdere facturen (digitaal of op papier) naar de cliënt met een specificatie van de aanvullende diensten. Cliënten die gebruik maken van een automatisch incasso kunnen aangeven deze maandelijkse facturen niet meer te willen ontvangen. 17. Als de cliënt geen automatisch incasso afgeeft, stuurt DeSeizoenen een factuur die de cliënt binnen 14 dagen moet betalen. DeSeizoenen rekent hiervoor € 2 administratiekosten per maand. 18. Als de cliënt niet (op tijd) betaalt, stelt DeSeizoenen de procedure voor aanmaningen in werking. Dit kan leiden tot het inschakelen van een deurwaarder bij niet betalen. Ook kan dit leiden tot het opzeggen van de aanvullende diensten.
Tarieven 19. DeSeizoenen stelt de tarieven voor de aanvullende diensten jaarlijks vast. Wijzigingen in de tarieven kunnen voorkomen door bijvoorbeeld veranderingen Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
10
van de aanvullende dienst, of wijzigingen in de kosten van de aanvullende diensten. 20. De tarieven van de aanvullende diensten worden jaarlijks aangepast aan de loonen kostenontwikkelingen en/of WMG-tarieven. 21. Voor 1 november ontvangt de cliënt het nieuwe tarief voor de aanvullende dienst voor het volgende jaar. De administratieve dienst informeert de cliënten die de aanvullende diensten afnemen hierover. 22. De administratieve dienst publiceert de tarieven op de internetsite en intranet van DeSeizoenen.
Vragen, opmerkingen of klachten 23. Bij vragen, opmerkingen en klachten over de aanvullende diensten kan de cliënt terecht bij het locatiehoofd. 24. Als de vraag, opmerking of klacht de facturering of de betaling van de aanvullende diensten betreft, dan kan het locatiehoofd hiervoor terecht bij de financiële administratie.
Werkwijze aanvullende diensten op locatieniveau Voor de aanvullende diensten die door locaties worden aangeboden gelden verschillende mogelijkheden, voorwaarden en tarieven.
Vaststellen aanvullende dienst van locatie Het locatiehoofd stelt de aanvullende dienst vast, in overleg met de Lokale Cliëntenraad. Duidelijk moet zijn wat de dienst precies inhoudt, en tegen welke voorwaarden en welk tarief de dienst geleverd wordt. Informatie hierover is schriftelijk vastgelegd. Deze informatie is beschikbaar voor cliënten, wettelijke vertegenwoordigers, medewerkers van de locatie, locatiehoofden en de administratieve dienst.
Administratie en facturering door administratieve dienst De administratie en facturering van de aanvullende dienst van de locatie wordt verzorgd door de administratieve dienst van DeSeizoenen. De volgende werkwijze wordt hierbij gevolgd: a. Het locatiehoofd geeft de schriftelijke informatie over de aanvullende diensten door aan de administratieve dienst. Duidelijk is welke dienst voor welke prijs aan welke cliënten geleverd wordt. b. Bij voorkeur wordt gewerkt met vaste bedragen per cliënt per maand. Als dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld bij verrekening per kilometer of incidentele kosten), worden tussen het locatiehoofd en het hoofd administratieve dienst afspraken gemaakt over het aanleveren van gegevens en de facturering. c. Bij de incidentele afname van aanvullende diensten (bijvoorbeeld incidentele begeleiding naar sociale activiteiten) geeft het locatiehoofd bij de financiële administratie aan welke dienst is afgenomen en wat de kosten hiervan zijn. Hiervoor zijn formulieren en een procedure voor beschikbaar. d. De bedrijfseconomische adviseur (verkoop) zorgt voor de jaarlijkse indexering van tarieven, en informeert de cliënten hierover. Als er andere wijzigingen van het tarief nodig zijn, dan overlegt het locatiehoofd hierover met de bedrijfseconomisch adviseur. e. Voor het vervolg (vastleggen afspraken, opzeggen, tijdelijk stopzetten, factuur en betaling en tarieven) geldt dezelfde werkwijze als voor DeSeizoenen brede aanvullende diensten (zie hiervoor).
