Inhoudsopgave Hike Hoofdstuk 1: Uitleg Hike 1.1. 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. 1.2.5.
Inleiding Speluitleg Algemene spelregels Opening Routetechnieken Postmogelijkheden Broodbakken op houtvuur
Hoofdstuk 2: Voorbereidingen 2.1. Vaststellen datum en locatie 2.2. Programmaopzet 2.3. Financiën 2.4. Verzekeringen 2.5. Routes lopen 2.6. Deelnemers werven en publiciteit 2.7. Routes uitwerken 2.8. Vrijwilligers 2.9. Materialen 2.10. Routes nalopen 2.11. Catering 2.12. Prijzen en vrijwilligersaandenken 2.13. Deelnemersverwerking 2.14. Draaiboek 2.15. Vrijwilligersavond Hoofdstuk 3: Uitvoering 3.1. Opbouwen 3.2. Instructie vrijwilligers 3.3. Ontvangen deelnemers 3.4. Opening 3.5. Hike 3.6. Afsluiting 3.7. Prijsuitreiking 3.8. Opruimen terrein Hoofdstuk 4: Evaluatie 4.1. Voorbereidingen 4.2. Uitvoering
DRAAIBOEK 4
2
H
ike
1.1.
Hike
Hoofdstuk 1
Inleiding
De Hike is afkomstig uit de outdoor wereld. Hiken betekent letterlijk zwerven. Een Hike is een zwerftocht van A naar B. Je hebt hiken in verschillende soorten en maten. Lange en korte Hiken, op de fiets, per kano of wandelen of een mixs hiervan, recreatief of in wedstrijdverband, enz. De Hike die we hier uitleggen is een recreatieve wandelhike. In groepjes loop je door het bos en de weilanden van opdracht naar opdracht. Bij elke opdracht krijg je de volgende routebeschrijving. Dit zijn geen gewone routebeschrijvingen maar puzzels, geheimschriften die je eerst moet oplossen voordat je weet waar je heen moet. Het leuke van een Hike is dat de deelnemers van tevoren geen idee hebben wat hen allemaal staat te wachten. Je weet niet waar je heen gaat en wat je gaat doen. Deelnemers lopen zelfstandig in groepjes door nieuwe gebieden. Dit is niet alleen spannend maar ook heel leuk. Met routebeschrijvingen komen ze op verschillende plaatsen, waar ze uitdagende opdrachten doen. Survivalopdrachten, zoals touwbanen, klimnetten, rivieroversteken, enz. Een Hike staat voor spanning, uitdagende opdrachten, leuke routes, veel vrijheid voor de deelnemers. De Hike is ideale activiteit voor jongeren van 12 tot 15 jaar oud en is geschikt voor groepen vanaf 25 tot maximaal 60 deelnemers. Het organiseren van een Hike kost wat meer voorbereidingstijd dan bijvoorbeeld een zaalvoetbaltoernooi, maar dan heb je wel een originele activiteit, waar de deelnemers veel lol aan beleven. Nog leuker is om een Hike in thema te doen. In het ontwikkelingstraject is het thema Robin Hood gebruikt. Deelnemers belanden in het verhaal van Robin Hood en komen verschillende Robin Hood-personages tegen bij wie ze uitdagende opdrachten doen. Ook de opdrachten en de routebeschrijvingen zijn in Robin Hood stijl.
1.2.
Speluitleg
Een Hike bestaat in feite uit routepuzzels en posten. Deelnemers lopen via verschillende originele routebeschrijvingen en routepuzzels een route en komen telkens bij een post uit waar ze een opdracht moeten doen. Bij die opdracht krijgen de deelnemers weer een nieuwe routepuzzel die hen weer naar de volgende opdracht brengt. Als afsluiting wordt er broodgebakken op houtvuur. Om een heldere uitleg te geven van de Hike komen aan bod: Algemene spelregels (1.2.1.), Verschillende routetechnieken (1.2.2), Postmogelijkheden (1.2.3.) en Afsluiting (1.2.4.)
1.2.1. Algemene spelregels -
Een team bestaat uit minimaal 4 en maximaal 8 personen. Je moet alle posten hebben gedaan. Wordt een post gemist dan krijg je 20 strafpunten. Blijf op de paden. Bij het lezen van de route moet je alleen uitgaan van echte duidelijke paden en wegen. Alleen in noodsituaties mag je de noodenvelop openmaken. In de noodenvelop staat een noodpunt waar je heen moet. Bij het noodpunt rijdt 1 keer per uur iemand van de algemene wedstrijdleiding langs. Bij elk onderdeel kan je punten scoren. Het team dat de uiteindelijk de meeste punten heeft gescoord is de winnaar.
Attentie Om meer competitie tussen de teams te creëren, kan je de Hike op tijd laten lopen. Bij elke post wordt de tijd van aankomst en vertrek genoteerd.
1.2.1. Opening Alle teams verzamelen zich op een afgesproken plek. Bij de opening verwelkomt de algemene wedstrijdleiding de deelnemers en legt hij uit wat de deelnemers gaan doen. Natuurlijk niet in detail maar wel voldoende om de deelnemers warm te maken voor wat er straks gaat gebeuren. Vervolgens legt hij de spelregels uit en geeft hij tips voor onderweg om ervoor te zorgen dat de deelnemers de weg niet kwijtraken en hoe ze moeten handelen in geval van nood. Na de uitleg deel je de 1e routes en de noodenveloppen uit. Hierna stuur je de teams om de beurt weg. Om ervoor te zorgen dat de teams niet met elkaar gaan meelopen moet je de teams ongeveer 10 minuten na elkaar opstarten. DRAAIBOEK 4
3
1.2.3. Routetechnieken De deelnemers gaan op pad en krijgen bij elke post een andere routetechniek. Een routetechniek is een soort routebeschrijving. Je hebt vele verschillende soorten routebeschrijvingen en die kun je ook nog verschillend invullen. Je kunt er een puzzel van maken, een routebeschrijving in geheimschrift doen, met codes werken, een routebeschrijving in spiegelbeeld doen en nog veel meer. De deelnemers moeten de techniek gebruiken om te weten waar ze heen moeten. Bijvoorbeeld een routebeschrijving in geheimschrift. Men moet eerst het geheimschrift ontcijferen voordat je weet waar je heen moet. Er zijn veel verschillende technieken die je kunt gebruiken. Hieronder volgen een aantal technieken die je kan gebruiken. 1.
Alfabet-geheimschrift
Een geschreven routebeschrijving in alfabet geheimschrift. Bijvoorbeeld: A = 1, B = 2 enz. Loop rechtdoor tot de T-splitsing. Bij de T-splitsing rechts. 12-15-15-16 18-5-3-8-20-4-15-15-18 20-15-20 4-5 20-19-16-12-9-20-19-9-14-7. 2-9-10 4-5 20-19-16-12-9-20-19-9-14-7 18-5-3-8-20-19. Attentie Gebruik deze techniek alleen voor korte stukken. Maximaal 150 letters. 2.
Opgehangen route
De deelnemers lopen een route aan de hand van opgehangen aanwijzingen. Bij elke kruising hangt een aanwijzing die aangeeft of de deelnemers rechts, links of rechtdoor moeten. Dit kan met behulp van pijlen, ogen, armen enz. links rechts rechtdoor
links rechts rechtdoor
Opgehangen route gebruik je met name in een ingewikkeld stuk bos met veel paden en met name bij stukken waar veel onduidelijke paden zijn. Een opgehangen route is duidelijk te herkennen en fout lopen is haast onmogelijk. Attentie Bij een opgehangen route bestaat het gevaar dat deelnemers ermee gaan knoeien. Weghalen of omdraaien van de route zodat de andere groepen misleid worden. Probeer de route dan zo te maken dat die maar op een manier te lezen is. Met bijvoorbeeld een symbool of met letters. 3.
Uienroute
De uienroute is een geurroute. De uiengeur bepaald waar de deelnemers heen gaan. Op elke kruising of splitsing moet er op één boom in de juiste weg een uiengeur worden aangebracht. Met een ui wrijf je flink over de bast van de boom, zodat er een duidelijke uiengeur vanaf komt. Dit betekent dat de deelnemers bij elke kruising of splitsing alle mogelijke wegen in moeten en aan de bomen moeten ruiken welke weg ze in moeten. Dit kan dus alleen in een bos met veel bomen. 4.
