DÉ software oplossing voor budgetteren, rapportages, analyses en consolidatie
White Paper OLCAP Technologie
professional
planner
Inleiding Corporate Performance Management (CPM) en Business Intelligence (BI) zijn vrijwel onmisbaar geworden bij moderne bedrijfsvoering. Talloze aanbieders van softwareoplossingen beloven, ten behoeve van beslissingsondersteuning, uw bedrijfsmodel in hun software te kunnen afbeelden. Analisten geven echter een realistischer beeld. Zo stelt Gartner dat echte BI- of CPM-systemen eigenlijk niet te koop zijn. De redenen voor deze stelling zijn gelegen in de keuzes die de BI- of CPM-leverancier heeft gemaakt bij het ontwikkelen van het product: Ze bieden klanten voorgedefinieerde standaard modellen aan die, vaak alleen bruikbaar zijn voor bepaalde branches of voor een bepaalde bedrijfsopzet.
deze objecten optimale flexibiliteit om aan de zeer specifieke eisen van individuele klanten te kunnen voldoen. Een groot voordeel hierbij is dat de objecten zonder programmeren kunnen worden gecombineerd. De huidige OLCAP technologie is het resultaat van 15 jaar (door)ontwikkeling door Winterheller software en wordt al geruime tijd in het product Professional Planner gebruikt. Wereldwijd werken inmiddels meer dan 40.000 eindgebruikers met deze technologie. In deze white paper wordt eerst de stand van zaken in de wereld van CPM beschreven en daarna behandelen we het concept van de OLCAP technologie en de toegevoegde waarde die OLCAP kan bieden bij de implementatie van een CPM systeem.
Of, de software oplossing biedt enorm veel mogelijkheden, maar moet vrijwel geheel op basis van de wensen van de organisatie, worden gebouwd. Met de introductie van OLCAP wil Winterheller Software een alternatief bieden dat deze nadelen weet te omzeilen. OLCAP bestaat uit een groot aantal bedrijfseconomische voorgedefinieerde objecten die gecombineerd worden om een CPM toepassing te bouwen. De delen bevatten alle benodigde informatie om te worden samengevoegd tot een complex- en geïntegreerd systeem. Verder bieden
Kijk voor meer informatie op http://www.professionalplanner.nl
professional
Voor CPM applicaties worden vaak breed beschikbare technologieën als spreadsheets en relationele databases gebruikt. De toepassing van deze software kan in een aantal gevallen wel tot een oplossing leiden die bruikbaar is. Toch willen we de beperkingen van deze applicaties kort bespreken. Eén van de grootste problemen is dat de oplossingen vaak op maat worden ontwikkeld en daarmee niet echt flexibel meer zijn. Daarnaast bestaat “het systeem” in feite vaak uit een aantal “Eilandoplossingen” die met elkaar verbonden zijn. Deze systemen leiden vaak tot verschillen tussen de bedragen in rapportages en de oorzaak ligt in de gebruikte technologie.
Overzicht van veelgebruikte CPM systemen Spreadsheets: in feite zeer flexibel, maar bij een bepaalde schaalgrootte worden verbanden onoverzichtelijk en neemt het risico van fouten toe. Bij grote organisaties worden al snel meerdere bestanden gebruikt omdat de grote datahoeveelheden anders onhandelbaar zijn. Wijzigingen in één van de bestanden maken uitvoerige controles noodzakelijk omdat de koppelingen (soms handmatig) moeten worden aangepast en de consistentie van de data in gevaar komt. SQL: Goed bruikbaar, ook voor grote datahoeveelheden, maar de interface is voor veel eindgebruikers niet of nauwelijks geschikt. Complexe berekeningen zijn moeizaam in het systeem te integreren en worden doorgaans door specialisten (vaak extern) uitgevoerd. OLAP: Goed bruikbaar voor het organiseren en het onderhouden van grote datahoeveelheden. Ook eenvoudige berekeningen en bedrijfsmodellen kunnen goed worden ondersteund. De integratie van een compleet CPM systeem blijkt in de praktijk echter voor veel organisaties een zeer moeizaam proces. De eisen aan een moderne CPM applicatie overstijgen vaak de mogelijkheden van gangbare software applicaties. Een CPM systeem zou de volgende functionaliteiten goed moeten ondersteunen:
planner
• Sturing op kengetallen. • Geïntegreerde afbeelding van beslissingsrelevante verbanden. • Top-Down, Bottom-Up, analyse en forecasting. • Simulaties- en scenario doorrekeningen.
