Inkopen is leuker dan je denkt Congres Besturenraad 14 juni 2012, Harderwijk Prof.dr. Jan Telgen

Inkopen is leuker dan je denkt Congres Besturenraad 14 juni 2012, Harderwijk

Prof.dr. Jan Telgen

1

De onderwerpen  Inkopen en het managen van inkoop

 Spend analyse is de basis  Een voorbeeld  Wat heb je er aan?  Bouwen op de basis

2

Inkopen en het managen van Inkoop 3

Inkopen en het managen van Inkoop  Inkopen gaat per inkooppakket:  Contracten afsluiten

 Contracten gebruiken / bestellen  Contracten beheren  Inkoop managen gaat over hele inkoopfunctie (= inkopers + gebruikers)  Waaraan geven we ons geld uit ?  Doen we dat wel goed ?  Zou dat beter kunnen ?

4

Spend analyse is de basis 5

Spend analyse is simpel  Data over inkoop zijn ‘gratis’ beschikbaar:  Inkoop is alles waar een factuur tegenover staat (Telgen, 1994)

 Alle facturen komen in de crediteurenadministratie  Crediteurenadministratie registreert per factuur:  Altijd:  Bedrag  Leverancier (crediteur)  Kostensoort (wat is het?)  Kostenplaats (budgethouder)  Allerlei extras mogelijk per organisatie:  Datum, behandelaar, nummer, ………. 6

Inkoopgegevens simpel benaderbaar …de

crediteurenadministratie is de bron voor inzicht

bedrag

leverancier

kostensoort

kostenplaats

extra

€ 1570,00

Xerox

kopiëren

administratie

Nr, dd, etc.

€ 240,00

Jansen BV

Cv onderhoud

Facilitaire dienst

……

€ 700,00

Staples

papier

Sectie Tekenen

….

=> inkooppakket

=> afdeling

bedrag

7

Data beschikbaar  Dan heb je een spreadsheet:  Met duizenden rijen: net zoveel als facturen/regels (bijv. 5000)

 En tenminste 4 kolommen (in de praktijk meer)  Dan kun je sorteren, selecteren, groeperen, filteren etc.  Heel handig is ‘pivot table (draaitabel)’ in Excel  En daar kun je heel veel uithalen

8

Spend analyse is simpel en lastig  Simpel  Goede compleetheid (door koppeling aan betaling)

 Spend analyse kan op kopie van administratie  Geen gedoe over integriteit systeem of data  Minimale verstoring dagelijks proces

9

Spend analyse is simpel en lastig  Lastig:  Data is (meestal) van zeer matige kwaliteit

 Dubbelingen in leveranciers  Kostensoort overig/algemeen/divers  Kostensoort niet hetzelfde als inkooppakketten  Dus veel (handmatig) hercoderen (vooral naar inkooppakket)  Duizenden facturen: veel werk  Integriteit data bewaren in Excel is lastig  (Daar zijn commerciële oplossingen voor)

10

Allerlei soorten overzichten en analyses zijn te maken  Hoeveel kopen we in ?  Hoeveel in welke pakketten ?

 Bij welke leveranciers ?  Hoeveel facturen ?  Spreiding over leveranciers ?  Doen leveranciers zaken met meer budgethouders ?  Welke budgethouders hebben eigen leveranciers ?  Etc, etc.  De uitdaging is om uit de overzichten de goede analyses te maken

11

Enkele voorbeelden (school met 2000 leerlingen) 12

Geanalyseerd inkoopvolume: 2,7 miljoen € 94

€ 21

Volume (€)

€ 275

€ 2777

onbekend

toegewezen

€ 2663

€ 2409

Geen inkoop (bekostiging Uitgaven aan derden (crediteurenadministratie) vertrokken scholieren)

Ruwe data

Gecorrigieerd 13

Kengetallen inkoop  Inkoopvolume

€ 2.683.705

 Aantal leveranciers

460

 Leveranciers > €5.000

81

 Grootste leverancier

€ 580.228

 Aantal facturen

2506

14

Inkoopvolume per inkooppakket Grootste 10 inkooppakketten gezamenlijk 1,7 mln (60% totaal volume) (totaal 96 pakketten) €605.908

Boeken €193.122

Catering Schoomaakdiensten

€169.961

Groepsreizen

€165.191

ICT diensten Verwarming

€120.706 €100.964

Salarisadministratie

€72.827

Onderhoud repro-apparatuur

€71.872

ICT Hardware

€61.224

Culturele activiteiten

€57.966

Bij 4-jarige contracten is men vanaf €50.000 aanbestedingsplichtig

Inkoopvolume 15

Inkoopvolume per leverancier Grootste 10 leveranciers gezamenlijk 1,4 milj (53% totaal volume) €580.228

Iddink Voortgezet Onderwijs BV €208.824

Cater Concept BV

€169.961

Hectas Bedrijfsdiensten C.V. OGD

€97.877

Raet E&C Services bv

€72.827

Ricoh Nederland bv

€72.533

Besseling Travel BV

€70.614

Dong Energy

€69.317

Aces Direct BV Energie Direct

Hebben alle grote leveranciers goede contracten?

