Regionaal beleidsplan bibliotheken
Gooi & Vechtstreek Plan van aanpak
De Bibliotheek? Die gebruik ik ook voor Internet! Januari 2004
Voorwoord De bibliotheken in de Gooi en Vechtstreek zijn van oudsher verdeeld in twee groepen: de bibliotheken die aangesloten zijn bij de provinciale serviceorganisatie ProBiblio (Huizen, Laren-Blaricum, Muiden, Weesp, en Wijdemeren) en de zelfstandige bibliotheken (Hilversum en NaardenBussum). De aangesloten bibliotheken hebben hun eigen overleg, het rayonoverleg en de aangesloten en zelfstandige bibliotheken samen, kennen het gezamenlijke regio-overleg. Na verschijning in 2000 van het rapport van de commissie Meijer “Open Poort tot Kennis”, over de herstructurering van het openbaar bibliotheekwerk, werd duidelijk dat de verschillende overheden fors gingen inzetten op samenwerking tussen bibliotheken. Omdat de commissie Meijer niet alleen samenwerking bepleit maar ook de klant centraal heeft gesteld, besloot het regio-overleg Gooi en Vechtstreek, dat onderzocht moest worden of en hoe er verdergaande samenwerking in de regio zou kunnen plaatsvinden, maar dan wel vanuit het perspectief van de klant. Daarom is besloten een marktonderzoek te houden. De bibliotheek van Eemnes had al in een eerder stadium aangegeven (eveneens vanuit het oogpunt van de klant) bij het regio-overleg betrokken te willen worden en ook in Eemnes is het marktonderzoek uitgevoerd. Het beleidsplan dat nu voor u ligt, is het eerste beleidsplan van de samenwerkende bibliotheken in de regio Gooi en Vechtstreek en Eemnes. Dit plan is een eerste aanzet tot structurele vormen van samenwerking ten behoeve van verbetering van de dienstverlening van de bibliotheken en versterking van de bibliotheekorganisatie op zowel regionaal als lokaal niveau. De inhoud van het beleidsplan is in grote lijnen gebaseerd op de samenvatting van het eindrapport van Bureau Leemans. Dit bureau heeft het marktonderzoek in de regio uitgevoerd en heeft de samenwerkende bibliotheken begeleid bij het proces om te komen tot structurele samenwerkingsvormen. Dit proces bestond uit een aantal workshops waarin de deelnemende bibliotheken geconfronteerd werden met de
Colofon
uitslagen van het marktonderzoek en waarin gekeken werd wat deze uitslagen zouden kunnen betekenen voor de dienstverlening: keuzes maken, accenten leggen, nieuwe producten leveren en niet meer
Dit is een uitgave van de gezamenlijke bibliotheken Gooi & Vechtstreek Oplage: 1500 exemplaren Redactie adres: Bibliotheek Muiden Kazernestraat 10 1398 AN Muiden E-mail:
[email protected] Internet: www.bibliotheekmuiden.nl Vormgeving: The Dangerous Kitchen Kruitpad 12, 1398 CP Muiden www.dangerouskitchen.nl
gewenste producten afstoten. Alle bibliotheken vonden het proces uitermate zinvol en de conclusie is gerechtvaardigd dat hierdoor de samenwerking een grote stap voorwaarts heeft gemaakt.