Deze eisen zijn uitsluitend goed in te vullen met een systeem dat in staat is alle deelsystemen gelijktijdig te actualiseren. Deze eis blijkt in de praktijk met gangbare systemen nauwelijks te realiseren waardoor meestal kostbare maatwerktrajecten noodzakelijk zijn.
De OLCAP technologie Vergelijkbaar met object georiënteerde programmeertalen is de OLCAP technologie ook opgebouwd uit objecten. Het geheel van de objecten vormt de Business Content Library (BCL). De BCL bevat elk bedrijfseconomisch begrip dat nodig is voor het opstellen van een bedrijfsmodel. De opbouw van de CPM oplossing bestaat daardoor uit het combineren van de diverse objecten en doordat veel van deze objecten verschillende instellingen kunnen hebben kunnen ook complexe eisen worden geïntegreerd in de organisatiestructuur. De bovengenoemde objecten bestaan soms ook weer uit diverse “subobjecten”. U kunt zich voorstellen dat een kostenplaats bijvoorbeeld is opgebouwd uit een aantal kostensoorten. Door de hiërarchie van de organisatiestructuur in de applicatie op te bouwen worden in feite nieuwe bedrijfeconomische formules opgebouwd. De formules kunnen worden beïnvloed door instellingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan koppelingen vanuit kostensoorten naar balansrekeningen. Deze koppelingen zorgen er bijvoorbeeld voor dat het gevolg van een kostenstijging op de crediteurenpositie berekend wordt. Doordat de bedrijfseconomische logica in al deze objecten is voorgedefinieerd zorgt de BCL automatisch voor betrouwbaarheid bij de berekening van tussentotalen en periodetotalen. De intelligentie van de BCL-logica werkt bi-directioneel, zo kunnen bedragen uit afzonderlijke maan-
professional
den worden opgeteld tot kwartaal- en jaartotalen, maar ook andersom! Een invoer op een jaartotaal kan automatisch volgens een seizoenspatroon worden verdeeld over de individuele periodes. Deze intelligentie werkt niet alleen in de dimensie tijd, maar ook in de structuur dimensie. Door het gebruik van objecten ontstaat een geïntegreerd systeem dat het doorrekenen van Bottom-Up invoer maar ook het analyseren van de uitwerkingen van een Top-Down invoer optimaal ondersteund. De uitwerking van een prijsstijging blijkt niet alleen uit het gevolg voor het resultaat, maar ook uit de mutaties van diverse balansposities en natuurlijk ook uit de gewijzigde geldstromen. Bij het toevoegen of verwijderen van elementen uit de organisatiestructuur worden door het gebruik van objecten en subobjecten de formules automatisch zo aangepast dat de betrouwbaarheid van de berekeningen niet in gevaar komt. De flexibiliteit en de praktische toepasbaarheid van dit systeem worden niet zozeer bepaald door het (grote) aantal bedrijfseconomische verbanden. In feite zit de kracht van het gebruik van de BCL in de mogelijkheden om zelfstandig, door het aanleggen van een organisatiestructuur, de berekeningen binnen de applicatie te beïnvloeden zonder te programmeren.
OLCAP in de praktijk In de volgende paragrafen wordt beschreven hoe een CPM oplossing met behulp van een OLCAP BCL geïmplementeerd wordt en hoe de BCL aan de specifieke eisen kan worden aangepast. Een voorbeeld In een bestaand model van een geïntegreerde begroting wordt op basis van omzet- en kostengegevens het resultaat aan het einde van het jaar bepaald. Daarnaast wordt op basis van de mutaties een balansprognose gemaakt en uit de balansmutaties volgt automatisch de mutatie van de liquide middelen. Aan dit model wil de Financial controller een investering in een nieuwe machine toevoegen om de uitwerkingen op resultaat, kasstroom en balans door te rekenen.