€43.178 €36.064

Inkoopvolume 16

Verdeling leveranciers per inkooppaket Top 8 inkooppakketten Boeken

Catering

Schoomaakdiensten

1 leverancier verzorgt 96% van het volume € 193

1 : 93%

€ 170

1 : 100%

Groepsreizen

4 : 84%

ICT diensten

1 : 81%

Verwarming

2 : 86%

€ 605

€ 165

€ 121

€ 101

Salarisadministratie 1 : 100%

€ 73

Onderhoud repro-apparatuur 1 : 100%

€ 72

Inkoopvolume (x € 1.000) 17

Verdeling leveranciers per inkooppaket Pakketten > € 10.000 met meer dan 2 leveranciers voor 80% volume Inkooppakket

Volume

Leveranciers

Nascholing

€ 49.810

14

Culturele activiteiten

€ 57.966

12

Onkosten werkweek

€ 24.824

10

Abonnementen

€ 11.571

7

Training/workshop leerlingen

€ 30.078

6

Groepsreizen

€ 165.191

4

Audiovisuele apparatuur

€ 56.951

4

Meubilair

€ 30.462

4

Contributie Onderhoud installatietechniek

€ 39.879 € 34.451

3 3

Advertenties Laboratoriumbenodigdheden

€ 19.971 € 13.082

3 3

Inhuur leraren

€ 11.306

3 18

Detailanalyse Groepsreizen

Besseling Travel BV A+Tours Labrys

7% 43%

EuropaReizen

(€ 71)

Keijman Reizen Outdoor Centre Belgie

15%

Diogenes Reizen BV

(€24)

outline Travel Dominicaanse Activiteiten

20%

Recreatiebedrijf Geythorn

(€36)

Inkoopvolume (x € 1.000) 19

Nadere overwegingen Groepsreizen  Spreiding reduceren Kan de relatief grote spreiding over leveranciers gereduceerd worden?

 Zelf doen vs. uitbesteden Kan men sommige reizen zelf organiseren i.p.v. uitbesteden?

 Meerjaren contracten Zijn er meerjaren contracten met leveranciers? Is het wenselijk om zulke contracten af te sluiten?

20

Wat heb je er aan? 21

Wat heeft inkoop aan spend analyse?  Per inkooppakket:  Welke leveranciers

 Welke bedragen  Welke afdelingen bij welke leveranciers  Factuurstroom  Absoluut noodzakelijk als je iets wilt gaan inkopen

22

Wat heeft management aan spend analyse?  Overall: waar zitten opportunities?

 Waar gaat het evt. niet goed  Geen directe veroordelingen  Niet alle inhoudelijke informatie zit in spend analyse  Waar moet ik aandacht op richten: prioriteit stellen  Omvang uitgaven is belangrijk  Samen met andere indicatoren

23

Bouwen op de basis 24

Contract compliance  Contract compliance (daadwerkelijk gebruiken van bestaande raamcontracten) is geen verantwoordelijkheid van Inkoop.  Simpele rapportage kan dit duidelijk maken:  Spend analyse geeft uitgaven per leverancier  Maak lijst van leveranciers met wie de organisatie een contract heeft voor een inkooppakket  Dan per inkooppakket:  Uitgaven bij die leverancier = OK

 Uitgaven bij andere leveranciers is non-compliance  Percentage OK noemen we alfa 25

Contract compliance (2)  Alfa kun je berekenen:  Voor hele organisatie

 Per budgethouder  Rapporteren per budgethouder:  In organogram  Zodat men kan zien wat “de anderen” doen

26

Voorbeeld alfa rapportage 47%

67%

46%

28%

87%

61%

23%

43%

17%

67%

40%

7%

31%

27

Mogelijke reacties  Zeer waarschijnlijk: cijfers zijn fout  Komen uit crediteurenadministratie (dus?)

 Details kunnen op factuurniveau getoond worden  Jullie (raam) contracten zijn niet goed genoeg  Prima: dan kunnen we ze verbeteren  Zeg maar waar het aan scheelt  Nooit geweten dat mijn mensen dat bij een ander kochten  Voedt op  Nooit geweten dat we een contract hadden  Gaan we vanaf nu gebruiken

28

Contactgegevens: Besturenraad:

Lex Joosten

[email protected] 0348 74 44 35

Jan Telgen [email protected]

06 53 18 69 58

29