Tangrampuzzel
Tangram is een Japanse puzzelvorm (een kaartje is in 7 Tangram puzzelstukken geknipt). De deelnemers krijgen 7 puzzelstukken en een plaatje hoe de puzzel eruit moet komen te zien. De deelnemers moeten aan de hand van het plaatje de 7 puzzelstukken op de juiste plek neer leggen. Als ze dat goed doen ontstaat er een kloppend kaartje. Het begin- en eindpunt zijn weer gegeven. Ze moeten dus eerst de puzzel juist neerleggen en vervolgens kijken hoe ze moeten lopen om bij de volgende post uit te komen. Ze lopen dan aan de hand van het kaartje. Let erop dat je een kaart gebruikt die klopt. Gebruik deze techniek alleen bij duidelijke wegen, waar geen verwarring over kan ontstaan. Bij voorkeur in de bebouwde kom.
DRAAIBOEK 4
4
Hike 5.
Cassettebandje
Je kunt een routebeschrijving inspreken op een cassettebandje. Deelnemers mogen het cassettebandje één keer afluisteren en moeten de ingesproken route onthouden. Ze krijgen geen pen en papier om het op te schrijven. Over wie wat onthoudt moeten ze dus afspraken maken. Het is leuk om de tekst op het bandje een beetje aan te kleden door er een spannend verhaaltje om heen te vertellen en door aan het begin en aan het eind muziek te laten horen. 6.
Fotoroute
De deelnemers lopen een route aan de hand van foto’s. De foto’s laten de weg zien, waar de deelnemers heen moeten. Telkens bij een kruising kijken de deelnemers welke weg overeen komt met de foto. Attentie Maak de foto’s vlak voor de activiteit, om te voorkomen dat invloeden van het weer en de jaargetijden ervoor zorgen dat de foto’s helemaal niet meer lijken op de werkelijkheid. Zorg ervoor dat je heldere foto’s hebt, want je moet ze ook nog kopiëren. 7.
Kruispuntenroute
De deelnemers lopen een route aan de hand van kleine ingetekende kruispunten. Elk kruispunt dat de deelnemers tegenkomen is simplistisch weergegeven. In het kruispunt staat een pijl die weergeeft waar de deelnemers vandaan komen en waar ze naartoe moeten. In de kruispunten neem je in ieder geval de volgende informatie weer: watertjes, hekken, fietspaden, enz.
In bijlage 1 vind je een aantal voorbeelden van uitgewerkte routetechnieken Voor meer ideeën en informatie over routetechnieken, raadpleeg dan het boek: “Hiken - Leusden; Scouting Nederland", te verkrijgen bij Scouting Nederland: tel. 033-4960260.
DRAAIBOEK 4
5
1.2.4. Postmogelijkheden Via de verschillende routetechnieken komen de deelnemers bij verschillende locaties terecht waar ze een opdracht moeten doen. Dit noemen we een post. Je kunt kiezen uit de volgende posten:
1. Apenhang
Tussen twee bomen is een touw gespannen. De deelnemers moeten via het touw naar de over kant. De deelnemer gaat aan het touw hangen; kijkt met het gezicht naar de boom waar de touwbaan begint. Hij pakt met de handen het touw en gaat er aan hangen, gooit tegelijkertijd de benen over het touw heen, zodat de hakken van de schoenen op het touw rusten. Nu moet de deelnemer door het verplaatsen van handen en benen zich naar de overkant verplaatsen. Spelregels: · Op het startsein moet de deelnemer via de touwbaan naar de overkant. Bij elke deelnemer wordt de tijd gemeten. · De tijd stopt wanneer de deelnemer de laatste boom aanraakt. · De tijden van alle deelnemers worden bij elkaar opgeteld, dit vormt de eindscore. · Valt men er vroegtijdig af, dan moet men het opnieuw proberen. · Valt men dan weer of wil men niet meer, dan wordt een maximale tijd van … minuten gerekend (dit is afhankelijk van de lengte van de touwbaan en de gemiddelde prestatie). Materiaal: touw van 20 meter lang en 5 cm doorsnede In bijlage 2.2. vind je uitgebreide instructies hoe je een enkele lijn ophangt.
DRAAIBOEK 4
6
Hike 2. Spinnenweb
Tussen twee bomen hangt een web van touw. Het is een web van 6 - 9 ongeveer even grote vierkante gaten: twee of drie rijen van drie gaten naast elkaar. Het is de bedoeling dat alle deelnemers omstebeurt door het spinnenweb naar de overkant gaan. Er moeten even zoveel gaten als deelnemers zijn, want elk gat mag maar één keer gebruikt worden. · · · · ·
De deelnemers krijgen 10 minuten de tijd om één voor één door het web naar de overkant te komen. De draden van het web en de bomen waartussen het web gespannen is mogen niet worden aangeraakt. Bij aanraking van de draden, moet de deelnemer terug en mag het opnieuw proberen. Elk gat mag maar één keer gebruikt worden. De deelnemers mogen elkaar helpen. Als een deelnemer door het net is moet deze aan de overkant blijven. Hij mag dan ook alleen aan die zijde verder helpen.
Puntentelling: Elke deelnemer die volgens de regels door het net komt, krijgt 1 punt Is iedereen binnen de tijd (10 minuten) door het net, krijgt het team 10 punten extra. Materiaal:
1 bol sisaltouw (25 meter)
DRAAIBOEK 4
7
3. Buks- en boogschieten Boogschieten De deelnemers krijgen ieder 3 pogingen om met een sportboog 3 pijlen zo goed mogelijk op het doel te schieten. · · ·
Het schieten gebeurt vanachter een met afzetlint aangegeven startlijn. De afstand tussen de lijn en de schietschijf is 7 meter. De deelnemers die niet aan de beurt zijn blijven op een veilige afstand, achter een aangegeven lijn.
Puntentelling: Bij elke deelnemer worden de punten van de 3 beurten bij elkaar opgeteld. De totaalscore wordt gevormd door de punten van alle deelnemers van het team.
Buksschieten De deelnemers gaan met een luchtbuks 3 kogeltjes proberen zo goed mogelijk in de roos te schieten. De buks wordt altijd door de spelbegeleider geladen. · · ·
Het schieten gebeurt vanachter een met afzetlint aangegeven startlijn. De afstand tussen de lijn en de schietschijf is 7 meter. De deelnemers die niet aan de beurt zijn blijven op een veilige afstand, achter een aangegeven lijn.
Puntentelling: Bij elke deelnemer worden de punten van de 3 beurten bij elkaar opgeteld. De totaalscore wordt gevormd door de punten van alle deelnemers van het team. Materialen:
Luchtbuksset (luchtbuks, doel) Een doosje kogeltjes Een doosje roosjes Sportboogset (sportboog, pijlen) Een Grote roos Een standaard voor de roos Afzetlint 6 haringen
Attentie: Buks- en boogschieten brengt risico’s met zich mee. Het is heel belangrijk dat de spelbegeleiders de deelnemers hier nadrukkelijk op wijzen. Het is geen speelgoed. DRAAIBOEK 4
8
Hike 4. Survivalrun: Indianenbrug, klimnet en tijgeren Er is een estafetteparcours uitgezet van verschillende survivalonderdelen. Het is een parcours met tijgeren, een indianenbrug en een klimnet. Als eerste kruipt de deelnemer zo snel mogelijk onder het tijgernet door, rent vervolgens naar het klimnet wat tussen twee bomen is opgehangen. Gaat over het klimnet heen en rent vervolgens naar de indianenbrug. Een Indianenbrug is een brug van touwen. Tussen twee bomen wordt een touw gespannen, zodat een boven en een onderlijn ontstaat. De bedoeling is dat de deelnemers tussen de touwen gaan staan en zich zijwaarts zo snel mogelijk naar de overkant bewegen en dan de laatste boom aantikken. Opdat moment mag de volgende deelnemer starten. · · · · ·
Op het startsein begint de eerste deelnemer aan het parcours. Op het moment dat de deelnemer de laatste boom aanraakt mag de volgende deelnemer vertrekken. Valt men van de touwbaan af dan mag met het opnieuw proberen. Wanneer de laatste deelnemer over de startlijn is, stopt de tijd. Als men bij het klimnet of de indianenbrug niet durft dan wordt er een maximum aantal minuten bij geteld. (meer dan de gemiddelde deelnemer).