1. Inleiding DOEL VAN HET REGIONALE BELEIDSPLAN De bibliotheken van Hilversum, Huizen, Laren-Blaricum, Muiden, Naarden-Bussum, Weesp, Wijdemeren en Eemnes hebben de mogelijkheden laten onderzoeken van samenwerking in de regio op inhoudelijke gronden om zo meerwaarde voor de klant te realiseren. De uitkomst is het onderhavige plan dat inhoudelijk invulling geeft aan het gezamenlijk beleid van de acht bibliotheken. Het gaat uit van de gebruikers en bevat een perspectief op vernieuwing van de dienstverlening en een verbreding en verdieping van functies. MARKTONDERZOEK In februari en maart 2003 is marktonderzoek uitgevoerd onder bezoekers en niet-bezoekers van de bibliotheken. Dit marktonderzoek neemt klantgroepen als basis die omschreven worden volgens product/marktcombinaties (PMC’s)
Het marktonderzoek laat zien hoeveel mensen in het werkgebied gebruik maken van informatieve of ontspannende media. Dit wordt marktomvang genoemd. Het onderzoek toont ook de marktaandelen: het marktaandeel is de hoeveelheid mensen dat voor informatieve of ontspannende media gebruik maakt van de bibliotheek. Het PMC-model brengt op systematische wijze in kaart welke functie een bibliotheek heeft voor welke doelgroepen in haar werkgebied. Een voorbeeld is de PMC ‘’schriftelijke media ten behoeve van vrijetijdsbesteding”. Deze PMC heeft voor de regio een marktomvang van 97% en een marktaandeel van 27% voor personen van 13 jaar en ouder. Van de 97% die geïnteresseerd is in media ten behoeve van vrijetijdsbesteding maakt 27% gebruik van de bibliotheek.
2. Externe ontwikkelingen ONTWIKKELINGEN IN CONSUMENTENGEDRAG Het lezen van boeken als vrijetijdsbesteding neemt af, ten gunste van de beeld(scherm)cultuur. Voor veel mensen is digitale informatie net zo belangrijk als schriftelijke informatie. Dit vraagt om bijstelling van het aanbod van bibliotheken. Digitale media nemen daarom een steeds grotere plaats in binnen het aanbod. Uitbreiding van de website met inhoudelijke informatie doet een virtuele bibliotheek ontstaan. Middels bibliotheek.nl en de digitale vraagbaak Al@din is hiermee een begin gemaakt. Verdere ontwikkeling van het digitale aanbod is nodig om aan de consumentbehoeften te voldoen. Al@din is de digitale vraagbaak van de openbare bibliotheken in Nederland. Iedereen kan digitaal een vraag stellen en daarop ook digitaal antwoord krijgen. Al@din is bereikbaar via de website van de bibliotheek
DE VRAAG NAAR PRODUCTEN EN DIENSTEN VAN DE BIBLIOTHEKEN OP BASIS VAN HET MARKTONDERZOEK: In het werkgebied van de bibliotheken in de Gooi en Vechtstreek komen deze ontwikkelingen in de vraag naar voren. De grootste PMC’s voor kinderen tot en met 12 jaar zijn: w jeugdromans en boeken met informatie voor school of vrije tijd; w films op video of dvd, muziek en games; w internet voor informatie over vrije tijd of school en om te chatten.
De kleinste PMC’s (<20% van de kinderen) zijn: w informatie over zelfredzaamheid (gezondheid, geld e.d.) ongeacht de vorm; w cd-roms met informatie over algemene ontwikkeling of cultuur. Overigens moet hierbij wel opgemerkt worden dat er op deze gebieden nauwelijks aanbod voor kinderen op de markt is. De grootste en daarom interessantste PMC’s voor personen vanaf 13 jaar zijn: w niet-literaire romans, ontspannende tijdschriften en boeken voor vrije tijd; w films op video of dvd en muziek; w internet voor informatie over vrije tijd. De kleinste PMC’s (<20% van de personen vanaf 13 jaar) zijn: w boven de 18 jaar: informatie over studie, ongeacht de vorm; w alle cd-roms behalve games en cd-roms met informatie over vrije tijd. Zie voor samenvatting van marktonderzoek de website van de bibliotheek. ONTWIKKELINGEN IN BIBLIOTHEEKBELEID VAN DE OVERHEID Om beter toegerust te zijn voor de veranderingen in de samenleving is een herstructurering van de bibliotheeksector in gang gezet. In 2001 is tussen de rijksoverheid, IPO en VNG een koepelconvenant gesloten om uitvoering te geven aan de herstructurering.