Budget locatie De administratieve dienst zorgt ervoor dat de vergoedingen voor de aanvullende dienst van de locatie in het locatiebudget terecht komen. Hierdoor kunnen de uitgaven t.b.v. de aanvullende dienst gedekt worden. Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
11
Registraties Soort registratie
Beheerder
Informatie aanvullende diensten voor cliënten (DeSeizoenen breed) Informatie aanvullende diensten op de locatie
Clientenservice i.o.m. bedrijfseconomisch adviseur
Bijlage ZO aanvullende diensten per cliënt Factuur aanvullende dienst
Plaats van bewaren Digitaal (internet/intra net)/I-Prova
Bewaartermijn
Locatiehoofd/Cliëntenservice i.o.m. bedrijfseconomisch adviseur Locatiehoofd
Digitaal (internet/intra net)/I-Prova
Looptijd
Plancare
Looptijd overeenkomst
Financiële administratie
Afas/Pro-active 7 jaar
Looptijd
5) Aanvullende diensten 2014 a. Wassen Alle locaties van DeSeizoenen bieden de mogelijkheid om kleding te laten wassen door DeSeizoenen. Het stomen van kleding valt niet onder deze dienstverlening. Daarbij zijn er een tweetal mogelijkheden: -
Volledig laten uitvoeren van de cliënt was door DeSeizoenen. Wassen van beddengoed en handdoeken is voor rekening van de instelling. Zelf wassen (eigen wasmiddelen) in het appartement met behulp van apparatuur van DeSeizoenen. Dit is alleen mogelijk wanneer er sprake is van een of twee persoonsappartement.
Voorlopig tarief 2014 per maand: -
Wassen volledig Wassen met behulp van een wasmachine en/of droger van DeSeizoenen: Alleen wasmachine Wasmachine en Droger
€ 32,50 € 7,50 € 15,00
De wasmiddelen zijn ingeval van de huur van de wasmachine/droger in een appartement van DeSeizoenen voor eigen rekening van cliënt. Dat is ook van toepassing op een eventueel wasrek. Het is op sommige locaties mogelijk om kleding te laten voorzien van naametiketten. Een offerte voor het laten aanbrengen van naametiketten kan bij de wasserij worden opgevraagd.
b. Verzekering voor cliënten DeSeizoenen heeft een aantal collectieve verzekeringen afgesloten voor haar cliënten. Dit betreft de volgende verzekeringen: Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
12
- Wettelijke aansprakelijkheidsverzekering Alle bewoners van DeSeizoenen hebben een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering voor zowel wanneer zij onder begeleiding van DeSeizoenen zijn als wanneer zij niet onder onze begeleiding staan. Zowel binnen onze locaties als buiten onze locaties. Voor extramurale cliënten geldt de wettelijke aansprakelijkheid alleen voor zover zij onder onze begeleiding staan. Extramurale cliënten hebben daarom altijd een eigen WA verzekering nodig. Cliënten kunnen gebruik maken van deze verzekering, voor materiele schades hanteren we een eigen risico van € 25,- per melding. - Inboedel verzekering DeSeizoenen heeft een inboedel verzekering afgesloten voor al onze bewoners. Deze inboedelverzekering heeft een gemiddelde dekking van € 7.500 met een eigen risico van € 250 per gebeurtenis. Het eigen risico is niet van toepassing ingeval van brand. Indien gewenst kunnen de verzekeringsvoorwaarden worden toegestuurd. - Reisverzekering DeSeizoenen heeft een doorlopende reisverzekering afgesloten voor onze cliënten voor uitjes en vakanties die door ons worden georganiseerd. Deze reisverzekering wordt alleen in rekening gebracht in geval er sprake is van een vakantie. De kosten (€ 0,44 per dag) worden dan meegenomen in de vakantiebegroting. - Collectieve ziektekosten en begrafenisverzekering In 2014 gaat DeSeizoenen met verzekeraars onderhandelen over het sluiten van een collectieve ziektekosten en begrafenis verzekering waar cliënten gebruik kunnen maken. Wanneer DeSeizoenen er in slaagt om een interessant aanbod aan bewoners/cliënten te doen dan zullen we de cliënten daarvan op de hoogte stellen.
Tarief 2014 per maand: -
Aansprakelijkheidsverzekering (bewoner) Aansprakelijkheidsverzekering (extramuraal) Inboedelverzekering
€ 3,50 € 0,00 € 1,00
c. Vrije tijd Iedere locatie van DeSeizoenen is verantwoordelijk voor het organiseren van vrijetijdsaanbod. De uitvoering wordt vaak door derden verzorgd. De kosten van deze activiteiten worden door de deelnemende cliënten betaald. Dit geldt zowel voor individuele als voor groepsactiviteiten. Jaarlijks wordt door de locaties een aanbod aan activiteiten vastgesteld en ook welke kosten daar aan verbonden zijn. Ook vervoerskosten worden doorbelast naar de cliënt. Indien het vervoer door een medewerker/vrijwilliger van DeSeizoenen wordt georganiseerd dan wordt € 0,29 per km in rekening gebracht (naast eventuele begeleiding). Indien het vervoer door Munckhof Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
13
wordt georganiseerd dan worden de kosten van Munckhof doorbelast naar de betreffende cliënt.
