Voorwoord In de periode van 4 februari 2013 tot en met 7 juni 2013 heb ik mijn meewerkstage gelopen bij Flexotels B.V. Voor u ligt het stagerapport dat ik tijdens deze stageperiode heb geschreven. Flexotels B.V. heeft mij gevraagd een concept te bedenken om hun naamsbekendheid te vergroten op de B2B markt. In dit plan leest u alles over wie zij zijn, wat zij doen, waar zij voor staan en welk concept ik voor hen heb bedacht. Mijn taken tijdens deze stageperiode waren o.a. -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
Het voorbereiden van evenementen en het meehelpen op evenementen Opstellen van draaiboeken Bekijken van mogelijkheden omtrent logistiek naar locatie en op locatie Helpen met onderhouden van units Aanspreekpunt, werken op evenementen (op-‐ en afbouw van de units op locatie) Social media onderhouden Contact onderhouden met de leveranciers
1
2
Inhoudsopgave
HOOFDSTUK 1: DOEL-‐ EN PROBLEEM ANALYSE Achtergrond Aanleiding Doelstelling Projectopdracht HOOFDSTUK 2: INTERNE ANALYSE Doelgroep Visie Missie Kernwaarden Unique Selling Points Identiteit en imago Huidige communicatiestrategie Huidige communicatiemiddelen HOOFDSTUK 3: EXTERNE ANALYSE DESTEP-‐analyse Afnemers Toeleveranciers Intermediairs Concurrenten Publieksgroepen HOOFDSTUK 4: SWOT-‐ANALYSE Sterktes Zwaktes Kansen Bedreigingen Confrontatiematrix Conclusie HOOFDSTUK 5: COMMUNICATIEDOELGROEP HOOFDSTUK 6: COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN HOOFDSTUK 7: COMMUNICATIEBOODSCHAP HOOFDSTUK 8: COMMUNICATIESTRATEGIE Positionering Propositie Communicatiestrategie bepalen HOOFDSTUK 9: CONCEPT HOOFSTUK 10: COMMUNICATIEMIDDELEN 3
HOOFDSTUK 11: TIJDSPLANNING HOOFDSTUK 12: BUDGET HOOFDSTUK 13: EVALUATIE HOOFDSTUK 14: LITERATUURLIJST HOOFDSTUK 15: REFLECTIE Reflectieverslag 1 Reflectieverslag 2 Reflectieverslag 3 Bijlagen
4
HOOFDSTUK 1: DOEL-‐ EN PROBLEEMANALYSE Achtergrond Werken bij Flexotels BV betekent werken in een groeiende en internationaal georiënteerde onderneming met een uniek product in de evenementenbranche. Op professionele wijze werken zij aan een optimale dienstverlening voor hun klanten. Flexotels is te omschrijven als een innovatieve organisatie die flexibele overnachtingaccommodaties verhuurt aan organisatoren van sport-‐, muziek-‐ , bedrijfs-‐, en beursevenementen. Door middel van een ingenieus inklapbaar systeem zijn de Flexotels op iedere locatie te plaatsen. Hierdoor hoeven deelnemers, personeel en/of bezoekers het evenemententerrein niet te verlaten. Samengevat biedt Flexotels dus een exclusieve hotelaccommodatie aan die zich onderscheidt door inklapbaarheid, flexibiliteit, kwaliteit en veiligheid en zo een extra dimensie toevoegt aan de belevingswaarde van de bezoeker. Organigram personeel
Markeang en Sales manager Mariëlle Burggraaf
Stagiair Vrijeajdsmanagement Jan Douw
Stagiaire Communicaae Maud Kelleners
Algemeen directeur Hubert von Heijden Projectleider Albert Potma
Stagiair Bouwtechniek Niels
5
Aanleiding doelstelling Ondanks het unieke concept en een flinke dosis innovatie heeft Flexotels BV toch behoefte aan meer naamsbekendheid. De eerste jaren heeft het bedrijf goed kunnen teren op free publicity en aandacht in de landelijke media. Nu het nieuwe er vanaf is, is Flexotels op zoek naar een nieuwe communicatiestrategie om terug onder de aandacht te komen en te blijven. Doordat er in de loop der jaren steeds meer concurrenten zijn opgestaan is het nog belangrijker dat Flexotels BV zich gaat onderscheiden. Doelstelling Naamsbekendheid vergroten onder zowel afnemers als eindgebruikers. Projectopdracht De opdracht die hieruit voortvloeit, is het opstellen van een marketingcommunicatieplan. In dit plan wordt gekeken naar manieren om de naamsbekendheid te vergroten bij de juiste doelgroep en daarmee nieuwe klanten te werven en dus een grotere afzet te creëren. Er wordt rekening gehouden met de financiële status van het bedrijf en de tijd waarin dit gerealiseerd moet worden. Verder is het van belang dat Flexotels het resultaat van het plan kan meten en de reacties hierop van het publiek kan volgen.
6
HOOFDSTUK 2: INTERNE ANALYSE Flexotels BV is in 2009 opgericht door Hubert Von Heijden. Flexotels is een concept dat zich richt op het snel en flexibel plaatsen van verblijfsaccommodaties op verschillende terreinen. Een “flexibel hotel”. Bezoekers, personeel en/of deelnemers van diverse meerdaagse evenementen zijn normaal gesproken afhankelijk van tenten of hotels die vaak een eind uit de buurt liggen. Gezien slaap zowel een essentieel onderdeel is om goed te kunnen functioneren, als van de beleving van een evenement, ontstond het idee voor Flexotels. Een overnachting op een festival (of ander evenement) met alle comfort van thuis. Flexotels zijn een handig alternatief dat qua kwaliteit ligt tussen een 2 tot 3-‐sterren hotelovernachting en het gebruik van eigen tent of caravan. De inklapbare units zijn binnen een kwartiertje opgebouwd en bieden twee kamers waar maximaal twee personen kunnen overnachten. Elektriciteit en licht zijn aanwezig, evenals een opbergruimte en een tafel met een set stoelen. De kamers worden opgeleverd met bedlinnen en handdoeken. Daarnaast kan de kamer afgesloten worden waardoor de waardevolle spullen van de gebruiker veilig opgeborgen zijn. Doelgroep De doelgroep van Flexotels BV is organistoren van meerdaagse sport-‐, muziek-‐, bedrijfs-‐, en beursevenementen in binnen-‐ en buitenland. De werkelijke eindgebruikers van de kamers zijn: -‐ Bezoekers -‐ Medewerkers -‐ Deelnemers (artiesten, sporters) Sommige communicatie uitingen van het bedrijf op bijvoorbeeld Facebook zijn direct op de eindgebruikers gericht. Zaken worden echter alleen gedaan met de organisatoren. Je kunt als particulier dus geen Flexotel huren voor in je achtertuin. Visie Bezoekers, deelnemers en/of medewerkers van meerdaagse TV-‐, sport, beurs-‐, bedrijfs-‐ en publieksevenementen binnen Europa een comfortabele en veilige overnachtingaccommodatie bieden voor een betaalbare prijs. Missie Door naamsbekendheid te vergroten de voornaamste verhuurder van flexibele overnachtingaccommodaties op meerdaagse evenementen worden. Kernwaarden • • • • •
Comfort Flexibiliteit Kwaliteit Ondernemerschap Innovatief 7
Unique Selling Points Flexotels BV biedt een exclusieve hotelaccommodatie aan die zich onderscheidt door: • • •
Inklapbaarheid Veiligheid Kwaliteit
8