Kernpunten zijn regionale samenwerking en de realisatie van een landelijk netwerk van basisbibliotheken. Ook in het provinciaal bibliotheekplan van Noord-Holland is samenwerking de grondgedachte. Er wordt gedacht aan de vorming van 8 tot 16 regionale basisbibliotheken. Daarnaast zijn er inmiddels vier provinciale projecten gestart, namelijk de projecten kwaliteitszorg (INK), personeelsmanagement (OBIP+), Al@din en breedband. Deze projecten zijn de eerste stap in de vorming van zogenaamde kennisteams. Bibliotheekbeleid verschilt per gemeente. In het vernieuwde bibliotheekstelsel hebben echter alle gemeenten twee hoofdtaken: 1. De basisbibliotheek helpen realiseren vanuit bestaande bibliotheekvoorzieningen. 2. Deze bibliotheek als opdrachtgever aansturen, zodanig dat burgers toegang hebben tot het minimumpakket aan bibliotheekdiensten, dat gewenste aanvullende
taken uitgevoerd worden en dat synergie wordt gerealiseerd tussen bibliotheek en andere beleidsterreinen, o.a. cultuur en educatie. ONTWIKKELINGEN IN DE BIBLIOTHEEKBRANCHE De branchevereniging van openbare bibliotheken (VOB) ondersteunt de ambitie om via samenwerking met overheden, non-profitinstellingen en marktpartijen bibliotheken duidelijker te profileren als centra van informatie, educatie en cultuur en als oprit op de digitale snelweg. Concrete ontwikkelingen in dit verband zijn de formulering van brancheformules, de ontwikkeling van kwaliteitszorg en certificering van bibliotheken, de ontwikkeling van Bibliotheek.nl (de digitale bibliotheek op internet) en de digitale vraagbaak Al@din. In financiële zin worden bibliotheken geconfronteerd met grote kostenstijgingen in hard- en software, leenrechtvergoedingen en arbeidskosten (loonsverhoging en pensioenpremies).
3. Waar staan de bibliotheken in 2003? Veel mensen maken gebruik van de bibliotheken in de regio Gooi en Vechtstreek en Eemnes. Ruim een derde van de bevolking vanaf 13 jaar bezoekt de bibliotheek (37% in de regio). Het totale aantal leden (21%-33%) varieert tussen de bibliotheken, evenals het totale aantal bezoekers (32% tot 49%). Bijna alle basisschoolkinderen vanaf zes jaar bezoeken de bibliotheek. Ook niet-leden maken gebruik van de bibliotheek voor het lezen van kranten en tijdschriften, de publiekscomputer en internet en bezoeken bijvoorbeeld een tentoonstelling of lezing. Het percentage bezoekers is daarom hoger en een betere maatstaf voor bibliotheekgebruik dan het aantal leden. Mensen willen met diverse media geïnformeerd worden over uiteenlopende onderwerpen. Het marktonderzoek toont hoeveel mensen gebruik maken van de bibliotheek voor informatie en ontspanning en welke media zij daarbij gebruiken. Enkele belangrijke uitkomsten zijn: w de meeste mensen vanaf 13 jaar gebruiken de collectie boeken, kranten en tijdschriften. Het marktaandeel is ongeveer 30% bij romans en informatieve boeken en 20% bij tijdschriften; w kinderboeken en informatieve jeugdboeken zijn de sterren van de bibliotheek. Het marktaandeel varieert van 70% (boeken over vrijetijd) tot 79% (jeugdromans). De marktaandelen bij tijdschriften variëren van 15% tot 22% van kinderen tot en met 12 jaar; w de marktaandelen voor personen vanaf 13 jaar bij informatieve video/DVD zijn zeer beperkt (1%-4%). Er is ook een beperkt aanbod in de bibliotheek. Bij kinderen liggen de marktaandelen iets hoger (ongeveer 10%);