Puntentelling: De snelste tijd telt Materiaal:
50 meter touw, 4cm doornee 5 D-haken Opspansysteem: takel voor 1000 kg 4 pionierlijnen, 3m lang, 1,5cm doorsnee Ladder Tijgernet of twee zeilen Klimnet 2 pionierlijnen, 3m lang, 1,5cm doorsnee
In bijlage 2.1. en 2.3. vind je een uitgebreide instructie hoe je een indianenbrug moet bouwen, en klimnet moet bevestigen. Attentie Belangrijk is dat de spelbegeleiding let op de veiligheid en met de deelnemers meeloopt.
DRAAIBOEK 4
9
5. Brooddeeg maken Als afsluiting is het leuk om brood te bakken op houtvuur. De deelnemers moeten dan tijdens de tocht ergens brooddeeg maken. Dit doen ze als volgt. Het team maakt groepjes van 3-4 mensen. Elk groepje krijgt een vuilniszak, een pak bloem, snufje zout, een zakje gist en een halve liter water. Ze krijgen de volgende instructie: "Je legt de vuilniszak op de grond, gooit het pak bloem op de vuilniszak. Houd een klein beetje bloem achter de hand, voor het geval je het deeg te waterig hebt gemaakt. Maak met je hand een kuiltje in de bloem en doe daar de inhoud van het zakje gist in en een snufje zout. Vervolgens doe je beetje bij beetje water bij de bloem en ga je het geheel mengen. Maak telkens weer een gaatje in de berg, zodat het water niet kan wegrollen. Meng het net zolang, totdat het deeg lekker luchtig kneed. Kneed het deeg dan nog enkele minuten. Verdeel het deeg over het team en doe het in een plastic zak. Elke deelnemer moet het deeg de rest van de tocht zelf bij zich houden en bewaren op een warme plek. Bij voorkeur op de huid, bijvoorbeeld onder je trui, zodat het kan rijzen". Materiaal:
Bloem Gist Water Zout Vuilniszakken
Attentie Het deeg moet één uur rijzen voordat je het kunt bereiden. Dit bepaalt wanneer je het deeg moet maken.
DRAAIBOEK 4
10
Hike 6. Alternatieve verplaatsing Het is leuk om de deelnemers een deel van de route via een alternatief vervoersmiddel te laten verplaatsen. Je kan denken aan een familiefiets, steps, duosteps, skeelers, tandems of bijvoorbeeld per kano.
7. Wateroversteek De deelnemers moeten één voor één in een opgeblazen rubberboot peddelen naar de overkant van het water. Materiaal:
Rubberboot Twee peddels Bandenplakset Twee dekens
Attentie: De veiligheid is heel belangrijk. De begeleiding moet heel alert zijn mocht er iemand in het water vallen. Je weet nooit of iedereen kan zwemmen en of er iemand in paniek raakt. De begeleiding moet klaar staan om direct in het water te kunnen springen als het nodig is. De dekens zijn voor het geval er iemand in het water valt en het koud is.
DRAAIBOEK 4
11
8. Touwklimmen In een boom hangt een touw. De deelnemers moeten proberen om zo hoog mogelijk in het touw te klimmen. In het klimtouw is halverwege een markering aangebracht, voor de puntentelling. · ·
Elke deelnemer moet touwklimmen. Je mag geen gebruik maken van anderen of hulpmiddelen.
Puntentelling: Kom je niet verder dan met de voeten van de grond verdien je 1 punt. Kom je halverwege het klimtouw dan verdien je 5 punten. Tik je de boom aan waar het klimtouw aan bevestigd is dan verdien je 10 punten. Klim je over de tak heen dan verdien je 20 punten. Alle individuele scores van het team worden bij elkaar opgeteld. Materiaal:
Klimtouw, 4m lang, 3cm doorsnee
In bijlage 2.4. vind je instructies hoe je een klimtouw bevestigt.
9. Liaanslingeren De deelnemers moeten één voor één liaanslingeren. Een liaanslinger is een touw bevestigd aan een boom temidden van een kuil. De deelnemers pakken eerst de liaan vast en proberen om zo ver mogelijk te zwaaien. Op de grond zijn twee lijnen aangebracht waar de deelnemers overheen proberen te slingeren. Kom je over de verste lijn heen, dan krijg je meer punten. Puntentelling: Komt de deelnemer over de eerste lijn verdient men 5 punten. Komt de deelnemer over de 2e lijn dan verdient de deelnemer 5 extra punten. Materiaal:
Klimtouw, 4m lang, 3cm doorsnee Afzetlint Haringen Steigermateriaal
Tip Als de omgeving niet geschikt is voor het liaanslingeren, maak dan een soort podium van bijvoorbeeld steigermateriaal. Het is wel belangrijk dat dit podium stevig is. In bijlage 2.4. vind je instructies hoe je een liaanslinger bevestigt.
DRAAIBOEK 4
12
Hike 10.
Bananenboom
De bananenboom is een hele hoge paal met daaraan op verschillende hoogten houten bladeren met houten bananen. De deelnemers krijgen 10 minuten de tijd om door samen te werken zoveel mogelijk bananen uit de boom te plukken. Dit doen ze door een menselijke piramide te maken. Deelnemers mogen de stam van de boom niet aanraken. Zij mogen geen gebruik maken van andere hulpmiddelen uit de omgeving. Alleen elkaar. De bananen mogen alleen met de hand uit de boom gepakt worden, dus niet schudden. De geplukte bananen moeten in de emmer gedaan worden. Puntentelling: Voor elke banaan in de emmer verdient het team 1 punt. Bij elke overtreding van regels krijgt het team 5 strafpunten. Materiaal:
Bananenboomstam (2 delen) 35 Bananen Ophangstok Grondboor Opbouwinstructies
Materialen voor de bananenboom zijn gratis te leen bij het IPS-kantoor. Reserveer 2 weken voor de activiteit. Attentie De veiligheid is heel belangrijk. Als het fout dreigt te gaan, moet je direct ingrijpen. De begeleiders moeten de deelnemers tijdens de uitleg wijzen op de veiligheid.
1.2.5. Broodbakken op houtvuur Aan het einde van de tocht ga je gezellig met zijn alleen broodbakken op houtvuur. Dit is een leuke manier om de inspannende dag af te sluiten. De teams komen als het goed is één voor één binnen. De teams die als eerste binnenkomen kunnen alvast beginnen met hout. sprokkelen en helpen met het aanhouden van het vuur. De begeleiding maakt het vuur aan in vuurtonnen. Dit zijn doorgesneden olievaten. Het bakken van het brood gebeurt op smeulende kolen. In de vuurton moet een flinke laag smeulende gloeiend hete kolen ontstaan. Om dit te bereiken moet je ervoor zorgen dat het vuur even goed brand. Er moet veel hout worden verstookt tot kolen. Als je een flinke laag hebt, laat dan de vlammen wat lager worden. Om de kolen warm te houden en voldoende kolen te houden moet je er nu af en toe wat hout bij gooien. De vlammen moeten wel laag blijven. Terwijl de begeleider het vuur aan maakt, moeten de deelnemers in het bos een stevige lange stok zoeken. Ongeveer 1 meter lang en 3 cm doorsnede. Een stok die niet breekt als je er wat deeg aan hangt. De deelnemers nemen een flinke bal deeg. Rol het deeg tussen de handen tot een sliert van ongeveer 3 centimeter doorsnede. Deze sliert wikkel je om de stok heen met tussenruimten. Zie foto. Vervolgens hang je de stok boven het vuur, niet in het vuur want dan verbrand het brood heel snel. Af en toe draai je de stok, zodat het brood overal lekker gaar wordt. Het duurt ongeveer een kwartier eer het brood echt goed gaar is. Het brood is klaar op het moment dat je het brood gemakkelijk van de stok af kunt schuiven zonder dat er plakkerig deeg aanblijft hangen. Het brood is het lekkerst met boter en bruine basterdsuiker. Je moet wel even geduld hebben maar dan heb je ook een overheerlijk vers gebakken broodje. Attentie · Voor het maken van vuur in de open lucht heb je een vergunning nodig van de boswachter of de Gemeente. Vraag dit eerst na. · Zorg ervoor dat je ten alle tijden middelen bij de hand hebt om het vuur direct te doven. Dus emmers zand, water, grind of eenDRAAIBOEK 4 brandblusser.
