Inleiding... 3 Contactgegevens... 3 Bezoekadres... 3

Informatie voor Promovendi Ter uitvoering van het promotiereglement per januari 2013

Inhoudsopgave

Inleiding ................................................................................................................................................... 3  Contactgegevens ................................................................................................................................. 3  Bezoekadres ........................................................................................................................................ 3  Promoties – algemeen............................................................................................................................. 4  Toegang tot de promotie en voorstel promotiecommissie (formulier 1) .............................................. 4  Promotiedatum plannen ....................................................................................................................... 5  Behandeling formulier 1 ....................................................................................................................... 5  Concept proefschrift verzenden naar promotiecommissie .................................................................. 5  Goedkeuring proefschrift en toegang tot de verdediging (formulier 2) ................................................ 5  Behandeling formulier 2 ....................................................................................................................... 5  Overige te verzorgen punten ............................................................................................................... 5  Procedure ontheffing vooropleidingseis .................................................................................................. 7  Aanleiding ............................................................................................................................................ 7  Uitgangspunten .................................................................................................................................... 7  Procedure ............................................................................................................................................ 7  Actieprogramma ...................................................................................................................................... 9  Formulieren............................................................................................................................................ 11  Formulier 1 ......................................................................................................................................... 11  Formulier 2 ......................................................................................................................................... 11  Verdere richtlijnen bij het inleveren van formulieren .......................................................................... 12  Universiteitsbibliotheek TU/e ................................................................................................................. 13  Vergoedingsregeling proefschriften TU/e .......................................................................................... 13  Proefschriften op de website van de TU/e ......................................................................................... 13  Procedure aanvragen ISBN ............................................................................................................... 13  Informatie omtrent het ISBN .............................................................................................................. 14  Aanleveren proefschriften bij de Bibliotheek TU/e ............................................................................. 15  Aanleveren digitale versie van het proefschrift. ................................................................................. 15  Proefschriften in Dissertation Abstracts ............................................................................................. 15  Algemene richtlijnen bij promoties van A tot Z ...................................................................................... 16  Afwijkende promotielocatie ................................................................................................................ 16  Annuleren promotiedatum.................................................................................................................. 16  Correspondentieadres en adreswijzigingen....................................................................................... 16  Dankbetuigingen ................................................................................................................................ 16  Ethische paragraaf ............................................................................................................................. 16  Fotograaf ............................................................................................................................................ 16  Kennismaken met voorzitter .............................................................................................................. 16  Kleding en protocol ............................................................................................................................ 16  Koffie en thee ontvangst gasten ........................................................................................................ 17  Omkleden ........................................................................................................................................... 17  Receptie ............................................................................................................................................. 17  Reis- en verblijfkosten commissieleden............................................................................................. 17  Stellingen bij proefschriften en/of proefontwerpen ............................................................................ 17  Technische try out.............................................................................................................................. 18  Verhuurders gelegenheidskleding ..................................................................................................... 18  Verzenden proefschrift ....................................................................................................................... 18  Videoconference ................................................................................................................................ 18 

2

Inleiding

Voor de organisatie van uw promotie bij de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) kunt u het promotiereglement inzien (dit is leidend). Een recente versie van het promotiereglement is verkrijgbaar bij het Bureau voor Promoties en Plechtigheden (in deze brochure verder te noemen Bureau PenP). Een webversie van het promotiereglement is verkrijgbaar via www.tue.nl/promoties. Deze informatiebrochure biedt u een handvat om het promotiereglement te doorgronden. Het bevat een schets van de zaken die u te wachten staan bij de organisatie van uw promotie. Voor vragen over het promotiereglement, kunt u contact opnemen met het Bureau voor Promoties en Plechtigheden. Contactgegevens Technische Universiteit Eindhoven Bureau voor Promoties en Plechtigheden Telefoon 040-247 5505 of 5940 Email [email protected] Bezoekadres Hoofdgebouw 0.28, Den Dolech 2, 5612 AZ te Eindhoven (van 09.00-17.00 uur). S.v.p. vooraf aan uw bezoek even bellen.

3

Promoties – algemeen De aandachtspunten samengevat

“Promotie” is het eigenlijke moment waarop de hoogleraar die als promotor optreedt, de promovendus tijdens de promotieplechtigheid (na de verdediging door de promovendus en beraadslaging door de promotiecommissie) bevordert tot doctor. In spraakgebruik verwijst ”promotie” vaak naar een promotieonderzoek dat leidt tot een proefschrift of (documentatie van een) proefontwerp. Het verschil tussen een proefschrift en een proefontwerp, is dat het proefschrift een wetenschappelijke verhandeling over een bepaald onderwerp is, dan wel een aantal afzonderlijke wetenschappelijke verhandelingen, die alle of voor een gedeelte reeds openbaar zijn gemaakt. Een proefontwerp is een ontwerp dat tot stand is gekomen met gebruikmaking van geëigende vaktheoretische kennis en methodieken, voorzien van een wetenschappelijke verantwoording en documentatie. Vaak verschijnt deze documentatie in een met het proefschrift vergelijkbare vorm. De titel die men bij een promotie behaalt, is doctor (dr.) en is de hoogste Nederlandse graad waarmee iemand zijn/haar wetenschappelijke studie bekroont. De internationale variant is Doctor of Philosophy (PhD). Uit ervaring is gebleken dat het gebruik van PhD tot betere (h)erkenning in het buitenland leidt. De promotieprocedure is uitvoerig beschreven in het promotiereglement, verkrijgbaar via Bureau PenP of via het web www.tue.nl/promoties. Van belang is om het in het promotiereglement beschreven tijdpad nauwgezet te volgen. Dit tijdpad beslaat de laatste zes maanden voor de promotie. Het promotiereglement bevat tevens informatie over de eisen waaraan de leden van de promotiecommissie en promovendus moeten voldoen. Daarnaast wordt in het promotiereglement ook het protocol en het verloop van de promotieplechtigheid beschreven. We hebben enkele aandachtspunten hieronder voor u op een rijtje gezet. Toegang tot de promotie en voorstel promotiecommissie (formulier 1) Toegang tot de promotie heeft een ieder die conform de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (de WHW) toelaatbaar is tot de promotie. U leest hier meer over in het promotiereglement, artikel 3. In bijzondere gevallen kunnen personen met een andere opleiding toegang tot de promotie krijgen middels een besluit tot “ontheffing van de opleidingseis” door het College voor Promoties. De procedure “ontheffing van de opleidingseis” dient eerst te zijn afgerond (aanvragen bij de examencommissie van uw faculteit) en pas daarna kan het formulier 1 “Verzoek om toegang tot de promotie en voorstel promotiecommissie” bij Bureau PenP worden ingediend. Neem tijdig contact op met de examencommissie van uw faculteit voor meer uitleg over deze procedure, zoals in te leveren documenten, verloop etc. De in te stellen promotiecommissie beoordeelt namens het College voor Promoties de kwaliteit van het concept proefschrift. De rolverdeling in de promotiecommissie is afhankelijk van de functie van de betreffende wetenschapper en de organisatie en/of universiteit waaraan hij/zij verbonden is. Het promotiereglement schetst een aantal mogelijkheden en voorwaarden voor de promotiecommissie (zie artikelen 6 t/m 12). Nadat met de promotor (TU/e hoogleraar)1 een promotiecommissie is overeengekomen, kan het formulier 1 worden ingevuld. De promovendus en promotor ondertekenen beiden het formulier 1 voordat het samen met alle bijlagen ter ondertekening wordt voorgelegd aan de decaan van uw faculteit2. Nadat de decaan zich overtuigd heeft van de adequaatheid van de samenstelling van de promotiecommissie, geeft hij een positief advies door het formulier 1 te ondertekenen en parafeert alle bijlagen (s.v.p. tijdig een afspraak maken met de decaan). Het geheel (formulier 1 en alle bijlagen) kan vervolgens ingediend worden bij Bureau PenP (tenminste 6 maanden voor de promotie).

