Investeringsstatuut
Inhoudsopgave 1. Waarom een investeringsstatuut ........................................................................................... 3 1.1 Risicomanagement 3 1.2 Doel investeringsstatuut 3 1.3 Doelstellingen investeringen 4 1.4 Positionering investeringsstatuut 4 1.5 Accountantscontrole 5 2 Toetsingskaders ..................................................................................................................... 5 2.1 Wettelijk kader 5 2.2 Kaders uit het Portefeuillebeleid 6 2.3 Kaders uit het Financieel beleid 6 2.4 Kaders uit het Treasurybeleid 7 2.5 Inkoopbeleid/-procedure 7 2.6 Fiscale aspecten 7 3 Organisatie ............................................................................................................................. 7 3.1 Verantwoordelijkheden investeringsactiviteiten 7 3.1 Uitvoering investeringsactiviteiten 8 3.2 AO/IC investeringsactiviteiten 8 3.3 Projectfasering en besluitvorming 8 3.4 Beheersingsmaatregelen 9
Verwijderd: 4 Verwijderd: 4 Verwijderd: 5 Verwijderd: 5 Verwijderd: 5 Verwijderd: 6 Verwijderd: 6 Verwijderd: 7 Verwijderd: 7 Verwijderd: 7 Verwijderd: 7 Verwijderd: 7 Verwijderd: 8 Verwijderd: 8 Verwijderd: 8 Verwijderd: 9
1. Waarom een investeringsstatuut Centrada onderschrijft de Aedescode en de hieraan gekoppelde Governancecode Woningcorporaties. In deze codes wordt ingegaan op de onderwerpen: besturen, verantwoorden en toezicht houden. In de statuten en reglementen van Centrada zijn de hoofdlijnen van de governance bij Centrada vastgelegd. In de geactualiseerde Governancecode Woningcorporaties is een toetsingskader voor investeringen voorgeschreven, waardoor wordt voorzien in een kader voor bestuur en Raad van Commissarissen (RvC) voor het beoordelen van investeringsvoorstellen. De reglementen van Centrada zijn hierop aangepast.
1.1 Risicomanagement Het investeringsstatuut van Centrada wordt gezien als een uitwerking van risicomanagement. De visie op en de aanpak van risicomanagement is vastgelegd in een aparte notitie. In deze notitie is aangegeven hoe verantwoordelijkheden en bevoegdheden op dit gebied zijn verdeeld en hoe de RvC wordt betrokken dan wel wordt geïnformeerd. Hiertoe zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd: • Een onderscheid wordt gemaakt naar strategische, bedrijfsvoerings-, rapportage, compliance en operationele risico’s; • De verantwoordelijkheid voor het identificeren en managen van risico’s ligt bij Centrada in de lijn om te waarborgen dat sprake is van een koppeling tussen doelstellingen en de verschillende bedrijfsonderdelen; • Om de risico’s te (kunnen) prioriteren worden deze gekwantificeerd door de impact te berekenen, als de kans vermenigvuldigd door de schade; • Jaarlijks worden de resultaten van dit proces door de bestuurder besproken met de auditcommissie zodat inzicht ontstaat in de risico’s die als (zeer) hoog worden geschat; • Door het management worden, in samenspraak met de medewerkers en rekening houdend met de aard van de risico’s, maatregelen geformuleerd die ertoe moeten leiden dat de risico’s voldoende worden beheerst. De uitvoering hiervan wordt gemonitord en indien nodig vindt bijsturing plaats; • Tevens wordt door de bestuurder een investerings-, verbindingen- en een treasurystatuut, alsmede een Tax Control Framework en een klokkenluiderregeling opgesteld; • Twee maal per jaar of zo nodig vaker wordt de auditcommissie door de bestuurder geïnformeerd over de bereikte resultaten; • Interne controle wordt beschouwd als onderdeel van risicomanagement; • De accountant brengt één keer per jaar een advies uit aan het bestuur en de audit-commissie over de wijze waarop risicomanagement wordt uitgevoerd, bij voorkeur bij de interim-controle en samengevat bij de jaareindecontrole; • De Business Controller adviseert het bestuur over de aanpak van risicomanagement en beheert het systeem