13
V
oorbereidingen
Hoofdstuk 2
Het organiseren van een Hike kost relatief veel voorbereidingstijd. Je moet namelijk routes uitzetten en nalopen. Het is belangrijk dat de voorbereidingen zorgvuldig gebeuren. Hierdoor voorkom je dat je dingen dubbel doet. Een goede voorbereiding voorkomt ook veel stress tijdens en vlak voor de uitvoering van de activiteit. In de volgende paragrafen wordt stapje voor stapje uiteengezet wat er allemaal moet gebeuren, aangevuld met tips. Publiciteit, werving deelnemers en financiën worden kort aangestipt. Wil je over deze onderwerpen meer weten, raadpleeg dan het Handboek voor Bestuursleden waarin uitgebreid op deze stof wordt ingegaan. Dit handboek is in het bezit van jouw bestuur of kun je opvragen bij het APJW of de Plattelands Jongeren Services-Midoost (PJS-Midoost) in Arnhem. Voor de uitvoering van de voorbereidingen kan je gebruik maken van de Checklist Voorbereidingen, zie bijlage 5.1.
2.1. Vaststellen datum en locatie Het eerste wat je doet is de datum bepalen. Houd rekening met andere evenementen en andere ledenactiviteiten. Vervolgens ga je op zoek naar een geschikte locatie waar je de Hike wilt houden. De route van de Hike moet in ieder geval door een bos lopen. Het is leuk als er ook nog een kanaal of een plas in het bos is waar je gebruik van kunt maken om daar een opdracht omheen te bedenken. Toestemming vragen Heb je een geschikt gebied gevonden, dan moet je achterhalen van wie de bossen zijn waar je de Hike wilt houden. Bossen zijn vaak beschermd gebied of privé eigendom. In alle gevallen moet je toestemming vragen om gebruik te mogen maken van het terrein. Het is belangrijk dat je weet of je gebruik mag maken van het bos voordat je verder gaat met de voorbereidingen. Dit is het eerste wat je moet zien te achterhalen. Geef aan dat je er alles aan doet om schade te voorkomen. Deelnemers lopen op de paden en bij de touwbanen werk je met beschermende middelen. Je doet er alles aan om alles in oorspronkelijke staat achter te laten. Bij het vragen naar toestemming, kan je meteen informeren of er in het bos een plek is waar je kan broodbakken op houtvuur, voor de afsluiting. Of dat men een plek weet waar je dat kan doen. In het bos zijn soms speciale plekken aangelegd om open vuur te maken. Dit moet je voorzichtig brengen, want voor het maken van open vuur gelden vaak hele strenge regels. Dit ligt vaak heel gevoelig. Geef aan dat je stookt in vuurtonnen en dat er geen hoog vuur gemaakt wordt, want er wordt gekookt op kolen. Naast de speciale plekken in het bos, kan je ook nog denken aan Scouting terreinen. Bij de meeste Scouting terreinen is een vuurkuil aanwezig waar open vuur gemaakt mag worden. Als blijkt dat je nergens terechtkunt, kan je het broodbakken achterwege laten of iets anders bedenken voor de afsluiting. Bijvoorbeeld soep met broodjes. Attentie Zorg ervoor dat je de toestemming zwart op wit hebt. Neem geen risico door alleen te vertrouwen op mondeling gemaakte afspraken. Neem deze toestemming mee op de dag dat je de activiteit houdt, voor het geval er mensen komen controleren.
2.2. Programmaopzet · · -
-
DRAAIBOEK 4
14
Maak een realistische schatting van het aantal deelnemers dat aan de activiteit mee zal doen. Een team bestaat uit minimaal 4 tot maximaal 8 personen. Bepaal de opzet van de Hike: Geef antwoord op de volgende vragen: Voor wie maak je de Hike, wat is de leeftijd van de deelnemers? Hoe lang wil je de Hike laten duren? Hele dag, halve dag of een paar uur? Hoe laat wil je beginnen en hoe laat is het afgelopen? Bepaal aan de hand van deze gegevens de afstand van de Hike die de deelnemers gaan afleggen. Houd hierbij rekening met de volgende formule: 10 -13 jarigen lopen 2 kilometer per uur 14 - 16 jarigen lopen 3 kilometer per uur 17 jarigen en ouder lopen 3.5 kilometer per uur. Deze tijden zijn exclusief posten. Een post duurt ongeveer tien minuten. Als je nog geen ervaring hebt met het organiseren van een Hike, kun je beter beginnen met een Hike van maximaal 5 kilometer. Bepaal hoeveel posten(activiteiten) je in de Hike wil opnemen. Elke post duurt ongeveer tien minuten. Er moet minimaal een kwartier looptijd tussen de verschillende posten zitten. Hoe meer posten hoe leuker het is voor de deelnemers. Bepaal waar je wilt beginnen en waar je wilt eindigen. Als je als afsluiting wilt broodbakken op houtvuur, dan moet je uitzoeken waar je dat wil doen en of dat daar ook mag. Het begin- en eindpunt bepaalt voor een groot gedeelte de route.
Hike ·
·
Bepaal het aantal vrijwilligers dat je bij de uitvoering nodig hebt. Op de dag van uitvoering heb je de volgende taken: Opbouwen 7 personen Algemene wedstrijdleiding 2 personen Postbemanning 2 personen per post EHBO 2 personen En wat betreft de postbemanning kan je ook doorschuiven. Bijvoorbeeld, de mensen die de ontvangst doen, gaan als alle deelnemers op pad zijn, naar een van de laatste posten. Maak aan de hand van deze gegevens een globaal programmaoverzicht
2.3. Financiën Het organiseren van de Hike kost geld. Dit geld moet ergens vandaan komen. Er zijn verschillende bronnen. · Maak eerst een schatting van de kosten die Hike met zich meebrengt. Dan weet je ongeveer hoeveel geld er moet komen. · Bepaal vervolgens de deelnemersbijdrage; zorg ervoor dat dit bedrag reëel is en geen drempel zal vormen voor aanmelding. Maximaal F 30,- per team. Indien nog extra financiering nodig is kan je de volgende stappen ondernemen: · Maak een inventarisatie welke bedrijven en instellingen in de buurt eventueel kunnen sponsoren. · Stel een sponsorbrief op en zorg dat al deze bedrijven een brief krijgen. Geef duidelijk aan welke mogelijkheden een bedrijf heeft om te sponsoren en wat de tegenprestaties kunnen zijn. · Benader twee weken na de verspreiding van de sponsorbrieven de bedrijven persoonlijk door een bezoek of een telefoontje en maak duidelijke sponsorafspraken. Attentie: Het stimuleringsfonds Als je een activiteit met een vernieuwend karakter gaat organiseren, wat de Hike is, kan je proberen om bij het provinciaal bestuur extra financiële middelen te krijgen. De meeste provinciale organisaties hebben een soort stimuleringfonds waar verenigingen een beroep op kunnen doen. Het is bedoeld om nieuwe initiatieven te stimuleren. Informeer bij het provinciaal bestuur naar de mogelijkheden.
