INHOUDSOPGAVE. 3. Schematisch overzicht posten algemeen forfait, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten 7

Werkkostenregeling

INHOUDSOPGAVE

1.

Inleiding

3

1.1

Algemeen

3

1.2

Hoe ziet de werkkostenregeling er uit?

3

1.3

Hoe werkt de werkkostenregeling in het kort?

4

1.4

Wat nu te doen?

4

2.

Hoe gaan we coderen?

5

2.1.

Inrichting van de salaris- en financiële administratie

5

2.2

Theorie codering

5

2.3

Uitwerking theorie codering

6

3.

Schematisch overzicht posten algemeen forfait, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten

4.

5.

7

Overzicht standaard rekening schema m.b.t. secundaire arbeidsvoorwaarden

11

Voorbeelden

13

2

1.

INLEIDING

1.1

Algemeen

Deze codeerinstructie en handleiding werkkostenregeling is bedoeld voor iedereen die te maken heeft met het coderen van posten die vallen onder de werkkostenregeling. Per 1 januari 2011 is er een nieuwe regeling ingevoerd: de werkkostenregeling (WKR). Door deze regeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen. Over het bedrag boven de ‘vrije ruimte’ betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Er geldt voor de jaren 2011, 2012 en 2013 een jaarlijkse keuzemogelijkheid om de werkkostenregeling al dan niet toe te passen. Na 2013 geldt de werkkostenregeling voor alle werkgevers. In deze codeerinstructie- en handleiding leggen we in het kort de werkkostenregeling uit en richten we ons vooral op de inrichting van de financiële administratie. Voor uitgebreide informatie over de werkkostenregeling verwijzen wij u naar Loonvisie. Voor de inrichting van uw financiële administratie kunt u contact opnemen met uw relatiebeheerder. 1.2

Hoe ziet de werkkostenregeling er uit?

De werkkostenregeling is een nieuw systeem om de belastbaarheid van vergoedingen en verstrekkingen vast te stellen. Het belangrijkste punt uit de regeling is: Alle vergoedingen en verstrekkingen dienen als belast loon te worden aangemerkt. Zoals altijd zijn er ook voor de werkkostenregeling een aantal uitzonderingen op de regel. Globaal zijn de uitzonderingen in vier categorieën in te delen: 1. algemeen forfait; 2. gerichte vrijstellingen; 3. nihilwaarderingen; 4. intermediaire kosten. Hoewel de werkkostenregeling bedoeld is als vereenvoudiging, komt er nog steeds het nodige administratieve werk op de inhoudingsplichtige af. De regeling vereist een multidisciplinaire aanpak: salarisadministratie, arbeidsvoorwaardenbeleid, financiële administratie en controllers zullen nauw moeten gaan samenwerken. “In control zijn” voor wat betreft de salaris- en financiële administratie is al belangrijk maar wordt straks nog belangrijker dan nu al het geval is. Loonaangifte moet tijdig en correct worden gedaan, gerichte kosten (vrijstellingen) moeten aannemelijk kunnen worden gemaakt en op elk moment moet inzicht kunnen worden verkregen in de resterende fiscale ruimte binnen het 1,4%-forfait. Hoewel de Belastingdienst voor de lange termijn een administratieve lastenverlichting voorspelt, zullen inhoudingsplichtigen de nieuwe regeling voorlopig niet ervaren als een vereenvoudiging. Daarvoor zijn de maatregelen die moeten worden genomen te ingrijpend en te veelomvattend.

3

1.3

Hoe werkt de werkkostenregeling in het kort?

