STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT TEBET Periode 2002
iniaSaNtinA SEHAT iNrunnra nnwnn
DIREKTUR UTAMA
PENASEHAT
DIREKTIJ'R Mu)IK
DIREKTT'R ADM & UMUM
DIREI(TUR KEUAI\GAN
xonndnnnnorx DIRTKTORAT ADlrt & UMUM
DIRTKTORAT KTUANGAIT
rrDArrc*I I
BIDANG S A X A N A I , KEUANGANi _ -_ .. 1
,i"*"t h.p
iAskep
in"
rettka& ' Mutu
iuco
: iSarana
i"t
, iPeranatan
ip"rltu"* Rauat Jalan
, inu*g
f s#t"*;l
l srvffN- n"aar I
Pem.Bangunan lVerifikasi& i &Limbah Peren.Angg
Adminiskasi lPenerimaan
l
;K BJah
r
-.,iJiorogi
iuU - Cutn -t"b*drl;
;X.lcrluguu"
lPermvatan
, -R;kamM;dik I : lrc"p"gu',uiut
Farmasi
__....i._ BTDANG i AKUNTAITSI
i rCizi &Dapur 'R. Tangga - Laundr-r' l- House Keeping - Kebersihan
DIKLAT
P;r f.h",t
Plng"rUane-
,P.-. Sar*u
,Priutu Rekerung
ir"ri. Koord' t- Operator - Transport - Satpam
Endoskopi ,Logistik
USG- EKG LKoord 1 PIK 2 Medical -.i"t uUitituri CheckUp Medik
i i
L-l
,
iPeleeluaran
i L 'P"*Uuf
if"nugnu" lHutang O"porit Oott..
f- PANr'A-_l
i jAO*ri.n*l
TABEL OBSERVASI Inrtalari F*rmasi ( Taneeal9 dln Il Juli 2002) Jumlah Pegawai' t t *Ttorang bertugas mengerola sediaan fisik obat,obatan (mencatat penerimaanobat dalam kartu stok, memeriksakondisi fisik obat secara berkala, menerima obat-obatan dari bagian Verifikasi Penerrmaan Obat dan menandatanganibuku ekspedisi) 13 orang secarabergiliran (dibagi atas 3 shift) bertugas melakukan penjualan obat ke pasien (menerima resep, menyiapkan obat sesuar resep,mencatatpengeluaranobat dalam kartu stok, melakukan enl4y penjualanobatkefle penjualanyang sekaligusmenyiapkandokumen "slip terima obat" i bukti peniualanobat PenerapanProsedur Pengendalian Keterangan Ada Tidak Intern Ada Otorisasi dan transaksi yang memadai
kepala Ditandatangani oleh instalasr farmasr dan kepala penunjarrgmedik Yang di otorisasioleh kasir (cap atau para| hanya satu rangkap dari tiga rangkap yang dicetak apabila obat yang dib€li telah dilunasipasien
o Dokumen surat permintaan pembelian
Dokumenslip terimaobat
Telah ada pemisahan tugas tetapr (Tidak ada kurang memadai pemisahan tugas antara pegawar yang menyiapkan obat sesuai resep dengan pegawar yang melakukan enI rv oeniualan.
Pemisahan tugas
Dokumen dan catatan yang memadai
Penerimaanobat dicatat dalam kartu stok berdasarkantanggal penenmaan. Dokumen untuk permrntaan pembelian obat digunakan "Surat permintaan pembelian" dan disimpan secaranumerical order. Pengeluaranobat dicatatdalam kartu stok berdasarkantanggal pengeluaran,dicatat dalam.fiI e penlualanyangsekaligus printoul menghasilkan dokumen"slip terima obat" (STO) sebagaibulrti penlualan yang disimpan sectra numerical order.