Bij uitzondering is een niet-TU/e hoogleraar als 1e promotor toegestaan. Het College voor Promoties wijst een 2e promotor van de TU/e aan. 2 De faculteit waarin de 1e promotor werkzaam is of de faculteit van de 2e promotor indien de 1e promotor niet van de TU/e is. 1

4

Promotiedatum plannen Na indiening van formulier 1 kan een promotiedatum worden gereserveerd (niet verplicht, wel aan te raden). In de regel vindt de promotie ten minste 6 maanden na indiening van formulier 1 plaats. De promotie vindt plaats in Collegezaal 4 of 5 van het Auditorium, aanvangstijd is standaard 16.00 uur. Reserveren is mogelijk als alle commissieleden en decaan de datum hebben goedgekeurd en als het formulier 1 is ingeleverd. Voor die tijd, kunt u de beschikbare data opvragen bij Bureau PenP. De data die u dan krijgt zijn tijdelijk beschikbaar; wie het eerst aanvraagt, mits voldaan aan de voorwaarden, krijgt de datum. De werkwijze voor het plannen van een promotiedatum is als volgt: Vraag per email de beschikbare promotiedata op bij Bureau PenP en overleg deze met de promotiecommissie (inclusief de decaan, wordt voorzitter). U kunt ook twee data met de promotiecommissie afspreken; wanneer een datum niet meer beschikbaar is, kunt u terugvallen op de reservedatum. Zo hoeft u niet nog een keer met de commissie af te spreken. Wanneer u een geschikte promotiedatum hebt gevonden (alle commissieleden én decaan kunnen) neemt u per email contact op met Bureau PenP. Indien de datum nog beschikbaar is, zal Bureau PenP de datum reserveren en aan u bevestigen (datum, tijd en locatie). De reservering wordt definitief als het formulier 2 is ingediend. Behandeling formulier 1 Na inhoudelijke controle door Bureau PenP wordt het formulier 1 in de eerst volgende vergadering aan het College voor Promoties voorgelegd. Het College beslist binnen één maand (m.u.v. de periode begin juli tot midden augustus) en deelt de promovendus en de promotiecommissie de beslissing schriftelijk mee. Bij de brief aan de eerste promotor, zit tevens het formulier 2 (papiervorm) bijgesloten. Concept proefschrift verzenden naar promotiecommissie Het concept proefschrift moet uiterlijk 3½ maanden voor de promotie verstuurd zijn naar de promotiecommissie voor correctie en/of goedkeuring. Minimaal is 3½ maanden voor de promotie, maar eerder is uiteraard beter; de promotiecommissie heeft zo meer leestijd (gemiddeld minstens 6 weken). De promotiecommissie kan het concept proefschrift onder voorbehoud goedkeuren en daarbij voorstel(len) doen tot wijziging en/of aanvulling van de tekst. Aandachtspunten zijn bijvoorbeeld: met de promotor bespreken wie de promotiecommissie benadert, met de promotiecommissie een uiterste datum af te spreken, in welke vorm de promotiecommissie feedback geeft (per email of brief) etc. Goedkeuring proefschrift en toegang tot de verdediging (formulier 2) De promotor(en) maakt zijn/haar schriftelijke goedkeuring over het proefschrift kenbaar via het hem/haar toegezonden formulier 2. Niet alleen ondertekent de promotor het formulier, maar hij/zij vult ook per lid van de promotiecommissie een korte motivatie in (5 regels per commissielid, indien langer, dan de motivatie als bijlage toevoegen aan het formulier 2). Formulier 2 betreft tevens een verzoek aan het College voor Promoties voor toegang tot de verdediging (vaststellen definitieve promotie (datum, tijd en locatie), taal van de verdediging etc.) Nadat de decaan zich overtuigd heeft van een voldoende gemotiveerde goedkeuring op het proefschrift, geeft hij/zij een positief advies. Hij/zij ondertekent het formulier 2 en parafeert alle bijlagen (s.v.p. tijdig afspraak maken met de decaan). Het geheel (formulier en alle bijlagen) kan vervolgens ingeleverd worden bij Bureau PenP (uiterlijk 2 maanden voor de promotie). Behandeling formulier 2 Na inhoudelijke controle door Bureau PenP wordt formulier 2 in de eerst volgende vergadering voorgelegd aan het College voor Promoties. Het College deelt de promovendus en de promotiecommissie de beslissing schriftelijk mee. Overige te verzorgen punten Het proefschrift kan gedrukt worden als het formulier 2 is ingediend bij Bureau PenP maar nadat de rector de bijlagen heeft goedgekeurd; Bureau PenP geeft deze goedkeuring door aan de promovendus. Het proefschrift dient uiterlijk 1 maand voor de promotie in gedrukte vorm te schijnen.

5

Verdere richtlijnen hierover vindt u in het promotiereglement. Vertragingen moeten altijd vooraf gemeld worden aan Bureau PenP. Immers, u kunt zich niet aan het promotiereglement houden, vandaar dat u het vooraf kenbaar moet maken en/of aanvragen. Dit geldt voor alle bepalingen die in het promotiereglement staan. Eventuele overige richtlijnen (bijvoorbeeld m.b.t. de kaft) kunt u opvragen bij de faculteit (meest waarschijnlijk bij de financiële afdeling i.v.m. mogelijke vergoedingsregeling). Overige te verzorgen punten zijn o.a. het opstellen van stellingen (niet verplicht, indien wel gekozen voor stellingen, dan het promotiereglement artikel 17 volgen), distributie van het proefschrift met daarin de eventuele stellingen, kennismaken met de voorzitter van de promotiecommissie, het organiseren van de receptie na afloop van de promotiezitting, het organiseren van de koffie en thee ontvangst van bijzondere gasten (bijv. familie) voorafgaande aan de promotie, een technische try out inplannen. Verderop in deze brochure wordt ingegaan op deze zaken.