Identiteit en imago Onder de identiteit van een onderneming wordt verstaan; alles wat het maakt tot wat het is. Hiertoe behoren alle uiterlijke en innerlijke kenmerken. Naam De naam Flexotels is tijdens een brainstormsessie bedacht. De naam vertolkt waar de organisatie voor staat. Het deel “Flex” staat voor de flexibiliteit van de units waardoor ze in-‐ en uitgeklapt kunnen worden en vervoerd kunnen worden van de ene locatie naar de andere. Het deel “otels” staat voor de hotel gelijke service die wordt geboden. Pay-‐off De pay-‐off van Flexotels is “Short Stay Solutions”. Letterlijk vertaald betekent dit: korte termijn verblijf oplossingen. Dit is dus in het kort gezegd precies waar Flexotels voor staat. Door de alliteratie (drie keer S) krijgt de pay-‐off extra kracht en is hij pakkend en makkelijk te onthouden. Imago Doordat Flexotels zich in een concurrerende branche positioneert, is het van belang dat het bedrijf zich onderscheidt. Dit doe je allereerst met een sterk logo. Je logo is je visitekaartje, datgene waaraan mensen je moeten herkennen. Een slim ontwikkeld logo is daarom vaak het halve werk. Flexotels heeft daarom goed nagedacht over kleur, vorm en het wel of niet toevoegen van de pay-‐off aan het logo. Uiteindelijk is er dit uitgekomen: Hoofdzaak bij de keuzes omtrent het logo waren de kleur en het wel of niet toevoegen van de pay-‐ off. De kleur rood is gebruikt omdat deze o.a. staat voor genegenheid, energie, warmte, lichamelijke kracht. Allemaal dingen die Flexotels biedt aan de consument door hen een comfortabele slaapplek te bieden op een plek ver van huis. De E in Flexotels is slim ontworpen om de inklapbaarheid van de accommodaties uit te beelden. Er is voor gekozen om de pay-‐off toe te voegen zodat in één oogopslag duidelijk is wat de organisatie precies levert. Mensen die het bedrijf nog niet kennen kunnen zo toch in één oogopslag zien wat het doet en begrijpen waar Flexotels voor staat. Huidige communicatiestrategie Tot nu toe heeft Flexotels nog geen bepaalde strategie gehanteerd omdat dit simpelweg niet nodig was. Echter nu de nieuwigheid eraf is en de media aandacht begint te verslappen is het noodzakelijk dat er over een strategie wordt nagedacht. Huidige communicatiemiddelen • • • •
Brochures Website Facebook Twitter 9
• •
LinkedIn Persberichten
10
HOOFDSTUK 3: EXTERNE ANALYSE In de externe analyse worden o.a. trends, ontwikkelingen en concurrenten bekeken die van belang zijn voor de organisatie. Dit om inzicht te verschaffen in de omgeving van Flexotels BV. Als deze bekend zijn kan hier op een effectieve manier op ingespeeld worden en voordeel uit gehaald worden. Macro omgeving – DESTEP-‐analyse Demografisch: De twee meest opvallende en invloedrijke ontwikkelingen zijn de vergrijzing en de ontzettend snelle groei van evenementen. Zoals te zien in onderstaande grafiek is het aandeel van mensen tussen de 40 en 65 groeiende. De komende jaren zal vooral het aandeel 65-‐79-‐jarigen sterk stijgen en vanaf 2025 neemt ook de groep 80-‐plussers sterk toe (de dubbele vergrijzing). In 2039, het hoogtepunt van het aantal 65-‐plussers, is naar schatting 26% van de bevolking 65-‐plusser, waarvan een derde zelfs ouder is dan 80 jaar. Ter vergelijking: in 2011 was het percentage 65-‐plussers nog 16%, waarvan 26% 80-‐plus is (www.cbs.nl). Bron: www.cbs.nl 11
Het verschijnsel vergrijzing kan van de ene kant als positief beschouwd worden voor Flexotels. Ouderen houden meestal van een betere nachtrust en zijn eerder geneigd om comfort te verkiezen boven “het echte festival gevoel in een tentje” waar jongeren vaak waarde aan hechten. Echter, de evenementen waar Flexotels voornamelijk hun diensten aan verleent, hebben een doelgroep van 18-‐ 30/35 jaar. Deze groep zal dus juist kleiner worden de komende jaren. Dit is een ongunstig gevolg voor Flexotels. De tweede ontwikkeling is dus de snelle groei van evenementen. Vooral festivals poppen als paddenstoelen uit de grond en bestaande festivals barsten uit hun voegen. Enkele voorbeelden zijn: -‐ -‐
-‐ -‐
Daydream Festival; De organisatie heeft besloten om dit jaar voor een tweedaagse editie te gaan met camping (“Daydream festival gaat uitbeiden”, 2013) Tomorrowland; Terwijl bij de eerste editie nog 3000 tickets gratis werden uitgedeeld door de organisatie, waren de ruim 180.000 tickets afgelopen jaar op luttele seconden uitverkocht (“Registratie verplicht om ticket Tomorrowland te kopen”, 2013) Paaspop; Afgelopen jaar werden alle voorgaande edities overtroffen met een groei van 10.000 bezoekers (Paaspop breidt vrijdagprogramma uit”, 2013) Lowlands; Dit jaar binnen anderhalf uur uitverkocht (55.000 kaarten) zonder dat er überhaupt een programma bekend was (“Lowlands in recordtijd uitverkocht”, 2013)
Economisch: Het ondernemingsvertrouwen van Belgische en Nederlandse eventbedrijven is het afgelopen jaar gezakt door de crisis. 23% van de eventbedrijven verwachtte begin 2012 dat de budgetten voor evenementen de komende 6 maanden zouden inkrimpen en dat hun omzet zou dalen. Bij de opdrachtgevers verwachtte maar 4% dat hun budgetten in de komende 6 maanden zouden stijgen. Deze verwachtingen stonden in schril contrast met de eventbedrijven waarvan 38% op een stijging hoopte. Het ondernemingsvertrouwen van de Belgische en Nederlandse organisatiebureaus en toeleveranciers was in augustus 2012 in zijn totaliteit met 4% gedaald ten opzichte van het voorgaande kwartaal. Bij de toeleveranciers zag 31% omzet wegvloeien (“Eventsector verwacht klappen”, 2012). Als bovenstaande ontwikkelingen doorzetten dan zou 2013 dus een nog zwaarder jaar kunnen worden voor eventorganisaties en zo dus ook voor toeleveranciers (Flexotels in dit geval). Als er al weinig geld is zullen festivalorganisatoren bezuinigen en bestaat er een kans dat de vraag naar Flexotels units zal slinken. Sociaal-‐cultureel: Een groeiende trend in de evenementenwereld is het neerzetten van een totaalbeleving. Als je kijkt naar Tomorrowland zie je dat ze een concept hebben dat tot in de kleinste details is doorgevoerd op zowel het festivalterrein als op de camping. Het is één grote droomwereld waar je het unieke zomergevoel beleeft (Vantyghem, 2012). Die totaalbeleving is de hoofdreden voor het feit dat Tomorrowland in 2012 op de jaarlijkse International Dance Music Awards, zeg maar de Oscars op dancegebied, is uitgeroepen tot 'Best Music Event' van 2011 (Eeckhaut & Op de Beek, 2012). Flexotels kan goed inspelen op deze trend doordat het bedrijf de beleving van in een hotelkamer slapen aanbiedt. Zo zorgt Flexotels voor toevoeging van een extra dimensie aan het festival-‐, (of event)bezoek. Daarnaast hecht men steeds meer waarde aan veiligheid. Jaarlijks wordt er voor veel geld uit tenten gestolen op festivals. Afgelopen jaar na Lowlands werd er melding gemaakt van diefstal uit zo’n 60 tenten en dan heb je de niet gemelde incidenten nog niet eens erbij geteld (Coevert,2012). Ook 12
Pinkpop kampt elk jaar weer met tentdiefstal (“[Pinkpop krant]”, 2010). Aangezien Flexotels afgesloten kunnen worden zullen de waardevolle spullen van gebruikers dus altijd veilig zijn. Weer een punt waar Flexotels haar voordeel mee kan doen. Technologisch: Social media, en dan vooral voor op mobiele apparaten, is een groeiend fenomeen (Van den Berg, 2012). In oktober 2012 maakte Mark Zuckerberg bekend dat het aantal Facebook leden de 1 miljard had gepasseerd. Hyves ontvangt maandelijks 3,7 miljoen unieke bezoekers, Twitter 3,5 en LinkedIn 3,4 (Oosterveer, 2012). Reclame maken via social media is gratis, makkelijk en efficiënt want je bereikt dus ontzettend veel mensen. Bovendien is het zo dat het een bron van verbondenheid is. Door middel van social media kun je als consument op de hoogte blijven van het reilen en zeilen binnen een organisatie waar je graag mee van doen hebt. Het brengt de consument dichter bij de organisatie, het maakt een dialoog mogelijk. Zo kun je als bedrijf makkelijk aan feedback komen om je product te verbeteren of aan klantenbinding doen. Alleen maar voordelen dus!