L-2
I nput fi Ie penjualansecara otomatis akanmengupdate databasesediaan STO untuk pasienrawat jalan didisnibusrkanke. STO lembarI Dibawapaslen ke kasrr STO lembar2: Disimpan instalasi farmasi sebagaiarsip STO lembar3: Bagian verifikasi penJualan STO untuk paslenrawat urap didistribusikanke STO lembarl. Dibawa perawatke penata rekening STO lembar2: disrmpan Instalasi Farmasr sebagaiarsrp STO lembar3: bagian Verifikasi Penjualan Suratpermrntaanpembelian (SPP)yangtelah ditandatangani did isribusikan ke: SPPlembar I Instalasifarmasi untuk arsrp SPPlembar2dan3' Bagian pembelian SPPlembar4: Bagianhutang SPPlembar5: Bagian verifikasr penerrmaanobat Pembatasanaksesterhadap aktiva
Password pegawai Instalasi Farmasi hanya dapat mengakses "/ile penlualan tetapr semua pegawai tnstalasi Farmasi memilrkr password ke -/ile penlualantermasukpegawaryang tidak berrugasmelayanipenjualan obat dan ssrnuapegawai lnstalasi Farmasi memihki akses terhadap
L-3
kartu stok obat. o Pengecekanatas kinerla atas jumlah fisik obat dilakukan oleh bidang penun;ang medik setiap enam bulan sekali (melakukan rekonsiliasi fisik obat-obatan lumlah dengan jumlah obat yang tercatat dalam kartu stok obat dan dalamdatobasesediaan. o Sedangkan pengecekan atas penjualan obat (ada tidaknya penjualan ffttifl dilakukan verifikasi oleh bagran peniualan.
Pengecekanindependentatas kinerja
Begian Penbelien {fanggd 25 dan 26 ju5 2002)
pegawai rumrah tTt
l""ff:#J',lfft'fl':l*1"iT&
danmeny,apkan ke.rirepemberian
dokumen"pesananpembelian". Satuorangyang bertugasmelakukanp€mesananke supplier Penerapan Prosedur Pengendalian lntern
Ada
Pemisahantugas
dan
catatan
Keterangan
e Pihak yang berhak melakukan tawar menawar harga obat degansupplierhanyalahkepala bagianpembelian r Dokumen pesanan pembelian harus ditanda tangani oleh kepalabaeianpembeiran o Pegawai yang melakukan penawaran harga obat, pesanan menyiapkan pembelian, yang dan melakukan pesananpembehan berbeda o Pesanan pembelian disiapkan berdasarkan surat permintaan pembelian. o Setiap pembelian dapat dibuktikan dengan adanya surat permintaan pembelian dan pesananpembelran. o Pesanan pembelian disimpan secaranumerical order o Pesanan pembelian (PP) didistribusikanke Lembar 1&2: Pegawaibagian
Otorisasi dan transaksi yang memadai
Dokumen memadai
Tidak Ada
yang
L-4
pembelian yang bertugas melakukan pemesanan Lembar 3:Bagian verifikasi penerimaanobat Lembar4: Disimpanpegawai bagran pembelian yang bertugas menyiapkan PP sebagaiarsrp r Oleh pegawai bagian pembelian yang bertugas melakukan pemesanan. SPP lembar I dikirim ke supplier. pembelian hanya Pegawar pesanan ke akses memrlrki .f/e pembe]ian Pengecekan independent atas kine4a dilakukan oleh bagian Verrfikasi Pembelian. apabrla ditemukan kesalahanmaka akan dilaporkan ke Kepala Bidang Umum yang membawahibagian oembelian
Pembatasanaksesterhadap aktiva
e"ng""ut kinerja "n
independent
atas
Bagblr Verilikrai Pepqi!4ar4 Oba! (te4g!! f.{_,!glstuc 1@) Jumlahpegawai. I orang PenerapanProsedurPengendalia n Intern Otorisasi atas transaksi yang memadai
Dokumen memadai
dan
catatan
Ada
Tidak Ada
Keterangan Otonsasi atas faktur dari supplier dan pencatatan data penerrmaan obat dilakukan oleh pegawaiyang sama. o Tidak ada dokumen penerrmaanobat o Dokumen yang menyertai pengiriman obat hanya berupa faktur sementara (belum ditandatanganipihak supplier, belum diberi materai dan belum dilampiri faktur palak) Setelah ditandatanganr oleh pegawai bagian verifikasi penerrmaan faktur obat, sementara drbawa kembali
yang
L-5
oleh prhak supplier untuk dilengkapi. Harga obat yang teftera antara faktur pesanan dengan pembelian serurg berbeda (yang berbeda biasanyanilai discount), yang dipakai sebagai patokan harga adalah hargayangterterapadafaktur. I-,ntrypembelianobat ke dalam file pembehan baru dilakukan setelahfbktur lengkapditenrna (biasanya 3-5 hari setelah penerimaanobat). Melakukan entry data pembelianobat secaraotomatis akan mengupdate database sediaandan.fiIe lumal hutang Obat-obatan yang diterima drcatat dalam buku eksoedisi berdasarkan tanggal panerimaan, tetapi harga beli obat tidak dicatat karena buku ekspedisiharus ditandatangani oleh pegawai instalasrfarmasr (Pegawai rnstalasi farmasi tidak boleh mengetahurharga beli obat). Pegawai verifikasi penerimaan obat hanya brsa membuka ./ile nemhelian Tidak ada pihak yang melakukan pengecekanatas kurerla pegawai verifikasioenerimaanobat.