1.2 Doel investeringsstatuut Ondernemen is op een verantwoorde manier omgaan met risico’s. Het gaat enerzijds om het bewust accepteren van risico’s om een doel te bereiken of anderzijds juist het bewust vermijden van risico’s. Het investeringsstatuut wordt opgesteld met als doel transparant en beheersbaar om te gaan met investeringen binnen de kaders van de bestaande wet- en regelgeving en ondersteunt in
het maken van keuzes en de beheersing van het proces. Daarnaast geeft het een basis voor de bestuurlijke verantwoordelijkheid en reikt het handvatten aan voor de RvC om haar toezichthoudende rol adequaat te vervullen. Om de toezichthoudende rol ten aanzien van investeringen te kunnen invullen, maakt de RvC naast het investeringsstatuut gebruik van de volgende instrumenten: - BBSH artikelen 11 en 12 (zie onder wettelijk kader punt 2.1); - Statutaire bepaling over de voorafgaande goedkeuring door de RvC van besluiten tot investeringen boven een bepaalde limiet (artikel 13.1m); - Statutaire bepaling over de voorafgaande goedkeuring door de RvC van besluiten tot investeringen die niet opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting (artikel 13.1m); - Statutaire bepaling over het verrichten van rechtshandelingen boven een bepaalde limiet (artikel 13.1n); - Informatieverstrekking en verantwoording over projectinvesteringen in begrotingen en periodieke rapportages.
1.3 Doelstellingen investeringen De volkshuisvesting betreft een in de Grondwet vastgelegde zorg van de overheid. Deze verantwoordelijkheid is uitgewerkt in verschillende wetten en regelgeving. De rol van woningcorporaties op dit gebied is vastgelegd in de Herzieningswet Toegelaten Instellingen (de officiële naam van de nieuwe Woningwet). Deze omvat een beschrijving en afbakening van het werkdomein van corporaties als zogenaamde ‘toegelaten instelling’. De velden waarop de corporaties moeten presteren zijn uitgewerkt in het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH). Deze betrefffen: kwaliteit van de woningen, verhuur van de woningen, betrekken van bewoners bij beleid en beheer, financiële continuïteit, leefbaarheid en wonen en zorg. De primaire doelstelling van Centrada is werkzaam zijn op het gebied van de (sociale) volkshuisvesting in Lelystad. Alle investeringsactiviteiten, die nodig zijn om op de genoemde velden te presteren, zijn hieraan ondergeschikt en dienend.
1.4 Positionering investeringsstatuut De kaders voor investeringen worden vastgelegd in het investeringsstatuut. Het investeringsstatuut wordt vastgesteld door het bestuur, nadat voorafgaand goedkeuring is verkregen van de RvC. Wijzigingen in het investeringsstatuut kunnen alleen worden vastgesteld door een besluit van de RvC. De RvC laat zich bij het opstellen of wijzigen van het investeringsstatuut adviseren door de auditcommissie van de RvC. Met inachtneming van de kaders in het investeringsstatuut vindt in portefeuilleplan een integrale afweging plaats van alle toekomstige investeringsbeslissingen (zie paragraaf 2.2). In dit plan zijn alle voorgenomen (des)investeringen voor de komende tien jaar met betrekking tot de woningvoorraad in de sociale sector en de leefbaarheid in Lelystad op een rij gezet. Het portefeuilleplan wordt jaarlijks geactualiseerd en afgestemd met de auditcommissie van de RvC. Een concrete uitwerking van (des)investeringen vindt, met inachtneming van de kaders in het investeringsstatuut, plaats in het investeringsjaarplan als onderdeel van de begroting. Het investeringsjaarplan en de hierop betrekking hebbende investeringskaders worden vastgesteld door het bestuur na voorafgaande goedkeuring door de RvC. In het investeringsjaarplan is tevens aangegeven tot welk bedrag de bestuurder voor de periode van één jaar wordt gemandateerd investeringen te doen en registergoederen te verwerven, zonder voorafgaande toestemming van de RvC. Verantwoording wordt afgelegd door middel van kwartaalrapportages en het jaarverslag.