w ook op de grote markt van films (4%) en muziek-cd’s (8%) zijn de marktaandelen beperkt (vanaf 13 jaar). Bij kinderen wordt een veel beter marktaandeel behaald (ongeveer 20%); w op de digitale markten wordt met cd-roms en internet eveneens een beperkt marktaandeel behaald onder tieners en volwassenen (6%-11%). De situatie bij kinderen is veel beter (ongeveer 30% marktaandeel); w ongeveer 15% van de bevolking vanaf 13 jaar maakt nu gebruik van de inlichtingenfunctie van de bibliotheek. Het geven van informatie op maat staat voor een deel nog in de kinderschoenen; w ongeveer 15% van de bevolking vanaf 13 jaar maakt gebruik van de bibliotheek voor het lezen van kranten en tijdschriften; w 13 % van de kinderen maakt in de bibliotheek gebruik van internet. Veel minder tieners en volwassenen raadplegen internet of een databank in de bibliotheek (2%); w het bezoek aan tentoonstellingen of deelname aan activiteiten wordt meer door kinderen gedaan (9%) dan door tieners of volwassen (2%). Dit betekent dat de rol van bibliotheken bij deze vorm van de culturele functie kan worden uitgebouwd; w het marktaandeel bij literaire boeken (32%) is vrij hoog; w gemiddeld 5% van de kinderen en 2% van de volwassenen maakt gebruik van een (media) cursus van de bibliotheek (educatieve functie). Uit bovenstaande blijkt dat er op het gebied van de maatschappelijke, culturele en educatieve functie voor de bibliotheken nog terrein te winnen valt.
4. Waar willen de bibliotheken naar toe: doelstellingen De doelstellingen voor de diverse functies en PMC’s luiden in grote lijnen als volgt: 1. De bibliotheken willen de informatieve functie versterken: meer mensen moeten gebruikmaken van digitale dienstverlening: - op termijn wordt op onderdelen een divers aanbod van informatie op maat uitgebouwd, zoals bijvoorbeeld een Gezondheids Informatie Punt en daarmee de maatschappelijke functie versterkt; - internetten in de bibliotheek richt zich onder andere op de doelgroepen die zelf geen toegang hebben tot internet. Dit wordt door middel van media educatie ondersteund. Daarnaast richt internetten in de bibliotheek zich ook op die informatiezoekers die privé geen toegang hebben tot bepaalde bestanden of die graag van de grote snelheid van internet in de bibliotheek gebruik willen maken; - de digitale bereikbaarheid en toegankelijkheid van de bibliotheek wordt verbeterd. De lokale bibliotheek wordt dé toegangspoort voor provinciale en landelijk informatie. 2. De sterke positie bij boeken en de relatief goede positie bij tijdschriften wensen de bibliotheken te behouden;
3. Strategie en beleid, de ontwikkeling van nieuwe diensten, de vorming van collecties en het kwaliteitsbeleid is stevig gefundeerd op klant en marktinformatie; 4. In 2007/2008 is de kwaliteit zover verbeterd dat de bibliotheken voldoen aan de eisen die het INK model stelt aan een proces georiënteerde organisatie. Samenwerking en het INK kwaliteitstraject leiden tot zichtbare verhoging van de efficiency; 5. Het gebruik van een hoogwaardig en gecertificeerd automatiseringssysteem is een belangrijke voorwaarde voor regionale samenwerking. Niet alleen ten behoeve van het gebruik van een gezamenlijke collectie maar ook als stuurinstrument voor gemeenschappelijk beleid. Een gezamenlijk standpunt en optreden naar (huidige) aanbieders is noodzakelijk. In een verdergaande variant kan worden samengewerkt bij systeembeheer. Budgetten, formatie en ruimte van bibliotheken zijn niet van elastiek. Daarom zijn bij het formuleren van doelstellingen keuzes gemaakt. Versterking wordt vooral op de te kiezen speerpunten nagestreefd. Behoud van de huidige positie is op veel andere PMC’s het doel en bekeken moet worden welke PMC’s eventueel moeten worden afgestoten.