6

Procedure ontheffing vooropleidingseis Beoordeling vooropleiding met betrekking tot de toelating tot de promotie

Hieronder vindt u korte uitleg over de procedure “ontheffing vooropleidingseis”. Voor meer informatie zoals over de procedure, dient u tijdig contact op te nemen met de examencommissie van uw faculteit. De examencommissie is de betreffende afdeling die op uw aanvraag de procedure “ontheffing vooropleidingseis” verzorgt. Pas na afronding van deze procedure kan het formulier 1 worden ingeleverd en komt Bureau PenP “in beeld”. Aanleiding Regelmatig wensen houders van een niet-Nederlands doctoraal diploma te promoveren aan de TU/e. In deze gevallen bepaalt de examencommissie van uw faculteit of u voldoende niveau van vooropleiding behaald heeft om aan de promotie te kunnen beginnen (dus deze procedure moet vóór aanvang van het promotietraject zijn afgerond). Hiervoor moet de examencommissie advies inwinnen. Bijvoorbeeld de studentdecaan van het Studenten Service Centrum vragen om een diplomawaardering op te stellen. Als de examencommissie vervolgens in zijn vergadering positief oordeelt over het niveau van de vooropleiding, dan kan de examencommissie besluiten om betrokkene bij het College voor Promoties voor te dragen voor ontheffing van de vooropleidingseis met het oog op promoveren. De examencommissie dient een omkleed verzoek in (inclusief de diplomawaardering van de studentdecaan) bij het College voor Promoties. Als het College voor Promoties besluit om ontheffing te geven, zal de beoogde eerste promotor hier bericht over ontvangen (kopie bericht aan de examencommissie). Dit bericht (of een kopie ervan) is één van de bijlagen van het formulier 1, maar dan voor een promovendus die géén Nederlands doctoraal diploma heeft. Iemand met een Nederlands doctoraal diploma mag bij indiening van het formulier 1 het originele diploma tonen of een gewaarmerkte kopie van het diploma bijvoegen. Uitgangspunten De promovendus is niet in het bezit van een Nederlands doctoraal diploma of een Mastergraad van ten minste in totaal 240 ECTS studiepunten en heeft een hoogleraar binnen de faculteit bereid gevonden als eerste promotor op te treden. Procedure 1. De volgende documenten inleveren bij de examencommissie:  Een cv met daarin een overzicht van alle gevolgde opleidingen  Gewaarmerkte kopieën van alle behaalde diploma’s en de bijbehorende cijferlijsten.  Diploma’s en cijferlijsten in een andere taal dan Nederlands, Duits, Engels of Frans dienen vergezeld te gaan van een door een beëdigde vertaler opgestelde vertaling.  Een kopie van het identiteitsbewijs 2.

De examencommissie stuurt, indien nodig, de documenten ter beoordeling van het opleidingsniveau door naar de secretaris van de examencommissie van de betreffende faculteit.

3.

De secretaris van het de examencommissie bepaalt of het opleidingsniveau gelijkwaardig is aan een Nederlands doctoraal diploma van ten minste 240 ECTS studiepunten. De secretaris wint nader advies in bij het STU (diplomawaardering). Vervolgens zendt de secretaris zijn/haar bevindingen naar de examencommissie (bespreking tijdens vergadering examencommissie).

4.

Als het opleidingsniveau gelijkwaardig is aan een Nederlands doctoraal diploma van 240 ECTS studiepunten, dan kan de examencommissie u zonder verdere toetsing toelaten tot de promotie en u voordragen bij het College voor Promoties (ontheffing van de vooropleidingseis met het oog op promoveren conform art. 7.18, lid 3 van de WHW).

5.

Als het opleidingsniveau niet gelijkwaardig is aan een Nederlands doctoraal diploma van 240 ECTS studiepunten dan verzoekt de examencommissie de promotor om een schriftelijke beoordeling van de wetenschappelijke kwaliteit en inhoud van de kennis en ervaring die u heeft verkregen in uw loopbaan na de studie.

7

6.

Op basis van de verkregen informatie kan de examencommissie u afwijzen, toelaten of toelaten met aanvullende eisen.

7.

In geval van toelating draagt de examencommissie u voor bij het College voor Promotie voor ontheffing van de vooropleidingseis met het oog op promoveren.

8.

In geval van toelating met aanvullende eisen draagt de examencommissie u voor bij het College voor Promotie voor ontheffing van de vooropleidingseis met het oog op promoveren nadat u aan de gestelde eisen heeft voldaan.

9.

De eerste promotor wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit van het College voor Promoties. Na ontvangst van dit bericht, kan formulier 1 bij Bureau PenP worden ingediend (tevens kopie schriftelijk bericht bijsluiten).

8

Actieprogramma Voorbereiding promoties ter uitvoering van het promotiereglement

Tijd Ruim 6 maanden van tevoren Minstens 6 maanden van tevoren

Na indiening van formulier 1

3½ maanden van tevoren

Uiterlijk 2 maanden van tevoren

Wat Deze informatiebrochure en het promotiereglement doorlezen ter voorbereiding op de promotie. Ook digitaal verkrijgbaar via www.tue.nl/promoties, bezoek de website regelmatig. Formulier 1 invullen en bijlagen printen. Alles ter ondertekening aanbieden aan de decaan en dan alles inleveren bij Bureau PenP. Bijlagen van het formulier 1 zijn:  In geval van een Nederlands diploma: gewaarmerkte kopie of originele diploma tonen aan decaan en Bureau PenP.  In geval van een buitenlands diploma: kopie van de brief “ontheffing opleidingseis” bijvoegen. Vraag aan de promotor naar de brief. Als deze brief er niet is: neem direct contact op met de examencommissie.  Maximaal 1 A-4 Engelse omschrijving van het onderzoek, gebruikte methodieken en relevant geachte resultaten.  Uitgebreide cv en publicatielijst.  In geval van een bi-promotie, het contract toevoegen. Promotiedatum vast laten leggen: promotiedata per email opvragen bij Bureau PenP + data afstemmen met de commissie én decaan (wordt voorzitter) + gekozen datum per email reserveren bij Bureau PenP. Bureau PenP bevestigt per email. Direct daarna: afdeling Zaalreserveringen mailen [email protected] voor reservering van de receptielocatie. Formulier 1 wordt door het College voor Promoties besproken. Promovendus en commissieleden ontvangen schriftelijk bericht. Indien een promotiedatum is gereserveerd, wordt deze in de brief vermeld. Bij de brief aan de promotor is het formulier 2 bijgesloten. Promovendus verifieert bij commissie of de brief is aangekomen. Concept proefschrift versturen naar de promotiecommissie. Eerst afstemmen met de promotor en uiterste datum afspreken dat de commissie commentaar geeft (binnen 6 weken). Maak tijdig een afspraak met de promotor voor invullen van formulier 2 (de promotor vult per commissielid een motivatie in van ca. 5 regels). Maak ook tijdig een afspraak met de decaan voor beoordeling en ondertekening van het formulier 2. Contact opnemen met drukker voor planning om proefschrift te laten drukken, zodanig dat het gedrukte proefschrift minstens 1 maand voor de promotie (verzend)klaar is. Printservice TU/e, tel. 040-247 2265, HG -1.47. Wellicht heeft de faculteit richtlijnen over welke drukkerij te benaderen of m.b.t. de kaft van het proefschrift (i.v.m. vergoedingsregeling, vraag na bij de faculteit). Zie verderop in dit schema voor aandachtspunten t.b.v. de printplanning. Goedkeuring promotiecommissie op concept proefschrift is verzameld door de promotor. Het formulier en alle bijlagen 2 (ondertekend door promotor en decaan) indienen bij Bureau PenP Bijlagen van het formulier 2 zijn afkomstig uit het proefschrift:  Korte CV/biografie; kort in verhaalvorm of schematisch.  Engelse samenvatting van het proefschrift met de Engelse titel van het proefschrift boven de tekst  verplicht zo opnemen in proefschrift, zie promotiereglement.  Voor- en achterzijde van het titelblad. Zie www.tue.nl/promoties voor het model titelblad. Het model titelblad van Bureau PenP aanhouden, dus niet kopiëren van een eerder verschenen proefschrift i.v.m. fouten!!!