Ten slotte fungeert het investeringsstatuut als kader van procesbeschrijvingen (4) die tot doel hebben de operationele procedures rondom investeringen vast te leggen. Procesbeschrijvingen worden vastgesteld door het bestuur.
1.5 Accountantscontrole De accountant krijgt de opdracht in het controleplan apart aandacht te besteden aan de beheersing van financiële risico’s en daarbij de toepassing en bruikbaarheid van het investeringsstatuut te betrekken. De accountant zal bij de controle vast dienen te stellen of de procedures worden nageleefd.
2 Toetsingskaders Bij het opstellen van het investeringsstatuut en het nemen van investeringsbeslissingen is een aantal kaders van belang, namelijk: - Wettelijk kader - Portefeuillebeleid - Financieel beleid - Treasurybeleid - Inkoopbeleid/-procedure - Fiscale aspecten
2.1 Wettelijk kader Centrada heeft als doel uitsluitend werkzaam te zijn op het gebied van de volkshuisvesting. Het wettelijk kader wordt onder meer gevormd door de Herzieningswet en het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH). Artikel 11 lid 1 en lid 2 van dit Besluit zijn relevant inzake investeringsactiviteiten. Dit artikel luidt als volgt: 1. De toegelaten instelling is uitsluitend werkzaam op het gebied van de volkshuis-vesting. Zij neemt bij haar werkzaamheden het bepaalde in de paragrafen 2 tot en met 6 in acht. 2. Het gebied van de volkshuisvesting omvat, behoudens de artikelen 12a, tweede lid en 12b, tweede lid, uitsluitend: a. het bouwen, verwerven, bezwaren en slopen van woongelegenheden en onroerende aanhorigheden; b. het in stand houden van en het treffen van voorzieningen aan haar woongelegenheden en onroerende aanhorigheden, en aan woongelegenheden en onroerende aanhorigheden van derden; c. het in stand houden en verbeteren van de direct aan de woongelegenheden en aanhorigheden, bedoeld in onderdeel b, grenzende omgeving; Naast volkshuisvestelijke aspecten dienen in de werkzaamheden tevens de bijdrage aan de ‘leefbaarheid’ (BBSH: artikel 12a) en ‘wonen en zorg’ (BBSH: artikel 12b) in acht genomen te worden. Het huidige BBSH wordt zeer waarschijnlijk ongewijzigd overgenomen in de nieuwe Herzieningswet Toegelaten Instellingen. Indien een verandering van de wettelijke kaders plaatsvindt, die een verzwaring betekent ten opzichte van de bestaande situatie, waardoor strijdigheid met het bestaande investeringsstatuut ontstaat, zal het statuut daaraan ondergeschikt zijn. Deze situatie blijft bestaan totdat het investeringsstatuut aangepast is. Het bestuur zal zo spoedig mogelijk voorstellen doen om deze strijdigheid op te heffen. Indien geen sprake is van een verzwaring ten opzichte van de bestaande situatie, blijft het
investeringsstatuut onverkort van kracht.