De werkkostenregeling in het kort: - Stap 1: Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon. - Stap 2: Is de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen of intermediaire vergoeding valt. - Stap 3: Is de vergoeding of verstrekking geen gerichte vrijstelling, nihilwaardering of intermediaire vergoeding? Kies dan of u deze als eindheffingsloon behandelt en in uw vrije ruimte onderbrengt of als loon van de werknemer behandelt. - Stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing. Op de website van de Belastingdienst worden bovengenoemde stappen uitgebreid toegelicht. 1.4

Verschil ter beschikking stellen of verstrekken

-

Indien u uw werknemer iets verstrekt, dan wordt uw werknemer eigenaar van datgene. Indien u uw werknemer iets ter beschikking stelt, dan blijft u eigenaar van datgene.

1.5

Wat nu te doen?

De werkkostenregeling treedt per 1 januari 2014 in werking of eerder indien u daarvoor kiest. Ongeacht de keuze die u maakt, zijn er een aantal belangrijke zaken waar u nu al op moet letten: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

doorrekenen of overgang naar de werkkostenregeling voor u voordelig is; de administratie inrichten en de posten die in het budget vallen apart administreren; arbeidsvoorwaarden bij invoering werkkostenregeling; berekeningsmethode vaststellen; budgetbewaking; onduidelijkheden incalculeren.

Ongeacht of u voornemens bent de werkkostenregeling in 2013 in te voeren, moet de administratie hier nu al op worden ingericht. De wetgever schrijft voor dat de vergoeding of verstrekking die wordt aangewezen als vallend onder het algemeen forfait apart geadministreerd moet worden. Hiervoor gaan we een nieuw grootboekschema gebruiken. We gaan in deze handleiding ons nu verder alleen richten op het inrichten van de financiële administratie. Welke posten vallen binnen het forfait, welke posten hebben een nihilwaardering, welke posten hebben een gerichte vrijstelling en wat zijn intermediaire kosten en waar boeken we dit allemaal op? Let op! De grootboekrekening vanuit de loonadministratie (eindigen op 3,5,7,9) mogen alleen gebruikt worden voor boekingen vanuit de loonjournaalpost. .

4

2.

HOE GAAN WE CODEREN?

2.1. Inrichting van de salaris- en financiële administratie (algemeen) De kostensoorten die bij de toepassing van de werkkostenregeling relevant zijn, komen zowel in de salaris- als in de financiële administratie voor. Declaraties van werknemers vinden in de loonadministratie plaats, maar ook in de financiële administratie, terwijl de fiscale conseguenties daarvan in de salarisadministratie zichtbaar moeten worden. Op basis daarvan wordt er immers loonaangifte gedaan. Het is daarom noodzakelijk om in beide administraties kostensoorten op dezelfde wijze te labelen. Splitsing is noodzakelijk in de volgende hoofdcategorieën:     

vrije ruimte ( 1,4% van de fiscale loonsom); gerichte vrijstellingen; nihilwaardering; intermediaire kosten; onbelast loon op basis van andere regelingen (grootboekrekeningnummer blijft hetzelfde);  belast loon (grootboekrekeningnummer blijft hetzelfde). Omdat de werkkosten regeling uitgaat van kosten INCLUSIEF btw, is het nodig om het grootboekrekening schema uit te breiden. Zodat de btw afhankelijk van de keuze erbij geteld kan worden. 2.2

Theorie codering

1.

Bepaal de groep. In welke groep zijn er voor de aanpassingen de minste grootboekrekeningnummers in gebruik? Bijvoorbeeld groep 49.

2.

Indien er in de gekozen groep grootboekrekeningnummers in gebruik zijn hernummer deze, indien mogelijk, naar een ander grootboekrekening nummer. Indien niet mogelijk overleg dan om een andere serie te gebruiken.

3.

Bepaal soort kosten 0 = Reiskosten 1 = Telecom,gereedschap 2 = Werkkleding 3 = Eten en drinken 4 = Festiviteiten en representatie 5 = Opleiding en contributies 6= Woning van de werknemer 7 = Vrij 8 = Cao vergoeding 9 = Overige vergoedingen

4.