13
Bron: Social media cijfers oktober 2012: Sociale fotonetwerken groeien als kool, marketingfacts.nl Ecologisch: Maatschappelijk verantwoord ondernemen is dé trend van deze tijd en zal de komende jaren alleen nog maar groeien (Trends voor MVO, 2013). Flexotels doet nog niet veel op dit gebied (behalve een boel CO2 uitstoot besparen doordat er 10 units op 1 vrachtwagen + aanhanger gaan) en zou hierin dus naar kansen kunnen zoeken. Politiek-‐juridisch: Er is crisis, dus er moet bezuinigd worden. Één van de vele manieren waarop dit gedaan wordt is flink korten op cultuursubsidies. Slechts 40% van de aanvragen voor cultuursubsidies vanaf 2013 zijn goedgekeurd. Dit betekent dat zeker 70 instellingen de komende 4 jaar hun subsidie kwijt zullen raken. Volgens het Fonds is de bezuinigingsslag nog nooit zo groot geweest (Schade cultuurbezuinigingen ongemeen groot, 2012). Evenementen zullen dus ook moeten gaan bezuinigen en het is aannemelijk dat ze dat het eerst doen op alle luxeproducten die niet noodzakelijk zijn voor het laten doorgaan van het evenement. Dit zou dus negatief kunnen uitpakken voor Flexotels.
14
Meso omgeving Afnemers Directe afnemers zijn de klanten, ofwel de eventorganisatoren. Indirecte afnemers zijn de gebruikers, ofwel de eventbezoekers, -‐deelnemers en/of -‐medewerkers. Toeleveranciers Flexotels beschikt over een grote lijst met leveranciers en samenwerkingspartners. Hieronder staan enkele van de belangrijkste, dit zijn transporteurs, schoonmakers en de agentschappen in het buitenland. Martens Best Martens Best is een lokaal transportbedrijf, ook gelegen in Best. Martens verhuurt vrachtwagens met kraan, daarom genieten zij de voorkeur bij het opbouwen van projecten. De op de truck bevestigde kraan zorgt ervoor dat er op locatie geen heftruck nodig is. In de meeste gevallen wordt er met de zelfde chauffeur gewerkt. Hij heeft de nodige ervaring opgedaan in de afgelopen tijd met het meehelpen opbouwen van de units. Smartway Logistics Smartway Logistics is een bedrijf dat meerdere filialen heeft binnen Europa. Smartway heeft haar eigen vrachtwagens, maar werkt samen met verschillende partijen die worden ingehuurd om onder de naam Smartway Logistics te rijden. Er wordt vaak gebruik gemaakt van de zijdelings te laden wagen. Wanneer de units geladen en gelost moeten worden, moet dit met behulp van een vorkheftruck. Het bedrijf is voordeliger bij lange afstanden maar een nadeel is dat er ook gewerkt wordt met Poolse vrachtwagenchauffeurs. Door de taalbarrière kan dit bijvoorbeeld misverstanden en vertraging opleveren. Wasserij Steensel Wasserij Steensel beheert al het linnengoed dat gebruikt wordt door Flexotels in de kamers. Per evenement worden er nieuwe verpakte pakketten linnengoed geleverd. Deze pakketten bevatten een hoeslaken, dekbedovertrek, kussensloop en een handdoek. De verspreiding van het linnengoed over de units is hierdoor gemakkelijk en efficiënt. AGP Frankrijk Dit bedrijf uit Frankrijk is een bedrijf dat Flexotel units aanbiedt bij evenementen binnen Frankrijk. Met als uiteindelijk doel het verhuren van Flexotels op locatie. Blackmiller Duitsland Dit is een bedrijf uit Duitsland gelegen in Würzburg. Blackmiller is een evenementen bedrijf dat zich richt op eventmanagement en logistiek management. Binnen Duitsland benadert Blackmiller evenementen met de vraag of ze gebruik willen maken van de Flexotels. Intermediairs Op dit moment heeft Flexotels distributeurs in Frankrijk en Duitsland. Ze hebben ook projecten gedaan in België, Engeland Zwitserland en gaan dit jaar ook naar Hongarije. Hubert wil in de toekomst graag nog distributiecentra openen in Zuid-‐Duitsland, Zuid-‐Frankrijk en Engeland. Vanuit elk centrum hebben ze dan een actieradius van ongeveer duizend kilometer. Nu kunnen sommige 15
projecten nog niet aangenomen worden omdat het te ver reizen is, dan kunnen ze een groter deel van Europa bedienen. Naast Europa wil Von Heijden graag naar Amerika, Australië en vooral Brazilië veroveren, waar in 2014 het WK voetbal en in 2016 de Olympische Spelen worden georganiseerd.
16
Concurrenten Er zijn op meerdere niveaus concurrenten aan te wijzen van Flexotels. Dit omdat het bedrijf zich positioneert op eigenlijk twee verschillende markten. Ten eerste de markt van het overnachten in een accommodatie op het terrein (directe concurrenten) en ten tweede de markt van het verblijven in een hotel, bungalow of andere overnachtingaccommodaties in de omgeving (indirecte concurrenten). Directe concurrenten Directe concurrenten zijn die bedrijven die gelijksoortige producten aanbieden. In dit geval dus inklapbare overnachtingaccommodaties. Festihut Alle andere bedrijven die vergelijkbare overnachtingaccommodaties aanbieden voor op evenementen zouden concurrenten kunnen vormen voor Flexotels. De grootste concurrent is echter het Belgische Festihut. De Festihut is een weerbestendig houten huisje met echte bedden.
De hut biedt plaats aan maximaal 4 personen en wordt opgeleverd met een stalen bed en matras. Nadeel van een Festihut in vergelijking met een Flexotel is dat je voor je eigen dekbed/slaapzak en kussen moet zorgen. Ook heeft de hut geen elektriciteit en is sober en heel basic ingericht. Tenslotte is een Flexotel veel makkelijker op te bouwen en te vervoeren dan een Festihut, en kan er maar 1 Festihut op een vrachtwagen in tegenstelling tot de 5 Flexotels die op één vrachtwagen kunnen. Overeenkomst tussen de Festihut en een Flexotel unit is de positionering op evenemententerreinen. Beide organisaties zorgen voor een receptie waar je je sleutel kunt halen, sanitaire voorzieningen en creëren een soort festivaldorp. PodPad De tweede grote concurrent van Flexotels zijn de PodPads. Dit zijn een soort kleine houten huisjes met een kinderlijke uitstraling. PodPad is van oorsprong een Engelse onderneming. Vanaf aankomend jaar zijn de PodPad’s echter ook actief in de rest van Europa. Ze zijn bijvoorbeeld te huren op Lowlands in Biddinghuizen. De Podpad biedt plaats aan maximaal twee volwassenen. Verder biedt het bedrijf een zogenaamde BellePad aan. De Bellepad biedt plaats aan vier volwassenen en wordt evenals de PodPad opgeleverd met bedden (zonder linnengoed) en 12 volt 17
aansluiting. De PodPad wordt voorzien van een houten vloer met hierover tapijt. De PodPad’s worden eveneens gesitueerd als dorp met een eigen receptie. De bedenkers van de PodPad en BellePad hebben ervoor gekozen om de exploitatie in eigen handen te houden wat erg kostenbesparend kan zijn. De belangrijkste overeenkomst tussen de PodPads en Flexotels BV is de positionering op het evenemententerrein. Beiden creëren het ‘dorp’ effect. Verschil hierin is dat Flexotels wel voor faciliteiten zorgt en PodPad niet. Verdere verschillen verschijnen in de inrichting en aankleding van de units. De PodPads worden vrijwel kaal opgeleverd terwijl de Flexotels gemeubileerd en opgemaakt worden opgeleverd aan de huurder. In beide units is stroom voorhanden, bij Flexotels is dit een 220 volt aansluiting waar dit bij de PodPads een 12 volt aansluiting is.