2.4. Verzekeringen Wanneer je een Hike organiseert lopen verschillende partijen risico. De kans dat een ongeval gebeurt is altijd aanwezig. Om ervoor te zorgen dat je niet aansprakelijk wordt gesteld voor schade aan personen en aan materialen moet je het volgende doen: · Maak duidelijk kenbaar dat er sprake is van deelname op eigen risico. Plaats bij de ontvangsttafel en op het terrein een bordje met de tekst: ”deelname is op eigen risico”. · Zorg ervoor dat je alle maatregelen treft om de veiligheid van deelnemers en vrijwilligers te waarborgen. Zo niet, dan ben je als vereniging aansprakelijk wegens nalatigheid. Bij het nemen van alle maatregelen kan je denken aan het volgende: bordjes plaatsen: deelname is op eigen risico, regelen van EHBO, opvolgen van de opbouwinstructies in de bijlage, geven van duidelijke instructies aan de vrijwilligers om de veiligheid te waarborgen, op uitnodigingen vragen naar zwemdiploma. · Voor vrijwilligers ben je verplicht een Aansprakelijkheids Verzekering voor Bedrijven (AVB) af te sluiten. Een vrijwilligers activiteit wordt namelijk gezien als een werksituatie. Dus als je als vrijwilligers schade veroorzaakte aan materiaal en/of aan anderen tijdens de activiteit, kan een beroep worden gedaan op de AVB. · Sommige verenigingen hebben een collectieve verzekering afgesloten. Informeer bij het provinciaal bestuur of dat zo is. · Bij het organiseren van een grootschalig evenement, bijvoorbeeld Indiana Jones die in de eerste handleiding van deze map staat beschreven, met aansluitend een feest kan je overwegen om een evenementenverzekering af te sluiten. Je bent dan verzekert tegen, slecht weer, te lage opkomst van deelnemers en diefstal of schade van materialen. Bekijk of de risico’s opwegen tegen de kosten ervan. Attentie Laat bij het opbouwen alle vrijwilligers die meehelpen als vrijwilliger hun naam op een lijst zetten. Alleen deze mensen zijn volgens de AVB verzekerd.
2.5. Routes lopen Nu je een globaal idee hebt wat je wilt, moeten de routes bepaald worden. Voordat je echt op pad gaat moeten twee dingen echt bekend zijn: de begin- en eindlocatie. Dan kan je aan de hand daarvan bepalen hoe je wilt lopen. Er zijn twee mogelijkheden. Je gaat een route uitzetten in een gebied dat je heel goed kent en je weet een leuk rondje dan hoef je wat dat betreft niets voor te bereiden. Vaker is het zo dat je het bos waar je de Hike wil organiseren onbekend terrein is, dan moet je een aantal dingen doen voordat je op pad gaat. DRAAIBOEK 4
15
· · · · ·
Koop een stafkaart van de omgeving bij een kaartenwinkel. Dit zijn gedetailleerde kaarten, waar praktisch alle paden en wegen, zelfs in het bos op staan. Je moet een kaart hebben met schaal 1:25000. Maak een kopie van het gedeelte waar de Hike zal plaats vinden Bekijk de kaart goed en probeer op de kaart een rondje te maken van het gewenst aantal kilometers. Maak er een leuke gevarieerde route van door het bos, de heide, het weiland, langs water, enz. Probeer de route niet, of zo min mogelijk door de bebouwde kom te laten gaat. De kans is dan groot dat ze op zoek gaan naar eetgelegenheden of andere leuke winkels. Teken op de kaartkopie met een gele marker de route die je wil lopen.
Als dit gebeurt is ga je op pad, je gaat de route uitzetten. Tijdens het uitzetten van de route moet je een aantal dingen doen:
Bepalen en beschrijven van de routes · Je loopt de route aan de hand van de stafkaart of uit het hoofd. · Elk kruispunt of splitsing of zijweg dat je tegenkomt moet je natekenen en de looprichting in de tekening aanbrengen. Bij het natekenen van een situatie is het belangrijk dat je alles precies natekent. Ook water, bruggen, hekken, fietspaden, enz, moeten worden ingetekend. Belangrijk is dat geen weg vergeten mag worden. Van deze tekeningen worden later routetechnieken gemaakt. · Bekijk tijdens het lopen welke routetechnieken voor welke stukken route geschikt zijn. Alfabet-geheimschrift: geschikt voor lange rechte wegen, zodat een niet al te lange beschrijving gemaakt hoeft te worden Opgehangen route: moeilijke stukken bos, met veel paden, vooral onduidelijke paden. Geurroute: geschikt voor in het bos, voor een niet al te lang stuk met weinig kruispunten. Tangrampuzzel: is geschikt voor een stuk wat de deelnemers gemakkelijk aan de hand van de kaart kunnen lopen. Cassettebandje: geschikt voor wegen binnen de bebouwde kom, of geasfalteerde wegen waarbij veel mogelijkheden zijn voor aanknopingspunten voor de routebeschrijving: de kerk, straatnamen, namen van huizen, bankjes, enz. Fotoroute kan bijna overal. Kruispuntenroute: kan overal, mits er duidelijke paden en wegen zijn. · Het kan zijn dat tijdens het lopen bij sommige stukken direct duidelijk wordt dat een bepaalde routetechniek gebruikt zal worden, bijvoorbeeld een geheimschrift of cassettebandje. Het is dan verstandig om de route dan ook meteen te beschrijven, in plaats van kruispunten te tekenen. · Bepaal na het lopen welke routetechnieken je voor welk gedeelte van de route gaat gebruiken. Bekijken van postlocaties · Hiernaast moet je bekijken wat geschikte plekken zijn voor een post. Let er op dat er minimaal een kwartier, maximaal een half uur looptijd tussen de posten zit. Dus kijk na een kwartier lopen of je een geschikte locatie ziet voor één van de posten beschreven in paragraaf 1.2.4. · De verschillende posten stellen eisen aan de omgeving: Apenhang: Twee stevige bomen van minimaal 40 cm doorsnede die ongeveer 10 meter uit elkaar staan. Spinnenweb en klimnet: Twee bomen naast elkaar met een tussenruimte van ongeveer 2 meter. Hiertussen moet het spinnen web gemaakt worden en het klimnet worden opgehangen. Let erop dat de bodem tussen de twee bomen vlak is, niet begroeid. Buks en boogschieten: een rustige plek waar geen paden achterlangs lopen. Het moet en plek zijn waar je vrijuit kunt schieten. Indianenbrug: Drie stevige bomen van minimaal 40 cm doorsnede. Minimale afstand tussen de bomen: tussen beginboom en eind boom10 meter en tussen beginboom en afspanboom C 2 meter. Wateroversteek: Een kanaal of plas water, waar je makkelijk in en uit een rubberboot kunt stappen. Touwklimmen en liaanslinger: een stevige boom van minimaal 40 cm doorsnede, met een uitstekende tak, waar je de liaanslinger of klimtouw aan kunt bevestigen. Voor de liaanslinger moet het touw in het midden boven een kuil hangen. Als er geen kuilen of verhogingen zijn, moet je zelf een verhoging creëren d.m.v. bijvoorbeeld steigermateriaal of een tafel. · Bepaal de exacte postlocaties en wat je daar wil doen. Om het uitzetten van de routes zo soepel en efficiënt mogelijk te doen, kun je het beste in twee teams werken. Twee teams die naar elkaar toe lopen. Eén team loopt dus de tegengestelde richting van de richting die de deelnemers uiteindelijk gaan lopen. Let dan op dat je de kruispunten goed intekent. Het uitzetten van de route is het belangrijkste van de hele voorbereidingen. Bij het uitzetten van de route wordt de hele inhoud van de Hike bepaald. Hoe de deelnemers lopen, welke routetechnieken we gaan gebruiken, waar de activiteiten plaats zullen vinden en welke activiteiten de deelnemers gaan doen. Daarom moet je het uitzetten van de routes zorgvuldig doen. Neem er een hele dag voor. Met name de routes zijn heel belangrijk, om die definitief vast te leggen. Het kost namelijk heel veel tijd als je tussentijds merkt, dat je toch anders wil lopen omdat er bijvoorbeeld ergens een kanaal ligt waar je gebruik van wilt maken, of dat is gebleken dat je uiteindelijk toch geen open vuur mag maken op de plaats die van tevoren bedacht was, maar wel heel ergens anders. Dan moet je weer opnieuw stukken route gaan verkennen en uitzetten. Dit brengt veel extra werk met zich mee.