Pembatasanaksesterhadap aktiva
Pengecekan kinerja
independent
atas
L-6
KepadaYth . Karyawan InstalasiFarmasi Perihal:Kuesioner
Dimohon Bapak atau lbu untuk dapat menjawab pertanyaanyang berbentuk pilihan ganda dibawah ini dangan memberi tanda (/) pada tempat yang tersedia dan mengisi pertanyaanessai pada tempat yang telah disediakan.Semuapertanyaanmohon diisi semuasecaralengkapdanjelas.
I. Identitas Responden l. JabatanBapakatauIbu saatini: 2. Pendidikanterakhirdari Bapakataulbu: a. SMA
b. sl c. 52 d. Lainnya(tolongsebutkan). 3. JenisKelamin: a. Laki-laki b. Perempuan 4. Lamanyawaktu kerja di RumahSakitTebet: a.
dari5tahun
L-7
Pertanyaan
Jawaban
BAGIAN II
YA
OTORISASI DAN PEMISAHAN TUGAS l . Apakah setiap Surat Permintaan
Pembelian yang dibuat harus mendapat tanda tangan dari KepalaInstalasiFarmasi?
2 Apakah setelah memeriksaobatobatan yang diterima dari bagian verifikasi,karyawanyang bertugas menerimaobat-obatandari bagian verifikasi selalu menandatansani bukuekspedisi? a -). Apakah karyawan yang
yang penerimaan mencatat dan pengeluaranobat dalam kartu stok obat berbeda dengan karyawan yang mengetik data pengeluaran obatdalamkomputer?
4 . Apakah secara berkala dilakukan pemeriksaan atas kesesuaian antara jumlah obat dalam kartu stok denganjumlah fisik obat? 5 . Apakah secara berkala dilakukan pemeriksaan atas kesesuaian antara jumlah obat dalam file komputer dengan jumlah fisik obat? 6 . Apakah karyawanyang melakukan pemeriksaan atas kesesuaian antara jumlah obat dalam kartu stok dengan jumlah fisik obat berbeda dengan karyawan yanq
L-8
TIDAK
bertugasmengisikartu stok obat?
Apakah karyawan yang bertugas melayani penerimaan resep dan menyiapkan obat berbeda dengan karyawan yang bertugas menyiapkanSlip TerimaObat? 8. Apakah sediaan obat-obatan diperiksa secara berkala tanggal kadaluarsa dan perubahan mutu obat?
BAGIAN III DOKUMEN DAN CATATAN SERTAPEMBATASAN AKSES KE AKTIVA Apakah Permintaan Surat Pembelianharus ditanda tangani sebelumdiproseslebih lanjut? Apakah Permintaan Surat Pembelian disimpan secara bemrutan? Apakah Slip Terima Obat disimpansecaraberurutan? Apakah karyawan yang bertugas untuk mengetik data pengeluaran obat ke dalam komputer harus memiliki password?
L-9
yang memiliki password tidak mengetahui password karyawan yang lain? 6
Apakah tempat penyimpanan persediaan obat-obatan hanya boleh dimasuki oleh karyawan yang bertugasmenyiapkanobat ke pasien dan karyawan yang bertugas menerima obat dari bagianverifikasi?
7 . Apakah setiap penerimaan obat dari bagian verifikasi dicatat secaraberurut dan lengkap baik nama danjenis obat,jumlah, serta tanggalpenerimaanya? 8 . Apakah setiap karyawan hanya bisa masukke dalamfile komputer yang sesuaidengantugasnya?
L- 10
KepadaYth : Karyawan BagianPembelian Perihal:Kuesioner
Dimohon Bapak atau Ibu untuk dapat menjawab pertanyaanyang berbentuk pilihan gandadibawah ini danganmemberitanda 1/) padatempat yang tersediadan mengisi peftanyaanessai pada tempat yang telah disediakan.Semuapertanyaanmohon diisi semu:isecaralengkapdanjelas.