Tarief 2014: -
Individuele begeleiding (per uur) Vervoer (door medewerker DeSeizoenen) per km Vervoer Taxi (of groepsvervoer)
€ 30,€ 0,29 Tarieven Munckhof
Uiteraard proberen we in ons vrijetijds aanbod zo min mogelijk betaalde begeleiding noodzakelijk te maken. Begeleiders die al vanuit de AWBZ vergoed worden, worden uiteraard niet in rekening gebracht (bijvoorbeeld bij vrijetijdactiviteit op de eigen locatie)
d. Beschikking cliëntgelden DeSeizoenen heeft als beleid dat medewerkers van DeSeizoenen niet kunnen beschikken over de gelden die eigendom zijn van cliënten. Medewerkers mogen om die reden ook geen contant geld aannemen van cliënten en/of de beschikking hebben over bankpassen van cliënten. Hierop zijn een aantal uitzonderingen van toepassing die onder de aanvullende diensten vallen en die vastgelegd worden in de zorgovereenkomst en het ondersteuningsplan. -
Zakgeld
Indien een bewoner niet kan beschikken over een eigen bankrekening en/of bankpas, maar wel beperkte liquide middelen kan hebben om zelf uitgaven te doen dan kunnen deze middelen door de organisatie ter beschikking worden gesteld. De wettelijk vertegenwoordiger geeft dan toestemming om wekelijks of maandelijks zakgeld te geven aan de betreffende bewoner. Maandelijks wordt dit zakgeld van de bankrekening van de betreffende bewoner geïncasseerd. De wettelijk vertegenwoordiger stelt het zakgeld bedrag vast. Dit wordt opgenomen onder de aanvullende diensten. Indien de bewoner niet zelf het zakgeld kan beheren kunnen de uitgaven door de begeleiding worden gedaan en maandelijks worden geïncasseerd binnen het door de wettelijk vertegenwoordiger vastgesteld maximaal bedrag. -
Kledinggeld en overige persoonlijke uitgaven
Indien de bewoner niet zelf zijn kleedgeld kan beheren dan kan hij samen met de begeleiding kleding kopen (en/of andere persoonlijke uitgaven) indien daarvoor toestemming wordt gegeven door de wettelijke vertegenwoordiger. Voor het kleedgeld wordt een jaarlijks budget vastgesteld. De uitgaven worden voorgeschoten door DeSeizoenen en maandelijks geïncasseerd van de rekening van de betreffende bewoner. -
Groepsuitgaven en mee-eten verwanten
Wanneer er door de wettelijk vertegenwoordiger toestemming is gegeven voor het participeren van de bewoner in groepsactiviteiten, waarbij uitgaven worden gedaan die niet onder de AWBZ zorg vallen (ijsje tijdens een wandeling, extra voedingsuitgaven, gezamenlijk uitje), dan worden deze kosten over de deelnemende cliënten verdeeld en via maandelijkse incasso in rekening gebracht bij betreffende cliënt. Ook voor deze post wordt door de wettelijk vertegenwoordiger een maximaal jaar bedrag vastgesteld. Daarnaast wordt voor uitjes een inschatting gegeven van de kosten per deelnemende bewoner.
e. Vakantie Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
14
Sommige locaties organiseren een vakantie voor cliënten. Ga je mee? Dan betaal je een vergoeding voor de extra kosten. Bijvoorbeeld voor de reis, het verblijf, de begeleiding, het eten, drinken en entreegeld. De extra kosten worden verdeeld over alle cliënten die meegaan. Vooraf is duidelijk hoe de vakantie eruit ziet en wat deze ongeveer gaat kosten. Eventuele AWBZ vergoedingen worden door DeSeizoenen betaald (basis-voeding en “normale” begeleiding)
f. Televisie- Internet en/of telefoonabonnement (mobiel/vast) DeSeizoenen werkt in 2013/2014 aan het realiseren van de infrastructuur om televisie, internet en telefonie voor bewoners beschikbaar te maken. Daarnaast sluiten en contracten met aanbieders om goede voorwaarden voor bewoners te bedingen. Zodra deze functionaliteiten beschikbaar zijn zal aan cliënten de mogelijkheid worden geboden om gebruik te maken van deze diensten. Internet voor bewoners is inmiddels beschikbaar gemaakt. Het tarief voor het gebruik van internet is € 9,50 per maand.
g. Beschikbaarheid en onderhoud apparatuur DeSeizoenen heeft ook het voornemen om standaard apparatuur in te kopen en beschikbaar te gaan stellen aan cliënten, waarbij ook het onderhoud en vervanging van de apparatuur inbegrepen zal zijn. We verwachten in de 2e helft van het jaar 2014 deze functionaliteit aan te kunnen bieden.
Vastgesteld in het MT van 6 november 2013
15