18
Indirecte concurrenten Onder indirecte concurrenten vallen alle producten die voorzien in dezelfde behoefte als Flexotels. Denk aan hostels, hotels en andere groepsaccommodaties in de omgeving van evenementen. Daarnaast kan men ervoor kiezen in een tent te overnachten of een eigen caravan/vouwwagen mee te nemen. Andere indirecte concurrenten met een vergelijkbaar concept zijn Snoozebox en All About Space. Snoozebox Snoozebox is een bedrijf uit het Verenigd Koninkrijk wat gevestigd is op het racecircuit Silverstone. De Snoozebox is een standaard ISO zeecontainer waarin vier compacte kamers zijn gevestigd. Er zijn twee soorten kamers, namelijk: • Comfort Room – 4 kamers per container, met één tweepersoonsbed en één eenpersoonsbed en een badkamer. • Family Room – 3 kamers per container, met één tweepersoonsbed en twee eenpersoonsbedden en een badkamer. Bij deze kamers is het niet mogelijk om ze in te klappen, ze moeten dus als één container op één vrachtwagen. Hierdoor is dit concept het duurste concept in vergelijking met bovengenoemde concepten. Snoozebox is geen winstgevend bedrijf, met een jaarverlies van ruim 1,6 miljoen pond.
19
All About Space All About Space is een bedrijf dat gevestigd is in het Verenigd Koninkrijk. Deze units bevatten één tweepersoonskamer waaraan een natte cel wordt bevestigd met daarin alle nodige sanitaire voorzieningen. Er wordt geen gebruik gemaakt van een systeem om de units snel en eenvoudig op te zetten, het is een groot bouwpakket. Daarnaast is het interieur niet inklapbaar en dient alles op locatie in elkaar geschroefd te worden of apart vervoerd. Hierdoor zullen deze units op het gebied van transport-‐ en personeelskosten ook gelijk een stuk duurder zijn. Snoozebox en All About Space worden indirecte concurrenten genoemd omdat ze ten eerste in het Verenigd Koninkrijk gevestigd zijn, waardoor het niet aannemelijk is dat ze evenementen bij Flexotels in de omgeving zullen voorzien. Ten tweede is het verschil in kosten en opbouwtijd zo groot dat het bijna geen concurrenten meer te noemen zijn.
20
Publieksgroepen In een organisatie heb je te maken met publieksgroepen. Dit zijn groepen waar het bedrijf contacten mee onderhoudt en/of mee samen werkt en waar het zich in haar communicatie-‐ en promotie-‐ uitingen op richten. In onderstaand overzicht staan de mogelijke publieksgroepen die voor Flexotels van belang kunnen zijn. Interne publieksgroepen • • • • •
Directie Managementteam Medewerkers Familieleden van de medewerkers Freelancers, stagiaires
Algemene publieksgroepen • • •
Omwonenden Algemeen publiek Maatschappelijke instellingen
Politieke publieksgroepen • • • • •
Overheden Belangenorganisaties Werknemersorganisaties Brancheorganisaties Consumentenorganisaties
Financieel/economische publieksgroepen • • • • • •
Klanten Banken Concurrenten Leveranciers Sponsors Bezoekers
21
HOOFDSTUK 4: SWOT-‐ANALYSE Sterktes Zwakten -‐ Door flexibiliteit kunnen de Flexotels op -‐ Geen duidelijke communicatiestrategie bijna elke plek en op elk moment -‐ Heel seizoensgebonden geplaatst worden -‐ Geen toiletten en douches in units -‐ Hoge productiviteit (2 personen zetten 1 -‐ Regelmatig onderhoud is vereist Flexotel op binnen 10 minuten) (ongeveer 10% van de vaste lasten per -‐ Weinig personeel nodig jaar bestaat uit onderhoud) -‐ Veel verschillende eindgebruikers -‐ Weinig tot geen mogelijkheid om -‐ Contractvernieuwingen doordat veel feedback van gebruikers te ontvangen evenementen jaarlijks terugkeren en bij doordat er simpelweg geen tevredenheid klanten weer voor platform/idee voor is Flexotels zullen kiezen -‐ Winstgevendheid hangt puur af van -‐ Hoge prijs/kwaliteit verhouding omgang van contracten -‐ Unieke producteigenschappen Kansen Bedreigingen -‐ Internationaal uitbreiden -‐ Groeiend aanbod van vergelijkbare -‐ Actiever worden op social media overnachtingaccommodaties -‐ Sponsors zoeken -‐ Strenge winters en natte zomers -‐ Crowdfunding toepassen -‐ Bezuinigingen -‐ Naamsbekendheid vergroten -‐ Vergrijzing -‐ Vergrijzing Confrontatiematrix Kansen
Sterktes Zwakten -‐ Door de flexibiliteit kunnen de units -‐ Door groei van de omvang en de makkelijk vervoerd worden in binnen-‐ diversiteit van de eindgebruikers en buitenland hoeft seizoensgebondenheid geen -‐ Door de unieke producteigenschappen bezwaar te zijn denken mensen bij flexibele -‐ Door actiever te worden op social overnachtingaccommodaties media zullen mensen het bedrijf automatisch aan Flexotels wat de daar eerder via benaderen en dus naamsbekendheid vergroot via die weg feedback kunnen geven Bedreigingen -‐ Door een hoge prijs/kwaliteit -‐ Door een duidelijke verhouding blijft Flexotels BV communicatiestrategie te aantrekkelijker dan de concurrent ontwikkelen en toe te passen hoeft -‐ Door de hoge productiviteit zijn er een groeiend aanbod van weinig mensen nodig die veel werk vergelijkbare accommodaties geen kunnen verzetten, er is niet veel bedreiging meer te zijn personeel nodig dat dus ook niet wegbezuinigd hoeft te worden Conclusie De sterke punten van Flexotels zijn het unieke karakter van het concept en het feit dat er weinig directe concurrentie is. De nadruk moet dan ook vooral gelegd worden op deze plusplunten. Het concept is van zichzelf zo sterk dat er weinig meer nodig is dan laten zien dat het er is. Er is niet veel poespas nodig om dit idee aan de man te brengen, er moet wel iets bedacht worden om in de kijker 22
te komen. Het bedrijf moet er haar voordeel mee doen dat ze op dit moment leider is betreffende flexibele overnachtingaccommodaties.