9

Wie Promovendus

Promovendus i.s.m. promotor

Promovendus i.s.m. Bureau PenP en afdeling Zaalreserveringen Het college Bureau PenP Promovendus

Promovendus i.s.m. promotor, commissie en decaan

Promovendus i.s.m. drukker / Printservice en faculteit (financiële afdeling) Promovendus i.s.m. promotor, commissie en decaan

Tijd

Onmiddellijk daarna

6 weken van tevoren

Onmiddellijk daarna Uiterlijk 1 maand van tevoren

3 weken van tevoren Na de promotie 14 dagen na de promotie

Wat Foutloze bijlagen worden voorgelegd aan de rector. Na goedkeuring van de rector mag er niets meer veranderd worden. De goedgekeurde bijlagen dienen in dezelfde staat als goedgekeurd aan het proefschrift te worden toegevoegd: zoals ingeleverd, zo verschijnt het exact in het proefschrift. Bureau PenP geeft z.s.m. het akkoord van de rector aan promovendus. Proefschrift mag gedrukt worden. Inplannen in printplanning: goedkeuring om het proefschrift te printen wordt ca. binnen 1 week gegeven + ISBN nummer aanvragen bij bibliotheek (vraag aan bibliotheek naar richtlijnen en tijdsduur) + eindversie proefschrift op tijd aanleveren zodanig dat het proefschrift 1 maand voor de promotie (verzend)klaar is. Alle bijlagen van formulier 2 rechtstreeks mailen naar persvoorlichting. Email adres: [email protected] Bespreking formulier 2 door College voor Promoties. Promovendus en commissieleden ontvangen schriftelijk bericht. Promovendus verifieert of de brief is aangekomen. De promotiedatum is nu definitief. Stellingen indienen bij Bureau PenP (niet verplicht, zie artikel 17 voor richtlijnen), stellingen voorzien van goedkeuring promotor en aangeven welke stellingen van buiten het proefschrift zijn wetenschappelijk-technisch en welke algemeen maatschappelijk. Bureau PenP legt de stellingen voor aan de rector en informeert promovendus. Stellingen printen en met het proefschrift versturen. Versturen proefschrift (en stellingen) naar promotiecommissie, Bureau PenP (3x, HG 0.28), Wetenschapsvoorlichter (1x, LG 0.35) en Cursor (1x, LG 0.40). Aan de Universiteitsbibliotheek van de TU/e: 2 exemplaren en een pdf-file. Formulieren t.b.v. vergoeding zijn bij de Universiteitsbibliotheek verkrijgbaar. Voor een toelichting over de vergoeding en ISBN nummers, vraag aan de bibliotheek. Kennismaken met voorzitter, doorspreken protocol. Voor protocol en kledingvoorschriften: zie promotiereglement, pagina 30. Receptie regelen: indien een receptie in een toegewezen receptielocatie: receptieformulier invullen en rechtstreeks indienen bij de cateraar. Indien receptie elders: receptie regelen met de locatiemanager, melden aan afdeling Zaalreserveringen i.v.m. annuleren reservering van de eerder toegewezen receptieruimte. Technische try out inplannen, mail [email protected]. Ook voor vragen over de techniek en zaal(toebehoren). Voorbereiden kleding voor promotiezitting. Voor een overzicht van kledingverhuurders: zie verderop in deze informatiebrochure. Eventueel “opponeren vanuit de zaal” schriftelijke motivatie indienen via Bureau PenP (promotiereglement artikel 23). Overgebleven proefschriften ophalen bij Bureau PenP, niets achterlaten, bij voorkeur meteen na de promotie meenemen. Bureau PenP neemt contact op met gepromoveerde voor toezending van promotiefoto’s; fotoafdrukken en cd). S.v.p. het juiste (email)adres doorgeven aan Bureau PenP. Na ontvangst van de foto’s, aan elk commissielid een groepsfoto toesturen als dank voor deelname en ter herinnering.

10

Wie Bureau PenP Promovendus

Promovendus

Promovendus Het college, Bureau PenP, promovendus verifieert Promovendus i.s.m. promotor

Bureau PenP Promovendus Promovendus

Promovendus en voorzitter Promovendus

Promovendus Promovendus Promotor Promovendus Bureau PenP’ Promovendus

Formulieren Formulier 1, formulier 2 en verdere richtlijnen bij het inleveren ervan

Formulier 1 Formulier 1 betreft “Verzoek om toegang tot de promotie en voorstel promotiecommissie”. Het formulier moet uiterlijk 6 maanden voor de gewenste promotie ingediend zijn bij Bureau PenP. Dit is inclusief alle bijlagen (geparafeerd door de decaan), handtekeningen van de promovendus, handtekening van de promotor(en) én handtekening van de decaan. Alleen formulieren die volledig zijn ingevuld en een correct voorstel voor de promotiecommissie bevatten kunnen worden voorgelegd aan het College voor Promoties. Nadat de decaan zich o.a. ervan vergewist heeft dat de promotiecommissie een adequate samenstelling heeft, geeft hij een positief advies door het formulier 1 te ondertekenen. Bij afwezigheid van de decaan kan de vicedecaan het formulier 1 namens de decaan ondertekenen (of dit mogelijk is hangt uiteraard af van de afspraken tussen decaan en vice-decaan). In dat geval gelieve een kopie van het formulier en de bijlagen toezenden aan de decaan (de eventuele promotiedatum moet ook met de decaan worden afgestemd i.v.m. voorzitterschap). Bijlagen van het formulier 1 zijn:  In geval van een Nederlands diploma: het originele doctoraal of Master diploma tonen aan de decaan en aan Bureau PenP of een gewaarmerkte kopie van het diploma inleveren.  In geval van een buitenlands of afwijkend diploma: kopie van de brief “ontheffing opleidingseis”. Informeer bij de promotor naar deze brief. Indien de promotor de brief niet heeft, direct contact opnemen met de examencommissie voor de stand van zaken.  1 A-4 Engelse omschrijving van het promotieonderzoek, gebruikte methodieken en relevant geachte resultaten  Uitgebreid CV en publicatielijst van de promovendus Indien er een externe deskundige voorgesteld (niet verbonden aan een universiteit) wordt of een lid dat wel werkzaam is aan een universiteit maar die geen hoogleraar of universitair hoofd docent of associate professor is, moet er een extra bijlage worden ingediend: een omkleed verzoek van de promotor, met daarop het akkoord van de decaan, en bijgesloten het cv en de publicatielijst van het betreffende voorgestelde lid van de promotiecommissie. Voor het samenstellen van de promotiecommissie kan het promotiereglement geraadpleegd worden, o.a. artikelen 6 t/m 12. Bekijk ook artikel 12, dat vier mogelijke samenstellingen van de promotiecommissie weergeeft in tabelvorm. Op het formulier 1 worden deze ook weergegeven. Formulier 2 Formulier 2 is persoonsgebonden en wordt samen met de brief “toelating promotie” (n.a.v. indienen formulier 1) naar de promotor gestuurd. Indien de promotor formulier 2 niet heeft ontvangen of niet meer heeft, kan contact opgenomen worden met Bureau PenP. Een nieuw formulier wordt aangemaakt en per email verstuurd. Het formulier 2 is dus geen standaardformulier, het is niet online verkrijgbaar maar wordt in papiervorm naar de promotor gestuurd. Graag Bureau PenP dan ook voorzien van het juiste adres van de promotor en eventuele adreswijzigingen (van zowel de promotor als van de andere leden van de promotiecommissie) aan Bureau PenP doorgeven. Formulier 2 betreft “Goedkeuring proefschrift en toegang tot de verdediging”. Het moet met alle bijlagen eerst door de promotor(en) worden ondertekend (en daarna door de decaan). Nieuw t.o.v. het promotiereglement 2009, is dat de promotor per commissielid een korte motivatie invult (ca. 5 regels). Indien de motivatie langer is, dan toch de vijf regels invullen, de promotor kan de uitgebreidere motivatie als bijlage bijsluiten. En indien er twee promotoren zijn, dienen beiden het formulier te ondertekenen. Wanneer de promotor formulier 2 ondertekent verklaart hij/zij (gemotiveerd) te hebben besloten om de auteur toe te laten tot de verdediging van het proefschrift en toestemming te verlenen tot vermenigvuldigen ervan. De promotor is al in bezit van de goedkeuring van de promotiecommissie op het concept proefschrift. Ook is met de promotiecommissie overeengekomen welke aanpassingen / verbeteringen doorgevoerd moeten worden etc.