Bepaal categorie kosten  Vrije ruimte via financiële administratie BTW 19 %  Vrije ruimte via financiële administratie BTW 6 %  Vrije ruimte via financiële administratie BTW 0 %  Vrije ruimte via loonadministratie  Gerichte vrijstelling financiële administratie  Gerichte vrijstelling via loonadministratie  Nihilwaardering financiële administratie  Nihilwaardering via loonadministratie  Intermediaire kosten financiële administratie  Intermediaire kosten via loonadministratie 5

= = = = = = = = = =

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

2.3. Uitwerking theorie codering Uitwerking 1: Zakelijke reiskosten via financiële administratie 1 = 49 3=0 4=4 Uitkomst 4904 Uitwerking 2: Zakelijke reiskosten via Loonadministratie 1 = 49 3=0 4=5 Uitkomst 4905

6

3.

Schematisch overzicht posten algemeen forfait, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten WKR

1

2

4

6

8

49 Reizen via loonadm

0

3

3

3

5

7

9

Zakelijke reiskosten tot € 0,19/km

4904

4905 €

zakelijke reiskosten boven € 0,19/km (ook parkeer-, veer-, en tolgelden privé auto) 4902

4903 €

Losse OV-bewijzen zakelijk vervoer (ook woon-werk)

4904

4905 €

Ov-kaart mede voor zakelijk gebruik (ook woon-werk)

4906

4907 €

Aanschafkosten OV-chipkaart

4902

4903 €

Zakelijk reiskosten vliegtuig, taxi, boot (ook woon-werk)

4904

4905 €

Parkeervergunningen bij huis (ook auto van de zaak) Gebruik parkeerterrein en/of fietsenstalling bij de werkgever

4902

4903 €

4906

4907 €

Fietsen en fietsaccessoires Kosten samenhangend met auto van de zaak ( bv parkeer,veer-, en tolgelden)

4900

4903 €

4908

4909 €

49 Telecom, gereedschap

via financiële administratie

49 Telecom, gereedschap via loonadm Ter beschikking gestelde mobiele telefoons/blackberries> 10% zakelijk gebruik. Scherm maximaal 7 inch groot Vergoeding/verstrekking mobiele telefoons/blackberries. Scherm maximaal 7 inch groot Ter beschikking gestelde PC's, notebooks, laptops > 90 % zakelijk gebruik

x x x x x x x x 2

4

6

8

1

3

3

3

5

7

9

4913 €

4916

4917 €

4910

4913 €

4916

4917 €

4910

4913 €

4916

4917 €

4910

4913 €

Inrichting van de werkplek bij de werkgever

4916

4917 €

Vergoeding huisaansluiting internet en/of vaste telefoon

4910

4913 €

7

x

1

4910

Ter beschikking,gereedschappen e.d. dat op de werkplek achterblijft Vergoeding/verstrekking gereedschappen e.d. dat op de werkplek achterblijft Ter beschikking gestelde gereedschap e.d. > 90 % zakelijk gebruik ( mag mee naar huis) Vergoeding/verstrekking gereedschap e.d. > 90 % zakelijk gebruik ( mag mee naar huis)

x

0

4917 €

Vergoeding/verstrekking PC's, notebooks, laptops

x

1

4916

verplicht loon (via loon adm)

intermediaire kosten

0

onbelast loon (via loonadm)

Nihil waardering

0

GEEN BTW

Gerichte vrijstelling

1,4 % forfait

1,4 % forfait 6 % BTW


Saldo bedrag (inclusief BTW)

Standaard grootboekrek loonadm

Standaard grootboekrek financ

49 Reizen via financiële administratie

Arbeidsvoorwaarden

x x x x x x x x x x

WKR

1

2

4

6

8

49 Werkkleding via loonadmnistratie

2

3

3

3

5

7

9

Ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft

4926 4927 €

Vergoeding/verstrekking kleding die op de werkplek achterblijft

4920 4923 €

Ter beschikking gestelde kleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens werk te dragen (uniform,overall) Vergoeding/verstrekking kleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens werk te dragen (uniform,overall) Ter beschikking gestelde arbo-voorzieningen (werkschoenen,veiligheidsbril) Vergoeding/verstrekking arbo-voorzieningen (werkschoenen,veiligheidsbril)