5. Samenwerking De bibliotheken willen bovenstaande doelstellingen bereiken door gezamenlijk de kwaliteit van de dienstverlening en toegang tot de bibliotheek te verbeteren, tarieven af te stemmen en promotie gezamenlijk op te pakken. Het marktonderzoek heeft de bibliotheken een schat aan informatie opgeleverd, maar het moge duidelijk zijn dat niet alles tegelijkertijd aangepakt kan worden. De bibliotheken volgen twee sporen: de resultaten van hun eigen bibliotheek analyseren en een keuze doen op welke PMC’s wordt ingezet en welke niet én overleg met de regio wat de consequenties daarvan zijn en welke keuzes er gezamenlijk gemaakt worden. Vervolgens wordt gekeken hoe op grond daarvan het regiobeleid eruit komt te zien. Dit alles leidt tot doelen op korte termijn en op langere termijn. KORTE TERMIJN Website Om een eigen en grotere rol te spelen bij informatie op internet wordt een gezamenlijke website opgebouwd en onderhouden met daarop informatie over de Gooi en Vechtstreek. Op deze site komt dan weer een link naar een eigen site. Gestreefd wordt naar opbouw en onderhoud van een gezamenlijke website vanuit één of meer bibliotheken. Informatie op maat De bibliotheken willen gezamenlijk informatie op maat verder ontwikkelen. Hierbij beantwoordt de bibliotheek vragen van klanten op basis van bronnen binnen en buiten
de bibliotheek. Vormen zijn spreekuren, informatiepunten en de digitale vraagbaak Al@din. Alle bibliotheken bieden de Al@din dienstverlening aan. De organisatie van het beantwoorden van vragen wordt nog geregeld. De vragen uit de eigen regio worden in ieder geval door de bibliotheken uit de regio beantwoord. Daarnaast wordt in de regio in toenemende mate samengewerkt bij onder meer de organisatie van themagebonden activiteiten, zoals cursussen, lezingen, workshops etc. Mogelijke andere vormen van informatie op maat zijn spreekuren in de bibliotheken, de ontwikkeling en het onderhoud van informatiepunten en het onderhoud van het netwerk van lokale partners (langere termijn). De centrale vestigingen van de bibliotheken Hilversum en Naarden-Bussum hebben een regionale functie. Van de huidige gebruikers -in de aan het marktonderzoek deelnemende gemeenten- zegt 30% bereid te zijn voor extra service naar een andere bibliotheek te gaan. Kwaliteit en promotie De verbeteringen in kwaliteit van bestaande en nieuwe vormen van dienstverlening behoeven systematische promotie naar de diverse doelgroepen. Een regionaal promotieplan zorgt voor afstemming, communicatie en efficiënte inzet van schaarse middelen. De gezamenlijke website en samenwerking bij informatie op maat vragen om protocollen die de kwaliteit garanderen. Hierin staat wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe procedures worden doorlopen. Voor de digitale
vraagbaak Al@din is landelijk een handboek ontwikkeld. De provinciale serviceorganisatie ProBiblio ondersteunt eveneens kwaliteitszorg. Afgestemde tarieven en uitleenvoorwaarden Een gezamenlijk collectiebeleid behoeft afgestemde tarieven en uitleenvoorwaarden zoals leentermijnen. De bibliotheken streven er daarom naar om stapsgewijs zaken als leengelden, boetes, contributies en uitleentermijnen gelijk te trekken. LANGERE TERMIJN Gezamenlijke collectie Op basis van het marktonderzoek zijn adviezen opgesteld die de collectie beter afstemmen op de vraag. Door in de regio Gooi en Vechtstreek één gezamenlijke collectie op te bouwen en te onderhouden is een grotere verbetering van de kwaliteit mogelijk. Want hierdoor blijven veel gevraagde onderwerpen en genres in de eigen bibliotheek aanwezig terwijl het minder gevraagde in de regio beschikbaar blijft. Door nu te gaan werken