11

De decaan ziet erop toe dat de motivatie is bijgesloten en/of voldoende is en indien ervan overtuigd, ondertekent hij voor positief advies en parafeert hij dat hij de bijlagen heeft ingezien en akkoord bevonden. Bij afwezigheid van de decaan kan de vicedecaan het formulier 1 namens de decaan ondertekenen. Of dit ook mogelijk is voor formulier 2 hangt in sterkere mate dan in geval van formulier 1 af van de afspraken tussen decaan en vice-decaan. S.v.p. hier extra alert op te zijn en uiteraard bij ondertekening door de vice-decaan: een kopie van het formulier en de bijlagen toezenden aan de decaan. Tevens moet de promotiedatum met de decaan (dus niet vice-decaan) worden afgestemd i.v.m. voorzitterschap en/of vervangend voorzitterschap. Formulier 2 moet vervolgens uiterlijk 2 maanden voor de promotie bij Bureau PenP worden ingediend, dat is inclusief de motivatie van de promotor per commissielid, handtekening van de promotor(en) en handtekening van de decaan en inclusief de bijlagen. Daarbij dient u rekening te houden met de vergaderdata van het College voor Promoties en/of zomerstop en verdere feest- of vakantiedagen. Bijlagen aan formulier 2 zijn (=verplicht aan het proefschrift toe te voegen) als volgt:  Een korte CV/biografie: kort in verhaalvorm of schematisch.  Een Engelse samenvatting met boven de tekst de Engelse titel van het proefschrift (verplicht zo op te nemen in het proefschrift, zie promotiereglement artikel 15)  Het titelblad (voor- en achterzijde conform model Bureau PenP). Zie www.tue.nl/promoties voor het model titelblad. Het model titelblad van Bureau PenP aanhouden, dus niet kopiëren van een eerder verschenen proefschrift i.v.m. fouten!!! Het proefschrift kan alleen gedrukt worden als het akkoord van de rector magnificus op het titelblad is gegeven. De promovendus ontvangt z.s.m. bericht via Bureau PenP. De bijlagen op formulier 2 dienen vervolgens in dezelfde staat als goedgekeurd door de rector magnificus aan het proefschrift te worden toegevoegd. Veranderingen zijn niet toegestaan. Aan de achterzijde van het titelblad mogen het ISBN-nummer en de trefwoorden worden toegevoegd mits er een aanzienlijke witruimte is overgelaten na de verplichte tekst. Daarnaast dienen de bijlagen aan formulier 2 tevens rechtstreeks per email toegezonden te worden aan de wetenschapsvoorlichter van het Communicatie Expertise Centrum: [email protected] Verdere richtlijnen bij het inleveren van formulieren Het College voor Promoties vergadert ‘s maandags, eens per twee weken m.u.v. de periode begin juli tot midden augustus. Formulieren die de dinsdag (voor 12.00 uur) voor de vergadering bij Bureau PenP zijn ingediend, worden in de eerstvolgende vergadering van het College besproken. Uiteraard mits de formulieren correct zijn ingevuld en het voorstel voor de promotiecommissie conform de regels van het promotiereglement is. Het College voor Promoties beslist binnen één maand (de periode begin juli tot midden augustus niet meegerekend) na indiening van het formulier. De beslissing wordt schriftelijk medegedeeld aan de promovendus, de promotor(en) en de andere leden van de commissie. De vergaderdata van het College voor Promoties in 2013 zijn (wijzigingen onder voorbehoud):  Maandag 7 en 21 januari  Maandag 4 en 18 februari  Maandag 4 en 18 maart  Dinsdag 2 en maandag 15 april  Woensdag 1, maandag 13 en 27 mei  Maandag 10 en 24 juni  Maandag 8 juli, daarna ZOMERSTOP (ook geen promoties)  Maandag 19 augustus  Maandag 2, 16 en 30 september  Maandag 14 en 28 oktober  Maandag 11 en 25 november  Maandag 9 december, daarna KERSTRECES (ook geen promoties) Kijk op www.tue.nl/promoties voor de meeste recente vergaderdata van het College voor Promoties. 12