23
HOOFDSTUK 5: COMMUNICATIEDOELGROEP De communicatiedoelgroep is de groep consumenten, beslissers of bedrijven tot wie een communicatiecampagne zich richt. Omdat Flexotels een B2B organisatie is hoeft de onderneming niet perse bij de grote massa bekend te zijn. Het is natuurlijk mooi meegenomen, maar Flexotels heeft er niet direct belang bij om 10.000 volgers te bemachtigen. Flexotels doet zaken met andere bedrijven dus op die doelgroep heb ik me dan ook gericht. Aan 100 klanten per jaar die steeds 4 kamers huren heeft het bedrijf niks omdat de kosten dan vele malen hoger zijn dan de opbrengsten. Doel is om de bijvoorbeeld 25 grootste bedrijven binnen de evenementenwereld te bereiken en daar jaarlijks 150 kamers te kunnen plaatsen. Dat is waar Flexotels meer naar streeft dan bekendheid bij het grote publiek. Voor mijn concept heb ik gekozen voor een segment binnen de bestaande doelgroep van Flexotels BV. In dit communicatieplan zal ik me puur richten op organisatoren van meerdaagse bedrijfsevenementen op locatie waarbij overnachting gewenst is. Onder bedrijfsevenementen verstaan we dan bijvoorbeeld: teambuilding uitjes (klimmen, kajakken, fort bouwen, paintballen, jeep safari etc.) vergaderen op bijzondere buitenlocatie, congres buiten de stad, bedrijfsfeest in the middle of nowhere. Enkele voorbeelden van bedrijven die dit soort evenementen organiseren zijn: www.contactoutdoor.nl www.experienceisland.nl www.pampus.nl www.monsterevents.nl www.vvcadventure.nl
24
HOOFDSTUK 6: COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN Kennis: Wat moet de doelgroep weten? De doelgroep moet weten dat Flexotels de mogelijkheid bieden tot flexibele overnachtingaccommodaties op locatie. Houding: Wat moet de doelgroep vinden? De doelgroep moet vinden dat Flexotels een betere keuze zijn dan hotels of andere overnachtingaccommodaties. Gedrag: Wat moet de doelgroep doen? Ervoor kiezen om hun klanten overnachtingen in Flexotels aan te bieden. Hoofddoelstelling In het jaar 2014, voor minimaal 50 kamers aanvragen ontvangen met als doeleinde bezoekers van bedrijfsevenementen te laten overnachten. Algemene doelstellingen: -‐ Groei van 150 naar 350 kamers in 2014 -‐ Groei van 150 naar 500 kamers in 2015 -‐ De komende 5 jaar distributeurs aanstellen in o.a. U.K., Oost-‐Europa en Noord-‐Europa -‐ 25 – 30 % bezetting behouden
25
HOOFDSTUK 7: COMMUNICATIEBOODSCHAP “Wij, Flexotels B.V., zijn een organisatie die een innovatief en vernieuwend concept levert op gebied van overnachting. We laten je graag kennis maken met ons idee, dat dé toevoeging betekent voor jouw bedrijfsevenement.”
26
HOOFDSTUK 8: COMMUNICATIESTRATEGIE Positionering Flexotels bezit een gunstige positionering in de perceptie van de consument gezien de sterke USP’s. Geen enkel ander bedrijf biedt hetzelfde gemak qua op-‐ en afbouw, de luxe van een werkelijke hotelkamer (op locatie) en zo’n hoge prijs/kwaliteit verhouding. Aan het werkelijk kunnen afsluiten van de kamer waardoor waardevolle spullen veilig weggeborgen kunnen worden wordt ook veel waarde gehecht door de consument. Propositie Mensen zijn alleen tot de gewenste gedragsverandering te verleiden als zij verwachten dat zij er op de een of andere manier beter van worden. Deze herkenbare toegevoegde waarde bestaat uit het verdienen van geld of besparen van kosten, het eenvoudiger en sneller een activiteit uitvoeren of het met meer plezier iets doen. Deze toegevoegde waarde is door blogger Fred Kappetijn* samengevat in de 3-‐G-‐formule: Gewin Gemak Genot (Kappetijn, 2012). De propositie, oftewel de belofte, van Flexotels heb ik uitgedrukt met behulp van deze 3-‐G –formule. Flexotels volgens de 3 G’s formule van Fred Kappetijn: Gewin: Kosten-‐, tijd-‐ en moeite besparend. Gemak: Overnachten op locatie. Genot: Een unieke beleving.
Communicatiestrategie bepalen Flexotels B.V. zit op dit moment in de groeifase. Consumenten weten van het bestaan van het product. Ze kennen de belangrijkste eigenschappen en productvoordelen. Nu is het zaak dat de onderscheidende functionele voordelen benadrukt worden zodat de consumenten Flexotels daadwerkelijk verkiezen boven andere opties tot overnachting. Gezien Flexotels over een duidelijke productplus beschikken, is informationele positionering aan te bevelen als communicatiestrategie. Flexotels bezitten een probleemoplossend karakter dat voor de doelgroep de perfecte oplossing biedt. Bovendien heb ik zelf ervaren dat wanneer de Flexotels ergens opgebouwd aan het worden zijn er zeer regelmatig voorbijgangers stoppen en om meer informatie komen vragen. Mensen vinden het prachtig, een hotelkamer in een container. Het product verkoopt zichzelf door er simpelweg te zijn. Het enige wat Flexotels hoeft te doen is informatie verschaffen over wat nou precies de voordelen zijn van zo’n slaap unit en zorgen dat meer en meer mensen binnen de doelgroep van hun bestaan op de hoogte gebracht worden. De doelgroep moet weten dat er flexibele overnachtingaccommodaties bestaan, hoe het in zijn werk gaat, wat het kost, wat de mogelijkheden zijn en waarom Flexotels een meerwaarde zijn voor hun evenement. *Fred Kappetijn heeft een eigen ICT consultancy bureau. Hij was voorheen betrokken bij de oprichting van 10 bedrijven en werkte als bestuurder, manager en projectleider bij onder meer Novay, Atos Origin, Enertel, VNU en PCM Uitgevers. Hij werkte o.a. samen met Eckhart Wintzen aan de ontwikkeling van Eye Catcher, een apparaat voor videotelefonie en stond tevens aan de wieg van het Kabelexperiment Zuid-‐Limburg, Videotex Nederland en Kennisnet.
HOOFDSTUK 9: CONCEPT Flexotels zijn een ijzersterk concept an sich. Eigenaar Hubert vertelt dat hij geen grootse, meeslepende campagne nodig heeft om zijn concept aan de man te brengen. Een bedrijf simpelweg opbellen en vertellen wat hij doet roept vaak al zo veel enthousiasme op bij de ander dat er geen dure, ingewikkelde communicatiemethoden gebruikt hoeven te worden. Omdat het bedrijf pas in de kinderschoenen staat en de productiekosten van de units erg hoog zijn, is hier ook geen geld voor (momenteel). Mijn doel was dus om een concept te bedenken dat zich tóch toespitst op mijn doelgroep maar waar niet veel kosten voor gemaakt hoeven te worden. Flexotels op de juiste manier in de juiste markt zetten. Door simpelweg de voordelen van Flexotels (unieke producteigenschappen, flexibel, hoge prijs/kwaliteit verhouding) te benutten kwam ik een heel eind. Het door mij bedachte concept heet:
Create your own business village! Organisaties die meerdaagse bedrijfsevenementen organiseren brengen hun klanten meestal onder in hotels. Vaak passen echter niet alle mensen in één en hetzelfde hotel of ligt het hotel erg ver verwijderd van de plek waar de activiteiten plaatsvinden. Doordat de deelnemers na een dag vol, bijvoorbeeld teambuilding, weer allemaal terug moeten naar hun hotel worden ze uit de gecreëerde sfeer gehaald. Het groepsgevoel ebt meteen weg als iedereen verdwijnt achter zijn eigen hotelkamerdeur om pas de volgende dag aan het ontbijt de rest van de groep weer terug te zien. Om de beleving van zulke bedrijfsevenementen een stukje completer te maken bedachten wij het “Create your own business village” concept. Op deze manier kunnen de deelnemers op locatie logeren, samen, afgesloten van buitenstaanders of andere invloeden van buitenaf. Het één worden met de natuur en op elkaar bouwen gevoel wordt zo groter. Je wordt niet weggehaald uit de omgeving waarin je de hele dag samen hebt doorgebracht en bent erg op elkaar aangewezen. Goed voor het sociale aspect binnen de groep en versterking van de teamgeest van je werknemers. Geen gesleep met spullen van de een naar de andere plek, geen transportkosten, niet de anonimiteit van een hotel. ’s Avonds kan er gezellig bij elkaar worden gezeten in plaats van dat iedereen voor de tv of achter de laptop kruipt.