2.2 Kaders uit het Portefeuillebeleid Onder portefeuillebeleid wordt verstaan de transformatie van het bezit door verkoop, sloop, herstructurering en nieuwbouw. In het portefeuilleplan is de (omvang en samenstelling van de) streefvoorraad vastgelegd en uitgewerkt in een nieuwbouw- en transformatieopgave. Verder zijn de investeringen opgenomen die een bijdrage leveren aan de leefbaarheid in de wijken waar Centrada het verschil kan maken. Ten slotte zijn doelstellingen en streefwaarden geformuleerd voor kwaliteit en duurzaamheid. De nieuwbouw- en transformatieopgave en de leefbaarheidinvesteringen worden zowel getoetst aan de kaders in het investeringsstatuut als aan de financiële normen van Centrada, zoals vastgelegd in het financiële beleid (zie de volgende paragraaf). Alle vastgoed gerelateerde en andere (des)investeringen van Centrada dienen dienstbaar te zijn aan haar strategische doelstellingen die zijn vastgelegd in een koersnotitie en het ondernemingsplan. Bij elke investering vindt telkens een afweging plaats: welke klantwaarde levert het op? Welk maatschap-pelijk rendement levert het op? Wat betekent dit voor de continuïteit van het bedrijf? Hierbij kiest Centrada telkens opnieuw positie. Alle aspecten worden meegenomen, maar de volgorde is bepaald, te weten: gestart wordt bij de klant (1), dan de samenleving (2) en vervolgens de onderneming (3). Omdat vastgoed de duurzame bron vormt waarmee Centrada haar werk kan doen en haar bijdrage op het gebied van het wonen kan leveren, worden alle investeringen, zowel in fysieke als maatschappelijke zin, eveneens beoordeeld op hun bijdrage aan de ontwikkeling van de waarde van het vastgoed in de wijken en buurten. Onder vastgoed (des)investeringen worden verstaan nieuwbouw, herstructurering, sloop en aankoop. Soorten vastgoed waarin geïnvesteerd mag worden zijn: - Woningen en woongebouwen; - Grond met een verwachte bouwbestemming binnen 10 jaar na aanschaf; - Grond en vastgoed voor herontwikkeling; - Herstructurering van de eigen vastgoedportefeuille; - Commercieel en maatschappelijk vastgoed met een directe relevante relatie met bestaand vastgoed. Beleggen in vastgoed om speculatieve redenen is uitgesloten.
2.3 Kaders uit het Financieel beleid Het zorg dragen voor de financiële continuïteit is één van de prestatievelden van corporaties. Daarom is het van belang te sturen op een goed evenwicht tussen maatschappelijk en financieel rendement en kostenbeheersing. In dit kader zorgt Centrada voor een economisch duurzame bedrijfsvoering met als basis een positieve netto kasstroom om de kapitaallasten te kunnen dekken. Het rendement op het eigen vermogen en dat wat er verder over blijft, wordt de vrije beleidsruimte genoemd. Door efficiënt te exploiteren, neemt deze ruimte toe. De ruimte kan bijvoorbeeld worden ingezet ten behoeve van het versterken van het eigen vermogen of om initiatieven met een hoger risico te kunnen oppakken. Financiële continuïteit en voldoende (geborgde) financiering om investeringen te kunnen uitvoeren zijn belangrijke speerpunten voor Centrada. De hoofddoelstelling is dan ook het voldoen aan de voorwaarden van het Centraal Fonds (A-status, voldoende solvabiliteit) en het Waarborgfonds (kredietwaardig). Bij de financiële sturing staat de sturing op kasstromen centraal. Het Waarborgfonds beoordeelt in eerste instantie de operationele kasstroom na de zogenaamde 2%-aflossingsfictie. De investeringskasstromen hebben hier niet direct invloed op. Echter, als gevolg van de rente van aan te trekken leningen en wijzigingen in de omvang
van exploitatieopbrengsten en exploitatiekosten zullen de investeringen indirect wel van invloed zijn op toekomstige operationele kasstromen. Om grip te houden op projectinvesteringen zijn per categorie rendementseisen vastgelegd. Deze rendementseisen zijn gebaseerd op de Internal Rate of Return (IRR). De IRR is de disconteringsvoet waarbij de netto contante waarde van alle kosten en baten nul is. Jaarlijks worden de gedifferentieerde rendementsdoelstellingen als onderdeel van de begroting door de RvC vastgesteld. Voor nieuwbouwprojecten worden, naast de IRR, eisen gesteld aan de omvang van de onrendabele top, gebaseerd op referentiewoningen. Jaarlijks worden de onrendabele toppen per soort referentiewoning als onderdeel van de begroting door de RvC vastgesteld.
2.4 Kaders uit het Treasurybeleid In het treasurybeleidsplan zijn de kaders van het financierings- en beleggingsbeleid van Centrada uiteengezet. De belangrijkste doelstellingen hebben betrekking op de solvabiliteit en liquiditeit van Centrada. Met betrekking tot projectinvesteringen is het uitgangspunt dat verplichtingen pas aan worden gegaan als vaststaat dat de solvabiliteit en liquiditeit van Centrada als gevolg van de investeringen niet onder de vastgestelde normen uit het financiële beleid komen.