Universiteitsbibliotheek TU/e Aanvullende informatie m.b.t. de bibliotheek

Uiterlijk 1 maand voor de promotie moeten 2 gedrukte exemplaren en een pdf-file van het proefschrift ingeleverd worden bij de Universiteitsbibliotheek. Neem tijdig contact op met de Universiteitsbibliotheek voor de voorwaarden en formulieren m.b.t. de eventuele vergoedingsregeling en voor recente toelichting over de vergoeding en ISBN nummers. Vergoedingsregeling proefschriften TU/e http://w3.tue.nl/nl/diensten/bib/over/regelgeving/vergoedingsregeling/ Regeling met ingang van januari 2008; De TU/e kan aan u een vergoeding voor de drukkosten van het proefschrift verstrekken. De vergoeding wordt door de faculteit verstrekt. Voor het verkrijgen van deze vergoeding moet aan enkele voorwaarden zijn voldaan:  U levert aan de Bibliotheek van de TU/e 2 exemplaren van het proefschrift. Indien het proefschrift als handelseditie* verschijnt dienen 3 exemplaren van het proefschrift te worden aangeleverd.  U geeft aan de TU/e toestemming om een digitale versie van het proefschrift op de openbare Website van de TU/e te plaatsen. Deze toestemming wordt verleend door bij de Bibliotheek een digitale versie van het proefschrift (bij voorkeur in pdf-formaat) in te leveren en een verklaring te tekenen waarin de toestemming wordt verleend. Alleen als aan beide bovengenoemde voorwaarden is voldaan zal de Bibliotheek aan u een schriftelijke verklaring hiervan geven. Hiermede kunt u bij de faculteit de vergoeding voor de drukkosten aanvragen. Voor informatie over de hoogte van de vergoeding dient men contact op te nemen met de faculteit. De Bibliotheek geeft in dit geval geen vergoeding. * Een promovendus die aantoonbaar een handelseditie uitbrengt bij een uitgever en daarbij de auteursrechten overdraagt aan de uitgever en daardoor niet aan voorwaarde 2 kan voldoen, is wel verplicht aan voorwaarde 1 te voldoen, namelijk het inleveren van 3 exemplaren bij de Bibliotheek van de TU/e. Hij/zij ontvangt hiervoor een vergoeding van € 25,- van de Bibliotheek. Proefschriften op de website van de TU/e http://w3.tue.nl/nl/diensten/bib/over/regelgeving/vergoedingsregeling/ In 1999 is de Bibliotheek van de TU/e begonnen met het plaatsen van de volledige teksten van TU/e proefschriften op de website van (de Bibliotheek van) de TU/e: http://w3.tue.nl/nl/diensten/bib/digibib/publicaties_tue/proefschriften_tue/ Via de catalogus, maar ook via "links" vanaf andere plaatsen op de TU/e-website zijn deze individueel en als verzameling goed toegankelijk voor de TU/e en daarbuiten. Het is voor de TU/e van groot belang om op deze wijze belangrijke producten van wetenschappelijk onderzoek aan de wereld te tonen. Voor u is het voordeel dat op deze wijze de tekst van het proefschrift voor velen gemakkelijk te vinden en te raadplegen is via het Internet. Steeds meer universiteiten in binnen en buitenland plaatsen de proefschriften op hun website. Indien u om enige andere reden geen toestemming wilt geven voor het opnemen van uw proefschrift, zouden wij dat graag van u willen vernemen: mw. Drs. J.C.M. Figdor, Bibliothecaris TU/e. Procedure aanvragen ISBN http://w3.tue.nl/nl/diensten/bib/over/dienstverlening/isbn/aanvraag_isbn De procedure voor het aanvragen van een ISBN (International Standard Book Number) voor een proefschrift of andere TU/e publicatie is als volgt:  De aanvrager vult het online aanvraagformulier in  De Universiteitsbibliotheek controleert de aanvraag en kent een ISBN toe  De Universiteitsbibliotheek stuurt de aanvraag naar het ISBN bureau  Het ISBN bureau bevestigt de aanvraag  De Universiteitsbibliotheek stuurt het ISBN via email naar de aanvrager

13

De NUR-code (Nederlandstalige Uniforme Rubrieksindeling) kunt u zelf bepalen met de lijst veelvoorkomende codes TU/e. Een compleet overzicht is te vinden op de site www.boek.nl/nur Informatie omtrent het ISBN http://w3.tue.nl/nl/diensten/bib/over/dienstverlening/isbn/aanvraag_isbn/nur_code/ Databank ISBN is nu vrij toegankelijk. Bij het zoeken op ISBN nummer geen streepjes gebruiken. Voorbeeld: 9789038614281 Waarom een ISBN-nummer? Jaarlijks verschijnen vele publicaties van de hand van TU/e-medewerkers. Meestal verschijnen ze in de vorm van tijdschriftartikelen, maar vaak ook als zelfstandige publicaties zoals boeken, proefschriften, rapporten, congres- en jaarverslagen. Het is aan te bevelen deze zelfstandige publicaties officieel te laten registreren met een ISBN-nummer (Internationaal Standaard Boeknummer). Door ze te voorzien van dit internationale registratienummer (ISBN) bevordert men dat publicaties nationaal en internationaal gemakkelijk zijn terug te vinden. Een ander voordeel is dat een publicatie mèt een ISBN-nummer o.a. vermeld wordt in de bibliografie van alle Nederlandse uitgaven, 'Brinkman's Cumulatieve Catalogus'. In vele catalogi en bibliografieën is het mogelijk via dat ISBN-nummer het bijbehorende boek terug te vinden. Wat is ISBN? Het ISBN-nummer (Internationaal Standaard Boeknummer) is bedoeld om volgens een internationale standaard - ISO Recommendation 2108 - uitgaven op het spoor te komen. Ieder ISBN-nummer is een uniek nummer. Het bestaat uit 13 cijfers, verdeeld in een landaanduiding, een uitgeversnummer, een titelaanduiding en het controlecijfer. ISBN is het kenmerk voor een officieel geregistreerde publicatie. Vanwege de opname in geautomatiseerde gegevensbestanden heeft het nummer naast een bibliografische betekenis ook een functie in het (inter)nationale orderverkeer en bij voorraadcontrole van bibliotheken en boekhandels. De verantwoordelijke instantie voor Nederland is: Bureau ISBN Postbus 360 4100 AJ Culemborg Tel. 0345 475855 http://www.isbn.nl Voorwaarden Alle zelfstandige publicaties die de Technische Universiteit Eindhoven als uitgever hebben komen in aanmerking voor een ISBN-nummer. (NB. Publicaties verschijnend in een bestaande reeks van een faculteit, worden soms door de uitgever van de reeks van een ISBN-nummer voorzien.) Vraag als alle gegevens definitief zijn, maar uiterlijk twee weken voor het aanleveren bij de drukker, via het online formulier het ISBN-nummer aan. De Bibliotheek vraagt online een ISBN aan. De Bibliotheek TU/e verstrekt u zo spoedig mogelijk dit ISBN-nummer. Vermeld dit nummer op de achterzijde van de titelpagina van de publicatie. Om downloading van een ISBD-titelbeschrijving (International Standard Bibliographic Description) voor iedereen mogelijk te maken, kan de volgende tekst voor vermelding van het ISBN worden opgenomen: A catalogue record is available from the Eindhoven University of Technology Library De bibliotheek ontvangt van de aanvrager ten minste 1, maar zo mogelijk 2 exemplaren. (N.B. Voor proefschriften geldt op dit punt een andere regeling)