28
Impressies Flexotel business village:
29
HOOFDSTUK 10: COMMUNICATIEMIDDELEN Pilot op evenemententerrein van een bedrijfsevenementen organisatie Wat is een betere manier om mensen kennis te laten maken met een product dan het ze zelf laten ervaren? Juist, geen. Een pilot op bijvoorbeeld Pampus of het Experience Island eiland zodat bezoekers eens een kijkje in een Flexotel kunnen nemen. De Flexotel wordt helemaal opgesteld met opgemaakte bedden, opbergkastjes aan de muur, een tafel en twee stoelen voor de deur. Compleet gebruiksklaar zodat iedereen kan zien wat overnachten in een Flexotel inhoudt. In de Flexotel komt een QR code te hangen die bezoekers kunnen scannen. De QR code zal doorlinken naar Twitter zodat mensen hun eerste impressie van de unit kunnen laten weten.
Direct mail Een mail met informatie over de Flexotels, foto’s en een filmpje wordt naar bedrijven uit de doelgroep gestuurd waarin men enthousiast wordt gemaakt voor de Flexotel business village. In de mail wordt ook vermeld waar en wanneer de pilot geplaatst wordt.
30
Twitter Via Twitter wordt het idee van de Flexotel business village verspreid en worden mensen uitgenodigd om de pilot te bezoeken. Eigen website Er komt een advertentie op de eigen website waarin het Flexotel business village idee wordt gepromoot. Op de advertentie wordt een link naar Twitter vermeld waar men de reacties van bezoekers van de pilot kunnen volgen. Facebook Dezelfde advertentie komt op de Facebook pagina van Flexotels.
31
HOOFDSTUK 11: TIJDSPLANNING
Juli
Augustus
Pilot
September
Oktober
November
December
x
x
x
Direct mail
x
x
x
Twitter
x
x
x
Eigen website
x
x
x
x
Facebook
x
x
x
x
In juli, augustus en een deel van september wordt volop reclame gemaakt voor de pilot. Er gaat een nieuwsbrief de deur uit met de aankondiging, de advertentie komt op de website en de Facebook en de hasthag #businessvillage wordt geïntroduceerd op Twitter. In september wordt de pilot geplaatst op de uitgekozen evenementenlocatie. Deze blijft hier een maand staan. In oktober wordt er een mail met aanvullende informatie over de Flexotels verzonden naar de mensen die interesse hebben getoond via de QR code in de pilot. Ook verschijnt er een bericht op de eigen website en de Facebook om mensen die een kijkje zijn komen nemen te bedanken. In december worden potentiële klanten nog een keer benaderd via de mail. Ze worden herinnerd aan de pilot en krijgen de suggestie voorgelegd of Flexotels geen goed idee zouden kunnen zijn om in te zetten voor hun klanten in het nieuwe jaar.
32
HOOFDSTUK 12: BUDGET Het bedrijf heeft aangegeven geen groot budget beschikbaar te hebben voor de marketingcommunicatiecampagne. Hier heb ik dan ook rekening mee gehouden met het kiezen van mijn communicatiemiddelen. Aangezien social media wordt bijgehouden door de stagiaires en het mailcontact verzorgd wordt door Mariëlle (vaste kracht), hoeven voor deze middelen al geen extra kosten gemaakt te worden. Foto’s en filmpjes van de Flexotels zijn eveneens voorhanden. De enige kosten die gemaakt hoeven worden voor deze actie zijn de transportkosten van Best naar de gekozen evenementenlocatie waar de pilot geplaatst zal worden + de personeelskosten voor het opbouwen van de unit op de betreffende plek. Transportkosten Personeelskosten
afhankelijk van locatie 2*€80 = €160 (2 personen nodig à €80 per dag)
33
HOOFDSTUK 13: EVALUATIE Via de website kan bijgehouden worden hoeveel mensen de advertentie hebben bekeken. Door het inzetten van Twitter en Facebook kunnen de reacties op de pilot makkelijk bijgehouden worden. Via de hashtag kan precies bijgehouden worden hoeveel mensen de pilot daadwerkelijk bezocht hebben (de mensen die de pilot wel bezocht hebben, maar de QR code niet gescand hebben daargelaten) en uit het aantal aanvragen zal blijken in hoeverre de campagne effectief is geweest. Als de doelstelling is bereikt: In het jaar 2014, voor minimaal 50 kamers aanvragen ontvangen met als doeleinde bezoekers van bedrijfsevenementen te laten overnachten, kunnen we spreken van een geslaagde campagne!
34
HOOFDSTUK 14: LITERATUURLIJST Coevert, A. (2012). Uit zeker zestig tenten is gestolen op de Lowlandscamping. Geraadpleegd op: http://www.nrc.nl/nieuws/2012/08/20/zestig-‐inbraken-‐op-‐camping-‐lowlands/ Daydream festival gaat uitbreiden. (2013). Geraadpleegd op: http://www.festivalinfo.nl/news/24 409/Daydream_Festival_gaat_uitbreiden/ Eeckhaut, D. Op de Beeck, H. (2012). Tomorrowland verkozen tot beste dancefestival ter wereld. Geraadpleegd op: http://www.hln.be/hln/nl/1313/Festivals/article/detail/1412909/2012 /03/23/Tomorrowland-‐verkozen-‐tot-‐beste-‐dancefestival-‐ter-‐wereld.dhtml Eventsector verwacht klappen. (2012). Geraadpleegd op: http://www.eventplanner.nl/nieuws/5 079_eventsector-‐verwacht-‐klappen.html Johnson’s Stalbridge. (n.d.). Innovative portable hotel room company All About Space [Brochure]. Geraadpleegd op: http://www.stalbridge-‐linen.com/_assets/AllAboutSpace.pdf Kappetijn, F. (2012, 9 november). Gewin Gemak Genot; De Wet van Fred [Web log post]. Geraadpleegd op: http://gewingemakgenot.com/c ategory/algemeen/wet-‐van-‐fred/3-‐g-‐ formule/ Lowlands in recordtijd uitverkocht. (2012). Geraadpleegd op: http://nos.nl/artikel/469625-‐lowla nds-‐in-‐recordtijd-‐uitverkocht.html Oosterveer, D. (2012). Social media cijfers oktober 2012: Sociale fotonetwerken groeien als kool. Geraadpleegd op: http://www.marketingfacts.nl/berichten/social-‐media-‐cijfers-‐oktober-‐ 2012-‐fotonetwerken-‐groeien-‐als-‐kool [Pinkpop krant]. (2010). Geraadpleegd op: http://www.pinkpop.org/2010krant.htm Registratie verplicht om ticket op Lowlands te kopen. (2012). http://www.hln.be/hln/nl/9093/Fe stivals-‐enconcerten/article/detail/1563438/2013/01/16/Registratie-‐verplicht-‐om-‐ticket Tomorrowland-‐te-‐kopen.dhtml Schade cultuurbezuinigingen ongemeen groot. (2012). http://www.joop.nl/lev en/detail/artikel/15207_schade_cultuurbezuinigingen_ongemeen_groot/ Trends voor MVO. (2013). Geraadpleegd op: http://www.duurzaamnieuws.nl/bericht.html?id=9 4517 Van den Berg, M. (2012). December 2012? Drie social media trends voor 2013. Geraadpleegd op: http://www.socialmediasocialmedia.nl/strategie/nieuws/tools/events/workshops/trainin g/hr/media/2012/12/10/december-‐2012-‐drie-‐social-‐media-‐trends-‐voor-‐2013/ Vantyghem, P. (2012). Het geheim van Tomorrowland. Geraadpleegd op: http://www.standaard.be/artikel/detail.aspx?artikelid=KB3OL96M
35