2.5 Inkoopbeleid/-procedure Alle inspanningen zijn er bij Centrada op gericht om: de juiste producten, van de juiste kwaliteit, op de juiste tijd en plaats, in de vereiste hoeveelheden en tegen de laagste kosten beschikbaar te krijgen. In dit kader worden offertes opgevraagd (minimaal 3) voor inkopen tot een bedrag van € 500.000,- (inclusief BTW en opslagen). Voor inkopen van vooral technische werken en/of projecten vanaf genoemd bedrag wordt een onderhandse aanbesteding na selectie uitgevoerd, waarbij een beperkt aantal van tenminste 2 aannemende partijen tot inschrijving wordt uitgenodigd, met dien verstande dat het uit te nodigen aantal (in de regel) niet meer bedraagt dan 6. Bij opdrachten die groter zijn dan € 500.000,- worden de geselecteerde aannemende partijen voor een project financieel beoordeeld, voordat uitnodigingen tot het doen van een inschrijving verzonden worden, respectievelijk offertes worden opgevraagd. Verder wordt iedere samenwerkingspartij tenminste getoetst op reputatie, integriteit en capaciteit.
2.6 Fiscale aspecten In elk (kader)besluit voor projecten en investeringen (zie paragraaf 3.4) wordt een fiscale paragraaf opgenomen, waarin de belangrijkste fiscale risico’s en de getroffen beheersmaatregelen worden beschreven.
3 Organisatie
3.1 Verantwoordelijkheden investeringsactiviteiten Het bestuur van Centrada is eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en het vaststellen van het investeringsbeleid. Besluiten over concrete (trans)acties op het gebied van
investeringen vinden, binnen de geldende kaders en afspraken, volgens de daarvoor geldende procedures eveneens plaats door het bestuur. De clustermanagers Wonen en Vastgoed en de coördinerende staffunctionarissen fungeren als opdrachtgever voor alle (project)investeringen bij Centrada. In het geval van vastgoedprojecten wordt de verantwoordelijkheid voor de initiatief-/- definitiefase gedelegeerd aan de projectontwikkelaar, die hiërarchisch onder de manager Wonen valt. De verantwoordelijkheid voor de ontwerp-, voorbereidings- en realisatiefase wordt gedelegeerd aan de teamleider Projecten die onder de manager Vastgoed valt.
3.1 Uitvoering investeringsactiviteiten De uitvoering van de investeringsactiviteiten op het gebied van vastgoedprojecten ligt bij team Projecten. Alle operationele taken en bevoegdheden op het gebied van investeringsactiviteiten zijn nader uitgewerkt in procedures (zie punt 3.4). De belangrijkste voorwaarden voor het naar behoren vervullen van de taken op het gebied van investeringen is het beschikken over juiste, tijdige, volledige en zo actueel mogelijke documentatie en informatie. In de procedurebeschrijvingen en de standaard kaderbesluiten is uitgewerkt welke specifieke documentatie en informatie hierbij van belang is, inclusief de gewenste frequentie van informatievoorziening en de rol en taken van betrokken functionarissen.
3.2 AO/IC investeringsactiviteiten In het interne controleplan zijn de activiteiten en processen op een rij gezet waaraan aanvullende eisen en voorwaarden gesteld worden om de getrouwheid van de hierop betrekking hebbende informatie(voorziening) evenals de rechtmatigheid van de beheershandelingen te waarborgen. In het kader van de investeringsactiviteiten gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle: - de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van investeringsactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd in procedures; - de bevoegdheden zijn via delegatie en mandatering nader vastgelegd in de procuratieregeling Centrada; - bij de uit te voeren investeringsactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met betrekking tot de autoriserende, uitvoerende, registrerende en controlerende functionarissen; - tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere overeenkomst te versturen naar de financiële administratie (Planning & Control), zonder tussenkomst van personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de overeenkomsten; - aangegane (financiële) verplichtingen worden meteen geregistreerd.