4920 4923 €

4920 4923 €

Vergoeding/verstrekking kleding met logo > 70 cm2

4920 4923 €

49 Eten en drinken via financiële administratie

Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen (ook buiten de werkplek) Consumpties op de werkplek (geen maaltijd) Consumpties bij personeelfestiviteiten externe locatie (borrels, jubilea e.d.) Consumpties bij >90 % zakelijke activiteit op externe locatie Verblijfskosten voor tijdelijke werkzaamheden elders (hotel,diners, lunches e.d.) Werklunches, werkdiners met zakelijke relaties

x

x

4926 4927 €

4926 4927 €

Maaltijden op de werkplek (kantine o.i.d.)

x

4926 4927 €

Ter beschikking gestelde kleding met logo > 70 cm2

49 Eten en drinken via loonadmnistratie

x

3 3 4930/ Aantal 4931 4933 ……..

x x x x 0

1

2

4

6

8

3

3

3

5

7

9

x

x

4934 4935 € 4936 4937 € 4930/ 4931 4933 €

x x x

x

4934 4935 €

x

4934 4935 €

x

4934 4935 €

8

x



0


Nihil waardering

2

GEEN BTW


1,4 % forfait






49 Werkkleding via Financiële admnistratie

Arbeidsvoorwaarden

WKR


2

4

6

8

49 Festiviteiten en representatie via loonadministratie Representatie en geschenken voor interne relaties ( collega's)

4

3

3

3

5

7

9

x

x

Representaties en geschenken voor externe relaties en klanten Personeelsfeesten, personeelsreizen, afdelingsuitjes e.d. buiten de werkplek

4940/ 4941 4943 € 4948 4949 € 4940/ 4941 4943 €

Personeelsfeesten op de werkplek

4946 4947 €

Werkgeversbijdrage aan personeelsvereniging

4942 4943 €

Geschenken bij persoonlijke gelegenheden als ziekte,overlijden,verjaardag,huwelijk, geboorte e.d. < € 25,-- (geen geld, geen waardebonnen)

4944 4945

x x

x x x

x

Geschenken bij feestdagen (kerst,sinterklaas e.d. ) of bij persoonlijke feestdagen (jubilea,Huwelijk,geboorte e.d. > € 25,--

4940/ 4941 4943 €

x

x

(Korting op) producten uit het eigen bedrijf van de werkgever

4940/ 4941 4943 €

x

x

4940 4943 €

x

Golfabonnementen, Rotary, Lion's e.d. 49 Opleiding en contributies via financiële administratie

5

0

1

2

4

6

8

49 Opleiding en contributies via loonadministratie

5

3

3

3

5

7

9

Inschrijfgeld beroepsregister, beroepsvereniging

4954 4955 €

x

Vakliteratuur (ook indien thuis bezorgd) Studie,opleiding,kosten EVC-procedures, cursussen, seminars, symposia, excursies, outplacement

4954 4955 €

x

4954 4955 €

x

Woning van 49 administratie

de

werknemer

via

financiële

49 Woning van de werknemer via loonadministratie Werkruimte/studeerkamer thuis, inclusief inrichting

6 6 4960/ 4962 4963 €

Ter beschikking gestelde Arbo-voorziening op de werkplek thuis

4966 4967 €

Vergoeding/verstrekking Arbo-voorziening op de werkplek thuis

4960 4963 €

Verhuiskosten (zakelijke reden), inclusief overbrengen boedel

4964 4965 €

Aan- en verkoopkosten van de woning bij zakelijke verhuizing Huisvesting en inwoning op de werkplek

4960 4963 € aantal 4960 4963 ……..