planner
Werkwijze De Professional Planner “super-user” geeft het OLCAP systeem de opdracht een nieuw investeringselement aan te leggen. Door het aanleggen van het investeringselement worden de velden, de instellingsmogelijkheden en de benodigde berekeningslogica van het object “Investering”, aan het bedrijfsmodel toegevoegd. De instellingsmogelijkheden beïnvloeden de wijze van berekenen, de koppelingen naar de kostensoort afschrijving en de koppelingen naar de balansrekening Vaste Activa. Door deze koppelingen worden de uitkomsten van de berekeningen verwerkt in het resultaat, op de balans en in de kasstroom. Het investeringsbedrag moet worden gekoppeld aan een balansrekening om een prognose te kunnen maken van het saldo van de balansrekening “Vaste activa” aan het einde van het jaar. Deze koppeling is alleen mogelijk omdat het investeringselement is opgebouwd uit een aantal objecten waarvan er één zorgt voor de (verschillende) koppelingsmogelijkheden naar de balansrekeningen. Het object “Investering” bevat verder meerdere objecten die bepalen hoe de afschrijvingen berekend moeten worden. Door een keuze te maken in de instellingen wordt één van deze berekeningswijzen geselecteerd. De bedrijfseconomische verbanden zijn dus al aanwezig en worden geactiveerd door instellingen te definiëren. Samengevat komt het er op neer dat door het bouwen van de structuur in Professional Planner en door het definiëren van instellingen het bedrijfseconomische model wordt aangepast, zonder dat er allerlei formules geprogrammeerd hoeven te worden! Zolang de wensen en eisen van de Financial controller door de bedrijfseconomische intelligentie van de BCL kunnen worden ondersteund kan het bedrijfsmodel zonder problemen worden uitgebreid. Als de organisatie echter wensen formuleert die niet in de bestaande BCL zijn opgenomen dan ontstaat een situatie waarbij de standaard BCL niet meer voldoet. Om in die gevallen de klanten toch optimaal te kunnen ondersteunen heeft Winterheller Software een programma geschreven waarmee de
professional
bedrijfseconomische logica kan worden aangepast. Dit programma is niet bedoeld voor eindgebruikers, maar samen met een consultant kunnen klanten nu ook de meest specifieke en complexe eisen in Professional Planner integreren.
OLCAP en de eisen aan moderne CPM oplossingen In de vorige paragrafen hebben we laten zien dat de hoge eisen die gesteld worden aan moderne CPM systemen alleen kunnen worden ingevuld door systemen die volledig geïntegreerd zijn en simultaan doorgerekend worden. U heeft ook kunnen lezen hoe de OLCAP technologie, door gebruik te maken van objecten, door klanten gebruikt kan worden om de meest complexe geïntegreerde systemen op te bouwen. Wij willen u verder nog wijzen op enkele wensen en eisen die door conventionele systemen niet naar volle tevredenheid van veeleisende organisaties kunnen worden ingevuld. We laten u graag zien hoe de OLCAP technologie met deze hoge eisen omgaat:
OLCAP maakt simulaties mogelijk De OLCAP objecten bevatten geïntegreerde bedrijfseconomische formules en verbanden die de betrouwbaarheid van de berekeningen voortdurend bewaken. Door van deze intelligentie gebruik te maken kunnen op vrijwel ieder niveau in de organisatiestructuur waarden worden ingevoerd en wordt de uitwerking van de wijziging meteen doorgerekend. Een omzetbedrag wijzigen op het niveau van een profitcenter leidt tot een opnieuw berekend resultaat op bedrijfsniveau, maar ook tot een gewijzigde geldstroom en een aangepaste positie debiteuren op de balans. De simulaties werken zelfs door naar het resultaat, de balans en de kasstroom van de hoger gelegen holdingmaatschappij.
planner
OLCAP ondersteunt Top-Down en BottomUp De OLCAP objecten zorgen ook voor het Top-Down of Bottom-Up verwerken van invoer. De uitwerkingen op de verschillende aggregatieniveaus, maar ook de verdeling naar de ondergelegen elementen worden simultaan doorgerekend en in de database opgeslagen. De OLCAP objecten bewaken te allen tijde de bedrijfseconomische juistheid van de verwerking! Een voorbeeld is het wijzigen van het jaarbedrag voor de omzet op een productgroep (een totaal dat is opgebouwd uit een aantal producten). De OLCAP technologie kan dit jaarbedrag verdelen terwijl het rekening houdt met de bestaande verdeling over de verschillende maanden, maar ook de verhoudingen tussen de verschillende omzetgroepen, tegelijkertijd! En natuurlijk worden ook het resultaat, de balans en de kasstroom op het hoger gelegen bedrijfs- of consolidatieniveau meteen doorgerekend.