14

Kosten De kosten voor een ISBN (€ 9,00) worden doorberekend. Bij de aanvraag dient u de centercode van de faculteit/vakgroep/project/dienst te melden of contant te betalen. Depot van Nederlandse publicaties De bibliotheek van de TU/e streeft ernaar, naast een digitale versie, 2 gedrukte exemplaren per publicatie te ontvangen. (N.B. Voor proefschriften geldt op dit punt een andere regeling) Twee exemplaren zijn ten behoeve van de bibliotheek van de TU/e, de andere wordt ondergebracht in het Depot van Nederlandse Publicaties van de Koninklijke Bibliotheek. Daar verzamelt men alle in Nederland uitgegeven publicaties. Aan de hand van het aangeleverde exemplaar wordt dan een uitgebreide, definitieve titelbeschrijving gemaakt. Deze wordt o.a. opgenomen in de Nederlandse Bibliografie: 'Brinkman's Cumulatieve Catalogus' en in de Nederlandse Centrale Catalogus. Aanleveren proefschriften bij de Bibliotheek TU/e http://w3.tue.nl/nl/diensten/bib/over/regelgeving/vergoedingsregeling Voor het aanleveren van 2 exemplaren van de gedrukte versie van uw proefschrift aan de Bibliotheek kunt u terecht bij de informatiebalie van de Universiteitsbibliotheek ([email protected]). Indien uw proefschrift als handelseditie verschijnt, wil de Bibliotheek echter 3 exemplaren ontvangen. Aanleveren digitale versie van het proefschrift. Promovendi die de digitale versie van hun proefschrift willen aanleveren kunnen dit verzenden naar de Digitale Bibliotheek TU/e ([email protected]). Ook indien u vragen of technische aanwijzingen heeft m.b.t. de digitale aanlevering van uw proefschrift kunt u contact opnemen met bovenstaand mailadres. Proefschriften in Dissertation Abstracts Om aan uw promotieonderzoek extra internationale bekendheid te geven wordt een Engelstalige samenvatting gestuurd naar University Microfilms International (UMI). Dit is de producent van de database Dissertation Abstracts. Het daarvoor benodigde formulier treft u aan bij de informatie m.b.t. het promotiereglement. Dit formulier dient tevens bij inlevering van de proefschriften, ingevuld, te worden afgegeven.

15

Algemene richtlijnen bij promoties van A tot Z Aanvullende informatie t.b.v. de voorbereiding van promoties

Afwijkende promotielocatie Promoties worden gepland in Collegezaal 4 of 5 van het Auditorium. Bij uitzondering kan een promotie plaatsvinden in de Blauwe Zaal (mits één van de commissiekamers beschikbaar is; extra kosten voor de Blauwe Zaal ca. €500) of in de Filmzaal van de Zwarte Doos (mits Filmzaal, Lounge én zaal 1.03 beschikbaar zijn, geen extra kosten maar wel aanzienlijk andere faciliteiten, plaats voor 90 personen). Voor de afwijkende promotielocaties moet vooraf toestemming van de promotor en decaan verkregen zijn. Bureau PenP legt het verzoek vervolgens voor aan de rector en na zijn akkoord kan de beschikbaarheid van de afwijkende locatie opgevraagd worden bij Bureau PenP. Annuleren promotiedatum Wanneer u uw promotiedatum wilt annuleren, geeft u dit door aan Bureau PenP (annulering reservering promotielocatie) én aan afdeling Zaalreserveringen (annulering reservering receptielocatie). Uiteraard informeert u en/of uw promotor de commissieleden en decaan (voorzitter). Correspondentieadres en adreswijzigingen Het correspondentieadres (intern en extern) kan opgegeven worden via formulier 1. In eerste instantie wordt correspondentie naar het interne TU/e adres gestuurd. Bij alle adreswijzigingen informeert u Bureau PenP erover. Dit geldt ook voor adreswijzigingen van uw commissieleden. Dankbetuigingen Het proefschrift dan wel proefontwerp mag beperkte dankbetuigingen bevatten. Advertenties zijn dus niet toegestaan; logo’s van onderzoeksinstellingen wel, mits in bescheiden vorm en “zwart-wit” en mits ondergebracht als dankbetuiging. Ethische paragraaf Het College voor Promoties heeft de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap toegezegd promovendi te verzoeken een ethische paragraaf in het proefschrift op te nemen wanneer er voor het promotieonderzoek proefdieren zijn gebruikt. De ethische paragraaf kunt u als bijlage toevoegen aan formulier 2, dat door Bureau PenP aan de rector wordt voorgelegd. Fotograaf Het College voor Promoties biedt promovendi een fotorapportage aan (foto’s worden gemaakt vanaf de diploma-uitreiking). De fotograaf wordt via Bureau PenP ingehuurd. Na ontvangst van de foto’s (ca.14 dagen na de promotie) neemt Bureau PenP contact met u op; de foto’s, een gift, kunnen vanaf dan bij Bureau PenP worden opgehaald en/of naar u toegezonden worden. Kennismaken met voorzitter Het is gebruikelijk dat de promovendus kennismaakt met de voorzitter, zeker als u elkaar nog niet kent of om het protocol door te spreken. Dit kan via een kort informeel gesprek. De voorzitter kan u nadere toelichting geven op het (kleding)protocol, verloop van de promotiezitting, aanspreekvormen etc. indien er na het lezen van het promotiereglement nog vragen over zijn. Kleding en protocol Het protocol vindt plaats zonder of met 2 paranimfen (aan te geven op formulier 2). Tevens staan de kledingvoorschriften voor de commissieleden vermeld in het promotiereglement vanaf pagina 30. De commissieleden worden tevens schriftelijk hierover geïnformeerd. Kledingvoorschriften voor promovendus en paranimfen zijn: dames dragen een donker kostuum, witte blouse en nette schoenen. Heren dragen een rokkostuum en uiteraard nette schoenen. Voor alle betrokkenen die afkomstig zijn uit het buitenland geldt dat kleding die gedragen zou worden bij een vergelijkbare gelegenheid in eigen land, ook bij een promotie aan de TU/e is toegestaan. Dus als het aantoonbaar is dat in het eigen (buiten)land een normaal pak tijdens een promotieplechtigheid gedragen mag worden, dan mag dat ook bij een promotie aan de TU/e. Ga dit na in het betreffende land en bespreek dit ook met de voorzitter tijdens het kennismakingsgesprek.