HOOFDSTUK 15: REFLECTIE Reflectieverslag 1 – 26 februari 2013 Het begin 4 februari begon ik vol goede moed aan mijn stage bij Flexotels. Na een half jaar minor met een minimaal aantal contacturen, uiteenlopend van beginnen om 9 uur tot beginnen om 15 uur kon ik niet wachten om weer wat regelmaat in mijn leven te krijgen. Ik wist al dat ik iemand ben die structuur nodig heeft om productief te kunnen zijn maar dat half jaar minor Toegepaste Pyschologie heeft het nog een keer bevestigd. Als ik maar 3 dagen in de week les heb stel ik het werk dat gedaan moet worden alleen maar uit, “want ik heb toch nog zo veel tijd”. Resulterend in uiteindelijk niks af hebben. Dus op 4 februari ging ik met wat zenuwen, gezonde zenuwen wel te verstaan, maar vooral veel zin richting Best! Mijn leerdoelen Gedurende mijn stage bij Flexotels wil ik: -‐ Groeien in creatief en onafhankelijk denken en handelen binnen een bedrijf. -‐ Afwijkende meningen van anderen waarderen en respecteren om zo geen eenzijdige kijk op dingen te hebben/houden. -‐ Leren werken in een team en vertrouwen op anderen, zonder alle werk zelf gecontroleerd te willen hebben. -‐ Angsten overwinnen en onzekerheden laten verdwijnen. Denk aan zakelijke gesprekken voeren, mijn mening durven geven en ook vinden dat die telt, niet bang zijn om dingen te moeten doen die ik nog niet of niet goed kan. -‐ Leren hoe je een organisatie als deze runt, wat je moet kunnen om er goed in te zijn. -‐ Mijn Excel skills verbeteren. Tot nu toe Tot nu toe ben ik vooral veel bezig geweest met inlezen in het bedrijf en werken aan mijn Plan van Aanpak. Het is nog erg rustig binnen het bedrijf omdat het pas februari is en het seizoen pas rond april werkelijk van start gaat. De units staan nu allemaal in de loods en moeten stuk voor stuk gerepareerd en gepoetst worden voor het seizoen begint. Ik heb er geen problemen mee om hieraan mee te helpen. Ik ben van mening dat iedereen in een bedrijf alles moet kunnen doen (en bereid zijn om dat ook te doen). Ik zou me nooit te goed voelen voor een taak. Omdat het in mei en juni waarschijnlijk erg druk en hectisch zal worden wil ik proberen mijn stageplan tegen die tijd al zo goed als klaar te hebben. We zullen lange dagen op locatie aan het werk zijn waardoor ik soms meerdere dagen per week niet op kantoor aanwezig zal kunnen zijn. Zaak is dus dat ik dusdanig voor werk dat ik dan niet in tijdsnood kom. Plannen is echter niet mijn sterkste kant want ik heb nogal de neiging om in één keer heel veel te doen in plaats van werk goed te verdelen. Een goed leerproces zou kunnen zijn om dat deze keer wel te proberen.
36
Reflectieverslag 2 – 15 mei 2013 Na 4 maanden.. Gezien dit mijn allereerste stage ooit is, wist ik van tevoren niet goed wat te verwachten. Ik was zenuwachtig maar het waren goede zenuwen, ik had er zin in! Nu ik hier bijna 4 maanden zit heb ik een heel ander beeld van stage lopen als voorheen. Ik dacht altijd dat ik vooral heel veel dingen over het bedrijf en de evenementenwereld zou leren. Nou is dat ook wel het geval, maar hetgeen waar ik het allermeeste over heb geleerd tijdens deze stage is over mezelf. Ik ben erachter gekomen wat mijn sterke en zwakke punten zijn, dingen die ik nooit geweten heb en waar ik soms zelfs erg verbaasd over was. Ik heb geleerd hoeveel waarde leuke collega’s kunnen hebben en dat ik slecht tegen alleen werken kan. Op school heb ik altijd de neiging om alles naar me toe te trekken omdat ik het liefst alleen werk. Op de werkvloer bleek ik juist veel waarde te hechten aan het oordeel van collega’s en vooral gewoon aan menselijk contact. Van alleen zitten word je somber en blijf je in cirkeltjes denken als je vastloopt met je werk. Even kletsen met een collega kan dan net datgene zijn wat je nodig hebt om weer verder te kunnen. Ook heb ik geleerd dat ik het moeilijk vind om op mijn eigen oordeel te vertrouwen. Ik ben al snel geneigd om te denken dat iemand anders “het toch wel beter doet” en geef de taak dan maar uit handen. Dit is me heel erg tegengevallen van mezelf. Iedereen in mijn omgeving zal me beschrijven als iemand met veel zelfvertrouwen, iemand die haar mannetje staat en altijd haar mond bij zich heeft. Ik vond het dan ook erg lastig om van mezelf te ontdekken dat ik helemaal niet altijd zo zeker van mijn zaak ben. Ik ben vooral erg bang om fouten te maken. Vanaf dag 1 heb ik het idee gehad dat ik alles moest weten. Als me iets gevraagd werd vond ik het heel moeilijk om te zeggen dat ik het niet snapte of niet wist waar te beginnen. Ik dacht dat men iets aan mij vroeg omdat ze ervan uitgingen dat ik dat kon. Alsof ik alles al had moeten weten toen ik hier binnen stapte. Na een goed gesprek met mijn stagebegeleider waarin hij benadrukte dat echt niet van me verwacht wordt dat ik alles weet en dat geen vragen stellen juist dom is, kon ik die onzekerheid wat van me af laten glijden. Natuurlijk weet ik geen antwoord op alle vragen die bellers stellen, en dat is oké. Je loopt juist stage om zulke dingen te leren, als je alles al weet hoef je geen stage te lopen. Het heeft even geduurd voordat ik dit bij mezelf had ingeprent en ik vind het heel jammer dat ik daardoor vaak niet wat assertiever ben geweest op momenten dat ik dat wel had gewild. Het contact met de stagedocent Iets waar ik moeite mee heb gehad is een weg vinden om op een juiste manier contact te onderhouden met mijn stagedocent. Ik wist niet goed wat ik nou precies moest mailen of doorbellen. Waar ga ik het over hebben? Moet ik vertellen wat ik dagelijks doe? Moet ik bijhouden wat ik wekelijks doe? Geen nieuws is goed nieuws, dus zoek ik alleen contact als er iets aan de hand is of ik hulp nodig heb? In het begin is het op dit punt een beetje mis gegaan. Mijn stagedocent heeft echter aan de bel getrokken en daardoor heb ik hier vervolgens toch nog een weg in gevonden. Opdracht Bij het bedrijf overwogen ze om tenten aan te schaffen die ze naast de Flexotels ook konden gaan verhuren. Aan mij de opdracht om een winst-‐ en verliesrekening op te stellen van verschillende tenten. Doel was om uit te zoeken of het de moeite waard zou zijn om tenten aan te schaffen en zo ja, welke dan. Ik ben altijd ontzettend slecht geweest in wiskunde, economie en alles wat daarmee samenhangt. Ook kon ik nauwelijks met Excel werken. Dit was dus een immense uitdaging voor mij. Toch ben ik eraan begonnen. Ik heb mijn Financieel management boek erbij gepakt, allerlei websites 37
afgestruind en de benodigde informatie binnen het bedrijf verzameld. Ik heb de opdracht uiteindelijk niet kunnen voltooien omdat sommige dingen simpelweg mijn pet te boven gingen. Toch ben ik tevreden en misschien zelfs een beetje trots. Ik ben er aan begonnen en ik ben verder gekomen dan ik van tevoren had gedacht. Je hoeft van te voren niet altijd te weten hoe iets eruit gaat zien als het af is, soms moet je maar gewoon beginnen en zien hoe ver je komt. Ik ken nog lang niet alle trucjes van Excel, maar ik kan een stuk beter met het programma uit de voeten als toen ik hier kwam op dag 1.