II. IdentitasResponden 5. JabatanBapakatauIbu saatini: 6. Pendidikanterakhirdari BapakatauIbu: a. SMA
b. sl c. 52 d. Lainnya(tolongsebutkan). 7. JenisKelamin: a. Laki-laki b. Perempuan 8. Lamanyawaktu kerja di RumahSakit Tebet: a. dari 5tahun
L-l I
Pertanyaan
Jawaban
YA
BAGIAN II JOTORISASI DAN PEMISAHAN i TUGAS , 9. Apakah setiap Surat Permintaan Pembelian yang terima dicek terlebih dahulu kebenarannya sebelum dibuat Pesanan Pembelian? 10.ApakahsetiapPesananPembelian harus mendapat otorisasi dari KepalabagianPembelian? I I l. Apakahkaryawanyang melakukan pemesananobat kepada supplier berbeda dengan karyawan yang ] membuat PesananPembelian? I
BAGIAN III DOKUMEN DAN CATATAN SERTA PEMBATASAN AKSES KE AKTIVA 9. Apakah Pesananpembelianharus mendapatkanotorisasi dan diberi tanda tangan oleh Kepala Pembeliansebelumdiproseslebih lanjut? 10.Apakah semuadokumendisimpan secaraberurutanmenurutnomor I l. Apakah akses ke tempat penyimpanan dokumen hanya boleh dilakukan oleh karvawan
L-r2
TIDAK
12.Apakah karyawanyang memiliki akses ke tempat penyimpanan catatan pemesanan obat dalam memiliki komputer telah password? 13.Apakah aksesmenuju ke file data obat-obatanyang dipesan hanya boleh dilakukan oleh karyawan tertentu? 14.Apakah setiap karyawan hanya bisa mengakses ./ile dalam komputer yang sesuai dengan tugasnya?
L-13
Pertanyaan
Jawaban
BAGIAN II
YA
OTORISASI DAN PEMISAHAN TUGAS
12.Apakah setiap obat yang diterima dicocokkanterlebihdahuludengan Pesanan Pembelian dan Surat PermintaanPembelian
1 3 Apakah . setelah menerima obat yang dipesanoleh supplierdibuat LaporanPenerimaan Obat? l 4 Apakah faktur dari supplier diotorisasidan diberi tandatansan? 15 Apakah pegawai yang memberi tandatangan atas faktur sama denganpegawai yang melakukan rnpul data penerimaanobat ke ./ile pembelian? l 6 Apakah input penerimaanobat ke dalam komputer dilakukan pada yang hari sama dengan penerimaanobat dari supplier?
t 7 Apakah Karyawanyang menerima obat dan melakukan pemeriksaan obat dari supplierberbedadengan yang karyawan melakukan pencatatanpenerimanobat dalam komputer?
t 8 Jika obat yang diterima tidak sesuaidengan obat yang dipesan apakahdibuatcatatankhusus?
L-15
TIDAK
BAGIANIII DOKUMENDAN CATATAN AKSESKE SERTAPEMBATASAN AKTIVA 15 Apakah Dokumen Penerimaan (faktur) Barang harus mendapatkanotorisasi dan diberi tanda tangan sebelum diproses lebih lanjut? 16.Apakah semuadokumendisimpan secara bemrutan menurut nomor dantangggal? 17.Apakah akses ke tempat penyimpanan dokumen hanya boleh dilakukan oleh karyawan tertentu? l8 Apakah karyawanyang memiliki akseske tempatpenyimpananfile pembelian dalam komputer telah memiliki password?
19.Apakah setiap karyawan hanya bisa mengakses file dalam komputer yang sesuai dengan
L-I6
RIWAYATHIDUP
Nama
:
Fitri Astuti.
TempatiTanggal Lahir
:
Jakarta,23November1976
JenisKelamin
:
Perempuan.
Agama
:
Islam.
Alamat
:
Komplek DPR Kelapa Dua No.l Kebon Jeruk JakartaBarat
Telepon
:
021-5482790
RiwayatPendidikan SD 0l KelapaDua Jakarta
Th 1982- Th 1988
SMP 127Jakarta
Th t988-Th l99l
SMA 65 Jakarta
Th l99l - Th 1994
UniversitasJavabava
T h 1 9 9 4 - T h1 9 9 9
Pengalaman Kerja StaffAkuntasiPT. Dos Ni Roha
Th 2000- Th 2000