met collectieprofielen en het systeem van rationeel collectioneren, kan de eigen collectie en het gebruik daarvan veel beter in beeld gebracht worden. Op grond daarvan kan op termijn de gezamenlijke collectie Gooi en Vechtstreek tot stand komen. De bibliotheken hebben de intentie daartoe uitgesproken. Ook de voorwaarden voor een gezamenlijke collectie moeten verder worden ingevuld zoals afstemming van tarieven en mediabudgetten en verbetering van het leenverkeer in de regio. Culturele en educatieve activiteiten Ook bij de ontwikkeling en ondersteuning van culturele en educatieve activiteiten kan door regionale samenwerking efficiënter worden gewerkt en de kwaliteit worden verbeterd (korte termijn). Na stroomlijning en afstemming van het huidige aanbod wordt op de langere termijn het aanbod gezamenlijk uitgebreid. Door deze activiteiten wordt door de bibliotheken bijgedragen aan het uitbreiden van de ontmoetingsfunctie van de bibliotheek.
6. Implementatie en financiële gevolgen Uitgangspunt is de afspraak in het koepelconvenant dat gemeenten hun uitgaven aan bibliotheekwerk minimaal op peil houden. De commissie Meijer heeft het bureau IOO opdracht gegeven te berekenen hoeveel de bibliotheekvernieuwing zou kosten en IOO kwam op een bedrag van ongeveer 80 miljoen euro op jaarbasis. Dit bedrag komt er niet, dus de vernieuwing moet uit de bestaande middelen worden gefinancierd. De consequentie hiervan is dat uitbreiding en nieuwe vormen van dienstverlening door verschuivingen binnen budgetten moeten worden gefinancierd. Voor de kleinere bibliotheken is door de landelijke overheid gedurende vier jaar geld beschikbaar gesteld om het mogelijk te maken deel te nemen aan de regionale samenwerking/ clustervorming. De kleinere bibliotheken in de regio Gooi en Vecht hebben besloten 50% van de hun toegekende gelden (90.000 euro voor drie jaar) in een gezamenlijke
pot te storten waarvan inmiddels het marktonderzoek is betaald. Alle bibliotheken leveren inzet, middelen, tijd en energie aan het samenwerkingproject, er van uitgaand dat het traject uiteindelijk leidt tot efficiencyverhoging en kwaliteitsverbetering. Het marktonderzoek geeft een groot aantal resultaten en richtingen aan waar de bibliotheken de komende periode individueel en gezamenlijk analyses op moeten loslaten en keuzes in zullen moeten maken. Eén ding is wel helder: de bibliotheken willen de samenwerking in de regio serieus vorm gaan geven. In het hieronder staande plan van aanpak is daartoe een tijdspad opgenomen. Toch is een plan van aanpak alleen niet genoeg. Om duidelijk te maken dat de samenwerking de bibliotheken ernst is, moet één en ander leiden tot het tekenen van een gezamenlijke intentieverklaring om genoemde plannen echt uit te gaan voeren.
Plan van aanpak PERIODE 2004- 2005 - regionaal promotieplan : verbeteren voorlichting, communicatie en promotie (werkgroep) - harmonisatie gebruikersvoorwaarden (werkgroep) - ontwikkelen regionale website (werkgroep) - onderzoek automatiseringssystemen - analyse collectieaanbod met behulp van systeem rationeel collectievormen als voorbereiding op regionale collectievorming - (digitale) informatieverstrekking op maat, o.a. Al@din
EVALUATIE EIND 2005 Periode 2006 en verder - regionale collectievorming en regionaal aanbod - realisering informatiepunten - samenwerking en uitbreiding culturele en educatieve activiteiten