DRAAIBOEK 4
16
Hike Het is belangrijk dat je aan het einde van de dag een duidelijke opzet hebt van de Hike: Beginpunt: Routetechniek: Post 1: Routetechniek: Post 2: Routetechniek
2.6. Werving deelnemers en publiciteit Als afdeling wil je er natuurlijk zeker van zijn dat je activiteit een succes wordt. Je hoopt natuurlijk altijd op een groot aantal jongeren op de activiteit. Het is dus belangrijk dat je voldoende aandacht besteedt aan publiciteit en promotie. Voor het werven van deelnemers moet je een aantal dingen doen: · Maak van tevoren een lijst van namen en adressen van jongeren die je wil bereiken. · Maak een heldere en aantrekkelijke uitnodiging en verspreid deze onder de jongeren van de lijst en eventueel onder niet-leden. · In een uitnodiging moet het volgende staan: De 7 W’s: Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom, Wat kost het, Waar meer informatie? Uiterste inschrijfdatum. Hoe op te geven telefonisch, formulier invullen en opsturen. Opgeven individueel of per team. De begin en eindtijd van het evenement. Vragen van zwemdiploma. · Zorg voor publicatie in provinciale en afdelingsbladen en eventueel op internet. Voor een echte ledenactiviteit is het niet echt nodig om ook extern publiciteit te maken. Als je met deze activiteit ook nieuwe leden wilt werven moet je ook naar buiten treden. Je kan externe publiciteit ook goed gebruiken om buitenstaanders te laten zien wat de vereniging allemaal doet. Wil je ook externe media op de hoogte stellen, neem dan de volgende acties. · ·
Schrijf persberichten voor plaatselijke en regionale dagbladen en de kabelkrant. Vermeld daarin duidelijk voor wie de activiteit bedoeld is, hoe mensen zich op kunnen geven en waar ze meer informatie kunnen krijgen. Zorg ervoor dat persberichten op tijd bij de desbetreffende redacties zijn. Let hierbij op uiterlijke aanleverdatum van stukken en verschijningsdatum van de krant.
2.7. Routes uitwerken De route is helemaal bekend. Je weet ook welke routetechnieken je gaat gebruiken. Dan kun je de routes uitwerken. Alfabetroute: een routebeschrijving maken, deze vertalen in geheimschrift. Op een A-4tje het geheimschrift netjes opschrijven en duidelijk kopiëren. Voor een voorbeeld zie bijlage 1.3. Opgehangen route: bepalen wat voor afbeelding/plaatje/symbool links, rechts en rechtdoor is. Maak vervolgens zelf de afbeeldingen links, rechts en rechtdoor op een A-4tje. Denk eraan dat je de afbeelding zo maakt dat die maar op één manier te lezen is. Hierdoor voorkom je dat er deelnemers tijdens het lopen met de route gaan knoeien. Maak vervolgens voldoende A-4tjes links, rechts, rechtdoor. Dit kan je tellen aan de hand van de kruispunten. Bij een opgehangen route kan je ook denken aan attributen die je ophangt, bijvoorbeeld bloemen. Die hoef je dan alleen te kopen. Er bestaat dan wel het gevaar dat ze de bloemen weghalen. Voor een voorbeeld zie bijlage 1.2. Geurroute: kopen van uien. Tangrampuzzel: bepalen welke puzzel de deelnemers moeten maken. Je kopieert de puzzel. Je kopieert en vergroot het kaartdeel dat je wilt gebruiken voor de tangrampuzzel, zodat alle wegen en paden duidelijk te zien zijn. Vervolgens kopieer je puzzel ongeveer even groot. Leg dan de vergrootte kopie van de puzzel op het uitvergrootte stukje kaart. Geeft op de uitvergrootte kaartkopie, duidelijk het begin en eindpunt van de route aan. Vervolgens knip je de kaartkopie langs de randen van de puzzel. Vervolgens knip je van de kaartkopiepuzzel de zeven tangramstukken uit. Voor een voorbeeld zie bijlage 1.4. DRAAIBOEK 4
17
Cassettebandje: maak een bandje met daarop de tekst hoe de deelnemers moeten lopen. Het is leuk om het bandje wat aan te kleden met muziek en geluiden en de tekst van de route een verhaal te vertellen. Fotoroute: van elk kruispunt maak je een heldere foto. Plak de foto’s in goede volgorde op A-4tjes en nummer ze van 1 t/m. Maak van de A-4tjes heldere kopien. Kruispuntenroute: tijdens het uitzetten van de routes heb je als het goed is de kruispunten getekend. Deze moet je alleen nog netjes overtekenen en nummeren. Kopieer het op mooi papier. Voor een voorbeeld zie bijlage 1.1. Tip: Je kan een kruispunten route ook in spiegelbeeld uitwerken. Als je dit doet doe dit dan wel zorgvuldig. Je kan op het voorblad duidelijk maken dat de kruispunten in spiegelbeeld zijn door bovenaan in spiegelbeeld kruispuntenroute te noteren. Ook de nummering van de kruispunten kan je in spiegelbeeld doen.
2.8. Vrijwilligers Voor de uitvoering van de Hike heb je extra mensen nodig. Belangrijk is dat alle mensen die meehelpen met de uitvoering gemotiveerd zijn en ervoor wil gaan. Gemotiveerde vrijwilligers krijg je niet zomaar, daar moet je wel wat voor doen. · Benader de vrijwilligers met een enthousiast verhaal. Vertel wat je allemaal van plan bent en hoe leuk het allemaal wordt. Zij moeten er zin in krijgen om mee te werken. · Probeer bij de werving ernaar te streven dat de vrijwilligers zoveel mogelijk doen wat ze zelf leuk vinden en waar ze goed in zijn. Dit stimuleert de motivatie van de vrijwilliger. · Laat keer op keer merken hoe belangrijk de vrijwilligers zijn voor het slagen van de activiteit. Bedank ze als ze mee willen helpen en geef ze veelvuldig complimenten. Houd het vrijwilligersteam gemotiveerd met enthousiaste peptalk gemotiveerd. Neem bij de werving van vrijwilligers de volgende stappen: · Maak een inventarisatie van de taken: Opbouwen posten (7 personen) Algemene wedstrijdleiding (2 persoon) Postbemanning (2 pers per post) EHBO (1 persoon) · Bij het opbouwen heb je relatief de meeste mensen nodig. En wat betreft de postbemanning kan je ook doorschuiven. Bijvoor beeld, de mensen die de ontvangst doen, gaan als alle deelnemers op pad zijn, naar een van de laatste posten. · Bekijk vervolgens wie er van de organisatie welke taken op zich wil nemen. De organisatie neemt in ieder geval de algemene wedstrijdleiding voor z’n rekening. · Vragen van andere bestuursleden, vrienden en bekenden voor de taken die overblijven. · Indien niemand een geldig EHBO-diploma heeft, benader dan de plaatselijke EHBO- vereniging. Doe dit minimaal drie weken voor het evenement. Zorg dat je de afspraken zwart op wit hebt. · Maak een duidelijke taakverdeling: wie helpt er met opbouwen, wie doet de ontvangst, wie staat er op welke post, wie doet de afsluiting en de prijsuitreiking en wie is algemene wedstrijdleiding. · Maak duidelijke afspraken hoe laat men aanwezig moet zijn voor het opbouwen en de laatste instructies. · Zorg voor buttons of T-shirts voor alle vrijwilligers, zodat ze voor deelnemers en bezoekers makkelijk te herkennen zijn. In hoofdstuk 3 vind je een gedetailleerde uitleg van alle taken van de vrijwilligers.
2.9. Materialen Voor de Hike moet je verschillende materialen regelen. In bijlage 3 vind je een totaal overzicht van materialen die je nodig hebt. In dit overzicht zijn alle tien postonderdelen zoals beschreven in Hoofdstuk 1 opgenomen. De lijst geeft aan wat je nodig hebt en waar je het kan huren of kopen. Als je een keuze hebt gemaakt in de posten die je op wilt nemen in de Hike, stel je een volledige materiaallijst samen. Neem de lijst door en bepaal wie voor welk materiaal zorgt. De materialen zijn op verschillende plekken te koop of te huur. Het is belangrijk om al vroegtijdig, 3 weken voor het evenement, te informeren of de verschillende materialen ook daadwerkelijk te huur of te koop zijn en waar. Maak duidelijke afspraken over ophalen en terugbrengen van het materiaal. Materialen regelen Bananenboom De bananenboom is gratis te leen bij het IPS-kantoor te Arnhem. Reserveer twee weken voor de activiteit en maak een afspraak wanneer je het komt halen en brengen. Survivalonderdelen Voor de survivalonderdelen heb je touwen, takels en andere materialen nodig. Deze materialen kan je niet overal gemakkelijk huren. Kijk eens of er bij je in de buurt een scouting- vereniging zit. Zij beschikken vaak over “survivalmaterialen”. Benader ze vriendelijk en informeer of je materiaal kan lenen of huren. Als dit niet lukt, dan zijn er nog andere mogelijkheden. · Voor takels, d-haken en touwen kan je informeren bij bedrijven die gereedschap en bouwmaterialen verhuren. Kijk maar in de Gouden Gids of op internet bij verhuur. Verhuurbedrijven zitten ook meestal in de stad, zelfs de Karwei of Gamma hebben vaak een verhuurafdeling. DRAAIBOEK 4
18
Hike · ·
Dikke touwen kan je over het algemeen ook huren bij de sport- en speluitleen van de gemeente. In de meeste wat grotere steden zit een sport- en spel uitleen. Klimnetten, materialen voor buks- en boogschieten kan je over het algemeen ook huren bij attractieverhuurbedrijven. Kijk hiervoor in de gouden gids of op internet. Dit is over het algemeen wel heel prijzig.