OLCAP ondersteunt grote structuurwijzigingen Als een organisatie bezig is met de plannen voor een wijziging in de organisatiestructuur dan kan een scenarioanalyse vaak duidelijkheid verschaffen over de uitwerkingen van de geplande wijziging op de resultaten, de kasstroom en de balansposities. Een voorbeeld is het verschuiven van een bepaalde activiteit naar een andere dochteronderneming. Door bepaalde activiteiten te centraliseren kan een grote besparing gerealiseerd worden, maar het bedrijfspand zal dan moeten worden aangepast om ruimte te bieden aan dit bedrijfsonderdeel. De besparingen in de kosten moeten in het scenario model worden opgenomen, maar er is ook extra financiering nodig om de aanpassingen van het bedrijfspand te kunnen doorvoeren. Deze structuurwijziging is in de meeste CPM systemen niet of slechts moeizaam te realiseren waardoor de scenarioanalyse niet in het bestaande systeem wordt gedaan maar een model in een spreadsheet wordt opgebouwd.
professional
Als de organisatie gebruik maakt van de OLCAP technologie kan er eenvoudig een profitcenter, met alle daar onderliggende omzet- en kostenelementen, worden “opgepakt” en naar de nieuwe locatie worden verschoven. De OLCAP objecten bewaken de bedrijfseconomische verbanden en zorgen voor een optimaal betrouwbare analyse. Door het gebruik van de OLCAP objecten worden, zonder te programmeren en zonder formules aan te hoeven passen, alle elementen op de nieuwe locatie toegevoegd en worden de koppelingen naar de balans en de kasstroom automatisch gelegd. Meteen na het wijzigen van de structuur is de uitwerking van de verplaatsing terug te lezen in het resultaat van de werkmaatschappijen en in de balans- en kasstroomoverzichten.
OLCAP maakt sturen op kengetallen mogelijk Het systeem moet in staat zijn wijzigingen in het resultaat automatisch te laten doorwerken in de forecast van de geldstromen. Indien het systeem (zoals bij het gebruik van spreadsheets) bestaat uit een aantal gekoppelde systemen met handmatige verwerkingsslagen dan bestaat er een reële kans op fouten in de berekeningen. Een goed voorbeeld van een kengetal waarbij het belang van integratie van resultaat, kasstroom en balans zichtbaar is, is het gebruik van de Rentabiliteit van het totale vermogen. Deze ratio hangt immers zowel samen met het resultaat als met de omloopsnelheid van het vermogen. Als men conclusies wil verbinden aan het berekende kengetal dan moet de betrouwbaarheid van de berekening niet afhangen van handmatige verwerkingen en hand-
Winterheller Solution Partner voor de Benelux Ten Solutions B.V. Groeneweg 21c NL-3981 CK Bunnik Tel: 030-6570059 E-mail:
[email protected]
planner
matig gekoppelde bestanden. OLCAP zorgt altijd voor simultaan berekende en uiterst betrouwbare kengetallen. Als ondernemingen op kengetallen willen sturen dan is integratie van resultaat, kasstroom en balans een absolute noodzaak.
OLCAP zorgt voor integratie De OLCAP objecten bestaan altijd uit de benodigde velden en koppelingsmogelijkheden naar andere objecten om de integratie van resultaat, kasstroom en balans te allen tijde te waarborgen. Ongeacht de grootte van de organisatiestructuur, ongeacht de complexiteit van een organisatie die uit werkmaatschappijen bestaat met afwijkende structuren en ongeacht hoe de tijdsstructuur gedefinieerd is. OLCAP zorgt ervoor dat het toevoegen van elementen automatisch leidt tot een koppeling naar de balans en zorgt tegelijkertijd voor de (her)berekening van de kasstroom. Door het gebruik van objecten, die standaard al de benodigde intelligentie bevatten, bespaart de OLCAP technologie veel tijd bij het opbouwen van een CPM systeem en waarborgt tegelijkertijd de betrouwbaarheid en het kwaliteitsniveau van de managementinformatie. De OLCAP technologie is de basis en de kern van het product Professional Planner, een volgroeid en beproefd software product voor Controlling en CPM, met wereldwijd meer dan 40.000 gebruikers. Professional Planner is een product van de firma Winterheller Software. In de Benelux wordt de firma Winterheller vertegenwoordigd door Ten Solutions B.V.