38
Reflectieverslag 3 – 30 juni 2013 Stagebedrijf Toen ik in de zomer van 2012 per toeval een paar keer ben mee geweest met Flexotels naar enkele evenementen (als vakantiebaantje) dacht ik meteen: wat een gaaf bedrijf! Daar wil ik stage lopen! Wat mij zo aansprak in dit bedrijf is dat het relatief klein is en aan het begin van zijn succes staat. Doordat er maar 3 vaste werknemers zijn zit je als stagiaire vlakbij de bron. Het hele bedrijf wordt gerund door 3 vaste krachten, 2 of 3 stagiaires en een boel flexwerkers die alleen in het hoogseizoen meewerken. Als stagiaire zit je dus vaak met “de grote baas” samen en kun je werkelijk iets betekenen binnen het bedrijf. Er wordt naar je geluisterd, je ideeën worden gehoord. Bij Flexotels krijg je eigen taken en verantwoordelijkheden, je bent niet 1 klein radertje in een immens apparaat zoals dat vaak is bij hele grote bedrijven. Mezelf kennende zou ik ondergesneeuwd raken in zo’n groot bedrijf en me er niet thuis voelen. Ik vind het fijn als mijn mening er werkelijk toe doet en ik misschien zelfs een verschil kan maken binnen een groep of, in dit geval, organisatie. Omdat het bedrijf nog maar in zijn kinderschoenen staat leer je alles over hoe je een beginnende onderneming groot moet maken. Hoe maak je van niets, iets? Ik denk dat dit een heel goed leerproces is geweest voor mij. De grootse les die ik heb geleerd is dat je vaak gewoon moet durven, lef hebben. Van grootse ideeën hebben en thuis op je stoel blijven zitten komt helemaal niks. Soms moet je in het diepe springen en er gewoon voor gaan. Ja, je neemt een risico, maar zonder risico geen succes! Mijn rol als stagiaire In mijn stageperiode heb ik me vanaf dag 1 een volwaardig medewerkster gevoeld. Ik kreeg verantwoordelijkheden, taken die aansloten bij mijn opleiding en HBO waardige begeleiding waar dat nodig was. De eerste twee weken heb ik regelmatig een momentje gehad van: “oh wow, ik heb gewoon een eigen bureau, e-‐mail adres en telefoon!” Voor het eerst echt meedraaien in een bedrijf, ik vond het een hele ervaring. In mijn vorige reflectieverslag beschrijf ik vooral dat ik me aan mijn onzekerheid stoorde en dat ik een beetje teleurgesteld in mezelf was. In de korte tijd van toen naar nu is er een boel veranderd. Ik heb geleerd meer te praten, meer te vragen en ik ben eindelijk de open Maud geworden hier die ik normaal gesproken thuis en op school ook ben. Het lijkt wel alsof nu de druk ervan af is en de stageperiode bijna voorbij is ik pas alles los durf te laten en gewoon mezelf kan zijn. Ik heb vooral mezelf in de weg gezeten met mezelf suf piekeren terwijl dat helemaal niet nodig was geweest, bleek na mijn beoordelingsgesprek. Mocht ik ooit nog een keer ergens stage moeten lopen is dit zeker een les die ik mee zal nemen. Verder denk ik dat ik een prettige stagiaire ben geweest die leergierig was en bereid aan alle taken te voldoen die van me gevraagd werden. Er werd vaak naar mijn input gevraagd en ik ben altijd betrokken geweest bij wat er gaande was in het bedrijf. Lering Het aller gaafste wat ik heb gedaan tijdens mijn stageperiode en waar ik heel veel aan heb gehad, is dat ik ben mee geweest naar EvenementContact. Dit is een evenementenbeurs in Expo Haarlemmermeer. Ik ben daar samen met Mariëlle, de marketing-‐ en sales manager van Flexotels naartoe geweest om te netwerken. Dit was een ontzettende leuke en inspirerende middag waarop ik heb ervaren hoe het is om werkelijk met mensen uit de branche te praten en ideeën uit te wisselen. Het enthousiasme van de mensen daar is zeer aanstekelijk en te merken hoe nieuwsgierig men was naar het concept van Flexotels was ook heel erg leuk. Ik voelde me die dag echt even een 39
carrièrevrouw toen ik visitekaartjes liep uit te delen en andersom ook mocht ontvangen. Wat ik op deze dag heb geleerd is hoe het eraan toe gaat op de momenten dat het er echt toe doet. Op zo’n beurs krijg je de kans om je idee bekendheid te geven, mensen enthousiast te maken en super contacten op te doen. Je moet alleen wel durven! Een vlotte babbel en overtuigd zijn van je eigen kunnen zijn twee dingen die je ver kunnen brengen in je loopbaan. Mijn moeder heeft me dit altijd al gezegd maar hier heb ik met eigen ogen gezien dat de juiste dingen zeggen geld op kan leveren. Verder heb ik geleerd hoe ik een evenement organiseer, wat daar allemaal bij komt kijken, waar je allemaal aan moet denken, hoe je zorgt dat er niks (of toch zo weinig mogelijk) misgaat en je overal aan denkt, hoe je een goede nieuwsbrief schrijft, hoe belangrijk het is om meerdere talen te spreken want als je je niet verstaanbaar kunt maken wordt zakendoen heel lastig, dat je soms simpelweg lef moet hebben en niet té lang moet nadenken voor je iets doet, dat het in de evenementen wereld niet van 9 tot 5 is maar vaak dag en nacht doorgaat, dat het belangrijk is om basiskennis van dingen te hebben zodat iemand je niet een aggregaat van 100 KvA aan kan smeren als eentje van 50 ook genoeg is. Etcetera etcetera etcetera. Ik heb meer geleerd dan ik ooit had durven denken toen ik hier aan begon. Mijn leerdoelen Toen ik aan deze stage begon heb ik voor mezelf enkele persoonlijke doelen opgesteld die ik behaald wou hebben als ik hier weer wegging. Groeien in creatief en onafhankelijk denken en handelen binnen een bedrijf, afwijkende mening van anderen leren waarderen, leren werken in een team en leren hoe je een eigen bedrijf runt zijn doelen die ik allemaal ruimschoots heb voltooid. Angsten overwinnen en onzekerheden laten verdwijnen had voor mijn gevoel wel wat beter gemogen. Na al die maanden vind ik het nog steeds doodeng om de telefoon op te nemen terwijl ik had gehoopt dat fluitend te doen als ik hier weg zou gaan. Mijn Excel skills verbeteren is zeker gebeurd, maar had ik liever nog wat meer gezien. Al met al ben ik tevreden met hoever ik gekomen ben en vind ik dat mijn doelen grotendeels behaald zijn. Persoonlijke ontwikkeling Ik denk dat mijn persoonlijke ontwikkeling tijdens deze stageperiode niet in een paar zinnen valt samen te vatten. Door alle 3 mijn reflectieverslagen te lezen krijg je hier het best een beeld van. De afgelopen 5 maanden waren voor mij een heftige maar ook leerzame periode, waarin ik zowel leuke als minder leuke dingen heb doorgemaakt. Ik werd soms van hot naar her geslingerd qua gevoelens. De ene dag wist ik zeker dat ik voor altijd in de evenementenwereld wou werken en de volgende dag dacht ik soms dit is totaal niks voor mij. De ene dag wist ik precies waarom ik IEMES ben gaan doen, en de volgende dag vroeg ik me af hoe ik in godsnaam ooit heb kunnen denken dat die opleiding iets voor mij was. Het ene moment was ik ontzettend tevreden over hoe ik iets had aangepakt en op een ander moment dacht ik soms oh mijn god dat had ik heel anders moeten doen. Ik denk dat dit typerend is voor een stage en dat het ontzettend goed is om zoiets door te maken. Voor het eerst begon ik werkelijk na te denken over wie ik ben, wie ik wil zijn en kreeg ik feeling met wat werken in de evenementenbranche in de praktijk inhoudt. Één ding weet ik echter heel erg zeker na deze 20 weken, ik wil nooit ofte nimmer een baan waarbij ik van 9 tot 5 op mijn kont moet zitten achter een laptop. Ik denk dat dit een heel waardevol besef is! 40
Bijlagen Bijlage 1: Evaluatieformulier stagebegeleider
41
42
Bijlage 2: Blogpost De Wet van Fred
43