Materialen maken · Bewegwijzering · Routes, zie paragraaf 2.7. routes uitwerken · Bordjes: deelname op eigen risico · Score-invulformulieren · Buttons voor deelnemers en organisatie
2.10. Routes nalopen Als alle routes verwerkt zijn tot technieken moet de hele route worden nagelopen. Dit gebeurt deze keer niet aan de hand van de kaart, maar aan de hand van de uitgewerkte routetechnieken. Dit doe je om te kijken of er geen fouten zijn gemaakt bij het verwerken van de routes. Je loopt dus in feite de route op dezelfde manier als de deelnemers hem gaan lopen. Het nalopen van de routes kan je het beste in twee of meer groepen doen. Elke groep loopt dan een stuk van de route na, bij voorkeur een deel dat ze niet zelf verwerkt hebben. Mochten er ergens toch fouten in de route zijn gekomen, dan maak je daar duidelijke aantekeningen van, zodat de route bijgewerkt kan worden. Let bij het controleren van de route of alles duidelijk is, of het te doen is, of alle wegen zijn meegenomen en of er punten zijn waar je misschien problemen verwacht en maak hiervan duidelijke aantekeningen. Behalve de opgehangen route en de geurroute moeten alle andere gebruikte routetechnieken gecontroleerd worden. Controleer zorgvuldig, hierdoor voorkom je dat deelnemers de weg kwijtraken of verkeerd lopen.
2.11.
Catering
Niet bij elke activiteit wordt aan uitgebreide catering gedaan. Wat je aan catering doet is afhankelijk van de grootte van de activiteit. Geef je iedereen een glas limonade en een koek of regel je een patatkraam? Hier moet je keuzes in maken. · · ·
Bepaal eerst wat je aan catering doet Bepaal vervolgens wat je zelf doet en wat je uitbesteedt Maak duidelijke afspraken wie wat regelt
2.12.
Prijzen en aandenken vrijvrijwilligers
De winnende teams krijgen een prijs. Een prijs winnen is voor veel deelnemers vaak een extra motivatie om hun best te doen. Het is ook leuk om alle vrijwilligers een klein cadeautje te geven als dank voor hun inspanningen. Bepaal wie er allemaal een prijs krijgen en wat voor soort prijs je de winnaars geeft. Attentie Wil je bekers als prijs, zorg dan dat je minimaal 3 weken van tevoren de prijzen bestelt en afspraken maakt met de leverancier.
2.13. Deelnemersverwerking · · · · ·
Noteer naam, afdeling, leeftijd en telefoonnummer van de deelnemers. Maak een bevestigingsbrief aangevuld met nadere informatie zoals kledingadvies, meenemen van geld/eten/drinken, route beschrijving, enz. Verstuur deze brief aan alle deelnemers. Maak een teamindeling indien deelnemers zich individueel hebben opgegeven. Elk team krijgt een nummer. Maak teams van minimaal 4, maximaal 7 personen Maak een schema hoe laat de deelnemers bij elke post aankomen en vertrekken: Vertrek beginpunt: Post 1: Team 1: 10.00 uur Team 1: aankomst: 10.15 uur vertrek: 10.25 Team 2: 10.07 uur Team 2: aankomst: 10.17 uur vertrek: 10.27 Team 3: 10.14 uur enz. enz. Team 4: 10.21 uur
DRAAIBOEK 4
19
2.14. Draaiboek maken Voor een soepele uitvoering van de activiteit is het belangrijk om een draaiboek te maken. Je dwingt jezelf dan om een film te maken hoe de dag zal verlopen. Hierdoor krijg je meer overzicht en kan je van tevoren inschatten waar zich problemen kunnen voordoen. In een draaiboek beschrijf je van minuut tot minuut wat er hoe laat gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is en eventueel welk materiaal daarbij nodig is. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Aan het organiseren van een Hike zit een logistieke kant. De activiteit vindt niet op een plek plaats, maar mensen verplaatsen zich. Het is dan ook belangrijk dat je bij het maken van het draaiboek alles ook logistiek inzichtelijk maakt. Voor iedereen moet inzichtelijk zijn wie waar hoe laat moet zijn en hoe laat men van welke plek moet vertrekken om daar op tijd te zijn. In het draaiboek neem je ook het opbouwen van de activiteit meenemen. Om het opbouwen goed te organiseren moet je van tevoren goed nadenken over wie wat waar gaat opbouwen en hoe je dat vervoerstechnisch oplost. Maak hier van tevoren een plannetje voor en verwerk dit in het draaiboek. Houd hierbij rekening met het volgende: Wie helpt er allemaal met opbouwen, hoeveel mensen hebben we? Welke posten vergen veel tijd om op te bouwen, dat zijn met name de touwbanen? Welke posten moeten als eerste opgebouwd worden? Zijn er posten die tijdens de Hike nog opgebouwd kunnen worden? Welke auto's zijn beschikbaar voor het opbouwen? Welke routes moeten nog worden opgehangen en uitgezet? Wie kan met welke auto het beste welke post opbouwen? Welke materialen moeten in welke auto? Wie kan het beste welke routes uitzetten? Wie kan het beste de bewegwijzering aanbrengen? Zorg ervoor dat iedereen die helpt bij de uitvoering van de activiteit een draaiboek krijgt. Voor een voorbeeld draaiboek zie bijlage 4.
2.15. Vrijwilligersavond Als laatste in het voorbereidingstraject organiseer je voor alle vrijwilligers die meehelpen een vrijwilligersavond. Dit is een belangrijke avond om het teamgevoel te kweken en om er voor te zorgen dat iedereen het overzicht heeft van de hele activiteit. Vrijwilligers die er zin in hebben en gemotiveerd zijn, stralen dit uit tijdens de uitvoering. Hierdoor ontstaat er een positieve sfeer, waardoor de deelnemers er ook zin in krijgen. Voor de deelnemers is de Hike een spannende gebeurtenis. Aan het begin weet niemand wat er staat te gebeuren. Daarom is het heel belangrijk dat de vrijwilligers wel een helder beeld hebben van wat er allemaal gaat gebeuren en dat men van elkaar weet wie zich hoe laat waar bevindt. Mochten er tijdens de Hike problemen voortdoen dan kan men daar veel gemakkelijker op inspringen. De vrijwilligersavond organiseer je in de week van de uitvoering, dan blijven de instructies lekker vers in het geheugen. · Begin met het benadrukken hoe belangrijk iedereen is voor het slagen van de Hike. Probeer iedereen enthousiast en gemotiveerd te houden om ervoor te gaan. · Neem hierna met alle vrijwilligers hun taken door, leg duidelijk uit wat er van hen verwacht wordt. · (In hoofdstuk 3 vind je een gedetailleerde uitleg van alle taken van de vrijwilligers) · Vervolgens neem je met iedereen het draaiboek door · Spreek goed af hoe laat iedereen aanwezig moet zijn voor het opbouwen en de laatste instructies · Tot slot wens je iedereen heel veel plezier en natuurlijk veel succes!!!!
DRAAIBOEK 4
20
U
Hike
Hoofdstuk 3
itvoering
Belangrijk bij de uitvoering is het hoofd koel houden. Zorg ervoor dat één persoon (voorzitter of algemene wedstrijdleiding) die dag de leiding heeft die alles coördineert en stuurt. Hij maakt deel uit van de algemene wedstrijdleiding en moet alles weten. Wat waar moet gebeuren en wie wat moet doen. Hij coördineert het opbouwen en geeft alle vrijwilligers de laatste instructie. Wat daarbij komt kijken lees je hieronder. Verder is hij voor iedereen het aanspreekpunt van de dag. Voor de uitvoering kan je gebruik maken van de checklist uitvoering in bijlage 5.2.