3.3 Projectfasering en besluitvorming Investeringen worden bij Centrada projectmatig aangepakt. Hiervoor worden de activiteiten die nodig zijn om een project voor te bereiden en uit te voeren in logische stappen (fasen) opgedeeld. Elke fase wordt afgesloten met een kaderbesluit, alvorens een volgende fase te starten. Een korte beschrijving van de projectfasering, inclusief een samenvatting van de belangrijkste aspecten per fase, evenals de besluitvorming is hieronder weergegeven. Initiatief-/definitiefase In deze fase wordt een initiatief op zijn haalbaarheid getoetst. In het geval van een positief advies wordt het beoogde projectresultaat gedefinieerd. Deze fase wordt afgesloten met het opstellen van de Projectopdracht (kaderbesluit 1). In de Projectopdracht worden zowel het
functioneel als het technisch programma van eisen evenals de stedenbouwkundige randvoorwaarden opgenomen. Verder worden de beheersingsaspecten uitgewerkt op het gebied van: geld, organisatie, tijd, informatievoorziening en kwaliteit. Ten slotte wordt in deze fase een advies tot selectie van adviseurs en ontwerper(s) geformuleerd. De Projectopdracht wordt ter besluitvorming voorgelegd aan het bestuur. Afhankelijk van zijn mandaat stemt deze het voorstel af met de RvC. Indien een deel van de investering onrendabel is, is dit besluit tevens de interne formalisering van de onrendabele top. Na goedkeuring door het bestuur (en eventueel de RvC) kan de ontwerpfase gestart worden. Ontwerpfase In deze fase worden de adviseurs en ontwerper(s) gecontracteerd en worden de programma’s van eisen vertaald in een Ontwerp (kaderbesluit 2). Na goedkeuring kan de Bouwvoorbereidingsfase gestart worden. Het kaderbesluit wordt ter goedkeuring aan het bestuur voorleggen als het Ontwerp en de begrote kosten afwijken van de eerder vastgestelde kaders. Voorbereidingsfase Het Ontwerp wordt in deze fase uitgewerkt in een bestek met daarin opgenomen de ontwerpspecificaties, de technische omschrijving en de leveringsvoorwaarden van het project. Verder vindt een toets plaats van de projectbegroting door een onafhankelijk deskundige partij. In het bestek is tevens een voorstel tot aanbesteding en gunning opgenomen. De Aanbestedingsnoitie (kaderbesluit 3) wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur. Na goedkeuring kan de aanbesteding plaatsvinden en de realisatiefase worden gestart. Realisatiefase Indien de meest gunstige aanbieding past binnen alle specificaties en de taakstellende beheersaspecten het worden gegund en kan de uitvoering starten. Deze fase wordt afgerond door middel van een Oplevernotitie aan het bestuur (kaderbesluit 4). Onderdeel van de oplevering is de overdracht aan de clusters Wonen (voor verhuur dan wel verkoop) en Vastgoed (voor onderhoud en beheer).
3.4 Beheersingsmaatregelen Bij elk (kader)besluit wordt het risicoprofiel van een investering in kaart gebracht. Centrada onderkent daarbij de volgende projectrisico’s: - afzetrisico: het risico dat huurwoningen niet worden verhuurd of koopwoningen niet worden verkocht; - marktrisico: het risico dat de opbrengsten lager uitvallen dan verwacht; - bouwkostenrisico: het risico dat de kosten hoger uitvallen dan verwacht; - organisatie risico: het risico dat Centrada haar bouwproces niet voldoende beheerst; - financieringsrisico: het risico dat het project niet of onvoldoende kan worden gefinancierd door externe partijen; - bestuurlijk overheidsrisico: het risico dat vereiste vergunningen, bestemmingswijzigingen, etc. niet door overheidsorganen worden afgegeven. - maatschappelijk en/of imago risico: het risico dat het project op weerstand stuit bij bewoners of actiegroeperingen; - integriteitrisico: het risico dat Centrada betrokken wordt bij onrechtmatige of onzorgvuldige handelingen; - overige risico’s: de hierboven niet benoemde, maar wel relevante risico’s die binnen een project mogelijk kunnen zijn, zoals samenwerking, fiscaal, etc.
Lelystad, maart 2012