16

Koffie en thee ontvangst gasten Het College voor Promoties biedt alle promovendi voorafgaand aan de promotiezitting een koffie en thee ontvangst aan voor 15 gasten, van 15.15-15.45 uur (indien promotie om 16.00 uur), in één van de ontvangstruimten (rechts van de Senaatszaal). De commissieleden hoeven niet in het maximale aantal van 15 te worden meegerekend; zij hebben hun eigen ruimte (commissiekamer 4 of 5). Neem tijdig contact op met Bureau PenP voor de juiste locatie van de koffie en thee ontvangst. Omkleden Aanbevolen wordt om zich vooraf (thuis) om te kleden. De universiteit heeft geen aparte omkleedruimte. Alternatieven kunnen zijn: toiletten Auditorium, ontvangstruimten (mits beschikbaar), Togakamer (uiterlijk 1 uur voor de promotie verlaten i.v.m. komst pedel en commissieleden). Receptie Het is niet verplicht, maar wel gebruikelijk om een receptie na afloop van de promotiezitting te houden. Na vastlegging van de promotiedatum Bureau PenP, kan de promovendus een receptielocatie aanvragen bij afdeling Zaalreserveringen, email [email protected] Indien de receptie in één van de toegewezen locaties zal plaatsvinden, wordt de catering door de vaste TU/e cateraar verzorgd (eigen hapjes en drankjes meenemen is niet toegestaan). De aanvraag voor een receptie verloopt via een receptieformulier en er wordt gewerkt met een formule “prijs per persoon, per uur”. Het receptieformulier vindt u ook op de website www.tue.nl/promoties. Het receptieformulier moet ca. 1 maand voor de promotie rechtstreeks bij de cateraar ingediend worden. Het aantal gasten kan tot 1 week voor de promotie gewijzigd worden, door dan dit aan de cateraar door te geven. Als verdere wijzigingen uitblijven, zal het oorspronkelijk opgegeven aantal gasten gefactureerd worden. Afwijkende cateringwensen kunnen ook met de cateraar besproken worden voor een offerte op maat. De ervaring is dat de prijs per gast iets hoger uitvalt, omdat het maatwerk betreft. Het receptieformulier is een overeenkomst tussen de promovendus en de cateraar. Na afloop van de receptie (meestal uiterlijk 1 maand na de promotie) wordt een factuur verstuurd. Het is mogelijk om de receptiekosten contant te voldoen; dit moet u wel van tevoren aanvragen bij de cateraar. In enkele uitzonderlijke gevallen ontvangt u een financiële vergoeding van de faculteit. Dit kan op het receptieformulier aangeven worden o.v.v. een kostenplaatsnummer inclusief het akkoord van de eerste promotor en/of hoofddrager van het kostenplaatsnummer. N.B. Als er geen receptie is of de receptie vindt elders plaats (bijvoorbeeld Zwarte Doos of University Club of binnenstad) draagt de promovendus hier verdere zorg voor. Daarnaast informeert de promovendus afdeling Zaalreserveringen om de eerder gereserveerde receptielocatie te annuleren. Reis- en verblijfkosten commissieleden De vergoeding van de reis- en verblijfkosten van commissieleden is een facultaire aangelegenheid. Het is gebruikelijk dat de eerste promotor hier zorg voor draagt. Stellingen bij proefschriften en/of proefontwerpen De bedoeling van de stellingen bij een proefschrift dan wel proefontwerp is dat de promovendus aan de hand van een aantal onderwerpen demonstreert dat zijn/haar wetenschappelijke kennis een zekere breedheid heeft en niet beperkt is tot het soms gespecialiseerde werk van zijn/haar proefschrift dan wel proefontwerp. De promovendus kan dit op basis van de volgende onderwerpen doen:  Uitlopers en perspectieven van het proefschrift dan wel proefontwerp zelf  Nevenresultaten, die eigenlijk niet in het proefschrift dan wel proefontwerp zelf thuis horen  Opmerkingen over de literatuur (fouten aanwijzen, kortsluitingen suggereren)  Opmerkingen over naburige disciplines, bijvoorbeeld naar aanleiding van gebruikte methoden  Uitspraken over verwachte ontwikkelingen, die nog niet streng kunnen worden aangetoond. Als laatste stellingen wordt het de promovendus gegund om zijn/haar wijsheid te laten schijnen op onderwerpen van zeer uiteenlopende aard. Hierbij is het gewenst dat de inhoud en / of de vorm een zekere verrassende, soms paradoxale, zelfs enigszins provocerende inhoud heeft. Een dergelijke stelling wordt soms aangeduid als schertsstelling. 17

Teneinde te voorkomen dat de promovendus zijn/haar inspiratie voor zijn/haar stellingen te nauw identificeert met het onderwerp van zijn/haar proefschrift dan wel proefontwerp, is het een eis dat er minimaal 6 stellingen worden aangeleverd die géén betrekking hebben op het onderwerp van het proefschrift. Vier van deze stellingen dienen wetenschappelijk-technisch van aard te zijn en twee van algemeen maatschappelijke aard. De stellingen dienen zo mogelijk voorzien te zijn van literatuurverwijzingen of bronvermelding. Het is niet verplicht om stellingen op te stellen. Als er voor stellingen gekozen wordt, dienen deze uiterlijk 6 weken voor de promotiedatum, ter goedkeuring door de rector, bij Bureau PenP te worden ingediend. Daarbij moet artikel 17 van het promotiereglement in acht worden genomen en zijn de stellingen (op de eerste pagina) voorzien van de handtekening van de promotor (goedkeuring mag ook per email naar Bureau PenP). Ook moet er op de eerste pagina van de stellingen aangeven zijn, welke stellingen van buiten het proefschrift: technisch-wetenschappelijk van aard zijn (minstens 4) en welke stellingen van buiten het proefschrift algemeen maatschappelijk van aard zijn (minstens 2). Na goedkeuring door de rector magnificus wordt de promovendus z.s.m. door Bureau PenP bericht. De stellingen mogen gedrukt worden en samen met het proefschrift verspreid worden. Technische try out Voor een technische try out van de 10 minuten presentatie (lekenpraatje) kan contact opgenomen worden met het afdeling Zaalreserveringen, [email protected] (daadwerkelijke technische test enkele dagen voor promotie). S.v.p. tijdig contact opnemen; de zalen worden ook voor andere doeleinden gereserveerd. Verhuurders gelegenheidskleding  Allers Speciaalzaak, http://www.allersspeciaalzaak.nl/ Hertogstraat 10, 5611 PB Eindhoven, telefoonnummer 040-2111143  La Variété Kledingverhuur, http://www.la-variete.nl/ Croy 12, 5653 LD Eindhoven, telefoonnummer 040-2551096  Chantilly, Vestdijk 151, 5611 CB Eindhoven, telefoonnummer 040-2574650 / 040-2123418. Verzenden proefschrift Naast verzending van het proefschrift aan de leden van de promotiecommissie, uiterlijk 1 maand voor de promotie, zorgt de promovendus ook voor toezending aan: Bureau PenP (3x), de Universiteitsbibliotheek (2x en pdf file), Cursor (1x), Communicatie Expertise Centrum (1x) en eventueel de eigen faculteit (navragen bij promotor en/of faculteit). De adreslabels voor deze organisatieonderdelen worden samen met het schriftelijk bericht m.b.t. formulier 2, toegezonden aan u. In geval van een vertraagde verzending dient u Bureau PenP direct te informeren. De commissieleden ontvangen namelijk via Bureau PenP een schriftelijk bericht over de promotiedatum, locatie, - tijd etc. maar ook dat zij het gedrukte proefschrift uiterlijk 1 maand voor de promotie kunnen verwachten. Videoconference Soms komt het voor dat een commissielid niet aanwezig kan zijn bij een promotiezitting. De TU/e heeft de mogelijkheid om een videoconference te houden met dat commissielid. Houd er wel rekening mee dat de kosten hiervoor vrij hoog zijn, ca. €1550. Indien er gekozen wordt voor een videoconference, dan gaat dit via de middelen van afdeling Zaalreserveringen en i.s.m. de servicemedewerkers. Verbindingen via Skype e.d. zijn niet toegestaan i.v.m. de geringe kwaliteit van de verbinding. Werkwijze is als volgt: de eerste promotor dient een omkleed verzoek (gericht aan de rector) in bij Bureau PenP waarin hij ook melding maakt van het akkoord van de decaan. Ook vermeldt de promotor in zijn verzoek het kostenplaatsnummer waar de extra kosten op geboekt kunnen worden en doet de promotor een voorstel hoe de technische kwaliteit van de promotiezitting gewaarborgd kan worden.

18