3.1. Opbouwen Het opbouwen van de activiteit is vaak een hectische gebeurtenis, een race tegen de klok. Het belangrijkste bij het opbouwen is dat je op tijd begint. Hoe vroeg je begint is afhankelijk van het aantal posten die je in de Hike opneemt en wat je nog aan routevoorbereiding moet doen. Bijvoorbeeld het ophangen van route of het aanbrengen van een uienspoor. Als je nog geen ervaring hebt met het bouwen van touwen is het verstandig om op tijd, minimaal 2,5 uur van tevoren, te beginnen.
Iedereen verzamelt zich op een plek. In het draaiboek heb je omschreven wie wat moet opbouwen met welke materialen. Van belang is dan dat je voordat je gaat opbouwen alle materialen over de juiste auto's en personen verdeelt die voor het opbouwen van belang zijn. De algemene wedstrijdleiding coördineert aan de hand van het draaiboek wie wat moet doen: · Verdelen van materialen en routes over personen en auto's. · Bewegwijzering aanbrengen. · Ontvangst inrichten: ontvangsttafel, teamindeling, eerste routes en score-invulformulieren. · De posten opbouwen. · Routes afmaken. In bijlage 2 vind je uitgebreide instructies voor het opbouwen van de indianenbrug, apenhang, klimnet en liaanslinger.
3.2. Instructie vrijwilligers Een uur voor aanvang van de activiteit gaat de algemene wedstrijdleiding bij alle posten langs om te checken of de posten goed zijn opgebouwd en om iedereen voor de allerlaatste keer te instrueren. Doe dit met twee personen, zodat je naar elkaar toe kunt werken. De algemene wedstrijdleiding heeft de volgende taken: · Neemt om de postbemanning op scherp te zetten bij elke post nog een keer de activiteit met de spelregels door. Elke post bemanning probeert het onderdeel wat hij begeleidt uit, zodat hij weet hoe moeilijk of makkelijk het is. Hierop kan hij inspelen tijdens de begeleiding. · Checkt of bij elke post een set met routes ligt die ze uit moeten delen aan de deelnemende teams. · Deelt aan elke begeleider het volgende uit: Een ingetekende route. Een lijst met mobiele telefoonnummers van mensen op de verschillende posten. Een schema hoe laat de deelnemers komen en hoe laat de post mag sluiten (zie 2.12). Score-invulformulieren, een pen en een stopwatch. · Wenst tot slot iedereen heel veel plezier en succes.
3.3. Ontvangen van deelnemers Als de deelnemers komen, begint het echte werk. De ontvangst is voor de deelnemers de eerste kennismaking met de activiteit. Hoe een activiteit begint is belangrijk voor het verloop van de rest van de activiteit. De ontvangst moet daarom soepel verlopen. Deelnemers hebben bij aanvang van een nieuwe activiteit geen idee wat hen te wachten staat. DRAAIBOEK 4
21
Probeer hierop in te spelen door een helder verhaal te vertellen, wat er allemaal gaat gebeuren, wat de regels zijn en wat ze moeten doen. Een persoon ontvangt de deelnemers op een duidelijk zichtbare plaats en heeft de volgende taken: · Heet de deelnemer welkom en noteert het team. · Incasseert het deelnemersgeld (indien van toepassing). · Maakt bekend in welke team de deelnemer zit (bij individuele opgave). · Deelt aan de deelnemers stikkers of buttons uit met de teamnummer. · Legt in het kort uit dat er eerst een opening is en ze daarna op pad gaan. · Deelt de huishoudelijke mededelingen mee, wat ze wel en niet mogen: niet plassen in het bos, vuilnis in de vuilniszakken, enz. · Vertelt waar ze moeten verzamelen voor de opening en hoe laat de opening begint. · Geef aan dat bij de opening uitgelegd wordt wat ze moeten doen. · Wenst de deelnemers veel plezier vandaag.
3.4. Opening De algemene wedstrijdleiding opent de Hike: · ·
·
· · · ·
Verzamelt alle deelnemende teams en verwelkomt de deelnemers. Legt uit wat er vandaag allemaal gaat gebeuren. "Je gaat met je team op pad. Je krijgt straks een eerste routebeschrijving die je brengt bij de eerste opdracht. Je moet dan natuurlijk wel goed lopen. Zo kom je vandaag als het goed is verschillende leuke en spannende opdrachten tegen. Wat is natuurlijk een verrassing. En bij elke opdracht krijg je weer een nieuwe routebeschrijving". Geeft aansluitend aan deze uitleg tips voor onderweg: Blijf altijd bij elkaar lopen. Blijf op de paden. Bij de verschillende routes die je vandaag nog krijgt wordt alleen uitgegaan van echte duidelijke paden en wegen. Woonerven tellen niet mee. Je krijgt bijvoorbeeld de opdracht: neem het tweede pad rechts. Tel dan alleen de echte duidelijke paden mee. Bij de paden waarbij je twijfelt moet je niet meetellen. Klopt de route niet meer, loop dan terug tot het punt waarvan je zeker weet dat je goed liep. Ben je de weg echt kwijt, je bent al terug gelopen en je komt er echt niet meer uit, alleen dan mag je de noodenvelop. Start na de uitleg de teams omstebeurt op. Om de 7 minuten worden de teams opgestart. Deelt bij elk team wat je opstart de eerste route en de noodenvelop uit. Checkt voordat de teams vertrekken of ze de routetechniek begrijpen. Wenst de deelnemers veel succes en plezier vandaag.
Attentie Het is belangrijk dat deze uitleg duidelijk en helder gebracht wordt, want als de deelnemers op pad zijn dan heb je er nauwelijks tot geen controle meer op. De enige punten van controle zijn de posten en daartussen is de routetechniek het enige wat de deelnemers hebben. Voordat ze weggaan moeten ze dan ook goed en volledig geïnstrueerd worden.
3.5. Hike Na deze opening gaat elk team omstebeurt op pad. De Hike gaat dan echt beginnen. De deelnemers komen via verschillende routetechnieken bij verschillende posten terecht. Bij elke post staan telkens twee personen. Die personen begeleiden de deelnemers bij de post. Daarnaast zijn er twee personen actief die functioneren als algemene wedstrijdleiding. Algemene wedstrijdleiding De algemene wedstrijdleiding heeft de coördinatie van de dag. Zij is aanspreekpunt voor iedereen die vragen en/of problemen heeft. De algemene wedstrijdleiding moet dus van alles op de hoogte zijn. Omdat zij een publieke functie heeft is het belangrijk dat zij voor iedereen duidelijk herkenbaar is als aanspreekpunt, bijvoorbeeld door middel van een T-shirt, een pet of button. De algemene wedstrijdleiding moet daadwerkelijk aanspreekbaar zijn. Dit houdt in dat je niet in een hoekje lekker thee gaat zitten drinken, maar dat je bij alle posten langs gaat en dat je rondkijkt en signaleert of er ergens problemen zijn. De algemene wedstrijdleiding checkt hoe het met de routes gaat, hoe het met de deelnemers gaat en hoe de posten verlopen. De algemene wedstrijdleiding heeft de volgende taken: · Rijdt langs de route om te checken of de routes kloppen en of teams niet verkeerd lopen. · Spoort verdwaalde teams op en zet ze weer op de route. · Informeert bij de teams of de routes goed te volgens zijn en of er onderweg problemen zijn. · Gaat bij alle posten langs om bij de postbemanning te informeren of de ontvangst van de teams op schema ligt en of zij iets van de teams gehoord hebben over problemen onderweg. · Informeert bij de posten ook hoe het met de post gaat, of de activiteit goed loopt. · Kijkt of de teams niet samenlopen, "klitten", en grijpt in indien nodig. Houdt een team 5 minuten vast. · Grijpt in als er problemen zijn met een route. Bijvoorbeeld bij een bepaald punt, dreigen veel teams verkeerd te lopen. Hier zijn twee opties: DRAAIBOEK 4
22