9

0

1

2

4

6

8

3

3

3

5

7

9

x

x x

x x x x


Nihil waardering

1

financiële



0

GEEN BTW

via

1,4 % forfait

representatie


en


Festiviteiten 49 administratie



Standaard grootboekrek financ 4

Arbeidsvoorwaarden

WKR

1

2

4

6

8

49 Vrij via loonadministratie

7

3

3

3

5

7

9

49 Cao vergoeding via loonadministratie

8

3

3

3

5

7

9

Cao vergoeding afbouw bedrijven

4983 €

x

Cao vergoeding bouw bedrijven

4983 €

x

Cao vergoeding transport bedrijven

4985 €

Cao vergoeding schilders

4983 €

x x

Overige arbeidsvoorwaarden via financiële 49 administratie

9

0

1

2

4

6

8

49 Overige aarbeidsvoorwaarden via loonadministratie

9

3

3

3

5

7

9

Kostenvergoeding met specificatie naar aard en omvang (3)

4994

4995 €

Kostenvergoeding zonder specificatie naar aard en omvang

4992

4993 €

Uitkering bij dienstverband 25 of 40 jaar

4994

4995 €

Uitkering bij dienstverband niet zijnde bij 25 of 40 jaar Vergoeding voor ziektekosten en/of voor de aanvullende ziektekostenverzekering

4992

4993 €

x

4992

4993 €

x

Bedrijfsfitness op de werkplek (ongeacht eventueel toezicht)

4996

4997 €

Bedrijfsfitness niet op de werkplek

4990

4993 €

Contributie voor vakbonden

4992

4993 €

Overige niet genoemd te weten:

4990

4993 €


4991

4993 €


4992

4993 €


4994

4995 €


4996

4997


4998

4999

x(3) x X (2)

x

x

x x x x x x

(1) normbedrag 2012 (1) aparte opgave loonafdeling aantal x € 2,95 per maaltijd (1) aparte opgave loonafdeling aantal x € 5,10 per dag (2) normering in de wet (3) wettelijk is een onderbouwing vereist vanaf toepassing WKR met goedkeuring Belastingdienst

10



0


Nihil waardering

7

GEEN BTW


1,4 % forfait






49 Vrij via financiele administratie

Arbeidsvoorwaarden

x x x

4. 4900 4902 4903 4904 4905 4906 4907 4908 4909 4910 4912 4913 4916 4917 4919 4920 4923 4926 4927 4930 4931 4932 4933 4934 4935 4936 4937 4940 4941 4942 4943 4944 4945 4946 4947 4948 4949 4954 4955 4960 4962 4963 4964 4965 4966 4967 4983 4985 4990 4991 4992 4993 4994

Overzicht standaard rekening schema Reiskosten forfait btw hoog Reiskosten forfait btw geen Reiskosten via loonadministratie Reiskosten gerichte vrijstelling fin.adm. Reiskosten gerichte vrijstelling loonadm. Reiskosten nihilwaardering fin.adm. Reiskosten nihilwaardering loonadm. Reiskosten intermediairekosten fin.adm. Reiskosten intermediairekosten loonadm. Telecom, gereedschap forfait btw hoog Telecom, gereedschap forfait btw geen Telecom, gereedschap via loonadministratie Telecom, gereedschap nihilwaardering fin.adm. Telecom, gereedschap nihilwaardering loonadm. Telecom, gereedschap intermediairekosten loonadm. Werkkleding forfait btw hoog Werkkleding via loonadministratie Werkkleding nihilwaardering fin.adm. Werkkleding nihilwaardering loonadm. Eten en drinken forfait btw hoog Eten en drinken forfait btw laag Eten en drinken forfait btw geen Eten en drinken via loonadministratie Eten en drinken gerichte vrijstelling fin.adm. Eten en drinken gerichte vrijstelling loonadm. Eten en drinken nihilwaardering fin.adm. Eten en drinken nihilwaardering loonadm. Representatie/feest forfait btw hoog Representatie/feest forfait btw laag Representatie/feest forfait btw geen Representatie/feest via loonadministratie Representatie/feest gerichte vrijstelling fin.adm. Representatie/feest gerichte vrijstelling loonadm. Representatie/feest nihilwaardering fin.adm. Representatie/feest nihilwaardering loonadm. Representatie/feest intermediairekosten fin.adm. Representatie/feest intermediairekosten loonadm. Opleidingen gerichte vrijstelling fin.adm. Opleidingen gerichte vrijstelling loonadm. Woning werknemer forfait btw hoog Woning werknemer forfait btw geen Woning werknemer via loonadministratie Woning werknemer gerichte vrijstelling fin.adm. Woning werknemer gerichte vrijstelling loonadm. Woning werknemer nihilwaardering fin.adm. Woning werknemer nihilwaardering loonadm. CAO vergoedingen via loonadministratie CAO vergoedingen gerichte vrijstelling loonadm. Overige vergoedingen forfait btw hoog Overige vergoedingen forfait btw laag Overige vergoedingen forfait btw geen Overige vergoedingen via loonadministratie Overige vergoedingen gerichte vrijstelling fin.adm 11

4995 4996 4997 4998 4999

Overige Overige Overige Overige Overige

vergoedingen vergoedingen vergoedingen vergoedingen vergoedingen

gerichte vrijstelling loonadm nihilwaardering fin.adm. nihilwaardering loonadm. intermediairekosten fin.adm. intermediairekosten loonadm.

12

5.

Voorbeelden

Onderstaande voorbeelden zijn uitgewerkt met de grootboekrekeningnummers voor de financiële administratie. De grootboekrekeningnummers vanuit de loonadministratie mogen alleen gebruikt worden vanuit de loonjournaalpost en deze staan voorgedrukt op de betreffende journaalpost. Intermediaire vergoedingen: 1. 2. 3. 4.

Werknemer maakt een rit in een bedrijfsauto. Hij tankt onderweg en rekent zelf de benzine af. De vergoeding van de benzinekosten is een intermediaire vergoeding. (4909) Werknemer gaat zakelijk uit eten met een klant. Werknemer betaalt de rekening en declareert deze. Het deel voor de maaltijd van de klant is een intermediaire vergoeding. (4938) Voor zijn eigen maaltijd geldt een gerichte vrijstelling (4934). Werknemer koopt voor een presentatie bij een klant markeerstiften en een fles wijn. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. (4998) Werkgever bestelt een notebook en de werknemer schiet de rekening voor Werkgever stelt de notebook ter beschikking aan de werknemer. De vergoeding aan de werknemer is een vergoeding van intermediaire kosten en dus onbelast. (4998) De terbeschikkingstelling van de notebook is loon in natura. Dit is alleen onbelast bij een zakelijk gebruik van 90% of meer.

Gerichte vrijstellingen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Openbaar vervoer en reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 (bedrag 2012) per zakelijke kilometer (4904). Tijdelijke verblijfkosten in het kader van de dienstbetrekking (maaltijden, overnachtingen tijdens dienstreizen (4934). Cursussen, congressen en seminars, voor zover van belang voor het werk van de werknemer(4954). Procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) (4954). Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen (4934). Verhuiskosten (4964).

Nihilwaardering: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, kopieerapparaat en vaste telefoon (4916). Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd (4936). Uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft (4926). Verstrekte mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijk gebruik meer dan 10% is (4916). Portable computer, notebook of laptop als het zakelijk gebruik 90% of meer is. OV-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt (4906). Vakliteratuur op het werk (4954).

13

INHOUDSOPGAVE. 3. Schematisch overzicht posten algemeen forfait, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten 7

Recommend Documents